Законодательная и нормативно-методическая база регламентации делопроизводства

ВВЕДЕНИЕ

Взаимоотношения организаций, учреждений, деловое документное общение на всех уровнях должно осуществляться по единым общепринятым правилам. Работа с документами в любой организации, независимо от ее организационно-правовой формы, должна строиться на основе законодательно-правовых и нормативно-методических актов, касающихся вопросов документирования и работы с документами.

Документ является результатом документирования и определяется как зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. При документировании необходимо помнить, что данный процесс записи информации на бумаге или ином носителе является строго регламентированным, что в свою очередь, обеспечивает юридическую силу документа.

В настоящее время регламентация документирования ведется в нескольких направлениях: законодательное регулирование, стандартизация, разработка нормативных и нормативно-методических документов общегосударственного действия.

В действующем законодательстве содержится значительное количество обязательных для исполнения норм, правил и требований к документированию различных направлений деятельности государственных и негосударственных организаций, к оформлению тех или иных видов документов, их содержанию и структуре текста. Специалист в области делопроизводства обязан знать действующее законодательство страны и следить за его изменениями, так как эти знания составляют одно из важнейших профессиональных качеств, без которого невозможно заниматься делопроизводством на современном уровне.

Актуальность темы заключается в том, что с документированием связана деятельность всех сотрудников организации - от исполнителей до руководителей всех уровней и звеньев. Любые важные решения требуют документального оформления. В организации любой организационно-правовой формы без правильной постановки документоведения, знаний его нормативно-методической базы, невозможно правильно составить документы. Государство уделяет большое внимание вопросам правильной постановки делопроизводства. Все организации России, независимо от организационно-правовых форм, должны в своей деятельности руководствоваться положениями и требованиями, установленными действующими нормативными актами по документоведению и архивному делу.

Объектом курсовой работы является законодательная и нормативно-методическая база регламентации делопроизводства.

Предмет курсовой работы - законодательные и нормативные акты о документировании деятельности негосударственных коммерческих структур.

Цель работы - выявить и рассмотреть современные проблемы нормативной регламентации документирования коммерческих структур.

Для достижения цели последовательно должны быть решены следующие задачи:

рассмотреть законодательное регулирование документирования деятельности коммерческих организаций;

проанализировать нормативно-методическое регулирование делопроизводства.

Работа проводилась на основе законодательных и нормативно-методических документов, опубликованных и неопубликованных источников, справочной, исследовательской, научной литературы, периодических изданий и специальной литературы.

При написании курсовой работы были использован широкий круг источников в области документирования: Конституция РФ, Гражданский Кодекс РФ, Трудовой кодекс РФ, федеральные законы, инструкции и правила в области документирования. Кроме того, была изучена специальная литература по теме исследования, в которой освещены вопросы законодательного и нормативно-методического регулирования документирования коммерческих структур.

Книги Т.В. Кузнецовой, а также книга ПшенкоА.В.1 рассматривает нормативно-методическую базу делопроизводства, основные понятия и термины, правила документирования и организации работы с документами.

В учебном пособии, под общей редакцией Т.В. Кузнецовой2 отражено составление, оформление документов и организация работы с ними в соответствии с законодательными и нормативно-методическими актами. Разбору основных нормативных документов посвящен один из разделов пособия. Большое место уделено оформлению каждого реквизита документа и общим требованиям к тексту, особенностям языка и стилю служебного документа, порядку их редактирования. В приложении даны законы, постановления правительства, касающиеся вопросов организации делопроизводства, формы документов.

Издание Стенюкова М.В.3 является практическим пособием по организации современного делопроизводства. В нем собраны основные правила и нормы по составлению документов в соответствии со стандартами и инструкциями Российской Федерации по делопроизводству. Практические рекомендации, содержащиеся в книге, носят универсальный характер и могут быть применены в любой организации вне зависимости от ее профиля и специфики деятельности.

В книге Байковой И.Ю.4 содержатся необходимые сведения для правильной организации работы службы документационного обеспечения: какими нормативными документами следует руководствоваться.

В процессе подготовки курсовой работы были использованы периодические публикации в журналах «Секретарское дело», «Делопроизводство», «Делопроизводство и документооборот на предприятии», «Справочник секретаря и офис-менеджера», «Справочник кадровика», «Современные технологии делопроизводства и документооборота».

Вопросы по организационно-правовым документам и их значение в управленческой деятельности раскрываются в статьях В.С. Иритиковой, М.П. Илюшенко, В.Ф.Янковой.1

Цель и задачи исследования, сформулированные выше, предопределили структуру курсовой работы. Таким образом, работа состоит из введения, двух глав и заключения.

Практическое значение курсовой работы состоит в том, что она содержит материалы, позволяющие вести документирование в коммерческих структурах в соответствии с действующим законодательством.

ЗАКОНОДАТЕЛЬНОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ КОММЕРЧЕСКИХ ОРГАНИЗАЦИЙ

Организация работы с документами затрагивается во многих нормативных правовых и методических документах. Поэтому в каждой организации в службе ДОУ должна быть нормативная правовая, методическая и справочная информация, относящаяся к работе с документами.

Роль и значение нормативно - правовой базы значительно увеличилась в последние годы. Деловое документное общение на всех уровнях стало осуществляться по единым общепринятым правилам. Работа с документами, независимо от организационно-правовой формы, строится на основе законодательных и нормативно-методических актов, касающихся вопросов документирования и работы организаций.

В настоящее время в Российской Федерации действует ряд общегосударственных нормативно-правовых актов, регламентирующих общие правила подготовки, оформления и организации работы с документами. Нормативно-методические документы по документационному обеспечению управления разрабатываются различными органами государственной власти и управления в соответствии с их компетенцией.

Первый, основополагающий закон - это Конституция Российской Федерации. Конституция Российской Федерации - важнейший правовой акт России, регулирующий основополагающие сферы жизни и деятельности современной России: определяет сущность Российского государства, политика которого направлена на создание условий, обеспечивающих достойную жизнь и свободное развитие человека.

С точки зрения документоведения ее значение состоит в том, что Конституция РФ устанавливает субординацию нормативных правовых актов. Статья 15 Конституции РФ указывает, что Законы и иные правовые акты, принимаемые в Российской Федерации, не должны противоречить Конституции Российской Федерации.

Основу гражданского законодательства составляет Гражданский кодекс РФ, который устанавливает виды и разновидности документов, создаваемых в целях фиксации актов гражданских взаимоотношений, регистрации фактов их возникновения или прекращения, подтверждения правоотношений и др.1

ГК РФ, а именно статьей 51 установлено, что юридическое лицо подлежит государственной регистрации в порядке, определяемом законом о регистрации юридических лиц. Данные такой регистрации включаются в единый государственный реестр юридических лиц, открытый для всеобщего ознакомления. Юридическое лицо считается созданным с момента его государственной регистрации. Поэтому квалифицированный секретарь, так же как и документовед, должен знать, что ст.№ 51 и последующие статьи главы 4 ГК РФ устанавливают виды документов, применяемых при создании, регистрации, реорганизации и ликвидации юридического лица.

Гражданский кодекс Российской Федерации определил правовые основы не только деятельности юридических лиц, но и ее документирования. Например, ст. 184 и 185 определяют, что коммерческое представительство осуществляется на основании договора, заключенного в письменной форме, и доверенности, т.е. письменного уполномочия, выдаваемого одним лицом другому. В ряде статей установлены требования к составу информации (содержанию) документов и их оформлению. Так, ст. 52 ГК РФ содержит требование к содержанию устава и учредительного договора, на основании которых действуют юридические лица; ст. 185 и 186 определяют реквизиты такого документа, как доверенность; в ст. 878 определен формуляр чека и т.д.

Договорные отношения регулируются Гражданским кодексом Российской Федерации. В части первой ГК РФ в разделе 3 подразделе 2 содержатся общие положения о договоре. Во второй части ГК РФ содержатся отдельные виды обязательств. В частности основным договором в области торговли будет являться договор купли-продажи. Исполнение, заключение этого договора по существу и составляют торговлю. Вся управленческая деятельность любой организации обязательно документируется. Но особенно строго следует подходить к документированию трудовых правоотношений. Правильность составления и оформления кадровой документации, напрямую влияющая на ее юридическую силу, касается каждого гражданина лично. Основным законодательным актом, регулирующим документирование трудовых правоотношений, является Трудовой кодекс РФ. 1

Трудовой кодекс Российской Федерации является главным документом, регулирующим весь сложный спектр трудовых отношений между работодателем и работником. Это своего рода трудовая Конституция России, поэтому без ее знания не может нормально работать не только руководитель любого уровня, бухгалтер, но и простой рабочий. Основными вопросами, на которые дает ответ Трудовой кодекс, являются: правильное заключение и оформление трудового договора, особенности назначения испытательного срока для работника, правильное внесение изменений в трудовой договор.

Главы 10 и 11 Трудового кодекса содержат основные требования к содержанию трудового договора, а также нормы и требования, предъявляемые к его заключению с работником. Кроме того, в Кодексе определены случаи и порядок составления документов, впервые включено описание содержания важнейших из них, в частности коллективных договоров и соглашений, даны сроки ознакомления работника с документами (приказом о приеме на работу (ст.68), приказом о дисциплинарном взыскании (ст. 193)), порядок выдачи копий документов (ст.62) и т.д. Основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работы, согласно Трудовому кодексу, остаётся трудовая книжка. Ей посвящена статья 66. Оформление трудовых правоотношений требует сбора персональных данных о работнике. Понятие персональных данных также дано в Трудовом кодексе в ст.85, где к ним отнесена "информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника". Поэтому, оформляя трудовые правоотношения путем составления кадровых документов, необходимо прежде всего обращаться к соответствующим статьям Трудового кодекса.

Административная ответственность за правонарушения, связанные с нарушением трудового законодательства, предусмотрена в Кодексе Российской Федерации об административных правонарушениях.1 Отсутствие обязательной кадровой документации, ведение и наличие, которой прямо предписано ТК РФ относится к случаям нарушения законодательства о труде. Административная ответственность за нарушение трудового законодательства установлена статьями 5.7, 5.27 - 5.34, 5.39 КоАП РФ. Административная ответственность предусмотрена статьями 5.27 и 13.20 КоАП РФ за нарушение правил ведения и хранения трудовых книжек и Инструкции по заполнению трудовых книжек.

После кодексов по степени важности следуют федеральные законы. Из них наиболее важными были те законы, которые проговаривают специфику содержания некоторых документов, в частности, степень открытости и закрытости информации, содержащейся в различных документах. Это Федеральный закон от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»2, регулирует отношения, возникающие при осуществлении права на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации; применении информационных технологий; обеспечении защиты информации. Закон урегулировал отношения при создании и использовании информационных технологий. Кроме того он ввел важнейшую правовую норму в области документационного обеспечения - обязательность документирования. Наибольшего внимания заслуживает статья 11 Закона "Документирование информации", фактически вводящая единую систему делопроизводства в государственных органах и органах местного самоуправления. Процитируем основное определение: документированная информация - зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель.

Статья 11 "Документирование информации" содержит следующие важные положения:

Электронное сообщение, подписанное электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи, признается электронным документом, равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью, в случаях, если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается или не подразумевается требование о составлении такого документа на бумажном носителе.

В целях заключения гражданско-правовых договоров или оформления иных правоотношений, в которых участвуют лица, обменивающиеся электронными сообщениями, обмен электронными сообщениями, каждое из которых подписано электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи отправителя такого сообщения, в порядке, установленном федеральными законами, иными нормативными правовыми актами или соглашением сторон, рассматривается как обмен документами.

Федеральный Закон от 06.04.2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи»1, отменяет закон от 10.01.2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» с 01 июля 2012 г. Федеральный закон «Об электронной подписи» от 6 апреля 2011 года № 63-Ф3 был принят 25 марта 2011 года и 30 марта того же года, одобрен. Этот закон регулирует отношения в области использования ЭЦП. В новом законе в противовес ЭЦП выделяют три вида электронных подписей: простую, усиленную неквалифицированную и усиленную квалифицированную. Целью данного закона является обеспечить правовые условия использования цифровой подписи в электронном документе, при соблюдении которых электронно-цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи на бумажном носителе. Этот закон распространяется на отношения, возникающие при совершении гражданско-правовых сделок и других, предусмотренных законодательством случаях.

Федеральный закон направлен на расширение сферы использования ЭП и на устранение недостатков Федерального закона от 10.01.2002 г. № 1-Ф3, то есть предыдущего закона «Об ЭЦП».1 Новый закон об ЭП определяет понятие электронной подписи, устанавливает ее виды и требования к ее средствам, которые помогают создавать и проверять электронную подпись, ключ электронной подписи и ключ проверки электронной подписи. Федеральный закон устанавливает требования к удостоверяющим центрам, которые реализуют функции по созданию и выдаче сертификатов ключей проверки электронной подписи.

Персональным данным, их документированию и защите полностью посвящен Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ "О персональных данных".2 Цель Закона - "обеспечение защиты прав и свобод человека и гражданина при обработке его персональных данных, в том числе защиты прав на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну. В сферу действия этого нормативного акта попадают все юридические и физические лица, на попечении которых находятся сведения о других граждан. Закон требует, что бы каждая организация, владеющая персональными данными своих сотрудников, клиентов, партнеров, обеспечила конфиденциальность всей этой информации.

В соответствии со ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных" персональными данными является любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных), в том числе его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы и т.д.

В соответствии со ст. 22 данного закона уведомление об обработке персональных данных направляется в виде документа на бумажном носителе или в форме электронного документа и подписывается уполномоченным лицом.1 Заполнение образца формы уведомления об обработке (о намерении осуществлять обработку) персональных данных регулируется Приказом Роскомнадзора от 19.08.2011 № 706 «Об утверждении Рекомендаций по заполнению образца формы уведомления об обработке (о намерении осуществлять обработку) персональных данных». Настоящие Рекомендации разработаны в целях установления единых принципов и порядка заполнения уведомления об обработке (о намерении осуществлять обработку) персональных данных. Уведомление оформляется на бланке организации и направляется в территориальный орган Федеральной службы по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций. В п.4 Рекомендаций определены сведения, которые должны быть указаны в уведомлении.

Проанализировав в совокупности нормы федерального закона, касающиеся условий обработки персональных данных и согласия субъекта персональных данных на их обработку, можно прийти к выводу, что все действия по передаче функций обработки персональных данных организации-исполнителю могут быть осуществлены исключительно с согласия субъекта персональных данных, причем согласие это лучше всего получить в письменной форме.

Федеральный закон "Об архивном деле в Российской Федерации"2. Особенность закона заключается в том, что он имеет статус федерального, и отсюда следует более детальная проработка вопросов комплектования, учета, использования и хранения архивных документов. Закон специально выделяет нормы работы с документами так называемого личного состава-с теми, что зафиксировали правоотношение между гражданами и работодателями. Важным моментом является и специальная статья, которая подробно объясняет одну из самых болезненных проблем российского архивного дела последнего десятилетия: как поступать с архивными документами в случае ликвидации или реорганизации юридических лиц всех форм собственности.1

Настоящий Федеральный закон регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства.

К важнейшим законодательным актам, затрагивающим процесс документирования, следует отнести и Закон Российской Федерации от 25 октября 1991 г. N 1807-1 "О языках народов Российской Федерации" 2 и Федеральный закон от 1 июня 2005 г. N 53-ФЗ "О государственном языке Российской Федерации". Они регулируют использование государственного языка при составлении и оформлении служебных документов. Прежде всего, напомним, что ст.68 Конституции РФ устанавливает: "государственным языком Российской Федерации на всей ее территории является русский язык". Статьи 16 - 19 Закона "О языках народов Российской Федерации" посвящены использованию языка в официальном делопроизводстве, а ст.3 Федерального закона "О государственном языке Российской Федерации" устанавливает требование идентичности содержания и технического оформления текстов, выполненных на нескольких языках. Не знать данные документы нельзя, поскольку очень часто организации, имеющие обширные международные связи и взаимоотношения забывает о требованиях законодательства в части использования языка документирования.

Учитывая, что коммерческим организациям приходится иметь дело с обращениями граждан, надо знать и руководствоваться Федеральным законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", в котором дается определение, что понимается под обращением, предложением, заявлением, жалобой. В нем изложены требования к составу содержания письменного обращения: наименование адресата, либо должность или должность, фамилия, имя, отчество должностного лица, почтовый адрес, по которому может быть дан ответ, суть обращения (заявления), личная подпись и дата. Исходя из требований Закона к структуре текста обращения фактически строятся требования службы кадров к заявлениям, подаваемым работниками при поступлении на работу, увольнении, перемещении по должности, отпуске и т.д. Такие заявления обязательно содержат те же составляющие части: кому, от кого, о чем, подпись и дата, за исключением указания адреса, если работник уже работает в организации. В Законе прописана и технология работы с обращениями: регистрация (по ст.8 "в течение трех дней с момента поступления в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу"),1 обязательность рассмотрения (в срок до 30 дней с момента регистрации и может быть увеличен на срок до 30 дней в случае проверки), контроль за исполнением.

Федеральными законами «Об Акционерных обществах» и «Об обществах с ограниченной ответственностью»2, устанавливается порядок образования, реорганизации и ликвидации, обязательность государственной регистрации общества, а также общие требования к учредительным документам общества. В частности определяются сведения, которые должны содержаться в Уставе.

К работе делопроизводственной службы имеет прямое отношение и Федеральный закон «О бухгалтерском учете»1 от 21 ноября 1996 г. №129-ФЗ. Закон указывает на то, что бухгалтерский учет осуществляется путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций, специальной статьей (ст. 9) определил правила оформления первичных учетных документов. В ней подчеркивается, что все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами. При этом закон допускает создание первичных и сводных учетных документов на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация должна изготовлять копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль.

Закон фиксирует обязательность документирования всех хозяйственных операций, указывает, что первичные документы составляются только по унифицированным формам. При этом первичные учётные документы могут быть приняты к учёту только в том случае, если они составлены по формам, содержащимся в альбомах унифицированных форм первичной документации. Очень важна статья закона о хранении документов. Следует отметить, что в декабре 2011 года президент подписал Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте», который с 1 января 2013 года придёт на смену ныне действующему Федеральному закону от 21.11.1996 № 129-ФЗ.

Ряд правовых актов содержит нормы, которые необходимо учитывать при составлении и оформлении управленческих документов. К таким актам относятся, например, закон РФ «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров», который определяет порядок регистрации эмблемы предприятия, помещаемой на бланке.2

Таким образом, в действующем законодательстве содержится значительное количество обязательных для исполнения законодательных актов к документированию различных направлений деятельности негосударственных организаций, к оформлению тех или иных видов документов, их содержанию и структуре текста. Специалист в области делопроизводства обязан знать действующее законодательство страны и следить за его изменениями, так как эти знания составляют одно из важнейших профессиональных качеств, без которого невозможно заниматься делопроизводством на современном уровне.

НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

Нормативно-методическое регулирование делопроизводства (или документационного обеспечения управления) позволяет грамотно организовать не только деятельность службы ДОУ, но и всю систему делопроизводства в целом. Данное регулирование осуществляется с помощью нормативно-методической базы делопроизводства, без знания которой невозможно: 1

правильно создать и оформить документы, придав им юридическую силу;

организовать документооборот;

обеспечить хранение и использование документов в текущей деятельности.

На основе и во исполнение федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства РФ федеральными органами исполнительной власти издаются нормативные правовые акты. К нормативным правовым актам постановлением Правительства РФ отнесены постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения. Нормативно-правовые акты издаются также по инициативе федеральных органов исполнительной власти в Пределах их компетенции.

Недостатком действующей на сегодняшний день нормативной правовой базы документационного обеспечения управления является ее ориентация преимущественно на государственные, бюджетные структуры. Рассмотрим основные документы, которыми могут пользоваться службы документационного обеспечения управления при разработке собственных документов, а также при необходимости быть уверенными в юридической полноценности, доказательности собственных документов.

Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти утверждены постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 г. № 477.1 Правила вступили в силу с даты их утверждения. Правила включают как общий порядок подготовки и оформления документов, так и особенности подготовки отдельных видов документов: приказа, указания, инструкции, протокола. В них расписаны процедура регистрации документов, построение поисковых систем для справочной работы, организация контроля исполнения документов, порядок составления и работы с номенклатурой дел, формирование дел, проведение экспертизы ценности документов, оформление дел, составление описей, оперативное хранение дел и передача их на архивное хранение. В приложении даны формы номенклатуры дел, акта о выделении документов к уничтожению, описей и др. Как видно из краткого перечисления содержания, Правила отражают практически все вопросы организации делопроизводства, включая технологии электронного документооборота. И хотя они предназначены, в первую очередь, для министерств и ведомств, ими могут воспользоваться, и найдут много полезного для себя службы делопроизводства организаций любых форм собственности.

Методическим пособием для работников ДОУ любой конкретной Российской организации в настоящее время могут служить Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, рассматривает весь цикл делопроизводства от создания (получения входящих) документов до их передачи в архив: общие требования к составлению и оформлению различных видов документов, порядок регистрации документов, контроля за их исполнением, составление номенклатуры дел, формирования и оформления дел.2 Методические рекомендации призваны служить единой методической основой ведения делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти. Методические рекомендации разработаны с учетом положений федеральных законов, иных нормативных правовых актов в сфере информации, документации, архивного дела. Основное содержание Методических рекомендаций - это раздел 3 Структура и содержание Инструкции по делопроизводству. Его подразделы выделены в соответствии с разделами Правил делопроизводства. В разделе 3 Методических рекомендаций содержатся конкретные указания о том, какие вопросы делопроизводства должны найти отражение в соответствующих разделах инструкции. Методические рекомендации содержат приложения, в которых приведены образцы бланков документов, формы документов, применяемых в делопроизводстве, более глубоко раскрывается содержание отдельных разделов. Коммерческие структуры могут использовать его как справочник (в том числе для разработки своей инструкции по делопроизводству), так как составлен на основании действующих норм по делопроизводству и архивному делу. законодательная регламентация делопроизводство

Необходимо сказать об «Основных правилах работы архивов организаций»1, которые имеют нормативный статус для государственных организаций и обязателен для негосударственных в части работы с документами Архивного фонда РФ.

Правила можно по содержанию условно разделить на две части:

первая описывает вопросы делопроизводственного характера, начиная с вопросов текущего хранения документов и до передачи их в ведомственный архив;

вторая организует хранение документов в ведомственном архиве.

В Основных правилах работы архивов организаций подробно рассмотрены такие вопросы, как составление номенклатуры дел, порядок формирования и оформления дел в организации, организация и порядок проведения экспертизы ценности документов, порядок передачи документов в архив организации. К Правилам приложены формы документов, обеспечивающих работу архива (такие как: описи дел; акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению; номенклатура дел структурного подразделения и организации в целом; внутренняя опись документов дела; обложка дела и др.).

Конкретные формы документов, используемые в деятельности учреждений и предприятий, проговариваются в постановлениях Госкомстата РФ и приказах Минтруда России. Это, например, Приказ Минтруда России от 09.07.2002 г. № 143 "О типовых формах документов федеральной инспекции труда", Постановление Госкомстата РФ от 24 марта 1999 г. № 20 "Об утверждении Порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации" и Постановление Госкомстата РФ от 5.01.2004 г. № 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты".1

В 2003 вышли два важнейших документа о порядке ведения трудовых книжек, которые являются, в соответствии со ст. 66 Трудового кодекса РФ, основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника:

«Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей», утверждённые постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках» (в ред. постановления Правительства РФ от 01.03.2008 № 132)2;

«Инструкция по заполнению трудовых книжек», утвержденная Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.

Инструкция устанавливает общие правила внесения сведений в трудовую книжку, правила внесения сведений о работнике, его работе, прекращении трудового договора, а также включает раздел, специально посвященный особенностям заполнения дубликата трудовой книжки. Порядок оформления в трудовых книжках чрезвычайно важных записей - записей об увольнении - вынесен в отдельный раздел. Это разд. 5 Инструкции «Заполнение сведений об увольнении (прекращении трудового договора)». Здесь, помимо подробного описания методики внесения записей, приведены примеры. Причем для примеров взяты именно те основания увольнения, по которым с момента принятия нового Трудового кодекса были расхождения во мнениях. На какую статью делать ссылку при увольнении по собственному желанию: п. 3 ст. 77 Трудового кодекса Российской Федерации или ст. 80 Трудового кодекса Российской Федерации? И можно ли вообще пользоваться формулировкой «по собственному желанию» или нужно писать «по инициативе работника»? На какую статью делать ссылку при увольнении по соглашению сторон - п. 1 ст. 77 Трудового кодекса Российской Федерации или ст. 78 Трудового кодекса Российской Федерации? Данные вопросы были урегулированы Правилами, определившими лишь три статьи для ссылок: ст. 77, ст. 81, ст. 83 Трудового кодекса Российской Федерации (пп. 15-17 Правил).

Таким образом, при работе с трудовыми книжками необходимо хорошо знать два нормативных документа. Без знания указанных документов невозможна работа с трудовыми книжками.

Работникам службы ДОУ достаточно часто приходится вести переписку, как с организациями, так и частными лицами, отправлять невостребованные документы, посылать поздравления и т.п. Для правильного оформления всех почтовых отправлений надо иметь в отделе для справок Правила оказания услуг почтовой связи, утверждённые постановлением правительства Российской Федерации от 15.04.2005 № 221. В Правилах изложен порядок адресования, кроме того в них даны допустимые размеры и вес писем и бандеролей. Для работника кадров, в том случае, если ему приходится вручать сообщения, от получения которого адресат по какой-либо причине пытается уклониться, важен порядок отправки писем с уведомлением о вручении.1

К нормативно-методической базе относятся так же государственные стандарты. Они разрабатываются на продукты, работы и услуги, имеющие межотраслевое значение. Все государственные стандарты, действующие на территории Российской Федерации, объединены в единую Государственную систему стандартизации - иерархически организованную систему квалификации и кодирования государственных стандартов. Стандарт распространяется на документы, применяемые на всех уровнях управления народным хозяйством при реализации всех функций управления. Оформление документов - одна из основных задач, которую решают секретари всех организаций. Каждый профессиональный секретарь должен внимательно изучить нормативные акты, устанавливающие правила оформления управленческой документации. Руководители многих негосударственных организаций (коммерческих структур) убеждены, что требования к оформлению документов действовали только в советские времена или распространяются только на госструктуры, а мы - частная компания и применять их не обязаны.

Основные требования к оформлению организационно-распорядительных документов изложены в ГОСТ Р 6.30.-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной информации. Требования к оформлению документов.1 Разработан Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела Федеральной архивной службы России. Данный документ носит рекомендательный характер, но все уважающие себя организации стараются следовать требованиям этого документа. Стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы: постановления распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др.2 Основными аргументами в пользу рекомендаций ГОСТ Р 6.30-2003 являются их обоснованность и целесообразность, поскольку соблюдение установленных правил позволяет создавать документы, обладающие юридической силой; способствует их оперативному прохождению, обработке, анализу содержащейся в них информации и, в конечном итоге, принятию качественного управленческого решения.

Но так же, следует отметить, что сегодня, в период интенсивно развивающихся технологий в области делопроизводства, как никогда назрела необходимость актуализации нормативных актов. Например, сегодня, когда многие используют не только электронные документы, а так называемые документы в электронном виде, получаемые путем сканирования бумажных экземпляров, можно подумать над увеличением размеров нижнего поля. Иногда желание исполнителя уменьшить размер полей с целью вместить как можно больше текста приводит к тому, что при автоматическом сканировании часть теста не попадает в образ. Кроме того, создаются дополнительные проблемы с размещением регистрационного номера или штрихкода.

В настоящее время в нашей стране наблюдается значительный рост культуры работы с документами. Ушли в прошлое времена, когда этой стороне деятельности организаций не уделялось должного внимания. Повсеместно происходит внедрение систем электронного документооборота, расширяется область применения электронных документов, на должности работников служб документационного обеспечения управления все чаще принимаются квалифицированные специалисты, получившие соответствующее образование. В сложившейся ситуации все более остро ощущается нехватка нормативных документов в сфере делопроизводства и документооборота. Обновление ГОСТ Р 6.30-2003 хотя бы частично решит данную проблему. А накопленный за почти уже 10 лет опыт применения стандарта специалистами позволит создать документ, полностью соответствующий сегодняшним потребностям в данной области. В целом хотелось бы отметить, что задача обновления стандарта, связанного с оформлением документов, очень актуальна и своевременна и, думается, вызовет широкий отклик у специалистов, работающих в данной области.

Единые для всех организаций правила рациональной организации делопроизводства, в т.ч. создания информационно-поисковых систем, контроля исполнения документов, составления номенклатур дел, хранения документов в делопроизводстве и подготовки их к передаче на государственное хранение содержит «Государственная система документационного обеспечения управления»1 (ГСДОУ). Основная цель ГСДОУ - упорядочение документооборота организаций, сокращение количества и повышение качества документов, создание наиболее благоприятных условий для применения технических средств и современных технологий сбора, обработки, анализа информации, совершенствование работы аппарата управления. В этой системе установлены единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях, в учреждениях и общественных организациях. Изложенные требования относятся ко всем документам независимо от того, созданы они традиционным способом или при помощи компьютерной техники.

Единство правил документирования управленческих действий на всех уровнях управления обеспечивается применением ГСДОУ, унифицированных систем документации (УСД) и Общесоюзных классификаторов технико-экономической информации (ОКТЭИ). Вместе с тем, являясь государственной по существу, система ориентирована и на применение в негосударственных структурах во всех своих аспекта.

В настоящее время ГСДОУ, безусловно, требует определенной корректировки с целью привязки к современным условиям деятельности учреждений, организаций и предприятий. Вместе с тем основные положения ГСДОУ не потеряли своей актуальности в настоящее время и должны использоваться специалистами служб документационного обеспечения управления в их повседневной практике. Следует подчеркнуть, что в ГСДОУ содержатся: Примерное положение о службе документационного обеспечения управления и Примерная структура текста должностной инструкции для работников службы ДОУ.

Все названные акты характеризуются высоким качеством проработки, учетом современных тенденций делопроизводства. В частности, касаются некоторых вопросов использования электронных технологий в делопроизводстве при документировании, передаче документированной информации.

Вместе с тем, как видно даже из названий, их положения формально распространяются только на федеральные органы исполнительной власти. Конечно, ими пользуются с некоторыми оговорками иные органы исполнительной власти, органы власти субъектов Российской Федерации. Однако огромный массив негосударственных структур, для которых вопрос доказательности, юридической силы собственных документов имеет первостепенное значение, не попадает в сферу действия названных делопроизводственных нормативов. Работникам делопроизводственных служб бывает чрезвычайно трудно или даже невозможно убедить своих руководителей в необходимости пользования требованиями, обязательными для федеральных органов исполнительной власти.

Другой недостаток нормативной базы документационного обеспечения управления, ориентация лишь на организационно-распорядительные документы или, говоря точнее, те документы, которыми традиционно занимается служба делопроизводства, т.е. преимущественно распорядительных документов, переписка, различного рода справки, записки, протоколы, акты, сводки, заявления и т.п. Документы типа бухгалтерских, статистических, банковских, налоговых и др. юридически не попадают под обязательное действие перечисленных нормативных правовых актов, хотя, по сути, все документы должны оформляться по единым принципиальным правилам, в частности, правилам подписания, датирования, регистрации, использования бланков.

Имеется еще одна существенная проблема, правовое решение которой является неотложной задачей в связи с развитием электронных технологий в управлении. Эта проблема соотношения бумажного и электронного документа как в процессе его непосредственного функционирования на протяжении жизненного цикла, так и в процессе его хранения в архиве организации и государственном архиве.

Основной нормативный правовой акт, на принятие которого все надеются, разрабатываемый и существующий в виде проекта, - Федеральный закон «О документационном обеспечении управления». Закон (в силу своего высокого правового уровня) будет обязателен для исполнения всеми организациями, юридическими и физическими лицами и обеспечит необходимое единство документальной системы страны, особенно учитывая разработку программы «Электронная Россия», которая неразрывно связана с информационным единством в рамках государства.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Успех любого начинания зависит от многих факторов, в том числе от умения юридически грамотно оформить документ. Однако это лишь одна из проблем, возникающих перед любой организацией при работе с документами. Практически ни одна технологическая функция управления, связанная с использованием информации, подготовкой и принятием решения, не обходится без процесса создания, оформления, исполнения документов и их хранения. В ежедневной практической деятельности руководителям организаций, структурных подразделений, работникам служб делопроизводства приходится решать огромный комплекс вопросов, связанных с разработкой и изданием документов, регламентирующих управленческую и хозяйственную деятельность организации, регистрацией входящих, исходящих и внутренних документов, формированием дел, определением сроков хранения, передачей в архив или оформлением для уничтожения.

К сожалению, многие руководители предприятий, работники, отвечающие за документационное обеспечение управления, не знакомы с основами современного делопроизводства, а тем более - с тонкостями ведения документации. Вместе с тем, правильное составление и оформление документов в соответствии с новыми нормативами - важнейшая обязанность работников делопроизводственных служб.

Нормативно-методическая база делопроизводства представлена огромной совокупностью законов, различных актов и методических документов, которой необходимо уметь пользоваться, применять в своей профессиональной деятельности. Знания в области документирования необходимы для правильного составления изготовления и оформления документов, их передачу и обработку, хранение и уничтожение. Так же знание и умение позволяют упростить работу с документами, что позволяет сэкономить время.

Резюмируя представленный обзор основных нормативно-методических документов по делопроизводству и работе с документами в РФ, необходимо отметить, что технология в работе с документацией в нашей стране является хорошо продуманной системой, организованной на рациональных и обоснованных принципах. Квалифицированный секретарь или документовед, владеющий этой технологией и имеющий соответствующие знания о нормативных требованиях, окажется более полезен своей организации, нежели тот, который каждый раз «изобретает колесо» на свой страх и риск. Кроме того, получив информацию о существующих нормах работы с документами, секретарь или делопроизводитель станет эффективно работающим звеном системы документационного обеспечения управления своей организации.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

I.Источники

Конституция Российской Федерации (принята всенародным голосованием 12.12.1993) (с учетом поправок, внесенных Законами РФ о поправках к Конституции РФ от 30.12.2008 N 6-ФКЗ, от 30.12.2008 N 7-ФКЗ)// Собрание законодательства РФ. №4, 26.01.2009.

Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 N 197-ФЗ (принят ГД ФС РФ 21.12.2001) (ред. от 29.12.2010) (с изм. и доп., вступающими в силу с 07.01.2011). М.: Кронус, 2011.

Гражданский кодекс Российской Федерации от 30.11.1994 N 51-ФЗ (принят ГД ФС РФ 21.10.1994) (ред. от 06.04.2011).М.: Кронус, 2011.

Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях от 30.12.2001 N 195-ФЗ (ред. от 31.01.2012)//Правовой сервер Консультант плюс [Электронный ресурс] - М., 1997-2012. - Режим доступа: #"justify">Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ (ред. от 25.07.2011 №359-ФЗ) "О персональных данных" (принят ГД ФС РФ 08.07.2006). М.: Российская Газета, 2006. №4131.

Федеральный закон от 08.02.1998 N 14-ФЗ (ред. от 28.12.2010 №409-ФЗ) "Об обществах с ограниченной ответственностью" (принят ГД ФС РФ 14.01.1998) (с изм. и доп., вступающими в силу с 01.01.2011). М.: Ось-89, 2011.

Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ (ред. от 06.04.2011, с изм. от 21.07.2011) "Об информации, информационных технологиях и о защите информации"//Правовой сервер Консультант плюс [Электронный ресурс] - М., 1997-2012. - Режим доступа: #"justify">Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ (ред. от 27.07.2010) "Об архивном деле в Российской Федерации"//Правовой сервер Консультант плюс [Электронный ресурс] - М., 1997-2012. - Режим доступа: #"justify">Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ (ред. от 01.07.2011) "Об электронной подписи". М.: Российская Газета, 2011. №5451.

Федеральный закон от 01.06.2005 N 53-ФЗ "О государственном языке Российской Федерации"//Правовой сервер Консультант плюс [Электронный ресурс] - М., 1997-2012. - Режим доступа: #"justify">Федеральный закон от 21.11.1996 N 129-ФЗ (ред. от 28.11.2011) "О бухгалтерском учете" Правовой сервер Консультант плюс [Электронный ресурс] - М., 1997-2012. - Режим доступа: #"justify">Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002. //Правовой сервер Консультант плюс [Электронный ресурс] - М., 1997-2012. - Режим доступа: #"justify">Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (Постановление от 16.06.2009 №477, с изменениями от 07.09.2011 №751). М.: Российская Газета, 2011.№5583.

Правила оказания услуг почтовой связи, утв. постановлением Правительства РФ от 26.09.2000 №725 (в ред. от 06.02.2004) // СЗ РФ.2000. №41. Ст. 4076; РГ. 2004. 23 сент.

Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. Приказом Росархива от 23.12.2009 №76). М.: Российская Газета, 2011.№5583.

ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной информации. Требования к оформлению документов// ВНИИДАТ. М.,2003.

ГОСТ 6.10.5-87. Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца.

ГОСТ Р 53898-2010. Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению.

ОК-011-93. Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД). М.: Госстандарт России. 1995.

Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., ВНИИДАД.1991.

II.Литература

Айман Т.О. Делопроизводство: Образцы документов - 3-е изд.М.: РИОР, 2012.

Андреева В. И. Делопроизводство: Организация и ведение. М.: КноРус, 2010.

Басаков М.И. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления) М.: Феникс, 2012.

Басаков М.И. Делопроизводство. Документационное обеспечение управления на основе ГОСТ Р 6.3.0-2003. М., 2008.

Быкова Т.А., Вялова Л.М., Санкина Л.В. Делопроизводство: учебник. 3-е изд., перераб. и доп. / под общ.ред. проф. Т.В.Кузнецовой. М.: ИНФРА-М, 2012.

Быкова Т.А., Кузнецова Т.В., Санкина Л.В. Документационное обеспечение управления (делопроизводство). Учебное пособие. Под общ.ред. проф. Т.В.Кузнецовой. М.: ИНФРА-М, 2012.

Замыцкова О.И., Басаков <#"justify">III.Статьи