Управление стоимостью проекта с использованием Microsoft Project на примере создания технорабочего проекта комплекса задач "Управление качеством продукции и услуг"

 

Федеральное агентство по образованию

Уральский государственный экономический университет

Кафедра информационных систем в экономике

Курсовой проект

по дисциплине "Проектирование экономических информационных систем"

Тема: "Управление стоимостью проекта с использованием Microsoft Project на примере создания технорабочего проекта комплекса задач "Управление качеством продукции и услуг"

Исполнитель: студент группы ПИЭ-04

Порсева Т.С.

Руководитель: Рузакова О.В.

Екатеринбург

Аннотация

Курсовой проект посвящен теме: "Управление стоимостью проекта с использованием Microsoft Project на примере создания технорабочего проекта комплекса задач "Управление качеством продукции и услуг"".

Работа состоит из содержания, введения, трех глав, заключения, списка используемой литературы и приложений.

В содержании указываются все пункты и соответствующие номера страниц. Во введении обосновывается выбор темы с точки зрения ее актуальности. Приводятся цели и задачи исследования, а также методы и средства решения задачи.

Первая глава посвящена "Постановке задачи", в которой указывается экономико-организационная сущность комплекса 4 задач: Задачи оперативного планирования объема выпуска продукции по категориям качества, Задачи расчета и диагностики оптимальных значений показателей качества, Задачи оперативного учета брака и сдачи бездефектной продукции, Задачи оперативного учета качества труда работников.

Вторая глава посвящена "Описанию программы с использованием Microsoft Project", где отражены: назначение и условие применения программы, ее характеристика и руководство пользователя.

Третья глава посвящена "Расчету экономической эффективности, который проводится в соответствии с выбранной методикой". Он заключается в сопоставлении ресурсов и обусловленного этими затратами эффекта с помощью трудовых и стоимостных показателей.

В заключении приводятся основные выводы и результаты работы.

В списке использованной литературы приводятся все пособия для написания данного курсового проекта.

В Раздел "Приложения" приводятся все приложения, выносимые за основной текст.

Содержание

Аннотация

Введение

1. Постановка комплекса задач

1.1 Организационно-экономическая сущность комплекса задач

2. Описание программы с использованием Microsoft Project

2.1 Назначение и условия применения программы

2.2 Характеристика программы

2.3 Руководство пользователя

2.3.1 Введение

2.3.2 Назначение и условия применения

2.3.3 Подготовка к работе

2.3.5 Аварийные ситуации

2.3.6 Рекомендации по освоению

3. Расчет экономической эффективности

Заключение

Список использованной литературы

Введение

Данный курсовой проект посвящен теме: "Управление стоимостью проекта с использованием Microsoft Project на примере создания технорабочего проекта комплекса задач "Управление качеством продукции и услуг"".

Рассматриваемая тема актуальна в настоящее время, так как для того, чтобы реализовать тот или иной проект необходимо знать, сколько мы должны затратить на него времени, трудовых и материальных средств, выгоден ли данный проект, но, прежде всего, необходимо минимизировать временные сроки, все необходимые ресурсы, как трудовые, так и материальные, которые используются при планировании.

С помощью средств Microsoft Project все это определить достаточно просто и быстро.

В данном случае Microsoft Project так же идеально подходит для определения стоимости проекта (оценки стоимости проекта).

Цель курсового проекта заключается в том, чтобы изучить и рассмотреть на примере создания технорабочего проекта комплекса задач "Управление качеством продукции и услуг" функцию Microsoft Project оценка стоимости проекта.

Задачи исследования (изучения) следующие:

) Описать постановку задачи, а именно описать экономико-организационную сущность комплекса задач.

) Описать программу Microsoft Project, а именно рассмотреть и изучить назначение и условия применения программы, а так же характеристику программы.

) Разработать "Руководство пользователя".

) Произвести расчет экономической эффективности в соответствии с выбранной методикой.

microsoft project оценка стоимость

Работа состоит из аннотации, содержания, введения, трех глав, заключения, списка используемой литературы и 14 приложений.

1. Постановка комплекса задач

1.1 Организационно-экономическая сущность комплекса задач

Целью комплекса задач "Управление качеством продукции и услуг" является автоматизация задач оперативного планирования, регулирования, учета и анализа качества продукции, к которым относятся следующие задачи: оперативное планирование объема выпуска продукции по категориям качества; расчет и диагностика оптимальных значений показателей качества; оперативный учет брака и сдачи бездефектной продукции; оперативный учет качества труда работников.

Назначение комплекса задач "Управление качеством продукции и услуг": он станет незаменимым помощником в работе руководителей и специалистов, занимающихся вопросами обеспечения качества на предприятиях различных отраслей деятельности.

Характеристика организационной, технико-экономической сущности: Автоматизация поможет сэкономить время и деньги на поиск нужной информации. Также она может помочь аудиторам, органам по сертификации и регистрации в оценке системы менеджмента качества, в проверке ее на соответствие требованиям ГОСТ ИСО 9001.

1) Задача оперативного планирования объема выпуска продукции по категориям качества

Работа каждого предприятия должна быть ориентирована на повышение эффективности производства и качества продукции. Под качеством понимается совокупность свойств продукции, обуславливающих ее пригодность удовлетворять определенные потребности в соответствии с ее назначением. Качество продукции не является неизменным свойством, оно определяется уровнем техники производства и повышением требований со стороны потребителей.

Существует градация качества продукции по двум категориям. установленным государственной аттестационной комиссией. Это высшая категория качества (ВКК) и первая категория качества. Продукция относится к ВКК на срок до трех лет, продукция особой сложности с длительным циклом изготовления и монтажа в отдельных случаях может быть отнесена к ВКК на срок до пяти лет. Первая категория качества присваивается на срок до трех лет. Срок действия категорий качества исчисляется с момента регистрации решения Государственной аттестационной комиссией.

Цель задачи: автоматизация оперативного планирования объема выпуска продукции по категориям качества. Вследствие чего, будет упрощена работа с документами, что займет меньше времени. Это позволит более эффективно и оперативно работать специалистами, занимающимися вопросами обеспечения качества.

Назначение задачи: оперативное планирование объема выпуска продукции по категориям качества ведется руководителями и специалистами, занимающимися вопросами обеспечения качества на предприятиях по мере необходимости выпуска новой продукции.

Характеристика организационной и технико-экономической сущности задачи: автоматизация оперативного планирования объема выпуска продукции по категориям качества значительно облегчит работу специалистов, занимающимися вопросами обеспечения качества на предприятиях, соответственно повысится эффективность, произойдет ускорение работы. Наравне с этим достигается: автоматизация необходимой документации, упрощается процесс планирования объема выпуска продукции.

2) Задача расчета и диагностики оптимальных значений показателей качества

Показателем качества продукции называется количественная характеристика одного или нескольких свойств продукции, составляющих её качество, рассматриваемая применительно к определенным условиям её создания и эксплуатации или потребления (например, безотказность работы, трудоемкость, себестоимость, масса, размер изделия и т.п.).

Показатели качества по характеризуемым свойствам делятся на: единичные и комплексные, по способу выражения: натуральные единицы (кг, м, ч и др.) и стоимостные, по оценке уровня качества: базовые и относительные.

Единичным показателем качества продукции называется показатель, характеризующий одно из ее свойств, называется (например, мощность, калорийность топлива и т.д.). Делится на относительные и базовые показатели.

Базовый показатель - показатель, принятый за исходную (эталонную) единицу при сравнительных оценках качества.

Относительный показатель - отношение единичного показателя к показателю базовому, выражается в относительных единицах или процентах (%).

Комплексный показатель - показатель, относящийся к нескольким свойствам продукции, характеризует изделие в целом (коэффициент готовности = коэффициент безотказности * коэффициент ремонтопригодности). Комплексные показатели делятся на: групповые, интегральные и обобщенные.

Цель задачи: автоматизация расчета и диагностики оптимальных значений показателей качества. Вследствие чего, будет упрощена работа с документами, что займет меньше времени. Это позволит более эффективно и оперативно работать органами по сертификации и регистрации в оценке системы менеджмента качества, отвечающим за показатели качества.

Назначение задачи: расчет и диагностика оптимальных значений показателей качества ведется органами по сертификации и регистрации в оценке системы менеджмента качества, в проверке показателей качества соответствующим требованиям.

Характеристика организационной и технико-экономической сущности задачи: автоматизация расчета и диагностики оптимальных значений показателей качества значительно облегчит работу специалистов, занимающимися вопросами обеспечения качества на предприятиях, соответственно повысится эффективность, произойдет ускорение работы.

3) Задача оперативного учета брака и сдачи бездефектной продукции.

Браком в производстве считаются изделия, полуфабрикаты, детали, узлы и работы, которые не соответствуют по своему качеству установленным стандартам или техническим условиям и не могут быть использованы по своему прямому назначению или могут быть использованы лишь после исправления. Производственный брак как основной вид производственных потерь является неизбежной реальностью каждого предприятия, производящего продукцию. Потерь от брака можно было избежать, если бы производственные операции были совершенны. На практике производство редко является идеальным.

Основными причинами брака являются:

·нарушение технологии подготовки сырья;

·нарушение технологии приготовления и термической обработки изделий;

·нарушение технологии формовки изделий;

·нарушение технологии заморозки изделий;

·нарушение технологии упаковки изделий;

·нарушение санитарно-гигиенических требований;

·недоброкачественное сырье;

·дефекты упаковки;

·отключение электроэнергии;

·плохо налаженное оборудование.

Виновник брака определяется в каждом конкретном случае индивидуально, однако в первую очередь обращается внимание на следующий типовой перечень виновников брака.

Сумму затрат по исправлению брака надлежит уменьшить на суммы, фактически удержанные с виновников брака, а также присужденные арбитражем за поставку недоброкачественных сырья, упаковки, полуфабрикатов, материалов и т.п., в результате чего был допущен брак.

Для определения потерь от брака, вычитаются: стоимость забракованной продукции по цене ее возможного использования; суммы, фактически удержанные с виновников брака, и суммы возмещения убытков, присужденные арбитражем или фактически взысканные с поставщиков за поставку недоброкачественных сырья, упаковки, материалов, полуфабрикатов и т.п., в результате чего был допущен брак.

Потери от брака включаются в себестоимость тех видов продукции, при изготовлении которых получен брак.

Цель задачи: автоматизация оперативного учета брака и сдачи бездефектной продукции. Вследствие чего, будет упрощена работа с документами, что займет меньше времени. Это позволит более эффективно и оперативно работать производственному отделу и бухгалтерии, отвечающими за расчет себестоимости брака, определения потерь и взыскания их с виновников

Назначение задачи: оперативный учет брака и сдачи бездефектной продукции ведется контролером, мастером, бригадиром или другими уполномоченными должностными лицами и подписывается начальником цеха, производителем работ или иным уполномоченным должностным лицом. Составляется акт, на основании которого составляется калькуляция бракованных изделий, в которой указывается общая сумма, подлежащая взысканию с виновных лиц или организаций, а при отсутствии таковых - отнесению на затраты производства.

Характеристика организационной и технико-экономической сущности задачи: автоматизация данной задачи значительно облегчит работу производственного отдела и бухгалтерии, а соответственно повысится эффективность, а так же ускорит их работу. Происходит автоматизация актов, связанных с оперативным учетом брака, что позволяет проводить оперативный анализ брака и сдачи бездефектной продукции.

4) Задача оперативного учета качества труда работников

Качество труда работника - совокупность свойств процесса трудовой деятельности, обусловленных способностью и стремлением работника выполнить определенное задание в соответствии с установленными требованиями. Качество труда работника зависит от сложности труда, условий квалификации, навыков, психофизиологического состояния работника (его способностей) и его отношения к труду (стремления выполнить задание в соответствии с установленными требованиями).

В свою очередь качество труда работника (коллектива) наряду с другими факторами влияет на качество и количество создаваемой и эксплуатируемой или потребляемой продукции.

Показатель качества труда работника - это количественная характеристика свойств процесса труда и его результатов, составляющих их качество. Примерами показателей качества труда работника или коллектива работников могут служить:

·процент сдачи результатов труда с первого предъявления;

·процент выхода годной продукции (или, наоборот, процент брака);

·процент соблюдения параметров, характеризующих состояние управляемого процесса;

·количество и значимость дефектов в работе, производительность труда;

·показатели качества результатов труда, в том числе показатели качества создаваемой продукции.

Цель задачи: автоматизация оперативного учета качества труда работников. Она позволит более эффективно и оперативно работать производственному отделу кадров, отвечающему квалификацию работников, качество их труда.

Назначение задачи: оперативный учет качества труда работников ведется отделом кадров, проводится регулярная аттестация их квалификации, оценивается качество труда.

Характеристика организационной и технико-экономической сущности задачи: автоматизация данной задачи значительно облегчит работу отдела Кадров, а соответственно повысится эффективность, а так же ускорит их работу. Происходит автоматизация необходимой документации, связанная с аттестацией квалификации работников, оценкой качества труда.

2. Описание программы с использованием Microsoft Project

2.1 Назначение и условия применения программы

Проектирования ЭИС включает в себя большое количество взаимосвязанных между собой разнообразных элементов и предполагает построение соответствующей системы управления. В качестве объекта разработки проекта могут выступать либо вся ЭИС для предприятия заказчика, либо только отдельная подсистема или совокупность подсистем, либо отдельные работы.

Под проектом подразумевают некоторую работу (или группу работ), которую необходимо выполнить за определенный промежуток времени с соответствующим качеством, не выходя за рамки сметы.

Проект как вид деятельности проектирующей организации отличается следующими особенностями:

üнаправлен на достижение конкретных целей;

üвключает в себя координированное выполнение взаимосвязанных действий;

üимеет ограниченную протяженность во времени с определенным началом и концом;

üвсе проекты в определенной степени неповторимы и уникальны.

Под управлением проектом подразумевается деятельность коллектива специалистов, направленная на создание проекта, его реализация при максимальной эффективности и заданных ограничениях во времени, финансовых средствах и материальных ресурсах.

Управление проектом характеризуется следующими компонентами: целью управления, ограничениями, объектом управления, контролем управления, методами и средствами управления.

С целью повышения эффективности проектирования ЭИС, то есть обеспечения качества проекта в нужный срок с наименьшими стоимостными и трудовыми затратами, необходимо разработать систему управления проектом (СУП), которую можно рассматривать как систему управления операциями и получения аналитических и отчетных сводок.

Система управления проектами представляет собой организационно-технологический комплекс методических, технических, программных и информационных средств, направленный на поддержку и повышение эффективности процессов планирования и управления проектом.

Система управления проектами содержит набор функциональных средств, которые помогают менеджеру планировать работы, временные, ресурсные и стоимостные оценки выполнения комплекса работ, а затем в процессе выполнения отслеживать ход работ и корректировать план. Функциональных средства, реализующие взаимосвязанные методы, являются основой для информационных систем, которые моделируют комплекс работ и потребности в ресурсах. Эти методы используют оценки требуемых объемов работ, и позволяют менеджеру регулировать выполнение работ по времени, стоимости, составу работ, качеству и организационной структуре исполнения.

Управление проектами - это отдельный раздел сложной науки о менеджменте. Менеджер проекта наблюдает за всеми стадиями проекта, от концепции и планирования до завершения и составления окончательных отчетов.

Управление проектом является предметом, который исследует природу проекта и предлагает пути управления его развитием. Управление проектом - это организация и систематизация действий, направленных на успешное достижение цели.

По своей сути Microsoft Project является инструментом менеджера проектов, предназначенным для планирования и создания графика, предоставляет простые в использовании инструменты сведения вместе графика проекта и назначения ответственностей.

Microsoft Project является неоценимым инструментом планирования, помогающего выполнять следующие задачи:

üОрганизация плана проекта и детализации необходимых задач.

üСоздание графика окончательных сроков, которые должны быть соблюдены.

üПланирование задач в подходящей последовательности.

üНазначение ресурсов и стоимости задачам, планирование выполнения задачи с учетом наличия ресурсов.

üТонкая настройка плана для выполнения временных и бюджетных ограничений или адаптации к изменениям и многие другие задачи.

Когда начинается работа над проектом, можно использовать Microsoft Project для следующих задач:

üКонтроль над ходом выполнения и анализа реального графика, чтобы быть уверенным, что он завершиться в пределах временных и бюджетных ограничений.

üУведомление ресурсов об изменениях в их назначении и получение отчетов о проделанной и еще не завершенной работе.

üПересмотр графика для его адаптации к изменениям и непредвиденным обстоятельствам.

üСоздание окончательных отчетов об успешном завершении проекта и оценка проблемных областей для рассмотрения их в следующих проектах и многие другие задачи.

2.2 Характеристика программы

Microsoft Project 2002 помогает достичь целей проекта вовремя и в пределах бюджета. Компьютерное программное обеспечение заметно упрощает управление проектами, являясь инструментом записи, расчетов, анализа и подготовки презентаций, помогающих сообщать подробности проекта.

Microsoft Project помогает разработать лучший план, так как программное обеспечение требует точно указывать задачи, необходимые для достижения целей проекта. Порядок ввода детальных подробностей позволяет создать целостный план. Представления позволяют увидеть подробности плана в том или ином виде, что позволяет визуализировать, организовать и уточнить план.

Microsoft Project упрощает расчеты и делает их более надежными. Основываясь на вводимых данных, Project составляет календарный план, в котором отражены начало и окончание каждой задачи, а также время распределения ресурсов (включая людей, оборудование и т.д.) для выполнения конкретной задачи. Если были предоставлены необходимые данные, то в календарном плане будут отображены и оценочные затраты на проект.

Microsoft Project упрощает использование различных сценариев "что, если" для поиска оптимального плана проекта. Project позволяет экспериментировать с различными элементами плана для получения наилучшего плана для организации. Это одна из сильных сторон Microsoft Project.

Microsoft Project помогает обнаружить несоответствия и проблемы в плане. Project обнаруживает, когда ресурсы запланированы для использования на большее количество рабочих часов, чем имеется в наличии, или когда невозможно достичь окончательных сроков с учетом введенных ограничений. Это помогает обнаружить и исправить перегрузку ресурсов и проблемы с окончательными сроками.

Microsoft Project помогает донести план до сведения окружающих. Project поддерживает печатные отчеты и отображение в виде HTML, что облегчает получение одобрения плана у потребителя или у высшего руководства. Таким же образом Project облегчает распространение плана среди работников и руководителей, что помогает получить их одобрение и улучшить взаимодействие. Легкость создания отчетов является одной из основных причин маркетингового успеха Microsoft Project.

Microsoft Project помогает следить за текущим состоянием и выявлять потенциальные сложности. После начала работы над проектом предварительные даты начала и окончания задач заменяются реальными сроками. Программное обеспечение пересматривает график таким образом, чтобы план соответствовал реальным данным, а также испытывает новые даты начала и окончания, а также окончательные затраты на проект.

Этот расчет предоставляет средство раннего обнаружения потенциальных задержек и превышения затрат на проект, что позволяет вовремя принять необходимые меры.

Если после начала проекта изменяются внешние обстоятельства, то Project помогает уточнить план и предвидеть последствия. Например, если вводятся новые размеры оплаты или организация подпадает под действие новых законов.

Нельзя не сказать, что программное обеспечение по управлению проектами, как и любое другое программное обеспечение, полезно настолько, насколько надежными и исчерпывающими являются предоставленные данные. А поскольку предоставление таких данных требует большого количества времени, необходимо или отвести для этого определенное время, или нанять кого-то, кто это сделает за вас.

Одобрение проекта его участниками очень сильно влияет на его успешное завершение. Участники проекта - это не только руководитель проекта и организация, которая осуществляет проект, но и потребитель, который будет использовать результаты проекта, и спонсор, являющийся индивидуумом или группой в организации и предоставляющий финансовые ресурсы для осуществления проекта.

Проект характеризуется рядом особенностей:

Проект имеет определенную цель. Он считается оконченным тогда, когда успешно достигнута его цель.

Проект имеет конкретные временные рамки. Успех проекта часто определяется тем, насколько его выполнение соответствует отведенному для него времени.

Проекты используют ресурсы. Ресурсы - это не только люди. Понятие ресурсов включает денежные средства, механизмы, материалы и др. Удачное назначение и распределение ресурсов - один из важных факторов успешности проекта.

Все проекты состоят из определенных действий, называемых задачами. Все задачи проекта связаны. Если одна из задач превысила бюджет или отведенное время, это обычно сказывается на других задачах, календарном плане и общих затратах. По своей природе проекты динамичны, т.е. постоянно изменяются. Они могут длиться месяцами и даже годами. Проекты также имеют свойство разрастаться, изменяться и вести себя порой непредсказуемо. Документация и коммуникации - основные инструменты, используемые для контроля над выполнением проекта в течение всего времени его существования.

При работе с MS Project используются следующие основные понятия и термины:

Задача - одно из мероприятий, направленных на достижение цели проекта; основными параметрами задачи являются даты начала и завершения, длительность, трудоемкость, а также виды и количество ресурсов, необходимых для ее выполнения. Каждая задача в пределах проекта должна иметь уникальное имя.

Отрезок - графическое представление задачи на диаграмме Ганта. Длина отрезка соответствует календарной длительности задачи. Соответственно его левый конец указывает на планируемый момент начала выполнения задачи, а правый - на планируемый момент ее завершения. Отрезок является интерактивным элементом: вы можете переместить его вправо или влево, либо изменить его длину.

Изменение положения и/или длины отрезка приводит к соответствующим изменениям параметров задачи. Пользователь может выбирать внешний вид отрезков (форму, цвет, штриховку и т.д.).

Диаграмма Ганта - это представление можно считать основной рабочей средой, как для разработчика проекта, так и для руководителя, контролирующего ход реализации проекта.

Окно разделено на две части: электронную таблицу, расположенную слева, и графическую область, которая находится справа. При этом графическое подокно как бы накладывается сверху на таблицу, перекрывая часть ее столбцов.

Размеры подокон можно изменять, перемещая с помощью мыши разделительную линию. При перемещении границы вправо становятся видны столбцы таблицы, закрытые графическим подокном.

Таблица, используемая в представлении Диаграмма Ганта, предназначена для хранения сведений о задачах проекта.

Графическая панель представления Диаграмма Ганта предназначена для отображения календарного графика проекта. Обе части представления Диаграмма Ганта связаны по данным: изменение информации в одной из них ведет к автоматической коррекции соответствующих данных в другой.

Зависимость - логическая взаимосвязь между задачами проекта, определяющая порядок их выполнения. В MS Project, в отличие от "классического" метода сетевого управления проектами, существует несколько типов зависимостей. Например, можно задать тип зависимости "начало - начало" с опережением в 2 дня. В этом случае начало задачи-последователя будет запланировано через 2 дня после начала задачи-предшественника. Зависимости между задачами по умолчанию отображаются на диаграмме Ганта с помощью линий связи; при желании пользователь может скрыть линии связи или изменить их внешний вид.

Предшественник - задача, которая должна быть начата или завершена (в зависимости от установленного типа связи) до того, как будет начата или завершена следующая за ней задача.

Последователь - задача, которая должна быть начата или завершена (в зависимости от установленного типа связи) после того, как будет начата или завершена предшествующая ей задача.

Длительность - суммарная продолжительность рабочего времени, необходимая для выполнения задачи; длительность задачи следует отличать от ее календарной продолжительности; например, если работа имеет длительность 2 дня, и начинается в пятницу, то ее календарная продолжительность на временной диаграмме составит 4 дня: пятница, суббота, воскресенье и понедельник (предполагается, что суббота и воскресенье - выходные дни); тем не менее, для некоторых видов задачи длительность задачи может совпадать с ее календарной продолжительностью; в MS Project длительность задачи может измеряться в минутах, часах, днях, неделях, месяцах.

Веха - с точки зрения структуры проекта это некое важное событие, которое должно быть отмечено в расписании; с математической точки зрения - это задача, имеющая нулевую длительность; тем не менее, MS Project позволяет определять как вехи задачи любой длительности; для визуального представления вех на диаграмме Ганта используются специальные символы.

Ограничение - дополнительное условие, которое должен учитывать MS Project при планировании дат начала и завершения задач проекта; ограничения устанавливаются разработчиком проекта (точнее, выбираются из числа предусмотренных в MS Project); например, разработчик может указать, что задача должна завершиться не позже конкретной даты.

Крайний срок - дата, до которой следует завершить задачу; если при фактическом выполнении проекта это условие не выполняется, MS Project выводит на экран специальный графический индикатор; в отличие от дат-ограничений, крайний срок не влияет на расписание проекта.

Суммарная задача - задача, состоящая из задач более низкого уровня; по умолчанию MS Project вычисляет параметры суммарной задачи на основе параметров ее подчиненных (дочерних) задач; например, дата начала суммарной задачи не может предшествовать дате начала самой первой дочерней задачи. По умолчанию формат отрезков суммарных задач установлен таким, чтобы они отличались по виду от "простых" и дочерних задач. Нельзя создать зависимость между суммарной задачей и входящей в нее дочерней задачей.

Фаза - суммарная задача, которая соответствует относительно самостоятельному и при этом весьма важному этапу проекта. Для визуального выделения фазы на фоне других суммарных задач вы можете установить для отрезка фазы специфический формат.

Сетевой график - формат представления проекта, являющийся аналогом сетевого графика, используемого в методе критического пути; однако, в отличие от "классического" варианта, в MS Project задачам на сетевом графике соответствуют вершины, а линии связи отражают зависимости между задачами.

Ресурс - в общем случае под ресурсами понимаются люди (исполнители), оборудование и материалы, необходимые для выполнения задач проекта. MS Project поддерживает работу с двумя типами ресурсов: трудовыми, под которыми понимаются люди (исполнители) и оборудование, и материальными, под которыми понимаются расходные материалы и энергоносители.

Трудовые ресурсы - это возобновляемые ресурсы, то есть после завершения одной задачи трудовой ресурс может быть "переброшен" на другую. Примером "неодушевленного" трудового ресурса может служить компьютер, который, например, до обеда используется для разработки программного обеспечения, а после обеда - для подготовки и печати документации. Для трудовых ресурсов в MS Project обязательно требуется задавать максимальное доступное количество. По умолчанию оно принимается равным 1 единице (или 100%).

Материальный ресурс - это невозобновляемый (расходуемый) ресурс, используемый при выполнении задачи. Характерным примером такого ресурса является электроэнергия (потребляемая, скажем, тем же компьютером). Для материального ресурса максимальное доступное количество не задается, MS Project лишь вычисляет израсходованное (фактическое или запланированное) количество таких ресурсов.

Календарь - это график распределения рабочего времени трудового ресурса. Он задает длительность рабочего дня ресурса, длительность рабочей недели и периоды времени, когда ресурс недоступен (например, выходные и праздничные дни, плановый отпуск и т.д.).

В MS Project предусмотрена возможность задания календаря для проекта в целом, для конкретного ресурса, для конкретной задачи и для конкретного назначения. Для материальных ресурсов календарь не задается.

Назначение - это элемент расписания проекта, отражающий взаимосвязь между задачей и ресурсом, используемым для ее выполнения. С точки зрения распределения ресурсов назначение - это объем трудозатрат ресурса для выполнения конкретной задачи; с точки зрения параметров задачи - это ее трудоемкость (объем работ), приходящаяся на данный ресурс.

Трудозатраты, как и назначения, являются понятием относительным. Для задач - это общий объем работ в человеко-часах (может также измеряться в человеко-минутах, - часах, - днях, неделях или месяцах) по всем ресурсам. Для ресурсов - это общий объем работы, назначенной ресурсу, по всем задачам. Величину трудозатрат следует отличать от длительности задачи. Например, ресурсу может требоваться 16 часов трудозатрат на выполнение задачи, хотя длительность задачи может при этом составлять лишь один день. В этом случае задаче необходимо будет назначить более одного трудового ресурса данного типа. Два исполнителя, работая над задачей по 8 часов, выполнят ее за один день. Если же рабочее время исполнителей составляет 4 часа в день, то потребуется назначить четверых. Для назначений под трудозатратами понимается объем работ, назначенный ресурсу по конкретной задаче. Как бы ни были важны ресурсы для успешной реализации проекта, основное внимание при планировании уделяется составу и параметрам входящих в него задач.

Ключевыми моментами управления проектом являются:

üпланирование;

üсоставление бюджета;

üуправление ресурсами;

üотслеживание и отчетность.

Составление плана проекта в общем виде заключается в описании задач проекта, доступных ресурсов и определении взаимосвязей между ними с помощью назначений. Но при составлении плана проекта в MS Project количество операций несколько увеличивается.

Планирование начинается с определения проекта, то есть описания его ключевых характеристик. Затем составляется список фаз и задач и список необходимых для их выполнения ресурсов. После этого в план вносится дополнительная информация о задачах и ресурсах, которая будет использоваться при определении назначений и в дальнейшем при проведении работ по плану (отслеживании плана). Наконец, осуществляются назначения, после чего проект оптимизируется, если длительность или бюджет оказываются больше ожидаемых.

Проект можно планировать двумя способами: от даты начала проекта или от даты окончания. Если у проекта нет жесткой даты окончания, то при планировании применяется первый способ: фиксируется дата, когда нужно начать проект, и во время составления плана определяется, когда проект может быть завершен.

Если же проект должен быть обязательно завершен к определенному дню, то используется противоположный способ: фиксируется дата окончания и во время составления плана определяется, когда проект должен быть начат, чтобы все работы были закончены в срок.

Оценка стоимости проекта. Оценить стоимость проекта можно еще на этапе планирования. Для просмотра и оценки общих затрат в нескольких представлениях MS Project имеется таблица Затраты. Так как по ходу выполнения проекта приходится постоянно анализировать затраты по проекту, важно знать, какие данные содержаться в таблице Затраты и как они вычисляются.

Фиксированные затраты - это любые расходы по задаче, не относящиеся к ресурсам. В данном случае можно определить или просмотреть фиксированные затраты на задачу, например, расходы на транспорт, которые не зависят ни от продолжительности задачи, ни от того, кто эту задачу выполняет. Фиксированные затраты добавляются к общим затратам на задачу. Начисление фиксированных затрат может быть: В начале, Пропорциональное или По окончании.

Общие затраты - это общие, запланированные для задачи затраты. Общие затраты рассчитываются на основе повременных стандартных ставок ресурсов и ставок сверхурочных работ, затраты на использование, а так же на основе количества трудозатрат, определенных для всех назначенных задаче ресурсов. Любые фиксированные затраты задачи так же добавляются к значению данных затрат:

Общие затраты = (Трудозатраты * Стандартная ставка) +

+ (Сверхурочные трудозатраты * Ставка сверхурочных работ) +

+ Затраты на использование + Фиксированные затраты

При создании задачи общие затраты по проекту равны оставшимся затратам, которые вычисляются посредством умножения значения оставшихся трудозатрат на совокупные затраты назначенных ресурсов. После ввода информации о фактических трудозатратах или фактических затратах данной задачи общие затраты в MS Project вычисляются путем сложения фактических затрат и оставшихся: Общие затраты = Фактические затраты + Оставшиеся

Базовые - общие, запланированные затраты для задачи. Они также называются Бюджетом по завершении (БПЗ). Базовые затраты по проекту вычисляются как сумма запланированных затрат всех назначенных ресурсов и фиксированных затрат, связанных с задачей. Это значение совпадает с Общими затратами после сохранения базового плана. Если базовый план не был создан, значение Базовые равно нулю:

Базовые затраты = (Трудозатраты * Стандартная ставка) +

+ (Сверхурочные трудозатраты * Ставка сверхурочных) +

+ Затраты на использование + Фиксированные затраты

Чтобы проверить, остается ли задача в рамках бюджета, можно сравнить значения Базовые и Общие затраты. Разница между значениями отражается в Отклонении.

Отклонение - отражается разность Базовых затрат и Общих затрат для задачи. В ходе работы это значение используется для оценки выполнения бюджета на текущую дату:

Отклонение по стоимости = Общие затраты - Базовые затраты

Фактические - затраты по тем трудозатратам, которые уже выполнены всеми ресурсами задачи, а также другие затраты, связанные с задачей (фиксированные затраты и затраты на использование). Все Фактические затраты можно ввести или рассчитать с помощью MS Project.

Фактические затраты = (Фактические трудозатраты * Стандартная ставка) + (Фактические сверхурочные трудозатраты * Ставка сверхурочных) + Затраты на использование + Фиксированные затраты

2.3 Руководство пользователя

2.3.1 Введение

Область применения:

Технорабочее проектирование комплекса задач "Управление качеством продукции и услуг" в Micrsoft Project необходимо для планирования, управления ресурсами, отслеживания выполнения проекта, составление отчетов и оценки стоимости проекта. Данный проект применяется руководителями и специалистами, занимающихся вопросами обеспечения качества на предприятиях различных отраслей деятельности. С помощью этой программы специалисты управляет проектами автоматизации комплекса задач "Управлением качества продукции и услуг" и оценки стоимости проекта.

Краткое описание возможностей:

·Планирование задач.

·Назначение дат начала и окончания.

·Назначение предшествующих задач.

·Назначение ресурсов.

·Определение трудовых и материальных затрат.

·Отслеживание и устранение загруженности ресурсов.

·Оценка стоимости проекта.

·Управление изменениями.

·Формирование различного рода отчетов и графиков.

Уровень подготовки пользователей: Пользователь должен иметь представление об управлении проектами автоматизации комплекса задач "Управлением качества продукции и услуг", а также владеть навыками работы с программными средствами управления проектами, в частности Microsoft Project.

Перечень эксплутационной документации, с которыми необходимо ознакомиться пользователю: Перед началом работы пользователю необходимо ознакомиться с данным руководством.

2.3.2 Назначение и условия применения

Виды деятельности, функции, для автоматизации которых предназначено данное средство автоматизации: Программа предназначена для планирования задач проектирования системы Управление качеством продукции и услуг, отслеживания проекта, а так же для оценки его стоимости. Данный проект значительно облегчит и ускорит работу руководителей и специалистов в оценке системы менеджмента качества. С его помощью возможно планирование, отслеживание выполнения работ, формирование отчетов и графиков и определение оценки стоимости проекта.

Условия, при соблюдении (выполнении, наступлении) которых обеспечивается применение средства автоматизации в соответствии с назначением: Требуются программные средства управления проектами, а именно Microsoft Project. Конфигурация компьютера должна соответствовать требованиям, предъявляемым к Microsoft Project. Рекомендуемые операционные системы: Windows XP, Vista. Также требуется входная документация: техническое задание и технологическая сеть проектирования (ТСП) технорабочего проекта комплекса задач "Управление качеством продукции и услуг", локальная сеть для обмена электронными файлами, подготовленные специалисты к работе с MS Project. Также необходимо обеспечение элементарных правил техники безопасности и безопасности хранения информации.

Входная документация: ТЗ и ТСП сдается в отдел проектирования.

2.3.3 Подготовка к работе

Состав и содержание дистрибутивного носителя данных:

Прежде чем приступить к работе с данным продуктом, необходимо проверить наличие программы MS Project, поддерживающей данный проект и свободного дискового пространства.

Порядок загрузки данных и программ

Программу можно запустить через Пуск, Все программы, Microsoft Project, либо через ярлык Microsoft Project на рабочем столе. В меню "Файл" можно создать или открыть проект. Рекомендуется перед началом работы в меню Файл, Сохранить как, ввести имя файла и нажать кнопку Сохранить. При запуске откроется лист нового проекта (рабочая среда), который (которая) будет выглядеть следующим образом:

Порядок проверки работоспособности. Если приложение Microsoft Project запустилось можно начинать работу.

2.3.4 Описание операций

Описание всех выполняемых функций, задач, комплексов задач, процедур:

Компьютерное программное обеспечение заметно упрощает управление проектами, являясь инструментом записи, расчетов, анализа и подготовки презентаций, помогающих сообщать подробности проекта. Таким образом, Microsoft Project обеспечивает автоматизированную работу специалистов и руководителей проектов, тем самым, упрощает работу.

Доступ ко всем операциям осуществляется через меню (либо панель, находящуюся в левой стороне экрана компьютера). Проект выглядит следующим образом:

Далее определяем параметры проекта через меню Проект, Сведения о проекте, то есть установить предполагаемую дату начала проекта (так же есть возможность установить Планирование от даты начала проекта, либо от даты окончания проекта):

Далее определяем рабочее время проекта. Для того чтобы отредактировать стандартный календарь, нужно зайти в меню Сервис, Изменить рабочее время. В появившемся диалоговом окне может отображаться календарь рабочего и нерабочего времени для любого из основных календарей и календарей ресурсов, определенных в пределах проекта. Первоначальный стандартный календарь показывает все дни недели, с понедельника по пятницу, как рабочие дни, а все субботы и воскресенья - как нерабочие. Можно изменить статус любого дня, сделав его рабочим или нерабочим. Также можно указать количество рабочих часов в любом дне, определив время начала и окончания работы в этот день:

Далее начинаем планирование операций. (название операций берем из технологической сети проектирования, ТСП представлена в Приложении 1).

Список задач можно вводить напрямую в одно из таких представлений, как Диаграмма Ганта, которая находится в меню Вид. Здесь можно редактировать список задач, легко менять их порядок и иерархическую структуру, включая и исключая задачи из списка. Затем вызываем окно Сведения о задаче. Окно может быть открыто одним из следующих способов:

·двойным щелчком мыши в любой ячейке строки таблицы, содержащей список задач проекта;

·двойным щелчком мыши на рамке задачи в сетевом графике проекта;

·посредством выбора команды Сведения о задаче в меню Проект основного окна или в контекстном меню задачи (либо группы выбранных задач).

Диалоговое окно "Сведения о задаче" содержит шесть вкладок: Общие, Предшественники, Ресурсы, Дополнительно, Заметки, Настраиваемые поля. На всех вкладках можно установить Название, Длительность. Если значение длительности следует рассматривать как предварительную (ориентировочную), требуется установить флажок Предварительная оценка;

С помощью элементов управления, имеющихся на вкладке Общие, могут быть установлены следующие параметры задачи:

·дата начала задачи; для первой задачи проекта, а также для других задач, не имеющих предшественников, дата начала по умолчанию совпадает с начальной датой проекта; для остальных задач MS Project вычисляет дату начала автоматически; тем не менее, вычисленная дата может быть изменена пользователем путем ввода требуемой даты в поле Начало;

·дата завершения задачи; если для задачи введены дата и длительность, то MS Project вычисляет дату ее завершения автоматически; тем не менее, вычисленная дата может быть изменена пользователем путем ввода требуемой даты в поле Окончание.

·При установленном флажке Скрыть отрезок задачи отрезок выделенной операции не будет отражаться в представлениях Диаграммы Ганта и Календарь.

·Установка флажка Сводить отрезки диаграммы Ганта к суммарным необходима только для операций 1-ого и 2-ого уровня в данном проекте:

С помощью элементов управления, имеющихся на вкладке Общие, указывается предшествующая операция, и один из типов: окончание-начало (ОН), окончание-окончание (ОО), начало-окончание (НО), начало-начало (НН). Определить связи между операциями можно по мере ввода операций либо после того, как введены все операции:

В данном проекте связи между операциями (задачами) показаны на диаграмме Ганта (см. Приложение 2).

На вкладке Ресурсы назначается трудовой ресурс для операции из всплывающего списка (список формируется из введенных трудовых ресурсов в Лист ресурсов, который рассмотрим далее). Если ресурс один, то Единицы=100%. В том случае, если операцию выполняет не один ресурс, а несколько необходимо указать, кто какой процент работы выполняет:

На вкладке Дополнительно указывается:

·предельная дата завершения задачи; устанавливается с помощью поля Крайний срок;

·тип задачи; выбор типа задачи выполняется с помощью раскрывающегося списка Тип задачи; расположенный рядом флажок Фиксированный объем работ позволяет указать, следует ли выполнять автоматический пересчет двух других взаимосвязанных параметров календарь задачи;

·использование для задачи индивидуального календаря позволяет выполнять ее во внеурочное время, по индивидуальному графику; назначение задаче календаря производится посредством его выбора из списка Календарь', по умолчанию установлен вариант Нет;

·ограничение задачи, здесь же можно пометить задачу как веху - это операция с нулевой длительностью, которая используется для обозначения важного события в календарном плане, то есть в поле Длительность поставить 0 дней, либо поставить флажок напротив Пометить задачу как веха:

На вкладке "Заметки" можно разместить более подробное описание операции:

После того как все необходимые данные об одной операции занесены в "Сведения о задаче" необходимо нажать на кнопку ОК.

Аналогичным образам заносятся и корректируются остальные операции.

Для того чтобы распределить задачи по уровням: выделить операцию ЛКМ (щелкнув один раз) и необходимо выбрать в меню Проект, Структура На уровень ниже или На уровень выше (в зависимости от того, главная операция или второстепенная). Самый высший уровень в данном проекте будет "Технорабочее проектирование комплекса задач "Управление качеством продукции и услуг", далее на втором уровне будут все Преобразователи ТСП и на третьем (нижнем уровне) будут все Документы (Д), Универсумы (U) и Программы (G).

Суммарная длительность реализации проекта составляет 102 рабочих дня. Список введенных операций и их длительность представлены в Приложении 3.

После того как все операции введены, необходимо назначить ресурсам Стандартную ставку и Ставку сверхурочных. Для этого нужно перейти на вкладку Ресурсы, находящуюся на панели в левой стороне экрана компьютера, и выбрать Выбор людей и оборудования для проекта:

Далее откроется лист с ресурсами, куда мы заносим названия трудовых и материальных ресурсов. Далее открываем диалоговое окно Сведения о ресурсах. На вкладке Затраты необходимо задать Стандартную ставку и Ставку сверхурочных:

Итак, лист ресурсов выглядит следующим образом:

Таким образом, группа состоит из пяти человек: Руководитель группы, Специалист 1, Специалист 2, Системный аналитик и Программист. Стандартная ставка (руб. /мес) и Ставка сверхурочных (руб. /ч) за час:

·Руководитель группы - 35 000 руб. / 300 руб.

·Специалист 1 - 25 000 руб. / 250 руб.

·Специалист 2 - 25 000 руб. / 250 руб.

·Системный аналитик - 23 000 руб. / 230 руб.

·Программист - 30 000 руб. / 300 руб.

Данная форма представлена в Приложении 4.

Полученные данные по ресурсам можно просмотреть в меню Вид, Использование ресурсов, в левой части находится список ресурсов и работ, которые назначены тому или иному ресурсу, а в правой части находится таблица-календарь, на которой отражены ежедневные объемы работ в часах для каждого ресурса и вида работ. В данной таблице можно увидеть перезагрузку ресурсов (если ресурс перегружен, то он будет выделен красным цветом). Так же в таблице отражены пиковая загрузка, стандартную ставку (которую ввели ранее), ставку сверхурочных, затраты на каждый ресурс в зависимости от выполняемого объема работ и трудозатраты:

Более подробно таблица представлена в Приложении 5.

В данной таблице столбец Затраты составляет заработную плату труда работников в месяц:

·Руководитель группы - 36 750 руб.

·Специалист 1 - 22 500 руб.

·Специалист 2 - 22 500 руб.

·Системный аналитик - 25 300 руб.

·Программист - 31 500 руб.

Суммарные затраты на заработную плату составляют 138 550 руб.

Далее необходимо произвести расчет фиксированных затрат (затрат, которые не связанны с использованием ресурсов):

. Расходы на канцелярские товары:

К данным расходам относятся бумага, картриджи, скрепки, папки и др. Данные расходы составляют 1 500 руб. в месяц, в день - 75 руб.

. Амортизация основных средств:

На балансе предприятия находится 4 компьютера, стоимость которых составляет 30 000 рублей. Срок полезного использования одного ПК составляет 3 года. В данном случае годовая норма амортизации составляет 33% (100% / 3 года). Годовая сумма амортизационных отчислений по одному компьютеру составит 9 900 рублей (30 000 рублей*0,33). Тогда годовая амортизация четырех единиц основных средств составит 39 600 рублей

(9 900*4), в месяц - 3 300 рублей (39600/12), в день - 165 рублей (3300/20), (20 рабочих дней в месяце).

Суммарные фиксированные затраты в день получаться: 75 руб. + 165 руб. = 240 руб.

Далее в меню Вид выбираем Использование задач. Затем, чтобы просмотреть данные о затратах, необходимо оставаясь на листе Использование задач, еще раз через меню Вид, Таблица, Затраты. В итоге получаем таблицу со всеми затратами. Необходимо ввести дополнительно Фиксированные затраты. Для этого необходимо умножить ежедневные затраты = 240 рублей (расходы на амортизацию и канцелярские товары) на длительность операции. Далее полученные данные заносятся в столбец Фиксированные затраты напротив операций (кроме тех, которые являются суммарными). Далее в столбце Общие затраты получим затраты на каждую операцию с учетом фиксированных затрат и трудозатрат, а также общую стоимость проекта, которая составляет 160 870 руб. Данные расчеты и будут являться в проекте стоимости всего проекта (оценкой его стоимости):

Более подробно данные представлены в Приложении 6

В данном окне представлено 6 видов отчетов. Для выбора одного из вида отчетов либо дважды нажать на выбранный вид отчета, либо выделить вид отчета и нажать кнопку "Выбрать". Виды отчетов, которые необходимо сформировать для нашего проекта:

. "Обзорные отчеты" (или "Обзорные…"):

а) Сводка по проекту - в данном отчете отражены даты начала и окончания проекта, длительность, трудозатраты, затраты, состояние задачи и состояние ресурса (см. Приложение 7);

б) Рабочие дни - отчет, в котором указаны рабочие и нерабочие дни (см. Приложение 8).

. "Отчеты о затратах" (или "Затраты…"):

а) Движение денежных средств - отчет, в котором отражено распределение денежных средств на неделю. Итогом является сумма по строкам (то есть по каждой задаче в отдельности) и по столбцам (по каждой неделе в отдельности), а так же итоговая сумма необходимая для реализации всего проекта (см. Приложение 9);

б) Бюджет - в данном отчете отражены операции, длительность, фиксированные затраты для каждой операции в отдельности и суммарное их значение, общие затраты для каждой операции в отдельности и суммарное их значение, отклонение и оставшиеся равные общим затратам, так как проект в данном случае не отслеживается (см. Приложение 10);

в) Освоенный объем - данный отчет, необходим для определения того, что будут ли израсходованы предоставленные средства до завершения задачи. Отчет состоит из столбцов: БСЗР (базовая стоимость), БСВР (освоенный объем), ФСВР (фактические затраты по задаче), ОКП (отклонение от календарного плана), ОПС (отклонение по стоимости), ПОПЗ (предварительная оценка по завершении), БПЗ (бюджет по завершении), ОПЗ (отклонение по завершении). В данном проекте ПОПЗ = стоимости проекта, ОПЗ = отрицательному значению стоимости проекта, так как проект не выполняется (см. Приложение 11).

. "Отчеты о назначениях" (или "Назначения…"):

а) Дела по исполнителям - отражены все трудовые ресурсы и операции, которые они выполняют, а так же трудозатраты, задержка, начало и окончание выполнения операции (см. Приложение 12).

. "Отчеты по загрузке" (или "Загрузка…"):

а) Использование задач - в отчете отражено время работы того или иного специалиста назначенного на определенную операцию, выводится итоговая длительность за неделю и длительность для отдельной задачи и операции, а так же суммарное время, затраченное на проект в целом (см. Приложение 13);

б) Использование ресурсов - отражены ресурсы и для каждого список выполняемых ими операций, а так же время затраченное на выполнение как отдельно по ресурсам, так и на весь проект в целом (см. Приложение 14).

Описание операций технологического процесса обработки данных, необходимых для выполнения функций, комплексов задач, процедур:

üВвод данных. Данная операция выполняется при условии наличия ТСП технорабочего проекта комплекса задач "Управление качеством продукции и услуг" и доступа к заполнению Диаграммы Ганта. Необходимо данные разместить в столбцах по соответствующим данным наименование задачи, длительность, начало и окончание задачи, предшественники, название ресурсов.

üКорректировка. Выполняется при условии наличия ошибок и контроле при вводе информации. Корректировку можно выполнять на любой стадии выполнения проекта, при этом все измененные данные автоматически поменяются и во всех отчетах.

üПросмотр данных возможен, если начато выполнение первой операции, то есть имеется хотя бы одна запись в таблице (Диаграмма Ганта).

üОбработка осуществляется, если есть данные, которые необходимо обработать. Она выполняется при любых проводимых операциях.

üВыборка данных осуществляется с помощью сформированных отчетов, это возможность максимально удобного доступа к данным, то есть какие данные о проекте нам необходимо просмотреть, тот отчет и выбираем.

üВыходная информация представляет собой электронные или бумажные документы (в виде отчетов, различных таблиц или представлений). Отчеты могут быть выполнены только при наличии входной информации. Здесь также осуществляется группировка либо по задачам, либо по ресурсам, и осуществляется подсчет итоговых значений.

2.3.5 Аварийные ситуации

Действия в случае несоблюдения условий выполнения технологического процесса, в том числе при длительных отказах технических средств:

Под внешними причинами понимается в основном сбой в системе электричества. В этом случае при остановке работы программного средства останется только та информация, которая была сохранена при нажатии специальной клавиши "Сохранить". В данном случае никаких действий не применяется. Информация, которая была введена или изменена после нажатия клавиши "Сохранить", то она не сохранится.

Действия по восстановлению программ или данных при отказе магнитных носителей или обнаружения ошибок в данных:

При ошибке в работе технических средств (будь то электронные носители, либо сами ЭВМ) необходимо всегда иметь резервную копию созданного или исправленного проекта на дискете, флеш-носителе, на жестком диске, либо попытаться восстановить информацию в специальных организациях. Обновлять копии рекомендуется ежедневно.

Действия в случаях обнаружения несанкционированного вмешательства в данные:

При несанкционированном использовании данных необходимо обратиться в службу безопасности и изменить уровень доступа на вашем рабочем месте.

Действия в других аварийных ситуациях:

При обнаружении сбоев в работе программного обеспечения (компьютера или самой программы) рекомендуется сохранить изменения, закрыть Microsoft Project, перезагрузить компьютер и попробовать продолжить работу с программой после перезагрузки. Если это не помогло, рекомендуется восстановить проект с резервных копий или обратиться к разработчикам.

2.3.6 Рекомендации по освоению

При освоении программы Microsoft Project "Технорабочее проектирование комплекса задач "Управление качеством продукции и услуг"" рекомендуется придерживаться данного руководства. Необходимо учитывать каждый пункт данного документа.

3. Расчет экономической эффективности

Методология определения эффективности проектирования ЭИС.

В качестве эффективности рассмотрим соотношение потребностей и затрат, т.е. эффективность - это величина эффекта, приходящаяся на единицу произведенных затрат.

Эффективность системы обработки данных - мера соотношения цены и затрат, а эффект может быть результатом внедрения какого-либо мероприятия, выраженного в стоимостной форме.

Существуют реальный и расчетный эффект. Расчетный эффект рассчитывается, реальный эффект можно получить сразу. При определении эффекта и реального, и расчетного рассчитывается прямой и косвенный эффект.

Прямой эффект в системе обработки данных - это тот эффект, который связан непосредственно с системой обработки данных.

Косвенный может проявляться через какие-то косвенные факторы, например прибыль, цену и т.д.

Основные показатели сравнительной эффективности создания и функционирования ЭИС:

.Годовая экономия текущих затрат, полученная от функционирования системы DСт.

2.Дополнительные капитальные вложения (КД), необходимые для создания системы.

.Срок окупаемости дополнительных капитальных вложений Т.

.Расчетный коэффициент дополнительных капитальных вложений Ер.

5.Годовой экономический эффект Э.

6.Годовая экономия затрат труда на обработку данных в системе DТ.

Рассмотрим эти показатели.

1.Годовая экономия текущих затрат складывается:

DСт = DСп + DСк, (1)

где DСп - прямая экономия, DСк - косвенная экономия.

Косвенную экономию мы рассматривать не будем. Прямая экономия, которую мы получаем от автоматизации обработки информации:

DСп = DСб - DСср, (2)

где DСб - базовый период - это тот период, который берется до внедрения системы; DСср - сравниваемый период, когда система работает в режиме автоматизации.

Показатель сравниваемого периода складывается из:

DСср = С1 + С2 + С4 + С5 + Спр, (3)

где С1 - затраты на оплату труда персонала; С2 - начисления на фонд оплаты труда; С3 - затраты на сырье, материалы (картриджи, бумага, комплектующие, спирт); С4 - амортизация оборудования, как правило, рассматривается линейная со сроком службы от 3 до 8 лет; С5 - прочие затраты (расходы на командировки, информационные расходы, плата за кредит, налоги, представительские расходы); Спр - предпроизводственные затраты, которые требуются дополнительно. Предпроизводственные затраты - затраты, которые могут быть произведены на создание (покупку) программных средств, на обучение специалистов и т.д.

.Дополнительные капитальные вложения (КД), в них входят: строительство, аренда большого помещения, ремонт, покупка дорогостоящего сетевого оборудования, средств связи. Стоимость капитальных вложений приводится к одному году функционирования системы, срок функционирования системы оговаривается.

. Срок окупаемости капитальных вложений

Т = КД / DСт, (4)

где DСт - годовая экономия текущих затрат; КД - капитальные вложения, приведенные к одному году.

. Расчетный коэффициент эффективности Ер.

Расчетный коэффициент эффективности есть величина, обратная Т:

Ер = 1/Т, (5)

Ен = 0,33 - нормативный коэффициент эффективности. Если расчетный коэффициент больше или равен Ен, то проект принимается к внедрению, т.е. создание ЭИС эффективно.

3.Годовой экономический эффект:

Э = DСт - КД · Ен; Ен = 0,1. (6)

4.Годовая экономия трудовых затрат:

DТ = DТб - DТср, (7)

где DТб - период базовый до внедрения системы; DТср - период сравниваемый, т.е. период работы системы в режиме автоматизации.

Теперь произведем расчет экономической эффективности для нашего проекта на основании изложенных выше формул:

Основным при расчетах является метод сопоставления базисного и отчетного периодов. В качестве базисного периода при переводе конкретных работ на автоматизацию принимают затраты на обработку информации до внедрения автоматизации (ручная обработка), а при совершенствовании действующей системы автоматизации экономических работ - затраты на обработку информации при прежнем уровне автоматизации.

Итак, сначала определим прямую экономию, определяемую по формуле (2). Рассчитаем сначала показатель базового периода. Предположим, в базовом периоде до автоматизации в управлении качеством продукции и услуг трудилось 9 человек. Средняя заработная плата одного работника в месяц составляет 20 000 руб., Таким образом, затраты на оплату труда за год составят 2 160 000 руб. (20 000*9*12 = 2 160 000). Амортизация в месяц составляет 6000 руб., в год 6 000*12 = 72 000 руб. Таким образом, затраты базового периода

DСб = 2 160 000+72 000 =2 232 000 руб.

Теперь найдем затраты сравниваемого периода, после внедрения автоматизации. Таким образом, затраты на оплату труда С1 за год составят 20 000*4 = 80 000 руб. Затраты С2, связанные с отчислением в социальный и пенсионный фонды (26% от оплаты труда), равны 80 000*0,26 = 20 800 руб. Затраты на амортизацию С3 составят 72 000 руб. Прочие затраты С5 (расходы на командировки, информационные расходы, плата за кредит, налоги, представительские расходы) составляют 200 000 руб. Предпроизводственные Спр затраты составляют 100 000 руб. Таким образом, затраты сравниваемого периода по формуле (3):

DСср = 80 000+20 800+72 000+200 000+100 000=472 800 руб.,

Таким образом, годовая экономия, равная в данном случае прямой экономии

DСт =DСп = DСб - DСср = 2 232 000 - 472 800 = 1 759 200 руб.

Дополнительные капитальные вложения КД в нашем случае равны общим затратам при проектировании в Microsoft Project, то есть 160 870 руб.

Срок окупаемости капитальных вложений:

Т = КД / DСт = 160 870/ 1 759 200 = 0,0914

Расчетный коэффициент эффективности есть величина, обратная Т:

Ер = 1/Т =1/0,0914 =10,94

Расчетный коэффициент больше 0,33, следовательно, автоматизация проекта Управления качеством продукции и услуг эффективна.

Годовой экономический эффект:

Э = DСт - КД · Ен = 1 759 200 - 160 870* 0,1 = 1 743 113 руб.

Заключение

Данный курсовой проект посвящен управлению проектом с использованием программного продукта Microsoft Project. Был создан технорабочий проект комплекса задач "Управление качеством продукции и услуг" и произведен расчет его стоимости. Прежде чем приступить к курсовому проекту была разработана ТСП технорабочего проекта с помощью Microsoft Word.

В курсовом проекте описана Постановка комплекса задач, а именно экономико-организационная сущность комплекса задач "Управления качеством продукции и услуг" четырех выбранных задач: Задачи оперативного планирования объема выпуска продукции по категориям качества, Задачи расчета и диагностики оптимальных значений показателей качества, Задачи оперативного учета брака и сдачи бездефектной продукции, Задачи оперативного учета качества труда работников.

Дана характеристика и описание программы Microsoft Project, подробно было рассмотрено и изучено назначения и условия применения программы.

Так же было разработано "Руководство пользователя", в котором был рассмотрен процесс создания технорабочего проекта.

Произведен расчет экономической эффективности с помощью Методология определения эффективности проектирования ЭИС

В результате проделанной работы так же были получены следующие результаты непосредственно связанные с Microsoft Project:

üОптимальный срок создания данного проекта составила 102 рабочих дня.

üСоздана группа, которая состоит из пяти человек, те трудовые ресурсы, которые назначены на реализацию проекта автоматизированной системы управления.

üТрудовые затраты на все время проектирования составили 138 550 рублей.

üОбщая стоимость на реализацию проекта "Управление качеством продукции и услуг" составила 160 870 руб.

В заключении можно сказать, что Microsoft Project является эффективным инструментом при проектировании автоматизированных систем. С его помощью не сложно разрабатывать проекты, планировать ресурсы (как трудовые, так и материальные) и затраты на создание проекта, отслеживать выполнение работ, за движением денежных средств, так же самое главное устранять перезагрузки, оптимизировать проект, делать необходимые корректировки в ходе работы, составлять различного рода отчеты, осуществлять управление стоимостью проекта.

Список использованной литературы

1.Пайрон Тимоти. Использование Microsoft Project 2002. Специальное издание: Пер. с англ., Изд. дом "Вильямс", М., 2008, 1184 с.

2.Гультяев А.К. MS Project 2006. Управление проектами. Русифицированная версия. - СПб., Изд. КОРОНА принт, 2008, 592 с.

.Богданов В.В. Управление проектами в Microsoft Project 2006. Учебный курс. СПб., Питер, 2007, 640 с.

.Рузакова О.В. Проектирование экономических информационных систем: Учеб. пособие, Изд-во Урал. гос. экон. ун-та, Екатеринбург, 2007, 163 с.

.Смирнова Н.Г., Сорокин А.А., Тельнов Ф.Ю. Проектирование экономических информационных систем: Учебник, Изд. Финансы и статистика, М., 2008, 512 с

.Гиссин В.И. Управление качеством продукции: Учебн. пособие. - Ростов н/Д: Феникс, 2006.

.Ильенкова С.Д. и др. Управление качеством: Учебник для вузов. - М.: Банки и биржи, ЮНИТИ, 2008.

Федеральное агентство по образованию Уральский государственный экономический университет Кафедра информационных систем в экономике

Больше работ по теме: