Учет расходов при уходе работника в трудовой отпуск

Учет расходов при уходе работника в трудовой отпуск

Приближается лето, а вместе с ним и жаркая пора отпусков. Наниматели обязаны вовремя начислить и выплатить работникам отпускные, а также произвести иные выплаты, связанные с трудовым отпуском. Рассмотрим, как отражаются в бухгалтерском и налоговом учете такие расходы.

Работники имеют право на трудовые отпуска при наличии оснований, предусмотренных Трудовым кодексом Республики Беларусь (далее - ТК) (ст. 149 ТК).

Трудовой отпуск предоставляется за работу в течение рабочего года (ежегодно) с сохранением прежней работы и среднего заработка (ст. 153 ТК). Порядок исчисления среднего заработка, сохраняемого за время трудового отпуска, определен законодательством (Инструкция о порядке исчисления среднего заработка, сохраняемого в случаях, предусмотренных законодательством, утвержденная Постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 10.04.2000 №47). Наниматель обязан выплатить средний заработок за время трудового отпуска не позднее чем за два дня до его начала, а работнику, с которым заключен контракт на условиях Декрета Президента Республики Беларусь от 26.07.1999 №29 «О дополнительных мерах по совершенствованию трудовых отношений, укреплению трудовой и исполнительской дисциплины» (далее - Декрет №29), - не позднее чем за один день (ст. 176 ТК, п. 4 Декрета №29). В случае нарушения указанных сроков отпуск по желанию работника переносится на другое определяемое по договоренности с нанимателем время текущего рабочего года (п. 5 ч. 1, ч. 3 ст. 171 ТК).

Учет отпускных в составе себестоимости и затратах при налогообложении прибыли

Суммы среднего заработка, сохраняемого за время трудовых отпусков, предоставляемых в соответствии с трудовым законодательством (гл. 12 ТК), относятся на себестоимость продукции (работ, услуг). В целях равномерного включения сумм отпускных в себестоимость организацией согласно учетной политике и / или в порядке, установленном специальными нормативными правовыми актами, может создаваться резерв предстоящих расходов на оплату отпусков (Инструкция по применению Типового плана счетов бухгалтерского учета, утвержденная Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 30.05.2003 №89 (далее - Инструкция №89) (счета 70, 96)). Необходимо отметить, что часть сумм отпускных, начисленных за дни отпуска, приходящиеся на следующие отчетные месяцы, отражается в составе расходов будущих периодов.

В затраты, учитываемые при налогообложении прибыли, включаются суммы оплаты трудовых отпусков, за исключением предоставляемых по коллективному договору сверх предусмотренных законодательством (п. 1 ст. 130, абз. 6 подп. 1.3 ст. 131 Налогового кодекса Республики Беларусь (далее - НК)). В случае формирования резерва предстоящих расходов на оплату отпусков при налогообложении прибыли учитываются отчисления в резерв предстоящих расходов на оплату отпусков, создаваемый в установленном порядке. Расходы, производимые в дальнейшем за счет резерва, не учитываются при налогообложении прибыли (подп. 2.5 ст. 130, подп. 1.19 ст. 131 НК).

Подоходный налог

Суммы отпускных признаются доходом работника, который подлежит обложению подоходным налогом. При этом доходы, исчисленные в одном месяце, но приходящиеся на другие месяцы, включаются в доходы того месяца, за который они начислены. При наличии у работника оснований на льготы его доходы, подлежащие налогообложению, могут быть уменьшены на сумму налоговых вычетов, применяемых последовательно в соответствии со ст. 164 - 166 НК (п. 2 ст. 175, подп. 1.6 ст. 154, подп. 3.1 ст. 175, п. 3 ст. 156 НК). Исчисленную сумму подоходного налога наниматели, являющиеся налоговыми агентами, обязаны удержать из доходов работника при их фактической выплате. В бюджет удержанный налог перечисляется не позднее дня фактического получения в банке наличных денежных средств на выплату дохода и (или) дня перечисления дохода со счетов налоговых агентов в банке на счета плательщика либо по его поручению на счета третьих лиц в банках (п. 8, 9 ст. 175 НК).

Доходы социального характера (выплаты на оздоровление к отпуску, оплата путевок на лечение и отдых и т.п.) освобождаются от обложения подоходным налогом (подп. 1.19, 1.26 ст. 163 НК):

в пределах 150 базовых величин - при получении от нанимателей, являющихся местом основной работы работников;

в пределах 10 базовых величин - от нанимателей, не выступающих в качестве места основной работы;

в пределах 30 базовых величин - от профсоюзных организаций членами этих профсоюзных организаций.

Страховые взносы в ФСЗН и Белгосстрах

Суммы начисленных работникам отпускных являются объектом для начисления:

обязательных страховых взносов в Фонд социальной защиты населения Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь (далее - страховые взносы в ФСЗН), но не выше четырехкратной величины средней заработной платы работников в республике за месяц, предшествующий месяцу, за который уплачиваются обязательные страховые взносы (ст. 2 Закона Республики Беларусь от 29.02.1996 №138-XIII «Об обязательных страховых взносах в Фонд социальной защиты населения Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь»);

взносов на профессиональное пенсионное страхование (далее - страховые взносы на ППС), но не выше трехкратной величины средней заработной платы работников в республике за месяц, предшествующий месяцу, за который взносы на профессиональное пенсионное страхование уплачиваются (п. 2 ст. 7 Закона Республики Беларусь от 05.01.2008 №322-З «О профессиональном пенсионном страховании»; ч. 3 п. 2 Положения о критериях оценки условий труда для отдельных категорий работников и (или) особенностей (видов) выполняемых работ для целей профессионального пенсионного страхования и порядке их применения, утвержденного Постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 09.10.2008 №1490);

страховых взносов по обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний Белорусскому республиканскому унитарному страховому предприятию «Белгосстрах» (далее - страховые взносы в Белгосстрах) (ч. 1 п. 2 Положения о порядке уплаты страховщику страховых взносов по обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, утвержденного Постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 10.10.2003 №1297 (далее - Положение №1297)).

Страховые взносы в ФСЗН и на ППС начисляются на суммы отпускных в тех месяцах, на которые они приходятся согласно лицевым счетам работников. Например, если в апреле 2011 г. начислены отпускные, приходящиеся на апрель и май, то страховые взносы на суммы отпускных текущего месяца (за дни, приходящиеся на апрель 2011 г.) начисляются в апреле, на суммы будущего месяца (за дни, приходящиеся на май) - в мае. Страховые взносы уплачиваются организациями не позднее установленного дня выплаты заработной платы за истекший месяц. При этом наниматели - коммерческие организации со средней численностью работников за календарный год до 100 человек включительно уплачивают эти взносы не реже одного раза в квартал, но не позднее дня выплаты заработной платы за последний месяц отчетного квартала (п. 4 Положения об уплате обязательных страховых взносов, взносов на профессиональное пенсионное страхование и иных платежей в Фонд социальной защиты населения Министерства труда и социальной защиты, утвержденного Указом Президента Республики Беларусь от 16.01.2009 №40).

Страховые взносы в Белгосстрах на суммы отпускных, приходящиеся на разные месяцы, начисляются в соответствующей части в том месяце, на который они приходятся. Уплата взносов в Белгосстрах производится не позднее 25-го числа месяца, следующего за кварталом, в котором начислены выплаты, производимые работникам (ч. 3 п. 2, п. 5 Положения №1297).

При получении в банке в течение текущего месяца средств на выплату отпускных организация вправе представить в банк справку о том, что срок исполнения обязательств по уплате страховых взносов в ФСЗН и на ППС не наступил, поскольку страховые взносы за текущий месяц уплачиваются не позднее установленного дня выплаты заработной платы за истекший месяц. В отношении страховых взносов в Белгосстрах подавать такую справку не нужно (подп. 1.3 Указа Президента Республики Беларусь от 07.02.2006 №71 «О мерах по обеспечению своевременной уплаты подоходного налога с физических лиц и отдельных страховых взносов»).

Выплаты социального характера в пользу работников являются объектом исчисления страховых взносов в ФСЗН, на ППС, в Белгосстрах, за исключением случаев, когда такие расходы связаны с оздоровлением работников, их детей (п. 15, 25 Перечня выплат, на которые не начисляются взносы по государственному социальному страхованию, в том числе по профессиональному пенсионному страхованию, в Фонд социальной защиты населения Министерства труда и социальной защиты и по обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний в Белорусское республиканское унитарное страховое предприятие «Белгосстрах», утвержденного Постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 25.01.1999 №115).

Особенности отражения отпускных в бухгалтерском учете

Если резерв на оплату отпусков не создается

Условие

Работнику по месту основной работы в апреле 2011 г. в соответствии с законодательством предоставлен трудовой отпуск продолжительностью 24 календарных дня (с 11.04.2011 по 06.05.2011). Сумма начисленных в этом месяце отпускных составила 1855200 руб., в том числе приходящаяся на апрель - 1546000 руб., на май - 309200 руб. У работника есть трое детей в возрасте до 18 лет.

Установленный в организации срок выплаты заработной платы - 17-е число месяца, следующего за истекшим. Средняя численность работников в организации - 120 человек.

Решение

В бухгалтерском учете организации будут произведены следующие записи (другие начисления не рассматриваются):

Содержание операцииД-тК-тСумма, руб.Бухгалтерские записи в апреле 2011 г.Начислены отпускные, приходящиеся на апрель20, 23, 25, 26, 44 и др.701546000Начислены отпускные, приходящиеся на май9770309200Удержан подоходный налог <1> ((1546000 - 292000 - (162000 x 3)) x 12% + + (309200 -292000 - 17200 <2>) x 12%)7068-492160Начислены страховые взносы в ФСЗН на сумму отпускных, приходящуюся на апрель (1546000 x 34%)20, 23, 25, 26, 44 и др.69525640Удержан страховой взнос в ФСЗН с суммы отпускных, приходящейся на апрель (1546000 x 1%)706915460Начислены страховые взносы в Белгосстрах на сумму отпускных, приходящуюся на апрель (условно 0,7%) (1546000 x 0,7%)20, 23, 25, 26, 44 и др.7610822Перечислен в бюджет подоходный налог68-45192160Получены в банке наличные денежные средства для выплаты отпускных (1855200 - 92160 - 15460)50511747580Выплачены отпускные наличными денежными средствами из кассы организации <3>70501747580Бухгалтерские записи в мае 2011 г.Перечислены взносы в ФСЗН (не позднее дня выплаты заработной платы за апрель 2011 г., т.е. 17.05.2011) (525640 + 15460)6951541100Списана на затраты сумма отпускных, приходящаяся на май20, 23, 25, 26, 44 и др.97309200Начислены страховые взносы в ФСЗН на сумму отпускных, приходящуюся на май (309200 x 34%)20, 23, 25, 26, 44 и др.69105128Удержан страховой взнос в ФСЗН с суммы отпускных, приходящейся на май (309200 x 1%)70693092Начислены страховые взносы в Белгосстрах на сумму отпускных, приходящуюся на май (309200 x 0,7%)20, 23, 25, 26, 44 и др.762164Бухгалтерские записи в июне 2011 г.Перечислены взносы в ФСЗН (не позднее дня выплаты заработной платы за май 2011 г., т.е. 17.06.2011) (105128 + 3092)6951108220Бухгалтерские записи в июле 2011 г.Перечислены взносы в Белгосстрах (не позднее 25.07.2011) (10822 + 2164)765112986

<1> Работник имеет право на стандартные налоговые вычеты: в размере 292000 руб. при определении дохода за апрель и май 2011 г., так как доход, полученный за каждый из месяцев, не превышает 1766000 руб.; в размере 162000 руб. на каждого ребенка в месяц (162000 руб. x 3) - как плательщик, имеющий троих детей в возрасте до 18 лет (подп. 1.1, ч. 7 подп. 1.2 ст. 164 НК). При начислении в последующем доходов, приходящихся на апрель и май 2011 г. (заработной платы, других выплат), подоходный налог с учетом налогового вычета в размере 292000 руб. необходимо пересмотреть.

<2> Причитающиеся плательщику налоговые вычеты на детей, приходящиеся на отпускные за май 2011 г., превышают сумму отпускных. В этом случае налоговые вычеты применяются в пределах начисленного дохода.

<3> Отпускные работнику должны быть выплачены не позднее 08.04.2011 (двухдневный срок (ст. 176 ТК) исчисляется в соответствии со ст. 10 ТК в календарных днях).

Если резерв на оплату отпусков создается

Создание резерва предстоящих расходов на оплату отпусков и его использование отражается в бухгалтерском учете с использованием счета 96 «Резервы предстоящих расходов».

Резерв на оплату отпусков образуется организацией ежемесячно путем умножения фактически начисленной работникам заработной платы и процента, исчисленного соотношением годовой плановой суммы на оплату отпусков к общему плановому фонду заработной платы рабочих. Данный резерв формируется с учетом отчислений на социальное страхование.

Правильность образования и использования резерва периодически (а на конец года обязательно) проверяется по данным смет, расчетов и т.п. Это обусловлено тем, что резерв создается исходя из плановых данных об оплате труда, а фактические расходы по использованию резерва могут не совпадать с образованным резервом (например, в штатное расписание могут вноситься изменения, работник в течение года не использовал отпуск). При наличии расхождений корректировки вносятся методом «красное сторно» или дополнительной записью.

Условие

Работнику организации (по месту основной работы) в мае 2011 г. в соответствии с законодательством предоставлен трудовой отпуск продолжительностью 24 календарных дня (с 16.05.2011 по 08.06.2011). Сумма начисленных в этом месяце отпускных составила 1377600 руб., в том числе приходящаяся на май - 918400 руб., на июнь - 459200 руб.

Установленный в организации срок выплаты заработной платы - 15-е число месяца, следующего за истекшим. Средняя численность работников в организации составляет 20 человек.

В соответствии с учетной политикой в бухгалтерском учете организации создается резерв предстоящих расходов на оплату отпусков. Ежемесячные отчисления в этот резерв в 2011 году составляют 6,7%. Фактически начисленная заработная плата работников организации за май 2011 г. (с учетом отчислений в ФСЗН) - 31240000 руб.

Решение

В бухгалтерском учете организации будут произведены следующие записи (другие начисления не рассматриваются):

Содержание операцииД-тК-тСумма, руб.Бухгалтерские записи в мае 2011 г.Начислены отпускные, приходящиеся на май9670918400Начислены отпускные, приходящиеся на июнь9770459200Удержан подоходный налог ((918400 - 292000) x 12% + (459200 - - 292000) x 12%)7068-495232Начислены страховые взносы в ФСЗН на сумму отпускных, приходящуюся на май (918400 x 34%)9669312256Удержан страховой взнос в ФСЗН с суммы отпускных, приходящейся на май (918400 x 1%)70699184Начислены страховые взносы в Белгосстрах на сумму отпускных, приходящуюся на май (условно 0,5%) (918400 x 0,5%)20, 23, 25, 26, 44 и др.764592Перечислены отпускные на карт-счет работника (1377600 - 95232 - 9184 - 4)70511273180Отражено формирование резерва предстоящих расходов на оплату отпусков (31240000 x 6,7%)20, 23, 25, 26, 44 и др.962093080Бухгалтерские записи в июне 2011 г.Списаны за счет резерва суммы отпускных, приходящиеся на июнь 2011 г.9697459200Начислены страховые взносы в ФСЗН на сумму отпускных, приходящуюся на июнь (459200 x 34%)9669156128Удержан страховой взнос в ФСЗН с суммы отпускных, приходящейся на июнь (459200 x 1%)70694592Начислены страховые взносы в Белгосстрах на сумму отпускных, приходящуюся на июнь (459200 x 0,5%)20, 23, 25, 26, 44 и др.762296Бухгалтерские записи в июле 2011 г.Перечислены взносы в ФСЗН (не позднее дня выплаты заработной платы за июнь (последнего месяца отчетного квартала), т.е. 15.07.2011) (312256 + 9184 + 156128 + 4592)6951482160Перечислены взносы в Белгосстрах (не позднее 25.07.2011) (4592 + 2296)76516888

Бухгалтерский и налоговый учет иных выплат к отпуску

Нанимателями на основании коллективного договора, соглашения, трудового договора при предоставлении трудового отпуска могут производить работникам выплаты, носящие социальный характер, например:

материальную помощь на оздоровление;

оплату путевок на лечение и отдых, экскурсий и путешествий.

Такие расходы списываются на внереализационные расходы или за счет нераспределенной прибыли и не учитываются при налогообложении прибыли (абз. 14 подп. 1.3 ст. 131 НК).

Отражение материальной помощи

Условие

Работнику организации, являющейся местом его основной работы, согласно коллективному договору к отпуску выплачена материальная помощь на оздоровление в размере 1700000 руб. Иные выплаты социального характера в 2011 году работнику не производились.

Решение

В бухгалтерском учете организации будут произведены следующие записи:

Содержание операцийД-тК-тСумма, руб.Начислена к отпуску материальная помощь на оздоровление92-2701700000Выплачена из кассы организации материальная помощь <4>70501700000учет отпуск бухгалтерский налоговый

<4> Материальная помощь не облагается подоходным налогом, поскольку ее размер не превышает 150 базовых величин 5250000 руб. (150 x 35000). С этой выплаты также не начисляются страховые взносы как связанные с оздоровлением работника.

Больше работ по теме: