Учет расчетов с поставщиками средствами СУБД MS Access

 

Тема курсовой работы

Автоматизация предметной области

Учет расчетов с поставщиками средствами СУБД MS Access

Москва 2014

Введение

Современный этап развития человеческой цивилизации характеризуется переходом к информационному обществу, в котором, в результате процессов информатизации и компьютеризации информационные технологии во всех сферах деятельности играют важную роль. В связи с этим решение проблем рационального использования современных и перспективных методов и средств обработки информации в практической (профессиональной) деятельности людей приобретает первостепенное значение.

Это обусловлено рядом причин. Во-первых, таковы актуальные потребности общества, связанные с необходимостью решения все более усложняющихся политических, экономических, военных и других проблем различного масштаба (глобальных, региональных, государственных, национальных и т. п.). Во-вторых, это единственный путь значительного повышения эффективности профессиональной деятельности человека. В-третьих, широкое распространение получили технические и программные средства, позволяющие реализовать новые технологии при приемлемом расходовании ресурсов.

Основные идеи современной информационной технологии базируются на концепции, согласно которой данные должны быть организованы в базы данных с целью адекватного отображения изменяющегося реального мира и удовлетворения информационных потребностей пользователей. Эти базы данных создаются и функционируют под управлением специальных программных комплексов, называемых системами управления базами данных (СУБД).

Увеличение объема и структурной сложности хранимых данных, расширение круга пользователей информационных систем привели к широкому распространению наиболее удобных и сравнительно простых для понимания реляционных (табличных) СУБД. Для обеспечения одновременного доступа к данным множества пользователей, нередко расположенных достаточно далеко друг от друга и от места хранения баз данных, созданы сетевые мультипользовательские версии БД, основанных на реляционной структуре. В них тем или иным путем решаются специфические проблемы параллельных процессов, правильности и безопасности данных, а также санкционированного доступа.

Целью данной курсовой работы является создание базы данных в СУБД MS Access, которая автоматизирует учет расчетов с поставщиками.

Для достижения поставленной цели следует решить следующие задачи:

·Изучить предметную область «Учет расчетов с поставщиками»;

·Изучить систему управления базами данных Access;

·Разработать и проанализировать базу данных на основе полученных теоретических знаний;

·Реализовать защиту созданной базы данных.

1. Теоретические основы проектирования баз данных

.1 Теоретические основы расчетов с поставщиками

Поставщик - юридическое или физическое лицо (в т. ч. индивидуальный предприниматель), который на основе договора купли-продажи передает в собственность товары (работы, услуги), находящееся у него на праве владения, пользования и распоряжения покупателю, который в свою очередь обязуется оплатить эти товары (работы, услуги) в срок, обусловленный договором купли-продажи.

Условиями договора купли - продажи являются: порядок поставки товаров; ответственность за невыполнения договорных условий, в том числе штрафные санкции; срок действия договора; права и обязанности сторон; реквизиты сторон. Договор считается заключенным если сторонами достигнуто соглашение по существенным условиям договора. Договора купли-продажи считается согласованным, если позволяет определить наименование и количество товара.

В обязанности продавца по передаче товара входит передать покупателю товар предусмотренный договором купли - продажи. Если иное не предусмотрено договором купли-продажи, продавец обязан одновременно с передачей вещи передать покупателю ее принадлежности, а также относящиеся к ней документы (технический паспорт, сертификат качества, инструкцию по эксплуатации и т.п.), предусмотренные законом, иными правовыми актами или договором.

Движение товара от поставщика к потребителю оформляется товаросопроводительными документами, предусмотренными условиями поставки товаров и правилами перевозки грузов (накладной, товаротранспортной накладной, железнодорожной накладной, счетом или счетом-фактурой).

При выполнении работ или оказании услуг составляется акт выполненных работ по заказу покупателя.

Основанием возникновения расчетных отношений является совершение плательщиком действий, направленных на совершение платежа другому лицу (получателю).

На правовое регулирование расчетов направлен ряд нормативных актов различного уровня.

Прежде всего, необходимо выделить Гражданский кодекс Российской Федерации, устанавливающий формы расчетов и правовые основы расчетов, регулирующий договорные основы осуществления безналичных расчетов.

Случаи использования иностранной валюты в качестве средства платежа при осуществлении безналичных расчетов предусмотрены Федеральным законом от 10 декабря 2003г. №173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле» (с изменениями и дополнениями).

Правила, формы, сроки и стандарты осуществления безналичных расчетов устанавливает Банк России в соответствии с Федеральным законом от 10 июля 2002г. №86-ФЗ «О центральном банке Российской Федерации (Банке России)» (с изменениями и дополнениями).

Основания совершения платежа могут быть различны: оплата переданного имущества, выполненных работ, оказанных услуг, безвозмездная передача денежных средств и др.

Положение ЦБ РФ регулирует «административный» порядок совершения безналичных расчетов, тогда как гражданское устанавливает права и обязанности сторон по обязательству, порядок совершения сделки и т. д.

Существует три метода расчетов с поставщиками и подрядчиками:

·безналичный расчет;

·наличный расчет;

·расчет векселями.

Принимая во внимание, что основным отличительным признаком безналичных расчетных правоотношений является участие в них в качестве субъектов третьих лиц - банков и иных кредитных организаций, можно выделить ряд принципов правового регулирования безналичных расчетов:

. Безналичные расчеты осуществляются сторонами гражданско-правового обязательства через банки с открытых ими расчетных, текущих и иных счетов, условия которых позволяют производить платежи по распоряжению клиента;

. Участники расчетов могут выбирать в договоре любую форму расчетов, предусмотренную законом и установленными, банковскими правилами и применяемыми в банковской практике обычаями делового оборота. Банки не вправе отказать клиентам в совершении операций, определенных законом для счетов данного вида, установленными в соответствии с ним банковскими правилами, обычаями делового оборота, если иное не предусмотрено договором банковского счета;

. В расчетных гражданско-правовых отношениях средства со счетов списываются по распоряжению владельца счета, за исключением случаев, предусмотренных действующим законодательством либо договором между банком и клиентом. Волеизъявление владельца счета может быть выражено либо в форме прямого указания банку о перечислении средств, либо в форме письменного согласия на платеж по требованию, предъявленному третьим лицом;

. Банк не вправе определять и контролировать направление использования денежных средств, находящихся на счете клиента, и устанавливать не предусмотренные законодательными актами или договором ограничения его права распоряжаться денежными средствами по своему усмотрению;

. Банк, участвующий в расчетах по гражданско-правовому обязательству контрагентов, сам не становится стороной в этом обязательстве. Он является стороной договора банковского счета и лишь за его исполнение отвечает перед своим клиентом;

. Не допускается ограничение прав клиента на распоряжение денежными средствами, находящимися на счете, за исключением наложения ареста на денежные средства на счете или приостановления операций по счету в случаях, предусмотренных законом;

. Платежи со счетов производятся при наличии средств на счетах плательщика либо за счет банковского кредита, предоставленного плательщику;

. Безналичные расчеты производятся на основании документов установленной формы.

Заключение договора предполагает выполнение сторонами определенных обязательств, со стороны продавца - обязанность поставить качественный товар (работы, услуги), в обусловленный договором срок, а покупателем - принять и оплатить этот товар (работы, услуги) и оплатить его в срок.

Договором, как правило, предусмотрены штрафные санкции и неустойка за невыполнение условий договора.

Таким образом, письменная форма договора позволяет требовать выполнения определенных условий договора и является документом первой важности при подаче искового заявления в суд.

.2 Учет расчетов с поставщиками

Расчеты с поставщиками относятся к одному из видов расчетов в зависимости от субъектов участников отношений, возникающих в процессе финансово-хозяйственной деятельности.

Учет расчетов с поставщиками направлен на сбор и обобщение информации о расчетах за полученные покупателем товарно-материальные ценности, принятые заказчиком выполненные работы и потребленные услуги, расчетные документы по которым акцептованы и подлежат оплате через кредитную организацию.

Поставщиками являются организации, поставляющие товарно-материальные ценности (сырье и другие материалы, товары), оказывающие услуги (транспортные перевозки, обеспечение связи, коммунальные и прочие услуги), выполняющие работы (монтаж оборудования, погрузочно-разгрузочные работы и др.). Расчетный документ - это оформленное распоряжение плательщика (клиента или кредитной организации) о списании денежных средств со своего счета и перечислении их на счет получателя средств или на счет, указанный получателем средств (изыскателем).

Рассматриваемое направление учета расчетов относится к учету обязательств организации по оплате товаров, работ, услуг, возникающих в связи с их приобретением у сторонних организаций. В Гражданском кодексе РФ обязательство определяется как отношение, в силу которого должник должен совершить в пользу кредитора определенное действие, а кредитор вправе требовать от должника исполнения его обязанности.

Для бухгалтерского учета расчетов с поставщиками используется счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», на котором отражаются следующие сведения:

·о полученных товарно-материальные ценностях, принятых, выполненных работах и потребленных услугах, расчетные документы на которые акцептованы;

·о товарно-материальных ценностях, работах и услугах, на которые расчетные документы от поставщиков не поступили (неотфактурованные поставки);

·об излишках товарно-материальных ценностей, выявленных при их приемке;

·о выданных поставщикам авансах;

·о курсовых и суммовых разницах.

Счет 60 кредитуется на стоимость принимаемых к бухгалтерскому учету товарно-материальных ценностей, работ, услуг в корреспонденции со счетами учета этих ценностей либо соответствующих затрат. За услуги по доставке материальных ценностей, переработке материалов на стороне записи по кредиту счета 60 производятся в корреспонденции со счетами учета производственных запасов, товаров, расходов на производство и продажу и др.

На суммы НДС, подлежащие оплате поставщикам, в бухгалтерском учете производится запись по дебету счета 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям», субсчет 19-3 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным материально-производственным запасам (МПЗ)» в корреспонденции с кредитом счета 60, если в соответствии с законодательством НДС подлежит вычету.

При поступлении товарно-материальных ценностей, на которые не получены расчетные документы поставщиков, по кредиту счета 60 отражается стоимость ценностей, исходя из цены и других условий, предусмотренных договором. Если цена не указана и не может быть установлена исходя из условий договора, то для определения величины кредиторской задолженности принимается цена, по которой в сравнимых обстоятельствах организация обычно определяет цену в отношении аналогичных ценностей.

Счет 60 дебетуется на суммы исполнения обязательств, включая авансы и предварительную оплату, в корреспонденции со счетами учета денежных средств, расчетов с покупателями, заказчиками, иными организациями. Возвращенные поставщиком неиспользованные суммы аванса отражают по дебету счетов учета денежных средств и кредиту счета 60. Ранее выданные, но не востребованные авансы списывают на убытки организации.

В аналитическом учете по счету 60 ведется учет по каждому поставщику по отдельным договорам поставки с целью группировки и обобщения информации в разрезе:

·акцептованных расчетных документов, срок оплаты которых не наступил;

·неоплаченных в срок расчетных документов;

·неотфактурованных поставок;

·авансов выданных;

·выданных векселей, срок оплаты которых не наступил;

·просроченных оплатой векселей;

·полученных коммерческих кредитов;

·других признаков.

При использовании в организации журнально-ордерной формы учета расчеты с поставщиками отражаются в журнале-ордере № 6 по предъявленным счетам. Аналитический учет расчетов с поставщиками при расчетах в порядке плановых платежей ведется в ведомости № 5. В конце месяца данные этой ведомости общими итогами по корреспондирующим счетам включают в журнал-ордер № 6.

1.3 Характеристика объектов СУБД MS Access

Access ориентирована на работу с объектами, к которым относятся таблицы базы данных, запросы, а также объекты приложений для работы с базой данных: формы, отчеты, страницы, макросы и модули.

Для типовых процессов обработки данных - просмотра, обновления, поиска по заданным критериям, получения отчетов - в Access имеются средства конструирования форм, запросов, отчетов и страниц. Объекты приложений состоят из графических элементов, называемых элементами управления. Основные элементы управления служат для связи объектов с записями таблиц, являющихся источниками данных.

При создании приложений пользователя также используются средства программирования, реализуемые объектами другого типа - макросами и модулями на языке программирования VisualBasicforApplications (VBA).

Объекты представлены в окне базы данных Access. Все операции по работе с объектами базы данных и приложений начинаются в этом окне.

Таблицы (Tables) создаются пользователем для хранения данных об одном информационном объекте модели данных предметной области. Таблица состоит из полей (столбцов) и записей (строк). Каждое поле содержит одну характеристику объекта предметной области. В записи собраны сведения об одном экземпляре этого объекта.

Запросы (Queries) создаются пользователем для выборки нужных данных из одной или нескольких связанных таблиц. Результатом выполнения запроса является таблица, которая может быть использована наряду с другими таблицами БД при обработке данных. Запрос может формироваться в виде запросов по образцу (QBE) или с помощью инструкции SQL - языка структурированных запросов. С помощью запроса можно также обновить, удалить или добавить данные в таблице или создать новые таблицы на основе уже существующих.

Формы (Forms) являются основным средством создания диалогового интерфейса приложения пользователя. Форма может создаваться для ввода и просмотра взаимосвязанных данных базы на экране в удобном виде, который соответствует привычному для пользователя документу. Формы также могут использоваться для создания панелей управления в приложении.

Отчеты (Reports) предназначены для формирования выходных документов, содержащих результаты решения задач пользователя, и вывода их на печать.

Страницы (Pages) доступа к данным являются диалоговыми Web-страницами, которые поддерживают динамическую связь с базой данных и позволяют просматривать, редактировать и вводить данные в базу, работая в окне браузера.

Макросы (Macros). Макрос является программой, которая содержит описание последовательности действий, выполняемых при наступлении некоторого события в объекте или элементе управления приложения. Каждое действие реализуется макрокомандой. Создание макросов осуществляется в диалоговом режиме путем выбора нужных макрокоманд и задания параметров, используемых ими при выполнении.

Модули (Modules) содержат процедуры на языке VBA. Могут создаваться процедуры-функции, которые разрабатываются пользователем для реализации нестандартных функций в приложении пользователя, и процедуры для обработки событий. В Access для удобства пользователя объекты базы данных могут объединены в группы по функциональному или иному признаку. Группы содержат ссылки на объекты базы данных различных типов.

В окне базы данных Access наряду со списком созданных объектов представлены ярлыки (shortcuts), которые предназначены для быстрого запуска мастеров или конструктора создания нового объекта.

Все таблицы базы данных, а также другие объекты Access: формы, запросы, отчеты, макросы и модули, построенные для этой базы, и внедренные объекты могут размещаться на диске в одном файле формата .mdb. Это упрощает технологию ведения базы данных и приложения пользователя. Обеспечивается высокая компактность размещения всех объектов БД на диске и эффективность обработки данных. Страницы доступа к данным Access сохраняются в отдельных файлах, в файле БД размещаются только ссылки на них.

Пакет Access входит в расширенную (профессиональную) поставку пакета MS Office и является более сложным в использовании по сравнению с пакетами Word и Excel.

Назначением MS Aссess является создание и использование базы данных.

База данных - набор логически связанной информации о некоторой области человеческой деятельности; база данных состоит из одной или нескольких связанных между собой таблиц; одна база данных пакета Access содержится в специальном файле с расширением .mdb (пример файла базы данных: Сотрудники.mdb).

Система управления базами данных (СУБД) - набор программ, которые реализуют все необходимые операции с базами данных (создание, заполнение, хранение, обработка, вывод).

Таблица - набор записей одного и того же типа (например - набор сведений о поставщиках организации); таблицы являются основой современной базы данных; каждая таблица должна иметь имя, уникальное для данной базы.

Запись - набор полей, описывающих структуру хранящейся в таблице информации (например - какие сведения о поставщиках должны храниться в таблице); поля в одной записи должны быть логически связаны друг с другом.

Поле - элементарная логически неделимая единица информации в базе данных (примеры полей: имя поставщика, контактная информация и тд.); каждое поле должно иметь уникальное имя и тип; тип поля зависит от типа хранящейся в нём информации; основными типами полей являются: числовой, текстовый (текст до 255 символов), счетчик (целые числа по порядку), поле MEMO (большой произвольный текст), дата/время, денежный, поле объекта OLE (любое изображение); некоторые поля в таблице имеют специальное использование и называются ключевыми.

Ключевое поле (ключ) - специальное поле, определяющее уникальность каждой записи в данной таблице; ключевым может быть любое поле или группа полей, лишь бы они имели уникальный набор значений для каждой записи в таблице; в большинстве случаев уникальность обеспечивается введением в запись специального поля - порядкового номера или, когда записи (тип-счетчик); при удалении или добавлении в таблицу записей, уникальность значений этих полей отслеживается автоматически; ключевые поля имеют и другое использование, например - для сортировки данных по порядку и для связи таблиц друг с другом.

Простейшая база данных состоит из одной таблицы. Для хранения данных о поставщиках организации можно создать следующую простейшую таблицу с именем «поставщики» (табл. 1):

Таблица 1

КодФИООрганизацияАдресТелефон1Голубев Игорь ПетровичOOO «Константа»Г. Москва, ул. Первомайская, д.198-915-365-43-122Комарова Ольга ВладимировнаООО «Белый медведь»Г. Москва, ул. Новая, д. 548-965-916-24-44

Большинство реальных баз данных состоит из нескольких связанных таблиц. Необходимость использования нескольких таблиц объясняется тем, что каждая таблица по возможности не должны содержать записи, в которых много повторяющихся данных. Это с одной стороны уменьшает объем хранимой информации, а с другой - устраняет избыточность информации в таблицах и существенно повышает эффективность использования базы данных.

Разбиение всей хранимой информации в базе данных информации по отдельным таблицам является достаточно сложным и требует определенных знаний и опыта. Основой подобного разбиения является специальный математический аппарат реляционной алгебры.

Существуют специальные программные системы, которые на основе анализа обрабатываемых данных позволяют найти наилучшую структуру базы данных. Если две таблицы базы данных связаны между собой, то чаще всего тип этой связи определяется как «Один ко многим», т.е. одной записи в одной (главной) таблице соответствует несколько записей в другой (подчиненной) таблице.

Связь таблиц выполняется с помощью ключевых полей: подчиненная таблица кроме своего основного ключа содержит поле, имя и тип которого обычно совпадает с ключевым полем главной таблицы. Такое поле называют внешним ключом.

Работа с пакетом Access требует выполнения двух основных этапов:

·Создание базы данных;

·Использование базы данных для обработки информации.

В свою очередь, создание базы данных начинается с создания нового файла базы данных *.mdb и может выполняться следующим образом:

·Полное «ручное» описание структуры базы данных как набора таблиц, записей и полей;

·На основе имеющихся заготовок - шаблонов баз данных (всего их 22), из которых можно выбрать необходимые таблицы и поля.

Описание каждой таблицы включает в себя:

·Задание имени таблицы;

·Определение ключевого поля (обычно это поле счетчика-кода), которое задается на первом месте в списке полей;

·Перечисление всех остальных входящих в таблицу полей с указанием их имени и типов.

После описания таблиц надо установить между ними связь с помощью внешних ключей. Для этого используется специальный визуальный инструмент, запускаемый по кнопке «Схема данных» на панели инструментов. Он позволяет выбрать связываемые таблицы и с помощью мыши «протянуть» связь между одноименными полями таблиц.

После этого можно начинать самый неинтересный, но необходимый этап - заполнение созданной базы информацией. Для этого обычно создаются специальные объекты - формы. Их назначение - ввод и дальнейшее редактирование хранящихся в базе данных. Форма - это набор полей ввода, соответствующих полям конкретной таблицы. Проще всего форму можно создать для конкретной таблицы автоматически с помощью кнопки «Новый объект/Автоформа». Каждой фирме присваивается имя, под которым она сохраняется в файле базы данных и может быть использована в дальнейшем.

Использование созданной и заполненной базы данных основывается еще на двух основных понятиях - запрос и отчет. Запрос позволяет выполнить с хранящимися данными необходимые действия.

Различают следующие типы запросов:

·На выборку данных;

·На добавление записей;

·На удаление и редактирование записей.

Наиболее часто используются запросы на выборку данных. Формирование запросов выполняется с помощью специального конструктора, который позволяет указать используемые в запросе таблицы, поля и задать условия отбора данных. Созданные запросы сохраняются в файле базы данных и могут использоваться многократно. На основе любого существующего запроса можно построить новый, изменив набор полей и условия отбора.

1.4 Защита баз данных

Архитектура защиты Access

Access хранит информацию о защите в двух местах. Во время установки программа «Setup» создаёт в папке \ProgramFiles\MicrosoftOfice\Office

стандартный файл рабочей группы (System.mdw), который впоследствии используется по умолчанию при запуске Access. Этот файл содержит информацию обо всех пользователях и группах. При создании базы данных Access сохраняет сведения о правах, предоставляемых конкретным пользователям и группам, в файле базы данных.

Учетные записи пользователей и групп хранятся в файле рабочей группы. Разрешение на доступ к конкретным объектам сохраняются в файле базы данных.

Расположение текущего файла рабочей группы хранится в реестре Windows. Можно использовать служебную программу Wrkadm.exe (администратор рабочих групп) для изменения текущего или определения нового файла рабочей группы. Кроме того, можно выбирать нужный файл рабочей группы во время выполнения приложения, задав соответствующий параметр командной строки в ярлыке запуска. Если вам приходится часто запускать в сети совместно используемое защищенное приложение, нужно позаботиться о том, чтобы системный администратор задал вашу рабочую группу, используемую по умолчанию, как общий файл в сетевой папке.

Каждая рабочая группа имеет уникальный внутренний идентификатор, генерирующий Access при определении файла рабочих групп. Любая база данных, созданная пользователем рабочей группы, принадлежит как этому пользователю, так и рабочей группе. Каждый пользователь и группа также имеет уникальный внутренний идентификатор, но можно дублировать один и тот же код пользователя и группы в нескольких рабочих группах. Когда вы назначаете права доступа к объекту своей базы данных, Aссess сохраняет в ней внутренний идентификатор пользователя или группы вместе с информацией о доступе. Таким образом, предоставленные вами права перемещаются вместе с файлом базы данных при копировании его в другую папку или на другой компьютер.

Пользователи, группы и разрешения

В общем случае компьютерная система защиты может быть открытой или закрытой. В открытой системе доступ, если только он не запрещен специально, предоставляется всем пользователям. В закрытой системе доступ предоставляется только тем, кому он был назначен. На первый взгляд, система защиты Access кажется открытой, поскольку вы можете запускать Access без регистрации, создавать базы данных, передавая их другим пользователям, которые могут открывать и изменять их по своему желанию. Но всё же система защиты Access является закрытой, создавая вид открытой системы, т.к. в стандартной рабочей группе, используемой по умолчанию, всегда имеются определенные встроенные коды пользователей и групп, общие для всех устанавливаемых копий Access.

Встроенные пользователи и группы

При установке Access всегда создается стандартная рабочая группа, содержащая один встроенный код пользователя и два встроенных кода групп. Код пользователя называется Admin, и для него не определен пароль. Access автоматически загружает вас с этим кодом и предоставляет вам все права к привилегии этого пользователя. При создании базы данных или нового объекта в базе данных ваш текущий код пользователя становится владельцем объекта и по умолчанию получает полные права на доступ к этому объекту. Поскольку большинство пользователей Microsoft Access никогда не включают защиту и загружаются как пользователи Admin, владельцем всего, что они создают, является универсальный код Admin.

Первой встроенной группой является группа Users. Все пользователи, в том числе и новые, становятся ее членами и не могут быть удалены из неё. Кроме того, внутренний идентификатор группы Users всегда один и тот же во всех устанавливаемых в мире копиях Access. Группе Users автоматически предоставляются полные права доступа к любому новому объекту или базе данных, которые вы создаёте. Это означает, что даже если пользователь зарегистрировался с кодом иным, чем Admin, он всё равно имеет полный доступ к вашим базам данным и объектам в них, поскольку пользователь всегда является членом универсальной группы Users.

Вторая встроенная группа называется Admins. Её внутренний идентификатор уникален для каждого файла рабочей группы и определяется на основе информации, которую вы предоставляете программе администратора рабочих групп при создании файла. По умолчанию в эту группу включен только пользователь Admin. Но, как показано ниже, вы можете определить другого пользователя, включить его в группу Admins и удалить пользователя Admin. Эта группа должна содержать, по крайней мере, одного пользователя.

Группа Admins обладает двумя основными привилегиями. Во-первых, члены группы Admins могут определять и изменять учетные записи пользователей и групп, а также устанавливать и менять пароли. Во-вторых, члены группы Admins имеют полный доступ к любым базам данных, созданным при использовании этого файла рабочей группы. Члены этой группы могут первоначально не иметь никаких разрешений на доступ к объектам, но могут назначить себе нужные права. Для понимания этого свойства важно иметь в виду, что любая база данных, созданная при использовании конкретного файла рабочей группы, наследует код этой рабочей группы. Членом группы Admins может быть любой пользователь в другом файле рабочей группы, но если коды рабочих групп не совпадают, этот пользователь не получит прав доступа к вашей бае данных.

Разрешения на доступ к объектам

В таблице, которая представлена ниже (Табл. 2), приведены разрешения, которые можно назначать базе данных или её объектам. Обратите внимание, что у владельца объекта может и не быть никаких конкретных разрешений, но он имеет право предоставлять все разрешения любому пользователю или группе, включая самого себя.

Таблица 2. Типы разрешения на доступ

РазрешениеОбъектРазрешённый доступОткрытие/запуск (Open/Run)База данных, форма, отчет, макросОткрытие базы данных, формы или отчета, запуск макроса. Любой пользователь может выполнять процедуры в модулях.Монопольный доступ (OpenExclusive)База данныхОткрытие базы данных для монопольного доступа. Без этого разрешения пользователь не может открыть базу данных и отключить других пользователей.Чтение макета (ReadDesign)Таблица, запрос, форма, отчет, макрос, модульПросмотр объектов в режиме конструктора. Если для таблицы или запроса предоставлен любой тип доступа к данным, автоматически дается разрешение на чтение макета, поскольку оно необходимо для корректного открытия набора записей.Изменение макета (ModifyDesign)Таблица, запрос, форма, отчет, макрос, модульПросмотр и изменение макета объектов. Если в приложении используется программа VisualBasic, изменяющая макеты запросов, во время выполнения, вы должны предоставить разрешение на изменение макета всем пользователям этих запросов.Администратор (Administer)База данных, таблица, запрос, форма, отчет, макрос, модульПредоставление разрешений на доступ к объекту, даже если пользователь или группа не является владельцем объекта.Чтение данных (ReadData)Таблица, запросПросмотр данных таблицы. Также дает разрешение на чтение макета. В случае запроса пользователь должен иметь разрешение так же на чтение данных для всех используемых в нем таблиц или запросов.Обновление данных (UpdateData)Таблица, запросОбновление данных таблицы или запроса. Кроме того, предоставляет разрешения на чтение данных и макета. В случае запроса, пользователь должен иметь разрешение на обновление данных для всех таблиц, изменяемых с его помощью.Вставка Данных (InsertData)Таблица, запросВставка данных в таблицу или запрос. Кроме того, предоставляет разрешение на чтение данных и макета. В случае запроса, пользователь должен дополнительно иметь разрешение на вставку данных для всех таблиц или запросов, изменяемых с его помощью.Удаление Данных (DeleteData)Таблица, запросУдаление данных из таблицы или запроса. Кроме того, предоставляет разрешение на чтение данных и макета. В случае запроса, пользователь должен дополнительно иметь разрешение на удаление данных для всех таблиц, изменяемых с его помощью.

2. Алгоритм построения электронного приложения базы данных

.1 Создание физической формы модели базы данных

Для создания базы данных необходимо запустить Microsoft Access 2010. Далее нажимаем «Создать» и на панели «Доступные шаблоны» выбираем «Новая база данных» (Рис. 1).

Рис. 1 - Создание новой БД

Далее необходимо задать имя базы данных и приступить к созданию таблиц. При создании таблиц, немало важно знать, чем занимается организация. От этого зависит, какую информацию будет хранить БД. В нашем случае, учреждение занимается поставкой и вводом в эксплуатацию оборудования для предприятия, а именно офисной мебели.

Для нашей БД необходимо создать 5 таблиц. Создаем таблицу «Сотрудники организации». Для этого необходимо перейти на панель вкладок «Создание» и выбрать пункт «Таблица» (Рис.2).

Рис. 2 - Создание таблиц БД

Создание таблиц нужно проводить в режиме конструктора, для этого после создания таблицы, нужно правой кнопкой мыши нажать на созданную таблицу и выбрать пункт «Конструктор» (Рис. 3).

Рис. 3 - Режим конструктора

Далее в таблице необходимо создать поля: Код сотрудника с типом данных «счетчик», ФИО (текстовый), Дата рождения (дата/время), Должность (текстовый), Стаж (числовой), Телефон (текстовый), Зарплата (денежный) (Рис. 4).

Рис. 4 - Создание полей таблицы «Сотрудники организации»

После создания всех полей, нужно сохранить таблицу, открыть её в режиме «Таблица» и заполнить таблицу данными (Рис. 5).

Рис. 5 - Таблица «Сотрудники организации»

По такому же принципу нужно создать еще 4 таблицы: Ассортимент, Заказчики, Заказы, Возвраты (Рис. 6-9).

Рис. 6 - Таблица «Ассортимент товара»

Рис. 7- Таблица «Заказчики»

Рис. 8 - Таблица «Заказы»

Рис. 9 - Таблица «Возвраты»

После создания всех таблиц, необходимо их связать. Для этого нужно перейти на вкладку «Работа с базами данных», далее выбрать «Схема данных». Далее нужно выбрать все таблицы, они появятся в виде окошек с перечислением полей. После, в таблице «Сотрудники организации» выбираем поле код сотрудника и перетаскиваем его на поле код сотрудника в таблице «Ассортимент», поле код товара в таблице «Ассортимент товара» нужно перетащить на поле код товара в таблице «Заказы», поле код заказчика в таблице «Заказчики» перетащить на поле код заказчика в таблице «Заказы» и «Возвраты», поле код заказа в таблице «Возвраты» на поле код заказа в таблице «Заказы». При перетаскивании полей, в открывающемся окошке необходимо устанавливать все 3 галочки и нажать «Ок»!

После создания связей получится такая схема данных (Рис.10)

Рис. 10- Схема данных

2.2 Создание интерфейса пользователя

электронный алгоритм аналитический учет

Создание формы для заполнения таблиц данными

Для создания формы заполнения таблицы «Сотрудники организации» нужно зайти на вкладку «Создание» - «Мастер форм». В мастере форм выбираем таблицу «Сотрудники организации», потом выбираем нужные поля и нажимаем далее. Выбираем тип формы и нажимаем далее. В результате должна получиться готовая форма (Рис.11).

Рис. 11 - Форма «Сотрудники организации»

Аналогично создаём формы «Ассортимент товара» и «Заказчики» (Рис. 12-13).

Рис. 12 - Форма «Ассортимент товара»

Рис. 13 - Форма «Заказчики»

Создание запроса на выборку

Для создания запроса на выборку из таблицы «Ассортимент товара» того товара, цена которого менее 2000 рублей (Рис. 14), нужно перейти на вкладку «Создание» - «Конструктор запросов» и записать следующий SQL запрос:[Ассортимент товара]. Наименование, [Ассортимент товара]. Материал, [Ассортимент товара]. Цвет, [Ассортимент товара].[Страна производитель], [Ассортимент товара].Цена[Ассортимент товара]((([Ассортимент товара].Цена)<2000));

Рис. 14 - Запрос «Товар, дешевле 2000 руб.»

Для создания запроса на выборку из таблицы «Заказы» заказов после 28.02.2014 г. (Рис. 15) нужно проделать такие же действия и записать следующий SQL запрос:Заказы.[Код заказа], Заказы.[Код заказчика], Заказы.[Код товара], Заказы.[Количество товаров], Заказы. Сумма, Заказы.[Дата заказа]Заказы(((Заказы.[Дата заказа])>#2/28/2014#));

Рис. 15 - Запрос «Заказы после 28.02.2014г.»

Создание отчетов

После создания запросов и форм следует создать отчет, в котором будет указывать, сколько было совершенно возвратов. Для этого нужно открыть «Мастер отчетов», далее в окне «Создание отчетов» мы выбираем нужные поля (Рис. 16), затем выбираем вид макета (Рис. 17), затем задаём имя отчету и выводим на экран готовый отчет (Рис. 18).

Рис. 16 - Выбор полей для отчета

Рис. 17 - Выбор вида макета

Рис. 18 - Отчет «Совершенные возвраты»

2.3 Практические методы защиты созданной базы данных

Для того, чтобы обеспечить безопасность базы данных, нужно установить пароль. Необходимо открыть базу данных с монопольным доступом для задания или отмены пароля. Чтобы открыть базу данных с монопольным доступом, закройте ее, а затем перейдите на вкладку «Файл» и выберите команду «Открыть».

В диалоговом окне открытия файла щелкните стрелку справа от кнопки «Открыть» и выберите строку «Монопольно». Потом нужно нажать кнопку «Файл», далее «Зашифровать паролем» (Рис. 19).

Рис. 19 - Установка пароля

Заключение

Проанализировав курсовую работу можно сделать вывод, что БД является важнейшей составной частью информационных систем, которые предназначены для хранения и обработки информации. Раньше такие системы существовали в письменном виде. Для этого использовались различные картотеки, журналы, папки, библиотечные каталоги. Развитие средств вычислительной техники обеспечило возможность широкого использования автоматизированных информационных систем. Разрабатываются информационные системы для обслуживания различных систем деятельности, системы управления хозяйственными и техническими объектами, модельные комплексы для научных исследований, системы автоматизации проектирования и производства, различные обучающие системы. Современные информационные системы основаны на концепции интеграции данных, характеризующихся большими объектами хранимых данных, сложной организацией, необходимостью удовлетворять разнообразные требования многочисленных пользователей. Для управления этими данными и обеспечения эффективности доступа к ним были созданы системы управления данными.

Таким образом, в ходе выполнения данной курсовой работы в рамках заданной темы «Учет расчетов с поставщиками» в среде Microsoft Access была спроектирована и проанализирована база данных, которая автоматизирует данную предметную область.

Список используемой литературы

1. Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 28.12.2010 г., №432-ФЗ.

. Положение по бухгалтерскому учету, 2010.

. Глушков И.Е. Бухгалтерский учет на современном предприятии, 2010.

. Богаченко В.М. Бухгалтерский учет, Еникс 2013.

5. Г.Б. Поляк <http://www.knigafund.ru/authors/28452>, А.Н. Романов. Налоги и налогообложение: учебник, 2012.

. Кондраков Н. П. Бухгалтерский (финансовый, управленческий) учет: учебник, М: Проспект, 2009.

. Михеева Е. В. Информационные технологие в профессиональной деятельности: учебное пособие для СПО, М: Академия, 2010.

. Патыка Т. Л., Попов И. И. Информационная безопасность. Учебник для ССУЗов, М: Форум, 2011.

. Дж. Кронан, Б. Сандберг. Miсrosoft Аccess 2007, М: НТ Пресс, 2009.

Тема курсовой работы Автоматизация предметной области Учет расчетов с поставщиками средствами СУБД MS

Больше работ по теме: