Технология оформления заказа на стальные двери

 

Введение

управляющий персонал заказ информационный

В каждой быстро развивающейся компании по продаже того или иного товара с ростом объёмов продаж и количества заказов встаёт острый вопрос оптимизации скорости, качества оформления и выполнения заказа клиента.

Требования управляющего персонала такой компании к информационной системе подобны требованиям руководства любого предприятия:

üиметь быстрый доступ к актуальной и полной информации своего учреждения;

üрасполагать отчётной информацией за любой выбранный промежуток времени или по выбранному критерию;

üкачественно изменить уровень обслуживания клиентов и повысить эффективность их работы.

Целью курсового проекта является получение практических навыков по структуризации ИС и формированию технологических процессов обработки информации в системе.

В качестве темы курсового проекта была выбрана следующая экономическая задача: "Технология оформления заказа на стальные двери". Эта задача рассматривается в компании, занимающийся продажей дверей, где на оформление и выполнение заказа необходимо тратить минимальное время, при обеспечении определенного уровня достоверности. Поэтому в курсовом проекте необходимо рассмотреть технологию учета движения дверей, и выяснить каким образом можно автоматизировать данную задачу, чтобы позволить работникам использовать минимум времени на эту работу.


1. Организационно-техническая сущность задачи


1.1 Класс задачи


Прогнозирование сбыта продукции с учетом требований покупателя.

Нормирование количества продукции на складах.

Планирование действий компании в рамках конкретного рынка.

Учет отпуска продукта.

Анализ рынка сбыта.


1.2 Назначение задачи


Технология оформление заказа стальных дверей необходима для уменьшения трудоёмкости процесса продажи дверей.


1.3 Цель задачи


Основная цель - повышение качества и скорости оформления и выполнения заказа, что напрямую отражается на росте прибыли и объёмов продаж компании.


1.4 Перечень рабочих мест (подразделений) участвующих в решении задачи


В решении задачи непосредственно принимают участие следующие работники предприятия:

Директор;

Отдел продаж;

Отдел поставок;

Склад;

Бухгалтерия.

В решении задачи помимо работников предприятия принимают участия заказчик (клиент) и поставщик.


1.5 Ориентированный граф взаимосвязи рабочих мест (подразделений) участвующих в решении задачи


Рис.1. Сетевая модель


Таблица 1

Номер событияНаименование подразделения (рабочего места).Характеристика подразделения (рабочего места)1ДиректорУправляющее звено. Отвечает за работу всей компании. Получает отчёты об объёмах продаж из отдела продаж и о средствах, поступающих в счёт оплаты заказов на расчетный счет компании.2Отдел продажПринимает заказ от клиента, предоставляет помощь в подборе дверей и составлении договора купли продажи, далее отправляет информацию о необходимом для поставки товаре в отдел поставок. Отчитывается о проделанной работе перед директором (отчёт об объёмах продаж).3Отдел поставокЗанимается обработкой заказов: проверка наличия товара на складе и заказ необходимых товаров у поставщиков в случае их отсутствия на складе.4СкладКонтроль получения грузов от поставщиков и отгрузки товара со склада клиенту. Составление и отправка отчётов о получении и отправки товаров.5БухгалтерияФинансовое звено, отвечает за контроль средств на счетах компании. Контроль поступления средств на расчетный счет и оплаты заказов у поставщиков.

Таблица 2

Номер исходного событияНомер конечного событияНаименование информационного потокаХарактеристика информационного потока12Указания о приоритетных для продажи товарах, информация об утверждённых скидках и акциях.Достоверность данных составляет 95%23Получение и обработка заказа, от клиента. Составление договора купли \ продажи.Достоверность данных составляет 95%25Получение данных о заказе и его сумму для выставление счёта заказчику.Достоверность данных составляет 95%53Подтверждение оплаты заказа клиентом.Достоверность данных составляет 100%34Передача документов об отгрузке товараДостоверность данных составляет 95%51Отчёт о получении денежных средств от клиента и оплате заказа у поставшика.Достоверность данных составляет 90%

1.6 Распределение функций между рабочими местами (подразделениями)


Таблица 3

Номер по порядкуНаименование подразделения (рабочего места).ФункцияХарактеристика функции1ДиректорРуководствоОсуществить руководство над отделом продаж и финансовым отделом, контроль продаж, определение приоритетных групп товаров2Отдел продажОформление заказа Оформление заказа и контроль на всех стадиях его выполнения3Отдел поставокКонтроль наличия товара Осуществить контроль над проверкой наличия товара и заказом товара у поставщика в случае отсутствия товара4СкладХранение, учет, быстрый доступ Учёт прихода расхода товара на складе5БухгалтерияФинансовый контрольУчёт движения средств на расчетном счету компании и выполнение платежейВ данной задаче все функции взаимосвязаны между собой, если функция не выполняется в одном отделе, то на вход следующего отдела ничего не поступает, и соответственно, функции в этом отделе также не выполняются. Поэтому, получается, что выполнение данной задачи подразумевает взаимосвязанную и слаженную работу всех отделов.


1.7 Связи рассматриваемой задачи со смежными задачами


Автоматизация одной задачи может не дать требуемого эффекта, так как существует множество взаимосвязанных задач, которые распределены во времени и задержка результатов одной задачи может привести к принятию неправильного решения. Поэтому необходимо провести анализ взаимосвязи рассматриваемой задачи со смежными задачами. Взаимосвязь задач представлена в таблице 4.


Таблица 4

Номер по порядкуНаименование смежной задачиОбъём данных потребляемый / продуцируемый задачей1.Расчёт авансовых закупок товара на основе данных о продажах за истекший период2 документа.2. Утверждение руководством предстоящих закупок.1 документ.

.8 Параметрическое описание задачи


При рассмотрении технологии обработки информации по задаче основными параметрами являются:

.Периодичность - задача осуществляется по мере поступления заказов и их выполнения. Каждый клиент индивидуален и требует к себе определенный подход.

.Количество рабочих мест, на которых решается рассматриваемая задача - непосредственно задача решается в 5 отделах. В процессе принимают участие 15 человек. Кроме этого участие принимает также заказчик и поставщик товаров.

.Ограничение времени решения задачи - оговаривается в процессе заключения договора с заказчиком.

4.Требуемая достоверность результатов решения. Необходимо добиться максимально достоверности результатов на каждом из этапов для исключения ошибок и соответственно финансовых и материальных потерь компании и влияния на её "авторитет" на рынке. Данный результат может быть положительным только в случае 100% выполнения своих обязанностей каждым из отделов.


2. Информационная модель задачи


2.1 Укрупнённая информационная модель задачи


Для представления конструкции задачи построим укрупненную информационную модель, которая отражает входные и выходные информационные потоки (Рис.2).


Рис.2 Укрупнённая информационная модель задачи


При построении информационной модели оперативные потоки отражают все потоки о свершенных хозяйственных операциях по данной задаче. Оперативными потоками в данной задаче являются документы, определяющие движение денежных средств и товаров в компании.

Условно-постоянная информация представлена номенклатурой товаров компании, где содержатся наименования поставляемых товаров их характеристики и цены.

Накопленная информация представлена договором купли-продажи с заказчиком.

Хранимая информация не отражается в данной модели.

На выходе задачи указываются все выходные потоки, формируемые в процессе обработки информации по задаче, такие как, отчет о продаже товара, отчет о поступлении и снятии средств с расчетного счета компании, документ принятии товара клиентом.

После построения информационной модели представим спецификацию информационных потоков в следующей таблице (таблица 2.1).


.2 Спецификация информационных потоков


Таблица 2.1

Наименование потокаИсточник данныхНоситель данныхЕдиница времени (среднее значение)Объём данных (среднее значение)Договор купли \ продажи с заказчикомОтдел продажБумажный1док/час9док/день.Счёт оплаты заказаБухгалтерияЭлектронный1док/час9док/день.Счёт оплаты поставкиБухгалтерияЭлектронный1док/день22док/мес.Договор о поставке товара от поставщика на склад компании-заказчикаЛогистикаБумажный1док/день22док/мес.Документ об отгрузке товара со складаСкладБумажный1док/час9док/день.Документ о принятии товара клиентовСкладБумажный1док/час9док/день.Номенклатурный справочник товаровДиректорЭлектронный1док/полгода 4док.годЧек об оплате товараБухгалтерияБумажный1док/час9док/день.Отчёт о продажах за периодОтдел продажЭлектронный, Бумажный1док/день22док/мес.Финансовый отчет бухгалтерииБухгалтерияБумажный, электронный1док/день22док/мес.Отчет о товарах на складеСкладЭлектронный, Бумажный1док/час.9док/день.

Источник данных отражает рабочее место (подразделение) в котором формируется информационный поток.

В качестве носителей информации рассматривается тип самого носителя (бумажный, электронный).

Единица времени характеризует периодичность передачи данных от источника данных на место обработки. При рассмотрении данной задачи видно, что большинство документов имеют периодичность передачи данных от источника на место обработки ежечасную, это зависит от специфики предметной области, т.к. заказы поступают постоянно в течение всего рабочего дня.


3. Технология хранения информации


.1 Пользователи и уровни их полномочий


В данном разделе рассмотрим представление структур хранимых данных и технологию ведения условно-постоянной информации.

В данной задаче к условно-постоянной информации, используемой для решения задачи можно отнести следующие документы:

üНоменклатурный справочник дверей;

üЗаказы;

üСотрудники отдела продаж;

üПравила перевозки и хранения дверей.

Все условно-постоянные данные хранятся в БД и используются множеством пользователей. Процедура установления полномочий применяется для ограничения выполняемых действий пользователей с данным информационным пространством. Типовая технология установления полномочий пользователей - матрица полномочий, которая может быть представлена в следующем виде (таблица 3.1).


Таблица 3.1

Пользователи (подразделения или рабочие места)ОтношенияНоменклатурный справочник дверейЗаказыСотрудники отдела продажПравила перевозки и хранения дверейДиректор1,11,11,11,1Отдел продаж1,01,11,01,0Отдал поставок1,11,11,01,1Бухгалтерия1,01,11,01,0Склад1,01,01,01,0

В клетках таблицы на пересечении пользователей и отношений указывается два значения: первое значение отражает возможность чтения данным пользователем записей указанного отношения, второе значение отражает возможность изменения пользователем записей рассматриваемого отношения. Как видно из таблицы, подразделение или рабочее место имеет право пользоваться только теми данными, которые необходимы для работы этого подразделения и не имеет права доступа к другим. Рассмотрим подробно технологию ведения одного из отношений условно-постоянной информации:

·Возьмем отношение "Номенклатурный справочник дверей".

·Владельцем данного отношения будет рабочее место Директор.

·Продолжительность жизненного цикла введенных данных составляет 10 лет.

·Источники изменений данного отношения - 2 рабочих места ( Директор и Отдел поставок )

·Периодичность изменения данного отношения - ввод новой модели дверей и описание её свойств, в среднем занимает 20 минут.

Для данного отношения можно выделить следующий маршрутный технологический процесс:

·МТП ведения справочника дверей.

Критерий для МТП: повышение конкурентоспособности компании, за счет расширения номенклатуры товаров более новыми и современными моделями дверей. Рассмотрим перечень операционных технологических процессов по обработке изменений источника. Для данного отношения можно выделить следующие ОТП:

·ОТП ввода новой модели двери в справочник;

·ОТП проверки правильности ввода и изменений.


3.3 Технологический процесс введения одного из отношений условно-постоянной информации


Выберем один из операционных технологических процессов:

·ОТП ввода новой модели двери в справочник.

Критерий выбора операций: введение полной и достоверной информации о новой модели двери. Разработаем технологический процесс на эту операцию, представив его в виде следующей таблицы (таблица 3.2):

Технологический процесс на операцию ввода новой модели двери


Таблица 3.2.

ОперацияВвод новой модели двери в справочникПредмет труда"Номенклатурный справочник товаров"ОборудованиеСистема 1С Предприятие№ п/пДействиеИнструментПриспособлениеПримечание1Открыть справочникПоле с названием документаМышь.Двойной щелчок мыши по полю с названием2Ввод кода новой модели ПолеМышь, клавиатура.3Ввод названия новой моделиПолеМышь, клавиатура.4Ввод производителяПолеМышь, клавиатура.5Ввод описанияПоле memoМышь, клавиатура.6Ввод размеровПоле memoМышь, клавиатура.7Ввод материалаПоле memoМышь, клавиатура.8Ввод стоимости Поле Мышь, клавиатура.9Проверить правильность заполнения данныхСотрудникМышь, клавиатура.Визуальная проверка правильности введенных данных.10Записать данные в "Номенклатурный справочник товаров"Кнопка "Записать".Мышь, клавиатура.11Закрыть справочникКнопка "Закрыть".Мышь.

4. Технология обработки информации по задаче


.1 Перечень маршрутных и операционных технологических процессов обработки информации по задаче


Маршрутный технологический процесс - это перечень подразделений (рабочих мест), по которым проходит предмет труда в процессе обработки и который определяет номенклатуру предмета труда.

Операционный технологический процесс - это технологический процесс, который выполняется на отдельном рабочем месте с использованием одного вида оборудования над отдельным предметом труда, либо группой разных предметов труда, совпадающих по свойствам.

На основе информационной модели задачи, которая была построена во 2 части, приведем перечень маршрутных и операционных технологических процессов.

Маршрутные технологические процессы:

1.МТП заявки на покупку дверей;

2.МТП договора купли \ продажи дверей;

.МТП счета к оплате товара;

.МТП счета к оплате товара у поставщика;

.МТП ведения справочника моделей дверей;

.МТП отчёта о продажах;

.МТП отчёта о движении средств;

.МТП отчёта о товарах на складе;

10. МТП отчёта о доставке товара клиенту;

Операционные технологические процессы:

.ОТП ввода заявки на покупку дверей (клиент);

2.ОТП заключения договора купли \ продажи дверей (отдел продаж)

.ОТП выставления счета к оплате товара клиенту;

.ОТП выставления счета к оплате товара у поставщика;

.ОТП ввода заявки на формирование заказа;

.ОТП заполнения специализированной формы для заказа товара у поставщика;

.ОТП ввода новой модели в номенклатурный справочник дверей;

.ОТП проверки правильности ввода и изменений;

9. ОТП сбора документов для составления отчёта о продажах;

10. ОТП составления сводной ведомости для отчёта о продажах;

. ОТП формирования отчёта о продажах;

. ОТП проверки расчетного счета компании для составления отчёта о движении средств;

. ОТП формирования отчёта о движении средств;

. ОТП сбора документов для отчёта о товарах на складе;

. ОТП формирования отчёта о товарах на складе;

Наличие маршрутных технологических процессов позволяет рассмотреть декомпозицию процесса по рабочим местам (подразделениям), локализовать функции, выполняемые на рабочих местах (в подразделениях), определить правильность распределения функций и создать модель для анализа пропускной способности рассматриваемого процесса.

При составлении ОТП выделяли:

·Операции обработки, которые позволили придать предмету труда необходимые свойства, требуемые системой управления.

·Операции синтеза, которые предусматривают формирование интегрированного информационного потока на основе множества входных потоков данных.

·Операции контроля, которые необходимы для проверки правильности выполненных обрабатывающих и синтезирующих технологических процессов с целью блокирования нерациональных затрат на обработку некачественных данных.

4.2 Проектирование технологии обработки информации по задаче


Выберем для анализа два информационных потока:

.Заявка на формирование заказа - входной поток.

.Отчёта о товарах на складе - выходной поток.

Анализ предмета труда

Анализ предмета труда (Заявка на формирование заказа - входной документ). Опишем предмет труда качественными и количественными характеристиками:


Таблица 4.1. Значения свойств входного документа

№ п/пПараметрЗначение1ПериодичностьЕжедневно2Формат бланкаА43Позиционирование бланкаКнижная4Вид документаРазовый5Область действияВнутренний6Степень срочностиОбычный7Степень секретностиРядовой8Количество экземпляров29Количество страниц110Количество заполняемых сторон Односторонний11Форма построенияКомбинированная12Функция управленияПланирование13Способ заполненияАвтоматизированное14Используемые шрифтыТиповые15Длительность жизненного цикла3 года16Степень формализации0,6017Количество строк2318Количество столбцов519Размер полейВерхнее - 2 см; нижнее - 2 см; правое - 2 см; левое - 3 см.20Трудоемкость заполнения1 человек/10 минут21Достоверность документаВысокая22Тип документаУнифицированныйПредставим предмет труда в виде дерева, где корневая вершина отражает сам предмет труда, а вершины остальных уровней отражают сложные или простые свойства предмета труда. В данном случае предметом труда является документ "Заявка на формирование заказа". Каждый документ состоит из набора реквизитов. На рис.4.1. представлен структура документа "Заявка на формирование заказа" (где СК - символьная константа СП - символьная переменная). А в таблице 4.2. представлены свойства реквизитов входного документа.


Рис. 4.1 Структура документа "Заявка на формирование заказа"


Свойства реквизитов входного документа


Таблица 4.2.

№ п/пНаименование реквизитаСвойстваДействия над реквизитом1Символьная константа "Директор"Координаты размещения Значение Длина Шрифт Зона размещенияВерхний левый угол "Директор" 8 Рукописный Утверждения/согласования2Подпись Координаты размещения Зона размещения Длина ШрифтВерхний левый угол Утверждения/согласования 8 Рукописный 3ДатаКоординаты размещения Зона размещения Длина ШрифтВерхний левый угол Утверждения/согласования 10 Рукописный 4Символьная константа "Должность" (руководителя)Координаты размещения Значение Длина Шрифт Зона размещения Размер Выравнивание ФорматВерхний правый угол "Должность" 9 См. табл.4.3. Реквизиты общие на док-т 10 По центру Текстовый5Символьная константа "Наименование отделения"Координаты размещения Значение Длина Шрифт Зона размещения Размер Выравнивание ФорматВерхний правый угол "Наименование отделения" 19 См. табл.4.3. Реквизиты общие на док-т 10 По центру Текстовый6Символьная константа "ФИО" (руководителя)Координаты размещения Значение Длина Шрифт Зона размещения Размер Выравнивание ФорматВерхний правый угол "ФИО" 3 См. табл.4.3. Реквизиты общие на док-т 10 По центру Текстовый7Символьная константа "Должность" (заявителя)Координаты размещения Значение Длина Шрифт Зона размещения Выравнивание ФорматВерхний правый угол "Должность" 9 См. табл.4.3. Реквизиты общие на док-т По центру Текстовый8Символьная константа "ФИО" (заявителя)Координаты размещения Значение Длина Шрифт Зона размещения Выравнивание ФорматВерхний правый угол "ФИО" 3 См. табл.4.3. Реквизиты общие на док-т По центру Текстовый9Должность (руководителя)Координаты размещения Длина Шрифт Зона размещения Формат Значение по умолчанию Классы возможных ошибокВерхний правый угол 25 См. табл.4.3. Реквизиты общие на док-т Текстовый Зав. отделением Синтаксические10Наименование отделения Координаты размещения Длина Шрифт Зона размещения Формат Значение по умолчанию Классы возможных ошибокВерхний правый угол 25 См. табл.4.3. Реквизиты общие на док-т Текстовый Хирургическое отделение Синтаксические11ФИО (руководителя)Координаты размещения Длина Шрифт Зона размещения Формат Классы возможных ошибокВерхний правый угол 20 См. табл.4.3. Реквизиты общие на док-т Текстовый Синтаксические12Должность (заявителя)Координаты размещения Длина Шрифт Зона размещения Формат Классы возможных ошибокВерхний правый угол 15 См. табл.4.3. Реквизиты общие на док-т Текстовый Синтаксические13ФИО (заявителя)Координаты размещения Длина Шрифт Зона размещения Формат Классы возможных ошибокВерхний правый угол 25 См. табл.4.3. Реквизиты общие на док-т Текстовый Синтаксические14Символьная константа "ЗАЯВКА"Координаты размещения Значение Длина Выравнивание Шрифт Зона размещения ФорматЧуть выше центра документа "ЗАЯВКА" 6 По центру См. табл.4.3. Заголовочная Текстовый15Символьная константа "Прошу зарезервировать под заказ следующие модели стальных дверей:"Координаты размещения Значение Длина Шрифт Зона размещения ФорматПод заголовком "Прошу зарезервировать под заказ следующие модели дверей" 51 См. табл.4.3. Предметная Текстовый16Символьная константа "№ п/п"Координаты размещения Значение Длина Шрифт Зона размещения ФорматСлева от центра "№ п/п" 28 См. табл.4.3. Предметная Числовой17Символьная константа "Код модели"Координаты размещения Значение Длина Шрифт Зона размещения ФорматЗа СК "№ п/п" "Код модели" 12 См. табл.4.3. Предметная Числовой18Символьная константа "Наименование"Координаты размещения Значение Длина Шрифт Зона размещения ФорматЗа СК "Код модели" "Наименование модели" 21 См. табл.4.3. Предметная Текстовый19Символьная константа "Производитель"Координаты размещения Значение Длина Шрифт Зона размещения ФорматЗа СК "Наименование модели" "Производитель" 13 См. табл.4.3. Предметная Текстовый20Символьная константа "Размеры"Координаты размещения Значение Длина Шрифт Зона размещения ФорматЗа СК "Производитель" "Размеры" 7 См. табл.4.3. Предметная Текстовый21Символьная константа "Количество"Координаты размещения Значение Длина Шрифт Зона размещения ФорматЗа СК "Размеры" "Количество" 10 См. табл.4.3. Предметная Числовой22№ п/пКоординаты размещения Ограничение на значение Длина Шрифт Зона размещения Формат Алгоритм генерацииПод СК "№ п/п" 30 2 См. табл.4.3. Предметная Числовой С номера 1 по порядку23Код двериКоординаты размещения Длина Шрифт Зона размещения ФорматПод СК "№ п/п" 6 См. табл.4.3. Предметная Числовой24Наименование двериКоординаты размещения Длина Шрифт Зона размещения Формат Алгоритм формированияПод СК "Код модели" 40 См. табл.4.3. Предметная Текстовый Формируется при выборе кода бассейна25ПроизводительКоординаты размещения Длина Шрифт Зона размещения ФорматПод СК "Наименование модели" 30 См. табл.4.3. Предметная Текстовый26РазмерыКоординаты размещения Длина Шрифт Зона размещения Формат Алгоритм формированияПод СК "Производитель" 20 См. табл.4.3. Предметная Текстовый Формируется при выборе кода бассейна27КоличествоКоординаты размещения Длина Шрифт Зона размещения Формат Классы возможных ошибокПод СК "Размеры" 4 См. табл.4.3. Предметная Числовой Синтаксические28Символьная константа "Подпись"Координаты размещения Значение Длина Шрифт Зона размещения ФорматНижний правый угол "Подпись" 7 См. табл.4.3. Предметная Текстовый29Символьная константа "Дата"Координаты размещения Значение Длина Шрифт Зона размещения ФорматНижний правый угол "Дата" 10 См. табл.4.3. Предметная Текстовый30ПодписьКоординаты размещения Зона размещения Длина ШрифтНижний правый угол Юридическая 8 Рукописный 31ДатаКоординаты размещения Зона размещения Длина ШрифтНижний правый угол Юридическая 10 Рукописный

Параметры шрифта


Таблица 4.3.

1ШрифтTimes New Roman2НачертаниеОбычный3Размер144Цвет текстаЧерный5ПодчеркиваниеНет6ВыравниваниеПо левому краю7ОтступНет8Междустрочный интервалОдинарный

Анализ предмета труда (Отчёт о товарах на складе - выходной документ)

Опишем предмет труда качественными и количественными характеристиками:


Таблица 4.4. Значения свойств выходного документа

№ п/пПараметрЗначение1ПериодичностьЕжемесячно2Формат бланкаА43Позиционирование бланкаАльбомное4Вид документаНакопительный5Область действияВнутренний6Степень срочностиОбычный7Степень секретностиРядовой8Количество экземпляров29Количество страниц310Количество заполняемых сторон Односторонний11Форма построенияТабличная12Функция управленияКонтроль13Способ заполненияАвтоматизированное14Используемые шрифтыТиповые15Длительность жизненного цикла3 года16Степень формализации0,7017Количество строк2318Количество столбцов819Размер полейВерхнее - 2 см; нижнее - 2 см; правое - 2 см; левое - 3 см.20Достоверность документаВысокая21Тип документаУнифицированный

Представим предмет труда в виде дерева, где корневая вершина отражает сам предмет труда, а вершины остальных уровней отражают сложные или простые свойства предмета труда. В данном случае предметом труда является документ "Отчёт о товарах на складе". Каждый документ состоит из набора реквизитов. На рис.4.2. представлена структура документа "Отчёт о товарах на складе". А в таблице 4.5. представлены свойства реквизитов выходного документа.


Рис. 4.2. Структура документа "Отчёт о товарах на складе"


Свойства реквизитов выходного документа


Таблица 4.5.

№ п/пНаименование реквизитаСвойстваДействия над реквизитом1Символьная константа "Отчёт о товарах на складе"Координаты размещения Значение Длина Шрифт Зона размещения Формат Размер ВыравниваниеВерх по центру "Отчёт о товарах на складе" 25 См. табл.4.3. Заголовочная Текстовый 18 По центру2Символьная константа "за"Координаты размещения Значение Длина Шрифт Зона размещения Формат Размер ВыравниваниеЗа СК "Отчёт о товарах на складе" "за" 2 См. табл.4.3. Заголовочная Текстовый 16 По центру3Символьная константа "месяц"Координаты размещения Значение Длина Шрифт Зона размещения Формат ВыравниваниеЗа СК "за" "месяц" 5 См. табл.4.3. Заголовочная Текстовый По центру4Наименование отчетного месяцаКоординаты размещения Длина Шрифт Зона размещения Формат Алгоритм формированияНад СК "месяц" 8 См. табл.4.3. Заголовочная Текстовый Формируется автоматически5Символьная константа "Код модели"Координаты размещения Значение Длина Шрифт Зона размещения ФорматСлева документа "Код модели" 12 См. табл.4.3. Предметная Числовой6Символьная константа "Наименование модели"Координаты размещения Значение Длина Шрифт Зона размещения ФорматЗа СК "Код модели" "Наименование модели" 21 См. табл.4.3. Предметная Текстовый7Символьная константа "Производитель"Координаты размещения Значение Длина Шрифт Зона размещения ФорматЗа СК "Наименование модели" "Производитель" 13 См. табл.4.3. Предметная Текстовый8Символьная константа "Размер"Координаты размещения Значение Длина Шрифт Зона размещения ФорматЗа СК "Производитель" "Размер" 6 См. табл.4.3. Предметная Текстовый9Код моделиКоординаты размещения Длина Шрифт Зона размещения ФорматПод СК "Код модели" 6 См. табл.4.3. Предметная Числовой10Наименование моделиКоординаты размещения Длина Шрифт Зона размещения Формат Алгоритм формированияПод СК "Наименование модели" 40 См. табл.4.3. Предметная Текстовый Формируется при выборе кода бассейна11ПроизводительКоординаты размещения Длина Шрифт Зона размещения Формат Алгоритм формированияПод СК "Производитель" 40 См. табл.4.3. Предметная Текстовый Формируется при выборе кода бассейна12РазмерКоординаты размещения Длина Шрифт Зона размещения ФорматПод СК "Размер" 20 См. табл.4.3. Предметная Текстовый13Символьная константа "Приход"Координаты размещения Значение Длина Шрифт Зона размещения ФорматЗа СК "Размер" "Приход" 6 См. табл.4.3. Предметная Числовой14Символьная константа "Расход"Координаты размещения Значение Длина Шрифт Зона размещения ФорматЗа СК "Приход" "Расход" 6 См. табл.4.3. Предметная Числовой15Символьная константа "Остаток дверей"Координаты размещения Значение Длина Шрифт Зона размещения ФорматЗа СК "Расход" "Остаток дверей" 16 См. табл.4.3. Предметная Числовой16ПриходКоординаты размещения Длина Шрифт Зона размещения Формат Алгоритм формированияПод СК "Приход" 6 См. табл.4.3. Предметная Числовой Приход(количественный) суммируется по каждой номенклатурной позиции по приходным документам в течение отчетного периода.17РасходКоординаты размещения Длина Шрифт Зона размещения Формат Алгоритм формированияПод СК "Расход" 6 См. табл.4.3. Предметная Числовой Расход (количественный) суммируется по каждой номенклатурной позиции по расходным документам в течение отчетного периода18Остаток дверейКоординаты размещения Длина Шрифт Зона размещения Формат Алгоритм формированияПод СК "Остаток дверей" 6 См. табл.4.3. Предметная Числовой Формируется как разность между приходом и расходом.19Символьная константа "Зав.Складом"Координаты размещения Длина Значение Шрифт Зона размещения ФорматНижний правый угол 11 "Зав.Складом" См. табл.4.3. Юридическая Текстовый20Символьная константа "ФИО"Координаты размещения Длина Значение Шрифт Зона размещения ФорматНижний правый угол 3 "ФИО" См. табл.4.3. Юридическая Текстовый21ФИОКоординаты размещения Длина Шрифт Зона размещения Формат Классы возможных ошибокНад СК "ФИО" 25 См. табл.4.3. Юридическая Текстовый Синтаксические22Символьная константа "Подпись"Координаты размещения Длина Значение Шрифт Зона размещения ФорматНижний правый угол 7 "Подпись" См. табл.4.3. Юридическая Текстовый23ПодписьКоординаты размещения Зона размещения Длина ШрифтНад СК "Подпись" Юридическая 10 Рукописный

Входными потоками, необходимыми для формирования рассматриваемого потока, будут следующие потоки:

Номенклатурный справочник бассейнов - условно-постоянные данные, содержащие: код двери (КД), наименование двери (НД), производитель двери (ПД), размер двери (РД);

Таблица остатков на складе - накопленные данные за предшествующий период. Код двери (КД), наименование двери (НД), К (количество).

Таблица приход на склад - оперативные данные, отражающие приход дверей: Дата (Д), код двери (КД), наименование двери (НД), К (количество).

Таблица расход со склада- оперативные данные, отражающие расход дверей: Дата (Д), код двери (КД), наименование двери (НД), К (количество).

Выполняемая операция синтеза является локальной - все действия выполняются на одном рабочем месте. Граф синтеза рассматриваемого потока данных представлен на рисунке 4.3.



Маршрутные технологические процессы

Рассмотрим МТП заявки на формирование заказа.

На рис. 4.3. представлен МТП "заявки на формирование заказа".


Рис. 4.4. МТП "Заявки на формирование заказа"

На основе МТП (рис. 4.4.) можно сказать, что в нём представлено как минимум 4 операции, реализуемые в отделах и на рабочих местах. При этом, можно выделить три категории выполняемых операций: операции обработки, операции контроля, операции синтеза.

При реализации операции обработки происходит изменение свойств предмета труда. В данной задаче непосредственно обработка данных осуществляется на рабочем месте менеджера продаж при обработке заявки на двери.

Операции синтеза предусматривают формирование интегрированного информационного потока на основе множества входных потоков данных. Формирование интегрированного информационного потока в данной задаче выполняется отделом продаж (анализ заказов и составление общей заявки на поставку дверей), который передает этот информационный поток в отдел поставок с целью дальнейшей обработки.

Операции контроля необходимы для проверки правильности выполненных обрабатывающих и синтезирующих технологических процессов с целью блокирования нерациональных затрат на обработку некачественных данных. Контрольные операции в технологическом процессе ставятся перед началом процесса, перед наиболее трудоемкими операциями (обработка данных), после логически завершенного цикла операций (после формирования общей заявки) и в конце процесса (при передаче документов директору).

Рассмотрим МТП отчёта о товарах на складе.

На рис. 4.5. представлен МТП "отчёта о товарах на складе".


Рис. 4.5. МТП "отчёта о товарах на складе".

На основе МТП (рис. 4.5.) можно сказать, что в нем представлена как минимум 1 операция, реализуемая в отделах и на рабочих местах. При этом можно выделить следующие категории выполняемых операций:

Операции синтеза предусматривают формирование интегрированного информационного потока на основе множества входных потоков данных. Формирование интегрированного информационного потока в данной задаче выполняется на рабочем месте зав. складом, который передает этот информационный поток директору с целью дальнейшей обработки.

Операции контроля необходимы для проверки правильности выполненных обрабатывающих и синтезирующих технологических процессов с целью блокирования нерациональных затрат на обработку некачественных данных. Контрольные операции в технологическом процессе ставятся перед наиболее трудоемкими операциями (обработка данных), после логически завершенного цикла операций (после формирования общей заявки) и в конце процесса (при передаче документов директору).

Операционные технологические процессы

ОТП "Заявка на формирование заказа"


Таблица 4.6.

Технологическая карта № 112.12.2009Операция Ввода заявкиПредмет трудаЗаявка на формирование заказаОборудованиеОбработчик форм№п/пДействиеИнструмент, приспособленияПримечание1Открыть форму для ввода заявкиMS Access, мышь2Ввод ФИО руководителя отделенияПоле "ФИО" (руководителя), клавиатура, мышьАвтоматически формируется должность4ФИО менеджера, который составил заявкуПоле "ФИО" (заявителя), клавиатура, мышьАвтоматически формируется должность4Ввод необходимых кодов дверейПоле "Код модели", клавиатура, мышь.При заполнении поля "Код модели", автоматически формируется поле "Наименование модели", "Производитель".5Контроль вводаКонтроль достоверностиКонтроль семантических и прагматических ошибок происходит методом визуального сличения. Контролируем поле "Наименование модели", "Производитель", которые формируется автоматически.6Заполнение поля "Размер"Поле "Размер", клавиатура, мышь.7Заполнение поля "Количество"Поле "Количество", клавиатура, мышь.8Контроль вводаКонтроль форматаСинтаксические ошибки контролируются программно на операции ввода (для каждого реквизита заранее задан формат).9Сохранение документаКнопка "Сохранить", мышь.10Печать заявкиКнопка "Печать", мышь.

ОТП "Отчёт о товарах на складе"


Таблица 4.7.

Технологическая карта № 112.12.2009Операция Формирования отчётаПредмет трудаОтчёт о товарах на складеОборудование1С Предприятие№п/пДействиеИнструмент, приспособленияПримечание1Открытие товарного отчетаКнопка, мышьПри нажатии Кнопки "Сформировать" происходят следующие действия (п2-п9)2Формирование датыПостроитель выраженийТекущий месяц 3Формируются все коды дверейНоменклатурный справочник дверей4Формируются названия дверейНоменклатурный справочник дверейВ соответствии с кодами дверей формируются соответствующие названия5Формируются производителиНоменклатурный справочник дверейСоответствие кодам дверей6Формируются размерыНоменклатурный справочник дверейВ соответствии с кодами дверей формируются соответствующие размеры7Формируются остатки дверей на начало периодаТаблица остатковИз материального отчета прошлого периода8Формируется приход дверейТаблица приходаИз бухгалтерского документа9Формируется расход дверейТаблица расходаИз первичной документации, которая в течение отчетного периода заноситься в программу10Формируются итогиПостроитель выражений

5. Технология контроля при обработке информации по задаче


.1 Характеристика мест возникновения ошибок и классификация возможных ошибок


Контроль является неотъемлемой частью технологических процессов. Сам по себе контроль не изменяет предмет труда, но обеспечивает проверку качества выполненной обработки и блокирует нерациональные затраты на обработку недостоверных данных. Контроль в технологических процессах может включаться:

·Перед обработкой с целью проверки качества входных данных (проверить наличие модели двери в заявке, например, если в заявке написано Дверь Stillness Россия, а такой модели нет, значит в обработке данной записи нет необходимости, т.к. имела место ошибка);

·Перед наиболее трудоёмкими операциями (перед операцией отгрузки клиенту проверить наличие дверей на складе);

·После выполнения логически завершённой группы действий (проверить отгруженные двери в соответствии с заявкой на доставку);

·После завершения всего цикла обработки (проверить расходование дверей при составление отчета о товарах на складе).

При рассмотрении возможных ошибок, будем использовать основную классификацию, в соответствии с которой все ошибки можно разделить на следующие категории:

. Синтаксические ошибки - это ошибки, которые искажают структуру и форму представления данных. К основным ошибкам можно отнести:

·Замена правильного символа посторонним, не соответствующий формату реквизита;

·Пропуск символа;

·Добавление лишнего символа;

·Сдвиг по строкам или графам документа.

. Семантические ошибки - это ошибки, которые искажают смысл, содержание данных при сохранении ее структуры и соответствия формальным синтаксическим правилам.

·Орфографические ошибки - это ошибки, которые заключаются в искажении разрядов отдельного реквизита.

·Смысловые ошибки - это ошибки, которые заключаются в искажении смысла предложения, определяемого записью.

·Блочные ошибки - это ошибки, которые искажают блок записей. При этом каждая запись сама по себе может оставаться правильной, но блок в целом оказывается дефектным.

. Прагматические ошибки - это ошибки, которые не искажают информационных потоков, но значительно увеличивают трудоемкость выполнения операций обработки за счет расширения информационного потока данными, в процессе формирования управленческого решения. В соответствии с данной классификацией проанализируем потоки данных:


Таблица 5.1. Классификация ошибок по потоку данных "Заявка на формирование заказа"

Наименование класса ошибкиМесто возникновенияЧто искажаетВероятность возникновенияКоличество порождаемых ошибокПримечание Синтаксические ошибкиОтдел продаж (рабочее место менеджера, на котором происходит ввод заявки на формирование заказа)Могут возникнуть в любом поле ввода, например, при вводе кода двери, при вводе количества или размеров.50 %Ошибки в заявке, повлекут за собой ошибки в заявке заказа у поставщика, отчете товаров на складе. Синтаксические ошибки контролируются программно на операции ввода (для каждого реквизита заранее задан формат).Семантические ошибки (орфографические)Отдел продаж (рабочее место менеджера, на котором происходит ввод заявки на формирование заказаМогут возникнуть в поле ввода: при вводе кода двери, при вводе количества или размеров.25%Ошибки в заявке, повлекут за собой ошибки в заявке заказа у поставщика, отчете товаров на складе.Семантические ошибки (орфографичес-кие) контролируются путем визуальной проверкиСемантические ошибки (смысловые)Отдел продаж (рабочее место менеджера, на котором происходит ввод заявки на формирование заказаМогут возникнуть в любом поле ввода, например, при вводе кода двери.5%Ошибки в заявке, повлекут за собой ошибки в заявке заказа у поставщика, отчете товаров на складе.Семантические ошибки (смысловые) контролируются путем визуального сличенияПрагматические ошибкиОтдел продаж (рабочее место менеджера, на котором происходит ввод заявки на формирование заказаМогут возникнуть в поле ввода, при вводе кода двери, например, которого нет на складе.25%Ошибка при обработке заказа отделом поставокБудет выявлена при попытке оформления документа отгрузки.

Таблица 5.2. Классификация ошибок по потоку данных "Отчет о товарах на складе"

Наименование класса ошибкиМесто возникновенияЧто искажаетВероятность возникновенияКол порождаем ошибокПримечание Синтаксические ошибкиРабочее место Зав. складомПри формировании выходного документа.1%Неправильная интерпретация данных работником. При сбое в системе.Семантические ошибкиРабочее место Зав. складомНесоответствие ед. измерения, например указаны см, а формируются м. 5%Неправильная интерпретация данных работником.Семантические ошибкиРабочее место Зав. складомПри формировании выходного документа.10%Данные, подаваемые работнику не верны.5.2 Выбор методов контроля по рассмотренным информационным потокам


Рассмотрим выбор методов контроля по рассматриваемым информационным потокам, в разрезе типов ошибок, которые мы выявили:

.Синтаксические ошибки:

Для этого типа ошибок выберем метод проверки соответствия каждого символа реквизита, установленному значению (в системе предусмотрен контроль формата).

.Семантические ошибки:

Для этого типа ошибок, выберем методы, основанные на естественной избыточности, метод контроля с двукратной избыточностью. Метод проверки номенклатур, при вводе кода двери будем осуществлять проверку со справочником моделей дверей. Метод проверки границ будем использовать при вводе количества. Метод контрольного суммирования (балансовый метод) при составлении отчёта о товарах на складе.

.Прагматические ошибки:

Выявление прагматических ошибок заложено в самой системе, оно состоит в том, что система не запишет документ, если будет введено количество которого, например, нет на складе.


.3 Технологические процессы на операции контроля по рассмотренным информационным потокам


Рис. 5.1. МТП "заявки на формирование заказа"


Рис. 4.2. МТП "отчёта о товарах на складе"


Проанализировав МТП, получаем, что МТП не поменяются, т.к. документ как проходил через определенные подразделения отделения, так и будет проходить, а нового отдела или РМ, на котором будет осуществляться контроль добавлять нет необходимости. Поэтому добавим контроль в ОТП, рассмотрим более подробно их модификацию.

ОТП ввода заявки на формирование заказа. Контроль синтаксических ошибок включен в систему, через заранее заданные форматы для каждого реквизита. Для контроля орфографических ошибок избыточность в значениях отдельных слов (реквизитов), для контроля смысловых ошибок - избыточность предложения (записи) и для контроля блочных ошибок - избыточность группы предложений (блока записей). Контроль будем осуществлять методами естественной избыточности: методом проверки номенклатур и методом проверки границ. Методом проверки номенклатур будем контролировать двери - со справочником моделей дверей. Методом проверки границ будем проверять реквизиты "Количество" и "Размер". И что касается прагматических ошибок, то это заложено в самой системе, оно состоит в том, что система не запишет документ, если будет введено количество дверей которого, например, нет на складе. Контроль целесообразно проводить перед выполнением наиболее трудоемкой операцией: перед вводом заявки целесообразно проверить наличие модели дверей на складе. После выполнения операции проверить запись документа в БД.

ОТП формирования материального отчета.

Синтаксические ошибки могут возникнуть с малой вероятностью, т.к. документ выходной и он формируется на основе введенных данных, т.е. проверка формата прошла уже на этапе ввода документов.

Контроль целесообразно устанавливать после логически завершенной операции, т.е. после завершения формирования выходного документа, перед передачей директору.


Заключение


В данном курсовом проекте была разобрана и проанализирована задача оформления заказа на двери. Мы рассмотрели перечень и функции рабочих мест, на которых решается поставленная задача, представили параметрическое описание задачи, для представления ее объема, т.е. рассмотрели организационно-экономическую сущность задачи. В ходе работы выяснили, какие информационные потоки являются входными, а какие выходными. Разделили входные потоки на оперативные, хранимые, накопленные, условно-постоянные и описали их. Рассмотрели технологию ведения условно-постоянной информации.

В процессе изучения технологии обработки информации по задаче, рассмотрели два вида технологических процессов - маршрутные технологические процессы и операционные технологические процессы. Рассмотрели МТП и ОТП по входному и выходному потоку. А также рассмотрели технологию контроля информации по задаче, и в соответствии с полученными данными модифицировали маршрутные и операционные технологические процессы.


Список источников


1.Жуков А.А. Конспект лекций по курсу Информационные Технологии

2.Жуков А. А. Методические указания к курсовому проекту по курсу "Информационные технологии"


Введение управляющий персонал заказ информационный В каждой быстро развивающейся компании по продаже того или иного товара с ростом объёмов продаж и колич

Больше работ по теме:

КОНТАКТНЫЙ EMAIL: [email protected]

Скачать реферат © 2017 | Пользовательское соглашение

Скачать      Реферат

ПРОФЕССИОНАЛЬНАЯ ПОМОЩЬ СТУДЕНТАМ