Створення та використання протоколів

 

Зміст


Вступ

Розділ 1. Теоретичні засади документного забезпечення діяльності колегіальних органів

1.1 Сутність та правові засади діяльності колегіальних органів

1.2 Документне забезпечення діяльності колегіальних органів

Розділ 2. Протокол як основний вид документа діяльності колегіальних органів

2.1 Особливості підготовки та оформлення протоколів

2.2 Документне забезпечення діяльності акціонерного товариства

Розділ 3. Перспективи розвитку протоколу як основного виду документа колегіальних органів

3.1 Вплив новітніх технологій на діяльність колегіальних органів

Висновки

Список використаних джерел


Вступ


Актуальність теми. Дана тема дуже актуальна в даний час, так як успіх будь-якого починання у сфері діяльності залежить від багатьох чинників.

У тому числі - вміння юридично правильно, належно представити його інформацію у вигляді, тобто правильно скласти і оформити документ

Протокол один з найпоширеніших документів колегіальних органі у якому фіксують хід і результати проведення зборів, конференцій, нарад, засідань. У протоколах відображаються всі виступи з питань, які розглядаються, і рішення, ухвалені в результаті обговорення - це використовується у всіх організаціях сьогодення.

Документ (за П. Отле) - це будь-яке джерело інформації, передання людської думки, знань незалежно від того, чи втілене воно в матеріально фіксованій формі або є провідником (передавачем) інформації в часі.

За обсягом фіксованих даних протоколи поділяють на:

Стислі (короткі), в яких записано лише ухвалу або поширену резолюцію, а також зазначено номер, дату, назву організації, кількість присутніх, порядок денний. Під рубрикою "Слухали" - назва питання, прізвище й ініціали доповідача.

Повні (докладні), в яких записуються виступи доповідачів та інших учасників зборів, нарад, засідань. У докладний протокол записують також запитання доповідачеві та конспективний запис виступів під час обговорення.

Стенографічні, де всі виступи, репліки, запитання й відповіді фіксують дослівно, у вигляді стенограми або магнітозапису.

Мета роботи - дослідити особливості протоколу, ознайомитися з процесом створення протоколів, та його використання.

Обєктом дослідженням протокол.

Предметом дослідження є протокол як вид документа.

Завдання дослідження:

1.Дослідити особливості протоколу.

2.Процес створення протоколу.

.Обробка, зберігання та використання протоколів.

Структура роботи - дослідження складається зі вступу, трьох розділів, висновків, 25 пунктів використаних джерел та додатку.

протокол колегіальний орган документ

Розділ 1. Теоретичні засади документного забезпечення діяльності колегіальних органів


1.1 Сутність та правові засади діяльності колегіальних органів


Протокол <#"center">1.2 Документне забезпечення діяльності колегіальних органів


Діяльність установ, працівників основі колегіальності, документується постановами, рішеннями, розпорядженнями.

Постанови і рішення приймає внаслідок обговорення засіданнях колегіальних органів, хід яких помітна в протоколах. Документування діяльності колегіальних органів починається з складання плану роботи з основі пропозицій членів відповідного органу (колегії, ради, правління, бюро тощо.)

План передбачає календарні терміни проведення засідань, питання, які підлягають розгляду, прізвища осіб, відповідальних готувати запитань до обговоренню. Затверджений план роботи колегіального органу розсилається поважним його членам, зацікавленим організацій та осіб.

Засідання аж передує велика підготовчу роботу, від якої потерпають в адміністративних документах. Документування підготовки засідання полягає, передусім, у складанні порядку денного, у якому можуть бути включені питання, непередбачений планом, але потребують обов'язкового врегулювання засіданні. До порядку денного рекомендується включати небагато питань, щоб було ґрунтовно обговорити їх у засіданні. Проте за це вимога який завжди дотримується. До порядку денного нерідко включається багато запитань, отже, потрібні особливо ретельна підготовка таких засідань і чітке їхнє відання. І тут на порядку денному слід зазначити, скільки часу відводиться за кожен питання, а засіданні встановити твердий регламент.

Питання на порядку денному слід розташовувати гаразд їх важливості й складності, у своїй те щоб запрошують Журбі витрачали якнайменше часу у очікуванні розгляду своїх питань. До порядку денному докладають список запрошених Журбі із їхніх посади й організації, яку вони становлять.

У великих установах до засіданням аж по найважливішим питанням складається довідка з їхньої суті, у якій вказуються причина і чітку мету порушення питання до обговорення. Разом із довідкою представляється проект рішення, постанови.

Постановка питань до обговорення колегіальних органів інших може бути розпочата як з ініціативи керівника установи, а й у ініціативи окремих структурних підрозділів.

Матеріали до засідання видаються, зазвичай, за три-п'ять днів керівнику заклади і після розгляду разом із повідомленням про засіданні направляються членам колегіального органу.

Попередня розсилання матеріалів дає можливість вносити поправки у вже наявний письмовий проект рішення і тим самим прискорює вирішення питань на засіданні.

Перед початком засідання виробляється реєстрація присутніх. Під час підготовки великих нарад, конференцій, зустрічей, у яких планується участь працівників установ, організації з інших країв, областей, відділу міжнародних організацій рекомендується передбачити такі моменти:

) вироблення порядку денного й визначення кола гаданих учасників;

) ознайомлення гаданих учасників із порядком денним;

) вироблення регламенту наради;

) підготовка матеріалів, що розглядатимуться нараді:

а) доповіді, інформаційного повідомлення організатора наради;

б) доповіді, інформаційного повідомлення гаданих учасників;

в) довідково-інформаційних матеріалів, які можуть опинитися знадобитися під час наради;

р) проекту рішення.

) організаційним забезпеченням наради:

а) реєстрація учасників;

б) розміщення учасників;

в) транспортне забезпечення учасників;

р) харчування учасників;

буд) культурно-масові заходи;

е) інформування по цікавлячим їх питанням;

ж) постачання учасників канцтовари;

) організаційні роботи секретаріату наради;

) технічне забезпечення проведення наради (оснащення приміщення технічними засобами);

) документування роботи наради (оформлення документальних матеріалів):

а) складання протоколу (стенограма) підсумкових матеріалів;

б) розмноження підсумкових матеріалів;

на забезпечення цими матеріалами учасників наради;

) анкетування учасників наради:

йдеться про роботі наради;

б) про рівень організації та проведення наради.

Якщо підготовці наради бере участь цілу групу, потрібен план, затверджений посадовою особою, які відповідають за нараду.

Складається кошторис витрат. Визначається порядок денний.

У відповідній документі вказується тема, що обговорюватиметься нараді, перераховуються теми доповідей, співдоповідей, повідомлень, запропонованих до обговорення, і наводяться стислі відомості про виступаючих: їхні прізвища, імена і по батькові (в цілому або скорочено), посади, вчені звання.

Уточнення списку осіб, запрошених на нараду, складаються запрошення (сповіщення) на нараду. До складу запрошення входять:

звернення;

інформацію про дати і піднятому місці проведення наради;

порядок денний;

пропозицію взяти участь;

прохання підтвердженні участі.

Підписують запрошення особи, відповідальні готувати наради. Визначається регламент роботи. Вони повинні передбачати чітку організацію ходу наради, порядок аналізованих питань, певні процедурні боку. Загальна тривалість наради має перевищувати трьох-чотирьох годин на день.

Регламент то, можливо приблизно таким:

) вступне слово (обумовлюються тимчасові обмеження з ходу наради і орієнтовний його закінчення) - трохи більше 10 хв.;

) основний доповідь - до 30 хв;

) питання доповідачу - трохи більше 2 хв кожен;

) співдоповідь, повідомлення - трохи більше 10 хв;

) питання співдоповідачу - трохи більше 1 хв за кожен;

) виступи 5-7 хв;

) відповідь доповідача - трохи більше 5 хв;

) відповіді співдоповідачів - трохи більше 3 хв за кожен;

) довідка у процесі наради - трохи більше 3 хв;

) читання проекту рішення - трохи більше 5 хв;

) пропозиції щодо проекту рішення - трохи більше 3 хв;

) підбиття підсумків наради - трохи більше 10 хв.

Якщо нараді бере участь до 50 людина, перерву роблять через кожні 50 хв, його тривалість - трохи більше 10 хв. При більшій кількості учасників перерву роблять через 1,5 години роботи на 15 хвилин.


Розділ 2. Протокол як основний вид документа діяльності колегіальних органів


2.1 Особливості підготовки та оформлення протоколів


Оформлення протоколу має ряд особливостей. Якщо воно тривало кілька днів, то через тире вказують дати початку і закінчення наради. Номером протоколу є порядковий номер засідання колегіального органу з початку року.

Протокол підписується головою та секретарем <#"center">2.2 Документне забезпечення діяльності акціонерного товариства


1. Кількісний склад виконавчого органу, порядок призначення його членів визначаються статутом товариства. Порядок скликання та проведення засідань колегіального виконавчого органу встановлюється статутом або положенням про виконавчий орган акціонерного товариства.

. Кожний член колегіального виконавчого органу має право вимагати проведення засідання колегіального виконавчого органу та вносити питання до порядку денного засідання.

. Члени наглядової ради, а також представник профспілкового або іншого уповноваженого трудовим колективом органу, який підписав колективний договір від імені трудового колективу, мають право бути присутніми на засіданнях колегіального виконавчого органу. Статутом може бути надано право іншим особам бути присутніми на засіданні колегіального виконавчого органу.

. На засіданні колегіального виконавчого органу ведеться протокол. Протокол засідання колегіального виконавчого органу підписується головуючим та надається для ознайомлення на вимогу члена колегіального виконавчого органу, члена наглядової ради або представника профспілкового або іншого уповноваженого трудовим колективом органу, який підписав колективний договір від імені трудового колективу органу. Статутом акціонерного товариства може бути надано право іншим особам отримувати протокол засідання колегіального виконавчого органу для ознайомлення.

. Голова колегіального виконавчого органу обирається наглядовою радою товариства, якщо інше не передбачено статутом товариства, в порядку, передбаченому статутом або положенням про виконавчий орган акціонерного товариства.

Голова колегіального виконавчого органу організовує роботу колегіального виконавчого органу, скликає засідання, забезпечує ведення протоколів засідань.

Голова колегіального виконавчого органу має право без довіреності діяти від імені товариства, відповідно до рішень колегіального виконавчого органу, в тому числі представляти інтереси товариства, вчиняти правочини від імені товариства, видавати накази та давати розпорядження, обов'язкові для виконання всіма працівниками товариства. Інший член колегіального виконавчого органу в порядку, визначеному законодавством України, також може бути наділений цими повноваженнями, якщо це передбачено статутом товариства.

. У разі неможливості виконання головою колегіального виконавчого органу своїх повноважень за рішенням цього органу його повноваження здійснює один із членів колегіального виконавчого органу, якщо інше не передбачено статутом або положенням про виконавчий орган акціонерного товариства. Інші особи можуть діяти від імені товариства у порядку представництва, передбаченому Цивільним кодексом України.

Розділ 3. Перспективи розвитку протоколу як основного виду документа колегіальних органів


3.1 Вплив новітніх технологій на діяльність колегіальних органів


Раціоналізація роботи з документами - важливий напрям підвищення ефективності управлінської праці, що дозволяє уникати невиправданих часових витрат, зосередити зусилля управлінців на оперативному і якісному вирішенні конкретних управлінських питань забезпечення прав та інтересів громадян, які вступають у правовідносини з державними органами.

Виділяють такі аспекти діловодства.

По-перше, це юридичний аспект - забезпечення законності та дисципліни у сфері діловодства, необхідності офіційного закріплення вимог, що пред'являються до документів відповідними нормативно-правовими актами, і безумовного їх дотримання.

По-друге, організаційний аспект, який виявляється у налагодженні різноманітних і досить складних відносин організаційного характеру, що виникають між органами державної влади, підприємствами, організаціями щодо створення документів, їх руху, обробки.

По-третє, економічний аспект діловодства пов'язаний з економічною доцільністю, оптимальністю його здійснення.

Особливе значення має діловодство у здійсненні дійового контролю за виконанням управлінських рішень, адже перевірка виконання є головною ланкою в організаційній роботі будь-якої установи чи організації. Добре налагоджена організація діловодної служби передбачає відповідний контроль за виконанням прийнятих рішень. Це дозволяє виявити допущені помилки, уникнути їх у майбутньому та надає роботі органу державної влади системності та оперативності.

Документи, що складають єдиний вид документації, характеризуються єдністю цільового призначення і у комплексі забезпечують документування тієї чи іншої управлінської функції або виду діяльності. Документаційне забезпечення документів передбачає не тільки створення документів, але й організацію роботи з ними - організацію документообігу установи, зберігання документів та їх використання у поточній роботі. Документування управлінської діяльності і регламентування порядку роботи з документами від моменту їх створення або надходження до відправлення або передачі в архів в органах державної влади України здійснюється відповідно до Примірної Інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України, а також до державних стандартів на організаційно-розпорядчу документацію. Інструкцією регламентуються загальні питання документування управлінської діяльності; прийом, розгляд і реєстрація документів; складання і оформлення службових документів, у тому числі датування, індексація, узгодження, засвідчення і адресування документів. Інструкція визначає порядок ведення загального діловодства. її положення поширюються на всю службову документацію, в тому числі створювану за допомогою персональних комп'ютерів (ПК). Комп'ютерні (автоматизовані) технології обробки документної інформації повинні відповідати вимогам державних стандартів та Інструкції.

Відповідальність за загальний стан роботи з документами покладається на керівника органу державної влади. Організація роботи з документами в установі забезпечується діловодними службами. Так, у Секретаріаті Кабінету Міністрів України функціонує Департамент діловодства та моніторингу у складі Управління діловодства, Управління моніторингу та Управління автоматизації діловодства.

Основним завданням діловодної служби є встановлення єдиного порядку документування і роботи з документами на основі використання сучасної обчислювальної техніки, автоматизованої технології роботи з документами та скорочення кількості документів.

В умовах ускладнення та збільшення обсягів управлінської діяльності, що пов'язано з реформуванням економіки, науково-технічним прогресом, інтенсифікація та поліпшення організації роботи діловодних служб може сприяти підвищенню ефективності роботи управлінського апарату інтенсифікація діловодства передбачає:

чітку побудову організаційної структури загальних відділів, секретаріатів;

відбір та впровадження найбільш раціональної форми технології діловодства;

оптимальне розмежування функцій та обов'язків працівників даної сфери;

наукове обґрунтування норм праці співробітників діловодних служб;

чітку регламентацію кількісного складу, підвищення особистої кваліфікації та професійної відповідальності працівників;

раціональну організацію робочих місць.

Механізація та автоматизація впроваджується на всіх етапах діловодного процесу: реєстрація і підготовка документів, їх копіювання, оперативне зберігання і транспортування, контроль за виконанням тощо. Ці етапи повинні бути сумісними і передбачати можливість їх об'єднання в єдину систему. Склад програмного забезпечення і засобів, що використовуються, залежать від конкретних умов роботи апарату управління з документами, зокрема, від організаційної структури органу управління, його розміщення, умов праці співробітників, кількості та змісту документів, потреб в оперативній і ретроспективній інформації, ступеня централізації робіт з документами. З метою більш раціонального використання технічних засобів, ПК в органах державної влади створюються централізовані служби: сектори діловодства, комп'ютеризації і оргтехніки, друкарські та копіювальні бюро тощо. Від ефективності роботи таких підрозділів багато в чому залежить нормальна робота всієї установи. Під час впровадження нових технологій роботи з документами необхідно враховувати:

доцільність впровадження технічних засобів;

можливість придбання технічних засобів;

наявність придатних приміщень;

можливість підготовки чи залучення спеціалістів до обслуговування техніки та її ремонту.

До застосування технічних засобів проводиться відповідна підготовка кадрів, яка передбачає: навчання персоналу роботі з технічними засобами на робочих місцях, на спеціальних курсах, шляхом проведення семінарських занять тощо.

Висновки


Мета курсового дослідження досягнута шляхом реалізації поставлених завдань. Протокол займає особливе місце в системі організаційно-розпорядчих документів. З одного боку, його можна віднести до інформаційних <#"center">Список використаних джерел


1. Методичні рекомендації ВНИИДАД ФАС РФ "Ведення діловодства в організації". - М.: ВНИИДАД ФАС РФ, 2004.

. Міжгалузеві укрупнені нормативи часу на роботи з документаційного забезпечення управління. Затверджені постановою Мінпраці РФ від 25 листопада 1994 р. N 72. - М.: Мінпраці РФ, 1995.

. Організаційно-розпорядча документація. Вимоги до оформлення документів: Методичні рекомендації щодо впровадження ГОСТ Р 6.30-2003. / Росархів; ВНИИДАД; сост.: М.Л. Гавлін, А.С. Красавін, Л.В. Кузнецов та інших; Заг. ред. М.В. Ларін.А.Н. Сокова. - М., 2003. - 90 с.

. Перелік типових управлінських документів, що утворюються в діяльності організацій, із зазначенням термінів зберігання. Затверджено Росархивом 6 жовтня 2000 5. Рекомендації з документаційного забезпечення діяльності органів виконавчої влади (адміністрацій країв, областей, міст федерального значення, органів місцевого самоврядування). - М.: ВНИИДАД, Мерія Москви, 1995.

. Типова інструкція з діловодства у федеральних органах виконавчої влади, затверджена наказом Міністерства культури і масових комунікацій Російської Федерації від 8 листопада 2005р. № 536. - М.: Ось-89, 2006. - 95С II. Література 7. Дьомін Ю.М. Діловодство. Документаційне менеджмент. - М.: Бератор, 2003. - 208с.

8. Кірсанова М.В. Курс діловодства: документаційне забезпечення управління <http://ua-referat.com/%D0%94%D0%BE%D0%BA%D1%83%D0%BC%D0%B5%D0%BD%D1%82%D0%B0%D1%86%D1%96%D0%B9%D0%BD%D0%B5_%D0%B7%D0%B0%D0%B1%D0%B5%D0%B7%D0%BF%D0%B5%D1%87%D0%B5%D0%BD%D0%BD%D1%8F_%D1%83%D0%BF%D1%80%D0%B0%D0%B2%D0%BB%D1%96%D0%BD%D0%BD%D1%8F>: навчальний посібник. - 6-е вид., Справність. і доп. - М-Новосибірськ.: Инфра-М-Сибірська угода, 2008. - 367с.

. Кузнєцова Т.В. Діловодство <http://ua-referat.com/%D0%94%D1%96%D0%BB%D0%BE%D0%B2%D0%BE%D0%B4%D1%81%D1%82%D0%B2%D0%BE> (Організація технології документаційного забезпечення управління): Підручник для вузів / Кузнєцова Т.В., Санкіна Л.В., Бикова Т.А. та ін: Під ред. проф. Т.В. Кузнєцової. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2003. - 359с.

. Ларьків Н.С. Документознавство <http://ua-referat.com/%D0%94%D0%BE%D0%BA%D1%83%D0%BC%D0%B5%D0%BD%D1%82%D0%BE%D0%B7%D0%BD%D0%B0%D0%B2%D1%81%D1%82%D0%B2%D0%BE>: навчальний посібник / Н.С. Ларьків. - М.: АСТ: Схід-Захід, 2006. - 427, [5] с.

. Організація роботи з документами: Підручник / За ред. Проф В.А. Кудряева. - 2-е вид., Перераб. і доп. - М.: ИНФРА-М, 2002. - 592с.

. Рогожин М.Ю. Діловодство. Курс лекцій: навчальний посібник: - М.: Проспект, 2008. - 240с.

. Рогожин М.Ю. Організація діловодства підприємства. - М.: Изд-во РДЛ, 2003. - 240с.

. Рогожин М.Ю. Документаційне забезпечення управління <http://ua-referat.com/%D0%94%D0%BE%D0%BA%D1%83%D0%BC%D0%B5%D0%BD%D1%82%D0%B0%D1%86%D1%96%D0%B9%D0%BD%D0%B5_%D0%B7%D0%B0%D0%B1%D0%B5%D0%B7%D0%BF%D0%B5%D1%87%D0%B5%D0%BD%D0%BD%D1%8F_%D1%83%D0%BF%D1%80%D0%B0%D0%B2%D0%BB%D1%96%D0%BD%D0%BD%D1%8F>. - М.: Проспект, 2004. - 384с.

. Стенюков М.В. Курс секретарської справи: підручник для ссузів / М.В. Стенюков. - М.: А-ПРІОР, 2008. - 240с.. Довідкові та інформаційні <http://ua-referat.com/%D0%86%D0%BD%D1%84%D0%BE%D1%80%D0%BC%D0%B0%D1%86%D1%96%D1%8F> видання

. Короткий словник видів і різновидів документів / Головархів, ВНИИДАД, М., 1974.


Зміст Вступ Розділ 1. Теоретичні засади документного забезпечення діяльності колегіальних органів 1.1 Сутність та правові засади діяльності колегіа

Больше работ по теме:

КОНТАКТНЫЙ EMAIL: [email protected]

Скачать реферат © 2017 | Пользовательское соглашение

Скачать      Реферат

ПРОФЕССИОНАЛЬНАЯ ПОМОЩЬ СТУДЕНТАМ