Создание БД в MS Excel и MS Access "Продуктовый магазин"

 

КУРСОВАЯ РАБОТА

по дисциплине «Информатика»

Создание БД в MS Excel и MS Access «Продуктовый магазин»

Аннотация

Данная программа открывает широкие возможности для ведения учёта различных дел (база данных рабочих кадров, база данных магазина, база данных склада и т.д.).

В первой части я представил общие возможности символьного процессора, вид экрана системы, и основные операции которые можно осуществлять.

В работе содержится: основные положения по проектированию БД, описание предметной области и инфологическая модель БД, проектирование БД в среде СУБД ACCESS, главная кнопочная форма.

Данной работе присутствуют рисунки и схемы, которые помогают лучше понять содержимое.

Введение

В области электронной обработки данных одним из базовых понятий является «информация». Информация, используемая нами в повседневной жизни, хранится в нашей памяти. Мы получаем ее из самых разных источников. Иногда в рамках выполняемой работы используется информация большого объема, отдельные порции которых похожи друг на друга по структуре, отличаясь содержанием. При работе с большими объемами информации очень важна скорость поиска информации (или доступа к ней). Рост объемов обрабатываемых данных выдвигает на передний план проблему эффективности хранения данных и доступа к ним.

И для этого используются системы управления базами данных (СУБД). СУБД - комплекс программных систем для создания БД и работы с ней. Сама БД представляет собой совокупность взаимосвязанных и организованных по определенным правилам данных, которые отражают состояние объектов какой-то конкретной предметной области и отношение между этими объектами.

1. Основы проектирования баз данных

1.1 Основные положения по проектированию БД

Проектирование БД осуществляется на основе 3-х уровневой архитектуры. Первым уровнем является инфологическая модель БД, суть которой состоит в описании предметной области с использованием естественною языка. Вторым - диалогическая модель, целью которой является логическая организация данных на основе выбранной модели представления данных и взаимосвязь этих данных. Третий уровень представляет собой физическую модель, при создании которой необходимо выбрать конкретную СУБД. Такая модель есть набор взаимосвязанных таблиц и дополнительных объектов, позволяющих упростить работу с данными.

1.2 Описание предметной области и инфологическая модель БД

Базы данных играют особую роль в современном мире. Всё, с чем мы ежедневно сталкиваемся в жизни, скорее всего, зарегистрировано в той или иной базе. Умение работать с базами данных сегодня является одним из важнейших навыков в работе с компьютером, а специалисты в этой области никогда не окажутся безработными.

Хранение информации - одна из важнейших функций компьютера. Одним из распространенных средств такого хранения является база данных.

БАЗА ДАННЫХ - это файл специального формата, который содержит информацию. Или более точно, это совокупность хранимых в памяти ЭВМ и специальным образом организованных взаимосвязанных данных.

Данная курсовая работа посвящена проектированию базы данных, предметной областью которой является каталог экономической литературы. Эта база данных поможет вам за считанные секунды найти нужную книгу и узнать все то, что вас интересует об этой книги.

Иерархическая модель - это модель, в которой логическая запись i - го уровня содержит данные, общие для набора записей i + 1 уровня, то есть реализуется последний доступ от верхнего уровня к данным более низкого уровня. Сетевой моделью является модель связи всех объектов со всеми другими. Реляционной моделью, созданной Э. Коддом, является совокупность двумерных таблиц, логическая связь между которыми осуществляется через одинаковые поля. Каждая таблица описывает объект, а каждое поле имеет имя и тип данных, которые соответствуют этому полю.

Обычно СУБД различают по используемой модели данных. Так, СУБД основанные па использовании реляционной модели данных, называют реляционными СУБД. В некоторых СУБД поддерживаются одновременно несколько моделей данных.

2. Проектирование БД в среде СУБД ACCESS

2.1 Физическая модель БД

база данные проектирование процессор

Таблица - это основной объект реляционной БД, который хранит структуру и данные. Для проектирования таблиц БД удобнее всего использовать следующий способ:

. Сделать активным окно «БД» и выбрать в нем вкладку «Таблицы».

. Нажать кнопку «создать» и выбрать способ создания таблицы

«Конструктор».

3.Нажать кнопку ОК. На экране откроется окно конструктора таблиц, в верхней части которого находятся в виде таблицы компоненты описания логической структуры создаваемой таблицы:

«Имя поля», «Тип данных», «описание».

Для создания таблицы данной БД нужно в окне конструктора написать имена полям и указать тип данных.

Одну из созданных в конструкторе таблиц данной БД можно увидеть на рис. 2.1и 2.2

Рис.2.1. Конструктор таблицы «Товар»

Рис.2.2 Таблица «Продажи»

В ACCESS связь между таблицами называется схемой данных - визуальный способ создания связи. Окно Схема данных открывают щелчком по одноимённой кнопке или командой Сервис-Схема данных. Если ранее никаких связей между таблицами базы не было, то при открытии окна Схема данных одновременно открывается окно Добавление таблицы, в котором можно выбрать нужные таблицы для включения в структуру межтабличных связей. Введя в схему данных все таблицы, которые надо связать, можно приступать к созданию связей между полями таблиц. Связь между полями устанавливают перетаскиванием имени поля из одной таблицы в другую на соответствующее ему связанное поле. После перетаскивания открывается диалоговое окно Связи, в котором можно задать свойства образующейся связи. Включение флажка Обеспечение условия целостности данных позволяет защититься от случаев удаления записей из одной таблицы, при которых связанные с ними данные других таблиц останутся без связи. Это показано на рисунке 2.3

Рис.2.3 «Схема данных»

2.2 Запросы

Запрос - это объект для извлечения данных из таблиц в удобной для пользователя форме. Создание запроса реализуется с помощью конструктора следующим: образом: в окне БД нужно выбрать вкладку «Запросы» и щелкнуть «Создать», выбрать «Конструктор» и нажать ОК, затем в открывшемся окне диалога «добавление таблицы» выбираем имена таблиц, на основе которых будет проводиться выбор данных, и щелкаем «Добавить», после закрытия окна «Добавление таблиц» появляется окно Конструктора запросов, в нижней части которого находится бланк запроса, каждая строка, которого выполняет конкретную функцию. В строке «Поле» указываются имена полей, которые участвуют в запросе, и при этом одновременно указывается имя таблицы, с которой выбрано это поле, в строке «Имя таблицы». В строке «Условия отбора» задаются критерии поиска. Ниже на рисунках 2.4 и 2.5 показаны запросы, выполненные к БД данной курсовой работы.

Рис.2.4 Конструктор запроса «Продавец Запрос»

Рис.2.5 Конструктор запроса «Товар Запрос»

2.3 Формы

Форма - это объект, позволяющий в удобной форме вводить, редактировать и просматривать данные из базы. В БД данной курсовой работы формы создавались с помощью мастера следующим образом: в окне БД выбиралась вкладка «Формы» и щелкалось «Создать», затем выбирался «Мастер форм» и нажималось ОК, в открывшемся окне из списка «Таблицы/Запросы» выбиралась нужная таблица, а из появившегося перечня полей выбранной таблицы выбирались имена полей, которые были необходимы в форме, потом нажималась кнопка «Далее», а в следующем окне задавался внешний вид формы, далее выбирался стиль формы, и в последнем окне вводилось имя созданной формы, а если форма создавалась для связных таблиц, то вводилось имя подчиненной формы, для завершения создания формы нажималась кнопка «Готово». Ниже на рисунках 2.6 и 2.7 изображены созданные формы данной БД.

Рис.2.6 Форма «Поставщик»

Рис.2.7 Форма «Товар»

2.4 Отчеты

Отчёт-это объект, используемый для вывода данных в печать в оформленном виде.

В отчёте используются специальные приёмы обработки:

ØГруппировка данных

ØСпециальные поля-колонтитулы, номера страниц, даты.

Эффективнее всего создавать отчёт сначала с помощью Мастера, а затем дорабатывать его в Конструкторе.

Создание отчёта:

? В окне базы данных щёлкнули значок Отчёты.

? Дважды щёлкнули Создание отчёта с помощью Мастера. Появилось первое диалоговое окно Создание отчётов, в котором необходимо выбрать поля, которые следует включить в отчёт.

? Открыли раскрывающийся список Таблицы и запросы и выбрали одну из таблиц или запросов с теми полями, которые нужно включить в отчёт.

? В списке имя поля дважды щёлкнули имя поля, чтобы включить его в отчёт. Поле переместилось в список Выбранные поля. Щёлкнули кнопку. Далее.

? Выбрали подходящую таблицу для оформления отчёта. Щёлкнули кнопку. Далее.

? В данном диалоговом окне можно сгруппировать данные. Щёлкнули. Далее.

? Затем можно выбрать макет, ориентацию бумаги, стиль для отчёта.

? В последнем диалоговом окне вводится заголовок отчёта.

Ниже на рисунке 2.8 изображен отчет, выполненный для данной БД.

Рис.2.8 Отчет в конструкторе «Продавец»

2.5 Главная кнопочная форма

Кнопочная форма является законченным приложением в ACCESS. Законченное приложение - это программа, которая устанавливает

определенный способ доступа к БД. Создается кнопочная форма следующим образом: в меню выбираем вкладку «Сервис» и из появившегося списка «Служебные программы», из списка которых выбираем «Диспетчер кнопочных форм», в появившемся окне создаем сначала главную кнопочную форму, а затем ей подчиненную. Из кнопочной формы можно попасть в любой отчёт, форму, таблицу, запрос. Ниже на рисунке 2.9 изображена кнопочная форма данной БД.

Рис. 2.9. Кнопочная форма «Продуктовый магазин»

3. Однотабличная БД в среде EXCEL

3.1 Основные положения по работе с БД в EXCEL

Работа с БД в EXCEL позволяет пользователю быстро оперировать данными, мгновенно находить нужную ему информацию. EXCEL очень полезная программа в современном мире, т.к. она позволяет экономить много времени людям занимающимся отбором какой-либо информации. В ней можно выполнять сортировку данных, рассчитывать средние значения, делать фильтрацию, сформировывать промежуточные и общие итоги, автоматически выполнять структуризацию данных

3.2 Примеры анализа данных работы с БД

Рис.3.1 Сортировка по названию

Рис.3.2 Фильтрация по названию

Заключение

Компьютеры произвели революцию в офисах. Ушли в прошлое времена арифмометров, пишущих машинок, бухгалтерских книг и настольных картотек.

В нынешнем офисе все эти знакомые вещи заменены текстовыми редакторами, электронными таблицами, компьютерными базами данных и электронными адресными книгами. Даже относительно недавно появившиеся ежедневники постепенно переселяются в компьютер.

Информация - это сила; однако слишком большое количество информации, не управляемое должным образом, может нанести вред. К счастью мы, имеем компьютеризированные базы данных, управляя тем самым необходимой информацией.

Таким образом, СУБД решают множество проблем, которые затруднительно или вообще невозможно решить при использовании файловых систем. Данное приложение позволило упростить работу многих людей.

Список используемой литературы

1.ПОПУЛЯРНЫЙ САМОУЧИТЕЛЬ РАБОТЫ НА КОМПЬЮТОРЕ С.В. Симонович, В.И.Мураховский, Москва: «ДЕСС КОМ», 2001. - 576 страниц.

2.КОМПЬЮТЕР В ВАШЕЙ ШКОЛЕ С.В.Симонович, Москва: АСТ - ПРЕСС: Инфорком - Пресс, 2001. - 336 с.

.ОБЩАЯ ИНФОРМАТИКА С.Симонович, Г.Евсеев, А.Алексеев, Москва, 2001, - 592 с.

. ИНФОРМАТИКА (КУРС 3), ЮНИТА 2, Офисные технологии, А.В.Воробьев, Т.В.Воробьева, Москва, 2003

КУРСОВАЯ РАБОТА по дисциплине «Информатика» Создание БД в MS Excel и MS Access «Продукт

Больше работ по теме: