Создание базы данных "Поставки и заказы" в среде Access

 

Содержание

Введение

1. Запросы выборки

2. Запросы на изменение

3. Отчеты

Заключение

Список использованных источников

Введение

Данная курсовая работа была составлена на основе версии СУБД Access. Первая версия СУБД Access появилась в начале 90-х годов. Это была первая настольная реляционная СУБД для 16-разрядной версии Windows. Популярность Access значительно возросла после включения этой СУБД в состав Microsoft Office.

Прогресс, достигнутый за последние несколько лет во всех аспектах вычислительной техники, включая теорию, технологию и приложения, привели к значительному расширению области применения компьютеров и росту числа их пользователей. Существенной частью современного общества являются разнообразные системы доступа и хранения информации, которые являются неотъемлемой составляющей современного научно-технического прогресса. Существует много веских причин перевода существующей информации на компьютерную основу, т.к. более быстрая обработка данных и централизация их хранения с использованием клиент/серверных технологий позволяют сберечь значительные средства, а главное и время для получения необходимой информации, а также упрощает доступ и ведение.

В любой организации, как большой, так и маленькой, возникает проблема такой организации управления данными, которая обеспечила бы наиболее эффективную работу. Некоторые организации используют для этого шкафы с папками, но большинство предпочитают компьютеризированные СУБД, позволяющие эффективно хранить, извлекать информацию и управлять большими объемами данных. Современные СУБД - многопользовательские системы управления базой данных, которые специализируется на управлении массивом информации одним или множеством одновременно работающих пользователей.

В отличие от Visual FoxPro, фактически превратившегося в средство разработки приложений, Access ориентирован в первую очередь на пользователей Microsoft Office, в том числе и не знакомых с программированием. Это, в частности, проявилось в том, что вся информация, относящаяся к конкретной базе данных, а именно таблицы, индексы (естественно, поддерживаемые), правила ссылочной целостности, бизнес-правила, список пользователей, а также формы и отчеты хранятся в одном файле, что в целом удобно для начинающих пользователей.

Версия этой СУБД - Access 2000 входит в состав Microsoft Office 2000 Professional и Premium, а также доступна как самостоятельный продукт. В состав Access 2000 входят:

1. средства манипуляции данными Access и данными, доступными через ODBC (последние могут быть "присоединены" к базе данных Access);
2. средства создания форм, отчетов и приложений; при этом отчеты могут быть экспортированы в формат Microsoft Word или Microsoft Excel, а для создания приложений используется Visual Basic for Applications, общий для всех составных частей Microsoft Office;
3. средства публикации отчетов в Internet;
4. средства создания интерактивных Web-приложений для работы с данными (Data Access Pages);
5. средства доступа к данным серверных СУБД через OLE DB;
6. средства создания клиентских приложений для Microsoft SQL Server;
7. средства администрирования Microsoft SQL Server.

Поддержка COM в Access выражается в возможности использовать элементы управления ActiveX в формах и Wеb-страницах, созданных с помощью Access. В отличие от Visual FoxPro создание СОМ-серверов с помощью Access не предполагается.

В данной курсовой работе выполнены запросы на выборку и на изменение данных, а также сделаны отчеты по запросам выборки.

1. Запросы выборки

На рис. 1.1 показана схема базы данных.

Рис. 1.1

На рис. 1.2 в режиме конструктора показан запрос, который выводит информацию обо всех заказах, выполненных с помощью определенного способа доставки.

А также предусмотрена возможность ввода данных о любом способе доставки. Для создания указанного запроса были использованы данные из таблицы Доставка и Заказы.

В результате ввода названия любого способа доставки запрос определяет информацию об определенном способе доставки.

Рис. 1.2

Данный запрос является параметрическим: для поля Название задано условие отбора - [Ввести название доставки] и такой же текст введен в окне Параметры запроса. В результате выполнения запроса на экран выводится окно диалога (рис. 1.3)

Рис. 1.3.

Запрос Количество сотрудников определяет названия должностей и количество сотрудников по каждой должности в убывающем порядке (рис. 1.4).

Рис. 1.4.

Для создания указанного запроса были использованы данные из таблицы Сотрудники.

Необходимо было подсчитать количество сотрудников по каждой должности и вывести название должностей и количество сотрудников по каждой должности в убывающем порядке. Для этого была выполнена команда меню Вид, Групповые операции. Для поля Код сотрудника в списке групповых операций выбрана функция Count, а для поля Должность задана сортировка по убыванию. А также было переименовано поле запроса Код сотрудника и введено новое имя - Количество сотрудников.

На рис. 1.5 показан запрос в режиме конструктора, который выводит информацию по всем заказам, которые еще небыли выполнены. Для данного запроса понадобилась одна таблица Заказы, из нее мы отобразили в бланке запроса поля Код заказа, Дата размещения, Дата назначения, Код клиента, Название получателя, Дата исполнения.

рис. 1.5

В поле Дата исполнение ввели условие отбора Is Null и убрали флажок вывода на экран

для данного поля.

Для создания запроса Общее количество поставщиков вида: Должность, Общее количество поставщиков, Распределение по странам необходимо создать новый запрос с помощью мастера Перекрестный запрос, который показан на рис. 1.6. В первом окне диалога установим переключатель на запросы и выберем в появившемся списке запросов запрос Поставщики.

Рис. 1.6.

Во втором окне диалога в качестве заголовка строк выберем поле Должность. В третьем окне диалога в качестве заголовка столбцов выберем Страна. В следующем окне -

Код поставщика и функцию Сумма.

2. Запросы на изменение

На рис. 2.1 в режиме конструктора показан запрос на обновление данных, который позволяет изменить данные о начальнике для определенного сотрудника по полю

Подчиняется.

Рис. 2.1.

На рис. 2.2 в режиме конструктора показан запрос на создание таблицы. Создадим по данным таблицы Заказы архивную таблицу, которая будет содержать информацию о заказах, оформленных определенным сотрудником.

Рис. 2.2

Воспользуемся двумя таблицами Заказы и Сотрудники, выберем из них соответствующие заданию поля. В поле Фамилия поставим условие отбора [Введите фамилию сотрудника] и эти же данные введем в меню Параметры. Необходимо создать запрос на удаление данных. Обновить содержимое таблицы Заказы, удалить из нее и из связанной с ней таблицы Заказано, данные по заказам, выполненным до определенной даты. Для таблицы, содержащей связанные записи (на стороне "многие"), т.е. таблицы Заказано, необходимо перетащить символ (*) из списка полей в бланк запроса. Затем из главной таблицы Заказы (на стороне "один") перетащить в бланк запроса поле Дата исполнения и для него задать параметры < [Введите дату].

Данный результат показан на рис. 2.3.

Рис. 2.3.

Введя условия отбора, просмотрим записи, которые будут удалены, затем вернемся в режим конструктора. Нажмем кнопку запуск на панели инструментов, чтобы удалить записи из таблицы, находящейся (на стороне "многие"). Выделим список полей для таблицы Заказано и нажмем клавишу Delete, чтобы удалить их из запроса. После этого в запросе остается лишь главная таблица - Заказы, а в бланке запроса поле Дата исполнения, для которого установлено условие отбора. Снова нажмем кнопку запуск и удалим записи из таблицы Заказано. Данный результат показан на рисунке 2.4.

Рис. 2.4.

Создадим запрос на добавление данных. Данный запрос позволяет добавить в таблицу Коды клиентов, коды таких клиентов, которые не сделали ни одного заказа. Для выполнения данного запроса необходимо создать новую таблицу Коды клиентов. Затем внести необходимые изменения в схему базы данных. Создадим вспомогательный запрос. Данный запрос в режиме конструктора изображен на рис. 2.5.

база программа система управление

Рис. 2.5.

Теперь вернемся к созданию запроса на добавление данных. Создадим новый запрос, который будет содержать вспомогательный запрос, запись из которого необходимо добавить в созданную таблицу Коды клиентов. В режиме конструктора запроса раскроем список для кнопки Тип запроса и выберем команду Добавление. Введем название таблицы Коды клиентов и выберем параметры в текущей базе данных.

Рис. 2.6.

Переместим в бланк запроса поле Код клиента. Для добавления записей нажмем кнопку Запуск. Результат данного запроса показан на рис. 2.6.

3. Отчеты

На рис. 3.1 - 3.4 в режиме просмотра приводятся отчеты, которые были созданы по всем запросам выборки.

Рис. 3.1.

Рис. 3.2.

Рис. 3.3.

Рис. 3.4

Заключение

В данной курсовой работе рассмотрены запросы выборки и запросы на изменение данных. К каждому запросу выполнено пояснение, проиллюстрированы сами запросы в режиме конструктора, описаны условия отбора в тех запросах, в которых необходимы. Выведены отчеты по запросам выборки.

Эффективность внедрения программы заключается в том, что с помощью программы по управлению базой данных объектов экономики можно оперативно собрать все необходимые данные об объектах экономики округа или города и тем самым сократить время на сбор информации, которая так необходима. Программа имеет интуитивно понятный программный интерфейс, существенно упрощается процесс обучения и работы.

Данная база данных и программа по управлению базой данных имеет хорошую возможность к масштабированию и расширению. Путем несущественных изменений программа может работать практически с любой реляционной базой данных.

Основное преимущество данной программы заключается в том, что она может работать в локальной вычислительной сети и тем самым позволяет работать с базой данных множеству пользователей.

Для выполнения клиентских приложений используются менее дорогие компьютеры с минимальным объемом памяти. Этот способ доступа данных обеспечит возможность одновременного использования информации сразу несколькими пользователями системы. Соответственно резко снижается время на получения результатов и также снижается стоимость оборудования поддерживающего эту систему.

Экономия от замены ручной обработки информации на автоматизированную образуется в результате снижения затрат на обработку информации.

Список использованных источников

1. Горев А., Ахаян Р., Макашарипов С. Эффективная работа с СУБД. - СПб.: Питер, 19997. - 704 с.

. Джексон Г. Проектирование реляционных баз данных для использования с микроЭВМ: Пер. с англ. - М.: Мир, 1991. - 252 с.

. Диго С.М. Проектирование и использование баз данных: Учебник. - М.: Финансы и статистика, 1995. - 208 с.

. Коннолли Т., Бегг К., Страчан А. Базы данных: проектирование, реализация и сопровождение. Теория и практика, 2-е изд.: Пер. с англ.: Уч. пос. - М.: Издательский дом "Вильямс", 2000. - 1120 с.

. Михеева В.Д., Харитонова И.А. Microsoft Access 2000. - СПб.: БХВ - Санкт-Петербург, 1999. - 1088 с.

. Робинсон С. Microsoft Access 2000: Учебный курс - СПб.: Питер, 2000. - 512 с.

. Хомоненко А.Д., Цыганков В.М., Мальцев М.Г. Базы данных: Учебник для высших учебных заведений / Под ред. проф. А.Д. Хомоненко. - Издание второе, дополненное и переработанное - СПб.: КОРОНА принт, 2002. - 672 с.

Содержание Введение 1. Запросы выборки 2. Запросы на изменение 3. Отчеты Заключение Список использованных источников Введение Да

Больше работ по теме: