Таблица 2. «Администрация образовательных учреждений»

КодОбразовательные учрежденияДиректорЗам директора1Гимназия № 1 им. Ю.А. ГагаринаМартыненко Л.Д.Сехина С.Л.2школа № 2 им. А.И. ГерценаАвилова О.Г.Мартыненко В.Д.3школа № 3 им. С. ОрджоникидзеФиц Т.В.Солодухин И.И.4школа № 4 им. В.И. ЛенинаЕловский А.И.Петров Т.Л.5школа № 5 им. Н. ОстровскогоМайорова Г.М.Сидоров Е.Г.6школа № 6 имени Коновалова В. П.Бондаренко А.А.Огурцов Ф.Я.7школа № 7Садовская Р.И.Куриленко А.В.8школа № 8Шендрик Г.К.Антонова Г.С.9школа № 9Красильникова Н.В.Глушак А. Е.10СОШ Займищенская школаСырадоева Л.Н.Животок В.Н.11СОШ Ардонская школа им.М.Н. ПлоткинаГончаров В.И.Мамонова Н.В.12Клинцовский Индустриальный ТехникумЛяхов А.П.Ковалев В.В.13Клинцовский Технологический ТехникумФедорищенко А.Д.Иванов П.Р.

Таким образом, мы уже имеем схему базы данных Образовательных учреждений, которую получили, воспользовавшись общими правилами перехода к реляционной модели данных. Она является корректной, поскольку в ней уже отсутствуют нежелательные отношения. Теперь необходимо решить вопрос о том, какую СУБД будем использовать и, затем, описать концептуальную схему в терминах выбранной СУБД. Необходимо также произвести описание внешних моделей в терминах выбранной СУБД.

2.2 Технологическое обеспечение

Технологическое обеспечение включает описание организации технологии сбора, передачи, обработки и выдачи информации и отражает последовательность операций, начиная от способа сбора первичной информации, включающей два типа документов (документы, данные из которых используются для корректировки НСИ и документы, представляющие оперативную информацию, используемую для расчетов) и заканчивая формированием результатной информации, ее передачи и мероприятиям по переходу на новую отчетную дату. Затем приводится схема технологического процесса сбора, передачи, обработки и выдачи информации и инструкционные карты основных операций технологического процесса, отражающие пооперационное описание технологии.

Для работы с программным продуктом используется простой, интуитивно понятный интерфейс. Последовательность работы с объектами формы определяется доступностью командных кнопок, целостность данных определяется набором используемых в программе проверок.

Как упоминалось в разделе 1.3, для управления базой данных будет использована программа, разработанная в среде разработки VBA. Это удобно тем, что разработчик сам решает какие функции СУБД упростить или улучшить, а так же даёт полную свободу действий в создании графического интерфейса, что положительно сказывается на освоении программы непрофессионалами.

Рис. 2.1 - Внешний вид среды разработки Visual Basic

Несмотря на то, что форматом базы данных в данном проекте является база данных VBA, разработчик драйвера сей БД позаботился о реализации компонента для среды разработки Visual Basic. Благодаря этому при разработке приложения в Visual Basic достаточно подключить компонент VBA, после чего можно будет использовать весь его функционал. Все функции, процедуры и типы данных компонента описаны в официальной документации.

Рассмотрим саму программу для управления базой данных проекта.

2.3 Внешний вид программы

В процессе разработки интерфейса уделялось большое внимание его упрощению для того, чтобы пользователь с минимальными знаниями и навыками в работе с компьютером мог без особого труда пользоваться СУБД.

Ниже приведён внешний вид программы:

Рис. 2.2 - Внешний вид программы

Рис. 2.3 - Ниспадающее меню для доступа к дочерним формам

Рис. 2.4 - Форма «Характеристика»

Рис. 2.5 - Форма «Администрация»

Рис. 2.6 - Форма генерации отчёта

Рис.2.7 - Схема данных

2.4 Описание работы программы

Кнопки на формах выполняют базовые функции редактирования и просмотра данных. Основной рабочий компонент, который выводит все данные из БД в окно программы.

Этот элемент позволяет вывести данные, но к самой базе данных подключается компонент VBA, использующий собственный драйвер из библиотеки VBA. Как было указано ранее, компонент для Visual Basic и драйвер к компоненту поставляются напрямую от разработчика .VBA.

Приложение взаимодействуют с компонентом VBAи выполняет различные запрограммированные запросы к БД на языке .VBA. Ниже приведён код некоторых процедур, выполняемых в приложении.

If cmbSearch.Text = "Сайт" Then sField = "Season"= FalseDataSource.Recordset

.MoveFirstUntil .EOFtxtSearch = .Fields(sField) Then

= TrueIf

.MoveNextWithbSearch = False Then lblRes.Caption = "Поиск дал результатов"

End Sub

Метод .AddNew вводит программу в режим добавления информации, очищая нужные текстовые поля. Пользователю выводится сообщение с подсказкой «Введите данные». Сама кнопка скрывается от пользователя, чтобы предотвратить ошибку. Для завершения добавления становится видимой кнопка «Сохранить добавляемые данные», которая записывает введённые данные в таблицу, а так же возвращает прежние кнопки. Код этой кнопки представлен ниже:Sub Комманда4_Click().Recordset.Update("Добавление завершено")

Комманда1.Visible = True

Комманда3.Visible = True

Комманда2.Visible = True

Комманда4.Visible = False

End Sub

При навигации между формами требуется защита от ошибок, вызванных случайными неверными действиями пользователя. Родительская форма станет неактивной и пользователь не сможет внести в неё изменения, не закончив работу с дочерней. Пример такой процедуры ниже:

Sub Администрация()

Form1.text1.SelText = Clipboard.GetText

End Sub

Очень важными являются функции СУБД. Запросы, вносящие изменения в базу данных, подключением. Применяемый метод позволяет выполнить VBA запрос и отследить результат его выполнения (успешный или с ошибкой). Ниже приведены примеры использования таких конструкций на кнопках редактирования в форме редактора.

//Добавление:Sub UserForm_Click()

.VBA('INSERT INTO po (name,desc,price,dev,datebuy,dateend) VALUES ("'+AnsiToUtf8(edtName.text)+

'","'+AnsiToUtf8(edtDesc.text)+

'","'+AnsiToUtf8(edtPrice.text)+

'","'+AnsiToUtf8(edtDev.text)+

'","'+AnsiToUtf8(edtBuy.text)+

'","'+AnsiToUtf8(edtEnd.text)+

'")');.Text:='';.Text:='';.Text:='';.Text:='';.Text:='';.Text:='';('Готово!');;

End Sub

//Внесение изменений:

Private Sub UserForm 2_Click()

Sub

Dim a, b, c, d As IntegerSub CommandButton1_Click()=Val(TextBox1.Text)=Val(TextBox2.Text)=Val(TextBox3.Text)Case a5=b + c.Caption=«Результат: d=» & d0=- b - c.Caption=«Результат: d=» & d10=b * c.Caption=«Результат: d=» & d

Case Else.Caption=«Введено не то значение»SelectSub

Помимо основных форм для вывода используются отчёты.

Отчеты представляют собой наилучшее средство представления информации из базы данных в виде печатного документа. По сравнению с другими методами вывода данных на печать отчеты обладают двумя принципиальными преимуществами:

• отчеты предоставляют широкие возможности для группировки и вычисления промежуточных и общих итогов для больших наборов данных;
• отчеты могут быть использованы для получения красиво оформленных материалов, наклеек и других документов.

Для формирования отчётов в нашей программе есть отдельная форма. Она позволяет сформировать требуемый отчёт и потом распечатать его (или вывести в файл). Для формирования отчёта и вывода будет использоваться встроенный компонент среды. С помощью этого компонента мы можем использовать принтер, установленный в системе Visual Basic , что бы вывести отчёт. Если физического принтера в системе не установлено, или по умолчанию выбран виртуальный принтер, отчёт выведется в файл.

Ниже приведена процедура печати отчёта:

Private Sub UserForm_Click(), X2: Integer;, Y2: Integer;: Integer;: Integer;: TRect;

End Sub

Printer.Title := sTitle;.BeginDoc;.Canvas.Pen.Color := 0;.Canvas.Font.Name := 'Times New Roman';.Canvas.Font.Size := 12;.Canvas.Font.Style := [fsBold, fsUnderline];.Canvas.TextOut(0, 100, Printer.Title);F := 1 to sGrid.ColCount - 1 do

End Select

:= 0;TmpI := 1 to (F - 1) do:= X1 + 5 * (sGrid.ColWidths[TmpI]);:= 300;:= 0;TmpI := 1 to F do:= X2 + 5 * (sGrid.ColWidths[TmpI]);:= 450;:= Rect(X1, Y1, X2 - 30, Y2);.Canvas.Font.Style := [fsBold];.Canvas.Font.Size := 7;.Canvas.TextRect(TR, X1 + 50, 350, sGrid.Cells[F, 0]);.Canvas.Font.Style := [];TmpI := 1 to sGrid.RowCount - 1 do

End Sub

:= 150 * TmpI + 300;:= 150 * (TmpI + 1) + 300;:= Rect(X1, Y1, X2 - 30, Y2);.Canvas.TextRect(TR, X1 + 50, Y1 + 50, sGrid.Cells[F, TmpI]);

End SelectSub

Заключение

Использование данной автоматизированной системы электронного документооборота в реальных условиях приведет к улучшению ряда экономических показателей:

улучшение значений показателей качества обработки информации (повышение степени достоверности обработки информации, степени ее защищенности, повышение степени автоматизации получения первичной информации);

уменьшение времени, затраченного на обработку данных людьми.

К составляющим эффективность при использовании данной системы электронного документооборота можно отнести также следующее:

во всех подразделениях и в организации в целом вводится унифицированная, формализованная и строго регламентированная технология делопроизводства;

организация становится полностью управляемой. Появляется возможность ответить на любой вопрос по документам и исполнителям, осуществлять анализ и управление документационной деятельностью;

система автоматизации делопроизводства, по сути, является носителем строго формализованной и документированной технологической информации о правилах и порядке работы с документами. В результате уменьшается зависимость организации от персонала как физического носителя технологических знаний и правил работы с документами.

создаются условия для резкого ускорения прохождения документов по организации, особенно при организации электронного документооборота.

минимизируется трудоемкость делопроизводственных операций. При этом, однако, надо иметь в виду, что необходимость ввода полной и точной информации о документе, скажем, при первичной регистрации может потребовать дополнительных усилий на некоторых рабочих мест, тогда как трудоемкость работы на других рабочих местах, использующих эту информацию, может сократиться, как показывает опыт, в несколько раз.

качественный выигрыш достигается организации взаимоувязанного электронного документооборота между организациями, поскольку полностью отпадают проблемы, связанные изготовлением и пересылкой бумажных документов, а затем - в повторном вводе реквизитов текстов полученных документов.

Сегодня эффективность управленческой деятельности зависит в первую очередь от автоматизации всех управленческих процессов. Таким образом, успешная автоматизация управления предприятием будет зависеть от правильного выбора автоматизированной системы.

Список литературы

1.Рудикова Л.В. Базы данных. БХВ-Петербург, 2006. Хальворсон,

2.MS Visual Basic 6.0. Шаг за шагом, 2011.

3.Вероника Михеева, Ирина Харитонова. Microsoft Access 2010. БХВ- Петербург. 2009

4.Википедия - свободная энциклопедия (Wikipedia.org)

5.Информатика. Серия «Учебники, учебные пособия». //Под ред. П.П. Беленько н/Д: Феникс, 2010. - 448 с.

6.Титоренко Г.А. Автоматизированные информационные технологии в экономике. М.: Владос. 2006г.

7.Хетагуров Я.А. Проектирование автоматизированных систем обработки информации и управления (АСОИУ).М.:ОЛМА-пресс. 2012г.

.Шуремов Е.Л., Чистов Д.В., Лямова Г.В. Информационные системы управления предприятиями. Издательство Бухгалтерский учет, 2006г.

.Александр Волоха. Новые возможности 2006г.

.Вероника Михеева, Ирина Харитонова. Microsoft Access 2007. - БХВ-Петербург, 2008г.

.Джордж Пек. Полный справочник - Вильямс , 2011г.

.Коннор Макдональд, Хаим Кац. Oracle PL/SQL для профессионалов 2007г.

.Кренке Д. Теория и практика построение баз данных, Санкт-Петербург. 2006г.

.Родигин Л.А. Базы данных для карманного компьютера. 2012г.

15.Справка Microsoft Access XP 2010г.

Больше работ по теме: