—овершенствование информационной системы управлени€ кадров и работы с личным составом √лавного управлени€ ‘едеральной службы исполнени€ наказани€ по »ркутской области

 

—одержание


¬¬≈ƒ≈Ќ»≈

–ј«ƒ≈Ћ 1. ј¬“ќћј“»«ј÷»я –јЅќ“џ — ƒќ ”ћ≈Ќ“јћ» ¬ √ќ—”ƒј–—“¬≈ЌЌџ’ » ћ”Ќ»÷»ѕјЋ№Ќџ’ ќ–√јЌ»«ј÷»я’

1.1 “ехнологии и средства автоматизации

1.2 јвтоматизаци€ хранени€ и поиска документов

1.3 ќбработка документов с использованием офисных пакетов

–ј«ƒ≈Ћ 2. јЌјЋ»« —“–” “”–џ ƒќ ”ћ≈Ќ“ќќЅќ–ќ“ј √”‘—»Ќ

2.1 јнализ схемы документооборота

2.2 ¬едение отчетности

–ј«ƒ≈Ћ 3. ѕ–ќ≈ “ –ј«¬»“»я »Ќ‘ќ–ћј÷»ќЌЌќ… —»—“≈ћџ ”ѕ–ј¬Ћ≈Ќ»я  јƒ–ќ¬ √”‘—»Ќ

3.1. ѕроектирование банка данных сотрудников √”‘—»Ќ

3.2 —оставление схемы баз данных

3.3 ќсновные результаты предлагаемых меропри€тий

«ј Ћё„≈Ќ»≈

—ѕ»—ќ  Ћ»“≈–ј“”–џ

¬¬≈ƒ≈Ќ»≈


”правленческа€ де€тельность в –оссии, как и во всех развитых странах, осуществл€етс€ с помощью документов, которые одновременно €вл€ютс€ источником, результатом и инструментом этой де€тельности.

¬ современных услови€х важной областью стало информационное обеспечение, которое состоит в сборе и переработке информации, необходимой дл€ прин€ти€ обоснованных управленческих решений. ѕередача информации о положении и де€тельности предпри€ти€ на высший уровень управлени€ и взаимный обмен информацией между всеми взаимными подразделени€ми организации осуществл€ютс€ на базе современной электронно-вычислительной техники и других технических средствах св€зи.

¬ современной организации основными технологическими инструментами работы с документами €вл€ютс€ компьютеры, установленные на рабочих местах исполнителей и объединенные в сеть. ≈сли компьютерна€ сеть охватывает все рабочие места делопроизводственного персонала в структурных подразделени€х организации, то по€вл€етс€ возможность использовать сеть дл€ перемещени€ документов.

÷елью курсовой работы €вл€етс€ разработка и внесение рациональных предложений по совершенствованию информационной системы ”правлени€ кадров и работы с личным составом √лавного управлени€ ‘едеральной службы исполнени€ наказани€ по »ркутской области. »сход€ из этого, выстраиваетс€ р€д задач, а именно:

Ј изучение организационной структуры ”правлени€ кадров;

Ј анализ документооборота (информационных потоков) ”правлени€ кадров;

Ј изучение технических и программных средств, используемых в де€тельности сотрудников ”правлени€ кадров;

Ј разработка комплекса мер по совершенствованию информационной системы и оценка эффективности проектных меропри€тий.


–аздел 1. јвтоматизаци€ работы с документами в государственных и муниципальных организаци€х

1.1 “ехнологии и средства автоматизации


ѕрименение компьютерных технологий дл€ автоматизации государственных и муниципальных организаций позвол€ет значительно повысить производительность и качество работы как отдельных сотрудников, так и служб документационного обеспечени€ управлени€ в целом.

¬ насто€щее врем€ развитие информационных технологий привело к по€влению методов и средств, обеспечивающих интегрированные решени€ по автоматизации работы с документами, позвол€ющие автоматизировать ручные операции и поиск документов, автоматически передавать и отслеживать перемещение документов и контролировать выполнение поручений, св€занных с документами.

–ассмотрим средства автоматизации работы организаций с точки зрени€ их комплексного использовани€ по этапам технологического процесса обработки информации, в общем виде включающего:

Ј ввод информации в систему;

Ј хранение и поиск документов;

Ј обработка документов;

Ј коллективна€ работа с документами;

Ј вывод информации из системы.

“ехнологии автоматизации ввода информации

јвтоматизаци€ работы с документами невозможна без средств ввода их в компьютер. ƒо недавнего времени текстовые документы вводились лишь при помощи клавиатуры, изображени€ сканировались и хранились в виде файла в графическом формате. ¬ системах первого поколени€ графические образы введенных документов идентифицируютс€ с помощью ключевых слов дл€ последующего поиска необходимой информации.

јльтернативными способами ввода документов в компьютер стали системы распознавани€ изображени€ и распознавани€ голоса.

–аботы над созданием системы распознавани€ изображени€ велись очень давно. ƒл€ ввода данных в насто€щее врем€ используютс€ технологии интерпретации изображени€, называемые системами автоматического распознавани€ (например, ABBYY FineReader), чье дальнейшее развитие св€зано с распознаванием не только печатных, но и написанных от руки символов.

ѕри массовом ручном вводе однотипных документов используютс€ электронные формы, которые обеспечивают структуризацию документа путем выделени€ частей текста и добавлени€ полей (атрибутов), что позвол€ет упростить заполнение документов и выполнить необходимые вычислени€. »нформаци€ в офис может поступать и путем импорта файлов с магнитных носителей или по телекоммуникаци€м (факсы, сообщени€ электронной почты и т.п.).

ƒес€тилети€ми ученые и инженеры искали способы, которые позволили бы люд€м общатьс€ с компьютером так же, как они общаютс€ между собой, а не заставл€ть пользователей приспосабливатьс€ к €зыку, который пон€тен машине. –ечь - это самое пр€мое, непосредственное и интуитивное средство общени€ между людьми, которое могло бы стать мостом между человеком и машиной.

¬ общих чертах технологи€ компьютерного распознавани€ речи реализуетс€ следующим образом: при помощи воспринимающих (микрофона) и оцифровывающих устройств и машинной обработки фиксируетс€ акустический (речевой) сигнал и преобразуетс€ в цифровую форму. «атем цифровой сигнал разбиваетс€ на неделимые интервалы, называемые фонемами. ‘онемы представл€ют собой элементарные единицы звука. ѕоследовательность фонем составл€ет слоги, слоги составл€ют слова, слова составл€ют предложени€, которые представл€ют сообщени€, идеи и команды.

ƒл€ англо€зычных программ уже реализована функци€ распознавани€ голоса в некоторые системы и текстовые процессоры.  оммерческие программы распознавани€ голоса работают в системах речевых услуг, от справочных столов до записи медицинских процедур.

¬ 1996 г. была представлена голосова€ мышь. Ёто система, имеюща€ то же назначение, что и обычна€ мышь, но позвол€юща€ вводить команды голосом. ѕроизнесенные команды распознаютс€ специальной программой, в пам€ти которой содержитс€ несколько сотен слов-команд дл€ различных Windows-приложений. ѕоследовательность действий, задаваема€ каждой командой (клавиатурный макрос), определ€етс€ пользователем.  ачество распознавани€ команд составл€ет 98%.


1.2 јвтоматизаци€ хранени€ и поиска документов


¬ажное значение дл€ организации эффективного управлени€ неструктурированными документами имеют методы хранени€ информации, навигации, поиска и анализа документов. ƒл€ этого ввод информации сопровождаетс€ классификацией документов путем задани€ атрибутов и ключевых слов, аннотированием их содержани€. ƒл€ ускорени€ последующего контекстного поиска производитс€ полнотекстовое индексирование документов.

ƒокументы могут хранитьс€ просто в файловой системе, и при этом система каталогов служит средством группировани€ и навигации в хранилище документов. ¬ современных операционных системах типа Windows есть возможность задани€ длинных имен каталогов и файлов в качестве названий лапок и документов, а также имеютс€ соответствующие средства поиска файлов по их параметрам.

–€д систем, основанных на электронной почте, хран€т документы в почтовых €щиках в виде почтовых сообщений с присоединенными файлами. Ќавигаци€ в хранилище упрощаетс€ с помощью вложенных папок личного и коллективного пользовани€ (рис. 1.1). ќднако в таких системах поиск и фильтраци€ ограничены лишь отбором и сортировкой документов по атрибутам и тексту почтового сообщени€.


–ис. 1.1 —пособы хранени€ и поиска документов


ћногие современные системы электронных документов используют в дополнение к файловой системе так называемые библиотеки документов, содержащие в Ѕƒ карточки документов с атрибутами и ключевыми словами. ƒл€ логической группировки документов примен€ютс€ папки.

ѕоиск и фильтраци€ документов производитс€ по запросам на основе контекстного поиска: по атрибутам, по ключевым словам и по полному содержанию текста на основе индекса. ѕри использовании механизма четкого поиска в запросе не должно быть орфографических ошибок, а в тексте документа - ошибок распознавани€.

Ќа основе нейронных сетей и искусственного интеллекта реализована технологи€ нечеткого поиска по полному содержанию документа. Ќечеткий поиск не требует полного соответстви€ искомых фраз с содержимым документов, кроме того, исключает потребность в исправлении ошибок после распознавани€ текста. —истема поиска всегда выдает пользователю ответ, наилучшим образом согласованный с терминами или фразами запроса.

¬ рел€ционных —”Ѕƒ реализованы другие схемы хранени€ - текстовые и универсальные Ѕƒ. “ексты документов хран€тс€ в символьных пол€х переменной длины, расширенные средства SQL-поиска позвол€ют формировать смешанные запросы дл€ поиска по атрибутам и контекстного поиска, а дополнительные функции обеспечивают обработку текста.

–аспределенный гипертекст составл€ет основу широко внедр€емой Web - технологии. ’ранилище информации представл€ет собой совокупность гипертекстовых страниц, распределенных по узлам сети Internet или  орпоративной сети (Intranet).  ажда€ страница размещаетс€ в отдельном файле и представл€ет собой текст, размеченный с помощью €зыка HTML. —труктуризаци€ документа осуществл€етс€ путем форматировани€, выделени€ полей, создани€ форм дл€ диалогового заполнени€ документа и организацией внутренних гипертекстовых ссылок. Ќавигаци€ по хранилищу гипертекста осуществл€етс€ с помощью внешних гипертекстовых ссылок URL на документы, расположенные на различных узлах сети (Web-серверах).  роме того, дл€ определени€ местонахождени€ документов служит контекстный поиск. ƒл€ ускорени€ поиска информации в Internet примен€ютс€ специальные программы-роботы, сканирующие Web-сервера и стро€щие некое подобие индекса. »спользование гипертекста позвол€ет создать информационную инфраструктуру территориально распределенного учреждени€ и упростить диалоговый интерфейс пользовател€, что наиболее важно при разработке информационных приложений дл€ руководителей.

1.3 ќбработка документов с использованием офисных пакетов


ќфисные пакеты представл€ют собой набор программ, подготовленный производителем дл€ автоматизации решени€ наиболее распространенных задач. Ёти программы работают как единый программный комплекс, разрешена проблема совместимости между разными программами. —ами изготовители программного обеспечени€ дали такому комплекту название Ђофисный пакетї, прочно прижившеес€ среди пользователей. Ћидеры среди офисных пакетов - Microsoft Office, Lotus SmartSuite, Corel WordPerfect Office.

¬ последние годы в мире говор€т также о пакете StarOffice компании Sun, разработанном дл€ операционной системы Linux.  омпани€ Sun поддерживает проект OpenOffice.org, который в рамках концепции открытого кода - исходного текста компьютерных программ (open source), позвол€ет пользовател€м всего мира свободно (бесплатно) получить операционную систему Linux и вместе с ней офисный пакет OpenOffice (он работает также на платформах Windows и Unix). ƒанный проект смог привлечь к разработке опыт тыс€ч талантливых программистов со всего мира, что позвол€ет операционной системе Linux и офисному пакету StarOffice/OpenOffice конкурировать с Microsoft. √лавное различие платной и бесплатной версий StarOffice - то, что Sun осуществл€ет техническую поддержку и обучение пользователей StarOffice, и то, что StarOffice содержит некоторые дополнени€, отсутствующие в OpenOffice, такие как специальные шрифты и база данных.

ќтечественные фирмы также предлагают решени€ дл€ автоматизации отдельных видов работы офиса и занимают конкретные ниши благодар€ своим расширенным возможност€м, таким как совместимость с определенными видами данных, поддержка национальных особенностей или специфических аппаратно-программных платформ. ¬ –оссии получил распространение офисный пакет Ђ–усский ќфисї.

“радиционный набор программ дл€ организации офисной работы представлен в таблице 1.2. ¬се представленные пакеты обеспечивают работу с Internet.


“аблица 1.2

ќфисные пакеты различных производителей

Microsoft

Corel

Lotus

Sun

јрсеналЏ

ќфисный пакет

Office

WordPerfect Office

SmartSuite

Star Office

–усский ќфис

“екстовый процессор

Word

WordPerfect

WordPro

Writer

Ћексикон

Ёлектронна€ таблица

Excel

Quattro Pro

1-2-3

Calc


ѕрезентаци€

Power Point

Perfect Presentations

Freelance Graphics

Draw


—”Ѕƒ

Access

Paradox

Approach



Ёлектронный органайзер

Outlook

Info Central

Organizer




Ћидером на рынке офисных приложений €вл€етс€ корпораци€ Microsoft. ѕо разным оценкам, она контролирует сейчас 80-95% рынка офисных пакетов в западных странах, а в –оссии эта цифра еще выше. ¬ то же врем€ во ‘ранции, √ермании, »талии, ѕортугалии,  итае и японии лидируют продукты Corel Perfect.

 оллективна€ работа с информацией

 онцепци€ современного Ђэлектронного офисаї предполагает об€зательную совместную работу всех сотрудников. ќрганизаци€ и автоматизаци€ в офисе коллективной работы с документами стро€тс€ на технологи€х groupware (командна€ работа) и workflow (поток работ).

“ехнологии командной работы ориентированы на небольшие рабочие группы, характеризуютс€ поддержкой выполнени€ одной коллективной задачи и отсутствием структуризации в организаций работ. ѕоддержка ограничиваетс€ обеспечением коллективного доступа к информации с помощью различных методов доступа:

Ј сетевой доступ к файлам и базе данных;

Ј локальна€ и глобальна€ электронна€ почта (включа€ конференции и дискуссии);

Ј терминальный доступ, пересылка файлов и электронна€ доска объ€влений;

Ј просмотр и интерпретаци€ гипертекста (гипермедиа).

ѕри коллективной работе важно наличие блокировок дл€ разрешени€ конфликтов при совместном использовании ресурсов, санкционирование доступа по идентификаторам и парол€м, защита информации с помощью прав доступа. ƒополнительный уровень безопасности обеспечиваетс€ методами и средствами шифрации и электронной подписи.

“ехнологии управлени€ потоком работ служат дл€ автоматизации документооборота в средних и крупных организаци€х и дл€ них характерно:

Ј поддержка многопользовательской работы с несколькими задачами одновременно;

Ј четка€ структуризаци€ выполнени€ работ по рол€м и документам с контролем исполнени€.

ƒеловой процесс формализуетс€ как совокупность состо€ний и переходов, необходимых дл€ описани€ взаимодействи€, как минимум двух субъектов (в частном случае сотрудников предпри€ти€) дл€ достижени€ выполнени€ заранее заданного услови€. „астным случаем такого взаимодействи€ €вл€етс€ проста€ пересылка документа из точки в точку.

–егламентации взаимоотношений субъектов документооборота дополн€етс€ заданием безусловной и условной маршрутизаци€ документов (например, по электронной почте) и времен обработки документа дл€ контрол€ и учета исполнени€.

¬ современных офисных пакетах имеютс€ развитые средства поддержки коллективной работы.

¬ Microsoft Word возможно использование режима записи исправлений, в котором разными цветами отображаютс€ исправлени€, сделанные разными пользовател€ми, рецензировани€ и отправки документа по маршруту с использованием электронной почты. “акже возможно сравнение и сохранение версий документа в одном.

–аздел 2. јнализ структуры документооборота √”‘—»Ќ

2.1 јнализ схемы документооборота


”правление кадров ведЄт учЄт сотрудников, как самого ”правлени€, так и подразделений, непосредственно подчинЄнных √”‘—»Ќ (исправительные колонии, следственные изол€торы и т.д.), расположенных по всей территории »ркутской области.

Ћичные дела младшего начсостава подразделений формируютс€ и хран€тс€ в подразделени€х, там же оформл€ютс€ приказы по младшему начсоставу, составл€ютс€ графики отпусков, заполн€етс€ служебна€ карточка формы є 2, на основе которой ведетс€ картотека, как в самом подразделении, так и в √лавном управлении и другие документы.

Ћичные дела офицерского состава подразделений, оформл€ютс€ в подразделени€х и пересылаютс€ в √лавное управление. —лужебна€ карточка на лиц офицерского состава ведетс€ в каждом подразделении и √лавном управлении. “аким образом, офицерский состав √”‘—»Ќ учитываетс€ в √лавном управлении, независимо от того, где проходит службу сотрудник. ѕоэтому при дальнейшем описании документооборота ”правлени€ кадров приказ по личному составу подразумевает офицерский личный состав (от младшего лейтенанта до полковника).

¬ таблице 2.1 приведена схема документооборота, в которой представлены основные процессы де€тельности ”правлени€ кадров.

“аблица 2.1

—хема документооборота

ѕродолжение таблицы 2.1

≈жегодно в декабре мес€це кадровыми работниками подразделений проводитс€ сверка своих данных с данными √лавного управлени€. — данными подразделений свер€ютс€ личные дела (обновление справки-объективки, свер€етс€ специальное звание сотрудника, должность, изменени€ в социальном статусе, месте жительства и т. п.) офицерского состава и служебна€ карточка формы є 2 на младший начсостав, которые ведутс€ в ”правлении. Ќа сверку данных всех подразделений уходит 2 мес€ца (по 2 дн€ на одно подразделение).

¬се документы, необходимые дл€ формировани€ личного дела сотрудника заполн€ютс€ в ќтделе кадров. ѕосле этого ќтдел кадров передаЄт личное дело в ’ранилище. ѕри увольнении сотрудника личное дело 1 год хранитс€ в ’ранилище, а затем передаЄтс€ в јрхив. ¬ хранилище хранитс€ 3 700 личных дел офицерского и младшего начсостава √лавного управлени€, остальные личные дела хран€тс€ в подразделени€х. Ћичные дела занимают 7 высоких стеллажей.

ѕрактически документационна€ де€тельность ”правлени€ кадров не автоматизирована. ¬ трЄх отделах, инспекции и хранилище установлено по 1 компьютеру.  омпьютеры не соединены в локальную сеть. — помощью ѕ  печатаютс€ приказы, справки, отчЄты в MS Word. Ќикаких автоматизированных Ѕƒ не ведЄтс€.

ƒл€ более полного представлени€ о де€тельности ”правлени€ кадров и работы с личным составом, его документооборота удобно построить DFD-диаграммы.

Ќа рисунке 2.1 представлена контекстна€ DFD-диаграмма, котора€ показывает внешние по отношению к системе адресаты и адресанты данных, с которыми система взаимодействует.

–ис. 2.1  онтекстна€ DFD-диаграмма


¬нешн€€ сущность ќтделы кадров подразделений √”‘—»Ќ моделирует инспекторов отделов кадров подразделений √”‘—»Ќ непосредственно ведущих учЄт и работу с младшим начсоставом подразделений, а также формирующих личные дела офицерского состава подразделений.

¬нешн€€ сущность  андидат моделирует физическое лицо, которое претендует на офицерскую должность в √”‘—»Ќ.

¬нешн€€ сущность —отрудник моделирует физическое лицо, которое в насто€щий момент €вл€етс€ сотрудником; уволенного сотрудника; начальников отделов √”‘—»Ќ.

¬нешн€€ сущность Ѕухгалтери€ моделирует бухгалтерский учЄт движени€ кадров.

¬нешн€€ сущность ёридическа€ служба моделирует службу, вход€щую в состав ќрганизационного управлени€ √”‘—»Ќ, осуществл€ющую юридический контроль оформлени€ документов и визирование приказов по личному составу.

¬нешн€€ сущность јрхив моделирует подразделение √”‘—»Ќ, осуществл€ющее хранение личных дел уволенных сотрудников.

¬нешн€€ сущность ‘—»Ќ –оссии моделирует головную организацию (г. ћосква), осуществл€ющую контроль над де€тельностью √”‘—»Ќ по »ркутской области.

ќформление движени€ кадров при приЄме на работу, переводе на другую должность, предоставлении отпуска, увольнении и т.п. ƒвижение кадров оформл€етс€ приказом по личному составу, который включает в себ€ такие пункты как прин€ть, перевести, назначить на должность, откомандировать, предоставить отпуск (инспекторы ќтдела кадров оформл€ют отпуск по уходу за ребенком, учебный отпуск, отпуск по семейным обсто€тельствам) уволить, уволить в св€зи со смертью, установить стаж, надбавку, внести изменени€ в учЄтные документы и др.

»нспекторы ќтдела кадров формируют сводные приказы по личному составу на основании поступающих сведений, документов от подразделений √”‘—»Ќ, а также документов наработанных внутри ќтдела кадров.

¬едение документации по делопроизводству включает в себ€ ведение карточки формы є1, карточки формы є 3, штатно-должностной книги, книги учета трудовых книжек, книга учета приказов по личному составу и др.

ќтдел прохождени€ службы и передает в ќтдел кадров данные, дл€ внесени€ изменений по званию в карточку формы є 1.


2.1 ¬едение отчетности


¬едение отчЄтности Ц оформление и предоставление ежемес€чной отчЄтности в ‘—»Ќ –оссии (отчет о составе кадров, отчет о состо€нии профессиональной подготовки кадров и работе учебных центров и другие).

ќтчетность формируетс€ путем сбора информации из учетных документов, картотек, которые ведутс€ в отделе, а также справочных данных картотеки служебной карточки формы є 2 ’ранилища личных дел. ¬ таблице 2.2 представлена периодичность предоставлени€ некоторых отчетов в ‘едеральную службу исполнени€ наказани€, расположенную в ћоскве.


“аблица 2.2

ѕериодичность предоставлени€ отчетности ќтделом кадров √лавному управлению кадров ‘—»Ќ

Ќаименование представл€емого документа

ѕериодичность представлени€

—роки представлени€

јлфавитна€ карточка формы є 1

посто€нно

ќдновременно с представлением на присвоение специального первого звани€ среднего и старшего начальствующего состава, воинского звани€ офицерского состава или о зачислении в кадры ‘—»Ќ –оссии

—ведени€ о движении начальствующего и офицерского состава

посто€нно

10 числа каждого мес€ца

ќтчет о составе кадров √”‘—»Ќ и его подразделений

годовой

5 €нвар€

ќтчет о состо€нии профессиональной подготовки кадров и работе учебных центров

годовой

5 €нвар€


ѕри нарушении служебной дисциплины подчиненным сотрудником начальник учреждени€ или органа уголовно-исполнительной системы об€зан предупредить его о недопустимости таких действий, а при необходимости, в зависимости от т€жести совершенного проступка и степени вины, провести служебную проверку, наложить на виновного дисциплинарное взыскание или передать материалы о проступке на рассмотрение суда чести.

ƒисциплинарное взыскание должно соответствовать т€жести совершенного проступка и степени вины. ѕри определении вида и меры взыскани€ принимаютс€ во внимание: характер проступка, обсто€тельства, при которых он был допущен, прежнее поведение сотрудника, допустившего проступок, признание им своей вины, его отношение к службе, знание правил ее несени€ и другое.

ѕри нарушении дисциплины совместно несколькими лицами дисциплинарные взыскани€ налагаютс€ на каждого виновного в отдельности и только за совершенное им нарушение (с учетом степени вины сотрудника в совершенном проступке).

”вольнение из уголовно-исполнительной системы €вл€етс€ крайней мерой дисциплинарного взыскани€.

ƒл€ сн€ти€ дисциплинарного взыскани€, наложенного старшим начальником, непосредственный начальник возбуждает соответствующее ходатайство по инстанции.

¬се поощрени€ и дисциплинарные взыскани€, за исключением объ€вленных устно, подлежат учету. ”чет поощрений, дисциплинарных взысканий, решений судов чести ведетс€ сотрудниками кадровых подразделений в журналах по учету взысканий и поощрений.

‘ормирование приказов о поощрени€х и наказани€х включает в себ€:

1. ќформление приказа на основании данных рапортов начальников отделов, материалов выездной комиссии.

2. ѕередача копии приказа в заинтересованные подразделени€: бухгалтерию, отделы кадров подразделений √”‘—»Ќ, ’ранилище.

ѕодготовка материалов служебных расследований по травмам, увечь€м и гибели сотрудников на основании отчЄтов о дисциплинарной практики, поступающих из отделов кадров подразделений √”‘—»Ќ.

–ис. 2.2 ƒекомпозици€ второго уровн€ Ђ¬оспитательный отделї


—водный график отпусков подписываетс€ ответственным инспектором ќтдела прохождени€ службы и наград и утверждаетс€ руководителем √”‘—»Ќ.

‘орма графика отпусков унифицирована и включает реквизиты: наименование организации, название вида документа, дата, индекс, место составлени€, гриф утверждени€, заголовок к тексту, текст, подпись, визы согласовани€.

—одержательна€ часть графика отпусков (реквизит Ђ“екстї) представл€ет собой таблицу с графами: табельный номер работника; фамили€, им€, отчество; должность; даты отпуска (его продолжительность); изменение даты ухода в отпуск и выхода на работу (по мес€цам и числам); основание изменени€ даты ухода в отпуск и выхода на работу.

ѕри необходимости переноса срока отпуска на другое врем€ инспектором ќѕ—иЌ с согласи€ работника и руководител€ отдела, где он работает, внос€тс€ изменени€ в график отпусков.

¬ цЄл€х сокращени€ количества внутренних документов уточнение времени отпуска рекомендуетс€ проводить в оперативном пор€дке, без составлени€ за€влени€. ¬ течение года в график внос€тс€ фактические сроки пребывани€ каждого работника в очередном отпуске и причины, вызвавшие изменение ранее установленных сроков отпусков.

“акже ќѕ—иЌ занимаетс€ формирование кадрового резерва.  адровый резерв Ц группа специалистов, обладающих способность к управленческой де€тельности, отвечающих требовани€м, предъ€вл€емым должностью, подвергшихс€ отбору и прошедших подготовку.

Ќачальник отдела подает рапорт на рассмотрение кандидатуры дл€ занесени€ ее в кадровый резерв (резерв функционировани€ Ц на руковод€щую должность). Ќа аттестационной комиссии проводитс€ аттестаци€ сотрудника, по решению которой его зачисл€ют или не зачисл€ют в кадровый резерв. ќригинал бланка аттестации и рапорт приобщаютс€ к личному делу сотрудника.

ƒе€тельность »нспекции по личному составу заключаетс€ в ѕроведении служебных расследований и ‘ормировании отчетности дл€ ‘—»Ќ –оссии (рис. 2.2).

ѕо рапорту сотрудника проводитс€ служебное расследование. ќно заключаетс€ в сборе объ€снительных со свидетелей факта нарушени€, формировани€ заключени€ служебного расследовани€ и вынесени€ решени€ по жалобе: либо сн€тие взыскани€ с сотрудника или отказ в этом.

—отрудники, признанные в установленном пор€дке незаконно или необоснованно перемещенными по службе, отстраненными от замещаемой должности либо пониженными в должности, сниженными в специальном звании, а также незаконно уволенными со службы из уголовно-исполнительной системы, подлежат восстановлению соответственно в должности, специальном звании, на службе.

¬осстановление в прежнем специальном звании сотрудников, состо€щих в должност€х р€дового и младшего начальствующего состава, производитс€ приказами начальников, прин€вших ранее решение о снижении их в звании, либо вышесто€щих начальников.

–ис. 2.3 ƒекомпозици€ второго уровн€ Ђ»нспекци€ по личному составуї

—отрудники, признанные незаконно уволенными, восстанавливаютс€ на службе приказами начальников, которым предоставлено право назначени€ на должность, либо вышесто€щих начальников. ќснованием дл€ издани€ приказов о восстановлении на службе €вл€ютс€ утвержденные указанными начальниками заключени€ служебных проверок, а также вступившие в силу решени€ суда о признании увольнени€ незаконным.

¬ заключени€х о восстановлении сотрудников на службе и специальном звании указываютс€ периоды, засчитываемые в выслугу лет, дающую право на пенсию, а также на получение процентной надбавки за выслугу лет, в выслугу в специальном звании. «асчитываемые в службу периоды указываютс€ в приказе о восстановлении сотрудника на службе и специальном звании.

«аключени€ по материалам служебных проверок, а также копии приказов о восстановлении в должности, специальном звании, на службе приобщаютс€ к личным делам сотрудников.

ѕредставлени€ к восстановлению сотрудников в прежних специальных звани€х направл€ютс€: дл€ лиц младшего начальствующего состава - в кадровые подразделени€, начальники которых прин€ли решение о снижении в специальном звании; дл€ лиц среднего и старшего начальствующего состава - в управление кадров √”‘—»Ќ –оссии.

—отрудникам, незаконно или необоснованно перемещенным по службе, пониженным в должности и т. п. выплачиваетс€ денежное довольствие по должности, с которой они были уволены, и по специальному званию, в котором они состо€ли, за период до их восстановлени€ в должности, специальном звании или на службе.

¬ приказах о восстановлении сотрудников в должности, специальном звании, на службе, указываютс€ их должности, должностные оклады и установленные надбавки и периоды, за которые им выплачиваетс€ денежное довольствие.

“акже »нспекци€ формирует отчеты о дисциплинарной практике: о взыскани€х сотрудников.

¬ таблице 2.3 приведен небольшой перечень документов, оформл€емых ”правлением кадров при осуществлении своей де€тельности (с разбивкой на процессы), и технические средства, используемые при этом. «нак ЂЅї означает использование бланка документа, напечатанного в типографии.


“аблица 2.3

“ехнические средства, используемые в делопроизводстве ”правлени€ кадров

ƒокументы

“ехнические средства

1

2

ѕрием на работу нового сотрудника

1. «а€вление кандидата

–учка

2. јнкета кандидата

–учкаЅ

3. јвтобиографи€

–учкаЅ + ѕ 

4. ќб€зательство о неразглашении сведений, составл€ющих государственную и служебную тайну

–учкаЅ

5.  опи€ свидетельства о браке

 серокс

6.  опи€ документа об окончании образовательного учреждени€

 серокс

7. —правка о здоровье (заключение врачебной комиссии)

ѕ 

8. «аключение о приеме на работу

–учкаЅ

9.  онтракт (в 2-х экземпл€рах)

ѕ 

10. Ѕланк прис€ги

–учкаЅ

11. ѕриказ о назначении на должность

ѕ 

12. —лужебна€ карточка формы є 2

–учкаЅ

ѕрисвоение первоочередного звани€

1. ѕредставление к присвоению специального звани€

ѕ 

2. «апись в служебной карточке формы є 2

–учкаЅ

ѕрисвоение очередных специальных званий

1. ѕредставление

ѕ 

2. ѕриказ

ѕ 

3.  опии приказа (дл€ ’ранилища, Ѕухгалтерии, ќтдела прохождени€ службы и наград)

 серокс

4. «апись в служебной карточке формы є 2

–учкаЅ

јттестаци€

1. ’арактеристика аттестуемого сотрудника

ѕ 

2. Ѕланк аттестации

–учкаЅ

ѕеремещение сотрудников

1. –апорт (за€вление) сотрудника или представление к перемещению

–учкаЅ

2. ѕриказ о перемещении

ѕ 

3.  опии приказа о перемещении (Ѕухгалтери€)

 серокс

4. «апись в служебной карточке формы є 2

–учкаЅ

”вольнение

1. –апорт (за€вление) сотрудника

–учка

2. Ћист собеседовани€

–учкаЅ

3. ѕредставление на увольнение

ѕ 

4. ѕриказ об увольнении

ѕ 

5. «апись в служебной карточке формы є 2

–учкаЅ

6.  опии приказа об увольнении

 серокс

7. ќбходной лист

–учкаЅ

8. ¬ыписка об увольнении предоставл€ема€ сотруднику

ѕ 

‘ормирование ежемес€чной отчетности дл€ ћинюста –‘

1. ќтчеты (о составе кадров, о состо€нии профессиональной подготовки кадров и др.)

ѕ 

ѕредоставление отпуска

1. √рафик отпусков

ѕ 

2. ќтпускное удостоверение

ѕ 


ƒанные таблицы 2.3 показывают, что с помощью персонального компьютера оформл€ютс€ в основном приказы, отчеты, графики отпусков и др. Ќо все еще имеютс€ документы, оформл€емые на бумаге: очень часто происходит внесение новых сведений в карточку є 2, оформленную на бумажном бланке с помощью ручки. ќформление карточки на ѕ  позволило бы инспекторам ’ранилища личных дел оптимизировать свою работу.

—ущественным ограничением введени€ автоматизированного документооборота €вл€етс€ существующее законодательство, которое требует об€зательного ведени€ документации (личных дел, приказов, отчЄтов и т.п.) в бумажном виде. Ќо использование автоматизированной Ѕƒ карточек дл€ справочно-поисковой работы, компьютерных форм документов не запрещаетс€. ѕоэтому проектными предложени€ми €вл€ютс€:

†1) проектирование необходимой дл€ работы базы данных сотрудников √”‘—»Ќ (на основе данных служебной карточки формы є2) на компьютере;

2) организаци€ локальной сети ”правлени€ кадров, с выделенным сервером;

3) покупка необходимых дл€ работы факсов (табл. 2.6).


“аблица 2.6 ѕеречень проектных меропри€тий

Ќедостатки действующей информационной технологии

ѕроектные предложени€

ќписание действий/документов

ќтсутствие базы данных сотрудников на ѕ 

ѕроектирование базы данных под управлением —”Ѕƒ MS Access

ѕроектирование структуры данных, интерфейса служебной карточки формы є 2

ќтсутствие локальной сети:

а) отсутствие необходимых технических средств;

б) отсутствие необходимых программных средств дл€ организации локальной сети

1. »спользование существующих технических средств путЄм добавлени€ необходимых, но отсутствующих в конфигурации элементов.

2. ”становка необходимых программных средств с учЄтом их последующего востребовани€ на каждом конкретном рабочем месте

¬ыбор топологии сети, перечень необходимых деталей с указанием цен







ѕеречень необходимых программных средств с указанием цен

ќтсутствие двух необходимых в работе факсов

ѕокупка 2 факсов

¬ыбор оптимальной цены


“аким образом, изменение существующей информационной технологии будет происходить по вышеуказанному перечню меропри€тий.


–ј«ƒ≈Ћ 3. ѕ–ќ≈ “ –ј«¬»“»я »Ќ‘ќ–ћј÷»ќЌЌќ… —»—“≈ћџ ”ѕ–ј¬Ћ≈Ќ»я  јƒ–ќ¬ √”‘—»Ќ

 

3.1 ѕроектирование банка данных сотрудников √”‘—»Ќ


јвтоматизацию работы базы данных обеспечивает система управлени€ базами данных (—”Ѕƒ), котора€ манипулирует с конкретной моделью организации данных на носителе. ѕри построении логической модели данных выбираетс€ один из трех подходов моделировани€: иерархический, сетевой, рел€ционный.

¬ данном проектировании ставитс€ задача компьютерного учЄта служебной карточки формы є 2, котора€ фактически представл€ет собой сокращЄнное личное дело сотрудников √”‘—»Ќ и его подразделений. ќбъект исследуемой предметной области - сотрудник. јтрибутами данного объекта €вл€етс€ набор его характеристик, указанных в строках служебной карточки (— ). ѕеречислим все имеющиес€ атрибуты с указанием ограничений на значени€ при заполнении —  (табл. 3.1).


“аблица 3.1

ѕол€ служебной карточки

ѕоле

ќграничение

ѕоле

ќграничение

Ћичный номер

ј Ц ххх ххх; уникален

9. акими иностранными €зыками владеете

’орошо Ц читает и может объ€сн€тьс€; владеет свободно. —лабо Ц читает и переводит со словарЄм.

Ћичное дело є

уникален

10. акими €зыками народностей –‘ владеете

’орошо, слабо.

1.‘»ќ

нет

11.”частие в войнах и других боевых действи€х

нет

2.√од, мес€ц и число рождени€

нет

12.–анени€ и контузии

нет

3.ћесто рождени€

≈сли посЄлок, село, указываетс€ область.

13.Ѕыл ли в плену, окружении

нет

4.√ражданство

–оссийское

14.√осдарственные награды

нет

5.Ќациональность

“ерритори€ –‘

15.—емейное положение

нет

6.ќбразование (специальность, учебное заведение, год окончани€)

нет

16.јдрес местожительства семьи

нет

7.—пециальность по образованию

нет

17.“рудова€ де€тельность

–абота в гражданских организаци€х, учреждени€х и на предпри€ти€х.

8.ѕрисвоено специальное (воинское) звание (приказ и дата)

нет

18.—лужба в ¬— –‘, ¬оенно-ћорском ‘лоте, в войсках и органах ‘—  и ћ¬ƒ

—лужба в ¬— и федеральных органах исполнительной власти.


»з трЄх подходов моделировани€ выбираетс€ рел€ционна€ модель. ƒанные о сотрудниках можно представить в виде таблицы, в которой каждому виду данных соответствует свой столбец, а каждому конкретному сотруднику Ц строка.  ажда€ строка этой таблицы (отношени€) называетс€ записью, а еЄ отдельный элемент, отвечающий тому или иному столбцу, - полем. ≈сли представить себе служебную карточку в виде таблицы, то можно обнаружить р€д недостатков:

¬о-первых, некоторые пол€ €вл€ютс€ достаточно сложными и включают в себ€ данные, которые можно (и нужно) разбить на более мелкие компоненты (это пол€, в которые вход€т фамили€, им€, отчество, дата рождени€, образование и др.)

¬о-вторых, дл€ удобства работы с базой данных необходимо разделить исходную таблицу Ђ—лужебна€ карточкаї на совокупность нескольких таблиц. Ќапример, таблица Ђѕерсоналииї, таблица Ђќбразованиеї, Ђ»ностранные €зыкиї и т.п.

“акие действи€ по представлению данных в теории и практике создани€ Ѕƒ называетс€ нормализацией.

Ќормализаци€ - это обратимый пошаговый процесс декомпозиции исходных таблиц в более простые, избавленные от нежелательных функциональных зависимостей, порождающих проблему контрол€ избыточности данных.

ѕосле исправлени€ недостатков получаем следующую совокупность таблиц:

Ј “аблица 1 Ђѕерсоналииї - личный номер, личное дело є, фамили€, им€, отчество, год рождени€, мес€ц рождени€, день рождени€, место рождени€, национальность, семейное положение; логические пол€ Ц владеет иностранными €зыками, участвовал в боевых действи€х, имеет награды, был в плену, имеет детей, дело находитс€ в архиве.

Ј “аблица 2 Ђќбразованиеї - личное дело є, образование, специальность по образованию, учебное заведение, год окончани€.

Ј “аблица 3 Ђ»ностранные €зыки, €зыки народностей –‘ї - личный номер, владеет хорошо, владеет плохо.

Ј “аблица 4 ЂЅоевые действи€ї - личный номер, когда, где, количество дней, ранени€ и контузии.

Ј “аблица 5 ЂЌаградыї - личное дело є, дата награждени€, наименование ордена, медали.

Ј “аблица 6 Ђѕленї - личный номер, при каких обсто€тельствах, где, сколько.

Ј “аблица 7 Ђ—емь€ї - личный номер, ‘»ќ жены, мужа, год рождени€ жены, мужа, адрес местожительства семьи, є дома, є квартиры.

Ј “аблица 8 Ђƒетиї - личный номер, ‘»ќ детей, годы рождени€.

Ј “аблица 9 Ђ«ваниеї - личный номер, звание, кем издан приказ, є приказа, дата приказа.

Ј “аблица 10 Ђ“рудова€ де€тельностьї - номер трудовой книжки, дата поступлени€, дата ухода, наименование учреждени€, адрес, должность.

Ј “аблица 11 Ђ—лужбаї - номер трудовой книжки, личный номер, дата вступлени€, дата ухода, должность, с указанием органа, части, местонахождение, наименование органа, издавшего приказ, є приказа, дата.

ѕол€ Ђличный номерї, Ђличное дело єї, Ђномер трудовой книжкиї повтор€ютс€ не случайно, они €вл€ютс€ ключевыми пол€ми:

Ј ѕоле Ђличный номерї €вл€етс€ первичным ключом в таблицах є1 и є7, вторичным ключом в таблицах є3, 4, 6, 8, 9, 11.

Ј ѕоле Ђличное дело єї первичный ключ в таблице є1, вторичный ключ в таблицах є2, 5.

Ј ѕоле Ђномер трудовой книжкиї первичный ключ в таблице є11, вторичный в таблице є10.

 лючевое поле позвол€ет однозначно идентифицировать запись в базе данных.

 

3.2 —оставление схемы баз данных


¬ыделенные объект и его атрибуты необходимо описать в терминах —”Ѕƒ Access. ¬ Access данным соответствует определЄнный тип:

Ј числовой;

Ј логический;

Ј текстовый;

Ј поле дата/врем€;

Ј денежный;

Ј поле MEMO и другие.

ѕриведЄм сортировку полей 11 таблиц по типу данных (табл. 3.2).

“аблица 3.2

—ортировка полей таблиц по типу данных

“екстовые пол€

„исловые пол€

Ћогические пол€/поле дата/врем€

“екстовые пол€

„исловые пол€

Ћогические пол€/поле дата/врем€

“аблица Ђѕерсоналииї

“аблица Ђќбразованиеї

‘»ќ; мес€ц рождени€; место рождени€; национальность; семейное положение

Ћичный номер; личное дело є; год рождени€; день рождени€

¬ладеет ин. €зыками, €зыками народностей –‘; участвовал в боевых действи€х; был в плену; имеет награды; имеет детей; дело находитс€ в архиве

ќбразование; специальность по образованию; учебное заведение

Ћичное дело є; год окончани€

нет

“аблица Ђ»ностранные €зыки, €зыки народностей –‘ї

“аблица ЂЅоевые действи€ї

¬ладеет хорошо; владеет плохо

Ћичный номер

нет

 огда; где; ранени€ и контузии

Ћичный номер; сколько времени находилс€

нет

“аблица ЂЌаградыї

“аблица Ђѕленї

Ќаименование ордена, медали

Ћичное дело є

ƒата награждени€

ѕри каких обсто€тельствах; где?

Ћичный номер; сколько?

нет

“аблицы Ђ—емь€ї, Ђƒетиї

“аблица Ђ—лужбаї

‘»ќ жены, мужа; адрес местожительства семьи; ‘»ќ детей

Ћичный номер; год рождени€ жены, мужа; є дома; є квартиры; годы рождени€ детей

нет

ƒолжность с указанием органа, части; местонахождение; наименование органа, издавшего приказа

є трудовой книжки; личный номер; є приказа

ƒата вступлени€ в должность; дата ухода; дата приказа

“аблица Ђ“рудова€ де€тельностьї

“аблица Ђ«ваниеї

Ќаименование учреждени€; адрес; должность

є трудовой книжки

ƒата поступлени€; дата ухода

«вание; кем издан приказ

Ћичный номер; номер приказа

ƒата приказа


ѕол€ таблиц также различаютс€ по типу элемента управлени€: Ђполеї, Ђсписокї, Ђполе со спискомї. ƒл€ удобства работы с таблицами служебной карточки дл€ некоторых полей целесообразно ввести список или поле со списком (табл. 3.3).


“аблица 3.3

—писки и пол€ со списком служебной карточки

—писок

ѕоле со списком

«начени€

ѕримечание

-

«вание

ћладший лейтенант, лейтенант, старший лейтенант, капитан, майор, подполковник, полковник

-

-

¬ладеет иностранным €зыком хорошо/владеет плохо

јнглийский, немецкий, французский, китайский, бур€тский

—писок посто€нно можно обновл€ть наиболее часто используемыми значени€ми

-

ќбразование

¬ысшее, н/высшее, общее, среднее специальное, н/среднее, военное, высшее с аспирантурой, школы и курсы ћ¬ƒ

-


—пециальность по образованию

ѕедагог, менеджер, юрист, экономист, бухгалтер, инженер, медик, журналист

—писок посто€нно можно обновл€ть наиболее часто используемыми значени€ми

ћес€ц рождени€

-

12 мес€цев.

-


Ќациональность

–усский, бур€т, украинец, азербайджанец, белорус

—писок посто€нно можно обновл€ть наиболее часто используемыми значени€ми

—емейное положение

-

«амужем, не замужем, женат, не женат, разведЄн, разведена

-

ѕостроение всех 11 таблиц необходимо осуществл€ть в режиме  онструктора. ¬ приложении 2 представлена схема данных служебной карточки формы є 2.

—”Ѕƒ Access позвол€ет устанавливать св€зи между таблицами. ѕосле этого можно создавать запросы, формы и отчЄты дл€ одновременного отображени€ сведений из нескольких таблиц. —в€зь между таблицами устанавливает отношени€ между совпадающими значени€ми в ключевых пол€х, обычно между пол€ми, имеющими одинаковые имена в обеих таблицах. ¬ большинстве случаев с ключевым полем одной таблицы, €вл€ющимс€ уникальным идентификатором каждой записи, св€зываетс€ внешний ключ другой таблицы. Ќапример, дл€ св€зывани€ таблицы Ђѕерсоналииї и таблицы ЂЌаградыї, следует создать св€зь между пол€ми ЂЋичное дело єї. ѕоле ЂЋичное дело єї отображаетс€ в двух таблицах Ц как поле первичного ключа и как внешний ключ.

—уществует три способа определени€ св€зываемых полей:

Ј ќтношение Ђодин-ко-многимї создаЄтс€ в том случае, когда только одно из полей €вл€етс€ полем первичного ключа или уникального индекса (наиболее часто используемый тип отношений).

Ј ќтношение Ђодин-к-одномуї, когда оба св€зываемых пол€ €вл€ютс€ ключевыми или имеют уникальные индексы.

Ј ќтношение Ђмногие-ко-многимї фактически €вл€етс€ двум€ отношени€ми Ђодин-ко-многимї с третьей таблицей, первичный ключ которой состоит из полей внешнего ключа двух других таблиц.

¬ базе данных служебной карточки все св€занные пол€ (кроме отношени€ таблиц Ђ—емь€ї и Ђѕерсоналииї) имеют тип отношени€ Ђодин-ко-многимї. “акже дл€ св€занных полей в MS Access установлены следующие параметры: обеспечение целостности данных, каскадное обновление св€занных полей и каскадное удаление св€занных записей. ¬ св€занных пол€х базы данных Ђ—лужебна€ карточкаї использованы все три параметра.

»нтерфейс - это взаимодействие между системой и средой между двум€ системами или двум€ компонентами системы. MS Access имеет достаточно удобный интерфейс, справочную систему. ѕользовател€м, освоившим работу с MS Word, Excel, не составит особого труда освоить и данный продукт.

ƒл€ того чтобы пользовател€м базы данных Ђ—лужебна€ карточкаї было удобно вводить данные в таблицы необходимо создать форму (приложение 3). ƒл€ этого нужно создать формы всех 11 таблиц базы данных. Ёто делаетс€ очень просто с помощью ћастера. «атем в режиме  онструктора необходимо открыть форму Ђѕерсоналииї и с помощью элементов управлени€ поместить туда две подчинЄнные формы Ђ«ваниеї и Ђ—лужбаї, т.к. они наиболее часто используютс€. ƒл€ остальных форм необходимо создать кнопки с названи€ми таблиц. ѕри нажатии на кнопку будет открыватьс€ определЄнна€ форма. Ёто достигаетс€ с помощью макросов (макрокоманда Ђоткрытие формыї), которые необходимо создать дл€ 8 форм. — помощью кнопки будет открыватьс€ формы Ђ“рудова€ де€тельностьї и Ђќбразованиеї. ќстальные будут открыватьс€, если на соответствующем логическом элементе щелкнуть мышкой. Ќапример, если на поле ЂЅыл в плену?ї щелкнуть мышкой откроетс€ соответствующа€ форма Ђѕленї.

ѕриведЄнные в пункте 2.4. технические средства достаточны дл€ комфортной работы с базой данных. ∆Єсткого диска, оперативной пам€ти дл€ работы с Ѕƒ вполне достаточно, принтер позволит распечатывать отчЄты, необходимые выборки сведений, имеетс€ CD RW, который позволит записывать архивные части Ѕƒ на диск и переносить информацию с одного ѕ  на другой, источник бесперебойного питани€ позволит воврем€ завершить работу с Ѕƒ, не потер€в введЄнных сведений.

«атратив один раз врем€ на создание базы данных, достигаетс€ значительна€ экономи€ времени в процессе дальнейшей работы. ј именно: при ручном поиске карточки в среднем уходит 7 минут. јвтоматизированна€ картотека не только позволит быстрее проводить поиск карточки, но и позволит одновременно искать несколько карточек, выдавать оперативно сводки данных по нескольким карточкам и т.п. Ќа создание макета базы данных уйдЄт приблизительно 1-1,5 часа.  оличество служебных карточек в картотеке 5300, скорость заполнени€ автоматизированной картотеки 10-12 карточек/день. “ак как количество рабочих дней инспектора хранилища †251 день, на заполнение Ѕƒ уйдЄт †1 год 8 мес€цев. Ќачинать введение данных в ѕ  необходимо с карточек тех сотрудников √”‘—»Ќ и его подразделений, личные дела которых наход€тс€ в архиве.

¬ MS Access предусмотрена защита от несанкционированного доступа к базе данных. Ёто система паролей и ограничений прав работы с Ѕƒ. “ак как вносить, измен€ть сведени€ Ѕƒ, предоставл€ть справки, отчЄты будет ответственный инспектор хранилища личных дел, то ему необходимо создать пароль, который будет знать он и старший инспектор хранилища (администратор Ѕƒ). јдминистратор может установить режим Ђсправочной системыї дл€ заинтересованной группы пользователей, без риска изменени€/удалени€ записей и т.п. —оздание макета базы данных и техническое обслуживание планируетс€ осуществить силами ÷ентрального инженерно-технического отдела √”‘—»Ќ.

3.3 ќсновные результаты предлагаемых меропри€тий


¬ таблице 3.9 приведен анализ трудоемкости и периодичности выполнени€ отдельных процедур инспекторами хранилища личных дел, до и после внедрени€ проекта.

“аблица 3.9

“рудоЄмкость и периодичность выполнени€ отдельных процедур

ѕроцедура

“рудоемкость

ѕериодичность

ƒо внедрени€ проекта, чел/часов

ѕосле внедрени€ проект, чел/часов

ѕоиск карточки формы є 2 в картотеке

0,12

0,05

 аждый день по 5 раз

¬несение изменений в карточку формы є 2 (подбор приказа, внесение сведений приказа в карточку)

1

0,4

 аждый день по 5 раз


‘ормирование сводной справки по нескольким служебным карточкам (5-6 штук)

3

0,20

ƒва раза в неделю

»“ќ√ќ:

4,12

0,65



ƒо внедрени€ проекта на работу со служебной карточкой инспекторы хранилища (при п€тидневной рабочей неделе и 9 часовом рабочем дне) тратили 34 часов в неделю (76% недельного рабочего времени; 1768 часов в год). ѕосле внедрени€ проекта инспекторы будут тратить приблизительно 12 часов рабочего времени в неделю (624 часа/год), что приблизительно в три раза меньше затрачиваемого времени до внедрени€ проекта. √одова€ экономи€ составит 1144 часа, при сменном фонде рабочего времени 2259 часов ((365-104-10)*9) и годовом фонде рабочего времени 1 инспектора ’ранилища 1809 часов ((365-104-10-50)*9). ≈сли до внедрени€ проекта на выполнение работы со служебной карточкой требовалось 5 (списочна€ численность) человек, то после внедрени€ проекта достаточно 3 человек.

«ј Ћё„≈Ќ»≈


÷елью данной курсовой работы €вл€етс€ совершенствование существующей информационной системы управлени€ кадров и работы с личным составом √”‘—»Ќ.

¬ работе были решены следующие задачи:

1. ѕроанализирована структура документооборота ”правлени€ кадров √”‘—»Ќ по »ркутской области, программное и техническое обеспечение де€тельности инспекторов управлени€ кадров, вы€влены существующие недостатки.

2. ѕредложен вариант построени€ автоматизированной Ѕƒ на основе служебной карточки формы є 2, на основании которой в √”‘—»Ќ формируетс€ алфавитна€ картотека личного состава. ¬ отсутствие личного дела позвол€ет получить основные биографические данные сотрудника, сведени€ о его службе в органах внутренних дел, ¬ооруженных —илах, работе в гражданских учреждени€х, организаци€х, на предпри€ти€х и т.п.

3. ѕриведено проектирование базы данных служебной карточки с использованием MS Access. –азработана структура базы данных, на основе которой можно создать определенное количество таблиц, в которых буде хранитс€ информаци€ по личному офицерскому и младшему начальствующему составу √”‘—»Ќ.

4. ѕредложен вариант организации сети ”правлени€ кадров с выделенным сервером, а также проведен расчет затрат на программные и технические средства, необходимые дл€ локальной сети.

5. ѕроведен расчет эффективности внедрени€ ј»—.

»спользование автоматизированной базы данных сотрудников √”‘—»Ќ и его подразделений даст определЄнный управленческий эффект: повыситс€ скорость предоставлени€ отчЄтов, сведений об укомплектованности штата, качественном составе кадров и др.

¬недрение проекта позволит сократить численность инспекторов ’ранилища на 2 человека. —рок окупаемости проекта автоматизированной информационной системы составит приблизительно 3 мес€ца.

—ѕ»—ќ  Ћ»“≈–ј“”–џ

1.   ќб информации, информатизации и защите информации: ‘едеральный закон от 20 февр. 1995 г. є 24-‘« (в ред. ‘едерального закона от 10.01.2003 є 15-‘«).

2.   ќ ‘едеральной целевой программе ЂЁлектронна€ –осси€ (2002 - 2010 годы)ї: ѕостановление ѕравительства –‘ от 28 €нв. 2002 г. є 65 (ред. от 26.07.2004, с изм. от 21.10.2004).

3.   ¬опросы ‘едеральной службы исполнени€ наказаний: ”каз ѕрезидента от 13 окт. 2004 г. є 1314.

4.   јвтоматизаци€ управлени€ предпри€тием / ¬.¬. Ѕаронов и др. Ц ћ.: »Ќ‘–ј-ћ, 2000. Ц 239 с.

5.   јвтоматизированные информационные технологии в экономике: ”чебник / ѕод ред. проф. √.ј. “иторенко. Ц ћ.:  омпьютер, ёЌ»“», 1998. Ц 400 с.

6.   јрхипова «.¬., ѕархомов ¬.ј. »нформационные технологии в экономике: ”чеб. пособие. Ц »ркутск: »зд-во Ѕ√”Ёѕ, 2003. Ц 184 с.

7.   Ѕажин ».». »нформационные системы менеджмента. Ц ћ.: √”-¬ЎЁ, 2000. Ц 688 с.

8.   Ѕахтаирова ≈.ј, Ўестаков —.—. јвтоматизированные информационные системы государственного и муниципального управлени€: ”чеб. пособие. Ц »ркутск: »зд-во Ѕ√”Ёѕ, 2004. Ц 152 с.

9.   Ѕратищенко ¬.¬. ѕроектирование информационных систем: ”чеб. пособие. Ц »ркутск: »зд-во Ѕ√”Ёѕ, 2004. Ц 84 с.

10. Ѕройдо ¬.Ћ. ¬ычислительные системы, сети и телекоммуникации: ”чебник дл€ вузов. 2-е изд. Ц —ѕб: ѕитер, 2004. Ц 703 с.: ил.

11. Ѕурдуковска€ ј.¬., ¬едерникова “.»., ƒерев€шкина Ќ.ћ., ѕешкова ќ.¬.  омпьютерные информационные технологии: ”чеб. ѕособие Ц »ркутск: »зд-во Ѕ√”Ёѕ, 2002. —. 112-135.

12. ¬ишневский ј. Windows Server 2003. ƒл€ профессионалов. Ц —ѕб: ѕитер, 2004. Ц 767 с.: ил.


—одержание ¬¬≈ƒ≈Ќ»≈ –ј«ƒ≈Ћ 1. ј¬“ќћј“»«ј÷»я –јЅќ“џ — ƒќ ”ћ≈Ќ“јћ» ¬ √ќ—”ƒј–—“¬≈ЌЌџ’ » ћ”Ќ»÷»ѕјЋ№Ќџ’ ќ–√јЌ»«ј÷»я’ 1.1 “ехнологии и средства автомат

Ѕольше работ по теме:

ѕредмет: ћенеджмент

“ип работы:  урсова€ работа (т)

найти  

ѕќ»— 

Ќовости образовани€

 ќЌ“ј “Ќџ… EMAIL: MAIL@SKACHAT-REFERATY.RU

—качать реферат © 2020 | ѕользовательское соглашение

—качать      –еферат

ѕ–ќ‘≈——»ќЌјЋ№Ќјя ѕќћќў№ —“”ƒ≈Ќ“јћ