Введение 3
1. Номенклатура дел 4
2. Создание дел 6
3. Сохранение документов 8
Заключение 11
Перечень литературы 12
Выдержка
ВВЕДЕНИЕ
Организация систематизации и сохранения документов является важной долею работ сообразно делопроизводству. Снабжение сохранности подходящих документов, организация скорого розыска и доступа к необходимым материалам все это задачка верной систематизации и сохранения документов. Злободневность работы содержится в том, что при неверной систематизации и хранении документов есть угроза утратить нужные бумаги либо не заполучить к ним эксплуатационный доступ, когда это нужно.
Целью работы является обсуждение имеющихся в делопроизводстве верховодил систематизации и сохранения документов.
Задачками работы явлется последовательное обсуждение таковых вопросцев, как: распорядок формирования дел документов, составления номенклатуры, а этак же распорядок дизайна дел для архивного сохранения.
1. НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
Бумаги опосля их выполнения группируются(вмещаются)в дела.
Дело - это совокупа документов, относящихся к определенному вопросцу деловитости учреждения и размещённых в отдельную обложку с подходящим заголовком(к примеру, бумаги, относящиеся к управлению, планированию, учету, снабжению, кадрам, сбыту и т. д. ).
Для такого чтоб бумаги позже разрешено было скоро найти в делах и действенно применять для управленческих целей, составляется приблизительный перечень заголовков дел, который именуется номенклатурой дел. Номенклатура дел составляется в согласовании с правилами, изложенными в единственной гос системе делопроизводства. В итоге, бумаги сообразно мерке их выполнения будут в цель лишь в те дела, какие заблаговременно для их предусмотрены номенклатурой.
Распознают 2 типа номенклатур дел - типовую номенклатуру и конкретную номенклатуру дел.
Типовая номенклатура дел устанавливает перечень названий дел для учреждений с однотипным нравом деловитости. Типовые номенклатуры дел составляются в ведомствах однако базе долголетнего разбора документопотоков подведомственных учреждений. К примеру, Министерство образования сочиняет и рассылает в ВУЗы типовую номенклатуру дел для учреждений верховного образования. Типовые номенклатуры дел являются родником инфы для сотворения конкретных номенклатур дел.
Конкретная номенклатура дел представляет собой перечень названий дел, какие появляются в итоге деловитый деловитости 1-го конкретного учреждения либо компании.
Собирание конкретных номенклатур дел занимаются делопроизводственные службы учреждения либо компании:
на основании исследования комплекса документов, какие образуются в процессе его деловитости;
на основании разделов, рекомендуемых стандартной номенклатурой, имеющейся в ведомстве, к которому принадлежит основание.
Поначалу составляются номенклатуры дел структурных подразделений при этом в номенклатуре определяются не лишь наименования дел, однако и инсталлируются сроки их сохранения в архиве, потом зав. канцелярией компании сочиняет сводную номенклатуру дел. Опосля утверждения сводной номенклатуры дел в учреждении этот акт посылается во все пдразделения компании и делается обязательным для выполнения. Знание дел за пределами номенклатуры не позволяется.
Снутри разделов, какие предоставляют более общие свойства относимых к ним документов, в стандартной номенклатуре есть подразделы, в заглавиях которых указываются конкретные названия документов, размещаемых в данных подразделах.
В одно дело в согласовании с заголовками дел имеют все шансы сгруппировываться бумаги 1-го вида. Но, В одно дело имеют все шансы угодить и бумаги различных видов, к примеру:
Акты, справки испытания состояния делопроизводства и переписка об организации делопроизводства;
Акты, докладные записки, справки, свойства, воображаемые в судебные органы и милицию сообразно уголовным и гражданским делам
2. ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ
Создание дел - это приписывание документов к определенному занятию в согласовании с номенклатурой дел и классификация документов снутри него.
Создание дел обязано реализоваться централизованно сообразно месту регистрации документов(в канцелярии либо у секретаря)и обязано ответствовать последующим потребностям:
1. в дело помещают лишь исполненные бумаги(подлинники либо заверенные копии), оформленные в согласовании с требованиями стандартов;
2. в дело не помещают последующие бумаги:
a. не надлежащие заголовку дела;
b. неправильно оформленные(отдают на доработку);
c. подлежащие возврату;
d. черновики;
e. размноженные копии(к примеру на ксероксе).
В дела группируют бумаги 1-го документационного года. Бумаги снутри дела располагают в определенном распорядке. Главные взгляды расположения документов такие:
вопросный(сообразно вопросцам; затрагиваемым в документах);
хронологический(сообразно датам документов);
алфавитный(сообразно фамилиям создателей либо сообразно алфавиту заглавий учреждений- корреспондентов);
нумерационный(группируют схожие бумаги, имеющие порядковую нумерацию, к примеру: накладные, квитанции и т. д. )
Почаще только применяю вопросно-логический принцип, когда бумаги располагают в делах в логической последовательности решения такого либо иного вопросца. Таковая система расположения документов в деле совпадает с хронологической. Бумаги неизменного и мимолетного сроков сохранения создаются в различные дела.
Дело не обязано кормить наиболее 250 листов, потому, ежели документов более, то их сформировывают в некоторое количество томов, при этом на обложке дела указывают номер тома.
На обложке дела оформляют:
полное заглавие компании;
индекс дела сообразно номенклатуре дел и последовательный номер тома, ежели дело состоит из нескольких томов;
наименование дела в согласовании с номенклатурой дел;
документационный год;
количество листов и срок сохранения.
Литература
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ
1. Андреева В. И. Делопроизводство. М. : ЗАО «Бизнес-школа Интел-Синтез», 2002. 192 с.
2. ГОСТ 6. 10. 4. 84. Унифицированные системы документации. Привнесение юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, творимым средствами вычислительной техники. Главные расположения. М. : Изд-во стандартов, 1984.
3. ГОСТ 6. 10. 587. Унифицированные системы документации. Запросы к построению формуляра-образца. М. : Изд-во стандартов, 1987.
4. ГОСТ Р 5114198. Делопроизводство и архивное дело. Определения и определения. М. : Изд-во стандартов, 1998.
5. ГОСТ Р 6. 302003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительных документов. Запросы к оформлению документов. ИПК Изд-во стандартов, 2003.
6. Муниципальная система документационного снабжения управления. Главные расположения. М. : ВНИИДАД, 1991.
7. Колесник Е. Н. Протоколирование управленческой деловитости в органах гос власти и местного самоуправления: В 3 кн. Кн. 1. Управленческое документоведение. УрАГС: Екатеринбург, 2002. 176 с.
8. Организация работы с документами. М. : ИНФРА-М, 2002. 591 с.
9. Павлюк Л. В. , Киселева Т. И. , Воробьев Н. И. Справочник сообразно делопроизводству, архивному занятию и основам работы на компе. СПб. : Издательский Коммерческий Терем «Герда», 1999. 303 с.
10. Стенюков М. В. Бумаги. Делопроизводство. М. : Изд-во «ПРИОР», 2000. 144 с.
ВВЕДЕНИЕ
Организация систематизации и хранения документов является важнейшей частью работ по делопроизводству. Обеспечение сохранности нужных документов, органи