Снабжение на предприятии

 

Введение

Характерной чертой нашего времени являются интенсивно развивающиеся процессы информатизации практически во всех сферах человеческой деятельности. Они привели к формированию новой информационной инфраструктуры, которая связана с новым типом общественных отношений (информационные отношения), с новой реальностью (виртуальной реальностью), с новыми информационными технологиями различных видов деятельности. Сердцевиной современных информационных технологий являются автоматизированные информационные системы (АИС), создание, функционирование и использование которых привело к возникновению специфических понятий, категорий, приемов и навыков.

В настоящее время изучение дисциплин, связанных с автоматизированными информационными системами (АИС), является обязательным элементом подготовки специалистов в самых разнообразных областях деятельности. Вместе с тем анализ отечественной и переводной учебной литературы по тематике АИС, баз и банков данных показывает ее расслоение по нескольким, независимо развивающимся, направлениям.

Любой системе управления экономическим объектом соответствует своя информационная система, называемая экономической информационной системой.

Автоматизированная информационная система (АИС) - представляет собой совокупность информации, экономико-математических моделей и методов, технических, программных, технологических средств и специалистов, предназначенную для обработки информации и принятия управленческих решений.

Обладая навыками программирования и знанием языков программирования высокого уровня, во многих случаях специалисты данной категории слабо или вовсе не представляют системологических основ АИС, а также многих других аспектов предназначения и функций баз данных. Поэтому создание АИС зачастую рассматривается в узком смысле создания базы данных и разработки примитивного интерфейса для работы с ней. Подобный технократический подход не может обеспечить должный уровень, качество и эффективность разрабатываемых АИС.

Целью настоящего курсового проекта является построение автоматизированной информационной системы для решения учетных задач, возникающих в отделе снабжения.

Для достижения указанной цели необходимо решить ряд задач:

рассмотреть понятие и сущность АИС;

дать краткую характеристику открытому акционерному обществу «Махачкалинский Булочно-Кондитерский Комбинат»;

выявить экономическую сущность комплекса экономических информационных задач отдела снабжения;

выяснить общие сведения о задачах отдела снабжения;

рассмотреть проектирование автоматизированных систем и технологий: принципы, стадии, этапы создания, особенности;

дать обоснование проектных решений по автоматизированному решению экономико-информационных отдела снабжения;

рассмотреть информационное обеспечение комплексных задач;

рассмотреть технологическое обеспечение.

Объектом является автоматизированная информационная система учета отдела снабжения.

Цель и задачи работы обусловили выбор ее структуры. Работа состоит из введения, двух глав, заключения и списка использованной литературы.

1. Аналитическая часть

1.1 Понятие и сущность АИС

Опыт создания АИС, внедрение в практику экономической работы оптимизационных методов, формализация ситуаций производственно - хозяйственных процессов, оснащение государственных и коммерческих структур современными вычислительными средствами коренным образом видоизменили технологию информационных процессов в управлении.

Повсеместно создаются АИС управленческой деятельности. Автоматизированные информационные системы разнообразны и могут быть классифицированы по ряду признаков.

Так как классификация систем по сфере функционирования объекта управления очевидна, рассмотрим следующие признаки. По видам процессов управления АИС подразделяются на:

АИС управления технологическими процессами - это человеко-машинные системы, обеспечивающие управление технологическими устройствами, станками, автоматическими линиями.

АИС управления организационно-технологическими процессами представляют собой многоуровневые системы, сочетающие АИС управления технологическими процессами и АИС управления предприятиями.

Для АИС организационного управления объектом служат производственно-хозяйственные, социально-экономические функциональные процессы, реализуемые на всех уровнях управления экономикой, в частности: банковские АИС; АИС фондового рынка; финансовые АИС; страховые АИС; налоговые АИС; АИС таможенной службы; статистические АИС; АИС промышленных предприятий и организаций (особое место по значимости и распространенности в них занимают бухгалтерские АИС) и др.

АИС научных исследований обеспечивают высокое качество и эффективность межотраслевых расчетов и научных опытов. Методической базой таких систем служат экономико - математические методы, технической базой - самая разнообразная вычислительная техника и технические средства для проведения экспериментальных работ моделирования. Как организационно - технологические системы, так и системы научных исследований могут включать в свой контур системы автоматизированного проектирования работ (САПР).

Обучающие АИС получают широкое распространение при подготовке специалистов в системе образования, при переподготовке и повышении квалификации работников разных отраслей.

В соответствии с третьим признаком классификации выделяют отраслевые, территориальные и межотраслевые АИС, которые одновременно являются системами организационного управления, но уже следующего - более высокого уровня иерархии.

Отраслевые АИС функционируют в сферах промышленного и агропромышленного комплексов, в строительстве, на транспорте. Эти системы решают задачи информационного обслуживания аппарата управления соответствующих ведомств.

Территориальные АИС предназначены для управления административно-территориальными районами. Деятельность территориальных систем направлена на качественное выполнение управленческих функций в регионе, формирование отчетности, выдачу оперативных сведений местным государственным и хозяйственным органам.

Межотраслевые АИС являются специализированными системами функциональных органов управления национальной экономикой (банковских, финансовых, снабженческих, статистических и др.). Имея в своем составе мощные вычислительные комплексы, межотраслевые многоуровневые АИС обеспечивают разработку экономических и хозяйственных прогнозов, государственного бюджета, осуществляют контроль результатов и регулирование деятельности всех звеньев хозяйства, а также контроль наличия и распределения ресурсов.

Современное развитие информатизации в области экономической и управленческой деятельности требует единых подходов в решении организационных, технических и технологических проблем. Основными факторами, определяющими результаты создания и функционирования АИС и процессов информатизации, являются:

активное участие человека - специалиста в системе автоматизации обработки информации и принятия управленческих решений;

интерпретация информационной деятельности как одного из видов бизнеса;

наличие научно обоснованной программно-технической, технологической платформы, реализуемой на конкретном экономическом объекте;

создание и внедрение научных и прикладных разработок в области информатизации в соответствии с требованиями пользователей;

формирование условий организационно-функционального взаимодействия и его математическое, модельное, системное и программное обеспечение;

постановка и решение конкретных практических задач в области управления с учетом заданных критериев эффективности.

Определяя АИС как организованную для достижения общей цели совокупность специалистов, средств вычислительной и другой техники, математических методов и моделей, интеллектуальных продуктов и их описаний, а также способов и порядка взаимодействия указанных компонентов, следует подчеркнуть, что главным звеном и управляющим субъектом в перечисленном комплексе элементов был и остается по сей день человек, специалист.

Существуют следующие виды информационных технологий:

ØИнформационная технология обработки данных

ØИнформационная технология управления

ØАвтоматизация офиса

ØИнформационная технология поддержки принятия решений

ØИнформационная технология экспертных систем

Информационная технология обработки данных предназначена для решения хорошо структурированных задач, по которым имеются необходимые входные данные и известны алгоритмы и другие стандартные процедуры их обработки. Эта технология применяется на уровне операционной (исполнительской) деятельности персонала невысокой квалификации в целях автоматизации некоторых рутинных постоянно повторяющихся операций управленческого труда. Поэтому внедрение информационных технологий и систем на этом уровне существенно повышает производительность труда персонала, освобождает его от рутинных операций, возможно, даже приводит к необходимости сокращения численности работников.

На уровне операционной деятельности решаются следующие задачи:

обработка данных об операциях, производимых фирмой;

создание периодических контрольных отчетов о состоянии дел в фирме;

получение ответов на всевозможные текущие запросы и оформление их в виде бумажных документов или отчетов.

Существует несколько особенностей, связанных с обработкой данных, отличающих данную технологию от всех прочих:

выполнение необходимых фирме задач по обработке данных. Каждой фирме законом предписано иметь и хранить данные о своей деятельности, которые можно использовать как средство обеспечения и поддержания контроля на фирме. Поэтому в любой фирме обязательно должна быть информационная система обработки данных и разработана соответствующая информационная технология;

решение только хорошо структурированных задач, для которых можно разработать алгоритм;

выполнение стандартных процедур обработки. Существующие стандарты определяют типовые процедуры обработки данных и предписывают их соблюдение организациями всех видов;

выполнение основного объема работ в автоматическом режиме с минимальным участием человека;

использование детализированных данных. Записи о деятельности фирмы имеют детальный (подробный) характер, допускающий проведение ревизий. В процессе ревизии деятельность фирмы проверяется хронологически от начала периода к его концу и от конца к началу;

Создание автоматизированных информационных систем в нашей стране регламентируется «Комплексом стандартов и руководящих документов на автоматизированные системы» (ГОСТ 34.201-89, ГОСТ 34.602-89, РД 50-682, РД 50-680-88, ГОСТ 34.601-90, ГОСТ 34.401-90, РД 50-34.698-90, ГОСТ 34.003-90, Р 50-34.119-90).

Суть технического задания как основного документа в процессе создания АС заключается в проработке, выборе и утверждении основных технических, организационных, программных, информационно-логических и лингвистических решений, которые устанавливаются в разделе «Требования к системе». Данный раздел, в свою очередь, состоит из трех подразделов:

) требования к системе в целом;

) требования к функциям (задачам), выполняемым системой;

) требования к видам обеспечения.

Требования к системе в целом отражают концептуальные параметры и характеристики создаваемой системы, среди которых указываются требования к структуре и функционированию системы, к надежности и безопасности, к численности и квалификации персонала и т.д. Требования к функциям содержат перечень функций, задач или их комплексов; временной регламент каждой функции, задачи или комплекса задач; требования к качеству реализации каждой функции; к форме представления выходной информации; характеристики необходимой точности и времени выполнения, требования одновременности выполнения группы функций; достоверности выдачи результатов. Требования по видам обеспечения в зависимости от вида системы содержат требования по математическому, информационному, лингвистическому, программному, техническому, метрологическому, организационному, методическому и другим видам обеспечения системы.

1.2 Характеристика и организация отдела снабжения

снабжение информационный автоматизированный

Открытое акционерное общество «Махачкалинский Булочно-Кондитерский Комбинат». Находится по адресу: Республика Дагестан, г. Махачкала, ул. Гамидова, 61.

Сфера деятельности предприятия: Пищевая промышленность - производство кондитерских изделий, рулетов, хлеба и хлебобулочных изделий, кексов, драже, восточных сладостей, ириса, сдобных изделий, пряников и коржиков, мармеладно-пастильных изделий, кондитерских изделих из сахара, конфет, глазированных шоколадом.

ОАО Булочно-кондитерский комбинат на рынке хлебобулочных изделий по г. Махачкала считается наиболее крупным хозяйствующим субъектом (с учетом малого бизнеса).

Общество является юридическим лицом с момента его государственной регистрации, имеет расчетные и иные счета в кредитных учреждениях.

Хлебопекарная промышленность является одной из приоритетных отраслей Республики Дагестан и развивается в направлении внедрения в производство новых видов изделий лечебного и диетического назначения.

В крупных фирмах на предприятиях общественного питания независимо от вида проходит товар на пути его движения от производства до потребителя. Например: создаются отделы снабжения, на небольших предприятиях назначается работник, ответственный за организацию снабжения. Отдел снабжения, как правило, работает самостоятельно, выполняя свои определенные функции, обеспечивающие прохождение материального потока в цепи снабжение - производство - сбыт.

Основные задачи отдела снабжения «Махачкалинский Булочно-Кондитерский Комбинат»:

. Организация снабжения подразделений организации необходимыми материалами требуемого качества в заданные сроки.

. Организационно-методическое руководство, координация и контроль деятельности структурных подразделений организации по вопросам материально-технического снабжения и рационального использования материальных ресурсов.

. Подготовка и представление руководству информационно-аналитических материалов о состоянии и перспективах развития материально-технического обеспечения деятельности организации.

. Совершенствование и внедрение новых методов организации работы, в том числе на основе использования современных информационных технологий.

. Участие в пределах своей компетенции в подготовке и исполнении управленческих решений руководства организации.

. Решение иных задач в соответствии с целями организации.

Основные функции отдела снабжения:

. Обеспечение организации всеми необходимыми для ее деятельности материальными ресурсами требуемого качества.

. Разработка предложений по рациональному использованию материальных ресурсов с целью сокращения издержек производства и получения максимальной прибыли.

. Разработка проектов перспективных и текущих планов, балансов материально-технического обеспечения производства, ремонтно-эксплуатационных нужд организации и ее подразделений, создание необходимых производственных запасов на основе определения потребности в материальных ресурсах (сырье, материалах, полуфабрикатах, оборудовании, комплектующих изделиях, топливе, энергии и др.) с использованием прогрессивных норм расхода.

. Поиск возможностей и источников покрытия материально-технических потребностей организации за счет внутренних ресурсов.

. Подготовка заключения договоров с поставщиками, согласование условий и сроков поставок, изучение возможности и целесообразности установления прямых долгосрочных хозяйственных связей по поставкам материально-технических ресурсов.

. Изучение оперативной маркетинговой информации и рекламных материалов о предложениях мелкооптовых магазинов и оптовых ярмарок с целью выявления возможности приобретения материально технических ресурсов в порядке оптовой торговли.

. Обеспечение доставки материальных ресурсов в соответствии с предусмотренными в договорах сроками, контроль их количества, качества и комплектности, организация их хранения на складах организации.

. Подготовка претензий к поставщикам при нарушении ими договорных обязательств, контроль составления расчетов по этим претензиям, согласование с поставщиками изменений условий заключенных договоров.

. Разработка стандартов организации по материально-техническому обеспечению, экономически обоснованных нормативов производственных (складских) запасов материальных ресурсов.

. Контроль за состоянием запасов материалов и комплектующих изделий, оперативным регулированием производственных запасов, соблюдением лимитов на отпуск материальных ресурсов и их расходованием в подразделениях организации по прямому назначению.

. Разработка и участие в проведении мероприятий по повышению эффективности использования материальных ресурсов, снижению затрат, связанных с их транспортировкой и хранением, использованию вторичных ресурсов и отходов производства, совершенствованию системы контроля за их расходованием, использованием местных ресурсов, выявлению и реализации излишнего сырья, материалов, оборудования и других видов материальных ресурсов.

. Организация работы складского хозяйства, контроль за соблюдением необходимых условий хранения.

. Механизация и автоматизация транспортно-складских операций.

. Учет движения материальных ресурсов на складах организации, участие в проведении инвентаризации материальных ценностей.

. Составление установленной отчетности о материально-техническом обеспечении деятельности организации.

. Осуществление в пределах своей компетенции иных функций в соответствии с целями и задачами организации.

1.3 Экономическая сущность комплекса экономических информационных задач отдела снабжения

Исходной первичной информацией в подсистеме служат данные приходных и расходных товаросопроводительных документов, банковские, кассовые и другие документы. Перед пуском подсистемы бухгалтерского учета в эксплуатацию в ЭВМ вводятся данные о сумме входящих остатков на каждом счете и оборот с начала года. Для синтетического и аналитического бухгалтерского учета разработана система кодирования учетных номенклатур. Коды синтетических счетов и субсчетов имеют три знака, соответствующие их номерам в плане счетов.

Длина кода и содержание других учетных номенклатура определяются требованиями аналитического учета.

Например, однозначными являются коды вида документов (приходная, расходная накладная, счет-фактура, акт и т.п.), товарооборота (продажа в пределах и за пределы республики, области, складской, транзитный товарооборот, внутреннее перемещение товаров, возврат забракованных товаров и т.п.).

На товаросопроводительных, кассовых и банковских документах проставляются коды корреспондирующих счетов, постоянных признаков (шифр содержания операции, номер и дата оформления документа и т.п.). На основе других бухгалтерских документов составляются разработочные ведомости. Торгово-хозяйственные операции кодируют по кредитовому признаку. При обработке информации на ЭВМ принцип двойной записи сохраняется.

Вся обработанная на ЭВМ информация, относящаяся к бухгалтерскому учету, выдается в виде оборотных ведомостей по единой форме. Автоматизация управления торговыми процессами в ООО «РОСС» повышает его оперативность и эффективность, улучшает товароснабжение розничной торговой сети. Оптовое предприятие ООО «РОСС» выполняет сложный, взаимосвязанный комплекс торговых операций по оптовой закупке и продаже замков.

Он включает изучение спроса, составление заявок и заказов на товары, заключение договоров на поставку и продажу товаров, учет и контроль их выполнения, организацию и оформление продажи товаров, регулирование поставок и продажи товаров и т.п.

Важная роль в выполнении планов торгово-хозяйственной деятельности БКК, обеспечении бесперебойного товароснабжения розничной сети принадлежит оперативному управлению торговыми процессами.

Оперативное управление торговыми процессами осуществляется путем оперативного планирования, учета, контроля и регулирования поступления и продажи замков по срокам, количеству и ассортименту.

Наименование задачи: автоматизация данных отдела снабжения «Махачкалинский Булочно-Кондитерский Комбинат».

Для того чтобы документировать механизмы передачи и обработки информации в моделируемой системе, используются диаграммы потоков данных (Data Flow Diagrams). Диаграммы DFD обычно строятся для наглядного изображения текущей работы системы документооборота организации.

При построении диаграммы потоков данных используются следующие элементы:

Поток данных - это информация, которая передаются, и требует обработки, на схеме обозначается стрелкой.

Процесс - это преобразование входных данных в выходные по определенному правилу, обозначает некоторое действие обрабатывающее входной поток. На схеме обозначается окружностью.

Внешняя сущность - это объект являющийся внешним по отношению к моделируемому объекту и обменивается с ним потоками данных. На схеме обозначается прямоугольником.

Хранилище данных - место хранения используемой информации, на схеме обозначается параллельными линиями.

Решение данной цели имеет целью разработку информационной системы, предназначенной для автоматизации сведений о снабжении БКК « «Махачкалинский Булочно-Кондитерский Комбинат»».

Данная задача решается в реальном времени, при котором обеспечивается доступ к базе данных по мере необходимости.

Решение данной задачи предназначено для оператора ЭВМ предприятия « «Махачкалинский Булочно-Кондитерский Комбинат»».

Автоматизированное решение перечисленных задач позволить достичь следующих целей: достижение улучшения ряда экономических показателей (увеличение числа обслуживаемых клиентов); улучшение значений показателей качества обработки информации (повышение степени достоверности обработки информации, степени ее защищенности); увеличение скорости обработки информации.

1.4 Общие сведения о задачах отдела снабжения

Отдел снабжения является самостоятельным структурным подразделением предприятия «Махачкалинский Булочно-Кондитерский Комбинат».

Декомпозиция планирования на предприятии включает в себя:

. Организация и общее руководство разработкой проектов перспективных и текущих планов автосалона в соответствии с контрольными цифрами, прямыми заказами потребителей;

. Планирование производственно-хозяйственной деятельности служб на основе утвержденного плана автосалона;

Декомпозиция организации планирования включает в себя:

. Подготовка необходимых сведений для рассмотрения проектов планов, итогов работы предприятия и цехов на постоянно действующем производственном совещании и заседаниях технико-экономического совета предприятия.

. Организация разработки мероприятий по выполнению и перевыполнению установленных плановых заданий.

Перед построением контекстной DFD необходимо проанализировать внешние события (внешние объекты), оказывающие влияние на функционирование библиотеки. Эти объекты взаимодействуют с ИС путем информационного обмена с ней.

Для того чтобы документировать механизмы передачи и обработки информации в моделируемой системе, используются диаграммы потоков данных (Data Flow Diagrams).

Диаграммы DFD обычно строятся для наглядного изображения текущей работы системы документооборота организации.

2. Проектная часть

.1 Проектирование автоматизированных систем и технологий: принципы, стадии и этапы создания, особенности

Первоначально сформулированные академиком В.М. Глушковым научно-методические положения и практические рекомендации по проектированию автоматизированных систем в настоящее время сложились как основополагающие приматы создания АИС: системности, развития, совместимости, стандартизации и унификации, эффективности.

Принцип системности является важнейшим при создании, функционировании и развитии АИС. Он позволяет подойти к исследуемому объекту как единому целому; выявить на этой основе многообразные типы связей между структурными элементами, обеспечивающими целостность системы; установить направления производственно-хозяйственной деятельности системы и реализуемые ею конкретные функции.

Для АИС управления характерна многоуровневая иерархия с вертикально соподчиненными элементами (подсистемами). Преимущества иерархических структур способствовали их широкому распространению в системах управления. Практическое значение системного подхода и моделирования состоит в том, что они позволяют в доступной для анализа форме не только отразить все существенное, интересующее создателя системы, но и использовать ЭВМ для исследования поведения системы в конкретных, заданных экспериментатором условиях.

Принцип развития заключается в том, что АИС создается с учетом возможности постоянного пополнения и обновления функций системы и видов ее обеспечений. Предусматривается, что автоматизированная система должна наращивать свои вычислительные мощности, оснащаться новыми техническими и программными средствами, быть способной постоянно расширять и обновлять круг задач и информационный фонд, создаваемый в виде системы баз данных.

Принцип совместимости заключается в обеспечении способности взаимодействия АИС различных видов, уровней в процессе их совместного функционирования. Реализация принципа совместимости позволяет обеспечить нормальное функционирование экономических объектов, повысить эффективность управления народным хозяйством и его звеньями.

Принцип стандартизации и унификации заключается в необходимости применения типовых, унифицированных и стандартизированных элементов функционирования АИС. Внедрение в практику создания и развития АИС этого принципа позволяет сократить временные, трудовые и стоимостные затраты на создание АИС при максимально возможном использовании накопленного опыта в формировании проектных решений и внедрении автоматизации проектировочных работ.

Принцип эффективности заключается в достижении рационального соотношения между затратами на создание АИС и целевым эффектом, получаемым при ее функционировании.

Как правило, кроме основополагающих принципов для эффективного осуществления управления выделяют также ряд частных принципов, детализирующих общие. Соблюдение каждого из частных принципов позволяет получить определенный экономический эффект. Один из них - принцип декомпозиции - используется при изучении особенностей, свойств элементов и системы в целом. Он основан на разделении системы на части, выделении отдельных комплексов работ, создает условия для более эффективного ее анализа и проектирования.

Принцип первого руководителя предполагает закрепление ответственности при создании системы за заказчиком - руководителем предприятия, организации, отрасли, т.е. будущим пользователем, который отвечает за ввод в действие и функционирование АИС.

Принцип новых задач - поиск постоянного расширения возможностей системы, совершенствование процесса управления, получение дополнительных результатных показателей с целью оптимизировать управленческие решения. Это может сопровождаться постановкой и реализацией при использовании ЭВМ и других технических средств новых задач управления.

Принцип автоматизации информационных потоков и документооборота предусматривает комплексное использование технических средств на всех стадиях прохождения информации от момента ее регистрации до получения результатных показателей и формирования управленческих решений.

Принцип автоматизации проектирования имеет целью повысить эффективность самого процесса проектирования и создания АИС на всех уровнях народного хозяйства, обеспечивая при этом сокращение временных, трудовых и стоимостных затрат за счет внедрения индустриальных методов. Современный уровень разработки и внедрения систем позволяет широко использовать типизацию проектных решений, унификацию методов и средств, при подготовке проектных материалов, стандартизацию подходов при проектировании отдельных элементов систем и подсистем, методы автоматизации ведения проектных работ с использованием персональных ЭВМ и организованных на их базе автоматизированных рабочих мест проектировщика.

Проблемы проектирования автоматизированных информационных систем в экономике связаны, с одной стороны, с общими теоретическими основами развития экономики и конкретного экономического объекта (предприятия, фирмы, организации, органа регионального управления, банка, налоговой службы и т.п.), а с другой - со спецификой технологии компьютерной обработки данных.

Жизненный цикл АИС позволяет выделить четыре основные стадии: предпроектную, проектную, внедрение и функционирование. От качества проектировочных работ зависит эффективность функционирования системы. Поэтому каждая стадия проектирования разделяется на ряд этапов и предусматривает составление документации, отражающей результаты работы.

Основными работами, выполняемыми на стадиях и этапах проектирования, можно считать:

I стадия - предпроектное обследование:

1-й этап - сбор материалов для проектирования - формирование требований, изучение объекта проектирования, разработка и выбор варианта концепции системы;

2-й этап - анализ материалов и формирование документации - создание и утверждение технико-экономического обоснования и технического задания на проектирование системы на основе анализа материалов обследования, собранных на первом этапе.

II стадия - проектирование:

1-й этап - техническое проектирование, где ведется поиск наиболее рациональных проектных решений по всем аспектам разработки, создаются и описываются все компоненты системы, а результаты работы отражаются в техническом проекте;

-й этап - рабочее проектирование, в процессе которого осуществляется разработка и доводка программ, корректировка структур баз данных, создание документации на поставку, установку технических средств и инструкций по их эксплуатации, подготовка для каждого пользователя системы обширного инструкционного материла, оформленного в виде должностных инструкций исполнителям-специалистам, реализующим свои профессиональные функции с использованием технических средств управления. Технический и рабочий проекты могут объединяться в единый документ - техно-рабочий проект.

III стадия - ввод системы в действие:

-й этап - подготовка к внедрению - установка и ввод в эксплуатацию технических средств, загрузка баз данных и опытная эксплуатация программ, обучение персонала;

-й этап - проведение опытных испытаний всех компонентов системы перед передачей в промышленную эксплуатацию, обучение персонала;

-й этап (завершающая стадия создания АИС и АИТ) - сдача в промышленную эксплуатацию; оформляется актами приема-сдачи работ.

IV стадия - промышленная эксплуатация - кроме повседневного функционирования включает сопровождение программных средств и всего проекта, оперативное обслуживание и администрирование баз данных.

Главная особенность разработки АИС и АИТ состоит в концентрации сложности на стадиях предпроектного обследования и проектирования и относительно невысокой сложности и трудоемкости последующих этапов. Более того, нерешенные вопросы и ошибки, допущенные на этапах анализа и проектирования, порождают на этапах внедрения и эксплуатации трудные, часто неразрешимые проблемы и в конечном счете приводят к отказу от использования материалов проекта.

2.2 Обоснование проектных решений по автоматизированному решению экономико-информационных задач отдела снабжения

Основные преимущества автоматизации и новой технологии переработки информации сказываются там, где приходится выполнять повторяющиеся задачи, предусматривающие запрограммированные решения, либо задачи с большим объемом вычислений или чисто механического труда, для отдела научных исследований.

Существенным недостатком неавтоматизированных информационных систем является обособленность сбора, обработки и использования информации. Причем как отдельные работники, так и подразделения предприятия в целом не имеют доступа к «чужой» базе данных, при необходимости собирая требуемую им информацию самостоятельно.

Одна из основных целей автоматизации - снабдить каждого сотрудника, относящегося к отделу снабжения, информацией в то время и в той форме и объеме, которые ему необходимы (естественно, в пределах его уровня доступа к секретной части базы данных). Для этого необходима единая интегрированная база данных отдела снабжения, локальная вычислительная сеть и соответствующим образом оборудованные автоматизированные рабочие места (АРМ) для каждого из сотрудников.

Такой подход подразумевает комплексную автоматизацию отдела снабжения, т.е. создание компьютеризированной системы управления предприятием в целом, в которой подсистемы должны взаимодействовать, предоставлять оперативный доступ к информации, поддерживать принятие решения и т.п.

Современные специализированные средства автоматизации делопроизводства позволяют построить систему автоматизации, решающую задачи в широком диапазоне, - от автоматизации учета бумажных документов до систем безбумажного делопроизводства.

Переход к преимущественно безбумажному делопроизводству дает возможность наладить комплексное управление документированной информацией в единой автоматизированной среде, получить целостную картину исполнения документов и поручений по всем уровням управления, проводить согласование документов в электронной форме, контролировать все операции с электронным документом и внедрить единые процедуры безопасности.

Так как автоматизированная система затрагивает организацию процессов делопроизводства, необходимо тесное сотрудничество представителей служб делопроизводства и информационных технологий при внедрении систем. И что немаловажно - необходима поддержка проекта высшим руководством организации или предприятия.

Наличие хорошо отлаженного механизма электронного документооборота на предприятии повышает эффективность его работы и укрепляет конкурентоспособность на рынке.

Наличие системы, автоматизирующей сбор, подготовку и обработку информации, является одним из необходимых условий, определяющих конечный успех деятельности предприятия. Уже сегодня очевидно, что самыми преуспевающими в деловом мире являются те фирмы и корпорации, которые в состоянии быстрее всех собрать информацию, обработать, проанализировать ее и на основе этого принять оптимальное управленческое решение, т.е. использующие современные информационные технологии. При этом максимально эффективной автоматизированной системой является та, которая охватывает все взаимосвязанные многогранные бизнес-процессы, все аспекты внутренней и внешней хозяйственной деятельности, то есть комплексные автоматизированные процессы. Однако при выборе современной информационной технологии управления фирмой следует учитывать, что ни одна из них, какой бы совершенной она ни была, не сможет функционировать в условиях недостаточно четко регламентированной технологии управления в рамках каждого бизнес-процесса. Управление фирмой будет иметь много специфических особенностей в зависимости от отраслевой принадлежности предприятий, степени вовлечения их во внешнеэкономическую деятельность, обеспеченности современной электронно-вычислительной техникой, характера выпускаемой продукции - предметов народного потребления или средств производства.

2.3 Информационное обеспечение комплексных задач

Информация столь же необходима управленческому аппарату, как объекту управления - сырье и ресурсы. Она формируется в результате обработки специфического сырья, известного под названием данные. Последние отражают конкретные финансово-хозяйственные факты, состояние или процессы и имеют собственный материальный носитель (бухгалтерские и финансовые документы, сигналы, поступающие от датчиков, дисплеи, магнитные носители и т.д.).

Разработку информационного обеспечения АРМ проведем на базе системы управления базами данных (СУБД) Access XP из состава выбранного интегрированного пакета Microsoft Office XP.

СУБД Access предназначена для разработки баз данных реляционного типа для локального их использования на персональных компьютерах и для работы с этими базами.

Данная СУБД была выбрана по следующим причинам:

простота средств реализации,

легкость освоения инструментарием разработчика (VBA),

наглядность визуализации информации.

Базы данных созданные с помощью системы управления базами данных «Microsoft Access» полностью реализует реляционную модель построения данных. База данных «Microsoft Access» представляет собой набор групп объектов, таких как таблицы, запросы, формы, отчеты.

Связи между таблицами можно разбить на четыре базовых реляционных типа с отношениями:

один-к-одному;

один-ко-многим;

многие-к-одному;

многие-ко-многим.

Структура организации таблиц позволяет создание первичных и внешних ключей. Имеется возможность изменения типа внутренних объединений для связанных таблиц.

База данных отдела снабжения должна хранить данные, исходящие из взаимоотношений отдела с другими подразделениями предприятия:
Инфологическая или информационная модель (схема данных) и ее описание предполагает моделирование входных, промежуточных и результатных информационных массивов предметной области и их характеристика.
Необходимо детально освятить как на основе входных документов и нормативно справочной информации происходит обработка с использованием массивов оперативной информации и формирования выходных данных.

Рассмотрим схему информационных потоков данных.

Входная информация

КодНаименованиеОтравитель-получательПериодичность1Приходная накладнаяГоловной офис-Подразделение1 раз в неделю2Прайс-листГоловной офис-Подразделение1 раз в неделю3Расходная накладнаяПодразделение-ПокупательПри продаже4СчетПодразделение-ПокупательПри покупке по безнал. расчету5Счет-фактураПодразделение-ПокупательПри продаже6Квитанция ПКОПодразделение-ПокупательПри покупке за нал. расчет7Расходная накладнаяПодразделение-СкладПри продаже

Выходная информация

КодНаименованиеОтравитель-получательПериодичность8Доверенность получ. товараПокупатель-подразделение-головной офисПри покупке по безнал. расчету9Платежное поручениеПокупатель-подразделение-подразделениеОплата за товар10Расходная накладнаяСклад-ПодразделениеПри продаже11ОтчетностьПодразделение-головной офис2 раза в неделю

Описание структуры базы данных

В результате анализа предметной области выявляются документы - источники данных для создания базы данных.

Особо отметим, что документы предметной области не только дают возможность выявить структуру данных, но и являются основой для разработки форм ввода / вывода, отчетов для печати документов.

Список тренажерных устройств

Таб. номерНаименованиеВес (сопротивление)

Вся информация вводится через экранную форму. Описание входной информации содержит файлы и справочники.

Перечень тренажерных устройств

Наименование реквизитаИдентификаторЗначение реквизитаТабельный номерTABkeyНаименованиеNTextВес (сопротивление)VNumber

Перечень выполняемых упражнений

Наименование реквизитаИдентификаторЗначение реквизитаКод упражненияTIPkeyНаименованиеNTextВес (сопротивление)VNumber

Выходная информация включает в себя отчет, запросы и файлы. В данном проекте главной выходной формой будет следующая таблица, реализованная программно, она является выходным файлом, на основе которого формируются запросы.

Инфологическая или информационная модель (схема данных) и ее описание предполагает моделирование входных, промежуточных и результатных информационных массивов предметной области и их характеристика. Необходимо детально освятить как на основе входных документов и нормативно справочной информации происходит обработка с использованием массивов оперативной информации и формирования выходных данных.

Рассмотрим схему информационных потоков данных.

Содержание потоков данных расшифровывается в таблице 2 (входная информация) и таблице 3 (выходная информация).

Таблица 2. Входная информация

КодНаименованиеОтравитель-получательПериодичность1Приходная накладнаяГоловной офис-Подразделение1 раз в неделю2Прайс-листГоловной офис-Подразделение1 раз в неделю3Расходная накладнаяПодразделение-ПокупательПри продаже4СчетПодразделение-ПокупательПри покупке по безнал. расчету5Счет-фактураПодразделение-ПокупательПри продаже6Квитанция ПКОПодразделение-ПокупательПри покупке за нал. расчет7Расходная накладнаяПодразделение-СкладПри продаже

Таблица 3. Выходная информация

КодНаименованиеОтравитель-получательПериодичность8Доверенность получ. товараПокупатель-подразделение-головной офисПри покупке по безнал. расчету9Платежное поручениеПокупатель-подразделение-подразделениеОплата за товар10Расходная накладнаяСклад-ПодразделениеПри продаже11ОтчетностьПодразделение-головной офис2 раза в неделю

При проектировании базы данных в первую очередь необходимо определить, что именно нужно хранить.

Рассмотрим атрибуты каждого из этих пунктов.

Вся информация вводится через экранную форму.

Инфологическая модель отображает реальный мир в некоторые понятные человеку концепции, полностью независимые от параметров среды хранения данных. Существует множество подходов к построению таких моделей: графовые модели, семантические сети, модель «сущность-связь» и т.д. Наиболее популярной из них оказалась модель «сущность-связь» или называемая ещё ER-моделью (от англ. Entity-Relationship, т.е. сущность-связь).

После запуска программы для учета ОС и МЗ в отделе снабжения и закупок появляется главная форма, и пользователь получает доступ к главному меню программы (Рис. 1). На главной форме в строке состояния показаны текущая дата и время, а также общее количество объектов ОС и МЗ, полученных в результате запроса.

Рис. 1. Главная форма программы

На данной форме возможен просмотр всех объектов выбранного МОЛ и их реквизитов: инв. Номер, наименование объекта, единицы измерения, количество объектов, сумма, номер счета поступления ОС или МЗ, дата поступления, поставщик, лицо, получившее в пользование данный объект ОС или МЗ, место нахождения объекта на данный момент, номер инвентарной карточки, присвоенный данному объекту.

Эти данные можно отредактировать, выбрав нужный объект и нажав кнопку. Принимаются изменения нажатием на кнопку, отмена изменений -.

Возможен поиск интересующего МОЛ по первым буквам фамилии (Рис. 2), при этом вся информация об объектах, за которые он несет материальную ответственность, отражаются в таблице «Объекты ОС и МЗ».

Рис. 2. Поиск МОЛ

Кроме того, реализован поиск объекта / объектов ОС или МЗ по значениям инв. номера, наименованию объекта, а также по другим реквизитам (Рис. 3).

Рис. 3. Поиск объекта

После того, как объект выбран, его можно списать (Рис. 4). Для этого необходимо ввести данные о списании (кол-во, сумма и дата списания) в таблицу «Списание выбранного объекта». При этом инвентарный номер списываемого объекта заносится в таблицу автоматически.

Рис. 4. Списание объекта

После того, как объект был списан, информация о его списании отражается в таблице на вкладке «Списанные объекты» при нажатии на кнопку «Перечень списанных ОС и МЗ» (Рис. 5). При этом формируется соответствующий документ о списанных объектах. Его можно сохранить в любую директорию с расширением.xls либо напечатать.

Рис. 5. Вкладка «Списанные объекты»

После сохранения документа на вкладке «Добавление и удаление» можно удалить списанные объекты, если имеется уверенность в правильности списания объектов, для этого необходимо выбрать интересующий объект и нажать кнопку. (Рис. 6) Добавление нового объекта производится нажатием на кнопку. Для удобства поиска интересующего объекта предусмотрен поиск МОЛ, отвечающего за данный объект по первым буквам фамилии.

Кроме того, информацию можно корректировать.

Рис. 6. Вкладка «Добавление и удаление»

В справочнике «МОЛ» (Рис. 7) хранится информация обо всех материально ответственных лицах. Этот справочник можно пополнять новыми данными о новых материально ответственных лицах, удалять записи о некоторых МОЛ, редактировать информацию об определенном МОЛ.

Рис. 7. Справочник «МОЛ»

В справочнике «Счета объектов» (Рис. 8) хранится информация о тех объектах, для которых указан счет поступления, дата поступления, номер инвентарной карточки, получатель и место нахождения объекта.

При нажатии на кнопку печати формируется отчетный документ обо всех таких объектах. Этот отчет можно сохранить и распечатать.

Рис. 8. Справочник «Счета объектов»

В справочнике «Перечень объектов» (Рис. 9) хранится информация обо всех объектах, находящихся на учете с указанием ответственных лиц.

При нажатии на кнопку печати формируется отчетный документ обо всех объектах. Формирование отчета может занять некоторое время, так как обрабатывается большой массив данных. На время формирования документа на кнопке печати появляется надпись. Этот отчет можно сохранить и распечатать.

Рис. 9. Справочник «Перечень объектов»

Чтобы списать выбранный объект, в таблице «Списание выбранного объекта» заполняем поля: кол., сумма и ставим дату списания. Принимаем изменения (Рис. 10).

Рис. 10. Списание выбранного объекта

После этого на вкладке «Списанные объекты» появляется запись о списанном нами объекте. (Рис. 11)

Рис. 11. Просмотр списка списанных с учета объектов

При печати списка списанных с учета объектов формируется отчетный документ «Перечень списанных объектов на дату».

Кроме того, можно сформировать отчеты «Перечень всех объектов ОС и МЗ» и «Счета объектов», при этом в этих отчетах будет отражена информация о добавленном МОЛ и находящемся у него объекте ОС.

Таким образом, путем контрольного примера удалось доказать работоспособность системы и ее соответствие поставленным задачам. АИС функционирует правильно, без сбоев, изменения фиксируются в соответствующих таблицах, и по запросу пользователя формируются отчетные документы с учетом внесенных изменений.

2.4 Технологическое обеспечение

Технологическое обеспечение реализует информационные процессы в автоматизированных системах организационного управления с помощью ЭВМ и других технических средств.

Разработка технологического обеспечения требует учета особенностей структуры экономических систем. Прежде всего - это сложность организационного взаимодействия, которая вызывает необходимость создания многоуровневых иерархических систем (головная фирма, филиалы) со сложными информационными связями прямого и обратного направления. В основу новой информационной технологии закладывается широкое применение компьютеров и формирование на их базе вычислительных сетей с взаимосвязанными, специализированными АРМ.

В основу новой информационной технологии закладывается широкое применение компьютеров и формирование на их базе вычислительных сетей с взаимосвязанными, специализированными АРМ. Обязательным условием функционирования АРМ является техническое обеспечение. Это обоснованно выбранный комплекс технических средств для их оснащения. Средства обработки информации - вычислительные машины разных мощностей и типов - составляют основу технического обеспечения вычислительных сетей.

Эффективными в АРМ являются многофункциональные интегрированные пакеты, реализующие несколько функций переработки информации, например табличную, графическую, управление базами данных, текстовую обработку в рамках одной программной среды. Интегрированные пакеты удобны для пользователей. Они имеют единый интерфейс, не требуют стыковки входящих в них программных средств, обладают достаточно высокой скоростью решения задач. Лингвистическое обеспечение АРМ включает языки общения с пользователем, языки запросов, информационно-поисковые языки, языки-посредники в сетях. Языковые средства АРМ обеспечивают однозначное смысловое соответствие действий пользователя и аппаратной части в виде ПЭВМ.

Организационное обеспечение АРМ включает комплекс документов, регламентирующих деятельность специалистов при использовании компьютера или терминала другого вида на рабочем месте и определяющих функции и задачи каждого специалиста. Эффективное функционирование АИС и АРМ базируется на комплексном использовании современных технических и программных средств обработки информации в совокупности с современными организационными формами размещения техники.

Выбор организационных форм использования программно - технических средств целесообразно осуществлять с учетом их рассредоточения по уровням иерархии управления в соответствии с организационной структурой автоматизируемого объекта. При этом основным принципом выбора является коллективное обслуживание пользователей, отвечающее структуре экономического объекта. С учетом современной функциональной структуры территориальных органов управления совокупность программно-технических средств должна образовывать по меньшей мере трехуровневую глобальную систему обработки данных с развитым набором периферийных средств каждого уровня.

Технологическое обеспечение включает описание организации технологии сбора, передачи, обработки и выдачи информации и отражает последовательность операций, начиная от способа сбора первичной информации, включающей два типа документов и заканчивая формированием результатной информации, ее передачи и мероприятиям по переходу на новую отчетную дату. Затем приводится схема технологического процесса сбора, передачи, обработки и выдачи информации и инструкционные карты основных операций технологического процесса, отражающие пооперационное описание технологии.

В реляционных БД даталогическое или логическое проектирование приводит к разработке схемы БД, то есть совокупности схем отношений, которые адекватно моделируют абстрактные объекты предметной области и семантические связи между этими объектами. Основой анализ корректности схемы являются так называемый функциональные зависимости между атрибутами БД. Некоторые зависимости между атрибутами отношений являются нежелательными из-за побочных эффектов и аномалий, которые они вызывают при модификации БД. При этом под процессом модификации БД мы понимаем внесение новых данных в БД или удаление некоторых данных из БД, а также обновление значений некоторых атрибутов.

Однако этап логического или даталогического проектирования не заканчивается проектированием схемы отношений. В общем случае в результате выполнения этого этапа должны быть получены следующие результирующие документы:

. Описание концептуальной схемы БД в терминах выбранной СУБД.

. Описание внешних моделей в терминах выбранной СУБД.

. Описание декларативных правил поддержки целостности базы данных.

. Разработка процедур поддержки семантической целостности базы данных.

. Однако перед тем как описывать построенную схему в терминах выбранной СУБД, нам надо выстроить эту схему.

. Мы должны построить корректную схему БД, ориентируясь на реляционную модель данных.

Для работы с программным продуктом используется простой, интуитивно понятный интерфейс. Последовательность работы с объектами формы определяется доступностью командных кнопок, целостность данных определяется набором используемых в программе проверок.

Переход от одного объекта формы к другому осуществляется при нажатии клавиш Enter, Tab или щелчком мыши по соответствующему объекту.

После запуска программы на экране появляется главная форма.

Командные кнопки используются для выбора режима работы программы.

После выбора в главном окне режима «Рубрикатор видов деятельности» на экране появляется форма «Редактор «Рубрикатор видов деятельности»».

Также предусмотрены режимы добавления и удаления записей из соответствующей таблицы. При нажатии кнопки «Возврат» осуществляется переход на главную форму.

Заключение

Использование автоматизированной информационной системы в реальных условиях позволит повысить эффективность работы и уменьшить издержки.

Переход к автоматизированному методу делопроизводству дает возможность:

наладить комплексное управление документированной информацией в единой автоматизированной среде;

получить целостную картину поступления и составления документов;

проводить согласование документов в электронной форме;

контролировать все операции, связанные с организацией документооборота;

повысить эффективность и качество управления, так как минимальная трудоемкость при организации работы с документами позволяет работникам структурного подразделения рационально планировать свою деятельность.

Создание АИС способствует повышению эффективности производства экономического объекта и обеспечивает качество управления.
Включение электронных документов в делопроизводственный цикл позволяет перейти на качественно новый уровень эффективности работы с документами, поскольку технологии работы с ними (редактирование, перемещение, тиражирование и др.) принципиально более эффективны.
АС ДОУ создает основу для интеграции всех документационных технологий в единый комплекс, включая средства сканирования документов и распознавания текстов, средства обработки и пересылки электронных документов, приема и передачи факсимильной информации, печати и тиражирования документов и т.д.
Использование данной автоматизированной системы электронного документооборота в реальных условиях приведет к улучшению ряда экономических показателей:
улучшение значений показателей качества обработки информации (повышение степени достоверности обработки информации, степени ее защищенности, повышение степени автоматизации получения первичной информации);

увеличение числа обслуживаемых клиентов.

К составляющим эффективность при использовании данной системы электронного документооборота можно отнести также следующее:

во всех подразделениях и в организации в целом вводится унифицированная, формализованная и строго регламентированная технология делопроизводства;

организация становится полностью управляемой;

система автоматизации делопроизводства, по сути, является носителем строго формализованной и документированной технологической информации о правилах и порядке работы с документами;

создаются условия для резкого ускорения прохождения документов по организации, особенно при организации электронного документооборота.

минимизируется трудоемкость делопроизводственных операций. При этом, однако, надо иметь в виду, что необходимость ввода полной и точной информации о документе, скажем, при первичной регистрации может потребовать дополнительных усилий на некоторых рабочих мест, тогда как трудоемкость работы на других рабочих местах, использующих эту информацию, может сократиться, как показывает опыт, в несколько раз.

качественный выигрыш достигается организации взаимоувязанного электронного документооборота между организациями.

Сегодня эффективность управленческой деятельности зависит в первую очередь от автоматизации всех управленческих процессов. Таким образом, успешная автоматизация управления предприятием будет зависеть от правильного выбора автоматизированной системы.

Список использованной литературы

1.Голицина О.Л., Максимов Н.В., Попов И.И. Базы данных: Учебное пособие. - М.: ФОРУМ: ИНФРА-М, 2003. - 352 с.

2.Информатика. Учебное пособие. Под редакцией Хубаева Г.Н., г. Ростов-на-Дону, 2010 г.

.Карпова Т.С. Базы данных: модели, разработка, реализация. - СПб.: Питер, 2002. - 304 с.

.Корнеев И.К., Машурцов В.А. Информационные технологии в управлении. - М.: ИНФРА-М, 2001. - 158 с.

.Мартьянова А.Е. Методическое пособие по проектированию баз данных; Астрахань, 2003 г., 143 с.

6.Павленко Л.А. Тенденции развития информационных систем и инструментальных средств организации данных. Язык SQL - инструмент интероперабельности и открытости распределенных информационных систем курса «Инструментальные средства разработки и поддержки распределенных баз данных информационных систем». - Х.: ХГЭУ, 2003.

7.Поршнев А.Г., Азоев Г.Л. «Маркетинг» - Москва: Изд-во РЭА, 2002.

.Учебное методическое пособие «Теория систем и системный анализ», Томск: Томский межвузовский центр дистанционного образования, 2003, 34 с.

.Учебное пособие «Модели и проектирование баз данных», В.Д. Сибилев, Томск, 2002.

Введение Характерной чертой нашего времени являются интенсивно развивающиеся процессы информатизации практически во всех сферах человеческой деятельности

Больше работ по теме: