Системный анализ организации работы предприятия (на примере ЗАО "ШЭФ")

 

Системный анализ организации работы предприятия

(на примере ЗАО "ШЭФ")

Содержание

информационный организационный документооборот

Введение

1.Организационная структура предприятия

2.Анализ информационных потоков предприятия

2.1Понятие документооборота.

2.2. Схема маршрута движения основных документов

. Анализ применения информационных технологий на предприятии

3.1 Основные информационные системы и технологии, применяемые на предприятии

3.2 Технические средства

.3 Программные средства реализации информационных технологий

. Рекомендации по улучшению работы предприятия

Заключение

Введение.

Системный анализ - это научный, всесторонний подход к принятию решений. Вся проблема изучается в целом, определяются цели развития объекта управления и различные пути их реализации в свете возможных последствий. При этом возникает необходимость согласования работы различных частей объекта управления, отдельных исполнителей, с тем чтобы направить их на достижение общей цели.

Системный анализ предназначен для решения в первую очередь слабоструктуризованных проблем, то есть проблем, состав элементов и взаимосвязей которых установлен только частично, задач, возникающих, как правило, в ситуациях, характеризуемых наличием фактора неопределенности и содержащих неформализуемые элементы, непереводимые на язык математики.

Одна из задач системного анализа заключается в раскрытии содержания проблем, стоящих перед руководителями, принимающими решения, с тем, чтобы им стали очевидны все основные последствия решений и их можно было бы учитывать в своих действиях. Системный анализ помогает ответственному за принятие решения лицу более строго подойти к оценке возможных вариантов действий и выбрать наилучший из них с учетом дополнительных, неформализуемых факторов и моментов, которые могут быть неизвестны специалистам, готовящим решение.

В данном курсовом проекте я решил взять за объект анализа предприятие ЗАО «ШЭФ». Здесь будет представлен анализ организационной структуры предприятия, документооборот, анализ информационных технологий данного предприятия и рекомендации по улучшению работы предприятия.

1.Организационная структура предприятия

Под организационной структурой предприятия понимаются состав, соподчиненность, взаимодействие и распределение работ по подразделениям и органам управления, между которыми устанавливаются определенные отношения по поводу реализации властных полномочий, потоков команд и информации.

Внутренним выражением организационной структуры управления является состав, соотношение, расположение и взаимосвязь отдельных подсистем организации. Она направлена прежде всего на установление четких взаимосвязей между отдельными подразделениями организации, распределение между ними прав и ответственности.

Организационная структура предприятия ЗАО «ШЭФ» представлена на рис.1

Различают несколько типов организационных структур: линейные, функциональные, линейно-функциональные, дивизиональные, адаптивные.

Линейная структура характеризуется тем, что во главе каждого подразделения стоит руководитель, сосредоточивший в своих руках все функции управления и осуществляющий единоличное руководство подчиненными ему работниками. Его решения, передаваемые по цепочке "сверху вниз", обязательны для выполнения нижестоящими звеньями. Он, в свою очередь, подчинен вышестоящему руководителю.

На этой основе создается иерархия руководителей данной системы управления (например, мастер участка, начальник цеха, директор предприятия), т.е. реализуется принцип единоначалия, который предполагает, что подчиненные выполняют распоряжения одного руководителя. Вышестоящий орган управления не имеет права отдавать распоряжения каким-либо исполнителям, минуя их непосредственного начальника.

Линейная структура управления используется, как правило, малыми и средними предприятиями, осуществляющими несложное производство, при отсутствии широких кооперационных связей между предприятиями.

Функциональная структура предполагает специализацию выполнения отдельных функций управления. Для их осуществления выделяются отдельные подразделения (либо функциональные исполнители). Функциональная организация управления базируется на горизонтальном разделении управленческого труда. Указания функционального органа в пределах его компетенции обязательны для производственных подразделений.

Функциональная структура управления обычно применяется на крупных предприятиях.

Линейно-функциональная структура позволяет в значительной степени устранить недостатки как линейного, так и функционального управления. При этой структуре назначение функциональных служб - подготовка данных для линейных руководителей в целях принятия компетентных решений или возникающих производственных и управленческих задач. Роль функциональных органов (служб) зависит от масштабов хозяйственной деятельности и структуры управления предприятием в целом. Чем крупнее фирма и сложнее ее управляющая система, тем более разветвленным аппаратом она располагает. В этой связи остро стоит вопрос координации деятельности функциональных служб.

Линейно-функциональные структуры управления используются в большинстве предприятий.

Дивизиональная (или отделенческая) структура управления -наиболее распространенная форма организации управления современной промышленной фирмы. Смысл ее состоит в том, что самостоятельные подразделения практически полностью отвечают за разработку, производство и сбыт однородной продукции (дивизионально-продуктовая структура управления) или самостоятельные отделения полностью отвечают за хозяйственные результаты на определенных региональных рынках (дивизионально-региональная структура управления).

Каждое отраслевое отделение представляет собой независимое производственно-хозяйственное подразделение, состоящее из отделений и заводов. Такое самостоятельное подразделение в большей степени ориентировано на максимизацию прибыли и завоевание позиций на рынке, чем при функциональной системе управления.

В ЗАО «ШЭФ» преимущественно используется линейная структура управления. Примерно половина сотрудников данного предприятия имеет высшее образование. По возрасту: - 40% относится к группе 40-50 лет, в эту группу входит руководитель, бухгалтер, водители (2 чел.); - 60% попадает в возрастную категорию от 20 до 30 лет. Директор - руководит деятельностью компании, осуществляет стратегическое лидерство, ставит долгосрочные цели, организует работу фирмы в целом, распоряжается финансами. Бухгалтер - обеспечивает ведение учета и отчетности на основе прогрессивных форм и методов бухгалтерского учета и контроля. Сдачу отчетности в налоговую инспекцию. Проектная группа - разрабатывает проекты. Продавцы обязаны: доносить до клиента достоверную информацию, оформлять заказы и передавать их менеджеру, оформлять кассовую и отчетную документацию. Грузчики выполняют погрузочно-разгрузочные работы. Маркетинг, реклама, репутация способствуют завоеванию на данном рынке лучших позиций. Стратегия представляет собой детальный всесторонний комплексный план, предназначенный для того, чтобы обеспечить осуществление миссии компании и достижение ее целей. Процесс стратегического управления включает: выбор миссии, целей компании, оценку и анализ внешней среды, исследование сильных и слабых сторон деятельности предприятия, анализ стратегических альтернатив, выбор стратегии, реализацию и оценку стратегии. Анализ информационных потоков предприятия.

2.Анализ информационных потоков предприятия

2.1Понятие документооборота

Документооборот - движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки.

Документооборот образуют потоки входящих (поступающих из других организаций), исходящих (отправляемых в другие организации) и внутренних (созданных и действующих в пределах организации) документов.

Движение потоков документов должно быть прямоточным, то есть исключающим возвратные, зигзагообразные и другие маршруты. Следует руководствоваться принципом однократного пребывания документа в одном подразделении или у одного исполнителя.

При проектировании рациональных документопотоков составляют схемы движения основных групп и видов документов, что позволяет установить наиболее рациональные маршруты движения документов, определить этапы их обработки, порядок обработки, установить на этой основе единый порядок работы с документами в учреждении.

Движение документов в аппарате управления определяется содержанием информации, которую они несут. Информация, а следовательно - документы, распределяются в учреждении в соответствии с функциями подразделений и исполнителей.

Главное условие рациональной организации документооборота - грамотное разделение функций в аппарате управления и документальное его закрепление.

Электронный документооборот - единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства».

Электронный документ - документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, который может быть подписан электронной цифровой подписью и сохранён на машинном носителе в виде файла соответствующего формата.

2.2 Схема маршрута движения основных документов

На предприятии ЗАО «ШЭФ» используется схема движения документооборота представленная на рис.2.

Рис.2 Схема движения документооборота

3. Анализ применения информационных технологий на предприятии

.1Основные информационные системы и технологии, применяемые на предприятии

Информационное пространство предприятия состоит из корпоративной вычислительной сети, ее сервисов, предоставляющих пользователю различные возможности для работы с данными. Оно состоит из сети, основанной на технологии TCP/IP Ethernet, сервисов электронной почты, файлового хранения.

Программное обеспечение применяемое на данном предприятии:

- Информационно-справочные системы (Гарант, Консультант +, Дубль Гис);

Системы управления производством;

Системы бухгалтерского учета;

Офисные системы.

3.2 Технические средства

Техническая база предприятия состоит:

Сервер:

Процессор Core i5;

ОЗУ 4Гб;

500Гб HDD.

Средние технические характеристики рабочего компьютера:

- Процессор Inter Core i3 2.93Ghz;

- ОЗУ 2Гб;

320 Гб HDD;

Встроенная видеокарта.

Технические характеристики оргтехники:

Принтеры Samsung ML-2851;

МФУ Samsung 4200;

Плоттер HP 500.

Сетевое оборудование:

Коммутатор D-link DES-1016A 16портов.

Кабель UTP 5e.

Топология сети «Звезда».

.3 Программные средства реализации информационных технологий

1. MS Windows 7;

. MS Office 2003;

.1С:Предприятие - программный продукт компании 1С, предназначенный для быстрой разработки прикладных решений;

. Антивирус - Kaspersky.

4. Рекомендации по улучшению работы предприятия

Для улучшения работы данного предприятия необходимо:

Нанять на руководящие должности квалифицированных управленцев.

Организовать практику на предприятии для студентов профильных ВУЗов, с последующим наймом лучших практикантов на работу.

Сокращение трудовой нагрузки и ответственности у работников пожилого возраста, путём перевода их в должность консультантов или перевода на неполный рабочий день.

Нанимать на работу молодых специалистов, которые могу принести новые идеи и будут более трудоспособные.

Улучшения в области информационной техники:

Модернизировать сервер: увеличить объем оперативной памяти, жесткого диска, поставить материнскую плату с поддержкой двух процессоров.

Повысить уровень программной и аппаратной безопасности.

Поставить на все машины источники бесперебойного питания.

Данные меры позволят повысить трудоспособность на предприятии; выполнение работ в поставленные сроки; повышение качества работ; снижение конфликтов в коллективе; уменьшение расходов на «лишних» сотрудников. В общем и целом эти меры ведут к увеличению прибыли предприятия.

Заключение

В данном курсовом проекте был проведен анализ предприятия ЗАО «ШЭФ» и предложены рекомендации по улучшению производства. Предприятию требуются перемены, для решения проблем и улучшения производства. Организации теперь придётся пересмотреть свою управленческую политику. Придётся обновить свои трудовые ресурсы, что потребует материальных затрат. Придётся менять принципы работы с персоналом. Возможны затраты на обучение новых, ещё неопытных, служащих. Целостная система предприятия может не вполне адекватно воспринять нововведения по началу, но если выше приведённые меры осуществлять поэтапно и в нужный момент, они могут оказаться весьма эффективными в решении проблемы с персоналом на данном предприятии.

Системный анализ организации работы предприятия (на примере ЗАО "ШЭФ") Содержание инф

Больше работ по теме: