Система учета заказов ОАО "Класс-сервис"

 

Содержание

Введение

1. Аналитическая часть

1.1 Технико-экономическая характеристика предметной области ООО "КЛАСС-СЕРВИС"

1.2 Экономическая сущность задачи

1.3 Обоснование необходимости и цели использования вычислительной техники для решения задачи

1.4 Постановка задачи

1.4.1 Цель и назначение автоматизированного варианта решения задачи с защитой информации

1.4.2 Общая характеристика организации решения задачи на ЭВМ

1.4.3 Формализация расчетов

1.5 Анализ существующих разработок и обоснование выбора технологии проектирования

1.6 Обоснование проектных решений по видам обеспечения

1.6.1 Обоснование проектных решений по техническому обеспечению

1.6.2 Обоснование проектных решений по информационному обеспечению (ИО)

1.6.3 Обоснование проектных решений по программному обеспечению (ПО)

1.6.4 Обоснование проектных решений по технологическому обеспечению

2. Проектная часть

2.1 Информационное обеспечение задачи (комплекс задач, АРМ)

2.1.1 Информационная модель и ее описание

2.1.2 Используемые классификаторы и системы кодирования

2.1.3 Характеристика нормативно-справочной и входной оперативной информации

2.1.4 Характеристика результатной информации

2.2 Программное обеспечение задачи (комплекса задач, АРМ)

2.2.1 Структурная схема пакета (дерево вызова процедур и программ)

2.2.2 Описание используемых компонент

2.3 Технологическое обеспечение задачи (комплекса задач, АРМ)

2.3.1 Организация технологии сбора, передачи, обработки и выдачи информации

2.3.2 Схема технологического процесса сбора, обработки и выдачи информации

3. Экономический раздел

3.1 Экономический анализ организации работы по расчету расходования материала на выполнение заказа до внедрения программного продукта

3.2 Расчет стоимости программного продукта

3.2.1 Определение цены программной продукции

3.2.2 Расчет нематериальных активов и затрат на оборудование

3.2.3 Расчет основной заработной платы

3.2.4 Расчет дополнительной заработной платы

3.2.5 Отчисления на социальные нужды

3.2.6 Расчет амортизационных отчислений

3.2.7 Накладные расходы

3.2.8 Итоговые результаты

3.3 Экономический эффект от внедрения программного продукта

Заключение

Литература

Введение

На сегодняшний день в мире информационные технологии достигли высокого уровня развития. В связи с этим большинство развивающихся компаний используют автоматические средства, позволяющие эффективно хранить, обрабатывать и распределять накопленные данные.

За последние несколько лет вырос уровень потребительских качеств систем управления базами данных (СУБД): разнообразие поддерживаемых функций, удобный для пользователя интерфейс, сопряжение с программными продуктами, в частности с другими СУБД, возможности для работы в сети и т.д.

Одной из наиболее распространенных СУБД является MS Access. Широкое применение именно этой СУБД для небольших офисных программ связано с тем, что она интегрирована в пакет прикладных программ MS Office, не требует большого объема памяти и достаточно проста в использовании.

При осуществлении поставок продукции в компании производится обработка и хранение большого количества информации, связанной с заказами, которая в себя включает:

своевременное и правильное оформление документов и контроль за каждой операцией поступления товаров заказчикам, из переработки и других источников, выявление расхождения фактического наличия и количества, указанного в сопроводительных документах;

своевременное и правильное оформление документации и контроль за каждой операцией отпуска, отгрузки или реализации товара;

контроль за соблюдением нормативов запаса товаров.

Тема дипломной работы является актуальной, так как на сегодняшний день процесс учета заказов не автоматизирован.

Внедрение в компанию автоматизированной системы учета заказов позволяет формировать разносторонние сведения о текущей деятельности компании и перспективах её развития.

Целью данного дипломного проекта является разработка автоматизированной системы учета заказов для ООО "КЛАСС-СЕРВИС".

Задачами дипломной работы являются:

.Исследовать организацию учета заказов продукции в компании ООО "КЛАСС-СЕРВИС".

2.Проанализировать существующие программные продукты для расчета заказов.

.Разработать информационное обеспечение для хранения и обработки информации по заказам.

.Создать программное обеспечение для расчета заказа.

.Рассчитать экономический эффект от внедрения информационной системы.

Объектом исследования является организация системы заказов в компании ООО "КЛАСС-СЕРВИС".

Предметом исследования является программно-технические средства создания и построения автоматизированной информационной системы.

Методами исследования являются:

.Объектно-ориентированное программирование

2.Метод проектирования диаграммы сущность-связь

.Метод структурно-функционального анализа

.Метод классификации и кодирования

.Методы расчета экономической эффективности

1. Аналитическая часть

1.1 Технико-экономическая характеристика предметной области ООО "КЛАСС-СЕРВИС"

Общество с ограниченной ответственностью "КЛАСС-СЕРВИС" было образовано в 2004 году. В этом же году компания ООО "КЛАСС-СЕРВИС" получила статус официального дистрибьютора таких компаний как:CLARK® Professional;Professional;Diversey.

Используя товары данных компаний ООО "КЛАСС-СЕРВИС" сумела в кротчайшие сроки сталь лидером по поставке бумажно-гигиенической продукции для любых предприятий и организаций.

ООО "КЛАСС-СЕРВИС" постоянно работает над своим ассортиментом и комплексом сервисных услуг, ориентируя их на эффективное и качественное обслуживание. Прием спецзаказов, гибкая система скидок, быстрая доставка и прием заявок по телефону, бесплатная установка, бесплатное обслуживание, удобная форма расчета - вот лишь небольшой перечень предоставляемых ими услуг.

Готовые решения для:

офиса;

производственного цеха;

гостиницы;

ресторана;

автомобильной мастерской.

Клиентами компании являются: ОАО "ММК", ЗАО "Механоремонтный комплекс", ОАО "Прокатмонтаж", ООО "Абзаково", ООО "Санаторий Юбилейный", Арена "Металлург", Ресторан "Старый Очаг", ООО "Другое измерение" и другие.

Основные виды продукции и достоинства данных производителей:CLARK® Professional - представляет широчайший ассортимент товаров для туалетных комнат, уборки помещений и рабочей одежды для промышленности, здравоохранения и коммерческих структур по всему миру.

Товары марки "Professional" являются лидером во всем мире по удовлетворению различных запросов фабрик, офисов, больниц, гостиниц и т.п. - предприятий и организаций, которые требуют и заслуживают все более высокого качества и эффективности при умеренной стоимости.Professional - ведущий производитель уборочного инвентаря.

Девиз компании - ещё больше профессионализма и эффективности в процессе уборки.

Постоянное совершенствование предлагаемых товаров для профессиональной уборки - это ключ успеха компании!

Функциональность используемого инвентаря способствует тому, что персонал эффективно и с меньшими затратами проводит уборку.

Поэтому основная цель - предложить продукцию с оптимальным соотношением эргономичности и надёжности.

Компания заботится о профессиональном партнёрстве с потребителем и постоянно совершенствуется в ходе совместной работы. Professional ясно понимает те требования и проблемы, которые возникают в сфере профессиональной уборки.Diversey - является признанным мировым лидером в бизнесе чистоты и гигиены.

Компания предлагает комплексные решения, обеспечивающие наилучший результат в уборке, мойке и дезинфекции гостиниц, ресторанов, предприятий общественного питания; административных, коммерческих и производственных помещений, а также предприятий безалкогольной, мясоперерабатывающей и молочной промышленности.

Учитывая специфику продаваемой продукции собственниками ООО "КЛАСС-СЕРВИС" была утверждена следующая организационная структура (см. Рисунок 1.1)

Рисунок 1.1 Организационная структура ООО "КЛАСС-СЕРВИС"

Как видно из Рисунка 1.1 руководство компанией осуществляется единоличным исполнительным органом в лице директора, действующего на основании Устава Общества. В непосредственном подчинении у директора находятся следующие отделы:

·Отдел снабжения

·Отдел продаж

·Служба доставки

·Планово-экономический отдел

·Бухгалтерия

В свою очередь отдел снабжения состоит из склада и специалистов по логистике. Основной задачей данного отдела является своевременная комплектация и поставка требуемых товаров на склад организации, для дальнейшей отгрузки покупателям.

Отдел продаж включает в себя менеджеров по продажам, задача которых найти и привлечь новых заказчиков и обрабатывать заявки существующих клиентов. В отделе так же сформирована служба доставки заказов покупателям, которая занимается непосредственно развозом заказанных товаров их погрузкой и разгрузкой.

С целью повышения эффективности работы организации создан планово-экономический отдел. Основными функциями планово - экономического отдела являются:

разработка и обоснование планово-экономических показателей деятельности организации;

планирование объемов продаж, выручки, себестоимости, прибыли и т.д.;

составление бюджетов организации;

организация работы по учету и анализу результатов производственно-хозяйственной деятельности;

учет по всем разработанным показателям работы предприятия, подготовка управленческой отчетности;

методическое обеспечение планово-экономической деятельности;

внедрение средств механизированной и автоматизированной обработки плановой и учетной информации;

Так же в структуру компании входит бухгалтерия основной задачей, которой является обеспечение бухгалтерского и налогового учета организации.

Основной целью деятельности организации является эффективная работа на рынке г. Магнитогорска, которая обеспечит компании стабильный рост объемов продаж. Среди целей деятельности компании можно выделить следующее:

ежегодный рост объемов продаж не менее чем на 5%;

уровень рентабельности продаж не ниже 20%;

постоянный контроль над издержками организации, темп роста выручки должен быть выше темпа роста затрат;

совершенствование методов и способов функционирования организации и ее отделов с целью повышения ее эффективности.

Достижение поставленных целей и является основным критерием оценки того достигнуты результаты деятельности компании или нет. В случае если какая либо из целей фактически не достигнута, то всем подразделениям (в первую очередь планово-экономическому отделу) выдается задание провести анализ причин неудачи и разработать предложения по их устранению.

Для достижения поставленных целей и задач важно иметь отлаженный механизм работы, как отдельных служб, так и всей организации в целом. Это означает, что на первоначальном этапе необходимо описать основные процессы, действующие в организации.

1.2 Экономическая сущность задачи

С целью оптимизации работы компании и повышения качества обслуживания клиентов поставлена задача совершенствования системы заказа и учета товара. Объектом рассмотрения является система заказа реализуемого товара. За счет автоматизации данной деятельности, будут достигнуты ключевые цели предприятия: своевременное и обоснованное пополнение складских запасов продукции, обеспечение ассортимента предлагаемого товара, предоставление широкого выбора продукции оптовым и розничным покупателям.

Таким образом, можно сформулировать задачу данного дипломного проекта, как "Организация системы автоматизированного учета поставки реализуемого товара". Данная задача относится к классу задач "Анализа деятельности предприятия" и необходима для достижения целей предприятия. Результаты решения данной задачи являются основой для принятия стратегических управленческих решений. Поэтому задача "учета поставки" является важной и неотъемлемой частью управленческого анализа хозяйственной деятельности предприятия. Информацию для решения задачи получают с помощью первичного учета в отделе продаж и в ходе формирования сводных заказов в отделе снабжения. Результаты решения задачи позволяют избежать сбоя поставок или поставки не той номенклатуры товаров, а так же могут служить исходными данными для управленческого учета.

При ручном учете каждое подразделение розничного предприятия (бухгалтерия, отдел закупок и продаж и др.) для выполнения возложенных на них функций переписывает по существу одни и те же данные из первичных документов, на основе которых составляются отчетные и другие выходные документы бухгалтерского, оперативного и статистического учета. Применение ручной не автоматизированной обработки информации перестало отвечать современным требованиям бухгалтерского учёта. Оно приводит к многократному дублированию информации, увеличению времени и в конечном итоге стоимости ее обработки.

Главное назначение автоматизированной системы является:

повысить эффективность реализации основных функций отдела снабжения и планово-экономического отдела, поскольку, как можно увидеть, их функционирование связано с очень большим документными и информационными потоками;

улучшить оперативность принятия решений;

повысить производительность труда;

снизить количество вычислительных ошибок при помощи автоматизации процесса обработки информации;

содействовать эффективному и безопасному хранению и доступу к информации.

учет заказ база управление

Сотрудники оптовых предприятий более половины рабочего времени затрачивают на выполнение многочисленных трудоемких учетно-технических операций обработки информации, связанных с оперативным учетом поступления, продажи и запасов товаров. Выполнение элементарных процедур обработки данных не требует специальных знаний. По мере роста объема информации доля таких работ возрастает. Это ведет к уменьшению времени на выполнение таких важных творческих работ, как изучение конъюнктуры торговли, определение потребности в товарах, контроль, анализ и регулирование поставок и запасов товаров и т.п.

Массовые, повторяющиеся операции по оформлению оптовой продажи товаров, ведению оперативного учета относятся к числу задач, поддающихся формализации и, следовательно, автоматизации.

Автоматизация оперативного управления торговыми процессами требует тщательной проработки состава переменной и постоянной информации. Данные, характеризующие, например, товары, оптовых покупателей (постоянная информация), должны обеспечить как автоматизацию обработки заказов, оперативного учета поступления и продажи товаров.

Целью является создание единой информационной системы, позволяющей эффективно хранить, обрабатывать, анализировать и использовать информацию по учету заказов и реализации продукции.

Любое предприятие, осуществляя свою деятельность, для получения продукции от поставщиков должно заключить с последними договор на поставку продукции. Обычно на одноименную продукцию предприятие-заказчик заключает несколько договоров с предприятиями-поставщиками. Затем заказчик по мере потребности в определенной продукции высылает поставщику заявку на поставку продукции и получает от последнего счет-фактуру, в котором указано наименование продукции и ее отпускная цена. На основании этих счетов предприятие-заказчик определяет оптимальную заявку и высылает поставщику заказ на поставку продукции. После получения заказанной продукции заказчик отправляет счет в бухгалтерию, которая оплачивает его в банке в течении срока, предусмотренного договором. Поэтому для документального обеспечения процесса поставок на предприятие программа должна создавать (распечатывать) следующие необходимые документы:

• бланк договора предприятия-заказчика с фирмой-поставщиком (с указанием наименования и юридических адресов сторон, ассортимента продукции для поставок, ее количества и предположительной стоимости, а так же условия и сроки действия договора);
• заказ на поставку необходимой продукции (указывается количество, наименование, номенклатура, сроки поставки).

Также создаваемая автоматизированная система по имеющимся данным о поставщиках и вновь полученным данным должна определять оптимальный счет-фактуру с точки зрения количество-цена.

Любую поставку предприятие-заказчик обязано оплатить в установленные договором сроки, поэтому АС должна осуществлять подсчет суммы долга (денег к выплате) на текущую дату.

Таким образом для разработки автоматизированной информационной системы (АИС) необходимо выполнить следующие задачи:

1. реализация управления доступом к АИС;
2. создать СУБД для работы АИС;
3. разработать справочную информацию по АИС;
4. выполнить анализ и учета поставок.

1.3 Обоснование необходимости и цели использования вычислительной техники для решения задачи

Технологический процесс решаемой задачи состоит из трех этапов. Целью первого этапа является сбор, регистрация и передача данных для дальнейшей обработки. Результатом является составление документа (заявки). Цель второго этапа - перенос данных на машинные носители и первоначальное формирование информационной базы. Третий этап включает операции накопления, сортировки, корректировки, обработки данных и выдачи результатов.

При этом требуется учитывать следующие требования:

обеспечение достоверности обрабатываемой информации;

решение задач в установленные сроки;

обеспечение минимальных трудовых и стоимостных затрат на обработку данных;

наличие возможности обработки данных на ЭВМ;

возможность решения задачи в различных режимах.

Эти требования могут быть выполнены за счет нескольких факторов:

сокращение числа операций, особенно ручных;

разработка системы жесткого контроля вводимой информации;

повышение квалификации пользователей, улучшение условий труда и, как следствие, повышение производительности.

На выбор способа сбора, регистрации и передачи данных влияют следующие факторы:

удаленность источников информации от центра обработки данных;

возможность связи с источниками информации по выделенным каналам связи.

При обработке информации желательно использовать базы данных. Это дает преимущества в скорости поиска, выбора, сортировки и т.д. При этом необходима возможность просмотра полученных результатов перед оформлением и передачей выходной информации.

Использование вычислительной техники при решении комплекса задач, описываемого в данной работе, обуславливается рядом факторов. Объем и качество выходной информации не позволит решать задачи без использовании вычислительной техники быстро и, что важно, корректно.

В настоящее время роль компьютерной техники в деятельности компании торговли и сферы услуг невозможно переоценить. На смену огромным книгам записи продаж приходят быстрые и компактные базы данных. Вместо выписки счета в несколько сотен позиций вручную, документ оформляется компьютером в несколько секунд.

Естественно, что для функционирования компьютера необходимо программное обеспечение. И если системное программное обеспечение на сегодняшний день не имеет особо широкого разнообразия для конечного пользователя, то на рынке прикладного программного обеспечения наблюдается довольно жесткая конкуренция. На фоне борьбы крупных программных корпораций за конечного пользователя единичные программные продукты просто незаметны.

Для решения поставленной задачи будем использовать СУБД MS Access. Для удобного взаимодействия пользователя с системой необходимо будет тщательно продумать интерфейс системы - чтобы он был простой и в то же время функциональный. Для оптимального функционирования базы данных необходимо будет правильно определить логические взаимосвязи между таблицами. Таким образом, на разработку самой базы данных и основы клиентского приложения может быть затрачено значительное время.

Основными источниками экономической эффективности, получаемыми в результате создания информационной системы являются:

)экономия рабочего времени и повышение производительности труда;

2)повышение оперативности выполнения заказов;

)улучшение качества деятельности предприятия и повышение экономической эффективности за счёт более точного предоставления необходимых документов.

1.4 Постановка задачи

1.4.1 Цель и назначение автоматизированного варианта решения задачи с защитой информации

Внедрение информационных технологий во все сферы человеческой деятельности ознаменовалось не только очевидным ростом эффективности, но и высветило уже давно требующие решения проблемы, которые связаны с устаревшими технологиями организации хозяйственных и производственных процессов на предприятиях. К таким проблемам относится и парадоксальная на первый взгляд проблема неуклонного роста объемов бумажных документов.

Данная проблема типична практически для всех компаний, независимо от их рода деятельности, формы собственности и отраслевой принадлежности. Если для промышленных предприятий и научно-исследовательских учреждений наиболее свойственны большие объемы конструкторской, технической и технологической документации, то наличие организационно-распорядительной документации, бухгалтерской отчетности и документов по кадровому учету характерно для любого предприятия. Часть этой документации хранится с "докомпьютерной эры", другая часть образовалась в результате существующей ныне системы учета и отчетности, которая предписывает хранить документацию в архивах в течение определенного срока.

Каждой компании приходится решать проблемы упорядочения документов: их брошюруют в тома и папки, внедряют системы картотек. Но даже при наличии организованной системы хранения документов ни их сохранность, ни тем более быстрый поиск и оперативное получение доступа к требуемому документу не гарантируется. Все чаще из-за сложности доступа к бумажным архивам увеличивается время поиска документов и, как следствие, вынужденных простоев отдельных исполнителей и целых подразделений.

Целью дипломного проектирования является разработка и создание автоматизированной системы управления заказами продукции и складским учетом. Данная система предназначена для автоматизации контроля, учета и систематизации информации о поставках различного вида продукции в компании.

Разрабатываемая система должна обеспечивать поддержку информационной базы об осуществленных поставках на предприятие, а также осуществлять создание следующих документов:

.бланк договора предприятия заказчика с фирмой-поставщиком (с указанием наименования и юридических адресов сторон, участвующих в договоре, ассортимента продукции для поставок, ее количества, предположительной стоимости, условия и сроки действия договора);

2.заявку на поставку необходимой продукции (указывается количество, наименование, номенклатура, сроки поставки, сумма поставки);

.счет-фактура (стоимость товаров, выполненных работ или оказанных услуг). Выставляется продавцом (подрядчиком, исполнителем) покупателю (заказчику). Выставляется после согласования стоимости. Счёт-фактура может являться основанием для оплаты (расчёта).

Дополнительные функции и особенности системы:

.автоматизация процесса оформления поставок в компанию;

2.уменьшение временных затрат на оформление документов, связанных с поставками;

.вычисление задолженности по оплате осуществленных поставок на указанный период;

.обеспечение пользователя системой помощи.

Одним из показателей характеризующих работу компании является товарооборот, который представляет собой планово организационный процесс обращения средств производства, от которого во многом зависят и другие экономические показатели. В общий объем товарооборота включают все товары, реализованные компанией. Также товарооборот показывает насколько быстро компания использует полученную продукцию, т.е. какими темпами она осуществляет свою деятельность.

При осуществлении поставок в компанию производится обработка и хранение большого количества информации, связанной с поставками, которая в себя включает:

своевременное и правильное оформление документов и контроль за каждой операцией поступления товаров от поставщиков, из переработки и других источников, выявление расхождения фактического наличия и количества, указанного в сопроводительных документах;

контроль за своевременным, полным и правильным оприходованием поступивших товаров;

своевременное и правильное оформление документации и контроль за каждой операцией отпуска, отгрузки или реализации товара;

контроль за соблюдением нормативов запаса товаров.

В связи с этим для надежного функционирования системы поставок необходимо вести их систематический и непрерывный учет, что и будет выполнять предлагаемая система.

Программный продукт разработанный в рамках данной системы будет отличаться от аналогичного программного обеспечения возможностью применения на современной электронно-вычислительной технике, удобным интерфейсом, низкой стоимостью, возможностью его использования в любой компании.

Целью разработки автоматизированной системы является разработка универсальной системы.

Для достижения данной цели требуется решить следующие задачи:

)проанализировать и учесть особенности предметной области;

2)спроектировать и реализовать программный продукт;

)изучить меры безопасности при эксплуатации электронно-вычислительной техники;

)дать экономическое обоснование разработанной системе.

Назначение информационной системы является:

·Предоставление информации о состоянии объекта управления в любой момент времени;

·Ускорение и автоматизация процессов обработки информации;

·Исключение потерь связанных с ошибками и низкой скоростью обработки информации.

·Сокращение времени обработки и получения данных для принятия управленческого решения.

·Повышение степени защищенности и целостности информации.

Компания, реализующая продукцию, нуждается в её поставках от других предприятий. Но на одну и туже продукцию у разных производителей-поставщиков различная отпускная цена, поэтому в целях снижения себестоимости выпускаемой продукции предприятие заказчик заключает договора с большим количеством поставщиков и затем высылает поставщикам заявку на поставку продукции с указанием типа и ее количества. Поскольку предприятие-заказчик при получении грузов так или иначе связано с документами, с документальным оформлением поставок, то проектируемая АИС должна создавать все бланки документов, связанных с поставками.

Поскольку все поставщики высылают заказчику счета-фактуры (прейскурант цен на заказанную продукцию), то среди их множества необходимо определить наиболее выгодное для предприятия-заказчика, как по цене, так и по качеству, что и должна выполнять создаваемая АИС.

Так как договора с поставщиками заключаются на определенный срок, предполагаемое количество поставляемой продукции и на определенную сумму, то при осуществлении заказа на поставку продукции, в договоре оговаривается срок, в течении которого заказ должен быть оплачен, поэтому необходимо знать сумму к оплате на указанное число, как общую так и по различным поставщикам в отдельности.

Все вышеперечисленные действия осуществляются на протяжении длительного времени и при приятии решения о продлении срока действия договора целесообразно принимать во внимание следующие факторы: качество поставок конкретными поставщиками (имеется ввиду выполнение сроков осуществления поставок, соответствие номенклатуры поставленной продукции заказанной, отсутствие или процент брака), его терпимость по отношению к оплате по поставкам. Поэтому необходимо сохранять всю информацию о поставках на предприятие, что бы в дальнейшем ее можно было бы использовать.

1.4.2 Общая характеристика организации решения задачи на ЭВМ

Разрабатываемая АИС должна обеспечивать автоматизированный контроль, а так же учет поставок в компанию. Для этого создаваемая система должна:

.обеспечивать ввод данных, связанных с поставками в компании и осуществлять их обработку;

2.создавать отчетные документы и документы для организации грузопоставок.

.иметь систему помощи по программе;

.при вводе данных об наименовании товаров должен использоваться справочник "Товары";

.создаваемые документы должны отвечать отраслевым стандартам, принятым в компании.

Система должна быть доступна с различными правами директору предприятия, начальнику склада, начальнику отдела снабжения и бухгалтерам. Заданные характеристики функционирования должны обеспечиваться при условиях, которые определяются конкретным носителем данных, на котором они хранятся.

В проектируемой системе решаемые задачи будут реализованы соответствующим программным обеспечением, которое будет иметь возможность выполнения ряда операций, таких как корректировка информации, поиск данных, формирование отчетов. Процессы заполнения, корректировки и поиска данных будут реализованы однотипным способом во всех формах. При добавлении и редактировании данных будет применяться контроль правильности ввода пользователем информации, путем ее сравнения с необходимым типом, диапазоном изменения возможных значений, маской ввода и т.д.

Для добавления и редактирования данных будут использованы экранные формы со всеми необходимыми полями ввода, а также пояснениями и управляющими элементами (например, кнопками), предназначенными для выработки управляющих воздействий (сохранение, отмена изменений) и навигации (перемещению) по БД. Для обеспечения поиска данных также будут использованы экранные формы, позволяющие задавать различные значения (диапазоны значений) интересующей информации, с контролем допустимости значений условий поиска. Поиск информации можно будет производит как по отдельным полям таблиц, так и по совокупности полей, на частичное, либо полное совпадение условий поиска, без учета регистра букв для удобства пользователя, для численных полей и полей типа "дата" будет реализована возможность указания диапазонов изменения значений и т.д. В каждом из программных модулей системы предполагается наличие всех необходимых отчетных форм для формирования и печати документов установленной формы. Все отчеты генерируются автоматически, используя выборки информации из БД.

Источником оперативной информации для реализации решения поставленных задач являются приходные накладные, расходные накладные, счета на оплату, банковские выписки, данные со склада.

Эти данные постоянно изменяются и отличаются большим объемом обрабатываемой информации. Данные вводятся в систему с помощью специальных форм и хранятся в базе данных в виде таблиц.

Для расчета итоговой информации будут применятся отчеты. Отчеты будут формироваться в зависимости от заданных параметров.

В разрабатываемом приложении следует выделять 3 справочника:

.Справочник Товары - справочник содержащий артикулы и характеристики товаров.

2.Справочник поставщиков - справочник содержащий информацию по всем поставщикам, с которыми работает компания.

.Справочник покупателей - справочник содержащий информацию по покупателям (физические и юридические лица).

1.4.3 Формализация расчетов

Сегодня конкурентоспособность и рентабельность бизнеса все больше зависит от того, насколько быстро и оперативно данные о бизнес-процессах поступают к менеджерам, принимающим управленческие решения. По-настоящему высокой эффективности управления способны достичь только те фирмы, где применяются современные информационные технологии и организован замкнутый цикл передачи данных по информационным каналам. Такие компании выделяются среди конкурентов за счет высокого качества управления и возможности принимать быстрые и эффективные решения на основе доступной в любой момент информации.

Внедрение информационных технологий означает не просто наличие компьютерной системы управления, еще это означает наличие цифровых устройств в точках первичного сбора информации, призванных облегчить ввод информации, уменьшить число ручных операций и минимизировать число ошибок при вводе данных.

В результате выполненной работы предполагается достигнуть следующих эффектов:

.уменьшение времени необходимого для учета заказов произведенных на предприятие;

2.автоматизация контроля поставок;

.возможность длительного хранения информации о поставках на предприятие большого срока давности, для возможности более полного расчета эффективности деятельности предприятия;

.постоянная информированность о сроках оплаты осуществленных поставок.

.выполнение предкалькуляции заказа и заключение заказа. Определение статуса заказа.

Ниже опишем данные, циркулирующие в системе компании:

.Сведения о предыдущих заказах.

На основании реальных накладных данные заносятся в компьютер сведения о выполненных заказах. В накладной указываются: Номер документа, дата, получатель, поставщик, наименование товара, количество, цена и итоговая сумма. Эти данные необходимы для ведения учета и формирования различных отчетов.

.План заказов.

При отгрузке товаров клиенту необходимо оформить расходные документы и определить остаток на складе. Исходя из этих данных создается план заказов, в котором указывается: номер документа, дата, наименование товара, количество, цена и итоговая сумма.

.Наличие товара на складе.

При приеме и реализации продукции бывает пересортица товара или излишки. Для того чтобы данные на складе соответствовали действительности необходимо ввести документы, которые бы регулировали этот процесс. Документ может быть оформлен на основании проведенной инвентаризации. Спецификация документа заполняется стандартным образом - построчным вводом или подбором по каталогу. Документ должен включать следующие поля: виды товара, его количество, дата поступления, стоимость.

.Стоимость товара.

В данном документе прописываются стоимости товара каждой номенклатуры и его количество.

.Размер бюджета.

Для покупки новых товаров необходим бюджет. Данный бюджет формируется на базе выручки от реализованных товаров. Исходя из такого бюджета, происходит планирование закупок.

.Счета-фактуры.

Документы о стоимости товаров, выполненных работах или оказанных услугах, выставляемый продавцом покупателю. Выставляется после согласования стоимости. Счёт-фактура может являться основанием для оплаты.

.Прибыль.

Сумма выручки по каждому из товаров с указанием даты реализации, наименования товара, его количества и т.д.

.Учет остатков.

Ниже представлены таблицы формализованного описания входных показателей и выходных.

Таблица 1.1.

Формализованное описание входных показателей

№ п/пНаименование входного показателяИдентификатор входного показателя1Количество на складе i-го товара j-го производителя на дату d2Заказ i-го товара j-м покупателем на дату dZdij3Количество средств в бюджете на дату dSd

Таблица 1.2

Формализованное описание результатных показателей

№ п/пНаименование входного показателяИдентификатор выходного показателяАлгоритм расчета1Остаток на складе i-го товара j-го производителя на дату dFdijСверка2Остаток средств в бюджете на дату dOdРасчет по всем товарам

1.5 Анализ существующих разработок и обоснование выбора технологии проектирования

Существует целый ряд программных продуктов, в том числе и российских производителей, которые позволяют автоматизировать процесс заказа продукции и складскую работу. Приведем некоторые из представленных на рынке программ и дадим их краткое описание.

"Учет и ведение заказов" v 1.75 - База данных для учета и ведения коммерческих заказов и складских операций предприятия (см. Рисунок 1.2)

Учет прихода-расхода товаров + трудозатраты рабочих. Печать всех исходящих документов, предусмотренных законодательством РФ.

Рисунок 1.2 ИС "Учет и ведение заказов"

Применение и особенности продукта:

·производство, оказание услуг, торговля;

·работает в среде MS Access97;

·полноценная справочная система + инструкция по установке;

·три года работает в реальном бизнесе;

·регулярные обновления.

Общие сведения о программе "Учет и ведение заказов" v 1.75

Программа "Учет и ведение заказов" написана в Microsoft ACCESS 97, который входит в состав пакета Microsoft Office 97 Professional. Преобразование программы в формат Microsoft ACCESS 2000, входящего в пакет Microsoft Office 2000, крайне нежелательно из-за появления многочисленных ошибок.

Обратим внимание на то, что программа "Учет и ведение заказов" создавалась для нужд конкретного предприятья. В ней были учтены особенности и пожелания заказавшей ее разработку организации. Вполне логично, что требования нашей компании к программе данного направления могут отличаться от заложенных в данную версию программы "Учет и ведение заказов". Для внесения любых изменений и адаптации программы под конкретные условия работы или для создания совсем другой программы необходимо обратиться к разработчикам.

Программа создавалась для учета коммерческих заказов и печати необходимых документов.

Данная версия программы разрабатывалась и успешно используется на предприятии "сферы быта и услуг", осуществляющей ремонт, обслуживание и продажу офисной техники (копиры, принтеры, компьютеры, телефоны и др.). Для этого в программе идет разделение на реализуемые товары и услуги. Можно беспрепятственно использовать программу только для реализации товаров или только для реализации услуг, а также в любом сочетании обоих видов деятельности.

С помощью программа "Учет и ведение заказов" можно:

вести базу заказов (под заказом понимается любая единовременная операция по реализации товаров, услуг, а также их сочетание);

вести склад товаров;

вести учет услуг выполненных определенным мастером (под услугой понимается выполненная работа мастера без учета расходованных материалов);

вести базу клиентов (один раз вводите данные о клиенте и используете их при повторных обращениях); вести базу поставщиков товаров (аналогично базе клиентов);

выполнять печать документов:

акт приемки передачи на ответственное хранение (принятого у клиента оборудования для последующего ремонта);

счет;

акт выполненных работ;

накладная;

счет-фактура;

приходный кассовый ордер;

сортировать и фильтровать записи для отображения только необходимых сведений и в нужном порядке.

Программа "Склад и торговля"

Простая и гибкая программа для автоматизации продаж и складского учета (см. Рисунок 1.3).

Рисунок 1.3 ИС "Склад и торговля"

Версия 1.37 от 05.04.2010 (СУБД MS Access).

Основные функции программы:

Учет товара на складах, поступление, продажа.

Учет заказов от покупателей и заказов поставщикам.

Внутренние перемещение, списание товаров.

Отслеживание остатков на складах.

Поддержка нескольких складов.

Учет расходов денежных средств и МБП.

Начисление и учет зарплат сотрудникам.

Работа с прайс-листами.

Отслеживание оплат.

Печать ценников, визиток.

Импорт и экспорт данных.

Отчеты и документы по шаблоном.

Сетевой и многопользовательский режимы.

Гибкая структура БД с настройкой под любые задачи.

Программа Бухсофт: Предприятие позволяет вести полноценный учет заказов (заявок).

Программа может применяться в магазинах, заказывающих для клиентов отсутствующие товары; в организациях, оказывающих услуги на заказ, например: доставка товаров, выполнение каких-либо работ, частичная отгрузка продукции в рамках заказа по мере ее изготовления, для планирования производства (или закупок товаров) на основе поступивших заявок и т.д.

Программа Бухсофт: Предприятие в целях учета заказов позволяет:

вести учет клиентов;

вести учет заказов;

учет товаров или услуг, поставляемых на заказ;

вести учет поставщиков;

вести учет состояния заказов;

вести учет исполнителей (работников, ответственных за исполнение заказа)

делать планирование заказов.

множество иных возможностей.

Главным преимуществом программы учета заказов и заявок от БухСофт является то, что заказы учитываются непосредственно в бухгалтерской программе. То есть все данные, справочники и т.д. не придется вводить дважды или переносить из программы в программу. Вся оперативная и бухгалтерская информация находится в одной программе. Впрочем, при необходимости можно вести только учет заказов не используя бухгалтерские возможности программы.

Программа учета заказов и заявок БухСофт может быть установлена не только на рабочих местах менеджеров, работающих непосредственно с заказами, но и на рабочем месте предпринимателя (директора), владеющего магазином или компанией, принимающей заказы, что позволит ему владеть полной информацией о количестве и качестве заказов, а также об их состоянии.

По мере накопления данных можно формировать и распечатывать различные отчеты за любой период:

отчеты о состоянии заказов;

отчеты по клиентам;

отчеты по товарам и услугам и т.д.

Программа учета заказов - Продакшн Менеджер 4.0

Программа оптимизирует учет заказов при удаленной работе через интернет. Считает деньги - свои и чужие. Программа интуитивно понятна и не требует от пользователя специальной экономической подготовки. Удобна при работе с программами "Банк-Клиент". При "упрощенке 6%" заменяет бухгалтера (см. Рисунок 1.4).

Рисунок 1.4 ИС "Продакшн Менеджер 4.0"

Функции программы:

ведет учет заказов и заявок;

следит за оплатой и предупреждает о превышении заданного вами срока задолженности;

при добавлении заказа автоматически формирует и отправляет на e-mail заказчика пакет документов (счет, договор, акт выполненных работ для юридического лица или квитанцию для физического лица);

формирует и выводит на печать отдельные документы или пакеты документов для дальнейшей отправки по федеральной почте заказчикам - юридическим лицам;

отправляет на e-mail заказчиков суммарные счета с перечнем выполненных работ;

одним нажатием кнопки рассылает всем должникам, превысившим заданный срок или сумму задолженности, просьбу оплатить и суммарные счета;

предупреждает о регистрации потенциальных неплатильщиков из "черного списка";

позволяет работать по сети нескольким пользователям одновременно.

Формирует стандартные Акты сверки;

ведет подробную статистику.

Программа 1С Торговля и Склад 7.7 предназначена для учета любых видов торговых операций. Программа способна выполнять все функции учета - от ведения справочников и ввода первичных документов до получения различных ведомостей и аналитических отчетов.

Программа 1С Торговля и Склад позволяет:

автоматизировать учет в оптовой и розничной торговле;

вести учет складских операций;

отслеживать состояние взаиморасчетов с контрагентами;

вести учет денежных средств, товарных кредитов и товаров на реализации;

вести взаиморасчеты с иностранными поставщиками, учитывать таможенные пошлины и сборы;

получать разнообразную отчетную и аналитическую информацию о движении товаров и денег;

формировать все необходимые первичные документы, в т. ч. счета-фактуры, книги продаж и покупок, вести учет импортных товаров в разрезе ГТД;

вести взаимосвязанный учет заявок покупателей и заказов поставщикам с возможностью резервирования на момент планируемой отгрузки с учетом ожидаемых поступлений.

Благодаря гибкости и настраиваемости, программа может адаптироваться к особенностям торгового и складского учета конкретной организации.

Все рассмотренные системы позволяют вести учет продаж, поставок, генерировать отчеты и т.п. с автоматизированного рабочего места сотрудника, но практически все они не являются многопользовательскими, что существенно усложняет их эксплуатацию в целях рассматриваемой компании. Существенно, что при всей функциональности данных систем, их применение не отменяет заполнение бумажных документов в ранее рассмотренных формах. К тому же внедрение каждой из систем требует финансовых вложений.

Стоимость готового решения для учета заказов на сегодняшний день высока поэтому было принято решение о создании собственной системы управления заказами продукции и складским учетом на базе СУБД MS Access. Затратив незначительные средства, компания получит в свое распоряжение уникальное средство, спроектированное и реализованное исключительно под нужды компании и её персонала.

1.6 Обоснование проектных решений по видам обеспечения

1.6.1 Обоснование проектных решений по техническому обеспечению

Техническое обеспечение - комплекс технических средств, предназначенных для работы информационной системы, а также соответствующая документация на эти средства и технологические процессы.

Комплекс технических средств составляют:

·компьютеры;

·устройства сбора, накопления, обработки, передачи и вывода информации - жесткие диски, устройства хранения данных, сканеры, принтеры, факсимильные аппараты;

·устройства передачи данных и линий связи - модемы;

·эксплуатационные материалы - бумага, CD (DVD) - диски и т.п.

В нашем случае основными элементами технического обеспечения будут автоматизированные рабочие места персонала организации.

В качестве АРМ предполагается использовать персональные компьютеры со следующей конфигурацией:

·Процессор AMD Athlon 64 X2 5000+ (ADA5000*/ADO5000*) Socket AM2 BOX

·Материнская плата Asus M2N-SLI Deluxe, S AM2, NVIDIA nForce 570 SLI.

·Оперативная память DDR2 2048Mb PC2-6400 (800Mhz) Patriot (PEP22G6400EL)

·Жесткий диск 200,0 Gb HDD Western Digital (WD5000AACS) CaviarGP.

·Видеокарта 256Mb PCI-E ATI Radeon 3650 DDR3, HDMI, DVI, HIS IceQ Turbo.

·Привод DVD±RW ASUS DRW-2014L1T, SATA.

·Картридер внутренний.

·Корпус Cooler Master Elite 334, 460W (RC-334-KKR4)

·Монитор 17" Dell TFT E178FP

·ИБП APC Back-CS500VA

Данная конфигурация позволяет осуществлять работу в разрабатываемой системе с высокой степенью надежности. Процессор АМD выбран из-за своей низкой стоимости (по сравнению с аналогичными устройствами Intel), размер оперативной памяти и жесткого диска - стандартны в настоящее время. Кроме указанных элементов еще необходима сетевая карта для возможности подключения к локальной сети предприятия (в случае необходимости). Такие элементы, как картридер и привод DVD±RW, не являются обязательными. Их отсутствие даже положительно влияет на сохранность конфиденциальной информации. ИБП - в условиях постоянных перерывов в энергоснабжении - обязательный элемент.

Программа должна функционировать на персональных компьютерах со следующей конфигурацией:

Процессор AMD Athlon 64 X2 5000+ (ADA5000*/ADO5000*) Socket AM2 BOX

с объемом ОЗУ не менее 2048 мегабайт;

Объем необходимого дискового пространства - не менее 200 гигабайт

Для обеспечения защиты от несанкционированного доступа к информации, связанной с поставками на предприятие будет предусмотрена система паролей при загрузке программы в оперативную память. Для обеспечения защиты данных при сбое в сети питания ПК либо аварийном завершении работы программы будет предусмотрен режим автосохранения.

1.6.2 Обоснование проектных решений по информационному обеспечению (ИО)

Информационное обеспечение состоит из внутримашинного, которое включает массивы данных (входные, промежуточные, выходные), программы для решения задач, и внемашинного, которое включает системы

Структура информационного обеспечения представлена на рисунке 1.5.

Рисунок 1.5 Структура информационного обеспечения.

В состав информационного обеспечения должны входить:

потоки входной информации, к которым относятся сведения о поступившем товаре, его количестве, наименованиях, дате отгрузки и поступления на склад и т.д.

потоки выходной информации, к которым можно отнести сведения о количестве товара, находящегося на складе, дате его выдачи, наименование получателя, объемы выданного товара и наименование позиций, результаты проводимых ревизий и так далее.

В состав классификаторов входят следующие:

.Справочник "Товары"

2.Справочник "Поставщики"

.Справочник "Клиенты"

В список первичных документов входят:

) Договор

) Счет-фактура

В результате должны формироваться следующие документы:

1) Ведомость заключения договора;

) Подписанный договор с клиентом;

) Накладная.

Для ввода и вывода информации используются экранные формы, которые проектируются и создаются до начала внедрения системы данное решение актуально, так как состав информации используемой информационной системой постоянен и не будет изменяться во время её эксплуатации.

Для решения поставленных задач предлагается использовать базу данных Microsoft Access 2003 для Windows XP.Access - это не только мощная, гибкая и простая в использовании реляционная СУБД (Система управления базами данных), но и система разработки приложений баз данных. С помощью Access можно создать приложение, работающее в среде Windows и полностью соответствующее потребностям в обработке и управлении данными. Используя запросы, можно отбирать нужные данные и вычислять итоги, а также создавать формы для ввода, просмотра и обновления данных и составлять сложные отчеты. Формы и отчеты "наследуют" свойства базовой таблицы или запроса, так что в большинстве случаев достаточно задать форматы, условия на значения и некоторые другие характеристики данных только один раз.

К числу наиболее эффективных средств Access относятся мастера, которые используются для создания таблиц, запросов, различных типов форм и отчетов. В Access также включены мастера, помогающие анализировать структуру базы данных, импортировать электронные таблицы и текстовые данные, повысить быстродействие приложения, создать и настроить любое из двадцати типов приложений, используя встроенные шаблоны.

Таблица - объект, который используется для хранения информации. Таблица содержит поля (поле - столбец таблицы; поле содержит определенное свойство объекта; каждое поля имеет имя; внутри имени поля нельзя использовать пробелы; для связки между словами можно ставить знак подчеркивания; тип поля определяет множество значений, которые может принимать данное поле в различных записях; в реляционных базах данных используется четыре основных типа полей: числовой, символьный, дата, логический; логический тип соответствует полю, которое может принимать всего два значения: "да" - "нет" или "истина" - "ложь"), в которых хранятся различного рода данные, например, фамилия и адрес, и записи (запись - строка таблицы; одна запись содержит информацию об отдельном объекте, описываемом в БД).

Запрос - объект, который позволяет пользователю получить нужные данные из одной или нескольких таблиц. Для создания запроса можно использовать QBE (запрос по образцу) или инструкции SQL. Можно создавать запросы на выборку, удаление или добавление данных, можно создавать новые таблицы, используя данные одной или нескольких таблиц, которые уже существуют.

Форма - объект, предназначенный в основном для ввода данных, отображения их на экране или управления работой приложения.

Отчет - объект, предназначенный для создания документа, который впоследствии может быть распечатан или включен в документ другого приложения.

Макрос - объект, представляющий собой структурированное описание одного или нескольких действий, которые, по мнению разработчика, должен выполнить Access в ответ на определенное событие.

Модуль - объект, содержащий программы на Microsoft Access Basic, которые позволяют разбить процесс на более мелкие действия и обнаружить ошибки, которые невозможно обнаружить с помощью макросов. Модули могут быть независимыми объектами, содержащими функции, которые вызываются из любого места приложения, также модули могут быть "привязаны" к отдельным формам или отчетам для реакции на происходящие в них изменения.

В Access также включены мастера, помогающие анализировать структуру базы данных, импортировать электронные таблицы и текстовые данные, повысить быстродействие приложения, создать и настроить любое из двадцати типов приложений, используя встроенные шаблоны.

СУБД обеспечивает полный контроль над процессом определения данных, их обработкой и совместным использованием. СУБД также существенно облегчает структуризацию и обработку больших объемов информации, хранящейся в многочисленных таблицах. Разнообразие средства СУБД обеспечивают выполнение трех основных функций: определение данных, обработка данных и управление данными.

1.6.3 Обоснование проектных решений по программному обеспечению (ПО)

Программное обеспечение для работы с базами данных используется на персональных компьютерах довольно давно. К сожалению, эти программы либо оказывались элементарными диспетчерами хранения данных и не имели средств разработки приложений, либо были настолько сложны, что даже хорошо разбирающиеся в компьютерах люди избегали работать с ними до тех пор, пока не получали полных, ориентированных на пользователя приложений. Что до легкости использования, то с появлением Microsoft Access здесь произошел настоящий переворот, и многие люди для создания своих собственных баз данных и приложений обращаются именно к этой программе. База данных Microsoft Access очень удобна в использовании и не требует больших затрат времени.

СУБД позволяет задать типы данных и способы их хранения. Также можно определить условия, которые СУБД будет использовать для обеспечения правильности ввода данных. Можно задать отношения между совокупностями данных (таблицы) и возложить на СУБД обеспечение совместимости и целостности данных.Access предоставляет максимальную свободу при задании типа данных, например: текст, числовые данные, дата, время, денежные значения, гиперссылки, рисунки, звук, документы, электронные таблицы. Можно задать также форматы хранения (длина строки, точность представления чисел и даты) и представления данных для вывода на экран или печать.

Так как Access является современным приложением Windows, в распоряжении оказываются все возможности DDE (Dynamic Data Exchange - Динамический обмен данными) и технологии ActiveX. DDE позволяет выполнять функции и производить обмен данными между Access и любым другим поддерживающим DDE приложением Windows. В Access можно использовать макросы или процедуры Microsoft Visual Basic для динамического обмена данными с другими приложениями. Технология ActiveX является более совершенной технологией Microsoft, которая позволяет устанавливать связи с объектами другого приложения или внедрять объекты в базу данных Access. Это могут быть рисунки, диаграммы, электронные таблицы или документы из других приложений Windows, поддерживающих технологию ActiveX.Access воспринимает множество самых разнообразных форматов данных, включая файловые структуры других СУБД. Можно осуществлять импорт и экспорт данных из текстовых файлов или электронных таблиц. Также Access может работать с наиболее популярными БД, поддерживающими стандарт ODBC (Open Database Connectivity - Открытый доступ к данным), включая Microsoft SQL Server.

Реляционная СУБД предоставляет разнообразные средства для работы с данными. Можно производить поиск любой сложности, как в отдельной таблице, так и в нескольких связанных таблицах или файлах или с помощью одной команды обновлять содержимое отдельного поля или нескольких записей. Для чтения и изменения данных можно создать процедуры, использующие функции СУБД. Во многих системах имеются широкие возможности для ввода данных и генерации отчетов.

В Access для обработки данных таблиц используется мощный язык SQL (Structured Query Language - Структурированный язык запросов). Он позволяет определить подмножество данных из одной или нескольких таблиц, необходимых для решения конкретной задачи. Но на самом деле совсем необязательно знать SQL, чтобы заставить Access решать нужные задачи. При любой обработке данных из нескольких таблиц Access использует однажды заданные связи между таблицами. Можно не затрачивать силы на построение сложной системы, которая отслеживает в вашей базе все связи между структурами данных. Access предоставляет простое, и в то же время богатое возможностями средство графического построения запроса - запрос по образцу обеспечивает задание данных, необходимых для решения некоторой задачи. Используя для выделения и перемещения элементов на экране стандартные приемы работы с мышью в Windows и несколько клавиш на клавиатуре, буквально за секунду можно построить довольно сложный запрос.

Когда возникает необходимость коллективного использования информации, только настоящая система управления базами данных обеспечивает надежную защиту информации от несанкционированного доступа, при этом право просматривать данные или вносить в них изменения получают только определенные пользователи. Предназначенная для коллективного пользования СУБД имеет средства, не позволяющие нескольким людям одновременно изменять одни и те же данные. Наиболее совершенные системы позволяют группировать вносимые изменения, таким образом, либо ни одно из них не будет сохранено, либо будут сохранены все.

Для того чтобы успешно решить задачу об учете расхода металла на предприятии необходимо приложение Microsoft Office 2003 для Windows XP.

Самым популярным набором офисных приложений является интегрированный пакет Microsoft Office.

Приложение Microsoft Office объединяет удобные и простые в использовании интеллектуальные приложения, обеспечивающие автоматизацию работы и поддержку пользователя, помогающие сократить время выполнения регулярных повседневных задач.

Семейство Microsoft Office обладает широкой встроенной поддержкой технологий Интернета. В результате Office является наилучшим набором инструментов для создания и управления интранет-документами, а также для осуществления быстрого и удобного доступа к данным в интранет-сетях.Office разработан с учетом необходимости обеспечить пользователю возможность простой установки, конфигурирования, а администраторам сетей - возможность эффективного управления процессом установки и эксплуатации информационных систем и решений Microsoft Office.

В Microsoft Office панели инструментов являются таким же общим компонентом для разных приложений, как механизм проверки орфографии. Будучи установленным единожды, они используются всеми приложениями Microsoft Office, что позволяет экономить место на диске, уменьшает загрузку оперативной памяти и обеспечивает единый внешний вид разных приложений. Элементы меню снабжены пиктограммами, что облегчает их восприятие

1.6.4 Обоснование проектных решений по технологическому обеспечению

При сборе и регистрации информации особое значение придается достоверности, полноте и своевременности первичной информации. На предприятии сбор и регистрация информации происходят при выполнении различных хозяйственных операций.

Сбор информации, как правило, сопровождается ее регистрацией, т.е. фиксацией информации на материальном носителе (документе, машинном носителе), вводом в ЭВМ. Запись в первичные документы в основном осуществляется вручную, поэтому процедуры сбора и регистрации остаются пока наиболее трудоемкими. В условиях автоматизации управления компанией особое внимание придается использованию технических средств сбора и регистрации информации, совмещающих операции количественного измерения, регистрации, накопления и передачи информации по каналам связи, ввод непосредственно в ЭВМ для формирования нужных документов или накопления полученных данных в системе.

Хранение и накопление информации вызвано многократным ее использованием, применением условно-постоянной справочной и других видов информации, необходимостью комплектации первичных данных до их обработки. Хранение и накопление информации осуществляется в информационных базах, на машинных носителях в виде информационных массивов, где данные располагаются по установленному в процессе проектирования порядку.

С хранением и накоплением непосредственно связан поиск данных, т.е. выборка нужных данных из хранимой информации, включая поиск информации, подлежащей корректировке или замене. Процедура поиска информации выполняется автоматически на основе составленного пользователем или ЭВМ запроса на нужную информацию.

Обработка информации производится на ЭВМ в местах возникновения первичной информации, где организуются автоматизированные рабочие места (АРМ) специалистов. Обработка может производиться не только автономно, но и в вычислительных сетях, с использованием набора ЭВМ программных средств и информационных массивов для решения функциональных задач.

В ходе решения задач на ЭВМ в соответствии с машинной программой формируются результатные сводки, которые печатаются машиной на бумаге или отображаются на экране.

Сбор исходной информации осуществляется из следующих источников.

·первичные документы

·отчеты

·сводки

·инвентаризация

Основной задачей организации внедрения системы управления предприятием является интеграция и оптимизация всех основных бизнес-процессов, реализуемых предприятием, таких как закупки, запасы, производство, продажа, планирование, контроль над выполнением плана и т.д.

Рассмотрим подробнее процесс заказа покупателем определенного товара в компании "КЛАСС-СЕРВИС" в целом и процесс внутреннего учета заказов покупателей в частности.

В настоящее время в ООО "КЛАСС-СЕРВИС" данный процесс построен следующим образом:

1. Покупатель делает заказ менеджеру по продажам по телефону, e-mail или при личной встрече;
2. Менеджер по продажам формирует в Excel заявку для отдела снабжения с указанием количества и номенклатурных номеров требуемой заказчиком продукции. Направляет по электронной почте в отдел снабжения.
3. Отдел снабжения, получив заявку по электронной почте, определяет наличие товара на складе и в случае его присутствия в нужном количестве дает ответ о возможности отгрузки отделу доставок.
4. В случае отсутствия товара, формируется 1 раз в 3 дня сводная заявка на склад в г. Москву или Санкт-Петербург о потребностях компании в тех или иных товарах. Заявка обрабатывается на общем складе в Москве и 1 раз в неделю отправляется машина с товарами. В случае срочной доставки используется транспортная компания.
5. После подтверждения заказа, происходит его оплата.
6. Если товар оплачен и его можно отгружать, то служба доставки формирует общую ведомость поставки товара на день. Утром машину загружают, и она едет по заказчикам по оптимальному маршруту.
7. Далее происходит отгрузка клиенту.
8. Возврат документов, подписанных заказчиком в бухгалтерию организации.

Узким местом данной схемы является бесконтрольность ситуации на складе. Наличие или отсутствие товара не контролируется, вплоть до момента его заказа. Таким образом, возникает естественная задержка при поставке товара, которая не удовлетворяет покупателей. В рамках дипломного проекта предлагается решение данной проблемы с помощью разработки и внедрения автоматизированной системы управления заказами продукции и складского учета.

Система будет представлена базой данных и рядом форм, для работы с нею. Заполненная база данных будет служить источником гибкой отчетности.

2. Проектная часть

2.1 Информационное обеспечение задачи (комплекс задач, АРМ)

2.1.1 Информационная модель и ее описание

Инфологическая или информационная модель (схема данных) и ее описание предполагает моделирование входных, промежуточных и результатных информационных массивов предметной области и их характеристика. Необходимо детально освятить как на основе входных документов и нормативно справочной информации происходит обработка с использованием массивов оперативной информации и формирования выходных данных.

Информационная модель разработанной базы данных представлена на рисунке 2.1.

Рисунок.2.1 Информационная модель

Схема данных (Рисунок.2.1) позволяет установить связи между таблицами и обеспечить целостность данных. Из этой схемы видно, что главными таблицами является таблицы "Товары" и "Заказы", которым подчиняются остальных 5 таблиц. Каждая из них имеет код, по которому осуществляется связь с главными таблицами.

Удачная разработка базы данных обеспечивает простоту ее поддержания. Данные следует сохранять в таблицах, причем каждая таблица должна содержать информацию одного типа, например, сведения о поставщиках. Тогда достаточно будет обновить конкретные данные, такие как адрес, только в одном месте, чтобы обновленная информация отображалась во всей базе данных.

Одним из наиболее сложных этапов в процессе проектирования базы данных является разработка таблиц, так как результаты, которые должна выдавать база данных (отчеты, выходные формы и др.) не всегда дают полное представление о структуре таблицы.

При проектировании таблиц лучше разработать структуру и только затем начинать работу с СУБД Access. При проектировке таблиц, рекомендуется руководствоваться следующими основными принципами:

Не должно быть повторений и между таблицами.

Когда определенная информация храниться только в одной таблице, то и изменять ее придется только в одном месте. Это делает работу более эффективной, а также исключает возможность несовпадения информации в разных таблицах. Например, в одной таблице должны содержаться адреса и фамилии клиентов.

Каждая таблица должна содержать информацию только на одну тему. Сведения на каждую тему обрабатываются намного легче, если содержаться они в независимых друг от друга таблицах. Например, адреса и заказы клиентов хранятся в разных таблицах, с тем, чтобы при удалении заказа информация о клиенте осталась в базе данных.

Каждая таблица содержит информацию на отдельную тему, а каждое поле в таблице содержит отдельные сведения по теме таблицы. Например, в таблице с данными о поставщиках могут содержаться поля с названием компании, адресом и номером телефона. При разработке полей для каждой таблицы необходимо помнить:

Каждое поле должно быть связано с темой таблицы.

Не рекомендуется включать в таблицу данные, которые являются результатом выражения.

В таблице должна присутствовать вся необходимая информация.

Информацию следует разбивать на наименьшие логические единицы (Например, поля "Имя" и "Фамилия", а не общее поле "Имя").

Первым этапом и самым главным этапом в процессе проектирования и создания базы данных, является разработка инфологической модели.

Цель инфологического моделирования - обеспечение наиболее естественных для человека способов сбора и представления той информации, которую предполагается хранить в создаваемой базе данных. Основными конструктивными элементами инфологических моделей являются сущности, связи между ними и их свойства (атрибуты).

Сущность - любой различимый объект (объект, который мы можем отличить от другого), информацию о котором необходимо хранить в базе данных. Сущностями могут быть люди, места, самолеты, рейсы, вкус, цвет и т.д. Необходимо различать такие понятия, как тип сущности и экземпляр сущности. Понятие тип сущности относится к набору однородных личностей, предметов, событий или идей, выступающих как целое. Экземпляр сущности относится к конкретной вещи в наборе.

Атрибут - поименованная характеристика сущности. Его наименование должно быть уникальным для конкретного типа сущности, но может быть одинаковым для различного типа сущностей.

Ключ - минимальный набор атрибутов, по значениям которых можно однозначно найти требуемый экземпляр сущности. Минимальность означает, что исключение из набора любого атрибута не позволяет идентифицировать сущность по оставшимся.

Связь - ассоциирование двух или более сущностей. Если бы назначением базы данных было только хранение отдельных, не связанных между собой данных, то ее структура могла бы быть очень простой. Однако одно из основных требований к организации базы данных - это обеспечение возможности отыскания одних сущностей по значениям других, для чего необходимо установить между ними определенные связи.

Определим, какие типы данных будут присутствовать в наших таблицах:

Таблица 2.1. "Клиенты"

ПолеТип данныхКод-клиентаСчетчикНазваниеТекстовыйФИОТекстовыйАдресТекстовыйТелефонТекстовыйФаксТекстовыйНомер_договораЧисловойПримечаниеПоле МЕМО

Таблица "Заказы" хранит информацию по всем сформированным заказам, включает код заказа, код заказанного товара, код кладовщика ответственного за отгрузку и номер договора, по которому осуществляется продажа товара

Таблица 2.2. "Заказы"

ПолеТип данныхКод_заказаСчетчикКод_товараЧисловойКод_клиентаЧисловойКод_кладовщикаЧисловойНомер_договораЧисловой

Таблица 2.3. "Товары"

ПолеТип данныхКод_товараСчетчикКод_КатегорииЧисловойНазвание_товараТекстовыйКод_поставщикаЧисловойЦенаЧисловойЕдиница_измеренияТекстовый

Таблица 2.4. "Категории_товаров"

ПолеТип данныхКод_категорииСчетчикНазвание категорииТекстовыйХарактеристика категорииПоле МЕМО

Таблица 2.5. "Кладовщики"

ПолеТип данныхКод_кладовщикаСчетчикФИО_кладовщикаТекстовый

Таблица 2.6. "Склад"

ПолеТип данныхКод_товараЧисловойКоличество_товараЧисловой

Таблица 2.7. "Поставщики"

ПолеТип данныхКод_поставщикаСчетчикНазваниеТекстовыйАдресТекстовыйТелефонТекстовыйФаксТекстовыйИННТекстовыйНоменклатура_товараТекстовый

Для создания связи необходимы ключевые поля. Эти "связующие" поля называются внешними ключами.

В базе данных использование внешних ключей обеспечивает эффективность работы приложения. В процессе проектирования нужно внимательно следить за созданием внешних ключей. Задаваемые при создании таблиц в Access связи первичных ключей с внешними ключами используются для объединения данных из нескольких таблиц.

Отношение - способ, которым информация в одной таблице связывается с данными в другой таблице. В базе данных используется тип отношения: "один-ко-многим" (например, один клиент может разместить много заказов, но любой заказ относится только к одному клиенту).

2.1.2 Используемые классификаторы и системы кодирования

При получении и обработке информации важно представить ее в более компактной и удобной форме - присвоить определенные кодовые обозначения или коды определенным объектам, т.е. закодировать.

Кодирование - это присвоение объекту кодового обозначения.

Необходимость кодирования информации обусловлена:

ее большими объемами;

высоким удельным весом алфавитной информации;

преобладанием логических операций в процессе обработки информации;

возрастанием объемов информации, подлежащей передаче по каналам связи.

Коды облегчают распознавание признаков объектов и возможность их контроля, упрощают и ускоряют запись информации на любом носителе и наведение всевозможных справок. Применение кодов значительно облегчает группировку информации.

Системой кодирования называется совокупность правил кодирования элементов экономической информации. При кодировании элементов экономической информации широко используются порядковая, серийно-порядковая, разрядная, повторения и комбинированные системы.

При порядковой системе кодирования каждому элементу кодируемого множества присваивается номер по порядку без какого-либо пропуска номеров, что обеспечивает сплошное использование емкости кода и его минимальную длину, но не оставляет резерва для включения дополнительных позиций.

Серийно-порядковая система применяется для кодирования элементов множеств, имеющих неглубокую классификацию, например, по двум признакам.

Разрядная система кодирования применяется для кодирования сложных номенклатур. Все элементы кодируемого множества классифицируются по определенным признакам, и каждому из них отводится определенное число разрядов в соответствии с количеством элементов данной группировки.

Система повторения применяется для кодирования отдельных номенклатур. При этом кодовые обозначения позиций включают в себя цифровые и буквенно-цифровые обозначения, непосредственно характеризующие данный объект.

Комбинированная система предусматривает четкое выделение всех признаков номенклатуры. Но при этом каждый признак может кодироваться по любой системе: порядковой, серийной или позиционной. Комбинированная система более гибкая и широко применяется при решении экономических задач, поскольку обеспечивает автоматическое получение всех необходимых итогов в соответствии с выделенными признаками.

Код "Товара" относится к разрядной системе кодирования, т.к. содержит в себе некоторую информацию о товаре.

Код "Товара" обозначает следующее:

- Салфетка МикроТафф;

- Мягкая щетка для пола Хай-Спид;

… - Бумажные полотенца SCOTT;

2.1.3 Характеристика нормативно-справочной и входной оперативной информации

База данных состоит из семи таблиц:

.Клиенты.

2.Товары.

.Заказы.

.Категории товаров.

.Поставщики.

.Склад;

.Кладовщики.

Таблица используется для хранения данных. Каждая таблица содержит информацию о субъектах определенного типа. Поля (столбцы) таблицы служат для хранения различных характеристик субъекта, а каждая запись (строка) содержит сведения о конкретном субъекте.

В разрабатываемом приложении следует выделять 3 справочника:

.Справочник Товаров - справочник содержащий артикулы и характеристики товаров. рисунки справочников

5.Справочник поставщиков - справочник содержащий информацию по всем поставщикам, с которыми работает компания.

.Справочник покупателей - справочник содержащий информацию по покупателям (физические и юридические лица).

.Справочник Заказов

2.1.4 Характеристика результатной информации

Форма это объект, предназначенный в основном для ввода данных, отображения их на экране или управления работой приложения. Формы можно использовать для более наглядного представления данных таблиц или наборов записей запросов.

С помощью форм значительно упрощается внесение изменений, добавление и удаление данных. В форме можно автоматически выбирать информацию из связанных таблиц, вычислять отображаемые значения, скрывать или выводить некоторые данные в зависимости от значений других полей записи или от выбранных пользователем параметров.

Формы предназначены для ввода информации в базу данных. С помощью этих форм очень удобно вносить и корректировать данные.

В системе реализованы четыре формы для ввода информации:

. Работа с заказами

. Работа с категориями товаров

. Работа с кладовщиками

. Работа с клиентами

. Работа с поставщиками

. Работа с товарами

. Работа со складом

Выходная информация представлена в запросах и отчетах.

Запрос это объект, позволяющий получить нужные данные из одной или нескольких таблиц. С помощью запросов можно также создавать новые таблицы, используя данные из одной или нескольких существующих таблиц.

Отчет это объект, предназначенный для формирования, вычисления итогов и печати выбранных данных. Прежде чем выводить отчет на принтер можно предварительно просмотреть его на экране.

Отчет по заказам

Отчет по категориям товара

2.2 Программное обеспечение задачи (комплекса задач, АРМ)

2.2.1 Структурная схема пакета (дерево вызова процедур и программ)

При работе с БД можно пользоваться меню, которое состоит из следующих пунктов:

üтаблицы,

üформы,

üзапросы,

üотчеты,

üвыход.

Рис.3 Структурная схема (дерево диалога)

Это меню позволяет более быстро передвигаться по базе данных, выполняя нужные команды.

2.2.2 Описание используемых компонент

VBA (Visual Basic for Applications) - это диалект языка Visual Basic, расширяющий возможности Visual Basic и предназначенный для работы с приложениями Microsoft Office и другими приложениями от Microsoft и других фирм.(Visual Basic for Application) - это язык программирования, поддерживаемый всеми приложениями пакета Microsoft Office, в состав которого входят такие популярные приложения, как Microsoft Access, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint, Microsoft Word и др. VBA - относительно несложный язык программирования, который очень прост и удобен в освоении и позволяет быстро получить ощутимые результаты - конструировать профессиональные приложения для решения практически любых задач в среде Microsoft Windows. Можно сказать, что язык VBA является прямым наследником языка программирования Basic, но, тем не менее, в сравнении с ним он шагнул далеко вперед. Поэтому и возможностей, как внутренних (например, в части вывода на экран всевозможных форм), так и в отношении взаимодействия с другими приложениями, у него гораздо больше.

Следует заметить, что, будучи развитым языком программирования, VBA также включает в себя полноценную интегрированную среду разработки с полным набором специализированных окон, упрощающих проектирование, отладку и тестирование программ. Интегрированная среда разработки VBA представлена приложением, называемым редактором Visual Basic. Этот редактор имеет типичное для приложений Windows окно с панелью меню и целым набором панелей инструментов, которые позволяют получить доступ к целому ряду окон, предоставляющих инструментальные средства, необходимые для создания программ. Кроме того, редактор VBA включает специализированные средства для быстрого создания пользовательского интерфейса, что превращает его в визуальную среду разработки приложений.

Макросы и их создание

Однако в Microsoft Office вместо многократного повторения одной и той же последовательности действий мы можем написать макрос (Macro), который будет автоматически выполнять требуемую последовательность действий. Таким образом, макросы представляют собой средство, с помощью которого можно описать произвольную последовательность действий пользователя с целью ее последующего многократного выполнения. Для многих VBA-приложений - среди них Microsoft Word, Excel, PowerPoint и т.д. - макросы можно создавать с помощью языка Visual Basic for Application. Кроме того, в большинстве VBA-приложений имеется специальный инструмент для интерактивной записи макросов - программа MacroRecorder (макрорекордер). После включения макрорекордера он будет записывать все выполняемые пользователем действия в процессе его работы с приложением - до тех пор, пока запись не будет остановлена. После останова макрорекордер сохраняет записанную им последовательность действий в виде поименованного макроса, благодаря чему вы сможете пользоваться им каждый раз, когда потребуется повторить выполнение записанной в нем последовательности операций. Следует заметить, что независимо от того, работаете ли вы в Word, Excel или PowerPoint, создание нового макроса осуществляется одним и тем же способом. Выберите команду меню Сервис =>Макрос => Начать запись (Tools => Macros Record New Macro), в результате чего на экране раскроется диалоговое окно Запись макроса.

Хочу заметить, что хотя диалоговое окно Запись макроса в разных приложениях - Microsoft Word, - выглядит несколько по-разному, правила записи нового макроса для всех приложений одинаковы. В частности, надо помнить, что:

.имя макроса должно начинаться с буквы, хотя внутри имени могут быть и цифры;

2.имя макроса не может включать пробелы или знаки препинания;

.длина имени макроса в Microsoft Office Access может быть до 64 символов;

.длина имени макроса в Word может быть до 80 символов.

В зависимости от приложения (Редактор Visual Basic, Word, Excel) диалоговое окно Запись макроса может содержать различные поля и опции (например поле описания макроса, поле для указания места хранения текста макроса, назначаемое макросу сочетание горячих клавиш для его вызова и т.д.). Сочетание клавиш, в котором можно указать желаемую горячую клавишу для быстрого вызова данного макроса (сочетание клавиш <Сtrl+клавиша>). Горячая клавиша может пригодиться вам в том случае, если вы собираетесь часто использовать записываемый макрос. В приложении Microsoft Office Access в диалоговом окне Запись макроса в отличие имеются еще две дополнительные кнопки - Назначить макрос: Панели (Toolbars) и Клавишам (Keyboard). Эти кнопки позволяют либо приписать функцию вызова макроса новой кнопке на панели инструментов, либо назначить для него некоторое сочетание горячих клавиш. После щелчка на любой из этих кнопок раскроется еще одно диалоговое окно, в котором необходимо будет сделать соответствующие назначения.

Для всех приложений в диалоговом окне Запись макроса есть и некоторые общие элементы.

Поле Имя макроса (Macro Name) - здесь указывается имя записываемого нового макроса. По умолчанию VBA помещает в это поле значение Макрос 1

Поле Описание (Description) - в него записывается произвольный текст-комментарий о том, для чего предназначен данный макрос. По умолчанию VBA заполняет это окно информацией о том, где и кем был создан данный макрос (дата записи макроса и имя пользователя).

Список Макрос доступен для (Store macro in) - содержит перечень тех документов, в которых создаваемый макрос может быть сохранен. В Word макросы сохраняются в файлах документа (. doc) или в файлах шаблонов документов (. dot), а в Excel - в рабочей книге (. xls). Выберите в этом раскрывающемся списке тот документ, в котором следует сохранить создаваемый новый макрос.

Прямым указанием о начале записи макроса во всех приложениях является щелчок на кнопке ОК в диалоговом окне Запись макроса. После щелчка на кнопке ОК в окно приложения будет выведена плавающая панель Остановка записи (Stop Record) - это свидетельствует о том, что запись макроса началась. При этом указатель мыши будет дополнен небольшим изображением магнитофонной кассеты. С этого момента все ваши действия будут записаны и помещены в макрос.

После начала записи макроса последовательно выполните все те действия, которые впоследствии должны будут автоматически выполняться при каждом запуске данного макроса. Иначе говоря, выполнение требуемых команд того приложения, с которым вы работаете, выбор горячих клавиш или ввод необходимых данных с клавиатуры - все это будет записываться в макрос. Когда требуемая последовательность действий будет выполнена, а значит, и создаваемый макрос уже полностью записан, щелкните на кнопке Останов записи, которая находится слева на панели инструментов Останов записи. В результате запись макроса прекратится, а вся последовательность выполненных вами действий будет сохранена в виде VBA-программы.

Как видно, панель инструментов Останов записи помимо кнопки Остановить запись содержит еще одну кнопку, которая называется Пауза. Если при записи макроса (в Word или Excel) потребуется временно приостановить процесс записи, щелкните на кнопке Пауза. Это может понадобиться в том случае, если необходимо будет выполнить какую-то подготовительную операцию, которая не должна стать частью макроса.

Главное преимущество языка VBA состоит в том, что он относится к языкам объектно-ориентированного программирования. В основу программирования на VBA положено такое понятие, как объект. Объект позволяет инкапсулировать данные, описывающие некоторый элемент, вместе с кодом, предназначенным для обработки этих данных, т. е объединить их в нечто целое, называемое объектом. В каждом VBA-приложении есть свой уникальный набор объектов с их собственными свойствами (характеристиками данного элемента) и методами (командами обработки этих свойств). В результате доступ к свойствам (т.е. характеристикам состояния некоторого элемента) возможен только с помощью его собственных методов (т.е. команд обработки этих свойств). Управление состоянием элемента осуществляется с помощью посылаемых ему сообщений, указывающих объекту на необходимость выполнить тот или иной метод для достижения требуемого результата. Сами сообщения генерируются системой в ответ на действия пользователя или действия других функционирующих в системе программ, называемых в этом случае событиями.

Одно из важнейших понятий объектно-ориентированного программирования - это понятие класса, описывающее типовую структуру сходных по назначению элементов. В системе хранится программное описание каждого используемого класса, на основании которого при необходимости создаются экземпляры объектов, представляющих конкретные элементы программной среды. Например, в программе может быть описан класс кнопки, отображаемой в окнах приложения. Каждая отдельная кнопка (экземпляр объекта этого класса) в любом окне приложения создается на основании этого описания, но отличается от других своими свойствами (размером, цветом, надписью, выполняемой по щелчку операцией и т.д.).

В языке VBA класс обычно описывается как некоторый проект, на основе которого создается конкретный объект. Класс определяет назначение объекта, его свойства и те действия, которые могут быть выполнены над этим объектом. С точки зрения программы сам по себе объект не представляет большого интереса, гораздо важнее то, какие действия можно совершить над этим объектом и какими свойствами он обладает. Действия, выполняемые над объектом, определяются набором его методов, а свойства данного объекта определяют его различные характеристики (размер, цвет, положение на экране и т.д.). Управлять характеристиками объекта программа может только с помощью его же методов, предоставляющих доступ к свойствам этого объекта.

Кроме методов и свойств объекта существует такое понятие, как событие. Событие - это некоторое действие, которое может быть выполнено в отношении объекта и на которое, следовательно, необходимо запрограммировать ответную реакцию данного объекта (отклик). Например, событием может быть щелчок на изображении объекта, нажатие клавиши на клавиатуре или перемещение указателя мыши над изображением объекта. Другими словами, события в системе возникают в результате действий пользователя, данной или другой программы или действий самой операционной системы. На каждое возможное и интересующее нас событие в программе должен быть описан соответствующий отклик, иначе программа не сможет отреагировать на данное событие и оно остается безответным. В целом суть программирования на языке VBA состоит в создании кода программ (методов), которые генерируют необходимые отклики на интересующие нас события.

Для создания базы данных нужно сначала запустить программу Microsoft Office Access 2003, для этого нужно проделать следующие действия: Пуск ? Программы ? Microsoft Office ? Microsoft Office Access 2003.

После этого откроется окно программы. Для создания новой базы данных нужно выполнить:

команду Файл ? Создать

в открывшемся окне диалога "Создание" выбираем "Новая база данных". На экране появится окно с запросом директории для новой базы данных, вводим имя базы Готовая, затем "ОК". После этого появится окно базы данных.

Рис. Окно базы данных

Создание таблиц, как и других объектов баз данных, начинается с активации окна базы данных. В этом окне выбирается элемент управления Таблицы, после чего на правой панели окна будет представлен список таблиц, уже входящих в состав БД. Если в базе нет таблиц, то на правую панель окна выводится только три элемента управления для создания новой таблицы: Создание таблицы в режиме конструктора, Создание таблицы с помощью мастера и Создание таблицы путём ввода данных.

Выбираем элемент управления ?Создание таблиц в режиме конструктора.

Рис. Создание таблицы в режиме конструктора

Программа Microsoft Access 2003 входит в состав программного пакета Microsoft Office 2003 и представляет собой мощную систему, обеспечивающую эффективную разработку и сопровождение баз данных.

СУБД Access ориентирована на работу с объектами, к которым относятся таблицы базы данных, запросы, а также объекты приложений для работы с базой данных: формы, отчеты, страницы, макросы и модули.

Множество мастеров Access позволяют автоматизировать процесс создания таблиц базы данных, форм, запросов, отчетов и страниц доступа к данным; анализировать таблицы БД и выполнять многие другие работы. Практически для любых работ имеется мастер (wizard), который поможет их выполнить.

В СУБД Access процесс создания реляционной базы данных включает создание схемы данных. Схема данных наглядно отображает таблицы и связи между ними, а также обеспечивает использование связей при обработке данных.может использовать данные различных СУБД. Непосредственно могут обрабатываться файлы Paradox, dBase, FoxPro, а также базы данных, поддерживающие стандарт открытого доступа к данным (Open Database Connectivity, ODBC): Oracle, Microsoft SQL Server, DB2, Sybase SQL Server и др.

СУБД Microsoft Access является системой управления реляционной базой данных, включающей все необходимые инструментальные средства для создания локальной базы данных, общей базы данных в локальной сети с файловым сервером или создания приложения пользователя, работающего с базой данных на SQL - сервере.

Диспетчером данных, выполняющим загрузку и сохранение данных в базе данных пользователя и системных базах данных, является ядро базы данных Microsoft Jet. Access 2003 построена на основе усовершенствованной версии ядра базы данных Microsoft Jet 4.0. Эта версия имеет более высокую производительность и улучшенные сетевые характеристики.2000 входит в состав Microsoft Office 2003 (в варианты Professional, Premium и Developer) и, как и другие компоненты Office 2003,работает в любой операционной среде.

В Access обеспечивается все возможности динамического обмена данными (Dynamic Data Exchange, DDE) с любым приложением Windows, поддерживающим DDE. Access поддерживает также механизм связывания и внедрения объектов (Object Linking and Embedding, OLE), обеспечивающий установление связи с объектами другого приложения или внедрение объекта в базу данных. Активизация внедренного объекта открывает программу, которая его создала, и пользователь может изменить объект. При установлении связи с объектом он по-прежнему сохраняется в файле объекта, а не в базе данных. За счет этого он может обновляться независимо, а в базе данных всегда будет представлена последняя версия объекта.

Внедряемыми или связываемыми объектами могут быть документы различных приложений Windows: рисунки, графики, электронные таблицы или звуковой файл.может использовать данные различных СУБД. Непосредственно могут обрабатываться файлы Paradox, dBase, FoxPro, а также базы данных, поддерживающие стандарт открытого доступа к данным (Open Database Connectivity, ODBC): Oracle, Microsoft SQL Server, DB2, Sybase SQL Server и др.

Интерфейс Accessимеет характерный для всех приложений Microsoft Windows удобный графический интерфейс, ориентированный на комфортную работу пользователя. Для работы с таблицами базы данных и другими объектами Access предоставляет многочисленные команды меню и контекстно-зависимые панели инструментов. Поскольку интерфейс приложений Microsoft Office унифицирован, пользователю требуется меньше времени на освоение приложения.

Пользователь имеет возможность с помощью мыши можно переносить объекты между различными базами данных. При этом необходимо запустить две задачи Microsoft Access. Возможен перенос таблиц и запросов Access в другие приложения, например, в Microsoft Word и Microsoft Excel.

В Access предусмотрено широкое использование технологии IntelliSense, которая помогает пользователю ориентироваться в выборе необходимых действий и обеспечивает высокую производительность труда пользователя за счет автоматизации выполнения основных функций. Выдача Помощником (Office Assistant) контекстно-зависимой справочной информации помогает принять решение, как лучше выполнить то или иное действие, или найти нужный инструмент в Access.

Справочная система Access 2003 построена на основе HTML и поэтому работа с ней не отличается от работы в программах просмотра Internet. При вызове справки ее окно теперь не заслоняет окно Access, которое автоматически изменяет размер, освобождая пространство для окна справки.

Всплывающие подсказки кратко описывают назначение кнопок панели инструментов при установке курсора мыши на них. Кроме того, предусмотрены более содержательные всплывающие определения. Они появляются при использовании кнопки Контекстная справка (Что это такое?) (What's This?), знак вопроса которой можно переносить на любой элемент в окне. В диалоговых окнах для получения всплывающего определения об их элементах используется кнопка , называемая Справка.

Пользователь может создать всплывающие подсказки для элементов управления форм и отчетов. Выполняется это простым заполнением строки свойств этих элементов управления. Кроме того, могут быть созданы контекстные справки и меню, привязанные к элементам управления форм и отчетов.

Объекты Accessориентирована на работу с объектами, к которым относятся таблицы базы данных, запросы, а также объекты приложений для работы с базой данных: формы, отчеты, страницы, макросы и модули.

Для типовых процессов обработки данных - просмотра, обновления, поиска по заданным критериям, получения отчетов - в Access имеются средства конструирования форм, запросов, отчетов и страниц. Объекты приложений состоят из графических элементов, называемых элементами управления. Основные элементы управления служат для связи объектов с записями таблиц, являющихся источниками данных.

При создании приложений пользователя также используются средства программирования, реализуемые объектами другого типа - макросами и модулями на языке программирования Visual Basic for Applications (VBA).

Каждый объект и элемент управления имеет свои свойства, определяя которые, можно настраивать объекты и элементы управления. С каждым объектом и элементом управления связывается набор событий, которые могут обрабатываться макросами или процедурами на VBA.

Объекты представлены в окне базы данных Access. Все операции по работе с объектами базы данных и приложений начинаются в этом окне.

Таблицы (Tables) создаются пользователем для хранения данных об одном информационном объекте модели данных предметной области. Таблица состоит из полей (столбцов) и записей (строк). Каждое поле содержит одну характеристику объекта предметной области. В записи собраны сведения об одном экземпляре этого объекта.

Запросы (Queries) создаются пользователем для выборки нужных данных из одной или нескольких связанных таблиц. Результатом выполнения запроса является таблица, которая может быть использована наряду с другими таблицами БД при обработке данных. Запрос может формироваться в виде запросов по образцу (QBE) или с помощью инструкции SQL - языка структурированных запросов. С помощью запроса можно также обновить, удалить или добавить данные в таблицы или создать новые таблицы на основе уже существующих.

Формы (Forms) являются основным средством создания диалогового интерфейса приложения пользователя. Форма может создаваться для ввода и просмотра взаимосвязанных данных базы на экране в удобном виде, который соответствует привычному для пользователя документу. Формы также могут использоваться для создания панелей управления в приложении.

Отчеты (Reports) предназначены для формирования выходных документов, содержащих результаты решения задач пользователя, и вывода их на печать.

Страницы (Pages) - Страницы доступа к данным являются диалоговыми Web-страницами, которые поддерживают динамическую связь с базой данных и позволяют просматривать, редактировать и вводить данные в базу, работая в окне браузера.

Макросы (Macros). Макрос является программой, которая содержит описание последовательности действий, выполняемых при наступлении некоторого события в объекте или элементе управления приложения. Каждое действие реализуется макрокомандой. Создание макросов осуществляется в диалоговом режиме путем выбора нужных макрокоманд и задания параметров, используемых ими при выполнении.

Модули (Modules) содержат процедуры на языке VBA. Могут создаваться процедуры - функции, которые разрабатываются пользователем для реализации нестандартных функций в приложении пользователя, и процедуры для обработки событий. В Access 2003 для удобства пользователя объекты базы данных могут быть объединены в группы по функциональному или иному признаку. Группы содержат ссылки на объекты базы данных различных типов.

В окне базы данных Access 2003 наряду со списком созданных объектов представлены ярлыки (shortcuts), которые предназначены для быстрого запуска мастеров или конструктора создания нового объекта.

Все таблицы базы данных, а также другие объекты Access: формы, запросы, отчеты, макросы и модули, построенные для этой базы, и внедренные объекты могут размещаться на диске в одном файле формата. mdb. Это упрощает технологию ведения базы данных и приложения пользователя. Обеспечивается высокая компактность размещения всех объектов БД на диске и эффективность обработки данных. Страницы доступа к данным Access сохраняются в отдельных файлах, в файле БД размещаются только ссылки на них.

Диалоговые средства конструирования объектовпредоставляет в распоряжение непрограммирующего пользователя разнообразные диалоговые средства, которые позволяют ему создавать приложения, не прибегая к разработке запросов на языке SQL или к программированию макросов или модулей на языке VBA.

Для автоматизации создания объектов БД - таблиц, запросов по примеру (Query By Example, QBE), схемы базы данных, и объектов приложения (форм, отчетов, страниц) используются специализированные диалоговые средства, называемые конструктором (Design). Конструктор предоставляет пользователю набор инструментов, с помощью которых можно быстро создать и модифицировать объект. Для конструирования макета форм, отчетов и страниц используется панель элементов, которая появляется при вызове конструктора.

Предусмотрено автоматическое конструирование форм, запросов, отчетов, страниц и их элементов с помощью программ-мастеров и команд, начинающихся с приставки "авто".

В Access 2003 для упрощения внесения изменений в объекты базы данных; разработана технология интеллектуальной замены имен объектов в базе данных. При этом автоматически исправляются ошибки, вызванные переименованием таблиц, полей, форм, отчетов, запросов, текстовых блоков или других элементов управления. Реализуется за счет того, что каждый именуемый объект (или элемент) базы данных имеет внутренний уникальный идентификатор, имя является только псевдонимом. При переименованиях изменяется лишь псевдоним и при необходимости корректируются все ссылки на объект из других объектов. Для применения этой технологии следует до создания объектов установить соответствующие параметры в разделе Автозамена имен (Name AutoCorrect) на закладке Общие (General), открываемой через меню Сервис|Параметры (Tools|Options).

Теперь необходимо заполнить Имена полей и выбрать Типы данных. По окончании заполнения через меню Файл ? Сохранить как сохраняем полученную таблицу с требуемым именем.

Разработаем схему данных, (создание связей между таблицами). Для этого:

нажимаем по кнопку на панели инструментов (или команда Сервис, Схема данных). На экране появится окно <<Схема данных>>;

щёлкаем по кнопке на панели инструментов (или команда Связи, Добавить таблицу);

в появившемся окне будет выделено название одной таблицы. Щелкаем по кнопке <Добавить>, переводим выделение на имя следующей таблицы и щелкните по кнопке <Добавить>. Аналогично добавляем оставшиеся таблицы;

закройте окно, щелкнув по кнопке <3акрыть>;

чтобы не выполнять все вышеописанные действия, можно просто перетащить мышкой таблицы из окна "Базы данных Таблицы" в окно "Схема данных";

создадим связь между таблицами.

устанавливаем флажок ("галочку") в свойствах Обеспечение целостности данных, Каскадное обновление связанных полей и Каскадное удаление связанных записей;

щелкаем по кнопке <Создать>. Связь будет создана;

В созданной базе данных существует возможность правки, добавления, просмотра всех данных. Причем за счет связей при процессе правки одной из таблиц, будут автоматически изменяться данные в других таблицах.

Формы служат для ввода и просмотра данных в удобном для пользователя виде, который соответствует привычному для него документу. При выводе данных с помощью форм можно применять специальные средства оформления.

Для создания формы нужно открыть вкладку "Формы" окна базы данных и нажать кнопку "Создать"

Запросы позволяют выбирать данные из одной или нескольких связанных таблиц. Результатом выполнения запроса является результирующая таблица, которая наряду с другими таблицами может быть использована при обработке данных. С помощью запросов можно также обновлять, удалять или добавлять данные в таблицы. Основным назначением запросов является отбор данных по критериям поиска.

Отчёты предназначены для формирования выходных документов и вывода их на печать. По своим свойствам и структуре отчёты во многом подобны формам. Основное их отличие заключается в том, что в отчёте отображаются все данные и в них предусмотрена возможность группировать данные по различным критериям. Отчёты в отличие от форм могут содержать специальные элементы оформления, характерные для печати документов: колонтитулы, номера страниц и т.д.

Отчёты, так же как и формы, можно создавать с помощью конструктора или мастера отчётов. Используется также автоматическое создание отчётов.

Последовательность действий при формировании отчёта с помощью Мастера такая же, как и при создании формы. Дополнительными являются два шага: добавление уровня группировок и задание требуемого порядка сортировки. Добавление уровня группировки позволяет выводить записи, объединённые по выбранным полям. Например, при задании уровня группировки по полю Должность записи будут сгруппированы по конкретному значению этого поля. Access автоматически сортирует данные по группирующим полям, а внутри группы можно также задать сортировку по любому из полей, входящих в группу.

По каждой из групп при необходимости можно подводить итоги. Для получения итоговых значений по числовым полям необходимо после добавления уровня группировки в диалоговом окне Создание отчётов щелкнуть на кнопке Итоги, после чего для соответствующего числового поля выбрать требуемые функции. При выборе функции Sum (суммы) для какого-либо поля Access не только автоматически подсчитает сумму значений для каждой группы, но и подведёт итоги по всем записям выбранного поля. Программа предусматривает вывод как данных (записей) и итогов, так и только итогов. Если не задан уровень группировки, то кнопка "Итоги" становится недоступной.

Из режима просмотра пользователь может скопировать отчёт в виде отдельного файла текстового редактора Word или электронной таблицы Excel. Для этого необходимо щёлкнуть на кнопке "Связи с Office", расположенной на панели инструментов "Предварительный просмотр".

Для создания отчета следует нужно открыть вкладку "Отчеты" в окне базы данных и нажать кнопку "Создать" в верхней части окна базы данных.

2.3 Технологическое обеспечение задачи (комплекса задач, АРМ)

2.3.1 Организация технологии сбора, передачи, обработки и выдачи информации

Технологический процесс автоматизированной обработки информации представляет собой совокупность операций, выполняемых в определенной последовательности, - от сбора исходной информации до получения результатной информации.

Под операцией понимается комплекс действий, выполняемых над информацией на рабочем месте.

Разработка технологического процесса должна обеспечить максимальную автоматизацию процессов обработки информации при использовании различных технологических средств и высокую достоверность получения результатной информации при минимальных трудовых и стоимостных затратах.

Состав операций и последовательность их выполнения зависят от характера решаемых задач и имеющегося комплекса технических средств на каждом уровне обработки.

Характер задач в основном определяется объемами обрабатываемой информации, периодичностью решения, а также сложностью алгоритмов ее преобразования. Решение задачи на каждом уровне обработки может выполняться разными способами с применением различных вычислительных средств методов контроля.

При определении состава операций технологического процесса создается возможность выбора наиболее рационального способа обработки информации.

2.3.2 Схема технологического процесса сбора, обработки и выдачи информации

Технологический процесс начинается со сбора данных. Сбор данных осуществляется с бумажных носителей и текстового редактора Excel.

Входные данные заносят в справочники вручную, а расценки автоматически. Далее идет операция ввода данных в ЭВМ. Контроль вводимых данных осуществляется приемщиками вручную. Также существует контроль через информационные системы, который осуществляется автоматически.

Сортировку и корректировку данных осуществляет оператор по мере поступления новых данных.

Передача информации по каналам связи осуществляется с помощью электронной почты. Вся информация хранится в архиве на бумажных носителях.

Технологическая схема сбора, обработки и выдачи информации представлена на рисунке 2.2.

Рисунок 2.2 Технологическая схема сбора, обработки и выдачи информации

·первичные документы

·отчеты

·сводки

·инвентаризация

Технологический процесс машинной обработки экономической информации представляет собой совокупность операций, осуществляемых в строго определенной последовательности с начального момента до окончательного получения заданных результатов. Его можно подразделить на четыре укрупненных этапа: первичный, подготовительный, основной и заключительный. На первичном этапе осуществляется сбор исходных данных, их регистрация и передача для ввода в ЭВМ. Подготовительный этап охватывает операции по приему, контролю и регистрации входной информации и переносу ее на машинные носители. Основной этап обеспечивает непосредственную обработку информации на ЭВМ. На заключительном этапе осуществляется контроль, выпуск и передача результатной информации потребителю.

В условиях диалоговой обработки внемашинная и внутримашинная технологии тесно связаны друг с другом и не имеют четкой границы, также как и нет четкого разграничения подготовительного, основного и заключительного этапа технологического процесса. Это происходит по причине того, что работа в диалоговом режиме не имеет заранее определенной последовательности действий. Поэтому схема технологического процесса в диалоговом режиме представляет собой совокупность технологических операций, соответствующих схеме диалога задачи и представлена в виде схемы работы системы (см. рис.33.).

Сбор и регистрация информации - это процесс перевода информации во входные данные, представленные в двоичных кодах. В разных системах сбор и регистрация различны, но можно выделить общие черты:

Сбор информации - это преобразование потока осведомляющей информации, поступающей от объекта управления путём восприятия и превращения в документ.

Подготовка информации - это процесс выбора информации, так как модель предметной области накладывает ограничения на состав и формат вводимых данных.

Контроль - это этап, направленный на предупреждение, выявление и устранение ошибок в информации.

Передача информации - это обмен данными между процессами в ИТ.

Передача может осуществляться:

по каналам связи

с помощью сетевых процедур.

Операции сетевых процедур включают:

1.Коммутация

2.Адресация и маршрутизация потоков данных

.Передача данных по каналам связи.

Передача данных по каналам связи включает:

.Кодирование - декодирование

2.Модуляцию - демодуляцию

.Согласование и усиление сигналов

Технология обмена данными строится на базе двух компонент:

.Физическая: устройства ввода/вывода, модемы, усилители.

2.Программная: ПО сетевого обмена, ПО кодирования - декодирования.

Обработка информации - преобразование информации. Модель обработки данных включает:

. Модель организации вычислительного процесса Это программы управления ресурсами. Представлены они программами системного управления компьютером. Комплексы таких алгоритмов и программ получили название ОС.

. Модель автоматизированной обработки данныхЭто совокупность программ для решения формализованного преобразования исходных данных в результат.

. Модель процедуры отображения данных это ПО преобразования данных, представленных в виде машинных кодов в воспринимаемую человеком информацию, несущую смысловое содержание в виде текста, графики, звука и мультимедиа.

Хранение информации - это создание, хранение и поддержка в актуальном состоянии информационного фонда, необходимого для решения функциональных задач системы управления. С хранением напрямую связан поиск данных - это выборка нужных данных. Хранение состоит из ряда основных процедур:

. Хранения (Состоит в том, чтобы сформировать и поддерживать структуру хранения данных в памяти.)

.Выбор хранения

. Актуализация (Поддержка хранимых данных на уровне, соответствующем информационным потребностям решаемых задач в системе, где организовано ИТ.) 4. Извлечение данных из базы (связано с процедурой выборки).

Для формирования физической реализации БД применяют 3-х уровневую систему моделей:

)Концептуальная схема информационной модели (описывает содержание предметной области, т.е. какая и в каком объёме должна храниться информация).

2)2) Логическая схема информационной базы (описывает формализованную структуру информации).

)Физическая схема (методы размещения данных определяет и доступ к ним на машинных носителях).

Приём - получение данных.

Анализ данных - анализ информации вручную или с помощью ПО.

3. Экономический раздел

3.1 Экономический анализ организации работы по расчету расходования материала на выполнение заказа до внедрения программного продукта

В г. Магнитогорске имеется компания по поставке гигиенической продукции известных фирм мира.

Расчет расходования материала на выполнение заказа осуществляет два (один) человек

Расчет расходования материала на выполнение заказа ведется технологом с помощью калькулятора.

Для правильного расчета расходования материала необходима справочная информации по контрагентам, видам оборудования, наличия заказа на складе, красочности, сложности заказа, виду оборудования.

Переработка большого количества информации на бумажных носителях и введения ее вручную влечет за собой огромные потери рабочего времени и ошибок в расчетах.

Следовательно, экономист, бухгалтер и кладовщик не всегда имеют точную информацию по конкретному заказному. Экономисту или бухгалтеру приходиться пересчитывать многие "Заказные" из-за чего теряется рабочее временя. И для того чтобы успевать делать свою основную работу вынуждены периодически (например, перед месячным отчетом) задерживаться после рабочего дня, что отрицательно сказывается на работоспособности и эффективности расходования рабочего времени.

Для удобства и автоматизации процессов нами была разработана АСИС предназначеная для контроля и учета поставок и заказов на предприятие, занимающимся данным видом деятельности. Данная система позволит автоматизировать процесс учета поставок и заказов и обрабатывать данные с большой скоростью, поскольку она разработана под современную электронно-вычислительную технику. Данный аспект обеспечивает пользователю удобный интерфейс и простоту в использовании.

3.2 Расчет стоимости программного продукта

Трудоемкость разработки программной продукции зависит от ряда факторов, основными из которых являются следующие: степень новизны разрабатываемого программного продукта, сложность алгоритма его функционирования, объем используемой информации, вид ее представления и способ обработки, а также уровень используемого алгоритмического языка программирования.

Чем выше уровень языка, тем трудоемкость меньше.

Трудоемкость разработки программной продукции ? может быть определена как сумма величин трудоемкости выполнения отдельных стадий разработки программного продукта из формулы (3.1)

, (3.1)

где - трудоемкость разработки технического задания на создание программного продукта;

- трудоемкость разработки эскизного проекта программного продукта;

- трудоемкость разработки технического проекта программного продукта;

- трудоемкость разработки рабочего проекта программного продукта;

- трудоемкость внедрения разработанного программного продукта.

Трудоемкость разработки технического задания рассчитывается по формуле (3.2)

, (3.2)

где - затраты времени разработчика постановки задачи на разработку технического задания, [чел/дни];

- затраты времени разработчика программного обеспечения на разработку технического задания, [чел/дни].

Их значения рассчитываются по формулам (3.3) и (3.4)

, (3.3) , (3.4)

где - норма времени на разработку технического задания на программный продукт;

- коэффициент, учитывающий удельный вес трудоемкости работ, выполняемых разработчиком постановки задачи на стадии технического задания;

(совместная разработка с разработчиком ПО);

- коэффициент, учитывающий удельный вес трудоемкости работ, выполняемых разработчиком программного обеспечения на стадии технического задания;

(совместная разработка с разработчиком постановки задач).

Тогда

Трудоемкость разработки эскизного проекта рассчитывается по формуле (3.5)

, (3.5)

где - затраты времени разработчика постановки задачи на разработку эскизного проекта, [чел/дни];

- затраты времени разработчика программного обеспечения на разработку эскизного проекта, [чел/дни].

Их значения рассчитываются по формулам (3.6) и (3.7)

, (3.6) , (3.7)

где - норма времени эскизного проекта на программный продукт. В нашем случае

- коэффициент, учитывающий удельный вес трудоемкости работ, выполняемых разработчиком постановки задачи на стадии эскизного проекта. Принимается (совместная работа с разработчиком ПО).

- коэффициент, учитывающий удельный вес трудоемкости работ, выполняемых разработчиком программного обеспечения на стадии эскизного проекта. Принимается (совместная работа с разработчиком постановки задач).

Тогда

Трудоемкость разработки технического проекта зависит от функционального назначения программного продукта, количества разновидностей форм входной и выходной информации и определяется по формуле (3.8)

, (3.8)

где - норма времени, затрачиваемого на разработку технического проекта разработчиком постановки задач;

- норма времени, затрачиваемого на разработку технического проекта разработчиком ПО;

- коэффициент учета режима обработки информации. Принимаем =1,45 (группа новизны - Б, режим обработки информации - реальный масштаб времени);

- коэффициент учета вида используемой информации, определяется по формуле (3.9).

Принимается количество разновидностей форм входной информации - 1, количество разновидностей форм выходной информации - 2:

, (3.9)

где - коэффициент учета вида используемой информации для переменной информации;

- коэффициент учета вида используемой информации для нормативно-справочной информации;

- коэффициент учета вида используемой информации для баз данных.

Принимается (группа новизны - Б):

- количество наборов данных переменной информации;

- количество наборов данных нормативно-справочной информации;

- количество баз данных.

В данном случае:

Находится значение :

Тогда

Трудоемкость разработки рабочего проекта зависит от функционального назначения программного продукта, количества разновидностей форм входной и выходной информации, сложности алгоритма функционирования, сложности контроля информации, степени использования готовых программных модулей, уровня алгоритмического языка программирования и определяется по формуле (3.10)

, (3.10)

где - коэффициент учета сложности контроля информации. Принимается

- коэффициент учета режима обработки информации. Принимаем значение (группа новизны - Б, режим обработки информации - реальный масштаб времени)

- коэффициент учета уровня используемого алгоритмического языка программирования. Принимаем значение

- коэффициент учета степени использования готовых программных модулей. Принимаем

- коэффициент учета вида используемой информации и сложности алгоритма программного продукта;

- норма времени, затраченного на разработку рабочего проекта на языке программирования разработчиком постановки задач.

Выбирается (количество разновидностей форм входной информации - 1, количество разновидностей форм выходной информации - 2)

- норма времени, затраченного на разработку рабочего проекта на языке программирования разработчиком ПО. Выбирается (количество разновидностей форм входной информации - 1, количество разновидностей форм выходной информации - 2)

Значение коэффициент учета вида используемой информации и сложности алгоритма программного продукта определяется по формуле (3.11)

, (3.11)

где - коэффициент учета сложности алгоритма программного продукта и вида используемой информации для переменной информации;

- коэффициент учета сложности алгоритма программного продукта и вида используемой информации для нормативно-справочной информации;

- коэффициент учета сложности алгоритма программного продукта и вида используемой информации для баз данных.

Принимается (сложность алгоритма программного продукта - 3, группа новизны - Б):

Находится значение :

Тогда

Трудоемкость выполнения стадии "Внедрения" рассчитывается по формуле (3.12)

, (3.12)

где - норма времени, затрачиваемого разработчиком постановки задач на выполнение процедур внедрения программного продукта;

- норма времени, затрачиваемого разработчиком программного обеспечения на выполнение процедур внедрения программного продукта;

- коэффициент учета режима обработки информации. Принимется значение (группа новизны - Б, режим обработки информации - реальный масштаб времени).

Коэффициенты и были найдены выше:

Тогда

Общая трудоемкость разработки программного продукта:

Планирование и контроль над ходом выполнения проекта по разработке программного продукта проводят по календарному графику выполнения работ. Проект осуществляет небольшой (два человека), стабильный по составу коллектив исполнителей, поэтому для этих целей можно использовать ленточный график.

Для того чтобы определить продолжительность всех работ по созданию программного продукта рассчитывается продолжительность каждого этапа, исходя из соответствующих трудоемкостей и количества занятых участников на каждом этапе.

Расчет производится по формуле (3.13)

, (3.13)

где - трудоемкость i-ой работы, [чел/дни];- трудоемкость дополнительных работ, выполняемых исполнителем, [чел/дни];

- количество исполнителей, выполняющих i-ую работу.

Так как дополнительные работы на всех этапах отсутствуют, то продолжительность каждого этапа составляет:

Общее время выполнения проекта:

3.2.1 Определение цены программной продукции

Для определения стоимости работ необходимо на основании плановых сроков выполнения работ и численности исполнителей рассчитать общую сумму затрат на разработку программного продукта.

Затраты, образующие себестоимость продукции (работ, услуг), группируются в соответствии с их экономическим содержанием по следующим элементам:

нематериальные активы и затраты на оборудование (за вычетом стоимости возвратных отходов);

затраты на оплату труда;

отчисления на социальные нужды;

амортизация основных средств;

прочие затраты.

3.2.2 Расчет нематериальных активов и затрат на оборудование

В данной статье учитываются суммарные затраты на приобретение оборудования и нематериальных активов, требуемых для разработки данного программного продукта. Так как пакет Turbo Delphi с библиотеки уже установлен в организации, то стоимость его не учитывается. Результаты сведены в таблицу 20. Цены указаны по состоянию на январь 2010 года.

Таблица 20 - Затраты на оборудование и ПО

НаименованиеКоличество, штЦена за ед., руб. Сумма, руб. Access16000,006000,00Windows XP Home Edition RUS SP223408,006816,00Итого 12816,00

Затраты на ПО: руб.

Затраты, связанные с использованием вычислительной техники определяют по формуле (3.14)

, (3.14)

где - время использования ЭВМ для разработки данного программного продукта. Берем значение (количество разновидностей форм входной информации - 1, количество разновидностей форм выходной информации - 2)

- поправочный коэффициент учета времени использования ЭВМ.

Берется значение (сложность алгоритма ПП - 3; группа новизны - Б).

- цена одного часа работы ЭВМ,

- коэффициент учета степени использования системы управления базами данных;

- коэффициент учета быстродействия ЭВМ. Выбирается (более операций в секунду)

[руб.]

3.2.3 Расчет основной заработной платы

В данную статью включаются основная заработная плата всех исполнителей, непосредственно занятых разработкой данного программного продукта с учетом их должностных окладов и времени участия. Расчет проводится по формуле (3.15)

, (3.15)

где - месячный оклад i-го исполнителя, [руб.];

- трудоемкость работ, выполняемых i-м исполнителем, [чел. /дни] - определяются из календарного плана-графика;

- среднее количество рабочих дней в месяце. Принимается d=21 день.

Расчет затрат на оплату труда каждого исполнителя:

Суммарная заработная плата равна:

3.2.4 Расчет дополнительной заработной платы

В данной статье учитываются выплаты непосредственным исполнителям за время, не проработанное на производстве, в том числе: оплата очередных отпусков, компенсация за недоиспользованный отпуск, оплата льготных часов подросткам и другие. Дополнительная заработная плата рассчитывается по формуле (3.16)

, (3.16) где - коэффициент отчислений на дополнительную заработную плату.

Принимается .

Тогда дополнительная заработная плата с учетом коэффициента отчислений составит:

3.2.5 Отчисления на социальные нужды

В статье учитываются отчисления в бюджет социального страхования по установленному законодательством тарифу от суммы основной и дополнительной заработной платы. Расчет производится по формуле (3.17)

, (3.17)

где - коэффициент отчислений на социальное страхование.

Принимается

Тогда

3.2.6 Расчет амортизационных отчислений

Расчет ведется по формуле (3.18)

, (3.18)

где А - годовые амортизационные отчисления;

Т - время работы оборудования;

- действительный годовой фонд рабочего времени на ПЭВМ.

Цена ПЭВМ требуемая для разработки ПО представлены в таблице 21:

НаименованиеЦенаЦП: AMD Phenom II X4 925BOX (ядро Deneb 2,8ГГц, Socket AM3,L2-кеш 2 мб, L3-кеш 6 мб. 5200Системная плата: Gigabyte GA-MA770T-UD3P (Socket AM3, AMD770, 4хDDR3 1066\1333\1666 максимум до 16 Гб, PCIex16, 2xPCIe, 4xPCIe, IDE,6xSATA,8xUSB2,0, IEEE 1394a, S\PDIF-out, COM,LAN, 2xPS\2, аудио) 3200Память: 2048 Мб 1333МГц, DDR3 Kingston PC 10666 (KVR1333D3N9-2G) 2450Видеокарта: XFX Radeon HD 5750 1Гб GDDR5 (PCIex16,2xDVI,HDMI,DisplayPort) 6450Жесткий диск: Seagate Barracuda ST3320418AS 320Гб (SATA-2, 7200 об\мин, 16Мб) 2400Оптический привод: NEC AD-7243S-08LF (SATA, CD-ROM\R\RW, DVD-ROM\RAM, DVD-R\RW,DL)950Корпус: ASUS TA-881 (ATX, 450 Вт, 1х12см, 24+4 pin, 2xUSB, звук2200Монитор: BenQ SE2241 (TFT, 21,5 дюйм, 1920х1080, 5мс, 250кд\м3,1000: 1, VGA, DVI, HDMI. SCART, композитный, компонентный10500Мышь: A4TechXL-750BK (360dpi, лазерная, проводная) Клавиатура: A4TechKX-6MU-R-slim (проводная,104 осноных+13 дополнительных клавиш)1700Итого:

Данные для расчета амортизационных отчислений представлены в таблице 22.

Таблица 21 - Данные для расчета амортизационных отчислений

Цена ПЭВМ (на январь 2009 года), руб. 32890Процент на амортизационные отчисления, %12Годовой фонд рабочего времени на ПЭВМ (пятидневная неделя, 7,5 часовой рабочий день), час 1950

А=0,12·32890·2=7894 руб. Т=245,91·7,5=1844,3 [час.]

(из расчета 7,5 часового рабочего дня)

Всего амортизационные отчисления при разработке программного продукта составят:

руб.

3.2.7 Накладные расходы

В данную статью входят другие затраты, входящие в состав себестоимости продукции (работ, услуг), но не относящиеся к ранее перечисленным элементам затрат.

, (3.19)

где - коэффициент накладных расходов.

Принимается

Тогда

3.2.8 Итоговые результаты

Результаты расчетов затрат на разработку программного продукта приведены в таблице 23.

Таблица 23 - Результаты расчетов

Наименование статьиСметная стоимость, руб. Затраты на нематериальные активы и оборудование 24816Затраты на оплату труда162190Дополнительная заработная плата32438Отчисления в ФСС74677Амортизация оборудования7466Накладные расходы48657Итого 350244

Вывод: затраты на разработку программы составляют 248455 рублей.

Цена создания программного продукта с учетом норматива рентабельности определяется по формуле (3.20)

, (3.20)

где С - затраты на разработку ПП;

норматив рентабельности 30 %.

Ц = 350244·1,3 = 455317 [руб.]

Цена создания разрабатываемой программы составляет 455317 рублей.

Прибыль рассчитывается по формуле (3.21)

(3.21) Пр = 455317-350244= 105073 [руб.]

В результате расчетов было получено общее время выполнения проекта, которое составило 221,55 дня.

Величина получаемой прибыли от реализации программного продукта составила 105073 рублей.

3.3 Экономический эффект от внедрения программного продукта

Экономический эффект - это экономия денежных средств предприятия. Но экономическая эффективность от применения программы предназначенной для расчета расхода материала на выполнение заказа в полиграфии заключается не только в материальном выражении.

В данном случае при использовании данной программы, главным образом, получается экономия времени:

автоматизирован процесс расчета расхода продукции на выполнение каждого заказа;

определение итоговой цифры по виду материала, минуя длительную процедуру выписывания необходимого вида материала с последующим подсчетом итоговой суммы на калькуляторе или в таблице Excel;

автоматически заполненные данные в документе, который является первичным документом для дальнейшего учета и контроля, т.е. исключается дублирование работы;

Экономия рабочего времени предоставляет экономисту возможность эффективно и качественно выполнять поставленные перед ними функциональные задачи. Экономист своевременно сдает отчетную документацию, работа выполняется в установленные сроки и в течение рабочего дня, нет необходимости задерживаться после рабочего дня.

Сравнительный анализ затраченного времени для реализации работы по расчету материалов необходимых на выполнение заказа до внедрения и после внедрения созданного программного продукта отражен в таблице 24:

Таблица 24 - Сравнительный анализ экономии времени по одному "Заказному"

ПоказателиДо внедрения программного продуктаПосле внедрения программного продуктаОтклонения, минВвод информации по заявке заказчика в таблицу Excel, минуты15 --15Расчет необходимого количества материала на выполнение заказа на калькуляторе и запись расчета на бумажный бланк, минуты20--20Формирование свода по виду материала, минуты405-35Формирование файла для книги заказов, минуты_10+10Общее время на обработку информации, минуты7515-60Время за год на обработку информации, минуты33750067500-270000Расход за год на обработку информации, рубли541406108281-433125Затраты на разработку и внедрение ПП, рубли--350244+350244

До внедрения программного продукта технолог по сравниваемым показателям затрачивал 75 минут своего времени в месяц по одному заказу, после внедрения программы по тем же показателям используемое время сократилось до 15 мин.

Экономия времени составила 60 минут.

Учитывая количество заказа в год, расход времени по всем заказам до внедрения составила:

4500·75=337500 мин.

После внедрения:

4500·15=67500 мин.

Экономия времени после внедрения составила:

337500-67500=270000 мин.

Количество рабочего времени в месяц равно:

8·20=160 ч.

Оклад технолога составляет 16800 рублей в месяц.

Стоимость одного рабочего часа составит:

/160=105 руб. /ч.

Расход денежных средств в год до внедрения составил:

·105/60=590625 руб.

Расход денежных средств в год после внедрения составил:

·105/60=118125 руб.

Экономия денежных средств за год после внедрения составил:

- 118125= 708750 руб.

Благодаря экономии времени отдел по расчету материалов на заказ успешно выполняет работу в количестве одного человека.

Общая сумма экономического эффекта от внедрения программного продукта составила 708750 руб.

Определим срок окупаемости по формуле (3.22)

, (3.22)

где - затраты на создание ПП;

- экономический эффект от внедрения ПП.

Тогда срок окупаемости составит:

года

Экономический эффект от внедрения программного продукта составит 708750 рублей в год, срок окупаемости проекта - четыре месяца.

Заключение

В рамках дипломного проекта была разработана автоматизированная система управления заказами продукции и складского учета. В результате выполненной разработки были достигнуты следующие результаты.

Мы исследовали особенности управления компанией, изучили порядок оформления документов и сделали вывод о необходимости создания АИС, задали типовую схему и разработали программу на ее основе, отметили основную структуру типичной обучающей конструкции, собрали данные и провели обучение программы. После этого применили ее на практике.

При разработке АИС был пройден полный цикл проектирования программы от постановки задачи заказчиком до сдачи АИС в эксплуатацию:

уменьшение времени необходимого для учета заказов произведенных компанией;

автоматизация контроля заказов;

возможность длительного хранения информации о заказах в компании большого срока давности, для возможности более полного расчета эффективности деятельности компании;

своевременное получение информации о сроках оплаты за осуществленные поставки.

Автоматизация задачи обеспечивается с помощью базы данных Microsoft Access. База данных обеспечивает автоматический подсчет итогов тем самым, уменьшая объемы хранимой информации. Сложные запросы и отчеты с помощью мастеров Microsoft Access создаются автоматически.

Разработанная АИС позволяет достигнуть следующих эффектов.

Целесообразность разработки обуславливается наличием свободного сегмента рынка для реализации разработанной АИС. Экономический эффект от внедрения программного продукта составит 708750 рублей в год, срок окупаемости проекта - семь месяцев.

На основании вышесказанного можно сделать вывод о том, что разработка АИС является целесообразной и будет приносить реальную пользу при использовании ее в компании.

Литература

1.Автоматизированные информационные технологии в экономике: Учебник/ Под ред. проф. Г.А. Титоренко. М.: ЮНИТИ, 2007. - 399 с.

2.Бекаревич Ю.Б., Пушкина Н.В. Microsoft Access 2000. - СПб.: "БХВ - Санкт-Петербург", 1999.

.Белобородова В.А. Бухгалтерский учет с основами экономического анализа: Учебник, М: Финансы и статистика, 1982. - 352 с.

.Булгакова С.В. Бухгалтерский учет на предприятиях. М., Приор, 2005.

.Валебникова Н.В., Василевич И.П. Современные тенденции управленческого учета. Бухгалтерский учет. 2000. №18. С.53-59.

.Вахрушина М.А. Бухгалтерский управленческий учет: Учебник для вузов. - М.: ЗАО "Финстатинформ", 2000. - 533с.;

.Врублевский Н.Д. Построение системы счетов управленческого учета. Бухгалтерский учет. 2000. №17. С.63-68.

.Джон Вейкас. Эффективная работа с Microsoft Access 2000. СПб: Питер, 2001. - 1040 с.

.Друри К. Введение в управленческий и производственный учет: Учеб. пособие/ Пер. с англ. Эрнашвили Н.Д. - 3-е изд. перераб. и доп. - М.: Аудит, 1998. - 783 с.

.Ивашкевич В.Б. Управленческий учет в информационной системе предприятия / Бух. учет. - 1999. - №4. - с.99-102.

.Каратыгин С.А. Access 2000. Руководство пользователя с примерами. - М.: Лаборатория Базовых Знаний, 2000.

.Карпов Б. Microsoft Access 2000: справочник. - СПб: Изд-во "Питер", 2000.

.Карпова Т.П. Управленческий учет: Учебник для вузов. - М.: Аудит, ЮНИТИ, 1998. - 237с.

.Керимов В.Э. Управленческий учет: учебник. - М.: Дашков и К°, 2003.

.Козлова Е. П, Парашутин Н. В.,. Бабченко Т.Н. Галанина Бухгалтерский учет - 2-е изд., доп. - М.: Финансы и статистика, 2000. - 522с.

.Корчагина Л.М. Управленческие аспекты бухгалтерского учета на предприятии / Бух. учет. - 2001. - №7. - с.73.

.Кукукина И.Г. Автоматизация управленческого учет на предприятиях.М., 2003.

.Логинов А. Автоматизация управленческого учета.М., 2004.

.Набоков В.И. Менеджмент: Учеб. Пособие. - Екатеринбург: Изд-во Урал. гос. экон. ун-та, 2002. - 114 с.

.Наджиев Б.С. Быстрый старт. Microsoft Access 2000., М., Феникс, 2002.

.Осипов В.И. Проблемы автоматизации управленческого учета/ В.И. Осипов // Бухгалтерский учет - 2008 - №7 - с.75-76.

.Олейников А.Е. Автоматизированные информационные технологии.М., Феникс, 2007.

.Палий В.Ф., Палий В.В. Счета управленческого учета. Бухгалтерский учет. 2001. №7. С.73-78.

.Палий В.Ф., Палий В.В. Управленческий учет - новое прочтение внутрихозяйственного расчета. Бухгалтерский учет. 2000. №17. С.60-62.

.Пашигорева Г.И., Савченко О.С. Цели и задачи управленческого учета. Бухгалтерский учет. 2000. №19. С.63-65.

.Плещеев В.В. Базы данных. Visual FoxPro, Access, SQL Server, Oracle с примерами и упражнениями: Учеб. пособие.2-е изд., испр. и доп. - Екатеринбург: Изд-во Урал. гос. экон. ун-та, 2003. - 322 с.

.Рузакова О.В. Проектирование экономических информационных систем: Учеб. пособие.2-е изд., перераб. и доп. - Екатеринбург: Изд-во Урал. гос. экон. ун-та, 2004. - 166 с.

.Скворцов Е.В. Экономические информационные системы.М., Проспект, 2005.

.Скляренко В.К. Экономика предприятия. М., 2007.

.Управленческий учет: Учебное пособие / Под ред. А.Д. Шеремета. - 2-е изд., испр. - М.: ИДФБК-ПРЕСС, 2002. - 512с.

.Ходарев А. автоматизация управленческого учета. М.: ЗАО "Финстатинформ", 2000. - 533с.

.Шеремет А.Д. Управленческий учет: Учебник. - М.: Финансы и статистика, 2000. - 334с.

.Юрков Т.И. Экономика предприятия. М., 2004.

Содержание Введение 1. Аналитическая часть 1.1 Технико-экономическая характеристика предметной области ООО "КЛАСС-СЕРВИС" 1.2 Экономич

Больше работ по теме: