Разработка системы управления рекламной деятельностью фирмы на примере ООО "Амбер-групп"

 

ВВЕДЕНИЕ

Разработка системы управления деятельностью фирмы является актуальной темой в наше время. Правильно управлять организацией - значит оказывать необходимое влияние на производительность работы сотрудника или организации в целом для достижения поставленной цели. Система управления организации разработана для того, чтобы все происходящие в ней процессы реализовывались своевременно и качественно.

Система управления организацией включает в себя совокупность всех служб организации, всех подсистем и коммуникаций между ними, а также процессов, обеспечивающих заданное функционирование организации.[27]

Система управления организации - ключевое понятие Теории организации, оно тесно связанно с целями, функциями, процессом управления, работой менеджеров и распределением между ними полномочий во исполнение определённых целей.[23, с.17]

Задачей системы управления является организация профессиональной управленческой деятельности, которую анализируют как процесс (совокупность действий, которые ведут к образованию взаимосвязей между частями целого), либо как явление (объединение элементов для реализации миссии организации).

Коротков Э.М. считает, что эффективность организации следует определять через оптимальное взаимодействие между различными аспектами организации (документооборот, связь между отделами).[19]

Анализ, разработка и совершенствование системы управления организации способствует дальнейшему достижению поставленных целей и задач.

Актуальность дипломной работы состоит в том, что любая современная компания нуждается в качественной системе управления. Чем эффективней система управления, тем выше работоспособность компании в целом. В дальнейшем повышается имидж компании, конкурентоспособность на рынке услуг, значительно сокращается время на обработку информации.

Системы управления разработаны людьми для реализации их целей. Они разработаны с учетом всех необходимых требований для определенной сферы бизнеса. Необходимо внедрить в компанию такую систему управления, чтобы она удовлетворяла все потребности компании.

Проблемами разработки системы управления, разработки теоретических основ управленческого процесса, а также практических рекомендаций для разработки системы управления деятельности занимаются многие исследователи. Например, Граждан В.Д., Коротков Э.М., Меняев М.Ф., Смирнов Э.А., Щербина В.В., Дорф <#"justify">1.изучить понятие управления;

2.раскрыть содержание и разработку системы управления организацией;

3.рассмотреть деятельность компании ООО «Амбер-групп»;

4.проанализировать финансово-хозяйственные показатели;

.изучить существующую систему управления;

6.предложить внедрение нового программного продукта для системы управления;

7.выявить положительные аспекты от внедрения предложенной программы.

Первичной информацией для дипломной работы послужила внутренняя документация ООО «Амбер-групп».

Научная значимость данной работы состоит в том, что в ней обобщены теоретические основы известных авторов по проблемам организации эффективной системы управления.

Практическая значимость данной дипломной работы состоит в том, что ее выводы и рекомендации могут быть использованы в компании ООО «Амбер-групп» для повышения эффективности управления.

Содержание дипломной работы.

Первая глава работы посвящена теоретическим аспектам системы управления организацией.

Во второй главе рассматривается деятельность компании ООО «Амбер-групп».

Третья глава посвящена разработке системе управления и внедрению новой программы Teamwox.

В дипломной использовались следующие методы:

анализ литературы;

теоретический анализ,

классификация;

обобщение.

ГЛАВА 1. Теоретические аспекты системы управления организацией

1.1.Сущность управления

В наше время очень важно правильно управлять организацией, от этого зависит не только прибыль организации, но и эффективность рабочего процесса в целом.

Организация управления в компаниях имеет традиционный характер, что приводит к неэффективной работе всего коллектива. Для совершенствования управления в компании руководителю необходимо расширять диапазон знаний, применять их на практике и постоянно совершенствовать.[13, с. 11]

Необходимо уделять внимание всем составляющим компании: документообороту, клиентам, отчетам, организации связей между персоналом и многому другому. Следует организовать эффективную систему управления организацией. Она поможет оптимально организовать работу внутри организации.

Возникает необходимость внедрения программ, применения методов анализа, использования новейших средств связи и информационных систем. Необходимо проводить анализ и исследования для построения будущей системы управления. Руководитель является частью системы, он понимает, что в ней происходит и сможет усовершенствовать ее. Он обязан наблюдать за эффективным принятием решений в компании в компании, а также нести ответственность за выполнения этих решений его сотрудников.

Оценить эффективность системы управления можно с помощью результатов ее работы и достижение поставленных целей.

В 30-х-40-х годах двадцатого столетия психолог Элтон Мэйо исследовал проблемы организационного поведения и управления в организациях. Выдвинул предложение в рассмотрении организации как общины, и попробовал ей управлять. В его трактовке люди были членами организации, он выделял право на личное мнение каждого, индивидуальное проявление своих способностей, взаимоотношения внутри и вне организации. Организация в его понимании - это социотехническая система, или же взаимодействие группы людей с определённой техникой. Система межличностных отношений и техническая система могут пересекаться. От технической системы зависят социальные отношения, а от межличностных отношений зависит производственная система. Итог прост - организация есть сложная, разнородная система.[10, с. 4]

Управлять организацией, это значит, что необходимо влиять на работника, на его производительность, на группу людей или предприятия в целом для достижения поставленной цели.[3, с.41]

"Управлять - значит вести предприятие к его цели, извлекая максимальные возможности из всех имеющихся в его распоряжении ресурсов", - так охарактеризовал процесс управления Г. Файоль.[27]

Группы людей являются объектом управления, которые занимаются определенной производственно-хозяйственной деятельностью, а субъект управления - это группа людей, осуществляющих воздействия на объект управления с целью достижения поставленных целей.

Процесс управления преследует за собой последовательность действий, которые в итоге обеспечивают реализацию целей, которых ставит перед собой организация. Происходит процесс воздействия на сотрудников для достижения цели. Также происходит влияние на систему в целом, с целью поддержания ее состояния, либо усовершенствования состояния компании.

Процесс соединяет все человеческие и материальные ресурсы для выполнения поставленных задач, которые стоят перед организацией.

Управлять предприятием - это значит обеспечить рост экономических показателей, а достигнуть этого можно с помощью важнейшее условие обеспечения роста его соответствующей системы управления организацией.[33, с.43]

1.2 Характеристика системы управления

Системой является взаимосвязь элементов, которые образуют целостность и единство, а также находятся в отношении связи друг с другом.

Правильно организовать связь между сотрудниками оказывает большое влияние на работу всей организации. Система управления является совокупностью подсистем, элементов, коммуникации систем и подсистем, а так же процессов, которые обеспечивают необходимое, качественное функционирование организации. Система управления любой организации является сложной системой, созданной для сбора, анализа и переработки информации с целью получения максимального конечного результата при определенных ограничениях (наличия ресурсов, например). Система управления организации построена для того, чтобы все протекающие в ней процессы осуществлялись своевременно и качественно.[12, с.134]

Система управления организацией включает в себя взаимосвязь всех служб организации, всех коммуникаций и подсистем между ними, а также процессов, обеспечивающих заданное функционирование. Систему управления можно рассматривать как некий механизм (организация), или как управленческую деятельность.

В этой системе происходит весь управленческий процесс, в котором участвуют все сотрудники организации. Она устроена для того, чтобы все процессы, происходящие в ней, выполнялись качественно и своевременно.

Ее можно рассмотреть как подсистему организации, частью которой являются группы людей находящихся во взаимоотношении друг с другом. Функции этих подсистем заключаются в решении определенных проблем организации и последующем выполнении набора действий, в итоге которых выносятся решения.

В любой организации существует система управления, даже если руководитель об этом не задумывался. В системе управления также есть объект и субъект. Объектом является производственный процесс, а субъектом управленческие службы предприятия.

Система управления организацией работает на основе определенных правил, либо закреплена документально, имеет инструкции и положения. Каждый сотрудник выполняет определенный набор функций.

Для развития и совершенствования организации необходимо анализировать систему управления.

Существуют некие требования, предъявляемые к этим системам. По ним можно дать оценку эффективности системы управления. При выполнении этих требований будет выполняться эффективное функционирование системы управления.

К этим требованиям можно отнести:

·наличие прямых и обратных связей;

·наличие контролирующего параметра;

·существование в системе управляющего параметра;

·определяемость (детерминированность) элементов системы;

·динамичность системы.

Дадим краткую характеристику этим требованиям.

Первое требование это наличие прямых и обратных связей. В системе управления необходимо наличие этих связей. Должен осуществляться прием и передача входящей и исходящей информации. Ни одна организация не может функционировать без этого требования.

Второе требование, которое предъявляется к системам управления - существование в ней контролирующего параметра, а именно такого элемента, который будет регулярно контролировать состояние субъекта управления, не оказывая при этом на него (или на другой элемент системы) управляющего воздействия.

Обработку любого сигнала выполняет субъект управления. Сотрудник аппарата управления, выполняет функцию контролирующего параметра в системе управления.

Например, реализацию рекламного проекта курирует координатор проектов. Любые управленческие решения в системе управления должны проходить только через элемент, выполняющий функции контролирующего параметра.

Следующее требование - наличие управляющего параметра. Управляющим параметром можно назвать элемент, с помощью которого можно управлять деятельностью отдельными элементами или организации в целом, т.е. это руководитель. Он обязан отвечать за работу подразделения, воспринимать управляющие сигналы руководства организации, организовать их выполнение, нести ответственность за выполнение всех управленческих решений.

Руководитель выполняет работу по выполнению поручения, распределяет задания, если все это выполняется, то наличие управляющего параметра можно считать выполненным

Если отсутствует управляющий параметр, значит организация не имеет стиля руководства.

Четвертое требование - определяемость (детерминированность) элементов системы. Должно происходить взаимодействие подразделений органов управления, вследствие этого деятельность одного элемента (управления, отдела) сказывается на других элементах системы. Если действия отдела не влияют на другие подразделения, то такой отдел не реализует ни одну из целей функционирования организации и является лишним в системе управления.

Завершающее требование системы управления - динамичность. Она характеризуется способностью под влиянием внешних и внутренних негативных воздействий оставаться некоторое время в неизмененном качественном состоянии.[12, с.129]

Любые воздействия среды оказывают влияние на систему, стремясь нарушить ее. В самой системе также могут появиться возмущения, которые стремятся разрушить ее «изнутри». Бывает такое, что в организации нет достаточного количества квалифицированных кадров, отсутствие ответственных работников, плохие условия работы и т.д. Негативным влиянием внешней среды могут быть указы вышестоящих организаций, изменения ситуаций на рынке, экономические и политические факторы.

Несмотря на негативное воздействие, орган управления любого уровня вынужден перестраиваться и приспосабливаться к изменившимся условиям.

С целью обеспечения быстрого перестроения системы в условиях изменения среды в системе управления должен быть элемент, фиксирующий факт появления возмущения; система должна обладать минимально допустимой инерционностью, чтобы своевременно принимать управленческие решения, в системе управления должен быть элемент, фиксирующий факт упорядочения состояния системы в соответствии с изменившимися условиями. В соответствии с этими требованиями в структуре управления предприятием должен быть отдел совершенствования структуры управления.

Система управления отражает совокупность всех элементов, подсистем и коммуникаций между ними, обеспечивающих заданное функционирование организации и поэтому правильная организация этих элементов приносит большие преимущества в компанию.

1.3 Разработка системы управления

Система управления должна быть эффективной. К признакам ее эффективности можно отнести: оперативность, надежность, качество принимаемых решений; минимизацию связанных с этим затрат времени; экономию общих издержек и расходов на содержание аппарата управления; улучшение технико-экономических показателей основной деятельности и условий труда. Эффективность функционирования системы управления можно повысить с помощью более надежных обратных связей, своевременности и полноты информации, учета социально-психологических качеств участников обеспечения оптимального размера подразделений.

Разработка системы управления организации влечет за собой реализацию целей и задач. Основное предназначение системы - это контроль и управление любыми бизнес-процессами предприятия. Руководству высшего уровня необходимо создать эффективную систему управления.

Для этого необходимо выполнить несколько задач:

. Анализ существующей системы.

Руководитель должен проанализировать существующую систему управления, найти минусы и плюсы данной системы, что не хватает в данной системе. Можно ли реабилитировать систему управления, либо создать новую.

. Обозначение и постановка проблемы

Необходимо описать те проблемы, которые необходимо решить с помощью новой системы управления, доказать чем она эффективнее существующей. Почему появилась необходимость в реорганизации.

. Проектирование.

Руководитель должен представить, а в дальнейшем и построить некую модель будущей системы управления. Это может выглядеть как блок-схема, либо в виде программы внедренной в организацию. Необходимо сделать план процесса, определить что необходимо делать, кто это будет делать, каким образом это будет реализовываться, какие затраты понесет компания.

. Внедрение.

Применение системы управления в организации. Обучение сотрудников.

. Подведение итогов от внедрения новой системы управления.

Рассмотрение плюсов и минусов, устранение недостатков. Работа с системой дальше, либо устранение.[8, с. 55]

Правильно созданная система управления позволяет эффективно функционировать компании и быть конкурентоспособными на рынке.

teamwox рекламный программа

1.4 Особенности рекламной деятельности фирмы

Реклама - средство массовой информации, имеющее коммерческий характер, разработано для стимулирования сбыта продукции или услуги, распространенное любым способом и адресованная неопределенному кругу лиц.

Задача рекламы - побудить целевую аудиторию к выбору товара или услуги, а также осуществлению покупки. Для решения задачи рекламы используются различные приемы, средства, методы воздействия на целевую аудиторию. Необходимо создать интересный, привлекающий внимание рекламный имидж рекламируемого объекта. Важно применять психологические воздействия на аудиторию, использовать цветовые эффекты, шрифты, форматы.[29, с.19]

Средства рекламы - информационные приемы, которые необходимо для получения рекламной информации до аудитории и для обеспечения необходимого эффекта от рекламного воздействия.

Рекламные средства делятся на две группы:

сообщение (его содержание и форма);

носитель рекламного сообщения (журнал, телевизионный канал).

Рекламная деятельность - организация и контроль эффективности рекламных мероприятий.[20]

Для того чтобы обеспечить известность продукту или услуге, а также увеличить торговый оборот, необходимо воспользоваться рекламой. Огромную роль в рекламной деятельности имеют методы и способы психологического и эмоционального воздействия на людей.

Цель рекламной деятельности - донесение информации от рекламодателя до целевой аудитории, вывод на рынок нового продукта, повышение продаж, разработка нового имиджа продукта или услуги.

Рекламной компании необходимо иметь следующее:

. разрабатывать креативную идею;

. давать аргументацию рекламы;

. предоставлять достоинства и характеристики товара;

. проводить такую рекламу, которая будет соответствовать качеству товара или услуги. Покупатель не будет приобретать дорогостоящий товар, если реклама смотрится дешево;

. правильно использовать рекламные средства, которые подходят выбранной целевой аудитории.

Средства распространения рекламы: телевидение, наружная реклама, реклама в прессе, реклама на транспорте, радио, выставки, печатные издания, Интернет, прямая рассылка и т.д.

Рекламное агентство - профессиональный коллектив, который реализует производственные и творческие функции, связанные с реализацией рекламной деятельности. [29, с.57]

Рекламные агентства предоставляют следующие услуги:

маркетинговые исследования рынка;

сегментация потребителей;

творческие решения;

производство готовой рекламной продукции;

обеспечение поддержки рекламной кампании за счет использования связей с общественностью и др.;

частичный набор услуг (специализация на какой-либо сфере деятельности).

Функции рекламного агентства:

связь между компаниями-заказчиками и средствами массовой информации;

услуги по созданию рекламы продукта;

связь с типографиями, модельными агентствами и т. д.

ГЛАВА 2. Характеристика ООО «Амбер-групп»

.1 Общие сведения о компании и предоставляемых услугах

агентство «Амбер Групп» создано в 2007 генеральным директором Марченко Юлией.агентство - это специализированная компания, которая организует мероприятия по заказу своих Клиентов. Мероприятия event-агентств имеют небольшую продолжительность, проходят в течение 1-4 дней для ограниченного круга людей, известных заказчику и имеют фиксированный бюджет, финансируются заказчиком / Клиентом.[29, с.103]агентство - это специальная фирма, которая занимается организацией различных праздников, мероприятий, выставок, банкетов, презентаций и много чего еще.[20]агентство «Амбер Групп» на данный момент является молодой и динамично развивающейся рекламной компанией.

В составе компании энергичная команда специалистов, имеющих опыт работы в рекламном бизнесе. Понимание этого позволяет качественно и оперативно разрабатывать и реализовывать проекты различной сложности.

Результат нелегкого труда это постоянные Клиенты и Партнеры, перед которыми компания ощущает глубокое чувство ответственности за результативность и эффективность выполненной работы.

При реализации проектов компания обеспечивает эффективную координацию от первоначальной идеи до ее конечного воплощения, применяя разнообразные методики успешного продвижения Бренда.[2]

Подход к работе: Профессиональные, креативные решения в области рекламы, маркетинга и паблик рилейшнз, в совокупности с индивидуальным подходом к каждому Клиенту, и, как результат долгосрочное и эффективное сотрудничество.

Клиенты компании из разных сфер деятельности:

Nokia, Garnier, Coca-Cola, Nivea, Royal Canin, Lindor, Samsung, Philips, Дарио, Агенство недвижимости «МИАН», Красавчик, Золотые луга и многие другие.

В 2011 году компания победила в профессиональном конкурсе «Дни выбора BTL-агентств»

«Дни выбора BTL-агентств» - это профессиональный конкурс, в котором на основании практического опыта сотрудничества участников рынка маркетинговых услуг (BTL) выделяют лучшие агентства, работающие на территории России. Основными критериями оценки являются соотношения «цены и качества», «креативности и эффективности», «надежности и профессионализма».

Каждая победа в таком конкурсе - это отдельная история успешного сотрудничества рекламных агентств. К проекту приковано внимание участников рекламного рынка многих городов России. С каждым годом география конкурса расширяется, число участников растет, а требования становятся все более высокими. И чтобы победить в проекте, агентства должны совершенствовать свою работу из года в год, накапливая бесценный опыт и повышая качество предоставляемых услуг.

Также большим достижением компании является сохранение и повышение своих позиций на рынке рекламных услуг, привлечение крупных клиентов, улучшение качества своих услуг.

Компания «Амбер-групп» оказывает следующие услуги:Promotions

·Консультации по продукту

·Сэмплинги

·Дегустации

·Подарок за покупку

·Лотереи и розыгрыши призов

·Игровой маркетинг (лотерея, конкурс, розыгрыш)

·Trade Promotions

·Мерчандайзинг

·Программы лояльности

·Акции «Тайный Покупатель»

·Аудиты

·Бонусные программы

·Семинары, тренинги, конференции

·концерты

·вечеринки

·корпоративные праздники

·выставки

·спонсорство массовых мероприятий

PR-направление

Медиапланирование (услуги журналиста, копирайтера)

Полная PR/рекламная поддержка различных проектов

Разработка сценарых планов

Разработка имиджа и истории проекта

Разработка и проведение сложных PR/рекламных кампаний

Создание информационных поводов

PR/рекламная поддержка концертных выступлений, вечеринок, клубных проектов, релизов, подготовка анонсирующих материалов и их последующее размещение в СМИ

Design

·разработка фирменного стиля (полиграфия, дизайн, изготовление)

·разработка и изготовление промо-формы

·услуги фотографа, видео оператора

·аэродизайн

2.2 Организационная структура компании

Генеральный директор принимает решения самостоятельно. Приказ начальника не обсуждается, высказываются все варианты и оцениваются всей группой. Преобладающий тип поведения - поддержка своих коллег, оказание им помощи, доверие и открытость. Общие цели объединяют коллег, также как и интересы. Но могут возникать конфликты, когда цели и ценности расходятся. Они решаются в кругу участников и больше не возникают.

В компании преобладает линейная структура. Каждый сотрудник и каждый начальник руководствуется положениями об отделах и должностными инструкциями. Причем в должностной инструкции четко определяется связь отделов и связь отдельных должностных лиц.

Между сотрудниками преобладает неформальное общение. Общение с другим человеком построено на взаимном принятии личностных свойств и достоинств, которое предполагает определенный уровень понимания, согласия, психологической близости.

Существуют премии, поощрения, а также и наказания. Эти методы регулируют управление.

Сотрудники поддерживают свой имидж, т.е. их квалификация всегда остается на должном уровне. Сотрудники компании стараются выполнять работу вовремя и качественно, т.к. не хотят увидеть разочарование со стороны директора.

В коллективе спокойная, дружелюбная обстановка. Сотрудники уважают друг друга, проводят различные мероприятия для общения вне рабочего времени и отмечают различные праздники.

Сотрудники поддерживают деловой стиль в одежде, а также в поведении. Коллеги сотрудничают между собой, в итоге их общие усилия дают отличные результаты.

Корпоративные принципы: сотрудники должны действовать в соответствии с искренними потребностями клиента, используя профессионализм и опыт для решения его проблем; собственные экономические выгоды не могут оправдать нарушения интересов клиента; получаемое вознаграждение должно быть заслужено; во избежание конфликта интересов отказаться от дел, которые могут причинить ущерб другому клиенту; успехи клиента, достигнутые с участием сотрудников компании, являются критериями успешности фирмы.

Генеральный директор компании осуществляет руководство финансовой и хозяйственной деятельностью компании, организацию работы и эффективного взаимодействия всех структурных подразделений, обеспечение и контроль выполнения обязанностей работников компании.

Руководитель проектов должен определять состав работ, необходимых для проработки и внедрения проекта, вести наблюдение за выполнением работы, определять цели, задачи и результат проекта, находить взаимосвязь между участниками команды проекта.

Координатору проектов необходимо информировать руководителя проектов о текущем процессе и значительных отступлениях координируемых проектов, создавать и наблюдать базы данных точек для проведения BTL-проектов (торговые точки, площади, ВУЗы и т.д.), стоимости их проведения, предоставлять ежемесячную отчетность руководителю проектов о прибыльности отдела в целом и по каждому проекту в отдельности.

Менеджер по промо-персоналу обязан обновлять и контролировать электронную/печатную базу промо-персонала, проводить собеседования с кандидатами на представленные в Агентстве вакансии, (выдача первоначальной информации о проектах - в печатном или электронном виде), выдавать заработную плату по проектам, проводить обзвон потенциального промо-персонала на проекты согласно требованиям промо акции, а также промо-персонала перед кастингом, тренингом.

Помощник менеджера по промо-персоналу должен разрабатывать и внедрять способы поиска и привлечения промо-персонала для работы на проектах агентства. (перманентное обновление объявлений на сайтах, в прессе, сотрудничество со студенческими центрами и бирже труда), выдавать необходимый промо-материал, строго по актам приемки-передачи материалов, хранящихся на складе.

На Рис. 2.1 изображена организационная структура ООО «Амбер-групп».

Рис 2.1 Организационная структура ООО «Амбер-групп»

2.3 Анализ финансово-хозяйственной деятельности ООО «Амбер-групп»

.3.1 Коэффициенты финансовой устойчивости

В данном разделе рассчитываются коэффициенты, характеризующие финансовую деятельность компании ООО «Амбер-групп» за 2009 - 2011 гг.

Для расчета данных коэффициентов необходимо воспользоваться данными Бухгалтерского баланса (за 2009 - 2011 гг.) и Отчетом о прибылях и убытках (за 2009 - 2011 гг.)

. Коэффициент независимости (собственности) показывает долю собственных средств в стоимости имущества предприятия (норма не ниже 0,7, если ниже неустойчиво). По данным таблицы №1 можно увидеть, что положение компании растет с каждым годом. Но даже в 2011г. показатель ниже нормы, это говорит о том, что положение компании неустойчиво. Возможно в 2012 году показатель будет выше, чем в предыдущих годах.

. Удельный вес заемных средств в стоимости имущества (норма не выше 0,3). Показывает, какая доля активов финансируется за счет заемных средств. Показатель превышает нормы, но не значительно. К концу 2011 года показатель стремится к норме.

. Соотношение собственных и заемных средств (чем меньше, тем лучше, не больше 1). Показывает эффективность использования собственного капитала. Показатель уменьшается к 2011 году, можно сделать вывод, что заемные средства уменьшаются.

. Удельный вес дебиторской задолженности в стоимости имущества (критическая величина равна 1). Показывает объем имеющейся дебиторской задолженности в общей стоимости имущества. Чем меньше, тем лучше. В данной компании показатель с каждым годом уменьшается.

. Удельный вес собственных и долгосрочных заемных средств в стоимости имущества. Показатель с каждым годом увеличивается, собственные средства занимают большую часть стоимости имущества.

Данные расчета представлены в Таблице 2.3.1

Таблица 2.3.1 Коэффициенты финансовой устойчивости

Показатели2009 н.г.2009 к.г.2010 н.г.2010 к.г.2011 н.г.2011 к.г.НормаКоэффициент независимости (собственности)0,570,570,570,60,60,60,5-0,8Удельный вес заемных средств в стоимости имущества0,430,430,430,40,40,40,2-0,5Соотношение собственных и заемных средств0,750,740,740,650,650,660,25-1Показатели2009 н.г.2009 к.г.2010 н.г.2010 к.г.2011 н.г.2011 к.г.НормаКоэффициент независимости (собственности)0,570,570,570,60,60,60,5-0,8Удельный вес заемных средств в стоимости имущества0,430,430,430,40,40,40,2-0,5

По данным расчетам можно сделать вывод, что компания финансово неустойчиво, имеет заемные средства, но не так много. Стоит обратить большое внимание на долю заемных средств в компании. Положение с каждым годом намного лучше, чем в предшествующих годах. Это говорит о том, что в дальнейшем возможны улучшения положения.

2.3.2 Коэффициенты платежеспособности или ликвидности

Коэффициенты платежеспособности (ликвидности) отражают способности компании погашать текущую задолженность за счёт имеющихся текущих (оборотных) активов.[4, с. 45]

1.Коэффициент абсолютной ликвидности (норма не ниже 0,2 - 0,25).

Чем выше его величина, тем больше гарантия погашения долгов, так как для этой группы активов практически нет опасности потери стоимости в случае ликвидации предприятия и не существует никакого временного лага для превращения их в платежные средства. Положение компании нестабильно и варьируется с каждым годом.

.Коэффициент покрытия краткосрочных обязательств (норма не ниже 0,7 - 0,8).Коэффициент покрытия дает возможность установить, достаточно ли ликвидных активов для погашения краткосрочных обязательств. В этом случае компания без проблем может покрывать краткосрочные обязательства.

. Общий коэффициент покрытия (норма не ниже 1).

Если общий коэффициент покрытия на уровне, это означает, что ему хватит для продолжения стабильной финансовой деятельности после погашения долгов.[4, с. 49]

В данной компании положение выше нормы и это говорит о том, что в компании не возникнет проблем после погашения долгов.

. Удельный вес запасов и затрат в сумме краткосрочных обязательств.

Показатель показывает, какую часть краткосрочных обязательств предприятие может погасить, реализовав материальные и товарные ценности.

Данные расчета представлены в Таблице 2.3.2

Таблица 2.3.2 Коэффициенты платежеспособности или ликвидности

Показатели2009 н.г.2009 к.г.2010 н.г.2010 к.г.2011 н.г.2011 к.г.НормаКоэффициент абсолютной ликвидности0,100,250,250,140,140,140,2-0,25Коэффициент покрытия краткосрочных обязательств с учетом дебиторской задолженности1,401,541,541,471,471,410,7-0,8Общий коэффициент покрытия1,331,461,461,381,381,33Не ниже 1Удельный вес запасов и затрат в сумме краткосрочных обязательств0,510,560,560,440,440,470,6

Компания способна погасить кредиторскую задолженность собственными силами. С каждым годом ее положение становится более устойчивым.

2.3.3 Показатели деловой активности

Показатели деловой активности позволяют проанализировать, насколько эффективно предприятие использует свои средства. Анализ деловой активности заключается в исследовании уровней и динамики финансовых коэффициентов оборачиваемости.[34, с. 83]

. Общий коэффициент оборачиваемости отражает эффективность использования всех имеющихся в распоряжении предприятия средств, вне зависимости от их источников. Показатель ниже нормы, компания не эффективно использует средства предприятия.

. Оборачиваемость запасов и длительность 1 оборота (365/К3.2.).

Чем меньше показатель оборачиваемости запасов в днях, тем меньше затоваривание, быстрее можно реализовать товарно-материальные ценности и, в случае необходимости, погасить долги. С каждым годом показатель увеличивается.

. Оборачиваемость собственных средств. Отражает скорость оборота собственного капитала предприятия.

Данные расчета представлены в Таблице 2.3.3

Таблица 2.3.3 Показатели деловой активности

Показатели2009 н.г.2009 к.г.2010 н.г.2010 к.г.2011 н.г.2011 к.г.НормаОбщий коэффициент оборачиваемости0,820,800,800,780,780,78Не ниже 1Оборачиваемость запасов17,5616,1316,1315,0715,0714,82-Длительность одного оборота (в год)20,7822,6422,6424,2224,2224,63-Оборачиваемость собственных средств1,431,401,401,291,291,30-

Компания использует свои средства не достаточно. Положение компании варьируется с каждым годом.

2.3.4 Коэффициенты рентабельности

Коэффициенты рентабельности - финансовые показатели, характеризующие прибыльность работы компании.[4, с.51]

1. Коэффициент рентабельности капитала, показывает сколько балансовой или чистой прибыли получено с 1 рубля стоимости имущества.

. Рентабельность собственного капитала, показывает сколько прибыли получено с каждого рубля, вложенного в собственный капитал.

3. Рентабельность продаж. Рентабельность продаж более правильно называть прибыльностью, обычно она обозначается термином маржа, т.е. разница между продажной ценой и себестоимостью (Margin), который понимается как коэффициент прибыльности, доходности продаж, но допустим также и вариант рентабельность продаж.[34, с. 107]

Данные расчета представлены в Таблице 2.3.4

Таблица 2.3.4 Коэффициенты рентабельности

Показатели2009 н.г.2009 к.г.2010 н.г.2010 к.г.2011 н.г.2011 к.г.НормаКоэффициент рентабельности капитала (валовая прибыль)0,120,180,180,180,180,21-Коэффициент рентабельности капитала (чистая прибыль)0,110,170,170,180,180,20-Рентабельность собственного капитала (валовая прибыль)0,210,310,310,300,300,34-Рентабельность собственного капитала (чистая прибыль)0,200,300,300,290,290,33-Рентабельность продаж (валовая прибыль)0,150,220,220,230,230,26-Рентабельность продаж (чистая прибыль)0,140,210,210,230,230,25-

Показатели рентабельности не большие, но с каждым годом они растут. Можно сделать вывод, что у компании низкий уровень рентабельности, но в дальнейшем он будет намного выше.

2.3.5 Показатели рейтинговой оценки

1. Показатель характеризует наличие собственных оборотных средств (коэффициент обеспеченности собственными средствами) (норма 0,1). Показатели выше нормы. Собственные средства компании в хорошем состоянии.

. Показатель характеризует степень общего покрытия всеми оборотными средствами срочных обязательств (коэффициент покрытия) (норма 2). Дает общую оценку платежеспособности предприятия. Платежеспособности предприятия в норме.

. Коэффициент интенсивности оборота авансированного капитала, характеризует объем реализованной продукции, приходится на рубль вложенных средств деятельности предприятия (норма 2,5). Показатель очень низкий.

4. Коэффициент эффективности управления предприятия характеризуется отношением величины выручки и прибыли от реализации (норма 0,48). Показатель с каждым годом растет и находится рядом с нормой.

5. Рентабельности предприятия (норма 0,2). Показатель эффективности использования основных средств предприятия, производственных ресурсов. Основные средства компания используются неэффективно.

Данные расчета представлены в Таблице 2.3.5

Таблица 2.3.5 Показатели рейтинговой оценки

Показатели2009 н.г.2009 к.г.2010 н.г.2010 к.г.2011 н.г.2011 к.г.НормаКоэффициент собственных средств0,340,330,330,370,370,350,1Показатели2009 н.г.2009 к.г.2010 н.г.2010 к.г.2011 н.г.2011 к.г.НормаКоэффициент покрытия1,511,51,51,591,591,532Коэффициент интенсивности оборотного авансируемого капитала0,190,190,190,20,20,22,5Коэффициент эффективности управления предприятия0,230,280,280,30,30,320,48Рентабельность предприятия0,050,070,070,080,080,090,2Рейтинговое число (норма 1,27):

R(2009)=1,02

R(2010)=1,12

R(2011)=1,08

Следует сказать, что положение компании нестабильно. 2010г. более благоприятный, чем 2009г. и 2011г. Возможно, в следующие года компания улучшит свои результаты. Компания имеет большой объем собственных оборотных средств, высокую степень общего покрытия всеми оборотными средствами срочных обязательств, низкий объем реализованной продукции, а уровень рентабельности не соответствует нормативному значению.

В итоге следует сделать вывод о том, что финансовое состояние компании «Амбер-групп» положительное и имеет стабильный характер. Деятельность компании эффективна. Компания способна погасить кредиторскую задолженность.

2.4 Анализ внешней и внутренней среды компании ООО «Амбер-групп»

.4.1 Характеристика внешней среды деятельности ООО «Амбер-групп»

Существует множество внешних факторов, влияющих на организацию: экономические, социо-культурные, конкурентные, политические, демографические, географические, финансовые, мировые, технико-технологические, предпринимательского порядка, «шоковые» и др.[38, с. 46]

Рассмотрим влияние некоторых из них:

1.Социальные изменения:

·переход специалиста к конкурентам, это может повлиять уход постоянного клиента к конкурентам;

·разочарование в работе персонала, в итоге сокращение персонала, потеря квалифицированных работников;

·переход клиентов к конкурентам, следовательно уменьшение прибыли и позиций на рынке;

·изменение стиля жизни, привычки и ценности персонала могут повлиять на общую массу доступно рабочей силы и поведение клиентов.

. Демографические тенденции

·высокие темпы роста населения выгодны для бизнеса, т.к. обозначают растущий потенциальный рынок;

·низкие темпы роста уменьшают и рынок потребителей, и рынок труда.

. Государственные изменения:

·изменения в законодательстве, необходимо следить за этим, чтобы не нарушать права;

·создание новых законов, следует следить за этим, чтобы предоставлять правильные услуги;

·изменение налогообложения, возможно повышение процентных ставок, что влияет на расходы.

4. Экономические изменения:

·повышение цен на программное обеспечение, следует иметь денежные средства на данные расходы;

·повышение цен на коммунальные услуги. В собственности фирмы находятся 3 здания, которые необходимо обслуживать;

·инфляция влияет на излишек спроса в условиях полной занятости и на избыточный денежный спрос;

·возможный кризис может повлиять на сокращение сотрудников, уменьшение прибыли и уменьшение клиентов.

5. Конкурентные изменения:

·появление новых конкурентов, переход клиентов к ним;

·одновременное освоение новых программных продуктов, в итоге это повлияет на ценовые позиции;

·изменение цен на услуги влияет на долю рынка.

6. Изменения на рынке:

·появление новых способов подхода к решению проблем, сокращает время работы;

·устаревание программных продуктов приведет к уменьшению спроса.

Угрозы и возможности:

·Повышение стоимости программных продуктов

·Увеличение стоимости оборудования и программного обеспечения

·У конкурентов стоимость услуг на 15% дешевле

2.4.2 Характеристика внутренней среды деятельности

ООО «Амбер-групп»

Силы и слабости:

·Обновление знаний у сотрудников

·Открытие новых компаний-конкурентов

Отличительные возможности:

·Поддержание сайта компании

·Обновление услуг

·Скидки постоянным клиентам

Социальная ответственность:

·Соблюдение законодательства

Ценности менеджмента:

·Проведение мероприятий с целью поддержки благоприятной атмосферы в коллективе

·Соблюдение норм безопасности

·Качественная работа с клиентами

·Соблюдение своих обязанностей

. Маркетинг.

Компания находится на высоких позициях среди рекламных компаний по Тюменской области. В 2011 году компания победила в профессиональном конкурсе «Дни выбора BTL-агентств».[2]

Профессиональные, креативные решения в области рекламы, маркетинга и паблик рилейшнз, в совокупности с индивидуальным подходом к каждому Клиенту, и, как результат долгосрочное и эффективное сотрудничество.

. Исследования и разработки.

Постоянное повышение квалификации сотрудников в областях своей специализации, наличие методологических разработок по каждой заявленной услуге, соблюдение единых стандартов оказания услуг обеспечивает высокое качество рекламных услуг в деятельности. Ежегодно сотрудники компаний участвуют в различных конкурсах и борются за проведение того или иного проекта.

. Управленческая команда.

В составе компании энергичная команда специалистов, имеющих опыт работы в рекламном бизнесе. Понимание этого позволяет качественно и оперативно разрабатывать и реализовывать проекты различной сложности.

Результат нелегкого труда это постоянные Клиенты и Партнеры, перед которыми компания ощущает глубокое чувство ответственности за результативность и эффективность выполненной работы.

. Операции.

Клиенты компании из разных сфер деятельности:

Nokia, Garnier, Coca-Cola, Nivea, Royal Canin, Lindor, Samsung, Philips, Дарио, Агенство недвижимости «МИАН», Красавчик, Золотые луга и многие другие.

. Человеческие ресурсы.

Коллектив компании это квалифицированный персонал, обладающий высокопрофессиональными качествами в области предоставления рекламных услуг. Персонал ежегодно проходит повышение квалификации на тренингах и семинарах.

Проведем SWOT - анализ ООО «Амбер-групп».

Для того чтобы получить ясную оценку сил вашего предприятия и ситуации на рынке, существует SWOT-анализ.анализ - это определение сильных и слабых сторон вашего предприятия, а также возможностей и угроз, исходящих из его ближайшего окружения (внешней среды).

·Сильные стороны (Strengths) - преимущества вашей организации;

·Слабости (Weaknesses) - недостатки вашей организации;

·Возможности (Opportunities) - факторы внешней среды, использование которых создаст преимущества Вашей организации на рынке;

·Угрозы (Threats) - факторы, которые могут потенциально ухудшить положение вашей организации на рынке.

Применение SWOT-анализа позволит систематизировать всю имеющуюся информацию и, видя ясную картину «поля боя», принимать взвешенные решения, касающиеся развития бизнеса.[32]

Матрица SWOT-анализа представлена в Таблице 2.4.1

Таблица 2.4.1 Матрица SWOT-анализа

Сильные стороныСлабые стороныОпыт работы более 3 лет Высокие позиции на рынке Персональный подход к клиентам Развитая инфраструктура Разнообразие предоставляемых услуг· Большое количество конкурентов · Отсутствие возможности кредитования · Текучесть кадров · Недоверие со стороны клиентовВозможности· Открытие филиала в другом городе · Расширения спектра предлагаемых услуг · Готовность собственников реформировать структуру управления по образцу западных компаний · Победы на тендерахü Завоевание более крупного рынка ü Привлечение новых клиентов ü Новая система предоставления услуг ü Хорошее понимание потребителейü Уход клиентов к конкурентам ü Простои рабочего времени ü Потеря работоспособностиУгрозы· Появление новых конкурентов · Влияние кризиса · Потеря интереса у клиентов · Высокая подверженность изменениям · Изменение потребностей клиентовü Удержать клиентов от перехода к конкуренту, проинформировав их о высоком качестве услугü Появившийся конкурент может предложить рынку услуги, аналогичные нашей, по более низким ценам ü Нехватка кадров

По итогам SWOT - анализа можно сделать вывод о том, что в компании много сильных сторон. Все угрозы и слабые стороны - разрешимы. Компании занимает высокое место на рынке услуг.

Для большего сохранения уверенности на рынке можно предложить несколько стратегий:

·Освоение новых программных продуктов;

·Повышение качества услуг;

·Постоянна поддержка рекламы;

·Сокращение издержек;

·Повышение квалификации персонала;

·Расширение спектра услуг.

Компания должна быть готова к возможным изменениям во внешней и внутренней среде. Необходимо разрабатывать краткосрочные и долгосрочные планы.

2.4.3 Анализ конкурентов

Любая компания стaлкивaется с мнoжествoм рaзнooбрaзных кoнкурентoв. На рынке компания работает в окружении подобных же фирм - фирм конкурентов. Для эффективного бизнеса необходимо не только обнаруживать, но и постоянно изучать конкурентов.

Рассмотрим несколько Тюменских фирм в области рекламных услуг.

. Агентство A One Publicity. Компания проводит презентации, лотереи, мероприятия, дегустации.

. Рекламно-информационное агентство «Дива». Специализация компании: дегустации, промо-акции, проведение праздников, наружная реклама, раздача листовок.

. Рекламное агентство «Energy». Компания проводит промо-акции под ключ, распространяет информацию по информационным стойкам, занимается расклейкой объявлений, афиш, рекламы и также вручает подарки за совершение покупки.

. Агентство коммуникаций «Маркетинг сервис». Компания занимается проведением мероприятий, маркетинговыми исследованиями, проводит акции для потребителей.

. Маркетинговая компания «Арт-Бомонд». Компания провидит мероприятия с розыгрышем призов, консультирование посетителей, проведение промоакций, проведение акций «подарок за покупку».

Все эти компании пересекаются друг с другом и предоставляют такие же услуги, как и данная компания «Амбер-групп».

Для того, чтобы компания являлась лидером и занимала высокие позиции необходимо: совершенствовать свои услуги, иметь в штате высоко специализированных работников и повышать их квалификацию, быть готовым к изменениям ситуации на рынке, выполнять свою работу качественно и эффективно.

Глава 3. Разработка системы управления деятельностью организации ООО «Амбер-групп»

.1 Анализ существующей системы управления

Как уже писалось ранее, для того чтобы разработать систему управления необходимо провести несколько шагов. Первый из них это анализ существующей системы управления.

Как таковой системы управления предприятием у компании нет. Компания пользуется сервисом «Менеджер-Онлайн». Он позволяет ввести список контактов, а также сохранять история общения с ним. Для данной рекламной компании это программа необходима, т.к. в ней работает большое количество промоутеров и супервайзеров. В программе содержится информация, а именно: ф.и.о., телефоны, дата рождения, данные паспорта.

Плюсы такой программы ведение единой базы данных и безопасность, что очень важно для рекламной компании. Минусы данной программы - это наличие выхода в Интернет, что не всегда возможно и платное пользование услугой (2100 тыс. рублей в месяц).

Распоряжения и задания для сотрудников назначаются лично, либо через корпоративную почту. Проследить за выполнением задания невозможно, необходимо учесть это в разработке новой системе управления.

Все документы компании хранятся в локальной сети. С одной стороны это очень удобно, любой сотрудник может получить, отправить тот или иной документ, а с другой стороны нет никакой гарантии, что этот документ не удалится с компьютера.

В итоге в компании существует обычные средства управления: почта, телефоны, локальная сеть.

Компания нуждается в хранение сведений об информационных, технических, материальных ресурсов в одной программе.

3.2 Обозначение и постановка проблемы

В имеющейся системе управления не хватает:

. возможности проводить конференцию. В реализации проектов необходима взаимосвязь нескольких сотрудников, что особенно важно для данной рекламной компании. Если сотрудника нет на рабочем месте, это еще более усложняет работу;

. возможности поиска документов. В куче разных программ очень не просто найти необходимый документ. Возможно, он был удален или находится только в письменном варианте;

. ведения табеля рабочего времени. Необходимо вести учет рабочего времени персонала для отслеживания его работы;

. контроля за выполнением задания. Проводить анализ выполненных заданий и быть удостоверенным в том, что сотрудник занимается работой, а не проводит рабочее время впустую.

Вся информация оказывается разбросанной по различным компьютерным программам. Необходимо внедрить такую программу, которая объединит все эти составляющие в одну и будет обслуживаться бесплатно.

3.3 Проектирование

Учитывая все вышеперечисленные недостатки, в компанию предлагается внедрить систему групповой работы для управления предприятием TeamWox.

.3.1 Краткая характеристика системы управления предприятием TeamWox

Компания MetaQuotes Software Corp. начала свою деятельность в 2000-м году как разработчик программного обеспечения для финансовых рынков. За это время компания разработала пять информационно-торговых платформ для организации брокерского обслуживания на рынке Форекс: FX Charts, MetaQuotes, MetaTrader 3, MetaTrader 4 и MetaTrader 5.

Кроме торговых платформ, в 2005 году компания начала разработку систем управления компанией или, по-другому, систем групповой работы (Groupware). Со временем компания пришла к выводу, что проблема роста свойственна всем компаниям и подобные системы могут быть полезны для них. Так началась разработка новой, коммерческой системы - TeamWox. Она вобрала в себя все наши наработки и опыт в области создания и использования систем групповой работы. Эта система представляет собой простой, удобный, но функциональный инструмент управления современной компанией. Именно эти качества системы вызвали большой интерес у представителей самых разных компаний.- система управления предприятием, предназначенная для оптимизации производственных процессов компании. С ее помощью можно выстроить эффективную систему управления и ускорить принятие решений на основе полной и достоверной информации.[26]повышает эффективность работы всех сотрудников и их производительность, а также снижает затраты всего предприятия.

Программа TeamWox разработана для эффективной организации совместной работы в компании. Для того чтобы он давала результаты всю работу организации необходимо выполнять в ней. Она поможет обмениваться заданиями между сотрудниками, принимать и отправлять почту, принимать совместное участие в работе с документами. Также в ней можно ввести базу данных, в которой будут указаны все клиенты, заказчики, поставщики. В программе также есть чат и форум, они используются для внутреннего общения и защищены от посторонних людей.

Система управления TeamWox представлена в виде веб-серверного приложения. Для работы системы необходимо установить только сервер, а его клиенты (рабочие места) не нуждаются в установке специального программного обеспечения. Для работы в системе TeamWox достаточно иметь лишь обычный интернет-браузер. Разработчик системы рекомендует использовать Mozilla Firefox 2, Opera 9.64, Chrome 1, Safari 3, Internet Explorer 7 или выше.

Для входа в систему необходимо ввести адрес сервера в браузере и указать логин и пароль. Вход в программу представлен на Рис. 3.1.

Рис. 3.1 Вход в программу Teamwox

После этого можно работать в системе без каких-либо ограничений. Система построена таким образом, что зная логин и пароль, можно войти в нее с любого компьютера. Это очень удобно и позволяет вести работу удаленно. Например, находясь в командировке, можно будет зайти в программу и вести полноценную рабочую деятельность из любой точки мира. Также можно настроить систему безопасности таким образом, что войти в систему можно будет только с рабочего компьютера в офисе.[26]

Логин представляет собой аналог имени пользователя, по которому система будет однозначно идентифицировать его. Пароль нужен для защиты имени и выступает в качестве гарантии того, что от этого имени никто не сможет совершать различные действия в системе. Поэтому, никогда никому не следует сообщать свой логин и пароль, это большая опасность, особенно если данными воспользуются конкуренты. Логин и пароль по отдельности бесполезны, они будут работать только в связке друг с другом.

Стоимость программы зависит от количества пользователей. Стоимость программы представлена в Таблице 3.3.1

Таблица 3.3.1 Стоимость программы Teamwox

Число пользователейСтоимость (руб.) + 1 год подпискиЕжегодное продление подписки (руб.)10бесплатнобесплатно25100 00020 00050200 00040 000Без ограничений300 00060 000

В стоимость системы входит один год подписки, по которой можно получать все обновления и есть возможность обращаться за техническими консультациями. Продление подписки на еще один год составляет 20% от стоимости продукта, но является опциональным. То есть можно не продлевать подписку и продолжать работать в системе без каких-либо ограничений. В этом случае нет возможности получения обновления и можно пользоваться только ограниченной технической поддержкой через официальный форум.

При необходимости есть возможность расширить количество пользователей. Необходимо отправить запрос на сайт с указанием домена, контактных данных и типа лицензии и доплатить только разницу в стоимости версий. Например, при переходе с 25-пользовательской лицензии на неограниченную стоимость доплаты составит 200 000 рублей, а не 300 000 как при покупке новой системы.

Преимущества данной программы:

. замена нескольких баз одной - единственной, т.е. единое информационное пространство;

. объединение нескольких средств связи, административных и финансовых функций

. постановка задач нескольким сотрудникам одновременно;

. работа с программой из любой точки мира;

. получение отчетов о работе;

. история о работе в программе;

. групповая работа с документами;

. передача и хранение документов;

. удобный и простой интерфейс;

. простота в обучении;

. бесплатная версия;

. скорость работы;

. функциональность;

14. может использоваться в качестве замены нескольким корпоративным приложениям;

15. обратная связь с клиентами.

Недостатки данной программы:

. работа возможна только при наличии выхода в Интернет;

. если количество пользователей превышает 11 человек работа, в программе является платной;

. без выхода в Интернет не возможно обновление программы

. высокая стоимость покупки.

3.3.2 Интерфейс программы TeamWox

Окно программы делится на несколько функциональных блоков. Верхняя часть называется шапкой (3) в ней расположены:

. в левой части (1) - название и логотип компании;

. в правой части (2) - панель инструментов.

Здесь выводятся уведомления о заданиях, письмах, беседах в чате и сообщениях в Чате. Уведомления всегда проинформируют о новом событии и, кликнув по нему, можно сразу попасть на требуемый элемент. Например, если появляется значок нового задания, то по клику оно загрузится, и его можно увидеть. Кнопка включения звуковых уведомлений также находится здесь. Если она включена, то каждое новое уведомление будет также сопровождаться звуковым сигналом. Кроме того, здесь же расположена ссылка на профиль (это имя пользователя) и кнопка выхода из системы.

Чуть ниже, расположена панель модулей (4), которая позволяет переключаться между ними. Эта панель - настраиваемая и количество вкладок может изменяться в зависимости от наличия тех или иных прав. Например, сотруднику отдела кадров не будет виден модуль "Расчеты". Зато его увидит сотрудник бухгалтерии.

Сразу под панелью модулей находится панель быстрых команд (5), которые относятся к конкретному модулю. Например, в модуле заданий находятся кнопки "Новое задание" и "Отчет". Это наиболее часто вызываемые команды, и поэтому они всегда расположены на видном месте.

Далее идет рабочая область (6), в которой отображаются все элементы данного модуля. Например, в Заданиях выводятся все задания, в Почте - все сообщения и так далее. В некоторых модулях слева от рабочей области также появляется дополнительная область. Она используется в роли навигатора, облегчающего работу с информацией.[26]

И шапку, и панель модулей можно увидеть на своем экране. В панели инструментов всегда будут появляться уведомления о новых событиях. В любой момент есть возможность просмотреть свой профиль или выбрать нужный модуль. Рабочая область и панель навигации будут изменяться в зависимости от выбранного модуля. Главная страница программы представлена на Рис. 3.2.

Рис. 3.2. Главная страница программы Teamwox

3.3.3 Краткое описание работы в TeamWox

В состав программы TeamWox входят следующие модули:

. Задания. В этом модуле можно планировать оперативные и долгосрочные задачи сотрудников компании и производить быстрый обмен информацией между ними.[18]

В отличие от привычных средств связи, которые работают в компании «Амбер-групп» (электронной почты, телефона), у заданий в TeamWox есть еще одно преимущество при решении производственных проблем. Поговорив с коллегой по телефону и решив какую-либо проблему, для восстановления всех деталей беседы необходимо полагаться лишь на свою память. Электронная почта и интернет-мессенджеры хранят историю обсуждения, но она очень разрозненная, и ее поиски занимают много времени.

Поговорив с коллегой по телефону и решив какую-либо проблему, для восстановления всех деталей беседы необходимо полагаться лишь на свою память. Электронная почта и интернет-мессенджеры хранят историю обсуждения, но она очень разрозненная, и ее поиски занимают много времени.

Задания в TeamWox лишены этого недостатка. Закрыв задание, сотрудники всегда смогут найти его в архиве и просмотреть все подробности: кто участвовал в дискуссии, как она проходила, какое решение было принято. А при необходимости они смогут заново поднять этот вопрос.

Автоматическая система отчетов по заданиям позволит оценить производительность сотрудников. Директор всегда будет знать, кто больше всех старается, и чья работа вносит наибольший вклад в общее дело компании. С отчетом по заданиям анализ производительности сотрудников станет намного проще и быстрее. Теперь директор будет точно знать, кого стоит премировать, а кого - стимулировать.

Модуль задания представлен на Рис. 3.3.

Рис. 3.2 Модуль задания

. Документы. Здесь расположены вся документация компании, которой можно обмениваться, вести контроль электронного документооборота, видеть прочитанность документа сотрудником, а также есть возможность подписания документов.[18]

Автоматизация документооборота с TeamWox - это возможность избавиться от кипы бумаг, кучи различных версий документов на различных компьютерах и бюрократии в компании.

Модуль документы представлен на Рис. 3.4.

Рис. 3.4 Модуль документы программы Teamwox

. Почта. В этом модуле можно вести как внутреннею почту, так и внешнюю. Данный модуль обладает рядом преимуществ по сравнению с обычной почтой в компании «Амбер-групп».

В TeamWox у каждого пользователя системы имеется служебный ящик, который называется «Назначенные». В нем он получает письма, которые на него назначили другие сотрудники. К примеру, для решения проблемы клиента необходима консультация конкретного сотрудника. Теперь коллега не пересылает ему письмо, а просто назначает его, как Задание. И у начальника появляется возможность видеть, что и в какой форме специалист ответил клиенту. Также появляется возможность подискутировать с специалистом и лишь потом отправить письмо клиенту. По мере необходимости можно назначить это письмо и на других сотрудников или даже отделы компании. Но все это будет храниться не на разных компьютерах, а в одном месте - в TeamWox.

Важно то, что вся переписка с клиентом автоматически попадает в разделы "Клиенты" и "Контакты". Руководитель может проследить всю историю переписки. Модуль почта представлен на Рис. 3.5.

Рис. 3.5 Модуль почта программы Teamwox

. Организации. В нем сосредоточена работа с клиентами.

Все организации отображаются в виде таблицы. На одной странице может быть расположено до 20 организаций. Если количество превысило лимит, то в конце списка появляется переключение по страницам.

Можно сделать фильтрацию в списке, что очень удобно при поиске. При нажатии электронного адреса происходит переход в модуль Почта, что очень ускорят процесс работы.

Все необходимые данные по организациям находятся в едином модуле, их просмотр возможен прямо из профиля организации. В профиле расположены вкладки: "Документы", "Почта", "Контакты", "Чат". Следовательно, открыв, например, вкладку "Почта", есть возможность увидеть всю историю переписки с этой организацией. Модуль организации представлен на Рис. 3.6.

Рис. 3.6 Модуль организации программы Teamwox

. Чат. Этот модуль предназначен для организации онлайн-общения с клиентами. Организация общения происходит посредством связи данного модуля с сайтом, размещенным в Интернете. На сайте должна быть помещена специальная страница, инициализирующая работу модуля.

Модуль "Чат" также позволят общаться сотрудникам внутри компании, используя персональные диалоги. Модуль чат представлен на Рис. 3.7.

Рис. 3.7 Модуль чат программы Teamwox

. Контакты.

В этом разделе можно вести детальную базу данных по всем клиентам и поставщикам: адреса, телефоны, контактные лица. Также хранить здесь все документы, электронные письма и обсуждения, связанные с конкретным клиентом. В TeamWox можно в любой момент найти всю историю взаимоотношений с клиентом. Модуль контакты представлен на Рис. 3.8.

Рис. 3.8 Модуль документы программы Teamwox

. Сотрудники.

В этом модуле отображается вся информация о сотрудниках. Здесь находятся личные данные, адреса, контакты (мессенджеры, электронные адреса, телефоны) и информацию о работе человека в компании. Для каждого сотрудника можно прямо в системе сохранять все документы, связанные с ним: договор о трудоустройстве, отсканированные копии паспортов, медицинские книжки и прочее. Здесь же ведется учет рабочего времени сотрудников. Можно быстро определить, кто из работников компании работает больше, а кто - меньше всех. Модуль сотрудники представлен на Рис. 3.9.

Рис. 3.9 Модуль сотрудники программы Teamwox

. Расчеты. Этот модуль предназначен для ведения информации по денежным операциям компании. Распределение денежных операций происходит по книгам, обозначающим тот или иной проект. Внутри книг проводятся контракты, заключенные с различными организациями. [28.]

Модуль расчеты представлен на Рис. 3.9.

Рис. 3.9 Модуль расчеты программы Teamwox

. Календарь. Он необходим для планирования личного времени, а также для планирования общекорпоративных мероприятий.

Для каждого сотрудника предусмотрен личный календарь, где он может планировать собственные мероприятия, а также видеть мероприятия, на которые он приглашен другими пользователями. Для планирования общекорпоративных мероприятий в модуле может быть создано неограниченное количество общих календарей (например, "Встречи", "Совещания" и т.д.) с разграничением прав доступа между пользователями.

Модуль календарь представлен на Рис. 3.10.

Рис. 3.10 Модуль календарь программы Teamwox

. Телефония. Данный модуль позволяет вести общение со своими коллегами. Для этого необходимо скачать и установить TeamWox Communicator. Для звонков на внешние номера необходимо заключить договор с провайдером телефонии.

В модуле есть интересная особенность - голосовое приветствие. Можно записать собственное корпоративное приветствие.[18]

. Управление. Здесь расположены настройки программы, безопасность, статистика работы, также можно редактировать необходимые модули программы. Добавление, редактирование, удаление групп и пользователей также находятся в этом модуле. Модуль упраление представлен на Рис. 3.11.

Рис. 3.11 Модуль управление программы Teamwox

.4 Внедрение программы TeamWox

Программу TeamWox можно приобрести на официальном сайте или у партнеров.

Покупая программу на сайте, компания оплачивает лишь программное обеспечение. Внедрение, настройка и обучение сотрудников в стоимость пакета не входит. Компания сама обеспечивает эти услуги. Если в компании существует свой программист, это не составит особого труда. Все что касается внедрения, настройки и обучения описано на официальном сайте. Это сократит дополнительные расходу, к тому же это не сложная программа, зачем переплачивать, если можно сократить расходы.

При покупке программы у партнеров можно заказать любые дополнительные услуги. Они окажут помощь в установке, настройке и обучении персонала. Это потребует дополнительных расходов, но значительно сократит время и избавит от лишних проблем.

Установка TeamWox.

Скачать программу можно совершенно бесплатно на официальном сайте компании. Размер файла 112 Мб. После запуска установочного файла открывается мастер установки.

Процесс установки понятен любому пользователю и не вызывает затруднений:

1.Выбирается бесплатная версия на 10 пользователей, либо на неограниченное число пользователей на 2 месяца, или уже приобретён ключ;

2.Необходимо принять условия лицензионного соглашения;

.Указать доменное имя третьего уровня, на котором планируется развернуть систему, например, teamwox.example.com. Если домена нет, то можно получить бесплатный поддомен в домене tmwox.ru. Для тестирования будет использован локальный домен megatest.example.com;

.Заполнить анкету компании. После заполнения установщик свяжется с сервером лицензий в интернете для получения ключа для бесплатного использования TeamWox;

.Выбрать папку для установки, указать IP адрес, который будет прослушивать служба и ввести имя службы TeamWox;

.Если доменное имя не было найдено запросом к DNS, то мастер установки предложит автоматически добавить в файл hosts строку для разрешения выбранного доменного имени в IP адрес. Если с этим согласиться, то доступ к серверу будет возможен только с тех компьютеров, где будет аналогичным образом исправлен этот файл.

.Более правильный путь - создать запись в локальном DNS, который указан в сетевых настройках пользователей локальной сети. На Рис. 3.12 представлено окно установки программы Teamwox;

Рис. 3.12 Окно установки программы Teamwox

8.Необходимо заполнить поля для создания учётной записи администратора системы;

9.Будут скопированы файлы и установлен сервер, после чего в браузере автоматически будет открыта страница авторизации TeamWox. На Рис. 3.13 представлена страница авторизации программы Teamwox.

Рис. 3.13 Страница авторизации программы Teamwox

Для компании ООО «Амбер-групп» можно приобрести бесплатную версию программы. Число сотрудников не превышает количества 10 человек, поэтому программой можно пользоваться бесплатно. Установка программы займет не более 15 минут.

С официального сайта необходимо приобрести установочный файл и установить на все компьютеры компании. Установку, внедрение и обучение должен провести программист, который периодически приглашается в компанию. Все это займет буквально один рабочий день. Сотрудники прослушают краткий курс обучения. Затраты на установку и обучение будут небольшими - около 2 тыс. рублей, только необходимо заранее договорится с программистом чтобы он успел познакомиться с программой и был хорошо проинформирован.

Для сокращения убытков сотрудники компании могут самостоятельно

установить и обучиться программе. Краткий курс обучения и пользования программой доступен совершенно бесплатно, который можно получить с официального сайта компании.

Предложение по внедрению программы было предложено в ООО «Амбер-групп», сотрудники заинтересованы в ведении новшеств, но на данный момент в компании происходят кадровые перестановки. Компания рассматривает будущее внедрение программы.

3.5 Новая программа - эффективная рекламная деятельность

После внедрения новой программы в компанию рекламная деятельность фирмы меняется в положительную строну, а именно:

. усовершенствуется связь с клиентами. Ключевой фигурой в рекламном бизнесе для рекламной компании является именно клиент. И чем больше компания ориентирована на удовлетворение потребностей клиента, тем больше у нее шансов на успех. От количества клиентов в компании зависит ее прибыль и статус. Обратная связь позволяет узнать все пожелания и корректировки рекламного проекта;

. происходит оценка работы коллектива. От эффективной работы координатора проекта и промо-персонала зависит успех рекламной акции. В программе учитывается рабочее время, предоставляются возможность размещать документы о рекламных акциях;

. пропадает необходимость регулярно готовить отчеты. т.к.они автоматически создаются в системе. Сотрудник не отвлекается от основной работы на их написание, а руководитель в любой момент может оценить деятельность персонала;

. появляется база данных сотрудников в одном месте. В компании очень много промо-персонала. Единая база данных позволит улучшить процесс работы с промо-персоналом, т.к. в программе содержится необходимая информация для связи с ними;

. есть возможность групповой работы над проектом, задачи могут решаться целой группой, для реализации проекта необходимо участие нескольких сотрудников;

. сохраняется история переписки с клиентами. Руководитель всегда будет в курсе всех взаимодействий с заказчиками.

3.6 Эффективность от внедрения новой системы управления

У программы довольно много положительных аспектов:

1. в программе содержатся функции, благодаря которым можно автоматизировать различные аспекты управления персоналом и компанией;

2.функции программы затрагивают все элементы управления компанией, персоналом и корпоративной информацией;

3.ускоряется процесс принятия решений;

4.происходит оптимизация производственных процессов;

5.вся необходимая информация доступна из любой точки мира;

6.система встроенных автоматических отчетов позволит контролировать работу всей компании на новом уровне;

7.постоянное отслеживание текущих положений дел в компании;

.программа позволяет значительно повысить эффективность и скорость бизнес-процессов;

.увеличение конкурентоспособности компании;

.замена нескольких баз данных - одной единственной;

.рост производительности каждого отдельного сотрудника и всей компании в целом;

.снижаются затраты на выполнение различных операций.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В результате выполнения дипломной работы были сделаны следующие основные выводы.

Управлять предприятием - это значит обеспечить рост экономических показателей, а достигнуть этого можно с помощью важнейшее условие обеспечения роста его соответствующей системы управления организацией.

Система управления отражает совокупность всех элементов, подсистем и коммуникаций между ними, обеспечивающих заданное функционирование организации и поэтому правильная организация этих элементов приносит большие преимущества в компанию.[23, с.178]

Правильно созданная система управления позволяет эффективно функционировать компании и быть конкурентоспособными на рынке.

Финансовое положение компании финансово неустойчиво. Компания имеет заемные средства, но не так много. Стоит обратить большое внимание на долю заемных средств в компании. Положение с каждым годом намного лучше, чем в предшествующих годах. Это говорит о том, что в дальнейшем возможны улучшения положения.

Компания способна погасить кредиторскую задолженность собственными силами. С каждым годом ее положение становится более устойчивым.

Компания использует свои средства не достаточно. Положение компании варьируется с каждым годом.

Показатели рентабельности небольшие, но с каждым годом они растут. Можно сделать вывод, что у компании низкий уровень рентабельности, но в дальнейшем он будет намного выше.

В итоге следует сделать вывод о том, что финансовое состояние компании «Амбер-групп» положительное и имеет стабильный характер. Деятельность компании эффективна. Компания способна погасить кредиторскую задолженность.

Компания должна быть готова к возможным изменениям во внешней и внутренней среде. Необходимо разрабатывать краткосрочные и долгосрочные планы.

В сфере рекламных услуг очень много компаний конкурентов. Для того чтобы компания являлась лидером и занимала высокие позиции необходимо: совершенствовать свои услуги, иметь в штате высоко специализированных работников и повышать их квалификацию, быть готовым к изменениям ситуации на рынке, выполнять свою работу качественно и эффективно.

В компании существует обычные средства управления: почта, телефоны, локальная сеть. Компания нуждается в хранение сведений о информационных, технических, материальных ресурсов в одной программе.

Вся информация оказывается разбросанной по различным компьютерным программам. Необходимо внедрить такую программу, которая объединит все эти составляющие в одну и будет обслуживаться бесплатно.

В компанию было предложено внедрение программы Teamwox. Она предназначена для оптимизации управления в компании. С ее помощью оптимизируются производственные процессы и ускоряется процесс принятия решений. Для компании ООО «Амбер-групп» можно приобрести бесплатную версию программы. Число сотрудников не превышает количества 10 человек, поэтому программой можно пользоваться бесплатно.

Преимущества программы Teamwox:

. замена нескольких баз одной - единственной, т.е. единое информационное пространство;

. объединение нескольких средств связи, административных и финансовых функций

. постановка задач нескольким сотрудникам одновременно;

. работа с программой из любой точки мира;

. получение отчетов о работе;

. история о работе в программе;

. групповая работа с документами;

. передача и хранение документов;

. удобный и простой интерфейс;

. простота в обучении;

. бесплатная версия;

. скорость работы;

. функциональность;

. может использоваться в качестве замены нескольким корпоративным приложениям;

Недостатки данной программы:

. работа возможна только при наличии выхода в Интернет;

. если количество пользователей превышает 11 человек работа, в программе является платной;

. без выхода в Интернет не возможно обновление программы

. высокая стоимость покупки.

После внедрения новой программы в компанию рекламная деятельность фирмы меняется в положительную строну, а именно:

1. усовершенствуется связь с клиентами;

. происходит оценка работы коллектива;

. пропадает необходимость регулярно готовить отчеты. т.к.они автоматически создаются в системе;

. появляется база данных сотрудников в одном месте;

. есть возможность групповой работы над проектом, задачи могут решаться целой группой;

. сохраняется история переписки с клиентами.

Предложение по внедрению программы было предложено в ООО «Амбер-групп», сотрудники заинтересованы в ведении новшеств, но на данный момент в компании происходят кадровые перестановки. Компания рассматривает будущее внедрение программы.

СПИСОК ИСТОЧНИКОВ

1.Алексеева М.М. Планирование деятельности фирмы. Учебно методическое пособие - М.: Финансы и статистика, 2008. - 145 с.

2.Амбер-групп: [Электронный ресурс] URL: #"justify">3.Аникин Б. А. Высший менеджмент для руководителя. - М.: ИНФРА-М, 2010. - 234 с.

.Бланк И.А. Основы финансового менеджмента. В 2т. Т.2 - Киев: Ника - Центр: Эльга, 2009. - 344 с.

.Бухгалтерский баланс ООО «Амбер-групп» (2009г., 2010г., 2011г.)

.Васильев Ю.П. Практикум по теории управления - 2-е издание / Ю.П. Васильев, В.Н. Парахина, Л.И. Ушвицкий. - М.: Финансы и статистика, 2010. 304 с.

.Волков О.И. Экономика предприятия / О.И. Волков, В.К. Скляренко. - М.: ИНФРА-М, 2009. - 280 с.

.Гвишиани Д. М. Предприятие и управление. - М.: Изд-во МГТУ им. Н. Э. Баумана, 2008. - 332 с.

9.Глызина <#"justify">13.Егоров. А. И. Основы теории управления. - М.: Физико-математическая литература, 2009. - 504 с.

14.Зотов В.В. Задачи и организационные основы менеджмента / В.В. Зотов, Е.В. Ленский. - М.: ТОО Корона-принт, 2010. - 256 с.

15.Иванова Т.Ю. Теория организации / Т.ЮИванова, В.И. Приходько. - Спб.: Питер, 2009. - 272 с.

16.Кабушкин Н.И. Основы менеджмента: учеб. Пособие 3-е изд. - Минск: Новое знание, 2009. - 336 с.

17.Карнаух И. Одноразовый управленец // Управление компанией. - 2009. - сентябрь (№ 10). - с.15

.Конфигурация TeamWox: [Электронный ресурс] #"justify">19.Коротков Э.М. Исследование систем управления. - М.: ДеКА, 2009. - 178 с.

20.Реклама и рекламная деятельность: [Электронный ресурс] // Либрусек. Много книг. URL: <#"justify">24.Мильнер Б.З. Теория организации. 2-е изд. - М.: ИНФРА-М, 2009. - 321

.О Шенесси Дж. Принципы организации фирмы. - М.: Прогресс, 2009. - 438 с.

26.Описание системы групповой работы TeamWox: [Электронный ресурс] // TeamWox. Система управления предприятием. URL:http://www.teamwox.com/ru/groupware. (Дата обращения: 21.04.2012)

27.Организация и управление: [Электронный ресурс] //Корпоративный менеджмент.URL:<http://www.cfin.ru/management/strategy/org_n_man.shtml>. (Дата обращения: 25.04.2012)

.Панкратов Ф. Г. Рекламная деятельность: Учебник для студентов высших учебных заведений. -3-е изд., перераб. и доп. / Ф.Г. Панкратов, Ю.К. Баженов, Т.К. Серегина. - М.: Информационно-внедренческий центр «Маркетинг», 2010. - 364 с.

.Применение методов статистики для оценивания финансового состояния предприятия на основе балансовых данных: [Электронный ресурс] StatSoft.URL:<http://www.statsoft.ru/home/aboutus/Publications/articles/article4.htm>. (Дата обращения: 11.03.2012)

.Реклама: [Электронный ресурс] // Википедия. Свободная энциклопедия. URL: http://ru.wikipedia.org/wiki/Реклама. (Дата обращения: 11.03.2012)

.Разрабатываем план маркетинга: SWOT-анализ: [Электронный ресурс] // Энциклопедия маркетинга <../Diplomy_Informenedzh_2012/_Дипломы_Информенедж_2012/Осинцева Ирина/Энциклопедия маркетинга>. URL: <http://www.marketing.spb.ru/lib-mm/strategy/infowave/03.htm>. (Дата обращения: 18.04.2012)

.Смирнов Э.А. Основы теории организации: Учеб. пособие для вузов. - М.: Аудит, ЮНИТИ, 2009. - 349 с.

.Суша Г.З. Экономика предприятия. - М.: Новое знание, 2010. - 383с.

.Румянцева З.П. Управление организацией З.П. Румянцева. А.Г. Поршнева. - М.: ИНФРА-М, 2009. - 736 с.

.Румянцева З.П. Менеджмент организации: учебное пособие З.П. Румянцева, Н.А. Саломатин. - М.: ИНФРА, 2009. - 432с.

.Холт Р.Н. Основы финансового менеджмента. - М.: Дело, 2010. - 305 с.

.Щербина В.В. Социальные теории организации. Словарь. - М.: ИНФРА-М, 2009. - 411 с.

ВВЕДЕНИЕ Разработка системы управления деятельностью фирмы является актуальной темой в наше время. Правильно управлять организацией - значит оказывать не

Больше работ по теме: