Разработка программы для автоматизации работы магазина спортивной одежды

 

СОДЕРЖАНИЕ

Введение

.Разработка концепции и требований к ИС

.1Описание предметной области

.2Описание недостатков

.3Определение границ задачи

.4Варианты использования ИС

.5Определение требований к системе

.Модель процессов

.1Контекстная диаграмма

.2Декомпозиция контекстной диаграммы

.3Декомпозиция процесса «Оформить договор

.4Декомпозиция процесса «Принять товар»

.5Декомпозиция процесса «Настроить систему скидок»

.6Декомпозиция процесса «Оформить заказ»

.7Декомпозиция процесса «Продать товар»

.8Декомпозиция процесса «Перераспределить товар»

.9Декомпозиция процесса «Оформить замену товара»

.Этап анализа

.1Организационная структура магазина

.2Функциональная модель

.3Модель целей

.4Организация локальной сети

.5Определение ключевых абстракций и механизмов

.Проектирование системы

.1Диаграмма объектов

.2Диаграмма взаимодействий

.3Диаграмма классов

.4Диаграмма процессов

.5Диаграмма перехода состояний

.6Диаграмма модулей

.7Информационная модель

.8База данных в MS ACCESS

.Макетирование

.1Назначение макета

.2Главная форма

.3Приложение продавца-консультанта

.4Приложение директора

.5Приложение товароведа

.6Приложение администратора БД

.7Приложение продавца

.8Приложение администратора ТЗ

Заключение

Список литературы

Введение

Целью данной работы является разработка информационной системы, автоматизирующей основные процессы работы магазина спорт товаров, такие как продажа товара, оформление заказа, получение поставки товара, исключая бухгалтерские операции, для совершения которых используется другая информационная система.

Существует большое количество различных автоматизированных систем управления предприятием, таких как SLS-Магазин, Галактика, 1С, КСТ Система М3, которые могли бы использоваться для разработки необходимой информационной системы. Однако, исходя из финансовых возможностей организации, было принято решении о разработке собственной информационной системы, которая не будет содержать ненужный функционал и нуждаться в разработчиках, специализирующихся на определенной платформе, что влияет на итоговую цену продукта, но которая будет проста в понимании для персонала и будет удовлетворять всем необходимым потребностям магазина.

1. РАЗРАБОТКА КОНЦЕПЦИИ И ТРЕБОВАНИЙ К ИС

1.1 Описание предметной области

Объектом автоматизации является магазин спорттоваров, который ведет деятельность по реализации спортивных товаров. Общая площадь помещения делится на торговый зал, основной склад и офисную часть. В торговом зале работают такие сотрудники как продавцы, продавцы-консультанты и администратор торгового зала. Офисные помещения занимает отдел бухгалтерии, кадров и директор. Товаровед выполняет свои функции на складе, который примыкает к торговому залу.

Директор магазина заключает договоры поставки товаров с фирмами-поставщиками. В договоре указываются данные о поставщике (наименование, юридический адрес, телефон), определяется номенклатура и количество поставляемых товаров, дата поставки, цена партии, а также склад, на котором будет храниться товар (поскольку число складов может возрасти).

Товар доставляется в магазин на транспортных средствах фирм-поставщиков и выгружается грузчиками под присмотром товароведа. При этом оформляются соответствующие документы (счет-фактура и т.д.), необходимые для бухгалтерской отчетности. Часть товаров выставляется на витрины, часть отправляется на склад. Для удобства все товары разделяются на категории: спорт (коньки и хоккей, единоборства, лыжи, сноуборды, теннис, волейбол, баскетбол и т.д.), туризм, тренажеры и фитнес (кардиотренажеры, силовые тренажеры, оборудование для фитнеса и т.д.), одежда, обувь.

При покупке товара клиент может обратиться за помощью к продавцу-консультанту для выяснения необходимой ему информации, после чего, уточнив интересующие его вопросы, оформляет покупку товара. Для этого он отправляется кассиру для оплаты товара, в результате чего получает чек, сам товар и, если нужно, гарантийный талон. При покупке габаритного товара покупатель имеет право заказать его бесплатную доставку в нужный пункт назначения.

Если же клиент, пообщавшись с продавцом-консультантом, выясняет, что интересующего его товара нет в наличии, то он может оставить свою заявку. В этом случае, после получения новой поставки, продавец-консультант сообщает клиенту о наличии товара, который покупатель может забрать в удобное ему время.

Купив какой-либо продукт, клиент может обнаружить его неисправность. В этом случае он обращается к администратору торгового зала, где ему по гарантии могут вернуть деньги или заменить бракованный товар на другой.

В магазине работает определенная система скидок, установлением которых занимается директор. Эти скидки влияют на рост продаж определенных товаров.

В магазине существует понятие сезонности. Договоры на поставку лыжных костюмов, например, не заключаются на летний период. Однако, если во время смены сезона ненужные товары остались в торговом зале, то есть не были куплены, они отправляются на склад до следующего соответствующего сезона. «Устаревшие» товары меняются на актуальные в новом сезоне продукты.

1.2 Описание недостатков

Существующие в магазине бизнес-процессы не автоматизированы, что значительно замедляет скорость и понижает качество обслуживания клиентов. У организации нет единой базы данных, из-за чего сложно отслеживать оборот товаров, вести их учет. Потеря каких-либо данных или недостача товаров при инвентаризации в таком случае неминуема, что влияет на экономическую составляющую магазина.

1.3 Определение границ задачи

Разрабатываемая информационная система (ИС) должна сократить время и повысить качество выполнения основных бизнес-процессов магазина, уменьшить затраты труда, обеспечить оперативное получение информации, а также надежное хранение всех необходимых данных о работе магазина в одном месте.

ИС должна автоматизировать следующие процессы магазина:

·приемка поставки;

·учет товара;

·оформление договора;

·оформление заказа клиента;

·продажа товара;

·оформление гарантийного талона;

·оформление доставки товара;

·замена бракованного товара;

·сортировка товара;

·перераспределение товара;

·установление скидок.

Таким образом, можно выделить принципиально важные задачи, которые она должна выполнять. Система должна предоставлять по запросу пользователя интересующую его информацию о различных аспектах работы магазина. Система также должна предоставлять возможность не только просматривать, но и редактировать и обновлять данные. Также немаловажная задача системы - защита информации от нежелательных воздействий, что возможно за счет идентификации пользователей и предоставлении им разных прав доступа.

Исходя из этого, можно подытожить, что система имеет четыре основных функции:

1.Аутентификация;

2.Изменение содержимого базы данных в рамках процессов:

§Добавление/изменение учетной записи;

§Продажа товара;

§Прием товара;

§Оформление заказа;

§Оформление договора поставки;

§Установление скидок;

§Оформления замены товара;

§Оформление гарантийного талона;

§Оформление доставки товара;

§Сортировка товара;

§Перераспределение товара;

3.Предоставление отчетности;

4.Просмотр БД.

1.4 Варианты использования ИС

ИС должна работать с единой базой данных магазина и представлять собой клиентское приложение. Системой смогут пользоваться следующие сотрудники:

·товаровед;

·директор;

·продавец-консультант;

·продавец (кассир);

·администратор торгового зала;

·администратор БД.

Каждый сотрудник имеет свой набор функций, которые он должен выполнять, в том числе при помощи ИС. Возможные варианты использования системы сотрудниками представлено на рисунке 1.

Рисунок 1 - Диаграмма вариантов использования

Рисунок 1 - Диаграмма вариантов использования (продолжение)

Исходя их анализа диаграммы вариантов использования, для каждого из сотрудников будет создано свое приложение. Список функций для каждого приложения, автоматизация которых предусмотрена ИС:

·Приложение товароведа:

1.приемка поставки;

2.сортировка товара;

.редактирование/добавление данных;

.создание запроса;

·Приложение директора:

1.установление скидок;

2.оформление договора;

.редактирование/добавление данных;

.создание запроса;

·Приложение продавца-консультанта:

1.создание запроса;

2.оформление заказа;

·Приложение продавца:

1.продажа товара;

2.оформление гарантийного талона;

.оформление доставки товара;

·Приложение администратора торгового зала:

1.замена бракованного товара;

2.перераспределение товара;

.создание запроса;

·Приложение администратора БД:

1.редактирование/добавление данных;

2.создание запроса;

.настройка прав доступа;

.копирование/восстановление БД.

1.5 Определение требований к системе

) Общие требования:

·Возможность быстрого занесения данных в систему;

·Разделение прав доступа к различной информации;

·Редактирование учетных записей;

·Формирование отчетов о поставках, заказах и продажах товара и т.д. за заданный период времени;

·Дружественный интерфейс;

·Простота реализации запросов.

) Требования к надежности:

·Контроль корректности вводимых данных.

·Исключение ситуаций, связанных одновременным выполнением одной операции разными пользователями, при помощи взаимных блокировок.

·Защита информации за счет аутентификации пользователей, организации прав пользователей.

·Резервное копирование информации, возможность восстановления данных в случае отказа системы.

) Требования к техническим средствам:

Процессор 2 ГГц и выше;

ОЗУ 512 МБ и выше;

Место на HDD 20 ГБ и выше.

) Требования к программной совместимости:

Система должна быть совместима с ОС Windows XP, Windows 7. Для разработки системы желательно использовать среду программирования Delphi, а также любую возможную СУБД для реализации базы данных.

2. МОДЕЛЬ ПРОЦЕССОВ

2.1 Контекстная диаграмма

Контекстная диаграмма модели процессов (Рисунок 2) отображает ИС в виде «черного ящика», где определены входные и выходные данные, управляющие воздействия и ограничения. Входными значениям здесь являются данные о клиентах, поставщиках, товарах, договорах, сезонности и т.д. Входные данные в основном необходимы для формирования БД магазина. Управляющими воздействиями представлен закон РФ «О защите прав потребителей», трудовой договор, обязывающий сотрудников выполнять свои функции, Гражданский кодекс РФ, где описываются правила подписания договоров и совершения сделок. Механизмы представляют собой сотрудников магазина, которые с помощью ИС выполняют различные операции. Наконец, выходные данные - это результаты работы магазина, такие как подписанные договора, чеки на покупку товара, гарантийные талоны и т.д.

Рисунок 2 - Контекстная диаграмма работы магазина

2.2 Декомпозиция контекстной диаграммы

Диаграмма декомпозиции на рисунке 3 раскрывает следующие процессы контекстной диаграммы:

·оформление договора;

·приемка товара;

·настройка системы скидок;

·оформление заказа;

·продажа товара;

·перераспределение товара;

·оформление замены товара.

Все процессы так или иначе связаны друг с другом посредством входных и выходных связей. Каждый из них управляется определенным сотрудником, и регламентируется теми или иными документами.

Рисунок 3 - Декомпозиция контекстной диаграммы ИС

2.3 Декомпозиция процесса «Оформить договор»

Процессом оформления договора (Рисунок 4) занимается директор магазина. Он проводит переговоры с поставщиком, в результате которых определяются условия договора в зависимости от спроса клиентов на товары и текущего сезона. После определения условий бумажный договор подписывается, а необходимые данные о договоре заносятся в базу данных ИС, поскольку в дальнейшем они будут использоваться в работе других подразделений. Директор выполняет свои обязанности согласно трудовому договору, а подписывает договор поставки исходя из правил ГКРФ.

Для процесса занесения данных также требуется декомпозиция. На рисунке 5 отображено, какие данные необходимо внеси в БД, а это: данные о поставщике, о товаре, о количестве, цене и дате поставки. Этим также занимается директор, использую ИС.

Рисунок 4 - Декомпозиция процесса оформления договора

Рисунок 5 - Декомпозиция процесса занесения данных договора

2.4 Декомпозиция процесса «Принять товар»

Процессом приемки товара (Рисунок 6) занимается товаровед. В его обязанности, регламентируемые трудовым договором, входят процессы получения новой поставки, подтверждения этой поставки в ИС для обновления БД и сортировки полученных товаров по категориям, если это не произошло автоматически в ИС.

Рисунок 6 - Декомпозиция процесса приемки товара

Для процесса занесения данных и процесса сортировки также требуется декомпозиция. На рисунке 7 показано, что для подтверждения поставки товаровед, выбрав в ИС из имеющего списка нужный договор, указывает, что поставка, определенная в данном договоре на данную дату пришла. Для процесса сортировки товара (Рисунок 8) товаровед из таблицы списка пришедшей поставки выбирает тот товар, для которого категория не установилась автоматически, и выбирает для него нужную.

Рисунок 7 - Декомпозиция процесса подтверждения получения поставки

Рисунок 8 - Декомпозиция процесса сортировки товара

2.5 Декомпозиция процесса «Настроить систему скидок»

Процессом настройки системы скидок (Рисунок 9) занимается директор. Для этого ему необходимо выбрать товар и определить для него критерии, по которым будет установлена скидка. Это может быть падение спроса на определенный товар, предстоящая смена сезона т.д. После этого директор устанавливает процент от стоимости товара, по которому будет рассчитываться размер скидки, и подтверждает изменения.

Рисунок 9 - Декомпозиция процесса настройки скидок

2.6 Декомпозиция процесса «Оформить заказ»

Процессом оформления заказа (Рисунок 10) занимаются продавцы-консультанты. Их функции регламентируются трудовым договором. Получив данные о товаре от клиента, продавец-консультант проверяет наличие его на складе. Если товар отсутствует, то клиент может оставить свою заявку на необходимый ему товар. Для этого продавец-консультант заносит данные о заказе в БД ИС, после чего ожидается приход этого товара.

Для объяснения, какие данные необходимы для оформления заказа, декомпозируем процесс ввода данных о заказе. Рисунок 11 показывает, что для выполнения этого процесса заносятся данные о товаре и его количестве, а также данные об обслуживаемом клиенте.

Ожидание прихода товара, как показано на рисунке 12, совершается товароведом. Когда он подтверждает получение поставки, то ИС автоматически отсылает на электронную почту клиенту подтверждение о том, что товар теперь имеется в наличии.

Рисунок 10 - Декомпозиция процесса оформления заказа

Рисунок 11 - Декомпозиция процесса ввода данных о заказе

Рисунок 12 - Декомпозиция процесса ожидания товара

2.7 Декомпозиция процесса «Продать товар»

Процессом продажи товара (Рисунок 13) занимаются продавцы (кассиры). Для этого продавец заносит данные ИС о продаваемом товаре (с помощью сканера штрих-кода или вручную) и подтверждает операцию, после чего получает оплату от клиента и выдает ему чек о покупке товара. Вместе с чеком продавцу необходимо выдать гарантийный талон на товар, который формируется автоматически или оформляется им вручную. Если покупка имеет внушительные размеры, то продавцу необходимо обговорить с клиентом условия доставки товара до нужного места и оформить ее.

Декомпозиции оформления доставки представлена на рисунке 14. Для совершения этой операции продавцу необходимо дополнить уже имеющуюся информацию о проданном товаре данными о клиенте, то есть ввести их вручную или выбрать из БД, после чего подтвердить оформление.

Рисунок 13 - Декомпозиция процесса продажи товара

Рисунок 14 - Декомпозиция процесса оформления доставки

2.8 Декомпозиция процесса «Перераспределить товар»

Процессом перераспределения товара (Рисунок 15) занимается администратор торгового зала на основании трудового договора. ИС оповещает администратора ТЗ о предстоящей смене сезона, после чего он определяет список товаров, которые необходимо заменить и отправить обратно на склад, и список тех товаров, которые нужно выставить на витрины.

Рисунок 15 - Декомпозиция процесса перераспределения товара

2.9 Декомпозиция процесса «Оформить замену товара»

Процессом оформления замены товара (Рисунок 16) также занимается администратор торгового зала. Если клиент обнаружил наличие брака в купленном товаре, то он, согласно закону «О защите прав потребителей», может обратиться к администратору ТЗ с просьбой о замене его товара на аналогичный качественный или на деньги. Администратор с помощью ИС вводит данные гарантийного талона и определяет критерии замены товара. На рисунке 17 при декомпозиции ввода данных о замене видно, что этими критериями является факт о замене товара на другой либо факт возврата денег. После проделанных операций администратор подтверждает все введенные данные и обслуживает клиента по этому вопросу.

Рисунок 16 - Декомпозиция процесса оформления замены товара

информационный система сеть локальный

Рисунок 17 - Декомпозиция процесса ввода данных о замене товара

3. ЭТАП АНАЛИЗА

3.1 Организационная структура магазина

Организационная структура магазина спорттоваров (Рисунок 18) состоит главного управленца - директора магазина, двух отделов: бухгалтерии и кадров, а также отдельных сотрудников, а именно администратора торгового зала, товароведа, продавцов (кассиров) и продавцов-консультантов.

Рисунок 18 - Организационная структура магазина

Директор магазина имеет следующие обязанности:

1.Обеспечивает и ведет контроль над сохранением требований, установленных и предъявляемых государством к предприятиям розничной торговли.

2.Получает лицензии, оформляет соответствующие разрешения и иные документы, в том числе сертификаты соответствия и гигиенические заключения на продукцию, с целью информирования покупателей.

.Соответствующим оформлением витрин, стеллажей и другой выставочной мебели, информирует покупателей о характеристиках, производителе, стоимости и иных спецификах продукции.

.Контролирует и обеспечивает наличие и работоспособность оборудования, техники и мебели для необходимого, безопасного и должного хранения продукции на складах и выставочных залах.

.Создает и поддерживает надлежащие условия по организации торгового обслуживания и пространства в торговом зале.

.Организует, планирует, координирует и анализирует деятельность работы магазина.

.Осуществляет контроль и способствует рациональному использованию вверенных финансовых, материальных и трудовых затрат.

.Анализирует ход и результаты реализации продукции, разрабатывает и проводит мероприятия по улучшению качества торгового процесса и мотивации сотрудников.

.Договаривается и связывается с поставщиками о заказах продукции.

.Оформляет и ведет всю необходимую в ходе поставок и продаж документацию.

.Контролирует и организует учет товарно-материальных ценностей магазина, составляет и предоставляет начальству отчеты о продажах.

.Принимает решения о назначении и/или освобождении от занимаемых должностей сотрудников магазина, а так же применяет меры поощрения и наложения взыскания на сотрудников.

.Руководит сотрудниками магазина.

Товаровед выполняет следующие должностные обязанности:

1.Определяет требования к товарам, а также соответствие их качества стандартам, техническим условиям, заключенным договорам и другим нормативным документам.

2.Осуществляет контроль за поступлением товаров.

.Принимает участие в подготовке данных для составления претензий на поставки некачественных товаров и ответов на претензии заказчиков.

.Контролирует наличие товаров на складе.

.Осуществляет связь с поставщиками и потребителями и оформляет документы на отгрузку и получение товаров в соответствии с утвержденными планами.

.Ведет оперативный учет поступления и реализации товаров.

.В необходимых случаях ведет розыск непоступивших грузов.

.Участвует в проведении инвентаризаций.

.Осуществляет контроль за соблюдением правил хранения товаров на складах, подготовкой товаров к продаже.

Администратор торгового зала выполняет такие функции:

1.Осуществляет руководство персоналом торгового зала (продавцами, продавцами-консультантами, кассирами).

2.Подготавливает и передает заказ на подачу товаров с мест хранения.

.Организует подачу товаров в торговый зал и руководство работой по выкладке товаров.

.Ведет оперативный учет остатков товаров в торговом зале.

.Осуществляет управление запасами товаров в торговом зале и ассортиментом товаров.

.Осуществляет контроль над наличием ценников на товарах.

.Принимает меры по разрешению конфликтных ситуаций с покупателями.

.Информирует руководство торгового предприятия о недостатках в обслуживании покупателей.

.Анализирует результаты работы торгового зала.

.Обслуживает операции возврата, списания, переоценки и резервирования товаров.

Отдел кадров осуществляет работу по подбору и расстановке кадров, учету личного состава и ведению кадровой документации, контролю соблюдения дисциплины труда, по повышению квалификации работников, а также проводит аттестацию кадров, формирует кадровый резерв, контролирует соблюдение трудовых и социальных прав работников. В отделе кадров работает 2 человека.

Отдел бухгалтерии занимается достоверной и рациональной организацией бухгалтерского учета, отвечающего требованиям оперативного руководства компанией, и строгое соблюдение установленного правила ведения учета. Также осуществляет внедрение передовых форм и методов бухгалтерского учета на основе широкого применения вычислительной техники, организацию учета основных фондов, сырья, материалов, топлива, денежных средств и других ценностей компании, исполнение смет расходов, организацию расчетов по заработной плате с работниками компании, составление отчетных калькуляций себестоимости продукции, балансов и бухгалтерской отчетности. Отдел бухгалтерии состоит из трех человек: двух бухгалтеров и главного бухгалтера.

В магазине работают 2 продавца (кассира). Они выполняют следующие обязанности:

1.Осуществляет операции по приему, учету, выдаче и хранению денежных средств и ценных бумаг с обязательным соблюдением правил, обеспечивающих их сохранность.

2.Оформляет документы и получает в соответствии с установленным порядком денежные средства и ценные бумаги в учреждениях банка для выплаты рабочим и служащим заработной платы, премий, оплаты командировочных и других расходов.

.Принимает все меры для обеспечения сохранности вверенных ему денежных средств и ценных бумаг и предотвращения ущерба.

Количество продавцов-консультантов в штате магазина составляет 3 человека. В функциональные обязанности продавцов-консультантов входит:

1.Умение грамотно вести переговоры на любом уровне и преодолевать какие-либо возражения.

2.Вежливость, доброжелательность, внимание к покупателям и к своим коллегам.

.Создание для потребителей всех необходимых условий для ознакомления и подбора товаров, контроль над правилами торговли.

.Обслуживание покупателей в соответствии с технологией продаж, консультирование потребителей по свойствам и качеству товаров, их назначению, правилах пользования и ухода, эксплуатационным срокам, подсчет итоговой стоимости покупки, ее упаковка, обмен товаров.

.Умение предложить альтернативный товар взамен отсутствующему продукту.

.Предотвращение порчи и хищение товара посторонними лицами.

.Предпродажная подготовка товара.

.

СОДЕРЖАНИЕ Введение .Разработка концепции и требований к ИС .1Описание предметной области .2Описание недостатков .3Определение границ задачи

Больше работ по теме: