Разработка и внедрение автоматизированных архивных технологий в архивах на примере "Государственного архива Тульской области"

 

Содержание

Введение

1. Государственное казенное учреждение «Государственный архив Тульской области»

.1 История создания Государственного архива

.2 Нормативная база Государственного архива

1.3 Структура Государственного архива (отделы, фонды)

2. Внедрение и применение информационных технологий в ГКУ «ГАТО»

.1 Описание сайта ГКУ «ГАТО»

.2 Научно-справочный аппарат архива в информационном аспекте

Заключение

Список литературы

Введение

«Архивы называют хранилищами документальной памяти народа. Документы, которые в них собраны, являются неисчерпаемым источником знаний, свидетельство героического прошлого пашей Родины.

Архивный документ является результатом закрепления информации о предметах объективной действительности и о мыслительной деятельности человека посредством письма, графики, фотографии, звукозаписи или другим способом на различных носителях (пергамене, бумаге, пленке и т. д.). Документы широко используются учеными и специалистами народного хозяйства, журналистами и писателями, историками и краеведами. Сотни тысяч советских граждан ежегодно обращаются в государственные архивы с различными запросами.

Архив - учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющее прием, хранение, комплектование, учет и использование архивных документов.

Автоматизированная архивная технология рассматривается, как составная часть архивного дела и на современном этапе его развития может быть представлена как совокупность методов и процессов обработки информации, осуществляемых архивными учреждениями с использованием средств электронной вычислительной техники».

Внедрение новых информационных технологий в работу архивохранилищ и библиотек расширяет доступ (в том числе и удаленный) к документной информации, увеличивает возможность научного анализа информационных богатств архивов, создает новый инструментарий архивной эвристики, новые формы издания документов и справочников

на электронных носителях (CD, DVD), интеграцию информационных ресурсов архивов в мировое киберпространство.

«Разработка автоматизированных архивных технологий заключается в том, что компьютеризация архивного дела базируется на Концепции информатизации архивного дела в России и в общеотраслевой Программе информатизации, принятой Государственной архивной службой в 1995 году. В Концепции даются лишь общие ориентиры. Это комплектование архивных фондов, экспертиза ценности и отбора документальных материалов, хранение архивной информации в распределенной базе данных, учет и обеспечение сохранности документов архивного фонда, автоматизация научно-справочного аппарата, подготовка к изданию архивных справочников и документальных материалов, планирование и учет деятельности и отчетность архивных учреждений. При этом в отношении программного обеспечения говорится с несколько большей определенностью - информационные технологии по основным направлениям деятельности государственных архивов должны быть унифицированными в общеотраслевом масштабе. То есть, архивам не обязательно самим заниматься разработкой основных программ. Программы по учету, контролю за обеспечением сохранности документов, созданию научно-справочного аппарата должны предоставляться Росархивом после одобрения экспертной комиссией по автоматизированным архивным технологиям Росархива».

История создания архивов

«Первые архивы появились практически одновременно с письменностью. До нас дошли достоверные сведения о существовании княжеских и монастырских архивов в Древней Руси, об архивах в других государствах, находившихся в далеком прошлом на территории нашей страны. Они представляли собой собрания правовых актов, приходно-расходных записей и других документов, хранившихся у их владельцев. Такие собрания высоко ценились, передавались по наследству. Использовались они для доказательства имущественных и других прав и привилегий.

Развитие архивы получили в период формирования и укрепления Русского централизованного государства в XV- XVII вв. Деятельность сложившейся в это время системы приказов (учреждений), занимавшихся конкретными вопросами управления страной, требовала определенной систематизации документов, создания описей к ним. Это способствовало накоплению практических навыков по организации хранения документов».

«Большое значение для развития отечественного архивного дела имели реформы Петра I. Одним из результатов их явилось оформление архивов в структурные подразделения центральных и местных государственных учреждений, введение должности архивариуса. Тогда же вошел в употребление и термин «архив». Архивные документы использовали не только в целях государственного управления или охраны привилегий правящего сословия, но и в интересах развития исторической науки. Началась публикация документов».

«В XIX-начале XX вв. архивные документы стали неотъемлемой частью государственного управления и национальной культуры. В это время были созданы фундаментальные научные труды по истории России, продолжалась публикация документов. Появились первые отечественные труды по теории и практике архивного дела, однако ведомственная разобщенность архивов препятствовала дальнейшей работе в этом направлении.

Коренная перестройка архивного дела в нашей стране стала возможной только после Великой Октябрьской социалистической революции. 1 июня 1918 года В. И. Ленин подписал декрет Совета Народных Комиссаров «О реорганизации и централизации архивного дела в Российской Социалистической Федеративной Советской Республике». В декрете СНК были определены основные принципы архивного строительства в нашей стране: национализация архивов, создание единого государственного архивного фонда, организация использования архивных документов в интересах народа.

Важнейшими из действующих в настоящее время документов, определяющими состав Государственного архивного фонда СССР, принципы его организации и хранения, сеть государственных архивов, порядок использования архивных документов это «Положение о Государственном архивном фонде СССР» и «Положение о Главном архивном управлении», утвержденные Советским правительством 4 апреля 1980 года».

«Государственный архивный фонд СССР представляет собой совокупность документов, имеющих научное, политическое, народнохозяйственное, социально-культурное и историческое значение, принадлежащих Советскому государству независимо от их ведомственной принадлежности, времени происхождения, техники и способа воспроизведения информации. Это колоссальный по своему объему информационный массив, в состав которого входят следующие группы документов:

·документы, образовавшиеся в процессе деятельности учреждений, организаций, предприятий, существующих и существовавших ранее на территории СССР. А также высших, центральных и местных органов государственной власти и государственного управления, суда, арбитража и прокуратуры. В него входили управления и штабы всех степеней воинских частей, учебных заведений и других учреждений армии и флота, пограничных и внутренних войск организаций и предприятий всех отраслей экономики, науки и культуры, профессиональных союзов, творческих, кооперативных и других общественных организаций, учреждений религиозных культов (за период, предшествовавший отделению церкви от государства);

·документы отечественных учреждений и предприятий, находящихся или находившихся ранее за границей».

Таким образом, актуальность работы заключаются в анализе усовершенствования и развития автоматизированных информационных технологий государственного архива и их применение внутри архива.

Материал исследования - обзор общих сведений о Государственном архиве Тульской области и исследование в области внедрения и разработки автоматизированных технологий в государственном архиве.

Цель курсовой работы:

1.Рассмотреть историю создания Государственного архива Тульской области;

2.Описать нормативную базу ГАТО;

.Создать структуру ГАТО и рассмотреть каждое подразделение в отдельном контексте;

.Осуществить обзор сайта Государственного казенного учреждения «Государственного архива Тульской области»;

.Использовать научно-справочный аппарат государственного архива и найти применение его в информационной сфере.

Задача исследования - провести анализ в области внедрения и распространения автоматизированных технологий на примере Государственного архива Тульской области.

Источниковедческую базу составляют Федеральный закон от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»; «Основные Правила работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002) <#"justify">архив информационный сайт

1. Государственное казенное учреждение «Государственный архив Тульской области»

.1 История создания Государственного архива

«В соответствии с декретом «О реорганизации и централизации архивного дела в РСФСР» от 01 июня 1918 года, в Тульской губернии был создан первый государственный орган управления архивным делом - тульская губернская коллегия по делам музейно-архивного и библиотечного фонда при Тульском губернском отделе народного образования. 7 июня 1919 года было создано губернское архивное управление (губархив).

С ликвидацией 12 июня 1929г. Тульской губернии и образованием Тульского округа в составе Московской области руководство архивным делом в крае перешло к окружному архивному бюро. Спустя год Тульский округ был ликвидирован, постановлением Центрального архивного управления РСФСР от 15 июля 1930г. в г. Туле учреждалось постоянное отделение Московского областного архивного бюро, переименованного год спустя в управление»

«После образования Тульской области в сентябре 1937г. руководство архивным делом возлагалось на Тульское областное архивное управление с самостоятельным бюджетом. В состав управления входили исторический архив Тульской области и Архив Октябрьской революции тульской области в г. Туле, а также Калужский архив Тульской области. В соответствии с постановлением СНК СССР № 723 от 29 марта 1941г. вместо трех архивов создавался Государственный архив Тульской области (далее - ГАТО) с филиалом в г. Калуге».

«В связи с осадой г. Тулы немецко-фашистскими войсками осенью 1941г. документы госархива объемом 34860 дел, отдел секретных документов и картотека «контрреволюционных элементов» были отправлены в эвакуацию в г. Павлодар (Казахстан). В период осады было утрачено около 90 тыс. дел, в эвакуации - 854 дела и повреждено около 7 тыс. дел.

В 1956г. одновременно с реорганизацией управления МВД РСФСР по Тульской области в УВД Тульского облисполкома архивные отделы вновь перешли в ведение местной исполнительной власти. После создания в июле 1961г. Главного архивного управления при Совете Министров СССР местные архивные органы власти передавались непосредственно облисполкомам. Решением Тулоблисполкома № 3-109 от 6 февраля 1962г. был образован архивный отдел Тулоблисполкома. Государственный архив Тульской области является научным учреждением, имеющим уникальное культурное значение. В нем сконцентрированы архивные документы, отражающие экономическое, политическое и культурное развитие Тульской области с XVI в. до наших дней».

«Центр Документации по личному составу Тульской области (далее - ЦДЛС) - государственное архивное учреждение, образованное с целью формирования и сохранения документов по личному составу для зашиты пенсионного права граждан и права на информацию о самих себе. 1ДДЛС был учрежден в соответствии с постановлением Губернатора Тульской области от 22. 12. 1998г. «О передаче объединенного ведомственного архива департамента по АПК и продовольствию в ведение Архивного отдела Администрации Тульской области и образовании на его базе Центра документации по личному составу Тульской области», в свое время имел права юридического лица и подчинялся Архивному отделу Администрации Тульской области».

«Центр новейшей истории Тульской области был создан на базе партийного архива Тульского обкома КПСС и на основании решения Тульского облисполкома № 16-380 от 30.09.91 года, а также в соответствии с Указом Президента РФ № 83 от 24.08.91 года «О партийных архивах». Партийный архив Тульского обкома КПСС был преобразован в Государственный архив общественно-политических организаций Тульской области (ГА ОПОТО), который в дальнейшем по постановлению главы администрации Тульской области № 490 от 03.07.95 г. получил название - Центр новейшей истории Тульской области (ЦНИТО).

Становление Центра новейшей истории Тульской области прошло длительный и сложный этап развития. 1 июня 1918г. совнаркомом издается декрет «О реорганизации и централизации архивного дела в РСФСР». В 1920-ом году вышло постановление Совнаркома «Об учреждении Комиссии для собирания и изучения материалов по истории Российской Коммунистической партии (историко-партийный)». На местах стали создавать свои историко-партийные отделы. В апреле 1923 г. ЦК партии принял «Положение об историко-партийном отделе ЦК РКП (б)», который стал руководить местными ист. партами, собиравшими документы партийного профиля».

«Тульский губернский историко-партийный отдел начал свою деятельность с 1 декабря 1922 года. Первые годы секретарем, заведующим губернским историческим партом работал Н.М. Добротвор, выпускник Тульского реального училища, журналист, впоследствии доктор исторических наук. Ист. парт был сохранен на территории Тульского округа и в 1929-1930 гг. С августа 1930 г. по сентябрь 1937 г. Тульская область не существовала и вся партийная документация сдавалась в партийный архив МК и МГК ВКП (б).

Выполняя указания ЦК ВКП (б), Тульский обком ВКП (б) в июле 1939 года сосредоточил хранение всех архивных материалов, находившихся в Тульском обкоме, районных и городских комитетах, парткомах, партийных школах, курсах, а также в Московском областном партийном архиве в одном месте. Первые поступления документов из Москвы были в декабре 1940 года. Перед началом Великой Отечественной войны в архиве хранилось 43,4 тыс. ед. хранения. В годы войны партийный архив был эвакуирован в Западно-Казахстанскую область Казахской ССР, возвращен в августе 1944 года.

Первоначально архив размещался в подвальных помещениях Тульского обкома партии и Дома политпросвещения.

В 1974 году партийный архив переехал в специально построенное по типовому проекту семиэтажное здание, где находится и в настоящее время. Архив имеет 5 архивохранилищ, в которых созданы необходимые условия для хранения документов: кондиционирование воздуха, поддержание оптимального температурно-влажностного режима, установка охранной и пожарной сигнализации».

Таким образом, в истории Государственного архива Тульской области говорится о создании архива в последовательности от губернского архивного управления к окружному архивному бюро, затем появилось Тульское областное архивное управление. В состав архивного управления входили исторический архив Тульской области и Архив Октябрьской революции тульской области в г. Туле, а также Калужский архив Тульской области. Центр Документации по личному составу Тульской области - государственное архивное учреждение, образованное с целью формирования и сохранения документов по личному составу, для зашиты пенсионного права граждан и права на информацию о самих себе.

1.2 Нормативная база Государственного архива

«Государственные архивы - это федеральные государственные учреждения, создаваемые Правительством РФ и являющихся основным звеном системы учреждений архивной службы России. В целях постоянного (вечного) хранения вверенной им государственной части Архивного фонда РФ они:

·осуществляют учет архивных документов,

·обеспечивают их сохранность, комплектованием документов государственных организаций и передачей им документов негосударственных организаций и физических лиц;

·создают и совершенствуют научно-справочный аппарат к архивным документам и внедряют информационные технологии;

·обеспечивают условия для использования архивных документов юридическими и физическими лицами,

·осуществляют информационное обслуживание органов государственной власти и самостоятельное использование архивных документов в интересах укрепления российской государственности, обеспечения общественных потребностей в ретроспективной документной информации».

«Формируя, храня архивные документы и организуя их использование, государственные архивы тем самым участвуют в сборе, обработке, накоплении, хранении, поиске и распространении архивной информации. Они представляют собой особую информационную систему, выступают в качестве субъектов информационных процессов. При этом архивные документы и информационные технологии государственных архивов являются объектом отношений физических и юридических лиц, государства, объектом права собственности, авторского и других прав и защищаются законом».

Таким образом, следует отметить, что Государственные архивы - это федеральные государственные учреждения, создаваемые Правительством РФ и являющихся основным звеном системы учреждений архивной службы России. В целях постоянного (вечного) хранения вверенной им государственной части Архивного фонда РФ которые выполняют ряд функций: а именно осуществляют учет документов, обеспечивают их сохранность, создают и совершенствуют научно-справочный аппарат и внедряют информационные технологии.

.3 Структура Государственного архива (отделы, фонды)

Отделы государственного архива тульской области

В настоящее время ГАТО состоит из 11 отделов.

Отдел информатизации архивных технологий

«Этот отдел организован в 1991 году и в настоящее время состоит из 7 человек.

Основная задача отдела:

üразработка основных направлений и анализа работы архива по созданию и развитию информационно-поисковых систем;

üподготовка предложений по ее совершенствованию;

üорганизация и проведение работ по созданию и развитию информационно-поисковых систем;

üвнедрение и использование автоматизированных архивных технологий;

üсоздание Баз данных (БД) научно-информационного характера;

üизучение передового отечественного и зарубежного опыта в области создания информационно-поисковых систем и использования автоматизированных архивных технологий, внедрение их в практику работы отдела, архива и его филиалов.

Сотрудники отдела выполняют следующие виды работ:

·создание, ведение и учет БД;

·разработка методических рекомендаций и инструкций пользователей к БД;

·ввод и корректировка введенной информации в БД с первоисточников;

·обучение и консультирование сотрудников ГАУ ТО «Государственных архив» и других архивных организаций по вопросам создания и ведения БД;

·анализ программных продуктов сторонних организаций в сфере архивных технологий».

История отдела

«На момент образования отдела информатизации (1991г.) в РФ не существовало ясной фундаментальной концепции создания, отбора, оценки, хранения и доступа к электронным документам архива. Поэтому вполне логичным явилось применение к электронным документам основных положенийтрадиционнойархивнойтеории.

На первом этапе информатизации в государственном архиве использовался прикладной пакет ISIS, специально разработанный для хранения и поиска информации специалистами Организации объединенных наций. Данный пакет универсален и доступен широкому пользователю. За десятилетие работы не давал программных сбоев и впоследствии был успешно адаптирован к машинам нового поколения. На основе пакета ISIS отделом автоматизации было создано 4 базы данных: Систематические каталоги советского и досоветского периодов - 197039 карточек; указатели к листам фондов советского и досоветского периодов - 5827 карточек.

В 1999 году в связи с глобальным скачком развития вычислительной техники и появлением ПЭВМ нового поколения Государственным архивом начали приобретаться машины класса PEMTIUM, что было вызвано необходимостью реализации нового класса задач, стоящих перед архивом. В данный период появилась возможность использования стандартных СУРДБД, а именно таких как: Microsoft Access, Microsoft Excel, Visual FoxPro. Эти системы дали новый толчок для создания современных Баз Данных.

После появления в 2003 году в ГАТО устройств, для записи компакт-дисков, было положено начало сохранению электронных ресурсов на лазерных дисках, которые пришли на смену применявшимся прежде магнитным дискам (дискетам)».

«Так в период с 1999г. по 2010г. отделом информатизации разработано 53 базы данных, охватывающих все направления деятельности архива. Из них учетных - 10; учетно-статистических - 2; тематических - 41, что составило 846387 записей - 1170,71 Мб.

В целях защиты электронных документов ГАТО от утрат, они централизованно учитываются и копируются ведущим специалистом отдела информатизации. Учет и описание тематических и учетных баз данных ведется в рамках мета-базы. Хранятся электронные документы и базы данных у главного хранителя (оригинал) и в отделе информатизации архивных технологий (резервная копия).

В настоящее время приоритетными направлениями работы отдела является программа развития системы автоматизированного НСА на 2007-2011 годы; переход ГАТО в систему автоматизации государственного учета документов Архивного фонда РФ «Архивный фонд» версия 4.0; учет движения документов архива».

Отдел документов по личному составу

«Этот отдел создан 1 сентября 2009 года в связи с созданием ГАУ ТО "Государственный архив" и в соответствии с его Уставом, утвержденным приказом Комитета Тульской области по делам архивов от 21 июля 2009г. №28. Предшественниками отдела были: Объединенный междуведомственный архив сельского хозяйства (сентябрь 1980г. - декабрь 1998г.), Центр документации по личному составу Тульской области (декабрь 1998г. - август 2009 г.).

Начальник этого отдела имеет право подписи на сопроводительных письмах, ответах об отсутствии документов, архивных справках, копиях, выписках по обращениям, подготовленным в соответствии с п. 1.2. «Временного положение о порядке приема обращений физических и юридических лиц», утвержденного приказом ГАУ ТО «Государственный архив» от 2 сентября 2009 г. №1.

Все обращения, поступающие в адрес государственного архива, распределяются на три основных потока в зависимости от мест хранения архивных документов, содержания обращения и организации использования документов. Обращения о трудовой деятельности граждан, включая обращения о заработной плате и стаже работы, награждениях ведомственными и правительственными наградами, переименовании предприятий (организаций), обучении и т.п. подлежат регистрации вторым потоком соответствующими службами в здании государственного архива.

Отдел осуществляет методическое обеспечение работ по вопросам обеспечения сохранности, учету, научно-технической обработки и использованию документов по личному составу.

Основными задачами отдела являются обеспечение сохранности и государственный учёт документов по личному составу и информационное обеспечение граждан, органов государственной власти, учреждений Пенсионного фонда и социальной защиты населения, органов местного самоуправления, других учреждений с целью защиты конституционных прав и законных интересов граждан, публикация документов, создание информационно-поисковых систем, банков и баз данных».

«Порядок обращений:

ØЛичный приём;

ØПочта;

ØЭлектронная почта;

ØУстный запрос.

По цели запросы подразделяются на:

Øвосстановление трудовой книжки;

Øназначение пенсии;

Øперерасчет пенсии;

Øполучение гражданства;

Øсудебная защита.

Запросы по предмету подразделяются:

Øдонорство;

Øзаработной плате;

Øоб истории предприятия;

Øльготный стаж;

Øнаграждение;

Øнесчастный случай;

Øобучение;

Øправоустанавливающие документы;

Øстаж работы;

Øстатус предприятия;

Øусловия труда;

ØЧАЭС».

«Отдел документов по личному составу на запросы граждан, органов государственной власти, учреждений Пенсионного фонда и социальной защиты населения, органов местного самоуправления и других учреждений выдает архивные справки, архивные выписки, архивные копии документов, ответы об отсутствии документов в соответствии с порядком использования документов Архивного фонда Российской Федерации, установленным Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном фонде в Российской Федерации» и Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов. Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденных приказом Минкультуры и массовых коммуникаций РФ от 18. 01.2007г. №19.

Запросы о трудовых отношениях выполняются бесплатно.

Срок исполнения социально-правовых запросов 30 календарных дней, запросов по потере кормильца - 10 календарных дней, запросов суда - 5 календарных дней. Ответы на запросы выдаются заявителям при предъявлении паспорта и иного документа, подтверждающего личность, или отправляются почтой».

Отдел использования документов ГАУ ТО Государственный архив

«Структура отдела:

vсектор информации и приема граждан (стол справок),

vчитальный зал № 1;

vчитальный зал № 2.

Отдел состоит из 14 человек.

Сотрудники специализируются по разным направлениям:

vистория учреждений;

vадминистративно-территориальное деление Тульской области;

vгенеалогические запросы;

vзаключение и оформление договоров с юридическими лицами;

vзапросы о репрессированных гражданах;

vистория тульских храмов;

vзапросы биографического характера;

vимущественные запросы.

Специализация сотрудников сектора:

·исполнение запросов, связанных с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение;

·получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации, в том числе о подтверждении трудового стажа и размеров заработной платы;

·в участии в партизанском движении;

·в награждении государственными и ведомственными наградами, присвоение почетных званий;

·в получении образования;

·о пребывании в немецких концлагерях и насильственном вывозе с оккупированных территорий в Германию и другие страны».

«Отдел использования документов организует и проводит работу:

·по информационному обеспечению пользователей и пропаганде документов архива;

·исполняет запросы государственных, иных учреждений и организаций, граждан РФ, зарубежных организаций и граждан по документам архива и фонду научно-справочной библиотеки;

·выдает в установленном порядке заверенные копии и выписки из документов, архивные справки;

·осуществляет прием, рассмотрение обращений граждан и юридических лиц;

·организует документальные выставки;

·готовит тематические перечни и обзоры архивных документов;

·проводит экскурсии;

·выполняет договорные работы;

·оказывает платные услуги учреждениям, организациям и гражданам;

·готовит проекты договоров на использование архивных документов».

Отдел комплектования, ведомственных архивов и делопроизводства

«Отдел состоит из 7 человек. Отдел ведет работу с современными организациями, учреждениями и предприятиями независимо от формы их собственности. Отдел решает вопросы комплектования Архивного фонда Тульской области документами учреждений и организаций в соответствии со списком источников комплектования.

Сотрудники отдела владеют не только специальными, архивными знаниями и технологиями, но и разбираются в проблемах:

oэкспертизы ценности документов и документационного обеспечения управления;

oюридических вопросов, связанных с передачей прав собственности на документы и вопросах обеспечения социальных прав граждан;

oимеющих навыки работы с любыми видами носителей информации.

От уровня профессионализма сотрудников отдела зависит, какой комплекс документов поступит в областной архив на государственное (вечное) хранение и какую информацию о жизни Тульской области мы оставим нашим потомкам.

Всего на государственный архивный учёт поставлено более 230 организаций (это органы власти, прокуратуры и юстиции; медицинские, учебные и культурные учреждения; промышленные предприятия и т.д.). Именно их документы представляют наибольший интерес, как с исторической, так и с практической точек зрения.

Таким образом, отдел ведомственных архивов - это своеобразный мостик из настоящего в будущее, который обеспечивает так необходимую всем нам преемственность поколений».

«Основные задачи отдела:

§Разработка основных направлений и анализ работы по вопросам комплектования архива, организации документов в делопроизводстве и деятельности архивов учреждений, организаций, предприятий подготовка предложений по ее совершенствованию;

§Организация и проведение работы по комплектованию архива документами;

§Организационно-методическое руководство и контроль за деятельностью ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве учреждений;

§Изучение передового отечественного и зарубежного опыта по вопросам комплектования архива, организации документов в делопроизводстве и деятельности архивов учреждений, внедрение его в практику работы отдела, архива и его филиалов».

Отдел централизованного учета

«ОЦУ документов создан 1 февраля 2010 года в результате объединения трех архивных учреждений (ГАТО, ЦНИТО и ЦДЛС) и является структурным подразделением ГАУ ТО «Государственный архив». Отдел состоит из 3 человек.

Отдел в соответствии с возложенными на него задачами:

1.Осуществляет в соответствии с правилами работы и другими нормативными документами сводный (по архиву) государственный учет документов, принятых на постоянное хранение, и документов по личному составу, в том числе в ПК «Архивный фонд»;

2.Составляет сведения о составе и объеме фондов архива для фондового каталога вышестоящего архивного органа, в том числе в электронном формате;

.Совместно с отделами осуществляет государственный учет документов по архивохранилищам, в том числе специальный учет различных категорий документов, осуществляемый в соответствии с указаниями вышестоящих архивных органов;

.осуществляет документирование приема на хранение новых поступлений;

.рассматривает вопросы фондирования документов архива и документов, подлежащих приему на хранение;

.проводит экспертизу ценности хранящихся в архиве документов, оформляет ее результаты в установленном порядке;

.Обеспечивает сохранность учетных документов, архивных справочников, программных комплексов, баз данных»;

.«Осуществляет выдачу документов и копий фонда пользования из архивохранилищ учреждениям, организациям и предприятиям во временное пользование, контроль за соблюдением правил сохранности выданных документов, их своевременным возвращением в архивохранилища;

.Оказывает научно-методическую и практическую помощь государственным, районным и городским архивам, при необходимости негосударственным архивам по профильным отделу направлениям.

Перечни фондов, имеющихся на хранении можно найти во всевозможных справочниках, путеводителях и других публикациях архива.

После слияния ЦНИТО, ГАТО и ЦДЛС, во избежание повторяемости номеров фондов, которые были в каждом из трёх учреждений, каждому из фондов были присвоены соответствующие буквенные обозначения. Номера архивных фондов периода до 1917 г., включенных в состав архивных фондов ГАУ ТО «Государственный архив», остаются без изменений.

Номера архивных фондов периода после 1917 г., включенных в состав архивных фондов ГАУ ТО «Государственный архив», должны иметь индекс "Р", отделяемый от цифрового обозначения номера архивного фонда чертой (Р-1, Р-2 и т.д.).

Номера архивных фондов ликвидированного центра новейшей истории Тульской области (ЦНИТО), включенных в состав архивных фондов ГАУ ТО «Государственный архив», должны иметь индекс "П", отделяемый от цифрового обозначения номера архивного фонда чертой (П-1, П-2 и т.д.)».

«Номера архивных фондов ликвидированного центра документации по личному составу Тульской области (ЦДЛС ТО), включенных в состав архивных фондов ГАУ ТО «Государственный архив» должны иметь индекс "Л", отделяемый от цифрового обозначения номера архивного фонда чертой (Л-1, Л-2 и т.д.).

В номерах архивных фондов по личному составу к номеру архивного фонда, присвоенному ранее комплексу документов по личному составу фондообразователя, через дробь добавляется номер архивного фонда, за которым учтена документация по основной деятельности».

Отдел обеспечения сохранности документов дореволюционного периода.

«Отдел образован 1 февраля 2010 года.

Он выполняет работы по обеспечению сохранности документов дореволюционного периода, а именно:

1)организует обособленное хранение документов на различных носителях, сейфовое хранение уникальных документов, рациональное размещение, топографирование и картонирование документов;

2)осуществляет контроль за температурно-влажностным режимом архивохранилищ;

)проверку наличия и состояния документов, учет и розыск необнаруженных дел;

)оценку физического состояния документов, выявление и учет документов, имеющих механические, физико-химические или биологические повреждения и другие дефекты, разработку мер по их устранению и контроль выполнения»;

)«контроль технического состояния документов на пленочных носителях, страхового фонда и фонда пользования опечатывание коробок с документами, прошедшими страховое копирование и имеющими фонд пользования, а также коробок с малоиспользуемыми документами, прошедшими проверку наличия и состояния;

)шифровку единиц хранения, нумерацию и проверку нумерации листов, оформление обложек, ярлыков, подшивку документов и другие работы;

)обеспыливание архивохранилищ;

)организует выдачу документов и копий фонда пользования из архивохранилищ в установленном порядке работникам архива, в читальный зал;

)осуществляет контроль за обеспечением сохранности документов в процессе работы с ними, их своевременным возвращением в архивохранилища;

)осуществляет ведение вспомогательных учетных документов;

)составляет паспорт архивохранилищ;

)готовит сведения для включения в систему государственного учета документов».

Отдел микрофильмирования, реставрации и консервации документов

«Отдел создан в 2010 году.

Задачами отдела является проведение комплекса работ с целью обеспечения физико-химической сохранности документов, а именно:

реставрация;

переплет;

подшив;

микрофильмирование;

сканирование;

ксерокопирование.

Специалистами архива проводится ручная реставрация архивных документов. Это тонкая и кропотливая работа. В отделе работают квалифицированные опытные реставраторы и переплетчики. Реставрация документов на бумажной основе начинается с очистки листов от пыли и проверки текста на текучесть, так как удаление загрязнения с документа производят влажной марлей или широкой мягкой кистью. Если на документах обнаружен грибок, то проводится дезинфекцию. Весь реставрационный процесс проводится на специальном столе с подсветкой, чтобы были хорошо видны все изъяны документов. Разрывы листов заделывают специальной бумагой на основе целлюлозы. Она наклеивается на документ с помощью специально приготовленного клея (клей варят специалисты архива). Разрушающиеся тонкие листы укрепляются с помощью реставрационной бумаги, в случае сильного разрушения, потери механической прочности документ укрепляют способом дублирования на конденсаторную или микалентную (состоит из волокон натурального хлопка соединенных крахмалом) бумагу. После проведенных работ документы просушиваются, прессуются (для выравнивания) и переплетаются».

«Так же одним из основных направлений работы отдела является - создание страхового фонда и фонда пользования, путем микрофильмирования и сканирования фотодокументов.

Современная копировальная и компьютерная техника позволяет изготовить высококачественные копии архивных документов, как для нужд архива, так и по заказам организаций и частных лиц. Специалисты отдела изготавливают коробки для архивных документов, отвечающие современным требованиям для хранения архивных дел постоянного срока хранения

Сотрудники отдела регулярно занимаются инициативным документированием, проводя фото- и видеосъемку общественно-значимых мероприятий: конференций, круглых столов, презентаций, встреч».

Отдел обеспечения сохранности документов новейшего времени

«Отдел создан 1 февраля 2010г.

Основные задачи отдела:

·организационно-методическое обеспечение работ по хранению архивных фондов;

·обеспечение сохранности архивных фондов и документов;

·контроль за физическим состоянием документов.

Основной массив документов советского и постсоветского периодов:

·фонды советских учреждений, организаций и предприятий;

·фонды органов, организаций и учреждений коммунистической партии и комсомола;

·общественных объединений,

·фонды личного происхождения,

·коллекции фотодокументов (ликвидированного ЦНИТО) в отделе обеспечения сохранности документов новейшего времени хранится 4656 фондов, 1790997 единиц хранения документов на бумажной основе и 2879 фотодокументов».

Характеристика документов и фондов.

) «Фонды органов, организаций и учреждений коммунистической партии:

комитеты партии - губернские, уездные, окружные, областные, промышленные, сельские, городские, а также районные комитеты города Тулы и Тульской области, промышленно-производственные и колхозно-совхозные районы города Тулы.

органы партийного контроля - губернские, окружные, Тульские городские контрольные комиссии: политические отделы, политический сектор.

первичные партийные организации - местные органы государственной власти и управления, а также учреждения и предприятия промышленности, сельского хозяйства, строительства, транспорта, связи, образования, культуры и искусства, органов юстиции, суда и прокуратуры.

учреждения партии - учебные заведения, историко-партийный отдел губернского комитета, ЦНИТО, издательство и редакция газеты «Коммунар».

чрезвычайный орган партии в годы Великой Отечественной войны - Тульский городской комитет обороны».

) «Фонды органов, организаций и учреждений комсомола:

комитеты комсомола - губернские, уездные, окружные, областные, промышленные, сельские, городские, районные комитеты г. Тулы и Тульской области и сельско-хозяйственные организации.

первичные комсомольские организации - предприятия промышленности, сельского хозяйства, строительства, транспорта, торговли, здравоохранения, образования.

учреждения комсомола - редакция газеты «Молодой коммунар».

В этих фондах находятся:

·протоколы;

·стенограммы партийных и комсомольских съездов, конференций, пленумов, собраний, совещаний, заседаний президиума, бюро секретариата, комиссий и материалы к ним;

·приказы, инструкции, положения;

·планы, отчеты, докладные записки, справки, сведения, сводки, информации;

·переписка о работе по выполнению решений вышестоящих организаций;

·переписка с партийными, комсомольскими, советскими, профсоюзными, хозяйственными, военными и другими организациями по различным текущим вопросам;

·справки, статистические отчеты, сведения о составе организаций; заявления, анкеты, списки, характеристики, личные листки по учету кадров»;

·«финансово-хозяйственные отчеты, сметы, штаты;

·личные и персональные дела;

·дела по приему в члены КПСС, ВЛКСМ;

·воспоминания ветеранов партии, комсомола, войны и труда;

·лицевые счета и ведомости на выдачу зарплаты;

·книги учета и выдачи партийных документов;

·карточки первичных партийных организаций.

) Фонды общественно-политических объединений, организаций, движений, партий.

В фондах хранятся:

·уставные документы, регистрационные, агитационные материалы;

·приказы, положения;

·протоколы конференций, собраний, заседаний;

·планы и отчеты о работе;

·программные заявления, обращения;

·печатные издания;

·переписка, списки;

·бухгалтерская документация;

·финансовые документы.

) Личные фонды.

В фондах хранятся:

·удостоверения, почетные грамоты, дипломы;

·автобиографии, характеристики;

·рукописи очерков и статей, планы докладов;

·переписка, печатные издания, фотографии».

) «Коллекции:

§фотодокументов.

В фонде отложились фотоснимки активных участников революционных событий 1901 - 1917 годов, гражданской и Великой Отечественной войн, Героев Советского Союза и Социалистического труда, полных кавалеров ордена Славы, делегатов съездов партии и комсомола, почетных гостей г. Тулы.

§документов партизанского движения.

В фонде хранятся директивные указания, справки У НКВД по Тульской области о подготовке истребительных батальонов, формировании партизанских отрядов и групп; разведочные сводки УНКВД по Тульской области о ходе боевых операций; сведения о грабежах и насилии, чинимых немецко-фашистскими войсками; документы о деятельности партизанских отрядов,

списки личного состава, тексты партизанских клятв; представления партизан к правительственным наградам.

§документов личного происхождения.

В фонде находятся:

·личные документы ветеранов партии, автобиографии, воспоминания,

·стенограммы выступлений;

·переписка с ветеранами войны, партии, организациями;

·наградные листы;

·автобиографии Героев Советского Союза, уроженцев г. Тулы и области, партизан.

§агитационных документов по выборам.

В фонде отложились:

·программные документы партий, блоков, объединений;

·агитационные листки, плакаты, буклеты;

·информационные бюллетени, обращения, списки;

·печатные материалы».

Фонды Государственного архивного учреждения Тульской области «Государственный архив»

«Учитывая, что при реорганизации архивных учреждений Тульской области названия, количество, состав и место хранения фондов не изменились, целесообразно для удобства восприятия также рассматривать данный вопрос в контексте формального разделения архивохранилищ на основе ранее действующих государственных архивов».

Фонды бывшего Государственного архива Тульской области (ГАТО)

«Органы местной государственной власти представлены фондами провинциальной канцелярии, воеводских канцелярий, наместнического правления, канцелярии губернатора, губернского правления, губернского присутствия, губернского по крестьянским делам присутствия, уездных мировых съездов посредников, мировых посредников, уездных по крестьянским делам присутствий, губернского по городским делам присутствия, уездных съездов, земских участковых начальников, волостных правлений, Комиссий о выборах в Государственную Думу и др».

«Местные органы власти и управления Временного правительства представлены фондами губернского и уездных комиссаров, уездными и волостными исполнительными комитетами, губернскими и уездными земельными комитетами, продовольственными комитетами и управами, комиссара министерства труда, районным комитетом по кожевенным делам.

По советскому периоду фонды:

üвоенно-революционных комитетов;

üсовета солдатских депутатов Тульского гарнизона;

üуездных исполкомов;

üорганизационного комитета Президиума Верховного Совета РСФСР по Тульской области;

üкомбедов, отделов управления уездных исполкомов;

üобластной комиссии по оказанию содействия в работе;

üчрезвычайной государственной комиссии по установлению и расследованию злодеяний немецко-фашистских захватчиков и их сообщников, и причиненного ими ущерба».

«Органы суда и прокуратуры дореформенного периода представлены фондами:

Øгородовых судов;

ØТульской палаты уголовного суда;

ØТульской палаты гражданского суда;

Øгубернского прокурора;

ØТульской палаты суда и расправы;

Øверхнего земского суда;

Øверхней расправы;

Øсовестного суда;

Øгубернских и городовых магистратов и ратушей;

Øсловесных судов;

Øуездных судов;

Øуездных стряпчих;

Øнижних расправ.

Органы суда и прокуратуры пореформенного периода представлены фондами:

vТульского окружного суда;

vпрокурора;

vсудебных следователей;

vсъездов мировых судей;

vмировых судей;

vуездных членов окружного суда;

vгородских судей;

vволостных судов;

vсудебных приставов;

vприсяжного поверенного».

«Нотариальные учреждения представлены фондами маклеров, нотариального архива Тульского окружного суда, нотариусов.

Органы полиции представлены фондами Тульской управы благочиния, городского полицейского управления, сыскного отделения, земских судов, городских полиций, уездных полицейских управлений, становых и городских приставов.

Тюремные учреждения представлены фондами губернской тюремной инспекции, губернской и уездных тюрем, конвойной команды, арестантского исправительного отделения и земского арестного дома».

«Воинские учреждения представлены фондами:

oгубернского и уездных рекрутских присутствий;

oбелевского рекрутского старосты;

oгубернского и уездных по воинской повинности присутствий;

oтульского уездного комитета по представлению отсрочек военнообязанным;

oуправлениями губернского и уездных воинских начальников, начальника тульского гарнизона;

oгубернским комитетом государственного ополчения;

oдружин тульского государственного подвижного ополчения;

oинженерной дистанции;

oквартирными комиссиями;

oтульского местного военного лазарета.

Финансово-налоговые учреждения представлены фондами тульской казенной палаты, губернского и уездных казначейств, губернского распорядительного комитета, контрольной палаты, комиссии оценки недвижимого имущества г. Тулы, губернского и городских по квартирному налогу присутствий, уездных по военному налогу присутствий, винных и соляных приставов».

«Кредитные учреждения представлены фондами:

·тульского отделения государственного банка и инспекцией мелкого кредита;

·тульским отделением государственного дворянского земельного банка;

·тульским отделением крестьянского поземельного банка, другими банками и конкурсными управлениями банками;

·государственных и ссудо-сберегательных касс;

·тульского русского общества взаимного кредита;

·тульского мещанского общества взаимного кредита;

·страховых обществ;

·губернской дворянской кассы взаимопомощи и др».

«Органы управления промышленностью и учреждений фабрично- заводского надзора представлены фондами губернского комитета по топливу, губернским по фабричным и горнозаводским делам присутствием, присутствием по делам страхования рабочих, старшим фабричным инспектором.

Промышленные, коммунальные предприятия и торговые заведения представлены фондами Тульского оружейного завода, управлением акционерных обществ тульских меднопрокатных и патронных заводов, чугуноплавильных заводов, доменных печей, каменноугольных копей, конторой Тульского сахарорафинадного и др. заводов, тульской городской электрической станции, городского водопровода, торговых домов.

Учреждения строительства и общественных работ представлены фондами тульских губернских и уездных строительных и дорожных комиссий, комитета по устройству г. Тулы, уполномоченного по общественным работам Тульской губернии.

Учреждения сельского и лесного хозяйства представлены фондами ветеринарного отделения губернского правления, Тульской заводской конюшни, организаций потребительской кооперации сельского хозяйства и мелкого кредита, уездных винных складов, губернских и уездных лесничеств, комитетом земледелия».

«Продовольственные учреждения представлены фондами губернской комиссии народного продовольствия, городскими комитетами продовольствия, уполномоченных министерства земледелия по заготовке продовольствия для армии.

Органы и учреждения народного просвещения представлены фондами дирекций училищ и народных училищ, уездными училищными советами, инспекторов народных училищ.

Учебные заведения представлены фондами учительского института, коммерческого училища, технического железнодорожного училища, реального училища, художественно-ремесленной учебной мастерской, мужских и женских гимназий и прогимназий, Тульской учительской женской семинарии, высших начальных училищ и др.

Учреждения науки и культуры представлены фондами Тульской палаты древностей, губернской ученой архивной комиссии, любители естествознания, публичной библиотеки и фондами типографий.

Учреждения здравоохранения представлены фондами губернской врачебной управы, комитета общественного здравия, оспенного комитета, Совета тульских больниц, врачебного отделения губернского правления, земских больниц и др.

Фото-фонд ГАТО составляют фотодокументы основного фонда, коллекции уникальных фотодокументов (с 1889г.) и фотодокументы, хранящиеся в фондах личного происхождения».

«Фото-фонд включает следующие тематические разделы:

üзнаменательные даты и события;

üместные органы государственной власти и самоуправления;

üвооруженные силы;

üобщественно-политическое и революционное движение;

üпромышленность;

üкустарное производство;

üтранспорт, образование;

üздравоохранение;

üкультура;

üвиды населенных пунктов и памятных мест;

üфотопортреты».

Фонды бывшего Центра новейшей истории Тульской области

«Тульский регион издавна является признанным центром с развитыми отраслями машиностроения, включая оборонное производство, химии, родиной новаторских методов разливки стали, механизированной добычи угля, роторных линий. Первенец отечественной электрификации - Каширская ТЭЦ также располагалась на территории области. Охотничьи ружья, самовары, баяны, пряники славятся далеко за пределами России. Все это нашло отражение в фондах Центра. Причем, в связи с изменениями административно-территориального деления имеются документы, отражающие историю ряда уездов, районов, отошедших в соседние: Московскую, Калужскую и Орловскую губернии.

Основу хранящегося комплекса документов по истории Тульской партийной организации составляют документы партийных органов, организаций, учреждений Коммунистической партии. Первые документы, поступившие в партийный архив на государственное хранение, датированы 1917 годом. Основу фондов составили документы, поступившие в 1940г. из г. Москвы и области».

«В архивохранилище № 2 сосредоточены фонды органов, организаций и учреждений партии и комсомола, действовавших на территории области в 1917 - 1991 гг., фонды политических партий, движений, объединений, общественных организаций, созданных в 90-е годы.

В архивных фондах Тульского губкома, окружкома ВКП(б), уездных комитетов имеются документы:

§об установлении Советской власти в Тульской области;

§о формировании продотрядов, отрядов Красной Гвардии и Красной Армии;

§об оказании помощи голодным рабочим Москвы, Поволжья, ликвидации безработицы и неграмотности;

§о вкладе тульских оружейников в борьбу с интервентами в годы гражданской войны;

§о состоянии сельского хозяйства, потребительской кустарно-промысловой сельскохозяйственной кооперации в 1918-1929 годы;

§о проведении коллективизации, индустриализации, развитии Подмосковного угольного бассейна».

«В фондах Тульского обкома КПСС, городских, районных комитетов партии сосредоточены документы:

·о партийном руководстве промышленностью, сельским хозяйством, железнодорожным транспортом в предвоенные годы;

·о проведении мобилизации в первые дни Великой Отечественной войны;

·об организации истребительных батальонов, партизанских отрядов, обороны г. Тулы, помощи фронту;

·о размещении госпиталей;

·о восстановлении промышленности, сельского хозяйства после освобождения области от временной оккупации немецкими войсками».

«В составе фондов губкома, укомов, окружкома, обкомов, горкомов и райкомов партии представлены:

§протоколы;

§постановления пленумов, конференций, заседаний бюро, собраний партактива;

§совещаний;

§отчеты о деятельности;

§статистические отчеты о численности и составе парторганизаций;

§списки номенклатурных работников;

§документы по рассмотрению персональных дел коммунистов, штаты и партийные бюджеты;

§докладные записки, информации;

§справки обкомов, горкомов и райкомов партии, парткомов первичных организаций с правами райкомов, секретарей первичных организаций;

§документы по установлению Советской власти в Тульской губернии, формированию продотрядов, отрядов Красной Гвардии и Красной Армии;

§о создании местных органов управления»;

§«о состоянии промышленности, сельского хозяйства, потребительской, кустарно-промысловой сельскохозяйственной кооперации, коллективизации сельского хозяйства;

§справочно-информационные материалы о проведении агитационно-пропагандистских мероприятий;

§анкеты участников губернских и областных мероприятий;

§списки коммунистов;

§документы о работе среди женщин и национальных меньшинств: поляков, латышей, румын, венгров;

§сведения о национальном составе;

§сводки о политических настроениях;

§документы о начале репрессий против кулачества;

§о деятельности областной партийной организации в годы ВОВ;

§о проведении мобилизации в первые дни войны, организации истребительских батальонов, партизанских отрядов, обороне г. Тулы в октябре-ноябре 1941г., помощи фронту, размещении госпиталей, о послевоенном восстановлении народного хозяйства, освоении целинных и залежных земель в 1950 - 1960 гг.; сведения за 1960 - 1970 гг.;

§о строительстве предприятий, реорганизации сельских райкомов партии, создании партийных комитетов производственных колхозно-совхозных управлений, проведении политико-идеологических мероприятий по подготовке празднованию годовщин Октябрьской революции и дня рождения Ленина;

§материалы по вопросам развития народного хозяйства и культуры области за 1980 - 1991 гг.;

§о выдающихся объектах национальной культуры: музее-усадьбе Л.Н. Толстого в Ясной Поляне, музее на Куликовом Поле, историческом музее оружия, музее художника В.Д. Поленова»;

§«о деятельности Тульских политехнического и педагогического институтов, Новомосковского филиала Московского химико-технологического института, техникумов, школ, театров, библиотек.

Документы по личному составу партийных органов представлены делами по приему в партию, учетными карточками коммунистов, личными делами работников обкома, горкомов, райкомов партии, ведомостями, личными карточками начисления и выплаты заработной платы, в том числе и техническим работникам

Фонд Тульского городского комитета обороны имеет документы о введении осадного положения в г. Туле, формировании Тульского рабочего полка, сооружении оборонительных рубежей, об ущербе, нанесенном врагом народному хозяйству, о сборе средств на строительство танковой колонны «Тульский колхозник», о формировании авиасоединения «Тула» и эскадрильи им. А. Чекалина.

Документы из фонда-коллекции партизанского движения в Тульской области имеют сведения о количестве партизанских отрядов, истребительных батальонов и разведывательно-диверсионных групп, действовавших на территории области, об их боевой деятельности».

«Документы обкома, горкома, райкомов КПСС за 1960-1970 годы дают информацию:

§о строительстве предприятий, реорганизации сельских райкомов партии,

§о создании партийных комитетов производственных колхозно-совхозных управлений,

§о проведении политико-идеологических мероприятий по подготовке и празднованию 50-летия Октябрьской революции и 100-летия со дня рождения Ленина,

§о награждении области и города Тулы орденами Ленина, вручении «Золотой Звезды» города-героя».

«Архив располагает документами о деятельности областной комсомольской организации за период 1918-1991 гг. В фондах хранятся протоколы областной, городских, районных комсомольских конференций, заседаний пленумов, бюро обкомов, горкомов. Райкомов, районных собраний комсомольских активов, заседаний бюро областного совета пионерских организаций; отчеты, докладные записки, справки, информации обкомов, горкомов, райкомов о деятельности областной, городских, районных и первичных комсомольских и пионерских организаций; о выполнении постановлений ЦК и обкома ВЛКСМ; о пропагандистской работе; социально-экономическом положении городской и сельской молодежи; о мобилизации юношей и девушек в лыжные танково-истребительные батальоны, о комсомольских партизанских отрядах, о подвиге партизана Саши Чекалина, о молодежных «фронтовых» бригадах, о вкладе молодежи в восстановление народного хозяйства в послевоенные годы, об участии молодежи области в освоении целинных земель, работе на ударных комсомольских стройках страны; о работе областной комсомольской школы, бюро международного молодежного туризма «Спутник», школьных комсомольских и пионерских организаций, статистические отчеты о составе и численности комсомольских организаций; финансовые отчеты обкомов ВЛКСМ, горкомов, райкомов, комсомольских студенческих отрядов; приказы по личному составу, личные дела работников комитетов; ведомости начисления и выдачи заработной платы».

«Документы современных политических партий, движений и объединений, действующих на территории Тульской области, представлены протоколами учредительных собраний, свидетельствами о регистрации, уставами и программами, печатными изданиями, перепиской с другими общественно-политическими организациями, информационными бюллетенями, финансовыми отчетами.

В архиве хранятся фонды первичных партийных организаций с протоколами партийных конференций, собраний, заседаний партбюро.

Документы Центра новейшей истории используются при изучении истории партии и комсомола, при исследовании роли партийных организаций в установлении советской власти в Тульской области, в руководстве политической, хозяйственной, культурной жизнью края.

Многие документы, хранящиеся в архиве, опубликованы в Сборниках документов, подготовленных сотрудниками партийного архива Тульского обкома КПСС, и изданных большим тиражом, как в средствах массовой информации, так и в Книге Памяти Тульской области, служат сотне исследователям источниковедческой базой для подготовки докторских, кандидатских диссертаций, монографий, рефератов».

Фонды бывшего Центра документации но личному составу Тульской области

«Основные виды документов: приказы по личному составу, расчетно-платежные ведомости, лицевые счета, личные карточки формы Т-2, личные дела, акты о несчастных случаях, трудовые книжки.

В фондах содержится кадровая и бухгалтерская документация (личный состав) ликвидированных учреждений сельского хозяйства, горнодобывающей промышленности, строительных организаций Тульской области, небольшие комплексы организационно-распорядительной документации постоянного срока хранения и документов депозитарного хранения».

Таким образом, можно сделать вывод о том, что в структуре АТО содержатся как отделы, так и фонды. К отделам относятся: отдел информатизации архивных технологий, отдел документов по личному составу, отдел использования документов, отдел комплектования ведомственных архивов и делопроизводства, отдел централизованного учета, отдел обеспечения сохранности документов дореволюционного периода, отдел микрофильмирования, реставрации и консервации документов, отдел обеспечения сохранности документов новейшего времени. К фондам относятся: фонды бывшего ГАТО, фонды бывшего Центра новейшей истории Тульской области, фонды бывшего Центра документации по личному составу.

Итак, можно подвести итоги по главе, что в структуре ГАТО содержатся как отделы, так и фонды. К отделам относятся: отдел информатизации архивных технологий, отдел документов по личному составу, отдел использования документов, отдел комплектования ведомственных архивов и делопроизводства, отдел централизованного учета, отдел обеспечения сохранности документов дореволюционного периода, отдел микрофильмирования, реставрации и консервации документов, отдел обеспечения сохранности документов новейшего времени. К фондам относятся: фонды бывшего ГАТО, фонды бывшего Центра новейшей истории Тульской области, фонды бывшего Центра документации по личному составу.

2. Внедрение и применение информационных технологий в ГКУ «ГАТО»

.1 Описание сайта ГКУ «ГАТО»

«На сайте Государственного казенного учреждения «Государственного архива тульской области» содержится 6 вкладок, а именно:

·Об архиве;

·Услуги;

·Читальные залы;

·Поиск информации;

·Наши труды;

·Комплектование.

Во вкладке «об архиве» выделены такие пункты, как:

üКонтактная информация (общие сведения и понятие государственного архива, контактная информация руководства архива; режим работы; местонахождение; прием обращений граждан; общая информация о читальных залах до 1917 года и после 1917 года)

üНормативные документы (Устав ГАТО; Лицензия работы с исправлением сведений, составляющих государственную тайну; реквизиты ГАТО; Государственный заказ/Государственное (муниципальное) задание)»;

ü«Структура архива (структурные подразделения ГАТО; Кадры, численность, состав и движение работников/2011г.; Вакантные должности);

üПрограммы (Программа информатизации ГАТО на 2012-14гг.; Показатели основных направлений деятельности за 2011г.; Показатели основных направлений деятельности за 2010г.; Программа развития системы НСА на 2007-2011гг.);

üНаши партнеры;

üНаграды архива (сотрудников)».

«Во вкладке «Услуги» изложены:

Нормативные документы (постановление правительства Тульской области, административный регламент, приказ директора),

исполнение запросов,

виды запросов (тематический и генеалогический, о трудовых отношениях для бывших партийных и комсомольских работников, о трудовых отношениях «Тула уголь»),

порядок приема и исполнения (форма приема; отказ запроса по телефону и анкеты без указания; время личного приема; срок исполнения; основания для отказа в исполнении запроса; выдача ответов заявителям; статистика исполнения запросов);

список исполненных запросов,

оплата (осуществляется в отделениях Сбербанка);

копирование (осуществляется в читальном зале №2)».

«Вкладка «Читальные залы» имеет:

vПравила работы (общие положения; порядок допуска пользователей в читальные залы архивов; права (обязанности, ответственность) пользователей; порядок выдачи дел (документов, микро-копий, печатных изданий), предоставления научно-справочного аппарата; копирование и выдача копий архивных документов, изготовленных по заказам пользователей; приложение к правилам работы пользователей в читальных залах - образец анкеты пользователя);

vПриказы о работе (архива, читального зала №1, читального зала №2);

vОбъявления, новые поступления;

vРежим работы, местонахождение, проезд;

vПорядок оформления (переоформления);

vПорядок работы (предварительная запись, регистрация в книге посещений, выдача строго с заявленной темой исследования, сдача документов за 30 минут до окончания работы зала);

vЗаказ документов (оформление заказа на бланке дел и описей(особо ценных и уникальных дел, фондов НСБ и СИФ); форма приема заказа на дела; норма выдачи архивных документов; сроки исполнения заказов; срок пользования заказанными материалами; отказ или отсрочка в выдаче дел; повторная выдача);

vПодсобный фонд;

vКопирование документов (способ копирования; бланк заказа на копирование документов; порядок копирования);

vГенеалогический поиск (методические пособия; указатели, подготовленные в архиве; публикации);

vРассекреченные документы».

«Вкладка «Поиск информации» содержит:

ØАрхивные справочники (путеводители и списки фондов, справочники АТД, каталоги);

ØИнформационные ресурсы;

ØОписи (оцифрованные, список описей в электронном формате);

ØУказатели и обзоры;

ØНСБ».

«Вкладка «Наши труды» имеет в наличии:

§Научные темы;

§Публикации;

§Проекты;

§Выставки;

§Конференции;

§Россика;

§Методические разработки».

«Вкладка «Комплектование» выделяет:

vСписок источников комплектования;

vПлан комплектования на 2013г.;

vПоступления 2010-2011г.;

vГрафик обследований организаций;

vГрафик проведения семинаров;

vМетодические пособия и письма

(«Методические рекомендации»; «Короб архивный. Характеристики»);

vОбъявления для организаций;

vЖертвователям документов».

«На главной странице имеются новости архива и архив новостей, а также помещена экспресс-модель, имеющая такие пункты, как:

1.Главная страница сайта ГАТО

2.Объявление для исследователей (читального зала №1, читального зала №2)

.Вакансии

.Обратная связь

.Гостевая книга

.Торги

.Видеоматериалы

.Документы улыбаются».

Таким образом, на сайте ГАТО содержится такая информация, как: об архиве, наши труды, услуги, читальные залы, поиск информации, комплектование. Также на основной части страницы имеется экспресс-панель, где есть обратная связь, гостевая книга, видеоматериалы, торги, вакансии, объявление для исследователей читальных залов, а также новости архива и архив новостей.

.2 Научно-справочный аппарат архива в информационном аспекте

«В научно-справочном аппарате ГАТО можно найти:

·путеводители Государственного архива Тульской области, Тула, 1968 года;

ØГАТО путеводитель часть 1 (досоветский период) 2001 года в котором подробно описаны состав и содержание фондов за период с конца 16 века до 1917 год; ГАТО список фондов советского периода в котором перечислены названия фондов и годы работы;

ØЦентр Новейшей истории Тульской области, Путеводитель 2006 года в котором указывается полная информация о фондах, охарактеризованы состав и содержание документов архива, отражающих политическую историю области, ее экономическое, социальное и культурное развитие.

ØЦентр документов по личному составу. Список фондов. В списке фондов есть № фонда, дата его поступления, название фонда, отметка о выбытии, примечание».

·«Справочники административно-территориального деления

·Каталог ГАУ ТО «Государственный архив»

·Информационные ресурсы ГАУ ТО «Государственный архив» (Тематические Базы Данных: Систематический каталог, Систематический каталог ЦНИТО; Информационные ресурсы о населении: Уставные грамоты, Клировые ведомости, Подворные переписи, Договоры о продаже и залоге недвижимости города Тулы; Персональные ресурсы: Именной каталог, Персональная картотека членов партии ЦНИТО, Именной каталог ЦНИТО; БД описей досоветского(советского) периода; учетные БД; Управленческие БД; НСБ и СИФ)

·Описи на электронном носителе

·Указатели и обзоры ГАУ ТО 2012 года».

Таким образом, в научно-справочном аппарате указывается информация о путеводителях, справочниках, каталогах, информационных ресурсах, описях, указателях и обзорах ГАТО 2012года.

Итак, можно подвести итоги по главе, что на сайте ГАТО есть 6 вкладок: об архиве, услуги, читальные залы, поиск информации, наши труды и комлектование. На основной части страницы имеется экспресс-панель, где есть обратная связь, гостевая книга, видеоматериалы, торги, вакансии, объявление для исследователей читальных залов, а также новости архива и архив новостей. В научно-справочном аппарате указывается информация о путеводителях, справочниках, каталогах, информационных ресурсах, описях, указателях и обзорах ГАТО 2012года.

Заключение

По результатам данной работы можно сделать вывод, что в структуре ГАТО содержатся как отделы, так и фонды. К отделам относятся: отдел информатизации архивных технологий, отдел документов по личному составу, отдел использования документов, отдел комплектования ведомственных архивов и делопроизводства, отдел централизованного учета, отдел обеспечения сохранности документов дореволюционного периода, отдел микрофильмирования, реставрации и консервации документов, отдел обеспечения сохранности документов новейшего времени. К фондам относятся: фонды бывшего ГАТО, фонды бывшего Центра новейшей истории Тульской области, фонды бывшего Центра документации по личному составу.

На сайте ГАТО есть 6 вкладок: об архиве, услуги, читальные залы, поиск информации, наши труды и комлектование. На основной части страницы имеется экспресс-панель, где есть обратная связь, гостевая книга, видеоматериалы, торги, вакансии, объявление для исследователей читальных залов, а также новости архива и архив новостей. В научно-справочном аппарате указывается информация о путеводителях, справочниках, каталогах, информационных ресурсах, описях, указателях и обзорах ГАТО 2012года.

Список литературы

1.Федеральный закон от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»/

2. «Основные Правила работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002)

.Закон об «архивном фонде РФ» от 07 июля 1993 года № 5341-1

.Постановление администрации Тульской области от 10.04.2009г. №221 о «создании Государственного архива»

.Пухальская Ю.В. Архивы Тульской области /В. Пухальская, Е.А. Кондырева, Г.А. Евстегнеева: учебно-справочное пособие - Тула.: ТГПУ, 2011.

.Вовкотруб О.В. Архивоведение: консп. лекций. Ч.1./О.В. Вовкотруб, Л.Р. Фионова. - П.: Издат-во Пенз.гос. ун-та, 2007.- 104с.-библиогр.:с.94-98.

.В.А. Лебедев. Архивы - школе: Справочное пособие для преподавателей средней школы, профессионально-технических училищ и техникумов - М.: Главархив СССР, ВНИИДАД, 1989. - 79с.

.Государственный архив Тульской области

.Архивоведение: учебник для нач. проф. образования / Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М.; под ред. Чл.-корр. РАН Козлова В. П. - 6-е изд., стер. - М.: Издательский центр «Академия», 2007. - 272с.

.Современные архивные технологии

.Журналы «Делопроизводство» № 3 2002; «Отечественные архивы» № 1 2003, № 6 2003

.Архивоведение и источниковедение отечественной истории. Проблемы взаимодействия на современном этапе. / Доклады и сообщения на четвертой Всероссийской конференции 24-25 апреля 2002г. - М., 2002

.Основные правила работы архивов организаций/Росархив, ВНИИ-ДАД. - М., 2002

.СПС КонсультантПлюс

.Организация информационно-справочной работы по документам С.Л. Кузнецов, Журнал делопроизводство №1 2008г.

.Проблемы межведомственного электронного документооборота и организация электронных архивов, С.Л. Кузнецов, «Современные технологии делопроизводства и документооборота» №1 2011г./.

Содержание Введение 1. Государственное казенное учреждение «Государственный архив Тульской области» .1 История создания Государственног

Больше работ по теме: