Разработка базы данных "Конференция"

 

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РФ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

ГОУ ВПО «Брянский государственный технический университет»

Кафедра «Информатика и программное обеспечение»

Курсовая работа

по дисциплине «Информатика»

на тему

Разработка базы данных «Конференция»

Брянск 2011

Содержание

Введение

Глава 1. Проектирование базы данных

1.1 Инфологическая модель

1.2 Даталогическая модель

Глава 2. Создание физической модели базы данных

2.1 Создание таблицы в режиме конструктора

2.1.1 Установление связей между таблицами

2.1.2. Заполнение таблиц данными

2.3 Создание запросов

2.3.1 Создание запроса на выборку

2.3.2 Создание запроса с параметром

2.3.3 Создание запроса с вычисляемыми полями

2.4 Создание форм

2.4.1 Создание простых форм

2.4.2 Создание главной кнопочной формы

2.4.3 Создание макросов

2.5 Создание отчета

2.6 Фильтры

Заключение

Список используемой литературы

Введение

В деловой или личной сфере часто приходится работать с данными из разных источников, каждый из которых связан с определенным видом деятельности. Для координации всех этих данных необходимы определенные знания и организационные навыки.Access объединяет сведения из разных источников в одной реляционной базе данных. Создаваемые формы, запросы и отчеты позволяют быстро и эффективно обновлять данные, получать ответы на вопросы, осуществлять поиск нужных данных, анализировать данные, печатать отчеты, диаграммы и почтовые наклейки.

В базе данных сведения из каждого источника сохраняются в отдельной таблице. При работе с данными из нескольких таблиц устанавливаются связи между таблицами. Для поиска и отбора данных, удовлетворяющих определенным условиям, создается запрос. Запросы позволяют также обновить или удалить одновременно несколько записей, выполнить встроенные или специальные вычисления. Для просмотра, ввода или изменения данных прямо в таблице применяются формы. Форма позволяет отобрать данные из одной или нескольких таблиц и вывести их на экран, используя стандартный или созданный пользователем макет. Для анализа данных или распечатки их определенным образом используется отчет. Например, можно создать и напечатать отчет, группирующий данные и вычисляющий итоги, или отчет для распечатки почтовых наклеек.

Глава 1. Проектирование базы данных

На первом этапе проектирования БД происходит отражение в инфологическую модель, которая описывает объекты предметной области и определяет характер этих объектов.

На втором этапе присутствует даталогическая модель, в которой определена логика взаимоотношений между объектами. Это логическая организация данных, взаимосвязь данных в БД.

На 1 и 2 уровне проектирование происходит без использования каких-либо дополнительных средств. На 3 этапе проектирование базы данных осуществляется с использованием СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ БАЗАМИ ДАННЫХ (в моем случае это MS ACCESS).

Также при создании БД важно учитывать следующие параметры.

·Целостность БД (правильность данных в любой момент времени).

·Избыточность БД (данные столбцов повторяются в нескольких таблицах.

·Избыточность влечет за собой противоречивость данных).

Цель проектирования БД - сокращение избыточности данных.

Следующая схема иллюстрирует изложенные ранее факты.

Рис.1. Этапы создания базы данных

1.1 Инфологическая модель

·Предметная область моего курсового проекта касается обеспечения удобного доступа к базе данных «Заявки на участие в научных конференциях». Это база данных созданная для удобства работы организатора и систематизации различных конференций. На первом этапе её проектирования необходимо определить интересуемые для работы организатора данные. В нашем проекте необходима информация о: конференциях (название, место проведения, дата проведения, ранг, количество ученых, денежный взнос), организаторах конференций (организация, председатель оргкомитета, телефон, факс, e-mail), учёных, участвующих в конференциях (ФИО, организация, ученая степень, страна). Также необходимо систематизировать заявки на участие в научных конференциях. Далее следует определение требуемого числа таблиц. Для удобства работы нам требуется четыре таблицы: «Заявки на участие», «Организатор конференций», «Ученый», «Конференция». В таблице «Заявки на участие» необходимы поля: «Тип участия», «Тема доклада», «ФИО учёного». Таблице «Учёный» соответствуют: «ФИО», «Организация», «Ученая степень», «Страна». В таблице «Организатор конференций» требуются поля: «Организация», «Председатель оргкомитета», «Телефон», «Факс», «e-mail». Для таблицы Конференция необходимы: «Название», «Место проведения», «Дата проведения», «Ранг», «Количество учёных», «Взнос». Теперь когда мы определили таблицы и поля в них для удобства работы с данными требуется связать эти таблицы.

1.2 Даталогическая модель

На данном этапе проектирования нам необходимо спроектировать связи между таблицами, определёнными на инфологической этапе моделирования. Для этого можно составить предварительную схему, отображающую таблицы и связи между ними.

Рис. 2 Предварительная схема базы данных

Такая схема даёт общее представление о базе данных, но для создания её в среде MS ACCESS требуется более конкретное указание связей между таблицами. Для этого составляем таблицу полностью отображающую структуру базы данных «Заявки на участие в научных конференциях».

Для установления связей в MS ACCESS необходимо назначение ключевых полей. В базе данных недопустимо повторение данных в поле, которое назначено ключевым, поэтому нам необходимо вводить дополнительные поля, тип данных в которых - счетчик.

УченыйФИООрганизацияСтранаУченая степень

КонференцияНазваниеМесто проведенияДатаРангКоличество учёныхВзнос№ конференции

Заявки на участиеТип участияТема докладаФИО ученогоПубликация (да/нет)№ конференции№ организации

Организатор конференцийОрганизацияПредседатель оргкомитетаТелефонФаксАдресE-mail№ организацииРис. 3. Структура базы данных

Теперь, когда определена вся структура базы данных «Заявки на участие в научных конференциях» можно приступать к завершающей стадии создания базы данных.

Глава 2. Создание физической модели базы данных

2.1 Создание таблицы в режиме конструктора

1.Переключитесь в окно базы данных. Для переключения из другого окна в окно базы данных нажмите клавишу F11.

2.На вкладке Таблица нажмите кнопку Создать.

.Дважды щелкните элемент «Конструктор».

.Определите в таблице каждое поле.

.Определите ключевые поля до сохранения таблицы.

Примечание. Рекомендуется определять ключевые поля, хотя это вовсе не обязательно. Если они не были определены, то при сохранении таблицы выдается вопрос, нужно ли их создавать.

6.Для сохранения таблицы нажмите кнопку Сохранить на панели инструментов, а затем введите имя таблицы, следуя соглашениям об именах объектов Microsoft Access.

Рис.3 Создание таблиц

В подчинённых таблицах необходимо назначить ключевые поля. Уникальная метка, называемая ключом, используется для определения каждой записи таблицы. Ключевые поля в таблицах используются для создания межтабличных связей. Чтобы определить ключ, выделите строку с описанием нужного поля и нажмите кнопку Ключ на панели инструментов. Необходимо так же установить свойства полей. Каждое поле имеет свойства, изменяя которые, можно управлять сохранением, обработкой и отображением данных поля. Назначаем свойства полей, учитывая тип данных, которые будут содержаться в них. Создаем необходимое число таблиц.

2.1.1 Установление связей между таблицами

Для создания связей между таблицами необходимо:

1.Нажать кнопку схема данных.

2.В появившемся диалоговом окне добавить необходимые схемы

.Перетащить с помощью мышки ключевое поле подчиненной таблицы к соответствующему полю в главной таблице.

.Появиться диалоговое окно, в котором следует поставить следующие флажки: обеспечение целостности данных, каскадное обновление связанных полей, каскадное удаление связанных полей. Затем нажать кнопку Создать.

.Устанавливаем необходимое число связей.

.Нажимаем кнопку Сохранить.

После выполнения указанных операций готов макет базы данных.

Рис. 5 Назначение связей между таблицами

2.1.2 Заполнение таблиц данными

После разработки структуры базы данных осуществляется ввод данных. Начинать заполнять таблицы лучше подчинённые, последовательно заполняя поля в главной таблице В режиме таблицы добавляются, редактируются или просматриваются табличные данные. Также можно проверить орфографию и напечатать табличные данные, отфильтровать и отсортировать записи, изменить внешний вид таблицы или изменить структуру таблицы, добавив или удалив столбцы.

Рис. 6 Заполнение таблиц

.3 Создание запросов

С помощью запросов можно просматривать, анализировать и изменять данные из нескольких таблиц. Они также используются в качестве источника данных для форм и отчетов.

Наиболее часто используется запрос на выборку pис.5,6. При его выполнении данные, удовлетворяющие условиям отбора, выбираются из одной или нескольких таблиц и выводятся в определенном порядке.

Запросы можно создавать как в режиме мастера так и в режиме конструктора. Наиболее простым является создание запросов в режиме конструктора.

2.3.1 Создание запроса на выборку

Для создания запроса необходимо:

.Нажать кнопку дважды на поле Создать запрос в режиме конструктора.

2.В появившемся диалоговом окне добавить необходимые таблицы (Рис. 7)

3.Выбрать необходимые поля из этих таблиц двойным кликом.

В запросе можно установить сортировку по убыванию и возрастанию. Это устанавливается в поле Сортировка, также возможно создание различных фильтров. Возможно создание непосредственно во время формирования запроса или же после.

Рис. 7 Добавление таблиц

Рис. 8 Создание запроса на выборку

Рис. 9 Запрос на выборку

2.3.2 Создание запроса с параметром

Запрос с параметром позволяет по заданному параметру выводить данные из разных таблиц. Создается такой запрос также как и запрос на выборку. Отличие в том что при создании запроса в поле Условие отбора пишется: например, под полем таблицы ФИО ученого - Like[Введите имя ученого]+* .

Рис. 11 Запрос с параметром

2.3.3 Создание запроса с вычисляемыми полями

Запрос такого типа позволяет проводить математические операции между числовыми полями. Для создания такого запроса необходимо в поле Условие отбора под пустым столбцом ввести формулу. Например, для вычисления общей суммы денежного взноса для каждой конференции необходимо умножить число учёных, участвующих в конференции, на сумму взноса для данной конференции.

Рис.12 Запрос с вычисляемыми полями

.4 Создание форм

Форма - это средство удобного ввода и редактирования данных. Рекомендуется создавать формы, повторяющие бумажные бланки, с которых вводятся исходные данные. С помощью форм можно также вывести на экран содержимое не всех полей каждой записи, а только нужных. Пользователь имеет возможность создать форму самостоятельно или воспользоваться мастером. Мастер форм ускоряет процесс создания формы, так как автоматически выполняет всю основную работу. При использовании мастера Microsoft Access выдает приглашение на ввод данных, на основе которых создается форма. В созданных формах мастер можно использовать для быстрого создания элементов управления в форме. Для настройки формы следует переключиться в режим конструктора. Большая часть данных, представленных в форме, берется из таблицы или запроса.. Благодаря этому существует возможность блокирования доступа к конфиденциальной информации в БД.

Формы используются для различных целей. В зависимости от преследуемой цели существует несколько видов форм:

·Форма для ввода данных в таблицу

·Кнопочная форма для открывания других форм и отчетов.

2.4.1 Создание простых форм

Пользователь имеет возможность создать форму самостоятельно или воспользоваться мастером. Мастер форм ускоряет процесс создания формы, так как автоматически выполняет всю основную работу. При использовании мастера Microsoft Access выдает приглашение на ввод данных, на основе которых создается форма. В созданных формах мастер можно использовать для быстрого создания элементов управления в форме. Для настройки формы следует переключиться в режим конструктора. Можно изменить поля, кнопки, оформление формы.

Для создания формы в режиме мастера необходимо:

.Дважды нажать на поле Создание формы в режиме мастера .

2.Добавить необходимые таблицы.

3.Выбрать поля из таблиц.

4.Выбрать стиль оформления и нажать кнопку Создать

Рис. 13 Создание форм в режиме мастера

Рис. 14 Простая форма

2.4.2 Создание главной кнопочной формы

Наиболее удобный способ создания кнопочной формы - это с помощью диспетчера кнопочных форм.

Для создания кнопочной формы необходимо:

.Запустить вкладку сервис, затем Служебные программы, Диспетчер кнопочных форм.

.Нажать клавишу создать , затем Ок . Появиться новая страница кнопочной формы.

.Выбрать двойным кликом мышки новую страницу кнопочной формы и нажать кнопку создать .

.Далее задается необходимое число кнопок и операций которые они выполняют.

Рис. 15 Создание кнопочной формы

При создании кнопочной формы возникает трудность с заданием операций открывающих запросы и таблицы. Для решения этой проблемы необходимо создавать макросы.

2.4.3 Создание макросов

Макрос - это объект MS ACCSESS, который позволяет выполнять различные команды. При его запуске выполняются установленные команды. В нашем случае необходимо создать макрос открывающий таблицы или формы.

.Нажать кнопку создать .

.В столбце Макрокоманда выбрать команду открыть запрос или открыть таблицу

.Сохранить макрос с учетом названия, нажав кнопку сохранить.

Рис. 16 Создание макроса

После создания необходимого числа макросов используем их в кнопочной форме. Связывая несколько страниц кнопочных форм и настраивая интерфейс, мы получаем удобный в использовании объект.

Рис.17 Кнопочная форма

2.5 Создание отчета

Пользователь имеет возможность разработать отчет самостоятельно или создать отчет с помощью мастера. Мастер по разработке отчетов Microsoft Access выполняет всю рутинную работу и позволяет быстро разработать отчет. После вызова мастера выводятся диалоговые окна с приглашением ввести необходимые данные, и отчет создается на основании ответов пользователя. Мастер окажется полезным даже для опытных пользователей, так как позволяет быстро разработать макет, служащий основой создаваемого отчета. После этого можно переключиться в режим конструктора и внести изменения в стандартный макет.

Создание отчета с помощью мастера.

1.В окне базы данных выберите вкладку Отчеты.

2.Нажмите кнопку Создать.

.В диалоговом окне Новый отчет выберите нужного мастера. Описание действий, выполняемых мастером, выводится в левой половине диалогового окна.

.Выберите имя таблицы или запроса, содержащих данные, по которым строится отчет.

Примечание. Microsoft Access по умолчанию использует эту таблицу или запрос как базовый источник данных для отчета. Однако мастер позволяет изменить источник данных, а также выбрать поля из других таблиц или запросов.

5.Нажмите кнопку OK.

Если на шаге 3 выбран мастер отчетов, мастер диаграмм или мастер наклеек, выполняйте инструкции мастера, выводящиеся в диалоговом окне. Если выбран один из мастеров автоотчетов, отчет создается автоматически.

Создание отчета без помощи мастера.

1.В окне базы данных выберите вкладку Отчеты.

2.Нажмите кнопку Создать.

.В диалоговом окне Новый отчет выберите пункт Конструктор.

.Выберите имя таблицы или запроса, содержащих данные, по которым строится отчет. (Если требуется создать свободный отчет, не выбирайте имя из списка).

Для того чтобы использовать в отчете данные из нескольких таблиц, создавайте отчет на основе запроса.

5.Нажмите кнопку OK.

Рис. 18 Отчет

2.6 Фильтры

Фильтры, интегрированные в Excel, упрощают процесс ввода записей в список и их удаления из него, а также процесс поиска информации. Фильтр используется для отображения на экране записей, удовлетворяющих определённому условию, и временного сокрытия всех остальных. Записи, которые не соответствуют заданному критерию, при фильтрации скрываются, однако порядок их расположения остаётся прежним.

Существует два вида фильтров: автофильтр (фильтрация записей по заданным признакам), а также расширенный фильтр с помощью которого пользователь может в диалоговом режиме задать свои условия выборки сразу по нескольким критериям.

Заключение

В ходе выполнения курсовой работы я получил основы практических навыков и теоретических знаний для работы с базами данных в СУБД Microsoft Access.

Microsoft Access в настоящее время является одной из самых популярных среди настольных программных систем управления базами данных. Среди причин такой популярности следует отметить:

§высокую степень универсальности и продуманности интерфейса, который рассчитан на работу с пользователями самой различной квалификации.

§глубоко развитые возможности интеграции с другими программными продуктами, входящими в состав Microsoft Office, а также с любыми программными продуктами, поддерживающими технологию OLE

Microsoft Access позволяет управлять всей информацией из одного файла базы данных. В рамках этого файла данные можно разделить на отдельные составные части, называемые таблицами; просматривать, добавлять и обновлять данные в таблицах с помощью электронных форм; находить и извлекать только нужные данные с помощью запросов; также анализировать или печатать данные в заданном макете с помощью отчетов.

конференция конструктор запрос макрос

Список используемой литературы

1.Справка MS Access.

2.Хомоненко А.Д. и др. Базы данных: Учеб. для ВУЗОВ/Хомоненко А.Д., Цыганков В.М., Мальцев М.Г.; под ред. А.Д. Хомоненко. - СПб.: КОРОНА, 2000.

.Дубнов П.Ю. Access 2000. Проектирование баз данных. - М.: ДМК, 2000.

.Острейковский В.А. Информатика М.: АСТ, 1998

.Глушаков С.В. Базы данных: Учеб. курс/С.В. Глушаков, Д.В. Ломотько. - Харьков; М.: Фолио: АСТ, 2000.

.Робинсон С. Microsoft Access 2000: учеб. курс: Пер. с англ. - СПб. и др.: Питер, 2001.

.Справка MS Excel.

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РФ ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ ГОУ ВПО «Брянский государственный технический университет» Кафедра &

Больше работ по теме: