Рациональная организация труда руководителя

 

Введение

Всем известная истина - «Время - деньги», похоже, начинает изменять свое значение. По словам одного из лучших аналитиков и практиков брэндинга Марка Гобе, «время становится дороже денег». И с ним трудно не согласится.

Многие известные специалисты подтверждают эту истину, говоря при этом, что время - это такой специфический ресурс, который в организации стоит на одном месте с основными фондами, рабочей силой, сырьем, но оно имеет особое специфическое свойство: оно необратимо. То есть если оборудование можно купить, сырье и материалы тоже не являются редким товаром, который необходимо долго разыскивать, то потерянное время невозможно вернуть, невозможно вернуть упущенные в это время возможности, невозможно дорешать дела, если условия, в которых они решаются, поменялись.

Рабочее время большинства современных руководителей уплотнено до предела, рабочий день не нормирован, и все же часто не удается завершить все намеченные дела к заданному сроку. При этом нарастает такое ощущение беспомощности перед лавиной проблем, срочно требующих твоего вмешательства и чувство того, что нехватка времени как нехватка воздуха ведет к тому, что проблемы просто-напросто задавят человека. Все это ведет к стрессовому состоянию, еще более усугубляющему положение.

Такая ситуация в современном обществе носит массовый характер и не только среди руководителей. Наверняка каждый человек может вспомнить немало случаев, когда в один день он должен был решить массу проблем, побывать во множестве мест, при этом он никак не мог решить, в какой очередности лучше всего все это сделать и осознание того, что невозможно сразу и быстро решить проблему распределения времени, что из-за этого можно не успеть или пропустить что-то важно очень сильно угнетает, заставляет нервничать, портит настроение, что в конечном итоге отрицательно сказывается на самочувствии, работоспособности и уменьшает вероятность того, что все задуманное на день будет реализовано. Наверняка почти каждый человек может вспомнить и массу дел, отложенную им «на потом», а, по-сути «в долгий ящик», которые вроде бы нужно сделать, но вот все «никак руки не доходят».

В такой ситуации единственное решение - это научиться управлять своим временем.

Данный курсовой проект выполняется с целью:

Закрепить теоретические знания по проблеме изучения содержания труда и структуры затрат рабочего времени руководителя.

Научиться самостоятельно проводить анализ затрат рабочего времени руководителя.

Научиться методам аналитической и проектной работы в области рационализации личного труда.

1. Современное состояние проблемы

Муниципальное образование «Городской округ Дзержинский» является самостоятельным муниципальным образованием в составе Московской области, на территории которого осуществляется местное самоуправление в полном объеме, предусмотренном Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» от 06.10.2003 №131-ФЗ, исходя из интересов жителей города, исторических и местных традиций.

Администрация города - исполнительно-распорядительный орган местного самоуправления, орган власти, осуществляющий исполнительно-распорядительные функции.

В основе деятельности Администрации лежит стремление способствовать максимальному удовлетворению потребностей населения города, обеспечения благоприятных условий для развития коммерческих предприятий, общественных и политических организаций, научных и образовательных коллективов и учреждений культуры.

Организационная структура администрации города - это совокупность подразделений администрации, расположенная в виде схемы распределения функций, полномочий и взаимоотношений между ними.

Одно из наиболее важных мест в структуре Администрации занимает Юридический отдел. Его задачей является правовое обеспечение и защита организации, контроль за законностью выпускаемых Администрацией документов, защита интересов Главы города, Администрации и Совета депутатов в судебных органах.

В работе будет проанализирована структура затрат рабочего времени начальника Юридического отдела и определено соответствие (несоответствие) этих затрат функциональным обязанностям.

2. Аналитическая часть

.1 Сбор практического материала. Инвентаризация затрат рабочего времени

Для проведения анализа эффективности загрузки рабочего времени начальника Юридического отдела Администрации г.Дзержинский и определения соответствия затрат времени функциональным обязанностям руководителя воспользуемся методом фотографии. В течение двух недель будем заполнять карту самофотографии.

Классификатор затрат рабочего времени начальника Юридического отдела.

Таблица 1

Перечень элементов затратШифр затратКомментарийПланирование работы Отдела01Участие в оперативных совещаниях (каждый понедельник), получение поручений от Главы города и первого заместителя Главы администрации, планирование работы отдела на неделю на основании полученных поручений.Разработка проектов документов02Положения г. Дзержинский, решения Совета депутатов, постановления и распоряжения главы города, иные документы правового характера, выносимые на рассмотрение Главы города, Совета депутатов.Проведение правовой экспертизы документов выносимых на рассмотрение Главы города.03Проверка документов на соответствие требованиям законодательства, соблюдение интересов организации, соответствие функциям которые выполняет организация, визирование документов.Подготовка проектов договоров, соглашений, связанных с осуществлением Администрацией, муниципальным образованием своих полномочий.04Проводится с целью реализации полномочий Администрации в том или ином вопросе.Визирование договоров05Проверка договоров на соответствие требованиям законодательства, соблюдение интересов организации, соответствие функциям которые выполняет организация.Участие в мероприятиях по обеспечению соблюдения законности06Совещания проводятся 2-3 раза в неделю Главой города или Советом депутатов.Оказание правовой помощи структурным подразделениям Администрации, муниципальным предприятиям и учреждениям.07Консультации и помощь в составлении документов.Телефонные разговоры08Консультирование сотрудников по телефону, переговоры с юристами других организаций, участвующих в судебных процессах с Администрацией.Подготовка документов к судебным процессам09Сбор и анализ документов, необходимых для судебного процесса.Участие в судебных процессах10Представление интересов Главы города, Администрации и Совета депутатов в судебных органах.Подведение итогов участия в судебных процессах11Анализ и обобщение результатов рассмотрения судебных дел.Изучение внутренних документов Администрации12Распоряжения, Постановления, служебная корреспонденция (письма Организаций), служебные запискиБеседы с подчинёнными 13Касающиеся рабочего процесса Регламентированные перерывы 14Время на обед с 13.00 до 14.00 ежедневно.Потери рабочего времени (не регламентированные потери)15Разговоры по телефону личного характера, разговоры с сотрудниками не имеющие отношения к работе, затянувшиеся чаепития, личные дела и т.д.

Самофотография затрат рабочего времени начальника Юридического отдела велась на протяжении двух недель - с 05.10.2009 г. по 16.10.2009 г. (Таблица №2)

Таблица 2 - Самофотография рабочего времени

ВремяШифр затратФактическое время (мин)ВремяШифр затратФактическое время (мин)5 октября, понедельник (9:00-18.00)6 октября, вторник (9.00-18.00)9.00-9.15150:159.00-9.05150:059.15-9.35080:209.05-9.35070:309.35-10.00120:259.35-9.45130:1010.00-10.30030:309.45-9.55080:1010.30-10.45080:159.55-10.00150:0510.45-11.00070:1510.00-12.00102:0011.00-13.00012:0012.00-12.10120:1013.00-14.00141:0012.10-12.25080:1514.00-14.20010:2012.25-13.00050:3514.20-14.30080:1013.00-14.00141:0014.30-14.45010:1514.00-14.20070:2014.45-15.00070:1514.20-14.45030:2515.00-15.20010:2014.45-14.55080:1015.20-15.30050:1014.55-15.20070:2515.30-15.45070:1515.20-15.35150:1515.45-16.05050:2015.35-15.50130:1516.05-16.10150:0515.50-16.00080:1016.10-16.20080:1016.00-16.20020:2016.20-16.45090:2516.20-16.35080:1516.45-17.00080:1516.35-17.00020:2517.00-17.30060:3017.00-17.10080:1017.30-17.40080:1017.10-17.35030:2517.40-18.00030:2017.35-17.50050:1518.00-18.30090:3017.50-18.15070:25Итого:9.30Итого:9.157 октября, среда (9.00-18.00)8 октября, четверг (9.00-18.00)9.00-9.20070:209.00-9.05150:059.20-9.35030:159.05-9.30050:259.35-9.45080:109.30-9.50080:209.45-10.00030:159.50-10.00120:1010.00-10.10150:1010.00-10.30060:3010.10-10.20080:1010.30-10.55070:2510.20-10.40110:2010.55-11.20030:2510.40-10.55080:1511.20-11.30080:1010.55-11.00120:0511.30-11.45150:1511.00-11.25070:2511.45-12.00130:1511.25-11.30130:0512.00-12.15090:1511.30-11-45080:1512.15-12.35070:2011.45-12.15050:3012.35-13.00090:2512.15-12.20150:0513.00-14.00141:0012.20-12.35070:1514.00-14.05150:0512.35-12.50050:1514.05-14.20080:1512.50-13.00080:1014.20-14.50090:3013.00-14.00141:0014.50-15.15050:2514.00-14.10150:1015.15-15.40070:2514.10-14.30130:2015.40-15.50080:1014.30-14.40080:1015.50-16.00150:1014.40-14.55030:1516.00-16.20040:2014.55-15.00150:0516.20-16.35080:1515.00-17.25062:2516.35-17.00040:2517.25-17.40070:1517.00-17.20070:2017.40-18.30030:5017.20-17.45 030:25Итого:9.3017.45-17.55080:1017.55-18.00150:05Итого:99 октября, пятница (9.00-18.00)12 октября, понедельник (9.00-18,00)8.00-11.00103:009.00-9.10150:1011.00-11.05150:059.10-9.20120:1011.05-11.15080:109.20-9.35130:1511.15-11.25120:109.35-9.40080:0511.25-11.40130:159.40-10.00030:2011.40-11.50080:1010.00-11.00061:0011.50-12.20030:3011.00-13.00012:0012.20-12.40070:2013.00-14.00141:0012.40-13.00020:2014.00-14.20010:2013.00-14.00141:0014.20-14.45070:2514.00-14.20020:2014.45-15.15010:3014.20-14.30080:1015.15-15.25080:1014.30-15.00110:3015.25-15.40130:1515.00-15.20070:2015.40-15.45150:0515.20-15.30150:1015.45-16.00070:1515.30-15.50090:2016.00-18.10062:1015.50-16.00080:1018.10-18.30090:2016.00-16.20050:20Итого:9.3016.20-16.50030:3016.50-17.00080:1017.00-17.30070:3017.30-18.00020:3018.00-18.40090:40Итого:10.4013 октября, вторник (9.00-18.00)14 октября, среда (9.00-18.00)9.00-9.10130:109.00-10.50101:509.10-9.15080:0510.50-11.00150:109.15-9.25120:1011.00-11.25070:259.25-9.35080:1011.25-11.35120:109.35-10.00030:2511.35-11.45080:1010.00-13.00103:0011.45-12.00070:1513.00-14.00141:0012.00-13.00061:0014.00-14.15050:1513.00-14.00141:0014.15-14.45070:3014.00-14.10150:1014.45-15.00080:1514.10-14.30080:2015.00-15.20050:2014.30-14.45030:1515.20-15.25080:0514.45-14.50080:0515.25-15.50110:2514.50-15.15030:2515.50-16.10080:2015.15-15.40110:2516.10-16.30070:2015.40-15.50080:1016.30-16.50150:2015.50-16.15050:2516.50-17.05030:1516.15-16.40070:2517.05-17.15080:1016.40-17.10030:3017.15-17.25030:1017.10-17.15080:0517.25-17.45050:2017.15-18.00060:4517.45-17.50080:05Итого:917.50-18.00130:1018.00-19.00091:00Итого:1015 октября, четверг (9.00-18.00)16 октября, пятница (9.00-18.00)9.00-9.05150:059.00-9.10120:109.05-9.20070:159.10-9.20080:109.20-9.30080:109.20-9.45030:259.30-9.40120:109.45-10.00150:159.40-9.50130:1010.00-10.25070:259.50-10.05080:1510.25-10.30 22510.30-10.45080:0510.05-10.30030:2510.30-10.45050:1510.30-11.00090:3010.45-11.00070:1511.00-11.25070:2511.00-13.00102:0011.25-12.00090:3513.00-14.00141:0012.00-12.05150:0514.00-14.10080:1012.05-12.20050:1514.10-14.25050:1512.20-12.40080:2014.25-14.30150:0512.40-13.00050:2014.30-15.15060:4513.00-14.00141:0015.15-15.30080:1514.00-14.35070:3515.30-16.00110:3014.35-14.50030:1516.00-16.20070:2014.50-15.00080:1016.20-16.35050:1515.00-15.25020:2516.35-16.40150:0515.25-16.00090:3516.40-16.45080:0516.00-16.05080:0516.45-17.10030:2516.05-16.30070:2517.10-17.30090:2016.30-16.45030:1517.30-17.45080:1516.45-16.55080:1017.45-18.00130:1516.55-17.10030:15Итого:917.10-17.30150:2017.30-17.50050:2017.50-18.25090:35Итого:9.25

Суммируем все затраты рабочего времени за две рабочие недели по каждому виду работ и определяем удельный вес каждого вида затрат. Данные представим в таблице 3.

Таблица 3 - Структура фактических затрат рабочего времени начальника Юридического отдела

Перечень элементов затратШифр затратВсего за период наблюдения, мин.Удельный вес, %Планирование работы Отдела013456,78Разработка проектов документов021402,75Проведение правовой экспертизы документов выносимых на рассмотрение Главы города0356511,1Подготовка проектов договоров, соглашений, связанных с осуществлением Администрацией, муниципальным образованием своих полномочий04450,88Визирование договоров053757,37Участие в мероприятиях по обеспечению соблюдения законности0654510,71Оказание правовой помощи структурным подразделениям Администрации, муниципальным предприятиям и учреждениям0769513,65Телефонные разговоры0861512,08Подготовка документов к судебным процессам094208,25Участие в судебных процессах1071013,95Подведение итогов участия в судебных процессах111302,55Изучение внутренних документов Администрации121102,16Беседы с подчиненными131553,05Потери рабочего времени (не регламентированные потери)152404,72Итого5090100Регламентированные перерывы14600-

Для получения плановых затрат рабочего времени, прибегнем к экспертному методу. Экспертный опрос позволит нам определить рациональную структуру затрат рабочего времени с точки зрения задач отдела и функций данного руководителя.

Таблица 4 - Плановая структура затрат рабочего времени начальника Юридического отдела

Шифр затратНачальник Отдела кадровПервый заместитель главы администрацииСоветник Главы городаСреднее значение затрат времени на одну единицу конкретного видаКомментарии (среднее мнение опрашиваемых)01150 мин 1 раз в неделю90 мин 1 раз в неделю120 мин 1 раз в неделю120 мин 1 раз в неделюНеобходимая Функция0230 мин 2 раза в неделю30 мин 2 раза в неделю30 мин 2 раза в неделю30 мин 2 раза в неделюВажная функция0360 мин в день60 мин в день60 мин в день60 мин в деньВажная функция0460 мин 1 раз в 2 недели90 мин 1 раз в 2 недели 30 мин 1 раз в 2 недели60 мин 1 раз в 2 недели0590 мин в день30 мин в день60 мин в день60 мин в деньПравовую экспертизу договоров должны проводить сотрудники отдела (например юрисконсульт) и подавать руководителю только для визирования.06120 мин 2 раза в неделю120 мин 2 раза в неделю120 мин 2 раза в неделю120 мин 2 раза в неделюНеобходимая функция070000Не характерная для руководителя функция. Правовую помощь и консультирование должны осуществлять рядовые сотрудники отдела. 0830 мин в день18 мин в день18 мин в день22 мин в деньТолько звонки по рабочим вопросам. Консультирование по телефону исключается - не характерная для руководителя функция.0960 мин в день30 мин в день90 мин в день60 мин в деньВажная функция10180 мин 3 раза в неделю120 мин 3 раза в неделю120 мин 3 раза в неделю140 мин 3 раза в неделюВажная функция1130 мин в день60 мин в день30 мин в день40 мин в деньНеобходимая функция1215 мин в день15 мин в день30 мин в день20 мин в деньНеобходимая функция1330 мин в день20 мин в день30 мин в день26 мин в день1520 мин в день15 мин в день20 мин в день18 мин в деньДолжны быть небольшие перерывыИтого:4800

На основании полученных данных из Таблиц №3 и №4 составим Таблицу 5.

2.2 Анализ затрат рабочего времени

Анализ соответствия фактических затрат рабочего времени выполняемым функциям начальником Юридического отдела.

Таблица 5

Перечень элементов затратплановые затраты рабочего времени, %фактические затраты рабочего времени, %(+/-)Планирование работы Отдела5,06,78-1,78Разработка проектов документов2,52,75-0,25Проведение правовой экспертизы документов выносимых на рассмотрение Главы города12,511,11,4Подготовка проектов договоров, соглашений, связанных с осуществлением Администрацией, муниципальным образованием своих полномочий1,250,880,37Визирование договоров12,57,375,13Участие в мероприятиях по обеспечению соблюдения законности10,010,71-0,71Оказание правовой помощи структурным подразделениям Администрации, муниципальным предприятиям и учреждениям0,0013,65-13,65Телефонные разговоры4,5812,08-7,5Подготовка документов к судебным процессам12,58,254,25Участие в судебных процессах17,513,953,55Подведение итогов участия в судебных процессах8,332,555,78Изучение внутренних документов Администрации4,172,162,01Беседы с подчиненными5,423,052,37Потери рабочего времени (не регламентированные потери)3,754,72-0,97

С использованием результатов сравнения плановой структуры затрат рабочего времени и фактической проводится анализ рациональности использования рабочего времени начальника Юридического отдела. Заполняется таблица 6.

Таблица 6

Наименование работШифр затратПродолжительность работ, всегоВ том числесократить нельзяможно сократитьмин% к итогумин% к продолжительности данной работымин% к продолжительности данной работыПланирование работы Отдела013456,783456,7800,00Разработка проектов документов021402,751402,7500,00Проведение правовой экспертизы документов выносимых на рассмотрение Главы города0356511,156511,100,00Подготовка проектов договоров, соглашений, связанных с осуществлением Администрацией, муниципальным образованием своих полномочий04450,88450,8800,00Визирование договоров053757,373757,3700,00Участие в мероприятиях по обеспечению соблюдения законности0654510,7154510,7100,00Оказание правовой помощи структурным подразделениям Администрации, муниципальным предприятиям и учреждениям0769513,6500,0069513,65Телефонные разговоры0861512,083005,893156,19Подготовка документов к судебным процессам094208,254208,2500,00Участие в судебных процессах1071013,9571013,9500,00Подведение итогов участия в судебных процессах111302,551302,5500,00Изучение внутренних документов Администрации121102,161102,1600,00Беседы с подчиненными131553,051553,0500,00Потери рабочего времени (не регламентированные потери)152404,722002,93401,79Итого5090100404078,37105021,63

При анализе затрат рабочего времени необходимо использовать их классификацию, согласно которой все рабочее время в процессе анализа следует подразделить на время работы и время перерывов. Время работы подразделяется на время выполнения должностных обязанностей, время на работу не предусмотренную должностными обязанностями и время не произвольной работы. Время перерывов включает регламентированные и нерегламентированные перерывы.

Для оценки результативности рабочего времени рассчитываем следующие коэффициенты:

. Коэффициент экстенсивности

Кэ = 1 - П/Ф = 1 - (600+240)/5690 = 0,8524 (значение величины близко к оптимальному значению 0,94, следовательно режим труда и отдыха по нормативам не нарушается, и время используется оптимально).

. Коэффициент потерь рабочего времени, зависящих от исследователя

Кпр = ПР/Ф = 240/5690 = 0,0422

. Коэффициент потерь рабочего времени на регламентированные перерывы

Кот = ПР/Ф = 600/5690= 0,1054.

Степень рациональности использования рабочего времени с точки зрения занятости различными видами работ можно определить путём сравнения фактических затрат времени с плановыми (на основании данных из таблицы №5 создадим таблицу №7).

Таблица 7

Наименование работ (перечень элементов затрат)Индекс (шифр затрат)УiплУiфУiф - Уiпл (Уiф - Уiпл )2Ö (Уiф - Уiпл )2Планирование работы Отдела010,050000,067800,017800,000320,01780Разработка проектов документов020,025000,027500,002500,000010,00250Проведение правовой экспертизы документов выносимых на рассмотрение Главы города030,125000,11100-0,014000,000200,01400Подготовка проектов договоров, соглашений, связанных с осуществлением Администрацией, муниципальным образованием своих полномочий040,012500,00880-0,003700,000010,00370Визирование договоров050,125000,07370-0,051300,002630,05130Участие в мероприятиях по обеспечению соблюдения законности060,100000,107100,007100,000050,00710Оказание правовой помощи структурным подразделениям Администрации, муниципальным предприятиям и учреждениям070,000000,136500,136500,018630,13650Телефонные разговоры080,045800,120800,075000,005630,07500Подготовка документов к судебным процессам090,125000,08250-0,042500,001810,04250Участие в судебных процессах100,175000,13950-0,035500,001260,03550Подведение итогов участия в судебных процессах110,083300,02550-0,057800,003340,05780Изучение внутренних документов Администрации120,041700,02160-0,020100,000400,02010Беседы с подчиненными130,054200,03050-0,023700,000560,02370Потери рабочего времени (не регламентированные потери)150,037500,047200,009700,000090,00970Итого0,49720

Коэффициент рациональности использования рабочего времени рассчитывается по формуле:

Кр = 1 - å Ö(Уiф - Уiпл)2,

где Уiф - фактический удельный вес i-ого элемента затрат рабочего времени;

Уiпл - плановый удельный вес i-ого элемента затрат рабочего времени.

Þ Кр = 1 - 0,49720 = 0,50280

В оптимальном случае значение показателя Кр должно быть близким к единице. Следовательно, время использовано не оптимально.

Общая оценка степени рациональности использования времени может быть представлена показателем, определённым по формуле:

Ки = Кэ х Кр = 0,8524 х 0,5028 =0,4286

Коэффициент получился достаточно низок, из этого можно сделать вывод, что необходимо рационализировать рабочее время руководителя.

Для анализа содержания труда и оценки отдельных сторон организации труда следует провести расчет следующих показателей:

. Уровень затрат времени на выполнение работ, не включенных в должностные обязанности (индексы 12, 14)

КНП = НП/Р = НП/Ф-П,

где НП - затраты времени на выполнение данных работ;

Р - все время работы

КНП = 695/5690-(600+240) = 0,143

. Коэффициент, характеризующий затраты времени на выполнение работ, включенных в план (КВП)

КВП = 1 - КНП

КВП = 1 - 0,143 = 0,857

Далее необходимо рассчитать показатели, характеризующие структуру занятости начальника Юридического отдела. Определим значение коэффициентов, характеризующих:

. Удельный вес творческой работы в затратах времени на основную работу

КТ = Т/О,

где Т - затраты времени на выполнение творческой работы, мин;

О - время основной работы, мин.

КТ = 895/4850 =0,185

Удельный вес организационно-административной работы в затратах времени на основную работу

КОА = ОА/О

где ОА - затраты времени на выполнение организационно-административной работы, мин;

О - время основной работы, мин.

КОА = 1740/4850 =0,359

Удельный вес формально-логической работы в затратах времени на основную работу

КФЛ = ФЛ/О

где ФЛ - затраты времени на выполнение формально-логической работы, мин;

О - время основной работы, мин.

КФЛ = 550/4850 =0,113

удельный вес исполнительской работы в затратах времени на основную работу

КИ = И/О

где И - затраты времени на выполнение исполнительской работы, мин;

О - время основной работы, мин.

КИ =1665 /4850 =0,343

Для дальнейшего анализа (с качественной стороны) ответим на следующие вопросы:

Сколько времени тратится на специально выделенные важнейшие работы?

Из всех работ важнейшими являются функции проведение правовой экспертизы документов выносимых на рассмотрение Главы города и участие в судебных процессах (шифр 03 и 10). За весь исследуемый период время затраченное на эти работы составляет 1275 минут. Это 22,5% от общего времени. Качественное выполнение этих работ необходимо, т.к. от этого зависит правовая защищенность Администрации.

Где выполнялась работа?

Основная работа выполняется в главном здании Администрации на рабочем месте. Служебные разъезды (в суд) занимают 12,5% от общего времени. Избежать этих разъездов невозможно. Это очень важная и необходимая для Администрации функция. Если обеспечить руководителя служебным транспортом, то время на дорогу значительно сократится.

Как формируется рабочий день?

Оказание правовой помощи структурным подразделениям Администрации, муниципальным предприятиям и учреждениям и телефонные переговоры (23% общего времени) возникают спонтанно, эти работы отнимают очень много времени, но их невозможно запланировать.

Кто загружает время начальника отдела?

Все функции кроме 02,04,07,08 спланированы. Некоторые функции по времени и месту проведения отражены в ежемесячном плане мероприятий (например 01,06,14). Функция участие в судебных процессах (шифр 10) выполняется на основании получаемых судебных повесток. Остальное время начальник планирует сам исходя из собственных задач.

В какие дни недели и в какие часы начальников отдела были достигнуты наилучшие результаты?

В дни, когда отсутствовали служебные разъезды, было минимальное количество телефонных переговоров и сотрудников, требующих консультирования, не было совещаний были достигнуты наилучшие результаты.

В какие дни недели и в какое время начальнику отдела не удалось достичь поставленной цели?

Поставленные цели достигались всегда, но в дни, когда происходили служебные разъезды, были производственные совещания, много телефонных переговоров и сотрудников, требующих консультирования, для достижения этих целей необходимо было задерживаться на работе.

В целях проведения детального изучения содержания труда и анализа структуры затрат рабочего времени в течение одного дня (6 октября) исследуемого периода необходимо дать оценку каждой выполненной работе по следующим критериям:

необходимость выполнения работы;

оправданы ли затраты времени на ее выполнение;

целесообразность выполнения работы;

сознательно ли определен временной интервал для выполнения работы.

По данным критериям проанализируем каждую из работ этого дня. В процессе анализа определим, соответствует ли данная работа критерию или нет, в зависимости от этого формулируется ответ «да» или «нет». Создадим таблицу 8.

Таблица 8

Наименование работПродолжительность работ, всего в мин.Критериинеобходимость выполнения работыОправданы ли затраты времени на ее выполнениецелесообразность выполнения работысознательно ли определен временной интервал для выполнения работыРазработка проектов документов25дадададаПроведение правовой экспертизы документов выносимых на рассмотрение Главы города70дадададаВизирование договоров55дадададаОказание правовой помощи структурным подразделениям Администрации, муниципальным предприятиям и учреждениям100нетнетнетнетТелефонные разговоры70даДа=15 нет=55нетдаПодготовка документов к судебным процессам135дада=90 нет=45дадаИзучение внутренних документов Администрации10дадададаБеседы с подчиненными10дадададаИтого затраченное время475100200170100

На основе этих данных рассчитываем коэффициенты

критерий: 100/475 = 0,21

критерий: 200/475 = 0,42

критерий: 170/475 = 0,36

критерий: 100/475 = 0,21

Из расчетов видно, деятельность по всем критериям деятельность более чем на 10 % являлась необязательной, и что у начальника отдела имеются проблемы с установлением приоритетов в своей повседневной работе.

2.3 Причины, мешающие рациональному использованию рабочего времени

Анализ использования рабочего времени позволил выявить потери и непроизводительные затраты рабочего времени. Это даёт возможность обосновать конкретные мероприятия и предложения по их устранению, что, в свою очередь, позволит не только добиться сокращения затрат, но и повысит эффективность труда в целом. Наличие потерь - это просто не занятое работой время, это неосуществимые идеи и замыслы, обеспечивающие эффективность деятельности

На основе проведенного анализа и выявления нерациональности использования рабочего времени можно определить причины, мешающие рациональному использованию рабочего времени. Нагляднее всего это можно представить в виде Таблицы №9, где следует зафиксировать все помехи, внутренние и внешние, которые мешают эффективно трудиться.

рабочий время руководитель рациональный затрата

Таблица 9 - Факторы помех

Виды помех Возможные причины потерь времениМеры по устранениюТелефонные переговоры с неоправданными затратами времениНереалистическая оценка времени, отводимого на выполнение отдельных видов работФункцию консультирование по телефону передать специалисту отдела; оставить только звонки необходимые для решения рабочих вопросов. Консультирование сотрудников администрации, муниципальных предприятий и учреждений.Не характерная для руководителя данной отдела функция, отнимающая много времениЭту функцию необходимо передать юрисконсульту Юридического отдела. Если такая необходимость возникает, то ориентация на имеющиеся возможности, назначение конкретного времени встречиПроведение правовой экспертизы договоров (отнимает много времени)Правовую экспертизу договоров должны проводить сотрудники отдела и подавать руководителю только для визирования, а в данном случае начальнику отдела самому приходится проверять договоры на правозаконность.Делегирование части работы по данной функцииПлохое самочувствие, как следствие медлительность.Переутомление на работе (частые задержки), болезньПланировать рабочий день, так, чтобы в 18 00 идти домой и отдыхать. Здоровый образ жизни.Служебные разъездыМного времени тратится на дорогуОбеспечение служебным транспортом.

3. Проектные предложения. Пути улучшения использования рабочего времени

На основе проведенного анализа, можно сделать вывод, что основные причины, мешающие начальнику отдела рационально использовать рабочее время, состоят в выполнении несвойственных ему работ, отсутствии планирования рабочего дня, в проблеме с установлением приоритетности выполнения работ. Также влияют на качество работы факторы помех, представленные в предыдущем разделе.

Целесообразно составить план организационно-технических мероприятий по улучшению использования рабочего времени и представить его в таблице №10.

Таблица 10 - План организационно-технических мероприятий по улучшению использования рабочего времени

Раздел плана мероприятийМероприятия по улучшению использования рабочего времениМеры по улучшению не нужны, так как… (обоснование)Меры по улучшению нужныВид контроляНемедленно (какие)В течение года (какие)1.Планирование рабочего времени1.1.Составление плана дня в письменной форме каждое утро; 1.2.Последовательное планирование рабочего дня; 1.3.Выполнение наиболее трудных работ, которые требуют большей сосредоточенности, в первой половине дня, а легкие оставлять на вторую;1.1.Необходимо поставить цель составлять план дня каждое утро и стремиться к ее достижению; 1.2.Вести дневник времени1.1.Необходимо включать в план первой половины дня наиболее трудные работы, а к более легким, не требующим предельного внимания и умственного напряжения отводить время во второй половине дня; 1.2.Необходимо обязательно фиксировать в плане приоритетность работ 1.3.Вести дневник времени1.1.Самоконтроль; 1.2.Системтическая проверка плана; 1.3.Систематический контроль; 1.4.Немедленный контроль при заведении дневника и систематический контроль при его ведении;2.Делегирование полномочий2.1. Оказание правовой помощи структурным подразделениям Администрации, муниципальным предприятиям и учреждениям. 2.2. Консультирование по телефону. 2.1. Передать выполнение функции «Оказание правовой помощи структурным подразделениям Администрации, муниципальным предприятиям и учреждениям» юрисконсульту отдела. 2.2. Передать выполнение функции «Консультирование по телефону» специалистам отдела. 2.1. Периодически проверять и контролировать как выполняется функция. 2.2. Повышать уровень обученности персонала (посылать на курсы повышения квалификации, проводить обучение непосредственно в Администрации)2.1.Текущий контроль 3.Самодисциплина и самоорганизация3.1 Не отвлекаться на работе по личным делам. 3.2 Стремиться самоорганизовываться, повышать свои профессиональные навыки. 3.3. Показывать пример подчиненным в рабочей дисциплине и самоорганизации3.1.При необходимости делать фотографию рабочего дня, для анализа структуры затрат рабочего времени, с последующим анализом4. Обучение сотрудников отдела, повышение их и своей квалификации4.1. В беседах с подчиненными выявлять их слабые места 4.2. Предложить подчиненным написать, каких знаний им не хватает для выполнения работы4.1. Провести собрание 4.2. Провести анкетирование.4.1. Проводить тренинги, деловые игры 4.2. Отправлять сотрудников отдела на обучение в Московский областной учебный центр «Нахабино»4.1 Тестирование 4.2 Опрос5. Вести здоровый образ жизни образ жизни5.1 Обязательно обедать в обеденные часы 5.2 Делать зарядку для глаз (сидеть за компьютером по 8 часов очень вредно) 5.3 Вести антиникотиновую пропаганду.5.1 Обратится от имени сотрудников отдела к Главе города с просьбой организовать горячие обеды для сотрудников 5.2 Пропагандировать среди своих подчиненных здоровый образ жизни, разъяснять о вред курения.5.1 Способствовать организации горячего питания во время обеда 5.2 Способствовать запрету курения 5.1 Результаты или будут или нет.

Заключение

Данный курсовой проект был посвящен изучению проблемы рациональной организации труда руководителя. В процессе разработки курсового проекта были поставлены определенные задачи, такие как анализ содержания труда и структуры затрат рабочего времени руководителя, которые исследователь пытался решить. По мере исследования были выявлены причины, мешающие рациональному использованию рабочего времени и предложены пути улучшения использования рабочего времени.

Можно сделать вывод о том, что исследование дало плодотворные результаты. Руководитель раньше не использовал методы, на основе которых было проведено исследование. Проведенное сравнение плановых и фактических затрат рабочего времени руководителя выявило, что у руководителя имеются проблемы с установлением приоритетов в своей повседневной работе. Также был дан перечень факторов помех, которые мешают эффективно трудиться. На основе этого были предложены меры по улучшению и сделаны выводы.

Время - это ресурс, который:

Нельзя сохранить

Нельзя воссоздать

Демократично распределен на небольшой срок

Три функции руководителя:

Контрольная функция - обязанность следить, чтобы подчиненные работали должным образом

Оперативная функция - собственные обязанности менеджера, которые он должен выполнить лично

Общая функция - все, что отвлекает менеджера от контрольных и оперативных функций.

Четыре метода рационализации руководящей работы:

Распределение приоритетов;

Бюджет времени;

Построение графика работы;

Делегирование полномочий.

Список использованной литературы

1. Зудина Л.Н. Организация управленческого труда. Учебное пособие. - М. ИНФРА-М, Новосибирск: НГАЭ и У, 1997.

. Лекции по предмету «Организация труда персонала».

Введение Всем известная истина - «Время - деньги», похоже, начинает изменять свое значение. По словам одного из лучших аналитиков и практиков б

Больше работ по теме: