Рационализация труда секретаря на примере муниципального бюджетного образовательного учреждения "Средняя общеобразовательная школа № 35"
МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
РОСССИЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СОЦИАЛЬНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ
КУРСКИЙ ИНСТИТУТ СОЦИАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ (ФИЛИАЛ) РГСУ
Факультет социального управления и экономики
Кафедра документоведения, государственного и муниципального управления Специальность 350800 (032001.65) «Документоведение и документационное обеспечение управления»
Выпускная квалификационная работа
«Рационализация труда секретаря (на примере муниципального бюджетного образовательного учреждения «Средняя общеобразовательная школа № 35)
Выполнила ________________________
студентка 5 курса очной формы обучения
Кривошеева Надежда Сергеевна
Руководитель ____________________
доктор исторических наук, доцент Коротеева Н.Н.
Допустить к защите:
зав. кафедрой, профессор Свиридов В. И.
______________________
Рецензент _________________________
кандидат исторических наук, доцент
Немцев А.Д.
Курск 2013
СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ
ГЛАВА 1. Организация деятельности секретаря
.1Законодательная и нормативная база деятельности секретаря
1.2Работа секретаря по документному и бездокументному обслуживанию руководителя
ГЛАВА 2. Повышение эффективности секретарской деятельности
.1Рациональная организация рабочего места
2.2Оптимизация документооборота
Глава 3. Направления совершенствования секретарской деятельности
.1 Рационализация информационно-аналитической работы и планирования рабочего дня
3.2 Создание автоматизированного рабочего места секретаря
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ
ПРИЛОЖЕНИЯ
ВВЕДЕНИЕ
Актуальность темы исследования обусловлена возрастающей ролью секретаря в деятельности организации любой формы собственности. В настоящее время в новых социально-экономических условиях кардинально изменились функции секретаря: от технического секретаря до секретаря-референта - помощника руководителя. Ни одно учреждение, организация, предприятие, фирма не могут существовать без руководителя, осуществляющего организационно-распорядительную деятельность. В то же время любой руководитель нуждается в секретаре-референте (секретаре-помощнике, секретаре), берущем на себя его организационное и информационное обслуживание, освобождающем его от нерациональной траты времени и умеющем поддерживать высокий авторитет руководителя.
Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, относит должность секретаря руководителя к категории технических исполнителей. Секретарь связывает руководителя с внешним миром и сотрудниками организации, организует прием посетителей, телефонные переговоры, совещания, вовремя получает, обрабатывает, докладывает информацию и документы, оформляет их, хранит и представляет по первому требованию. Высококвалифицированному секретарю поручается подготовка документов. В небольшой организации на секретаря возлагается все организационное и делопроизводственное обслуживание. В крупных учреждениях секретарь есть в каждом структурном подразделении.
Сегодня в организациях и на предприятиях различной организационно-правовой формы существует достаточно много разновидностей секретарской профессии. Круг обязанностей различного секретарского персонала очень разнороден. Но все чаще секретари являются помощниками руководителей. Секретарь руководителя должен не только быстро печатать и правильно оформлять документы, но и составлять тексты различных документов, редактировать проекты, не только рационально организовать прием посетителей и телефонное обслуживание, но и самостоятельно решать многие вопросы в соответствии с порученными от руководителя указаниями.
Следовательно, работа секретаря требует четкой организации, так как она связана с документированием, оформлением документов и их обработкой. К тому же сегодня повсеместно в работе секретаря используются автоматизированные технологии. Их применение повышает требования к профессиональным знаниям и умениям секретаря. В образовательном учреждении секретарь заменяет собой службу делопроизводства крупной организации, то есть один выполняет все функции этой службы. Таким образом, от качества и эффективности информационного и документного обслуживания секретаря будет зависеть успешность управленческой деятельности. А для повышения эффективности управления необходимо совершенствовать работу секретаря по документному и бездокументному обслуживанию, как за счет внедрения новых технологий, так и за счет рационализации труда.
Объектом исследования является организация секретарской деятельности в муниципальном бюджетном образовательном учреждении «Средняя общеобразовательная школа № 35 им. К.Д. Вробьёва» города Курска (далее - МБОУ СОШ № 35).
Предмет исследования выступает деятельность аппарата управления МБОУ СОШ № 35 по рационализации и совершенствованию секретарской деятельности.
Цель исследования - изучить технологию секретарской деятельности, ее особенности в общеобразовательном учреждении, методы и способы ее рационализации и совершенствования.
Исходя из поставленной цели необходимо решить следующие задачи:
- изучить законодательную и нормативную базу деятельности секретаря;
исследовать работу секретаря по документному и бездокументному обслуживанию руководителя;
проанализировать возможности повышения эффективности секретарской деятельности, такие как рациональная организация рабочего места и оптимизация документооборота;
разработать направления совершенствования секретарской деятельности.
Для решения поставленных выше задач нами были использованы следующие методы:
системного анализа (при изучении системы управленческой документации, изучении технологии работы с документами, разработке рекомендации по совершенствованию деятельности секретаря);
библиографический (при изучении литературы по теме исследования, документации, регламентирующей деятельность секретаря, системы управленческой документации);
опроса (используется для изучения содержания деятельности секретаря);
наблюдения (для определения содержания деятельности секретаря).
Степень изученности проблемы исследования. Секретарская деятельность сегодня является объектом изучения многих специалистов. Общие вопросы организации секретарской деятельности (включающая в себя вопросы правового регулирования деятельности секретаря, уровня информационной культуры и т.п.) достаточно подробно рассмотрены Т.В. Кузнецовой, Л.В. Санкиной, М.В. Стенюковым, Ю.М. Деминым и другими исследователями. Вопросы использования новых технологий в секретарской деятельности рассматривались в публикациях С.Л. Кузнецова, Г.Ю. Максимович, Л.В. Санкиной, О.Б. Назаренко и другими.
Для рассмотрения степени изученности проблемы нами были проанализированы публикации в специализированных журналах «Секретарское дело», «Справочник секретаря и офис-менеджера», «Делопроизводство», «Кадровая служба и управлением персоналом предприятия».
Структура работы соответствует цели исследования и состоит из введения, трех глав, заключения, списка использованной литературы и приложений.
ГЛАВА 1. ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ СЕКРЕТАРЯ
1.1Законодательная и нормативная база деятельности секретаря
Законодательная и нормативно-методическая база секретарской деятельности - это совокупность законов, нормативных и методических документов, регламентирующих деятельность секретаря в структуре организации, технологию создания документов и их использования в текущей деятельности. Секретарь, как любое должностное лицо, осуществляет свою деятельность в соответствии с Конституцией Российской Федерации, законодательством Российской Федерации, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, соответствующими законами и постановлениями субъектов Российской Федерации, а также локальными нормативными актами.
Поскольку одной из функций секретаря является осуществление процесса документирования и организации работы с документами, то в своей деятельности секретарь руководствуется следующими законодательными и нормативными актами:
. Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и защите информации № 149-ФЗ от 27 июля 2006 г.
. Федеральный закон от 27 июля 2006 г. №152-ФЗ «О персональных данных».
. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения.
. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система ОРД. Требования к оформлению документов».
. ГОСТ Р 51141-98. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
. ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры и технические требования».
. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности органов государственной власти, местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (2010).
. Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477.
. Основные правила работы архивов организаций (2002).
. Методические рекомендации по работе с документами в общеобразовательных учреждениях, утвержденные письмом Минобразования РФ от 20 декабря 2000 г. № 03-51/64.
. Организационно-распорядительные документы, издаваемые руководством.
. Инструкция по делопроизводству МБОУ СОШ № 35.
. Устав МБОУ СОШ № 35.
. Должностная инструкция секретаря.
. Правила внутреннего трудового распорядка МБОУ СОШ № 35.
В любой организации, в том числе в общеобразовательном учреждении, ответственность за организацию делопроизводства, своевременное и качественное исполнение документов и их сохранность возлагаются на руководителя общеобразовательного учреждения. Непосредственное ведение делопроизводства в общеобразовательном учреждении возлагается на заведующего канцелярией, секретаря, сотрудника, назначенного ответственным за ведение делопроизводства, которые должны обеспечить учет и прохождение документов в установленные сроки, информировать руководство о состоянии их исполнения, осуществлять ознакомление сотрудников с нормативными и методическими документами по делопроизводству.
Большое значение для правильной и рациональной организации документационного обеспечения деятельности общеобразовательного учреждения (лицей, гимназия, школа), а также строгого соблюдения действующих нормативных документов в сфере документации и информации имеют Методические рекомендации по работе с документами в общеобразовательных учреждениях, утвержденные письмом Минобразования РФ от 20 декабря 2000 г. № 03-51/64. В них изложены сведения об особенностях документирования управленческой деятельности в общеобразовательном учреждении, а также такие вопросы как прием и регистрация документов, <#"justify">Таким образом, методические рекомендации дают возможность работникам, поступающим на должность секретаря общеобразовательного учреждения, которые, в большинстве своем, не имеют базового профессионального образования по специальности «Документоведение и документационное обеспечение управления», ознакомиться с порядком составления и оформления документов, а также организовать работу текущего делопроизводства. Недостатком данных методических рекомендаций является «устаревание» некоторых положений относительно развивающейся законодательной базы. Так, уже после разработки данных методических рекомендаций были приняты следующие нормативные акты, регулирующие делопроизводство: Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и защите информации № 149-ФЗ от 27 июля 2006 г., Федеральный закон от 27 июля 2006 г. №152-ФЗ «О персональных данных», Основные правила работы архивов организаций (2002), ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система ОРД. Требования к оформлению документов», Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477, Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности органов государственной власти, местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (2010).
Следовательно, секретарю необходимо быть в курсе изменений законодательной базы в сфере делопроизводства, чтобы избежать ошибок в его ведении. Для этого можно порекомендовать регулярное повышение квалификации на курсах делопроизводства, которые ежегодно проводит ОКУ «Государственный архив Курской области».
Большое значение для организации работы секретаря играет должностная инструкция, в которой определены его основные права и обязанности (см. приложение 1).
Секретарь общеобразовательного учреждения подчиняется директору общеобразовательного учреждения. В своей деятельности руководствуется Уставом, приказами и указаниями общеобразовательного учреждения, основными нормативно-методическими документами, регламентирующими правила составления и оформления документов и организацию работы с ними, инструкцией по делопроизводству; правилами внутреннего трудового распорядка общеобразовательного учреждения; настоящей должностной инструкцией.
С целью улучшения документационного обеспечения общеобразовательного учреждения, секретарь выполняет следующие должностные обязанности: обеспечивает учет, регистрацию, контроль исполнения поручений руководства общеобразовательного учреждения, информационно-справочное обслуживание по документам, их хранение; осуществляет документационное обеспечение кадровой деятельности общеобразовательного учреждения; организует подготовку необходимых документов для руководства; отвечает за качество подготовки, правильность составления, согласования и оформления документов, образующихся в процессе деятельности общеобразовательного учреждения; осуществляет контроль исполнения документов, поручений и заданий руководства общеобразовательного учреждения, систематически докладывает руководителю о состоянии их исполнения; организует личный прием граждан, руководителей общеобразовательного учреждения, осуществляет контроль за соблюдением сроков исполнения обращений граждан.
Секретарь общеобразовательного учреждения имеет право: запрашивать для руководителя общеобразовательного учреждения от преподавательского состава необходимые документы, а также объяснения о причинах задержки выполнения контролируемых поручений; привлекать сотрудников к выполнению поручений руководства общеобразовательного учреждения; требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил составления и оформления документов; визировать проекты документов, связанных с управленческой деятельностью общеобразовательного учреждения; вносить на рассмотрение руководителя общеобразовательного учреждения предложения по улучшению организации работы с документами, с учетом применения средств электронно-вычислительной техники; требовать у исполнителей качественного исполнения документов в определенные сроки.
В своей профессиональной деятельности секретарь общеобразовательного учреждения взаимодействует с педагогическим, административным, учебно-воспитательным и обслуживающим персоналом по вопросам подготовки и представления необходимых документов на заседания советов общеобразовательного учреждения, педагогических советов, проверки выполнения поручений вышестоящих организаций, приказов и указаний руководства общеобразовательного учреждения; кадровой, финансово-хозяйственной деятельности общеобразовательного учреждения.
Как видим, секретари при документационном обеспечении управленческой деятельности и организации бездокументного обслуживания руководствуются большим количеством законодательных и нормативных документов. Состояние делопроизводства и общая культура обслуживания руководителя в значительной мере определяется качеством труда секретаря. На практике секретари ведут делопроизводство аппарата управления, выполняя при этом функции секретаря руководителя, секретаря стенографистки и секретаря машинистки. Труд секретаря характеризуется широтой и разнообразием выполняемых функций и операций.
1.2Работа секретаря по документному и бездокументному обслуживанию руководителя
Успех управленческой деятельности в значительной степени зависит от того, насколько быстро и качественно происходит обработка всей необходимой документации, движение которой осуществляется по определенным маршрутам от места составления или поступления в организацию до отправки заинтересованным организациям или сдачи на хранение в архив. Это движение документов называется документооборотом. Он должен быть организован таким образом, чтобы не было задержек и скоплений документов на рабочих местах. С этой целью в организациях необходимо разрабатывать маршруты прохождения документов и устанавливать конкретные сроки их нахождения у каждого исполнителя, осуществлять контроль за их прохождением по всем рабочим местам.
Правильная организация работы с документами в МБОУ СОШ № 35 зависит от секретаря, который выступает координатором и организатором работы с документами в общеобразовательном учреждении.
В его обязанности в плане работы с документами входит:
а) учет, регистрация, рассмотрение и подготовка поступающей корреспонденции для доклада руководству;
б) оформление (в том числе печатание) и рассылка распределительных документов, писем, телеграмм, телефонограмм, факсов, и т.п.;
в) подготовка по указанию руководителя и согласование со структурными подразделениями проектов отдельных приказов, справок, писем, командировочных удостоверений и других документов;
г) оформление протоколов рассылок выписок из них;
д) анализ справок и докладов сотрудников с заключениями и предложениями по ним;
е) подготовка и своевременная рассылка материалов к заседаниям, совещаниям, конференциям, семинарам;
ё) прием и регистрация заявлений от граждан;
ж) организация приемов посетителей;
з) прием, регистрация, хранение, учет, доставка по подразделениям и рассылка поступающей, исходящей и внутренней корреспонденции;
и) ведение, оформление и хранение специальной школьной документации: алфавитной книги записи учащихся, книга движения; личное дело учащихся; классные журналы; журналы факультативных занятий; журналы групп продленного дня; книга учета бланков и выдачи аттестатов об основном общем образовании; книга учета бланков и выдачи аттестатов о среднем (полном) образовании; книга учета выдачи золотых и серебряных медалей; книги протоколов педагогического совета школы; книги приказов;
книги учета личного состава педагогических работников; журнал пропущенных и замещенных уроков.
В документационном обеспечении управления МБОУ СОШ № 35 можно выделить три группы документов:
а) внутренние (созданные в организации и не выходящие за ее пределы) - распорядительная, справочно-информационная документация;
б) входящие (поступающие в организацию). Сюда относятся документы вышестоящих органов управления (постановления, решения, приказы, указания, инструктивно-методические письма), документы других организаций (письма, решения, акты), обращения граждан и т.д.;
в) исходящие (отправляемые в другие организации) - письма, планово-отчетная документация.
В технологической цепочке обработки и движения документов выделяются этапы:
прием и первичная обработка поступающих в организацию документов;
предварительное рассмотрение и распределение документов;
регистрация;
контроль за исполнением;
информационно-справочная работа;
исполнение документов, их составление, согласование, оформление;
- отправка.
Секретарь МБОУ СОШ № 35 принимает к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии приложения). В противном случае присланные документы возвращаются автору с соответствующей сопроводительной запиской, где объясняется причина возврата.
Конверты от поступающих документов оставляет в том случае, кода по конверту можно определить адрес отправителя, время отправки и дату получения документов. Не вскрываются и передаются по назначению документы с пометкой «лично» и в адрес общественных организаций.
Предварительное рассмотрение документов проводится секретарем с целью распределения поступивших документов на:
а) направляемые на рассмотрение руководителю;
б) направляемые непосредственно конкретным исполнителям.
Без рассмотрения руководителем передаются по назначению документы, содержащие текущую оперативную информацию или адресованные конкретным лицам. Это позволяет освободить руководителя от рассмотрения мелких текущих вопросов.
На рассмотрение руководства передаются документы, адресованные руководителю и документы, содержащие информацию по наиболее важным вопросам деятельности учреждения.
Обработка и передача документов исполнителям осуществляется в день их поступления. Если документ должен исполняться несколькими лицами, его размножают в нужном количестве экземпляров.
На данном этапе документы проходят первую экспертизу ценности. Предварительное рассмотрение документов занимает большую часть рабочего времени секретаря, но автоматизировать эту работу нельзя, т. к. только человек может определить степень важности документа, наметить возможного исполнителя. Можно рационализировать эту работу, повышая уровень профессионализма секретаря.
Как видим, информационно-документационное обеспечение - главная составляющая секретарской деятельности.
Но профессия секретаря требует от человека, избравшего ее, высокой подготовленности, целого комплекса личных и деловых качеств, обусловленных спецификой секретарского труда. На первый взгляд, человеку несведущему может показаться, что в работе секретаря все просто и никаких особых знаний не требуется. Однако это далеко не так. Профессия секретаря относится к обслуживающим. Задача секретаря заключается в том, чтобы освободить руководителя от выполнения не творческих, вспомогательно-технических операций. В его обязанности входит не только работа по документационному обслуживанию, но и работа по организации приема посетителей, подготовке заседаний и совещаний, по телефонному обслуживанию и т.п. Очень важным фактором в работе секретаря является хороший деловой контакт с руководителем, умение выполнять работу в стиле руководителя.
К операциям по бездокументному обслуживанию относятся такие, как выполнение технических функций по обеспечению работы руководителя, подготовка заседаний и совещаний, организация приема посетителей, телефонное обслуживание, подготовка командировок, планирование своей работы.
Секретарем МБОУ СОШ № 35 выполняется в большей степени функции бездокументного обслуживания прием посетителей, работа с телефоном и т.д.
Одним из важных моментов в деятельности секретаря являются взаимоотношения руководитель - секретарь. Поскольку секретарь является первым помощником руководителя, он должен выполнять работу в его стиле, быть глубоко заинтересованным в его успешной и эффективной деятельности. Установить нужный деловой контакт между руководителем и секретарем удается, как правило, не сразу, требуется испытание временем совместной работы.
Началом совместной работы руководителя и секретаря должна стать вводная беседа-инструктаж. Инициатива ее проведения принадлежит руководителю. Однако, если руководитель не реализует свое право, не будет нарушением субординации со стороны секретаря попросить разрешения на такую беседу, предварительно подготовив вопросы для беседы, выяснение которых поможет быстрее установить нужный контакт, избежать многих ошибок. Во время вводной беседы руководитель должен подробно рассказать секретарю о методах своей работы, личных привычках, сформулировать основные требования, которые он будет предъявлять к секретарю, выяснить степень квалификации секретаря: умение печатать, стенографировать.
На этапе вводной беседы закладывается основа деловых взаимоотношений руководителя и секретаря, которые будут совершенствоваться в результате совместной работы. Но следует учитывать, что достижение наилучшего контакта потребует от руководителя и секретаря определенных усилий. С годами взаимоотношения будет укрепляться и совершенствоваться.
Для того чтобы взаимоотношения руководитель - секретарь успешно развивались, важно научиться правильно координировать совместную работу, устанавливать регламент работы. В каждом конкретном случае должны быть учтены специфические условия и факторы работы, и личность руководителя и секретаря. К ним относятся: время прихода на работу, доклада о корреспонденции и текущих делах, время и продолжительность обеденного перерыва, приема посетителей, время ухода с работы.
Следует учесть, что не все руководители умеют рационально планировать свое рабочее время. Помочь руководителю в этом - задача секретаря. Необходимо последовательно, но ненавязчиво воспитывать у руководителя потребность в планировании времени. От того, насколько рационально будет спланировано рабочее время, зависит эффективность и производительность труда, как секретаря, так и руководителя.
Хороший секретарь считает непреложной обязанностью проявлять тактичное внимание к руководителю и ненавязчивую заботу о нем. Когда взаимоотношение достигнуто, руководитель может передать секретарю право решения некоторых вопросов.
Одна из главных задач секретаря - умение быть чутким посредником между руководителем и сотрудниками. Поскольку секретарь является помощником руководителя, он должен приложить максимум усилий для создания благоприятных деловых отношений с другими сотрудниками. Зная режим работы и характер руководителя, секретарь может в случае необходимости оказать помощь сотрудникам в организации приема их руководителем; помочь составить документ, например заявление; помочь удовлетворить личную просьбу. Секретарю важно установить хорошие деловые контакты с секретарями различных подразделений своего учреждения, а также вышестоящих организаций. В некоторых случаях секретарю приходится выступать от имени руководителя. Очень важно уметь вежливо и четко давать нужные указания, контролировать их выполнение. В практике секретарской работы нередки случаи, когда секретарю приходится сглаживать конфликты, возникающие между руководителями и сотрудниками. Здесь многое зависит от профессионализма и гибкости поведения секретаря в сложных ситуациях, умения владеть своими эмоциями, искусства ведения деловой беседы.
В обязанности секретаря входит выполнение таких работ, как переговоры по телефону, организация личных встреч, участие в совещаниях и собраниях, прием посетителей и беседы с ними, командировки. Как показали исследования, проведенные у нас в стране и за рубежом, этот вид деятельности весьма трудоемок. Эффективность этой работы зависит от квалификации и от личных качеств секретаря, от его оперативности.
Часто секретарские функции по бездокументному обслуживанию руководства определяют как функции по организационному обеспечению деятельности руководителя. Это не вполне точно. Действительно, секретарь является надежным помощником руководителя. Вместе с тем на нем замыкаются все (или большинство из них) внутренние и внешние связи организации, он является связующим звеном между руководителем и сотрудниками, а также вышестоящей организацией и организациями-партнерами.
Таким образом, значительное место в функциях секретаря-референта по бездокументному обслуживанию занимают коммуникационные функции.
Особую группу функций секретаря МБОУ СОШ № 35 составляют референтские функции, которые сложно однозначно определить как документные или бездокументные. С некоторой долей условности эти функции иногда определяют как функции по информационному обеспечению деятельности руководителя. К референтской составляющей прежде всего относятся: просмотр специальной литературы и периодической печати по профилю деятельности организации; поиск и обработка необходимой руководителю информации; знание книг, справочников и других источников, в которых содержится необходимая в повседневной деятельности руководителя информация. Объем референтских функций в МБОУ СОШ № 35 достаточно большой, следовательно секретарь должен обладать определенными навыками референтской работы. Секретарь должен иметь всестороннюю информацию о сотрудниках своей организации (телефоны, адреса и т.д.), уметь разыскать необходимого руководителю сотрудника не только в рабочее, но и в свободное от работы время, знать о важнейших событиях в личной жизни сотрудников (юбилеях, иных торжествах).
Таким образом, на первый взгляд скромная профессия секретаря требует не только профессиональных знаний, обеспечивающих качественную работу с документами, но и определенных психологических характеристик, которые помогут найти нужный контакт с руководителем, посетителями и сотрудниками организации. Только постоянное самосовершенствование деловых и личностных качеств поможет успешно справиться с задачами по обслуживанию руководителя.
ГЛАВА 2. ПОВЫШЕНИЕ ЭФФЕКТИВНОСТИ СЕКРЕТАРСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
.1 Рациональная организация рабочего места
Для того чтобы секретарь мог быстро и эффективно выполнять свои функции, рационально использовать рабочее время, необходимо как можно лучше и эргономичней оборудовать его рабочее место. К тому же если учесть, что приемная и секретарь - это визитная карточка учреждения, по которой оценивается культура труда в целом, создается первое впечатление об учреждении, то становится понятно значение, которое придается оборудованию приемной и рабочего места секретаря.
Рабочее место секретаря должно отвечать всем эргономическим требованиям, обеспечивающим максимальное удобство в работе, минимальные затраты времени и сил на непроизводительные перемещения. Одно из главных требований, которое неукоснительно должен выполнять секретарь - это исключительный порядок и чистота, как в помещении, так и на самом рабочем месте. Совершенно недопустимо, чтобы в помещении приемной курили, а из цветочниц торчали окурки.
Некоторые секретари считают, что освещение и поддержание порядка не их задача. На работе за внешний вид приемной отвечает секретарь.
Само название помещения - ПРИЕМНАЯ - говорит о том, что здесь посетители ожидают приема их руководителем. Задача секретаря - сделать все необходимое, чтобы посетитель чувствовал себя удобно.
Допускается размещение на стенах информационных стендов или таблиц с указанием времени приема посетителей. Все информационные надписи должны быть выполнены грамотно. Как на столешнице рабочего места секретаря, так и в ящиках стола всегда необходимо поддерживать порядок и чистоту.
Информация, документы, хранящиеся в ящиках стола, должны быть четко систематизированы, легко обозримы. Принадлежности для макияжа лучше хранить в косметической сумочке или же выделить постоянное место в ящике стола.
Секретарь должен осуществлять постоянный контроль за сохранностью мебели, технических средств, их санитарным состоянием.
Приемная секретаря МБОУ СОШ № 35 находится непосредственно перед кабинетом руководителя.
Рабочее место секретаря в приемной находится слева от входа, и расположено так, чтобы можно было легко видеть всех входящих. В приемной находятся предметы, необходимые для работы: рабочий стол, оргтехника, шкаф и сейф для хранения документов. Для создания уютной атмосферы, в углах приемной расположены большие растения, оформленные в декоративные кашпо. Непосредственно перед рабочей зоной секретаря находится зона для приема посетителей, где расположена удобная мебель для ожидания.
Рабочее место оборудовано компьютером, монитор которого имеет плоский экран. Все составляющие компьютера расположены на специальных подставках и полках стола, для оптимального освобождения рабочего пространства стола. Здесь же находится мини-АТС, оргтехника.
На стенах приемной расположены лицензия на право ведения образовательной деятельности, свидетельство о государственной аккредитации и аттестации учреждения. В холе перед приемной находится информационный стенд, где представлены учредительные документы: Устав, Правила внутреннего трудового распорядка, права и обязанности обучающихся и родителей, другие локально-нормативные акты, регламентирующие деятельность МБОУ СОШ № 35. Также здесь расположена витрина с информационными материалами, сообщающими об основных достижения учреждения, его сотрудников и воспитанников. На стене холла расположена информация об образовательных услугах, предоставляемых МБОУ СОШ № 35, а также о дополнительных платных услугах и ценах на них. В холе размещается информационный бюллетень «Альтернативный вестник», который дает представление не только об официальных мероприятиях, но и развлекательных, объявления, новости и многое другое - та информация, которая поможет посетителю составить представление о МБОУ СОШ № 35 и скоротать время ожидания.
Анализируя нормативные материалы, можно отметить, что расположение рабочего места секретаря не соответствует нормативам. В этой связи для рационализации рабочего места хотелось бы обратить внимание руководства МБОУ СОШ № 35 на следующие моменты.
Площадь рабочего места секретаря делится на три неравные зоны: собственно рабочее место секретаря, где располагаются стол с необходимой оргтехникой; зона обслуживания посетителей и вспомогательная зона, где располагаются шкафы и «подсобное хозяйство» секретаря.
При выборе размеров площади необходимо учитывать следующие факторы: подходы к мебели и оборудованию; расстановку и эксплуатацию мебели и оборудования; в отдельных случаях потребность в особых условиях; возможность установки дополнительного оборудования.
Располагается рабочее место секретаря рядом с входом в кабинет руководителя обязательно так, чтобы хорошо видеть всех входящих в приемную, встречать их лицом, а не спиной. Наиболее рациональной считается П-образная форма расположения рабочего места секретаря (см. рис. 2,3).
Если в одном помещении находится несколько рабочих зон, то согласно ст. 3.1. СанПин 2.2.2/2.4.1340-03 «Гигиенические требования к персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы» минимальная площадь каждой зоны должна быть не менее 6 кв. м.
Помещение, где располагается рабочая зона секретаря должно быть оборудовано защитным заземлением в соответствии с техническими требованиями по эксплуатации.
В процессе работы секретаря могут возникать опасные и вредные факторы, влияющие на здоровье работника. Основными факторами вредного и опасного влияния компьютера и другой офисной техники на организм человека являются: ионизирующее излучение, электростатическое поле, воздействие электромагнитного поля.
Рассмотрим ионизирующее излучение. При эксплуатации монитор компьютера излучает мягкое рентгеновское излучение. Опасность этого вида излучения связана с его способностью проникать в тело человека на глубину 1-2 см и поражать поверхностный кожный покров. Для безопасной работы на компьютере работнику необходимо находиться на расстоянии не менее 30 см от экрана дисплея. Конструкция компьютера должна обеспечивать мощность экспозиционной дозы рентгеновского излучения в любой точке на расстоянии 0,05 м от экрана и корпуса при любых положениях регулировочных устройств не должна превышать 7.74*10 А/КГ мбер/час, 100 мкР/час.
Электростатическое поле. Вследствие воздействия электронного пучка на слой люминофора поверхность экрана приобретает электростатический заряд. На расстоянии 50 см влияние электростатического поля уменьшается до безопасного для человека уровня. Применение специальных защитных фильтров позволяет свести его к нулю. Но при работе монитора электризуется не только его экран, но и воздух в помещении. Причем приобретает он положительный заряд, а положительно наэлектризованные молекулы кислорода не воспринимается организмом как кислород и не только заставляют легкие работать впустую, но приносят в легкие микроскопические частицы пыли. Электростатическое поле способно даже вызвать катаракту глаз и помутнение хрусталика. Для защиты работающего можно применять внешний экран, с металлическим напылением, заземленный на общую шину, экран монитора, имеющий антистатическую поверхность, что исключает притягивание пыли, а также частое проветривание помещения или использование кондиционеров.
Воздействие электромагнитного поля. В отличие от рентгеновских лучей электромагнитные волны обладают необычным свойством - опасность их воздействия совсем необязательно уменьшается при снижении интенсивности облучения. Определенные ЭМП действуют на клетки лишь при малых интенсивностях излучения или на конкретных частотах, в так называемых «окнах прозрачности». Безопасные для пользователей компьютерные мониторы должны соответствовать требованиям указанным в ГОСТ Р 50948-96 «Дисплеи. Средства отображения информации индивидуального пользования. Общие эргономические требования и требования безопасности». Минимальное расстояние от экрана до оператора должна быть около 50-70 см (длина вытянутой руки), а ближайших рабочих мест от боковой и задней стенок монитора - не менее 1,5 м. Клавиатура и руки оператора также должны быть расположены на максимально возможном расстоянии от монитора.
Плохой микроклимат помещения. Средняя температура воздуха в помещении офиса должна составлять +22°С, относительная влажность - 46%, атмосферное давление - 750 мм. рт.ст., содержание пыли - не более 10 мг/м воздуха рабочего места, максимальные размеры частиц - 2 мкм. Для поддержания микроклимата в помещении должны быть предусмотрены вентиляция и отопление в теплое и холодное время года. В теплое время года вентиляция в помещении осуществляется бытовыми кондиционерами. При полной загруженности оборудования температура воздуха в офисе не должна превышать +25°С. В холодный период помещение отапливается батареями радиаторов. Зимой температура воздуха в помещении офиса не должна опускаться ниже +19°С.
Неправильное освещение рабочего места, блики и мерцания. Это важнейший фактор, от которого зависят работоспособность и здоровье человека. Свет регулирует все функции человеческого организма и влияет на психологическое состояние и настроение, обмен веществ, гормональный фон и умственную активность. К сожалению, далеко не всегда в офисе этому фактору уделяется должное внимание. Самым здоровым светом является естественный дневной свет. Однако работа с дисплеем зачастую происходит в помещениях с искусственным освещением. В этом случае такое освещение должно обеспечивать правильную работу глаз и приближаться к оптимальным условиям зрительного солнечного освещения. Помещение офиса должно иметь естественное и искусственное освещение. Естественное освещение должно осуществляться через окна, ориентированные преимущественно на север и северо-восток и обеспечивать коэффициенты естественной освещенности (КЕО) не ниже 1.2% в зонах с устойчивым снежным покровом и 1.5% на остальной территории. Искусственное освещение должно осуществляться системой общего равномерного освещения. Освещенность на поверхности стола в зоне размещения рабочего документа должна быть 300 - 500 лк. Допускается установка светильников местного освещения для подсветки документов. Местное освещение не должно создавать бликов на поверхности экрана и увеличивать освещенность экрана более 300 лк. Коэффициент запаса для осветительных установок общего освещения должен приниматься равным 1.4%. Следует ограничивать прямую блесткость от источников освещения, при этом яркость светящихся поверхностей, находящихся в поле зрения, должна быть не более 200 кд/кв. м. Яркость бликов на экране монитора не должна превышать 40 кд/м2 и яркость потока, при изменении системы отраженного освещения, не должна превышать 200 кд/кв. м. Дизайн компьютера должен предусматривать окраску корпуса в спокойные мягкие тона с диффузным рассеиванием света. Корпус компьютера, клавиатура и другие блоки и устройства должны иметь матовую поверхность одного цвета с коэффициентом отражения 0.4 - 0.6 и не иметь блестящих деталей, способных создавать блики. Для исключения бликов отражения на экранах от светильников общего освещения необходимо располагать источники света параллельно направлению взгляда на экран с обеих сторон. Не допускается расположение дисплеев экранами друг к другу.
Глаза человека меньше утомляются, если рабочее место освещено равномерно. Зрительный комфорт на компьютерном рабочем месте можно обеспечить с помощью отраженного света, который отражается от матовой белой поверхности потолка или при падении прямого света, который должен падать наклонно сбоку или отвесно сзади. Причем очень важным является равномерное распределение света на потолке при применении отраженного освещения. Оно обеспечивается только светильниками с широким светораспределением отраженного света. Мерцание распространенных ныне люминесцентных ламп, питающихся от дросселей, оказывает раздражающее действие на нервные клетки головного мозга, и, кроме того это мерцание складывается с мерцанием монитора на частоте обновления изображения, что приводит к сильной утомляемости глаз.
Большое значение в эргономике рабочего места имеет выбор мебели. Непосредственно в состав рабочего места секретаря входят стол с приставками, поворотный стул или кресло, стул для посетителя.
Конструкция рабочего стула (кресла) должна обеспечивать поддержание рациональной рабочей позы при работе на компьютере, позволять изменять позу с целью снятия статического напряжения мышц шейно-плечевой области и спины для предупреждения развития утомления. Рабочий стул должен быть подъемно-поворотным и регулируемым по высоте и углам наклона сиденья и спинки, а также расстоянию спинки от переднего края сиденья, при этом регулировка каждого параметра должна быть независимой, легко осуществляемой и иметь надежную фиксацию. Правильная высота сиденья: площадь сиденья на 3 см ниже, чем подколенная впадина. Рекомендуемая высота сиденья над уровнем пола должна быть в пределах 420-550 мм. Поверхность сиденья рекомендуется делать мягкой с закругленным передним концом. Если стул оборудован подлокотниками, то их следует отрегулировать так, чтобы они слегка касались нижней части локтей, когда они находятся под прямым углом к спинке стула. Подлокотники не должны поднимать локти. Если они мешают, их лучше демонтировать. При регулировке стула необходимо учитывать высоту рабочей поверхности стола и клавиатуры компьютера.
Среди столов наиболее эргономичной признана криволинейная угловая форма. За счет вогнутости большая часть их площади оказывается используемой, поскольку попадает в зону охвата руками человека, равную 35-40 см. Расположение клавиатуры на столе не должно приводить к напряжению рук. Уровень клавиатуры - чуть выше колен, таким образом, чтобы предплечья были параллельны полу. Правильная установка рабочего стола: при фиксированной высоте - лучшая высота - 72 см; рекомендуется возможность регулирования высоты рабочей поверхности в пределах 680-760 мм; стол должен обеспечиваться необходимый простор для рук по высоте, ширине и глубине; предпочтительно применение специализированного компьютерного стола; в области сиденья не должно быть ящиков стола.
Схемы размещения рабочих мест должны учитывать расстояния между рабочими столами с мониторами, которое должно быть не менее 2 м, а расстояние между боковыми поверхностями мониторов - не менее 1.2 м. Можно поставить 2 стола под прямым углом и сесть лицом к образованному ими углу - тогда локти стоят на столе, руки устают значительно меньше.
Для полноценной работы секретаря также необходимы разного рода надстройки, лотки, подставки и т.д., но важно не загромождать ими стол. Лучше использовать навесные полки или тумбочки на колесах. Такое расположение мебели позволяет экономить около 30% рабочего времени.
Особое значение придается оборудованию рабочего места оргтехникой. Примерный перечень оргтехники и компьютерных средств, применяемых в работе секретаря:
.Средства малой оргтехники - ручки и карандаши у секретаря должны быть в рабочем состоянии, бумага с запасом, настольная лампа, календарь-еженедельник, настольный органайзер с ручками, карандашами и другими канцелярскими принадлежностями, блокнот для записи.
.Средства составления и изготовления текстовых документов: компьютер, диктофон, принтер, сканер.
Компьютер удобнее разместить на специальном столе-приставке. Монитор должен находиться от глаз пользователя на оптимальном расстоянии 600-700 мм (длина вытянутой руки), но не ближе 500 мм с учетом размеров алфавитно-цифровых знаков и символов. Угол считывания, т.е. направление взгляда должно быть на 10-20 градусов ниже горизонтали к центру экрана, причем экран перпендикулярен этому направлению. Возможно нормальное падение взгляда на поверхность экрана. Положение экрана - на уровне глаз или немного ниже, таким образом, чтобы шейные мышцы не напрягались. Должна предусматриваться возможность регулирования экрана по высоте, по наклону и в левом и правом направлениях. Для монитора 15» оптимально разрешение 800*600, для 17» - 1024*768 при указанных выше расстояниях, для 19», 21» - 1280x1024 при 0,8-1,5 м до экрана. Не слишком большое разрешение обычно обеспечивает более высокую частоту регенерации.
Рядом с компьютером, или в пределах досягаемости располагаются принтер и сканер. Диктофоны незаменимы в случае, когда необходимо бесшумное и точное отображение звуковой информации. Сканер применяется для ввода в компьютер большого количества текстовой и графической информации, а также документов в систему автоматизированного документооборота.
.Средства обработки бумажных документов - склеивающие и скрепляющие машины, конвертов скрывающее и резательное оборудование, адресовальное и штемпелевальное оборудование, машина для уничтожения документов.
.Средства хранения и поиска документов - картотеки различного типа, шкафы и полки, сейф. Документы, поступающие в архив отдела, хранятся в шкафу в папках-регистраторах, скоросшивателях, справочно-информационные пособия - в специальных шкафах.
.Средства связи - телефон, радиотелефон, радио, телетайп, факс, сетевая плата для локальной сети, средства оперативной диспетчерской связи, электронная почта, модем. Средства связи могут быть объединены в аппаратном представлении, например телефон - факс - модем, должны иметь компактный вид и спокойные, приятные для слуха средства оповещения о начале связи.
.Шредер для оперативного уничтожения конфиденциальной информации.
На столе секретаря не должно быть лишних предметов. Все, что постоянно требуется во время работы, должно размещаться в пределах вытянутой руки, чтобы можно было взять не вставая. Одно из главных правил - на столе секретаря находятся только поступающие документы и требующиеся по работе, все остальные должны быть разложены по папкам и убраны в стол или шкаф.
Зона обслуживания посетителей. Зона для посетителей комплектуется стульями, журнальным столиком и цветочницей. В том случае, если в здании нет гардероба, в приемной следует поставить шкаф для верхней одежды. Мебель для посетителей должна находиться в зоне, хорошо просматриваемой секретарем. Мягкую мебель в приемную лучше не ставить, так как при правильной организации труда длительное присутствие посетителей не предполагается.
Дизайн приемной руководителя должен смотреться солидно, так как он выполняет и представительские функции. Как бы великолепно не выглядел кабинет руководителя, все равно все посетители туда попадают через приемную, поэтому дизайн приемной директора должен соответствовать тому же стилю, в котором выполнен и его кабинет.
Существуют самые различные дизайн-проекты приемных, но при выборе стиля, нужно руководствоваться не только модными тенденциями, но и функциональными возможностями помещения. Очень важно, чтобы приемная была оборудована в соответствие со всеми потребностями секретаря, который там будет трудиться. Для этого важно продумать не только красивый интерьер, но составить проект, который бы отвечал всем требованиям эргономики и функциональности.
Приемная - это место ожидания важных гостей и посетителей, поэтому мебель для приемной руководителя должна быть удобной и качественной. Задача секретаря - сделать все необходимое, чтобы посетитель в приемной чувствовал себя удобно. Секретарь не должен загромождать личными вещами проходы в приемной, ставить вещи на видные места. Если есть необходимость украсить стену, то для этой цели лучше использовать картину или эстамп, дополняющие интерьер. Допускается размещение на стенах информационных стендов или таблиц с указанием времени приема посетителей, календаря и т.п. Стоит уделить внимание цветовой гамме интерьера приемной и в целом офисному помещению. Цвет - один из важнейших источников информации. Он перенасыщен символическими и эмоциональными качествами и настолько сильно влияет на психическое и физиологическое состояние человека, что игнорировать его значение невозможно. Теплые цвета действуют возбуждающе, тонизируют, повышают работоспособность. Холодная гамма расширяет пространство, помогает сосредоточенности и самоуглубленности. Коричневый цвет способствует улучшению исполнительских функций, синий повышает активность головного мозга и снижает аппетит, желтый и оранжевый поднимают настроение и стимулируют возникновение нестандартных решений, зеленый и голубой успокаивают, позволяют сосредоточиться. Долгое воздействие красного вызывает возбуждение, переходящее в агрессивность, но его небольшие акценты разбудят активность сотрудников. Розовый цвет чрезмерно расслабляет. Фиолетовый и черный цвета угнетающе действуют на психику. Белый - нейтрален, но дает ощущение чистоты.
Чем выше интеллектуальный уровень сотрудников, тем более сложные оттенки они предпочтут. Тяга к спокойным цветам увеличивается с возрастом. Важны и особенности темперамента. Флегматиков тонизируют акценты красного и оранжевого, холериков успокоит сине-зеленая гамма.
С помощью цвета можно изменять восприятие пространства и визуальных деталей («зрительного шума»). Если помещение небольшое, то визуально расширит его площадь светлые холодные тона - серо-голубой, жемчужный, водно-зеленый. Если же площадь помещение велика, то цвета, которые могут решить и эту проблему это так называемая «тихая» гамма - ненасыщенные холодные: светло-синий, серо-голубой. Визуальный шум, «мельтешение» можно нейтрализовать крупным броским пятном, например, яркой картиной или плакатом на стене.
Вспомогательная зона. В данной зоне располагаются шкафы для хранения документов, платяные шкафы, сейф. При больших объемах множительных работ устанавливается копировальный аппарат или принтер соответствующей производительности, оснащенные сортировальным устройством, а при необходимости - дуплексом и степлером, также могут располагаться во вспомогательной зоне.
Шкафы, тумбы и стеллажи различных видов неизменно присутствуют даже в самых аскетичных интерьерах. Самое главное требование, предъявляемое к такой мебели - вместительность и наличие необходимого количества ящиков или отделений. Оптимальная высота для шкафа - 180 см. Однако некоторые компании в целях экономии площади предпочитают оборудовать помещения высокими моделями. С точки зрения эргономики это неверно. Человек, изо дня в день, находясь рядом с огромной мебелью, будет испытывать дискомфорт. Кроме того, полноценно использовать все полочки шкафа-небоскреба весьма затруднительно. На самом верху неминуемо будет скапливаться множество ненужных вещей, извлекаемых из шкафа только во время переезда.
Иногда секретарю нужно приготовить чай или кофе для руководителя и посетителей. Для этого неплохо предусмотреть небольшую «мини-кухню», визуально скрытую от мест для посетителей. В кухонной зоне могут располагаться маленький столик, электрический чайник, кофеварка и микроволновая печь, а также небольшой холодильник, шкаф для посуды. Также в кухонной зоне может быть расположен мини-бар для руководителя.
В данной зоне должна быть хорошая вентиляция, чтобы офис не напоминал столовую по силе и количеству ароматов. Если все эти предметы находятся в приемной, следует расположить их так, чтобы шкаф по возможности закрывал собой кухонный уголок.
Поддержание «подсобного хозяйства» в рабочем состоянии является обязанностью секретаря. Именно он вызывает мастера починить холодильник или дверцу шкафа. Также секретарь несет ответственность за подведомственное ему пространство - обеспечивает уют, чистоту, наличие необходимых предметов, вплоть до мыла на умывальнике в уборной. Разумеется, секретарь сам не убирает, но следит за тем, чтобы это было сделано.
Во вспомогательной зоне обязательно должен быть небольшой шкаф с посудой и различными мелочами, которые всегда должны быть в офисе. Обязательно в наличии у каждого секретаря руководителя в специальных шкафах, предназначенных для хранения посуды и других хозяйственных вещей должны быть: чайный и кофейный сервизы или соответствующих видов чашки с блюдцем; десертные тарелки с тем же рисунком, что и чашки, или с другим, но гармонирующим рисунком; закусочные тарелки, закусочные вилки и ножи; ножи для фруктов; кофейные и чайные ложки; сахарница; вилочки, лопаточки или щипчики; заварочный чайник; вазочка для печенья, а также несколько более крупных тарелок или небольших блюд для пирожных и фруктов; стеклянные стаканы для минеральной воды (лучше 12 штук), а также набор рюмок - в соответствии со сложившейся традицией празднования деловых свершений; упаковка пластмассовых стаканчиков; небольшая упаковка пластмассовых тарелок, вилок и ножей; графин для соков и вина; две-три небольшие разделочные доски и необходимое количество острых ножей, штопор и консервный нож; скатерть и салфетки; несколько полотенец, чтобы вытирать посуду, а также (в отдельном ящике) средства для мытья посуды; небольшая аптечка, где должны быть бинт, лейкопластырь, вата, йод, перекись водорода и другие медикаменты, необходимых в случае получения мелких травм. Там должен быть и набор основных лекарств, которые могут понадобиться в любую минуту: средства от головной боли, валидол, нитроглицерин, настойка валерианы и т.д. Неплохо также иметь в офисе аппарат для измерения давления и уметь им пользоваться. Это, конечно, не входит в обязанности секретаря, но начальник будет гордиться помощником, который в любой ситуации будет на высоте.
Подводя итог, можно сказать, что во многом работоспособность секретаря зависит не только от правильно организованного трудового процесса, но и от того, как организовано его рабочее место. Оно должно отвечать всем требованиям, обеспечивающим максимальное удобство в работе, минимальные затраты сил и времени на непроизводительные перемещения. Ведь ошибки при конструировании рабочего места зачастую приводят к опасным последствиям: заболевания, психические стрессы, ошибки в поведении людей, аварии, порча оборудования, несчастные случаи.
А соблюдение всех перечисленных условий труда повысит эффективность работы, как секретаря, так и его руководителя.
2.2 Оптимизация документооборота
Рационализация труда секретаря включает в себя процесс оптимизации документооборота.
Документооборот - это движение документов в организации с момента их создания или получения до отправки или сдачи в дело.
Документооборот оперирует официальными, т.е. полностью оформленными документами и, как правило, рассматривает движение только отдельных документов. Правильно и рационально организованный документооборот повышает эффективность работы аппарата управления организации.
В целях упорядочения документооборота, сокращения количества и повышения качества документов, создания условий применения современных технических средств обработки документной информации, повышения эффективности работы аппарата управления, ГСДОУ установлены и закреплены единые требования к организации работы со всеми документами в организациях.
Работа с документами в МБОУ СОШ № 35 включает в себя технологию обработки входящей корреспонденции, технологию обработки внутренней корреспонденции и технологию обработки исходящей корреспонденции. За последние годы объем всех трех документопотоков в учреждении возрос. Под объемом документооборота понимается количество документов, полученных и созданных в организации за определенный период времени. Показатели объема документооборота используются для определения технологической оснащенности процессов работы с документами, а также для анализа различных аспектов управленческой деятельности.
Анализируя документооборот МБОУ СОШ № 35 за последние 4 года, была выявлена тенденция к его росту (см. таблицу 1).
Таблица 1.
Документопотоки2009 год2010 год2011 год2012 годВходящие431443454512Исходящие373387396423Внутренние123176202234
Наиболее распространенной входящей корреспонденции являются письма и нормативно-методические документы вышестоящих организаций, а также обращения граждан. Поток входящей корреспонденции, которая, пройдя необходимые стадии обработки, разбившись на «ручейки» в виде конкретных поручений, попадает, в конечном итоге, к конкретным сотрудникам для ознакомления и на исполнение.
Исходящие документы, в соответствии с ГОСТ Р 51141-98, это официальные документы, отправляемые из учреждения. Исходящие документы, создающиеся в процессе деятельности МБОУ СОШ № 35, оформляются на бланках и имеют установленный состав и порядок расположения реквизитов. Бланки отпечатаны типографским способом на бумаге формата А4. Наиболее распространенной формой отправляемых документов является письма-ответы.
Внутренний документ - это официальный документ, не выходящий за пределы организации, подготовившей его. Внутренние документы по формам и назначению можно разделить на 3 группы:
организационные документы, которые регламентируют деятельность МБОУ СОШ № 35 (устав, положения об отделах, инструкции и т.п.);
распорядительные документы, издаваемые руководителем МБОУ СОШ № 35;
информационно-справочные документы, создаваемые для решения оперативных вопросов (докладные и служебные записки, акты, справки и т.д.).
Внутренние документы оформляются на бумаге формата А4 с воспроизведением следующих реквизитов: полное официальное наименование МБОУ СОШ № 35, наименование вида документа, место составления, даты и номера.
Путь внутренних документов начинается у одних сотрудников-авторов и заканчивается у других сотрудников-исполнителей.
Все документы, как внутренние, так и исходящие составляются при помощи компьютера и текстового редактора Microsoft WORD из пакета Office 97.
Секретарь контролируют правильность оформления документов в соответствии с требованиями современных Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477. Инструкция по делопроизводству МБОУ СОШ № 35 разработана в соответствии с новыми Правилами.
Необходимо отметить, что при внутренней переписке используются два вида документов - докладные и служебные записки. Служебная записка - документ, широко использующийся при сообщении и передаче информации от одного сотрудника другому, но в существующую официальную классификацию этот документ не входит. Для этой функции существует докладная записка, при помощи которой происходит информирование руководителя о нештатных ситуациях, нарушениях правил внутреннего трудового распорядка и т.д. Эти два документа по своему содержанию и оформлению идентичны, и представляется нецелесообразным введение в управленческую практику еще одного вида документов того же целевого назначения, что и докладная записка.
Прием всей входящей корреспонденции и вся последующая обработка осуществляется централизованно секретарем руководителя.
При первичной обработке корреспонденции проверяется по адресу ли она доставлена, а также целостность конвертов. Корреспонденцию, доставленную ошибочно секретарь возвращает или пересылает по назначению.
Конверты с документами, в том числе и заказные, вскрываются, при этом проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов.
Вскрываются конверты и уничтожаются вручную, что требует значительного времени.
Конверты от поступающих документов, не уничтожаются в случаях, когда только по конверту можно определить:
адрес отправителя;
время отправки и получения документа;
при поступлении личных или доплатных документов.
На полученном документе проставляется регистрационный штамп, он проставляется в правом нижнем углу лицевой стороны, он состоит из учетного номера и даты поступления. Документы с грифом «лично» секретарем не вскрываются и передаются адресату. Документация, поступающая на имя руководителя, передается ему секретарем.
Заканчивается первичная обработка распределением на документы регистрируемые и нерегистрируемые. К сожалению, в МБОУ СОШ № 35 не подготовлен список нерегистрируемой документации. Целесообразно подготовить его и включить в качестве приложения в инструкцию по делопроизводству. Нами была сделана попытка подготовить такой список (см. приложение 2).
Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые ответственным исполнителям.
Предварительное рассмотрение осуществляется, исходя из оценки их содержания, на основании установленного распределения обязанностей.
Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно должностным лицам.
На рассмотрение руководителя передаются документы, полученные от вышестоящих органов, содержащие информацию по принципиальным вопросам деятельности МБОУ СОШ № 35, требующие решения руководства. Остальные документы после предварительного рассмотрения направляются исполнителям.
Корреспонденция, поступившая на имя руководителя, регистрируется секретарем, который незамедлительно относит ее на рассмотрение руководителю.
После рассмотрения документов руководитель наносит резолюцию, то есть распределяет поручения между заместителями - завучами. С документа снимаются копии, оригинал подшивается в дело, копии разносятся исполнителям. Если документ требует контроля исполнения, то секретарь ставит на контроль и вносит данные в компьютерную базу.
В соответствии с существующими требованиями подлинник должен передаваться ответственному исполнителю, названному в резолюции первым. В МБОУ СОШ № 35 подлинники подшиваются в дело, а исполнителям передаются копии, что в принципе является противоречием ГСДОУ.
Обработка и передача документов исполнителям должна осуществляться в день их поступления или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время.
Проект исходящего документа составляется исполнителем, правильность его оформления проверяется секретарем.
Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре.
После подписания руководителем, исходящий документ передается секретарю для регистрации.
Для регистрации исходящих документов требуются следующие данные:
порядковый номер документа, включающий номер дела;
адресат (корреспондент);
краткое содержание или заголовок;
отметка об исполнении (запись о решении вопроса, номера документов-ответов);
исполнитель;
примечание.
После регистрации и присвоения исходящему документу номера, фиксируют его номер и дату рукописным или машинописным способом на обоих экземплярах.
Затем исходящие документы в тот же день отправляются адресату. Второй экземпляр отправленного письма и единственный экземпляр факса подшиваются в дело с исходящей перепиской.
Таким образом, несмотря на видимую четкость документооборота имеются определенные недостатки, которые могут быть устранены при внедрении системы электронного документооборота и оптимизации документооборота.
Под оптимизацией документооборота понимается комплекс мер организационного, технического, программно-технического и оргпроектного характера, выполняемых организацией.
Оптимизация документооборота позволяет:
определить состав документов (видов, разновидностей, форм документов), используемых организацией в ее деятельности (т. е. при реализации функций, задач, административных и бизнес-процессов);
определить состав документопотоков организации и их внутреннюю структуру;
регламентировать маршруты движения документов в рамках документопотока, отдельных групп (комплексов) документов, участвующих в реализации функций, задач, административного и бизнес-процесса;
установить, если это необходимо, временные параметры прохождения документа в целом по установленному для него маршруту и (или) временные параметры выполнения отдельных операций в процессе документооборота.
К организационным мерам по оптимизации документооборота относится разработка нормативных правовых актов организации и методических документов, устанавливающих требования, правила, рекомендации по организации документооборота, как в целом по организации, так и на отдельных участках работы с документами или по отдельным видам документов.
Учитывая, что объективной тенденцией является постоянный рост объемов документооборота (по данным ВНИИДАД, который с 2007 г. ведет мониторинг документооборота в федеральных органах исполнительной власти, ежегодно документооборот увеличивается на 5-7%), обеспечить оптимальную организацию документооборота невозможно только мерами организационного характера, иначе пришлось бы постоянно увеличивать численность делопроизводственного персонала. Помочь в этом могут меры технического характера и оргпроектные работы по совершенствованию документооборота.
Поскольку документооборот - это сложный технологический процесс перемещения документов по пунктам (инстанциям), на которых осуществляются творческая работа с документами (подготовка проектов документов, согласование документов, подписание (утверждение) и др.) и их техническая обработка (сортировка документов, обработка для пересылки по почте, сканирование, регистрация, копирование, предварительное рассмотрение, передача из одной инстанции в другую и др.), организовать движение документов оптимальным образом можно только с применением технических средств.
В современных условиях применение технических средств возможно не только на этапах, где с документом совершаются так называемые рутинные (нетворческие) операции, но и там, где ведется творческая работа с документами.
К техническим средствам относятся средства оргтехники (копировально-множительная техника, фальцевальные, маркировальные аппараты и др.) и средства компьютерной техники, предоставляющие широкие возможности для подготовки документов, проведения электронного согласования, обеспечения документооборота, организации оперативного хранения документов (применяя компьютерную технику, организации могут использовать системы электронного документооборота, текстовые и табличные редакторы (Word, Excel и др.), электронную почту, факс и другие приложения).
Одной из основных характеристик документооборота является маршрут документов. Маршрут - это путь, по которому проходит документ или комплекс взаимосвязанных документов при решении определенной задачи или реализации определенного административного или бизнес-процесса.
Точками на этом пути являются инстанции, через которые проходит документ (документы), т. е. рабочие места, на которых совершаются операции с документом, поэтому главная задача в организации документооборота - обеспечить оперативное прохождение документа по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени, при этом должны быть исключены повторные операции, возвратные движения документа, не обусловленные деловой необходимостью.
Для решения этой задачи в организациях проводятся оргпроектные работы, в ходе которых вырабатываются наиболее оптимальные маршруты документов. Как правило, такая работа проводится при внедрении систем электронного документооборота (СЭД), поскольку оптимизация документооборота - одно из условий успешного внедрения СЭД в организации.
Результаты работы по оптимизации документооборота закрепляются в различных документах. К таким документам относятся: табель форм документов; маршрутно-технологические схемы (блок-схемы); графики документооборота; схемы перемещения документов и др.
В большинстве своем при подготовке этих документов используется графический способ представления информации, позволяющий наглядно и в достаточной степени формализовано показать либо только движение документа (документов), либо последовательность операций, совершаемых в ходе реализации какой-либо функции (задачи) или процесса, и, соответственно, движение документов, используемых при решении данной задачи или реализации процесса.
Табель форм документов - это перечень форм документов, применяемых в деятельности организации, с характеристикой статуса документов, основных этапов их подготовки и прохождения.
Табель включает все формы документов, создаваемых в деятельности организации, но он не дает полного представления о маршруте документов, поскольку в нем, как правило, обозначаются только наиболее важные и значимые с точки зрения документооборота операции по обработке документов, такие как подготовка документа (обычно в табеле указывается подразделение или должность работника, в зоне ответственности которого находится подготовка документа), согласование (визирование) документа (в табеле указываются подразделения или должности работников, участвующих в согласовании документа), подписание (утверждение) документа и некоторые другие. Кроме того, табель включает наименования только тех документов, которые готовятся в организации, и не включает форм документов, поступающих в организацию.
Основная задача табеля форм документов - определить состав форм документов, применяемых в организации в процессе документирования ее деятельности, а поскольку табель форм документов утверждается руководителем организации и является документом, обязательным для применения, его можно рассматривать как способ оптимизировать состав документов (виды, разновидности, формы документов), применяемых в организации. Поскольку не существует единой установленной формы табеля, каждая организация, которая проводит подобную работу, может исходя из собственных потребностей и решаемых задач разработать для себя форму табеля. Примерная форма табеля представлена на рис.4.
Рисунок 4.
Наиболее полно отобразить документооборот можно с помощью маршрутных (маршрутно-технологических) схем, графиков, блок-схем.
При построении маршрутных схем и оперограмм необходимо детально изучить технологию выполнения каждого вида работы, при этом следует определить, с чего данная работа начинается (что служит основанием для ее начала), из чего она состоит, на какие этапы подразделяется, чем завершается выполнение работы, какую форму принимает конечный ее результат, как фиксируется ее окончание либо наступление нового цикла ее выполнения.
Схема - графическое представление последовательности решения задачи, в котором используются символы для отображения операций, данных, потоков документов и др.
Блок-схема - разновидность схем, описывающих алгоритмы или процессы, в которых отдельные шаги (звенья процесса) изображаются в виде блоков различной формы, соединенных между собой стрелками.
В схемах используются специальные символы (блоки различной формы) в соответствии с ГОСТ 19.701-90. Пример блок-схемы приведен на рис. 5.
Рисунок 5.
Для создания блок-схем используются различные программные средства, например, MS Visio. Но блок-схему можно нарисовать даже в MS Word, для этого нужно использовать фигуры, изображающие элементы блок-схем.
Схема движения документов может быть представлена в виде таблицы, в левых колонках которой указываются операции и виды документов, сопровождающих данные операции, в заголовках граф указываются пункты прохождения документа, а в поле таблицы с использованием символов и стрелок обозначается перемещение документа (документов).
В МБОУ СОШ № 35 построением схем и маршрутов секретарь не станет заниматься, но табель унифицированных форм документов, а также список нерегистрируемой корреспонденции могут быть внедрены в практику документационного обеспечения и тем сам будут способствовать оптимизации документооборота общеобразовательного учреждения.
Оптимизация документационной работы может быть достигнута путем построения рациональной поисковой системы.
Основой для ее построения является регистрация документов - фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем даты и регистрационного индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационной форме или входном формате.
Регистрация документов - важнейший этап работы с документами и определяется как «запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения».
Задачи регистрации не исчерпываются только учетом документов. Так как в регистрационные формы вносятся главные сведения о документах, создается база данных всех зарегистрированных документах. В процессе регистрации создается информационно-поисковая система по всем документам, которую, затем можно использовать для справочной работы и контроля за исполнением документов.
Правила регистрации описаны в Государственной системе документационного обеспечения управления и Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477. В обоих документах регистрация рассматривается, прежде всего, как поисковая система по документам организации и поэтому здесь же описывается и порядок организации традиционных и автоматизированных картотек по всему массиву документов организации.
В МБОУ СОШ № 35 регистрация входящих документов осуществляется в день поступления корреспонденции независимо от способа их доставки.
Наибольшая эффективность достигается при централизованной системе регистрации, т.е. при осуществлении всех регистрационных операций в одном месте или одним работником. Такая система позволяет создать единый справочный центр по документам учреждения и устанавливает единый порядок регистрации. В МБОУ СОШ № 35 принята централизованная система, при которой все поступающие документы регистрируется секретарем руководителя.
Регистрация входящих документов, происходит в следующем порядке: секретарь разбирает входящую корреспонденцию и заносит данные о поступивших документах в регистрационный журнал.
На входящем документе штампом в правом нижнем углу проставляется дата поступления и номер по порядку.
Регистрация входящих документов осуществляется путем занесения данных в Журнал регистрации входящих документов (см. таблицу 2).
Таблица 2.
Форма журнала регистрации поступающих документов
--------------------+---------------+------------+------------+------------
¦ Дата поступления ¦Корреспондент, ¦ Краткое ¦ Резолюция ¦Отметка об ¦
¦и индекс документа ¦ дата и индекс ¦ содержание ¦ или кому ¦исполнении ¦
¦ ¦ ¦ ¦ направлен ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ документ ¦ ¦
+-------------------+---------------+------------+------------+-----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦
+-------------------+---------------+------------+------------+-----------+
+-------------------+---------------+------------+------------+-----------+
+-------------------+---------------+------------+------------+-----------+
--------------------+---------------+------------+------------+------------
Конечно, с развитием информационных технологий, с внедрением во многих организациях электронной формы регистрации можно сказать, что журнальная система на сегодняшний день устарела, поскольку имеет серьезные недостатки: регистрацию целесообразно осуществлять только одним специалистом, т.к. запись в журналах ведется в последовательности поступления документа. В связи с этим, при большом количестве документов процесс регистрации отнимает много времени, а это ведет к затягиванию процесса обработки. Практически невозможна справочная работа с документами, потому что записи идут в хронологическом порядке и чтобы найти документ быстро, нужно знать его дату. Практически невозможно вести сроковый контроль за исполнением документа, т.к. документы записываются по мере поступления. Для того, чтобы вести контроль даже при журнальной системе дополнительно заводятся дополнительные контрольные карточки. В момент регистрации надо составлять две карточки: одна помещается в сроковую контрольную картотеку, другая в справочную. Это приходится делать потому, что запрос о документе может поступить тогда, когда он еще находится в работе, и быстро навести справку по сроковой картотеке не удается. Такой запрос в положенные 3 минуты можно выполнить только по справочной картотеке. Следовательно, пока документ в работе, на него имеются две карточки - в сроковой и справочной картотеках.
После исполнения документа карточка из сроковой картотеке как более полная и имеющая все отметки о решении вопроса, затронутого в документе, переставляется в справочную картотеку, а аналогичная карточка из справочной картотеки вынимается и уничтожается либо используется при создании дополнительной справочной картотеки для поиска документов по другому поисковому признаку (например, если основная картотека построена по тематическому признаку, то в дополнительной карточки могут располагаться по алфавиту корреспондентов).
Любая справочная картотека состоит из карточек, для которых нужен ящик или несколько ящиков, т.к. эти карточки будут накапливаться в течение года. Разделителями в карточной картотеке обычно бывают названия структурных подразделений или направление деятельности.
Всегда отдельно ведется картотека по обращениям граждан. Она строится по алфавиту фамилий авторов обращений. Так же отдельную картотеку заводят на законодательные, нормативные, распорядительные документы. В ней карточки располагаются по тематическому признаку. Количество карточек не ограничено. Общий срок хранения карточек три года. В картотеке законодательных, нормативных и распорядительных документов карточки стоят не три года, а до замены новыми.
На исходящих документах проставляется исходящий регистрационный номер в соответствии с действующими требованиями. Он располагается в верхнем левом углу первого листа и состоит из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов. В соответствии с требованиями ГСДОУ в индекс документа должен входить индекс по номенклатуре дел подразделения, код подразделения, порядковый номер и дата.
Регистрация исходящей документации осуществляется также в журнальной форме (см. таблицу 3).
Таблица 3.
Форма журнала регистрации отправляемых документов
--------------------+-------------------+---------------+------------------
¦ Дата и индекс ¦ Корреспондент ¦ Краткое ¦ Отметка об ¦
¦ документа ¦ ¦ содержание ¦ исполнении ¦
+-------------------+-------------------+---------------+-----------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦
+-------------------+-------------------+---------------+-----------------+
+-------------------+-------------------+---------------+-----------------+
+-------------------+-------------------+---------------+-----------------+
Анализ регистрации исходящей документации за 2010-2012 гг. показал увеличение исходящей корреспонденции по всем ее видам (см. таблицу 4).
Таблица 4.
№ п/пНаименование операций2010 г.2011 г.2012 г.1Регистрация исходящей корреспонденции3873964232Передача документов по факсу2145983Отправление телеграмм36104Отправление писем4254895Всего обработано исходящих документов453501620
Оформлено и зарегистрировано:
№ п/пНаименование операций2010 г.2011 г.2012 г.1Оформление приказов911351432Прием телефонограмм1215213Всего103150164
Приказы регистрируются в отдельном журнале по форме, представленной в таблице 5.
Таблица 5.
Форма журнала регистрации приказов
--------------------+--------------------+----------------+----------------
¦ Дата и индекс ¦ Кто подписал ¦ Заголовок ¦ Отметка об ¦
¦ документа ¦ ¦ приказа ¦ исполнении ¦
+-------------------+--------------------+----------------+---------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦
+-------------------+--------------------+----------------+---------------+
+-------------------+--------------------+----------------+---------------+
Все образцы регистрационных форм в МБОУ СОШ № 35 взяты из справочных приложений Методических рекомендаций по работе с документами в общеобразовательных учреждениях, утвержденных письмом Минобразования РФ от 20.12.2000 № 03-51/64.
Исполнение документа контролируется с момента постановки его на контроль. На левом поле документа на уровне заголовков предусмотрено место для специальной отметки о контроле исполнения. Отметку о контроле ставят штампом со словом «контроль» на верхнем поле документа. Это не противоречит Правилам делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти 2009 г.
Контрольный массив организуется таким образом, чтобы независимо от того, является ли документ внутренним, входящим или исходящим, документы могли классифицироваться по срокам исполнения (по дням текущего месяца, а также на более длительные сроки исполнения). Документы с контроля снимает секретарь после фактического выполнения задания. В этом случае на документе проставляется отметка, подписанная лицом, подтверждающим исполнение.
Своевременное исполнение документов способствует повышению исполнительской дисциплины, четкости в документационной работе, совершенствованию организации контроля и управления в целом. А это обеспечивает четкий ритм работы всей организации.
ГЛАВА 3. НАПРАВЛЕНИЯ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ СЕКРЕТАРСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
.1 Рационализация информационно-аналитической работы и планирования рабочего дня
Среди факторов, влияющих на повышение качества и эффективности работы секретарей, одно из ведущих мест занимает умение осуществлять аналитическую переработку документов, информации. Эффективное использование документографической информации невозможно без упорядоченных документальных ресурсов, без предварительно проведенной обработки документов. Значимость аналитической обработки и переработки информации в работе секретаря объясняется увеличением потока документальной информации и необходимостью более оперативного информационно-документационного обслуживания руководителя. Осуществление таких процессов, как: анализ документа, поиск необходимых документов, аннотирование, реферирование, обозрение, фактографирование - требует от секретаря определенной подготовки.
Сегодня секретарь, как и любой информационный работник, выступает посредником в системе «Документ (Д) - Потребитель (П) (руководитель)», занимается непосредственно информационно-документационным обслуживанием своего руководителя. Для эффективной реализации этой функции ему необходимо знать, какая информация (по содержанию) нужна руководителю, и в какой форме ее следует представить, чтобы руководитель в имеющееся у него время смог ее просмотреть. (Например: в виде списка литературы с аннотациями и рефератами на источники и т.д.).
В ходе посреднической деятельности в системе «Д - П» секретарь часто сталкивается с необходимостью справочно-информационного обслуживания, т. е. выдачей различных справок (фактографических, тематических). Осуществляя эту деятельность, он выступает как пользователем различных информационных служб, книготорговых организаций и т.д., так и субъектом, занимающимся непосредственно поиском информации и нахождением ответов.
Для успешной практической реализации этой схемы секретарям важно овладеть теоретическими и методическими основами информационно-аналитического обслуживания руководителя.
Важным направлением совершенствования деятельности секретаря является умение работать с различными источниками документированной информации - это умение правильно оценить документ, быстро разобраться в его структуре, взять и зафиксировать в удобной форме все, что в нем оказалось ценным и нужным.
Умением работать с документами обладают далеко не все. Наиболее частые ошибки здесь - отсутствие должной целесообразности в чтении, недостаточное использование справочного аппарата, нерациональная форма записи прочитанного. Все это снижает качество обработанной информации.
Для успешной посреднической деятельности в системе «Д - П» для секретарей важны знания в области аннотирования и реферирования документов.
Аннотация - краткая характеристика документа с точки зрения его назначения, содержания, вида, формы и других особенностей
Аннотация должна быть лаконичной (длинные аннотации не всегда дочитываются до конца), но в то же время достаточно конкретной, со ссылкой, в случае необходимости, на факты, имена, даты и т.д., вполне понятные без перечитывания. В аннотациях следует избегать сложных придаточных предложений, тяжелых синтаксических оборотов, длинных определений. Если одно и то же понятие можно определить рядом синонимов, необходимо остановиться на наиболее употребительном. Надо избегать в аннотации лишних слов, которые без ущерба для смысла можно выбросить. Желательно соблюдать такое единство времени и единообразие глагольных форм, не следует начинать с предлога «о». Аннотация не должна повторять сведений, содержащихся в заглавиях, и перефразировать их. Научная терминология, применяемая в аннотации, должна быть общепринятой, соответствовать современному уровню знаний. Приводимые в библиографическом описании малоизвестные и устаревшие термины или, термины, используемые только данным автором, следует пояснять. Рекомендуемый средний объем аннотации 500 печатных знаков.
Для специалиста - секретаря, работающего с документами, важно знать, что процесс аннотирования включает в себя следующие основные этапы:
. Анализ текста документа.
. Изучение дополнительных источников.
. Отбор сведений, характеризующих существо данного произведения.
. Литературное оформление и редактирование аннотаций.
Анализ текста произведения. Прежде всего, определяется вид издания (моноиздание, сборник, часть многотомного или выпуск серийного издания). Устанавливается, какому вопросу, теме или области науки посвящено произведение. Обращается внимание на структуру издания, выявляются принципы группировки материала. Анализ формы изложения материала помогает при определении читательского адреса. С этой точки изучают, насколько полно, доступно и наглядно изложены вопросы. Помимо текста самого произведения секретарь-референт просматривает предисловие, вступительную статью, примечания. Если сведений оказывается недостаточно, следует обратиться к дополнительным источникам.
Изучение дополнительных источников: рецензии, критические статьи, критико-библиографические, исторические и историко-литературные работы. Выявляются эти источники с помощью справочных и библиографических изданий.
Отбор сведений, характеризующих данное произведение. При аннотировании произведений, созданных в прошлые эпохи, приводят фактические данные об авторе, характеризуют идейную, научную и художественную ценность его произведений, а также условия, в которых они были написаны. При составлении аннотаций на современные произведения печати секретари-референты должны быть объективными, не должны полагаться только на личные впечатления. Очень распространенным приемом аннотирования является цитирование. В одном случае цитируются слова автора, в другом - действующего лица, в третьем - отзыв ученого, критика, очевидца событий, воспоминания современников.
Литературное оформление и редактирование аннотации. Лаконичность - отличительная черта литературно оформленной аннотации. Задача состоит в том, чтобы объединить разрозненные сведения, при этом выделить наиболее существенное, главное. Например, чтобы привлечь внимание читателей к конкретной книге, в самом начале рекомендательной аннотации сообщают об интересном факте или подчеркнуть значение данного произведения в ряду других, близких по содержанию.
Следующий способ аналитического свертывания необходимой для
управленческого звена информации является реферирование. Реферирование - наиболее значимый процесс в раскрытии содержания документов. Реферирование - процесс мысленной подготовки и письменного изложения читаемого текста, результатом которого является составление вторичного документа - реферата. Несмотря на активное изучение этого процесса специалистами, само понятие «реферат» до сих пор не получило однозначного толкования.
Реферат - краткое точное изложение содержания документа, включающее основные фактические сведения и выводы, без дополнительной интерпретации или критических замечаний автора реферата. Рефераты выполняют следующие функции:
дают возможность установить основное содержание документа, определить его релевантность и решить, следует ли обращаться к полному тексту документа;
предоставляют информацию о документе и устраняют необходимость чтения полного текста документа в случае, если документ представляет для читателя (руководителя) второстепенный интерес;
используются в традиционных и автоматизированных информационных системах для поиска документа и информации.
Рефераты должны отвечать следующим требованиям:
.Текст документа не должен содержать интерпретацию содержания документа, критические замечания и точку зрения автора реферата, а также информацию, которой нет в исходном документе. Текст реферата должен отличаться лаконичностью, четкостью, убедительностью формулировок, отсутствием второстепенной информации. Текст реферата начинают фразой, в которой сформулирована главная тема документа. Сведения, содержащиеся в заглавии и библиографическом описании, не должны повторяться в тексте реферата. Следует избегать лишних вводных фраз (Например: «автор статьи рассматривает...»). Исторические справки, если они не составляют основное содержание документа, описание ранее опубликованных работ и общеизвестные положения, в реферате не приводятся. В тексте следует употреблять синтаксические конструкции, свойственные языку научных и технических документов, избегать сложных грамматических конструкций. В тексте реферата следует применять стандартную терминологию. Следует избегать употребления малораспространенных терминов или разъяснить их при первом упоминании в тексте. Необходимо соблюдать единство терминологии в пределах реферата. Следует применять значимые слова из текста исходного документа для обеспечения автоматизированного поиска. Сокращения и условные обозначения, кроме общеупотребительных в научных и технических текстах, применяют в исключительных случаях или дают их определения при первом употреблении. Единицы физических величин следует приводить в международной системе СИ. Допускается приводить в круглых скобках рядом с величиной в системе СИ значение величины в системе единиц, использованной в исходном документе. Имена собственные (фамилии, наименования организаций и др.) приводят на языке первоисточника. Допускается транскрипция собственных имен или перевод на язык реферата с добавлением в скобках при первом упоминании собственного имени в оригинальном написании. Географические названия следует приводить в соответствии с последним изданием «Атласа мира». При отсутствии данного географического названия в «Атласе мира» его приводят в той же форме, что и в исходном документе. Таблицы, формулы, чертежи, рисунки, схемы, диаграммы включаются только в случае необходимости, если они раскрывают основное содержание документа и позволяют сократить объем реферата. Объем текста реферата определяется содержанием документа, а также доступностью и языком реферируемого документа. Рекомендуемый средний объем текста реферата 850 печатных знаков.
Реферативное чтение исходного текста подразделяется на ознакомительное, изучающее и собственно реферативное. Оно преследует задачу определить тематику документа, разобраться в содержании и осмыслить его. Во время реферативного анализа текст документа разбивается на отдельные фрагменты. Задачей автора реферата является извлечение информации с нужной степенью полноты из каждого фрагмента. Затем эта информация изучается, выявляется наиболее ценная и определяется способ ее представления в соответствии с целевым назначением реферата. Процедуру реферативного анализа облегчает использование специальных методов реферирования.
Экстрагирование - широко распространенный метод анализа, сущность которого в том, что из текста выбираются предложения, которые лексически и синтаксически полностью переносятся в реферат-экстракт.
Анкетные (поаспектные) методы подразделяются на два вида: адаптивные и позиционные. Качественное их отличие в том, что адаптивное реферирование применяется, как правило, для политематических текстов, позиционное же реферирование оказывается наиболее эффективным для текстов узкотематического, отраслевого характера.
Характерная черта адаптивного реферирования - нестрогая постановка задачи референту. С помощью инструкций и методических рекомендаций указывается, что следует включать и как целесообразно строить изложение в реферате. В отличие от адаптивного, позиционное реферирование носит более жесткий алгоритмический характер. Путем анализа узкой тематической области выявляются аспекты содержания, определяется строгий порядок их следования и составляется план содержания будущего реферата. Реферирование сводится к заключению соответствующих позиций плана и построению вторичного документа.
Секретари при осуществлении процесса реферирования могут использовать методику формализованного составления рефератов, назначение которой заключается в снижении субъективности действий человека; в повышении качества подготавливаемых вторичных документов и т.д. Технология формализованного реферирования включает выполнение следующих операций:
.Составление библиографического описания первичного документа;
.Анализ текста первичного документа.
.Синтез текста.
.Редактирование извлеченных из текста первичного документа предложений.
.Запись и оформление реферата.
Результатом использования формализованной методики реферирования является составление реферата-экстракта - вторичного документа, полученного путем извлечения из текста первичного документа наиболее важных в смысловом отношении предложений, обладающих формальными текстовыми признаками.
Структура реферата-экстракта включает:
.Библиографическое описание.
.Текст реферата, состоящий из следующих аспектов содержания первичного документа:
целевая установка;
предлагаемый вариант решения (или объект, предмет рассмотрения);
особенности предлагаемого варианта решения;
назначение или область применения предмета рассмотрения;
место исследования;
экспериментальная проверка;
оборудование или технические средства реализации;
результаты;
выводы;
преимущества предлагаемого варианта решения;
рекомендации.
В реферируемом документе могут отсутствовать какие-либо выше перечисленные аспекты, однако последовательность их изложения сохраняется.
Знакомство с методами и способами изложения информации повысит качество составляемых секретарем рефератов на те или иные документы.
В последние годы наиболее распространенной формой концептографического обслуживания руководителей необходимой информацией стала обзорная деятельность. Обзорная деятельность - важная профессиональная обязанность секретарей. Знание ими основных теоретических и методологических знаний в области обзорной деятельности можно оценивать как условие повышения качества и эффективности их профессиональной деятельности.
Обзор - это информационное издание, создаваемые путем логической переработки документальной информации в целях получения необходимого выводного знания о состоянии, развитии и возможных путях решения данной проблемы. Виды обзора: библиографический, реферативный и аналитический.
Библиографический обзор - это обзор (универсальный, специальный, индивидуальный), который отражает выводное знание в виде системы документальных источников информации, использование которых позволяет решить соответствующие задачи информационного управления.
Реферативный обзор - это обзор (универсальный, специальный, индивидуальный), который воспроизводит выводные знания в виде системы фактографической информации, необходимые для информационного управления.
Монографический обзор - обзор (универсальный, специальный, индивидуальный), который воспроизводит выводные знания в виде самого информационного решения (концепции, теории), то есть оптимально необходимой обзорной информации.
Процесс составления обзора сугубо индивидуален и зависит от многих факторов - уровня квалификации, знаний и творческих способностей составителя обзора, условий организации работы, наличия и использования материалов (документов-первоисточников), четкого определения целей и задач обзора, тематических, хронологических, географических границ разработки проблемы (темы) и др. Овладение навыками работы над обзором - важный путь оптимизации содержания деятельности секретаря.
Рассмотрим этапы подготовки и выпуска обзора:
этап - Разработка предмета и рабочего плана обзора.
.1. Выбор темы, разработка заказа на составление обзора с указанием основных требований и типологических характеристик.
.2. Составление предварительного тематического рубрикатора проблемы, рассматриваемой в обзоре.
.3. Составление предварительного списка литературы.
.4. Составление и согласование с заказчиком рабочего плана обзора.
.5. Установление структуры и объема обзора.
этап - Составление обзора.
.1. Аналитико-синтетическая обработка документальной информации:
.1.1. Поиск, отбор и систематизация.
.1.2. Анализ, оценка и синтез.
.1.3. Обобщение, выводы и рекомендации.
.1.4. Прогнозы развития (решения).
.2. Литературное оформление обзора.
.2.1.Введение.
.2.2 Основная часть.
.2.3.Заключение (выводы).
.3. Разработка справочного аппарата обзора.
.4. Оформление и сдача заказчику рукописи обзора.
этап - Редактирование обзора.
этап - Тиражирование и распространение обзора.
Структура обзора содержит следующие элементы: реферат, вводную часть, аналитическую часть, выводы (обязательные элементы); рекомендации, приложение (факультативные элементы).
В вводной части обзора обосновывается выбор темы с указанием актуальности и значимости вопроса, назначение обзора, временного интервала анализируемого периода, видов использованных источников, тематических границ анализа рассматриваемого вопроса.
Аналитическая часть содержит анализ и его результаты, обобщение и оценку систематизированных сведений; существующие взгляды, концепции, нерешенные вопросы; использованные методы и средства исследования, состояние исследований и разработка; достигнутый научно-технический уровень, организационно-экономическую ситуацию, тенденции развития.
При современном развитии вычислительной техники многие процессы работы над обзорами можно автоматизировать с помощью гипертекстовых систем.
Как видим, знания и умения в области информационно-аналитической деятельности сегодня значимы в профессиональной деятельности секретарей и являются главным фактором повышения их профессионализма.
Но работа секретаря весьма многогранна. На всех рассмотренных выше ступенях сегодня, как показывают результаты анализа литературы, секретари так или иначе, занимаются высоким интеллектуальным трудом, от которого зависит успех организации.
Секретарь должен уметь выполнять все виды работ: от простейших технических до творческих. Секретарь - прежде всего, помощник руководителя. Для выполнения на качественном уровне всех профессиональных обязанностей секретарю нужны глубокие аналитические знания в области организации и технологии документационного обеспечения управления.
Для эффективного выполнения всех перечисленных функций в работе секретарей немаловажное значение имеет умение организовать свою работу.
Результаты анализа нашего исследования наглядно подтвердили проявление в современном обществе тенденций усиления информационно - документных функций в деятельности секретаря. Поэтому важным условием совершенствования деятельности данных специалистов выступает регулярное повышение уровня их квалификации, автоматизация технологических процессов документирования и организации работы с документами, рационализация документного и бездокументного обслуживания и т.п.
Важнейшая задача секретаря - разгрузка руководителя, помощь в рациональном распределении такого ресурса, как время. Упущенное время нельзя вернуть, возместить, сутки увеличить. Но секретарь должен помочь руководителю эффективно использовать его рабочий день. Поэтому задачи, стоящие перед секретарем, неотделимы от задач руководителя.
Секретарь обязан максимально разгрузить руководителя от подготовительных, технических и отдельных видов текущей организационной работы, высвободить его время для творческой деятельности, существенно облегчить его управленческую работу. Для этого секретарь должен хорошо знать распорядок дня руководителя и иметь четкое представление о его планах на ближайшую неделю, месяц, квартал. Так как обязанность секретаря следить за исполнением этих планов, организовать или напомнить о предстоящем совещании, встрече, переговорах, отчете и т.д., то и план рабочего дня секретаря во многом зависит от рабочих планов руководителя. При организации своего рабочего времени секретарь исходит прежде всего из иерархии по важности и времени задач, стоящих перед руководителем.
Часть рабочего плана секретаря совершенно от него не зависит, так как связана с режимом работы руководителя - обслуживание совещания, прием посетителей, оформление документов для руководителя, их подписание и т.д.
Но в обязанности секретаря входит и его повседневная работа, которую он должен выполнить: ежедневный утренний прием корреспонденции, ее обработка, ведение контрольной картотеки, раскладка документов в дела и т.д. Вот эти регулярно повторяющиеся ежедневно, еженедельно и ежемесячно виды работ и войдут в основу плана личной работы секретаря.
Хотелось бы порекомендовать внедрение в практику работы секретаря МБОУ СОШ № 35 составление плана рабочего дня.
Составляя план конкретного рабочего дня, сначала записывают повторяющиеся мероприятия, например:
приведение в порядок рабочего места руководителя;
подготовка к работе своего рабочего места;
обработка поступивших факсов, электронной почты и другой корреспонденции;
просмотр контрольной картотеки;
- доклад руководителю о текущих делах, уточнение его рабочего плана.
Далее план рабочего дня секретаря зависит от плана рабочего дня руководителя. Например, руководитель проводит совещание в 12.30, следовательно, у секретаря в плане будет стоять подготовка совещания (напоминания, размножение материалов, подготовка помещения), ведение протокола. Если руководитель должен уехать на совещание, допустим в Комитет образования г. Курска в 13 ч., то у секретаря в плане будет стоять на 12.50 - напоминание руководителю, вызов машины <#"justify">Секретарю общеобразовательного учреждения можно порекомендовать следующий план рабочего дня:
.30- приход на работу
.45-просмотр входящей корреспонденции
.00-оперативное совещание при директоре (получение задания на день)
.00- работа с документами (подготовка писем, текущих документов)
.00-отправка исходящей документации (по факсу, e-mail, с курьером)
.00-обеденный перерыв
.00-работа с руководителем (подпись документов, подготовка проектов документов и т.д.)
.00-проверка выполнения плана работы на текущий день, внесение корректив, составление плана работы на следующий день, подготовка плана мероприятий для руководителя
В течение дня - ответы на телефонные звонки, прием посетителей, выполнение экстренных поручений руководителя
.30-завершение работы, выключение оргтехники, проверка окон, уборка документов на свои места.
Конечно, такое планирование является примерным, так как каждый день может вносить свои коррективы, но данного распорядка дня секретарь придерживается для рационального использования своего рабочего времени.
работа секретарь автоматизированный информационный
3.2 Создание автоматизированного рабочего места секретаря
В современных условиях информатизации и автоматизации всех производственных функций организации для рационализации труда секретаря можно порекомендовать внедрение автоматизированного рабочего места секретаря. Автоматизированное рабочее место (АРМ) секретаря можно определить как комплекс информационных ресурсов, программно-технических и организационно - технологических средств индивидуального и коллективного пользования, объединенных для выполнения определенных функций профессионального работника управления.
С помощью АРМ секретарь сможет обрабатывать тексты, посылать и принимать сообщения, хранящиеся в памяти ЭВМ, участвовать в совещаниях, выполнять расчеты и т.д.
В основу конструирования АРМ могут быть положены следующие основные принципы:
. Максимальная ориентация на конечного пользователя, достигаемая созданием инструментальных средств адаптации АРМ к уровню подготовки пользователя, возможностей его обучения и самообучения.
. Формализация профессиональных знаний, то есть возможность предоставления с помощью АРМ самостоятельно автоматизировать новые функции и решать новые задачи в процессе накопления опыта работы с системой.
. Проблемная ориентация АРМ на решение определенного класса задач, объединенных общей технологией обработки информации, единством режимов работы и эксплуатации.
. Модульность построения, обеспечивающая сопряжение АРМ с другими элементами системы обработки информации, а также модификацию и наращивание возможностей АРМ без прерывания его функционирования.
. Эргономичность, то есть создание для пользователя комфортных условий труда и дружественного интерфейса общения с системой.
Создание АРМ для систем организационного управления предполагает проведение их структуризации и параметризации на стадии проектирования.
Структуризация АРМ включает описание среды функционирования: обеспечивающих и функциональных подсистем и связей между ними, интерфейсов с пользователем и техническими средствами, средств информационного и программного обеспечения.
Параметризация предусматривает выделение и исследование параметров, выделение и исследование параметров технических, программных и информационных средств, удовлетворяющих требованиям и ограничениям, сформированным при структуризации.
АРМ включает функциональную и обеспечивающие части.
Функциональная часть определяет содержание конкретного АРМ и включает описание совокупности взаимосвязанных задач, отражающих особенности автоматизируемых функций деятельности пользователя. В основе разработки функционального обеспечения лежат требования пользователя к АРМ и его функциональная спецификация,
Обеспечивающая часть включает традиционные виды обеспечения: информационное, программное, техническое, технологическое, и другие.
Информационное обеспечение включает описание организации информационной базы, регламентирует информационные связи, предопределяет состав и содержание всей системы информационного отображения.
Программное обеспечение АРМ подразделяется на общее и функциональное.
Общее программное обеспечение (ОПО) поставляется в комплекте с ПЭВМ и включает операционные системы, прикладные программы, расширяющие возможности операционных систем, программные средства диалога и другие. ОПО предназначено для управления работой процессора, организации доступа к памяти, периферийным устройствам, запуска и управления процессором, выполнения прикладных программ, обеспечения выполнения программ на языках высокого уровня.
Функциональное программное обеспечение предназначено для автоматизации решения функциональных задач, включает универсальные программы и функциональные пакеты. При проектировании этих программных средств необходимо соблюдать принципы ориентации разработки на конкретного пользователя. Совокупность требований к программному и техническому обеспечению отображается на множестве функций пользователя, и это позволяет решать проблему профессиональной ориентации на пользователя.
Техническое обеспечение АРМ представляет собой комплекс технических средств обработки информации на базе ПЭВМ, предназначенный для автоматизации функций специалиста в предметной и проблемной областях его профессиональных интересов.
АРМ специалиста сферы организационного управления, в нашем случае секретаря, обычно базируется на ПЭВМ индивидуального или коллективного пользования.
Технологическое обеспечение АРМ предназначено для организации технологического процесса использования АРМ применительно к комплексу решаемых задач, соответствующих функциям специалиста.
Технологический процесс представляет собой совокупность функциональных работ, включающих обеспечение ввода, контроля, редактирования и манипулирования данными, накопление, хранение, поиск, защиту, получение выходных документов. В связи с тем, что пользователь является, как правило, участником некоторого коллектива и выполняет в нем определенную работу, необходимо предусмотреть технологическое взаимодействие исполнителей при решении задач, обеспечить условие совместной работы специалистов. Эти положения должны отражаться в квалификационных требованиях и должностных инструкциях пользователей АРМ.
В основу классификации АРМ может быть положен ряд классификационных признаков. С учетом областей применения возможна классификация АРМ по функциональному признаку, в нашем случае АРМ административно - управленческого персонала. Важным классификационным признаком АРМ является режим его эксплуатации, по которому выделяются одиночный, групповой и сетевой режимы эксплуатации. В первом случае АРМ реализуется на обособленной ПЭВМ, все ресурсы который находятся в монопольном распоряжении пользователя. Такое рабочее место ориентировано на решение нестандартных, специфических задач, и для его реализации применяются ЭВМ небольшой мощности.
При групповом режиме эксплуатации на базе одной ЭВМ реализуется несколько рабочих мест, объединенных по принципу административной или функциональной общности. В этом случае требуются уже более мощные ЭВМ и достаточно сложное программное обеспечение. Групповой режим эксплуатации обычно используется для организации распределенной обработки данных в пределах организации для обслуживания стабильных групп специалистов и руководителей.
Сетевой режим эксплуатации АРМ объединяет достоинства первого и второго. В этом случае каждое АРМ строится на базе одной ЭВМ, но в то же время имеется возможность использовать некоторые общие ресурсы вычислительной сети.
Секретарская деятельность по своей сути является сложной и многофункциональной. Она выполняет ключевую задачу в организации документооборота.
АРМ «Секретаря» должно стать составной частью делопроизводства МБОУ СОШ № 35, поэтому необходимо автоматизировать не только приемную, но и учительскую, классные комнаты.
При создании АРМ «Секретаря» необходимо опираться на основные принципы: системность, гибкость, устойчивость, эффективность.
Автоматизация системы секретариата позволит сократить время обработки документов, организовать оперативный поиск, хранение документов и избежать ошибок в процессе движения документов.
Процесс проектирования баз данных представляет собой последовательность переходов от неформального словесного описания информационной структуры предметной области к формализованному описанию объектов предметной области в терминах некоторой модели.
В общем случае можно выделить следующие этапы проектирования:
. Системный анализ и словесное описание информационных объектов предметной области.
. Проектирование инфологической модели предметной области - частично формализованное описание объектов предметной области в терминах некоторой семантической модели.
. Выбор базы данных.
. Даталогическое или логическое проектирование базы данных, то есть ее описание в терминах принятой даталогической модели данных.
. Физическое проектирование базы данных, то есть выбор эффективного размещения базы данных на внешних носителях для обеспечения наиболее эффективной работы приложения.
Логическая организация базы данных - это представление пользователя о той предметной области, информация о которой должна храниться в базе данных. Результатом логического проектирования является концептуальная (внешняя, информационно-логическая) схема базы данных - логическая модель предметной области. Такая модель отражает три вида информации:
сведения об объектах предметной области, их свойствах и отношениях между объектами.
Например, в базе данных АРМ «Секретаря» необходимо хранить данные о входящей, исходящей и внутренней документации. Как следствие, нужно хранить характеристики документа. Если для этих целей будет использоваться одна таблица, то станет очевидным нерациональное использование памяти компьютера. Поэтому информацию необходимо разбить на несколько таблиц, которые будут между собой взаимосвязаны.
При создании базы данных АРМ «Секретаря» необходимо создать следующие таблицы: атрибуты входящих документов; атрибуты исходящих документов; индексы структурных подразделений; название документов; резолюция; сроки исполнения исходящих документов; сроки исполнения исходящих документов; справочник по видам документов.
Перед тем, как создавать таблицы, необходимо определить их структуру: набор полей и их формат. Чтобы описать очередное поле в структуре таблицы, необходимо вначале указать название поля и после этого определить тип данных, которые будут в нем храниться. Кроме этого, можно также описать назначение информации, которая будет вводиться в это поле.
Для любой таблицы в базе данных должен быть задан так называемый первичный ключ, который позволяет однозначно определить ту или иную запись в таблице. Он необходим для уникальности имеющихся в таблице записей.
Модель базы данных АРМ «Секретаря».
АтрибутТипРазмерПримечаниеКлючевые поляАтрибуты входящих документовРегистрационный номерЧисловой8 байтИсточникТекстовыйДо 255 байтОтветственный исполнительТекстовыйДо 255 байтКонтрольный срок исполненияДата/время8 байтКонтролирующее лицоТекстовыйДо 255 байтДата документаДата/время8 байтКод документаЧисловойДо 255 байтаннотацияТекстовыйДо 65535 байтКонтрольный срок ответаДата/время8 байтАтрибуты исходящих документовРегистрационный номерЧисловой8 байтОтветственный исполнительТекстовыйДо 255 байтКонтролирующее лицоТекстовыйДо 255 байтДата документаДата/время8 байтВид документаТекстовыйДо 255 байтАннотацияТекстовыйДо 65535 байтАдресатТекстовыйДо 255 байтДата отправкиТекстовыйДо 255 байтНазвание документаРегистрационный номерСчетчик4 байтУникальный первичный ключНазвание документатекстовыйДо 255 байтИсходный номер документаТекстовыйДо 255 байтРезолюцияНазвание документаТекстовыйДо 255 байтКод документаТекстовыйДо 255 байтПоле со спискомДата документаДата/время8 байтДата резолюцииДата/время8 байтАвтор резолюцииТекстовыйДо 255 байтИсполнительТекстовыйДо 255 байтРезолюцияТекстовыйДо 255 байтДата исполненияДата/время8 байтДата продления исполненияДата/время8 байтОснование продленияТекстовыйДо 255 байтРегистрационный номерчисловой8 байтСроки исполнения входящей корреспонденцииНазвание документаТекстовыйДо 255 байтДата поступленияДата/время8 байтОтветственный исполнительТекстовыйДо 255 байтКонтрольный срок исполненияДата/время8 байтДействиеЛогический1 битСроки исполнения исходящей корреспонденцииНазвание документаТекстовыйДо 255 байтОтветственный исполнительТекстовыйДо 255 байтДействиеЛогический1 битРегистрационный номерЧисловой8 байтДата исполненияДата/время8 байтСправочник видов документовВид документаТекстовыйДо 255 байтКод документаТекстовыйДо 255 байтУникальный первичный ключИндексы структурных подразделенийИндекс подразделенияТекстовыйДо 255 байтУникальный первичный ключНазвание подразделенияТекстовыйДо 65535 байт
С учетом всего вышеизложенного, были установлены связи между таблицами и создана схема данных. Приложение Access поддерживает все средства и возможности по обработке данных. При этом информация, которую необходимо хранить в соответствующих базах данных, может быть представлена практически в любом формате, в частности текстовом, графическом, числовом, денежном, дата или время и т.д.
Информация, введенная в одну таблицу, может быть связана с одной или несколькими записями из другой таблицы.
Удобной возможностью является тот факт, что пользователь при обработке данных может работать не только с базой данных обрабатываемого в Access формата, но и экспортировать данные других баз, имеющие совершенно другой формат представления.
При обработке данных в Access используется структурированный язык запросов SQL, который можно назвать стандартным языком баз данных.
В Access предоставляются широкие возможности по созданию приложений, связанных с обработкой баз данных. При этом разработчику не обязательно быть программистом высокого класса, а вполне иметь представление о создании событийных приложений в среде Windows. Access при обработке информации рассматривает базу данных как набор нескольких структурных элементов, каждый из которых может включать один или несколько объектов. Среди основных составляющих базы данных с точки зрения Access можно выделить следующие объекты:
. Таблицы. Представляют собой объекты, которые создаются пользователем для хранения информации о предметах или субъектах в определенной структуре. Любая таблица состоит из полей(столбцов) и записей (строк).
. Запросы. Являются объектами, которые предназначены для получения требуемых данных из имеющихся в базе данных таблиц. Как правило, при создании запросов используется язык SQL. При помощи запросов можно создавать выборки данных, добавлять или удалять информацию в определенной таблице. Кроме этого, с помощью запроса возможно также создание новых таблиц на основании одной или нескольких имеющихся в базе данных.
. Формы. Представляют собой объекты, используемые для разработки интерфейса, при помощи которого происходит ввод данных пользователем, а также отображение имеющейся в базе данных информации на экране. Кроме этого, формы применяются для управления разработанным приложением, например, для выполнения какого-либо действия при возникновении определенного события.
. Отчеты. Являются объектами, которые используются для подведения каких-либо итогов на основании имеющихся данных, и вывода этих итогов в определенном формате на печать.
. Страницы. Представляют собой объекты, которые обеспечивают доступ к информации, имеющейся в базе данных, из сети Интернет посредством браузера Internet Explorer. Каждая страница представляет собой, как правило, HTML - файл, посредством которого пользователи Интернет получают доступ к имеющейся базе данных.
. Макросы. Являются объектами, предназначенными для выполнения определенных действий при возникновении того или иного события. Например, с помощью макросов можно создавать запросы, формировать отчеты, открывать таблицы и т.д.
. Модули. Представляют собой объекты, которые содержат одну или несколько процедур, написанных на языке Visual Basic Applications. С помощью модулей можно реализовывать широкий спектр возможностей по обработке данных, которые недоступны разработчику в случае использования макросов.
Разработка базы данных АРМ «Секретаря» предназначена для улучшения организации документооборота, от которого зависит эффективность работы всей организации.
Результаты проведенного нами исследования также показали, что одним из значимых направлений совершенствования деятельности секретарей выступает автоматизация деятельности секретаря - автоматизация технологических процессов документационного обеспечения управления, создание АРМ секретаря. Поэтому их знакомство с современными системами автоматизации технологических процессов обработки и переработки документов - одно из условий повышения эффективности и качества работы с документами и решения управленческих задач.
Автоматизация технологических процессов и операций обработки и переработки документов обеспечит:
. Устранение рутинных ручных операций, неизбежных при обработке информации (особенно массовой).
. Существенное ускорение процессов обработки и переработки данных.
. Повышение точности учетных и отчетных данных.
. Расширение возможностей организации и разностороннего использования информационных ресурсов за счет, в частности, использования высокоорганизованных структур данных систем управления ими.
. Высвобождение времени для решения творческих задач.
Правильно построенная система будет работать как с данными о прохождении и исполнении документов (независимо от того, бумажные они или электронные), так и с самими электронными документами, к которым эти данные относятся. Включение электронных документов в делопроизводственный цикл позволяет перейти на качественно новый уровень работы с документами
На настоящий момент секретари могут использовать такие популярные системы автоматизации делопроизводства, как «Евфрат» (Cognitive Technologies), «1С: Документооборот», программы «Золушка», «Канцелярия» и «Кабинет» (НТЦ института развития Москвы), «Дело» («Электронные офисные системы»), «Эффект Офис»(Garant lnt.), DOCS Open (PC Docs), ЭСКАДО, «Делопроизводство».
Любая система автоматизации делопроизводства включает в себя: во-первых, систему перевода бумажных документов в электронные, во-вторых, систему хранения и поиска электронных документов (электронный архив); в-третьих, систему автоматизированной работы с документами: автоматического создания форм документов, учета новых документов, их пересылки, отправки на печать, в архив или удаления.
К современным системам автоматизации делопроизводства предъявляют определенный объем требований.
. Они должны обеспечивать логично организованное информационное пространство - пространство хранимых и обрабатываемых документов, желательно единое для всего предприятия. Такая среда должна предоставлять простой и быстрый доступ к документам вне зависимости от места их хранения. Они могут находиться на любом носителе информации, в Интернете и т.д.
. Наглядное представление данных и рабочего пространства на мониторе. Одни из наиболее удобных стандартов - это виртуальный рабочий стол с располагающимися на нем объектами в виде папок, документов, корзины и т.п. Наиболее эффектное и логичное графическое представление данных о документах реализовано в «Евфрате». Один документ системы может содержать несколько файлов, что обеспечивает наглядное и полное восприятие информации. Подобные составные документы используются в большинстве систем автоматизации делопроизводства, за исключением «Эффект Офиса». В составной документ могут входить и текст, и графика, и аудио / видео файлы, представленные в различных форматах.
. Поисковые возможности системы - скорость поиска документов. Те системы, которые осуществляют поиск не в самих документах, а в базе данных, могут достигнуть уровня практически мгновенной выдачи документов по запросу любой сложности. Чтобы сделать поиск более эффективным, а запросы более простыми, необходимо иметь в системе возможность поиска по всем словоформам (например: морфологический поиск). При таком поиске можно ввести слово в любой форме, не заботясь об окончаниях, которые встречаются в текстах. Таким образом, есть гарантия, что ни одно упоминание нужного слова не будет пропущено. Для автоматизации делопроизводства важно наличие набора реквизитов для каждого документа - это упрощает и классификацию документов, и их поиск.
. Возможности автоматизированного ввода документов. Автоматизация должна затрагивать все этапы жизненного цикла документа - от его создания или ввода в систему, до его отправки в «корзину» или на досрочное хранение. Полноценная система автоматизации делопроизводства предусматривает потоковый ввод документов в систему с автоматической полнотекстовой индексаций (регистрацией) каждого. Что касается самого ввода документов в систему, он может производиться из различных источников: с дисков, со сканеров, из Интернета. Для быстрого создания документов необходимо наличие набора шаблонов (стандартных форм документов). Документы могут создаваться вообще автоматически с автозаполнением ряда полей, аналогичных структуре реквизитов.
. Взаимодействие с внешними программами. Необходима интеграция с внешними программами и информационными системами. В первую очередь, это ресурсы Интернета, такие как электронная почта и универсальное адресное пространство, дающее доступ к документам в среде WWW и FTP.
Кроме рассмотренных выше систем автоматизации делопроизводства, секретарю также необходимо знать и уметь пользоваться офисными пакетами, такими как Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft Access, Microsoft PowerPoint, Microsoft Outlook и др.
Сегодня создание единой корпоративной информационной системы позволило бы сократить время на передачу, согласование и подписание документов в МБОУ СОШ № 35.
Итак, важным условием совершенствования деятельности секретаря в МБОУ СОШ № 35 может встать организация АРМ «Секретаря». Внедрение полноценной системы автоматизации делопроизводства предусматривает комплекс организационно-технических мероприятий, решающих большинство перечисленных выше проблем на основе внедрения единой для всех сотрудников предприятия дисциплины работы с офисной и производственной информацией. В конечном счете, при внедрении систем электронного делопроизводства достигается повышение оперативности управления ресурсами учреждения, улучшается связь с вышестоящими органами.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Результаты нашего исследования наглядно подтвердили проявление в современном обществе тенденций усиления информационно - документных функций в деятельности секретаря. Поэтому важным условием совершенствования деятельности данных специалистов выступает регулярное повышение уровня их квалификации, автоматизация технологических процессов документирования и организации работы с документами, рационализация документного и бездокументного обслуживания и т.п.
Рационализация секретарской деятельности также связана с правильной организацией рабочего места, так как она связана с длительной гипокинезией, продолжительным сохранением вынужденной рабочей позы, высоким удельным весом статических физических нагрузок, воздействием вредных факторов связанных с компьютером, большим нервно-психическим и эмоциональным напряжением. При продолжительности работы в подобных условиях у человека снижается работоспособность, появляются проблемы связанные с психическим и физическим здоровьем и в дальнейшем это может сказаться на его трудоспособности. Чтобы избежать подобных последствий государство закрепило право граждан на труд в условиях, отвечающих требованиям безопасности и гигиены в ст. 37 Конституции РФ.
Проведенное исследование показало, что работа секретаря весьма многогранна. Секретарь должен уметь выполнять все виды работ: от простейших технических до творческих.
К тому же секретарь должен обладать набором определенных деловых и личностных качеств. Он должен уметь быстро вникать в суть событий или явлений: общительный характер и контактность, разумная осторожность в принятии решений, артистизм - качества, которые помогут секретарю преодолеть личные эмоции ради дела, провести на хорошем уровне прием посетителей и т.п., чувство юмора, способность к самостоятельному обучению, расширению кругозора. Кроме того, следует отметить, что секретарь должен следить за своим внешним видом, соблюдать порядок на своем рабочем месте, уметь пользоваться оргтехникой и соблюдать требования делового этикета. Но главная составляющая секретарской деятельности - информационно-документационное обеспечение.
Для эффективного выполнения своей работы секретарь должен уметь организовать ее. При организации своего рабочего времени секретарь исходит прежде всего из иерархии по важности и времени задач, стоящих перед руководителем. Часть рабочего плана секретаря совершенно от него не зависит, так как связана с режимом работы руководителя - обслуживание совещания, прием посетителей, оформление документов для руководителя, их подписание и т.д. Но в обязанности секретаря входит и его повседневная работа, которую он должен выполнить: ежедневный утренний прием корреспонденции, ее обработка, ведение контрольной картотеки, раскладка документов в дела и т.д. Вот эти регулярно повторяющиеся ежедневно, еженедельно и ежемесячно виды работ и войдут в основу плана личной работы секретаря.
Подводя итог исследованию, необходимо отметить, что рационализация секретарской деятельности, то есть сокращение до минимума непроизводительных затрат рабочего времени зависит от ряда факторов:
.Правильного, с учетом требований эргометрии, оборудования рабочего места.
.Оптимизации документооборота, с целью сокращения объема дублируемых документов, регистрации только важной документации.
.Овладение навыками информационно-аналитической работы и успешное применение ее в практической деятельности.
.Ежедневное планирование рабочего дня.
.Автоматизация рабочего места.
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ
Нормативно-методические документы
.Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ. Собрание законодательства РФ №8 20.02.1995.
. Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» от 10.02.2002 № 1 - ФЗ // Собрание законодательства РФ. №2. 14.01.2002.
. Гигиенические требования к персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы: СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03. - СПб.: ДЕАН, 2003. - 11 с. - (Здравоохранение России).
. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М., ВНИИДАД. 1991.
. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система ОРД. Требования к оформлению документов». - М., 2003.
6. ГОСТ 19.701-90. «Единая система программной документации. Схемы алгоритмов, программ, данных и систем. Обозначения условные и правила выполнения» // Справочная правовая система «Гарант» [официальный сайт] / URL: <#"justify">9. ГОСТ Р 51141-98. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Издательство стандартов. - М., 1998.
. ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры и технические требования». - М., 1972.
. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности органов государственной власти, местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения. - М., 2010.
12. Постановление Правительства РФ № 781 от 17 ноября 2007 г. «Об утверждении Положения об обеспечении безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных» // Искусство управления информационной безопасностью [официальный сайт] / URL: <#"justify">14. Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477.
Литература
. Безменова И.К. Секретарь и руководитель: эффективное взаимодействие // Секретарское дело. - № 5. - 2008. - С. 32 - 35.
. Бобылева М.П. На пути к информационному менеджменту // Делопроизводство. - 2009. -№1. - С. 52-57.
. Денисова И.В. Стиль секретаря - важная часть его имиджа // Секретарское дело. - № 5. - 2009. - С. 17 - 29.
. Демушкин А.С. Правильное написание наименований федеральных органов исполнительной власти // Секретарское дело. - № 6. - 2007. С. 79 - 85.
. Зверева Н.А. Номенклатура дел организации // Справочник секретаря и офис-менеджера. - 2006. - № 1. - С. 42 - 51.
. Иритикова В.С. Пример положения о современной службе делопроизводства // Делопроизводство и документооборот на предприятии - 2011. - № 7. - С. 33-37.
. Коротеева Н.Н., Пилишвили Г.Д., Свиридов В.И. Организация и технология документационного обеспечения управления. - Курск: ООО Мечта, 2010. - С. 131-147.
8. Крылова Ю.В. Роль секретаря в организации управленческого учета на предприятии // Секретарское дело. - № 8. - 2007. - С. 69 - 75.
. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления): 5-е издание, испр. и дополн. - М.: ООО «Журнал Управление персоналом», 2007.
10. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-синтез», 2002.
. Кузнецова Т.В. Как составить должностную инструкцию секретаря // Секретарское дело. - 2009. - №1. - С. 4-8.
. Кузнецова Т.В. Регистрация - ключевой момент организации работы секретаря с документами // Секретарское дело. - 2009. - № 1. - С. 5-7.
. Кузнецов С.Л. Автоматизация делопроизводства. Первый этап. // Делопроизводство. - 2011. - №1. - С. 53-56.
. Кузнецов С.Л. Автоматизированный контроль исполнения - важное условие успешной работы офиса // Секретарское дело. - 2011. - №1. - С. 23-
. Кузнецов С.Л. Прием и передача документов в автоматизированных системах // Секретарское дело. - 2010. - №3. - С. 35-37.
. Кузнецов С.Л. Проблема выбора программного обеспечения для комплексной автоматизации работы офиса // Секретарское дело. - 2010. - №4. - С. 13-15.
. Ларин М.В. Рациональная организация рабочего времени секретаря // Секретарское дело. - № 3. - 2009.- С. 40 - 44.
. Максимович Г.Ю., Андреев А.М. Новые возможности автоматизации делопроизводства // Секретарское дело. - 2009. - №4.- С. 21-22.
. Максимович Г.Ю., Берестова В.П. Как создать информационную документальную систему // Секретарское дело. - 2010. - №1. - С. 31-32.
. Мурнина И.В. Современная функция секретаря // Секретарское дело. - № 2. - 2008. - С. 42 - 49.
. Немцев А.Д., Шихова И.Ю. Преимущества и особенности работы с документами в системе автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «Дело-предприятие» //Совершенствование государственного и муниципального управления социально-экономическими процессами и о тношениями в регионе: Сборник научных статей. Вып. 2. - Курск, 2010. - С. 181-184.
. Немцев А.Д., Мелещенкова Е.В. Современные требования к автоматизированным системам документооборота //Совершенствование государственного и муниципального управления социально-экономическими процессами и отношениями в регионе: Сборник научных статей. Вып. 2. - Курск, 2010. - С. 184-187.
. Орлова М.А. Секретарь сегодня, кто он? // Секретарское дело. - № 3. - 2008. - С. 15 - 21.
. Орлова М.А. Секретарь в структуре организации // Секретарское дело. - № 4. - 2008. - С. 21 - 26.
. Румянцева С.А. Состав секретарской службы: как определить ее численность // Секретарское дело. - № 4. - 2009.- С. 11 - 19.
. Санкина Л.В. Должностная инструкция секретаря-референта // Секретарское дело. - 2007. - №4. - С. 3-7.
. Санкина Л.В. Должностная инструкция секретаря руководителя // Секретарское дело. - 2008. - №2. - С. 4-6.
. Санкина Л.В. Должностная инструкция: рекомендации по составлению // Трудовое право. - 2012. - №2. - С. 10-13.
. Санкина Л.В. Характерные черты делопроизводства в фирмах мелкого и среднего бизнеса // Делопроизводство. - 2012. - №2. - С. 17-19.
. Свиридов В.И., Барбина С.И. История секретарской деятельности и делопроизводства //Переустройство современной России: инновационные методы решения социально-экономических задач: Материалы Всероссийской научно-практической конференции. - Курск, 2011. - С. 222-225.
. Скриптунова Е.А. Фотография рабочего времени - инструмент анализа и оптимизации трудовых процессов // Справочник экономиста. - 2013. - №1. - С. 27-29.
. Слепова В.А., Фионова Л.Р. Опыт организации работы секретаря самостоятельного хозрасчетного подразделения // Делопроизводство. - 2013. - № 1. - С. 64-69.
. Сокова А.Н. Электронное делопроизводство (Практический взгляд на проблему в реальных условия) // Делопроизводство. - 2010. - №1. - С. 23-25.
. Стенюков М.В. Справочник по делопроизводству. М.: Издательство ПРИОР, 2010.
. Шарипова Р.А. Первичный анализ документационного обеспечения управления промышленного предприятия //Современные технологии делопроизводства и документооборота. - 2011. - №3. - С. 23-17.
. Щетинина А.В. Разработка должностной инструкции // Кадровая служба и управлением персоналом предприятием. - 2011. - № 4. - С. 35-37.
. Щур Д.А. Эргономика рабочих мест: требования законодательства // Кадровый менеджмент. - 2013. - №1. - С. 21-24.
Приложение 1.
МБОУ СОШ № 35УТВЕРЖДАЮ
Должностная инструкция Директор
секретаря
«___»__________200_ г. «_____»_________200_г.
. Общие положения
.1. Секретарь принимается на работу и освобождается от нее приказом директора.
.2. На должность секретаря назначается лицо, имеющее высшее образование.
.3. В своей работе секретарь руководствуется действующим законодательством РФ, уставом, распорядительными документами директора, правилами трудового распорядка, указаниями руководителя, государственными нормативными документами в области делопроизводства, инструкцией по делопроизводству, правилами техники безопасности, настоящей должностной инструкцией.
.4. Секретарь должен знать: организационную структуру МБОУ СОШ № 35, фамилии, имена и отчества сотрудников и распределение обязанностей между ними, правила подготовки документов, технологию делопроизводственных операций, правила эксплуатации вычислительной и организационной техники, средств связи, нормы служебного этикета
.5. Секретарь должен уметь: работать на компьютере в среде Windows, Word, Exсel; печатать на компьютере со скоростью 150 слов в минуту.
. Основные задачи и функции
Основной задачей секретаря является документационное обеспечение деятельности и выполнение технических функций по его обслуживанию, для выполнения которого секретарь осуществляет следующие виды работ:
.1. Ежедневно в установленные сроки получает и просматривает поступившие документы, проверяет правильность регистрации, выбирает документы требующие немедленного, рассмотрения, готовит их к докладу главному врачу.
.2. Готовит проекты резолюций на поступившие документы, согласует их с директором.
.3. По указанию директора планирует его рабочий день, корректирует его и обеспечивает выполнение.
.4. Готовит по поручению директора проекты документов, согласовывает их с завучами.
.5. Осуществляет контроль оформления (полнота визирования, наличие и комплектность приложений) исходящих документов.
.6. Контролирует сохранность документов в приемной, правильность формирования дел.
.7. Контролирует подготовку дел приемной к сдаче в архив, их предархивную обработку, подписывает описи и акты на уничтожение документов.
.8. Выполняет набор на компьютере текстов служебных документов, их редактирование и распечатку.
.9. Выполняет копировальные работы.
.10. Ежедневно ведет контроль за сроками исполнения документов.
.11. По поручению директора принимает и передает документы по факсимильной связи.
.12. Ежедневно раскладывает исполненные документы в папки в соответствии с номенклатурой дел, контролирует наличие в них отметки о списании документов в дело, визы и подписи, своевременную сдачу исполненных документов сотрудниками.
.13. Принимает и передает по телефону информацию для директора и сотрудников; организует телефонные переговоры.
.14. Ведет учет документооборота.
.15. Следит за исправным состоянием вычислительной и организационной техники, средств связи.
.16. Протоколирует совещания и заседания педагогического совета.
. Обязанности
.1. Секретарь обязан:
.2. Сохранять конфиденциальность служебной информации.
.3. Безоговорочно выполнять распоряжения директора.
.4. Придерживаться правил оформления и сроков подготовки документов, установленных инструкцией по делопроизводству.
.5. Соблюдать правила делового общения, нормы служебного этикета, служебную субординацию.
.6. Обеспечивать сохранность документов.
. Права
Секретарь имеет право:
.1. Обращаться к сотрудникам за информацией по вопросам подготовки документов.
.2. Самостоятельно решать вопросы, связанные с незапланированными посещениями посетителей, телефонными звонками.
.3. Визировать проекты документов, предоставляемых на подпись директору.
. Ответственность
Секретарь несет административную ответственность за:
.1. Нарушение действующего законодательства РФ при подготовке документов
.2. Сохранение конфиденциальности служебной информации.
.3. Неиспользование предоставленных прав, нарушение служебной субординации, некачественное и несвоевременное выполнение своих обязанностей.
.4. Нарушение правил трудового распорядка, инструкции по делопроизводству организации.
.5. Неправомерное использование предоставленных прав.
. Взаимосвязи по должности
Секретарь взаимодействует:
.1. С сотрудниками по вопросам получения необходимой информации и совместной подготовки документов.
.2. Со сторонними организациями, органами власти и управления по вопросам получения и предоставления документов, организации встреч и контактов директора.
. Оценка деятельности
Секретарь в своей деятельности обязан: руководствоваться настоящей должностной инструкцией; качественно и своевременно выполнять возложенные на него функции и обязанности.
. Порядок пересмотра должностной инструкции
Инструкция подлежит пересмотру и утверждению один раз в год. Изменения в должностную инструкцию могут быть внесены с согласия директора.
Директор ____________ Ф.И.О.
С инструкцией ознакомлен:
_____________Ф.И.О.
«___»__________200_г.
Приложение 2
Список нерегистрируемой корреспонденции:
. Графики
. Документы по материально-техническому снабжению
. Материалы справочного и информационного характера
. Отчеты месячные, квартальные и полугодовые
. Отчеты по формам, рекламные извещения, книги, плакаты, газеты
. Письма, присланные для сведения (о проведении совещаний и т.д.)
. Поздравительные письма и телеграммы, пригласительные билеты
. Проекты планов
. Проекты смет расходов
. Расчеты
. Сообщения о заседаниях, совещаниях
. Технологические карты
Больше работ по теме:
Диплом
Роль ОПЕК и аналогичных структур в нефтяном и газовом бизнесе
Диплом
Роль ПР-технологий в создании имиджа организации
Диплом
Менеджмент качества на примере ООО "Визион Тур"
Диплом
Рекомендации по совершенствованию организации труда в ООО "Каро Фильм на Лиговском"
Диплом
Предмет: Менеджмент
Тип работы: Диплом
Новости образования
22 Июля 2016 16:26
Более 70 представителей крупных вузов АСЕАН подтвердили участие в форуме во Владивостоке
22 Июля 2016 12:51
Абызов: публикация первичных статсведений снизит бюрократическую нагрузку на школы
22 Июля 2016 11:53
В Чечне свыше 200 школьников сдали ЕГЭ с результатом свыше 90 баллов - министр
22 Июля 2016 05:36
Замглавы Минобрнауки РФ: задача сократить число людей с высшим образованием не стоит
21 Июля 2016 20:19
КОНТАКТНЫЙ EMAIL: [email protected]
Скачать реферат © 2017 | Пользовательское соглашение
ПРОФЕССИОНАЛЬНАЯ ПОМОЩЬ СТУДЕНТАМ