Работа с MS Excel и MS Visio

Введение

В наше время каждому человеку важно знать и иметь навыки в работе с приложениями Microsoft Office, так как современный мир насыщен огромным количеством информацией, с которой просто необходимо уметь работать.Office - семейство программных продуктов Microsoft, которое объединяет самые популярные в мире приложения в единую среду, идеальную для работы с информацией. В Microsoft Office входят текстовый процессор Microsoft Word, электронные таблицы Microsoft Excel, средство подготовки и демонстрации презентаций Microsoft PowerPoint и приложение Microsoft Outlook.

Более подробно в этой курсовой будет представлено приложение MS Excel, его функции и возможности для вычисления заработной платы сотрудников предприятия и MS Visio для создания блок-схемы алгоритма двумерного массива.Excel - программа, предназначенная для организации данных в таблице для документирования и графического представления информации.

Программа MS Excel применяется при создании комплексных документов, в которых необходимо:

· использовать одни и те же данные в разных рабочих листах;

· изменять и восстанавливать связи.

Преимуществом MS Excel является то, что программа помогает оперировать большими объемами информации. Рабочие книги MS Excel предоставляют возможность хранения и организации данных, вычисление суммы значений в ячейках. Ms Excel предоставляет широкий спектр методов позволяющих сделать информацию простой для восприятия.Visio - векторный графический редактор, редактор диаграмм и блок-схем для Windows.Visio наиболее распространённая в офисах программа, так как входит в состав расширенного пакета Microsoft Office. Visio обладает все необходимым вам функционалом для того, чтобы построить бизнес - схемы процессов, а также сделать прототип других. Именно с помощью этой программы вы сможете продублировать отрисованный контент, при этом уделяя минимум сил и времени. Visio дает возможность легко вносить изменения не только проектировщику, но и заказчику. Благодаря Visio вы можете добиться разных стадий визуализации проекта: от наброска до окончательного варианта.

1. Решение пользовательских задач с помощью встроенных функций Excel

Составить БД по сотрудникам и выполнить следующую обработку:

1)Лист1 назвать Сотрудники (поля: Ф.И.О., Год рожд., Пол, Возраст (вычислить), Должность, Оклад (вывести оклад соответствующий должности из данных в листе Оклад), Зарплата (начислить зарплату в размере оклада и надбавки в размере 30% от их оклада пенсионерам: для мужчин пенс. возр. - 60, для женщин - 55). Количество записей не менее 20.

2)Лист2 назвать Оклады (поля: Оклад, Должность - ввести данные с клавиатуры). В конце таблицы рассчитать среднюю зарплпту по предприятию.

)Построить гистограмму зарплат работников предприятия.

)Установите фильтр и отфильтруйте данные по полю Должность для инженеров (распечатайте таблицу для отчета в этом виде, а затем распечатайте со всеми данными).

)Постройте сводную таблицу, показывающую средний возраст и количество сотрудников по каждой должности. Постройте две гистограммы по этой сводной таблице.

1.В программе Excel создаем два листа и называем их «Сотрудник» и «Оклады». На листе «Сотрудники» заполняем шапку таблицы в ячейки с А1 по I1: № п/п, Ф.И.О., Год рождения, Пол, Возраст, Должность, Зарплата, Оклад, а на листе «Оклады» - Должность и Оклады. Вручную заполняем столбцы с А по D на листе «Сотрудники», как показано на рисунке 1. На листе «Оклады» так же вручную заполняем ячейки В13-С17, как показано на рисунке 2.

Рисунок 1. Таблица данных о сотрудниках

Рисунок 2. Таблица должностей и окладов

Для начала необходимо рассчитать возраст работника с точностью до месяца. Для этого нужно в любой дополнительной ячейке установить текущую дату. В ячейку L1 и введена формула: =СЕГОДНЯ(). Затем в ячейке Е2 записываем формулу для расчета возраста работника: =ЦЕЛОЕ (ДОЛЯГОДА (C2;$L$1)). Функция ДОЛЯГОДА рассчитывает долю года между двумя датами (текущей и датой рождения), а функция ЦЕЛОЕ - округляет число до ближайшего меньшего целого.

Далее нужно заполнить столбец F («Должность»). Для этого используем команду «Проверка данных». Устанавливаем курсор в ячейку F2 и нажимаем на вкладке «Данные» Проверка данных. В открывшемся окошке «Проверка вводимых значений» выбираем тип данных «Список» и «Источник» на листе «Оклады» ячейки В13-С17, как показано на рисунке 3.

Рисунок 3. Окно команды «Проверка данных»

Теперь заполняем столбец I (Оклад). Для этого используется функцию ВПР. Устанавливаем курсор в ячейку I2 и вводим формулу: =ВПР (F2; Оклады!$B$12:$C$17; 2; 0). Эта формула будет сравнивать данные, находящиеся в ячейке F2 и таблицы (В12-С13) на листе «Оклады», и проставлять соответствующий должности оклад.

Далее нужно рассчитать зарплату. Для этого будем использовать функцию ЕСЛИ. В ячейку G2 записываем формулу: =ЕСЛИ (Сотрудники! D2= «м»; ЕСЛИ (Сотрудники! E2>60; Сотрудники! I2+Сотрудники! I2*0,3; Сотрудники! I2); ЕСЛИ (Сотрудники! E2>55; Сотрудники! I2+Сотрудники! I2*0,3; Сотрудники! I2)). Эта формула проверяет пол работника, если мужской, то проверяет его возраст, если нет, то проверяет возраст женщин и проставляет им зарплату.

Для того, чтобы рассчитать среднюю заработную плату по предприятию, необходимо сложить зарплату всех работников и разделить на количество работников. Формула расчета средней зарплаты: =СУММ (G2:G21)/СЧЁТ (A2:A21).

Чтобы построить гистограмму зарплаты работников необходимо во вкладке «Вставка» нажать «Гистограмма» и выбрать нужный вид. Далее во вкладке «Работа с диаграммами» нажать кнопку «Данные» и выбрать данные, по которым будет строиться гистограмма. Пример гистограммы показан на рисунке 4.

Рисунок 4. Гистограмма.

Для того чтобы установить фильтр необходимо зайти во вкладку «Данные» и нажать «Фильтр». Пример отфильтрованной таблицы показан на рисунке 5.

Рисунок 5. Отфильтрованная таблица данных о сотрудниках

Создаем сводную таблицу, показывающую средний возраст и количество сотрудников по каждой должности. Для этого на вкладке «Вставка» нажимаем «Сводная таблица», в открывшемся окошке выбираем таблицу, по которой будет строиться сводная таблица и размещаем ее на новый лист (рисунок 6).

Рисунок 6. Окно создания сводных таблиц.

В открывшейся вкладке «Работа со сводными таблицами» делаем так, как показано на рисунке 7. Пример сводной таблицы показан на рисунке 8.

Рисунок 7. Окно выбора полей сводных таблиц

Рисунок 8. Сводная таблица

2. Создание блок-схемы алгоритма с использованием Microsoft Visio

Дан двумерный массив случайных чисел размером m*n. Определить, есть ли в нем столбцы, в которых количество положительных элементов равно количеству отрицательных. Вывести их номера или сообщение.

Заключение

В данной работе были изучены следующие возможности MS Excel:

применение функций ВПР, ЕСЛИ, СЕГОДНЯ, ДОЛЯГОДА, СУММ;

построение гистограмм;

создание сводных таблиц;

использование фильтра.

А так же были изучены возможности работы в MS Visio в частности создания блок-схемы алгоритма.

Список использованных источников

программный пользовательский excel алгоритм

1.Глушаков С.В. Microsoft Office 2007. Лучший самоучитель [Текст] / С.В. Глушаков, А.С. Сурядный. - 3-е изд., доп. и перераб. - М.: АСТ; Владимир: ВКТ, 2010. - 446 с. - (Учебный курс) - ISBN 978-5-17-050298-1.

.Василькова И.В. Основы информационных технологий в Microsoft Office 2010. Практикум [Электронный ресурс] / Василькова И.В., Васильков Е.М., Романчик Д.В. - ТетраСистемс, 2012.

.Калмыкова О.В. Практикум по дисциплине Microsoft Office. Учебное пособие [Электронный ресурс] / Калмыкова О.В., Черепанов А.А. - Евразийский открытый институт, 2009.

.Лойко М. Построение диаграмм в Excel / Марианна Лойко // Делопроизводство и документооборот на предприятии,
2013. - 1. - С. 43-49.
.Черных Т.А. Основы офисного программирования в MS Excel [Электронный ресурс]: учебное пособие / Т.А. Черных, Ю.В. Полищук, А.В. Максименко; М-во образования и науки Рос. Федерации, Федер. гос. бюджет. образоват. учреждение высш. проф. образования «Оренбург. гос. ун-т». - Электрон. текстовые дан.

Больше работ по теме: