Пути повышения эффективности выработки и реализации решений в органах местного самоуправления на примере Администрации Челябинского городского округа

 













Тема: Пути повышения эффективности выработки и реализации решений в органах местного самоуправления на примере Администрации Челябинского городского округа

Оглавление


Введение

Глава 1. Теоретические аспекты выработки и реализации решений в органах местного самоуправления

1.1 Классификация управленческих решений в муниципальном управлении

1.2 Выработка и реализация управленческого решения в органах местного самоуправления

1.3 Контроль за исполнением управленческих решений

Глава 2. Пути повышения эффективности выработки и реализации решений в органах местного самоуправления на примере Администрации Челябинского городского округа

2.1 Характеристика выработки и реализации управленческих решений в Администрации Челябинского городского округа

2.2 Пути повышения эффективности выработки и реализации управленческих решений

2.3 Организация контроля за реализацией управленческого решения как один из методов повышения эффективности выработки и реализации управленческих решений в Администрации Челябинского городского округа

Заключение

Список использованных источников и литературы

Введение


Актуальность выбранной темы. Деятельность государственных и муниципальных органов власти воплощается в принятии и реализации соответствующих властных решений. Решения постоянно принимаются и реализуются на всех уровнях системы управления: на федеральном, региональном, ведомственном, на уровне местного самоуправления. Качество и эффективность данного процесса является одним из определяющих факторов устойчивого существования и развития общества. Управление - это сбор, обработка и использование информации об объекте управления. В государственном управлении субъектом управления выступает государство, объектом - общество. Субъект получает социальную информацию об изменениях объекта и с помощью механизмов управления внедряет принимаемые решения. Процесс принятия решений и последующее их внедрение, адаптация находится в прямой зависимости от уровня власти, так как разные уровни власти имеют строго определенный доступ к информации. В государственном секторе, так же как и в частном, вышестоящий уровень имеют доступ к большему объему информации, и решения принимаемые данными органами оказывают большее воздействие. Вне зависимости от месторасположения руководителя конкретного отдела и вне зависимости от деятельности, которой занимается данный отдел (производство, реализация или контроль за реализуемыми управленческими решениями), руководитель постоянно находится в информационном взаимодействии с внешней средой (коммуникациями различного рода, описанными выше), формирующей его личное информационное поле. Из внешней среды непрерывно поступает информация, которая оказывает положительное, отрицательное или нейтральное воздействие на руководителя, что сказывается на процессе принятия им решений. Исходя из этого, мы выбрали следующую тему исследования: пути повышения эффективности выработки и реализации решений в органах местного самоуправления на примере Администрации Челябинского городского округа. Проблема управления выработки и реализации управленческого решения исследуется отечественными специалистами. Признанными авторитетами в этой области являются: В.Б. Зотов [29], Н.И. Глазунова [24], В.Е. Чиркин [39], И.В. Герчикова [20], С.Э. Гроув [23]. Также данная проблема находит свое отражение в работах зарубежных авторов: Т. Питерс [33], М. Эддоус [41], Я.Р. Рейльян [35]. Значительное место в исследованиях этих ученых отводится сущности выработки и реализации управленческого решения в органах государственной и муниципальной власти. Поэтому выбрали тему исследования: пути повышения эффективности выработки и реализации решений в органах местного самоуправления на примере Администрации Челябинского городского округа. Объектом исследования является - процесс выработки и реализации управленческого решения в государственных и муниципальных органах. Предмет исследования - особенности процесса выработки и реализации управленческого решения в Администрации Челябинского городского округа. Цель исследования проекта - пути повышения эффективности выработки и реализации решений в органах местного самоуправления на примере Администрации Челябинского городского округа. Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи: - определить классификацию управленческих решений в муниципальном управлении; - установить процесс формирования и реализации управленческого решения в органах местного самоуправления; - определить функции контроля за исполнением управленческих решений; - охарактеризовать выработку и реализацию управленческих решений в Администрации Челябинского городского округа - предложить пути повышения эффективности выработки и реализации управленческих решений для Администрации Челябинского городского округа; - рекомендовать организацию контроля за реализацией управленческого решения как один из методов повышения эффективности выработки и реализации управленческого решения в Администрации Челябинского городского округа. Методологической основой работы являются методы анализа практики документов, обобщения и сравнения закономерностей в практике работы Администрации. В целях поиска способов решения возникающих на практике трудностей применялся метод моделирования, содержащий варианты решения некоторых проблем. Эмпирической основой работы выступает анализ применения законодательных актов Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, Челябинской области и Челябинского городского округа и в принятии управленческих решений. Практическая значимость исследования заключается в том, что результаты могут быть использованы в практической работе Администрации Челябинского городского округа. Научная новизна исследования обусловлена тем, что в исследовании предложено не теоретическое усовершенствование контроля за принятием управленческого решения, а внедрение программного продукта позволяющего осуществлять электронную обработку управленческих решений в Администрации Челябинского городского округа. Социальная актуальность исследования выражается во всех сферах жизни управления и играет огромную роль. Любая государственная организация нуждается в рациональном и эффективном управлении. Принятие решений, так же как и обмен информацией - составная часть любой управленческой функции. Структура выпускной квалификационной работы: состоит из введения, 2-х глав, по три и четыре параграфа соответственно, заключения, списка литературы состоящего из 44 источников и приложения.

управленческое решение муниципальное городской

Глава 1. Теоретические аспекты выработки и реализации решений в органах местного самоуправления


1.1 Классификация управленческих решений в муниципальном управлении


Управление, как в широком, так и в узком понимании, является основной составляющей всех форм образования: от государственных до коммерческих структур. Термин "управление" произошел от старорусского слова "управа", т.е. способность с кем-то управляться. В широком смысле под ним понимается деятельность по упорядочиванию процессов, протекающих в природе, технике и обществе, устранению их дезорганизации, неопределенности и приведению в нужное состояние с учетом тенденций их развития и изменения среды. Иными словами, управление должно обеспечивать упорядоченность соответствующей системы, ее целостность, нормальное функционирование и развитие. Особенности государственного и муниципального управления как вида деятельности определяется его сущностью. Она может быть раскрыта как система мер целенаправленного воздействия общества в целом и государства как главного субъекта управления на реализацию жизненных сил местных сообществ, рациональное использование имеющихся здесь ресурсов (природно-географических, экономических, хозяйственных, социальных, духовных и др.). Муниципальное управление является одним из самых сложных видов социального управления. Развертывание муниципального управления имеет принципиально философско-мировоззренческое значение для всего общества, становления его гражданских институтов, развития демократии, формирования социального облика. Разработка современной инновационной методологии управления общественными процессами в муниципальных образованиях занимает сегодня одно из ведущих мест в становлении муниципальной науки. Без решения этого вопроса не могут быть предложены технологии развития местного сообщества. Решение этих вопросов во многом зависит от наличия современной концепции развития местных сообществ, с чего и начинается решение любых управленческих и методологических вопросов. В системе концептуального знания, направленного на понимание сути проблемы и принципиальных путей ее решения, всегда присутствуют три элемента: эмпирический, теоретический и философско-мировоззренческий. Эмпирический уровень научных знаний - "поставщик" данных, на объяснение которых претендует знание теоретическое. Философско-мировоззренческое знание содержит общее представление о действительности и процессе познания, выраженное в философских категориях. Философия местного сообщества - это совокупность принципов и правил взаимоотношения всех граждан на данной территории, своеобразная система ценностей и убеждений, воспринимаемая добровольно. Современная концепция развития местного сообщества во многом определяет стратегии развития. Стратегия - планы и направления действий, определяющие распределение ресурсов, фиксирующие обязательства по осуществлению ряда действия во времени для достижения поставленных целей. Осуществление управления на концептуально-стратегическом уровне, без чего нет развития и достойного выхода из кризиса, как показывает мировой опыт, невозможно без стратегического мышления, прежде всего руководящих кадров местного сообщества. Итак, три категории - "концепция", "стратегия", "стратегическое мышление" - представляют, во-первых, опорные категории управленческого воздействия, во-вторых, логически связаны между собой и представляют единство. Без понимания этой основополагающей идеи сегодня невозможно эффективное управление на государственном и муниципальном уровнях. Процесс управления государственным и муниципальным образованием отличается динамичностью. Изменения внешней и внутренней среды заставляют принимать разнообразные управленческие решения. Основными факторами, влияющими на организацию и функционирование системы (объекта) государственного, муниципального образования, являются технико-технологические, социально-экономические и региональные. В связи с этим выделяют две группы задач, требующих решения: функциональные, обусловленные спецификой труда организации, полномочиями отдельных работников и носящие в основном стандартный характер и ситуационные - возникающие при нарушениях взаимодействия подсистем и элементов систем под влиянием технико-технологических, социально-экономических и региональных факторов. Понятие "решение" многообразно. Под решением иногда понимают и нахождение определенного варианта действия, и сам процесс деятельности, и ее конечный результат. Категория "управленческое решение" имеет многоаспектное содержание. В широком смысле управленческое решение можно понимать как концентрированное выражение процесса управления на его заключительной стадии, как подлежащую выполнению команду, поступающую от управляющей системы к управляемой. Управленческое решение имеет социально-экономическую природу. Оно связано с деятельностью человека, руководящего другими людьми и использующего при этом все свои способности, умение, знания и навыки. Управленческое решение как специфический вид человеческой деятельности в процессе управления можно представить в виде последовательности определенных операций. Это, прежде всего, разработка вариантов действий, выбор варианта, его принятие (утверждение) и осуществление. Относительно функционального назначения, государственно-муниципальное управленческое решение можно определить как фиксированный акт "управленческий акт", выраженный в письменной форме и реализуемый для решения проблемной ситуации; а импульсом управленческого решения является необходимость ликвидации, уменьшения актуальности или решения проблемы, т.е. приближение в будущем действительных параметров объекта (явления) к желаемым, прогнозным. Поскольку ресурсы для решения проблемы ограничены, следует ранжировать проблемы по их актуальности, масштабности, степени риска. Муниципальные решения бывают политическими и административными. Первые принимаются по наиболее важным общественно значимым проблемам политическим руководством, т.е. высшими органами муниципальной власти, либо руководителями, непосредственно исполняющими полномочия муниципальных органов. Политические решения составляют первичный уровень муниципальных решений, тогда как административные решения являются вторичными, имеющими подчиненно-вспомогательное значение. Административные решения производны от политических в том смысле, что они направлены на обеспечение условий для подготовки, принятия и реализации решений политического руководства. Отличительная особенность муниципальных решений административного уровня в том, что они имеют, как правило, обезличенный характер. В их подготовке, принятии и выполнении участвует большое число специалистов разного профиля и поэтому их авторство не связывают с именем конкретного муниципального служащего. Хотя в своем большинстве эти решения подготавливаются конкретными людьми, их личными решениями частного характера они не могут быть, так как принимаются от имени муниципальных органов. Отсюда возникает задача их юридического закрепления в надлежащей форме. Все официальные решения, имеющие статус муниципальных, оформляются надлежащим образом в виде различных документов (актов). Документ - письменная форма управленческого решения, акт - разновидность документа. Документирование предполагает соблюдение установленных правил записи и оформления управленческих решений. Надлежащее соблюдение таких правил обязательно, так как придает им официальное выражение и юридическую силу. Юридическая сила - свойство обязательности исполнения решений, содержащихся в официальном документе (в теории государства и права - правовой акт), сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления. Придание документу юридической силы, подтверждение факта его издания - главное назначение процедуры регистрации. Она обеспечивается установленным для каждой разновидности документов комплексом реквизитов - обязательных элементов оформления документов (в том числе наименование документа, его номер, дата принятия, гриф утверждения, сведения о подписавшем: название должности и фамилия, печать и др.). Так, пока какой-либо документ, например, приказ Главы Администрации, не зарегистрирован, он юридически не существует; если поступивший документ не зарегистрирован, никто из чиновников не возьмет на себя ответственность за него, так как не подтвержден факт его поступления. Регистрационные реквизиты позволяют также вести учет, поиск и идентификацию всех документов, а также контроль за исполнением управленческих решений. Современные российские требования к оформлению организационно-распорядительной (административной) документации зафиксированы в государственном стандарте ГОСТ Р 6.30-97 "Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Наряду со многими функциями (социальной, коммуникативной, исторической и др.) документы несут в себе также правовую и информационную. Правовая функция выполняется документами, содержащими решения органов муниципальной власти, так как они являются средством закрепления и изменения юридически значимых состояний, связанных с управленческими решениями и правоотношениями. Выполняя информационную функцию, документ является основным носителем управленческой информации о принятых решениях. Муниципальные решения, принимаемые органами муниципальной власти, оформляются изданием правовых актов, которые могут быть нормативными и ненормативными. В зависимости от степени юридической значимости муниципальные решения могут быть в письменной (нормативные или ненормативные правовые акты) либо в устной форме (указание, распоряжение, приказание, поручение, служебное задание). Муниципальные решения, принимаемые в форме нормативно-правовых актов, издаются правомочным органом и устанавливают, изменяют или отменяют нормы права. Нормы права - установленные государством общеобязательные правила должного поведения. Они, как и все право в целом, направлены на урегулирование и развитие определенных общественных отношений. В них указываются условия, при которых следует руководствоваться данным правилом (гипотеза), субъекты регулируемых отношений, их права и обязанности, возникающие при обстоятельствах, предусмотренных в гипотезе (диспозиция), а также определяются последствия, которые должны наступить для лиц, нарушивших данное предписание (санкция). Обычно предписания норм права носят более или менее общий характер, регулируя определенный вид общественных отношений. Общеобязательность норм права обеспечивается государством посредством воспитания правосознания граждан и применения к нарушителям мер муниципального принуждения. Совокупность норм права в данном обществе составляет его право. Среди многочисленных форм (внешних выражений внутренних связей и способов организации, взаимодействия элементов и процессов как между собой, так и с внешними условиями) важное место занимают управленческие акты муниципальных органов и должностных лиц. Такие акты есть выраженные в письменной форме решения компетентных муниципальных органов, в которых содержатся управленческие положения. Особую группу составляют муниципальные решения, которые всегда содержат указание на ответственность за их нарушение. К таким, прежде всего, относятся кодексы: об административных правонарушениях, уголовный, таможенный, налоговый и др. Другую группу составляют судебные решения, которые по российскому праву выносятся в виде приговоров по уголовным, арбитражным и административным делам либо в виде постановлений органа судебной власти (суда), чем заканчивается рассмотрение и разрешение гражданских дел по существу, а также по делам, рассмотренным в процессе конституционного судопроизводства. Муниципальные решения оформляются обычно в правовых документах следующих видов: законы, указы, постановления, распоряжения, приказы, предписания, указания, положения, инструкции, приговоры и др. Виды и формы государственно-управленческих решений универсальны для всех муниципальных органов определенного типа. Например, для России закон есть акт законодательного органа вне зависимости от его уровня (федерального или субъекта федерации), постановление - есть акт Правительства России или правительств субъектов федерации и т.д. Такие разновидности документов, которые весьма часто используются во внутри и межведомственном документообороте, как служебные письма, докладные записки, отчеты, рекомендации, извещения и другие не содержат властных требований, обязательных для исполнения их адресатами, а потому не являются актами, имеющими характер муниципальных решений. Юридический вариант управленческого решения представляет собой правовой акт управления, который есть разновидность служебных документов, постоянно используемых в процессе государственно-управленческой деятельности органов власти (должностных лиц). Эти документы (различного рода справки, отчетные материалы, удостоверения, протоколы, акты ревизий и проверок и др.) отражают определенные обстоятельства, имеющие юридическое значение. Правовой акт управления, как правило, издается в качестве письменного юридического документа, но может быть выражен и устно. Например, в форме устного приказа в системе военного управления, в рамках служебных отношений между руководителем и непосредственно подчиненными ему работниками аппарата управления. С помощью правовых актов управления определяются правила должного поведения в сфере государственно-управленческих отношений. Путем их издания органы муниципальной власти и должностные лица решают те или иные вопросы (общие или индивидуальные), возникающие в процессе их деятельности. Правовые акты управления, наряду с некоторыми властно-управленческими действиями, иногда характеризуют термином из гражданского права - как конклюдентные (от лат. conclude - заключаю, делаю вывод). Это значит, что они выражают волю по установлению правоотношений (например, совершение сделки), но не в форме устного или письменного волеизъявления, а поведением, по которому можно сделать заключение о таком намерении. В государственно-управленческой практике нередко встречаются повеления, не обязательно выражаемые в форме письменного акта. Это, например, сигнал сирены, светофора, свисток постового милиционера, дорожный знак и т.п. По критерию гласности полезно обозначить открытые и закрытые формы управленческих решений. Открытые формы доступны всем, закрытые оформляют решения, обычно связанные с госбезопасностью, оперативно-розыскной, разведывательной, военной, частично внешнеполитической и подобной деятельностью, требующей соблюдения гостайны и режима секретности. Кроме того, в документах органов местного самоуправления могут содержаться различные сведения, касающиеся тех или иных вопросов государственно-управленческой деятельности. Такая информация, содержащаяся в государственно-управленческих решениях, фиксируется на материальных носителях, имеющих статус официальных документов муниципальных органов. К их числу могут относиться документы, составленные в виде справок, отчетов, проектов, смет, графиков, программ, планов, схем, карт и т.п. Причем односторонность волеизъявления субъекта муниципальной власти дает обычно юридически властную информацию о содержащихся для ее адресата предписаниях. Если иметь в виду деятельность всех субъектов публичного управления, под формами государственно-управленческих решений понимают формы внешнего выражения конкретных юридических либо организационно значимых установлений, в которые они облекаются. Различают правовые и неправовые формы государственно-управленческих решений. Правовыми считаются те, в которые облекаются решения, влекущие определенные юридические последствия. Среди них выделяются:

) правовые акты (решения);

) правовые договоры;

) иные акты, закрепляющие совершение юридически значимых решений. В нормативно-правовых актах содержатся решения, которые устанавливают новые юридические нормы, изменяют или отменяют прежние, т.е. оформляют правотворческую деятельность госорганов. В правовых актах управления содержатся решения, с помощью которых формируются новые правоотношения, изменяются, прекращаются ранее действовавшие, выполняются и фиксируются юридически значимые действия, т.е. оформляется правоприменительная деятельность госорганов. Неправовые формы муниципальных решений не связаны с изданием правовых актов и совершением юридически значимых действий. Они не порождают, не изменяют и не прекращают правоотношения. Такие решения и действия не могут рассматриваться в качестве форм правового регулирования. Но они могут иметь иное значение (например, выдача какой-либо справки) или быть властными физическими действиями органа (представителя) власти (например, пресечение милиционером правонарушения). Неправовые формы государственно-управленческих решений могут предшествовать правовым либо следовать за ними. При этом, в отличие от правовых форм, они не требуют полного и строго определенного законом юридического закрепления; носят вспомогательный характер в управленческой деятельности. Государственно-управленческие акты подчиняются общим правилам подготовки служебных документов в соответствии с требованиями к их текстам, образцам бланков, порядку составления и оформления, их регистрации, учету, передаче, приему и хранению. Составляется номенклатура дел, проводится систематизация и унификация служебных документов. Все это определяется единой муниципальной системой делопроизводства, типовыми и отдельными инструкциями по делопроизводству в муниципальных органах. Реквизиты муниципальных решений, как правило, следующие: герб (государственный, субъекта федерации, города), наименование муниципального органа, название акта (указ, приказ, постановление, распоряжение и т.п.), заголовок (о чем), номер, дата принятия (подписания), подпись должностного лица, визы согласования, исполнитель и др. Классификация муниципальных решений позволяет систематизировать их по различным основаниям, например, по субъектам управления, времени и сфере действия, содержанию и форме и т.д. Итак, муниципальные решения можно классифицировать следующим образом.

. По субъектам управления: а) общенародные (выборы, референдум); б) федеральные, региональные (субъектов федерации), местные; в) законодательной власти, исполнительной власти, судебной власти; г) единоличные, коллегиальные.

. По целям и времени действия - стратегические (долгосрочные); тактические (среднесрочные); оперативные (краткосрочные).

. По масштабу действия - общемуниципальные; локальные (в пределах административно-территориальной единицы); внутриведомственные; межведомственные.

. По нормативной природе - общие (нормативные), частные (ненормативные).

. По юридической силе - высшие (конституционные), законодательные; подзаконные.

. По видам муниципального управления - гражданские, военные.

. По формам правовых актов - законы (конституционные, кодексы, федеральные, субъектов федерации); указы (царские, президентские); постановления (парламента, палаты парламента, правительства, суда, прокуратуры); распоряжения (президента, правительства, руководителей законодательных и исполнительных органов власти); приказы (руководителей госорганов и их структурных подразделений; военные); приговоры (суда); санкции (следственных, прокурорских органов); декреты; указания, предписания, инструкции и т.д.; программы, декларации, положения, уставы; межмуниципальные договоры и соглашения.

. По порядку принятия - способу оформления и придания юридической силы: первичные, т.е. непосредственно приобретающие юридическую силу (законы, указы, постановления и т.п.); вторичные, т.е. вводимые в действие и утверждаемые другими решениями (например, инструкция, утверждаемая приказом министра; положение, утверждаемое постановлением главы администрации, и т.п.).

. По методам разработки - типичные (аналогичные), нетипичные (оригинальные).

. По содержанию - политические, административные, экономические, организационные, технологические и др.

. По форме изложения - письменные, устные.

. По механизму действия - прямого (непосредственного) действия, рамочные (отсылочного характера).

. По значимости для исполнения - обязательные, рекомендательные.

. По характеру воздействия - стимулирующие, протекционистские, мотивационные, ограничительные, запретительные и др.

. По степени публичности (открытости) - общего пользования, служебного пользования, секретные, совершенно секретные.

Данная классификация выражает системную характеристику всего комплекса муниципальных решений. Она охватывает наиболее общие, но при этом и свойственные таким решениям, характерные признаки. Управленческая деятельность в любой организации основана на переработке данных и производстве исходящей информации. Это предполагает наличие технологии преобразования исходных данных в результативную информацию о принятых решениях. Такие технологии применяются в процессе разработки, реализации, а также документооформления разного рода муниципальных решений. Документооборот в системе муниципального управления - процесс перемещения документов, используемых в служебной деятельности муниципальных органов, начиная с момента их создания или получения до завершения использования и дальнейшего движения с последующей передачей на хранение или уничтожение. Документооборот необходим для связи органов местного самоуправления при осуществлении ими властно-управленческих функций посредством официальных информационных потоков. В основе документооборота лежит документирование, представляющее собой запись деловой информации по установленным формам. Первичным элементом документооборота является документ - материальный объект, содержащий информацию в фиксированном виде и предназначенный для того или иного управленческого действия в ходе осуществления принятого решения. Совокупность однородных и взаимосвязанных документов по каким-либо вопросам, процессам, лицам или муниципальному органу образует документацию. Организация документооборота строится на основе определенных требований: целесообразности, оперативности, непротиворечивости, адресности и т.п. По адресату отправителя/получателя документы бывают: входящие, исходящие, внутрислужебные.

Таким образом, эффективность управленческих решений муниципалитета в немалой степени зависит от правильного использования всего многообразия их видов и формального выражения. Оптимальное сочетание различных видов решений и соответствующих им форм способствует лучшей организации муниципальной власти, совершенствованию ее управленческих связей в воздействии на внешнюю среду. Практическую ценность содержания деятельности органов местного самоуправления составляют принимаемые и исполняемые ими решения в целях реализации функций муниципального управления. Вывод: Муниципальные решения бывают политическими и административными. Все официальные решения, имеющие статус муниципальных, оформляются надлежащим образом в виде различных документов (актов). Надлежащее соблюдение таких правил обязательно, так как придает им официальное выражение и юридическую силу. Современные российские требования к оформлению организационно-распорядительной (административной) документации зафиксированы в государственном стандарте ГОСТ Р 6.30-97 "Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". В зависимости от степени юридической значимости муниципальные решения могут быть в письменной (нормативные или ненормативные правовые акты) либо в устной форме (указание, распоряжение, приказание, поручение, служебное задание). Юридический вариант управленческого решения представляет собой правовой акт управления, который есть разновидность служебных документов, постоянно используемых в процессе государственно-управленческой деятельности органов власти (должностных лиц). По критерию гласности муниципальные решения делятся на открытые и закрытые формы. Классификация муниципальных решений позволяет систематизировать их по различным основаниям, например, по субъектам управления, времени и сфере действия, содержанию и форме и т.д.


1.2 Выработка и реализация управленческого решения в органах местного самоуправления


Разработка, принятие и реализация муниципальных решений - это сложный, многоступенчатый процесс, в котором происходит выработка и согласование позиций по самым разнообразным общественно значимым вопросам с целью практического осуществления мер властного воздействия на социальную действительность. Многогранные проявления общественной жизнедеятельности и возникающих в ней ситуаций объясняют большое разнообразие соответствующих решений, принятие которых требуется со стороны муниципалитета. В муниципальном управлении решения разрабатываются, принимаются и исполняются в установленном порядке соответствующими правомочными субъектами: муниципальными органами и должностными лицами. Юридическое волеизъявление управленческого субъекта муниципальной власти предполагает наступление определенных последствий. Принятие и выполнение муниципальных решений порождают также правовые последствия или условия, необходимые для возникновения таких последствий. Поэтому следует подчеркнуть, что принятие решений является не только правом, но и обязанностью уполномоченных субъектов (муниципальных органов и должностных лиц), а вместе с тем предусматривает и ответственность не только за их принятие и выполнение, но также и за наступающие в результате последствия. И по этим же основаниям управленческие решения государства должны облекаться в надлежащие формы их официального выражения. В повседневной жизни встречается множество муниципальных решений, связанных с управлением в различных сферах общественных отношений, различия между которыми весьма существенны для правоприменительной практики. Главное в них - муниципальное веление с целью урегулирования (упорядочения, разрешения и т.д.) общественных отношений, затрагивающих разнообразные проявления жизни и деятельности человека-гражданина в обществе-государстве. Необходимость правовой регуляции принятия и реализации муниципальных решений вызывает потребность в их документировании, должной фиксации и общезначимой удостоверенности фактов, событий и состояний. Принятие (издание, обнародование) муниципальных решений в документальной форме есть способ письменного сообщения (передачи) информации, необходимой для управления и иных видов деятельности. Основу основ всей нормотворческой деятельности муниципальных органов составляют подготовка и принятие законов, которые являются актами муниципального управления, имеющими наибольшую юридическую силу. Высшим по правовой значимости среди них является конституция страны. Поэтому естественно, что главные процедуры принятия законодательных актов фиксируются в конституциях, изменение норм которых имеет особую по сложности процедуру. Подтверждающим тому примером может служить Конституция Российской Федерации. Наиболее характерные свойства государственно-управленческих решений заключаются в следующем. Решения, принятые органами местного самоуправления и оформленные как правовые акты, характеризуют юридическую значимость предписанных ими действий. Наряду с этим установленные в них меры обычно обязательны для исполнения. Отсюда выделяется такая черта муниципального решения, как его директивностъ, обязательность. Будучи властным актом, муниципальное решение, как правило, обязывает, предписывает, запрещает, уполномочивает, лишает, прекращает, разрешает, поощряет, наказывает и т.д. Властность проявляется в одностороннем принятии такого решения, которое поэтому не может быть результатом договора сторон. Государственно-управленческие решения отличаются также активной организующей, созидательной ролью. Для муниципального управления и принимаемых в процессе его осуществления решений характерна обычно не одна, а несколько целей, связанных между собой. Например, стратегической, главной, постоянной и всегда актуальной целью можно считать удовлетворение общественных потребностей по приоритетным направлениям развития общества и государства. Этому служат ряды обеспечивающих, часто изменяющихся и потому не отличающихся постоянством целей, достижение которых осуществляется посредством последующих государственно-управленческих решений. Выделяется и такое важное свойство муниципальных решений, как наличие системы правил, определяющей порядок их разработки, обсуждения, принятия, вступления в силу, внесения изменений и отмены. Регламентация в данном случае служит прочной гарантией ведущей роли решений муниципальных органов в реальных управленческих процессах. Таким образом, можно отметить параметры, свойственные всем видам управленческих решений, которые принимаются государством. К ним относятся:

) наличие субъектно-объектных отношений;

) содержательность решений - информация о том, что должно быть сделано и для чего (в каких целях) и т.д.;

) процедура принятия решения;

) форма решения;

) время действия решения.

Для муниципальных решений, содержащихся в нормативно-правовых актах особенно важен процессуальный порядок (процедурные правила), определяющий весь цикл их разработки и реализации: подготовку, принятие, регистрацию, опубликование, применение и т.д. При этом все нормативно-правовые акты составляют единую систему, построенную по принципу обязательного соответствия актов нижестоящих органов актам вышестоящих. Наряду с этим каждое подготавливаемое решение должно быть выдержано в определенном стиле, с точки зрения языка, логичности и формы изложения, а также удобства восприятия специальной терминологии и ее адекватного понимания всеми, кому предназначено данное решение. Оно должно ясно и точно передавать смысл и существо необходимых к исполнению действий, содержать обязательную для этого информацию и указывать конкретные способы исполнения. Директивные документы (приказы, распоряжения, постановления и пр.) не должны содержать неопределенных фраз и безадресных формулировок, затрудняющих однозначное понимание поставленных задач и нарушающих порядок реализации намеченных мероприятий, либо допускающих противоречивые, взаимоисключающие меры. Решение только тогда будет надлежащим образом исполнено, когда оно вполне понятно его исполнителям. В государственном управлении необходимо максимально точно и правильно выражать смысл целесообразных форм, в которых содержатся властные требования, т.е. самих решений. Поэтому в юридической практике обычно закрепляются требования, к правовым документам разного рода, их построению, соотношению частей, разбитых на статьи, пункты и подпункты, формулированию положений, используемой терминологии и т.д.

Среди правил юридической техники выделим: а) правильное формулирование правовых норм и предписаний; б) ясное определение смысловых значений применяемых понятий и терминов; в) четкий юридический язык; г) емкие и точные заголовки глав и статей; д) отсылки к другим статьям; е) правильные обозначения госорганов, должностных лиц и других субъектов; ж) реквизиты.

Стремясь упорядочить процесс разработки управленческих решений, муниципальные органы стандартизируют общие требования к ним в ведомственных инструкциях, памятках, рекомендациях по служебному делопроизводству. Правда, попытки различных ведомств упростить разработку решений путем их унификации во внутрислужебном делопроизводстве приводят, в конечном счете, лишь к излишнему бумаготворчеству. В силу чего весьма желателен общий регламентирующий акт об унифицированных требованиях для разработки однородных решений муниципальных органов. Сам процесс принятия управленческих решений осуществляется с использованием целого ряда специальных процедур. Суть и целесообразность их соблюдения в том, чтобы обеспечить наиболее оптимальные условия для принятия нужных решений в надлежащем порядке. Обычно совокупность процедур по принятию управленческих решений называют "регламентом" (от фр. reglement, regie - правило). Регламенты органов муниципальной власти представляют собой весьма объемные документы, подробно детализирующие технологию принятия издаваемых ими актов. Управленческие процедуры, связанные с принятием органами муниципальной власти соответствующих решений, служат обеспечению четкого функционирования муниципального аппарата, обеспечивают полноту, всесторонность и объективность анализа проблем и обстоятельств конкретных дел, правильное применение материальных норм различных отраслей права, служат достижению целей муниципального управления, способствуют его научной обоснованности и законности, создают условия для реализации прав, обязанностей и законных интересов граждан и других участников государственно-управленческой деятельности, помогают проводить в жизнь принцип ответственности каждого органа, должностного лица за порученное дело.

Принимая управленческие решения, орган муниципальной власти реализует возложенные на него полномочия для выполнения задач и функций в рамках своей компетенции, т.е. реализует государственный, иначе - публичный, интерес. Реализация публичного интереса, выражающего необходимость эффективного и рационального использования государственно-властных полномочий, напрямую связана с обязательностью четких процедурных правил для участников таких отношений. Подобные отношения возникают в связи или по поводу совершения органом муниципальной власти своей юрисдикционной деятельности в пределах предоставленной правовой компетенции. В последнее время проблема принятия решений местными органами власти становится весьма актуальной. Во-первых, расширяется сфера деятельности и самостоятельность местных органов власти, получающих новые полномочия и задачи. Во-вторых, резко возрастают требования к уровню муниципального управления и местного социального планирования в условиях рыночных отношений и социально-экономических реформ. В целом задача местного муниципального управления заключается в обеспечении комплексного социально-экономического развития относящихся к нему территорий. Современная характеристика процесса принятия решения местными органами муниципального управления исходит из того, что эти органы функционируют в рамках единого федеративного государства. Федеративный характер Российского государства является фактором, оказывающим определенное влияние на процесс принятия решения местными органами муниципального управления. Это влияние с учетом автономности и самостоятельности осуществляется в рамках определенных факторов:

определение высшими органами власти России и Конституцией государственно-правового статуса местных органов управления, установление нормативов, обязательных при принятии решения местными органами муниципального управления (например, в строительстве, охране окружающей среды);

на содержание и характер решений местных органов управления влияют нормы федеративного законодательства;

на федеральном уровне осуществляется и регулируется бюджетное финансирование местных органов муниципального управления;

федерализм как фактор влияния на процесс принятия решений позволяет формировать эффективное взаимодействие центральных и местных органов муниципального управления в рамках демократических реформ.

Принятие решений в органах муниципального управления распределяется по трем основным типам:

.Решения, требующие основательных разработок и исследований. Это перспективные и годовые планы социального развития территорий, отдельных отраслей муниципальной экономики, жилищного и социально-культурного строительства, охраны окружающей среды и т.д.

2.Решения по текущим проблемам развития и регулирования социальной инфраструктуры.

.Решения, связанные с устойчивыми и регулярными процессами (подготовка к зиме, организация летнего отдыха населения), и процессами, имеющими длительный характер (решение проблем занятости, жилищная проблема и т.п.).

Таким образом, решения в целом ориентируются на исполнение стратегических задач, рассчитанных на длительные сроки и на исполнение текущих, оперативных задач краткосрочного характера. Вывод: В муниципальном управлении решения разрабатываются, принимаются и исполняются в установленном порядке соответствующими правомочными субъектами: муниципальными органами и должностными лицами. Юридическое волеизъявление управленческого субъекта муниципальной власти предполагает наступление определенных последствий. Принятие и выполнение муниципальных решений порождают также правовые последствия или условия, необходимые для возникновения таких последствий. Принятие решений является не только правом, но и обязанностью уполномоченных субъектов (муниципальных органов и должностных лиц), а вместе с тем предусматривает и ответственность не только за их принятие и выполнение, но также и за наступающие в результате последствия.


1.3 Контроль за исполнением управленческих решений


Контроль - это одна из основных функций управления, представляющая собой обеспечение достижения целей, поставленных организацией, реализации принятых управленческих решений. При помощи контроля руководство организации определяет правильность своих решений и устанавливает потребность в их корректировке. Осуществлять контроль - это значит, с одной стороны, устанавливать стандарты, измерять фактически достигнутые результаты и их отклонения от установленных стандартов; с другой - отслеживать ход выполнения принятых управленческих решений и оценивать достигнутые результаты в ходе их выполнения. Именно результаты контроля становятся основанием для руководителей организации корректировать принятые ранее решения, если отклонения в ходе реализации принятых ранее решений значительны. Контроль исполнения управленческих решений обусловлен множеством причин. Основная причина необходимости контроля - неопределенность, которая, будучи неотъемлемым элементом будущего, присуща любому управленческому решению, выполнение которого предполагается в будущем. Существуют следующие факторы неопределенности: - временной интервал между принятием и реализацией решения - между прогнозировавшимся развитием ситуации при принятии управленческого решения и реальным развитием ситуации принятия решения всегда неизбежен некоторый зазор, некоторые отклонения, поскольку принятие решения осуществляется на основании того или иного видения ситуации, той или иной модели ситуации, которая всегда неполна; - персонал организации. Исполнители принятых решений - люди, а не машины. Отклонения возможны в ходе выполнения принятых решений и по этой причине, например, может быть неэффективным взаимодействие работ между различными подразделениями внутри организации, может быть недостаточно правильно понято задание, наконец, исполнитель может заболеть, его может переманить конкурент и т.д. Насколько удачна модель и эффективно принятое управленческое решение, зависит от профессионализма менеджера, принимающего решения. Поэтому при осуществлении контроля оценивается и измеряется как ход выполнения принятых организацией решений, так и соответствие принятых ранее решений реализовавшемуся развитию ситуации принятия решения. Отсутствие надежной системы контроля и, как следствие, эффективной обратной связи может привести организацию к кризисной ситуации. Отсутствие эффективной обратной связи стало причиной краха многих крупных и мелких организаций. Если принятое ранее решение оказалось недостаточно эффективным или ошибочным, то именно хорошо отлаженная система контроля может позволить своевременно это установить и внести коррективы в действия организации. Хорошо отлаженная система контроля своевременно выявляет проблемы. Это справедливо и для решений, содержащих элемент риска. Система контроля позволяет выявить те положительные аспекты и сильные стороны, которые определились при осуществлении ее деятельности. Сопоставляя реально достигнутые результаты с запланированными, руководство организации получает возможность определить, где организация добилась успехов, а где потерпела неудачу. Другими словами, один из важных аспектов контроля состоит в том, чтобы определить, какие именно направления деятельности организации наиболее эффективно способствовали достижению ее общих целей. Определяя успехи и неудачи организации и их причины, менеджер может быстро адаптировать организацию к динамичным требованиям внешней среды и обеспечить тем самым наибольшие темпы продвижения к основополагающим целям организации. Любая функция управления может эффективно действовать только при наличии эффективно действующей системы контроля. Контроль - это критически важная и сложная функция управления, неприятная, однако, для работников предприятия. Одна из важнейших особенностей контроля, которую следует учитывать в первую очередь, состоит в том, что контроль должен быть всеобъемлющим. Контроль не может оставаться прерогативой исключительно менеджера, назначенного "контролером", и его помощников. Каждый руководитель, независимо от своего ранга, должен осуществлять контроль как неотъемлемую часть своих должностных обязанностей, даже если никто ему специально этого не поручал. Контроль - это фундаментальный элемент процесса управления. Ни планирование, ни создание организационных структур, ни мотивацию нельзя рассматривать полностью в отрыве от контроля. Действительно, фактически все они - неотъемлемая часть общей системы контроля в данной организации. Все виды контроля схожи, так как имеют одну и ту же цель: способствовать тому, чтобы фактически получаемые результаты были как можно ближе к требуемым. Различаются они только временем осуществления. Предварительный контроль. Этот вид контроля называется предварительным потому, что осуществляется до фактического начала работ. Основное средство осуществления предварительного контроля - реализация (не создание, а именно реализация) определенных правил, процедур и линий поведения. Поскольку правила и линии поведения вырабатываются для обеспечения выполнения планов, их строгое соблюдение - это способ убедиться, что работа выполняется в заданном направлении. Если писать четкие должностные инструкции, эффективно доводить формулировки целей до подчиненных, набирать в административный аппарат управления квалифицированных людей, это будет увеличивать вероятность того, что организационная структура будет работать так, как задумано. В организациях предварительный контроль используется в трех ключевых областях: - предварительный контроль в области человеческих ресурсов достигается в организациях за счет тщательного анализа тех деловых и профессиональных знаний и навыков, которые необходимы для выполнения тех или иных должностных обязанностей и отбора наиболее подготовленных и квалифицированных людей; - предварительный контроль в области материальных ресурсов осуществляется путем выработки стандартов минимально допустимых уровней качества и проведения физических проверок соответствия поступающих материалов этим требованиям; - предварительный контроль в области финансовых ресурсов. Важнейшее средство предварительного контроля финансовых ресурсов - бюджет (текущий финансовый план), который позволяет также осуществить функцию планирования. Текущий контроль осуществляется непосредственно в ходе проведения работ. Чаще всего его объект - подчиненные сотрудники, а сам он традиционно прерогатива их непосредственного начальника. Регулярная проверка работы подчиненных, обсуждение возникающих проблем и предложений по усовершенствованию работы позволит исключить отклонения от намеченных планов и инструкций. Если же позволить этим отклонениям развиться, они могут перерасти в серьезные трудности для всей организации. Обратная связь - это обмен данными о полученных результатах. Простейший пример обратной связи - сообщение начальника подчиненным о том, что их работа неудовлетворительна, если он видит, что они делают ошибки. Системы обратной связи позволяют руководству выявить наличие непредвиденных проблем и скорректировать свою линию поведения так, чтобы избежать отклонения организации от наиболее эффективного пути к поставленным перед ней задачам. Все системы с обратной связью характеризуются: - наличием цели; - использованием внешних ресурсов; - преобразованием внешних ресурсов для внутреннего использования; - отслеживанием значительных отклонений от намеченных целей; - корректировкой этих отклонений для того, чтобы обеспечить достижение целей. Отклонения, на которые система должна реагировать, чтобы достичь своих целей, могут вызываться как внешними, так и внутренними факторами. К числу внутренних факторов следует отнести проблемы, связанные с ситуационными факторами внутри организации. Внешние факторы - все то, что воздействует на организацию из окружающей ее среды: конкуренция, принятие новых законов, изменения технологии, ухудшение общей экономической ситуации, изменения системы культурных ценностей и многое другое. Вполне допустимо рассматривать управление, в основном как попытку обеспечить функционирование организации в качестве системы с эффективной обратной связью, т.е. как системы, обеспечивающей выходные характеристики на заданном уровне, несмотря на воздействие внешних и внутренних отклоняющих факторов. Заключительный контроль - фактически полученные результаты сравнивают с требуемыми либо сразу по завершении контролируемой деятельности, либо по истечении определенного заранее периода времени. Хотя заключительный контроль осуществляется слишком поздно, чтобы отреагировать на проблемы в момент их возникновения, тем не менее, он имеет две важные функции: - дает руководству организации информацию, необходимую для планирования в случае, если аналогичные работы предполагается проводить в будущем; - способствует мотивации. В процедуре контроля есть три четко различимых этапа: - установление плановых величин и критериев; - сопоставление с ними реальных результатов; - принятие необходимых корректирующих действий. Разносторонний характер и множество форм присущи контролю. Как говорилось, контроль - одна из важнейших стадий при исполнении управленческого решения. В государственном и муниципальном управлении контроль направлен, прежде всего, на соблюдение законности и дисциплины. Каждый руководитель организации обязан с этой точки зрения осуществлять контроль за деятельностью подчиненных, на него возложен внутренний контроль. Он повседневно проверяет явку на работу, соблюдение трудового режима, осуществляет промежуточный контроль выполнения задания, заслушивая информацию подчиненных, их отчеты и доклады. Руководитель может проверить выполнение задания с выездом на место, в беседе с руководителями и работниками того объекта, деятельность которого он поручил проверить государственному служащему. Контроль может осуществляться путем проведения совещаний и обсуждения на них решаемой проблемы.

В сфере государственного и муниципального управления осуществляется также внешний контроль. Он имеет разные формы: со стороны вышестоящих органов, со стороны специализированных органов государственного контроля, со стороны населения, общественных объединений, граждан. Парламент, например, может создать следственную комиссию для расследования деятельности определенного органа или учреждения. Его счетная палата проверяет исполнение государственного бюджета в отдельных учреждениях. Почти в каждом министерстве и ведомстве в России есть отдел, иное подразделение, осуществляющее от имени ведомства контрольные полномочия в отношении подчиненных структур. Существуют также специализированные органы функционального контроля, действующие в определенной сфере. В России это, в частности, федеральные надзоры.

По результатам внутреннего и внешнего контроля делаются соответствующие выводы, позитивные и негативные. Нередко такие выводы делаются в отношении конкретных руководителей и государственных служащих (поощрение за добросовестный труд, взыскание за плохую работу и др.). Учет и контроль - предпосылка для аналитических выводов о состоянии дела, о деятельности конкретных государственных служащих. Такой анализ должен быть всесторонним и глубоким. Нельзя делать умозаключения на основе какого-то одного факта, ибо почти всегда факту может быть противопоставлен контрфакт. Необходимо учитывать совокупность фактов и внешних обстоятельств, например, внешние помехи, которые воспрепятствовали точному выполнению задания и которые было невозможно преодолеть. Результатом анализа является определенное умозаключение, в соответствии с которым принимается управленческое (основное или промежуточное) решение. Оно порождает новый цикл управленческого процесса. Вывод: Любая функция управления может эффективно действовать только при наличии эффективно действующей системы контроля. Контроль - это критически важная и сложная функция управления, неприятная, однако, для работников предприятия. Одна из важнейших особенностей контроля, которую следует учитывать в первую очередь, состоит в том, что контроль должен быть всеобъемлющим.

Глава 2. Пути повышения эффективности выработки и реализации решений в органах местного самоуправления на примере Администрации Челябинского городского округа


2.1 Характеристика выработки и реализации управленческих решений в Администрации Челябинского городского округа


Исполнительно-распорядительным органом местного самоуправления города Челябинска, наделенным полномочиями по решению вопросов местного значения и полномочиями для осуществления отдельных государственных полномочий, переданных органам местного самоуправления города Челябинска федеральными законами и законами Челябинской области, является Администрация Челябинского городского округа (далее - Администрация). Администрация осуществляет свою деятельность в соответствии с законами и нормативными актами органов государственной власти, Уставом, Регламентом Администрации города, иными муниципальными правовыми актами органов местного самоуправления, изданными в пределах компетенции указанных органов. Администрация обладает правами юридического лица. Администрацией Челябинского городского округа руководит Глава Администрации города на принципах единоначалия. Структура Администрации Челябинского городского округа представлена в Приложении А. Структура Администрации утверждается городской Думой по представлению Главы Администрации города. Структура Администрации включает в себя: Главу Администрации города, первых заместителей Главы Администрации города, заместителей главы Администрации города, структурные подразделения аппарата, отраслевые (функциональные) и территориальные (районные) органы Администрации города. Отраслевые (функциональные) органы Администрации города могут наделяться правами юридического лица на основании решения городской Думы об учреждении соответствующего органа и положения об указанном органе, утвержденного городской Думой. В иных случаях отраслевые (функциональные) органы Администрации города осуществляют свою деятельность на основании положений об указанных органах, утверждаемых правовым актом Администрации города. При Администрации города, ее органах могут создаваться консультативно-общественные, научно-методические, экспертные советы и иные совещательные органы. Должностные лица Администрации города наделяются исполнительно-распорядительными полномочиями по решению вопросов местного значения и (или) по организации деятельности Администрации города в пределах их компетенции, определенной правовыми актами. Должностные лица Администрации города издают распоряжения и (или) приказы по вопросам, отнесенным к полномочиям Администрации города Челябинска, в пределах их компетенции, установленной правовыми актами. От имени города Челябинска должностные лица в пределах установленных полномочий могут приобретать и осуществлять имущественные и иные права и обязанности.

Для более эффективного анализа процесса выработки и реализации управленческого решения на примере Администрации Челябинского городского округа необходимо более подробно остановиться на организационной структуре управления в Администрации. Организационная структура управления - это упорядоченная совокупность конкретных звеньев аппарата управления, связанных между собой по вертикали (суббординация) и по горизонтали (координация) и обеспечивающих устойчивый и качественный процесс управления. Исследователями предложена типология организационных структур управления, в основе которой - субординационные связи элементов. В зависимости от содержания этих связей различают линейный тип субординации, когда субъект управления располагает правом властного распорядительства, и функциональный, т.е. субъект управления наделен лишь правами методического руководства (консультирования, информирования, выдачи рекомендации и т.п.). Рассмотрев структуру Администрации, можно прийти к выводу, что в Администрации применяется функциональный тип организационной структуры. Который основан на передаче прав линейного руководства нескольким субъектам управления, каждый из которых осуществляет его по одной из специализированных функций. В результате у исполнителей появляется несколько так называемых функциональных руководителей.

При функциональном построении оргструктур управления каждый руководитель концентрирует внимание лишь на одном участке работы, располагает, несомненно, большими возможностями для эффективного управления. Он может глубже и детальнее разбираться в тонкостях деятельности своих подчиненных, чем основной субъект управления при линейном типе построения оргструктур.

Функциональное строение обеспечивает ведение конкретных функций, позволяет подобрать высококвалифицированный аппарат специалистов, использовать особое мастерство опытных работников как рычаг воздействия на остальной персонал. Оно создает условия для передачи мастерства, установления высоких стандартов, эталонов исполнения.

Работа под руководством одного начальника позволяет сотрудникам, выполняющим одну и ту же функцию, приобрести долгосрочную перспективу и создать свою субкультуру, что способствует стабильности трудовых результатов.

Наконец, функциональная организация позволяет исключить потери в результате дублирования, скажем, когда в каждом подразделении есть свой бухгалтер или кадровик.

Функциональные структуры особенно подходят для бригадной, групповой работы и дают руководству необходимую гибкость для переключения людей с одного задания на другое, чтобы оптимизировать реакцию на изменяющиеся потребности.

Однако функциональный тип организационной структуры управления не свободен и от недостатков.

Узкая специализация затрудняет перераспределение служащих внутри органов управления, порождает сложную проблему межфункциональной координации. - К существенным недостаткам следует отнести потерю централизованных начал в руководстве. Исполнитель получает указания от нескольких функциональных руководителей и не всегда может определить, какое указание следует выполнить в первую очередь, большие затраты времени связаны с согласованием действий в руководстве.

Те же причины, которые помогают функциональным подразделениям приобрести единую, разделяемую всеми точку зрения, могут мешать сотрудникам видеть потребности других подразделений.

Чрезмерно поглощенные своими собственными профессиональными интересами, они могут стать невосприимчивыми к меняющимся условиям за пределами организации и тогда их ответная реакция замедляется, может стать неадекватной, генерируется сопротивление переменам и новшествам. В дальнейшем предлагаю рассмотреть эффективность выработки и реализации управленческих решений в Администрации, а также предложить меры направленные на повышение эффективности выработки и реализации управленческих решений в Администрации Челябинского городского округа.

Эффективность управления во многом обусловлена качеством управленческих решений. Внимание специалистов к этой проблеме объясняется тем, что в решениях фиксируется вся совокупность отношений, возникающих в процессе трудовой деятельности и управления в Администрации. Через них преломляются цели, интересы, связи и нормы. Именно поэтому решения - центральный элемент управления и организации. Управленческие решения всегда связаны с изменениями в Администрации г. Челябинска, их инициатором обычно выступает должностное лицо или отдел, несущий полную ответственность за последствия контролируемых или реализуемых решений.

Управленческое решение - развернутый во времени логико-мыслительный, эмоционально-психологический и организационно-правовой акт выбора альтернативы, выполняемый руководителем в пределах своих полномочий единолично или с привлечением других лиц. Процесс принятия решения в Администрации г. Челябинска состоит из нескольких стандартных этапов (табл.1).

Процесс и формы принятия решений в Администрации значительно отличаются от той модели, которая встречается в частных структурах. Эти отличия связаны с деятельностью групп интересов, методами оценки результатов и т.д.


Таблица 1

Процесс принятия решения

СтадияЭтапыРазработка решенияПризнание и оценка проблемной ситуации. Определение выбора наилучшего варианта воздействия на проблемуПринятие решенияРазработка, оценка и выбор альтернатив. Прогнозирование ожидаемых выгод и рисковРеализация решенияОрганизация, анализ, контроль реализации решения. Результат принятого решения

Как уже говорилось в системе управления Администрации главную роль играют и Глава Администрации, и депутаты Городской Думы. При этом большое значение имеют, во-первых, роль населения, поскольку население - активная сила, определяющая не только политический характер местной власти, но и сам характер протекающих внутри общества процессов, и, во-вторых, существующие формальные и неформальные правила, обычаи и практика. Целесообразно при анализе принятия решения в Администрации можно выделить три функциональных уровня в самой системе управления:

) политический, на котором определяются цели, задачи и стратегия городской политики;

) управленческий, связанный с распределением ресурсов и выполнением задач в определенной сфере;

) технический, где реализуются чисто исполнительские функции через административный процесс.

Основными показателями результатов реализации муниципальных решений и одного из его видов - муниципальной программы - являются изменения социально-экономических показателей уровня удовлетворения потребностей населения в целом. При этом показатели результатов деятельности муниципальных служащих и показатели реализации муниципальных программ должны быть взаимоувязаны. Те и другие показатели могут иметь как абсолютные, так и относительные величины.

Абсолютные показатели оценки рассчитываются по формуле:


Э = Р - З,


где Э - экономический эффект реализованного решения за расчетный период;

Р - стоимостная оценка результатов реализации решения за расчетный период;

З - стоимостная оценка затрат на реализацию решения за расчетный период.

В то же время общим критерием относительных показателей оценки результатов труда муниципального служащего является мера приближения показателей удовлетворения тех или иных потребностей населения муниципального образования к оптимальным или наивысшим их значениям.

В этом случае показатели уровня удовлетворения тех или иных потребностей человека определяются по формуле:


У = ( (С + Д) К + (С + Д) К +. + (С + Д) К) / (С Д +… С Д +. + С Д),


где С - показатели социальных нормативов уровня удовлетворения потребностей человека;

Д - показатели уровня удовлетворения потребностей человека;

К - коэффициенты приведения (весовые коэффициенты), установленные на основе экспертных оценок;

Для работников аппарата Администрации величина К определяется в соответствии со схемой должностных окладов рассматриваемых категорий работников. Например, начальник Управления по закрепленной сфере деятельности может иметь весовой коэффициент (коэффициент приведения), равный 0,4, начальник отдела - 0,2, главный специалист - 0,1, специалист 1-й категории - 0,15, специалист 2-й категории - 0,1, специалист - 0,05. Таким образом, общую ответственность, возлагаемую на определенный орган местного самоуправления, можно разделить на его работников соответственно их вкладу в формирование и реализацию принятого муниципального решения.

Эффективность процесса принятия и реализации решений зависит от следующих факторов:

а) какой информацией пользуются разработчики решения или лицо, индивидуально принимающее решение;

б) какие политические интересы и социальные ценности являются для них наиболее важными;

в) каково их отношение к изменениям и понимание своей ответственности за принятие данного решения.

Все чаще при подготовке решений отмечается роль интуиции руководителя. Так называемый тип интуитивного решения, сделанного лишь на основе ощущения того, что оно правильно. В данном случае не происходит сознательного взвешивания "за" и "против" по каждой альтернативе, более того, руководитель даже не нуждается в понимании ситуации, а просто делает выбор. Это своего рода "шестое чувство", природу чего мы до сих пор не понимаем, однако, вероятнее всего, здесь имеется связь с опытом руководителя, хотя решение и принимается на подсознательном уровне. Существует ряд руководителей, которые соглашаются с таким заявлением: "Почти все мои решения интуитивны, а те крупные решения, о принятии которых мне пришлось сожалеть, не были основаны на интуиции". Также еще одним условием эффективного решения является наличие развитой обеспечивающей системы, основанной на информационно-аналитических сетях.

Учитывая это обстоятельство, рассматривая информационные требования к управленческим решениям, нельзя не выделить требование представления содержания решения в четкой логической форме, в модели действительного разрешения поставленного вопроса. Плохо, когда в управленческих решениях много отсылочной информации к прошлому, к другим актам. Из-за этого в подобном решении содержится не способ перевода того или иного социального явления, а лишь определенный промежуточный момент в подготовительном этапе, а то и просто видимость какой-то управленческой активности. Возникает иллюзия, что вроде бы что-то сделано, намечено, но на самом деле ничего не доведено до конца. Это так называемое отложенное управление. Тем не менее, благодаря информатизации местные органы оперативно обобщают информацию и повышают эффективность использования управленческих технологий. Кроме того, важнейшим средством в принятии управленческих решений в регионах сегодня становятся ГИС-технологии. Благодаря разработанным пакетам комплексных программ Arc View и Map Info местные органы власти составляют базу данных о состоянии инфраструктуры, социально-экономической структуре населения и пр. Отображение этих данных на электронных картах позволяет наглядно обозначить пространственно локализованные проблемы территориального образования, организовать мониторинг за состоянием жилых домов и коммуникаций, предоставив органам власти объективно разрабатывать приоритеты в осуществлении бюджетного процесса и оптимально распределять средства на исполнение целевых программ.

Таким образом, в процессе выработки и реализации решений сотрудники Администрации сталкивается с некоторыми проблемами, к наиболее распространенным из них относятся:

принятие одностороннего решения со стороны руководства;

принятое решение обусловлено эмоциями;

отсутствие системного подхода к принятию решения;

при выборе вариантов предпочтение отдается "привычной" альтернативе;

рассматриваются только положительные варианты, не всегда учитывается возможный риск;

при принятии решений часто допускается поспешность.

В итоге, выработка и реализация решений в Администрации имеет свои особенности, связанные главным образом с тем, что вынесенный вариант решения должен быть не только эффективным, но и признанным большинством населения, а также отвечать критериям легитимности и справедливости. Одной из основных функций Администрации является разработка и реализация решений, которые затем должны быть реализованы и оценены исходя из поставленных первоначально целей. Вывод: Должностные лица Администрации города наделены исполнительно-распорядительными полномочиями по решению вопросов местного значения и (или) по организации деятельности Администрации города в пределах их компетенции, определенной правовыми актами.

Выработка и реализация решений в Администрации имеет свои особенности, связанные главным образом с тем, что вынесенный вариант решения должен быть не только эффективным, но и признанным большинством населения, а также отвечать критериям легитимности и справедливости.


2.2 Пути повышения эффективности выработки и реализации управленческих решений


На основе выявленных проблем необходимо разработать пути повышения эффективности выработки и реализации управленческих решений. В настоящее время в России острым считается вопрос о низком качестве принимаемых муниципальных решений на уровне руководителей органов местного самоуправления. От Главы Администрации и его заместителей во многом зависит продуктивность работы сотрудников, что, в свою очередь, влияет на качество принимаемых муниципальных решений. Управляемость персонала - это исполнительность, помноженная на его самостоятельность и творчество. От Главы Администрации требуется умение получать достоверную информацию, применяя научные методы анализа. Значительная роль в разработке и принятии решений отводится таким методам, как нормативный, балансовый и морфологический.

Нормативный метод предполагает использование норм и нормативов в принятии управленческих решений. Балансовый метод позволяет определить оптимальное соотношение между доходными и расходными статьями бюджета программы. Морфологический метод сформировался благодаря усилиям швейцарского астронома Ф. Цвикки в 1942 г. Важнейшим критерием в принятии эффективных решений, тесно связанным с возможностью его практического применения, является также направленность решения снизу вверх, позволяющая создать долгосрочный механизм воспроизводства решений в будущем. Механизм принятия решения в соответствии с этой методикой предполагает первоначальную формулировку этого решения на нижних и средних этажах управленческой пирамиды, т. е в отделах Администрации. Такое решение может быть, как сформулировано самим сотрудником, так и подсказано ему сверху. Таким образом, наличие управленческого решения как выражения воли начальника отдела, подлежащей практическому выполнению, обязывает лиц, принимающих решение, к серьезному продумыванию, обоснованию управляющих воздействий. Лица, принимающие решения, должны отвечать за их эффективность.

В процессе выработки и реализации решений могут участвовать три основных типа работников: системные аналитики, собственно руководители (начальники управлений Администрации), а также эксперты, привлекаемые для решения отдельных вопросов по определенным проблемам, в тех случаях, когда системные аналитики не в состоянии в процессе выработки решения самостоятельно ответить на возникающие вопросы. Основную работу по выработке решения осуществляют системные аналитики. Понятие системного аналитика трактуется в широком смысле и включает сотрудников аппарата управления, подготавливающих решение, специалистов информационно-аналитического отдела, управления экономики и других отделов Администрации. Системные аналитики осуществляют информационную и аналитическую работу по уменьшению неопределенности информации. Они несут ответственность за свои рекомендации. Системные аналитики должны владеть в полном объеме современными методами анализа; заместители Главы Администрации должны владеть системным подходом к принятию решений и иметь общее представление о методах и средствах, используемых в процессе выработки и реализации решений. Руководитель, не понимающий в общих чертах логику исследования, не верит рекомендациям системных аналитиков. Выработка решения осуществляется совместно начальником информационно-аналитического отдела и системными аналитиками. Одна из важнейших задач системных аналитиков состоит в оказании помощи начальнику информационно-аналитического отдела при выявлении целей его деятельности по принятию решений - какие они есть или должны быть. Системными аналитиками выявляются и первоначально оцениваются альтернативы решений проблемы. Они расчленяют проблему таким образом, чтобы были видны все причинно-следственные связи, определяют тенденции в изменении ситуации в будущем, осуществляют выбор альтернатив и критериев, проводят необходимые расчеты и т.д. Крайне важно, чтобы проблемы, подлежащие решению, выявлялись при участии лиц, заинтересованных в их решении, т.е. самих начальниках отделов Администрации г. Челябинска. Когда же в постановке проблем и выборе способов их решения принимают участие только системные аналитики, то результаты их работы часто не находят признания у руководителей. Большинство начальников отделов Администрации г. Челябинска в процессе совместной работы с системными аналитиками над постановкой задачи обнаруживают такие проблемы и возможности, о существовании которых им ранее не было известно и которые стали очевидными только в процессе этой работы. Вовлечение начальников отделов в аналитическое исследование проблем является важным фактором успеха. Участие начальника информационно-аналитического отдела в формировании критериев, определении и ранжировании целей решающим образом сказывается на внедрении результатов. В 80% случаев разработки, выполненные с привлечением начальника информационно-аналитического отдела, находят практическое применение. Это в 2 раза превышает значение показателя внедрения разработок без их участия. Такая форма сотрудничества несет в себе выигрыш двоякого рода. С одной стороны, проблемы ставятся в адекватном для нужд управления виде, с другой - начальник информационно-аналитического отдела, принимая участие в формализации конкретной управленческой ситуации, имеет ясное представление о границах выводов системных аналитиков и о том, как полученные результаты помогут ему более обоснованно принять решение. Логически стройная, по возможности математическая постановка задачи, которой добивается системный аналитик, может в глазах начальника отдела казаться плохо приспособленной к сфере его деятельности, недостижимой с точки зрения его сведений о возможности количественных методов и, что самое важное, ненужной. Со своей стороны, системный аналитик склонен недооценивать роль интуиции и прошлого опыта. Это во многом обусловлено тем, что традиции научного общения приучили его заострять внимание скорее на выборе и применении методов обоснования решений, нежели на целесообразности и эффективности их использования. Начальник информационно-аналитического отдела должен принимать решения, опираясь на точные, проверенные данные, на детально проработанные системными аналитиками варианты, в многообразии которых оптимальный вариант редко можно обнаружить с первого взгляда. А интуиция начальника информационно-аналитического отдела используется лишь в дополнение, но не как замена результатов, подготовленных системными аналитиками. Системные аналитики рассматривают принятие решения как самостоятельный процесс, для Главы Администрации же принятие решения является лишь частью всего процесса управления, где необходимо учитывать и объективные, и субъективные факторы, влияющие на решение проблемы. Расхождения во взглядах между системными аналитиками и начальниками отделов проявляются и в оценке риска при принятии решения. Начальник информационно-аналитического отдела выбирает единственный вариант решения из предлагаемых системными аналитиками. Он должен вовремя потребовать от системных аналитиков данные анализа, пусть даже неполные. В принятии решений Глава Администрации выполняет основную роль. Он принимает решения на основе своих предпочтений и несет за них ответственность. В процессе выработки и реализации решений можно выделить следующие основные пути повышения эффективности. Во-первых, начальник информационно-аналитического отдела должен управлять процессом выработки решения, организуя данный процесс, привлекая нужных специалистов, обеспечивая их работу требуемыми ресурсами, определяя сроки принятия решения, контролируя их работу. Во-вторых, Глава Администрации, выдвинув задачу для решения, должен участвовать в ее конкретизации и выборе оценочных критериев. Уметь правильно определить и поставить задачу в чрезвычайно сложной и противоречивой ситуации является существенной обязанностью руководителя, главной творческой частью его работы. В-третьих, Главе Администрации необходимо самому выполнять работу по завершающему контроль за принятием решения. В-четвертых, начальнику информационно-аналитического отдела необходимо организовать выполнение решения, управляя работами на этапе реализации принятого решения. В-пятых, начальник организационно-правового отдела должен принимать участие в процессе принятия решения по отдельным вопросам выработки решения как специалист и эксперт. Однако, специалисты отделов Администрации могут разбираться в отдельных вопросах лучше системных аналитиков (определение проблемы, постановка целей, определение различных приоритетов и т.п.). Система предпочтений Глава Администрации должна является главным критерием выборе наилучшего решения. С отдельными аспектами данной системы системных аналитиков лучше познакомить еще до принятия окончательного решения. Вывод: Необходимо, чтобы проблемы, подлежащие решению, выявлялись при участии лиц, заинтересованных в их решении, т.е. самих начальниках отделов Администрации г. Челябинска. Когда же в постановке проблем и выборе способов их решения принимают участие только системные аналитики, то результаты их работы часто не находят признания у руководителей.

2.3 Организация контроля за реализацией управленческого решения как один из методов повышения эффективности выработки и реализации управленческих решений в Администрации Челябинского городского округа


Сегодня, когда основным критерием контроля является достижение поставленного результата, не стоит полагаться только на возможности делопроизводственных подразделений, следует обратить внимание на необходимость разграничения контрольных функций между подразделениями и должностными лицами. Известно, что целью любого управленческого действия является достижение результата, и без определения этой цели любые действия с документами (регистрация, исполнение, хранение и т.д.) утрачивают свое назначение, а цель заменяется самим процессом (зарегистрировать, разослать и проконтролировать, да и контроль тогда сводится только к констатации факта: исполнено - не исполнено). В целях обеспечения высокой эффективности управления городским хозяйством на основе систематической проверки хода исполнения поручений и принятия своевременных мер по их выполнению в определенные сроки устанавливается контроль исполнения поручений должностных лиц исполнительной власти города. Контроль исполнения включает в себя контроль за качественным (полнота и точность) и своевременным (сроки исполнения) исполнением документов и резолюций. Контроль исполнения включает постановку документа на контроль, проверку своевременного доведения документа до исполнителя, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, учет и обобщение результатов контроля исполнения документов, информирование руководителя. Организация контроля исполнения должна обеспечивать своевременное и качественное исполнение документов. Опираясь на строго регламентированное советское делопроизводство, все процессы которого были установлены действующей Государственной системой документационного обеспечения управления (ГСДОУ), рассматриваемый процесс разбивается на несколько основных звеньев: постановка документа на контроль, проверка своевременного доведения документа до исполнителя, предварительная проверка и регулирование хода исполнения, учет и обобщение результатов контроля исполнения документов, информирование руководителя. Постановку документа на контроль в Администрации необходимо проводить в соответствии с действующими законодательными или нормативными актами, а также в соответствии с управленческим решением органа управления (действующего на основе коллегиальности или единоначалия), которое оформляется, как правило, в виде поручения (резолюции или пункта распорядительного документа). Резолюция документа: Реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение. При постановке документа или поручения на контроль устанавливаются определенные параметры: срок исполнения; исполнители (должностные лица или структурные подразделения, которым поручается исполнение поставленной задачи); излагается (формулируется) текст поручения. Срок исполнения документа: Срок, установленный нормативно-правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией. Типовой срок исполнения документа: Срок исполнения документа, установленный нормативно-правовым актом. Индивидуальный срок исполнения документа: Срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией. Как видно из приведенных выше определений, в делопроизводстве используются следующие виды сроков исполнения документов: типовые и индивидуальные. Индивидуальный срок исполнения устанавливается для конкретного документа, в зависимости от его содержания. А типовые сроки могут быть утверждены для группы документов, они, как правило, жестко устанавливаются нормативными актами (например, Законом "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" установлен 30-дневный срок рассмотрения письменного обращения гражданина, поступившего в государственный орган или орган местного самоуправления) . Согласно Федеральному закону от 02.05.2006 № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" Статья 12. Сроки рассмотрения письменного обращения Письменное обращение, поступившее в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации письменного обращения. В каждой организации существует перечень документов подлежащих постановке на контроль. Существует две группа документов: внутренние (издаваемые для внутреннего использования) и внешние (поступающие из сторонних организаций). При этом особое внимание уделить не виду документа, а управленческому решению, издаваемому по вопросу, изложенному в документе. Документы, поступающие из вышестоящих организаций или контролирующих органов, содержат поручения и устанавливают сроки их исполнения. Руководителю, принимающему управленческое решение, остается назначить исполнителей. Документы, поступающие из прочих организаций (партнеров, контрагентов, филиалов и так далее), как правило, содержат предложения, просьбу или вопрос, поэтому чаще всего управленческое решение полностью зависит от выбора должностного лица, его принимающего. К этой категории можно отнести и запросы, обращения и жалобы граждан. Хотя действия в отношении данных видов документов регламентированы законодательными или иными нормативными актами. Особое внимание, в контроле исполнения, следует уделить внутренним документам, таким, как приказы, распоряжения, решения. Как правило, эти документы содержат: поручение или несколько поручений, изданных с целью решения какого-то одного вопроса, или несколько поручений с целью решения различных вопросов. При этом текст поручения, сроки исполнения и перечень исполнителей полностью зависят только от организационных способностей руководителя, издавшего этот документ. Следует внимательно относиться к самому управленческому решению, оформленному в виде: резолюции на рассматриваемом документе, пункта приказа или решения, поручения, выданного в письменной или устной форме. Если деятельность направлена на достижение результата, то при формулировании текста поручения необходимо:

. При назначении исполнителей (по возможности) избегать лишних звеньев организационной цепочки. Поручение должно напрямую поступать к исполнителю. При оформлении поручения важным шагом является назначение ответственного исполнителя. На него-то и будет возложена ответственность за исполнение поручения в целом, он должен организовать работу соисполнителей таким образом, чтобы добиться положительного результата, он должен предоставить отчет об исполнении контролеру или автору поручения.

. При определении сроков исполнения - устанавливать только реальные сроки, включающие в себя время и на доставку документа адресату, и на выполнение всех технологических цепочек предполагаемого процесса, при этом должны учитываться и элементарные нормы выработки, а также продолжительность рабочего дня.

. При назначении контролера - указать фамилию должностного лица, на которого будет возложен контроль исполнения поручения. Часто эта информация пишется в отдельном абзаце / пункте текста документа. Сегодня контроль ведется в трех направлениях: по факту исполнения (исполнено или не исполнено); по срокам исполнения (в срок или с нарушением сроков); по достигнутому результату. Исходя из проведенного исследования по реализации управленческих решений в Администрации, можно сделать вывод, что первые два пункта с успехом исполняются службами ДОУ. А вот третье - результативное направление - необходимо поручить ответственному контролеру (должностному лицу или специализированному подразделению), который, владея необходимыми и достаточными знаниями, средствами и полномочиями, будет способен провести своевременную и качественную оценку достигнутого результата. Несмотря на то, что официально контрольная функция возлагается на руководителей различного уровня, техническая сторона вопроса остается на попечении сотрудников ДОУ. А функционал действующего контрольного подразделения неразрывно связан с деятельностью службы ДОУ. Поэтому основной задачей специалистов по управлению документами (разработчиков процесса) является поиск средств и методов, позволяющих организовать процесс таким образом, чтобы можно было добиться оптимального результата при минимальных затратах. Проследим этапы работы с различными группами документов и возможные способы осуществления контрольных функций, связанных с должностным функционалом служб ДОУ. Первым этапом работы с документами, подлежащими контролю исполнения, является постановка их на контроль. Данный этап для документов различных видов (групп) начинается с различных стадий жизненного цикла документа: для внешних (поступающих, входящих) документов постановка документа на контроль может произойти как в момент получения документа, так и в момент принятия управленческого решения, т.е. написания на документе резолюции; для внутренних документов (таких, как приказы, решения и пр.) контроль исполнения начинается с момента подписания самого документа, а на служебные и прочие записки распространяется правило, применяемое к внешним документам. Постановка документа на контроль - это действие, которое может быть совершено в отношении документа на любом этапе (стадии) его жизненного цикла. Этапы постановки на контроль документов на бумажном носителе: фиксация факта получения (поступления) документа; регистрация документа; постановка документа на контроль; фиксация факта передачи документа на исполнение; отслеживание документов, срок исполнения которых истекает в установленное время; ввод отчета исполнителя (по факту приостановления операций по счетам); ввод отчета исполнителя (по факту направления сообщения в налоговый орган); снятие документа с контроля. В процессе исследования сформировались два понятия, с помощью которых можно построить всю работу с этим видом документов в СЭД (система электронного документооборота). Это "группа документов" и "стадии жизненного цикла документа". В качестве примера рассмотрим опыт работы с СЭД DIRECTUM. В системе принято понятие "Стадия жизненного цикла", которое можно использовать, для перемещения документа из одной поисковой папки в другую или для изменения цвета, шрифта ссылки на регистрационную карточку электронного документа.

Создаем поисковую папку "Решения…", в которую будут в автоматическом режиме попадать ссылки на регистрационные карточки (РК) зарегистрированных в системе решений. Папка должна быть доступна всем пользователям, являющимся фигурантами по данному процессу. Далее можно предложить различные варианты действий. Например, при просмотре ответственным исполнителем РК и прикрепленного к ней документа (отсканированного решения) данные об этом решении автоматически "перебираются" в следующий раздел - "Просмотрено". После того как в поле РК "Дата начала разработки" проставляется дата, запись о данном решении из прежней папки удаляется и поступает в папку "Документ в процессе разработки", в которой будет находиться до тех пор, пока не будет заполнено поле "Дата сообщения". При заполнении этого поля решение "перекочевывает" в следующую папку - "Решение разработано". Таким образом, папка "Решения…" к концу операционного дня должна быть пуста, а в папке "Решение разработано" должны находиться только решения, по которым ответное сообщение уже подготовлено, но пока не отправлено. При этом ссылки на РК просроченных документов будут поступать в сигнальную папку "Просрочено!!!" Важным условием является то, что в папке "Решения…" размещены только находящиеся "в работе" документы, и если в Администрацию поступило в течение дня несколько решений, то к концу операционного дня в группах "Зарегистрировано" и "Просмотрено" не должно остаться ни одного сообщения. Целью осуществления визуального контроля в рамках папки "Решения…" можно сформировать подразделы, соответствующие описанным выше стадиям жизненного цикла документа. И при внесении данных в установленные маршрутом поля ссылка на РК будет перемещаться из одного раздела в следующий. Из процесса обработки документа плавно исчез этап принятия управленческого решения. Описанная технология работы подразумевает, что все поступившие решения выполняются автоматически. При необходимости управленческое решение в СЭД можно визуализировать, например, с помощью создания критерия (или фильтра, правила) "На рассмотрении". Интересно также использовать такие критерии, как "Блокировать" или "Готовится отказ". Показанный пример характеризует процесс организации контроля исполнения обособленной группы документов, срок исполнения которых установлен законодательным актом и не зависит от управленческого решения руководителя организации. В данном случае понятие "На контроле" распространяется полностью на все документы данной группы, а этап постановки документа на контроль является "лишним" звеном, который легко исключается из описываемого процесса. Рассмотрим группу документов, поступающих из вышестоящих организаций, при этом решение о постановке документа на контроль носит индивидуальный характер и принимается непосредственно автором резолюции. Для службы ДОУ функция контроля входящих документов, переданных на рассмотрение руководителю организации для принятия управленческого решения, начинается не с момента постановки документа на контроль, а гораздо раньше - с момента передачи документа руководителю. Вопрос отражения в СЭД документов, переданных руководителю на рассмотрение решен с помощью стандартных папок кабинета должностного лица: "Поступившие" и "На исполнении". В папку "Поступившие" поступают ссылки на РК документов, направленных на имя должностного лица - владельца кабинета. В папку "На исполнении" можно "перекладывать" (принимать к исполнению) ссылки на РК документов, по которым уже принято управленческое решение (т.е. сформулирована резолюция). Итак, управленческое решение принято. Для данной группы документов основным критерием контроля являются: фактический контроль (факт исполнения или неисполнения), а также сроковый контроль (в срок или с нарушением срока). В процессе исполнения документа участвуют: автор резолюции; ответственный исполнитель; соисполнители; контролер (сотрудник службы ДОУ). В современных системах электронного документооборота резолюция руководителя оформляется с помощью направления поручений или заданий исполнителям и контролеру. В этой ситуации необходимо придерживаться жесткого правила: соисполнители отчитываются об исполнении поручения перед ответственным исполнителем, в свою очередь ответственный исполнитель отчитывается перед контролером, контролер докладывает об исполнении документа автору резолюции, на основании решения которого документ в дальнейшем будет снят с контроля. При необходимости контролера можно наделить определенными полномочиями, позволяющими ему самостоятельно принимать решения о снятии документа с контроля. Данное правило необходимо учитывать при разработке типовых маршрутов работы с входящими документами. Контролеру в этой ситуации важно оценить факт исполнения (чаще всего это ответный документ) и проконтролировать соблюдение сроков исполнения. С этой целью контролеру необходимо организовать свое рабочее пространство таким образом, чтобы можно было визуально отслеживать поручения по параметру "Ответственный исполнитель" и сроки по параметру "Плановая дата" в разрезе, например, даты события или фамилии ответственного сотрудника (см. Рис.1). Как правило, просроченные поручения выделяются цветом, чаще всего красным.


Рис. 1. Вид рабочей папки "На контроле"


Отметка о контроле может относиться как к регистрационной карточке документа (к документу в целом), так и к одному из его поручений. Одна регистрационная карточка может содержать как контрольные, так и неконтрольные поручения. Проставлять отметку о контроле можно как ручным способом, так и в автоматическом режиме. Например, при постановке поручения на контроль РК документа становится контрольной. Также параметр "На контроле" может быть установлен и для определенной группы документов в целом, и проставляться в РК в момент ее создания. В современных СЭД основанием для снятия поручения или РК (документа в целом) с контроля является факт проставления даты фактического исполнения поручения или документа. В этой связи можно подчеркнуть, что не все СЭД используют в своей терминологии (а заодно и в практике) такие основные понятия контрольности, как "Неконтрольное", "На контроле" и "Снято с контроля". Это очень важно и этого не хватает при полноценной работе с системой, особенно при проведении аналитической работы, например, при подготовке отчетов по вопросам исполнительской дисциплины. Получив отчет исполнителя о проделанной работе, как известно, контролер снимает документ (его РК) или поручение с контроля, проставляя дату фактического исполнения и при необходимости заполняя поле "Основание для снятия с контроля". И только после этого регистрационной карточке документа или поручению присваивается статус "Снято с контроля". Естественно, после этих действий запись об РК или поручении исчезает из контрольной папки, но не из базы данных. К ней всегда можно вернуться, а на основании внесенных метаданных подготовить отчет об исполнительской дисциплине за любой период. В первую очередь необходимо разобраться с задачами, стоящими перед участниками процесса. Контрольные функции можно разделить следующим образом: оценку достигнутого исполнителями результата возложим на контролера 1 - должностное лицо, на которое распорядительным документом возложен контроль исполнения отдельного поручения или всего документа в целом, фактический и сроковый контроль исполнения поручим контролеру 2 - сотруднику службы ДОУ. Необходимо также описать основные процессуальные действия: исполнитель выполняет поручение и направляет отчет ответственному исполнителю; ответственный исполнитель (в нашей терминологии это контролер 1) осуществляет контроль за работой обычных исполнителей, принимает от них отчеты и оценивает их, при необходимости направляет поручения на доработку; контролер 2 следит за сроками ознакомления с поручениями, за сроками исполнения поручений, за приемом отчетов контролером 1, занимается обобщением полученных материалов, подготовкой отчетов и докладывает результаты исполнения автору поручения. На основании решения автора поручения контролер 2 снимает поручения с контроля или направляет их на доработку; автор поручения на основании предоставленных материалов принимает решение о снятии документа (поручения) с контроля или о направлении его на доработку. При необходимости контролера 1 можно наделить полномочиями, позволяющими ему самостоятельно принимать решения о снятии документа (поручения) с контроля или направлении его на доработку. Здесь описан лишь один из возможных вариантов действий, при котором роль сотрудников службы ДОУ может быть сведена к осуществлению технического контроля. При этом вся ответственность за качество исполнения поручения ложится на автора поручения и ответственного исполнителя, которые в соответствии со своими должностными полномочиями и обязанностями должны добиться желаемого результата. В данной ситуации для сотрудников службы ДОУ контроль исполнения начинается с момента подписания распорядительного документа и его регистрации. У службы ДОУ образуются задачи: довести распорядительный документ до сведения всех заинтересованных должностных лиц; довести до сведения исполнителей выданные им поручения; организовать контроль исполнения поручений, изложенных в документе. Задача службы ДОУ - своевременно разослать документ всем заинтересованным лицам согласно списку рассылки. А задача заинтересованных лиц - своевременно ознакомиться. Для этого сотрудников Администрации необходимо обязать несколько раз в день проверять наличие новых поступивших документов или "научить" программу извещать пользователя о каждом поступившем документе так, чтобы данное событие не осталось незамеченным. Любой приказ, решение может содержать несколько пунктов (поручений), каждый пункт может иметь свой индивидуальный срок исполнения и по каждому пункту могут назначаться различные исполнители, иногда - и различные контролеры. В результате сотрудников службы ДОУ ждет довольно трудоемкий процесс - рассылка поручений. Да, приходится вносить в специальные разделы (закладки) регистрационных карточек в СЭД все необходимые сведения: номер пункта приказа; текст поручения; плановые и промежуточные даты исполнения; фамилии исполнителей, не забыв указать ответственного исполнителя; фамилию контролера; а затем рассылать поручения приказа исполнителям, контролеру, а при необходимости и автору документа. Важно понять, насколько полно можно автоматизировать процесс заполнения полей раздела "Поручение". Было бы удобнее процесс подготовки приказа начинать именно с подготовки (оформления) его проекта, который затем можно преобразовать в привычный "бумажный" документ. Таким способом удастся исключить одну ступеньку работы с документом. Тем более, как уже говорилось, методике принятия управленческого решения необходимо уделять особое внимание. Поручения разослали. С помощью СЭД можно построить своеобразный график или план исполнения приказа, когда визуально на экране монитора отражаются поручения, выданные всем участникам процесса. В качестве примера рассмотрим таблицу, в которой отображены желаемые поля (их состав можно расширить информацией о ходе исполнения, о полученных напоминаниях и т.д.):


Рис. 2. Вариант представления информации о контролируемых поручениях


В отчете из Рис. 2. данные систематизированы: 1 уровень группировки - по наименованию документа, 2 уровень группировки - по поручениям, выданным по данному документу, поручения могут быть отсортированы по плановой дате исполнения или по фамилиям исполнителей. Таким образом, можно получать информацию по различным параметрам: первым уровнем группировки можно выбрать не только контролируемый документ, но и исполнителя или плановую дату исполнения. Контролера интересует отчет исполнителя, а также возможность принятия отчета или направления его на доработку. Также контролерам необходимо видеть как можно больше информации о документе и поручении, не открывая соответствующих карточек. Исполнителю в свою очередь должен быть понятен результат: принят или не принят его отчет. СЭД решают эти проблемы различными способами, например, система "ДЕЛО" широко использует функции "всплывающих окон" (см. Рис. 3), а система DIRECTUM позволяет группировать информацию, отображаемую на экранах по нескольким параметрам одновременно.


<#"center">Заключение


Итак, муниципальное решение - осознанно сделанный субъектом муниципального управления выбор целенаправленного воздействия на социальную действительность, выраженный в официальной форме. Все официальные решения, имеющие статус муниципальных, оформляются надлежащим образом в виде различных документов (актов). По результатам проведенного исследования можно сделать следующие выводы:

. Муниципальные решения бывают политическими и административными. Все официальные решения, имеющие статус муниципальных, оформляются надлежащим образом в виде различных документов (актов). Надлежащее соблюдение таких правил обязательно, так как придает им официальное выражение и юридическую силу. Современные российские требования к оформлению организационно-распорядительной (административной) документации зафиксированы в государственном стандарте ГОСТ Р 6.30-97 "Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". В зависимости от степени юридической значимости муниципальные решения могут быть в письменной (нормативные или ненормативные правовые акты) либо в устной форме (указание, распоряжение, приказание, поручение, служебное задание). Юридический вариант управленческого решения представляет собой правовой акт управления, который есть разновидность служебных документов, постоянно используемых в процессе государственно-управленческой деятельности органов власти (должностных лиц). По критерию гласности муниципальные решения делятся на открытые и закрытые формы. Классификация муниципальных решений позволяет систематизировать их по различным основаниям, например, по субъектам управления, времени и сфере действия, содержанию и форме и т.д.

. В муниципальном управлении решения разрабатываются, принимаются и исполняются в установленном порядке соответствующими правомочными субъектами: муниципальными органами и должностными лицами. Юридическое волеизъявление управленческого субъекта муниципальной власти предполагает наступление определенных последствий. Принятие и выполнение муниципальных решений порождают также правовые последствия или условия, необходимые для возникновения таких последствий. Принятие решений является не только правом, но и обязанностью уполномоченных субъектов (муниципальных органов и должностных лиц), а вместе с тем предусматривает и ответственность не только за их принятие и выполнение, но также и за наступающие в результате последствия.

. Любая функция управления может эффективно действовать только при наличии эффективно действующей системы контроля. Контроль - это критически важная и сложная функция управления, неприятная, однако, для работников предприятия. Одна из важнейших особенностей контроля, которую следует учитывать в первую очередь, состоит в том, что контроль должен быть всеобъемлющим.

. Должностные лица Администрации города наделены исполнительно-распорядительными полномочиями по решению вопросов местного значения и (или) по организации деятельности Администрации города в пределах их компетенции, определенной правовыми актами.

Выработка и реализация решений в Администрации имеет свои особенности, связанные главным образом с тем, что вынесенный вариант решения должен быть не только эффективным, но и признанным большинством населения, а также отвечать критериям легитимности и справедливости.

. Необходимо, чтобы проблемы, подлежащие решению, выявлялись при участии лиц, заинтересованных в их решении, т.е. самих начальниках отделов Администрации г. Челябинска. Когда же в постановке проблем и выборе способов их решения принимают участие только системные аналитики, то результаты их работы часто не находят признания у руководителей.

. Для обеспечения высокой эффективности управления городским хозяйством на основе систематической проверки хода исполнения поручений и принятия, своевременных мер по их выполнению в определенные сроки устанавливается контроль исполнения поручений должностных лиц, исполнительной власти города. Для совершенствования организации контроля исполнения управленческого решения необходимо обеспечить своевременное и качественное исполнение документов, для этого необходимо внедрение СЭД "ДЕЛО". Управленческое решение является непосредственным продуктом труда сотрудников Администрации. Функции выработки, принятия и реализации решений лежат в основе многих организационно-процедурных схем, положений и должностных инструкций, определяющих содержание деятельности отдельных отделов и их персонала. Рациональное использование труда начальника информационно-аналитического отдела и системных аналитиков оказывает решающее влияние на эффективность принимаемых управленческих решений.

Список использованных источников и литературы


1. Нормативно-правовые акты

. Конституция Российской Федерации принята всенародным голосованием 12 декабря 1993 года (в ред. от 30.12.2008) // Российская газета. 2009.21 января. Российская газета. Российская газета. 2008.05 января

. О государственной гражданской службе Российской Федерации (в ред. от 21.11.2011) Федеральный закон от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ // Российская газета. 2004.01 августа; Российская газета. 2011.27 ноября.

. О системе государственной службы Российской Федерации (в ред. от 28.12.2010) Федеральный закон № 58-ФЗ от 27 мая 2003 г. // Российская газета. 2003.30 мая; Российская газета. 2010.30 декабря

4. Об информации, информационных технологиях и о защите информации Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ (ред. от 06.04.2011) // Российская газета. 2006.30 июля. Российская газета. 2011.10 апреля.

. О муниципальной службе в Российской Федерации (в ред. от 21.11.2011) Федеральный закон от 2 марта 2007 г. N 25-ФЗ // Российская газета. 2007 г.07 марта; Российская газета. 2011.25 ноября.

. О дополнительном профессиональном образовании государственных гражданских служащих Российской Федерации (в ред. от 04.12.2009) Указ Президента РФ от 28 декабря 2006 года № 1474 // Российская газета. 2006.03 января; Российская газета. 2009.7 декабря.

. О мерах по противодействию коррупции Указ Президента Российской Федерации от 19.05.2008 № 815 (в ред. от 21.11.2011) // Российская газета. 2008. 22 мая. Российская газета. 2011.25 ноября.

. О порядке получения дополнительного профессионального образования государственными гражданскими служащими Российской Федерации: Указ Президента Российской Федерации от 28.12.2006 № 1474 (в ред. от 04.12.2010) // Российская газета. 2006.05 января. Российская газета. 2010.07 декабря.

. О порядке сдачи квалификационного экзамена государственными гражданскими служащими Российской Федерации и оценки их знаний, навыков и умений (профессионального уровня) Указ Президента РФ от 01.02.2005 № 111 (в ред. от 16.11.2011) // Российская газета. 2005.03 февраля. Российская газета. 2011.19 ноября.

. О квалификационных требованиях к стажу государственной гражданской службы (государственной службы иных видов) или стажу работы по специальности для федеральных гражданских служащих: Указ Президента РФ от 27.09.2005 года № 1131 (в ред. 26.07.2008) // Российская газета. 2005.02 сентября; Российская газета. 2008. 30 июля.

. О реализации функций по организации формирования, размещения и исполнения государственного заказа на профессиональную переподготовку, повышение квалификации и стажировку федеральных государственных гражданских служащих (в ред. от 18.11.2011) Постановление Правительства РФ от 17 апреля 2008 г. № 284 // Российская газета. 2008. 25 апреля; Российская газета 2011.20 ноября.

. Об утверждении Правил делопроизводства в органах исполнительной власти Постановление правительства РФ от 15.06.2009 №477 (в ред. от 07.09.2011) // Российская газета. 2009. 18 июня; Российская газета. 2011. 10 сентября.

. О регулировании муниципальной службы в Челябинской области Закон Челябинской области от 30.05.2007 №144-ЗО (в ред. от 27.05.2010) // Южно-Уральская панорама. 2007.5 июня; Южно-Уральская панорама. 2010. 30 мая.

. Об областной целевой программе "Развитие муниципальной службы в Челябинской области" на 2012 - 2015 годы. Постановление Правительства Челябинской области от 15 ноября 2011 г. № 388-П // Южно-Уральская панорама. 2011.20 ноября.

. Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации г. Челябинска Распоряжение Главы города от 16 июля 2009 г. (в ред. от 07.11.2011) // Южно-Уральская панорама. 2009.23 июля; Южно-Уральская панорама. 2011. 10 ноября

. Литература

16. Аверин А.Н. Социальная политика и подготовка управленческих кадров. М.: Дашко и К, 2011.280 с.

. Акулов В.Б., Рудаков М.Н. Теория организации. Петрозаводск: ПетрТУ, 2008.312 с.

. Ансофф. Планирование в больших экономических системах. М.: ИНФРА, 2010.340 с.

. Бакушев В.В., Профессиональное образование в начале Нового века и подготовка государственных служащих. М.: РАГС, 2010.228 с.

. Герчикова И. Содержание и стадии процесса выработки и принятия управленческого решения // Экономист. 2008. №4. С.15-19.

. Голубков Е.П. Какое принять решение? // Менеджмент в России и за рубежом. 2008. №9. С.11-19.

. Голубков Е.П. Сущность и характерные особенности управленческих решений // Менеджмент в России и за рубежом. 2009. №2. С.22-27.

. Гроув С.Э. Высоко эффективный менеджмент. М.: Экономикс, 20107.415 с.

. Глазунова Н.И. Государственное администрирование. М.: Проспект, 2008.560 с.

. Граждан В.Д. Государственная гражданская служба. М.: Проспект, 2009.542 с.

. Гришковец А.А. Правовое регулирование государственной гражданской службы в Российской Федерации. М.: Дело и Сервис, 2010.464 с.

. Гринев А.С. Электронный документооборот в системе государственного и муниципального управления. М.: Проф-Экспо. 2011.320 с.

. Евланов Л.Г. Теория и практика разработки и принятия решений // Управление персоналом. 2010. №2. С.13-16.

. Зотов В.Б. Система муниципального управления: учебник. СПб.: Лидер, 2008.493 с.

. Кручинин А.И. Составление инструкций по делопроизводству в государственных и муниципальных органах РФ. М.: Право, 2011.210 с.

. Лукичева Л.И. Разработка управленческих решений. М.: Омега-Л, 2009.456 с.

. Нерсерсянц В.С. Теория государства и права. М.:. Норма, 2010.460 с.

. Питерс Т., Уотермен Р. В поисках эффективного управления (опыт лучших компаний) // Менеджмент в России и за рубежом. 2009. №7. С.16-22.

. Проблемы планирования и управления: опыт системных исследований / Под ред. Е.П. Голубкова и А.М. Жандарова. М.: Экономика. 2007. С.315.

. Рейльян Я.Р. Аналитическая основа принятия управленческих решений // Финансы и кредит. 2008. №9. С.4-12.

. Ромашенко В.Н. Принятие решений: ситуации и советы // Деловая жизнь. 2010. №1. С.15-26.

. Титова Н.Л. Разработка управленческих решений: курс лекций. М.: Деловая книга, 2010.384 с.

. Управление организацией / Под ред. Н.А. Салова. М.: Юнити, 2011.320 с.

. Чиркин В.Е. Администрирование и менеджмент в государственном и муниципальном управлении. М.: Проспект, 2008.470 с.

. Чудновская С.Н. Управленческие решения. М.: Эксмо, 2009.581 с.

. Эддоус М., Стэнсфилд Р. Методы принятия решения. М.: Эксмо, 2011.512 с.

. Электронные источники

42. Носарева Н.А. Контроль исполнения - традиционный уклад и инновационный подход. Делопроизводство. №07 2011. URL: http://old. delo-press.ru/magazines/documents/issue/2011/07/16958/ (дата обращения: 28.03.2012)

. Официальный сайт Администрации города Челябинска. URL: http://www.cheladmin.ru/ (дата обращения: 29.03.2012)

. Федеральная программа "Реформирование и развитие системы государственной службы Российской Федерации (2011 - 2013 годы)". URL: http://www.consultant.ru/ (дата обращения: 28.03.2012)


Тема: Пути повышения эффективности выработки и реализации решений в органах местного самоуправления на примере А

Больше работ по теме:

КОНТАКТНЫЙ EMAIL: [email protected]

Скачать реферат © 2017 | Пользовательское соглашение

Скачать      Реферат

ПРОФЕССИОНАЛЬНАЯ ПОМОЩЬ СТУДЕНТАМ