Проектирование базы данных в Microsoft Access для учета товародвижения на складе ООО "Петроспецпродукт"

 

Содержание

Введение

. Место и роль оптовой торговли в рыночной экономике

. Учет поступлений товара в оптовой торговле

.1 Сортовой способ учета

.2 Партионный способ

.3 Партионно-сортовой учет товаров

. Положения о лицензировании деятельности по осуществлению оптовой торговли

. Особенности учета складских операций на предприятиях оптово-розничной торговли

. Описание деятельности ООО «Петроспецпродукт»

.1 Общие сведения об организации

.2 Организационно-штатная структура предприятия

.3 Вопросы организации бухгалтерского учета и документооборота в ООО «Петроспецпродукт»

.4 Автоматизация учета в ООО «Петроспецпродукт», анализ существующих проблем

. Проектирование базы данных для автоматизации учета переоценки стоимости товаров на оптовом складе ООО «Петроспецпродукт»

6.1 Создание таблиц. Определение ключевых полей

.2 Создание форм, запросов и отчетов

Заключение

Список литературы

Введение

В деловой или личной сфере часто приходится работать с данными из разных источников, каждый из которых связан с определенным видом деятельности. Для координации всех этих данных необходимы определенные знания и организационные навыки, возникает необходимость использования автоматических средств, позволяющих эффективно хранить, обрабатывать и распределять накопленные данные.

Исходя из современных требований, предъявляемых к качеству работы финансового звена предприятия, нельзя не отметить, что эффективная работа его всецело зависит от уровня оснащения компании информационными средствами по организации складского учета.

Компьютерный учет имеет свои особенности и радикально отличается от обычного. Компьютер облегчает учет, сокращая время, требующееся на оформление документов и обобщение накопленных данных для анализа хода торговой деятельности. Таким образом, при применении компьютера количество переходит в качество: увеличение скорости расчетов делает возможным качественное улучшение самой схемы построения торговли.

Основное преимущество автоматизации - это сокращение избыточности хранимых данных, а следовательно, экономия объема используемой памяти, уменьшение затрат на многократные операции обновления избыточных копий и устранение возможности возникновения противоречий из-за хранения в разных местах сведений об одном и том же объекте, увеличение степени достоверности информации и увеличение скорости обработки информации; излишнее количество внутренних промежуточных документов, различных журналов, папок, заявок и т.д., повторное внесение одной и той же информации в различные промежуточные документы.

Проектирование баз данных в Microsoft Access помогает объединяет сведения из разных источников в одной реляционной базе данных. Создаваемые формы, запросы и отчеты позволяют быстро и эффективно обновлять данные, получать ответы на вопросы, осуществлять поиск нужных данных, анализировать их, печатать отчеты, диаграммы и почтовые наклейки.

Базу данных (БД) можно определить как совокупность взаимосвязанных, хранящихся вместе данных при наличии такой минимальной избыточности, которая допускает их использование оптимальным образом для одного или нескольких приложений; данные запоминаются так, чтобы они были независимы от программ, использующих эти данные.

Целью данного дипломного проекта является проектирование базы данных в Microsoft Access на примере учета товародвижения на складе ООО «Петроспецпродукт». Главная задача данного дипломного проекта проектировка базы данных с учетом некоторых параметров и условий. Для данного предприятия существует проблема учета сроков годности товара. При отсутствии контроля данной особенности у организации возникают потери в форме списаний товара, который невозможно реализовать по причине истекшего срока годности.

Создание собственной автоматизированной системы позволяет учесть все особенности, разрабатывается только то, что нужно, и как нужно.

1. Место и роль оптовой торговли в рыночной экономике

Товарное производство предполагает товарное обращение - это утверждение является ключевым понятием сущности процесса воспроизводства, основных составляющих этого процесса, их взаимосвязи и взаимозависимости.

В самом деле, товарный обмен, как одна из форм производственных отношений - неотъемлемая часть товарного производства, суть которого заключается в том, что «продукты производятся отдельными, обособленными производителями, причем каждый специализируется на выработке одного какого-либо продукта».

При таком разделении труда для удовлетворения разнообразных потребностей в средствах производства и предметах потребления необходима купля-продажа продуктов (становящихся в силу этого товарами) на рынке.

Обмен товарами, осуществляемый при развитом общественном разделении труда посредством денег, является товарным обращением. Процесс производства и процесс потребления не следуют, за редким исключением, друг за другом, а существует определенный промежуток времени, в течение которого «товары должны реализоваться как стоимости, прежде чем они получат возможность реализоваться как потребительные стоимости». Обращение - прежде всего смена форм стоимости и этим оно в корне отличается от производства, суть которого - производство стоимости. Однако непосредственным результатом процесса обращения выступает не только смена форм стоимости, но и передача продукта в личное или общественное потребление. Поскольку производство какого-либо товара сосредоточено на ограниченном количестве предприятий, а потребители товара отстоят от мест производства на значительном расстоянии, то требуется транспортировка товаров в районы потребления, хранение их, и, кроме того, превращение ассортимента производственного в ассортимент потребительский, или торговый.

Организацией товародвижения, обеспечением сохранности количества и качества товаров при хранении, подсортировкой и снабжением ими розничной торговой сети занимаются оптовые предприятия, от правильного размещения и функциональных возможностей которых во многом зависит нормальный ход процесса воспроизводства.

Существование посредников между производством и потреблением (оптового звена) вызвано объективной необходимостью, поскольку, во-первых, оно «сокращает для многих производителей то время, которое они затрачивали на куплю-продажу», т.е. время обращения, являющееся необходимой частью времени воспроизводства.

Во-вторых, мелкому производителю с ограниченными финансовыми ресурсами не под силу создать и содержать организацию, которая занималась бы реализацией продукта конечным потребителям. Даже располагая достаточным капиталом, производитель скорее предпочтет направить средства на развитие производства, чем на организацию оптовой торговли.

В-третьих, эффективность сбытовой деятельности оптовиков значительно выше благодаря размаху операций, большому числу деловых контактов в сфере розницы и наличию у них специальных знаний и умений.

В-четвертых, розничные торговцы, имеющие дело с широким товарным ассортиментом, нередко предпочитают закупить весь набор товаров у одного оптовика, а не по частям у разных производителей. Не следует думать, однако, что производитель и розничный торговец «обречены» на существование между ними посредника в лице оптового торговца. В условиях рыночной экономики отдельные субъекты экономических отношений (предприятия-производители, торговые предприятия, домашние хозяйства, потребители) принимают свои производственные и потребительские решения независимо друг от друга. Поэтому, к услугам оптовиков прибегают только в том случае, когда с их помощью можно более эффективно выполнить одну или несколькие из следующих функций:

. Сбыт товаров с максимальной эффективностью и минимумом контактов с потребителями. Оптовики, как правило, располагают квалифицированным торговым персоналом, который помогает производителю охватить множество мелких клиентов при сравнительно небольших затратах. Оптовик теснее взаимодействует с розницей и, нередко, покупатель верит ему больше, чем какому-то далекому производителю.

. Формирование торгового (товарного) ассортимента. Оптовик в состоянии делать закупки у многих производителей и формировать необходимый товарный ассортимент, позволяя потребителям заключать меньше сделок и экономить значительное количество времени и средств.

. Закупка товаров крупными партиями. Оптовики закупают товары в больших количествах, давая возможность производителям поставлять их крупными партиями, затем разбивают большие партии на мелкие, чем обеспечивают клиентам экономию средств.

. Хранение товаров. Оптовики хранят у себя значительную часть произведенной продукции в виде товарных запасов, способствуя тем самым снижению соответствующих издержек поставщиков и покупателей.

. Транспортировка товарной массы. Оптовые организации обеспечивают более оперативную и более равномерную доставку товаров, поскольку они находятся ближе к клиентам, чем производители.

. Предоставление финансовой помощи. Оптовики финансируют как поставщиков, оплачивая товары при их поставке, а не при продаже, так и покупателей, предоставляя им товарный кредит.

. Уменьшение риска. Принимая право собственности на товар, и неся расходы в связи с его хищением, порчей и устареванием, оптовые структуры берут на себя часть риска.

От количества оптовых предприятий и их расположения зависит, куда и какими видами транспорта перевозятся товары, сколько промежуточных звеньев будет на пути их движения. Организационное построение и качество выполняемых ими функций по товародвижению в значительной мере влияют на степень удовлетворения потребностей населения и размеры затрат, связанных с перемещением продукции.

До недавнего времени оптовую торговлю товарами народного потребления в России осуществляли структуры государственной и кооперативной торговли. Наличие двух видов гигантских распределительных систем определялось рядом специфических особенностей и, в первую очередь, различием форм собственности, структурой спроса городского и сельского населения, особенностями расселения и существенными различиями условий товароснабжения розничной сети. Сейчас, когда первоочередной задачей становится необходимость стабилизации и определения путей развития оптовой торговли, представляется чрезвычайно важным проследить историю развития государственной и кооперативной оптовой торговли за последние десятилетия, для того, чтобы сохранить положительный опыт и не повторить ошибок.

2. Учет поступлений товара в оптовой торговле

Учет поступления товаров в оптовой торговле ведется на складах и в бухгалтерии. Документами первичного учета, на основании которых принимаются на оптовый склад товары, являются товарно-транспортные накладные, счета-фактуры и другие сопроводительные документы. Эти документы материально-ответственные лица вместе с товарными отчетами сдают в бухгалтерию.

В бухгалтерии по каждому документу, включенному в товарный отчет, составляют бухгалтерские проводки, отражающие поступление товаров, которые затем переносятся в учетные регистры по учету товаров. Учет поступивших товаров ведется в карточках складского учета по их количеству, наименованию, сортности и другим показателям.

Учет поступления товаров на склад торгового предприятия может быть организован разными способами в зависимости от способа хранения товаров (партионный или сортовой).

2.1 Сортовой способ учета товара

Сортовой способ учета на складах применяется в том случае, если хранение товаров организовано по наименованию и сортам без учета времени поступления и цены их приобретения. При этом материально-ответственные лица на каждую номенклатуру товара заводят новую карточку складского учета. Номенклатуры в данном случае различаются не только по типу и марке товара, но и по сорту, единице измерения, цвету и тому подобному.

При сортовом способе хранения экономично используется складская площадь, возможно более оперативное управление остатками товаров. Однако трудно различить товары одного сорта, поступившие по разным ценам. При сортовом способе хранения выбор товара для реализации осуществляется произвольно.

При этом возможно использовать для оценки товаров методы:

средней цены,

цены единицы запасов,

ФИФО (по ценам первых закупок),

ЛИФО (по ценам последних закупок).

Записи в карточку складского учета делаются на основании любого первичного документа (каждого приходного или расходного ордера) или накопительных ведомостей при большом объеме записей. На складах с небольшим ассортиментом и незначительным количеством операций материально ответственные лица могут вести учет непосредственно в товарном отчете (при этом карточки складского учета и товарные книги не ведутся).

2.2 Партионный способ учета товара

При партионном способе учета товара каждая партия товара на складе хранится отдельно. Под партией понимаются товары, поступившие одновременно по одному транспортному документу. В составе партии могут быть товары, как различных сортов, так и наименований. Каждую партию регистрируют в журнале поступающих товаров. Порядковый номер регистрации является одновременно номером этой партии. Он указывается в расходных документах рядом с наименованием товара, отпущенного из данной партии.

На каждую партию товара материально-ответственное лицо открывает партионную карту в двух экземплярах: один - для склада, другой - для бухгалтерии. Формы партионных карт и порядок занесения в них информации зависят от вида товара.

Записи в приходной части партионной карты заносят на основании сопроводительного документа к поступившему товару с указанием его номера и даты, номера склада, лица, принявшего товар, поставщика, количества товара (по наименованиям, сортам и ценам), места хранения.

В расходной части партионной карты указывают дату отпуска товара и номер документа, количество отпущенного товаров натуральных показателях, итог за месяц и остатки товара на конец месяца; подсчет остатков может вестись нарастающим итогом после каждого отпуска.

После полной реализации партионная карта закрывается материально ответственным лицом. Составляется акт об израсходовании товаров партии, который подписывается товароведом и заведующим складом. Форма акта зависит от вида товара и наличия отклонений от оприходованного количества. Акт вместе с партионной картой и отчетом по товарам и таре материально-ответственное лицо передает в бухгалтерию на проверку.

Если при проверке данной партии выявляется недостача товаров в пределах норм естественной убыли, её списывают за счет организации, а недостача сверх норм естественной убыли взыскивается с материально ответственного лица. Излишки товаров, выявленные при проверке, приходуют.

Партионный учет позволяет определить результаты реализации партии товаров без проведения инвентаризации (так как, фактически инвентаризация производится локально при закрытии каждой партии). Данный вид учета усиливает контроль над сохранностью ценностей, способствует снижению товарных потерь. Однако этот способ учета не позволяет рационально использовать складскую площадь, отсутствует возможность оперативного управления товарными запасами (в результате хранения определенного вида товаров в разных местах и отражения по ним в нескольких партионных картах).

2.3 Партионно-сортовой учет товаров

При партионно-сортовом способе учета товара отдельно хранится каждая партия поступивших на склад товаров. Внутри партии товары для хранения разбираются по сортам. Данный способ применяется в условиях широкого ассортимента товаров.

3. Положение о лицензировании деятельности по осуществлению оптовой торговли

. Общие положения

. Настоящее Положение определяет порядок лицензирования деятельности по осуществлению оптовой торговли.

Юридическим лицам, осуществляющим оптовую торговлю отдельными видами товаров на основании других лицензий в соответствии с законодательством, получение лицензии на осуществление оптовой торговли не требуется.

. Лицензированию подлежит деятельность по осуществлению оптовой торговли.

Оптовой торговлей признается реализация закупаемых товаров по безналичной форме расчетов для использования их в коммерческих целях или для собственных производственно-хозяйственных нужд.

. Деятельностью по осуществлению оптовой торговли могут заниматься только юридические лица.

. На деятельность по осуществлению оптовой торговли выдаются типовые (простые) лицензии.

. Лицензирование деятельности по осуществлению оптовой торговли осуществляется месту государственной регистрации юридического лица - соискателя лицензии (далее - лицензирующий орган).

. За рассмотрение лицензирующим органом заявления соискателя лицензии взимается сбор в размере одной минимальной заработной платы, установленной законодательством. Сумма сбора за рассмотрение документов на выдачу лицензии зачисляется на счет лицензирующего органа.

. За выдачу лицензии взимается государственная пошлина в двукратном размере минимальной заработной платы, установленной законодательством. Сумма государственной пошлины зачисляется в государственный бюджет.

. Лицензия на осуществление оптовой торговли выдается на неограниченный срок.. Лицензионные требования и условия

. Лицензионными требованиями и условиями по осуществлению оптовой торговли являются:

а)соблюдение законодательства Республики Узбекистан, регулирующего деятельность по осуществлению оптовой торговли;

б)наличие сформированного уставного фонда в размере не менее 3500-кратного размера минимальной заработной платы, из которых денежными средствами - не менее 1200-кратного размера минимальной заработной платы;

в)наличие сертификатов соответствия или сведений о сертификации продукции на предприятиях-производителях либо их копии, в случае реализации товаров, подлежащих обязательной сертификации.. Документы, необходимые для получения лицензии

. Для получения лицензии соискатель лицензии представляет в лицензирующий орган следующие документы:

а) заявление о выдаче лицензии с указанием наименования и организационно-правовой формы юридического лица, места его нахождения (почтового адреса), наименования учреждения банка и номера расчетного счета в банке, лицензируемого вида деятельности;

б) нотариально заверенную копию свидетельства о государственной регистрации юридического лица;

в) копию документа, свидетельствующего о наличии сформированного уставного фонда в размере не менее 3500-кратного размера минимальной заработной платы, в том числе банковского документа о внесении денежных средств не менее 1200-кратного размера минимальной заработной платы;

г) документ, подтверждающий оплату сбора за рассмотрение лицензирующим органом заявления о выдаче лицензии.

. Требование от соискателя лицензии представления документов и других сведений, не предусмотренных настоящим Положением, не допускается.

Документы доставляются соискателем лицензии в лицензирующий орган непосредственно либо через средства почтовой связи с уведомлением об их получении.

Документы, представленные для получения лицензии, принимаются ответственным лицом лицензирующего органа по описи, копия которой направляется (вручается) соискателю лицензии с отметкой о дате приема документов.. Рассмотрение заявления и принятие решения о выдаче или об отказе в выдаче лицензии

. Срок рассмотрения документов и принятия решения о выдаче или об отказе в выдаче лицензии на осуществление оптовой торговли составляет два рабочих дня со дня поступления заявления и всех необходимых документов на получение лицензии.

. Лицензирующий орган уведомляет соискателя лицензии о принятом решении в течение одного рабочего дня после принятия соответствующего решения.

Уведомление о принятии решения на выдачу лицензии направляется (вручается) соискателю лицензии в письменной форме с указанием реквизитов банковского счета и срока уплаты государственной пошлины.

. Лицензионное соглашение заключается между лицензирующим органом и лицензиатом и должно содержать:

а)фамилию, имя, отчество, занимаемую должность лиц, подписавших соглашение;

б)реквизиты сторон;

в)наименование вида деятельности, на осуществление которого выдается лицензия;

г)лицензионные требования и условия, предъявляемые к лицензиату;

д)ответственность сторон за нарушение требований и условий лицензионного соглашения;

е)порядок осуществления контроля со стороны лицензирующего органа за выполнением лицензиатом требований и условий лицензионного соглашения.

Лицензионное соглашение составляется в двух экземплярах - по одному экземпляру для лицензиата и лицензирующего органа.

. Лицензии оформляются лицензирующим органом на бланках по форме согласно приложению (будет опубликовано позже) к настоящему Положению и подписываются мэром города (района) или его заместителями.

Бланки лицензий являются документами строгой отчетности, имеют учетную серию, номер и степень защищенности.

. Лицензионное соглашение заключается и лицензия выдается в день представления соискателем лицензии документа, подтверждающего оплату государственной пошлины.

. В случае если лицензиат в течение трех месяцев с момента направления (вручения) уведомления о принятии решения на выдачу лицензии не представил в лицензирующий орган документ, подтверждающий уплату государственной пошлины за выдачу лицензии, либо не подписал лицензионное соглашение, лицензирующий орган вправе аннулировать лицензию.

. В случае принятия решения об отказе в выдаче лицензии уведомление об отказе направляется (вручается) соискателю лицензии в течение одного дня после принятия соответствующего решения в письменной форме с указанием конкретных причин отказа и срока, достаточного для того, чтобы соискатель лицензии, устранив указанные причины, мог представить документы для повторного рассмотрения.

. В случае устранения соискателем лицензии причин, послуживших основанием для отказа в выдаче лицензии, повторное рассмотрение документов осуществляется в срок, не превышающий одного рабочего дня со дня получения заявления соискателя лицензии со всеми необходимыми документами.

За повторное рассмотрение заявлений соискателей лицензий сбор не взимается. Заявление, поданное по истечении срока, указанного в уведомлении об отказе в выдаче лицензии, считается вновь поданным.. Переоформление лицензии, выдача дубликата

. В случае преобразования лицензиата, изменения его наименования или местонахождения (почтового адреса), лицензиат или его правопреемник в недельный срок после прохождения перерегистрации либо изменения местонахождения (почтового адреса) обязан обратиться в лицензирующий орган для переоформления лицензии с приложением соответствующих документов, подтверждающих указанные сведения.

. До переоформления лицензии лицензиат осуществляет указанную в ней деятельность на основании ранее выданной лицензии.

. При переоформлении лицензии лицензирующий орган вносит соответствующие изменения в реестр лицензий. Переоформление лицензии осуществляется в течение двух дней со дня получения лицензирующим органом заявления о переоформлении лицензии с приложением соответствующих документов.

При переоформлении лицензии взимается сбор в размере половины минимальной заработной платы, установленной законодательством. Сумма сбора за переоформление лицензии зачисляется на счет лицензирующего органа.

. Взамен утраченной или пришедшей в негодность лицензии по заявлению лицензиата может быть выдан ее дубликат.

Для получения дубликата лицензии лицензиат представляет в лицензирующий орган заявление о выдаче дубликата лицензии с указанием наименования и организационно-правовой формы юридического лица и документ, подтверждающий оплату сбора за выдачу дубликата лицензии.

При выдаче дубликата лицензии взимается сбор в размере половины минимальной заработной платы, установленной законодательством. Сумма сбора за выдачу дубликата лицензии зачисляется на счет лицензирующего органа.. Контроль за соблюдением лицензионных требований и условий.

. Контроль за соблюдением лицензионных требований и условий осуществляется соответствующими контролирующими органами путем проведения проверок в установлен ном законодательством порядке.

Соответствующие контролирующие органы могут запрашивать и получать от лицензиата необходимую информацию по вопросам, возникающим при проведении проверок соблюдения лицензионных требований и условий.

На основании результатов проверок составляется акт проверки. В случае выявления нарушений в акте проверки указываются конкретные факты нарушения лицензионных требований и условий.

Копия акта проверки направляется в лицензирующий орган, который при наличии фактов нарушения лицензионных требований и условий выносит решение, обязывающее лицензиата устранить выявленные нарушения лицензионных требований и условий, и устанавливает сроки устранения таких нарушений.

. Акт проверки составляется в двух экземплярах, один из которых передается лицензиату, второй экземпляр остается у контролирующего органа.. Приостановление, прекращение действия, аннулирование лицензии.

. Приостановление действия лицензии на срок не более десяти рабочих дней производится лицензирующим органом в соответствии со статьей 22 «О лицензировании отдельных видов деятельности».

Приостановление действия лицензии на срок более десяти рабочих дней осуществляется в судебном порядке.

Решение лицензирующего органа о приостановлении действия лицензии может быть обжаловано в суд. В случае признания судом необоснованности приостановления действия лицензии, лицензирующий орган несет перед лицензиатом ответственность в размере понесённого им ущерба.

VIII. Реестр лицензий

. Лицензирующий орган в установленном порядке ведет реестр лицензий.

В реестре лицензий должны быть указаны:

а) основные сведения о лицензиатах, включающие: полное и сокращенное наименование, данные о государственной регистрации юридического лица (дата регистрации, дата выдачи и номер свидетельства о государственной регистрации), почтовый адрес и, при наличии, номера телефона, факса, адрес электронной почты;

б) лицензируемый вид деятельности;

в) даты выдачи и номера лицензий;

г) основания и даты переоформления, приостановления, возобновления действия лицензий;

д) основания и даты прекращения действия лицензий;

е) основания и даты аннулирования лицензий.

. Информация, содержащаяся в реестре лицензий, является открытой для ознакомления с ней заинтересованных юридических и физических лиц и предоставляется в трехдневный срок в виде выписки из реестра о конкретных лицензиатах по письменному запросу и предъявлению документа об оплате запроса.

. За предоставление информации из реестра в отношении одного лицензиата взимается плата в размере половины минимальной заработной платы, установленной законодательством.

Органам государственной власти и управления информация из реестра лицензий предоставляется безвозмездно.

. Сумма сбора за предоставление информации из реестра вносится на счет лицензирующего органа.

Правила торговли

Правила торговли были разработаны в соответствии с Законом РФ от 7 февраля 1992 г. №2300-1 «О защите прав потребителей». Ими регулируются отношения между покупателями и продавцами при продаже отдельных видов товаров (продовольственных и непродовольственных). Необходимость регулирования этого вопроса вызвана особенностью товаров, их потребительских свойств и качеств, способов и сроков хранения. Правила продажи конкретизируют нормы ГК РФ и других законов, касающиеся отдельных видов товаров. В основном в особенностях продажи отдельных видов товаров отражены вопросы предпродажной подготовки, ее объем и содержанию, а также вопросы особенностей информации о товарах.

Правила продажи состоят из 20 разделов, один из которых посвящен общим положениям, один вопросу контроля, за соблюдением правил, а остальные посвящены особенностям продажи определенного вида товаров.

Так, в правилах можно найти особенности продажи продовольственных товаров, текстильных, трикотажных, швейных и меховых товаров, технически сложных товаров бытового назначения, парфюмерно-косметических товаров, автомобилей, мототехники, прицепов и номерных агрегатов, изделий из драгоценных металлов и драгоценных камней, лекарственных препаратов и изделий медицинского назначения, животных и растений, товаров бытовой химии, пестицидов и агрохимикатов, экземпляров аудиовизуальных произведений и фонограмм, оружия и патронов к нему, строительных материалов и изделий, мебели, непериодических изданий, непродовольственных товаров бывших в употреблении, алкогольной продукции.

Раздел I Правил продажи носит название «Общие положения» и в нем содержаться основные обязанности и права продавца и покупателя. Они соответствуют положениям о купле-продаже, поставке, а также нормам Закона «О защите прав потребителей».

Согласно пункта 2 Раздела I «Общие положения» Правил продажи:

Под покупателем понимается гражданин, имеющий намерение заказать или приобрести либо заказывающий, приобретающий или использующий товары исключительно для личных, семейных, домашних и иных нужд, не связанных с осуществлением предпринимательской деятельности.

Под продавцом понимается организация независимо от организационно-правовой формы, а также индивидуальный предприниматель, осуществляющие продажу товаров по договору купли-продажи (далее именуется - договор)».

В зависимости от организационно-правовой формы лица, зависит порядок установления режима работы продавца. Если продавец, государственная или муниципальная организация, то режим работы устанавливается по решению соответствующих органов исполнительной власти или органов местного самоуправления. Режим работы организации-продавца иной организационно-правовой формы, а также режим работы индивидуального предпринимателя, устанавливается ими самостоятельно, как правило, локальными нормативными актами.

В соответствии с правилами продажи, ассортимент товаров, перечень услуг определяются продавцом самостоятельно, согласно с профилем и специализацией его деятельности.

Обязанностью продавца также является соблюдение всех обязательных с учетом профиля и специализации своей деятельности требования стандартов, санитарных правил, ветеринарных правил, противопожарных правилах и других нормативных документов.

Для осуществления торговой деятельности продавец должен располагать необходимыми помещениями, оборудованием и инвентарем, которое бы обеспечивало сохранение качества и безопасности товаров при их хранении и реализации в месте продажи, надлежащие условия торговли, а также возможности правильного выбора покупателями товаров. Все помещения, оборудование и инвентарь должны соответствовать требованиям стандартов.

В обязанности продавца входит иметь в наличии, а также содержать в исправном состоянии средства измерения. Продавец обязан в установленном порядке проводить их метрологическую проверку. Кроме того, покупатель вправе проверять правильность цены, меры и веса приобретенного товара. Для этого продавец должен устанавливать в доступном месте торгового зала соответствующее измерительное оборудование. Так, например, широко распространено применение контрольных весов в магазинах.

Продавец обязан иметь книгу отзывов и предложений. Эта книга должна предоставляться покупателю по его требованию.

Особое правовое регулирование предусмотрено для товаров изготовленных из объектов животного мира. Такими товарами являются меховые и кожаные швейные, галантерейные, декоративные изделия, обувь, а также пищевые продукты, изготовленные из объектов животного мира, принадлежащих к видам, занесенным в Красную книгу Российской Федерации. Продажа этих товаров осуществляется при наличии соответствующей документации на них, подтверждающей, что их добыча произведена в соответствии с законодательством Российской Федерации на основании разрешения (распорядительной лицензии), которое выдается федеральным органом исполнительной власти в области охраны окружающей природной среды.

При продаже товаров ввезенных в Российскую Федерацию, изготовленных из объектов животного мира, подпадающих под действие Конвенции о международной торговле видами дикой фауны и флоры, находящимися под угрозой исчезновения, необходимо наличия разрешения компетентного органа страны экспортера, а товаров, конфискованных в результате нарушения указанной Конвенции, - на основании разрешения уполномоченного органа.

Кроме того, при продаже таких товаров продавец обязан предоставить покупателю по его просьбе сведения о документах, подтверждающих наличие соответствующего разрешения.

Способ доведения информации до сведения покупателей, объем обязательной информации о товаре, его изготовителе и так далее, должна соответствовать требованиям федеральных законов, иных нормативных правовых актов Российской Федерации, обязательным требованиям стандартов. Информация о продавце, товарах и их изготовителях доводится до сведения покупателей на русском языке, а дополнительно, по усмотрению продавца, на государственных языках субъектов Российской Федерации и языках народов Российской Федерации.

Качество и безопасность пищевых продуктов, материалов и изделий обеспечивается посредством: проведения гражданами, в том числе индивидуальными предпринимателями, и юридическими лицами, осуществляющими деятельность по изготовлению и обороту пищевых продуктов, материалов и изделий, организационных, агрохимических, ветеринарных, технологических, инженерно-технических, санитарно-противоэпидемических и фитосанитарных мероприятий по выполнению требований нормативных документов к пищевым продуктам, материалам и изделиям, условиям их изготовления, хранения, перевозок и реализации; проведения производственного контроля за качеством и безопасностью пищевых продуктов, материалов и изделий, условиями их изготовления, хранения, перевозок и реализации, внедрением систем управления качеством продуктов, материалов и изделий.

Кроме того, в соответствии с частью 2 статьи 3 Закона №29-ФЗ не могут находиться в обороте пищевые продукты, сроки годности которых истекли. Указанная продукция признается некачественной и опасной и подлежит

Особенностям торговли продовольственными товарами посвящен раздел II Правил продажи. В соответствии с пунктом 32 раздела II правил продажи, кроме обязательных сведений, о которых говорилось в предыдущем параграфе, информация о продовольственных товарах должна содержать:

наименование входящих в состав пищевых продуктов ингредиентов, включая пищевые добавки;

сведения о пищевой ценности (калорийность продукта, содержание белков, жиров, углеводов, витаминов, макро- и микроэлементов), весе или объеме;

назначение, условия и область применения (для продуктов детского, диетического питания и биологически активных добавок);

способы и условия приготовления (для концентратов и полуфабрикатов) и применения (для продуктов детского и диетического питания);

условия хранения (для товаров, для которых установлены обязательные требования к условиям хранения);

дату изготовления и дату упаковки товара;

противопоказания для употребления в пищу при отдельных видах заболеваний (для товаров, информация о которых должна содержать противопоказания для употребления в пищу при отдельных видах заболеваний).

Постановлением Правительства Российской Федерации от 23 апреля 1997 года №481 утвержден Перечень товаров, информация о которых должна содержать противопоказания для отдельных видов заболеваний:

. Биологически активные добавки к пище, обладающие тонизирующим, гормоноподобным и влияющим на рост тканей организма человека действием (концентраты натуральных или идентичных натуральным биологически активных веществ, получаемые из растительного, животного или минерального сырья).

. Пищевые добавки (антиокислители, вещества для обработки муки, вещества, препятствующие слеживанию и комкованию, вещества, способствующие сохранению окраски, влагоудерживающие агенты, глазирователи, желеобразователи, загустители, кислоты, красители, консерванты, наполнители, отвердители, пеногасители, пенообразователи, пропелленты, подсластители, разрыхлители, регуляторы, стабилизаторы, уплотнители, усилители вкуса и запаха, эмульгаторы, эмульгирующие соли), а также пищевые продукты, содержащие эти пищевые добавки.

. Пищевые продукты нетрадиционного состава с включением не свойственных им компонентов белковой природы».

Необходимо отметить, что утвержденный перечень не является полным. Так как, ввоз которых осуществляется впервые на территорию Российской Федерации, подлежат государственной регистрации.

4. Особенности учета складских операций на предприятиях оптово-розничной торговли

От поставщиков или транспортных организации (на товарных станциях) поступающие материалы получает экспедитор предприятия по доверенности. Получая груз, экспедитор сверяет его с транспортными документами. При получении груза от транспортных организаций проверяется количество, вес, сохранность упаковки. В случае обнаружения расхождения с транспортными документами составляется коммерческий акт. Он является основанием для предъявления претензий к транспортной организации.

Полученный груз доставляется на склад и передается кладовщику под расписку. При приемке на складе проверяется количество, ассортимент, качество поступивших товаров. Принятые товары оформляются приходными ордерами. На складе ведется количественный учет товаров. Для этого бухгалтерия открывает карточку складского учета на каждый номенклатурный номер товаров. В карточке указываются номер склада, марка, сорт, профиль, размер, единица измерения, цена и наименование товара, а также данные о движении учитываемых ценностей.

Затем в карточке делаются записи по каждому приходному (расходному) документу отдельной строкой. Данные лимитно-заборные карт записываются по итогу. По окончании месяца все остатки из карточек переносятся в ведомость остатков товаров на складе.

Ведомость остатков передается в бухгалтерию или на вычислительный центр, где производится оценка остатков товаров на складе.

Бухгалтер материального отдела регулярно проверяет правильность записей в карточках складского учета и подтверждает их своей подписью в последней графе. Одновременно кладовщик сдает, а бухгалтер принимает приходно-расходные документы на товары по реестру типовой формы. В отношении других товаров существует законодательно установленное требование о проведение предпродажной подготовки товара до подачи его в торговый зал. Ее составляет следующая совокупность действий:

1.осмотр;

2.проверка целостности упаковки каждой единицы товара;

.проверка наличия информации о товаре, его изготовителе.

Реестры составляются отдельно по приходу и расходу товаров на складе. По данным реестров и приложенных к ним первичных документов бухгалтерия составляет накопительные ведомости по приходу и расходу товаров за месяц.

5. Описание деятельности ООО «Петроспецпродукт»

5.1 Общие сведения об организации

Общество с ограниченной ответственностью «Петроспецпродукт» расположен по адресу г. Бокситогорск, ул. Школьная, д. 9. Данная организация владеет несколькими магазинами. Учредителем является Петров А.В. В данном отчете рассмотрена работа Торгового Центра «Петровский», основанного весной 2006 года.

ООО «Петроспецпродукт» (ПСП) действует на основании Устава.

Основными видами деятельности ООО «Петроспецпродукт» являются оптово-розничная торговля продуктами питания и алкогольной продукцией.

Один и отделов ООО «Петроспецпродукт», расположенный в Торговом Центре «Петровский» построен по принципу самообслуживания с максимальной автоматизацией учета товаров и денежных средств. Ассортимент магазина насчитывает более 1000 наименований.

Лицо, ответственное за подготовку бухгалтерской отчетности - главный бухгалтер ООО «ПСП». Бухгалтерский учет автоматизирован, осуществляется с применением бухгалтерской программы «1С Предприятие» версия 8.7 и конфигурации «Торговля+Склад» версия 9.2.

5.2 Организационно-штатная структура предприятия

Организация состоит из следующих отделов:

Администрация,

Бухгалтерия,

Компьютерный отдел,

Зал самообслуживания.

В администрацию входят: генеральный директор, администратор. В их ведении находятся: управление предприятием, работа с поставщиками, набор персонала, контроль за исполнение должностных обязанностей сотрудников зала самообслуживания и цехов. Генеральный директор отвечает за ценовую политику предприятия, а так же за проведение различных акций и распродаж.

Администратор на основании отчетов о продажах, предоставляемых операторами, делает выводы об изменении ассортимента закупаемых товаров и их количества. Так же он занимается поиском более выгодных поставщиков, мониторингом рынка, с целью установления цен на соответствующие товары в других магазинах и рынках.

В бухгалтерию входят бухгалтеры, ведущие учет по основному виду деятельности (торговля). В ведении бухгалтера находятся: расчеты с поставщиками, работа с банком, предоставление отчетности в налоговую инспекцию, составление баланса, годовых и квартальных отчетов

В компьютерный отдел входят операторы, занимающиеся обработкой первичной бухгалтерской информации (накладные от поставщиков, накладные на перемещение продукции между отделами, накладные на списание товара).

В зал самообслуживания входят: старшие продавцы, кассиры, продавцы, уборщики, охрана, фасовщики. В должностные обязанности работников этого отдела входят: приемка и отгрузка товара, расчеты с покупателями, выкладка товара, развозка товара, поддержание должного санитарно-гигиенического состояния магазина.

5.3 Вопросы организации бухгалтерского учета и документооборота в ООО «Петроспецпродукт»

Основные правила ведения бухгалтерского учета определены Федеральным законом «О бухгалтерском учете» и Положением по ведению бухгалтерского учета и отчетности в Российской Федерации. Эти правила следующие:

1.Обязательность двойной записи хозяйственных операций на счетах рабочего плана счетов, составляемого на основе Плана счетов, утвержденного Минфином РФ.

2.Учет объектов учета осуществляется в рублях и на русском языке. Первичные учетные документы, составленные на иных языках, должны иметь построчный перевод.

.В бухгалтерском учете текущие затраты на производство продукции, выполнение работ, оказание услуг осуществляется раздельно от затрат, связанных с капитальными и финансовыми вложениями.

.Обязательность документирования хозяйственных операций. Первичные документы должны быть составлены в момент совершения хозяйственной операции или сразу по окончании операции. Они должны содержать обязательные реквизиты и составляться по типовым формам или формам, утверждаемым руководителем предприятия. Руководитель также утверждает правила документооборота и технологию обработки учетной информации.

.Для систематизации и накопления информации, содержащейся в учетных документах, используются учетные регистры, формы которых разрабатываются Минфином РФ, органами, которые предоставлено право регулирования бухгалтерского учета, федеральными органами исполнительной власти или самой организацией при соблюдении ими общих методических принципов бухгалтерского учета. Содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности является коммерческой тайной

.Объекты учета подлежат оценке в денежном выражении

.Обязательность проведения инвентаризации имущества и обязательств.

.Для ведения бухгалтерского учета формируется учетная политика предприятия в соответствии с установленными допущениями и требованиями.

Расчетные операции между банками и предприятием.

Расчетные операции осуществляются банками с банковских счетов предприятия. Банк хранит денежные средства предприятия на его счете, зачисляет поступающие на этот счет суммы, выполняет распоряжение предприятия об их перечислении и выдаче со счета и о проведении других банковских операций.

При осуществлении безналичных расчетов используются следующие расчетные документы:

-платежные поручения;

-аккредитивы;

-чеки;

-платежные требования;

-инкассовые поручения.

Расчетные документы должны содержать следующие реквизиты:

-наименование расчетного документа и код формы;

-номер расчетного документа, число, месяц и год его выписки;

-наименование плательщика, номер его счета, ИНН;

-наименование и местонахождение банка плательщика, его БИК, номер корреспондентского счета или субсчета;

-наименование получателя средств, номер его счета, ИНН;

-наименование и местонахождение банка получателя, его БИК, номер корреспондентского счета или субсчета;

-назначение платежа;

-сумму платежа (прописью и цифрами);

-очередность платежа;

-вид операции;

-подпись и печать в установленных случаях.

Учет продажи продукции.

Ведется на бессальдовом счете 90 «Продажи», который предназначен для обобщения информации о доходах и расходах, связанных с обычными видами деятельности организации. На этом счете отражаются выручка и себестоимость по: готовой продукции собственного производства, покупным изделиям, строительным, монтажным и т.п.

При признании в бухгалтерском учете сумма выручки от продажи товаров, продукции, выполнения работ, услуг и др. отражается по кредиту счета 90 и дебиту счета 62. Одновременно себестоимость проданных товаров, работ, услуг и др. списывается с кредита счетов 43, 44, 20 и др. в дебет счета 90.

Оценка материально-производственных запасов.

Фактической себестоимостью материально-производственных запасов, приобретенных за плату, признается сумма фактических затрат организации на приобретение, за исключением НДС и иных возмещаемых налогов.

Фактическими затратами на их приобретение могут быть:

-суммы, уплачиваемые в соответствии с договором поставщику;

-суммы, уплачиваемые организациям за информационных и консультационные услуги, связанные с приобретением МПЗ;

-таможенные пошлины;

-затраты по заготовке и доставке МПЗ до места их использования.

При отпуске материальных ценностей в производство их оценка производится организацией одним из следующих методов:

-по себестоимости каждой единицы;

-по средней себестоимости;

-по себестоимости первых по времени приобретения (ФИФО);

-по себестоимости последних по времени приобретения (ЛИФО);

Для учета материалов, поступающих от поставщиков, применяется приходный ордер (форма №М-4), который составляет материально-ответственное лицо в день поступления ценностей на склад.

Для оформления приемки материальных ценностей, имеющих количественное и качественное расхождение, а так же расхождение по ассортименту с данными сопроводительных документов поставщика, составляется акт о приемки материалов (форма №М-7). Акт составляется членами приемной комиссии с обязательным участием материально-ответственного лица и представителя поставщика.

При отпуске материалов используется также лимитно-заборная карта (форма №М-8), которая является оправдательным документом для списания материальных ценностей со склада. По лимитно-заборной карте ведется также учет материалов, не использованных в производстве (возврат).

Учет движения материальных ценностей.

Для учета наличия и движения материальных ценностей используются следующие счета: 10 «Материалы», 15 «Заготовление и приобретение материалов», 16 «Отклонение в стоимости материалов».

Материалы учитываются на счете 10 по фактической себестоимости их приобретения или учетными ценами (плановая себестоимость приобретения, средние покупные цены и др.)

Поступление материалов отражается с использованием счетов 15 и 16. На основании поступивших в организацию расчетных документов поставщиков делается запись по дебету счета 15 и кредиту счетов 60, 71, 76 и т.п. в зависимости от того, откуда поступили те или иные ценности.

Оприходование материалов, фактически поступивших в организацию, отражается по дебету счета 10 и кредиту счета 15.

Фактический расход материалов в производстве или для других хозяйственных целей отражается по кредиту счета 10 в корреспонденции со счетами учета затрат на производство или другими соответствующими счетами.

При выбытии материалов (продаже, списании и др.) их стоимость списывается в дебет счета 91.

Документооборот организации

Документооборот организации проиллюстрирован на рис. 1.

Рис. 1. ? Схема документооборота в ООО «Петроспецпродукт»

5.4 Автоматизация учета в ООО «Петроспецпродукт», анализ существующих проблем

база данные учет товар склад

Первичные бухгалтерские документы в ООО «ПСП» делятся на внешние - приходящие от других фирм-поставщиков либо частных лиц - и внутренние - составляемые старшими продавцами. Последние, как правило, являются накладными на списание товара или на его перемещение из одного отдела или склада в другой.

Порядок работы и учета накладных разберем на примере внешних накладных. Товар прибывает в магазин и принимается старшим продавцом по накладной. В обязанности кладовщика входит проверка соответствия фактического количества товара количеству его по накладной. При недостаче, кладовщик делает отметку о ее размере, заверяет своей подписью и ставит печать. Далее накладная переходит в руки оператора. Оператор в конфигурации «Торговля + Склад» создает новый документ Поступление в розницу (купля-продажа) и вносит в него все данные с накладной: все товары с их количеством и ценами. Товары могут вносится в электронный документ сканером по штрих-коду, либо посредством поиска в базе соответствующего товара. Практически у каждого товара присутствует свой оригинальный штрих-код. Но на некоторую продукцию его все-таки нет. Это, например, конфеты, колбасные и кондитерские изделия на развес. В этом случае при отсутствии данного товара в БД, оператор заводит на него местный код, по которому данный товар впоследствии будет однозначно определен. Местный код, в зависимости от типа товара, может состоять из 4-х или 5-ти цифр. Далее оператор сверяет сумму по документу в электронном документе с соответствующей суммой в накладной. Также оператором должны быть учтены все пометки кладовщика (недовоз, пересортица).эти пометки заносятся в графу Комментарий электронного вида документа. Затем на каждую группу товаров оператором устанавливается определенная наценка. Например, на товары первой необходимости наценка составляет 10-15%. Затем документ проводится и распечатываются ценники. Так же распечатывается накладная, созданная программой, с товарами, установленными на них ценами и суммой по документу. Такая накладная подписывается оператором и прикалывается к накладной от поставщика.

Проведение внутренних накладных отличается от проведения внешних видом создаваемых документов. Внутренними считается документы:

1.Оприходование (товар берется на учет в нужном количестве),

2.Списание (товар уходит с учета),

.Перемещение (перенос товаров с учета одного склада на другой),

4.Инвентаризация (розница)(сверка фактического количества товаров с учетным по БД).

После того, как накладные проведены в конфигурации «Торговля + Склад», они открываются посредством выгрузки базы данных в программе «1С Бухгалтерия» 7.7, где проводится уже главным бухгалтером.

Преимуществом конфигурации «Торговля + Склад» является то, что она создана специально для ведения складского учета. Таким образом, работая с ней, оператор экономит много времени и сил. Далее все накладные отправляются в бухгалтерию и подшиваются отдельно за каждый день.

Главной проблемой данного предприятия является единовременные большие списания товаров из-за истечения сроков годности. Этот недостаток приводит к финансовым потерям предприятия. Наличие данной проблемы было обнаружено через достаточно продолжительное время после установки программного обеспечения. По этой причине в типовой конфигурации не было предусмотрено решение данной проблемы. Поэтому в данном дипломном проекте предпринята попытка реализовать учет сроков годности продукции в среде Microsoft Access.

Microsoft Access - самая популярная в мире база данных для операционной системы Microsoft Windows. Кроме того, система управления базами данных Access - также мощная платформа разработки с чрезвычайно гибкой и функциональной интегрированной средой. Access - это инструмент, предназначенный для разработки и развертывания широко применяемых информационных бизнес-систем.

6. Проектирование базы данных для автоматизации учета переоценки стоимости товаров на оптовом складе ООО «Петроспецпродукт»

6.1 Создание таблиц. Определение ключевых полей

Для решения поставленной задачи были созданы следующие таблицы:

1. Фирмы - таблица для ведения собственных юридических лиц:

Назначение полей:

ID - тип - счетчик. Это ключевое поле, предназначенное для индексации этой таблицы, а также для связи с другими таблицами.

Name - тип - текстовый, это поле предназначено для занесения информации о наименовании фирм.- тип - текстовый. Поле предназначено для занесения информации о ИНН фирм.- тип - текстовый. Поле предназначено для занесения информации о КПП фирм.

. Контрагенты - таблица для ведения информации по фирмам - контрагентам:

ID - ключевое поле предназначено, во-первых, для индексации этой таблицы, во вторых - для связи с другими таблицами.

Name ? поле предназначено для занесения информации о наименовании фирм - контрагентов.- это поле предназначено для занесения информации о ИНН фирм - контрагентов.- поле предназначено для занесения информации о КПП фирм - контрагентов.

. Товары - таблица для ведения информации по товарам.

ID - это ключевое поле для индексации этой таблицы и для связи с другими таблицами.

Name - поле для занесения информации о наименовании фирм - контрагентов.

UnitOfMeasure - поле для занесения информации о наименовании единиц измерения товара.

. Роли - таблица для ведения информации по ролям пользователей системы.

- это поле для занесения информации о паролях пользователей.

. Тип Документа - таблица, в которой хранится информация по типам документов, использованных в системе.

ID - это ключевое поле предназначено во-первых для индексации этой таблицы, во вторых - для связи с другими таблицами.

Name - поле предназначено для занесения информации о наименовании типов документов, использованных в системе.

. Док_Поступление_Шапка - таблица для хранения информации по заголовкам (шапкам) документов, внесенным в систему.

ID - ключевое поле предназначено, во-первых, для индексации этой таблицы, во вторых, - для связи с другими таблицами.

ID_Organizations - поле для связи с таблицей «Фирмы», хранит информацию о поле «ID» строки таблицы «Фирмы», выбранной в документе.

ID_Customer - поле для связи с таблицей «Контрагенты», хранит информацию о поле «ID» строки таблицы «Контрагенты», выбранной в документе.

Number - поле, хранящее номера документа.

Date - поле в котором хранятся даты документа.

Summ - поле, в котором хранится процент наценки для образования цены продажи для поступившего товара (используется только для типа документа Поступление).

TypeDoc - поле для хранения информации о типе документа.

Active - поле, предназначенное для хранения информации о проведении документа (истина - проведен, ложь - не проведен).

. Док_Поступление_ТЧ - таблица для хранения информации по табличным частям документов, внесенным в систему.

ID - ключевое поле, предназначенное для индексации таблицы и для связи с другими таблицами._Shapka - поле, предназначенное для связи с таблицей «Док_Поступление_Шапка», хранит информацию о поле «ID» строки таблицы «Док_Поступление_Шапка», т.е. обеспечивает связь с «шапкой документа»._Goods - поле, предназначенное для связи с таблицей «Товары», хранит информацию о поле «ID» строки таблицы «Товары», выбранной в документе._Part - поле, предназначенное для связи с партиеобразующим документом.

. ПартииТовараНаСкладе - таблица для хранения информации по движению товаров из документов, внесенных в систему.

ID - тип - счетчик, это ключевое поле для индексации этой таблицы, для связи с другими таблицами._Part - поле для связи с партиеобразующим документом._Goods - это поле для связи с таблицей «Товары», хранит информацию о поле «ID» строки таблицы «Товары», выбранной в документе движения.

. Вспомогательная - таблица для хранения временной информации по движению товаров из документов, внесенных в систему._Shapka - это поле для связи с документом движения._Goods - это поле для связи с таблицей «Товары», хранит информацию о поле «ID» строки таблицы «Товары», выбранной в документе движения.

.2 Создание форм, запросов и отчетов

Цель - создать программу автоматизации склада.

1.Возможности программы:

-Заполнение справочников: Фирмы, Контрагенты, Товары.

-Ведение документов: Приход, Отгрузка, Инвентаризация.

-Дополнительная возможность переоценки товара.

-Печать отчетов о наличии товаров на складе.

.Описание программы:

а)При запуске программы выводится форма (ОФ_пароль), в этой форме пользователь выбирает логин и вводит пароль. Если выбран логин администратора, то выводится форма переоценки (ОФ_Переоценка), если логин обычного пользователя - выводится форма выбора действий (ОФ_Вход).

б)Форма ОФ_Переоценка - в этой форме задается количество дней до истечения срока годности товара.

При нажатии по кнопке Переоценка - выполняются следующие запросы. Первый из них - Переоценка. Этот запрос выбирает товар, по которому истекает срок годности и заполняет им вспомогательную таблицу.

Второй запрос - ПереоценкаУдалитьСтарое - делает движение в таблице ПартииТовараНаСкладе с отрицательным количеством товара, который выбран в запросе Переоценка.

Третий запрос - ПереоценкаДвижение - делает движение в таблице ПартииТовараНаСкладе с измененной ценой товара, который выбран в запросе Переоценка.

Четвертый запрос - УдалитьВременноеВсе - очищает временную таблицу. По кнопке открыть форму - открывается форма ОФ_Вход.

в)Форма ОФ_Вход - форма для выбора проводимых действий.

г)Если мы выбираем Справочники - открывается форма справочников, где мы можем выбрать конкретный справочник и провести над ним какие-то действия.

д)При выборе пункта меню «Документы» открывается форма документов (ДФ_Док_Поступление) и здесь мы можем работать с документами, такими как Отгрузка, Поступление, Инвентаризация.

е)если выбираем Отчеты - здесь мы можем сформировать отчет по товару.

ж)Когда выбрана форма Документы (ДФ_Док_Поступление) - открывается список документов, заведенных в системе. Кнопками перехода возможен переход к первому, последнему, следующему или предыдущему документу. Кнопка «Запись» осуществляет запись текущего документа. Кнопка «Удалить» удаляет текущий документ. Кнопка «Добавить» добавляет новый документ.

з)При добавлении нового документа мы заполняем сначала реквизиты шапки. Обязательно выбрать тип документа (Поступление, Отгрузка или Инвентаризация).

и)Если выбран документ Поступление заполняется табличная часть товаром, количеством, ценой поступления, сроком годности, сумма считается автоматически. В шапке проставляется процент наценки, этот реквизит необходим для формирования цены продажи. Когда документ заполнен, его сохраняют и проводят. При нажатии кнопки Провести вызывается запрос ДобавитьДвижениеПрихода, который делает движение по партии поступления в таблице ПартииТоваровНаСкладах. Если нужно что-то исправить в документе, то сначала его делают не проведенным (кнопка Отмена проведения), при этом вызывается запрос УдалитьДвижение, который удаляет движение по партии поступления в таблице ПартииТоваровНаСкладах. И после сделанных изменений снова проводим документ.

к)Если выбран документ Отгрузка, в правой части документа появляется дополнительная форма, где возможно сделать отбор по конкретному товару.

При выборе товара вызываются запросы. Запрос Удалить временное Все автоматически очищает старые данные, которые возможно остались от предыдущих операций.

Следующий запрос ДобавитьВспомогательный выбирает партии по товару с ненулевым количеством из таблицы ПартииТоваровНаСкладах и заполняет форму подбора. В форме подбора необходимо галочкой отметить товар, который подлежит отгрузке и, нажав кнопку «<», переносим выбранный товар в табличную часть документа. Затем вводится количество отгрузки и по необходимости выполняется подбор следующего товара.

Далее происходит запись документа. При нажатии кнопки Провести вызывается запрос ДобавитьДвижениеРасхода, который делает движение по партии отгрузки в таблице ПартииТоваровНаСкладах.

Если нужно что-то исправить в документе, то сначала его делают не проведенным (кнопка Отмена проведения), при этом вызывается запрос УдалитьДвижение, который удаляет движение по партии поступления в таблице ПартииТоваровНаСкладах. И после сделанных изменений снова проводим документ. После всего можно распечатать накладную, нажав кнопку Печать.

л)Если выбран документ Инвентаризация, необходимо нажать кнопку Заполнить.

По этой кнопке вызываются запросы: УдалитьИнвентаризациюВсе, который очищает табличную часть документа, и запрос ДобавитьИнвентаризациюВсе, который заполняет табличную часть документа ненулевыми остатками товара на складе.

Далее вводятся данные по фактическому количеству товаров на складе. Запись документа. При нажатии кнопки Провести вызывается запрос Добавить Движение Инвентаризации, который делает движение по партиям товара (в количестве указывается отклонение от факта) в таблице ПартииТоваровНаСкладах.

Если нужно что-то исправить в документе, то сначала его делают не проведенным (кнопка Отмена проведения), при этом вызывается запрос УдалитьДвижение, который удаляет движение по партии поступления в таблице ПартииТоваровНаСкладах.

И после сделанных изменений снова проводим документ. После всего возможна печать бланка Инвентаризации при нажатии кнопки Печать.

м)После всех действий можно посмотреть Отчет остатки товаров на складе.

Заключение

В любой организации, как большой, так и маленькой, возникает проблема такой организации управления данными, которая обеспечила бы наиболее эффективную работу. Небольшие организации используют для этого шкафы с папками, однако крупные корпоративные предприятия используют компьютеризированные системы автоматизации, позволяющие эффективно хранить, извлекать информацию и управлять большими объемами данных.

Microsoft Access - самая популярная в мире база данных для операционной системы Microsoft Windows. Кроме того, система управления базами данных Access - также мощная платформа разработки с чрезвычайно гибкой и функциональной интегрированной средой. Access - это инструмент, предназначенный для разработки и развертывания широко применяемых информационных бизнес-систем.

В результате проделанной работы была разработана система учета товародвижения. Значительно уменьшилось количество допускаемых ошибок при проведении стандартных операций оперативного учета.

Информационная система позволяет избавить сотрудника от рутинной повседневной работы по выписке расходных накладных. Автоматизация позволит значительно сократить время. Сотруднику нужно будет только выбрать из списка соответствующего клиента и указать номенклатуру из справочника, выбрать дату и отправить на печать документ. В печатной форме автоматически указываются все необходимые реквизиты в соответствии с установленной формой печати документов.

Создание собственной автоматизированной системы позволяет учесть все особенности, разрабатывается только то, что нужно, и как нужно. Анализ по предприятиям, где уже используются разработанные на стороне программные продукты, показывает, что имеются некоторые проблемы с сопровождением, связанные, прежде всего, с тем, что автоматизируемое предприятие и разработчик находятся в разных городах. В связи с этим, между заказом на какую-либо доработку и результатом проходит, как правило, не менее месяца.

В целом, используя дружественный, проработанный интерфейс, был произведен учет товародвижения на складе с учетом сроков годности товаров.

Список литературы

1. Карпова Т. Базы Данных: модели, разработка, реализация. - СПб.: Питер, 2002. - 305 с.
2. Крёнке Д. Теория и практика баз данных. - СПб.: Питер, 2005. - 859 с.
3. Карпов Б. Microsoft Access 2000: справочник. - СПб.: Питер, 2001. - 416 с.
4. Ильина О.П. Информационные технологии бухгалтерского учета. - СПб.: Питер, 2002. - 688 с
5. Осипов Ю.М., Смирнова Е.Е. Основы предпринимательского дела. - М.: Бек, 1996. - 356 с.
6. Симонович С.В.. Информатика для юристов и экономистов. - СПб.: Питер, 2004. - 688 с.: ил.
7. Морозевич А.Н. Основы информатики: Учеб. пособие. / Экономическое образование - 2-е изд., испр. - Мн.: Новое знание, 2003. - 544 с.
8. Гуденко Д.А, Петроченко Д.В. Сборник по программированию. - СПб.: Питер, 2003.
9. Хомоненко. Базы данных. Учебник для высших учебных заведений. - СПб.: Корона Принт, 2002.
10. Вескес Дж.Л. Access и SQL Server. Руководство разработчика. ? М.: ЛОРИ. ? С. 362.

Содержание Введение . Место и роль оптовой торговли в рыночной экономике . Учет поступлений товара в оптовой торговле .1 Сортовой способ учета

Больше работ по теме: