Продажа программных продуктов

 

КУРСОВОЙ ПРОЕКТ

По дисциплине «Система баз данных»

на тему: «Продажа программных продуктов»

Введение

Сегодня мы живем в век информации. Для того, чтобы добиться успеха надо уметь грамотно и эффективно структурировать ее большие объемы и оперативно находить необходимые данные. С подобными задачами сталкиваются представители различных профессий: сотрудники офиса, менеджеры, экономисты, аналитики, программисты. Порой встают довольно сложные задачи, выполнение которых требует большого количества времени. Мало создать базу данных, надо еще уметь эффективно использовать ее возможности. Сегодня есть оптимальное решение - программный продукт для создания баз данных и систем управления ими «Microsoft Access».

База данных Access - структурированный организованный набор данных, описывающих характеристики какой-либо физической или виртуальной системы. Благодаря встроенному языку VBA, в самом Access можно писать приложения, работающие с базами данных. Основным языком программирования база данных Access является SQL.

Сегодня все больше компаний заказывают разработку баз данных Access, эта технология проектирования идеально подходит для небольших организаций. Она предоставляет удобный интерфейс для отображения данных, многофункциональные возможности для управления, необходимую отчетность и многое другое, что необходимо для работы. Microsoft Access - эффективное ИТ-решение для разработки простых баз данных для нужд компании, особенно при ограниченном бюджете.

Преимущества разработки баз данных Access

-Быстрые сроки разработки базы данных

-Не высокая стоимость разработки

-Простота внедрения и обслуживания

-Не требует применения дополнительных средств разработки

-Интуитивно понятный интерфейс

Средствами Access можно выполнить следующие операции.

. Проектирование базовых объектов ИС - двумерных таблиц с разными типами данных, включая поля объектов OLE.

. Установление связей между таблицами, с поддержкой целостности данных, каскадного обновления и удаления записей.

. Ввод, хранение, просмотр, сортировка, модификация и выборка данных из таблиц с использованием различных средств контроля информации, индексирования таблиц и аппарата логической алгебры (для фильтрации данных).

. Создание, модификация и использование производных объектов информационных систем (форм, запросов и отчетов), с помощью которых в свою очередь выполняются следующие операции:

-оптимизация пользовательского ввода и просмотра данных (формы);

-соединение данных из различных таблиц;

-проведение групповых операций (т.е. операций над группами записей, объединенных каким-то признаком), с расчетами и формированием вычисляемых полей;

-отбор данных с применением аппарата логической алгебры (запросы);

-составление печатных отчетов по данным, которые содержатся в таблицах и запросах БД.Access обладает исключительно мощными, удобными и гибкими средствами визуального проектирования объектов, и это дает возможность пользователю при минимуме предварительной подготовки довольно быстро создать полноценную ИС на уровне таблиц, форм, запросов-выборок и отчетов.

В Microsoft Access имеется возможность открывать таблицы, запросы, представления, сохраненные процедуры, функции и формы в режимах сводной таблицы и сводной диаграммы. Существует возможность сохранять представления в режимах сводной таблицы и сводной диаграммы в качестве страниц доступа к данным, которые затем может просмотреть любой пользователь, на компьютере которого установлен Microsoft Internet Explorer 5 или более поздняя версия.Access предоставляет мощные интуитивные способы совместного использования данных XML (Extensible Markup Language), независимо от платформы, формата данных, протокола, схемы и бизнес-правил. Язык XML является не только стандартной технологией передачи данных в Интернете; он быстро превращается в предпочтительную технологию обмена данными между деловыми приложениями.

В Microsoft Access значительно усовершенствована интеграция Access и SQL Server за счет включения расширенных свойств базы данных SQL в проект Microsoft Access. Применение расширенных свойств в проектах Microsoft Access 2002 сделало возможным использование таких средств, как связи подстановок, условия на значения (также известные как ограничения), форматирование текста и подтаблицы.

1. Разработка базы данных в приложении Access

Для создания базы данных в Microsoft Access можно использовать два способа. Простейший способ создания базы данных - использование мастера баз данных для создания всех необходимых таблиц, форм и отчетов. Имеется также возможность создать пустую базу данных, а затем добавить в нее таблицы, формы, отчеты и другие объекты - это наиболее гибкий способ, но он требует отдельного определения каждого элемента базы данных. В обоих случаях созданную базу данных можно в любое время изменить и расширить.

Для создания новой базы данных выбирается в меню Файл команда Создать, затем в панели задач Создание файла - вариант Новая база данных. Создав файл, Access раскрывает пустое окно базы данных, и в этом окне можно будет проводить все операции - создавать и манипулировать объектами БД. MS Access является многооконным приложением, однако в любой момент может быть открыта только одна база данных. Именно ее окно является главным окном документа в приложении Access, и его закрытие означает закрытие соответствующего файла .MDB.

1.1 Разработка структуры базы данных

Таблица является базовым объектом MS Access. Данные следует сохранять в таблицах, причем каждая таблица должна содержать информацию одного типа. Все остальные объекты базы данных являются производными и создаются только на базе ранее подготовленных таблиц.

Определим цель создания данной базы - хранение сведений магазина специализирующего на продаже программных продуктов. В качестве базового объекта базы данных определим таблицу, в которой будут храниться следующие данные об программных продуктах: код (используется для первичного ключа), наименование, версия, дата выпуска, вид программного обеспечения, описание. Для их размещения определим одноименные поля таблицы. В качестве ключа таблицы зададим поле Код.

Для создания таблицы необходимо в списке вкладок в левой части окна базы данных перейти на вкладку Таблица. После этого в окне базы данных будут отображены ярлыки вариантов создания таблицы: в режиме конструктора, с помощью мастера и путем ввода данных. Дважды щелкнув мышью по строке «Создание таблицы в режиме Конструктор», откроется окно таблицы в режиме Конструктор, (рис. 1.1).

Рисунок 1.1 - Определение параметров поля таблицы в режиме Конструктор

В верхней части окна находится создаваемый или модифицируемый макет таблицы, который представляет собой просто список полей с указанием имени поля, типа данных и описания.

В столбце Имя поля вводится произвольное имя поля, а в следующем столбце указывается тип данных для этого поля. Тип данных можно выбрать из раскрывающегося списка. Как только курсор оказывается в столбце Тип данных, в нижней части окна возникает бланк Свойства поля (характеристики данного поля). Он представляет собой перечень свойств (слева - название свойства, справа - значение этого свойства) с окном подсказки по каждому свойству. Перечень свойств меняется в зависимости от типа данных, который в текущий момент отображается в столбце Тип данных. Щелкнув мышью на поле значения в бланке свойств, можно изменить это значение (в рамках допустимого для этого типа данных). Большинство значений принимается системой по умолчанию, многие свойства можно изменить самостоятельно. Некоторые значения можно выбрать из раскрывающегося списка.

При выборе значения свойства принципиально важно следовать следующим рекомендациям:

-для текстового и числового поля надо указать размер поля, причем для текста это допустимая длина значения (например, 20 или 40 символов), а для числа - формат представления в компьютере (байт, целое (два байта), длинное целое и т.д.);

-для поля Дата/время обязательно надо указать формат, чтобы система знала, как обрабатывать вводимые данные. Например, если выбрать Краткий формат даты, система будет ожидать от вас ввода именно даты (в русской версии - ДД.ММ.ГГГГ), а если выбрать Краткий формат времени, в этом поле придется набирать ЧЧ:ММ (часы и минуты);

-в качестве значения свойства Условие на значение вы можете указать логическое выражение, которое должно принимать значение True («Истина») при вводе данных в это поле. В следующем свойстве можно записать произвольное сообщение об ошибке, которое будет выдано системой, например: «Это значение поля недопустимо». В свойстве Обязательное поле можно указать «Да» (пустые значения не допускаются) или «Нет» (пустые значения допускаются);

-если в первичный ключ вашей таблицы входит одно поле, в свойстве Индексированное поле для него выберите: «Да, совпадения не допускаются», а затем щелкните в панели инструментов на кнопке «Определить ключ» (с изображением ключа). Тем самым вы определите первичный ключ своей таблицы (и запретите ввод записей с повторяющимся значением первичного ключа).

Итак, следуя вышеприведенным рекомендациям, определены поля таблицы «ПО». Действуя аналогично, вводятся следующие данные о других полях таблицы (табл. 1.1).

Завершив ввод описания полей таблицы, определяется первичный ключ. Для этого, указав поле Код, необходимо нажать на кнопку «Ключевое поле» в панели инструментов Стандартная.

Таблица 1.1. Данные о полях таблицы «ПО»

Имя поляТип данныхСвойства (формат поля)КодСчетчикДлинное целоеНаименованиеТекстовый70 символовВерсияТекстовый50 символовДата выпускаТекстовый20 символовВид ПОЧисловойДлинное целоеОписаниеТекстовый150 символа

Таким образом, создаются и остальные таблицы, структура которых указана в таблице 1.2:

Таблица 1.2. Данные о таблица базы данных

Имя поляТип данныхСвойства (формат поля)Таблица «Виды ПО»КодСчетчикДлинное целоеНаименованиеТекстовый50 символовТаблица «Поставщики»КодСчетчикДлинное целоеНаименованиеТекстовый70 символовТаблица «Продавцы»КодСчетчикДлинное целоеНаименованиеТекстовый70 символов

Основными таблицами в разрабатываемой базе данных буду являться:

-Магазин - необходима для хранения остатков товара,

-Журнал поставок - необходима для регистрации поступления товара,

-Журнал поставок - необходима, для регистрации поступления товара.

Рисунок 1.2 - Структура таблицы «Журнал продаж»

Рисунок 1.3 - Структура таблицы «Журнал поставок»

Рисунок 1.4 - Структура таблицы «Магазин»

После создания таблиц необходимо задать связи между ними, для этого можно использовать схему данных. Схема базы данных используется для создания, редактирования и удаления таблиц базы данных. Также схему базы данных можно использовать для просмотра связей между таблицами. При создании новой схемы базы данных пользователь начинает работу с пустой схемой.

Рисунок 1.5 - Схема данных

1.2 Создание запросов

Для просмотра, изменения и анализа данных используются запросы. Запросы также можно использовать в качестве источников записей для форм, отчетов и страниц доступа к данным. В общем случае запрос - это вопрос о данных. В Microsoft Access есть несколько типов запросов (на выборку, запрос с параметрами, перекрестные запросы, запрос на изменение таблицы, запросы SQL).

Простейший из запросов - запрос-выборка - это производная таблица, которая содержит те же структурные элементы, что и обычная таблица (столбцы-поля и строки), и формируется на основе фактических данных базы данных. Запрос на выборку отбирает данные из одной или более таблиц по заданным условиям, а затем отображает их в нужном порядке. Запрос можно создать с помощью мастера или самостоятельно, в режиме конструктора, выбрав таблицы или запросы, содержащие нужные данные, и заполнив бланк запроса.

При создании макета запроса (т.е. производной таблицы) в общем случае необходимо выполнить следующие базовые операции:

-указать системе, какие поля и из каких таблиц надо включить в запрос;

-описать вычисляемые поля, т.е. поля, значения которых являются функциями значений существующих полей (например, поле итого);

-описать групповые операции над записями исходных таблиц.

При разработке конкретного запроса допускается любое сочетание базовых операций.

В общем случае для создания произвольного запроса используется универсальный язык SQL (Structured Query Language - Структурный язык запросов). В предложении этого языка (Select - Выбрать) можно описать все базовые операции: какие поля и откуда выбрать, какие вычислить, как их сгруппировать (просуммировать, пересчитать, найти среднее и т.п.) и при каких условиях включить записи в выборку. Однако в реальности пользоваться этим языком могут только специалисты (или очень грамотные пользователи), а для обычных людей разработчики придумали упрощенный механизм создания запроса, называемый QBE (Query By Example - запрос по образцу). Предлагается бланк QBE - некая модель, заготовка запроса, и на этом бланке, пользуясь определенными правилами, сообщая системе о своих планах: помечаете поля, вводите выражения, значения и т.п. На основе заполненного бланка система сама создает соответствующее предложение Select и сама выполняет его.

Для создания запроса выбирается в окне базы данных Группа вкладку Запросы в списке Объекты и нажимается кнопка «Создать на панели инструментов». В диалоговом окне Новый запрос выбирается мастер Простой запрос.

Создадим запрос на выборку количества продаж по определенному менеджеру. Указываем имя таблицы Журнал продаж, на которой будет основан создаваемый запрос, а затем выберите поля, данные которых нужно использовать это - Товар, Количество, Цена.

Выбрав команду Режим SQL в меню Вид, мы можем увидеть текст созданного запроса на языке SQL:

[Журнал продаж]. Товар,BY

[Журнал продаж]. Товар,

[Журнал продаж]. Количество;

Если бы в строке Поле: размещалось вычисляемое поле, тогда в ячейке этой строки нужно было бы ввести формулу: <Имя поля>: <Выражение>

Например: Стоимость: [Количество]* [Цена]

Рисунок 1.6. Запрос «Продажи по менеджерам»

Итоговый запрос создается по полям из разных таблиц и при помощи построителя выражений создается еще одно поле Всего, куда рассчитывается Приход. Количество*Приход. Цена

Рисунок 1.7 - Результат запроса «Поставки по месяцам»

Рисунок 1.8 - Результат запроса «Продажи по месяцам»

1.3 Создание отчетов

Отчет представляет собой эффективный способ представления данных в печатном формате. Имея возможность управлять размером и внешним видом всех элементов отчета, пользователь может отобразить сведения желаемым образом. Как правило, для формирования отчета создают запрос, в котором собирают данные из разных таблиц с включением вычисляемых полей, группировкой, условиями отбора (любая операция не обязательна). Далее по общим правилам MS Access на базе такого запроса проектируют отчет, который позволяет:

-представить данные в удобной для чтения и анализа форме;

-сгруппировать записи (по нескольким уровням) с вычислением итоговых и средних значений;

-включить в отчет и напечатать графические объекты (например, диаграммы).

Сведения, отображаемые в отчете:

-заголовок отчета и столбцов;

-данные, определяемые выражением, которое задается в макете отчета;

-данные из полей базовой таблицы, запроса или инструкции SQL;

-итоговые значения, вычисляемые с помощью выражений, заданных в макете отчета.

Для создания связи между отчетом и его исходными данными применяются элементы управления: поля, содержащие имена или числа, надписи для заголовков, декоративные линии для графического оформления отчета.

Структура отчета аналогична структуре формы. Сведения в отчете могут быть разбиты на разделы. Каждый раздел имеет определенное назначение и печатается на странице и в отчете в заданном порядке.

Как в форме, так и в отчете могут присутствовать следующие разделы:

-заголовок;

-верхний и нижний колонтитулы;

-область данных;

-примечание отчета.

Заголовок отчета выводится один раз в начале отчета и содержит в себе наиболее общие сведения: название и логотип фирмы, название отчета.

Верхний колонтитул печатается вверху каждой страницы и может содержать подписи столбцов - графы отчета. Нижний колонтитул печатается внизу каждой страницы и может содержать номер страницы, даты создания отчета.

Основной раздел отчета - область данных, в котором размещаются данные отчета из каждой записи базового источника (таблицы, запроса). Если в отчете используются сгруппированные записи, то в основном разделе отчета в каждой группе может использоваться заголовок группы. В нем отображаются сведения, общие для всей группы (название группы).

Примечание отчета выводится один раз в конце отчета и содержит итоговые данные отчета.

Размеры разделов можно изменить в режиме конструктора отчета.

Создание отчета с помощью мастера.

Для создания отчета с помощью мастера выбираем в окне базы данных вкладку Отчеты в списке Объекты. Щелкнув кнопку «Создание отчета с помощью мастера», в диалоговом окне Создание отчетов выбираем таблицу «Журнал продаж», на которой должен быть основан отчет. Включаем в список Выбранные поля из таблицы. Для этого, указав поле в списке Доступные поля, щелкните кнопку>, выбираем все поля таблицы.

Рисунок 1.9 - Выбор полей отчета

На следующем шаге диалога с Мастером отчетов определите уровни группировки полей в отчете. Пусть данные в нашем отчете будут сгруппированы номерам накладных.

Рисунок 1.10 - Отчет «Журнал поставок»

Таким образом создается и отчет «Журнал продаж», но источником для него будет таблица «Журнал продаж».

1.4 Создание формы

Чтобы упростить просмотр, ввод и модификацию данных в конкретной таблице, можно создать для нее одну или несколько форм. Форма - это документ, в окне которого отображается, как правило, одна запись таблицы, причем пользователь имеет возможность по своему усмотрению разместить поля на форме. Таблица и форма - основные объекты в современных информационных системах. Они неотделимы друг от друга и размещены в одном окне документа MS Access на разных вкладках. Формы используются для следующих целей:

-ввода / редактирования данных, помещенных в таблицу;

-организации диалога выбора, предварительного просмотра и печати нужного отчета;

-открытия других форм и отчетов с помощью кнопок данной формы.

По структуре форма похожа на окно диалога. Связь между формой и источником данных для нее создается при помощи графических объектов, называемых элементами управления (рис. 1.11).

Рисунок 1.11 - Панель элементов, используемых при создании формы

Наиболее часто используемым для вывода и ввода данных элементом управления является поле. В зависимости от природы поля вы можете сохранить для него обычное представление (полем ввода, как в таблице), или исключить поле, или описать группой кнопок-переключателей (если поле имеет несколько допустимых значений), или флажком (для логических данных), или полем ввода со списком и т.п.

Сведения в форме могут быть разбиты на разделы. Все формы содержат область данных, но форма также может включать разделы заголовка формы, верхнего колонтитула, нижнего колонтитула и примечания формы. Каждый раздел формы имеет свое предназначение и печатается в определенном порядке. В форме имеются следующие разделы.

. Заголовок, который отображается вверху и содержит общие сведения, например, название формы.

. Колонтитулы, в которых отображаются сведения для вывода форм на печать, например, название столбцов, дата и номер страницы.

. Область данных формы, которая включает в себя поясняющий текст, данные, вычисленные значения, графические элементы (рисунки).

. Примечание формы, в котором содержатся сведения, общие для всех записей, инструкции по работе с формой.

Как и любой объект MS Access, можно создать форму вручную или воспользоваться услугами Мастера форм. Форма создается для конкретной таблицы или конкретного запроса. Подробные сведения о создании и использовании форм можно получить, выбрав в справке MS Access тему «Работа с формами». Для создания формы необходимо в окне базы данных щелкнуть значок Формы в списке Объекты. Нажав кнопку «Создать» на панели инструментов окна базы данных, в диалоговом окне Новая форма выберите строку Конструктор и имя таблицы, на которой нужно основать форму, например «Магазин по продаже программных продуктов». Открыв созданную форму в режиме Конструктор располагаем на ней элементы управления такие как надписи, кнопки, группы. Для кнопок указываем процедуру обработчик события.

2. Обработка данных с помощью языка запросов в SQL

2.1 Создание базы данных в системе SQL-сервер

база запрос отчет продажа

Enterprise Manager - это часть Microsoft Management Console (MMC), «Консоли Управления Microsoft». MMC является основным приложением, служащим для управления всеми аспектами работы компьютера под управлением Windows Server.

Для конфигурирования и управления инсталляцией SQL Server чаще всего применяется Enterprise Manager. В то время как Service Manager позволяет только запускать, приостанавливать и останавливать службы, Enterprise Manager может останавливать и

Создание базы - процесс описания таблиц и их взаимных связей - в данном случае выполняется, как и во многих других СУБД. При этом можно воспользоваться теми таблицами, которые ранее применяли в других системах, например, Microsoft Visual FoxPro, Paradox (начиная с версии III), dBase (версии III-IV), Microsoft Access и Excel и просто текстовые файлы. С вновь созданной базой при помощи утилиты SQL Server Enterprise Manager можно работать таким же образом, как во многих других оболочках систем управления базами данных. Эта утилита может быть использована почти для всех административных операций с локальными или удаленными базами данных.

Для работы с SQL Server Enterprise Manager сначала следует запустить SQL Server Service Manager и щелкнув на кнопке Start/Continue. Теперь можно загрузить Server Enterprise Manager.

Далее щелкнув правой кнопкой мыши на компоненте Databases в окне SQL Server Service Manager и из контекстного меню выбрав New Database. В текстовом окне Name диалогового окна Database Properties введите новое имя базы данных. Если работа производиться на локальном компьютере, в этом окне больше ничего делать не нужно.

Затем в созданную базу импортируем таблицы из MS Access. При этом используется пункт Все задачи - Import Data. В диалоговом окне Choose Data Source в поле со списком Source выбрано Driver do Microsoft Access. Тип источника - Файловый. Драйвер, для которого создается источник: Driver do Microsoft Access.

Далее указывается импортируемый файл.

Перед использованием таблиц нужно восстановить ключи и связи между ними, так как при импортировании эти свойства теряются.

2.2 Создание запросов

Аналогом запросов с MS SQL Server являются представления (Views). Так же, как и запросы, представления предназначены для отображения данных из связанных таблиц, отображения данных на основании указанных условий отбора и выполнения расчетов.

Простой запрос с группировкой: выводит минимальную цену, по которой был закуплен товар.

Запрос с использование предыдущего запроса: выбрать поставщиков, по которым минимальная цена товара

Запрос условием: выведем список поставщиков, которые осуществили в магазин не менее 3 поставок.

Заключение

В любой организации, как большой, так и маленькой, возникает проблема такой организации управления данными, которая обеспечила бы наиболее эффективную работу. Некоторые организации используют для этого шкафы с папками, но большинство предпочитают компьютеризированные АРМ, позволяющие эффективно хранить, извлекать информацию и управлять большими объемами данных.

Современные СУБД - многопользовательские системы управления базой данных, которые специализируется на управлении массивом информации одним или множеством одновременно работающих пользователей.

Информационное обеспечение предполагает: распространение информации, то есть предоставление пользователям информации, необходимой для решения научно-производственных задач; создание наиболее благоприятных условий для распространения информации, то есть проведение административно-организационных, научно-исследовательских и производственных мероприятий, обеспечивающих ее эффективное распространение.

Информация, и, особенно, ее автоматизированная обработка, является важным фактором повышения эффективности производства. Важную роль в исполнении информации играют способы ее регистрации, обработки, накопления и передачи; систематизированное хранение информации и выдача ее в требуемой форме; производство новой числовой, графической и иной информации.

В современных условиях в крупных организациях созданы и эффективно действуют информационные системы, обслуживающие процесс подготовки и принятия управленческих решений и решающие следующие задачи: обработка данных, обработка информации, реализация интеллектуальной деятельности.

Наиболее характерно использование электронной техники в двух основных направлениях:

в конторском деле - для замены секретарей-машинисток и делопроизводителей;

в бухгалтерском деле - для составления письменных финансовых документов, осуществления безкассовых связей с банками и финансовыми учреждениями.

ЭВМ используются, прежде всего, для обработки данных и решения расчетных задач. В современных условиях ЭВМ стали все чаще применять для обработки нечисловой информации (текстовой, графической) и термин «вычислительная техника» перестал соответствовать характеру задач, решаемых с помощью компьютера.

Во многих организациях и предприятиях созданы базы данных, в которых хранится информация о состоянии финансового положения предприятия, о состоянии товарооборота на складе, о кадровом составе работников, постоянно обновляемая и максимально подробная, систематизированная по самым разнообразным признакам. Выбор информации делается с выводом на печатающее устройство отчетов, что позволяет следить за балансом предприятия, перемещением финансовых средств, делать прогнозы о будущем развитии.

Список литературы

1С. Робинсон «MS Access 2000» учебный курс

2Д. Усенков «Microsoft Office XP в уроках» библиотека журнала «Информатика и образование»

Тиори Т., Фрай Дж. Проектирование структур баз данных. М.: Мир, 1985.

Мейер Д. Теория реляционных баз данных. - М.: Мир, 1987.

КУРСОВОЙ ПРОЕКТ По дисциплине «Система баз данных» на тему: «Продажа программных продук

Больше работ по теме: