Применение электронных накладных перестало быть задачей со многими неизвестными

Применение электронных накладных перестало быть задачей со многими неизвестными

Электронный документооборот в стране набирает силу. Находясь на разной стадии реализации, вопросы внедрения электронной госрегистрации субъектов хозяйствования, электронного налогового, таможенного и статистического декларирования и другие формы удаленного взаимодействия бизнеса и власти по мере своего решения способствуют упрощению административных процедур и бизнес-процессов. Но сферы применения электронного документооборота продолжают расширяться.

Еще одной такой сферой, по мнению специалистов Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь, может стать применение субъектами хозяйствования электронных товарно-транспортных накладных. Рабочая группа, в состав которой вошли представители МНС, Минфина, Минэкономики, при участии специалистов ведущих организаций в области разработки информационных систем, проанализировала целесообразность и особенности внедрения электронного новшества.

Задача со многими неизвестными

Подобно многим другим проектам, создание системы электронных товарно-транспортных накладных началось с... вопросов. Даже нет, не так. Вначале, как обычно, было слово, а точнее, предложение. Субъекты хозяйствования заявили о необходимости замены накладной на бумажном носителе электронным документом. Резон прост: бумажную накладную необходимо напечатать, при этом нельзя допустить ошибку (она неизбежно приводит к порче бланка строгой отчетности), а кроме того требуется обеспечить доставку документа в целостном виде до покупателя товара. Обработка информации, содержащейся в ТТН, и перенос ее в компьютер требуют значительных затрат времени и так далее. Предложение после непродолжительных блужданий по коридорам власти было услышано и попало в перечень идей, посредством которых в соответствии с Директивой Президента Республики Беларусь N 4 было решено развивать предпринимательскую инициативу и стимулировать деловую активность в Беларуси. И вот тут возникли вопросы... Как "все это" будет работать? Какую информацию должен нести электронный документ? Можно ли придать, по сути, невесомому файлу юридическую силу? Добровольным или обязательным должен быть порядок применения электронных "тэтээнок"? Следует ли отказаться от бумажной накладной после появления электронного документа? Сколько будет стоить проект в целом и в дальнейшем - для его пользователей, а также кто профинансирует его реализацию - частный инвестор или госбюджет?.. Ответы на все вопросы должна была найти рабочая группа.

На перекрестке мнений

В деятельности рабочей группы, как уже было сказано, активное участие приняли организации, занимающиеся разработкой и внедрением информационных технологий. Среди них - НИРУП "Межотраслевой научно-практический центр систем идентификации и электронных деловых операций" Национальной академии наук Беларуси, ООО "Современные технологии торговли", ООО "Новаком Проект" - управляющая компания холдинга "Новаком", ЗАО "Банковско-финансовая телесеть".

Определить черты будущей системы электронных накладных помогли опыт названных компаний в разработке информационных систем, уже вполне устоявшаяся международная практика и позиция государственных органов: электронный документ должен отвечать международным стандартам и принципам и иметь при этом юридическую значимость - только тогда субъекты хозяйствования смогут использовать его для целей бухгалтерского учета и определения налоговых обязательств.

Необходимость придания документу юридической значимости объяснима. По словам начальника главного управления контроля подакцизных товаров, игорного бизнеса и электронных систем контроля реализации товаров Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь Владимира МУКВИЧА, на сегодняшний день самые различные хозяйственные операции (отгрузка и получение товарно-материальных ценностей, совершение операций по оприходованию либо списанию ТМЦ) совершаются на основе товарно-транспортной накладной ТТН-1 и товарной накладной ТН-2. Порядок их заполнения установлен постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 18 декабря 2008 г. N 192. Они же используются для складского, оперативного и бухгалтерского учета. Но ТТН используются не только для сопровождения груза (подтверждения законности его перемещения) - на их основании фактически каждая организация выполняет свои налоговые обязательства, например, принимает к вычету НДС. В свою очередь, налоговая служба в дальнейшем именно по накладным проверяет, насколько достоверны основания для платежей, которые осуществил налогоплательщик. Эффективно организованный документооборот помогает бороться с теневым оборотом товаров. Но для этого государство обеспечивает подтверждение юридического статуса документов, их защиту и прописывает своего рода правила игры, т.е. требования к оформлению документов, условия приемки товара и расчета за него, некие шаги, соблюдение которых позволяет исполнить налоговые обязательства и получить налоговые льготы. Каждый из этих этапов регулирует отдельный нормативный документ, а все "правила" вместе позволяют в целом работать схеме поставки товара. Электронный документооборот, резонно замечают в МНС, должен быть прописан и защищен не хуже, чем сейчас защищен документооборот бумажный.

Можно сказать, именно в этот момент обсуждения особенностей применения электронных накладных в общую дискуссию вторглась... международная практика. Опыт зарубежных государств, как заметил Геннадий ВОЛНИСТЫЙ, технический директор НИРУП "Межотраслевой научно-практический центр систем идентификации и электронных деловых операций", свидетельствует: обмен электронными накладными следует рассматривать в рамках комплексного электронного взаимодействия торговых партнеров. Такое комплексное взаимодействие должно включать в себя обмен между торговыми партнерами всей совокупностью информации о реализуемых товарах - электронными заказами, предложениями, счетами-фактурами, товарно-транспортными накладными, уведомлениями, отчетами, актами сверки расчетов и актами выполненных работ, иными сообщениями, обеспечивающими взаимодействие поставщиков и покупателей. При этом, что важно, в качестве торговых партнеров необходимо рассматривать не только поставщика и получателя товара, но и перевозчиков, и все промежуточные структуры (например, посреднические организации).

Глобальный масштаб электронного документооборота должен охватывать элементы подтверждения качества и безопасности. Речь идет о комплексной защите рынков - начиная от терроризма и заканчивая проникновением нежелательной и опасной продукции. Это означает, что сертификаты, гигиенические разрешения, паспорта качества, декларации, санитарные, фитосанитарные и прочие документы также должны фактически, как бумаги, исчезнуть. В этом и есть смысл ускорения бизнес-процессов - сопроводить электронными документами весь процесс покупки, доставки и оплаты приобретенных товаров от начала до конца.

При этом функционирование системы электронных накладных возможно в рамках реализации проекта, который обсуждается уже на протяжении нескольких лет специалистами в области информационных технологий и представителями делового сообщества. К настоящему времени он уже имеет свое название - "Единое торговое информационное пространство" (ЕТИП). Его концептуальная платформа неоднократно обсуждалась на публичных мероприятиях, в том числе летом 2011 г. на бизнес-форуме с участием глав правительств Беларуси, России и Казахстана. С информацией о проекте знакомы эксперты двух комитетов ООН (по торговле и стандартизации и нормированию).

Реализация ЕТИП предусматривает применение международных стандартов (за рубежом для этих целей сейчас применяются 123 стандарта), включая кодирование товаров и субъектов. Существует глобальная система стандартов, в которой на сегодняшний день "работает" 98% всей товарной номенклатуры, оборачиваемой в мире. В ней ключевую роль играют глобальный код поставщика (получателя) и глобальный код товарной единицы. Этих идентификаторов достаточно, чтобы дать (получить) необходимую информацию о товаре, что позволяет всем контрагентам работать в единых форматах и по международным стандартам.

Выходит, любой товар, попадающий в потребительскую сеть страны, должен иметь уникальный идентификационный код. Системы идентификации продукции, которые сейчас создаются в стране (например, в прошлом году на уровне Правительства было подписано решение о создании системы идентификации продукции животного происхождения), основываются на принципах, позволяющих им при необходимости интегрироваться в международные системы.

Кроме того, принципам, на которых основывается проект, полностью соответствует межведомственная распределенная информационная система "Банк данных электронных паспортов товаров", введенная в действие постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 22 августа 2011 г. N 1116. В Банке накапливается базовая информация о производимых и реализуемых на территории Республики Беларусь товарах для целей автоматизированного учета в товаропроводящих сетях и ведения процессов электронной торговли. Система обеспечивает формирование и ведение банка данных, содержащего описания производимых и реализуемых на территории страны товаров (продукции), составленные в соответствии с международными стандартами в области электронной торговли. В этой системе уже работают 192 пользователя - производители продукции, которые загрузили в Банк около 13 тыс. электронных паспортов товаров.

Специалисты управления электронных систем контроля реализации товаров Министерства по налогам и сборам, принимавшие непосредственное участие в обсуждении вопросов, обратили внимание на то, что если в ЕТИП принимать за основу международные принципы идентификации товара, то к моменту запуска электронных накладных в контексте системы идентификация товара в Беларуси должна охватывать абсолютно все товарные группы и наименования. В противном случае идентифицировать отдельный товар по электронному документу будет невозможно. Кроме того, такая идентификация товара должна сопровождать его на всех этапах жизненного цикла - с того момента, когда для его изготовления у производителя появляется потребность в сырье, и до момента его полной утилизации. электронный накладная торговый госрегистрация

Собственно, если попытаться кратко сформулировать обобщенную позицию сторон, она могла бы звучать так: требования к системе электронных накладных со стороны государственных органов, вошедших в рабочую группу, и организаций - разработчиков информационных технологий не противоречат друг другу, но международные принципы использования электронных документов не должны отрицать практики организации документооборота, сложившегося в Беларуси. Такое соглашение фактически открывает зеленую улицу для разработки и развертывания в стране Единого торгового информационного пространства и системы электронных накладных как его составного элемента.

В пользу именно такого, комплексного, подхода есть еще два немаловажных аргумента. Внедрение отдельно электронной товарно-транспортной накладной противоречит международной практике и может быть рассмотрено субъектами хозяйствования как дополнительная административная функция. Кроме того, для одной составляющей системы электронной торговли (электронных накладных) неизбежно пришлось бы развернуть инфраструктуру, сопоставимую с той, которая будет обслуживать всю систему ЕТИП в целом. А лишних средств нет ни у частных инвесторов, ни в госбюджете. Впрочем, к вопросу о финансировании, а также стоимости электронной накладной для ее конкретных пользователей мы обратимся чуть позже.

Как работает электронная накладная?

По предварительной информации, схема прохождения электронной накладной от одного субъекта хозяйствования к другому может быть следующей.

Оба субъекта (поставщик и покупатель), использующие электронные накладные, должны зарегистрироваться в системе электронных накладных. Грузоотправитель (поставщик) с использованием компьютера формирует электронную накладную, подписывает ее своей электронной цифровой подписью и направляет через центр обработки данных (далее - ЦОД), являющийся основной неотъемлемой частью системы, грузополучателю (покупателю) для предварительного согласования. В течение определенного периода грузополучатель (покупатель) с использованием компьютерных средств уведомляет (опять же через ЦОД) грузоотправителя (поставщика) о согласовании либо несогласовании электронной накладной и также подписывает свое уведомление электронной цифровой подписью. При получении уведомления о согласовании электронной накладной грузоотправитель (поставщик) осуществляет отгрузку товаров грузополучателю (покупателю). В установленный законодательством срок грузополучатель (покупатель), осуществив проверку товара по количеству, ассортименту и качеству, обязан направить уведомление о подтверждении (неподтверждении) электронной накладной грузоотправителю (поставщику), подписанное электронной цифровой подписью. В случае необходимости внесения изменений либо исправлений в электронную накладную грузоотправителем (поставщиком) выставляется корректировочная электронная товарная накладная, заверенная электронной цифровой подписью.

ЦОД обеспечивает хранение и предоставление по запросам участников системы, имеющих право на получение информации из него, всех отправленных и принятых документов, подписанных электронной цифровой подписью, в течение определенного срока.

Впрочем, как уже было сказано, это лишь предварительная информация, конкретные особенности организации всего процесса, идентификации пользователей, обеспечения информационной безопасности и т.д. по мере изучения международного опыта, вероятно, еще не раз претерпят корректировки.

Внутри страны и за ее пределами

На первых порах электронные документы (в первую очередь имеются в виду электронные накладные) будут иметь хождение исключительно внутри республики (одновременно с использованием накладных на бумажном носителе субъектами хозяйствования, для которых бумажный документооборот является более удобным). Для вывоза товаров с территории Республики Беларусь перевозчик обязан будет, как и сейчас, оформить международную товарно-транспортную накладную "CMR", а при ввозе товара на территорию Беларуси - иметь накладную "CMR", оформленную на территории иностранного государства.

Переход на международные электронные накладные, как сообщила заместитель генерального директора Белорусской ассоциации международных автомобильных перевозчиков "БАМАП" Наталия ВЫСОЦКАЯ, может быть организован по мере ратификации Беларусью Дополнительного протокола к Конвенции о договоре международной дорожной перевозки грузов, касающегося электронной накладной (Женева, 2008 г.) и может занять несколько лет. К слову, пока только семь стран присоединились к Дополнительному протоколу, в то время как международные перевозки грузов выполняются белорусскими перевозчиками в 44 страны.

По мнению экспертов в сфере информационных технологий, систему электронной торговли уже с момента ее создания необходимо последовательно совершенствовать. Например, следом за созданием электронных накладных необходимо создавать систему электронного инвойса (такая система в настоящее время вводится в России), без которого завтра даже партнеры по Таможенному союзу не примут продукцию белорусского производства. В российской практике документ, аналогичный инвойсу, пока отсутствует, а его неполным аналогом является счет-фактура. Инвойс же в международной коммерческой практике закрепился как документ, предоставляемый продавцом покупателю и содержащий перечень товаров, их количество и цену, по которой они будут поставлены покупателю, формальные особенности товара (цвет, вес и т.д.), условия поставки и сведения об отправителе и получателе. Выписка инвойса свидетельствует о том, что (кроме случаев, когда поставка осуществляется по предоплате) у покупателя появляется обязанность оплаты товара в соответствии с указанными условиями.

Плюсы и минусы

Инновационностью идеи является возможность организовать ЕТИП с использованием услуг организаций - операторов электронного обмена данных (EDI-операторы), предоставляющих услуги по использованию системы на коммерческой основе. В Республике Беларусь такой бизнес только зарождается. Как отмечено рабочей группой, это позволит обеспечить конкуренцию среди EDI-операторов, стимулировать их к снижению издержек и будет способствовать установлению сбалансированных цен на услуги.

Государство же будет осуществлять создание необходимых условий для реализации проекта, в том числе путем разработки соответствующей нормативной правовой базы.

В целом же рыночный механизм формирования цены предполагает, что цена услуги может быть тем ниже, чем большее количество субъектов хозяйствования охватит система. Вот тут скрывается, пожалуй, один из самых рискованных моментов для будущего инвестора. Во всяком случае рабочая группа сделала вывод о том, что пока не представляется возможным точно определить количество субъектов хозяйствования, желающих подключиться к системе и использовать электронные накладные, а также количество электронных накладных, предполагаемое к использованию данными субъектами.

В целях установления их числа рабочей группой проведена разноплановая работа, в том числе индивидуально с крупными перевозчиками и логистическими центрами, а также широким кругом плательщиков через средства массовой информации: опрошенные крупные субъекты хозяйствования, в том числе входящие в состав Ассоциации международных автомобильных перевозчиков "БАМАП", не высказались однозначно за подключение к системе. Невозможность выяснить число пользователей затрудняет определение стоимости услуг для каждой подключившейся организации, а незначительность числа пользователей может обусловить их высокую стоимость в целях рентабельной работы организации, обеспечивающей функционирование системы.

Кроме того представляется сомнительным подключение к системе значительного числа субъектов хозяйствования, не готовых пока переходить на применение электронных документов. Речь, в частности, идет о малом и среднем бизнесе, предприятиях агропромышленного комплекса, индивидуальных предпринимателях и т.д. Ситуация хорошо прослеживается на примере такого направления деятельности, как международные автомобильные перевозки. По словам Наталии Высоцкой, опрос, проведенный среди перевозчиков (а их число в Ассоциации "БАМАП" достигает 1000 организаций), показал, что 90% субъектов поддерживают введение системы электронных накладных. В то же время большинство перевозчиков полагает, что внедрение системы необходимо осуществлять поэтапно. Не все компании в настоящее время готовы (в том числе на технологическом уровне) к активному использованию электронных документов. Из общего числа организаций, которые объединяет Ассоциация, у 70% автопарк не превышает пяти автомобилей, что подразумевает невысокие доходы, весьма ограниченный штат специалистов, обслуживающих ведение хозяйственных операций, а также минимизацию расходов на технологическое оснащение и оборудование (в том числе программное обеспечение) и прочее. Крупные перевозчики, безусловно, приветствуют введение системы электронных накладных, что приведет к сокращению бумажного документооборота и временных затрат сотрудников на обработку документации.

Что касается цены, то международные перевозчики, например, считают приемлемой ее оплату в размере около 300 тыс.руб. в год. В то же время уже сейчас складывается ситуация, которая говорит о том, что стоимость услуг может быть и выше. Например, согласно информации, размещенной на официальном сайте Национального банка Республики Беларусь, стоимость одной транзакции платежной инструкции в составе электронного платежного документа в зависимости от временного интервала с 1 февраля 2012 г. составляет от 510 до 5100 руб.

Проблему же подключения отчасти решает принцип добровольности, который решено положить в основу функционирования ЕТИП. С ним полностью согласно предпринимательское сообщество. Свое мнение в поддержку решения высказали члены Совета по развитию предпринимательства в Республике Беларусь, представители ОО "Белорусский союз предпринимателей" и Центра защиты прав собственности Союза юридических лиц "Республиканская конфедерация предпринимательства", других общественных объединений предпринимателей. Таким образом, сначала появятся пионеры электронного документооборота, к которым позже присоединятся те субъекты, которые пока будут продолжать пользоваться документами (в том числе и накладными) на бумажном носителе.

Преимущества и перспективы

О преимуществах электронного взаимодействия, вероятно, можно было бы уже и не говорить. Оценить их успели все те, кто воспользовался возможностями, которые предоставляет электронное налоговое декларирование или, например, "электронная таможня". Хорошо зарекомендовало себя и Единое расчетное информационное пространство (ЕРИП), которое работает на протяжении уже некоторого времени и благодаря которому мы перестали задумываться над тем, как деньги попадают из одного "кошелька" в другой.

И все же, по утверждению экспертов, преимуществами системы обмена электронными документами в процессе "коммерческой дискуссии" станут повышение скорости и точности обмена информацией (например, снизится число возврата партий товара или их частей), упрощение порядка подготовки, согласования и хранения документов, снижение затрат на расходные материалы, эффективное управление информационными потоками, повышение согласованности поставок и т.д. Отдельно стоит сказать о том, что работа ЕТИП создаст благоприятные условия для интеграции в международное торговое пространство.

В ближайшее время, как отмечают в Министерстве по налогам и сборам, для обеспечения дальнейшего продвижения в создании ЕТИП предстоит решить ряд проблемных вопросов, связанных с его организацией, в частности, изучить международный опыт в вопросах порядка государственного регулирования и контроля за электронным документооборотом, использования и применения электронных документов, организации защиты информации и механизма реализации подобных систем.

Больше работ по теме: