Понятие конфиденциального делопроизводства. Автоматизация документационного обеспечения

Контрольная работа

Конфиденциальное делопроизводство. Автоматизация процессов документационного обеспечения управления

1. Понятие конфиденциального документа

Делопроизводством называется деятельность обеспечивающая документирование и организацию работы с документами. Исходя из положений ГОСТ Р 51141 - 98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» под документированием следует понимать запись информации на различных носителях по установленным правилам. Организация работы с документами означает организацию документооборота (движение документов в компании с момента их создания или получения до завершения исполнения, передачи на хранение, отправки), оперативного хранения и использования документов в текущей деятельности компании.

Конфиденциальное делопроизводство - это деятельность, обеспечивающая не только документирование и организацию работы с конфиденциальными документами, но и защиту от несанкционированного доступа и использования.

Словосочетание «конфиденциальный документ» является производным от понятия «документ». Образно выражаясь, если документ - это какое-то блюдо, то конфиденциальный документ - это блюдо, приправленное специями.

Согласно ГОСТ Р 51141 - 98, документом (документированной информацией) называется зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Определение документированной информации содержится так же в ст. 2 Федерального закона от 27 июля 2006 г. №149 - ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»: «Документированная информация - зафиксированная на материальном носителе путем документирования информации с реквизитами, позволяющими определить такую информацию ли в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель».

Основываясь на определениях термина «документ (документированная информация)», приведенных выше, можно предложить следующую формулировку понятия «конфиденциальный документ». Конфиденциальный документ (конфиденциальная документированная информация) - это зафиксированная на материальном носителе конфиденциальная информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Слово «идентифицировать» происходит от латинского identifico (отождествляю) и означает признать тождественность, отождествить объекты, опознать по определенным признакам. Свойство идентификации документированной информации придается реквизитам.

Реквизиты (от лат. Requisitum - необходимое) - это обязательные элементы оформления официальных документов, т.е. обязательные сведения, которые должны содержаться в документе для признания его действительным. Такими сведениями, как правило, являются название и адрес организации, составившей документ, регистрационный номер и дата регистрации документа, подписи ответственных лиц. Требования к бланкам документов, состав реквизитов документов и требования ких оформлению определяются стандартами на различные системы документации, например ГОСТ Р 6.30 - 2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Отсутствие одного или нескольких реквизитов влечет за собой недействительность документа.

Среди реквизитов, позволяющих идентифицировать конфиденциальную информацию, необходимо в первую очередь отметить гриф конфиденциальности (реквизит, свидетельствующий о конфиденциальности информации, содержащейся в документе, проставляемый на самом документе и в сопроводительной документации к нему).

2. Виды информации конфиденциального характера

конфиденциальный правовой делопроизводство автоматизация

Указом Президента РФ от 06 марта 1997 г. №188 «Об утверждении перечня сведений конфиденциально характера» (приложение П1.2) определены шесть видов такого рода информации. К ней, в частности, относятся:

·Сведения о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность (персональные данные), за исключением сведений, подлежащих распространению в средствах массовой информации в установленных федеральным законом случаях;

·Сведения, составляющие тайну следствия и судопроизводства, а также сведения о защищаемых лицах и мерах государственной защиты, осуществляемой в соответствии и мерах государственной защиты, осуществляемой в соответствии с Федеральным законом от 20 августа 2004 г. №119-ФЗ «О государственной защите потерпевших, свидетелей и иных участников уголовного судопроизводства» и другими нормативными правовыми актами Российской Федерации;

·Служебные сведения, доступ к которым ограничен органами государственной власти в соответствии с Гражданским кодексом Российской федерации и федеральными законами (служебная тайна);

·Сведения, связанные с профессиональной деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с Конституцией Российской Федерации и федеральными законами (врачебная, нотариальная, адвокатская тайна, тайна переписки, телефонных переговоров, почтовых отправлений, телеграфных или иных сообщений и т.д.);

·Сведения, связанные с коммерческой деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации и федеральными законами (коммерческая тайна);

·Сведения о сущности изобретения, полезной модели или промышленного образца до официальной публикации информации о них

3. Правила оформления, регистрации документации, содержащей конфиденциальные сведения

Работники предприятий, допущенные к конфиденциальным сведениям и документам, прежде чем получить доступ к ним, должны пройти инструктаж о сохранении государственной, профессиональной, служебной, коммерческой и др. тайны предприятия. Памятка составляется службой безопасности с учетом специфики конкретного предприятия, подписывается заместителем директора и утверждается руководителем предприятия.

Ведение делопроизводства, обеспечивающего учет и сохранность документов, содержащих конфиденциальные сведения, предусматривает выполнение ряда рекомендаций.

Приказом руководителя предприятия назначается должностное лицо (лица), ответственное за учет, хранение и использование документов, содержащих конфиденциальные сведения. Это может быть сотрудник, для которого работа с документами КТ является основной служебной обязанностью, или секретарь-референт предприятия. Эти лица несут персональную ответственность за утерю документов или утечку информации из них.

Все документы, содержащие конфиденциальные сведения, подлежат учету и специальному обозначению. На документе проставляют гриф ограничения доступа в правом верхнем углу первого листа с указанием номера экземпляра.

Такие грифы показывают, что право собственности на информацию, содержащуюся в документе, принадлежит предприятию и охраняется законодательно.

В тексте документа также могут быть оговорены конфиденциальность сведений, права предприятия на них, порядок их использования и т.п. Например, если коммерческая тайна является результатом совместной деятельности с другим предприятием, то необходимость ее сохранения должна быть отражена в контракте. В случае отсутствия грифа КТ и указаний на конфиденциальность в тексте предполагается, что автор и лица, подписавшие или утвердившие документ, предусмотрели все возможные последствия от свободной (без ограничения доступа) работы с документом.

На документе с грифом КТ указывается количество экземпляров документа и местонахождения каждого из них (ниже реквизитов «подпись» и «отметка об исполнителе»).

Печатание документов с грифом КТ производится централизованно, в специально отведенном помещении (рабочем месте), исключающем доступ посторонних лиц.

Отпечатанные и подписанные документы передаются для регистрации должностному лицу, ответственному за их учет.

Черновики, файлы, варианты документа уничтожаются эти лицом с подтверждением факта уничтожения записью на копии документа: «Черновик (или файл) уничтожен. Подпись. Дата).

Все поступающие (входящие) документы с грифом «КТ» принимаются и вскрываются специально назначенным должностным лицом или секретарем-референтом, если ему предоставлено такое право. При поступлении обязательно проверяется целостность корреспонденции, количество листов и экземпляров основного документа и приложений к нему. В случае отсутствия или недостачи в конвертах (пакетах) документов с грифом «КТ» составляется акт в двух экземплярах, один из которых направляется отправителю.

Документы, имеющие гриф «КТ», формируются в отдельное дело или дела. На обложке в правом верхнем углу ставится гриф «КТ». На внутренней стороне обложки дела пишется список сотрудников, имеющих право пользоваться этим делом. Все листы дела нумеруются простым карандашом в правом верхнем углу. В начале дела подши вается внутренняя опись документов, находящихся в нем, в конце дела подшивается заверительный лист. Хранятся такие дела в сейфе, который опечатывается должностным лицом, ответственным за сохранность документов с грифом «КТ». Другие работники предприятия не должны иметь доступ к этому сейфу.

При выдаче документа секретарем-референтом работник, получивший документ с грифом «КТ», должен сверить номер полученного документа с номером в журнале, проверить количество листов и поставить в журнале свою подпись.

Выданные для работы документы с рифом «КТ» подлежат возврату секретарю-референту в тот же день. С разрешения руководства предприятия некоторые документы с грифом «КТ» могут находиться у исполнителя в течение срока, необходимого для выполнения работы, при условии полного обеспечения сохранности документов на рабочем месте исполнителя (наличие сейфа, кодового замка и т.д.).

При возврате документа с грифом «КТ» секретарь-референт сверяет документ по журналу, проверяет количество листов документа и в отсутствие работника ставит в графе «отметка о возврате» свою подпись и дату возврата документа. Передача документов и дел другим работникам, имеющим доступ к этим документам, производится только через секретаря-референта с обязательной записью в журнале.

Запрещается изъятие из дела или перемещение документов с грифом «КТ» из одного дела в другое без разрешения руководства и отметок в Журнале регистрации документов с грифом «КТ».

На предприятии должен быть принят строгий порядок размножения документов с грифом «КТ». Они должны копироваться с разрешения руководства предприятия в специально выделенном помещении. Все копии конфиденциальных документов берутся на учет в специальном Журнале регистрации документов с грифом «КТ». Количество экземпляров документов с грифом «КТ» должно быть ограниченно, причем каждый экземпляр готовится для заранее определенного адресата или исполнителя. Размножение документов следует производить в присутствии должностного лица, ответственного за документ. Все бракованные копии документа им забираются и подлежат немедленному уничтожению.

Все дела с грифом «КТ» и Журналы их учета в обязательном порядке вносятся в номенклатуру дел предприятия. По окончании года специально созданная комиссия предприятия выполняет следующие работы:

·Проверяет наличие всех документов с грифом «КТ»;

·Отбирает документы с грифом «КТ» для архивного хранения;

·Отбирает документы с грифом «КТ» для уничтожения.

Проверка наличия документов с грифом «КТ» по решению руководства предприятия может производиться с другой периодичностью, например по окончании каждого квартала.

В случае установления факта утраты документов немедленно ставятся в известность руководитель предприятия, служба безопасности и принимаются все меры по розыску документа. Для расследования факта утраты руководителем предприятия назначается комиссия. На утерянные документы, после того как розыск их не принес положительных результатов, составляется акт. В Журнал регистрации документов с грифом «КТ» вносятся соответствующие отметки об утрате.

При увольнении сотрудника, ответственного за документы с грифом «КТ», производится проверка числящихся за ним документов и их передача вновь назначенному лицу. Акт приема-передачи этих документов утверждается руководителем предприятия или его заместителем. При прекращении трудовых отношений с предприятием обязательства о неразглашении конфиденциальных сведений действуют в течении двух лет, если иной срок не установлен трудовым контрактом.

При передаче дел в архив на документ с грифом «КТ» составляется отдельная опись. Архивное хранение таких документов производится в опечатанных коробках, в помещениях, исключающих несанкционированный доступ.

На документы с грифом «КТ», отобранные к уничтожению, составляется акт, утверждаемый руководителем предприятия. Уничтожаются документы в присутствии комиссии с помощью специальной машины или иным способом, исключающим возможность восстановления имеющейся в них информации.

4. Автоматизация процессов документационного обеспечения управления

Основные цели автоматизации ДОУ в любых организациях:

·Повышение эффективности управления организацией путем совершенствования делопроизводства;

·объединение в единый управленческий цикл всех структурных подразделений, включая территориально-отдаленные;

·обеспечение оперативного и в то же время разграниченного доступа к информационным (документационным) ресурсам организации;

·получение экономического эффекта за счет применения современных автоматизированных информационно-коммуникационных технологий при создании, использовании и хранении.

Автоматизация ДОУ позволяет:

·В области подготовки и оформления документов - унифицировать формы документов, повысить качество и оперативность подготовки документов;

·В области организации документооборота и исполнения документов:

vИсключить дублированные работы при вводе информации о документе и тем самым упростить регистрацию;

vУнифицировать маршруты движения документов, ускорить прохождение документов;

vПовысить оперативность и качество работы исполнителей с документами;

vУменьшить вероятность потери документа при перемещении его в организации;

vПолучать достоверную и актуальную информацию о создаваемых и полученных на исполнение документах структурными подразделениями и отдельными работниками;

·В области организации контроля документов:

vОперативно получать информацию о состоянии исполнения и местонахождении любого документа и проекта документа;

vКонтролировать исполнение документов отдельными работниками, структурными подразделениями и организацией в целом;

·В области организации хранения документов и информационно-справочной работы:

vСоздать централизованное хранилище документов в электронном виде, организовать различный доступ сотрудников к информационному массиву в соответствии с их трудовыми функциями;

vОбеспечить оперативный поиск отдельных документов, а также делать подборки документов по тематическому или иному признаку.

5. Система автоматизации делопроизводства документооборота

Существующие системы автоматизации в основном выполняют сходные функции. Но в связи с отсутствием унифицированной терминологии называют их по-разному: система автоматизации документооборота, система управления делопроизводством, распределенная система управления документами, система электронного документооборота, электронный архив и т.д.

Основные требования к САДД (система автоматизации делопроизводства и документооборота) можно сформулировать как следующие. Система должна:

üВ полном объеме выполнять все задачи ДОУ: подготовку документов, их регистрацию, рассылку исполнителям, контроль исполнения документов, их оперативное хранение, а также поиск и справочную работу по массиву документов;

üБыть построенной на принципах ДОУ, программных и технологических решениях, соответствующих действующему отечественным стандартам, инструкциям и требованиям;

üОбеспечить полноценное использование созданного корпоративного информационного ресурса, необходимую степень защиты информации от несанкционированного доступа, хранение документов в электронном архиве.

В 2001 г. По решению Европейской комиссии был разработан европейский стандарт к системам автоматизации делопроизводства MoReg (русский перевод на сайте www.gdm.ru). Стандарт описывает типовые требования к системе автоматизации делопроизводства, а также требования к управлению электронными документами. Он не содержит отраслевой или национальной специфики и может быть легко адаптирован для применения в любой стране.

Для эксплуатации системы в организации должна быть установлена сеть персональных компьютеров, один из которых выполняет функции сервера системы, обеспечивающего управление общими ресурсами сети. На сервере устанавливают систему управления базой данных (СУБД) - программное обеспечение, позволяющее размещать и хранить документную базу данных, а также управлять ею. Систему может использовать различные СУБД, в том числе MS SOL, Oracle. Персональные компьютеры на рабочих местах пользователей должны быть оснащены клиентской частью СУБД.

САДД обеспечивает выполнение следующих функции ДОУ:

·Единая регистрация проектов как отдельной группы документов с последующей перерегистрацией после подписания проекта;

·Ввод резолюции в РК и направление резолюции и документов на рабочие места пользователей-исполнителей;

·Пересылка отчетов исполнителей ответственным исполнителям и / или авторам резолюции;

·Контроль работниками службы ДОУ движения РК и электронных документов (документооборота) внутри предприятия;

·Контроль за своевременным и правильным исполнением документов;

·Поиск документов по совокупности реквизитов РК и тексту прикрепленного к ней документа при справочно-аналитической работе;

·Создание реестров рассылки документов при отправке исходя0щих документов адресатам;

·Составление по установленным формам сводок, отчетов для руководства предприятия;

·Предоставление любому должностному лицу своего личного электронного кабинета и необходимого, определенного действующими организации правилами, уровня доступа к информационным ресурсам предприятия;

·Хранение РК и электронных образов документов;

·Списание документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и доступ к ним при возникновении необходимости их использования в работе;

·Протоколирование работы с системой всех пользователей, возможность исправления ошибочно произведенных действий.

Необходимое условие внедрения САДД при работе с документами - создание продуманной и надежной системы долговременного хранения электронных документов.

Список литературы

1.Основы делового письма: Учебное пособие / О.В. Трофимова, Е.В. Купчик; Министерство образования и науки Российской Федерации. - М.: Флинта: Наука, 2010.

2.Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учеб. пос. / М.В. Кирсанова, Ю.М. Аксенов. - 6-e изд., испр. и доп. - М.: ИНФРА-М; Сиб. согл., 2007.

.Конфиденциальное делопроизводство: Учебное пособие / Т.А. Гугуева. - М.: Альфа-М: НИЦ Инфра-М, 2012.

.Делопроизводство: документационное обеспечение управления: Учеб. пособие / Ю.А. Панасенко. - 2-e изд. - М.: РИОР, 2007.

.Справочник кадровика: делопроизводство, - М.:ИНФА-М, 2002.

А также были использованы ресурсы сети интернет www.znanium.com; www.center - YF.ru.

Больше работ по теме: