Перспективы развития комплектования архивов

 

Содержание

Введение

Глава 1. Развитие комплектования государственных архивов в досоветский и советский период

.1 Развитие комплектования в досоветский период

.2 Развитие комплектования в советский период

Глава 2. Современное состояние комплектования государственных архивов

Глава 3. Деятельность архивных учреждений Российской Федерации по комплектованию

.1 Нижегородский архив

.2 Чебоксарский архив

.3 Московский архив

Заключение

Введение

Архивы, являющиеся хранилищами исторической памяти, должны постоянно пополняться архивными документами, отражающими материальную и духовную жизнь общества, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, т.е. документами, относящимися к составу архивного фонда РФ.

Комплектование архивными документами выходит на первый план, как показывает исторический опыт, в первую очередь, во времена различной информации, как политического, так и экономического характера, а так же в кризисные периоды, возникающие в ходе вооруженных конфликтов и других чрезвычайных ситуаций.

Примером тому служит период распада СССР и становления и развитии новый России, в который внёс существенный коррективы в организацию процесса комплектования государственных архивов. Главной в это время была задача спасения документального наследия бывшего СССР.

Комплектование архива - это систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем и действующим законодательством. Профиль архива определяется федеральной архивной службой РФ. Государственные архивы комплектуются архивными документами, образующимися в деятельности органов государственной власти, государственных учреждений, организаций и предприятий или приобретёнными этими архивами, а так же документами, переданными им негосударственными учреждениями, организациями, предприятиями и гражданами.

Целью комплектования является наиболее полная концентрация в архиве профильных ему документов. До передачи документов в госархивы они хранятся у фондообразователей в ведомственных или частных архивах.

Целью данной курсовой работы является изучение комплектования архивов, история, современное состояние и перспективы.

Задачи:

·изучить историю комплектования архивов;

·разобрать современное состояние комплектования;

·рассмотреть перспективы развития комплектования архивов.

Курсовая работа состоит из трёх глав. В первой главе рассматривается развитие комплектования государственных архивов в досоветские и советские периоды. Во второй главе рассказывается о современном состоянии комплектования государственных архивах. В третьей - деятельность архивных учреждений РФ по комплектованию: Нижегородский, Чебоксарский и Московский.

Для выполнения поставленных задач и цели работы был использован комплекс законодательных, нормативно-правовых документов, регулирующих деятельность архивов и технологии комплектования архивов, а также литература, освещающая вопросы комплектования архивов, работы с источниками и приема документов.

Глава 1. Развитие комплектования государственных архивов в досоветский и советский период

.1 Развитие комплектования в досоветский период

Создание государственных архивов имело огромное значение в истории архивного дела. Оно способствовало сохранению архивного наследия минувших веков. В лице их историческая наука получила твёрдую источниковую базу. Однако не следует преувеличивать значение буржуазной централизации архивного дела. По самой своей природе эта централизация являлось частичной и не полной. А общество, где господствует частная собственность в разных её модификациях, государственная централизация может охватывать лишь архивы правительственных учреждений, представляющие собой государственную, казенную собственность. Только эти архивы подчиняются государственной власти и контролируется ею, представляя собой определённую систему архивных учреждений.

Государственные архивы комплектовались почти исключительно материалами правительственных учреждений. Эта практика была возведена в доктрину буржуазного архивоведения, согласно которой назначением архивов является хранение материалов лишь официального происхождения и правового характера, тогда как для остальных материалов предназначались библиотеки [12 ; 68].

Таким образом, фактически возникшее в силу разных причин распределение архивных материалов между хранилищами разных типов возводилось в принцип. Это представление также ограничивало возможности комплектования государственных архивов. Но главными были, конечно, правовые границы между разными формами собственностями на документы.

Однако и комплектование государственных архивов документацией правительственных учреждений происходило в ограниченных масштабах.

Бюрократический аппарат буржуазных государств унаследовал от бюрократии абсолютистских монархий ведомственные традиции и стремление сохранить ведомственную тайну. Поэтому учреждение 20 в. упорно удерживали за собой право распоряжаться своими документами, возражали против всяких обязательств в вопросе передачи их в государственные архивы [12 ; 69].

В царской России ведомственные исторические архивы не занимались целенаправленной концентрацией документов личного происхождения, поскольку на эти архивы смотрели как на хранилища документов официального характера, отложившихся в государственных учреждениях. В редких случаях в архивы передавались деловые бумаги и официальная переписка частных лиц (главным образом государственных деятелей).

Многие обладатели личных архивов дорожили своими документами и держали их в образцовом порядке, однако, уже само нахождение этих архивов в частных руках делало непрочным их положение и сохранность. Правительство не принимало конкретных мер для охраны и спасения архивов виднейших представителей русского общественного движения и культуры. Собиранием документов личного происхождения в дореволюционный период занимались частные коллекционеры, рукописные отделения библиотек и музеев, пополнявшиеся в основном за счет даров тех же коллекционеров и других частных лиц, а также исторические и археографические общества, губернские ученые архивные комиссии [4 ; 120].

Термин "комплектование", в том смысле, как мы понимаем его теперь, не применим для учреждений того времени, поскольку не могло быть и речи о плановом собирании документов с учетом научных признаков, определяющих профили учреждений-собирателей. Их собирательская деятельность отличалась в основном пассивным характером. Отрицательной чертой этой деятельности в условиях децентрализации архивного дела, частной собственности на документы и параллелизма в работе собирателей были частые случаи распыления личного архива одного и того же лица по разным местам хранения.

Великая Октябрьская социалистическая революция коренным образом изменила постановку в стране архивного дела.

С самого начала советского архивного строительства встал вопрос о необходимости сосредоточить усилия архивных учреждений на разработке единой организации и методики комплектования архивов и экспертизы ценности документов с целью достижения качественного проведения работы по обеспечению государства и науки ценными документальными источниками. Основы развития советского архивоведения были заложены в декретах СНК РСФСР по архивному делу, подписанных В. И. Лениным в 1918-1919 гг.

Декрет СНК РСФСР от 1 июня 1918 г. "О реорганизации и централизации архивного дела в РСФСР не содержал прямого указания на включение частных архивов в состав единого Государственного архивного фонда, однако его основные положения в их принципиальном понимании свидетельствовали о правомерности влияния государства на охрану любого ценного документального наследия. Этот декрет создал условия для единого подхода к работе с документами во всех государственных архивах [5 ; 58].

Надо заметить, что согласно этому декрету документы личного происхождения, разными путями попавшие до революции в ведомственные архивы, вошли в состав Государственного архивного фонда. Это были документы ряда государственных, военных, общественных, литературных и прочих деятелей; многие из этих документов находились в фондах органов политического сыска, суда и цензуры.

Что касается поместно-вотчинных архивов дореволюционного периода, то они поступали в распоряжение народного государства вместе со всем движимым и недвижимым имуществом дворянских имений, конфискованных на основе Декрета о земле от 26 октября (8 ноября) 1917 г.

При вскрытии сейфов национализированных банков были обнаружены ценные рукописи и письма, принятые в свое время на хранение от разных лиц. Все документы, находившиеся в банковских сейфах, в случае неявки их владельцев объявлялись государственной собственностью и передавались в государственные архивы [5 ; 59].

Декрет СНК РСФСР от 22 апреля 1919 г. "О хранении и уничтожении архивных дел сформулировал следующий принципиальный подход к комплектованию государственных архивов и к экспертизе ценности документов - хранить только то, что может служить источником изучения ''каждой жизни в разных ее проявлениях", т.е. исторические источники.

Большое внимание советское правительство уделило делу охраны и собирания документов представителей русской культуры. Декрет СНК РСФСР от 29 июля 1919 г. отменил все ограничительные условия, на которых в свое время в библиотеки и музеи России были переданы личные архивы (рукописи, переписка и др.) представителей литературы, искусства и науки. Издание этого декрета, по существу, означало признание личных архивов деятелей русской культуры общенародным достоянием, что дало возможность поднять в дальнейшем вопрос о включении данной категории личных архивов в состав Государственного архивного фонда [5 ; 68].

Главное управление архивным делом издало в январе 1919 г. специальную инструкцию, которая установила правила работы с документами при проведении экспертизы их ценности.

Были названы следующие признаки (критерии) ценности документов: содержание, время образования документов, дублетность, физическое состояние документов фонда и др. Основное внимание было обращено на критерий содержания архивных материалов, как главный критерий их ценности. Инструкция требовала особенно осторожно подходить к выделению документов, которые относились к различным выдающимся событиям и явлениям государственной, общественной и народной жизни: политическим переворотам, народным восстаниям, крупным реформам, народным бедствиям и т.п. [12 ; 100]

.2 Развитие комплектование советский период

В первые годы Советской власти еще было распространено представление о том, что государственные архивы должны комплектоваться только документацией учреждений, а документы отдельных лиц следует хранить в библиотеках и музеях. В то время государственные архивы принимали в основном документы частных лиц, имевшие большое политическое значение, а также ценные личные архивы, условия хранения которых были неблагоприятны. Горячие споры о том, каким учреждениям следует собирать и хранить документы личного происхождения, велись на съездах и конференциях архивистов, на страницах журнала "Архивное дело".

Библиотеки и музеи много сделали для спасения и собирания ценных документов в первые годы Советской власти, а в течение последующих лет долго играли ведущую роль в концентрации документов личных архивов. Архивные учреждения, выступавшие против создания новых архивохранилищ при библиотеках и музеях, против дробления ценных усадебных и личных фондов, которые иногда по частям вывозились с мест разными библиотеками, музеями и госархивами, призывали к согласованности в работе, к устранению в ней параллелизма.

В 1927 г. было подписано соглашение между Центрархивом и Наркомпросом РСФСР о передаче из библиотек и музеев в госархивы документов по истории революционного движения, архивов семьи Романовых, активных деятелей контрреволюции и др.; закаталогизированные и вошедшие в научный оборот собрания материалов, сложившихся в библиотеках и музеях до 1-го июня 1918 г. не подлежали передаче архивным органам [4 ; 128].

В 1926 г. появилась обстоятельная статья И. Л. Маяковского, вызванная необходимостью уточнить функции и права государственных архивов, библиотек и музеев в деле собирания документальных источников. Автор проследил развитие понятий "архив", "библиотека" и "музей", показал, как в разные периоды менялись теоретические основы и организационные формы взаимоотношений этих учреждений в области собирания письменных памятников прошлого. Статья И. Л. Маяковского явилась своевременным и глубоким обоснованием права государственных архивов на документы личного происхождения. В ней содержалось также предложение создать специальный орган для согласования деятельности учреждений разных ведомств. Призыв объединить усилия архивов, библиотек и музеев в собирании документальных источников имел большое значение и не потерял своей актуальности до сих пор [5 ; 80].

После 1-го съезда архивных деятелей РСФСР (1925 г.), на котором было обращено внимание на разработку методических вопросов и организацию работы по экспертизе, архивные учреждения усилили работу в этой области.

В июле 1925 г. появляется положение, утвержденное Центрархивом РСФСР, "О сдаче архивных материалов Центрархиву РСФСР и о порядке их отбора для хранения и уничтожения" и инструкции о работе разборочных и поверочных комиссий. Эти документы отразили развитие теоретических и методических вопросов экспертизы.

При проведении экспертизы требовалось учитывать не только конкретное содержание документов, но и время их создания и степень сохранности самого фонда. В качестве условий, которые способствуют правильному решению вопросов экспертизы, впервые было выдвинуто требование изучения истории фондообразователя и истории его фонда. Эта предварительная работа рассматривалась как первый этап экспертизы. Второй этап - оценка документов - был назван наиболее сложным, ответственным этапом, требующим определенной квалификации эксперта. Эксперт должен был оценивать документы как источники изучения и деятельности фондообразователя, истории России или ее отдельных частей. Сформулированные условия экспертизы улучшали качество ее проведения, так как знание истории фондообразователя является отправным моментом в определении ценности документов [12 ; 102].

В инструкции разборочным комиссиям не было еще четкого определения критериев экспертизы, но уже давались конкретные указания, по отдельным направлениям проведения оценки документов. Например, рекомендовалось отбирать на хранение образцы книг, дел, документов всех разновидностей, а также документы, обладающие какими-либо индивидуальными признаками, делающими их ценными.

На поверочную комиссию в соответствии с положением "О сдаче архивных материалов Центрархиву РСФСР..." возлагались функции проведения всесторонней оценки правильности решений, принятых разборочными комиссиями, а также контроля за сохранностью материалов, характеризующих процессы общественного развития и организации, историю труда, технического развития, умственной культуры и общественных отношений.

К 1929 г. относится "Положение об архивном управлении РСФСР", которое дополнило изданные ранее законодательные акты. Состав Государственного архивного фонда был расширен за счет документов бывших частных архивов династии Романовых, государственных деятелей дореволюционного периода, дворцов царской династии, усадеб и др. Исключение было сделано для документов, собранных в научных учреждениях, закаталогизированных до I июня 1918 г. и известных по печатным каталогам. Государственные архивы получили право принимать на хранение "частные архивные коллекции и отдельные документы", имеющие историческое значение. В отчетном докладе Центрархива, сделанном В. В. Максаковым на 2-ом съезде архивных работников РСФСР в 1929 г., было отмечено, что в ведении Центрархива находится свыше 500 так называемых "частных" фондов и что перед ним стоит задача "концентрации материалов русских писателей, литераторов, научных деятелей и других".

Общий подъем научно-исторических исследований требовал расширения документальной базы советского литературоведения и искусствоведения. Так как большая часть документов дореволюционного периода и почти все материалы деятелей советской культуры находились в частных руках, следовало обратиться к этому источнику комплектования.

В этот период из всего комплекса документов личного происхождения наибольшее внимание уделялось документам литературных деятелей. Большую роль в объединении, охране и создании наилучших условий для всестороннего изучения документального наследия классиков русской литературы сыграли принятые в 30-х гг. специальные постановления Советского правительства о создании мемориальных музеев А. С. Пушкина, Л. Н. Толстого, В. В. Маяковского и Архива А. М. Горького [7 ; 13].

Однако продолжала существовать большая раздробленность документов многих других писателей. Создатель и директор Государственного литературного музея (ГЛМ) В. Д. Бонч-Бруевич неоднократно говорил о том, что литературное наследство "почти каждого писателя до сих пор у нас разбросано повсюду и, чтобы издать собрание сочинений даже самых выдающихся авторов, нам до сих пор приходится разъезжать по всему СССР, чтобы снимать копии с подлинников или выверять нередко ранее весьма плохо опубликованные рукописи и письма".

Комплектование архива осуществлялось в соответствии с постановлениями Советского правительства и рекомендациями ГАУ СССР. В 1946-1955 гг. государственные архивы приняли на хранение от ведомств ценные материалы. ЦГАОР СССР сконцентрировал дела ЦИК, СНК СССР за1923-1934 гг. [9 ; 10].

Вследствие административно-территориальных изменений, эвакуации архивов в период войны и других причин в государственных архивах оказались документы, не относящихся к их профилю. Поэтому уточнялся состав фондов и непрофильные материалы передавались в другие архивы. Этим занимались центральные архивы СССР: Красной Армии, Военно-исторический, Древних актов, Исторический в Ленинграде; многие республиканские и местные хранилища. Всего было передано из одних архивов в другие свыше 15 тысяч фондов (около 3 млн. дел).

Но в комплектовании архивов имелись недочеты. Отбор материалов для постоянного хранения производился через15-20 лет после окончания делопроизводственного года. В учреждениях многие дела формировались неправильно, хранились небрежно, что привело в ряде случаев к утрате документов. Архивные органы недостаточно контролировали состояние материалов ведомств. Не все государственные архивы закончили выявление и передачу непрофильных фондов [9; 13].

В 1957 г. ГАУ издало «Основные правила комплектования государственных архивов документальными материалами». В соответствии с ними и проводилась эта работа. ЦГАОР СССР принял документы упраздненных общесоюзных министерств. В ЦГАЛИ поступили материалы писателей В. В. Вишневского, Ф. В. Гладкова, П. А. Павленко и др. ЦГФКФФД СССР передано 8 тыс. фотодокументов из фотохроники ТАСС и Совинформбюро, в основном за 1946-1955 гг. В архив поступали также киносъемки сессий ЦИК и Верховного Совета, трансарктических перечётов советских летчиков. Ряд документов отражает строительство крупнейших промышленных предприятий и социалистическое переустройство сельского хозяйства. Многие кинокадры посвящены М. С Кирову, К. Е. Ворошилову, М. И. Калинину.

В ЦГАОР БССР поступили дела министерств государственного контроля, жилищно-гражданского строительство, управления по восстановления Минска и др. Госархив принял документы облисполкома за 1938-1941 гг.

Начался сбор документов личного происхождение. В центральных государственных архивах Казахской, Туркменской и Эстонской ССР в 1959 году созданы отделы литературы и искусства [5 ; 83].

Уточнялся состав государственных архивов. Из одних архивов в другие было передано более 2,5 тыс. непрофильных фондов.

В 1957 г. изданы «Правило экспертизы научной и практической ценности документальных материалов в государственных архивах». Руководствуясь ими, Центральная экспертно-проверочная комиссия ГАУ к 1959 г. рассмотрела отборочные списки на 10 млн. дел.

августа 1960 г. ГАУ дало указание архивным органом изменить комплектование госархивов и контроль за ведомственными архивами. Был определён состав документов, подлежащих приёму на государственное хранение, и составлены с этой целью перечни категорий материалов; расширялся состав документов государственного хранения за счёт кинокадров, фотографий и др., изучались техническая и специальные документации с целью отбора на постоянное хранение. Была изменена деятельность экспертных комиссий. Переработаны типовые и ведомственные перечни с целью установления более правильных сроков хранения и уточнения категорий учреждений, от которых материалы принимаются в госархивы.

Начавшаяся реорганизация районных и городских архивов с переменой состава материалов в архивы постоянного хранения должна была расширить возможности комплектования. После постановления Совета Министерств СССР от 25 июля 1963 г., были проведены мероприятия по улучшению комплектования и экспертизы. Главное архивное управление разработало перечень типовых категорий документов государственного хранения.

В рассматриваемый период Центральный государственный архив Октябрьской революции СССР принял материалы Президиума Верховного Совета СССР, Совета Министров СССР, Прокуратуры и других союзных учреждений, ЦГАНХ СССР сконцентрировал почти все документы до 1956 г. министерств: сельского хозяйства, путей сообщения; госкомитетов: оборонной техники и электрификации; Центролюза и т.д. В архив поступали также фонды: участника разработки плана ГОЭЛРО профессора И. И. Виляева; А. А Рыбникова и др. [3 ; 88].

Закончил концентрацию документов до 1940 г. Центральный государственный архив Советской Армии.

Началось комплектование Центрального государственного архива звукозаписи СССР. ЦГАКФФД передал ему почти 70 тыс. единиц хранения. Из комитета по радиовещанию и телевидению архив получил записи торжеств в честь 50-летия Великой Октябрьской Социалистической Революции. Пополнялись и другие архивы.

Продолжалось комплектование государственных архивов союзных и автономных республик, краёв и областей. Планомерно поступали документы в Центральный государственный архив РСФСР.

Ценным источником комплектованиям являются материалы деятелей науки и культуры.

Были определены категории документов постоянного и временного хранения; установленные состав фондов архивов и материалов архивных фондов, оказывалось содействии правильной организации делопроизводства и формированию архивов учреждений.

Но перестройка комплектования и экспертизы имела и недостатки. Как отмечалось в литературе, из состава Государственного архивного фонда СССР была исключена документация многих низовых учреждений, как выполняющих якобы вспомогательные функции. Между тем, в фондах этих учреждений содержаться ценные первичные документы о жизни и деятельности трудящихся. Поэтому, определение ценности материалов по спискам учреждений нельзя признать обоснованным [12 ; 136].

Глава 2. Современное состояние комплектования государственных архивах

Формирование полноценной источниковой базы по истории российского общества - это одна из задач практического архивоведения. Она решается в ходе последовательного цикла операций, традиционно называемого комплектованием архивов. Результаты этого вида деятельности имеют количественную и качественную шкалу измерения. При количественной оценке на первый план выходят объемные показатели:

·общее число источников комплектования архива и динамика их изменения;

·процентное соотношение между организациями, включенными и не включенными в списки источников комплектования архива по отраслям и регионам, а также отличающимися по форме приема документов (сплошной, выборочный, опосредованный);

·количество дел, включенных в описи, утвержденные ЭПК архивных учреждений;

·количество дел, принятых на государственное хранение по архиву в целом, по группам документов, по отраслям, по фондам и другим признака.

Они вычисляются достаточно легко, постоянно используются в планах, отчетах и информационных документах государственных архивов.

Гораздо сложнее и запутанней положение дел с оценкой качественных итогов комплектования. В отечественном архивоведении нет сложившихся определений понятий "качество комплектования", "полнота архивного фонда" и "качественный состав архивного фонда", не существует и отработанной технологии проведения исследований этого типа, отсутствует устоявшийся набор признаков, позволяющих решать в положительном или отрицательном смысле вопрос о полноте и качественном составе фондов конкретного государственного архива [6 ; 15].

Этому не стоит удивляться. Оценку качественного состояния любого информационного фонда (библиотечного, музейного, патентного, программного), в отличие от количественной стороны дела, дать крайне затруднительно, ибо качество информации, по определению, не может быть описано в строгих терминах. Так что архивисты разделяют общие методологические трудности, существующие в гуманитарных областях знаний.

Сюжеты, связанные с оценкой качества комплектования, российскими архивистами почти не затрагивались: можно назвать лишь единственную работу 3. П. Иноземцевой. В ней в первом приближении делалась попытка определить качество комплектования через колебания в видовом составе принятых в госархивы документов, с учетом оценки полноты фондов. Эта, в принципе, здравая идея не получила, к сожалению, дальнейшего развития. Определенная заявка на продолжение подобной исследовательской линии содержалась в комплексной работе ВНИИДАД "Система контроля и оценки качества работ в государственных архивах". Однако ее составители рассмотрели вопрос крайне технологично. Качество работы по комплектованию, в их представлении, это содержательная оценка труда работников архива, а не информационное состояние принятых на государственное хранение фондов. Хотя такое узкое понимание вопроса, бесспорно, имеет право на существование, оно уводит в сторону от его смыслового ядра. При этом мы не отрицаем, что качество конкретно прикладной деятельности работников архива по комплектованию в опосредованном виде сказывается на содержательности фондов, и это обстоятельство при анализе должно быть обязательно учтено [10 ; 6].

Качество комплектования, на наш взгляд, может оцениваться рядом взаимосвязанных признаков:

а) оптимальная полнота фондов архива;

б) степень информативности фондов;

в) уровень "чистоты" технологии отбора документов на госхранение;

г) правильность оформления и формирования дел.

Эти признаки являются многосоставными и распадаются на ряд измерителей, позволяющих более точно определять их характеристики. В частности, полнота фондов архива рассчитывалась при помощи следующих определителей:

) степень укомплектованности фондов, в том числе их закрытых частей, всеми группами (категориями) имеющих общественную значимость документов;

) удельный вес утраченных документов постоянного хранения (на стадиях ведомственного и государственного хранения), а также ошибочно не включенных в описи дел постоянного хранения в общем объеме архивных фондов;

) индекс задолженности по передаче документов на государственное хранение (по группам документов);

) удельный вес организаций, имеющих утвержденные описи постоянного хранения по всем группам документов данного фонда, в общем списочном составе организаций - источников комплектования архива;

) степень представительности фонда, устанавливаемая соотношением между отобранными на хранение проектами (разработками) и принятыми в Госархив комплектами документов по этим проектам (разработкам) [13 ; 50]

Следует подчеркнуть, что список этих определителей наверняка не является исчерпывающим, но это предмет дополнительных исследований. Качественные аспекты оцениваются здесь посредством числовых сопоставлений, что позволяет избегать некоторой субъективности оценок при использовании балльной системы.

При всей полезности структурного анализа необходимо отметить, что он не дает представлений на точечном уровне по основным информационным срезам фонда. Поэтому пользоваться только этим инструментарием - значит сознательно обрекать архивистов на получение искаженной картины комплектования. Фонд может быть полностью укомплектован всеми группами документов и составными частями, не иметь задолженности по их передаче на государственное хранение и в то же время включать в свой состав множество второстепенных, малоценных документов, которые превратят его в информационно ущербный массив. Поэтому для полноценного анализа качества комплектования совершенно неизбежно применение технологии как бы более высокого порядка - определителей степени информативности фондов.

В качестве таковых рассматривались следующие:

·уровень информационной достаточности фонда;

·полнота охвата основных видов и разновидностей документов постоянного хранения, характерных для данного фондообразователя; степень охвата задокументированных в данном фондообразователея общественно значимых событий;

·уровень целостности фонда и его составляющих;

·глубина распада фонда и период его промежуточного хранения; степень использования фонда.

Названные определители могут использоваться и для анализа совокупности однородных фондов, а также хранящихся в госархиве документов в целом. Однако следует учитывать, что не все из этих определителей в достаточной степени проработаны [13 ; 58].

Перед архивными учреждениями России стоят три основные задачи: комплектование государственных архивов, обеспечение сохранности документов и их использование. Все эти задачи очень важны; но вопросы комплектования имеют особое значение. Почему?

Во-первых, в отличие от обеспечения сохранности и использования, которые являются внутриархивными функциями, функция комплектования носит межотраслевой характер. Это подразумевает и соответствующее правовое обеспечение.

Во-вторых, и это главное, - именно от комплектования, то есть от того, насколько полно и качественно мы отберем и передадим в государственные архивы документальные свидетельства нашей эпохи, будет зависеть источниковая база исторической науки; то, какими мы предстанем перед взором наших потомков [15 ; 21].

Сформированный усилиями многих поколений архивистов Архивный фонд России сегодня насчитывает более 180 млн. дел (4,0 тыс. км архивных полок) с XIV до XX в.

Архивный фонд России можно назвать явлением уникальным. Мы знаем о его огромных объемах, богатстве состава и содержания документов. Но главное то, что Архивный фонд последние 80 лет формировался не как фрагментарный набор интересных документальных комплектов, а как целостное явление, дающее представление о взаимосвязях исторических процессов.

В новых условиях задача архивистов остается прежней - обеспечить комплектование Архивного фонда России так, чтобы он отвечал потребностям общества и государства.

Сегодня вопросы комплектования, как и другие вопросы архивного дела, регулируются законом «Об архивном деле в Российской Федерации». Этот федеральный закон был принят от 22 октября 2004 г.

Первая особенность нового закона заключается в том, что он имеет статус федерального, и отсюда следует более детальная проработка вопросов комплектования, учета, использования и хранения архивных документов.

Новый закон основывается на разграничении предметов ведения и полномочий между РФ и субъектами РФ, между субъектами РФ и муниципальными образованиями. Впервые определен порядок делегирования органам местного самоуправления государственных полномочий в архивной сфере. Проведено очень четкое разграничение прав собственности на архивные документы между Центром, субъектом Федерации и муниципальными образованиями. Теперь, если в государственном архиве какого-то региона хранятся документы федеральной собственности, мы должны идти цивилизованным путем и заключить с этим субъектом Федерации договор о хранении [1].

января 2007 г. приказом № 19 Министерства культуры массовых коммуникаций России были утверждены Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук.

Главное отличие новых Правил от старых связано с самим характером документа - это Правила, т.е. свод однозначно трактуемых и при этом не противоречащих Федеральному закону «Об архивным деле Российской Федерации» норм и установок. Старые советские правила были своего рода учебниками или нормативно-методическими пособиями с предисловиями, разъяснениями, методическими рекомендациями и примерами. В новых Правилах ничего подобного нет. Это первый в истории отечественного архивного дела нормативно-правовой юридический акт в полном смысле этого слова.

В правилах впервые нормативно закреплено положение о том, что сформированные в архивах в архивные фонды и коллекции документы перефондированию не подлежит (оно допускается лишь в исключительных случаях). Любое перефондирование - это большие трудовые дополнительные затраты. Также впервые нормативно зафиксирован порядок фондирования документов органов государственной власти и местного самоуправления.

В Правилах впервые нормативно закреплён и порядок экспертизы ценности документов (ЭЦД), при этом определено, что экспертиза проводится в архиве только по истечении сроков временного хранение архивных документов, в случае безвозвратного вывоза за рубеж или по решению суда [2].

Особое внимание уделено проблемам сохранности документов. В соответствии с Регламентом Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации установлен порядок их выявления и учета, для уникальных документов введено понятие «сейфовое хранение». В тоже время решено отказаться от нормативного закрепления порядка почти не реализуемого на практике изолированного хранения особо ценных документов. Архивные органы Российской Федерации и архивы, имея различные условия хранения документов, вправе решать этот вопрос самостоятельно.

Строго говоря, Правила распространяется, на государственные, муниципальные архивы, музеи и библиотеки и архивы РАН [2].

Одной из важнейших теоретических и практических задач архивоведения, как известно, является разработка оценочного аппарата экспертизы ценности документов и осуществление систематического пополнения Архивного фонда Российской Федерации историческими источниками. Решение этой задачи невозможно без определения стратегических целей комплектования архивов. Без ясного понимания того, что должен представлять собой конечный результат формирования архивных фондов организаций и граждан, какие общественные потребности удовлетворяет получаемая в итоге совокупность признанных ценными документов, работа по формированию общенационального Архивного фонда становится бессистемной и негармоничной.

Потребности будущего российского общества в ретроспективной информации - нереалистично. Неизвестно, как выстроится его политическая, экономическая и духовная структура, станет ли вообще востребованной информация в ее современном понимании и каким (в техническом и интеллектуальном плане) образом [3 ; 186].

Если считать, что стратегической целью комплектования является удовлетворение будущих и только предполагаемых общественных потребностей, которые невозможно заранее предусмотреть, то в этом случае следует отказаться от проведения экспертизы ценности документов и перейти к практике включения абсолютно всех образующихся документов в состав Архивного фонда страны. Иначе нет гарантии, что через сотни или тысячи лет какие-то документы, ныне уничтожаемые архивистами в соответствии с действующими критериями, не заинтересуют будущих исследователей. Но подобный подход означал бы подрыв фундаментальных основ архивного дела, не говоря уже о том, что, как наглядно показал В. Н. Автократов, тотальный отбор документов на постоянное хранение ни физически, ни технически невозможен. Из этого со всей очевидностью вытекает, что рассмотрение стратегических целей комплектования через призму будущих общественных потребностей может привести к дисгармонизации всей системы экспертизы ценности документов и пополнения ими Архивного фонда Российской Федерации. В итоге появляется законный вопрос: какова на самом деле должна быть генеральная стратегия пополнения Архивного фонда страны современными документами? Ответ на этот вопрос, по нашему мнению, достаточно прост и лежит в плоскости теории отражения [3 ; 195].

Основная стратегическая цель архивистов состоит не в прогнозировании плохо предсказуемых потребностей или интересов будущих исследователей, а в формировании совершенной информационной микромодели, своеобразного многоцветного и панорамного снимка в миниатюре, но с предельной объективностью отражающего все богатство жизни общества в каждый отдельно взятый момент его исторического бытия. При этом совершенно не важно, будут ли когда-либо востребованы все без исключения документы Архивного фонда Российской Федерации, разумеется, если их включение было разумным и обоснованным.

Технология коллекционного комплектования позволит повысить информационное разнообразие фондов. Его предметами могут стать:

а) комплексы архивных документов, образовавшиеся в результате реализации государственных контрактов различными негосударственными структурами, не принадлежащими к источникам комплектования архивов;

б) коллекции документов, приобретенных на аукционах или у частных лиц;

в) собираемые архивными учреждениями по собственной инициативе коллекции семейных биографий и писем лиц, не являющихся фондообразователями [3 ;198].

С 2000 по 2004 гг. на проведение работ по упорядочению архивных документов из федерального бюджета было выделено около 200 млн. руб., что явилось беспрецедентным событием в истории архивного дела.

С начала 1990-х годов осложнился процесс комплектования государственных архивов, прежде всего федеральных, и с аудиовизуальной документацией. Объемы принимаемых в федеральные архивы кино-, фото-, фонодокументов также стали снижаться. Основной причиной снижения темпов комплектования архивов этим видом документации явилось отсутствие четких правовых норм, регулирующих вопросы хранения аудиовизуальных документов телерадиовещательными компаниями, киностудиями и другими организациями, производящими аудиовизуальную продукцию, а также отбора и передачи ее на постоянное хранение в государственные и муниципальные архивы [6 ; 28].

Преобразования, произошедшие в нашей стране в начале 90-х годов XX в., привели к резкой общественно-политической активности масс, выразившейся в том числе в создании многочисленных политических партий и движений. Деятельность политических партий и движений, отраженная в создаваемых ими документах, безусловно, попала в поле зрения архивных учреждений. Архивные учреждения Российской Федерации еще с начала 90-х годов прошлого века начали работу по включению в списки источников комплектования политических партий и движений.

Документы личного происхождения, несмотря на низкий их удельный вес в составе архивного фонда РФ (всего 1,3% от всего объема дел, хранящихся в государственных и муниципальных архивах), занимают в нем особое место, поскольку не только дополняют официальные документы о том или ином историческом этапе развития нашего общества, но и содержат информацию о том, как ход исторического процесса повлиял на судьбы конкретных людей.

Политические, экономические и социальные преобразования, произошедшие в нашей стране, привели не только к реформированию государственного аппарата как в центре, так и на местах, но и к созданию и развитию негосударственного сектора экономики, что не могло не повлиять на изменения в составе источников комплектования.

На начало 1993 г. в списки источников комплектования государственных и муниципальных архивов управленческой документации было включено 109047 организаций. К 2000 г. их количество увеличилось на 11,5% и составило 123263. Рост количества источников комплектования был обусловлен, прежде всего, созданием новых органов управления, развитием инфраструктуры городов и районов, усилением роли органов местного самоуправления, развитием негосударственного сектора экономики.

Состав источников комплектования аудиовизуальными документами в начале 90-х годов XX в. был представлен в основном региональными студиями кинохроники, государственными телерадиокомпаниями, радиовещательными компаниями, видеостудиями, фотоагентствами, редакциями газет и журналов, фирмами грамзаписи [6 ; 29].

В соответствии с архивным законодательством архивные учреждения сотрудничали и продолжают сотрудничать с негосударственными организациями на договорной основе. На первом этапе большинство негосударственных организаций весьма неохотно шло на сотрудничество с архивами на предмет передачи образовавшихся в их деятельности документов, относящихся к составу архивного фонда РФ, в государственные или муниципальные архивы. Лишь организации с крупным документооборотом приходили к пониманию необходимости установления контактов с архивными учреждениями с целью получения методической и практической помощи в организации работы с документами, в создании своих архивов. Наглядным примером служит сотрудничество архивных учреждений с коммерческими банками, особенно после дефолта 1998 г., когда целый ряд коммерческих банков был ликвидирован и их документы стали поступать в государственные и муниципальные архивы [13 ; 53].

Возрастание ответственности негосударственных организаций за сохранность образующихся в их процессе их деятельности документов, а также невозможность целого ряда негосударственных структур собственными силами создать необходимые условия для хранения и использования архивных документов вызвали к жизни такое новое явление, как создание специализированных коммерческих фирм по хранению на платной основе архивных документов, образовавшихся в процессе деятельности других организаций.

В последнее время обострилась постановка вопроса о приеме электронных документов на постоянное хранение, что связано с дальнейшим развитием и широким внедрением современных информационных технологий в организациях, с ростом числа организаций, применяющих в своей деятельности электронный документооборот и электронные документы, с формированием ключевых положений государственной политики в области информатизации. Названные процессы сопровождаются формированием законодательной и нормативной базы, призванной узаконить статус электронных документов наряду с документами на бумажной основе, вписать электронные документы в систему традиционного документооборота.

Складывающаяся нормативная правовая база по работе с электронными документами позволяет организациям осуществлять постепенный переход к электронному документообороту, к созданию электронных архивов [14 ; 8].

Однако, в настоящее время вопросы создания и функционирования электронных архивов, обеспечения сохранности электронных документов в методическом и практическом плане недостаточно проработаны. Еще не накоплено должного опыта по созданию и функционированию таких архивов. Государственные архивы страны не располагают необходимой материально-технической и кадровой базой для осуществления постоянного хранения и использования электронных документов.

Кроме этого, по мнению профессиональных архивистов, управленческие документы постоянного срока хранения должны храниться в организациях и передаваться на постоянное хранение на бумажных носителях. Допускается возможность хранения в электронном виде в организациях отдельных документов с временными сроками хранения.

Понимая важность решения проблем создания и ведения электронных архивов, Росархив совместно с ВНИИДАД проводит работу по изучению и решению теоретических и прикладных задач электронного документооборота и архивного хранения электронных документов.

Глава 3. Деятельность архивных учреждений РФ по комплектованию

.1 Нижегородский архив

Источниками комплектования государственных архивов Нижегородской области, документы которых систематически и планомерно пополняют Архивный фонд РФ и архивные фонды Нижегородской области, по состоянию на 2011 г. являются 629 организаций всех форм собственности и 120 владельцев и держателей личных архивов.

Работа с организациями, владельцами и держателями личных архивов - источниками комплектования осуществляется в рамках действующего законодательства. С 85% территориальных органов федеральных органов государственной власти и федеральных организаций заключены соглашения о взаимоотношениях и сотрудничестве. Нет соглашений с 23 органами и организациями, которые отказываются заключать их на условиях возмездного хранения передаваемых архивных документов.

Отсутствуют договоры о сотрудничестве с 24% негосударственных организаций. Большинство этих организаций не передали на хранение в государственные архивы документы Архивного фонда РФ, отнесенные к государственной собственности. Но в списки неправомочно включены и те из них, от которых указанные документы поступили в полном объеме. Не решены вопросы передачи в собственность области архивных документов ряда муниципальных организаций городских округов: город Нижний Новгород, город Дзержинск и редакций ряда муниципальных газет, включенных в списки источников комплектования ГУ ЦАНО, ГУ ГАСДНО и ГУ ГАрхАДНО [8 ; 29].

Государственные архивы используют в своей работе с организациями-источниками комплектования все формы взаимодействия, определенные действующими отраслевыми нормативными правовыми актами, оказывают методическую и практическую помощь в проведении экспертизы ценности документов с целью отбора их на постоянное хранение и включения в состав Архивного фонда РФ и архивных фондов Нижегородской области.

В соответствии с данными паспортизации по состоянию на 1декабря 2010 г. в архивах организаций -источников комплектования государственных архивов учтено 138 327 дел, из которых внесены в описи, утвержденные ЭПМК комитета, 75%. Этот показатель стабилен в течение ряда лет и немного превышает среднестатистический по Российской Федерации (73%). Наметилась положительная тенденция в уменьшении объемов документов Архивного фонда РФ, хранящихся в организациях сверх установленного законодательством срока. Но данные проблемы далеки еще от окончательного решения.

Проблемы, существующие в работе с источниками комплектования государственных архивов научно-технической документацией, носят объективный характер, являются следствием несовершенства действующего законодательства, а также обусловлены нежеланием организаций передавать НТД на хранение. Организации слабо осуществляют работу по экспертизе ценности НТД и ее упорядочение [8 ; 30].

Организациям активно оказывается методическая и практическая помощь по подготовке нормативных и методических документов по вопросам делопроизводства и архивного дела.

Государственными архивными учреждениями успешно проводятся мероприятия по изучению состояния делопроизводства и обеспечения сохранности архивных документов в организациях. Вместе с тем в последние годы уменьшается количество семинаров, проводимых для работников делопроизводственных и архивных служб организаций и обеспечивающих повышение их профессиональной квалификации.

Коллегия решила:

Признать работу государственных архивных учреждений с источниками комплектования в целом удовлетворительной. Отметить возросшее качество и уровень работы, эффективность решения вопросов взаимодействия с организациями- источниками комплектования;

Продолжить работу по уточнению списков организаций- источников комплектования государственных архивов, включению в них новых организаций, в деятельности которых могут образовываться документы Архивного фонда РФ;

Считать одним из приоритетных направлений работы пополнение Архивного фонда Российской Федерации и архивных фондов Нижегородской области документами личного происхождения выдающихся деятелей науки, культуры, политики, общественной сферы, а также других граждан.

Активизировать работу по проведению организациями экспертизы ценности архивных документов и их упорядочению, обеспечивать своевременную подготовку их к постоянному и долговременному хранению.

Активизировать работу по оказанию необходимой методической и практической помощи организациям-источникам комплектования в составлении индивидуальных номенклатур дел, инструкций по делопроизводству, положений об экспертных комиссиях и архивах.

.2 Чебоксарский архив

Ценнейшие информационные сведения по истории страны, Чувашской Республики в целом и по конкретным отраслям политики, экономики, культуры, науки, здравоохранения, образования и многих других отраслей, образовавшиеся в ходе деятельности учреждений, сосредоточены в 2860 фондах исторического архива и охватывают период с 1639 по 1995 гг. Функции комплектования архива документальными материалами закреплены за отделом комплектования и ведомственных архивов.

Со дня создания первого архивного органа Чувашской автономной области - областного отделения Центрального архива, архив начал комплектоваться управленческими документами. К февралю 1923 г. были приняты первые архивные фонды бывших земских начальников и мировых судей Чебоксарского уезда, которые из-за отсутствия специального помещения хранились на складе Облисполкома, впоследствии в церквях и монастырях г. Чебоксары [8 ; 35].

К 1941 году, к моменту создания госархива, в нем уже хранились 1010 фондов, насчитывающих более 450000 дел, образовавшихся в ходе деятельности учреждений, предприятий и организаций на территории Чувашии.

Лишь в 1963 г. в связи с вводом нового типового здания для Центрального государственного архива и с открытием в архиве специального отдела по комплектованию архивохранилища начали систематически пополняться архивными документами структурных подразделений организации, а также других организаций, являющихся источниками комплектования госархива. В момент создания отдела в 1966 г. в списке источников комплектования Центрального государственного архива Чувашской АССР значилась 221 организация.

Отдел разрабатывает и ведет списки учреждений, организаций и предприятий-источников комплектования, осуществляет комплексные и тематические проверки работы ведомственных архивов, ведет государственный учет документов, временного хранящихся в них, паспортизацию, проводит семинары и совещания по повышению квалификации работников делопроизводственных служб, смотры-конкурсы на лучший ведомственный архив, организует отбор и своевременную передачу документов на госхранение.

В списке источников комплектования госистархива Чувашии по состоянию на 1 января 2011 г. значится 81 организация и 36 держателей документов личного происхождения.

В последние годы большое внимание уделяется комплектованию архива документами личного происхождения. Всего на госхранении находятся 54 личных фонда [8 ; 36].

Личные архивы - это важные источники, позволяющие наряду с официальными документами дать представление об ушедшем времени. Ни один официальный документ несравним с документами личного происхождения, с записной книжкой, воспоминаниями, кругом общения, интересов, хода подготовки научных работ, личными письмами, фотографиями, фиксирующими радостные и печальные события, которые помогают увидеть эпоху изнутри.

Среди них фонд И. Я. Яковлева - выдающегося педагога, основателя Симбирской чувашской учительской школы, просветителя чувашского народа; фонд В. С. Прянникова - доктора технических наук, профессора Чувашского государственного университета им. И. Н. Ульянова; фонд М. Г. Кондратьева - доктора искусствоведения, музыковеда, фольклориста, профессора Чувашского государственного педагогического университета им. И. Я. Яковлева; фонд Ю. Н. Броницына - заслуженного поэта Чувашской Республики, писателя и многих других личностей, чья жизнь и деятельность представляют большой интерес для исследователей .

В госархиве работе по комплектованию документами уделяется особое внимание, так как от качества и полноты принятых фондов зависит дальнейшее освещение исторических событий, происходящих в республике, обеспечение конституционных прав и законных интересов граждан.

До 2000-х годов ежегодно на государственное хранение поступало более 15 тыс. документов от учреждений-источников комплектования архива. В настоящее время в связи с загруженностью архивохранилищ комплектование архива документами приостановлено. Работа с организациями сложная и трудоемкая, требующая контакта и взаимопонимания людей, отвечающих за этот участок работы в учреждениях, организациях и предприятиях [8 ; 39].

.3 Московский архив

Собственники и владельцы документов Архивного фонда Москвы обеспечивают ведение делопроизводства, сохранность архивных документов в соответствии с федеральным законодательством и законодательством города Москвы.

Особо ценные уникальные архивные документы находятся на особом режиме учета, хранения, использования в соответствии с федеральным законодательством.

Отнесение архивных документов к особо ценным и уникальным, а также создание и сохранение страховых копий особо ценных и уникальных документов, хранящихся в городских архивах, осуществляются органом управления архивным делом Москвы в порядке, установленном федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела.

Органы государственной власти города Москвы и органы местного самоуправления в городе Москве, организации, в процессе деятельности которых по экспертной оценке органа управления архивным делом Москвы, проводимой в соответствии с федеральным законодательством, образуются документы, подлежащие постоянному хранению [11 ; 12].

обеспечивают сохранность, учет, отбор и подготовку документов Архивного фонда Москвы для передачи в городские архивы в соответствии с национальными стандартами, а также правилами и инструкциями федерального органа исполнительной власти в области архивного дела, нормативно-методическими документами органа управления архивным делом Москвы;

разрабатывают и утверждают по согласованию с органом управления архивным делом Москвы нормативно-методические документы, определяющие работу архивных и делопроизводственных служб;

согласовывают с органом управления архивным делом Москвы сроки и порядок описания (упорядочения) архивных документов.

Органы государственной власти города Москвы и органы местного самоуправления в городе Москве, организации, передающие документы в городские архивы, не вправе уничтожать документы, срок хранения которых истек, до утверждения органом управления архивным делом Москвы описей дел постоянного хранения и согласования описей документов по личному составу.

При реорганизации органов государственной власти города Москвы и органов местного самоуправления в городе Москве, организаций, изменении формы собственности их правопреемники обязаны обеспечить сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу.

Архивные документы, в том числе документы по личному составу, ликвидируемая организация передает за счет собственных средств на хранение в городской архив. Документы по личному составу организаций передаются в городские архивы на хранение до завершения процедуры ликвидации и (или) банкротства организаций в соответствии с законодательством [11 ; 13].

Основными задачами отдела являются: обеспечение своевременного и качественного комплектования Центрального архива города Москвы документами государственных органов и территориальных органов исполнительной власти города Москвы, органов местного самоуправления на территории округа и организаций, расположенных на территории города Москвы, определение состава организаций - источников комплектования ЦАГМ и видов документов, подлежащих передаче на постоянное хранение; организационно-методическое руководство и контроль за деятельностью архивов организаций, являющихся источниками комплектования ЦАГМ, обеспечение работы по отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов, относящихся к составу Архивного фонда Москвы.

комплектование государственный архив

Заключение

Отечественные архивисты, по нашему мнению, пока не достигли полной ясности и единодушия в толковании вопроса комплектования архивов. Большинство из них, видимо, склонны считать стратегической целью архивоведческого отбора документов их последующее использование, правда, не прямо, а опосредованно, через реализацию сценариев «потребностей будущего».

Потребности будущего российского общества в ретроспективной информации - нереалистично. Неизвестно, как выстроится его политическая, экономическая и духовная структура, станет ли вообще востребованной информация в ее современном понимании и каким (в техническом и интеллектуальном плане) образом. Если архивисты со стопроцентной уверенностью не могут сказать, каковы потребности в ретроспективной документной информации по всему спектру проблем известной триады (личность, общество, государство) сейчас и в ближайшей перспективе, то будет верхом легкомыслия экстраполировать сегодняшнее полузнание на весьма отдаленное будущее.

Так же оценивая пройденный путь в сфере комплектования государственных и муниципальных архивов в период 1991-2005 гг. можно с уверенностью сказать, что удалось избежать массовых утрат архивных документов, находившихся на ведомственном хранении на рубеже 90-х годов, хотя потери отдельных комплексов документов в организациях источниках комплектования документов имели место и на федеральном и на региональном уровне. Практически завершена работа по упорядочению архивных документов, образовавшихся в деятельности ликвидированных министерств и ведомств СССР, РСФСР, РФ. Архивный фонд РФ пополнен значительным комплексом ценных исторических документов. Развивается сеть государственных и муниципальных архивов по личному составу.

Содержание Введение Глава 1. Развитие комплектования государственных архивов в досоветский и советский период .1 Развитие комплектования в досоветс

Больше работ по теме: