Печати и штампы

И заверили печатью...

В законодательстве используются понятия "гербовая печать", "печать с изображением Государственного герба Республики Беларусь", "простая печать круглой формы", "официальная печать", "круглая гербовая печать", "печать предприятия" и т.д. Наличие множества терминов значительно затрудняет, а порой и вовсе не позволяет четко определить, что такое печать предприятия и каких видов она бывает.

Нужна ли печать

Законодательством прямо не предусмотрена обязанность юридического лица иметь печать. Однако при совершении ряда действий печать все-таки требуется. Например, для открытия текущего (расчетного) счета юридическое лицо должно представить в банк карточку с образцами подписей должностных лиц, имеющих право подписи документов для проведения расчетов, и печати (абз. 5 подп. 2.3 Декрета Президента Республики Беларусь от 16.01.2009 N 1 "О государственной регистрации и ликвидации (прекращении деятельности) субъектов хозяйствования"). Законодательством и соглашением сторон могут устанавливаться дополнительные требования, которым должна соответствовать форма сделки (например, скрепление печатью), и предусматриваться последствия несоблюдения этих требований (ч. 3 п. 1 ст. 161 Гражданского кодекса Республики Беларусь (далее - ГК)). Доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя, скрепленной печатью этой организации (п. 5 ст. 186 ГК). Вносимые в трудовую книжку сведения о работнике заверяются подписью нанимателя (уполномоченного должностного лица) и его печатью (п. 10 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной Постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 09.03.1998 N 30). Заявка на конверсию при совершении валютных операций также заверяется печатью (абз. 8 п. 52 Инструкции о порядке совершения валютно-обменных операций с участием юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, утвержденной Постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 28.07.2005 N 112). Одним из требований к документам, которые служат основанием для государственной регистрации сделок с недвижимым имуществом, является скрепление их печатью юридического лица (п. 2 ст. 67 Закона Республики Беларусь от 22.07.2002 N 133-З "О государственной регистрации недвижимого имущества, прав на него и сделок с ним").

Как следует из вышеизложенного, для "полноценной жизни" юридическому лицу печать все же необходима.

Какие бывают печати

Печать - это предмет, на котором изображены знаки и символы, выполненные специальным способом для того, чтобы можно было ставить оттиски этих изображений на бумаге или других объектах (глине, сургуче и т.п.) с целью придания данным объектам определенного значения и (или) юридической силы.

Все существующие печати условно можно разделить на следующие виды:

Главная печать юридического лица. Под этим условным названием в настоящей статье понимаются два вида печатей юридического лица - гербовая печать и простая печать круглой формы.

Главная печать имеет ряд существенных отличий от прочих печатей и штампов.

Гербовая печать - печать с изображением Государственного герба Республики Беларусь, которую могут иметь лишь юридические лица, обладающие таким правом (Совет Министров Республики Беларусь, местные исполнительные и распорядительные органы, суды, органы прокуратуры, государственные организации и т.д.) (п. 29 Инструкции о порядке открытия и функционирования штемпельно-граверных мастерских, изготовления, учета, хранения и уничтожения печатей и штампов, утвержденной Постановлением Министерства внутренних дел Республики Беларусь от 25.09.2000 N 157 (далее - Инструкция о печатях и штампах); п. 2 Инструкции о порядке изготовления и уничтожения печатей с изображением Государственного герба Республики Беларусь, утвержденной Постановлением Министерства внутренних дел Республики Беларусь от 12.06.2009 N 189 (далее - Инструкция о печатях с изображением герба)). Перечень юридических лиц, имеющих право на изготовление гербовой печати, не является закрытым.

Гербовая печать изготавливается в одном экземпляре (в некоторых случаях допускается иметь дополнительную печать с цифрой 2, а учреждения Национального банка Республики Беларусь и государственные нотариальные конторы могут изготавливать более двух печатей с соответствующими номерами) (п. 30 Инструкции о печатях и штампах).

Простая печать - это печать без изображения Государственного герба Республики Беларусь, представляющая собой металлическое (каучуковое, полимерное) изделие круглой формы, в центре которого располагается полное наименование юридического лица либо его эмблема, а по окружности указывается: "Республика Беларусь" и юридический адрес (город или район) (п. 50 Инструкции о печатях и штампах). Простая печать круглой формы является разновидностью простой печати (Разъяснение Высшего Хозяйственного Суда Республики Беларусь от 11.12.2008 N 03-29/2667 "Об использовании печати предприятия" (далее - Разъяснение ВХС)).

Юридические лица, не имеющие права на использование гербовой печати, могут изготавливать один экземпляр простой печати круглой формы (п. 33 Инструкции о печатях и штампах).

Печать структурного подразделения. Используется только для операций, входящих в компетенцию этого подразделения (п. 34 Инструкции о печатях и штампах). Если отдел действует от имени самого юридического лица, на документах должен проставляться оттиск главной печати юридического лица (Разъяснение ВХС).

Прочие печати и штампы. К ним относятся печати, в тексте которых отсутствует наименование юридического лица, а также угловые, прямоугольные, треугольные и овальные штампы, пломбиры, нумераторы, клише, факсимиле, штемпели, блокировочные штампы и клейма, металлические печати для опечатывания шкафов, сейфов, дверей (п. 37 Инструкции о печатях и штампах). Они изготавливаются по заявкам, подписанным руководителем юридического лица (п. 37 Инструкции о печатях и штампах). Штампы используются юридическим лицом для регистрации документов, соблюдения конфиденциальности содержимого запечатанных конвертов и прочих целей.

Куда ставим печать

Организация самостоятельно (на основании законодательства) определяет перечень документов, на которых проставляется главная печать (ч. 5 п. 62 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 N 4 (далее - Инструкция по делопроизводству)). При этом следует иметь в виду, что ее оттиск должен ставиться на документах:

требующих особого удостоверения их подлинности (ч. 2 п. 62 Инструкции по делопроизводству);

связанных с расходованием денежных средств и материальных ценностей (п. 5.23 СТБ 6.38-2004 "Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (далее - СТБ 6.38-2004));

удостоверяющих права, свободы и (или) законные интересы граждан, права и обязанности юридических лиц (ч. 5 п. 62 Инструкции по делопроизводству).

Оттиском главной печати заверяется подпись должностного (ответственного) лица организации, имеющего полномочия на подписание документов. При отсутствии у должностного лица права подписи проставление главной печати не придает этому документу юридической силы.

печать гербовый штамп беларусь

Законодательство регулирует случаи, когда проставление гербовой печати обязательно (Примерный перечень документов, на которых ставится печать с изображением Государственного герба Республики Беларусь, утвержденный Постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 25.02.1993 N 100). Так, ее следует ставить на документах, удостоверяющих права физических и юридических лиц, на актах, в трудовых книжках и др.

В ситуациях, когда наличие оттиска главной печати на определенных документах необязательно, допускается ставить оттиск печатей отдела, прочих печатей и штампов (например, при проставлении на командировочных удостоверениях отметки о прибытии и убытии (п. 10 Инструкции о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь, утвержденной Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 12.04.2000 N 35), при приеме корреспонденции).

От изготовления до уничтожения

Заказываем главную печать. Чтобы изготовить главную печать, необходимо разработать ее эскиз (с учетом соответствия размера будущей печати (а также размера и видов изображений на ней) требованиям законодательства). Помимо этого у юридического лица должно быть:

при размещении на главной печати Государственного герба Республики Беларусь - право на это, предоставленное законодательными актами (п. 2 Инструкции о печатях с изображением герба);

при размещении товарного знака (знака обслуживания) - свидетельство (п. 195 Положения о порядке регистрации товарного знака и знака обслуживания, утвержденного Постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 28.12.2009 N 1719), подтверждающее данное право (абз. 4 ч. 2 п. 37 Инструкции о печатях и штампах);

при размещении эмблемы - ее описание в уставе (в приложении к нему) и имеющаяся регистрация (подп. 3.3, 3.4 Указа Президента Республики Беларусь от 07.08.2002 N 441 "Об образовании геральдического совета при Президенте Республики Беларусь и некоторых мерах по совершенствованию порядка учреждения и государственной регистрации орденов, медалей и официальных геральдических символов") эмблемы (п. 51 Инструкции о печатях и штампах).

После разработки эскиза необходимо определить, требуется ли юридическому лицу разрешение на изготовление главной печати. Большинству юридических лиц (хозяйственные товарищества и общества, унитарные предприятия, производственные кооперативы и т.д.) подобное разрешение не нужно (ч. 2 п. 36 Инструкции о печатях и штампах). Они должны обращаться в специализированные штемпельно-граверные мастерские напрямую, представив:

заявление;

оригинал устава или учредительного договора со штампом, свидетельствующим о проведении государственной регистрации (Письмо Министерства внутренних дел Республики Беларусь от 10.02.2009 N 21/96вн "О порядке изготовления печатей"; ч. 2 п. 37 Инструкции о печатях и штампах);

эскиз главной печати;

документы, подтверждающие право на использование изображения Государственного герба Республики Беларусь, на товарный знак и т.д. (ч. 2 п. 37 Инструкции о печатях и штампах).

В мастерскую с заявлением об изготовлении главной печати и необходимыми документами обращается руководитель либо представитель, действующий на основании доверенности.

Если юридическому лицу требуется разрешение на изготовление главной печати (государственные органы и организации, религиозные организации и т.д.) (п. 36 Инструкции о печатях и штампах), ему нужно обратиться в уполномоченный орган с соответствующим заявлением, к которому прилагаются необходимые документы (п. 38 Инструкции о печатях и штампах). Для изготовления печатей и штампов, в тексте которых отсутствует наименование юридического лица, разрешение не требуется (п. 37 Инструкции о печатях и штампах).

Храним главную печать. Главная печать должна храниться в несгораемом шкафу или сейфе. Запрещается хранить ее в других местах, а также передавать лицам, не имеющим права на хранение главной печати (п. 61 Инструкции о печатях и штампах).

За хранение главной печати отвечает руководитель организации (либо лицо, имеющее право пользования такой печатью). При смене руководителя главная печать передается по акту приема-передачи.

Руководитель может возложить ответственность за хранение и использование главной печати на одного из своих подчиненных, что оформляется приказом:

Учет печатей юридического лица ведется в специальном журнале (п. 61 Инструкции о печатях и штампах), форму которого вправе установить само юридическое лицо (кроме случаев, когда форма утверждена в определенном порядке для конкретных организаций):

За противоправное виновное неисполнение (ненадлежащее исполнение) обязанностей, связанных с хранением и использованием главной печати, работник может привлекаться к дисциплинарной ответственности.

Как поменять главную печать. Замена главной печати (вследствие износа либо изменения указанных на печати данных) происходит по той же процедуре, что и получение новой печати (старые печати уничтожаются в установленном порядке (ч. 4 п. 62 Инструкции о печатях и штампах)).

Если главная печать утеряна. При утере главной печати следует обратиться в органы внутренних дел с соответствующим заявлением (п. 45 Инструкции о печатях и штампах) (после проверки органы внутренних дел выдают разрешение на изготовление дубликата печати с буквой Д). Необходимо также самостоятельно принять меры к обнаружению утерянной печати, например, провести служебное расследование. Целесообразно сообщить об утере главной печати заинтересованным лицам (контрагентам и т.д.).

Когда печать необходимо уничтожить. По общему правилу главная печать, подлежащая уничтожению, сдается в органы внутренних дел (с приложением заявления и оттиска печати) (ч. 4 п. 62, п. 63 Инструкции о печатях и штампах).

При ликвидации юридического лица, которому не требовалось разрешение на изготовление главной печати, ликвидационная комиссия (ликвидатор) предоставляет эту печать в регистрирующий орган (ч. 1 п. 62 Инструкции о печатях и штампах).

Если такое разрешение ранее выдавалось юридическому лицу регистрирующими органами, главная печать сдается для уничтожения в эти органы (ч. 2 п. 62 Инструкции о печатях и штампах). Свидетельством об уничтожении главной печати является квитанция (ч. 4 п. 62 Инструкции о печатях и штампах).

Печати, в тексте которых отсутствует наименование юридического лица, и штампы уничтожаются самим юридическим лицом с составлением специального акта (ч. 3 п. 62 Инструкции о печатях и штампах).

Больше работ по теме: