Оценка роли выставки-ярмарки в экономике Кемеровской области

 

Министерство образования и науки Российской Федерации

Федеральное агентство по образованию

Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования

Российский государственный торгово-экономический университет

Кемеровский институт (филиал)

Специальность 080502 «Экономика и управление в торговле»

Факультет Менеджмент

Кафедра экономики и управления на предприятии торговли

ВЫПУСКНАЯ КВАЛИФИКАЦИОННАЯ (ДИЛОМНАЯ) РАБОТА

Тема:

ОЦЕНКА РОЛИ ВЫСТАВКИ-ЯРМАРКИ В ЭКОНОМИКЕ КЕМЕРОВСКОЙ ОБЛАСТИ

Студентки группы ЭУз-041,

Маневич Яны Анатольевны

Руководитель работы:

Подболоцкая Татьяна Александровна

Кемерово 2010

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ВЫСТАВОЧНО-ЯРМАРОЧНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

.1Определение и классификация выставочно-ярмарочных мероприятий

1.2Организационно-документальное обеспечение выставочного проекта

1.2.1Подготовительный этап

1.2.2Анонсирование мероприятия

.2.3Проведение выставочного мероприятия

.2.4Подведение итогов мероприятия

1.3Особенности и специфика работы в выставочном бизнесе

. АНАЛИЗ ВЫСТАВОЧНОЙ СТАТИСТИКИ ЗАО «КУЗБАССКАЯ ВЫСТАВОЧНАЯ КОМПАНИЯ «ЭКСПО-СИБИРЬ»

2.1Анализ качественных показателей организатора выставок-ярмарок

2.2Анализ баерского потенциала выставочного мероприятия

2.3Анализ фактических баерских возможностей выставочного мероприятия

. ОРГАНИЗАЦИЯ И РАЗВИТИЕ ЭФФЕКТИВНОЙ ВЫСТАВОЧНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ В КЕМЕРОВСКОЙ ОБЛАСТИ

.1Основные проблемы российского выставочного бизнеса и методы их решения

.1.1 Материально-техническая база выставочной деятельности

.1.2 Нормативно-правовая база выставочно-ярмарочной деятельности

.1.3 Направления совершенствования нормативной правовой базы в области выставочно-ярмарочной деятельности

.1.4 Формы государственной поддержки выставочно-ярмарочной деятельности

.2Оценка деятельности выставочных операторов Кемеровской области

3.3Современные управленческие решения и производственные инновации в работе ЗАО «КВК «Экспо-Сибирь»

3.4Предложения по совершенствованию конгрессно-выставочной деятельности ЗАО «КВК «Экспо-Сибирь»

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

ПРИЛОЖЕНИЯ

Приложение А. Итоги развития экономики и социальной сферы Кемеровской области в 2008 году

Приложение Б. Информация о социально-экономическом положении области в январе-ноябре 2009 года

Приложение В. Реализация приоритетных национальных проектов в Кемеровской области

ВВЕДЕНИЕ

Выставочно-ярмарочный бизнес - один из самых динамично развивающихся институтов рыночной инфраструктуры России и всех развитых стран. Это объясняется не только развитием регионов России, но и инвестиционными вливаниями в экономику, активизацией местных и региональных рынков. Ярмарки и выставки позволяют изыскать наиболее эффективные формы взаимодействия промышленности и торговли, обеспечить более широкое рыночное пространство для отечественных товаров. На сегодняшний день выставочно-ярмарочная деятельность (ВЯД) представляет систему профессиональных информационных, рекламных, технических, хозяйственных, экономических, технологических и управленческих действий многочисленных заинтересованных в этой деятельности юридических и физических лиц. ВЯД во всем мире - это важнейшая отрасль национальной экономики. Становление цивилизованных рыночных отношений предполагает необходимость совершенствования ВЯД, которая вносит существенный вклад в развитие национальной и региональной экономики.

Помимо выполнения общеизвестных функций, таких как инструмент маркетинга, ценообразования, привлечения инвестиций, поиска партнеров и других, роль выставок в современной экономике, которая характеризуется своим глобальным характером и инновационно-технологической направленностью, состоит в следующем:

выставки стимулируют структурные изменения в пользу наукоемких производств;

-способствуют формированию единого экономического пространства, где предусмотрена свобода перемещения товаров, услуг, технологий;

обеспечивают доступ к новым стандартам ведения бизнеса

это звено во взаимоотношениях между странами, регионами и международными рынками;

международная выставка становится основополагающей инфраструктурой для развития экспортно-импортных операций и ведения бизнеса в целом;

как вид коммуникации (многоцелевой) имеет огромные преимущества перед их другими видами;

это объективно необходимый инструмент экономической политики, конкурентного поведения города, территории, региона.

важнейшая составляющая в обеспечении сопоставимости национальной и мировой экономики, что ускоряет ее интеграцию в систему мирохозяйственных связей;

имеет огромный интеграционный потенциал.

Развитие местного самоуправлении, финансовая устойчивость и эффективность работы муниципалитетов прямо связаны с активизацией хозяйственной жизни на местах. ВЯД - одна из составляющих сферы деловых услуг, ориентированная на создание бизнес-среды. ВЯД способствует продвижению товаров и услуг на внешний и внутренний рынок, реализует потребность отечественных и зарубежных предпринимателей к кооперации и налаживанию новых хозяйственных связей.

Организационные формы ВЯМ весьма широки и способны удовлетворить любые маркетинговые запросы субъектов рынка. Сегодня общая система выставочно-ярмарочных услуг (ВЯУ) концентрируется вокруг более 30 разновидностей выставочных мероприятий, в том числе: выставки, салоны, ярмарки, аукционы, фестивали, недели, выставки-симпозиумы, дегустации, биржи, салоны-конференции и т.д.

Многие понятия на первый взгляд схожи между собой, но существуют различия и особенности, которые заключаются в способах организации, проведения и участия, в целях проведения, составе посетителей и участников и т.д. ВЯД в современных условиях осуществляется в следующих основных формах: выставка и ярмарка. Важной составной частью выставок является проведение сопутствующих мероприятий, как правило, научно-технического характера: симпозиумы, конференции, презентации, «деловые столы» и т.д.

В настоящее время все более ощущается потребность создания нового типа деловых инфраструктур, модернизации мощного промышленного потенциала. России предстоит не только сохранить достигнутый уровень социально-экономического развития, но и выйти на более высокие рубежи, занять достойное место в новом, вызванном глобальной экономикой, региональном, национальном и международном разделении труда, занять свое место в изменяющемся глобальном мире.

Проблема реализации продукции приобретает возрастающее значение. Степень конкурентной борьбы достигла своего апогея практически во всех отраслях производства. Производители столкнулись с необходимостью организации специальной деятельности, направленной на продвижение новых товаров собственного производства. Основная борьба за сознание потребителя развернулась не на товарном, не на ценовом, а на информационном уровне. В ней находят применение все известные формы комплекса маркетинговых коммуникаций: реклама, стимулирование сбыта, связи с общественностью, персональные продажи.

1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ВЫСТАВОЧНО-ЯРМАРОЧНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

.1Определение и классификация выставочно-ярмарочных мероприятий

Прежде чем начать анализировать выставочную деятельность, целесообразно уточнить терминологию. В русском языке два основных слова определяют эту сферу - ярмарки и выставки. Гораздо больше терминов в английском - кроме fair и exhibition - exposition, show, display, во французском к ним добавляется salon - термин, который перекочевал и в русский язык, и т.д.

Этимологически в словаре Даля ярмарки - большой торговый съезд и привоз товаров в определенное (срочное) в году время, годовой торг. Причем различаются ярмарки общие - на всякий товар и частные - на отдельные виды товара; в немецком jarmarket означает ежегодный рынок. В то же время ярмарка (в английском языке - fair) подразумевает не только рынок товаров, но и во многом рынок развлекательных услуг (аттракционы, сцены и т.п.). Это сродни и старому русскому пониманию.

Таким образом, под ярмарками историческими понимались регулярные торжища широкого значения; рынок, регулярно, периодически организуемый в традиционно определенном месте; сезонная распродажа товаров одного или многих видов. Выставка определялась как публичная демонстрация достижений в области материальной и духовной деятельности человека.

В Концепции развития выставочно-ярмарочной деятельности в Российской Федерации употребляются следующие понятия.

Выставки и ярмарки - это рыночные мероприятия, на которых экспоненты представляют на основе выставочных образцов производимые товары и услуги.

В рамках выставок и ярмарок организации (экспоненты) с помощью образцов (экспонатов) демонстрируют производимые товары и услуги с целью изучения конъюнктуры рынка и содействия их сбыту [3, с. 2].

Отличительной чертой ярмарок является то, что они, как правило, предполагают непосредственное осуществление прямых продаж экспонентами демонстрируемой продукции, хотя в настоящее время границы между понятиями «выставки» и «ярмарки» сведены до минимума.

Выставки и ярмарки - как правило, многокомпонентные мероприятия, включающие в себя наряду с демонстрацией экспонатов также конференции, семинары, «круглые столы» и другие мероприятия, выполняющие информационную функцию [3, с. 2].

Комитет немецкой экономики по делам торговых выставок и ярмарок дает свои определения.

Ярмарки - регулярно организуемые рыночные мероприятия с ограниченным временем проведения. Адресуя свои экспонаты преимущественно квалифицированным специалистам - посетителям ярмарок, многочисленные участвующие в ярмарке предприятия представляют основные товары и услуги одной или нескольких отраслей, предлагаемые промышленным заготовителям и реализуемые преимущественно на основе выставленных образцов.

Выставки - рыночные мероприятия с ограниченным временем проведения. Адресуя свои экспонаты преимущественно обычным посетителям-неспециалистам, многочисленные участвующие в выставке предприятия представляют и реализуют характерные товары и услуги одной или нескольких отраслей или информируют потребителей с целью содействия сбыту товаров [6, с. 2].

Налицо очевидное подобие определений. Главное общее - это подчеркивание рыночного характера выставочно-ярмарочных мероприятий. При этом ярмарки ориентируются главным образом на специализированного посетителя-покупателя, оптовика, на осуществление продаж экспонентами демонстрируемой продукции, в то время как выставки - на более широкий круг возможных потребителей, на привлечение их внимания к товару.

На Марсельском конгрессе (октябрь 1995 г.) Международного союза ярмарок (УФИ) было принято следующее определение ярмарки: «Ярмарка - это международная экономическая выставка образцов, которая независимо от ее наименования в соответствии с обычаями страны, на территории которой она проводится, представляет собой рынок товаров широкого потребления (или оборудования) и действует в установленные сроки в течение ограниченного периода времени в одном и том же месте и экспонентам которой разрешается представлять образцы своей продукции для заключения сделок в национальном или международном масштабах» [6, с. 2].

Фактически сегодня в первоначальном значении этого слова выставками с позиции терминологии, укоренившейся в России, следовало бы называть выставочные мероприятия, не преследующие торговые (коммерческие) цели, к которым в первую очередь относятся всемирные выставки ЭКСПО, выставки произведений искусств из коллекций музеев, не предназначенных для продажи, и выставки, организуемые при проведении конгрессов. В соответствии с Парижской конвенцией 1928 г. о международных выставках (сегодня это всемирные выставки ЭКСПО) введено понятие международной официальной или официально признанной выставки как мероприятия, «главная цель которого состоит в выявлении успехов, достигнутых различными странами в одной отрасли или нескольких отраслях производства, и во время которого, по существу, не делается никакого различия между покупателями или посетителями».

Такого узкого понимания за термином «выставки» из-за сложившейся их коммерческой направленности не сохранилось. Как правило, главная направленность любой выставки в настоящее время - реклама инноваций в виде товаров и услуг, заключение контрактов на продажу образцов после окончания выставки, поставку партий показанного товара или заключения фьючерских сделок. Поэтому в современном выставочном лексиконе выставка и ярмарка хотя и имеют различные названия, а порою несколько отличные организационные формы, в русском языке представляют близкие по содержанию мероприятия и могут быть классифицированы по общим признакам.

Современная ярмарка предлагает широкий спектр товаров и услуг: от образцов изделий и комплексных автоматизированных систем до передачи «ноу-хау», проводимых экспертами консультаций и т.д.

Из мирового опыта следует, что выставки/ярмарки принято классифицировать по пяти основным признакам [3, с.5-7]:

по географическому составу экспонентов (в зависимости от того, какие страны/регионы они представляют);

по тематическому (отраслевому) признаку;

по значимости мероприятия для экономики города/региона/страны;

по территориальному признаку (на территории какой страны проводится выставочное мероприятие);

по времени функционирования (в зависимости от продолжительности работы).

Классификация выставок/ярмарок по географическому составу экспонентов:

всемирные (международные выставки, на которых страны демонстрируют свои достижения в области экономики, науки, техники и культуры);

международные (характеризуются участием в них фирм из разных стран, число иностранных участников должно составлять не менее 10% от общего числа экспонентов, выставочное оборудование и предоставляемый набор услуг должны соответствовать международным стандартам);

с международным участием (с числом иностранных участников менее 10% от общего числа участников);

национальные (с участием фирм отдельно взятой страны);

межрегиональные (демонстрирующие продукцию и услуги производителей из нескольких регионов);

местные (региональные) - с участием фирм только из того города/региона, где проводится выставка/ярмарка.

Классификация выставок/ярмарок по отраслевому (тематическому) признаку:

В соответствии с отраслевой принадлежностью выставляемых экспонатов выставки/ярмарки подразделяются на:

универсальные;

специализированные (многоотраслевые и отраслевые).

Классификация выставок/ярмарок по значимости мероприятия:

выставки федерального значения (имеющие значение для страны в целом);

выставки межрегионального значения (имеющие значение для нескольких регионов страны);

выставки регионального значения (имеющие значение только для одного региона);

выставки местного значения (имеющие значение для города, области).

Классификация выставок по территориальному признаку (в зависимости от того, на территории какой страны проводится выставочное мероприятие):

выставки, проводимые внутри страны;

выставки, проводимые на территории других стран.

Классификация выставок по времени функционирования (в зависимости от продолжительности работы):

постоянно действующие (0,5-1 год и более);

временные (0,5-5 месяцев);

краткосрочные (от 1-5 дней до 0,5 месяца).

В настоящее время развитие международных ярмарок и выставок идет как по пути количественного увеличения, так и в направлении качественного преобразования. Наряду с общеотраслевыми ярмарками средств производства и товаров широкого потребления проводятся тематические, показывающие несколько родственных отраслей экономики; специализированные ярмарки (салоны, выставки) по определенным выставочным темам и номенклатуре товаров; специализированные выставки (салоны), экспонаты которых являются не только и не столько товарами, сколько предназначаются для показа решения конкретных технических и других проблем.

Форма и содержание выставочно-ярмарочных мероприятий с течением времени подвергаются изменениям под воздействием потребностей рынка. Тематические узкоспециализированные ярмарки могут перерасти в тематические общеотраслевые, а из них могут выкристаллизоваться ярмарки с более узкой направленностью, товарные ярмарки могут превратиться в тематические и т. д [4, с.6].

Число и размер международных общеотраслевых и специализированных ярмарок регулируются требованиями мировых рынков, которые они обслуживают. Выставочно-ярмарочные мероприятия, не отвечающие предъявляемым требованиям, отмирают, а новые возникают в соответствии с тенденциями общего развития мирового хозяйства.

.2Организационно-документальное обеспечение выставочного проекта

Каждый выставочный проект в ходе подготовки «обрастает» огромным количеством документации, которая стандартна по своей структуре для каждой выставки. Подготовка и реализация проекта может быть представлена в виде организационного плана и коррелирующего ему документооборота. Организационный план - эффективный инструмент организации и контроля отдельных этапов подготовки выставки

Временные рамки реализации плана подготовки и проведения выставки очень эластичны (от 2 мес, до 2 лет в зависимости от типа и масштаба выставки).

Организационный план выставочного проекта делит время подготовки и проведения выставки на 5 этапов:

·подготовительный этап,

·анонсирование мероприятия,

·проведение выставочного мероприятия,

·подведение итогов мероприятия.

Каждому из этапов соответствуют свои организационные мероприятия и документы рекламного и информационного обеспечения.

.2.1Подготовительный этап

Организационные мероприятия - разработка концепции выставочного проекта.

Документальное обеспечение - концепция выставочного проекта. При разработке концепции выставочного проекта необходимо проведение серьезных маркетинговых исследований, которые дадут ответ на следующие вопросы:

·готовность рынка/отрасли к проведению данного проекта,

·наличие партнеров (по рынку/отрасли) по организации выставки,

·наличие аналогичных выставочных проектов.

Ответ на эти вопросы можно получить путем консультаций с представителями государственных, профессиональных, общественных объединений, изучения маркетинговых исследований по отрасли, периодической литературы, «живой работы» на конкурентных выставках.

Особое внимание при разработке концепции следует уделить названию и классификатору выставки. Название должно быть точным, интернациональным, юридически чистым, Классификатор выставки должен точно определять ее тип. Лучше воспользоваться общепринятыми классификаторами. Выставка должна быть «прозрачной».

В ее названии, номенклатуре, сроках, продолжительности не должно быть пересечений и искажений, дезориентирующих участников и посетителей.

В концепции необходимо отразить:

.обоснование «содержательной» состоятельности проекта для рынка,

2.уникальные стороны проекта,

.тематико-экспозиционный план выставки, принципы организации экспозиции, партеры по организации экспозиции, структуру экспонентов выставки,

.мероприятия деловой программы выставки (протокольные мероприятия, конференции, секции, семинары, круглые столы),

.подпрограммы и сопутствующие мероприятия,

.конкурсную, презентационную программу,

.медиа- план, план РR-работы, структуру Ргоmotion,

.рекламное обеспечение,

.инфраструктурное обеспечение.

Документ, разработанный по такому плану, является «сеткой» для составления сметы выставки и анализа коммерческой состоятельности проекта, презентации проекта вне компании и его практической реализации подразделениями внутри (таблица 1).

Таблица 1

Документальное обеспечение подготовительных мероприятий

Организационные мероприятияДокументальное обеспечениеАнализ коммерческой состоятельности проекта, определение стоимости кв.м. выставочной площадиЭкспертное заключениеЗаключение договора на аренду выставочной площадиДоговор арендыЗаключение договора на застройку с генеральным подрядчикомДоговор о застройкеПодготовка Организационного комитета, формирование программы государственной поддержки проектаСостав Организационного комитетаРазработка фирменного стиля проекта (логотип, бланк, визитка, фирменный цвет)Константы фирменного стиля выставкиПодготовка информационного письма о выставке, разработка программы мероприятий выставкиИнформационное письмо, программа мероприятийПодготовка заявочной документации по проектуБланк заявки-договораОпределение клиентской базы, формирование библиотеки информационных источников по проекту, базы VIPБаза данных по клиентам

Информационное письмо о выставке предназначается для приглашения участников. Содержит точное название, время, место проведения, тематику выставки, программу мероприятий выставки, контактные телефоны и прочие реквизиты организаторов, а также элементы фирменного стиля выставки. Объем письма - не более 2 страниц.

Заявочная документация представляет собой бланк заявки-договора на участие в выставке, который служит основанием для выставления счета-фактуры экспоненту. Содержит условия участия в выставке, схему оплаты, размер и тип арендуемой площади, перечень дополнительного оборудования и услуг, предоставляемых организатором.

Целесообразно включать в пакет заявочной документации сразу все дополнительные заявки и приложения, а также технические требования к материалам:

.тематический рубрикатор,

2.классификатор продукции, представляемой экспонентом (для формирования систем поиска товаров),

.информация/реклама в каталог выставки, надпись на фризе стенда потребность в конференц-залах, сценической площадке, др.,

.служебных и инфраструктурных помещениях и услугах,

.участие в информационных продуктах (справочниках, СО, электронных информационных системах).

Источниками для формирования «фирменной» клиентской базы служат электронные и печатные базы данных по отраслям, «ведомственные» базы данных (министерства, союзы, объединения, торгпредства и т д.), интернет и др.

Путем «сканирования» периодической печати, изучения маркетинговых исследований по рынку, а также используя бизнес-справки консалтинговых агентств, можно создать отдельные базы данных, с которыми необходима ежедневная работа.

Особую трудность составляет проверка баз данных, их структуризация и приведение в функциональный, удобный для работы, вид. Управление базами должно производиться менеджером с соответствующим профильным образованием, тем более что успех работы с базами сегодня зависит и от конфигурации компьютерной сети, и от умения правильно пользоваться ресурсами системы Интернет, и от степени обработки данных базы (ее детализации), подготовки адресных массивов и т. д. Существуют отечественные разработки в области создания и поддержки специализированной справочно-адресной системы выставочных организаций. Разработка рекламной кампании выставочного проекта подробно рассмотрена в таблице 2.

Таблица 2

Разработка рекламной кампании выставочного проекта

№Организационные мероприятияДокументальное обеспечение1.Разработка структуры Promotion проектаПлан Promotion проекта2.Формирование системы информационной поддержки проектаДоговоры об информационной поддержки проекта3.Разработка Медиа-планаМедиа-план4.Макетирование рекламы, текстовое содержаниеМакеты рекламы различных размеров, цветная и черно-белая5.Определение комплекса полиграфической продукции, подготовка технического заданияНоменклатура полиграфической продукции, договор с базовой типографией на размещение заказа, техническое задание6.Определение комплекса наружной рекламы по проекту, др. видов рекламы, рекламных акцийПлан-схема рекламных акций, техническое задание по изготовлению наружной рекламы7.Подготовка и сдача в печать рекламных буклетовРекламные буклеты8.Разработка индивидуальных и спонсорских программИндивидуальные программы участия для крупных компаний, банков, СМИ9.Разработка концепции и заявочной документации рекламно-информационных приложений (каталоги-справочники, мультимедийные продукты)Концепт продукта, заявочная документация на участие в рекламно-информационном приложении

Для крупных компаний, банков и СМИ организаторы выставок предлагают детализированный пакет участия в выставке (иначе «спонсорский пакет»), который включает максимальный набор рекламных инструментов Участи экспонента в выставке по индивидуальной программе способно принести значительные дополнительные финансовые поступления организаторам выставки, но требует большой организационной работы менеджеров компании Индивидуальная (спонсорская) программа включает презентацию сильных/уникальных сторон выставки и ее проектов, а также детализацию рекламных инструментов, предоставляемых экспоненту (спонсору) организаторами выставки.

К современным техникам относится выпуск к выставке рекламно-информационных приложений, т.е., в стандартную структуру каталога «вплетаются» информационные блоки, которые интересны пользователям как справочные/экспертные материалы. Тогда структура каталога может выглядеть следующим образом:

Каталог участников (алфавитный)

.деловая программа,

2.товарный каталог/тематический рубрикатор,

.план экспозиции с номерами стендов участников,

.приветствия официальных лиц,

.индекс торговых марок,

.выставочные службы,

.справочная информация по структуре отрасли (государственные, общественные, профессиональные, научные учреждения и объединения),

.экспертный анализ разделов отрасли,

.статистическая информация по отрасли и т.д.

Необходимо разработать структуру мультимедийного сопровождения проекта (мультимедийные продукты):

.виртуальная выставка в Интернет,

2.сервер (сайт) выставки,

.компакт-диск.

При выборе инструментов нужно учитывать, что создание и поддержание мультимедийных продуктов требует значительных организационных усилий внутри выставочной компании, т.к. необходимо постоянное обновление материалов, их обработка, а также отдельная работа по разработке электронных приложений, имеющих многоуровневую структуру.

.2.2Анонсирование мероприятия

Анонсирование выставочного мероприятия может проходить в несколько этапов (таблица 3).

Таблица 3

Типичное анонсирование выставочного мероприятия

№Организационные мероприятияДокументальное обеспечение1.Начало рекламной кампании: размещение в СМИ согласно медиа-плану рекламы и информации о выставке, направленных на привлечение экспонентовРекламные модули в СМИ2.прямая рассылка информационных писем по клиентским базам с последующим обзвоном (формы работы: факсовая, почтовая, электронная рассылка, телетайп, курьерская рассылка материалов)Договоры на участие3.Формирование агентской сетиАгентские договоры4.Переговоры с отдельными компаниямиДоговоры на участие5.Работа с крупными компаниями, банками, корпорациями по реализации индивидуальных программИндивидуальный пакет документов6.Работа на профильных и смежных конкурентных выставках по продвижению выставкиПакет рекламных и заявочных материалов7.Подготовка мероприятий деловой программы (детализация. формирование тематик докладов, пресс-релизов, уточнение плана-графика проведения)Программа деловых мероприятий, пресс-релизы по мероприятиям8.Работа с экспонентами по размещению информации и рекламы в рекламно-информационных приложениях проекта (Каталог, СD, справочники)Коммерческая часть (прайс-листы, реклама, информация) в рекламно-информационных приложениях9.Подготовка рекламно-информационных приложений (компакт-диск, справочники) обработка видео-, фото-, текстовых материалов, режиссура и программное обеспечение)Информационная, художественная, программная часть рекламно-информационных приложений10.Подготовка мероприятий презентационной программы на сцене, специальных проектов и конкурсной программыПрограмма специальных и презентационных мероприятий

Успешная реализация крупномасштабных выставочных проектов (международных, национальных, межотраслевых выставок) во многом зависит от совместных усилий заинтересованных министерств и ведомств, общественных структур. Руководители этих организаций, а также субъектов Федерации (если это необходимо) могут войти в состав Организационного комитета по подготовке и проведению выставки. Оргкомитет совместно с заинтересованными федеральными органами исполнительной власти, органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации, общественными и другими заинтересованными организациями утверждает программу проведения выставки. Параллельно с Оргкомитетом процесс подготовки осуществляет рабочая группа, утвержденная решением Оргкомитета на своем первом заседании. Оргкомитет решает принципиальные вопросы подготовки выставки и ее мероприятий, утверждает концепцию, рабочая группа - оперативные. Заседания Организационного комитета целесообразно проводить один раз в месяц, рабочей группы - один раз в две недели.

Государственная поддержка обеспечивает общественно-политическую значимость, уровень и масштаб выставки, ее мероприятия являются основой для решения большого комплекса задач, одним из путей лоббирования, местом обсуждения корпоративных проблем, способствует выработке государственной политики, направленной на поддержку и стимулирование представленной на выставке индустрии.

Высокий статус выставки и Организационного комитета по подготовке и проведению выставки дает основание обратиться к руководителям законодательной и исполнительной власти страны, субъектов Федерации, видным общественным и политическим деятелям с просьбой направить официальное приветствие в адрес участников и гостей выставки, которое будет опубликовано в Официальном каталоге выставки, а также принять участие в церемонии официального открытия выставки.

Участниками церемонии открытия также являются члены Оргкомитета, приглашенные представители законодательной и исполнительной власти, руководители министерств и ведомств, крупных российских и зарубежных компаний , общественности, участники выставки, СМИ. По согласованному с Оргкомитетом сценарию церемонии официального открытия выставки, официальным лицам, видным общественным и политическим деятелям предоставляется слово для приветственного обращения к собравшимся. В последний день работы выставки проходит торжественная церемония закрытия, на которой участникам выставки вручаются дипломы по результатам профессиональных конкурсов. В зависимости от типа выставки, сложившейся ситуации возможен выход следующих официальных документов, обеспечивающих поддержку выставки: Поручение Министра (приказ по министерству), Распоряжение Правительств/Администраций субъектов Федерации (принимается на заседании Правительства Москвы/субъектов Федерации), Распоряжение Мэра/Главы Администрации (рассматривается лично Мэром), Распоряжения органов исполнительной власти и различных ведомств и др. (таблица 4).

Хорошие результаты информирования общественности дает посещение и поддержка общественно-значимых мероприятий, публичных акций, адекватных целям и идеям выставки (конференции, заседания профессиональных клубов, съезды, пресс-конференции, презентации).

Таблица 4

Реализация программы государственной и профессиональной поддержки

№Организационные мероприятияДокументальное обеспечение1.подписание распоряжений Правительства, приветствий, писемРаспоряжения Правительства, приветствия, письма2.подготовка и проведение заседаний Организационного комитета и рабочих группПротоколы и решения Оргкомитетов3.работа с государственными и профессиональными объединениями профильным МинистерствомПрограмма отраслевых мероприятий общественных акций (круглых столов по проблеме, тренингов и т.д.)

Престиж конгрессно-выставочных мероприятий поддерживается непосредственно путем плотного взаимодействия с исполнительной властью страны, региона или города.

Не редко региональные или городские исполнительные структуры, департаменты становятся генеральным участником, безвозмездно оплачивая участие в выставке-ярмарке на собственном стенде других предприятий любых форм собственности.

.2.3Проведение выставочного мероприятия

Проведению выставки-ярмарки всегда способствует аккумулирование всех сил, средств и возможностей организатора мероприятия. Зачастую возможности организатора ограничиваются неразвитой городской инфраструктурой, отсутствием некоторых технических возможностей и непосредственно ограниченным количеством выставочных площадей (отсутствием специализированного современного выставочного комплекса). Комплекс мероприятий для финальной подготовки выставки-ярмарки указан в таблице 5.

Таблица 5

Мероприятия при проведении выставки-ярмарки

№Организационные мероприятияДокументальное обеспечение1.Продолжение работы с экспонентами по всем направлениям этапа «запуска выставки»Договоры на участие2.Проверка и корректировка экспозиционного плана выставкиДетализированный план для застройщика3.Подготовка работы сервис -бюро на выставкеОрганизация сервис-бюро4.Подготовка оборудования сцены, звука в павильоне и конференц-зале, др. технические вопросыПеречень оборудования сцены, павильона, конференц-залов, технические требования5.Составление перечня дополнительного оборудования, заказанного экспонентамиПеречень дополнительного оборудования6.

Министерство образования и науки Российской Федерации Федеральное агентство по образованию Государственное образовательное учреждение высшего профессионал

Больше работ по теме: