Руководству нужен отдых

Руководству нужен отдых

В отпуск собираются не только рядовые работники, но и ключевое должностное лицо организации - ее руководитель. Проанализируем, как правильно оформить отпуск директора и какие обстоятельства необходимо учесть при передаче его полномочий на время отпуска.

Статус руководителя

С позиции трудового законодательства руководитель организации имеет двойной статус. С одной стороны, он является уполномоченным лицом нанимателя (т.е. ему предоставлено право принимать все или отдельные решения, вытекающие из трудовых и связанных с ними отношений (абз. 7 ст. 1 Трудового кодекса Республики Беларусь (далее - ТК)). С другой стороны, руководитель является работником организации, и на него, как на любого работника, распространяются нормы ТК, в том числе об отпусках.

Помимо этого, руководитель рассматривается в качестве органа юридического лица и его законного представителя с позиции гражданского законодательства (ст. 49, 183 Гражданского кодекса Республики Беларусь (далее - ГК)).

Кто его отпустит?

Итак, директор принимает решение уйти в отпуск. Прежде всего, возникает вопрос: должен ли он согласовывать с кем-либо это решение?

Трудовое законодательство не дает на него прямого ответа. Указано, что очередность отпуска работников организации (в том числе директора) определяется графиком отпусков. График отпусков утверждается нанимателем (т.е. организацией в лице директора) по согласованию с профсоюзом либо при отсутствии профсоюза - с работником (ч. 1 ст. 168 ТК). Таким образом, если профсоюз не создан, директор самостоятельно принимает решение о том, когда он уйдет в отпуск.

Вместе с тем в уставе юридического лица может предусматриваться необходимость рассмотрения вопроса о предоставлении директору отпуска на общем собрании участников / совете директоров (для хозяйственных обществ) либо принятия подобного решения собственником имущества (для унитарных предприятий). В данном случае директор должен направить в адрес этих органов заявление, например следующего содержания:

«Прошу рассмотреть на общем собрании участников ООО "Альфа" вопрос о предоставлении мне трудового отпуска с 4 мая 2011 г. в количестве 27 календарных дней».

Необходимость согласования отпуска директора с иными органами юридического лица помимо устава может быть закреплена в трудовом договоре (контракте) с директором. Однако такое согласование сопряжено с экономическими затратами для организации. Например, созыв внеочередного общего собрания участников повлечет расходы на соблюдение процедуры уведомления о проведении собрания, компенсацию приезда / проживания участников ООО и т.п. В то же время подобное согласование служит дополнительным способом контроля за действиями директора.

Если указание о согласовании отсутствует, директор уходит в отпуск в общем порядке, предусмотренном ТК. При этом гражданское законодательство, которое также распространяется на руководителя как на исполнительный орган юридического лица, не регулирует отношения, связанные с отпуском директора.

Как оформить отпуск?

В унифицированной форме графика отпусков (включена в Унифицированную систему организационно-распорядительной документации, утвержденную Приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 14.05.2007 N 25) (является рекомендательной) указывается лишь месяц, в котором работник планирует уйти в отпуск. Конкретная дата начала и продолжительность трудового отпуска определяются по договоренности работника и нанимателя (ч. 3 ст. 168 ТК). На практике это означает, что работник подает заявление, на котором проставляется резолюция нанимателя о подготовке приказа о предоставлении отпуска. Учитывая, что директор выступает и как работник, и как уполномоченное лицо нанимателя, такое заявление ему писать нецелесообразно (исключение составляют случаи, когда решение об отпуске директора нужно согласовать с иными органами управления).

Исходя из ст. 152 ТК отпуск любого работника, в том числе руководителя, оформляется приказом (распоряжением, решением) или запиской об отпуске, которые подписываются от имени нанимателя уполномоченным им должностным лицом. Чаще всего предпочтение отдается приказу.

Приказ об отпуске подписывает сам директор (даже в том случае, когда решение об отпуске он должен согласовать), поскольку приказ является правовым актом, который издается руководителем организации (п. 93 Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 N 4 (далее - Инструкция N 4)).

Приказы (как и иные документы организации) оформляются в соответствии с СТБ 6.38-2004 "Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". В унифицированных формах, разработанных на основании указанного стандарта, предусмотрено, что в приказах о предоставлении отпуска текст излагается следующим образом:

ПРЕДОСТАВИТЬ: фамилия, имя, отчество... трудовой отпуск

В связи с этим полагаем, что такая формулировка и в отношении директора наиболее предпочтительна. При этом на практике используется также формулировка подобного характера:

Убываю в трудовой отпуск…

Кому передать дела?

В силу норм законодательства (ч. 5 п. 10 Общих положений Единого квалификационного справочника должностей служащих, утвержденных Постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 30.03.2004 N 32 (далее - Общие положения)) обязанности по управлению организацией в случае временного отсутствия руководителя (в частности, в период отпуска) возлагаются на заместителя руководителя. Такое условие должно быть предусмотрено в трудовом договоре (контракте) и / или должностной инструкции заместителя руководителя.

Обязанность выполнения заместителем полномочий руководителя на время отсутствия последнего вытекает из законодательства, поэтому нет необходимости в оформлении соответствующего приказа.

Если у руководителя несколько заместителей, при убытии в отпуск необходимо издать приказ, в котором следует определить, кто из них будет выполнять обязанности директора в данный период (если это не предусмотрено приказом о распределении должностных обязанностей (ч. 6 п. 10 Общих положений)).

В случае, когда заместитель исполняет функции руководителя на время его отпуска в силу своих должностных обязанностей, оснований для установления такому заместителю доплаты не имеется.

Отметим, что на период временного отсутствия руководителя часто назначают исполняющего обязанности руководителя (И.О., Вр.И.О.). Статус таких лиц, а также порядок их назначения не урегулирован ни трудовым, ни гражданским правом. Однако на практике такие формулировки используются преимущественно в отношении государственных служащих по вакантной должности. Полагаем, что на время отпуска руководителя следует прибегать к иным предусмотренным законодательством способам передачи его полномочий.

При отсутствии заместителя обязанности руководителя могут быть переданы иным работникам организации (например, инженеру) на основе норм ТК о временном заместительстве. В этих случаях работнику, который выполняет функции директора на время его отпуска, полагается доплата по ст. 68 ТК.

В уставе организации может предусматриваться либо порядок передачи полномочий директора на время его отпуска конкретному должностному лицу, либо порядок избрания общим собранием / советом директоров лица, временно заменяющего директора. Закрепленный порядок должен соблюдаться.

При отсутствии в уставе таких положений директор по своему усмотрению выбирает, кому из заместителей (иных работников, если нет заместителей) поручить выполнение своих функций.

Судебная практика

Хозяйственный суд отказал в удовлетворении требований участников общества о признании недействительным приказа генерального директора о временном возложении обязанностей на период нахождения его в отпуске на исполнительного директора, так как уставом этот вопрос к компетенции общего собрания не отнесен.

Решение хозяйственного суда г. Минска от 27.03.2006 (дело N 95-5/06)

Как оформить передачу полномочий?

Приказ

Передача полномочий руководителя на время его отпуска оформляется приказом, за исключением случаев, когда эти полномочия переходят к единственному заместителю. Может быть составлен один приказ, в котором будет отражено и убытие директора в отпуск, и возложение на работника обязанностей директора на время отпуска последнего.

Приказ предоставляет право заменяющему директора работнику осуществлять текущее руководство организацией (например, давать указания подчиненным, принимать и увольнять работников и т.п.).

Доверенность в гражданско-правовых отношениях

Однако при необходимости заключения гражданско-правовых сделок, совершения иных юридически значимых действий (например, обращение за регистрацией недвижимого имущества и т.п.) приказа будет недостаточно. В гражданско-правовых отношениях передача полномочий происходит на основе норм о представительстве и доверенности (гл. 10 ГК). Таким образом, до ухода в отпуск директор должен выдать заместителю (иному работнику) доверенность. Напомним, что сам директор в пределах своей компетенции действует без доверенности.

По доверенности заместителю не может быть передано больше полномочий, чем есть у директора. Так, например, если уставом организации ограничено право директора заключать сделки с недвижимым имуществом, то и его заместитель, действующий на основании доверенности, не может совершать такие сделки.

Доверенность оформляется в простой письменной форме. Доверенность от имени организации выдается за подписью директора или иного лица, уполномоченного на это уставом, и скрепляется печатью организации (п. 5 ст. 186 ГК).

Во время отпуска директора его заместитель также может временно отсутствовать (командировка, болезнь и т.п.). Для заключения гражданско-правовых договоров в этом случае возможна выдача заместителем доверенности иному лицу в порядке передоверия (ст. 188 ГК).

Требования к доверенности, выданной в порядке передоверия:

передоверие возможно, если в доверенности указано такое право заместителя либо заместитель вынужден так поступить в силу обстоятельств для охраны интересов организации (например, при угрозе срыва крупного контракта);

доверенность должна быть нотариально удостоверена;

срок ее действия не может превышать срок действия доверенности, на основании которой она выдана;

заместитель (иное лицо) должен известить директора о передоверии и сообщить ему сведения о лице, которому переданы полномочия. В противном случае заместитель будет отвечать за действия этого лица, как за свои собственные.

Если договор подписан неуполномоченным лицом (например, у заместителя нет доверенности), подлежит применению ст. 184 ГК: при отсутствии полномочий действовать от имени другого лица или при их превышении сделка считается заключенной от имени и в интересах совершившего ее лица, если только другое лицо (представляемый) впоследствии прямо не одобрит данную сделку.

Судебная практика

Между сторонами был заключен договор подряда. Истец (ОАО) указал, что данный договор является недействительным, поскольку подписан главным инженером общества, не имеющим права на подписание договоров.

Суд установил, что после заключения договора общество направляло письма за подписью директора в адрес ответчика, в которых подтверждался факт заключения договора, что свидетельствует о последующем одобрении сделки. В иске отказано (п. 6 Обобщения судебной практики по категории дел о недействительности (установлении факта ничтожности) сделок, утвержденного Постановлением Президиума Высшего Хозяйственного Суда Республики Беларусь от 30.10.2002 N 33).

Доверенность в налоговых правоотношениях

Как уже говорилось, руководитель имеет право действовать от имени юридического лица без доверенности. С точки зрения налоговых отношений он является уполномоченным лицом плательщика и фактически реализует права и обязанности, предусмотренные ст. 21 и 22 Налогового кодекса Республики Беларусь (далее - НК) (в частности, именно он, а не главный бухгалтер, отвечает за своевременную уплату налогов, представление в налоговый орган налоговых деклараций (расчетов) и т.п.).

Таким образом, перед уходом в отпуск директору следует позаботиться о том, чтобы в его отсутствие обязанности организации-плательщика перед налоговыми органами были выполнены. Для таких целей законодательство допускает представительство в налоговых отношениях, если иное не установлено НК (ст. 24 НК). Так, например, налоговая декларация (расчет) может быть подана плательщиком в налоговый орган через представителя (п. 5 ст. 63 НК).

Установлено, что полномочия представителя подлежат документальному подтверждению в порядке, определенном законодательством. В связи с этим полагаем, что в силу доверенности, выданной на основе норм ГК (например, заместителю директора организации), уполномоченное лицо может участвовать в налоговых отношениях от имени организации-плательщика.

Возникает вопрос: несет ли организация ответственность за действия / бездействие должностного лица (например, за неуплату налогов в установленный срок и т.п.) при выполнении им обязанностей временно отсутствующего руководителя?

Согласно НК действия (бездействие) законных представителей организации признаются действиями (бездействием) самой организации. При этом к законным представителям, как правило, относят лишь руководителя организации, но не иных должностных лиц. Иные должностные лица, которым передаются на основании доверенности полномочия действовать от имени юридического лица, признаются уполномоченными представителями (ст. 26, 27 НК).

Так, ответственность за неуплату налогов в срок (если это произошло по вине заместителя директора, временно исполняющего обязанности руководителя) будет нести юридическое лицо, поэтому к выбору заместителя необходимо отнестись серьезно.

Отношения с банком

При временном предоставлении права подписи документов для проведения расчетов, а также при временной замене одного из лиц, имеющих право подписи документов для проведения расчетов, новая карточка с образцами подписей и оттиска печати может не оформляться (п. 11 Постановления Правления Национального банка Республики Беларусь от 03.04.2009 N 40 "Об открытии банковских счетов").

В случае убытия директора в отпуск организация представляет в банк временную карточку с образцом подписи лица, временно имеющего право подписи документов для проведения расчетов, верность которой засвидетельствована организацией (например, с подписью заместителя, если он не был изначально включен в число лиц, имеющих право первой подписи). При этом срок действия такой карточки не должен превышать два месяца. законодательство руководитель отпуск полномочие

Как подписываться за директора?

На практике при подписании документов заместителями иногда допускаются ошибки.

По правилам делопроизводства в реквизите "Подпись", а также в реквизитах "Гриф утверждения" и "Гриф согласования" необходимо указывать фактическую должность лица, подписавшего (утвердившего, согласовавшего) документ, его инициалы и фамилию (п. 57 Инструкции N 4). Таким образом, полагаем, что при временном отсутствии (например, в период отпуска) руководителя и необходимости подписания документов подпись может ставить его заместитель / иное надлежаще уполномоченное лицо, но при условии указания своих инициалов, фамилии и фактически занимаемой должности. Можно использовать сокращения "Зам." (заместитель), "И.О." (исполняющий обязанности):

Зам. директора Петров П.П. Петров

Не разрешается ставить предлог "за" или косую черту перед наименованием должности.

В рамках гражданско-правовых отношений лицо, подписывающее документ (договор, акт выполненных работ и т.п.), также должно указать фамилию, имя, отчество и фактическую должность и в преамбуле - основания полномочий (доверенность).

Таким образом, с точки зрения трудовых отношений оформление отпуска директора во многом схоже с оформлением отпуска иных работников. Вместе с тем в силу особого статуса директора как уполномоченного органа юридического лица при его убытии в отпуск необходимо позаботиться о надлежащей передаче его полномочий: выдать заместителю (иному лицу) доверенность для представления интересов организации в отношениях с контрагентами и госорганами, а также не забыть оформить временную карточку для обслуживающего банка.

Больше работ по теме: