Итоговые запросы позволяют выполнять вычисления (сумму, среднее
значение и др.) по всем записям для какого-либо числового поля, определять
количество записей. Итоговые запросы формируются, как и ранее рассмотренные
виды запросов, с помощью бланка запроса по образцу. В нижнюю часть бланка
запроса включаются поля, для которых рассчитываются итоговые значения, а также
поля, по которым производится группировка записей. Например, необходимо
определить для каждого подразделения (см. таблицу Сотрудник)
количество сотрудников, занимающих определенную должность, а также сумму
окладов и среднее значение зарплаты по каждой должности. Для этого в запрос
включаются поля Подразделение и Должность, по
которым группируются записи, а также поля Должность (т.е. в
нижнюю часть бланка запроса это поле вставляется дважды), Оклад и
Зарплата, чтобы подсчитать соответственно количество сотрудников,
сумму окладов и среднюю зарплату для каждого наименования должности.
После включения требуемых полей в запрос необходимо щелкнуть на кнопке S (Групповые операции), расположенной на
инструментальной панели, после чего появится строка Групповые операции.
В каждой ячейке этой строки отобразится слово Группировка. Для полей Подразделение
и Должность значение Группировка в строке Групповая
операция должно быть оставлено. Щелчок на ячейках остальных полей со значением
Группировка вызывает появление кнопки выбора данных из списка, из
которого выбирается требуемая операция: для поля Должность – Count
(количество), для поля Оклад – Sum (сумма), для поля
Зарплата – Avg (среднее значение). Кроме указанных функций,
также часто используются функции Max (максимальное
значение) и Min (минимальное значение). Для полей Подразделение
и Должность целесообразно включить сортировку по возрастанию.
Для внесения необходимых изменений в
запрос любого вида его имя следует маркировать в окне базы данных и щелкнуть на
кнопке Конструктор. На экране появляется бланк запроса, в который можно
вносить изменения: вставить, удалить или переименовать поля, изменить условия
отбора, тип сортировки и др.
Чтобы удалить поле, необходимо щёлкнуть
на любой ячейке этого поля, а затем выполнить команду Правка ® Удалить.
Для перемещения поля его выделяют
щелчком над его заголовком и перетаскивают в соответствующее место бланка
запроса.
Добавление нового поля осуществляется таким же образом, как вставка
поля при формировании запроса.
Access предоставляет возможность вводить
данные либо непосредственно в таблицу, как было рассмотрено ранее, либо с
помощью форм. Формы рекомендуется использовать, если данные часто меняются или
база постоянно пополняется новыми записями. Если данные вводятся
непосредственно с бланков, то графическими средствами форму можно представить
так, чтобы она повторяла оформление бланка, что заметно облегчает работу
пользователя.
С помощью форм данные можно не только
вводить, но и отображать в удобном для пользователя виде.
Формы можно создавать в режиме Конструктор
или с помощью Мастера форм, или использовать автоформы. В отличие
от таблиц и запросов, которые рекомендуется формировать с помощью Конструктора,
формы удобнее создавать, используя автоформы или Мастер форм,
а Конструктор применять при редактировании и форматировании форм.
Автоформы
бывают трех видов: «в столбец» ленточные и табличные. Табличные формы имеют вид
таблиц Автоформа «в столбец» может отображать только одну запись.
Для создания автоформы в окне базы
данных надо щелкнуть на значке элемента Формы и затем щелкнуть на кнопке
Создать. В диалоговом окне Новая форма выбирается вид автоформы и
источник данных: таблица или запрос. После щелчка на кнопке OK автоформа выводится на экран.
Использование Мастера форм
позволяет отображать в форме не все поля источника данных, а выборочно, по
желанию пользователя. Для выбора поля в окне Доступные поля маркируется
имя требуемого поля, а затем выполняется щелчок на кнопке переноса > . Для «переноса» всех полей источника данных в окно Выбранные поля используется кнопка >> .
Создавая форму с помощью Мастера, можно выбрать внешний вид
формы: в один столбец (на экране отображается только одна запись), ленточный
или табличный. Можно также задать требуемый стиль и имя формы.
Под редактированием формы понимаются
такие изменения, как удаление поля и добавление нового, добавление новых
текстовых записей и изменение существующих и т. п. Для отображения структуры
формы на экране необходимо в окне базы данных выделить имя требуемой формы и
щелкнуть на кнопке Конструктор. Структура формы
(ленточной), содержит три основных раздела: область заголовка, область
данных и область примечаний.
Размеры разделов можно изменять,
перетаскивая по вертикали линии, разделяющие эти зоны. Разделы заголовка и примечаний
содержат в основном такие элементы оформления формы, как текстовые надписи
и рисунки. Основными элементами области данных являются поля, с
помощью которых выполняется отображение данных или их ввод.
Элементы управления представлены на Панели
элементов вызываемой командой Вид ® Панель элементов или щелчком
на соответствующей кнопке панели инструментов. Выбор элемента управления осуществляется
щелчком на его значке в Панели элементов, после чего указатель
мыши устанавливается в то место структуры формы, куда должен быть вставлен
элемент, и мышь протаскивается в требуемом направлении.
Наиболее часто при редактировании форм
или создания форм в режиме Конструктор используются элементы управления Надпись,
Поле, Рисунок, Сводная рамка объекта. Рисунок
выбирается из графического файла и вставляется в объект. Элемент Сводная
рамка объекта может быть представлен не только в виде рисунка, созданного,
допустим, в графическом редакторе Paintbrush, но и
в виде другого объекта, например мультимедийного.
Вместе с элементом Поле
автоматически вставляется его присоединённая надпись. По умолчанию эта
надпись стандартная: Поле 1, Поле 2 и т.д. Если новое поле не
содержит данных, то в нём отображается слово Свободный. Поле можно
сделать вычисляемым. В этом случае в присоединённую надпись вводится поясняющее
сообщение, например Средний оклад, а в поле записывается
выражение =Avg([Оклад]). С помощью такого поля можно подводить итоги, если оно будет вставлено
в область примечаний формы.
Выражение в поле можно не только вводить
с клавиатуры, но и форматировать его автоматически. С этой целью выделяется
поле, куда будет введено выражение, а из контекстного меню (вызывается щелчком
правой клавиши мыши) выбирается команда Свойство. Затем в диалоговом
окне Поле курсор необходимо перевести в строку Данные и щелкнуть
на кнопке с тремя точками; на экране появится диалоговое окно Построитель
выражения. В этом окне щелчком на соответствующей кнопке вставляется знак
равенства (=), двойным щелчком раскрывается папка Функции, затем
щелчком раскрывается папка Встроенные функции. Функция Avg (среднее значение), входящая в список встроенных функций, вставляется
в выражение либо двойным щелчком, либо щелчком на кнопке Вставить. В
выражении эта функция отображается с аргументом «expr», который необходимо удалить, после чего
выделить имя формы (в нижнем левом окне), а затем из появившегося списка полей
(в нижнем среднем окне) выбрать поле Оклад.
Под форматированием элементов управления
понимается их перемещение, изменение размера, изменение шрифта текста и т.п.
Эти операции можно выполнить с помощью кнопок панели форматирования либо с
помощью команд меню Формат. Для этой цели можно также использовать
команды контекстного меню, такие как Свойства, Выровнять.
К формам предъявляются повышенные
требования по дизайну. Поэтому все элементы формы должны быть выровнены. Для
этого элементы выделяются протаскиванием мыши по вертикальной линейке, а затем
выполняется команда Формат ® Выровнять (или команда Выровнять из контекстного меню) либо по левому
краю, либо по верхнему и т. д.
При перемещении элемента с помощью мыши
необходимо указатель мыши установить на маркёр верхнего левого угла выделенного
элемента, чтобы указатель принял форму указательного пальца. Если указатель имеет
форму ладони, то поле перетаскивается одновременно с присоединённой надписью
либо одновременно перемещаются все выделенные элементы.
Основное назначение отчётов – это вывод
данных в виде выходного печатного документа. Отчёты, так же как и формы, можно
создавать с помощью конструктора или мастера отчётов.
Используется также автоматическое создание отчётов.
Последовательность действий при
формировании отчёта с помощью Мастера такая же, как и при создании
формы. Дополнительными являются два шага: добавление уровня группировок и
задание требуемого порядка сортировки. Добавление уровня группировки позволяет
выводить записи, объединённые по выбранным полям. Например, при задании уровня
группировки по полю Должность записи будут сгруппированы по конкретному
значению этого поля, т. е. вначале будут выводиться на экран бригадиры, затем
инженеры, потом мастера и т. д. Access автоматически
сортирует данные по группирующим полям, а внутри группы можно также задать
сортировку по любому из полей, входящих в группу.
По каждой из групп при необходимости
можно подводить итоги. Для получения итоговых значений по числовым полям
необходимо после добавления уровня группировки в диалоговом окне Создание
отчётов щелкнуть на кнопке Итоги, после чего для соответствующего
числового поля выбрать требуемые функции. При выборе функции Sum (суммы) для какого-либо поля Access не только
автоматически подсчитает сумму значений для каждой группы, но и подведёт итоги
по всем записям выбранного поля. Программа предусматривает вывод как данных
(записей) и итогов, так и только итогов. Если не задан уровень группировки, то
кнопка Итоги становится недоступной.
Из режима просмотра пользователь может
скопировать отчёт в виде отдельного файла текстового редактора Word или электронной таблицы Excel. Для этого
необходимо щёлкнуть на кнопке Связи с Office,
расположенной на панели инструментов Предварительный просмотр.
Структура отчёта отличается от структуры
формы только большим количеством разделов. Кроме разделов заголовка, примечания
и данных, отчёт может содержать разделы верхнего и нижнего колонтитулов, которые
необходимы для печати служебной информации, например номеров страниц.
Для вставки в область верхнего или
нижнего колонтитула номера страницы выполняется команда Вставка ® Номера страниц. Этот элемент
можно перемещать из области колонтитула в другие области, например в область
заголовка отчёта, если указатель мыши принимает форму ладони.
Редактирование структуры отчёта
выполняется в режиме Конструктор. Для запуска режима в окне базы данных
маркируется имя созданного отчёта и выполняется щелчок на кнопке Конструктора.
1. Информатика. Базовый курс / Под ред. С.В.
Симоновича.– СПб.: Питер, 2001. – 640 с.
2. Леонтьев Ю. Microsoft Office 2000: Краткий курс. – СПб.: Питер, 2001. – 288 с.
3. Бакаревич Ю.Б., Пушкина Н.В. Самоучитель Microsoft
Access 2000. – СПб.: БХВ-Петербург, 2001. – 468 с.
4. Бакаревич Ю.Б., Пушкина Н.В. Самоучитель Microsoft
Access 2002. – СПб.: БХВ-Петербург, 2002. – 720 с.
5. Бакаревич Ю.Б., Пушкина Н.В. MS Access 2000 за 30 занятий. – СПб.: БХВ-Петербург, 2001. – 510 с.
6. Microsoft
Access 2000. Шаг за шагом: Практическое
пособие / Пер. с англ. – М.: ЭКОМ, 2000. – 352 с.
7. Винтер Р. Microsoft Access 97: Справочник. – СПб.: Питер, 1998. – 416 с.
МИНИСТЕРСТВО ПУТЕЙ СООБЩЕНИЯ
РОССИЙСКОЙ
ФЕДЕРАЦИИ
ПЕТЕРБУРГСКИЙ
ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ
ПУТЕЙ СООБЩЕНИЯ
Больше работ по теме: