Особенности взаимосвязей креативности и черт личности старшеклассников в связи с полом

 

Министерство общего и профессионального образования

Свердловской области государственное автономное образовательное учреждение среднего профессионального образования Свердловской области

«Красноуральский многопрофильный техникум»

ДИПЛОМНАЯ РАБОТА

Организация документационного обеспечения управления ОВ ДПС ОГИБДД ОМВД России по городу Красноуральск

Специальность: 034702 Документационное обеспечение управления и архивоведение

обучающейся ____ группы № 41 Пичугиной Галины Леонидовны________

Руководитель ВКР ___Корикова Наталья Анатольевна____________________

г.о. Красноуральск

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

. ОСНОВЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ

.1 Основные понятия документационного обеспечения управления

.2 Нормативно-правовая и методическая база ДОУ

.3 Служба ДОУ: основные задачи и функции

.4 Организационная структура службы ДОУ

.5 Регламентация службы ДОУ

.6 Организация документооборота на предприятии

. Документационное обеспечение управления в ОВ ДПС ОГИБДД ОМВД России по городу Красноуральск

2.1 Характеристика деятельности ОВ ДПС ОГИБДД ОМВД России по городу Красноуральск

.2 Организация работы с документами в ОВ ДПС ОГИБДД ОМВД России по городу Красноуральск

2.3 Рекомендации по совершенствованию организации документационного обеспечения управления в ОВ ДПС ОГИБДД ОМВД России по городу Красноуральск

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

ПРИЛОЖЕНИЯ

ВВЕДЕНИЕ

Составление и обработка новой документации в области делопроизводства показывает, что умение грамотно и правильно с владением основами делового общения, в соответствии с действующими нормами и правилами для оформления необходимого документа является важной составляющей профессиональной подготовки, компетенции специалистов и руководителей.

В конечном счете, успешная деятельность любой организации невозможна без определенной культуры работы персонала с документами, без четкой организации делопроизводства.

Актуальность изучаемой темы определяется тем, что организация документационного обеспечения управления является важнейшей функцией управления, которая влияет на качество работы предприятий, организацию и культуру труда управленческих работников и от того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом.

Таким образом, основная проблема современного управления заключается в том, чтобы рационально организовать документооборот для максимально оперативного прохождения документов.

Объектом является организация работы по документационному обеспечению управления в Отдельном взводе дорожно-патрульной службы отделения Государственной Инспекции безопасности дорожного движения отдела Министерства внутренних дел России по городу Красноуральск (ОВ ДПС ОГИБДД ОМВД России по городу Красноуральск).

Предметом дипломной работы является процесс функционирования системы документационного обеспечения управления в ОВ ДПС ОГИБДД ОМВД России по городу Красноуральск.

Целью дипломной работы является анализ организации системы документационного обеспечения управления в ОВ ДПС ОГИБДД ОМВД России по городу Красноуральск.

Поставленная цель определяет необходимость решения следующих задач:

?рассмотреть основные понятия документационного обеспечения управления;

?изучить нормативно-методическую базу ДОУ;

?рассмотреть организацию документооборота в организации;

?изучить основные задачи и функции службы ДОУ;

?рассмотреть регламентацию службы ДОУ;

?проанализировать документационное обеспечение управления в ОВ ДПС ОГИБДД ОМВД России по городу Красноуральск;

?разработать рекомендации по совершенствованию документационного обеспечения управления в ОВ ДПС ОГИБДД ОМВД России по городу Красноуральск.

Для написания дипломной работы были использованы преимущественно нормативно-правовые документы (законодательные, федеральных органов исполнительной власти), раскрывающие вопросы функционирования как системы документационного обеспечения управления (ДОУ).

В качестве методического материала по организации работы с документами, документированию управленческой деятельности использованы научные, учебные и практические материалы.

В дипломной работе были использованы следующие методы исследования: анализ публикационного массива по теме, системно-деятельностный, структурно-функциональный подходы, анализ организационно-распорядительной документации предприятия.

Практическая значимость дипломной работы заключается в исследовании документационного обеспечения управления ОВ ДПС ОГИБДД ОМВД России по городу Красноуральск и выработки практических рекомендаций совершенствования ее документационного обеспечения с учетом пожеланий специалистов самого учреждения.

Дипломная работа состоит из введения, двух глав, заключения, списка использованных источников и литературы, приложений.

Во введении формулируются актуальность темы, степень изученности, объект, предмет, цели и задачи исследования, структура работы.

В первой главе рассматриваются основные понятия рациональной организации делопроизводства, описываются методы, нормативно- методическая база ДОУ.

Во второй главе дается характеристика основных направлений деятельности учреждения, рассматриваются его цели, задачи, функции, организационная структура, организация документационного обеспечения управления и даются рекомендации для её совершенствования.

В заключении сделаны основные выводы по дипломной работе.

.ОСНОВЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ

1.1 Основные понятия документационного обеспечения управления

Документационное обеспечение управления является важной составной частью процессов управления и принятия управленческих решений, существенно влияющей на оперативность и качество управления.

Процесс принятия управленческого решения состоит из: получения информации, ее переработки, анализа, подготовки и принятия решения. Все эти этапы самым тесным образом связаны с документационным обеспечением управления.

Документационное обеспечение управления (ДОУ) ? это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Термин «документационное обеспечение управления» вошел в научный оборот примерно с середины 1970-х гг. в связи с изменением организационно-технической основы делопроизводства и методологических подходов к его совершенствованию благодаря активному внедрению в сферу работы с документами средств вычислительной техники и появлению новых информационных технологий. Однако, новый термин менее удобен в употреблении, так как он является словосочетанием из трех слов. Скорее всего, из-за сложности его употребления не произошла замена терминов («делопроизводства» на «документационное обеспечение управления»), которые употребляются сегодня как синонимы.

Тем не менее, между данными терминами все-таки существуют некоторые различия.

Термин «документационное обеспечение управления» подчеркивает информационно-технологическую составляющую в современной организации делопроизводства и его лучше употреблять, когда речь идет о компьютерных технологиях работы с документами.

Термин «делопроизводство» преимущественно используется при описании организационной стороны и традиционных приемов работы с документами.

ДОУ предполагает не только создание документов, но также и организацию работы с ними, которая включает в себя организацию документооборота, хранение и использование документов в текущей деятельности предприятия. При этом документооборот организации ? это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Документационное обеспечение управления ? вид обеспечения управления предприятием, который включает фиксацию, передачу и хранение информации о состоянии предприятия и управляющих воздействий по изменению ее состояния.

Основой документационного обеспечения системы управления персоналом является делопроизводство ? полный цикл обработки и движения документов с момента их создания работниками кадровой службы (или получения ими) до завершения исполнения и передачи в другие подразделения.

Определение ДОУ сразу же позволяет вычленить в рассматриваемой отрасли деятельности два самостоятельных, но в то же время тесно связанных и взаимодополняющих направления:

?документирование;

?организация работы с документами (управление документацией предприятия).

Документирование управленческой деятельности предприятия ? это совокупность выполняемых согласно определенным правилам действий по записи и оформлению соответствующей информации на материальных носителях в виде бумажных или электронных документов.

С другой стороны, документационное обеспечение системы управления персоналом организации представляет собой обеспечение кадровых служб всеми документами, составленными в соответствии с требованиями утвержденных стандартов и инструкций, создание и направление документов структурным подразделениям компаний и прочим субъектам за пределами организации.

Рисунок 1 - Схематическое понятие ДОУ в рассматриваемом терминологическом значении и его важнейшие составляющие

Таким образом, документационное обеспечение управления охватывает вопросы документирования, организации работы с документами в процессе осуществления управления предприятием и систематизацию архивного хранения документов.

В рамках системного подхода организация ? это социально-экономическая целостная система, и как всякая целостная система обладает известным количеством конкретных компонентов, частей.

Система управления любой организацией включает в себя как обязательные подсистемы (функциональные, целевые), так и вспомогательные (обеспечивающие).

Документационное обеспечение как одна из основных функций управления присутствует практически во всех подсистемах системы управления организацией.

ДОУ служит не только для обеспечения информацией руководства, но является способом ведения бизнеса и осуществления практического руководства предприятия.

При этом основными задачами документационного обеспечения управления являются:

?сокращение информационных потоков до оптимального минимума;

?обеспечение упрощения и удешевления процессов сбора, обработки и передачи информации с помощью новейших технологий автоматизации этих процессов.

Таким образом, система документационного обеспечения ? система, которая включает документирование, организацию работы с документами в процессе осуществления управления предприятием и систематизацию архивного хранения документов:

?документирование представляет собой создание документов, т. е. их составление оформление согласование и изготовление;

?организация работы с документами ? обеспечение движения (документооборота), поиска, хранения и использования документов;

?систематизация архивного хранения документов ? определение правил хранения создаваемой в организации информации, ее поиска и использования для поддержки принятия управленческих и других решений.

От технологии организации работы с документами и от качества создаваемых документов зависит не только оперативность и эффективность управленческих решений, но и общие показатели результатов деятельности организации.

Без налаженной системы документационного обеспечения управления трудно построить эффективное управление.

.2 Нормативно-правовая и методическая база ДОУ

Нормативно-правовая и методическая база делопроизводства - это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, содержащие общие принципы организации документационного обеспечения управления, регламентирующих процессы и технологии создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности организации или учреждения, а также работы службы документационного обеспечения, включая ее структуру, функции, штаты и некоторые другие аспекты.

В настоящее время регламентация документирования, организации и технологии документационного обеспечения управления ведется в нескольких направлениях: законодательное регулирование, стандартизация, разработка нормативных и нормативно-методических документов общегосударственного действия.

Высшей правовой значимостью обладают законы Российской Федерации.

Федеральный закон Российской Федерации «Об информации, информатизации и защите информации» № 149 от 27 июля 2007года закрепил обязательность документирования информации, установил ряд терминов (информация, информатизация, информационные ресурсы, документированная информация и др.), урегулировал отношения, возникающие при создании и использовании информационных технологий, установил обязательность предоставления информации государственным органам.

Законодательными актами Российской Федерации регулируются требования к документам, пересылаемым с помощью разнообразных средств связи (почта, телеграф, факсимильные и электронные сообщения), требования к защите информации на разных стадиях ее создания и хранения, приданию документам официальности (юридической силы).

Ряд правовых актов содержит нормы, которые необходимо учитывать при составлении и оформлении управленческих документов. К таким актам относятся, например, закон РФ «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров» № 3520-1 от 23.09.1992, который определяет порядок регистрации «эмблемы» предприятия, помещаемой на бланке; Постановление Правительства РФ «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением государственного герба Российской Федерации» № 1268 от 27 декабря 1995 г. и др.

Действующие сегодня общегосударственные нормативно-методические документы по организации делопроизводства должны быть в каждой организации. К ним относятся:

1.Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения.

2.Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации.

3.ГОСТ Р 6.30-2003 УСД Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

Стандарт распространяется на «организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др., используемые в деятельности:

?федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, включая субъекты Российской Федерации, имеющие наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, органов местного самоуправления;

?предприятий, организаций и их объединений независимо от организационно-правовой формы.

4.Основные правила работы ведомственных архивов:

?требования к номенклатурам дел, их виды, порядок их составления, заполнения, ведения;

?порядок формирования дел в делопроизводстве;

?организация и порядок проведения экспертизы ценности документов в делопроизводстве;

?порядок выделения документов к уничтожению;

?подготовка дел к передаче в архив: оформление дел (нумерация, подшивка, дооформление обложки и т.д.), составление описей, передача в архив.

1. Перечни документов с указанием сроков хранения (Типовой или ведомственный).
2. Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях.

Таким образом, в действующем законодательстве содержится значительное количество обязательных для исполнения норм, правил и требований к документированию различных направлений деятельности государственных и негосударственных организаций, к оформлению тех или иных видов документов, их содержанию и структуре текста.

1.3 Служба ДОУ: основные задачи и функции

Для эффективной организации документационного обеспечения управления необходимо определить основные цели, задачи и функции делопроизводственной службы.

Целью документационного обеспечения управления является эффективное управление документацией и персоналом, несущим ответственность за работу с документами предприятия, и на этой основе - повышение эффективности ДОУ предприятием в целом.

Однако такая трактовка не является полным отражением тех действительных целей, которые преследуются делопроизводственной службой. Основные цели службы ДОУ:

?организация работы;

?руководство документационным потоком;

?координация видов работ с документами;

?контроль за последовательностью работы с документами;

?организация работ по документационному обеспечению управления.

Выполнение представленных целей предусматривают решение следующих задач:

?совершенствование форм и методов работы с документами;

?обеспечение единого порядка документирования;

?обеспечение единого порядка работы с документами;

?контроль за исполнением и передачей документов на хранение;

?хранение документов;

?унификация форм документов;

?сокращение по возможности документооборота;

?методическая работа по совершенствованию документационного обеспечения в организации;

?внедрение прогрессивных технологий на базе применения вычислительной и организационной техники.

Из целей и задач деятельности делопроизводственной службы определяются основные функции службы. Среди типовых функций выделяют:

?разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов организации, внесение в них изменений;

?осуществление экспедиционной обработки, регистрации документов и учетно-справочной работы по документам;

?организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих документов, осуществление контроля за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству;

?регулирование хода исполнения документов, контроля прохождения, оформления и исполнения документов в установленный срок;

?обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам;

?организация машинописного (компьютерного) изготовления, копирования и оперативного размножения документов;

?разработка и проектирование бланков документов;

?разработка номенклатуры дел организации, обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации;

?организация работы по предложениям, заявлениям и жалобам граждан;

?организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях;

?разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины;

?осуществление контроля за правильностью оформления и формирования структурными подразделениями организации дел, подлежащих сдаче в архив;

?организация работы архива в соответствии с действующими нормативно-методическими рекомендациями Росархива Российской Федерации;

?повышение квалификации работников службы ДОУ и архивов, проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции службы ДОУ;

?организация рабочих мест, АРМ, условия труда сотрудников службы ДОУ.

Функции делопроизводственной службы классифицируются следующим образом:

?административная функция, суть которой заключается в осуществлении целенаправленных и планомерных управленческих воздействий на объекты документационного менеджмента;

?регулятивная, которая способствует достижению большей гибкости управленческих воздействий и позволяет при необходимости корректировать их направленность и интенсивность;

?координационная функция образуют организационные усилия, предпринимаемые в рамках документационного менеджмента для обеспечения необходимого взаимодействия между его участниками;

?контрольная функция «диагностирует» состояние отдельных документов и работу персонала, а также состояние подсистемы документационного управления предприятия в целом;

?обучающая функция обеспечивает поступательный рост профессионализма персонала и на этой основе - последующую оптимизацию работы с документацией предприятия.

Также выделяют некоторые принципы организации документационного менеджмента предприятия. К важнейшим из которых относятся: законность, последовательность, гибкость, технологичность, комплексность.

Законность подразумевает в первую очередь соответствие содержания практической составляющей документационного обеспечения управления положениям законодательства РФ и требованиям руководящих документов, регламентирующим организацию ДОУ предприятием.

Последовательность ДОУ заключается в планомерном, «пошаговом» выполнении мероприятий и действий, образующих в своей совокупности его практическую составляющую.

Гибкость предполагает своевременное и адекватное реагирование его участников на возможные и предполагаемые изменения в условиях функционирования предприятия и, в частности, управления предприятием.

Технологичность документационного обеспечения управления заключается в оптимальной «стыковке» всех этапов и участков работы с документами и создании на этой основе надлежащих условий для ее качественного, своевременного и полного выполнения.

1.4 Организационная структура службы ДОУ

Не менее важным вопросом в постановке делопроизводства является определение структуры делопроизводственной службы и ее должностного состава. Наименование и структура службы ДОУ устанавливаются в соответствии с принадлежностью их к определенной группе организаций. В зависимости от объема работ (объема документооборота организации) служба делопроизводства может включать несколько структурных подразделений. Среди таких подразделений можно выделить:

?Управления делами;

?Отдел ДОУ;

?Общий отдел;

?Секретарь;

?Инспектор и др.

Управления делами. Создаются в министерствах и ведомствах как структура, в которой выполняется работа с документами, и как орган контроля и координации делопроизводства в центральном аппарате и в отрасли.

Управления делами имеют следующий типовой состав структурных подразделений: секретариат (приемная, секретариат министра, секретариаты заместителей министра, секретариат коллегии, протокольное бюро), инспекция при министре (руководителей ведомства), канцелярия (бюро правительственной переписки; бюро учета и регистрации, экспедиция, копировально-множительное бюро и др.), отдел писем (жалоб), отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств, центральный архив.

Отдел документационного обеспечения управления или канцелярия. Создаются на государственных предприятиях (объединениях), в научно-исследовательских, проектных, конструкторских организациях и вычислительных центрах, высших учебных заведениях и других организациях - отдел документационного обеспечения управления или канцелярия. В их состав, как правило, включаются: подразделения по учету и регистрации, контролю, совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств, рассмотрению писем (жалоб), секретариат, экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительное бюро, архив.

Общий отдел. Это служба по работе с документами, которая создается в местных органах самоуправления, общественных организаций. В состав общего отдела включаются: секретариат, канцелярия, группа контроля, группа совершенствования работы с документами, машинописное бюро, копировально-множительное бюро, архив. Отличительными чертами структуры общего отдела является наличие таких подразделений, как протокольный отдел, группа писем, приемная.

Протокольный отдел выполняет следующие функции:

подготовку проектов нормативно-распорядительных документов руководства органа местного самоуправления, писем, справок, их согласование со структурными подразделениями;

анализ справок и докладов структурных подразделений и подготовка заключений по ним;

прием, регистрацию, организацию хранения и справочно-информационную работу, рассылку принятых документов и их доведение до управляемых объектов;

организацию и проведение заседаний органа управления, а также документирование их деятельности.

Группа писем (бюро жалоб, отдел обращений населения) ведет:

прием и учет предложений, заявлений и жалоб граждан;

подготовку обращений к рассмотрению руководством;

контроль за сроками подготовки ответных документов в структурных подразделениях или в других организациях;

извещение заявителей о результатах рассмотрения поданных ими обращений;

формирование и хранение дел по обращениям;

анализ и обобщение результатов рассмотрения документов в организации и причин обращения;

организацию приема граждан по личным вопросам руководство.

Приемная:

организация приема посетителей руководством организации;

составление плана работы приемной;

ведение учетной документации по личному приему граждан;

организация исполнения документов, полученных при личном приеме;

обобщение результатом приема посетителей;

подготовка предложений по совершенствованию работы приемной.

Секретарь руководителя (инспектор). Выполняет работу с документами в организациях, не имеющих службы документационного обеспечения управления, в структурных подразделениях.

Перечисленные структурные подразделения имеют в своем штате группу специалистов, выполняющих определенные функции, достижение которых способствует рациональной организации делопроизводства в организации. Обязанности и функции каждого специалиста должны быть определены в организационных документах организации. Приведем основные функции, выполняемые специалистами приведенным выше структурных подразделений.

Секретариат - подразделение служб ДОУ, предназначенное для информационного и организационно-технического обслуживания руководства организации (руководителя, его заместителей, председателей коллегиальных органов). Секретариат (секретарь-референт технические секретари, секретари заместителей руководителя организации) выполняют следующие функции:

рассматривает и подготавливает к докладу руководству учреждения поступающую корреспонденцию;

подготавливает по указанию руководителя учреждения проекты отдельных приказов, писем, справок и других документов и согласовывает их со структурными подразделениями;

осуществляет анализ справок и докладов структурных подразделений и дает заключения и предложения по ним;

следит за правильностью составления и оформления документов, проверяет качество подготовки документов, представляемых на подпись руководству учреждения;

обеспечивает подготовку соответствующих материалов к совещаниям, созываемым руководством учреждения;

производит оформление протоколов заседаний, рассылку протоколов и выписок из них;

осуществляется контроль за исполнением решений коллегии;

составляют сводную номенклатуру дел учреждения и представляют ее руководству на утверждение;

осуществляет бездокументное обслуживание руководителей (организационно-техническое обеспечение, подготовка командировок, телефонное обслуживание, прием посетителей, организация работ приемной и т.д.).

Экспедиция - подразделение, осуществляющее прием и отправку поступающей по почте и курьерской связи корреспонденции. Экспедиция выполняет:

прием поступающих документов, их сортировку и распределение по структурным подразделениям организации;

доставку документов структурнее подразделения;

обработку и отсылку отправляемых документов;

количественный учет документооборота.

Подразделение по учету и регистрации корреспонденции:

осуществляет учет и регистрацию документов;

ведет контроль за оформление исходящих и внутренних документов (в отношении визирования, согласования, соответствия принятым требованиям);

осуществляет формирование и ведение справочно-информационного массива;

осуществляет учет документов «Для служебного пользования», с грифом «Конфиденциально», находящихся в структурных подразделениях;

производит оформление и рассылку распорядительных документов по указанию начальника канцелярии;

составляет номенклатуру дел канцелярии, формирует дела в соответствии с номенклатурой, подготавливает дела к сдаче их в архив учреждения.

Подразделение по контролю исполнения документов:

осуществляет контроль за сроками исполнения документов;

осуществляет контроль за ходом исполнения документов в подразделениях организации;

ведет обобщение результатов контроля и информирование руководства;

осуществляет подготовку предложений по совершенствованию контроля исполнения документов.

Подразделение по рационализации работ с документами:

разрабатывает и внедряет мероприятия по совершенствованию работ служб ДОУ (структура службы, новые информационные технологии и т.д.);

разрабатывает инструктивные и методические документы по делопроизводству: положения, инструкции, памятки, альбомы унифицированных форм документов и др.;

разработка и корректировка номенклатуры дел организации;

консультирование работников организации по вопросам работы с документами;

методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства в подразделениях и подведомственных организациях;

разработка предложений по применению средств организационной и компьютерной техники в делопроизводстве;

постановка задач автоматизации делопроизводства;

осуществляет и контролирует внедрение новых стандартов, норм, правил в отношении организации работы службы ДОУ и оформления документов;

организует и проводит мероприятия по повышению квалификации работников служб ДОУ и специалистов организации в области документационного обеспечения управления.

Группа исполнения документов:

осуществляет работу по перепечатке служебных документов для всех структурных подразделений;

осуществляет считку и правку перепечатанного материала.

Редакционная группа выполняет следующие функции:

редактирование документов, издаваемых в организации;

корректорская правка;

подготовка проектов документов для рассмотрения руководства и для издания и опубликования.

Копировально-множительное бюро:

выполняет копирование и тиражирование документов организации по заявкам структурных подразделений и работников;

подготавливает, брошюрует рекламную продукцию.

Архив:

производит прием, учет, хранение и использование дел;

организация архивного хранения документов;

оказывает методическую помощь в оформлении дел, подлежащих сдаче в архив;

экспертиза ценности документов;

ведение учетной документации архива;

систематизация документов в архиве;

создание благоприятных условий для хранения документов;

уничтожение документов с истекшими сроками хранения;

консультирование работников организации по вопросам архивного хранения документов;

осуществляет контроль за правильностью составления номенклатуры дел в структурных подразделениях;

подготавливает дела к сдаче на хранение в государственный архив;

?подготовка предложений для руководства по совершенствованию архивного хранения документов.

Таким образом, служба ДОУ, независимо от названия, берет на себя весь комплекс работ по информационно-документационному обслуживанию управленческой деятельности. Нормативными документами за службой делопроизводства закреплены традиционные технологические функции.

В настоящее время происходит процесс трансформации службы делопроизводства в службу управления документацией. В связи с этим к перечисленным функциям добавляются новые, ранее не свойственные делопроизводственной службе. Среди них можно выделить следующие:

внедрение автоматизированных технологий;

контроль за эксплуатацией автоматизированных технологий;

оценка качества документационного обеспечения;

планирование информационных потребностей;

нормирование труда;

управление кадрами самой делопроизводственной службы (подбор, расстановка, обучение, консультирование, повышение квалификации).

1.5 Регламентация службы ДОУ

Регламентация деятельности службы ДОУ осуществляется в целом ряде локальных нормативных документов - положении о службе ДОУ, должностных инструкциях работников этой службы, инструкции по делопроизводству, табеле форм документов.

Положение о службе делопроизводства конкретной организации (фирмы) определяет ее задачи, функции, права и обязанности.

Формуляр положения и структура текста унифицированы в УСОРД. Структура текста положения состоит из разделов. Текст каждого раздела излагается но пунктам, которые нумеруются арабскими цифрами, в пределах каждого раздела.

В разделе 1 «Общие положения» устанавливается точное название службы делопроизводства, ее место в структуре организации (фирмы), степень самостоятельности службы.

Раздел 2 «Цели и задачи» формулирует цели и основные задачи службы делопроизводства.

Раздел 3 «Функции» является основным и включает детальное описание всех функций, выполняемых службой делопроизводства, в том числе и специфических для данной организации.

Раздел 4 «Права и обязанности» перечисляет права, которые закрепляются за службой в целом для выполнения возложенных на нее задач и функций. Служба имеет право:

принимать меры и осуществлять контроль за сокращением избыточной информации в организации и подведомственной системе (для организаций, имеющих подведомственную систему);

контролировать и требовать от руководителей структурных подразделений выполнения установленных правил работы с документами в организации;

запрашивать от структурных подразделений организации сведения, необходимые для работы службы ДОУ;

проводить проверку организации документационного обеспечения управления в структурных подразделениях и доводить итоги проверки до руководителей структурных подразделений для принятия ими соответствующих мер;

привлекать в установленном порядке специалистов структурных подразделений к подготовке проектов документов по поручению руководства;

возвращать исполнителям на доработку документы, подготовленные с нарушением установленных требований;

определять задачи документационного обеспечения управления, с целью внедрения новейших информационных технологий.

Раздел 5 «Руководство» содержит сведения о наименовании должности руководителя службы ДОУ, требования к его квалификации (уровню образования, стажу практической работы.), порядку назначения и освобождения от должности, а также сведения о должностном лице, замещающем должность в период отсутствия руководителя (отпуск, болезнь).

В число функций включают организацию работы по делопроизводству в учреждении, координацию и контроль деятельности сотрудников службы, разработку нормативно-методического обеспечения и др.

К правам руководителя службы ДОУ могут принадлежать подписание и визирование документов, заверение их копий, внесение предложений руководству организации по совершенствованию работы с документами, представление сотрудников службы к поощрениям, взысканиям, аттестации.

Руководитель может нести ответственность за обеспечение установленного порядка работы с документами, выполнение службой в полном объеме задач и функций, выполнение указаний и поручений руководства, организацию работы службы ДОУ, соблюдение порядка и дисциплины, обеспечение необходимых условий труда ее работников.

В этом разделе могут быть установлены персональные права руководителя службы делопроизводства. Например, право подписывать, утверждать, визировать документы, издавать распоряжения по определенному кругу вопросов, назначать и освобождать от занимаемых должностей работников службы делопроизводства (или представлять документы для этих процедур), применять меры поощрения или взыскания и т. д.

В разделе 6 «Взаимосвязи» указываются наличие к характер взаимосвязей службы делопроизводства с другими структурными подразделениями, которые возни кают в ходе выполнения ее задач и функций. Как правило, в этом разделе фиксируются отношения с отделом кадров, секретариатом коллегиального органа, функциональными структурными подразделениями, юридическим отделом, хозяйственными структурами, информационными (компьютерными) центрами.

Положение разрабатывается и подписывается руководителем службы ДОУ, утверждается руководителем организации. Положение оформляется на общем бланке организации и согласовывается с руководителями тех структурных подразделений, с которыми закреплены взаимосвязи.

Пересмотр положения проводят при изменении структуры организации, переподчинении службы делопроизводства, изменении ее внутренней организационной структуры, внедрении новых форм и методов организации труда, а также внедрении новой технологии, т. к. при этом происходит перераспределение функций между структурными подразделениями.

Основным организационным документом, регламентирующим разграничение обязанностей и прав между сотрудниками, установление взаимосвязей отдельных должностей, является должностная инструкция, выполняющая организационную, регламентирующую и регулирующую роль. На все должности работников ДОУ, установленные в штатном расписании, разрабатываются должностные инструкции, главная цель которых - регламентировать профессиональную деятельность отдельных работников, с тем чтобы избежать дублирования разными работниками одних и тех же должностных обязанностей.

Должностные инструкции регламентируют организационно-правовое положение работника, квалификационные требования к нему: к образованию,

При разработке должностной инструкции необходим глубокий и всесторонний анализ всех видов выполняемых работ, что позволяет сформулировать весь комплекс требований, предъявляемых к должности.

При разработке должностных инструкций необходимо руководствоваться Квалификационным справочником, ОКПДТР (Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов).

Используя Справочник для разработки должностных инструкций, надо иметь в виду, что помещенные в нем квалификационные характеристики можно применять в качестве нормативных документов прямого действия. В этих случаях должностные инструкции не разрабатываются или используются квалификационные характеристики для подготовки должностных инструкций, содержащих конкретный перечень должностных обязанностей с учетом особенностей организации производства, труда и управления, а также прав и ответственности работников. Причем необходимые обязанности, включенные в характеристику конкретной должности, можно распределить между несколькими исполнителями. Разрешается без изменения наименования должности поручить работнику выполнение обязанностей, предусмотренных характеристиками других должностей, близких по содержанию работ, которые не требуют другой специальности или квалификации.

Наличие должностной инструкции позволяет объективно оценивать деятельность каждого работника службы ДОУ, а также является основанием для применения объективных мер административного воздействия.

Правила составления должностной инструкции установлены ГСДОУ.

Должностная инструкция работника службы ДОУ состоит из следующих разделов: общие положения, функции, обязанности, права работников, взаимоотношения (связи по должности), ответственность работника, оценка работы.

В общих положениях устанавливаются следующие позиции:

основные задачи работника, например основная задача делопроизводителя - прием, регистрация входящих и отправка исходящих документов;

порядок замещения должности, т. е. кем назначается и освобождается от должности данный работник;

профессиональные требования к работнику (уровень образования, стаж работы и др.);

основные документы и материалы, которыми обязан руководствоваться работник в своей деятельности.

В разделе «Функции работника» определяется предмет ведения или участок работы, закрепленный за работником, перечень видов работ, из которых складывается выполнение возложенных функций, например, регистрация документов может слагаться из таких видов работ, как заполнение карточек, ведение картотеки, выдача справок по телефону.

В разделе «Обязанности работника» указываются обязанности работника, связанные с его основными задачами и функциями. Например, проведение инструктажей, обеспечение сохранности документов, соблюдение служебной субординации, выполнение правил внутреннего трудового распорядка, порядок исполнения поручений, этические нормы, которые необходимо соблюдать в коллективе.

В разделе "Права работника" определяются права работника для реализации порученных ему функций и выполнения обязанностей.

В разделе «Взаимоотношения» указываются под разделения и работники, от которых исполнитель получает и которым передает информацию, ее структуру и сроки передачи, кто привлекается к исполнению тех или иных документов, с кем они согласовываются.

В разделе «Оценка работы» перечисляются критерии, позволяющие оценить степень выполнения работником своих функций и обязанностей, использования прав и т. д. Основными критериями являются качество работы, которое определяется в первую очередь выполнением обязанностей, изложенных в должностной инструкции, и своевременность ее выполнения.

Должностные инструкции на работников службы ДОУ разрабатывает руководитель службы, они согласовываются с юридической службой, утверждаются руководителем организации. Ознакомление работника с его должностной инструкцией проводится под расписку. Виза ознакомления располагается на последнем листе документа, после подписи. Она состоит из слов «С инструкцией ознакомлен(а)», личной подписи работника, инициалов, фамилии и даты ознакомления.

Инструкция по делопроизводству (документационному обеспечению управления) - правовой акт, устанавливающий технологию создания или получения документов, их обработки, хранения и использования в деятельности организации. Инструкция закрепляет систему делопроизводства, установленную в конкретной организации.

Инструкции составляются с учетом специфики работы в организации. Основой для их составления являются типовые инструкции и действующие государственные нормативно-методические документы.

Структура текста инструкции не регламентирована. Обычно инструкции содержат общие положения, тематические разделы, приложения и состоят из следующих разделов.

ГСДОУ в состав функций, возложенных на службу ДОУ, включила разработку внедрения и ведения табеля унифицированный форм документов. Табель представляет собой перечень документов, необходимых и достаточных для реализации управленческой деятельности конкретной управленческой структуры. Табель содержит характеристику каждого документа, его юридического статуса и этапов подготовки. В табеле нормативно закрепляются как состав применяющихся в организации документов, так и процедуры их подготовки.

Табель представляет собой таблицу, в которой по горизонтали располагаются названия документов, а каждая вертикальная графа содержит ту или иную характеристику процедуры документирования, например вид и код формы документа, наименование законодательного или нормативного акта, являющегося основанием для применения или издания документа, наименование структурного подразделения, ответственного за подготовку, периодичность составления;

согласование (внутреннее и внешнее), где указываются организации, или структурные подразделения, или должностные лица, участвующие в этом процессе, подписание (должность лица, которое подписывает документ);

утверждение (должность руководителя или наименование органа, который утверждает документ);

проставление печати (необходимость удостоверения документа печатью);

адресат - организация (структурное подразделение, в которое представляется документ).

Кроме того, в табель можно внести сведения о месте изготовления текста документа, его регистрации, количестве создаваемых экземпляров, тираже рассылки, месте хранения подлинника и др.

Наличие табеля позволяет службе ДОУ проанализировать все операции с документами (должности исполнителей и руководителей, принимающих участие в составлении, подписании, визировании, утверждении, периодичность создания документа, характеристика применяемых технических средств создания, пересылки). После утверждения руководителем организации табель становится средством нормативного закрепления этапов подготовки документов. Поддержание табеля в рабочем состоянии (ведение) осуществляет делопроизводственная служба. Ведение предусматривает своевременное внесение в табель изменений в документировании - внедрение новых форм федеральными органами, отмена ранее действующих, контроль за порядком использования.

Применение табеля исключает возможность неоправданного создания новых форм; позволяет установить единую классификацию документов организации в соответствии с управленческими функциями и задачами и учесть количество видов и форм документов, создаваемых в организации.

Таким образом, каждый организационный документ имеет определенное значение при регламентации документационного обеспечения управления делопроизводственной службой. В этих документах отражены основные моменты работы с документами, а также определены функции и обязанности работников службы ДОУ по документному обслуживанию.

1.6 Организация документооборота на предприятии

документационный обеспечение управление государственный

Успех управленческой деятельности в значительной степени зависит от того, насколько быстро и качественно происходит обработка всей необходимой документации, движение которой осуществляется по определенным маршрутам от места составления или поступления в организацию до отправки заинтересованным организациям или сдачи на хранения в архив. Это движение документов называется документооборотом. Он должен быть организован таким образом, чтобы не было задержек и скоплений документов на рабочих местах. С этой целью в организациях необходимо разрабатывать маршруты прохождения документов и устанавливать конкретные сроки их нахождения у каждого исполнителя, осуществлять контроль за их прохождением по всем рабочим местам. Правильная организация работы с документами зависит от того, насколько четко разделены функции и обязанности между работниками предприятия. Точное знание своих обязанностей повышается ответственность каждого работника и исключает дублирование операций при работе с документами.

В документационном обеспечении управления можно выделить три группы документов: входящие (поступающие в организацию), исходящие (отправляемые в другие организации), внутренние (созданные в организации и не выходящие за ее пределы).

Входящие документы подвергаются следующим операциям:

?сортировка и регистрация полученных документов;

?рассмотрение руководством и выдача резолюции;

?исполнение и контроль за исполнением документа ответственных лиц;

?отчет руководству о проделанной работе;

?принятие решения по исполнению документа;

?подшивка в дело и передача в архив.

Итак, на первом этапе входящие документы, ? то есть вся корреспонденция, поступающая в организацию по почте, телеграфом, факсом или каким-либо другим путем, ? должны пройти экспедиционную обработку. Данная операция включает в себя правильность доставки корреспонденции, ее сохранность (отсутствие повреждений в упаковке, полнота присланных материалов и т.п.). Как правило, вскрываются все конверты, кроме корреспонденции с пометкой «лично». Конверты уничтожаются, за исключением тех случаев, когда на них имеются пометки «конфиденциально» или «срочно», а также, если адрес отправителя, даты отправки и поступления проставлены только на конверте. Экспедиционная обработка документов должна осуществляться в день получения корреспонденции.

Затем входящие документы сортируются на регистрируемые и нерегистрируемые.

Регистрация документов - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, получения или отправления. Целью регистрации является обеспечение учета, контроля за исполнением документов и их поиска. Документы регистрируются в пределах отдельных групп в зависимости от вида документа, количества документов одного вида, автора, содержания. Например, в отдельные массивы при регистрации в любой организации выделяют приказы по личному составу. Необходимо отметить, что входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и внутренние - в день подписания.

Организация сама определяет перечень нерегистрируемых документов. Как правило, к документам, не подлежащим регистрации, относятся поздравительные письма, каталоги, печатные издания (брошюры, журналы и т.д.), сообщения о встречах и т.п.

На регистрируемых документах проставляется регистрационный штамп, содержащий название организации, дату поступления документа, его номер. Регистрационные сведения оформляются арабскими цифрами на первом листе документа, в правом нижнем углу. Нумерацию писем, телеграмм, факсограмм ведут в пределах года. Если корреспонденция не вскрывается, то регистрационный штамп ставится на конверте или упаковке. Регистрация необходима для учета, контроля и поиска документов. Каждый документ должен регистрироваться только один раз. Для регистрации входящих документов применяются журналы или карточки. Гораздо чаще, особенно в организациях с небольшим объемом документооборота, используют журналы, которые могут вестись на протяжении нескольких лет. Регистрация на карточках позволяет оперативно производить поиск при большом объеме документов, однако имеет существенный недостаток - возможность потери карточек. Регистрационные графы в журнале и карточке существенных различий не имеют.

Журналы могут иметь следующие графы:

?номер (индекс) документа - проставляется номер документа, присвоенный в организации, куда документ поступил;

?индекс документа - это присвоение при регистрации документу порядкового (регистрационного) номера и необходимых условных обозначений, позволяющих определить структурное подразделение или должностное лицо, являющееся автором документа, места его хранения. Индексы используются при поиске, учете, систематизации документов. В индексах обозначение массива и порядковый номер отделяют друг от друга дефисом или наклонной чертой. Например, 145/ЛС, где 145 - порядковый номер документа в регистрируемом массиве, ЛС - обозначение приказов по личному составу;

?дата документа - проставляется дата поступления документа в организацию, как было уже отмечено выше. Необходимо отметить, что входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и внутренние - в день подписания;

?автор документа (внешняя организация) - указывают наименование организации, откуда поступил документ. При регистрации писем граждан пишутся фамилия, имя, отчество, место работы или домашний адрес;

?краткое содержание (заголовок) - указываются вид документа, его заголовок. Если заголовка недостаточно или он отсутствует, то добавляют необходимые сведения исходя из текста документа;

?резолюция - записывается полное содержание текста резолюции;

?исполнитель - указывается лицо, ответственное за исполнение документа;

?подпись исполнителя;

?срок исполнения;

?отметка об исполнении;

?номер дела - заполняется в архиве.

Организация по своему усмотрению может выбрать оптимальный состав регистрационных граф.

Входящие документы могут быть распределены на следующие потоки:

?руководителям организации - для обязательного рассмотрения;

?структурным подразделениям - для исполнения.

Документы, которые используются несколькими подразделениями, размножаются и передаются одновременно всем исполнителям. При предварительном рассмотрении поступившего документа необходимо учитывать следующие факторы:

?вид документа (закон, распоряжение, письмо и т.д.);

?важность содержания документа;

?сложность и новизна поставленных вопросов;

?срочность исполнения документов.

Руководству, как правило, направляются документы, полученные из администраций разных уровней управления, органов представительной и исполнительной власти, документы вышестоящих управленческих организаций, жалобы на действия подчиненных должностных лиц.

Остальные документы, не требующие принятия решения на уровне руководителя, могут быть переданы заместителю руководителя предприятия в структурные подразделения или сразу исполнителями после регистрации.

Руководитель организации, рассмотрев документ, определяет исполнителя, дает ему четкие и конкретные указания и устанавливает реальные сроки исполнения. Эти указания оформляются в виде резолюции на самом документе. Сведения об исполнителе и сроке исполнения документа заносятся секретарем-референтом в регистрационный журнал и служат основанием для взятия документа на контроль.

Документ с резолюцией передается исполнителю и находится у него в работе до окончательного решения вопроса. Когда работа над документом завершена (выполнено задание, конкретное действие, составлен ответный документ и т.п.), на документе проставляется отметка о его исполнении и направлении в дело. После этого вместе с копией ответа передается секретарю-референту для подшивки в дело с последующей передачей в архив.

Подготовка и оформление исходящих документов включает в себя следующие этапы:

?составление проекта документа;

?согласование;

?проверка правильности оформления;

?подписание документа руководителем;

?регистрация.

Разработку проектов документов и их согласование осуществляют сотрудники структурных подразделений. При подготовке проекта документа необходимо учитывать содержание ранее изданных документов и нормативных актов по данному вопросу. Для установления единого порядка составления документов в учреждении разрабатывается инструкция по делопроизводству, которая содержит образцы правильно оформленных документов и правила работы с ними.

Правильно оформленный проект документа согласовывается с заинтересованными должностными лицами и подразделениями и представляется на подпись руководителю. Подписанный документ регистрируется и передается конкретному исполнителю.

Исполнитель знакомится с документом в день его получения и несет полную ответственность за работу по этому документу.

Если его исполнение поручено нескольким лицам, то ответственным исполнителем считается тот, чья фамилия стоит первой в резолюции. Однако все исполнители в равной степени несут ответственность за своевременную и высококачественную работу по исполнению документа и обязаны представлять ответственному исполнителю все необходимые материалы (сведения, справки и т.п.) в установленные сроки. Существенное влияние на надлежащее исполнение документов оказывает хорошая организация контроля за этим процессом. Контролю подлежит исполнение всех зарегистрированных документов.

Контроль за исполнением включает постановку документа на контроль, проверку своевременного доведения документа до исполнителя, проверку и регулирование хода исполнения, учет и обобщение результатов контроля за исполнением документов, информирование руководителя о работе.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения задания и сообщения результатов заинтересованным лицам и организациям (подготовка ответа, проведение деловой встречи и т.п.). Сроки исполнения могут быть типовыми или индивидуальными. Типовые сроки устанавливаются актами высших органов государственной власти и управления. Индивидуальные сроки исполнения документов устанавливаются руководителем учреждения. Срок исполнения большинства документов не должен превышать 10 дней.

Проект документа составляется исполнителем после получения им задания на подготовку того или иного документа от руководителя. Далее он согласовывается с заинтересованными должностными лицами или структурными подразделениями. До передачи подготовленного документа на подпись исполнитель должен проверить содержание документа и приложения к нему, правильность оформления документа, наличие необходимых реквизитов и резолюций заинтересованных лиц. Исходящие документы составляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, которые составляются в одном экземпляре. Подготовленный проект документа представляется на подпись руководителю организации. После подписания руководителем двух экземпляров документ регистрируется в журнале регистрации исходящих документов.

При регистрации исходящих документов записываются следующие данные:

?номер документа;

?дата документа;

?адресат (корреспондент);

?краткое содержание или заголовок;

?номер, присвоенный документу при регистрации, проставляется на обоих экземплярах документа.

Регистрационный номер исходящего документа состоит из порядкового номера документа, условного обозначения структурного подразделения или должностного лица и номера дела, в которое будет подшита копия документа.

При рассылке документа более чем в четыре адреса исполнитель готовит список на рассылку и после его регистрации организует размножение документа.

Экспедиционная обработка исходящих документов включает сортировку, упаковку, оформление почтового отправления и сдачу в отделение связи.

Рисунок 2 ? Общая схема работы с внутренними документами

Таким образом, правильная организация документооборота считается одним из важнейших критериев успешного бизнеса. Успех управленческой деятельности в значительной степени зависит от того, насколько быстро и качественно происходит обработка всей необходимой документации, движение которой осуществляется по определенным маршрутам от места составления или поступления в организацию до отправки заинтересованным организациям или сдачи на хранения в архив. Правильная организация работы с документами зависит от того, насколько четко разделены функции и обязанности между работниками предприятия.

2. Документационное обеспечение управления в ОВ ДПС ОГИБДД ОМВД России по городу Красноуральск

.1 Характеристика деятельности ОВ ДПС ОГИБДД ОМВД России по городу Красноуральск

Преддипломная практика проходила в Отдельном взводе дорожно-патрульной службы отделение Государственной Инспекции безопасности дорожного движения отдел Министерства внутренних дел России по городу Красноуральск, действующего на основании Положения от 23 марта 2002 г. №263 «О строевых подразделениях государственной инспекции безопасности дорожного движения министерства внутренних дел российской федерации». Юридический адрес: 624330, Свердловская область, г. Красноуральск, ул. Дзержинского, д. 50.

Территория обслуживания:

? городской округ Красноуральск площадь 162700 гектаров, с протяженностью дорог 260 километров. На территории округа расположено три поселка городского типа и четыре сельских населенных пункта. Количество транспортных средств 7502 единицы.

Первым руководителем ГАИ Красноуральска с 1 августа 1964 года стал Владислав Никифорович Окладников. В этой должности он проработал до 1983 года. Штат ГАИ при нем составлял три человека.

С 1983 по 1986 года службу возглавлял старший госавтоинспектор капитан милиции Валерий Дмитриевич Самолюк. В эти годы в ГАИ Красноуральска работало пять сотрудников, и в их распоряжении был всего один автомобиль. В 1987 году к нему добавился мотоцикл. В обязанности сотрудников входили поддержание порядка на дорогах (по этому направлению они тесно сотрудничали с дружинниками) и регистрация транспортных средств. На каждое транспортное средство в ГАИ заводилась карточка с данными, которая хранилась в картотеке. Естественно, вся работа по картотеке осуществлялась вручную.

Количество автомобилей в небольшом Красноуральске увеличивалось не столь быстрыми темпами, как в областном центре, соответственно, обстановка на дорогах была спокойнее, так что штат ГАИ долгое время не превышал десяти человек. В 2001 году в городе было всего 11 сотрудников ГАИ с тремя патрульными автомобилями. Но прогресс идет семимильными шагами, и к 2008-му в службе ГИБДД был уже 51 сотрудник и девять патрульных автомобилей.

Сегодня на вооружении технические средства - фотовидеофиксатор «Визир», измерители скоростного режима «Искра-1» и «Радис», анализатор концентрации паров эталона в выдыхаемом воздухе «АКПЭ-01М», алкотектер РКО-100, стационарные и переносные радиостанции.

Основными задачами и функциями ОВ ДПС ОГИБДД ОМВД России по городу Красноуральск являются:

1) предупреждение дорожно-транспортных происшествий и снижение тяжести их последствий в целях охраны жизни, здоровья и имущества граждан, защиты их прав и законных интересов, а также защиты интересов общества и государства;

) координация в пределах предоставленных полномочий деятельности органов исполнительной власти Свердловской области, направленной на предупреждение дорожно-транспортных происшествий, снижение тяжести их последствий;

) оперативное руководство деятельностью сотрудников ГИБДД МВД России по Свердловской области по выполнению возложенных на них функций по обеспечению безопасности дорожного движения, участию в мероприятиях по охране общественного порядка и обеспечению общественной безопасности;

) организационно-методическое обеспечение деятельности подразделений Госавтоинспекции территориальных органов внутренних дел области.

Структура ОВ ДПС ОГИБДД ОМВД России по городу Красноуральск

включает в себя:

) отдел исполнения административного законодательства и организационно-аналитической работы;

) отдел организации дорожно-патрульной службы, розыска и пропаганды безопасности дорожного движения;

) отдел организации регистрационно-экзаменационной работы, технического надзора;

) отдел дорожной инспекции и организации движения;

) контрольно-профилактическое отделение;

) канцелярия.

2.2 Организация работы с документами в ОВ ДПС ОГИБДД ОМВД России по городу Красноуральск

Деятельность ОВ ДПС ОГИБДД ОМВД Красноуральска, как органа государственной службы, обеспечивается системой взаимоувязанной управленческой документации. Ее состав определяется объемом и характером взаимосвязей между федеральными органами исполнительной власти, другими органами управления и организациями; взаимодействием отделов службы, и включает в себя следующие виды документов: приказы, распоряжения, положения, инструкции, протоколы, акты, служебные письма (т. е. - распорядительные и служебные документы). В целях повышения эффективности использования средств вычислительной техники устанавливаются единые правила оформления документов, их реквизитов, проводится унификация состава и форм документов. Применяются унифицированные формы документов, реквизиты которых соответствуют системе организационно-распорядительной документации (ГОСТ Р 6.30-2003).

В распорядительные документы включаются: приказы, распоряжения.

Приказами оформляются решения нормативного характера, а также по организационным, кадровым и другим вопросам внутренней работы ОВ ДПС ОГИБДД ОМВД России по городу Красноуральск.

Распоряжения издаются по оперативным вопросам и для организации исполнения управленческих решений.

Переписка между функциональными отделами запрещена.

Документы, создаваемые в ОВ ДПС ОГИБДД ОМВД России по городу Красноуральск, печатаются с использованием текстового редактора Word, шрифтом Times New Roman размером №10-14 через 1-2 интервала. Для выделения части документа, заголовка, примечания может использоваться полужирный шрифт. Отдельные внутренние документы допускается писать от руки (заявление, объяснительная записка и т. п.).

При создании документов на двух и более страницах, вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа.

Бланки документов имеют поля не менее (мм):

- левое;

- правое;

- верхнее;

- нижнее.

Документы ОВ ДПС ОГИБДД ОМВД России по городу Красноуральск оформляются на бланках. Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4, А5. Распорядительные документы и письма оформляются на бланках в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

В ОВ ДПС ОГИБДД ОМВД России по городу Красноуральск применяются бланки с угловым расположением наименования организации для служебной переписки и с продольным расположением наименования организации для распорядительных документов. В Приложение 1 представлен бланк с угловым расположением наименования организации.

Гербовые и другие печати ОВ ДПС ОГИБДД ОМВД России по городу Красноуральск используются для удостоверения подписи на документах или соответствия копий документов подлинникам. Гербовая печать проставляется для удостоверения подписи начальника ОВ ДПС ОГИБДД ОМВД России по городу Красноуральск или подписи заместителя начальника. Гербовая печать проставляется на договорах, письмах финансового характера, служебных и наградных удостоверениях, доверенностях, грамотах, наградных листах.

На рассылаемых копиях приказов, распоряжений и других документах проставляется круглая негербовая печать с наименованием организации. Штампы ОВ ДПС ОГИБДД ОМВД России по городу Красноуральск используются для проставления отметок о получении, регистрации документа, других отметок справочного характера.

Контроль использования печатей и штампов в ОВ ДПС ОГИБДД ОМВД России по городу Красноуральск осуществляет руководство.

Движение документов в ОВ ДПС ОГИБДД ОМВД России по городу Красноуральск от момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.

Документооборот учреждения можно представить в виде следующих документопотоков:

. Входящие документы. К ним относятся телеграммы, решения, приказы, постановления, распоряжения, письма.

. Исходящие документы. К ним относятся письма, справки, годовые и квартальные отчеты в Главное управление, телеграммы, факсы.

. Внутренние документы. Это документы, которые содержат информацию, позволяющую решать задачи внутри учреждения: приказы, распоряжения, протоколы, служебные, докладные записки, справки и др.

Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними, регламентируются Инструкцией по делопроизводству, положениями об отделах и должностными инструкциями их сотрудников.

Доставка документов в ОВ ДПС ОГИБДД ОМВД России по городу Красноуральск осуществляется, как правило, средствами почтовой и электронной связи. С помощью почтовой связи доставляется письменная корреспонденция в виде простых и заказных писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания. По каналам электронной связи поступают: телеграммы, факсограммы, телефонограммы, сообщения «электронной почты».

Вся поступающая в ОВ ДПС ОГИБДД ОМВД России по городу Красноуральск корреспонденция, принимается старшим инспектором ОВ ДПС ОГИБДД ОМВД России по городу Красноуральск (ответственным за делопроизводство). Документы, поступившие непосредственно руководству или в отделы, подлежат передаче старшему инспектору для последующей регистрации и организации прохождения в соответствии с порядком, установленным инструкцией по делопроизводству.

В ОВ ДПС ОГИБДД ОМВД России по городу Красноуральск ведется бумажный учет поступившей корреспонденции. Регистрация идет в журналах, журнал нумеруется, прошивается, скрепляется печатью и хранится пять лет.

В журнале поступившей документации имеются сведения об адресатах (исходящий номер, дата регистрации или отправки, наименование организации, Ф. И. О. должностного лица, подписавшего документ), краткая информация о содержании документа.

Регистрация документов - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения, использования в справочных целях, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые в ОВ ДПС ОГИБДД ОМВД России по городу Красноуральск: внутренние распорядительные и отправляемые. Регистрация документов производится независимо от способа их доставки, передачи или создания.

Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения. Регистрация всех групп документов включает в себя присвоение, документу порядкового номера, начиная с первого в текущем году. Кроме порядкового номера добавляется буквенный индекс. Например: приказы по кадрам дополняются индексом «К», по личному составу - индексом «Л». Регистрационный номер документа, составленного двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Регистрация поступающих или отправляемых документов производится старшим инспектором ОВ ДПС ОГИБДД ОМВД России по городу Красноуральск. Регистрация выполняется в электронном регистрационном журнале входящих или исходящих документов. Каждому документу присваивается индивидуальный регистрационный номер, соответствующий номеру карточки в регистрационном журнале.

Документы, поступающие на бумажных носителях, проходят первичную обработку, регистрацию, рассматриваются руководством и доставляются исполнителям. В Приложение 2 входящий документ в ОВ ДПС ОГИБДД ОМВД России по городу Красноуральск.

Старшим инспектором конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой «лично»); предварительно проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов, сохранность вложений. Ошибочно поступившие документы возвращаются отправителю. Конверты и другая упаковка уничтожаются, за исключением случаев, когда только по конверту можно установить адрес отправителя, или время отправки и получения документа. Конверты, в которых поступили обращения и жалобы граждан, прилагаются к переписке.

Документы, адресованные начальнику, а также без указания конкретного лица или отдела, рассматриваются старшим инспектором, а затем направляются начальнику ОВ ДПС ОГИБДД ОМВД России по городу Красноуральск. Рассмотренные руководством документы возвращаются старшему инспектору, где документ обрабатывается и передается на исполнение. Подлинник документа, который исполняется несколькими отделами, получает ответственный исполнитель, остальным исполнителям, в случае необходимости, передаются копии.

Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем передаются на рассмотрение начальнику ОВ ДПС ОГИБДД ОМВД России по городу Красноуральск и исполнение. Текст поступившей телефонограммы записывается получателем и оперативно передается руководителю, которому она адресована. Поступающие оригиналы документов с электронной копией должны иметь сопроводительное письмо. Текст копии на магнитном носителе должен соответствовать тексту оригинала.

Контроль исполнения документа включает в себя: постановку на контроль, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей и отделов в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.

Контролю подлежат все требующие исполнения (содержащие поручения) документы, поступившие из Федеральных органов, администрации городского округа и других организаций, а также любые другие документы - в соответствии с указаниями начальника ОВ ДПС ОГИБДД ОМВД России по городу Красноуральск. При постановке документа на контроль на левом поле документа делается отметка о контроле, которая обозначается буквой «К» (или штампом «Контроль») и указывается срок исполнения.

Контроль исполнения документов в указанные сроки отслеживает старший инспектор ОВ ДПС ОГИБДД ОМВД России по городу Красноуральск. Для основного исполнителя, указанного первым в резолюции начальника ОВ ДПС ОГИБДД ОМВД России по городу Красноуральск (или его заместителя), к документу, поставленному на контроль, оформляется «Карточка исполнителя поручения», которая включает краткое содержание документа, резолюцию начальника и срок исполнения, и выдается под роспись вместе с документом или его копией. Соисполнителям выдается копия документа.

Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях: поступивших из вышестоящих органов государственной власти и внутренних - от даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других федеральных органов исполнительной власти, организаций и обращений граждан - от даты их поступления.

Сроки исполнения документов определяются руководителем исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством и инструкцией по делопроизводству.

Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

?с конкретной датой исполнения - в указанный срок;

?без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку «срочно» - исполняются в 3-дневный срок, имеющие пометку «оперативно» - в 10-дневный срок, остальные - в срок не более месяца;

?по обращениям граждан, поступившим в ОВ ДПС ОГИБДД ОМВД России по городу Красноуральск и требующим дополнительного изучения и проверки - до одного месяца со дня их регистрации, по остальным обращениям - не более 15 дней.

Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню. Дата исполнения документа указывается в резолюции начальника ОВ ДПС ОГИБДД ОМВД России по городу Красноуральск (его заместителя) и ставится в регистрационной форме («Регистрационно-контрольной карточке»).

Рисунок 3 ? Карточка исполнителя поручения

При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель оформляет на имя начальника, давшего поручение, мотивированную просьбу о его продлении не позднее 3-х дней до истечения этого срока. Продление срока исполнения поручения вышестоящих организаций допускается в исключительных случаях, когда исполнение поручения невозможно осуществить в указанный срок по объективным причинам. В этом случае начальник ОВ ДПС ОГИБДД ОМВД России по городу Красноуральск представляет автору поручения мотивированные предложения о продлении срока с указанием планируемой даты исполнения. Такие предложения представляются не позднее чем в 10-дневный срок от даты подписания поручения. Сроки исполнения поручений с отметками «срочно» и «оперативно» не продлеваются.

Обо всех случаях изменения срока исполнения документов ответственный исполнитель своевременно информирует старшего инспектора для внесения изменений. Приостанавливать исполнение документов, поступивших в ОВ ДПС ОГИБДД ОМВД России по городу Красноуральск, а также отменять его, имеют право только вышестоящие органы или организация - автор документа; для документов, создаваемых в ОВ ДПС ОГИБДД ОМВД России по городу Красноуральск - только начальник ОВ ДПС ОГИБДД ОМВД России по городу Красноуральск. В случае исполнения документа несколькими отделами подлинник документа и «Регистрационно-контрольная карточка» направляются ответственному исполнителю, остальные исполнители получают копии документа.

Снятие документа с контроля оформляется отметкой об исполнении документа и списании его в дело: краткие сведения об исполнении или ссылка на документ (дата и номер), свидетельствующий об исполнении; отметка «в дело», номер дела, в котором будет храниться документ, дата, подпись исполнителя или руководителя отдела, в котором исполнен документ. В регистрационной карточке проставляется отметка об исполнении, подпись лица, подтверждающего исполнение (ответственный исполнитель), дата, номер исходящего документа.

Старший инспектор ежемесячно представляет руководству письменные оперативные отчеты о состоянии исполнительской дисциплины начальнику ОВ ДПС ОГИБДД ОМВД России по городу Красноуральск.

Документы, отправляемые ОВ ДПС ОГИБДД ОМВД России по городу Красноуральск, передаются почтовой, электрической связью.

Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется старшим инспектором в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи. Документы для отправки должны быть полностью оформленными, зарегистрированными, с указанием почтового адреса и с указанием на рассылку, в случае, когда документы адресованы нескольким получателям.

Почтовая отправка срочных документов осуществляется в день подписания, другие документы - в течение всей недели. Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ.

С помощью средств электрической связи осуществляется передача информации в виде телеграмм, факсограмм, телефонограмм, электронных сообщений.

Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих документов. Передача документов отделам осуществляется старшим инспектором, ответственным за делопроизводство.

Электронная почта - один из компонентов системы автоматизации документооборота, средство доставки, отправки информации, ее передачи организациям, имеющим соответствующие технические и программные средства. Электронные сообщения, посылаемые по электронной почте, исполняются аналогично документам на бумажных носителях, при наличии определенной специфики в процессе исполнения. Электронные сообщения (письма, отчеты и прочие) дублируются документом, оформленным на бумажном носителе, если не оговорено иное требование.

В ОВ ДПС ОГИБДД ОМВД России по городу Красноуральск разрешается отправка электронной почтой документов, которые на бумажном носителе должны быть правильно оформленными, иметь подпись начальника ОВ ДПС ОГИБДД ОМВД России по городу Красноуральск (или лица, его замещающего), регистрационный номер, дату. Допускается отправка электронной почтой файлов, содержащих документы без подписи начальника, но обязательно должен быть проставлен соответствующий регистрационный номер, дата, и указана должность и фамилия лица, подписавшего оригинал документа на бумажном носителе.

Машинописные работы объемом свыше одного машинописного листа выполняются на персональном компьютере старшего инспектора, менее этого объема - на компьютерах, имеющихся в отделах, копировально-множительные работы - в кабинете старшего инспектора. Рукописи документов принимаются для работы только при наличии согласования с начальником, заместителем начальника ОВ ДПС ОГИБДД ОМВД России по городу Красноуральск. Принятые материалы печатаются в 3-х экземплярах (служебные письма) и в 2-х экземплярах (распорядительная документация). Нужное количество экземпляров размножается на копировально-множительных аппаратах с разрешения начальника, зам. начальника ОВ ДПС ОГИБДД ОМВД России по городу Красноуральск.

Учет количества документов ОВ ДПС ОГИБДД ОМВД России по городу Красноуральск за определенный период времени (год, месяц) проводится по месту регистрации документов. Поступающие и создающиеся документы подсчитываются отдельно. За единицу количества документов принимается сам документ, без учета копий, создаваемых при печатании и размножении. В среднем за год в ОВ ДПС ОГИБДД ОМВД России по городу Красноуральск поступает около 2000 документов.

Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве и их передачу в Архивный отдел в Екатеринбург в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами на документы, нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства России, а также соответствующими нормативно-методическими документами по архивному делу и делопроизводству федеральных органов исполнительной власти.

Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются формирование дел и составление номенклатуры дел.

Законченные делопроизводством документы формируются в дела.

Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела. Дела формируются в отделах ответственными лицами.

При формировании дел в ОВ ДПС ОГИБДД ОМВД России по городу Красноуральск соблюдаются общие правила:

?помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

?группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

?раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;

?помещать в дела ксерокопии, факсограммы, телефонограммы на общих основаниях;

?в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;

?по объему дело не должно превышать 250 листов; при наличии в деле большего количества листов дела подразделяются на несколько томов (частей). Индекс и заголовок дела проставляются в каждом томе с добавлением «т.1», «т.2» и т. д.

Таким образом, учреждение создает и получает огромное количество служебных документов. Документы становятся накопителями и хранителями информации, памятью учреждения. Систематизация документов, быстрый поиск и использование этой информации возможны лишь при четкой классификации документов. В ОВ ДПС ОГИБДД ОМВД России по городу Красноуральск регламентация формы работы с документами закреплена в инструкции по делопроизводству.

Номенклатура дел выполняет целый ряд функций:

?используется как система классификации при группировке исполненных документов, при этом заголовки дел переносятся на их обложки;

?определяет сроки хранения дел;

?используется для построения информационно-поисковой системы;

?имеет справочное значение при изучении деятельности учреждения.

При составлении номенклатуры дел в ОВ ДПС ОГИБДД ОМВД России по городу Красноуральск руководствуются определенными правилами:

?весь объем документов, получаемых и создаваемых в процессе деятельности учреждения, должен быть учтен;

?необходимо раздельно группировать в дела документы временного и постоянного пользования;

?следует четко и конкретно формулировать заголовки дел, чтобы исключить размещение в деле документов, не соответствующих содержанию и срокам хранения.

Номенклатура дел составляется на общем бланке учреждения в необходимом для работы числе экземпляров. Один экземпляр хранится у руководителя и имеет постоянный срок хранения. В Приложение 3 представлен бланк номенклатуры дел и фрагмент номенклатуры дел ОВ ДПС ОГИБДД ОМВД России по городу Красноуральск.

В номенклатуру дел включаются все документы, кроме технической документации и печатных изданий.

Если в течение года в ОВ ДПС ОГИБДД ОМВД России по городу Красноуральск возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о категории и количестве заведенных томов. Отдельно подсчитывается количество дел постоянного, долговременного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет) сроков хранения. Сведения, содержащиеся в итоговой записи, в обязательном порядке сообщаются в отдел управления персоналом и организационной работы, о чем в номенклатуре дел проставляется отметка с указанием должностного лица, сделавшего итоговую запись, и его подписи с расшифровкой.

Также в ОВ ДПС ОГИБДД ОМВД России по городу Красноуральск имеется компьютерная информационная поисковая система «Феникс» (ИПС «Феникс»), в которой содержится только информация по всем зарегистрированным в городе Красноуральске автотранспортным средствам. Это мощная ИПС обеспечивает поиск по любым параметрам регистрационного номера, VIN, номера агрегатов, данные по регистрационным документам (справка-счет, техпаспорт, ПТС), модель буквами, цвет, дата регистрации (снятие с учета), ФИО владельца, адрес, дата рождения, паспортные данные, контактный телефон и т.д.

Имеется возможность поиска по отдельным цифрам номера, номеров телефонов не входящих ни в одну базу данных.

Так же в программу включена (вноситься) информация по документам, которые являются основанием для регистрации:

?справка-счет;

?договор купли-продажи;

?удостоверение таможни;

?доверенность.

Также имеются особые метки и комментарии ГИБДД (замена агрегатов, нахождение Т/С в розыске).

В программе «Феникс» есть информация по нарушителям ПДД данным владельцем или транспортным средством. Есть информация по ДТП, месте его совершения, участниках и т.д.

Рисунок 4 - Окно ИПС «Феникс»

2.3 Рекомендации по совершенствованию организации документационного обеспечения управления в ОВ ДПС ОГИБДД ОМВД России по городу Красноуральск

Проведённый анализ существующей системы документационного обеспечения управления в ОВ ДПС ОГИБДД ОМВД России по городу Красноуральск в трех основных аспектах (документирование (составление, оформление, согласование и изготовление документов); организация работы с документами в процессе осуществления управления (обеспечение движения, контроля исполнения, хранения и использования документов); систематизация архива документов) позволил выявить ее основные недостатки:

?объем работ, выполняемых сотрудниками отдела делопроизводства, при сохранении применяемых технологий обработки документов, предполагает расширение его штатов;

?в связи со значительным количеством отделов существующая технология передачи документов сотрудникам достаточно трудоемка и затруднен контроль данного процесса;

?частичная автоматизация документационного обеспечения управления создает сложности в получении оперативной и достоверной информации о ходе исполнения документов и о выполнении поручения по входящему документу, приводит к значительным временным затратам на поиск документов по отделам;

?использование сотрудниками отделов различных специализированных сложносовместимых программных продуктов при составлении документов (бухгалтерия - система 1С; кадры - база данных в MS Excel, отдел регистрации транспортных средств - ИПС «Феникс») приводит к дублированию информации, а зачастую, к ее искажению;

?у руководства учреждения отсутствует необходимая степень полноты информации о качественном и количественном составе документооборота в ОВ ДПС ОГИБДД ОМВД России по городу Красноуральск.

Изложенные недостатки и отсутствие единого информационного пространства в ОВ ДПС ОГИБДД ОМВД России по городу Красноуральск замедляет процесс принятия и реализации управленческих решений, уменьшает эффективность управления из-за недостаточности и разобщенности информации.

Повышение эффективности работы аппарата управления может быть достигнуто за счет совершенствования его структуры, расширения штата работников по делопроизводству, повышения квалификации кадров службы ДОУ, улучшения рабочих мест инспекторов делопроизводства, внедрение автоматизации, выполнения наиболее трудоемких процессов управленческой деятельности, привлечения специалистов для помощи в совершенствовании программы.

Также необходимо провести анализ и составить список лиц, подлежащих аттестации, с учетом требований законодательства. Подчеркнув, что аттестация проводится один раз в два года и не ранее, чем через год после приема на государственную службу, назначения на иную должность в порядке перевода, присвоения классного чина. При подготовке плана повышения квалификации на следующий год также учитываются сведения о пройденных курсах повышения квалификации, видах и периодах. На государственной гражданской службе повышение квалификации происходит по мере необходимости, но не реже одного раз в три года.

Выявленные недостатки позволили определить направления совершенствования системы документационного обеспечения управления в ОВ ДПС ОГИБДД ОМВД России по городу Красноуральск.

В целях обеспечения потребностей развития электронного документооборота важна выработка единообразных норм, унификация и гармонизация законодательства об электронном документообороте.

К основным направлениям совершенствования документационного обеспечения управления в ОВ ДПС ОГИБДД ОМВД России по городу Красноуральск можно отнести:

?разработку единых нормативно-методических основ, принципов и правил документирования информации и работы с документированной информацией;

?стандартизацию и унификацию документов, в том числе стандартизацию и унификацию новых информационных технологий;

?обеспечение информационной безопасности и защиты информации от несанкционированного доступа;

?реализацию «Концепции формирования единого информационного пространства и соответствующих государственных информационных ресурсов»;

?повышение уровня подготовленности работников аппарата управления в области основных, принципиальных положений ДОУ и архивного дела.

Бумажная регистрация документов в ОВ ДПС ОГИБДД ОМВД России по городу Красноуральск служит для обеспечения надежности хранения базы регистрации особо ценных документов (как правило, с очень длительными сроками хранения), дублирование корреспонденции в автоматизированной системе регистрации документов, позволит, не только сохранять информацию о документах, в случаях пропажи или уничтожения бумажного журнала, но и обеспечит быстрый поиск необходимой корреспонденции.

Совершенствование документационного обеспечения управления становится обязательным в современных условиях.

Наибольший эффект достигается при комплексном, взаимосвязанном и гармоничном развитии всех этих направлений.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В условиях прогресса рыночных отношений и конкурентной экономики своевременное и правильное решение стратегических и тактических задач определяет жизнеспособность фирмы, организации. Документированная информация составляют основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

К основным проблемам документационного обеспечения управления в российских учреждениях относятся:

?необходимость разработки единых нормативно-методических основ, принципов и правил документирования информации и работы с документированной информацией;

?проблемы стандартизации и унификации документов;

?разработка общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации;

?обеспечение информационной безопасности и защиты информации от несанкционированного доступа.

В данной работе был проведен анализ документационного обеспечения управления деятельностью в ОВ ДПС ОГИБДД ОМВД России по городу Красноуральск.

Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления в ОВ ДПС ОГИБДД ОМВД России по городу Красноуральск проводится на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами отделом по делопроизводству, а в целом в процесс документооборота вовлечено порядка 300 сотрудников предприятия.

Исследование существующей в учреждении системы документооборота позволила выявить ряд проблем. Выявленные проблемы замедляют процесс принятия и реализации управленческих решений, уменьшает эффективность управления из-за недостаточности и разобщенности информации. Для решения проблемы было предложено внедрение автоматизированной системы, что позволило бы все документы представлять в виде электронных текстов, доступ к которым в ОВ ДПС ОГИБДД ОМВД России по городу Красноуральск может быть возможен с любого рабочего места. Система автоматизации документационного обеспечения управления должна функционировать в локальной вычислительной сети, объединяющей компьютеры, установленные на рабочих местах работников отделов, участвующих в технологических процессах делопроизводственной деятельности.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

Нормативно-правовые акты

1.Конституция Российской Федерации. Принята 12 декабря 1993г.

2.Гражданский кодекс Российской Федерации. Часть 1 от 30.11.1994 № 51-ФЗ (в ред. от 30.12.2004) и часть 2 от 26.01.1996 № 14-ФЗ (в ред. от 30.12.2004).

3.Трудовой кодекс Российской Федерации от 30 декабря 2001 г. № 197-ФЗ (в ред. Федерального закона от 30.06.2006 № 90-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации, признании недействующими на территории Российской Федерации некоторых нормативных правовых актов СССР и утратившими силу некоторых законодательных актов (положений законодательных актов) Российской Федерации»).

4.Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

5.Федеральный закон от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи».

6.Федеральный закон от 01 октября 2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

7.ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

8.ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

9.ГОСТ Р 1.5-2002 Государственная система стандартизации РФ. Стандарты. Общие требования к построению, изложению, оформлению, содержанию и обозначению. - М.: ИПК Изд-во стандартов, 2003.

10.ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Управление документами. Общие требования. Стандарт решает функциональные, технологические и технические вопросы работы с документами, возникающие в процессе деловой деятельности организации.

Литература

11.Андреева В.И. Делопроизводство: Практическое пособие / В.И. Андреев. ? М.: ЗАО "Бизнес-школа "Интел-Синтез", 2009, ? 192 с.

12.Анодина Н.Н. Документооборот в организации: практическое пособие/ Н. Н. Анодина. - 3-е изд., переаб. и доп. - М.: Омега-Л, 2010, ? 184 с.

13.Барихин А.Б. Делопроизводство на предприятии / А.Б. Бухарин. ? М., 2013.

14.Басаков М.И. Справочник секретаря-референта / М.И. Басаков. - Ростов н/Д.: «Феникс», 2011, ? 512 с.

15.Белов А.Н. Вопросы совершенствования документационных процессов НИР. / А.Н. Белов. ? М., 2011.

16.Белов А.Н., Белов А.А. Делопроизводство и документооборот. Учебное пособие - 6-е изд., перераб. и доп / А.Н. Белов. - М.: Эксмо, 2009, ? 560 с., - (образовательный стандарт XXI).

17.Богатая И.Н., Кузнецова Л.Н. Делопроизводство и бухгалтерия. / И.Н. Богатая.? М., 2013.

18.Галатенко В.А. Основы информационной безопасности: Курс лекций / В.А. Галатенко /. - М., 2009, ? 280 с.

19.Галахов В.В., Корнеев И.К., Степанов Е.А. Делопроизводство: образцы, документы. Организация и технология работы./ В.В. Галахов. ? М.: ТК Велби, Издательство Проспект, 2010.

20.Гертнер Д. А. Электронная совесть - феномен информационных технологий / Д.А. Гертнер // Защита информации. Конфидент, 2012, №6, с. 49-53.

21.Давыдова Э. Делопроизводство. / Э. Давыдова.? М., 2012.

22.Данилов П.П. Хакинг и антихакинг /П.П. Данилов. - М.: ООО «Аквариум-Принт», К.: ОАО «Дом печати - ВЯТКА», 2010, ? 128 с.

23.Демидова А.К. Русская коммерческая корреспонденция. / Демидова А. К. ? М., 2009.

24.Дрешер Ю.Н. Организация информационного производства: учебное пособие / Ю.Н. Дрешер. - М., 2011, ? 248 с.

25.Избачков Ю.С. Информационные системы: учебник для вузов / Ю.С. Избачков. - СПб., 2012, ? 256 с.

26.Камышев А.В. Основы документного обеспечения управления. / Камышев. ? М., 2010.

27.Кедровская Л. Коммерческая тайна в условиях рыночной экономики / Л. Кедровская // Информационные ресурсы России, 2011, №. 5, с. 11-15.

28.Кирсанов М. Деловая переписка. / М. Кирсанов. ? М., 2013.

29.Кирсанова М.В. «Современное делопроизводство». / М.В. Кирсанова. - М.: ИНФРА-М, 2010.

30.Кирсанова М.В. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления. Учебное пособие.-2-е изд. / М.В. Кирсанова. ?М.: ИНФРА-М, 2011.

31.Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства. / М.В. Кирсанова.?М.: Новосибирск, ИНФРА-М Сибирское соглашение, 2010.

32.Колтунова М.В. Деловое письмо: Что нужно знать составителю. / М.В. Колтунова. ? М.: Дело, 2009.

33.Котенко И.В. Многоагентные технологии анализа уязвимостей обнаружения вторжений в компьютерных сетях / И.В. Котенко // Конфидент, 2010.

34.Кудряев В.А. Организация работы с документами: учеб. для вузов / В.А. Кудряев. ? М.: ИНФРА-М, 2010, ? 575 с.

35.Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). / Т.В. Кузнецова. ? М.: ЗАО «Бизнес-школа Интел-Синтез», 2009.

36.Кузнецова Т.В. «Делопроизводство». / Т. В. Кузнецова. - М., 2013.

37.Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления): учеб. для вузов / Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А.; Под ред. Кузнецовой Т.В. ? М.: Юнити-ДАНА, 2012, ? 359 с.

38.Кузнецова Т.В. Справочник секретаря-референта/Т.В. Кузнецова. ? М.: Юнити-ДАНА, 2013, ? 260 с.

39.Кузнецова Т.В., Серова Г.А., Андреева И., Литвинцева Н.А. Секретарское дело. / Т.В. Кузнецова. ? М.: Высшая школа, 2010.

40.Ларьков Н.С. Документоведение. Учебное пособие. / Н.С. Ларьков. ? М., 2009.

41.Меньков А. В. Теоретические основы автоматизированного управления / А.В. Меньков. - М., 2010, ? 640 с.

42.Одинцов А.А. Экономическая и информационная безопасность: справочник / А.А. Одинцов. - М., 2009, с. 576 - 577.

43.Пшенко А.В. Документационное обеспечение управления (делопроизводство). / А.В. Пшенко. - М.: ФОРУМ: ИНФРА-М, 2009.

44.Рогожин М.Ю. Документационное обеспечение управления. / М. Ю. Рогожин. ? М.: РДЛ, 2011.

45.Рогожин М.Ю. Справочник по делопроизводству. / М.Ю. Рогожин. ? М.: Санкт-Петербург, издательский дом «Питер», 2009.

46.Стенюков М.В. Образцы документов по делопроизводству (Руководство к составлению) / М.В. Стенюков. ? М.: Приор, 2012, с. 359 - 360.

47.Стенюков М.В. Справочник секретаря / М.В. Стенюков. ? М.: Приор, 2010, ? 192 с.

48.Сысоева Л.А. Аутентификация как средство защиты информации в корпоративных информационных системах / Л.А. Сысоева // Секретарское дело. - М., 2011, №1, с. 58-63.

49.Сысоева Л.А. Защита информации на уровне баз данных как компонент системы безопасности корпоративных информационных систем /Л.А. Сысоева // Секретар. дело. - М., 2011, №3, с. 29-34.

Электронные ресурсы

50.Президент [Электронный ресурс]. - Режим доступа: <#"justify">Приложение № 1

Приложение № 2

Входящий документ в ОВ ДПС ОГИБДД ОМВД России по городу Красноуральск

Приложение № 3

Бланк номенклатуры дел ОВ ДПС ОГИБДД ОМВД России по городу Красноуральск

Фрагмент номенклатуры дел ОВ ДПС ОГИБДД ОМВД России по городу Красноуральск

Министерство общего и профессионального образования Свердловской области государственное автономное образовательное учреждение среднего профессионального обр

Больше работ по теме: