Организация и технология документационного обеспечения управления

 

Министерство образования и науки РФ

Государственное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

«Сибирский государственный индустриальный университет»

Кафедра управления качеством и документоведения








КУРСОВОЙ ПРОЕКТ ПО ДИСЦИПЛИНЕ

«Организация и технология

документационного обеспечения управления»














Новокузнецк, 2012


Содержание


Введение

. Общая часть

1.1 Организационная структура отдела вневедомственной охраны при управлении внутренних дел по городу Прокопьевску

.2 Структура подразделений ОВО, выполняющих работы по ДОУ

.3 Документооборот ОВО при УВД

.4 Структура управленческой и нормативно-правовой документации

. Специальная часть

.1 Организационная структура службы документационного обеспечения управления

.2 Потоки документов, образующих документооборот

.3 Положение о службе ДОУ

.4 Должностные инструкции работников службы ДОУ

Заключение

Список использованной литературы

Приложение А Организационная структура ОВО при УВД

Приложение Б Положение об отделе делопроизводства

Приложение В Должностные инструкции работников

отдела делопроизводства


Введение

документационный управление документооборот должностная

Понятие службы ДОУ в настоящее время употребляется в двух значениях:

. Структурное подразделение организации, выполняющее функции документационного обеспечения управления.

. Структурное подразделение организации, осуществляющее функции по документационному обеспечению управленческой деятельности, и работники структурных подразделений, ответственные за ведение делопроизводства в подразделениях.

Основной целью службы ДОУ является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления.

Цель исследования: изучение рабочего процесса службы документационного обеспечения управления ОВО при УВД. Разработка способов рационализации документооборота.

Задачи:

изучение организационной структуры отдела вневедомственной охраны при управлении внутренних дел;

изучение структуры подразделений организации, выполняющих работы по ДОУ;

выявление системы документации, действующей в ОВО;

описание документооборота ОВО;

разработка положения о службе ДОУ.




1. Общая часть


1.1 Организационная структура отдела вневедомственной охраны при управлении внутренних дел


Организационная структура - совокупность способов, посредством которых процесс <#"justify">2. Специальная часть


2.1 Организационная структура службы документационного обеспечения управления


ДОУ - отрасль деятельности, обеспечивающая своевременное и правильное создание документов, а также организацию работы с ними (получение, передача, обработка, регистрация, контроль, хранение, систематизация, подготовка документов к сдаче в архив, уничтожения).

Служба документационного обеспечения управления ОВО состоит из секретариата, отдела делопроизводства и архива.

Задачи службы ДОУ:

Постоянное совершенствование форм и методов работы с документами.

Обеспечение единого порядка документирования.

Контроль за исполнением документов.

Хранение документов.

Унификация форм документов.

Сокращение документооборота.

Разработка нормативных и методических документов по совершенствованию документообеспечения в организации.

Внедрение прогрессивных технологий на базе применения вычислительной и организационной технологии.

Функции службы ДОУ

Разработка, внедрение альбома унифицированных форм документов, организаций, внесение в них изменений.

Обработка, регистрация документов, учетно-справочная работа.

Доклад руководству о документах, контроль правильности оформления документов, предоставленных на подпись руководству.

Контроль за прохождением, исполнением и оформлением документов в намеченные сроки.

Подготовка и размножение документов.

Разработка НД и хранение дел.

Контроль за работой с документами в структурных подразделениях.

Организация работы архива.

Повышение квалификации работников.

Основным нормативным документом, регламентирующим наименование должностей работников службы ДОУ, является «Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей руководителей, специалистов и служащих», М. - 1996, а также «Классификационный справочник должностей, руководителей, специалистов и других служащих», М - 1998 г.

Согласно этим нормативным документам, все работники службы ДОУ по характеру труда делятся на три категории:

Руководители:

начальник отдела делопроизводства;

начальник секретариата;

начальник архива.

Основные функции руководителя:

Планирование и распределение работы.

Подбор и расстановка кадров.

Координация деятельности подразделения, его структурных звеньев и отдельных сотрудников.

Контроль за выполнением работы.

Количество руководителей не должно превышать 20% от общего числа делопроизводственного персонала.

Специалисты:

ведущий документовед;

помощник руководителя;

референт;

заместитель начальника архива.

Основные функции:

Выполнение технологических и оперативных задач.

Выполнение творческих операций по анализу и обобщению информации.

Разработка нормативно-методической базы.

Подготовка проектов документов по заданию руководства организации.

Технические исполнители:

документовед;

секретарь руководителя;

архивариус.

Основные функции: выполнение операций по передаче, фиксации, учету, доставке и хранению информации.


2.2 Потоки документов, образующих документооборот


Документооборот составляет движение документов в ОВО с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.

Порядок прохождения и исполнения поступающей корреспонденции

Доставка документов в отдел осуществляется, как правило, средствами почтовой или электронной связи.

С помощью почтовой связи в отдел доставляются письменная корреспонденция в виде простых и заказных писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.

По каналам электронной связи поступают телеграммы, факсограммы, телефонограммы, сообщения по электронной почте.

Вся корреспонденция, поступающая в отдел, принимается и регистрируется в секретариате.

Если сотрудники, в т.ч. руководители, получили корреспонденцию за пределами отдела, они обязаны передать ее в секретариат.

При приеме корреспонденции проверяется целостность конвертов или другой упаковки и правильность адресования.

Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается отправителю.

Корреспонденция, получаемая под расписку (с нарочным, заказная и.т.п.), регистрируется в журнале.

Не подлежат вскрытию конверты, адресованные должностным лицам, с пометкой «Лично», общественным организациям.

При вскрытии конверта (упаковки) проверяются правильность адресования и наличие вложенных документов.

При обнаружении повреждения, отсутствия документа или приложения к нему, а также несоответствия номера, указанного на конверте, номеру вложенного документа составляется акт в двух экземплярах, один из которых прилагается к полученному документу, а другой направляется отправителю.

Конверты от поступившей корреспонденции сохраняются и прилагаются к документам в случаях, если адрес отправителя указан только на конверте; если дата документа и дата его отправки согласно почтовому штемпелю имеют большие расхождения во времени; если конверт необходим в качестве оправдательного документа к расходам по оплате корреспонденции.

Документы сортируются на регистрируемые и нерегистрируемые согласно перечню.

Документы сортируются, регистрируются и записываются в разностные журналы для передачи по назначению под роспись.

На всех входящих документах в правом нижнем свободном от текста поле первой страницы документа ставится штамп с указанием порядкового регистрационного номера и даты поступления документа. Штамп проставляется также на всех приложениях к документу. На корреспонденции, не подлежащей вскрытию, штамп ставится на конверте.

Корреспонденция, адресованная начальнику или его заместителю, передается им оперативно по мере ее поступления.

Документы, адресованные начальникам отделов и руководителям структурных подразделений отдела, передаются их помощникам или лицам, ответственным за ведение делопроизводства.

Документы, не требующие доклада руководству отдела, направляются помощником начальника для исполнения в структурные подразделения. Передача документов из одного структурного подразделения в другое производится через секретариат.

Получив документы на исполнение, сотрудник отдела должен немедленно ознакомиться с их содержанием, выделив документы, требующие срочного исполнения.

Если документ направляется нескольким исполнителям, то лицо, указанное в резолюции первым, является ответственным исполнителем, который обязан ознакомить с документом всех других в оперативном порядке (в день получения документа) и организовать в указанный срок его исполнение.

В отдельных случаях такие документы могут тиражироваться и передаваться в соответствующие структурные подразделения.

Каждый сотрудник отдела обеспечивает оперативность, качество исполнения и сохранность документов.

Передача документов от одного исполнителя к другому может производиться только через лицо, ответственное за делопроизводство в структурном подразделении.

После решения поставленных в документе вопросов исполнитель внизу первой страницы документа должен сделать отметку об исполнении документа и направлении его в дело.

Порядок подготовки и прохождения исходящих и внутренних документов

Порядок подготовки исходящих документов включает в себя работу по составлению проекта документа, согласованию, подписанию (утверждению), тиражированию и отправке.

До передачи документа на подпись исполнитель должен проверить его содержание, правильность оформления, наличие необходимых виз и приложений. Документ представляется на подпись вместе с материалами, на основании которых он готовился.

Документы, подписанные начальником и руководителями структурных подразделений, адресованные в вышестоящие организации, регистрируются в отделе делопроизводства и направляются через органы почтовой связи.

Документы для отправки передаются полностью оформленными, зарегистрированными, с указанием почтового адреса или с указанием на рассылку.

Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня. Исходящая корреспонденция, принятая отделом делопроизводства до 15 часов, отправляется в день получения. Документы, сданные позже 15 часов, отправляются на следующий день.

Отправлять служебные документы, минуя отдел делопроизводства, не допускается.

Оправка исходящих документов включает в себя сортировку отправляемой корреспонденции, адресование, вложение в конверты, заклеивание, определение и проставление стоимости, составление реестров на заказную корреспонденцию и передачу в почтовое отделение связи.

Документы, направляемые одновременно в один адрес вкладываются в один конверт.

Оправляются документы только полностью оформленные, с пометкой категории почтового отправления (заказное, ценное, с уведомлением и т.д.). Без крайней необходимости пользование заказной корреспонденции не рекомендуется.

На заказную корреспонденцию составляется реестр (список), который передается в бухгалтерию отдела.

Сопроводительные письма следует составлять при отправке адресату нескольких документов или когда необходимы дополнительные пояснения, уточнения к пересылаемым документам.

Документы для отправки в другие организации должны передаваться сотрудниками структурных подразделений, в отдел делопроизводства.

Ответственные за делопроизводство перед сдачей корреспонденции на отправку должны обязательно проверить правильность ее оформления и адресования.

Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям для исправления.

Внутренние документы оформляются и исполняются (используются) в пределах отдела.

Внутренние документы (докладные записки, справки, сводки и др.) рассматриваются теми должностными лицами, кому они направлены.

Копии подписанных руководителем распорядительных документов в обязательном порядке рассылаются в структурные подразделения, в ведении которых находятся рассматриваемые вопросы. Передача документов между структурными подразделениями осуществляется через лиц ответственных за делопроизводство.


.3 Положение о службе ДОУ


В организации любой формы, собственности ответственность за ведение делопроизводства возлагается на специальную службу, которая действует на правах самостоятельного структурного подразделения: управление делами, общий отдел, отдел ДОУ, служба ДОУ, канцелярия, секретариат. В этом случае в организации составляется Положение о службе ДОУ (общем отделе, управлении делами и т. д.). Иногда за ведение делопроизводства отвечает секретарь руководителя или назначенный руководителем работник - в этом случае Положение о службе ДОУ не составляется.

Положение о службе ДОУ оформляется на общем бланке организации (т. к. относится к ОРД); визируется заместителем руководителя организации, отвечающим за делопроизводство, начальником отдела труда и заработной платы (если такой отдел создан), руководителями тех структурных подразделений, с которыми закреплены взаимосвязи, юристом; подписывается руководителем службы ДОУ; утверждается руководителем организации.

Структура текста Положения состоит из разделов. Текст каждого раздела излагается по пунктам, которые нумеруются арабскими цифрами в пределах каждого раздела.

Составляя Положение о службе ДОУ, необходимо использовать "Примерное положение о службе документационного обеспечения управления". В нем пять разделов:

Общие положения.

Цели и задачи.

Функции.

Права и ответственность (в Примерном положении они объединены в один раздел, но на практике они всегда являются самостоятельными разделами).

Взаимоотношения с другими структурными подразделениями.

В разделе 1 "Общие положения" устанавливается точное название службы ДОУ, ее место в структуре организации, степень самостоятельности службы.

При определении степени самостоятельности рекомендуется полностью использовать п. 1.2 приложения 2 к ГСДОУ, подчеркивающий обязательную независимость службы ДОУ: "Документационное обеспечение управления в организациях, учреждениях и на предприятиях осуществляется специальной службой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю организации".

Затем указывается наименование должности руководителя службы ДОУ (начальник, заведующий, управляющий), порядок назначения и освобождения его от должности, требования к его квалификации и стажу практической работы.

Если в службе ДОУ есть специализированные участки (экспедиция, группа контроля и др.), то следующий пункт положения перечисляет все звенья организационной структуры службы.

Отдельным пунктом дается перечень основных законодательных, правовых, нормативных и методических документов, которыми служба ДОУ руководствуется в своей работе.

Служба ДОУ имеет свою печать, поэтому в положении приводится ее описание, условия ее хранения и использования.

Раздел 2 "Цели и задачи" формулирует цель и основные задачи службы делопроизводства. При этом их круг нельзя сужать до задач его руководителя.

Раздел 3 "Функции" является основным и включает детальное описание всех функций, выполняемых службой делопроизводства, в т. ч. и специфические для данной организации. Например: осуществляет экспедиционную обработку; регистрирует документы; организует своевременное рассмотрение и подготовку к докладу руководству входящих документов; регулирует ход исполнения документов; осуществляет контроль сроков исполнения документов; ведет информационно-справочную работу по документам; составляет и ведет сводную номенклатуру дел; готовит дела для передачи в архив организации; ведет делопроизводство по обращениям граждан; контролирует ведение делопроизводства в структурных подразделениях организации; следит за повышением квалификации работников службы ДОУ; консультирует по вопросам делопроизводства; организует рабочие места и условия труда работников службы ДОУ.

Раздел 4 "Права" перечисляет права, которые закрепляются за службой в целом для выполнения возложенных на нее задач и функций.

Например, служба делопроизводства может наделяться правом проверять организацию работы с документами в структурных подразделениях, требовать от исполнителей доработки документов в случае нарушения правил их составления и оформления, запрашивать у структурных подразделений информацию, необходимую для выполнения своих функций, и т. д.

В этом разделе могут быть установлены персональные права руководителя службы делопроизводства.

Например: подписывать, утверждать, визировать документы, издавать распоряжения по определенному кругу вопросов, назначать и освобождать от занимаемых должностей работников службы делопроизводства (или представлять документы для этих процедур), применять меры поощрения или взыскания и т. д.

Раздел 5 "Ответственность" содержит основные позиции, за которые несет ответственность делопроизводственная служба.

Например: за состояние документации организации, обеспечение установленного порядка организации работы с документами, выполнение указаний и поручений руководства, соблюдение необходимых условий труда работников службы ДОУ.

В разделе 6 "Взаимосвязи" указываются наличие и характер взаимосвязей службы делопроизводства с другими структурными подразделениями, которые возникают в ходе выполнения ее задач и функций.

Пересмотр положения проводят при изменении структуры организации, переподчинении службы делопроизводства или изменении ее внутренней организационной структуры, введении новых форм и методов организации труда, а также при внедрении новой технологии, так как при этом происходит перераспределение функций между структурными подразделениями.

Положение об отделе делопроизводства ОВО приведено в Приложении Б.


.4 Должностные инструкции работников службы ДОУ


Должностная инструкция - документ <#"justify">Заключение


Документационное обеспечение управления - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами - является важным аспектом работы любого предприятия: в организациях создаются документы, отражающие результаты и ведение производственной деятельности, финансовое состояние, работу с персоналом, материально-техническое обеспечение и т.п. Именно документы обеспечивают реализацию управленческих функций, в них определяются планы, фиксируются учетные и отчетные показатели и другая информация. В связи с этим, можно сказать, что от того как налажена работа с документами, во многом зависят оперативность и качество принимаемых решений, эффективность их выполнения и деятельность организации в целом.

В курсовой работе был изучен рабочий процесс службы документационного обеспечения управления ОВО при УВД. А также изучен документооборот отдела и разработано положение об отделе делопроизводства.

В ходе курсовой работы было выяснено, что служба ДОУ - это организационное обособленное структурное подразделение учреждения, выполняющее работу с документами. Основная задача службы ДОУ является своевременная обработка и передача на разные уровни управленческой информации.

Операции, проводимые службой ДОУ:

контроль за соблюдением стандартов на документы;

экспедиционная обработка и доставка документов исполнителям;

регистрация документов и учётно-справочная работа;

контроль за исполнением документов;

формирование, оформления, хранения и использования дел;

оформление и выпуск распорядительной документации учреждений;

машинописное изготовление, копирование и размножение служебных документов.





Список использованной литературы


1. Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации "Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" [Текст]. - Введ. 01.07.03.

. Должностные инструкции отдела делопроизводства

. Инструкция по делопроизводству

. Официальный сайт Управления вневедомственной охраны ГУ МВД России по Кемеровской области: [Электронный ресурс] - Новокузнецк, 2011. - Режим доступа: #"justify">. Положение об отделе делопроизводства

. Устав ОВО

7. Янковая В.Ф. Секретарь-референт высокой квалификации: Язык и стиль управленческих документов <#"justify">Приложение А


Организационная структура ОВО




Приложение Б


Положение об отделе делопроизводства

УТВЕРЖДАЮ

Начальник ОВО при УВД

__________________ Ю.В. Кель

«___» _____________ 200_ г.

ПОЛОЖЕНИЕ

ОБ ОТДЕЛЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

ПП.06.60.2009

Версия 1.0

Прокопьеск, 2011


ДолжностьФамилия/ ПодписьДатаРазработалНачальник отдела делопроизводстваИ.И.Антонова/СогласовалНачальник отдела кадровН.В.Мальхевич /СогласовалНачальник юридического отделаЮ.А.Леоненко /

Перечень сокращений и обозначений

В настоящем ПСП использованы термины и определения по ГОСТ Р ИСО 9000-2001.

СМК - система менеджмента качества.

РИ - рабочая инструкция.

ДИ - должностная инструкция.

СП - структурное подразделение.

ПСП - положение о структурном подразделении.

ОВО - Отдел вневедомственной охраны при управлении внутренних дел по городу Прокопьевску.

. Общие положения

.1.Отдел делопроизводства является структурным подразделением ОВО.

.2. Отдел подчиняется начальнику.

.3. Отдел создается, реорганизуется и ликвидируется на основании приказа начальника.

.4. В состав отдела входят:

начальник отдела;

ведущий документовед;

документовед.

.5. Начальник отдела делопроизводства назначается на должность и освобождается от нее приказом начальника отдела и на время отсутствия начальника отдела его обязанности исполняет лицо, назначенное приказом начальника.

.6. На должность начальника отдела назначается лицо, имеющее высшее образование по направлению работы отдела и имеющего стаж работы не менее 3-х лет.

.7. Отдел делопроизводства в своей деятельности руководствуется:

Законодательством РФ;

Конституцией Российской Федерации;

положением ОВО;

постановлениями, распоряжениями, приказами, другими руководящими и нормативными документами Федерального агентства по образованию, касающихся организации делопроизводства;

приказами и распоряжениями начальника;

. Основные задачи отдела делопроизводства

Деятельность отдела делопроизводства ведется в рамках процесса 3.8. «Управление производственной средой», целью которого является деятельность, направленная на формирование, поддержание и развитие производственной среды ОУ, а также обеспечение комфортных условий деятельности сотрудников ОУ.

.1. Обеспечение организации делопроизводства в отделе в соответствии с типовой инструкцией по делопроизводству;

Контроль за порядком подготовки, оформления, прохождения, исполнения, учета, хранения, печатания, копирования и тиражирования служебных документов.

Организация и обеспечение функционирования в структурных подразделениях отдела единой системы делопроизводства.

Организация и обеспечение единого порядка работы с документами.

Совершенствование форм и методов делопроизводства.

Осуществление контроля за своевременным прохождением, исполнением и качественным оформлением документов в структурных подразделениях отдела, анализ исполнительской дисциплины.

Организация работы с исходящей корреспонденцией.

Систематизация и хранение документов текущего архива.

Учет объема документооборота.

Организация методической помощи в работе с документами в структурных подразделениях отдела.

. Функции

В соответствии с возложенными на отдел задачами осуществляет следующие функции:

.1. Обработка поступающей и отправляемой корреспонденции.

.2. Осуществление контроля за сроками исполнения документов.

.3. Организация работы по регистрации, учету и хранению документации материала текущего архива.

.4. Осуществление контроля за правильным оформлением дел в подразделениях вуза.

.5. Разработка и внедрение предложений по совершенствованию систем делопроизводства отдела.

.6. Печатание и размножение служебных документов.

.7. Оформление командировочных документов работников отдела, регистрация, приезжающих в ОВО в командировку.

.8. Получение проектов приказов, распоряжений и исходящей корреспонденции на подпись руководству.

.9. Направление корреспонденции (копий распорядительных документов, бланков, форм) в структурные подразделения.

.10. Описание и подготовка законченных дел к сдаче в архив.

Оказание методической помощи в вопросах ведения делопроизводства.

Подготовка документов к передаче в архив.

. Перечень документов, записей и данных по качеству подразделения

.1. Номенклатура дел отдела делопроизводства.

.2. Политика и Цели в области качества

.3..Положение о структурном подразделении.

.4. Должностные инструкции сотрудников отдела делопроизводства.

.5. Документы по планированию деятельности отдела.

.6. Нормативные документы

.7. Журналы:

регистрации приказов;

регистрации исходящей корреспонденции;

регистрации отправки корреспонденции;

регистрации командировочных удостоверений.

. Взаимоотношения. Связи


№ п/пНаименование группы документовКому поступает документКому передаётся документВХОДЯЩИЕ ДОКУМЕНТЫ1Приём (доставка) документовСекретарьДелопроизводитель2Первичная обработка документовДелопроизводитель-3Предварительное рассмотрение документовДелопроизводитель-4Регистрация документовДелопроизводительРуководитель5Рассмотрение документовНачальник отдела делопроизводстваДелопроизводитель6Передача документов исполнителямДелопроизводительСотрудники отделов7Исполнение документовСотрудники отделовДелопроизводитель8Возврат документов в делопроизводствоДокументовед-ИСХОДЯЩИЕ ДОКУМЕНТЫ1Приём документов от исполнителейИсполнителиДелопроизводитель2Тиражирование документов (при необходимости)Секретарь по общим вопросам-3Регистрация документовДелопроизводитель-4Оформление почтовых реквизитовДелопроизводитель-5Конвертирование документовДелопроизводитель-6Сортировка документовДелопроизводительЭкспедитор7Отправка документовСекретарь-8Перемещение контрольных экземпляров в делаДокументовед-ВНУТРЕННИЕ ДОКУМЕНТЫ1Регистрация резолюции руководителяДелопроизводитель-2Доведение резолюции до исполнителей Делопроизводитель-3Выдача документов исполнителямДокументоведСотрудники отделов4Подготовка проекта документовСекретарьРуководитель, заместитель руководителя, руководитель подразделения5Согласование проекта документа (при необходимости) Руководитель, заместитель руководителя, руководитель подразделенияСотрудники отделов№ п/пНаименование группы документовКому поступает документКому передаётся документ6Оформление проекта документовСекретарьРуководитель, заместитель руководителя, руководитель подразделения7Утверждение (подписание) проектаРуководитель, заместитель руководителяСотрудники отделов8Регистрация документаСотрудники отделовДелопроизводитель9Тиражирование документа (при необходимости)Секретарь-10Выдача документа в работуДокументоведДолжностные лица11Перемещение контрольных экземпляров в делаДокументовед-12Возврат документов в делопроизводствоДокументовед

. Основные функции руководителя структурного подразделения

.1. Начальник отдела делопроизводства организует работу отдела делопроизводства.

.2. Обеспечивает своевременную обработку отправляемой корреспонденции.

.3. Осуществляет контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением.

.4. Организует работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение.

.5. Разрабатывает и внедряет инструкцию по ведению делопроизводства в отделе.

.6. Принимает меры по обеспечению работников отдела делопроизводства необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также оборудованием, оргтехникой, техническими средствами для осуществления деятельности отдела.

.7. Организует печатание и размножение служебных документов.

.8. Организует оформление командировочных документов, регистрацию работников, прибывающих в командировку в ОВО.

.9. Проводит работу по защите информации, составляющей служебную тайну.

При оценке качества работы начальника отдела делопроизводства и решении вопроса о соответствии его занимаемой должности учитывается:

всестороннее владение современной методологией работы с первичной документацией

знание действующего законодательства и нормативных документов по делопроизводству

. Права

Начальник отдела делопроизводства имеет право:

.1. Требовать качественного и своевременного выполнения обязанностей от сотрудников отдела.

.2. Вносить на рассмотрение начальника и руководителей структурных подразделений отдела предложения по улучшению деятельности отдела, форм и методов работы с документами.

.3. Требовать от руководителей структурных подразделений отдела и иных ответственных работников надлежащего выполнения установленных правил работы с документами в отделе.

.4. Подписывать и визировать документы, связанные с деятельностью отдела делопроизводства.

.5. Давать поручения сотрудникам, помимо должностных обязанностей, направленных на осуществление деятельности отдела.

.6. Вносить на рассмотрение начальника отдела предложения о поощрении отличившихся работников отдела, наложений взысканий на нарушителей трудовой дисциплины.

.7. Взаимодействовать с руководителями структурных подразделений отдела по вопросам ведения делопроизводства.

.8. Взаимодействовать с юридическим отделом по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов.

.9. Взаимодействовать с отделом снабжения по вопросам обеспечения средствами оргтехники, канцтоварами и др.

. Поощрения и ответственность

Начальник отдела делопроизводства несет ответственность за оптимальное функционирование своего подразделения, за качество и своевременность выполнения возложенных настоящим Положением на отдел задач и функций, выполнение плана работы по всем направлениям деятельности, а также за создание условий для эффективной работы своих подчиненных.

Увеличение или уменьшение стимулирующей части заработной платы начальника отдела делопроизводства возможно на основании следующих показателей:

высокая интенсивность труда, сложность выполняемых работ, новые подходы к организации деятельности управления;

качественное и оперативное выполнение особо важных заданий руководства отдела;

внедрение инновационных средств и технологий в практику работы отдела;

организация и проведение отделом мероприятий, способствующих повышению качества деятельности отдела в целом и ее подразделений.

При оценке качества работы начальника отдела учитывается:

умение организовать работу коллектива подразделения, не допуская срывов, нарушений законодательства и внутренних регламентов, предотвращая конфликтные ситуации и текучесть кадров;

знание действующего законодательства и нормативных документов;

систематическое повышение квалификации (с подтверждением соответствующими свидетельствами и сертификатами);

отсутствие замечаний со стороны начальника (заместителей) отдела.

В случае невыполнения должностных обязанностей или неприятия своевременных надлежащих мер, повлекших за собой срыв работы подразделения, руководитель привлекается к дисциплинарной ответственности, вплоть до увольнения.


Лист согласования

ДолжностьФамилияПодписьДата

Лист регистрации изменений

Номер Измене-нияНомера листовДата внесения измененияДата введения измененияВсего листов в документеПодпись лица, ответственного за внесение измененийРасшифровка подписизамененныхновыхАнну-лированных


Приложение В


Должностные инструкции работников отдела делопроизводства

МВД России Утверждаю

Отдел вневедомственной охраны Начальник ОВО при УВД

при управлении внутренних дел _________________Ф.И.О

, г. Прокопьевск,

ул. Петренко,1-а

тел (83846) 62-12-72

№___________

«_____»______ 2004 г.

Должностная инструкция

начальника отдела делопроизводства

. Общие положения.

Начальник отдела делопроизводства относится к категории руководителей.

На должность начальника отдела делопроизводства назначается лицо, имеющее высшее образование без предъявления требования к стажу работы.

Назначение на должность начальника отдела делопроизводства и освобождение от нее производится приказом начальника отдела.

Начальник отдела делопроизводства должен знать:

Постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся организации делопроизводства;

Единую государственную систему делопроизводства;

структуру ОВО;

организацию делопроизводства в ОВО;

схемы документооборота;

порядок постановления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности;

сроки и порядок сдачи дел в архив;

системы организации контроля за исполнением документов;

правила внутреннего распорядка;

правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты;

Начальник отдела делопроизводства в своей деятельности руководствуется:

Положением об отделе делопроизводства;

нормативными документами по вопросам выполняемой работы;

методическими материалами, касающимися соответствующих вопросов;

Уставом ОВО;

приказами и распоряжениями начальника ОВО;

настоящей должностной инструкцией.

Начальник отдела делопроизводства подчиняется начальнику отдела.

Начальник отдела делопроизводства осуществляет руководство работниками отдела делопроизводства.

. Должностные обязанности.

Начальник отдела делопроизводства:

Организует работу отдела делопроизводства.

Обеспечивает своевременную обработку отправляемой корреспонденции.

Осуществляет контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением.

Организует работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранению.

Разрабатывает инструкцию по ведению делопроизводства в отделе и организует ее внедрение.

Принимает меры по обеспечению работников отдела делопроизводства необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, оборудованием, оргтехникой техническими средствами.

Обеспечивает печатание и размножение служебных документов.

Обеспечивает оформление командировочных документов, регистрацию работников, прибывающих в командировку в ОВО.

Проводит работу по защите информации, составляющей служебную тайну.

. Права.

Начальник отдела делопроизводства имеет право:

Вносить на рассмотрение начальника и руководителей структурных подразделений отдела предложения по улучшению деятельности отдела, форм и методов работы с документами.

Требовать от руководителей структурных подразделений отдела и иных ответственных работников надлежащего выполнения установленных правил работы с документами в отделе.

Возвращать исполнителям документы и требовать их доработки в случае нарушения установленных правил.

Пописывать и визировать документы, связанные с деятельностью отдела делопроизводства.

Давать указания, обязательные для выполнения работниками отдела делопроизводства, требовать своевременного и качественного их выполнения.

Вносить на рассмотрение начальника отдела предложения о поощрении отличившихся работников отдела, наложении взысканий на нарушителей трудовой дисциплины.

Взаимодействовать с руководителями структурных подразделений отделе по вопросам ведения делопроизводства.

Взаимодействовать с юридическим отделом по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов.

Взаимодействовать с отделом снабжения по вопросам обеспечения средствами оргтехники, канцтоварами и пр.

. Ответственность.

Начальник отдела делопроизводства несет ответственность:

За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, - в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

За причинение материального ущерба, - в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.


Начальник отдела делопроизводства

_________________________

«_____»_____________200___г.

СОГЛАСОВАНО

Начальник юридического отдела

_______________________

«______»___________2000___г.

С инструкцией ознакомлен:

______________________

«______»___________2000___г.

МВД России УТВЕРЖДАЮ

Отдел вневедомственной охраны Начальник ОВО при УВД

при управлении внутренних дел

, г. Прокопьевск, _________________Ф.И.О

ул. Петренко,1-а

тел (83846) 62-12-72

« ____» ___________ 200___г. № _______ «_____» __________200___

На _________ «_____»______ 2004 г.

Должностная инструкция

документоведа отдела делопроизводства

. Общие положения

.1. Документовед относится к категории технических исполнителей, принимается и увольняется на работу приказом начальника отдела по представлению начальника отдела делопроизводства.

.2. На должность документоведа назначается лицо, имеющее начальное профессиональное образование, или среднее общее образование, без предъявлений требования к стажу работы.

.3. Документовед подчиняется начальнику отдела делопроизводства.

.4. В своей деятельности документовед руководствуется:

нормативными документами по вопросам выполняемой работы;

методическими материалами, касающимися соответствующих вопросов;

Уставом ОВО, инструкцией по делопроизводству;

приказами и распоряжениями начальника ОВО;

настоящей должностной инструкцией.

.5. Документовед должен знать:

нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства в отделе;

основные положения Единой государственной системы делопроизводства;

структуру отдела;

порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов;

правила эксплуатации оргтехники;

основы законодательства о труде;

правила внутреннего трудового распорядка;

правила и нормы охраны труда;

знание ПК.

.6. Во время отсутствия документоведа его обязанности выполняет в установленном порядке назначенный заместитель, несущий полную ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

. Должностные обязанности

Для выполнения возложенных на него функций документовед обязан:

.1. Внедрять технологические процессы работы по учету, контролю исполнения, оперативному хранению и справочной работе с документами.

.2. Вести делопроизводство:

производить отбор документов, передаваемых на хранение в архив;

организовывать текущее хранение документов;

оформлять командировочные документы;

обеспечивать своевременное отправление корреспонденции, вести реестр и журнал отправления корреспонденции.

.3. Выполнять технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководства:

получать необходимые руководству сведения от других подразделений отдела или от исполнителей;

печатать по указанию руководства отдельные материалы.

.4. Выполнять отдельные поручения по делопроизводству по распоряжению начальника отдела делопроизводства.

.5. Обеспечивать сохранность проходящей служебной документации.

. Права

Документовед имеет право:

.1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.

.2. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей инструкцией.

.3. Получать от руководителей структурных подразделений информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.

.4. Требовать от руководства оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

. Ответственность

Документовед несет ответственность:

.1. За неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией, в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

.2. За совершенные в процессе осуществления своей деятельности правонарушения - в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

.3. За причинение материального ущерба - в пределах, определенных действующим трудовым, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

Руководитель подразделения

______________________

«_____»_____________200___г.

СОГЛАСОВАНО

Начальник юридического отдела

_______________________

«______»___________200___г.

С инструкцией ознакомлен:

______________________

«______»___________200___г.

МВД России УТВЕРЖДАЮ

Отдел вневедомственной охраны Начальник ОВО при УВД

при управлении внутренних дел

, г. Прокопьевск, _________________Ф.И.О

ул. Петренко,1-а

тел (83846) 62-12-72

« ____» ___________ 200___г. № _______ «_____» __________200___

На _________ «_____»______ 2004 г.

Должностная инструкция

ведущего документоведа отдела делопроизводства

. Общие положения

.1. Ведущий документовед относится к категории технических исполнителей, принимается и увольняется на работу приказом начальника отдела по представлению начальника отдела делопроизводства.

.2. На должность ведущего документоведа назначается лицо, имеющее начальное профессиональное образование, или среднее общее образование, без предъявлений требования к стажу работы.

.3. Ведущий документовед подчиняется начальнику отдела делопроизводства.

.4. В своей деятельности ведущий документовед руководствуется:

нормативными документами по вопросам выполняемой работы;

методическими материалами, касающимися соответствующих вопросов;

Уставом ОВО, инструкцией по делопроизводству;

приказами и распоряжениями начальника ОВО;

настоящей должностной инструкцией.

.5. Ведущий документовед должен знать:

нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства в отделе;

основные положения Единой государственной системы делопроизводства;

структуру отдела;

порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов;

правила эксплуатации оргтехники;

основы законодательства о труде;

правила внутреннего трудового распорядка;

правила и нормы охраны труда;

знание ПК.

.6. Во время отсутствия ведущего документоведа его обязанности выполняет в установленном порядке назначенный заместитель, несущий полную ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

. Должностные обязанности

Для выполнения возложенных на него функций ведущий документовед обязан:

.1. Внедрять технологические процессы работы по учету, контролю исполнения, оперативному хранению и справочной работе с документами.

.2. Вести делопроизводство:

производить отбор документов, передаваемых на хранение в архив;

организовывать текущее хранение документов;

оформлять командировочные документы;

обеспечивать своевременное отправление корреспонденции, вести реестр и журнал отправления корреспонденции.

.3. Выполнять технические функции по обеспечению и обслуживанию работыруководства:

получать необходимые руководству сведения от других подразделений отдела или от исполнителей;

печатать по указанию руководства отдельные материалы.

.4. Выполнять отдельные поручения по делопроизводству по распоряжению начальника отдела делопроизводства.

.5. Обеспечивать сохранность проходящей служебной документации.

. Права

Ведущий документовед имеет право:

.1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.

.2. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей инструкцией.

.3. Получать от руководителей структурных подразделений информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.

.4. Требовать от руководства оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

. Ответственность

Ведущий документовед несет ответственность:

.1. За неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией, в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

.2. За совершенные в процессе осуществления своей деятельности правонарушения - в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

.3. За причинение материального ущерба - в пределах, определенных действующим трудовым, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.


Министерство образования и науки РФ Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Сибирский государственный ин

Больше работ по теме:

КОНТАКТНЫЙ EMAIL: [email protected]

Скачать реферат © 2017 | Пользовательское соглашение

Скачать      Реферат

ПРОФЕССИОНАЛЬНАЯ ПОМОЩЬ СТУДЕНТАМ