ќрганизаци€ хранени€ документов в делопроизводстве (на материалах »‘Ќ— по крупнейшим налогоплательщикам јлтайского кра€)

 

ќглавление

¬ведение

1. “еоретические основы организации хранени€ документов в делопроизводстве

1.1 ѕон€тие оперативного хранени€ документов

1.2 ѕон€тие, форма и составление номенклатуры дел

1.3 ѕравила формировани€ дел

1.4 “ребовани€ к формированию дел

1.5 —овременные средства оперативного хранени€ документов

1.6 ќбеспечение сохранности документов в структурных подразделени€х

1.7 ќрганизаци€ справочной работы и пор€док выдачи документов во временное пользование при хранении в структурных подразделени€х

1.8 ќсновные требовани€ к хранению документов в организации

2. јнализ организации хранени€ документов в делопроизводстве ћежрайонной инспекции ‘едеральной налоговой службы –оссии по крупнейшим налогоплательщикам јлтайского кра€

2.1 ќбща€ характеристика

2.2 ќперативное хранение документов »нспекции

2.3 ‘орма и составление номенклатуры дел »нспекции

2.4 ѕравила формировани€ дел в »нспекции

2.5 “ребовани€ к формированию дел в »нспекции

2.6 ѕрименение современных средств дл€ оперативного хранени€ документов в »нспекции

2.7 ќбеспечение сохранности документов в структурных подразделени€х

2.8 ќрганизаци€ справочной работы и пор€док выдачи документов во временное пользование при хранении в структурных подразделени€х

«аключение

—писок использованных источников


¬ведение


Ѕольшой удельный вес в общем, комплексе делопроизводственных процессов имеют действи€ по хранению документов. Ёто св€зано с тем, что документы предпри€тий участвующих в делопроизводстве, в дальнейшем либо оставл€ют на длительное архивное хранение, либо хран€т краткие сроки, а затем выдел€ют к уничтожению.

ƒокументы закрепл€ют производственные отношени€, как внутри предпри€ти€, так и с другими организаци€ми и нередко служат письменным доказательством при возникновении имущественных, трудовых и иных споров.

јктуальность выбранной темы обуславливаетс€ недостаточной проработкой проблемы документационного обеспечени€ управлени€ в организации. –ешение проблемы управлени€ документацией в современных услови€х позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организаций, обеспечивать их эффективное функционирование, а также открыть доступ потребител€м к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и средств.

¬ услови€х стремительного прогресса, рыночных отношений и конкурентной экономики своевременное и правильное решение стратегических и тактических задач определ€ет жизнеспособность фирмы, организации.

»нформаци€, содержаща€с€ в документах, необходима дл€ стабильной де€тельности любой организации. Ќа ее основе принимаютс€ соответствующие решени€. ƒокументы во многих случа€х €вл€ютс€ главным аргументом в спорных ситуаци€х, подтвержда€ тем самым первичное определение Ђдокументї как Ђспособ доказательстваї. —колько происходит заседаний арбитражного суда, сколько убытков несут предпри€ти€ из-за случайно или умышленно неправильно составленных или утер€нных документов!

Ѕеспор€док в хранении документов может обернутьс€ риском потери ценной информации, что может негативно отразитьс€ на де€тельности организации. –уководители предпри€тий несут персональную ответственность за правильное оформление, состав и сохранность документов.

¬ажной частью документационного обеспечени€ управлени€ (ƒќ”) €вл€етс€ учет и обеспечение сохранности документов на стадии оперативного хранени€ в структурных подразделени€х до передачи дел в архив.

¬ообще, полный цикл взаимодействи€ человека с документальной средой включает следующие стадии:

ü  документирование, понимаемое в насто€щее врем€ как особый способ удостоверени€;

ü  фиксаци€ информации на различных носител€х;

ü  оперативное исполнение документов в текущей де€тельности граждан и организаций;

ü  хранение документов и сведений о них с целью последующего, возможно, неоднократного использовани€.

ѕри работе с документами необходимо руководствоватьс€ нормативными актами –оссийской ‘едерации, которые предусматривают составление документов по определенным правилам, ведение номенклатуры (списка) дел, создание архива организации дл€ обеспечени€ сохранности наиболее ценных документов.

«начение и ценность образующихс€ в де€тельности организаций документов различны. Ќекоторые документы необходимы только дл€ оперативной работы с ними в течение ограниченного времени, другие, отража€ научно-технические достижени€, государственное устройство и общественную жизнь страны, имеют историческое значение и как пам€тники истории и культуры должны быть сохранены максимально долго, в идеале Ц посто€нно.

“аким образом, цель данной дипломной работы - проанализировать особенности организации хранени€ документов в делопроизводстве ћежрайонной инспекции ‘едеральной налоговой службы по крупнейшим налогоплательщикам јлтайского кра€. ÷ель работы предопредел€ет следующие задачи:

1.   изучить литературу по данной теме;

2.   четко определить пон€тие оперативного хранени€ документов;

3.   описать современные средства оперативного хранени€;

4.   вы€снить каким образом обеспечиваетс€ сохранность документов в структурных подразделени€х;

5.   рассмотреть пор€док выдачи документов во временное пользование при хранении в структурных подразделени€х;

6.   изучить основные требовани€ к хранению документов в организации;

7.   провести анализ организации хранени€ документов в конкретной организации.

ќбъектом дипломной работы €вл€етс€ ћежрайонна€ инспекци€ ‘едеральной налоговой службы по крупнейшим налогоплательщикам јлтайского кра€.

ѕредметом соответственно организаци€ хранени€ его документов в делопроизводстве.

ƒл€ написани€ дипломной работы использовались эмпирические методы научного исследовани€: наблюдение, беседа и общелогические методы: анализ, обобщение.

ћожно выделить несколько групп источников, используемых в написании дипломной работы.

Ёто законодательна€ база, например, ‘едеральный закон от 22.10.2004 є 125-‘« Ђќб архивном деле в –оссийской ‘едерацииї - «акон є 125-‘«;

нормативно-методическа€ база:

Ј √ќ—“ –. 6.30-2003 Ђ”нифицированные системы документации. ”нифицированна€ система организационно-распор€дительной документации. “ребовани€ к оформлению документовї

Ј √ќ—“ –. 51141-98 Ђƒелопроизводство и архивное дело. “ермины и определени€ї.

¬ основе данной темы лежит р€д нормативных актов, регламентирующих де€тельность организаций, хран€щих документы в делопроизводстве. ќсновным документом в данной области €вл€ютс€ и "ќсновные правила работы ведомственных архивов".

ќрганизационно-правова€ документаци€ организации - ѕоложение о ћежрайонной инспекции ‘едеральной налоговой службы по крупнейшим налогоплательщикам јлтайского кра€.

¬опросы, касающиес€ организации хранени€ документов в делопроизводстве, довольно хорошо освещены в учебной литературе по ƒќ”, например, у таких авторов как  ирсанова ћ.¬., јксенов ё.ћ. Ђ урс делопроизводства: ƒокументальное обеспечение управлени€ї,  узнецова “.¬. Ђƒелопроизводствої, –огозина  .¬. Ђƒокументационное обеспечение управлени€ї, «амыцкова ќ.». Ђƒелопроизводство дл€ колледжейї. ¬ данных источниках проанализированы современные методы и тенденции в области организации хранени€ документов в делопроизводстве.

ќбразующа€с€ в рабочей организации документаци€ отражает различные стороны де€тельности труд€щихс€ в сфере материального производства науки, культуры, общественной жизни, а также функционировани€ органов государственного и хоз€йственного управлени€. »нформаци€, содержаща€с€ в данных материалах, выступает в качестве документальной пам€ти и представл€ет собой историческую ценность, документы организаций.

1. “еоретические основы организации хранени€ документов в делопроизводстве


1.1 ѕон€тие оперативного хранени€ документов

ƒокументы нуждаютс€ в оперативном или долговременном хранении информации. —редства дл€ долговременного хранени€ документов имеют определенное сходство со средствами архивного хранени€ документов (если речь идет о техническом оснащении архива организации как самосто€тельного структурного подразделени€).

ќперативное хранение документов проводитс€ в службах документационного обеспечени€ управлени€ (ƒќ”), других структурных подразделени€х организации до сдачи их в ведомственный архив. ’ранение документов службой ƒќ” подраздел€етс€ на хранение документов в процессе их исполнени€ и хранение исполненных документов. ƒвижение документов, т.е. документооборот организации, заканчиваетс€ после этапа исполнени€ документов. ќднако информаци€, содержаща€с€ в исполнительных документах, необходима в дальнейшей работе организации. —истематизаци€ документов и, следовательно, содержащейс€ в них информации Ц одна из важнейших задач в документационном обеспечении управлени€, в де€тельности службы ƒќ”.

ƒокументы во врем€ их исполнени€ должны хранитьс€ у исполнител€ в специальных папках с надпис€ми Ђ—рочної, ЂЌа исполнениеї, ЂЌа подписьї, ЂЌа отправкуї и т.п. Ќа папках указываютс€ также фамили€, инициалы, телефон исполнител€. ѕапки хран€тс€ в течение дн€ на столе исполнител€, а после окончани€ работы убираютс€ в €щик стола или шкаф.

ѕапки с неисполненными документами хран€тс€ таким образом, чтобы в случае болезни или командировки исполнител€ их можно было сразу же передать на исполнение другому сотруднику. [14, стр.190]

’ранение исполненных документов осуществл€етс€ в специальных различных папках. ѕапки типа Ђскоросшивательї используютс€ дл€ документов кратковременных сроков хранени€, т.к. в скоросшивател€х документы располагаютс€ в обратной хронологической последовательности: документ с более поздней датой указываетс€ первым (сверху), а с более ранней Ц в конце (снизу).

ƒл€ документов длительных и посто€нных сроков хранени€ целесообразно использовать папки с м€гкой системой креплени€ (на шнурках). ƒокументы пробиваютс€ дыроколом, через отверсти€ пропускаютс€ шнурки, которые зав€зываютс€ снизу подшитых документов. Ёто немножко усложн€ет работу, но дает возможность группировать документы в дело в пр€мой хронологической последовательности. ƒокументы, хран€щиес€ в подобных папках, могут приниматьс€ в ведомственный архив в том виде, в каком они сформировались в делопроизводстве. ƒокументы до передачи их в архив организации должны хранитьс€ так, чтобы их легко можно было найти, чтобы можно было предотвратить несанкционированный доступ к ним, обеспечить их сохранность и определенные услови€ хранени€ (защита от света, пыли и т. д.). ќбеспечение установленного пор€дка хранени€ документов в текущем делопроизводстве Ц гаранти€ правильного и полного формировани€ архивного фонда организации.

ƒл€ средств оперативного хранени€ документов характерны такие особенности, как обеспечение максимального удобства пользовани€ ими, оптимальных режимов хранени€ размещенных в них документов относительно небольшого габарита и массы.[5, стр. 35]

Ѕольша€ часть дел, остающихс€ в де€тельности ƒќ”, т. е. в оперативной де€тельности выполнена на бумажной основе. ¬ основном они хран€тс€ на рабочем месте работников управленческого труда или в непосредственной близости от них. Ёти дела удобно хранить в шкафах, на стеллажах, механических картотеках элеваторного типа, лотках. «апрещаетс€ хранить законченные дела в столах сотрудников. ќрганизаци€ хранени€ дел должна обеспечивать их сохранность и удобство использовани€.

ѕримен€ютс€ также коробки дл€ хранени€ документов из ударопрочных пластмасс, которые предохран€ют их от пыли. ƒл€ удобства хранени€ документов на рабочих местах предусматриваетс€ реконструкци€ тумб письменных столов, €щики в которых мен€ютс€ штангами дл€ обеспечени€ возможности вертикального хранени€ папок с документами.

Ќаиболее эффективны дл€ делопроизводственных операций механизированные (автоматизированные) картотеки. ќни представл€ют собой хранилища карточек (документов) с механической (автоматической) подачей документов к рабочей зоне или на стол оператора по его запросу. ÷елесообразность применени€ таких картотек определ€етс€ объемами хран€щихс€ документов и частотой обращени€ к ним.[7, стр. 156-158]

 

1.2 ѕон€тие, форма и составление номенклатуры дел

—овершенствование работы аппарата управлени€, оперативность и качество решени€ вопросов, содержащихс€ в документах, в значительной мере завис€т от организации хранени€ документов, т.е. от методов их классификации. Ќаучно обоснованна€ классификаци€ документов имеет большое значение не только дл€ оперативной работы в организаци€х, но и дл€ последующего хранени€ и использовани€ документов в ведомственных, государственных архивах. ≈диный подход к классификации документов в организации обеспечивает номенклатура дел. [14, стр. 196].

—оставл€ютс€ и используютс€ три вида номенклатуры дел: типова€, примерна€ и номенклатура дел организации, называема€ конкретной, индивидуальной.

Ќоменклатура дел должна составл€тьс€ дл€ обеспечени€ правильного формировани€ и учета дела на предпри€тии.

¬ учебной литературе встречаетс€ множество определений номенклатуры дел, из которых следует что: номенклатура дел (приложение ј) Ц это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранени€, оформленный в установленном пор€дке. [15, стр. 10]

ќдним из первых этапов составлени€ номенклатуры дел €вл€етс€ изучение документов организации. ¬ номенклатуру дел включаютс€ все документы, образующиес€ в де€тельности предпри€ти€. ѕри этом изучаютс€ положени€ (устав) организации и ее структурных подразделений, плановые и отчетные документы, должностные инструкции сотрудников, различные классификаторы документов, используемые в работе, типовой ведомственный перечень документов с указанием сроков хранени€ номенклатуры дел за прошедшие годы, описи дел посто€нного и долговременного хранени€, документы, характеризующие основную де€тельность организации.

 роме того, в номенклатуру включаютс€ дела временно действующих органов, документы которых служат правовым основанием дл€ подтверждени€ полномочий организации или прекращени€ ее де€тельности. ¬ номенклатуре должны быть учтены все справочные картотеки и журналы к документам.

¬ процессе работы организации в течении года могут возникать новые документируемые участки и соответственно Ц новые дела, которые также включаютс€ в номенклатуру дел.

¬ номенклатуру дел не включаютс€ различные печатные издани€, поступающие в организацию. [14, стр.199]

ѕри составлении номенклатуры дел предпри€ти€м необходимо руководствоватьс€ ќсновными правилами работы ведомственных архивов, √—ƒќ”, “иповой инструкцией по делопроизводству в министерствах и ведомствах –оссийской ‘едерации, ќсновами законодательства –оссийской ‘едерации об јрхивном фонде и архивах, а также учитывать требовани€ к номенклатуре дел содержащиес€ в перечн€х документов с указанием сроков хранени€. Ќоменклатура дел организации на следующий делопроизводственный год составл€етс€ в третьем- четвертом кварталах текущего года. —оставленные в структурных подразделени€х проекты номенклатуры дел визируютс€ их руководител€ми.

Ќоменклатура дел составл€етс€ по установленной форме и включает реквизиты:

Ј Ќаименование предпри€ти€

Ј Ќаименование вида документа

Ј ƒата

Ј »ндекс

Ј ћесто составлени€

Ј √риф утверждени€

Ј «аголовок к тексту

Ј “екст

Ј ѕодпись

Ј √риф согласовани€ (одобрени€)

—одержательна€ часть номенклатуры дел представл€ет собой таблицу из п€ти граф (ѕриложение ј):

1.   »ндексы дел

2.   «аголовки дел

3.    оличество (томов, частей)

4.   —рок хранени€ (тома, части) и номер статьи по перечню

5.   ѕримечание

¬ графе 1 таблицы номенклатуры дел указываетс€ делопроизводственный индекс дела, который должен включать: наименовани€ структурных подразделений (отделов), их индексы (номера) включаютс€ в номенклатуру и, дополненные пор€дковым номером дела в пределах подразделени€, составл€ют индекс дела.

ѕри сложной иерархической структуре делопроизводственный индекс может состо€ть из индекса управлени€, индекса отдела внутри управлени€ и пор€дкового номера дела. Ќапример, управление делами имеет индекс 01, его структурные подразделени€ будут иметь индексы: канцел€ри€ - 01.1, отдел правительственной переписки - 01.2, бюро жалоб - 01.3 и так далее. ј индексы дел внутри подразделений - 01.1-1, 01.2-1, 01.2-2 и так далее.

¬ графе 2 располагаютс€ в определенной последовательности заголовки дел. «аголовки дел группируютс€ по разделам (подразделам) номенклатуры дел. Ќазвани€ми разделов номенклатуры дел €вл€ютс€ наименовани€ структурных подразделений или направлений де€тельности предпри€ти€.

ѕор€док расположени€ заголовков внутри разделов определ€етс€ важностью документов, вход€щих в дело. ¬начале располагаютс€ заголовки дел, содержащих организационно-распор€дительную документацию, далее Ц содержащих плановые и отчетные документы, затем остальные заголовки в пор€дке убыванием сроков хранени€ документов.[9, стр.90]

ѕри составлении заголовков дел следует учитывать, что:

Ј «аголовок должен полностью соответствовать смысловому содержанию документов, группируемых в данном деле;

Ј «аголовок должен быть кратким, четко сформулированным;

Ј «аголовки типа Ђобща€ перепискаї, Ђразные документыї, Ђсправочные материалыї и т. п. не допускаетс€.

«аголовки дел в процессе их формировани€ могут уточн€тьс€.

—остав заголовка дела образует следующие элементы:

Ј †Ќазвание вида (переписка, журнал и т.п.) или разновидности документов (приказы, указани€, протоколы, решени€ и т. д.);

Ј Ќазвани€ предпри€ти€ или его структурного подразделени€;

Ј јдресат или корреспондент документа;

Ј  раткое содержание дела;

Ј Ќазвание территории, с которой св€зано содержание документа в дело;

Ј ƒаты (период), к которым относ€тс€ документы дела;

Ј ”казание на копийность документов в дело.

Ќазвание вида заводимого дела или разновидности документов указываетс€ в начале заголовка, слово Ђкопииї Ц в конце заголовка. Ќапример: Ђѕриказы директора организации по основной де€тельности за 1999 год.  опииї.

¬ заголовках дел, предназначенных дл€ группировки документов одной разновидности, эта разновидность указываетс€ во множественном числе. Ќапример: Ђѕротоколы заседаний аттестационной комиссии за 1999 годї.

¬ заголовках дел, содержащих переписку, указываетс€, с кем и по какому вопросу (вопросам) она ведетс€. Ќапример: Ђѕереписка с Ѕизнес банком по вопросам бухгалтерского учета, отчетности и финансовой де€тельностиї.[8, стр.192]

¬ заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не перечисл€ютс€, а указываетс€ их общее видовое название. Ќапример: Ђѕереписка с заказчиками об отказе от оплаты счетов предпри€ти€ї.

¬ заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указываетс€ период времени (мес€ц, квартал, год), на (за) который составлены документы, вид документа (план, отчет) и автор. Ќапример: Ђ√одовой план предпри€ти€ Ђ онтактї по капитальным вложени€м на 1999 годї.

¬ наименовани€х дел, содержащих организационно-распор€дительные документы, указываетс€ вид документа и автор, например: Ђѕриказы директора предпри€ти€ по личному составу за 1999 годї.

¬ заголовках дел, содержащих документы разного вида по одному вопросу, не св€занные с последовательностью делопроизводственных операций в качестве вида дела употребл€етс€ термин Ђдокументыї, в конце заголовка в скобках указываетс€ основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле. Ќапример: Ђƒокументы о приеме, сдаче и списании имущества и материалов (акты, описи, ведомости)ї.

ƒела по вопросам, не разрешенным в течении одного года, €вл€ютс€ Ђпереход€щимиї и внос€тс€ в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом.

¬ номенклатуру дел предпри€ти€ также включаютс€ справочные картотеки, журналы учета документов.

√рафа 3 Ђ оличество томовї заполн€етс€ по окончании календарного года, когда становитс€ очевидным, сколько томов в дела сформировалось.

¬ графе 4 Ђ—роки хранени€ и номер статьи по перечнюї указываютс€ в соответствии с перечн€ми документов с указанием сроков хранени€ со ссылкой на конкретную статью использованного перечн€. ≈сли используют несколько перечней, то в графе Ђѕримечаниеї необходимо указать название используемого перечн€. ≈сли в номенклатуру дел включают заголовки дел, которых нет в действующих перечн€х, то сроки их хранени€ согласовывают с экспертно-проверочной комиссией соответствующего государственного архива, в который организаци€ передает дела на хранение. ќсновным перечнем в стране прин€то считать Ђѕеречень типовых документов, образующихс€ в де€тельности государственных комитетов, министерств и ведомств и других учреждений, организаций, предпри€тий с указанием сроков хранени€ї. Ќа данный перечень не охватывает весь состав документов (так как это практически невозможно), образующихс€ в нашей стране, потому в р€де отраслей созданы отраслевые (ведомственные) перечни. “акие перечни охватывают все участки де€тельности системы органов, вход€щих в данную отрасль, в них легче найти соответствующий заголовок дела.  роме срока хранени€ в данной графе номенклатуры дел должна быть проставлена ссылка на пор€дковый номер статьи, например: 75 лет, ст. 508.

√рафа 5 Ђѕримечаниеї заполн€етс€ в течение срока действи€ номенклатуры службой ƒќ”, в ней проставл€ютс€:

Ј отметки о заведении дел - "заведено";

Ј о переход€щих делах - "переход€щее с 2004г." или "переход€щее на 2006 г.";

Ј о местонахождении подлинников документов - "подлинники в деле 01-02" и т.п.

†Ёта графа номенклатуры дел заполн€етс€ не всегда, а только тогда, когда приведенное примечание уточн€ет, дополн€ет или разъ€сн€ет заголовок дела или какие-либо услови€ формировани€ или хранени€ данного дела. “ак, в примечани€х необходимо сделать отметку о том, что данное дело €вл€етс€ Ђпереход€щимї, т. е. что оно не сдаетс€ в архив в установленные сроки, а необходимо дл€ использовани€ в делопроизводстве еще несколько лет. ¬ нормативных документах не содержитс€ особых требований к заголовкам дел электронных документов, поэтому следует придерживатьс€ общих требований. Ќо в графе Ђѕримечаниеї необходимо указать вид носител€ и место их хранени€.[8, стр.183-185]

Ќоменклатура дел структурного подразделени€ должна быть подписана руководителем структурного подразделени€, одобрена экспертной комиссией этого подразделени€ и согласована с заведующим архивом организации. ѕосле оформлени€ номенклатура дел структурного подразделени€ передаетс€ в службу ƒќ” дл€ составлени€ и оформлени€ номенклатуры дел организации.

Ќоменклатура дел в организации оформл€етс€ на общем бланке организации по такой же табличной форме. –азделами номенклатуры дел €вл€ютс€ наименовани€ структурных подразделений. ќднако номенклатура дел организации не должна представл€ть собой механическое соединение номенклатур дел структурных подразделений. ѕри ее составлении уточн€ютс€ вопросы дублетности документов, т. е. вы€вл€ютс€ виды документов, создаваемых в организации в нескольких экземпл€рах, определ€ютс€ места хранени€ подлинника и копий и соответственно проставл€етс€ срок хранени€. ”точн€ютс€ примечани€, внесенные в номенклатуру дел структурными подразделени€ми, редактируютс€ заголовки, содержащие однотипные группы документов. ѕроект номенклатуры дел визируетс€ заведующим ведомственным архивом или лицом, ответственным за архив, рассматриваетс€ экспертной комиссией организации, подписываетс€ руководителем службы ƒќ” и утверждаетс€ руководителем организации. ¬ том случае если организаци€ передает документы на государственное хранение, номенклатура дел согласовываетс€ с экспертно-проверочной комиссией архивного учреждени€ и только после этого она утверждаетс€ руководителем организации. [9, стр. 78-84]

†”твержденна€ номенклатура дел организации вводитс€ в действие с первого €нвар€, следующего календарного года и действует в течение п€ти лет. ќна подлежит внеплановому пересоставлению и переутверждению лишь в случа€х коренного изменени€ функций и структуры организации (или ее структурного подразделени€). ѕри отсутствии таких изменений номенклатуру дел в конце каждого года уточн€ют, а при необходимости корректируют.

  номенклатуре дел крупной организации может составл€тьс€ научно-справочный аппарат, включающий: оглавление, по€снительную записку (введение), список прин€тых сокращений, список перечней документов, используемых дл€ составлени€ заголовков дел и определени€ сроков хранени€, и др. [17, стр.200-202]

Ќоменклатура дел составл€етс€ в четырех экземпл€рах, из которых:

Ј первый экземпл€р представл€ет собой дело, включенное в номенклатуру дел службы ƒќ” с установленным сроком хранени€;

Ј второй экземпл€р пользуетс€ службой ƒќ” в качестве рабочего экземпл€ра, в который внос€тс€ все уточнени€ в течение всего срока действи€;

Ј третий экземпл€р находитс€ в качестве учетного документа в ведомственном архиве;

Ј четвертый экземпл€р хранитс€ в государственном архиве, источником комплектовани€ которого €вл€етс€ данна€ организаци€.

—труктурным подразделени€м дл€ использовани€ в работе служба ƒќ” направл€ет выписки из соответствующих разделов номенклатуры дел.[17, стр.203]

ѕри наличии соответствующей технической базы целесообразно нар€ду с традиционной бумажной формой номенклатуры иметь ее электронный вариант. Ёто обеспечивает ее быструю корректировку и оформление в конце года, подготовку ее к новому делопроизводственному году. Ќоменклатура дел организации пересогласовываетс€ с архивным учреждением не реже чем раз в п€ть лет. ¬ случае коренного изменени€ функций и структуры организации она подлежит пересоставлению независимо от сроков ее согласовани€.

¬ процессе работы с номенклатурой дел в течение делопроизводственного года в нее могут вноситьс€ отметки о заведении дел, уточнени€ в заголовке. ћожет возникнуть необходимость формирование новых дел, если по€вились новые направлени€ де€тельности организации, и соответственно внесение их в номенклатуру дел и т. п. ¬се замечани€ внос€тс€ в рабочий экземпл€р службы ƒќ”. ¬ конце года делопроизводственные работники заполн€ют итоговую запись к номенклатуре дел структурного подразделени€ и передают эти сведени€ в службу ƒќ”, котора€ в свою очередь обобщает данные структурные подразделени€, добавл€ет данные, полученные в самой службе ƒќ”, а затем передают итоговые сведени€ по организации в ведомственный архив.[12, стр.65]

†ƒанные сведени€ необходимы ведомственному архиву дл€ подготовки места дл€ приема и размещени€ дел посто€нного и временного хранени€, использовани€ этих сведений при подготовке учетных сведений по ведомственному архиву, контрол€ над передачей документов через 1-2 года из структурных подразделений в ведомственный архив и другие.

Ќоменклатура дел Ц документ многоцелевого назначени€.

¬о-первых, ее главным назначением €вл€етс€ систематизаци€ документов.

¬о-вторых, каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет указание срока хранени€ документов, помещенных в него. –аспредел€€ документы в дела в соответствии с номенклатурой, одновременно намечают, пока еще ориентировочно, срок хранени€ документа. “аким образом, с помощью номенклатуры дел проводитс€ первый этап экспертизы ценности документов.

 лассификационна€ схема номенклатуры может быть использована как схема построени€ справочной картотеки на исполненные документы.

Ќоменклатура дел используетс€ вместо описи как учетный документ при сдаче в архив учреждени€ дел со сроками хранени€ до 10 лет включительно.

Ќоменклатура дел служит основой при составлении описи на дела посто€нного хранени€ и со сроками хранени€ свыше 10 лет.

Ќоменклатура дел имеет справочное значение при изучении структуры учреждени€.[15, стр.14]


1.3 ѕравила формировани€ дел


–абота по формированию дел состоит из следующих операций:

Ј –аспределение исполненных документов по делам в соответствии с номенклатурой дел;

Ј –асположение документов внутри дела в определенной последовательности;

Ј ќформление обложки дела.

Ёти операции исполн€ютс€ в течение года, что ускор€ет и облегчает работу с документами в службах ƒќ” и других структурных подразделени€х организаций, так же при последующем их хранении в ведомственном архиве.

¬ организаци€х формирование дел осуществл€етс€ централизовано и децентрализовано. ¬ первом случае дела формируютс€ только службой ƒќ”, во втором случае Ц всеми структурными подразделени€ми организации.

‘ормирование дел в структурных подразделени€х осуществл€етс€ с помощью ответственных за документацию либо исполнителей, ведущих определенный круг вопросов в своем структурном подразделении. ћетодическое руководство правильностью формировани€ дел обеспечивает служба ƒќ” и ведомственный архив. ѕравильность формировани€ дел достигаетс€ соблюдением р€да правил, положений.  аждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен, в соответствии с требовани€ми государственных стандартов и других нормативных актов.

†¬ дело группируютс€ документы одного календарного года, кроме переход€щих дел, судебных, личных дел, документов органов представительной власти, других выборных органов, которые группируютс€ за период их созыва; документов учебных заведений, формирующихс€ в дела за учебный год и др. ‘ормирование дел осуществл€етс€ с целью наиболее рациональной организации хранени€ документов, котора€ обеспечивает быстрый поиск необходимых документов и информации.

ƒело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 сантиметров. ќграничений по минимальному объему дел не существует. ѕри большом объеме документов, относ€щихс€ к одному делу, провод€т их деление на самосто€тельные тома, части или создают новые дела, систематизиру€ документы по хронологии, вопросному принципу. [14, стр. 205-209]

ѕриложение к документам, независимо от даты их утверждени€ или составлени€ присоедин€ютс€ к документам, к которым они относ€тс€.

ƒокументы, помещенные в дело, должны иметь подписи, дату, индекс, копии Ц заверительную надпись, отметку Ђ¬ делої.

ƒокументы в деле должны располагатьс€ в определенном пор€дке: сначала помещают основной документ и относ€щеес€ к нему приложение, а затем в хронологическом пор€дке идут документы, возникающие по мере решени€ вопроса. «апрещаетс€ подшивать в дело неисполненные документы, разрозненные экземпл€ры документов, документы, подлежащие возврату, дублирующие документы.

ƒокументы посто€нного и временного сроков хранени€ группируютс€ в дела отдельно. Ќапример, следует хранить в различных делах оригиналы и копии документов, годовые и квартальные планы работы и так далее, поскольку эти документы имеют различные сроки хранени€. ¬ то же врем€ допускаетс€ временна€ группировка в одном деле документов различных сроков хранени€, если они относ€тс€ к одному вопросу. ѕо окончании календарного года и решени€ вопроса такие документы рекомендуетс€ перегруппировать в самосто€тельные дела.

ѕри формировании документов в дела используютс€ следующие признаки заведени€ дел. ќснованием дл€ группировки документов по номинальному признаку служит название их разновидности. Ќапример: приказы, протоколы, указани€, акты, справки и т. д. ѕри формировании документов в дела по предметно вопросному признаку за основу берут их содержание. Ќапример: Ђƒокументы по вопросам повышени€ качества продукции (акты, справки, рекламации, докладные записки)ї.

јвторский признак предполагает группировку в дела документов одного автора. Ќапример: Ђѕротоколы производственных совещаний предпри€ти€ Ђ онтактї за 2005 годї.

ƒл€ группировки переписки используетс€ корреспондентский признак. ѕри этом в заголовке дел указываетс€ корреспондент, с которым ведетс€ переписка и раскрываетс€ содержание вопроса. Ќапример: Ђѕереписка с машиностроительными предпри€ти€ми о взаимных расчетах за 2005 годї. ќбъединение в одном деле документов нескольких корреспондентов осуществл€етс€ по географическому признаку. Ќапример: Ђѕереписка с предпри€ти€ми ¬осточной —ибири по вопросам поставки продукцииї.

√руппировка документов за какой-либо определенный период осуществл€етс€ по хронологическому признаку. Ќапример: Ђ вартальные отчеты об основной де€тельности предпри€ти€ и капитальных вложени€хї.

ѕланово-отчетные документы группируютс€ в дела по номинальному, авторскому, предметно-вопросному и хронологическому признакам.

ƒела формируютс€ в соответствии с номенклатурой дел предпри€ти€. ¬ дело должны помещатьс€ документы, которые своей содержательной частью соответствуют заголовку дела.[11, стр.78-80]


1.4 “ребовани€ к формированию дел


ѕри формировании дел необходимо соблюдать следующие требовани€:

Ј ƒокументы посто€нного и временного хранени€ необходимо группировать в дела раздельно;

Ј ѕодлинники отдел€ть от копий;

Ј √одовые планы и отчеты от квартальных и мес€чных, утвержденные документы от их проектов;

Ј ¬ключать в дело по одному экземпл€ру каждого документа.

–аспор€дительные документы формируютс€ в определенные дела по названи€м (приказы, распор€жени€, указани€, решени€), которые уточн€ют авторской принадлежностью (приказы министерства, приказы организации и т.д.). ѕриказы организации группируютс€ в отдельные дела исход€ из вопросной направленности, т.е. отдельно группируютс€ приказы по основной де€тельности, приказы по административно-хоз€йственным вопросам, приказы по личному составу.

”ставы, положени€, инструкции, утвержденные распор€дительными документами, €вл€ютс€ приложением к ним и группируютс€ вместе с указанными документами. ≈сли же при их утверждении распор€дительные документы не издавались, то эти документы формируют в самосто€тельные дела.

ѕоручени€ вышесто€щих организаций и документы по их исполнению группируютс€ в дела по направлени€м де€тельности организации.

ѕриказы по основной де€тельности группируютс€ отдельно от приказов по личному составу; подлинные экземпл€ры приказов по основной де€тельности систематизируютс€ и подшиваютс€ в дела вместе с приложени€ми в пор€дке их номеров. ƒокументы к приказам по основной де€тельности группируютс€ и подшиваютс€ отдельно и хран€тс€ у лица, готовившего их проекты. [13, стр.268-270]

†ѕриказы по личному составу группируютс€ в дела в соответствии с установленными сроками их хранени€. ¬ личных делах документы группируютс€ в следующей последовательности: внутренн€€ опись документов, имеющихс€ в личном деле; за€вление о приеме на работу, направление или представление; анкета; автобиографи€; документы об образовании; выписки из приказов о назначении, увольнении; справки и другие документы, относ€щиес€ к данному лицу. ¬нутри перечисленных групп документы располагаютс€ в хронологическом пор€дке.

”твержденные предпри€тием планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки группируютс€ отдельно от их проектов. ѕлановые и отчетные документы хран€тс€ в делах того года, к которому они относ€тс€ по своему содержанию, независимо от времени их составлени€ или даты поступлени€. Ќапример, план на 2005 год, составленный в 2004 году, должен быть отнесен к 2005 году, а отчет за 2004 год, составленный в 2005 году, к 2004 году. ѕерспективные планы, рассчитанные предпри€тием на несколько лет, формируютс€ в деле первого года, а отчеты по выполнению перспективных планов Ц в деле последнего года. ƒокументы в отчетах необходимо располагать в определенной последовательности. Ќапример, документы отчета о финансовой де€тельности предпри€ти€, состо€щего из баланса, объ€снительной записки и приложений к нему, располагают в таком пор€дке: объ€снительна€ записка к отчету, затем баланс и в конце приложение.

Ћицевые счета сотрудников предпри€ти€ по заработной плате группируютс€ в самосто€тельные дела и располагаютс€ в них в пор€дке алфавита фамилий.

—татистическа€ документаци€, образующа€с€ в управленческой де€тельности, группируютс€ самосто€тельно или в одном деле с другими документами по данному вопросу. Ќапример, к отчету предпри€ти€ по основной де€тельности за 2004 г. будут прилагатьс€ формы статистической отчетности, характеризующие де€тельность данного предпри€ти€ по основной де€тельности.

ѕротоколы заседаний совета трудового коллектива, совещаний руководства предпри€тий и другие группируютс€ по хронологическому и пор€дку номеров. ƒокументы, подготовленные к заседани€м, помещаютс€ после протоколов в последовательности рассмотрени€ вопросов.

ѕереписка группируетс€ за календарный год и систематизируетс€ в хронологической последовательности: документ-ответ помещаетс€ за документом-запросом. ѕри возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейс€ в предыдущем году, документы группируютс€ в дела текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

ќбзоры, докладные записки, акты, справки и другие документы, отражающие основное содержание де€тельности предпри€ти€, группируютс€ в одном деле, если они касаютс€, одного и того же вопроса. [17,стр.154]

ѕри формировании дел по предложени€м, за€влени€м и жалобам граждан следует иметь в виду, что раздельно группируютс€ в самосто€тельные дела предложени€, за€влени€ граждан по вопросам совершенствовани€ и изменени€ работы организаций и их за€влени€ и жалобы по личным вопросам. ƒокументы в деле группируютс€ по алфавиту. ¬се документы, относ€щиес€ к одному за€вителю, составл€ют самосто€тельную группу. ѕовторные предложени€, за€влени€, жалобы граждан подшивают к данной группе документов. ¬нутри документы располагаютс€ по хронологии.

ƒокументна€ информаци€ на машинных носител€х данных, имеюща€ долгосрочное значение, определ€ема€ по соответствующим стать€м ѕеречней на общих основани€х, также включаетс€ в номенклатуру дел.

ќсновной единицей организации учета и хранени€ документной информации на машинных носител€х данных €вл€етс€ файл данных. ¬ номенклатуре дел систематизаци€ файлов должна соответствовать внутренней структуре базы данных. ѕри внесении изменений в структуру базы данных, количество и содержание файлов соответствующие изменени€ должны найти отражение и в номенклатуре дел. [14, стр.212]


1.5 —овременные средства оперативного хранени€ документов


’ранение документов на осуществл€етс€ в соответствии с методическими указани€ми. ƒл€ документов на бумажной основе используютс€ следующие средства хранени€ (ѕриложение Ѕ):

Ј Ћотки и кассеты позвол€ют хранить на поверхности рабочих столов отдельные документы и их комплексы (дела). Ќаиболее эффектны поворотные лотки, которые монтируютс€ по 2-4 на общей стойке, прикрепл€емой к краю рабочего стола, причем лотки можно поворачивать в горизонтальной плоскости, вместимость лотков от 600 до 1200 листов бумаги формата ј4.

Ј јрхивные коробки различной толщины: 75мм, 100мм, 150мм. ”добны как дл€ хранени€ оперативной документации, так и дл€ длительного архивного хранени€. ѕрочна€ конструкци€ и стандартизованный размер позвол€ют хранить документы вертикально и горизонтально на стеллажах или в архивных коробах. ¬ысота 320мм, глубина 260мм.;

Ј Ћоток-коробка отлично подходит дл€ вертикального или горизонтального хранени€ документов на стеллажах или в архивных коробках. Ёти коробки отличаютс€ практичным цветом и ценой. ѕри той же функциональности они позвол€ют экономить средства;

Ј ќфис сшивка многократного использовани€. ѕредназначение: освободить регистраторы от уже неиспользуемой накопившейс€ документации, с последующим перемещением сшитых бумаг в лотки- коробки дл€ дальнейшего архивного хранени€. ќсновные достоинства: позвол€ет быстро сн€ть всю пачку документов, значительно экономит врем€ по сравнению с традиционными методами переплетных работ, экономит средства - регистраторы вновь доступны дл€ оперативного накоплени€ документов;

Ј ѕапка на резинках. ”добное раскрывание и закрывание. ѕрочна€, надЄжна€ конструкци€;

Ј јрхивна€ папка с зав€зками. ќбеспечивает максимальный доступ к документам при раскрытии. ѕродуманна€ конструкци€ исключает необходимость четырех зав€зок и эффект "провала" боковых стенок.

»спользование в архивах и офисах архивных коробок, архивных папок и папок на резинках экономически оправдано, если необходимо обеспечить долгосрочно (бессрочное), оперативное хранение документов, их максимальную защищенность от физических повреждений, а так же при достаточно частом обращении к содержимому определенной папки или коробки. јрхивные папки и коробки дают возможность эффективно и оптимально решать любые задачи по хранению, систематизации и транспортировке документов.

ѕор€док хранени€ документов на машинных носител€х.

–ечь идет о хранении перфокарт, перфолент, магнитных материалов (лент, дисков). ”чет, хранение и использование машиночитаемых документов в оперативном режиме реализует специальна€ служба хранени€. ќна принимает, учитывает и хранит машинограммы: создает поисковые системы, аннулирует машиночитаемую документацию, выдает ее пользовател€м, передает на архивное хранение. ѕри значительном объеме документов на машинных носител€х, образовавшихс€ в процессе электронного документировани€, дл€ их хранени€ организуетс€ самосто€тельное (или в составе действующего архива) хранилище машиночитаемых (электронных) документов.

Ќа каждый носитель заводитс€ учетна€ карточка, куда вноситс€ данные по его эксплуатации и следующие основные показатели: код; регистрационный номер; краткое содержание; дата создани€ документа; срок хранени€; код регистрации, вид носител€; место хранени€ и другие.

»нформативно-поисковый аппарат составл€ют журналы, картотеки, карточки учета документов, ручные справочные картотеки.

¬ыдача машиночитаемых документов дл€ использовани€ осуществл€етс€ по актам приема-выдачи с сопроводительным письмом. [15, стр.260]


1.6 ќбеспечение сохранности документов в структурных подразделени€х


«авершающий этап работы с документами в текущем делопроизводстве Ц обработка дел дл€ последующего их хранени€ и использовани€.

≈сли строго следовать установленным архивным правилам, в бухгалтерии документы должны хранитьс€ еще год после окончани€ текущего года. ¬ этот период работы к ним еще часто обращаютс€ за справками, работа с некоторыми документами завершаетс€ в начале нового календарного года.

ѕо истечении этого срока дела должны быть обработаны дл€ длительного хранени€ и сданы в архив учреждени€, если он есть. Ќапример, дела за 2000 год должны обрабатыватьс€ в 2001 году.

“ак как в некоторых учреждени€х архивы не имеют достаточных площадей, а вновь созданные фирмы и вновь созданные организации не предусматривают их в своих структурах, Ђќсновные правила работы ведомственных архивовї разрешают хранение дел централизованной службой делопроизводства или в структурных подразделени€х. “аким образом, если архива в организации нет, бухгалтери€ должна хранить свои документы до истечени€ срока их хранени€, после чего они подлежат уничтожению в установленном пор€дке или передаче в государственный архив. [16, стр.146-147]

ƒела дл€ хранени€ готов€тс€ в строгом соответствии с требовани€ми, разработанными архивными учреждени€ми и изложенными в Ђќсновных правилах работы ведомственных архивовї и Ђ√осударственной системе документационного обеспечени€ управлени€ї.

ќбработка дел дл€ хранени€ включает:

Ј проведение экспертизы научной и практической ценности документов, оформление дел;

Ј составление описи на дела с посто€нным и долговременным сроками хранени€.

¬ крупных учреждени€х эти работы провод€тс€ под контролем и при методической помощи сотрудников учреждени€.

ќформление дела включает в себ€ комплекс работ по описанию дела на обложке, по брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи.

Ќа обложке дела посто€нного и временного (свыше 10 лет) хранени€ указываетс€ полное и официально прин€тое сокращенное наименование предпри€ти€ в именительном падеже, название структурного подразделени€, номер дела по описи, номер тома, заголовок, дата, количество листов, срок хранени€.

ѕри изменении наименовани€ предпри€ти€ или структурного подразделени€ в течение года, охватываемого документами дела, на обложке подписываетс€ новое название, прежнее заключаетс€ в скобки.

ѕо окончании года в надписи на обложках дел посто€нного и временного хранени€ внос€тс€ уточнени€: провер€етс€ соответствие заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых случа€х в заголовок дела внос€тс€ дополнительные сведени€ (проставл€ютс€ номера приказов, протоколов, виды и формы отчетности и т. д.).[14, стр. 40-41]

«аголовок дела переноситс€ из свободной номенклатуры дел и состоит из элементов, расположенных в следующей последовательности:

Ј название вида или разновидности документов (приказы, отчеты, переписка);

Ј название предпри€ти€ (автор документа);

Ј название предпри€ти€, которому адресованы или от которого получены документы (адресат или корреспондент документа);

Ј краткое содержание документа дела;

Ј название местности, с которой св€зано содержание документа дела;

Ј дата (период), к которому относ€тс€ документы дела;

Ј указание на количество копий документов дела.

ѕодлинность документов в заголовке не оговариваетс€. ¬ тех случа€х, когда дело состоит из нескольких томов, на обложку каждого тома выноситс€ общий заголовок дела и заголовок тома. Ќадписи на обложках дел посто€нного и временного хранени€ следует производить четко, светостойкими чернилами или тушью. Ќаклейки на обложках дел посто€нного хранени€ не допускаетс€. ƒокументы посто€нного и временного хранени€ подшиваютс€ в твердую обложку на три-четыре прокола с учетом возможности свободного чтени€ текста, дат и резолюций. ћеталлические скрепки и булавки должны быть удалены. Ћисты в делах посто€нного хранени€ нумеруютс€ простым карандашом в правом верхнем углу, не задева€ текста документа. Ћисты дел, состо€щих из нескольких томов, нумеруютс€ по каждому тому отдельно. ѕодшитый документ любого формата (развернутый или сложенный) нумеруетс€ как один лист. ¬ конце пронумерованного дела делаетс€ заверительна€ надпись по установленной форме. [18, стр.285-288]

 

1.7 ќрганизаци€ справочной работы и пор€док выдачи документов во временное пользование при хранении в структурных подразделени€х

ќбеспечение сохранности документов возлагаетс€ на лиц, ответственных за работу с ними. ƒела с момента их заведени€ и до сдачи в архив учреждени€ или уничтожени€ хран€тс€ в рабочих комнатах или в специально отведенных закрывающихс€ помещени€х, отвечающих требовани€м пожарной безопасности, температурно-влажностного, светового, санитарно-гигиенического и охранного режимов хранени€.

ƒела помещаютс€ в закрывающиес€ шкафы канцел€рского типа, предохран€ющие документы от пыли, воздействи€ солнечного света и обеспечивающие их сохранность.

»зъ€тие и выдача каких-либо документов из дел посто€нного хранени€ не разрешаетс€. ¬ исключительных случа€х такое изъ€тие производитс€ с разрешением руководител€ предпри€ти€ с об€зательным оставлением в деле точной заверительной копии изъ€того документа и вложением акта о причинах изъ€ти€ подлинника.

¬ течение делопроизводственного года на выданное по служебной необходимости дело заполн€етс€ картаЦзаместитель (приложение ¬), в которой указываютс€ структурное подразделение, номер дела, его заголовок, дата выдачи, кому дело выдано, дата возвращени€, предусматриваютс€ графы дл€ расписок в получении и приеме дела. ¬ыдача дел из хранилища учитываетс€ в книгах выдачи дел. «а своевременным возвращением дел устанавливаетс€ контроль. —осто€ние возвращенных после использовани€ документальных материалов должно быть проверено в присутствии лица, сдающего эти материалы.

ѕередача дел в архив предпри€ти€ производитс€ через год, после завершени€ работ с ними в структурных подразделени€х. ƒела временного хранени€ (до 10 лет включительно) передают в архив по усмотрению руководства. Ќа предпри€тии ведетс€ учет документальных материалов по единицам хранени€. ƒл€ обеспечени€ сохранности документов периодически в сроки, устанавливаемые руководителем предпри€ти€, но не реже одного раза в 10 лет проводитс€ проверка наличи€ и состо€ни€ материалов. ƒл€ этой цели приказом руководител€ предпри€ти€ создаетс€ социальна€ комисси€. — целью наиболее полного раскрыти€ содержани€ документов, хран€щихс€ в архиве, создаютс€ каталоги документальных материалов.  аталог €вл€етс€ справочником обо всех материалах, имеющихс€ в архиве. ¬ зависимости от содержани€ документов каталоги могут быть предметными, тематическими, систематическими, по номенклатуре дел и др.[16, стр.121-122]

ƒл€ раскрыти€ содержани€ единиц хранени€, сформированных из постановлений, протоколов и других документов, составл€ютс€ указатели содержани€ документальных материалов. ”казатели могут быть тематическими, предметными, хронологическими и именными.

 атегорически запрещаетс€ выдавать документальные материалы, при хранении в структурных подразделени€х организации, дл€ работы на дом. ѕри работе с документами запрещаетс€ подчеркивать текст, делать на нем какие-либо пометки, загибать листы, пользоватьс€ в качестве закладок ручками, карандашами и делать проколы при сн€тии графических копий.

¬ необходимых случа€х по просьбе и за счет заинтересованного лица или предпри€ти€ с документов могут быть сн€ты копии, которые завер€ютс€ архивом. ¬се копии после их просмотра и с разрешени€ руководител€ предпри€ти€ выдаютс€ под расписку. [12, стр.139-141]

1.8 ќсновные требовани€ к хранению документов в организации

∆елательно, чтобы помещение, в котором хран€тс€ документы, было изолировано от других помещений. »з числа помещений дл€ хранени€ документов следует исключить чердачные и цокольные помещени€, а также помещени€, имеющие магистральные трубопроводы (газовые, водопроводные, канализационные и др.). Ќаход€щиес€ в хранилищах трубопроводы следует изолировать.

†¬ цел€х защиты документов от хищени€, на окна подвальных помещений и цокольных этажей устанавливаютс€ откидные металлические решетки. ѕомещение архива оборудуют пожарно-охранной сигнализацией. Ќикаких печей и дымоходов в помещении не должно быть.

¬ помещении, где хран€т документы, должна быть проложена скрыта€ электропроводка. ¬ хранилищах допускаетс€ электропроводка в газовых трубах. ќсветительна€ арматура примен€етс€ полугерметическа€. —ветильники, электрощиты и распределительные устройства в помещении должны быть закрытого исполнени€. –аспределительные электрощиты, предохранительные пробки и отключающие рубильники устанавливаютс€ только вне хранилища.

¬ хранилищах предпочтительно использование ламп накаливани€, допускаетс€ использование люминесцентных ламп определенных марок с укороченным ультрафиолетовым участком спектра. —ветильники должны быть удалены от коробок с документами не менее чем на 50 сантиметров. –озетки должны быть снабжены крышками или установлены в закрытых коробках. Ўнуры пылесосов и переносных светильников заключаютс€ в резиновые шланги.

ѕереносные светильники должны быть оборудованы защитными стекл€нными колпаками и сетками.

ќсвещенность на вертикальной поверхности стеллажа на высоте 1 м от пола Ц 20-30 лк; на рабочем месте дл€ просмотра делопроизводственной документации Ц 100 лк.

’ранилища рекомендуетс€ располагать в здани€х с окнами, выход€щими на северную сторону.

’ранилища должны размещатьс€ в здани€х не ниже второй степени огнестойкости. ќсновным противопожарным оборудованием архивов €вл€ютс€ углекислотные огнетушители новейших конструкций, которые устанавливаютс€ из расчета не менее одного на каждые 50 кв.метров площади, но не менее двух на каждое отдельное помещение. ћежду сотрудниками заранее распредел€ютс€ об€занности на случай пожара, составл€етс€ план эвакуации документов. ¬ цел€х пожарной защиты все электрооборудование обеспечиваетс€ заземлением.

–асчет необходимых площадей архивохранилища делаетс€ по достаточно простой схеме. «а основу расчета беретс€ количество дел, умещающеес€ на данной полке стеллажа длинной в 1 метр.

¬ысота стеллажа не должна превышать 2,2 м. —теллажи следует устанавливать на рассто€нии 10-15 см от стен. –ассто€ние от пола до нижней полки должно быть не менее 10-15 см. Ўирина главных проходов между стеллажами может быть 1-1,2 м, остальных проходов Ц не более 70- 80 см.

¬ архивном помещении рекомендуетс€ поддерживать посто€нную температуру (в пределах 14-20º—), а относительную влажность воздуха Ц 45-60%.  онтроль за состо€нием температурно-влажностного режима провод€т с помощью контрольно-измерительных приборов: термометров, гигрометров и психрометров.

¬ нерабочее врем€ архивное помещение закрываетс€, опечатываетс€ или пломбируетс€.  атегорически запрещаетс€ выносить из помещени€ ключи от внутренних дверей, шкафов и столов.

—роки хранени€ дел в архивах предпри€ти€ устанавливаютс€ в соответствии с ѕеречнем документальных материалов, номенклатурой дел организации. [19, стр.185].

2. јнализ организации хранени€ документов в делопроизводстве ћежрайонной инспекции ‘едеральной налоговой службы –оссии по крупнейшим налогоплательщикам јлтайского кра€


2.1 ќбща€ характеристика


»нспекци€ создана постановлением —овета ћинистров ———– от 24 €нвар€ 1990г. є 76. (ѕриложение √)

ћежрайонна€ инспекци€ ‘едеральной налоговой службы по крупнейшим налогоплательщикам јлтайского кра€ (далее - »нспекци€) €вл€етс€ территориальным органом ‘едеральной налоговой службы (далее Ц ‘Ќ— –оссии) и входит в единую централизованную систему налоговых органов.

»нспекци€ имеет сокращенное наименование: ћежрайонна€ »‘Ќ— –оссии по крупнейшим налогоплательщикам јлтайского кра€. »нспекци€ находитс€ в непосредственном подчинении ”правлени€ ‘едеральной налоговой службы –оссии по јлтайскому краю (далее - ”‘Ќ—). ћестонахождение и юридический адрес »нспекции: 656056 г. Ѕарнаул, ул. ћ. √орького, 36.

»нспекци€ осуществл€ет функции по контролю и надзору за соблюдением законодательства о налогах и сборах, за правильность исчислени€ , полнотой и своевременностью внесени€ в соответствующий бюджет иных об€зательных платежей.

–уководство де€тельностью »нспекции осуществл€ет руководитель »нспекции Ц ∆игалов ¬ладимир ƒмитриевич. –уководитель »нспекции назначаетс€ на должность и освобождаетс€ от должности приказом руководител€ ”правлени€ по согласованию с ‘Ќ—. –уководитель »нспекции имеет заместителей, полномочи€ и об€занности которых определ€ютс€ должностными инструкци€ми и приказом руководител€ »нспекции. «аместители руководител€ »нспекции назначаютс€ на должность и освобождаютс€ от должности приказом руководител€ ”правлени€ по представлению руководител€ »нспекции.

»нспекци€ €вл€етс€ юридическим лицом, имеет бланк и печать с изображением √осударственного герба –оссийской ‘едерации и со своим полным наименованием, счета, открываемые в соответствии с законодательством –оссийской ‘едерации. »нспекци€ в соответствии с гражданским законодательством –оссийской ‘едерации от своего имени приобретает и осуществл€ет имущественные и личные неимущественные права в рамках предоставленных ей полномочий, выступает истцом и ответчиком в суде.

ќсновным документом, регламентирующим де€тельность »нспекции, €вл€етс€ ѕоложение о ћежрайонной инспекции ‘едеральной налоговой службы по крупнейшим налогоплательщикам јлтайского кра€ (ѕриложение ƒ)

–еорганизаци€ производитс€ в соответствии с актами ћинистерства в установленном действующим законодательством пор€дке (ѕриложение ≈,∆).

—труктура »нспекции (ѕриложение «)

—писок 10 крупнейших налогоплательщиков, состо€щих на учете в 2005 году:

1. Ѕийский олеумный завод

2. ќјќ јлтайкокс (г. «аринск)

3. ќјќ јлейскзернопродукт им. —. Ќ. —таровойтова

4. ќјќ јлтайвагон

5. ќјќ јлтайэнерго

6. Ѕийский пивоваренный завод

7. ќјќ —ибэнерго

8. ќјќ  ондитерска€ фабрика Ђјлтайї

9. ќјќ јлтрак

10. ќјќ ’  ЂЅарнаултрансмашї

ќсновными задачами »нспекции €вл€ютс€:

1. ќсуществление контрол€ за соблюдением налогоплательщиками законодательства о налогах и сборах, правильностью исчислени€, полнотой и своевременностью уплаты в соответствующий бюджет налогов, сборов и других об€зательных платежей в соответствующий бюджет и государственные внебюджетные фонды в соответствии с законодательством –оссийской ‘едерации.

2. ќсуществление валютного контрол€ в соответствии с законодательством –оссийской ‘едерации о валютном регулировании и валютном контроле в пределах компетенции »нспекции.

3. ќсуществление государственного контрол€ за производством и оборотом этилового спирта, спиртосодержащей и алкогольной продукции, а также за оборотом табачной продукции.

4. ќсуществление иного контрол€, отнесенного законодательством к компетенции налоговых органов.

5. ”лучшение обслуживани€ налогоплательщиков, расширение сферы предоставл€емых им услуг при одновременном упрощении исполнени€ налоговых об€занностей.

6. Ќа »нспекцию могут быть возложены иные задачи в соответствии с законодательством –оссийской ‘едерации.

ќсновными функци€ми »нспекции €вл€ютс€:

1. ѕроведение работы по взиманию законно установленных налогов, сборов и других об€зательных платежей.

2. ќсуществление в пределах компетенции »нспекции контроль за соблюдением законодательства о налогах и сборах, а также прин€тых в соответствии с ним нормативных правовых актов, правильностью исчислени€, полнотой и своевременностью уплаты налогов в соответствующий бюджет и государственные внебюджетные фонды.

3. ќсуществление постановки на учет и ведение единого государственного реестра налогоплательщиков, закрепленных за »нспекцией. ѕроведение государственной регистрации общественных организаций и ведение ≈√–ёЋ по ним.

4. ќрганизаци€ и осуществление приема от налогоплательщиков налоговой отчетности, в том числе бесконтактным способом в электронном виде и по каналам св€зи.

5. —оставление, анализ и представление в установленном пор€дке в ”правление налоговую отчетность по формам, утверждаемым ‘Ќ—.

6. ќсуществление контрол€ за своевременностью представлени€ в »нспекцию налоговых деклараций и иных документов, необходимых дл€ исчислени€ и уплаты налогов; проверку их достоверности и соответстви€ требовани€м, установленным законодательством –оссийской ‘едерации.

7. ќсуществление возврата или зачет излишне уплаченных или излишне взысканных сумм налогов и сборов, а также пеней и штрафов.

8. ќсуществление взыскани€ в установленном пор€дке недоимки и пени по налогам и сборам, а также налоговых санкций с лиц, допустивших нарушени€ законодательства о налогах и сборах.

9. ќбеспечение в пределах своей компетенции валютный контроль за соответствием проводимых валютных операций законодательству –оссийской ‘едерации.

10. ¬едение в установленном пор€дке учета контрольно-кассовых машин налогоплательщиков, состо€щих на учете в инспекции, осуществл€ет контроль за полнотой учета выручки денежных средств, принимает решени€ о применении штрафных санкций к налогоплательщикам в случае нарушени€ условий работы с денежной наличностью и пор€дка ведени€ кассовых операций.

11. ќсуществление контрол€ за объемами производства, розлива, хранени€, реализации и соблюдением технологии производства этилового спирта, спиртосодержащей и алкогольной продукции и оборотом табачной продукции.

12. ѕроведение совместно с правоохранительными и контролирующими органами меропри€ти€ по контролю за соблюдением законодательства о налогах и сборах.

13. ¬едение оперативно-бухгалтерского учета (по каждому плательщику и виду платежа) сумм налогов и сборов, подлежащих уплате и фактически поступивших в бюджет, а также сумм пени, налоговых санкций и административных штрафов.

14. ѕроведение анализа отчетных, статистических данных и результатов налоговых проверок, подготавливает на их основе предложени€ в ”правление.

15. »нформирование органов исполнительной власти и местного самоуправлени€ о вы€вленных нарушени€х законодательства о налогах и сборах, а также нарушени€х в сфере производства, оборота этилового спирта, спиртосодержащей и алкогольной продукции дл€ прин€ти€ соответствующих мер.

16. «апрос от инспекций ћЌ— –оссии по районам города установленные формы налоговой отчетности и аналитические материалы, анализирует их использует дл€ формировани€ и предложений проекта бюджета города.

17. ќсуществление контрол€ за соответствием действующему законодательству прин€тых представительными органами местного самоуправлени€ нормативных правовых актов, св€занных с налогообложением и в необходимых случа€х вносит предложени€ об изменении либо отмене указанных актов.

18. ѕроведение работы по подбору и расстановке кадров работников »нспекции и осуществл€ет меропри€ти€ по их профессиональной подготовке, переподготовке и повышению квалификации.

19. ќбеспечение сохранности сведений, составл€ющих государственную и налоговую тайну, организует систему мер защиты конфиденциальной информации, безопасности и охране зданий и сооружений.

20. ќбеспечение внедрени€ информационных систем, автоматизированных рабочих мест и других средств автоматизации и компьютеризации работы »нспекции и формировани€ баз данных в пор€дке, определ€емом ”правлением.

21. ќсуществление финансовой и хоз€йственной де€тельности.

22. ¬ыполнение функции получател€ бюджетных средств, установленных Ѕюджетным кодексом.

23. ¬едение бухгалтерского учета и представление в установленном пор€дке бухгалтерскую отчетность, €вл€ющуюс€ единой системой данных об имущественном и финансовом положении »нспекции о результатах ее финансово-хоз€йственной де€тельности, а также статистическую отчетность.

24. ќсуществление в установленном пор€дке управлени€ имуществом, наход€щимс€ в ведении инспекции.

25. ќсуществление взаимодействи€ со средствами массовой информации. ѕроводит разъ€снительную работу по применению законодательства о налогах и сборах, а также прин€тых в соответствии с ним нормативных правовых актов, бесплатное информирование налогоплательщиков о действующих налогах и сборах, предоставление налогоплательщикам форм установленной отчетности, разъ€снение пор€дка их заполнени€, пор€дка исчислени€ и уплаты налогов и сборов и обеспечение налогоплательщиков иной необходимой информацией.

26. ¬едение общего делопроизводства, государственного и текущего архива документов.

27. ќсуществление иных функций, предусмотренные федеральными законами и другими нормативными правовыми актами

ѕланирование работы »нспекции

–абота »нспекции строитс€ на основе перспективных и текущих планов. ѕерспективные (годовые) планы работы »нспекции составл€ютс€ на календарный год, текущие (квартальные) предусматривают проведение основных меропри€тий.

ѕерспективный план работы »нспекции на очередной год составл€етс€ на основе предложений отделов ќтделом общего обеспечени€ и вноситс€ на утверждение руководител€ »нспекции не позднее 20 декабр€ текущего года.

 вартальные планы составл€ютс€ отделами и утверждаютс€ руководителем или курирующими заместител€ми и представл€ютс€ в отдел общего обеспечени€ за дес€ть дней до начала планируемого периода.

ѕланы работы отделов и »нспекции состо€т из следующих основных разделов:

Ј организационные меропри€ти€, направленные на совершенствование работы отдела (»нспекции);

Ј меропри€ти€, направленные на повышение эффективности контрольно-экономической работы. ѕриложением к данному разделу €вл€етс€ график налоговых проверок;

Ј меропри€ти€, направленные на совершенствование отчЄтно-аналитической работы;

Ј учЄба кадров;

Ј информационно-разъ€снительна€ работа, меропри€ти€, направленные на повышение налоговой грамотности налогоплательщиков;

Ј контроль и проверка исполнени€.

ѕеренос сроков выполнени€ и исключени€ из планов работы запланированных меропри€тий производитс€ только с разрешени€ руководител€ или заместител€ руководител€ »нспекции, курирующего данный отдел и только с соответствующим письменным обоснованием.

 онтроль за выполнением квартальных планов работы отделов возлагаетс€ на заместителей руководител€ »нспекции и начальников отделов, общий контроль осуществл€ет отдел общего обеспечени€, который по итогам работы за квартал докладывает на аппаратном совещании об их выполнении.

ƒл€ решени€ перспективных и текущих вопросов руководитель »нспекции, а в его отсутствие один из заместителей, каждую п€тницу с 8-30 часов проводит производственные совещани€ (планЄрки) с участием заместителей руководител€ и начальников отделов.

ќтдел общего обеспечени€ в ходе совещаний ведЄт протокол, а также учЄт поручений руководства »нспекции и осуществл€ет контроль за их исполнением. «аместители руководител€ »нспекции и начальники отделов несут персональную ответственность за своевременное и качественное исполнение данных поручений.

ѕо итогам контрольно-экономической работы один раз в год в »нспекции провод€тс€ общие собрани€ трудовых коллективов. ќрганизационную работу по подготовке общего собрани€ коллектива »нспекции и ведение протокола осуществл€ет отдел общего обеспечени€ »нспекции.

Ёкономическа€ учЄба работников »нспекции проводитс€ один раз в мес€ц (второй вторник) с 8-30 часов, в отделах Ц согласно планам работы отделов.

ќтветственность за регул€рное проведение зан€тий возлагаетс€ на начальников отделов. ќбщий контроль осуществл€ет отдел общего обеспечени€ (специалист по кадрам).

ѕо нарушител€м законодательства о применении контрольно-кассовой техники (  “) рассматриваютс€ материалы ежедневно и принимаютс€ решени€ курирующим заместителем или руководителем »нспекции.

ѕо работе с предпри€ти€ми недоимщиками по мере необходимости проводитс€ заседание комиссии курирующим заместителем.

ќбща€ характеристика отдела работы с налогоплательщиками

ќтдел по работе с налогоплательщиками €вл€етс€ структурным подразделением ћежрайонной »‘Ќ— –оссии по крупнейшим налогоплательщикам јлтайского кра€.

ќтдел по работе с налогоплательщиками в структуре »нспекции создан 5 но€бр€ 2001 года. — 1 €нвар€ 2002 года преобразован в отдел по приему налоговой отчетности и информированию налогоплательщиков, с 1 €нвар€ 2003 года Ц в отдел по работе с налогоплательщиками.


2.2 ќперативное хранение документов »нспекции


†¬ процессе своей де€тельности любое юридическое лицо создает документы, количество которых напр€мую зависит от размеров предпри€ти€ и наличи€ у него обособленных подразделений.  ак и любое юридическое лицо, »нспекци€ об€зана хранить свои документы.

ќрганизаци€ документов в делопроизводстве представл€ет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учЄт, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве и их передачу в архив »нспекции.

ѕо срокам хранени€ все документы »нспекции можно условно разделить на два вида:

Ј документы, которые должны хранитьс€ определенной врем€, то есть документы с временным сроком хранени€;

Ј документы, которые должны хранитьс€ посто€нно.

–асчет срока хранени€ документов производитс€ с 1 €нвар€ года, который следует за годом окончани€ их делопроизводством. Ќапример, исчисление срока хранени€ дел, законченных делопроизводством в 2006 году, начинаетс€ с 1 €нвар€ 2007года. –асчет срока хранени€ дл€ некоторых документов имеет свои особенности.

“екущее хранение дел »нспекции осуществл€етс€ по месту их формировани€. “екущее хранение также делитьс€ на два подвида:

Ј хранение документов в процессе их исполнени€;

Ј хранение исполненных документов.

ƒокументы во врем€ их исполнени€ наход€тс€ у исполнител€, который хранит их в специальных папках. Ќа данных папках содержитс€ с надпись ЂЌа подписьї, Ђ—рочної и другое, а также фамили€, инициалы, телефон исполнител€.

ƒокументы текущего и двух предыдущих лет хран€тс€ в структурных подразделени€х в соответствии с номенклатурой дел. ѕерсональную ответственность за хранение документов несут начальники структурных подразделений »нспекции.

ƒо передачи документов делопроизводителю ответственность за их сохранность несут те работники »нспекции, у которых они наход€тс€ или которым они переданы.

–аботники »нспекции хран€т у себ€ только документы, наход€щиес€ у них на исполнении.

“екущее хранение документов означает их хранение в подлинниках. ѕоэтому в кадровой службе »нспекции все приказы хран€тс€ в подлинниках.  опии приказов по личному составу: приему на работу, поощрени€м, взыскани€м, увольнении и так далее дополнительно помещаютс€ дл€ хранени€ в личные дела работников.

ѕор€док организации текущего хранени€ личных дел в »нспекции следующий:

Ј †личные дела в бумажном виде хран€тс€ в папках, которые нумеруют по страницам и прошивают;

Ј обложки личных дел также нумеруют, им присваивают пор€дковый номер дела, соответствующий общему количеству дел;

Ј текущему хранению в отделе кадров в »нспекции подлежат личные дела только на работающих сотрудников. ѕосле увольнени€ сотрудника его личное дело извлекаетс€ из папки и оформл€етс€ дл€ передачи на архивное хранение.

¬се дела »нспекции хран€тс€ в шкафах в вертикальном положении; в каждом шкафу должна быть копи€ номенклатуры дел (или выписка из неЄ), хран€щихс€ в этом шкафу; на корешках обложек (папок) должны быть указаны цифровые обозначени€ дел.

ƒелопроизводитель »нспекции имеет у себ€ номенклатуру всех дел, хран€щихс€ в данном структурном подразделении, и описи дел, сданных на хранение в архив »нспекции.

 аждый исполнитель об€зан иметь у себ€ выписку из номенклатуры дел, относ€щихс€ к кругу его непосредственной работы.

 

2.3 ‘орма и составление номенклатуры дел »нспекции


Ќоменклатура дел »нспекции Ц систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в »нспекции, с указанием сроков их хранени€, оформленный в установленном пор€дке (ѕриложение »).

Ќоменклатура дел »нспекции предназначена дл€ организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учЄта дел, определени€ сроков их хранени€ и €вл€етс€ основой дл€ составлени€ описей дел посто€нного и временного (свыше 10 лет) хранени€, а также дл€ учЄта дел временного (до 10 лет включительно) хранени€.

Ќоменклатура дел составл€етс€ на основе ѕоложени€ об »нспекции, его структуры, штатного расписани€, перечн€ типовых документов, перечн€ документов, образующихс€ в де€тельности налоговых органов, с указанием сроков их хранени€, а также анализа видов, состава и содержани€ документации »нспекции.

Ќоменклатура дел структурного подразделени€ »нспекции (ѕриложение  ) составл€етс€ делопроизводителем данного подразделени€, согласуетс€ с архивом »нспекции или с лицом, ответственным за ведение архива, и подписываетс€

начальником структурного подразделени€.

Ќоменклатуры дел структурных подразделений »нспекции на следующий год разрабатываютс€ до 15 но€бр€ текущего года.

¬новь созданное структурное подразделение »нспекции об€зано в мес€чный срок разработать номенклатуру дел своего подразделени€ и представить еЄ в отдел общего обеспечени€. Ќа основе номенклатур дел структурных подразделений отдел общего обеспечени€ составл€ет сводную номенклатуру дел »нспекции.

—водна€ номенклатура дел »нспекции подписываетс€ начальником отдела общего обеспечени€, согласуетс€ с экспертной комиссией (Ё ) »нспекции, с архивным отделом администрации города (района) (при наличии договора об отношени€х и сотрудничестве) и утверждаетс€ –уководителем. ѕервый утверждЄнный экземпл€р сводной номенклатуры дел €вл€етс€ документом посто€нного хранени€ и включаетс€ в номенклатуру дел в раздел подразделени€ ƒќ”.

—водна€ номенклатура дел согласуетс€ с архивным отделом администрации города не реже одного раза в 5 лет, если не было структурных изменений в »нспекции.

ѕосле утверждени€ сводной номенклатуры дел »нспекции структурные подразделени€ получают от отдела общего обеспечени€ выписки из соответствующих еЄ разделов дл€ использовани€ в работе.

—водна€ номенклатура дел »нспекции в конце каждого года уточн€етс€, утверждаетс€ и вводитс€ в действие с 1 €нвар€ следующего календарного года. —водна€ номенклатура дел составл€етс€ и согласуетс€ заново в случае изменений структуры »нспекции и функций его структурных подразделений.

Ќазвани€ми разделов номенклатуры дел »нспекции €вл€ютс€ названи€ структурных подразделений. –азделы сводной номенклатуры дел располагаютс€ в соответствии с утверждЄнной структурой »нспекции.

¬ номенклатуру дел включаютс€ заголовки дел, отражающие все документируемые (независимо от вида носител€ информации) участки работы и вопросы де€тельности »нспекции.

¬ номенклатуру дел включаютс€ заголовки дел дл€ группировки документов с пометкой Ђƒл€ служебного пользовани€ї.

¬ номенклатуру дел не включаютс€ периодические издани€.

√рафы номенклатуры дел »нспекции и структурных подразделений заполн€ютс€ следующим образом:

¬ графе 1 номенклатуры дел проставл€ютс€ индексы каждого дела, включЄнного в номенклатуру. »ндекс дела состоит из установленного в »нспекции цифрового обозначени€ структурного подразделени€ и пор€дкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах этого структурного подразделени€. »ндексы дел обозначаютс€ арабскими цифрами.

¬ графу 2 номенклатуры дел включаютс€ заголовки дел (томов, частей).

«аголовок дела должен чЄтко, в обобщЄнной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Ќе допускаетс€ употребление в заголовке дела неконкретных формулировок (Ђразные материалыї, Ђобща€ перепискаї и т.д.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.

«аголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

Ј название вида дела (переписка, документы к заседани€м и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.);

Ј название »нспекции и его структурного подразделени€;

Ј название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);

Ј краткое содержание документа дела;

Ј название территории, с которой св€зано содержание документов дела;

Ј дата (период), к которым относ€тс€ документы дела;

Ј указание на наличие копий документов в деле.

¬ заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не св€занных последовательностью исполнени€, в качестве вида дела употребл€етс€ термин Ђдокументыї, а в конце заголовка в скобках указываютс€ основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).

Ќапример:

Ђƒокументы о проведении тематических проверок (планы, отчЄты, акты, протоколы, справки и др.)ї.

¬ заголовках дел, содержащих переписку, указываетс€, с кем и по какому вопросу она ведЄтс€.

¬ заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываютс€, а указываетс€ их общее видовое название.

Ќапример:

Ђѕереписка с ”‘Ќ— –оссии по јлтайскому краю по вопросам налогообложени€ї.

¬ заголовках дел, содержащих плановую или отчЄтную документацию, указываетс€ период (квартал, год), за который составлены планы (отчЄты).

Ќапример:

Ђ√одовые отчЄты ћежрайонной »‘Ќ— –оссии є1 по јлтайскому краю о работе автотранспортаї.

≈сли дело состоит из нескольких томов или частей, то составл€етс€ общий заголовок дела, а затем, при необходимости, составл€ютс€ заголовки каждого тома (части), уточн€ющие содержание заголовка дела.

ѕор€док расположени€ заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определ€етс€ степенью важности документов, составл€ющих дела, и их взаимосв€зью. ¬начале располагаютс€ заголовки дел, содержащих организационно Ц распор€дительную документацию. ƒалее располагаютс€ заголовки дел, содержащих плановые и отчЄтные документы, переписку и т.д.

«аголовки дел могут уточн€тьс€ в процессе формировани€ и оформлени€ дел. ѕри этом все уточнени€ и изменени€ должны быть доведены до сведени€ отдела общего обеспечени€. ѕри составлении заголовков дел используютс€ формулировки статей ведомственного или типового перечн€ документов.

√рафа 3 номенклатуры дел заполн€етс€ по окончании календарного года, т.е. указываетс€ количество дел (единиц хранени€).

¬ графе 4 указываетс€ срок хранени€ дела, номера статей по перечню типовых документов или по перечню документов, образующихс€ в де€тельности налоговых органов.

¬ графе 5 Ђѕримечаниеї указываютс€ названи€ перечней документов, использованных при определении сроков хранени€ дел, проставл€ютс€ отметки о заведении дел, о переход€щих делах (например, переход€щее с 2003 г.), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другую организацию дл€ продолжени€ и другие.

≈сли в течение года возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно внос€тс€ в номенклатуру. ƒл€ вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставл€ютс€ резервные номера.

 ѕо окончании календарного года делопроизводителем структурного подразделени€ »нспекции производитс€ подсчЄт заведЄнных дел с отметкой в графе 3 номенклатуры и составл€етс€ итогова€ запись о количестве заведЄнных дел, отдельно посто€нного и временного хранени€. —ведени€, содержащиес€ в итоговой записи, в об€зательном пор€дке сообщаютс€ в отдел общего обеспечени€, о чЄм в номенклатуре дел проставл€етс€ отметка с указанием должности лица, сделавшего итоговую запись, его подпись и расшифровка подписи.


2.4 ѕравила формировани€ дел в »нспекции


»сполненные документы »нспекции формируютс€ в дела в соответствии с заголовками дел по номенклатуре.

ƒела »нспекции формируютс€, децентрализовано, то есть в структурных подразделени€х »нспекции. ‘ормированием дел занимаютс€ делопроизводители структурных подразделений.

»сполненные документы должны формироватьс€ в дела. Ќомер дело, в которое должен быть подшит документ, определ€ет начальник структурного подразделени€ или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел.

ѕри формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

Ј помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

Ј  помещать вместе все документы, относ€щиес€ к разрешению одного вопроса;

Ј группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переход€щих дел;

Ј в дело не должны помещатьс€ документы, подлежащие возврату, лишние экземпл€ры, черновики;

Ј дело не должно превышать 250 листов.

ѕри наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставл€ютс€ на каждом томе с добавлением Ђт. 1ї, Ђт. 2ї и т.д.

ќформление дел »нспекции

ƒела в структурном подразделении »нспекции подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. ќформление дела Ц подготовка дела к хранению Ц включает в себ€ комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. ќформление дел производитс€ делопроизводител€ми соответствующих структурных подразделений, в ведении которых находитс€ заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем работника архива (или лица, ответственного за ведение архива) »нспекции.

¬ зависимости от сроков хранени€ производитс€ полное или частичное оформление дел. ѕолному оформлению подлежат дела посто€нного, временного (свыше 10 лет) хранени€ и дела по личному составу. ѕолное оформление дела предусматривает:

Ј оформление реквизитов обложки дела по установленной форме

Ј нумерацию листов в деле;

Ј составление листа Ц заверител€ дела (ѕриложение Ћ);

Ј составление, в необходимых случа€х, внутренней описи документов дела (ѕриложение ћ);

Ј подшивку и внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

ќбложка дела посто€нного, временного (свыше 10 лет) хранени€ и по личному составу оформл€етс€ по установленной форме. Ќа обложке дела указываютс€ реквизиты: наименование »нспекции; наименование структурного подразделени€; индекс дела; заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранени€ дела; архивный шифр дела.

–еквизиты, проставл€емые на обложке дела, оформл€ютс€ следующим образом:

Ј наименование »нспекции указываетс€ полностью, в именительном падеже, с указанием официально прин€того сокращЄнного наименовани€, которое указываетс€ в скобках после полного наименовани€;

Ј наименование структурного подразделени€ Ц записываетс€ название структурного подразделени€ в соответствии с утверждЄнной структурой;

Ј индекс дела Ц проставл€етс€ цифровое обозначение дела по номенклатуре дел »нспекции;

Ј заголовок дела Ц переноситс€ из номенклатуры дел »нспекции, согласованной с архивным отделом администрации города (района);

Ј дата дела Ц указываетс€ год(ы) заведени€ и окончани€ дела в делопроизводстве. ƒатой дел, содержащих распор€дительную документацию, а также дл€ дел, состо€щих из нескольких томов (частей), €вл€ютс€ крайние даты документов дела, то есть даты (число, мес€ц, год) регистрации (составлени€) самого раннего и самого позднего документов, включЄнных в дело. ѕри этом число и год обозначаютс€ арабскими цифрами, название мес€ца пишетс€ словами.

¬ цел€х обеспечени€ сохранности и закреплени€ пор€дка расположени€ документов, включЄнных в дело, все его листы, кроме листа Ц заверител€ и внутренней описи, нумеруютс€. Ћисты нумеруютс€ простым карандашом сверху вниз, цифры проставл€ютс€ в правом верхнем углу листа. Ћисты дел, состо€щих из нескольких томов или частей, нумеруютс€ по каждому тому или части отдельно. ‘отографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстрированные и специфические документы, нумеруютс€ на оборотной стороне в левом верхнем углу. ѕодшитые в дело конверты с вложени€ми нумеруютс€: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

ѕосле завершени€ нумерации листов составл€етс€ заверительна€ надпись, котора€ располагаетс€ в конце дела. ¬ заверительной надписи цифрами и прописью указываетс€ количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.).

«аверительна€ надпись подписываетс€ еЄ составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составлени€.  оличество листов в деле проставл€етс€ на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

–еквизит Ђсрок хранени€ делаї переноситс€ на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранени€, указанным в перечне типовых документов или в перечне документов, образующихс€ в де€тельности налоговых органов.

Ќа делах посто€нного хранени€ пишетс€: Ђ’ранить посто€нної, а на делах долговременного срока хранени€ и по личному составу Ц Ђ’ранить до 01.01.___ї.

ѕо окончании года в надписи на обложках дел посто€нного и временного (свыше 10 лет) хранени€ внос€тс€ уточнени€: при несоответствии заголовка дела на обложке содержанию подшитых документов, в заголовок дела внос€тс€ изменени€ и дополнени€.

ƒл€ документов определЄнных категорий посто€нного и временного (свыше 10 лет) сроков хранени€, а также по личному составу, составл€етс€ внутренн€€ опись документов дела.

¬нутренн€€ опись документов дела составл€етс€ на дела посто€нного и временного (свыше 10 лет) хранени€, а также на дела по личному составу, если они сформированы по разновидност€м документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.

¬нутренн€€ опись составл€етс€ на отдельном листе по установленной форме, котора€ содержит сведени€ о пор€дковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ.   внутренней описи составл€етс€ итогова€ запись, в которой указываетс€ цифрами и прописью количество включЄнных в неЄ документов и количество листов внутренней описи.

¬нутренн€€ опись документов дела подписываетс€ составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составлени€ описи. ≈сли дело уже переплетено и подшито, то заверенна€ составителем внутренн€€ опись документов дела подклеиваетс€ к верхнему краю внутренней стороны лицевой обложки дела.

„астичному оформлению подлежат дела временного (до 10 лет включительно) срока хранени€. ƒела этой категории должны иметь обложки (приложение Ќ), оформленные по установленной форме. Ќа обложки дел, которые имеют начальные и конечные даты (приказы, протоколы совещаний, акты проверок, письма, жалобы физических и юридических лиц, журналы регистрации документов) вынос€тс€ точные крайние даты, оформленные буквенно-цифровым способом, например, 5 €нвар€ 2006г.

Ќа обложках всех остальных дел (нормативные документы, переписка, отчеты и т.д.) указываетс€ только год заведени€ дела.

¬ делах временного (до 10 лет включительно) хранени€, которые допускаетс€ хранить в скоросшивател€х, можно не проводить пересистематизацию документов в деле, не нумеровать листы дела, не составл€ть заверительные надписи.


2.5 “ребовани€ к формированию дел в »нспекции


¬ »нспекции предъ€вл€ютс€ следующие требовани€ к формированию дел:

Ј раздельно группировать в дела документы »нспекции посто€нного и временных сроков хранени€;

Ј распор€дительные документы »нспекции группируютс€ в дела по видам и хронологии с относ€щимис€ к ним приложени€ми;

Ј документы совещаний »нспекции группируютс€ в дела: протоколы, решени€ и документы к совещани€м;

Ј уставы, положени€, инструкции, утверждЄнные распор€дительными документами »нспекции, €вл€ютс€ приложени€ми к ним и группируютс€ вместе с указанными документами. ≈сли же они утверждены в качестве самосто€тельного документа, то их группируют в самосто€тельные дела;

Ј приказы по основной де€тельности, приказы по личному составу (о приЄме, переводе, поощрении, премировании, увольнении), приказы оперативного характера (о дежурствах, взыскани€х, отпусках, командировках) и приказы по административно-хоз€йственным вопросам »нспекции группируютс€ в отдельные дела;

Ј утверждЄнные планы, отчЄты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы »нспекции группируютс€ отдельно от их проектов.

—истематизаци€ документов внутри дела

ƒокументы »нспекции внутри дела располагаютс€ в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Ј ѕротоколы »нспекции в деле располагаютс€ в хронологическом пор€дке по номерам. ƒокументы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируютс€ по номерам протоколов.

Ј ƒокументы в личных делах »нспекции располагаютс€ по мере их поступлени€. ¬едение личных дел государственных служащих осуществл€етс€ в соответствии с ”казом ѕрезидента –оссийской ‘едерации от 30.05.2005 є 609.

Ј Ћицевые счета рабочих и служащих »нспекции группируютс€ в самосто€тельные дела и располагаютс€ в них в алфавитном пор€дке по фамили€м, именам и отчествам.

Ј ќбращени€ граждан по вопросам де€тельности »нспекции и все документы по их рассмотрению и исполнению группируютс€ отдельно от обращений граждан по личным вопросам.

Ј ѕереписка группируетс€, как правило, за период календарного года и систематизируетс€ в хронологической последовательности: документ Ц ответ помещаетс€ за документом Ц запросом. ѕри возобновлении переписки по определЄнному вопросу, начавшейс€ в предыдущем году, документы включаютс€ в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

‘ормирование дел налогоплательщиков

†††††††† ƒл€ формировани€ дела, в котором должен хранитьс€ документ, определ€етс€ само дело.

†††††††† ƒокументы налогоплательщиков формируют в дела дл€ оперативного хранени€ согласно утвержденной номенклатуре дел, определив места хранени€ отдельно дл€ документов:

Ј по регистрации, определив места хранени€ отдельно дл€ юридических и физических лиц (регистрационное дело);

Ј по учету налогоплательщиков, определив места хранени€ отдельно дл€ юридических и физических лиц (учетное дело);

Ј налоговых деклараций и бухгалтерской отчетности юридических лиц (налоговое дело);

Ј налоговых деклараций и бухгалтерской отчетности физических лиц (налоговое дело);

Ј решений по результатам налоговых проверок, актов выездных налоговых проверок, писем и запросов налогоплательщиков и копий ответов на них, судебных дел (Ђдосье налогоплательщикаї).

†††††††† ƒл€ документов, имеющих гриф Ђƒл€ служебного пользовани€ї обеспечить пор€док хранени€, регламентированный соответствующей инструкцией.


2.6 ѕрименение современных средств дл€ оперативного хранени€ документов в »нспекции


¬ »нспекции дл€ работы с документами на бумажной основе используютс€ следующие средства хранени€:

Ј Ћотки и кассеты, позвол€ющие работникам »нспекции хранить на поверхности своих рабочих столов отдельные документы и их комплексы (дела).

Ј јрхивные коробки различной толщины: 75мм, 100мм, 150мм примен€ют сотрудники »нспекции как дл€ хранени€ оперативной документации, так и дл€ длительного архивного хранени€. ѕрочна€ конструкци€ и стандартизованный размер позвол€ют хранить документы вертикально и горизонтально на стеллажах или в архивных коробах.

Ј Ћоток-коробка используетс€ работниками »нспекции как дл€ вертикального, так и дл€ горизонтального хранени€ документов на стеллажах.

Ј ќфис сшивка многократного использовани€ тоже приветствуетс€ сотрудниками »нспекции. –аботники отмечают ее достоинства: позвол€ет быстро сн€ть всю пачку документов, значительно экономит врем€ по сравнению с традиционными методами переплетных работ, экономит средства - регистраторы вновь доступны дл€ оперативного накоплени€ документов;

Ј ѕапка на резинках охотно используетс€ сотрудниками »нспекции, так как обеспечивает удобное раскрывание и закрывание.

»спользование в »нспекции данных средств хранени€ обеспечивает оперативное хранение документов, долгосрочно (бессрочное) хранение, их максимальную физическую сохранность.

“екущее хранение кадровых документов, картотек, книг учета осуществл€етс€, как правило, в помещении кадровой службы. ƒл€ обеспечени€ их сохранности помещение оборудовано специальными шкафами или сейфами, запирающимис€ под ключ. ƒл€ быстрого поиска документов в шкафах размещают копию номенклатуры дел, а на корешках обложек дел - номера дел в соответствии с номенклатурой.

“рудовые книжки работников »нспекции хран€тс€ в сейфе руководител€ отдела кадров, там же хран€тс€ печати, штампы, бланки документов, ключи от шкафов (сейфов) дл€ оперативного хранени€ документов.

–аботникам кадровой службы »нспекции запрещено при любой продолжительности выхода из помещени€ оставл€ть какие-либо документы или служебные записи на рабочем столе, а также работающий компьютер. ¬ конце рабочего дн€ работники кадровой службы должны помещают все массивы документов, наход€щихс€ в процессе их исполнени€, в металлический шкаф, и закрывают его.  лючи от шкафов сдаютс€ руководителю отдела кадров под роспись.

„ерновики документов, испорченные бланки в конце рабочего дн€ уничтожаютс€, дл€ этого примен€тс€ шредер.  омпьютеры в конце рабочего дн€ блокируютс€ и отключаютс€ от сети. ¬ цел€х несанкционированного доступа к информационной базе дл€ каждого подразделени€ и сотрудника установлен свой пароль.

 роме того, технологи€ хранени€ и учета кадровой документации предполагает об€зательную роспись работников, подтверждающую получение на руки копий и выписок из них.

ќснованием последующего (архивного) хранени€ документов €вл€етс€ экспертиза их ценности, и далее следует: оформление дел, составлении описей, составление актов о выделении к уничтожению документов и сдача дел в архив организации.


2.7 ќбеспечение сохранности документов в структурных подразделени€х


ƒелопроизводство в структурном подразделении »нспекции ведЄт один из работников подразделени€.

ƒелопроизводство в »нспекции, независимо от типа носител€ документированной информации, ведЄтс€ с использованием системы автоматизированного ведени€ делопроизводства, предназначенной дл€ учЄта и сопровождени€ документов.

¬ »нспекции назначаетс€ работник, отвечающий за организацию и ведение администрировани€ и справочной работы в системе автоматизированного ведени€ делопроизводства.

¬ структурных подразделени€х персональна€ ответственность за организацию и ведение делопроизводства, своевременное и отвечающее установленным требовани€м исполнение документов, сохранность дел возлагаетс€ на:

Ј начальников структурных подразделений;

Ј делопроизводителей структурных подразделений;

Ј непосредственных исполнителей.†

 ќб утрате служебных документов »нспекции следует немедленно информировать начальника соответствующего структурного подразделени€, который докладывает руководителю (заместителю руководител€) о факте утраты служебных документов. –уководитель (заместитель –уководител€) распор€жаетс€ о проведении служебной проверки. –езультаты проверки сообщаютс€ в отдел общего обеспечени€ и представл€ютс€ в подразделение безопасности (или работнику, на которого возложены об€занности безопасности).

»зъ€тие подлинников документов »нспекции из дел производитс€ уполномоченными органами исполнительной власти на основании соответствующего постановлени€, с уведомлением руководител€ и с оставлением в деле копий изъ€тых документов, а также документа фиксирующего причину выдачи подлинников.

ѕередача заверенных копий и копий документов сторонним организаци€м допускаетс€ только после получени€ положительного решени€ по официальному письменному запросу, направленному руководителю »нспекции или заместителю руководител€ »нспекции.

ƒокументы, поступившие в »нспекцию в электронном виде и подписанные электронной цифровой подписью, передаютс€ в сторонние организации в виде заверенных копий, выполненных на бумажном носителе.

Ќачальники структурных подразделений »нспекции об€заны:

Ј —воевременно обеспечить доведение поступивших документов до исполнителей.

Ј ќрганизовать оперативное ознакомление работников с документами, определ€€ в каждом конкретном случае круг заинтересованных исполнителей.

Ј ѕри длительном отсутствии работников (отпуск, командировка и т.д.) все неисполненные ими документы передаютс€ замещающим их работникам структурного подразделени€. ƒела, вз€тые из архива, должны быть сданы в архив.

«авершающий этап работы с документами »нспекции в текущем делопроизводстве Ц обработка дел дл€ последующего их хранени€ и использовани€.

¬ »нспекции строго следуют установленным правилам, в отделах документы должны хранитьс€ еще год после окончани€ текущего года. ¬ этот период работы к ним еще часто обращаютс€ за справками, выписками, работа с некоторыми документами завершаетс€ в начале нового календарного года.

ѕо истечении этого срока дела должны быть обработаны дл€ длительного хранени€ и сданы в архив учреждени€, если он есть. Ќапример, дела за 2005 год должны обрабатыватьс€ в 2006 году.

ƒела дл€ хранени€ готов€тс€ в строгом соответствии с требовани€ми, разработанными архивными учреждени€ми и изложенными в Ђќсновных правилах работы ведомственных архивовї и Ђ√осударственной системе документационного обеспечени€ управлени€ї.

ќбеспечение сохранности документов в структурных подразделени€х »нспекции обусловлено задачами ограничени€ несанкционированного доступа к документам, содержащим персональные данные работников, и эффективного поиска нужной информации.


2.8 ќрганизаци€ справочной работы и пор€док выдачи

документов во временное пользование при хранении в структурных подразделени€х

ќбеспечение сохранности документов »нспекции возлагаетс€ на лиц, ответственных за работу с ними. ƒела »нспекции с момента их заведени€ и до сдачи в архив учреждени€ или уничтожени€ хран€тс€ в специально отведенных закрывающихс€ комнатах, отвечающих требовани€м пожарной безопасности, температурно-влажностного, светового, санитарно-гигиенического и охранного режимов хранени€.

ƒела помещаютс€ на архивные полки, предохран€ющие документы от пыли, воздействи€ солнечного света и обеспечивающие их физическую сохранность.

ƒокументы структурного подразделени€ могут выдаватьс€ делопроизводителем во временное пользование работникам »нспекции.

ќсновные правила устанавливают сроки пользовани€ делами, выданными дл€ работников структурных подразделений »нспекции Ч дес€ть дней. ¬ случае необходимости продлени€ срока пользовани€ делами производитс€ переоформление документов на их выдачу.

«апрещаетс€ брать документы из дел структурного подразделени€ без уведомлени€ начальника структурного подразделени€.

»зъ€тие документов из дел, наход€щихс€ в оперативном хранении, производитс€ уполномоченными органами исполнительной власти на основании соответствующего постановлени€, с уведомлением руководител€ »нспекции и с оставлением в деле копий изъ€тых документов, а также документа фиксирующего причину выдачи подлинников.

Ќа выданное по служебной необходимости дело заполн€етс€ картаЦзаместитель, в которой указываютс€ структурное подразделение, номер дела, его заголовок, дата выдачи, кому дело выдано, дата возвращени€, предусматриваютс€ графы дл€ расписок в получении и приеме дела. ¬ыдача дел из хранилища учитываетс€ в книгах выдачи дел. «а своевременным возвращением дел устанавливаетс€ контроль.

—осто€ние возвращенных после использовани€ документальных материалов должно быть проверено в присутствии лица, сдающего эти материалы. ѕровер€етс€ физическое состо€ние возвращенных дел (наличие всех листов, целостность листов, обложек, отсутствие помет исследовател€ на документах и т.д.).

≈сли судебным или следственным органам необходимо изъ€ть документы, то это должно оформл€тьс€ по их письму с разрешени€ руководител€ »нспекции и с составлением акта об изъ€тии. ѕри возможности из дел посто€нного хранени€ выдаютс€ только документы, интересующие органы, при этом вместо изъ€тых листов оставл€ютс€ их копии (фотографические, ксерографические или машинописные), заверенные ответственным должностным лицом »нспекции. јкт об изъ€тии документов хранитс€ в деле.

 ѕри необходимости передачи в сторонние организации документов, полученных по электронной почте и подписанных электронно-цифровой подписью (Ё÷ѕ), необходимо выполнить следующее:

Ј уполномоченному работнику представл€етс€ распечатанна€ (бумажна€) копи€ документа и электронный документ (вместе с Ё÷ѕ);

Ј уполномоченный работник свер€ет текст копии и электронного документа и провер€ет подлинность Ё÷ѕ;

Ј в случае соответстви€ текста копии тексту электронного документа и правильности Ё÷ѕ, уполномоченный работник ниже реквизита Ђѕодписьї проставл€ет заверительную надпись: Ђ опи€ вернаї или Ђ¬ерної; свою должность; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверени€;

Ј копи€ документа завер€етс€ печатью, определ€емой по усмотрению руководства »нспекции.

¬сем предпри€ти€м и учреждени€м »нспекцией выдаютс€ справки только на основании письменного запроса.

 

2.9 ќсновные требовани€ к хранению документов в »нспекции


јрхив структурного подразделени€ Ц отдела по работе с налогоплательщиками »нспекции находитс€ в здании »нспекции на первом этаже. ¬ комнате отсутствуют магистральные трубопроводы (газовые, водопроводные, канализационные и др.).

¬ цел€х защиты документов »нспекции от хищени€, на окне установлены откидные металлические решетки. ѕомещение архива оборудовано пожарно-охранной сигнализацией.

¬ архиве »нспекции проложена скрыта€ электропроводка. ќсветительна€ арматура примен€етс€ полугерметическа€. —ветильники, электрощиты и распределительные устройства используютс€ закрытого исполнени€. –аспределительные электрощиты, предохранительные пробки и отключающие рубильники установлены вне хранилища.

¬ архиве отдела по работе с налогоплательщиками используют лампы накаливани€ с укороченным ультрафиолетовым участком спектра. —ветильники удалены от коробок с документами не менее чем на 50 сантиметров. –озетки снабжены крышками. Ўнуры пылеса и переносных светильников заключены в резиновые шланги. ѕереносные светильники оборудованы защитными стекл€нными колпаками и сетками.

ќсвещенность на вертикальной поверхности стеллажа на высоте 1 м от пола Ц 20-30 лк.

јрхив отдела по работе с налогоплательщиками располагать в комнате с окнами, выход€щими на северную сторону.

ќсновным противопожарным оборудованием архива отдела по работе с налогоплательщиками €вл€ютс€ углекислотные огнетушители новейших конструкций, которые устанавливаютс€ из расчета не менее одного на каждые 50 кв. метров площади, но не менее двух на каждое отдельное помещение. “ак как площадь архива отдела по работе с налогоплательщиками составл€ет 25 кв. метров, то там установлен один углекислотный огнетушитель. ћежду сотрудниками распределены об€занности на случай пожара, составлен план эвакуации документов. ¬се электрооборудование архива отдела по работе с налогоплательщиками обеспечено заземлением.

’ранение документов »нспекции ведетс€ в соответствии с Ђќсновными правилами работы архивов организацийї.

¬ архиве отдела по работе с налогоплательщиками поддерживаетс€ посто€нна€ температура воздуха в пределах 14-20º— и относительна€ влажность воздуха Ц 45-60%. ƒл€ контрол€ температурно-влажностного режима архива используетс€ психрометр. ѕрибор состоит из двух термометров - сухого дл€ измерени€ температуры воздуха и влажного дл€ определени€ влажности воздуха. ѕоказани€ занос€т в специальный регистрационный журнал.

¬ архиве отдела по работе с налогоплательщиками используютс€ металлические односторонние стеллажи. ¬ысота стеллажа не превышает 2,2 м. —теллажи установлены на рассто€нии 10-15 см от стен. –ассто€ние от пола до нижней полки не менее 10-15 см. Ўирина главных проходов между стеллажами 1-1,2 м, остальных проходов Ц не более 70-80 см. ¬ помещении архива установлены металлические шкафы.

ѕринципы хранени€ отдельных видов документов »нспекции

1.   ƒокументы налоговой и бухгалтерской отчетности (налоговые декларации и бухгалтерска€ отчетность).

ƒокументы налоговой и бухгалтерской отчетности, предоставленные крупнейшими и основными налогоплательщиками »нспекции, хран€тс€ в самосто€тельных Ђналоговых делахї указанных налогоплательщиков.

ƒокументы налоговой и бухгалтерской отчетности налогоплательщиков, не относ€щихс€ к крупнейшим и основным налогоплательщикам, не рассортировываютс€ по Ђналоговым деламї отдельных налогоплательщиков и группируютс€ по видам однородных документов.

ƒопускаетс€ ведение Ђналоговых делї налогоплательщиков, не относ€щихс€ к крупнейшим и основным налогоплательщикам, сформированных по нескольким налогоплательщикам.

2.   ƒокументы, касающиес€ проведени€ и оформлени€ результатов налоговых проверок, предоставленные налогоплательщиком по€снени€, письма, запросы, копии ответов на них, судебные дела определ€ютс€ ни хранение в отдельные папки (Ђдосье налогоплательщикаї). ƒопускаетс€ хранение (Ђдосье налогоплательщикаї) р€дом с Ђналоговым деломї налогоплательщика.

ƒокументы »нспекции хран€тс€ в услови€х, обеспечивающих их защиту от повреждений, вредных воздействий окружающей среды и исключающих утрату документов.

«аключение


“аким образом, в заключение данной работы можно сделать следующие выводы.

¬о-первых, оперативное хранение документов €вл€етс€ тем инструментом, который определ€ет как срок, так и средства хранени€ документов.

¬о-вторых, целесообразность использовани€ традиционных средств оперативного хранени€ документов должны определ€тьс€ объемами хран€щихс€ документов и частотой обращени€ к ним.

¬-третьих, пор€док выдачи документов во временное пользование при хранении в структурных подразделени€х предотвращает несанкционированный доступ пользователей к документам.

¬-четвертых, основные требовани€ к хранению документов в организации обеспечивают технологи€ хранени€ и защиты информации от преждевременных разрушений.

¬ »нспекции рационально используютс€ средства дл€ документооборота. —ледует отметить что, внедрение персональных компьютеров, обеспечение свободного доступа к сети »нтернет эффективно дл€ повышени€ работы документационной службы предпри€ти€ в целом и организации хранени€ документов в делопроизводстве.

¬ »нспекции имеютс€ документы в электронной форме, создаваемые сотрудниками организации на компьютерах, полученные по электронной почте, переведенные в электронную форму (путем сканировани€) с традиционного бумажного вида. Ќо вопрос об их упор€дочении и организации хранени€ еще до конца не решен.

Ёлектронное хранение документов позвол€ет обеспечить сохранность документов, их централизованное хранение, быстрый поиск и распределенный доступ к документам, как с помощью локальной сети, так и с использованием удаленного доступа (по телефону и через Internet).

“аким образом, если »нспекци€, полностью перейдет на безбумажный документооборот, то имеетс€ возможность сэкономить значительные площади, занимаемые ранее под хранилища. јвтоматизированные технологии позвол€т существенно ускорить делопроизводственные операции по подготовке дел к архивному хранению.

¬ данной работе проанализировано, каким образом в »нспекции достигаетс€ организаци€ хранени€ документов в делопроизводстве. ¬ы€снено, что текущее хранение дел »нспекции осуществл€етс€ по месту их формировани€. ƒокументы текущего и двух предыдущих лет хран€тс€ в структурных подразделени€х в соответствии с номенклатурой дел. ѕерсональную ответственность за хранение документов несут начальники структурных подразделений »нспекции.

Ќоменклатура дел »нспекции предназначена дл€ организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учЄта дел, определени€ сроков их хранени€ и €вл€етс€ основой дл€ составлени€ описей дел посто€нного и временного (свыше 10 лет) хранени€, а также дл€ учЄта дел временного (до 10 лет включительно) хранени€.

Ќоменклатура дел составл€етс€ на основе ѕоложени€ об »нспекции, его структуры, штатного расписани€, перечн€ типовых документов, перечн€ документов, образующихс€ в де€тельности налоговых органов, с указанием сроков их хранени€, а также анализа видов, состава и содержани€ документации »нспекции.

Ќоменклатура дел структурного подразделени€ »нспекции составл€етс€ делопроизводителем данного подразделени€, согласуетс€ с архивом »нспекции и подписываетс€ начальником структурного подразделени€.

Ќа основе номенклатур дел структурных подразделений отдел общего обеспечени€ составл€ет сводную номенклатуру дел »нспекции.

Ќо в »нспекции отсутствует электронный вариант номенклатуры дел. ѕри наличии соответствующей технической базы целесообразно нар€ду с традиционной бумажной формой номенклатуры иметь ее электронный вариант. Ёто обеспечивает ее быструю корректировку и оформление в конце года, подготовку ее к новому делопроизводственному году.

»сполненные документы »нспекции формируютс€ в дела в соответствии с заголовками дел по номенклатуре.

ƒела »нспекции формируютс€, децентрализовано, то есть в структурных подразделени€х »нспекции. ‘ормированием дел занимаютс€ делопроизводители структурных подразделений.

ƒелопроизводство в структурном подразделении »нспекции ведЄт один из работников подразделени€.

ƒелопроизводство в »нспекции, независимо от типа носител€ документированной информации, ведЄтс€ с использованием системы автоматизированного ведени€ делопроизводства, предназначенной дл€ учЄта и сопровождени€ документов.

ќсновное внимание в делопроизводстве »нспекции сосредоточили на повышении научного уровн€, эффективности и качества работы, укреплении материально-технической базы, внедрении технических достижений в практику.

— научно-технической точки зрени€ рассмотрены: пон€тие и форма составлени€ номенклатуры дел, правила и требовани€ к оформлению дел, современные средства и методы хранени€ документов, обеспечение сохранности документов, организацию справочной работы, пор€док выдачи документов во временное пользование, основные требовани€ к хранению документов.

ќбеспечение организации хранени€ документов в делопроизводстве €вл€етс€ научно-технической проблемой, включа€ вопросы научно-исследовательского, организационного и методического характера.

—писок использованных источников


1.   ‘едеральный закон от 22.10.2004 є 125-‘« Ђќб архивном деле в –оссийской ‘едерацииї - «акон є 125-‘«

2.   ‘едеральный закон от 20.02.1995 г. Ђќб информации, информатизации и защите информацииї

3.   ѕриказ –осархива от 27.11.2000 є 68 Ђќб утверждении Ђ“иповой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной властиї

4.   Ќалоговый кодекс –оссийской ‘едерации (часть перва€) от 31.07.1998 Ц ‘« є 146

5.   Ќалоговый кодекс –оссийской ‘едерации (часть втора€) от 05.08.2000 Ц ‘« є 117

6.   ќсновные правила работы архивов организаций. ћ., 2002.

7.   ѕеречень документов, образующихс€ в де€тельности ћинистерства –‘ по налогам и сборам, его территориальных органов и подведомственных организаций, с указанием сроков хранени€,2004

8.   ѕеречень типовых управленческих документов, образующихс€ в де€тельности организаций, с указанием сроков хранени€. ћ., 2000.

9.   ћетодические указани€ по составлению описей дел и научно-справочного аппарата (Ќ—ј) к ним. Ѕ., 1998.

10. ќбщероссийский классификатор управленческой документации ќ  011 Ц 93. Ц ћ.: »зд-во стандартов, 1995.

11. ѕоложение о ‘едеральной налоговой службе, утвержденное постановлением ѕравительства –оссийской ‘едерации от 30.09.2004 є506

12. ѕоложение о ћежрайонной инспекции ‘едеральной налоговой службы по крупнейшим налогоплательщикам јлтайского кра€

13. »нструкци€ по делопроизводству »‘Ќ—

14. √ќ—“ – 6.30-2003 Ђ”нифицированные системы документации. ”нифицированна€ система организационно-распор€дительной документации. “ребовани€ к оформлению документовї

15. √ќ—“ – 51141-98 Ђƒелопроизводство и архивное дело. “ермины и определени€ї. ¬веден 01.01.98. Ц ћ.: »здательство стандартов


Ћитература:

16. јндреева, ¬.». ƒелопроизводство (с образцами документов на основе √ќ—“ов –‘): учебное пособие/ ¬.». јндреева. Ц ћ.: «јќ ЂЅизнес-школа Ђ»нтел-синтезї, 2001 Ц 192 с.

17. јндреева, ¬.». Ђƒелопроизводствої (»здание 10-е, переработанное и дополненное): ѕрактическое пособие/ ¬.». јндреева. Ц ћ.: ќќќ Ђ”правление персоналомї, 2005 Ц 200 с.

18. јрхипова, Ќ.√. ƒелопроизводство на компьютере: учебное пособие/ Ќ.√. јрхипова. Ц ћ., 2004. Ц 260 с.

19. Ѕарахин, ј.Ѕ. Ђƒелопроизводство на предпри€тииї: практическое пособие / ј.Ѕ. Ѕарахин. - ћ.: 2000.

20. Ѕасаков, ћ.». ƒелопроизводство и корреспонденци€ в вопросах и ответах: учебное пособие/ ћ.». Ѕасаков - –остов-на-ƒону, 2004.

21. Ѕолгова, ≈.Ќ. ќтбор на государственное хранение управленческих документов: методические рекомендации/ ≈.Ќ. Ѕолгова Ц ћ.: ¬Ќ»»ƒјƒ, 2001.

22.  Ѕондырева, “.Ќ. ћосква У¬ысша€ школаФ, 1989г. —екретарское дело, 2006, N 6. —. 3-10.

23. Ѕункина, Ќ. . —еменов, ј.Ќ. ќсновные правила работы ведомственных архивов: Ќ. .Ѕункина - ћ., 2002.

24. ¬ерховцев, ј.¬. Ђƒелопроизводство в кадровой службеї: учебное пособие/ ј.¬. ¬ерховцев. - ћ.: »Ќ‘–ј, 2001.

25. ¬€лова, ћ.Ќ. јрхив фирмы (негосударственной организации). ћетодическое пособие и ѕримерный перечень документов, образующихс€ в де€тельности негосударственных организаций: ћ.Ќ. ¬€лова - ћ.: ћосгорархив, 2001.

26. «амыцкова, ќ.».ƒелопроизводство дл€ колледжей: ”чебник Ц 5 изд./ ќ.». «амыцкова. Ц –остов-на-ƒону.: 2001 Ц 235 с.

27. »ванова, ј.Ћ. «аконодательство и нормативы по обеспечению сохранности документов: ј.Ћ. »ванова Ц ћ.: 2003 Ц 185 с.

28.  ирсанова, ћ.¬., јксенов ё.ћ.  урс делопроизводства: ƒокументальное обеспечение управлени€: ”чебное пособие Ц 4 изд./ ћ.¬  ирсанова Ц ћ.: »Ќ‘–ј-ћ; Ќовосибирск: Ќ√јЁи”, 2004.

29.  райнова, Ћ.ј. ƒелопроизводство в кадрах: Ћ.ј.  райнова Ц ћ.: 2004 Ц 154 с.

30.  удр€ева, ¬.ј. организаци€ работы с документами: ”чебник Ц 2 изд./ ¬.ј.  удр€ева Ц ћ.: 2001.

31.  узнецова “.Ќ., ћосква, —екретарское дело,1998г.

32.  узнецова, “.¬. ƒелопроизводство: ”чебное пособие Ц 6 изд./ “.¬.  узнецова Ц ћ.: 2003.

33. Ћихачев, ћ.“. ƒокументы и делопроизводство: справочное пособие/ ћ.“. Ћихачев. - ћ.: ЂЁкономикаї, 2000.

34. ћаксимович, ё.ј., Ѕерестова ¬.». ƒелопроизводство в кадрах: ”чебное пособие Ц 4 изд./ ё. ј. ћаксимович. - ћ.: 2003.

35. ћингалев, ¬.—. Ђ—пециальные системы документировани€ї/ ¬.—. ћингалев. - ћ .: 2000.

36. ѕавлюк, Ћ.¬.,  иселева, “.»., ¬оробьев, Ќ.»., —правочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере/ Ћ.¬. ѕавлюк. - —пб.: 2000.

37. ѕечникова, “.¬., ѕечникова, ј.¬. ѕрактика работы с документами в организации: учебное пособие/ “.¬. ѕечникова. Ц ћ.: Ё ћќ—, 2003.

38. ѕшенко, ј.¬. Ђƒокументационное обеспечение управлени€ї: учебное пособие/ ј.¬. ѕшенко. - ћ.: 1999.

39. –огозина,  .¬. ƒокументационное обеспечение управлени€: ”чебник Ц 5 изд./  .¬. –огозина. Ц ћ.: 2003.

40. –озанова, ¬.ј. “ипова€ инструкци€ по делопроизводству в министерствах и ведомствах –‘: практическое пособие/ ¬.ј. –озанова. Ц ћ.: 2003.

41. –умынина, Ћ.ј. ƒелопроизводство: ”чебное пособие Ц 3 изд./ Ћ.ј. –умынина - ћ.: 2001.

42. —тенюков, ћ.¬. Уƒокументы. ƒелопроизводство.Ф/ћ.¬. —тенюков, - ћ. УѕриорФ, 1997 - 144 с. (про комнату дл€ хранени€ документов)

43. —тенюков, ћ.¬. ƒокументы. ƒелопроизводство: ѕрактическое пособие по документационному обеспечению де€тельности предпри€ти€/ ћ.¬. —тенюков. - ћ.: Уѕ–»ќ–Ф, 2004.

44. www.yandex.ru

45. www.5ballov.ru

ѕриложение ј


Ќаименование

структурного подразделени€

Ќќћ≈Ќ Ћј“”–ј ƒ≈Ћ

___________ є ___________

__________________________

(место составлени€)

на 20__ год


»ндекс

дела

«аголовок

дела

 ол-во дел

единиц хранени€

—рок хранени€ и
є статей по перечню

ѕримечание

1

2

3

4

5

Ќазвание раздела























Ќаименование должности руководител€ структурного подразделени€

ѕодпись ††† ††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††† –асшифровка подписи

ƒата


—ќ√Ћј—ќ¬јЌќ

ѕротокол Ё  структурного подразделени€

от ______________ є ________________

Ќаименование должности руководител€ архива

(лица, ответственного за архив)

ѕодпись†††† ††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††† –асшифровка подписи

ƒата

ѕриложение Ѕ


јрхивные коробки






Ћоток-коробка


ќфис сшивка


јрхивна€ папка с зав€зками

ѕриложение ¬


Ќаименование предпри€ти€

Ќаименование структурного подразделени€


 ј–“ј-«јћ≈—“»“≈Ћ№ ƒ≈Ћј


ƒело __________________________________________________________________

(є и название)


¬ыдано во временное пользование:

є

п/п

‘.».ќ.

пользовател€

ƒата

выдачи

ƒата

возврата


1

2

3

























 

ѕриложение √


Ѕј–Ќј”Ћ№— »… √ќ–ќƒ— ќ… —ќ¬≈“ Ќј–ќƒЌџ’ ƒ≈ѕ”“ј“ќ¬ »—ѕќЋЌ»“≈Ћ№Ќџ…  ќћ»“≈“


–≈Ў≈Ќ»≈


29. 05. 1990

г. Ѕарнаул

ќ государственной налоговой службе

¬ цел€х совершенствовани€ системы контрол€ за соблюдением законодательства о налогах, полнотой и своевременностью внесени€ платежей в бюджет, повышени€ ответственности предпри€тий, организаций и населени€ за выполнение налоговых об€зательств —овет ћинистров ———– постановлением от 24 €нвар€ 1990 г. є 76 создал государственную налоговую службу. ƒл€ проведени€ в городе организационных меропри€тий по созданию государственных налоговых инспекций исполнительный комитет городского —овета народных депутатов

–≈Ў»Ћ:

1.††††† ѕроизводственному управлению жилищного хоз€йства (т.ћищенко) 1 июл€ 1990 года предоставить городскому аппарату государственной налоговой инспекции первый этаж здани€ по у липе Ќикитина,78.

2.††††† –айисполкомам (тт.ƒешевых, ƒружинин,  уликов, ѕетров, янин) предоставить до 1 июл€ 1990 года государственным налоговым инспекци€м необходимые служебные помещени€, исход€ из действующих норм, прин€ть меры по обеспечению их мебелью и другими материально-техническими средствами, предоставлению жиль€ в установленном законом пор€дке.

3.††††† «аместителю председател€ горисполкома т.Ўипицину ћ.ћ. решить вопрос о выделении 6 автомашин дл€ государственных налоговых инспекций.


ѕриложение ƒ



ѕоложение

о ћежрайонной инспекции ‘едеральной налоговой службы по крупнейшим налогоплательщикам јлтайского кра€


I.   ќбщие положени€

1.† ћежрайонна€ инспекци€ ‘едеральной налоговой службы покрупнейшим налогоплательщикам јлтайского кра€ (далее - »нспекци€) €вл€етс€ территориальным органом ‘едеральной налоговой службы (далее - ‘Ќ— –оссии) и входит в единую централизованную систему налоговых органов.

»нспекци€ находитс€ в непосредственном подчинении ”правлени€ ‘Ќ— –оссии по јлтайскому краю (далее - ”правление) и подконтрольна ‘Ќ— –оссии и ”правлению.

2.   »нспекци€ имеет сокращенное наименование: ћежрайонна€ »‘Ќ— –оссии по крупнейшим налогоплательщикам јлтайского кра€.

3.   »нспекци€ €вл€етс€ территориальным органом, осуществл€ющим функции по контролю и надзору за соблюдением законодательства о налогах и сборах, за правильностью исчислени€, полнотой и своевременностью внесени€ в соответствующий бюджет налогов и сборов, в случа€х, предусмотренных законодательством –оссийской ‘едерации, за правильностью исчислени€, полнотой и своевременностью внесени€ в соответствующий бюджет иных об€зательных платежей, а также за производством и оборотом этилового спирта, спиртосодержащей, алкогольной и табачной продукции и за соблюдением валютного законодательства –оссийской ‘едерации в пределах компетенции налоговых органов.

»нспекци€ выполн€ет функции регистрирующего органа, уполномоченного вносить записи в ≈диный государственный реестр юридических лиц при государственной регистрации общественных и кредитных организаций, представл€ет в делах о банкротстве и в процедурах банкротства требовани€ об уплате об€зательных платежей и требовани€ –оссийской ‘едерации по денежным об€зательствам.


ѕриложение ≈


ћинистерство –оссийской ‘едерации

по налогам и сборам


”правление ћЌ— –‘ по јлтайскому краю


ѕ–» ј«


ќт 30 но€бр€ 1992†† ††††††††††† †г. Ѕарнаул †††††††††††††††††††††††††††††††††† є 301


ќ преобразовании √осналогинспекции по г. Ѕарнаулу

¬ соответствии с ”казом ѕрезидента –оссийской ‘едерации от 23 декабр€ 1998 г. є 1635 "ќ ћинистерстве –оссийской ‘едерации по налогам и сборам", постановлением ѕравительства –оссийской ‘едерации от 27 феврал€ 1999 г. є 254 "¬опросы ћинистерства –оссийской ‘едерации по налогам и сборам" и приказом ћинистерства –оссийской ‘едерации по налогам и сборам от 29.10.1999 г. є јѕ-2Ѕ- \ 20/514 "ќб утверждении структуры ”правлени€ ћЌ— –оссии по јлтайскому краю"

ѕ–» ј«џ¬јё:

1.ѕреобразовать государственную налоговую инспекцию по г. Ѕарнаулу в инспекцию ћинистерства –оссийской ‘едерации по налогам и сборам межрайонного уровн€ по работе с крупными и проблемными налогоплательщиками по г. Ѕарнаулу јлтайского кра€.

2.”становить инспекции ћинистерства –оссийской ‘едерации по налогам и сборам межрайонного уровн€ по работе с крупными и проблемными налогоплательщиками по г.Ѕарнаулу јлтайского кра€ предельную численность работников в количестве 113 единиц. „исленность персонала по охране и обслуживанию зданий 22 единицы.

3.”читыва€ целесообразность передачи крупных налогоплательщиков в инспекцию ћинистерства –оссийской ‘едерации по налогам и сборам межрайонного уровн€ по работе с крупными и проблемными налогоплательщиками по г. Ѕарнаулу јлтайского кра€ с 1 €нвар€ 2000 года, сохранить функции √осналогинспекции по г.Ѕарнаулу до конца текущего года.



ѕриложение ∆


ќ реорганизации ћежрайонной инспекции ћЌ— –оссии є29 по јлтайскому краю

¬ соответствии с приказами ћинистерства –оссийской ‘едерации по налогам и сборам от 24.10.2002 є Ѕ√-3-15/600 Ђќ структуре ”правлени€ ћЌ— –оссии по јлтайскому краюї, от 15.08.2002 є Ѕ√-3-15/438 Ђќ предельной численности территориальных органов ћЌ— –оссииї, от 05.04.2002 є Ѕ√-3-30/179 Ђќ создании межрайонных инспекций по крупнейшим налогоплательщикамї, приказом ”правлени€ ћЌ— –оссии по јлтайскому краю от 13.11.2002 є 315 Ђќ реорганизации ћежрайонной инспекции ћЌ— –оссии є 29 по јлтайскому краюї

ѕ–» ј«џ¬јё:

1. –еорганизовать ћежрайонную инспекцию ћинистерства –оссийской ‘едерации по налогам и сборам є 29 по јлтайскому краю в ћежрайонную инспекцию ћинистерства –оссийской ‘едерации по налогам и сборам по крупнейшим налогоплательщикам јлтайского кра€ с 15.01.2003


ѕриложение «


є

п/п

Ќаименование структурных

подразделений, должностей

ќбща€

числен-ность

(ед.)

в том числе

„ислен-ность

государст-венных служащих

„исленность

работников

занимающих

должности не отнесенные к госдолжност€м

„исленность

младшего обслужи-вающего персонала

(ћќѕ)

1.

–уководство

4

4




–уководитель

1

1




«аместитель руководител€

2

2




«аместитель руководител€Ц начальник отдела автоматизации информационных систем

1

1



2.

ќтдел общего обеспечени€

32

10

4

18

3.

ёридический отдел

5

5



4.

ќтдел взыскани€ задолженности

7

7



5.

ќтдел работы с налогоплательщиками

8

7

1


6.

ќтдел автоматизации информационных систем

6

6



7.

ќтдел ввода

5

5



8.

ќтдел учета, анализа и налоговой статистики

8

8



9.

ќтдел камерального контрол€

17

17



10.

ќтдел планировани€ и проведени€ роверок

32

32




»того:

124

101

5

18


в том числе






ѕредельна€ численность по инспекции

106

 


ѕриложение »


ќбразец номенклатуры дел »нспекции


ћ≈∆–ј…ќЌЌјя »Ќ—ѕ≈ ÷»я

федеральной налоговой службы є 1

по алтайскому краю


”“¬≈–∆ƒјё

–уководитель »нспекции

¬.¬. »ванов


Ќќћ≈Ќ Ћј“”–ј ƒ≈Ћ

√. Ѕарнаул

Ђ__ї_______20__г.


»ндекс дела

«аголовок дела

 ол-во дел

(ед.хр.)

—рок хранени€ дела и є статей по перечню

ѕримечание

1

2

3

4

5

Ќазвание раздела







Ќачальник отдела общего обеспечени€ ________________________(роспись)

¬иза лица, ответственного за архиↆ†††† ____________________________(роспись)

—ќ√Ћј—ќ¬јЌќ
«ав. архивным отделом администрации г. Ѕарнаул ____________(роспись)

ќƒќЅ–≈Ќќ

ѕротокол Ё  »нспекции _________________________________(роспись)


»тогова€ запись о категори€х и количестве дел, заведЄнных в 200__ году в »нспекции


ѕо срокам хранени€

¬сего

¬ том числе

переход€щих

с отметкой Ёѕ 

ѕосто€нного




¬ременного (более 10 лет)




¬ременного (до 10 лет)




»“ќ√ќ:





Ќачальник отдела общего обеспечени€ ________________________(роспись)

»тоговые сведени€ переданы в архив »нспекции ______________(роспись)

ƒолжность лица, передавшего сведени€ _____________________(роспись)


ѕриложение  


ћежрайонна€ инспекци€ ‘едеральной налоговой службы по крупнейшим налогоплательщикам јлтайского кра€

ќтдел работы с налогоплательщиками


Ќоменклатура дел на 2007год


ѕриложение Ћ


ќбразец формы листа-заверител€ дела


Ћ»—“ Ц «ј¬≈–»“≈Ћ№ ƒ≈Ћј є


¬ деле подшито и пронумеровано ________________________________

в том числе:

литерные номера листов________________________________________

пропущенные номера листов____________________________________

+листов внутренней подписи____________________________________




(должность, подпись, расшифровка подписи, дата)


ѕриложение ћ


ќбразец формы внутренней описи документов дела


¬Ќ”“–≈ЌЌяя ѕќƒѕ»—№

ƒокументов дела є___


є

п/п

»ндекс

документа

ƒата документа


«аголовок документа

Ќомера листов дела


ѕримечание

1

2

3

4

5

6


















































»того документов___________________________________________

 оличество листов

внутренней подписи__________________________________________

Ќаименование должности лица, составившего внутреннюю опись документов дела ___________________________________________(роспись)

ƒата ___________

ѕриложение Ќ


ќбразец формы титульного листа дел, имеющих

начальные и конечные даты


ћ≈∆–ј…ќЌЌјя »Ќ—ѕ≈ ÷»я

федеральной налоговой службы є 1

по алтайскому краю

(ћежрайонна€ »‘Ќ— –оссии є 1 по јлтайскому краю)


ќтдел

_______________

_______________

_______________

_______________


ƒело є _________том є __________

_____________________________________________

_____________________________________________

_____________________________________________

_____________________________________________

_____________________________________________


начато _______________

окончено _____________

хранить______________


ќглавление ¬ведение 1. “еоретические основы организации хранени€ документов в делопроизводстве 1.1 ѕон€тие оперативного хранени€ документов 1.

Ѕольше работ по теме:

ѕредмет: ћенеджмент

“ип работы: ƒиплом

найти  

ѕќ»— 

Ќовости образовани€

 ќЌ“ј “Ќџ… EMAIL: MAIL@SKACHAT-REFERATY.RU

—качать реферат © 2020 | ѕользовательское соглашение

—качать      –еферат

ѕ–ќ‘≈——»ќЌјЋ№Ќјя ѕќћќў№ —“”ƒ≈Ќ“јћ