Оглавления и указатели в Microsoft Word
Министерство образования и науки Российской Федерации
Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
«ТОМСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ
СИСТЕМ УПРАВЛЕНИЯ И РАДИОЭЛЕКТРОНИКИ» (ТУСУР)
Кафедра автоматизации обработки информации (АОИ)
Реферат
по дисциплине «Информационная техника обработки данных»
Оглавления и указатели в Microsoft Word
Выполнил:
Очирова В.Б.
Проверил:
Ципилева T.A.
г. Томск, 2013 г.
Содержание
Введение
. Создание оглавления
. Разметка текста для включения в оглавление
. Использование разделителей стилей со стилями заголовков
. Вставка разделителей стилей
. Удаление заголовка из оглавления
Заключение
Список использованной литературы
Введение
Оглавление - один из основных элементов профессионально оформленных документов. Например, многие ГОСТы при оформлении документации или при сдаче учебных материалов требуют делать оглавления для быстрой ориентации читателя в документе.
Сейчас мы рассмотрим, как сделать оглавления в Microsoft Word. Подробная инструкция для Microsoft Word 2007 поможет сделать его и в других версиях программы по аналогии - 2003, 2010. На самом деле сделать оглавление довольно просто, но не все знают даже самых элементарных и простейших функций одной из самых популярных и востребованных программ для компьютера.
оглавление документ текст заголовок
1. Создание оглавления
В Word можно создать оглавление на основе фрагментов текста в абзацах, не включая в оглавление целые абзацы. Пометить текст для включения в оглавление можно при помощи его форматирования стилями заголовка. Чтобы вставить оглавление в документ, выполните перечисленные ниже действия.
1.Запустите Word и откройте документ.
2.Поместите курсор в пустой абзац в том месте, куда нужно вставить оглавление.
.Щелкните Оглавление в группе Оглавление на вкладке Ссылки. Затем щелкните Оглавление.
.Задайте параметры оглавления в диалоговом окне Оглавление и нажмите кнопку ОК.
Примечание. Если текст в документе не отмечен как подлежащий включению в оглавление, вместо оглавления в документе появится следующее сообщение об ошибке: «Ошибка! Элементы оглавления не найдены».
Выберите оглавление в соответствии с типом документа:
·Бумажный документ
При создании документа, который читатели получат в печатном виде, следует создавать оглавления таким образом, чтобы каждый элемент состоял из заголовка и номера страницы, на которой расположен этот заголовок. В этом случае читатели смогут обратиться к нужной странице.
·Веб-документ
В документе, который читатели получат по сети и будут читать в Word, можно форматировать элементы оглавления в виде гиперссылок, чтобы можно было перейти к нужному заголовку, щелкнув его в оглавлении.[2]
. Разметка текста для включения в оглавление
Далее следует пометить текст, который нужно включить в оглавление, выполнив его форматирование стилями заголовка. Используйте для этого один из описанных ниже способов.
I. Использование выделения первых слов абзацев стилями заголовков
1.Выделите в документе какой-либо важный с точки зрения содержания текст, который следует включить в оглавление. Например, первые слова определенного абзаца могут отражать содержание последующего текста данного абзаца.
2.Щелкните нужный стиль заголовка в группе Стили на вкладке Домашняя страница.
.Щелкните пункт Обновление оглавления в группе Оглавление на вкладке Ссылки.
.Щелкните пункт Обновить целиком в диалоговом окне Обновление оглавления.
Если на стандартной панели инструментов нажать кнопку Показать или скрыть, можно заметить, что для пометки первых слов в абзаце не используются никакие специальные символы. Однако текст, отформатированный стилем заголовка, отображается в оглавлении документа. Так как при этом не используются скрытые маркеры абзаца или иные элементы, процесс создания оглавления в целом не вызывает затруднений. Для этого в Word используется новая функция - связанные начертания.
При создании связанного начертания может быть использован любой стиль абзаца. Можно создать стиль абзаца, в точности соответствующий стилю обычного текста абзаца, и применить его к фрагменту абзаца. Это позволяет сделать так, чтобы текст оглавления точно соответствовал тексту абзаца, если в параметры оглавления был включен стиль текста выделенного фрагмента. [3]
. Использование разделителей стилей со стилями заголовков
Разделитель стилей - это специальная форма скрытого маркера абзаца.
Теги разделителей стилей позволяют делать следующее:
·Применять стили заголовков к отдельному слову или фразе в абзаце так, чтобы в оглавлении отображалось только это слово или фраза.
·Использовать два стиля в одном абзаце так, чтобы в оглавление была включена только специально выделенная для этого часть абзаца.
·Применять к выделенному тексту уровни структуры таким образом, чтобы в оглавление вошел только специально выделенный текст.
·Применять уровни структуры к единичному слову или фразе в абзаце так, чтобы в оглавлении отображалось только это слово или фраза.
Разделитель стилей представляет собой скрытый маркер абзаца, выполняющий функцию разграничителя разных стилей, примененных в документе.
Чтобы добавить кнопку Разделитель стилей на панель инструментов, выполните указанные ниже действия.
1.Нажмите кнопку Microsoft Office и выберите команду Параметры Word.
2.Нажмите кнопку Настройка.
.В списке Выбрать команды из выберите элемент Все команды.
.В списке команд выберите Разделитель стилей, щелкните пункт Добавить и нажмите кнопку ОК.
Вставьте разделитель стилей перед применением стиля заголовка к тексту. Воспользуйтесь для этого одним из описанных далее способов.
. Вставка разделителей стилей
Способ А. Использование разделителей стилей для добавления в оглавление единичного слова или фразы из абзаца.
1.Достигнув в абзаце при вводе текста слова или фразы, которые нужно включить в оглавление, нажмите кнопку Разделитель стилей. Курсор будет перемещен в положение справа от разделителя, чтобы можно было продолжить ввод текста.
2.Введите слово или фразу, которую нужно включить в оглавление, и снова нажмите кнопку Разделитель стилей.
.Выделите слово или фразу, которую нужно включить в оглавление, щелкните стрелку рядом с полем раскрывающегося списка Стиль на панели инструментов Форматирование и выберите в списке нужный стиль заголовка.
Слово или фраза между двумя разделителями стилей будут включены в оглавление.
Способ Б. Разделитель стилей можно использовать между двумя существующими абзацами так, чтобы первый абзац был помечен для вставки в оглавление как текст, а второй абзац рассматривался как остальной текст, не подлежащий включению в оглавление. Для этого выполните указанные ниже действия.
1.Создайте два абзаца, поместив текст, который нужно включить в оглавление, в первый абзац, а остальной текст - во второй.
2.Поместите курсор в первый абзац и нажмите кнопку Разделитель стилей. Два абзаца будут представлены как один абзац путем преобразования маркера абзаца в конце первого абзаца в разделитель стилей. После этого в документе будет присутствовать один составной абзац, отображаемый при просмотре документа в режиме структуры как два отдельных абзаца, но выводимый на печать как один абзац.
.Выделите текст слева от разделителя, щелкните стрелку рядом с полем раскрывающегося списка Стиль на панели инструментов Форматирование и выберите в списке нужный стиль заголовка.
В оглавление войдет только начальный фрагмент (первый абзац), отформатированный стилем заголовка. [3]
. Удаление заголовка из оглавления
Если требуется удалить заголовок из оглавления, можно применить к тексту, помеченному для включения в оглавление, новый стиль абзаца.
1.Выделите текст, помеченный для включения в оглавление, щелкните стрелку рядом с полем раскрывающегося списка Стиль на панели инструментов Форматирование и выберите в списке нужный стиль заголовка (для удаления форматирования текста стилем заголовка выберите стиль Обычный).
2.Щелкните пункт Обновление оглавления в группе Оглавление на вкладке Ссылки.
Щелкните пункт Обновить целиком в диалоговом окне Обновление оглавления. Применив новый стиль абзаца ко всему абзацу, нельзя удалить форматирование стилем. Необходимо выделить в точности тот текст, который представлен в оглавлении, а затем применить новый стиль. [2]
6. Предметные указатели
В предметном указателе собираются отдельные слова и фразы, которые являются ключевыми и могут заинтересовать того, кто будет использовать документ. Обычно также указываются номера страниц, где упоминаются эти термины. Word автоматически упорядочивает указатель по алфавиту и к тому же сохраняет правильную нумерацию страниц при редактировании текста. Для создания указателя не потребуется много времени. Если вспоминать о нем не тогда, когда работа уже завершена, а уделять ему внимание во время набора текста, вам это не доставит неудобств.
Процесс создания указателя состоит из двух этапов: сначала нужно отметить слова, которые будут использованы в указателе, а затем создать сам указатель.
Включение терминов в указатель.
Чтобы при создании документа включить слово или фразу в предметный указатель, выполните следующие действия:
. Выделите нужный участок текста.
. Воспользуйтесь сочетанием клавиш Alt+Shift+X.
. Откроется диалоговое окно Определение элемента указателя (рис.2)
Выделенная вами фраза появится в поле основной области Элемент указателя. При необходимости фразу можно отредактировать. [4]
Определение элемента указателя позволяет сделать следующее:
·создать многоуровневый указатель.
Для этого введите фразу, которая должна быть помещена на второй уровень, в поле дополнительный области Элемент указателя;
·задать номер страницы, на которой встречается термин, помещенный в указатель.
Для этого установите переключатель Параметры в положение текущая страница;
·дать ссылку на другую фразу или термин.
Для этого установите переключатель Параметры в положение перекрестная ссылка и наберите соответствующий текст после слова См. После того как ввод термина будет завершен, нажмите кнопку Пометить. Если вместо этого выбрать кнопку Пометить все, будут помечены все выбранные слова в документе. Щелкните на кнопке Закрыть, чтобы закрыть окно Определение элемента указателя. После текста, включенного в указатель, появится поле предметного указателя, и будут выведены непечатаемые символы.
Создание указателя, когда набор текста будет завершен и фразы, которые должны присутствовать в указателе, будут в него внесены, можно переходить к созданию указателя. Для этого сделайте следующее.
.Установите курсор в то место текста, куда должен быть вставлен указатель.
.Перейдите на вкладку Ссылки на ленте, в группе Предметный указатель нажмите одноименную кнопку. Откроется окно, в котором будет активна только вкладка Указатель
.Из списка Форматы выберите один из предлагаемых форматов указателей.
.Чтобы дополнительные элементы располагались под основными элементами, установите переключатель Тип в положение с отступом. Если переключатель установлен в положение без отступа, то дополнительные элементы будут располагаться на одной строке с основными.
.Настройте количество колонок, а также при необходимости установите флажок Номера страниц по правому краю и выберите из списка Заполнитель символы, которые будет отделять элементы указателя от номера страницы.
.Нажмите кнопку OK, чтобы подтвердить создание указателя. Он появится в документе. [4]
Если после создания указателя текст придется редактировать снова, не забудьте обновить указатель, чтобы восстановить нумерацию страниц. Для этого поместите курсор в поле указателя и нажмите клавишу F9.
Удаление элемента из указателя.
Для удаления элемента из указателя нужно удалить весь текст, помещенный в фигурные скобки. Чтобы текст указателя был виден, нужно включить режим отображения непечатаемых символов при помощи кнопки Отобразить все знаки в группе.
ВНИМАНИЕ: Если просто удалить слово из указателя, при обновлении указателя слово снова появится. [5]
Заключение
Word - мощный текстовой процессор, предназначенный для выполнения всех видов обработки текста: от набора и верстки до проверки орфографии, вставки графики, распечатки текста. В одно из многих полезных свойств Word также входит автоматическая коррекция текста по границам, автоматический перенос слов и правка правописания слов, сохранение текста в определенный устанавливаемый промежуток времени, наличие мастеров текстов и шаблонов, позволяющих в считанные минуты создать деловое письмо, факс, автобиографию, расписание, календарь и многое другое. Word обеспечивает поиск заданного слова или фрагмента текста, замену его на указанный фрагмент, удаление, копирование во внутренний буфер или замену по шрифту, гарнитуре или размеру шрифта, а также по надстрочным или по подстрочным символам. [1]
Таким образом, мы убедились в том, что в текстовом процессоре Microsoft Word предусмотрена значительная степень автоматизации многих действий.
Грамотное использование таких операций как оглавление, указатели, заголовки может во многом упростить работу с текстовыми документами. Также эти функции необходимы для эстетичного и практичного оформления курсовых работ, отчетов, докладов, рефератов.
Список использованных источников
1.С.В. Симонович, Г.А. Евсеев «Информатика: Базовый курс», Изд. «Питер», 2003г., 625 страниц
.А.Н. Степанов «Информатика: Учебник для вузов», Изд. «Питер Пресс», 2009г., 755 страниц
3.office.microsoft.com
4.comp-science.narod.ru
5.wordexpert.ru
6.Microsoft Office Word 2007
Больше работ по теме:
Предмет: Информационное обеспечение, программирование
Тип работы: Контрольная работа
Новости образования
КОНТАКТНЫЙ EMAIL: [email protected]
Скачать реферат © 2017 | Пользовательское соглашение
ПРОФЕССИОНАЛЬНАЯ ПОМОЩЬ СТУДЕНТАМ