Оформление распорядительных документов

Оформление распорядительных документов

Введение

Актуальность: распорядительной документации в системе управления принадлежит особая роль ввиду того, что она имеется во всех учреждениях независимо от специфики их деятельности. Поэтому изучение их оформления актуально.

Цель: рассмотреть оформление распорядительных документов.

Задачи:

рассмотреть теоретические основы оформления некоторых реквизитов распорядительных документов на примере приказа;

проанализировать оформление приказа № ___ По Краевому Отделу Народного Образования от «__» декабря 1937 г.

Объект: распорядительные документы организации.

Предмет: приказ № ___ По Краевому Отделу Народного Образования от «__» декабря 37 г.

Степень изученности.

Тема достаточно хорошо изучена. Есть обширный круг литературы, освящающий вопросы по этой теме оформления распорядительной документации. Тема рассматривалась следующими авторами: Галахов В.В., Квеско С.Б., Кушнаренко Н.Н., Янковая В.Ф., Кузнецов И.Н., Черепанова Н.В., Кирсанова, М.В. и др.

Источниковая база.

Главную роль в рассмотрении обозначенной темы среди источников играет ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», а так же методические рекомендации к нему. Так же источником служит «Постановление Госкомстата России «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» от 05.01.04. - №1».

1. Теоретические основы оформления некоторых реквизитов распорядительных документов

приказ распорядительный документ реквизит

Распорядительные документы - это документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации. Эти документы регулируют и координируют деятельность, позволяют органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач

Приказ - правой акт, издаваемый руководителем организации (его структурного подразделения), действующим на основании единоначалия в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом. В отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и должностных лиц, независимо от подчиненности

Приказ оформляется на общем бланке. Реквизиты приказа: наименование министерства или ведомства, название организации, наименование вида документа - ПРИКАЗ, дата, номер, место составления, заголовок, текст, виза согласования.

Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

Наименование вида документа - ПРИКАЗ проставляется после наименования организации - автора документа.

Дата приказа - это дата его подписания, она как правило оформляется цифровым способом, элементы даты приводятся арабскими цифрами в одну строчку в последовательности день месяца, месяц, год. например: 05.03.2007. Допускается и словесно-цифровой способ оформления даты: 05 марта 2007 г.

Регистрационный номер - помещается справа от даты и представляет собой порядковый номер, который присваивается ему после подписания.

Текст приказа должен иметь заголовок, который выравнивается по центру листа. Он отвечает на вопрос «о чем?» и пишется без кавычек - Об утверждении положения…, О назначении ответственного … и т.д.

Текст приказа, как правило, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части излагают основания (факты, события, документы и др.) Распорядительную часть текста приказа, как правило, делят на пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Не допускается сокращений в названии должности, если документ на писан не на бланке организации.

Приказ должен визироваться всеми заинтересованными лицам и лицами, которых он касается. Согласие осуществляется путем визирования или проставления грифа согласования.

Таким образом, распорядительные документы имеют свой набор необходимых реквизитов, которые нужно уметь правильно оформлять.

2. Оформление приказа № ___ По Краевому Отделу Народного Образования от «__» декабря 1937 г.

Проанализировав приказ № ___ По Краевому Отделу Народного Образования от «__» декабря 1937 г. можно отметить, что в нем некоторые реквизиты оформлены не в соответствии с действующими правилами оформления приказов.

В рассмотренный документ оформлен не на общем бланке организации. В нем отсутствуют реквизиты «Наименование министерства или ведомства» и «Название организации».

Реквизит «Дата» оформлен не правильно. Написан с правого края на одной строчке с реквизитом «Место издания», форма написания не соответствует ГОСТ 6.30-2003, написано «от «__» декабря 37 г.». Должно быть написано с левого края на одной строчке с регистрационном номером, и иметь форму написания «00» декабря 1937 г. или 00.12.1937.

Регистрационный номер указан в неверном месте, должен быть указан на одной строчке с датой с правого края.

Реквизит «Место издания» написан на одно строке с датой, а должен быть написан ниже по центру, и иметь вид г. Барнаул.

Не указан заголовок к приказу, который должен выравнивается по центру листа, и отвечать на вопрос «о чем?». Например: О не выполнении постановления ВЦИК и СНК РСФСР от 10/УШ-1930 г. и писаться без кавычек с по центру перед текстом.

Реквизит «Подпись» выровнен по правому краю и не указаны инициалы, должно быть выровнено либо по левому краю, либо по центру, обязательно указанные инициалы перед фамилий. Допущено сокращение в наименование должности (Зав. КрайОНО), тогда как в методических рекомендациях по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 не допускается сокращений в названии должности, если документ на писан не на бланке организации.

Приказ подписан только руководителем организации, а должен быть завизирован или согласован со всеми заинтересованными лицами и всеми лицами которых он касается.

Таким образом, можно сказать, что в рассматриваемом документе, почти все реквизиты, за исключением реквизита «Текст документа», оформлены в не соответствии с современными требованиями оформления распорядительных документов. В нем допущено множество ошибок в оформлении реквизитов и нарушены правила оформления приказа.

Заключение

Таким образом, распорядительные документы - это документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации.

В современном делопроизводстве выработаны определенные требования к оформлению документов, которые прописаны в ГОСТ 6.30-2003. Рассмотрев приказ № ___ По Краевому Отделу Народного Образования от «__» декабря 1937 г. было выявлено, что в основном все реквизиты оформлены не верно за исключением реквизита «Текст документа». В приказе нет реквизитов «Наименование министерства или ведомства» и «Название организации», а так же заголовка к тексту приказа. Реквизиты «Дата», «Регистрационный номер», «Место издания», «Подпись» написаны не на тех местах и не верно.

Список источников и литературы

1.Галахов, В.В. Делопроизводство: Образцы, документы. / В.В. Галахов, И.К. Корнеев и др. - М.: ТК Велби, 2004. - 456 с.

2.Квеско, С.Б. Документоведение и делопроизводство: Учебное пособие / С.Б. Квеско, В.Е. Киреенко. - Томск: изд-во ТПУ, 2005. - 112 с.

.Кушнаренко, Н.Н. Документоведение. Учебник / Н.Н. Кушнаренко. - М.: Знание, 2004. - 460 с.

4.Янковая, В.Ф. Как организовать делопроизводство / В.Ф. Янковая. - М.: МЦФЭР, 2004. - 416 с.

5.Кузнецов, И.Н. Документационное обеспечение управления и делопроизводство: учебник / И.Н. Кузнецов. - М.: Издательство Юрайт; ИД Юрайт, 2011. - 576 с.

6.Черепанова, Н.В. Делопроизводство. Система организационные, распорядительные, информационно-справочные документы / Н.В. Черепанова, - М.: МЦФЭР, 2004. - с. 74

.Кирсанова, М.В. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учеб. пособие. / М.В. Кирсанова, - М.:ИНФРА-М, 2005 - 368 с.

Больше работ по теме: