Обзор возможностей программ MS Word и MS Excel. Работа с массивами данных в MS Excel

 

Введение


Информационная сфера деятельности человека стала определяющим факторам развития науки, техники и экономики. Для последних десятилетий характерны рекордные темпы роста информационных технологий.

Информационные технологии, явившиеся результатом сочетания технических возможностей вычислительной техники, связи и информатики направлены на сбор, накопление и доставку информации, на автоматизацию рутинных операций в сфере управления и на подготовку аналитической информации для принятия решения.

Информационные технологии - это совокупность технологических элементов, используемых в данном обществе для обработки информации.

За последние десятилетия информационные технологии стали развиваться очень быстро, что в первую очередь связано с появлением компьютеров. Успехи интегральной микроэлектроники обусловили проникновение информационных технологий во все сферы повседневной жизни.

ИТ охватывают вычислительную технику, средства связи, а также частично бытовую электронику, теле- и радиовещание. ИТ применяются в промышленности, торговле, управлении, образовании, медицине, науке, быту.

Развитые страны проводят политику совершенствования ИТ, что является дорогостоящей и сложной задачей. В настоящее время в этих странах создание крупномасштабных информационных технологических систем является экономически возможным. Благодаря этому появились национальные исследовательские и образовательные программы.

Основные исследовательские проблемы в развитии ИТ связаны с развитием методов программирования и созданием человеко-машинного интерфейса.

Принципиальные изменения в развитии ИТ произошли в связи с появившейся возможностью перейти от ручных способов сбора и обработки информации к автоматизированным.

Переход от традиционных методов обработки информации к новым безбумажным технологиям приводит к способности человека адекватно ориентироваться в экономических событиях, явлениях, процессах.

Понятие информационной технологии, таким образом, неотделимо от той специфической среды, в которой она реализована, т.е. от технической и программной среды. Следует заметить, что ИТ - достаточно общее понятие и как инструмент может использоваться различными пользователями, - как непрофессиналами в компьютерной области, так и разработчиками новых ИТ.

I. Анализ возможностей текстового редактора Word и электронной таблицы Excel для решения экономических задач.


Microsoft Word-это текстовый редактор, т.е. программа, предназначенная для подготовки документов, состоящих из текста. Она позволяет выполнять ввод, форматирование, проверку текста и выводить его на печать. Кроме текста, документы могут включать графику, звуковые файлы и видеоклипы, рисунки, диаграммы, формулы, таблицы и многое другое.

Запуск Microsoft Word.

Прежде всего нужно запустить программу Microsoft Word.

  1. Надо щелкнуть на кнопке Пуск на панели задач Windows.
  2. Выбрать команду программы.
  3. Выбрать команду Microsoft Word.

Теперь программа Word открыта.

Основные элементы окна программы Word.

Появляющийся экран программы Word содержит документ в виде чистого листа бумаги. В заголовке окна отображается название документа. Word называет документы Документ1, Документ2 и т. д.

Под строкой заголовка окна располагается строка меню. Меню содержат команды, организованные в группы. Названия меню соответствуют определенной задаче, например, Правка, Сервис, Вставка.

Чтобы раскрыть меню, надо на его название поместить указатель мыши и нажать кнопку мыши. Меню раскроется, и можно увидеть его содержимое. Если поместить указатель мыши на значок в виде двойной стрелки вниз в нижней части раскрытого меню, можно увидеть дополнительные, реже используемые команды этого меню.

Под меню располагается панели инструментов. Они состоят из кнопок, каждая из которых предназначена для выполнения какой-нибудь команды. Обычно на панели инструментов выносят самые нужные команды, чтобы не тратить время на их поиски в меню. Если мы щелкнем на кнопке с двойной стрелкой в правой части панели инструментов, то можно увидеть дополнительные кнопки.

Еще ниже располагается линейка. Чтобы ее было видно на экране надо поместить указатель мыши на тонкую серую черту под панелью инструментов и задержать его на пару секунд. На экран выплывет линейка. На ней отображаются параметры полей страницы, отступов абзацев и столбцов таблицы, а также другие полезные сведения.

Под линейкой располагается рабочая область программы. В ней мы вводим текст, вставляем рисунки и вообще делаем все, что нам придет в голову (и позволяют возможности программы).

Мерцающая вертикальная черта (курсор ввода) обозначает точку, в которую в данный момент будет производиться вставка символов, изображений и т. д. Горизонтальная черта рядом с ним обозначает конец файла. В данном режиме просмотра документа текст можно вводить только в область выше отметки конца файла. Для того чтобы переместить курсор ввода в другое место, достаточно щелкнуть мышью в соответствующем месте текста.

Справа и снизу от рабочей области располагаются полосы прокрутки. Они служат для перемещения в многостраничных документах.

Кнопки переключения режимов просмотра документа располагаются в левом конце горизонтальной полосы прокрутки. Они необходимы для того, чтобы наиболее оптимально отображать документ на экране при работе над разными задачами.

Ниже расположена строка состояния. В ее левой части показан номер текущей страницы, текущего раздела, номер страницы и общее число страниц в документе, текущие координаты курсора (расстояние от верхней части страницы, номер строки и номер позиции). Кроме этого, в строке состояния расположено несколько полезных индикаторов.

Работа с меню

Пункты меню, выделенные серым цветом, принадлежат к полному варианту меню, а остальные образуют сокращенный набор команд. Если мы используем скрытую команду, далее она будет изображаться на экране как видимая.

Рядом с некоторыми командами меню расположены значки. Они показывают соответствие команд меню кнопкам на панели инструментов. Если команда меню заканчивается многоточием, это значит, что ее выполнение приводит к появлению на экране окна диалога.

  1. Выберим, например, команду Файл Открыть.

В появившемся окне диалога видны документы, расположенные в папке Мои документы.

  1. Щелкнем на кнопке Отмена, чтобы закрыть окно диалога.

Для закрытия окна диалога без внесения изменений можно использовать кнопку Закрыть или клавишу Esc.

Для активизации строки меню можно нажать клавишу Alt. Теперь с помощью клавиш перемещения можем перемещаться между меню. Чтобы раскрыть меню, нажмем клавишу или клавишу, сответствующую подчеркнутой букве в нужном меню, например Ф в слове Файл.

Чтобы выбрать команду в раскрытом меню, используют клавишу или и после выбора нужной команды клавишу Enter.

Кроме обычных меню можно пользоваться и контексными меню. Эти меню содержат команды, которые применяемые в данном месте в данное время.

Для вывода на экран контексного меню нужно щелкнуть правой кнопкой мыши в нужном месте или нажать клавиши Shift+F10.

Панели инструментов

Панели инструментов предоставляют доступ к некоторым, наиболее часто используемым командам меню.

Word содержит множество панелей инструментов, которые обычно объединяют кнопки, относящиеся к какой-нибудь большой теме, например Таблицы и границы, Рисование, Базы данных и Web. Их можно выводить на экран и убирать с него по мере необходимости. Например:

  1. Щелкнем правой кнопкой мыши на любой панели инструментов или строке меню. На экране появится список всех панелей инструментов. Галочками помечены панели инструментов, которые в данный момент отражаются на экране.
  2. Щелкнем на строке с именем необходимой панели инструментов, например на строке Рисование. На экране появится еще одна панель инструментов.

Ввод текста

Основной составляющей документов Word обычно является текст. Введем, например какой-нибудь текст в документ Word, затем нажмем клавишу Enter.

Чтобы переключиться с русской раскладки клавиатуры на английскую, нужно нажать клавиши Ctrl+Shift. Индикатор клавиатуры отображается в Панели задач. Также можно переключить раскладку с помощью мыши. Для этого щелкнем левой кнопкой мыши на индикатор и выберем нужную раскладку из появившегося списка.

Чтобы удалить символ слева от курсора ввода надо нажать клавишу Backspase. Чтобы удалить символ справа от курсора, надо нажать клавишу Delete.

Правка текста

После первоначального ввода текста нам надо изменять его. Для этого сначала добавим и затем удалим текст в документе. Курсор ввода показывает, в каком месте документа будут появляться вводимые символы.

Один раз щелкнем левой кнопкой мыши в документе, чтобы изменить положение курсора ввода. Курсор также можно переместить с помощью клавиш со стрелками. Например:

  1. Щелкнем после какого-нибудь слова.
  2. Введем пробел.
  3. Введем любые слова.
  4. Дважды щелкнем на эти слова.
  5. Нажмем клавишу Delete.

Форматирование текста

Word предоставляет очень много средств форматирования.

Форматирование-это изменение типа, размера шрифта, применение различные начертания символов, а также добавление различных текстовых эффектов, изменять интервалы между символами и их размерами.

Шрифт определяет тип символов текста. Разные шрифты могут использоваться, например, для заголовков и для основного текста документа. Шрифты имеют разные названия. Шрифтом по умолчанию в шаблоне Обычный является шрифт Times new Roman с размером 10.

Для выбора шрифта и его размера можно использовать кнопки на панели форматирования. На ней присутствуют кнопки для применения полужирного и курсивного начертаний, а также для подчеркивания текста. Кнопки на панели форматирования соответствуют лишь небольшой части всех параметров, доступных в меню Формат. В частности, для изменения всех параметров форматирования символов можно использовать окно диалога Шрифт.

В этом окне диалога можно изменять сразу несколько параметров. Кроме того, возможные результаты применения форматирования можно просматривать заранеее. Большая часть параметров этого окна диалога на панели инструментов недоступна.

Шрифт можно изменить в любом фрагменте текста, выделив его затем выбрав нужный шрифт. Для изменения цвета шрифта можно использовать кнопку Цвет шрифта на панели форматирования, или изменить этот параметр в окне диалога Шрифт.

Применим какое-нибудь форматирование тексту. Щелкнем левой кнопкой мыши на поле страницы слева от строки с текстом, чтобы выделить эту строку.

  1. Щелкнем на слове Формат в строке меню.
  2. Выберим команду Шрифт. На экране появится окно диалога Шрифт.В списке Шрифт выделим шрифт с названием Times New Roman.
  3. В списке Начертание выберим пункт Полужирный.
  4. Прокрутим список Размер с помощью полосы прокрутки и выберим значение 24.
  5. В области Эффекты установим флажок Тень.
  6. Щелкнем на кнопке ОК. Щелкнем в любом месте документа, чтобы снять выделение с текста.

Сохранение документа

Документы обязательно нужно сохранять. Сохранять документы необходимо, чтобы найти свой документ и не тратить время на восстановление данных.

  1. Выберим в строке меню пункт Файл.
  2. Выберим команду Сохранить. На экране появится окно диалога Сохранение документа. Word автоматически предлагает имя документа.
  3. В текстовом поле свое имя файла. Вводимый нами текст сотрет текст, выделенный в поле Имя файла.
  4. Раскроем список Папка в верхней части окна диалога.
  5. Выберим диск С:.
  6. Щелкнем на кнопке создать новую папку.
  7. Введем свое имя в окне диалога Создание Папки.
  8. Щелкнем на кнопке ОК. Новая папка будет открыта в окне диалога Сохранение Документа.
  9. Щелкнем на кнопке Сохранить.

Печать документа

Документы обычно выводятся на печать. Чтобы распечатать документ достаточно просто щелкнуть на кнопке Печать. Можно также изменить некоторые параметры печати, для этого:

  1. Выберим в строке меню пункт Файл.
  2. Выберим команду Печать. Проверим, что в списке Имя открывающегося окна диалога указан наш текущий принтер.
  3. Введем число 2 в поле число копий.
  4. Щелкнем на ОК.

Закрытие документа

Чтобы закрыть документ, надо выбрать команду Файл Закрыть или щелкнуть на кнопке Закрыть окно в строке меню для документа.

Открытие документа

Для открытия своего документа нужно:

  1. Выбрать в строке меню пункт Файл;
  2. Выбрать команду Открыть;
  3. Раскрыть список папка в верхней части открывшегося окна диалога.
  4. Выбрать диск С:
  5. Дважды щелкнуть на значке своей папке;
  6. Выделить значок своего документа;
  7. Щелкнуть на кнопке Открыть.

Параметры полей страницы

Поля - это пустые области по краям страницы. Они требуются для того, чтобы документ выглядел аккуратно. Поля с левого края страницы обычно делает шире, чтобы документ можно было переплести или подшить в папку.

По умолчанию поля в документах Word, созданных на основе шаблона Обычный, задаются равными 2,54 см для верхнего и нижнего поля и 3,17 см для правого и левого поля.

Отступ текста, выравнивание и интервалы

Помимо изменения поля на всей странице, можно изменять и отступы для отдельных абзацев.

Отступы определяют расстояние от краев абзаца до краев страницы. Для изменения отступов используют следующие инструменты:

команду Формат Абзац;

метки отступа на линейке;

кнопки для изменения отступа на панели форматирования.

На линейке имеются 4 небольшие подвижные маркеры отступа. Их можно перемещать с помощью мыши. Белая область линейки показывает область страницы, на которой можно вводить текст. Серые области обозначают поля страницы.

Отступ первой строки. Изменяя положение этого маркера, изменяется величина красной строки в абзаце.

Выступ. Этот маркер позволяет сдвинуть все строки абзаца кроме первой. Вариант, когда начало первой строки расположено левее остальных строк абзаца, часто используется при создании заголовков и списков.

Отступ слева. Этот маркер позволяет сдвинуть сразу все строки абзаца.

Отступ справа. Этот маркер задает расстояние от правого края абзаца до правого поля страницы.

Выравнивание абзаца определяет, какой край абзаца является ровным, а какой-рваным.

При выравнивании по левому краю слова в абзаце выравниваются по левому краю, при переносе слов по строкам ширина пробелов между словами не изменяется.

При выравнивании по правому краю слова в абзаце выравниваются по правому краю.

При выравнивании по ширине слова в абзаце выравниваются по обоим краям, а при переносе слов по строкам ширина пробелов между словами изменяется так, чтобы немного растянуть или ужать строки.

При выравнивании по центру слова в абзаце выравниваются по середине строки.

При оформлении документов часто приходится изменять межстрочный интервал в абзаце по команде Формат Абзац. Существует 6 вариантов межстрочных интервалов:

  1. Одинарный;
  2. Полуторный;
  3. Двойной;
  4. Минимум;
  5. Точно;
  6. Множитель.

Выравнивание, отступы абзаца и межстрочный интервал можно изменять по очереди, с помощью кнопок на панели инструментов или сочетаний клавиш. Однако проще изменять все параметры форматирования абзаца в окне диалога Абзац.

Списки

Для улучшения наглядности и облегчения восприятия материала Word предоставляет нумерованыые и маркированные списки.

Маркированные списки удобны при перечислении каких-либо пунктов или тезисов, порядок следования которых не имеет значения. Нумерованные списки лучше подходят, например, для пошаговых инструкциях или других наборов пунктов, для которых важен порядок следования или количество.

Существует два способа создания списков. Во-первых, можно ввести в документ все пункты списка, затем выделить их и применить к ним нумерацию или маркеры спомощью команды Формат Список. Во-вторых, вместо этой команды можно использовать кнопки Маркеры и Нумерация на панели форматирования.

Колонтитулы

Колонтитулы - это надписи, помещаемые вверху и внизу каждой страницы документа. Они не относятся к основному тексту документа и обычно содержат информацию, которая либо помогает ориентироваться в многостраничных документах, либо служит для идентификации самого документа. В колонтитулы можно вставлять номера страниц, дату, время, имена файлов, фамилии, адреса, рисунки и многое другое.

Колонтитулы могут быть разными для разных фрагментов документа. Т. к. в колонтитулы обычно входит вспомогательная информация, ее принято оформлять шрифтом немного меньшего размера, чем основной текст.

Добавление объектов

В Word можно добавлять графические объекты прямо в текст документа, можно вставить готовый объект, можно нарисовать его самим с помощью средств рисования Word.

Объекты WordArt представляют собой текст, оформленный с применением специальных эффектов. Их удобно использовать для создания красивых заголовков или крупных надписей. В объектах WordArt можно изменять форму букв надписей, сжимать их, растягивать, добавлять тени, рамки и множественно других эффектов. Добавляются объекты WordArt с помощью команды Вставка Рисунок Объект WordArt.

Вставляются рисунки в документы Word с помощью меню Вставка Рисунок Картинки.

Границы и заливка

Чтобы отдельный заголовок или фрагмент документа выделялся, можно обвести его рамкой или добавить к нему какой-нибудь фон.

Добавление фона к документу: команда Формат Фон.

С помощью обрамления и заливки можно добавить рамки, границы, фоновые рисунки, узоры и цвета к отдельным абзацам, разделам и даже всему документу.

С помощью возможностей автоматического форматирования Word можно добавить в документ горизонтальные линии, вводя простые символы типа дефисов, знаков равенства, звездочек и т. д.

Границы добавляются с помощью команды Формат Граница и заливка Граница.

Создание таблиц

Таблицы незаменимы для организации текста и других данных. Таблицы удобны еще тем, что упрощают решение многочисленных проблем выравнивания текста. Они служат хорошей альтернативой размещению текста в колонках, поскольку внутри каждой ячейки позволяют выравнивать текст по любому краю или по центру.

Word позволяет не только вставлять таблицы с фиксированным числом строк и столбцов, но и рисовать таблицы, располагая в них ячейки как угодно.

Для добавления таблицы в документ существуют два способа.

  1. Вставка таблиц. Вставляют таблицу с помощью соответствующей кнопки на стандартной панели инструментов. При этом вставляется обычная таблица с указанным числом столбцов равной ширины и указанным числом строк.
  2. Рисование таблиц. В этом режиме с помощью специального карандаша сначала рисует внешний контур таблицы, а затем все внутренние границы между ячейками и стирать их.

Чтобы удалить таблицу, надо выделить ее и с помощью команды контекстного меню Вырезать.

Получение справочной информации

Для получения справки в Word имеются следующие способы.

  1. Клавиша F1. Этот помощник позволяет вести поиск нужного раздела справки по ключевым словам, а также дает советы и указания, относящиеся к выполняемой нами задаче.
  2. Клавиши Shift+F1. Выбрав команду Что это такое? можно щелкнуть на любом элементе экранного интерфейса и просмотреть справочную информацию, которая к нему относится.
  3. Команда Office on the Web. Она позволяет получать справку непосредственно с Web-узла Microsoft.

Выход из Word

Чтобы выйти из Word надо выбрать команду Файл Выход или щелкните на кнопке Закрыть для окна приложения. Она расположена в строке заголовка окна, рядом с кнопками Свернуть и Восстановить.

Microsoft Excel

Наиболее мощным средством пакета Office 2000 для создания больших и сложных таблиц являются электронные таблицы Excel, которые используются экономистами, научными работниками и другими людьми для организации трудоемких вычислений непосредственно в таблицах.

Запуск программы Excel.

Для запуска программы нужно:

  1. Щелкнуть левой кнопкой мыши в панели задач на кнопке Пуск.
  2. Выбрать команду Программы.
  3. На экране откроется подменю, выбрать программу Microsoft Excel и щелкнуть ее кнопкой мыши. Программа будет запущена.

Экран Excel.

После запуска программы на экране появится главное окно программы с новой рабочей книгой.

В верхней части окна располагается строка заголовка, которая содержит кнопки для выполнения над окном программы операций сворачивания, восстановления и закрытия.

Под строкой заголовка расположена строка меню. Она содержит девять меню с взаимосвязанными командами. Под строкой меню расположена панели инструментов Стандартная и Форматирование. Ниже строк панелей инструментов располагается строка формул, а под ней - область ввода данных. Под областью ввода данных расположены ярлычки листов с кнопками прокрутки ярлычков, строка состояния и Панель задач Windows.

Строка меню и команды меню.

Для выполнения различных операций используют команды меню. Через строку меню можем получить доступ ко всем командам программы. Для выбора команды можно использовать различные способы:

  1. Щелкнув на имени меню левой кнопки мыши можно открыть меню и выбрать одну из команд.
  2. С помощью клавиатуры, нажав клавишу Alt или F10, затем нажав клавишу с подчеркнутой буквой откроем нужное меню. Для выбора команды нажмем клавишу с подчеркнутой буквой.
  3. Многие команды можно выбрать из контекстного меню.

В зависимости от режима работы и ситуации команды меню отображаются различным цветом. Если команда отображена серым цветом, то это означает, что она не доступна. Взаимосвязанные команды в меню объединены в группы, границы которых разделены линиями.

Панели инструментов.

Excel располагает несколькими встроенными панелями инструментов, из которых по умолчанию на экране отображены только панели Стандартная и Форматирование.

  1. Чтобы задать отображение нужной панели инструментов надо открыть Вид.
  2. Выбрать в этом меню команду Панели инструментов.
  3. Щелчком мыши сбросить или установить флажки панелей Стандартная и Форматирование и других по желанию.

Панели инструментов содержат кнопки, которые с помощью нажатия мыши можно задать выполнение связанных с кнопками команд. При помещении на кнопке мыши появится подсказка о функциональном предназначении кнопки.

Функции кнопок панели инструментов Стандартная.

Создать. Предназначена для создания новой пустой рабочей книги.

Открыть. Предназначена для вывода на экран окна диалога Открытие документа и последующего выбора открываемого документа.

Сохранить. Используется для выполнения операции сохранения файла.

Печать. Используется для вывода документа на печать с учетом используемых по умолчанию параметров.

Предворительный просмотр. С помощью этой кнопки можно перейти в режим предварительного просмотра, в котором документ отображается в том виде, в каком он будет выведен на печать.

Орфография. Проверяет орфографии во всем листе или выделенном диапазоне.

Вырезать. Используется для помещения в буфер обмена выделенный фрагмент документа. Оттуда можно вставить его в любой фрагмент любое количество раз. Вырезанный фрагмент будет храниться в буфере обмена до помещения туда другого содержимого.

Копировать. С помощью этой кнопки можно скопировать фрагмент документа в буфер обмена. Из буфера обмена можем вставить скопированное содержимое.

Вставить. Вставка содержимого буфера обмена.

Формат по образцу. Нажав эту кнопку, можно скопировать параметры форматирования с одного объекта на другой.

Отменить. Нажав эту кнопку можно отменить произведенные изменения.

Вернуть. Нажав эту кнопку можно вернуть изменения, которые были отменены.

Добавить гиперссылку. При нажатии этой кнопки открывается окно диалога Добавить гиперссылку.

Панель Web. С помощью этой кнопки можно отобразить и скрыть панель инструментов Web.

Автосумма. Нажав эту кнопку можно сложить значения диапазона ячеек. В ячейку будет вставлена функция определения суммы.

Мастер функций. Она открывает окна диалога Мастер функций.

Сортировка по возрастанию. Используется для задания сортировки списка в возрастающем порядке.

Сортировка по убыванию. Используется для задания сортировки списка в убывающем порядке.

Мастер диаграмм. Используется для запуска мастера диаграмм.

Карта. Используется для вставки географической карты.

Рисование. С помощью этой кнопки можно отобразить и скрыть панель Рисование.

Масштаб. Нажав эту кнопку можно задать масштаб отображения документа.

Помощник. Нажав эту кнопку, можно вызвать на экран Помощника по Office, который поможет советами в различных ситуациях.

Функции кнопок панели инструментов Форматирование.

Шрифт. Позволяет выбрать другой вид шрифта.

Размер. С помощью списка Размер можно изменить размер шрифта.

Ж. Назначение шрифту полужирного начертания.

К. Назначение шрифту курсивного начертания.

Ч. Подчеркивание текста.

Выравнивание содержимого по левому краю ячеек.

Выравнивание содержимого по центру ячейки.

Выравнивание содержимого по правому краю ячейки.

Объединить и поместить в центре. С помощью этой кнопки можно поместить содержимое по центру нескольких ячеек.

Назначение денежного формата.

%. Назначение процентного формата.

, Назначение формата с разделителями разрядов.

Увеличить разрядность. Увеличение количества дробных десятичных знаков на один знак при каждом нажатии кнопки.

Уменьшить разрядность. Уменьшение количества дробных десятичных знаков на один знак при каждом нажатии кнопки.

Уменьшить отступ. Уменьшение отступа содержимого ячейки.

Увеличить отступ. Увеличение отступа содержимого ячейки.

Внешние границы. Используется для добавления выделенной ячейке или диапазону ячеек рамки.

Цвет заливки. Нажатие этой кнопки приведет к назначению ячеек выбранного цвета заливки.

Цвет шрифта. Используется для назначения цвета шрифта.

Строка формул

С помощью строки формул можно вводить данные - числовые значения, текст, формулы - в ячейки рабочего листа или в диаграмму. С ее помощью можно также выделить ячейку или диапазон ячеек.

В строке формул отображается содержимое активной ячейки - постоянное значение или формула. С помощью команды Вид Строка формул можно скрыть и отобразить строки формул.

Для редактирования данных в строке формул надо щелкнуть в ней кнопкой мыши или нажать клавишу F2. Внести нужные изменения и нажать клавишу Enter.

Можно отменить изменение данных, щелкнув на кнопке с изображением красного крестика в строке формул или нажав клавишу Esc.

В левой части строки формул располагается поле имени. С его помощью можно присвоить имена определенным диапазонам ячеек, а также выделить отдельные ячейки или диапазоны ячеек.

Кнопки прокрутки.

В левом нижнем углу документа расположены кнопки прокрутки ярлычков, с помощью которых можно задать отображение на экране ярлычков определенных листов.

Полосы прокрутки

Excel имеет на правом и нижнем краях окна горизонтальную и вертикальную полосы прокрутки, с помощью которых можно перемещаться по документу. word excel оборот инвестиция

Также Excel имеет маркеры разделения окна, которые расположены справа от горизонтальной и сверху от вертикальной полос прокрутки. Маркеры разделения окна можно перетаскивать. С помощью маркеров разделения окна можно разделить окно документа на несколько областей и в каждой области задать отображение своей части документа.

Редактирование ячеек

Редактировать содержимое ячейки можно следующими способами:

  1. Дважды щелкнуть на ячейке и ввести новое содержимое. После нажатия клавиши Enter новое содержимое заменит старое.
  2. Если нужно изменить только определенную часть содержимого ячейки надо щелкнуть сначала на ячейке, а затем - в строке формул.
  3. Сделать клетку активной и нажать клавишу F2.

Рабочие книги и листы

Рабочая книга Excel представляет собой файл, с которым работают и в котором сохраняют данные. Рабочая книга может содержать листы различных типов. Окно рабочей книги содержит строку заголовка с тремя кнопками -сворачивания, разворачивания и закрытия.

Рабочие листы используются для ввода и анализа данных и являются составной частью рабочей книги. Рабочий лист содержит прямоугольную сетку, которая образует 16384 строк и 256 столбцов. Пересечение строки и столбца образует ячейку. В ячейках можно сохранить различную информацию - текст, числа или формулы. Каждая ячейка имеет адрес, образуемый буквой столбца и номером строки. Адреса ячеек нужны при работе с формулами. В левой части строки формул - поле имени - отображается адрес активной ячейки или диапазона ячеек.

Ввод данных в рабочем листе

Ввод данных выполняется в активной ячейке. Чтобы активизировать ячейку, ее нужно выделить, т.е. щелкнуть мышью по ячейке.

Ввод данных осуществляется следующим образом:

  1. Выделим ячейку, чтобы ввести данные. Для этого поместим на ячейку указатель мыши и щелкнем.
  2. Введем данные.
  3. Нажмем клавишу Enter.

Excel различает следующие типы данных:

Числовые значения - данные составленные из знаков +/-, цифр, разделителей целой/дробной части, разделителей групп разрядов и символов основания системы счисления, а также символа валюты.

Значения даты и времени. Значения даты - числа, попадающие в допустимый диапазон значений даты, которая включает в себя кроме цифр точку, дефис и косую черту. Значение времени - сочетание цифр и двоеточия.

Логические значения и значения ошибки. Элементы истина и ложь программа воспринимает в качестве логических значений.

Формулы. Формула приказывает программе выполнить вычисления в определенной ячейке. Формула начинается со знака равенства и может состоять из числовых значений, ссылок на ячейку и диапазоны ячеек, имен, функций и операторов.

Текст. Текст выравнивается программой по левому краю ячейки. Если текст выходит за пределы ячейки, то он будет отображен поверх смежной ячейки, если та не заполнена. Если смежная ячейка заполнена, то программа скроет часть текста, которая не помещается в ячейке. Но скрытый текст можно отобразить, увеличив ширину соответствующего столбца.

Мастер диаграмм

С помощью диаграмм можно нагляднее отобразить существующее положение вещей, чем с помощью столбцов чисел.

Основные операции, выполняемые при создании диаграммы:

  1. Выделить диапазон ячеек со значениями, которые нужно представить в диаграмме.
  2. Щелкнуть на кнопке Мастер диаграмм на панели инструмента Стандартная.
  3. На экране будет открыто окно диалога Мастер диаграмм: тип диаграмм.
  4. Выбрать сначала щелчком мыши из списка Тип тип диаграммы, а затем - её вид.
  5. Нажав кнопку просмотр результата, можно получить представление о виде создаваемой диаграммы. После нажатия кнопки в окне диалога будет отображен образец диаграммы.
  6. Нажав кнопку Далее, можно перейти во второе окно мастера диаграмм.
  7. Во втором окне мастера диаграмм нужно определить диапазон данных, на основе которых строится диаграмма. На вкладке Диапазон данных в поле Диапазон задана ссылка на выделенный диапазон ячеек. В кнопке параметра Ряды, находятся ряды данных в строках или столбцах рабочего листа. Другая вкладка имеет имя Ряд, с ее помощью можно добавить ряды данных в диаграмму.
  8. Нажать кнопки Далее и откроется третье окно мастера диаграмм. В нем надо определить отдельные параметры диаграммы.
  9. На вкладке Заголовки в поле Название диаграммы надо ввести название диаграммы. Также можно в соответствующих полях внести названия осей.
  10. В третьем окне мастера диаграмм расположена вкладка Легенда. В поле

Введение Информационная сфера деятельности человека стала определяющим факторам развития науки, техники и экономики. Для последних десятилетий характерны

Больше работ по теме:

КОНТАКТНЫЙ EMAIL: [email protected]

Скачать реферат © 2017 | Пользовательское соглашение

Скачать      Реферат

ПРОФЕССИОНАЛЬНАЯ ПОМОЩЬ СТУДЕНТАМ