Облік розрахунків з підзвітними особами

 

Вступ

підзвітний особа облік

Удосконалення ринкових відносин і збільшення обсягів українського ринку, вихід українських субєктів господарювання на ринки іноземних держав, розширення спектра бізнес-процесів та елементарних господарських операцій, поява нових технологій, які супроводжують процеси здійснення платежів, у тому числі безготівковій формі, та інші прояви динамічного процесу розвитку України не тільки не зменшили, а навпаки, збільшили значення прямих контактів посадових осіб і відповідальних працівників різних субєктів господарювання, у тому числі іноземних, між собою, а також можливості оперативного придбання товарів (робіт або послуг) за готівковий та безготівковий розрахунок на ринку посадовими особами і відповідальними працівниками підприємства. Все це вплинуло не тільки на збільшення обсягів розрахунків із підзвітними особами окремих субєктів господарювання, але і значно їх ускладнило.

У процесі фінансово-господарської діяльності у підприємства виникає потреба використовувати готівку грошові кошти для розрахунків з працівниками по відрядженнях, видачі їм коштів на представницькі цілі, для купівлі за готівковий розрахунок товарів в інших організаціях або у фізичних осіб, для оплати виконаних робіт, надання послуг, а також на інші господарсько-операційні цілі.

Тема розрахунків підприємств з співробітниками, що виїжджають у службові відрядження, як по Україні, так і в інші країни, досить добре вивчена і висвітлена в економічній пресі і спеціальних виданнях. До того ж витрати на відрядження відносяться до категорії витрат підприємства, які постійно перебувають під пильною увагою перевіряючих органів. На цьому об'єкті обліку замикається комплекс питань, пов'язаних з відображенням у бухгалтерському обліку та оподаткуванні. Але в той же час слід відмітити, що більшість публікацій на цю тему зводиться, як правило, до розгляду застарілих нормативних документів. Що стосується нововведень, то вони розглядаються не в повній мірі. Це є дуже негативним явищем, так як нормативно правова база змінюється з частою періодичністю, а це все не відображено.

У процесі своєї діяльності практично кожний бухгалтер стикається з проблемою правильного обліку та оподаткування витрат на відрядження. При цьому часто виникають питання, зокрема, що вважати службовим відрядженням; який порядок відрядження співробітників підприємства, що працюють за сумісництвом або виконують роботу за договорами цивільно-правового характеру; якими нормативними документами, що зачіпають питання витрат на відрядження, необхідно керуватися в даний час.

Велика роль при цьому відводиться бухгалтерському обліку, за допомогою якого суцільним чином, безперервно і взаємопов'язане відбиваються всі документально підтверджені господарські операції, чим забезпечується достовірність, своєчасність і точність інформації. Правильна організація обліку розрахунків з підзвітними особами, з одного боку, забезпечує дієвий контроль за використанням на підприємстві грошових коштів і, з іншого боку, дозволяє підприємству уникнути конфліктних ситуацій у відносинах з податковою службою.

Актуальність теми полягає в тому, що кожне підприємство незалежно від організаційно-правової форми та виду діяльності видає своїм працівникам готівку під звіт. Перш за все, готівкові грошові кошти використовуються для оплати витрат на відрядження. А саме: для покупки квитків, оплати проживання та ін. Працівникам, які направляються у службові відрядження, видаються також добові - гроші на харчування. Крім того, працівникам можуть знадобитися готівкові кошти для купівлі канцелярських товарів та інших матеріальних цінностей, для оплати господарсько-операційних витрат, виконаних робіт, наданих послуг.

Мета курсової роботи - вивчити порядок організації обліку розрахунків з підзвітними особами на підприємстві та їх відображення в облікових регістрах та фінансовій звітності на прикладі сільскогосподарського товариства з обмеженою відповідальністю «Україна 2001» відділ №9 .

Для написання роботи було поставлено наступні завдання:

визначити економічну сутність розрахунків з підзвітними особами;

розглянути нормативно-правову базу регулювання розрахунків з підзвітними особами;

розглянути організацію обліку розрахунків з підзвітними особами;

визначити особливості обліку розрахунків з підзвітними особами на прикладі сільскогосподарського товариства з обмеженою відповідальністю «Україна 2001» відділ №9;

дати економічну характеристику сільскогосподарського товариства з обмеженою відповідальністю «Україна 2001» відділ №9 .

дослідити організацію проведення розрахунків з підзвітними особами

Обєктом дослідження є сільскогосподарське товариство з обмеженою відповідальністю «Україна 2001» відділ №9.

1.Теоретичні основи обліку розрахунків з підзвітними особами

.1 Сутність розрахунків з підзвітними особами та завдання їх обліку

У процесі господарської діяльності у підприємств виникає необхідність видачі з каси готівки працівникам підприємства під звіт на господарські витрати та службові відрядження. У цьому випадку виникають розрахункові відносини з підзвітними особами.

Підзвітні особи - це працівники цього підприємства, які отримали грошові суми в підзвіт для майбутніх витрат згідно з наказом (розпорядженням) керівника підприємства. На підприємстві повинен бути складений і затверджений наказом керівника список осіб, які мають право одержувати гроші в підзвіт на господарські потреби [11, ст. 304].

Розрахунки з підзвітними особами охоплюють широке коло операцій з готівковими коштами, розрахунками, придбанням матеріальних цінностей, оподаткуванням тощо. Тому цей аспект облікової роботи вимагає чіткого дотримання чинних нормативних актів та оформлення відповідних документів.

В бухгалтерському обліку повинна фіксуватися інформація про стан заборгованості підзвітної особи, а також зобов'язання підприємства перед нею.

Гроші під звіт видають на витрати на відрядження, придбання різних матеріалів, дрібні господарські, поштові та інші витрати. При цьому потрібно дотримуватися діючих норм з регулювання готівкового обігу. Аванс підзвітній особі видається в сумі, необхідній для виконання намічених заходів, і лише в тому випадку, коли підзвітна особа не має заборгованості по раніше виданих сумах. Аванс видається на підставі видаткового касового ордера або платіжної відомості, якщо видають гроші одночасно декільком особам. Підзвітна особа має право витрачати аванс лише на ті цілі, для яких він виданий[14]

Розрахунки за відрядженнями в межах України.

Службовим відрядженням вважається поїздка працівника за розпорядженням керівника органу державної влади, підприємства, установи та організації, що повністю або частково утримується (фінансується) за рахунок бюджетних коштів, на певний строк до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем його постійної роботи (за наявності документів, що підтверджують зв'язок службового відрядження з основною діяльністю підприємства).

Документами, що підтверджують зв'язок такого відрядження з основною діяльністю підприємства, є, зокрема (але не виключно): запрошення сторони, що приймає і діяльність якої збігається з діяльністю підприємства, що направляє у відрядження; укладений договір чи контракт; інші документи, які встановлюють або засвідчують бажання встановити цивільно-правові відносини; документи, що засвідчують участь відрядженої особи в переговорах, конференціях або симпозіумах, інших заходах, які проводяться за тематикою, що збігається з діяльністю підприємства, яке відряджає працівника[3].

Днем вибуття у відрядження вважається день відправлення поїзда, літака, автобуса або іншого транспортного засобу з місця постійної роботи відрядженого працівника, а днем прибуття з відрядження - день прибуття транспортного засобу до місця постійної роботи відрядженого працівника. При відправленні транспортного засобу до 24-ї години включно днем вибуття у відрядження вважається поточна доба, а з 0 години і пізніше - наступна доба. Якщо станція, пристань, аеропорт розташовані за межами населеного пункту, де працює відряджений працівник, у строк відрядження зараховується час, який потрібний для проїзду до станції, пристані, аеропорту. Аналогічно визначається день прибуття відрядженого працівника до місця постійної роботи.

Направлення працівника у відрядження оформляється наказом (розпорядженням) про спрямування у відрядження з указівкою: пункту призначення, назви підприємства, куди відряджено працівника, терміну і цілей відрядження [3].

Підприємство, що відряджає працівника, зобов'язане ознайомити його з кошторисом витрат (або з довідкою-розрахунком на виданий аванс, складеною за довільною формою), а також з вимогами нормативно-правових актів стосовно звітування про використання коштів, виданих на відрядження. Підприємство самостійно встановлює порядок ознайомлення працівника, який направляється у відрядження за кордон, з його фінансовими зобов'язаннями, що регулюються постановою Кабінету Міністрів України від 02.02.2011 N 98 "Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів" (Постанова N 98 <#"justify">Перед від'їздом у відрядження працівнику видається аванс. Розрахунок авансу на відрядження проводиться бухгалтерією, виходячи з видів витрат, які, як очікується, понесе працівник.

Не дозволяється направляти у відрядження або давати аванс працівнику, що не відзвітувався за кошти, витрачені у попередньому відрядженні.

За кожен день перебування у відрядженні на території України виплачуються добові в межах установлених норм (на сьогоднішній день - 30 грн.). При визначенні кількості днів для виплати добових день вибуття і день прибуття зараховуються як два дні. При відрядженні терміном на один день добові відшкодовуються як за повну добу.

Підприємство за наявності підтверджувальних документів відшкодовує витрати:

·на проїзд (включаючи перевезення багажу) до місця відрядження і назад, а також за місцем відрядження;

·на побутові послуги, що включені до рахунків на оплату вартості проживання у готелях (прання, чистка, лагодження та прасування одягу, взуття чи білизни), але не більш як 10 відсотків норм добових витрат за всі дні проживання;

·на бронювання місць у готелях у розмірах не більш як 50 відсотків вартості місця за добу;

·на користування постільними речами в поїздах.

Відшкодування витрат на службові телефонні переговори проводиться в розмірах, погоджених з керівником.

Витрати на проїзд міським транспортом (крім таксі) по місцю відрядження відшкодовується на підставі підтверджувальних документів відповідно до маршруту, погодженого з керівником.

Витрати можуть бути відшкодовані тільки за наявності оригіналів документів у вигляді рахунків готелів, транспортних квитків, багажних квитанцій, страхових полісів тощо.

Після повернення з відрядження працівник зобов'язаний протягом трьох робочих днів подати звіт про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт, про виконання службового доручення та понесені у зв'язку з цим витрати. У цей же термін має бути повернута в касу невитрачена сума. Залишок невикористаних коштів при відрядженні за кордон підлягає поверненню в касу в тій валюті, в якій було отримано аванс. У разі застосування корпоративних пластикових карток міжнародних платіжних систем повернення невикористаних платіжних коштів здійснюється не пізніше 10 робочих днів, а за поважної причини з дозволу керівника - 20 робочих днів[3].

До звіту про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт, додаються оригінали документів, що підтверджують понесені витрати (зокрема, на проїзд і проживання). Витрати, не підтверджені документами, не відшкодовуються. Витрати у зв'язку з поверненням квитків відшкодовуються з дозволу керівника тільки з поважної причини (рішення про скасування відрядження, відкликання з відрядження і т. д.) за наявності документа, що підтверджує витрати.

Витрати на наймання житлового приміщення під час відрядження відшкодовуються у разі надання оригіналів підтвердних документів.

Витрати на харчування, вартість якого включена до рахунків на оплату вартості проживання у готелях або до проїзних документів, оплачуються відрядженим за рахунок добових [23].

Розрахунки за відрядженнями за кордон.

Термін відрядження за кордон не може перевищувати 60 календарних днів. Термін відрядження працівників, які направляються за кордон за зовнішньоекономічними договорами (контрактами) для здійснення монтажних, налагоджувальних, ремонтних, проектних, проектно-пошукових, будівельних, будівельно-монтажних і пусконалагоджувальних робіт, шефмонтажу та авторського нагляду під час будівництва, обслуговування та забезпечення функціонування національних експозицій на міжнародних виставках, не повинен перевищувати одного року [3].

Фактичний час перебування у відрядженні визначається:

а) у разі відрядження з України до держав, в'їзд громадян України на територію яких здійснюється за наявності візи (дозволу на в'їзд), - згідно з наказом про відрядження та відмітками про перетинання державного кордону України в паспортному документі (закордонному паспорті або документі, що його замінює), що проставляються уповноваженою службовою особою Державної прикордонної служби України, яка здійснює прикордонний контроль, за особистим зверненням відрядженої особи щодо проставлення такої відмітки;

б) у разі відрядження з України до держав, в'їзд громадян України на територію яких не потребує наявності візи (дозволу на в'їзд), - згідно з наказом про відрядження та відповідними первинними документами;

в) у разі відсутності наказу та відміток відповідно до підпункту "а" цього пункту добові витрати відрядженому працівникові не відшкодовуються.

При відрядженні працівника строком на один день добові витрати відшкодовуються як за повну добу.

Підприємство, направляючи працівника у відрядження за кордон, забезпечує його коштами у валюті країни відрядження або у вільно конвертованій валюті у вигляді авансу на поточні витрати з дотриманням вимог Нацбанку України щодо вивозу інвалюти за кордон. Працівника необхідно ознайомити з розрахунком на виданий йому аванс і з діючими положеннями про звіт за його використання.

Добові за час перебування у відрядженні за кордоном відшкодовуються за кожен день відрядження, включаючи день виїзду і приїзду. Якщо дата виїзду у відрядження в країни, з якими встановлено повний прикордонний контроль, або дата повернення з них не збігається з датою за відмітками у закордонному паспорті, то добові витрати за час проїзду по території України відшкодовуються за нормами, передбаченими для відряджень у межах України. Якщо відряджений, перебуваючи на шляху в країну, з якою не встановлено або спрощено прикордонний контроль, або повертаючись із неї, має транзитну зупинку на території України, то відшкодування витрат на період проїзду по Україні здійснюється в порядку, передбаченому для відряджень у межах України.

За час перебування в закордонному відрядженні працівнику відшкодовуються витрати (Таблиця 1.1.).

Таблиця 1.1. Перелік витрат на відрядження за кордон

Витрати, що компенсуються на відрядження за кордонДобовіПроживанняВитрати на проїздІншіВиплачуються за кожний день (включаючи день від'їзду та приїзду) перебування працівника у відрядженні, враховуючи вихідні, святкові й неробочі дні та час перебування в дорозі (разом з вимушеними зупинками)Відповідно до розділу І Інструкції №59, до таких витрат включають фактичний розмір оплати за готель, мотель чи інший вид житла, з урахуванням побутових послуг, що надаються в них (прання, чищення, лагодження та прасування одягу), за користування холодильником, телевізоромü До місця відрядження і назад. ü Транспортом загального користування (крім таксі) до станції, пристані, аеропорту, якщо вони розташовані за межами населеного пункту, де постійно працює відряджений. ü Міським транспортом загального користування (крім таксі) за місцем відрядження від. до маршруту, узгодженого з керівникомТелефонні розмови. Оф. закордонних паспортів, дозволів на в'їзд (віз). Прид. ін. валюти. 4)Витрати на обов'язкове страхування. 5) Інші витрати, пон. при дот. Пр. в'їзду і пер. в місці відрядження.Не потребують спеціального докум. підтвердження. Виплачуються в межах граничних норм, встан. Постановою №663Потребують спеціального документального підтвердження. Підтвердними документами можуть бути:Рахунки з готелів, мотелів або від інших осіб, що надають послуги з розміщення та проживання фізичної особи тощоТранспортні квитки або транспортні рахунки (багажні квитанції, проїзні документи)Рахунки за телефонні розмови, за оформлення закордонних паспортів, страхові поліси тощо

У разі відрядження за кордон на службовому автомобілі витрати на паливно-мастильні матеріали відшкодовуються відповідно до діючих норм за кілометр пробігу і затвердженого маршруту. Відшкодовуються також витрати, пов'язані з техобслуговуванням, паркуванням і стоянкою службового автомобіля[22].

Після повернення з відрядження працівник зобов'язаний до закінчення п'ятого банківського дня, наступного за днем прибуття до місця постійної роботи, подати звіт про використання коштів, наданих на відрядження. Сума надміру витрачених коштів (залишку коштів понад суму, витрачену згідно із звітом про використання коштів, наданих на відрядження) підлягає поверненню працівником до каси або зарахуванню на відповідний рахунок підприємства, що їх надало, у грошових одиницях, в яких було надано аванс, у встановленому законодавством порядку.

У разі якщо під час службових відряджень відряджений працівник отримав готівку із застосуванням платіжних карток, він подає звіт про використання виданих на відрядження коштів і повертає суму надміру витрачених коштів до закінчення третього банківського дня після завершення відрядження (банківського дня, наступного за днем прибуття до місця постійної роботи).

У разі якщо під час службових відряджень відряджений працівник застосував платіжні картки для проведення розрахунків у безготівковій формі і строк подання звіту про використання виданих на відрядження коштів не перевищив 10 банківських днів, за наявності поважних причин керівник може продовжити такий строк до 20 банківських днів (до з'ясування питання в разі виявлення розбіжностей між відповідними звітними документами)[8].

Разом із звітом подаються документи (в оригіналі), що засвідчують вартість понесених у зв'язку з відрядженням витрат, із зазначенням форми їх оплати (готівкою, чеком, платіжною карткою, безготівковим перерахунком).

У разі відрядження до держав, в'їзд громадян України на територію яких здійснюється за наявності візи (дозволу на в'їзд), до звіту також додаються завірені відділом кадрів або головним бухгалтером ксерокопії сторінок закордонного паспорта чи документа, що його замінює, з прізвищем відрядженого працівника, відмітками про перетин кордону України і візою держави відрядження.

Якщо для остаточного розрахунку за відрядження потрібно виплатити додаткові кошти, то виплата здійснюється виключно в національній валюті України, незалежно від того, чи було службове відрядження в межах України або за кордон, а також в якій валюті понесені витрати.

У разі коли працівники, відряджені за кордон, за умовами запрошення забезпечуються стороною, яка приймає, безкоштовним харчуванням у країні відрядження (в дорозі), або коли працівники, відряджені в межах України для участі у переговорах, конференціях, симпозіумах, які проводяться за тематикою, що стосується основної діяльності підприємства, установи та організації, які відряджають працівників, за умовами запрошення забезпечуються організаторами таких заходів безкоштовним харчуванням, добові витрати відшкодовуються у розмірах, що визначаються у відсотках норм добових витрат для даної країни(Додаток А), зокрема 80 відсотків при одноразовому, 55 відсотків - дворазовому, 35 відсотків - триразовому харчуванні.

У разі коли сторона, яка приймає, забезпечує працівника, відрядженого за кордон, додатковими валютними коштами у вигляді компенсації поточних витрат (крім витрат на проїзд до країни призначення і назад та на наймання житлового приміщення) або добових витрат, сторона, яка направляє, виплату добових витрат зазначеним особам зменшує на суму додатково наданих коштів. Якщо сума, надана стороною, яка приймає, більша або дорівнює встановленим нормам добових витрат, то сторона, яка направляє, виплату добових витрат зазначеним особам не проводить [3].

У процесі господарської діяльності у підприємств виникає необхідність видачі з каси готівки працівникам підприємства під звіт на господарські витрати. На підприємстві повинен бути складений і затверджений наказом керівника список осіб, які мають право одержувати гроші в підзвіт на господарські потреби.

Гроші під звіт видають на придбання різних матеріалів, дрібні господарські, поштові та інші витрати. При цьому потрібно дотримуватися діючих норм з регулювання готівкового обігу. Аванс підзвітній особі видається в сумі, необхідній для виконання намічених заходів, і лише в тому випадку, коли підзвітна особа не має заборгованості по раніше виданих сумах. Аванс видається на підставі видаткового касового ордера або платіжної відомості, якщо видають гроші одночасно декільком особам. Підзвітна особа має право витрачати аванс лише на ті цілі, для яких він виданий.

Підзвітні особи зобов'язані подати до бухгалтерії підприємства разом із невикористаним залишком готівки авансовий звіт про витрачання одержаних у касі сум у такі строки:

• на закупівлю сільськогосподарської продукції, продуктів її переробки та заготівлю вторинної сировини, крім металобрухту - протягом десяти робочих днів з дня видачі готівки під звіт;
• на всі інші виробничі (господарські) потреби - наступного робочого дня після видачі готівки під звіт.

Якщо з каси підприємства підзвітній особі одночасно видано готівку на відрядження та для вирішення у цьому відрядженні виробничих (господарських) питань (у тому числі й для закупівлі в населення сільгосппродукції та заготівлі вторинної сировини), то підзвітна особа незалежно від строку відрядження протягом трьох робочих днів після повернення з відрядження має подати до бухгалтерії підприємства повний звіт про суми, що були їй видані для вирішення виробничих (господарських) питань і безпосередньо на відрядження[3].

Сума готівкового розрахунку одного підприємства (підприємця) з іншим підприємством (підприємцем) не повинна перевищувати три тисячі гривень протягом одного дня за одним або кількома платіжними документами. Платежі понад установлену граничну суму проводяться виключно в безготівковому порядку. Кількість підприємств (підприємців), з якими проводяться розрахунки, протягом дня не обмежується.

Зазначені обмеження стосуються також розрахунків готівкою підприємств в оплату за товари, що придбані на виробничі (господарські) потреби за рахунок коштів, одержаних за корпоративними картками.

Зазначені обмеження не стосуються розрахунків підприємств (підприємців) з фізичними особами, бюджетами та державними цільовими фондами, малих і середніх підприємств при використанні готівкових коштів, що одержані ними за рахунок кредитної лінії Європейського банку реконструкції та розвитку для розвитку малих і середніх підприємств. Обмеження також не поширюються на добровільні пожертвування, благодійну допомогу, вилучену органами державної податкової служби готівку, на розрахунки за спожиту електроенергію, а також у разі використання коштів, виданих на відрядження.

Видані під звіт суми повинні витрачатися тільки за призначенням. Передача їх однією особою іншій забороняється.

Якщо платник податку не повертає суму надміру витрачених коштів протягом звітного місяця, на який припадає граничний термін, то така сума підлягає оподаткуванню (відповідно до законодавства про оподаткування доходів фізичних осіб) за рахунок будь-якого оподаткованого доходу (після його оподаткування) платника податку та нарахуванню штрафу у розмірі 15 відсотків суми таких надміру витрачених коштів.

Якщо у майбутніх податкових періодах платник податку повертає суму надміру витрачених коштів або вона стягується з такого платника податку за рішенням суду, перерахунок податкових зобов'язань такого платника податку не здійснюється, а сума штрафу не відшкодовується.

І штраф, і податок з доходів фізичних осіб утримується підприємством за рахунок доходу працівника, який підлягає оподаткуванню, після його оподаткування. Якщо суми такого доходу не вистачає на покриття, то погашення повинне здійснюватися за рахунок доходу платника податку наступних місяців[18].

Таким чином, основними завданнями бухгалтерського обліку розрахунків з підзвітними особами є:

. своєчасне, повне і достовірне відображення на рахунках бухгалтерського обліку фактичних витрат на відрядження;

. документальна обґрунтованість використання підзвітних сум і обґрунтованість включення до складу витрат;

. контроль за економним та раціональним використанням грошових коштів на господарсько-операційні цілі[12].

1.2 Нормативно-правове регулювання обліку розрахунків з підзвітними особами

Працюючи над обліком підзвітних коштів та розрахунків з підзвітними особами, необхідно звернути увагу на те, що згідно діючого на момент написання роботи законодавства відрядження регламентуються наступною нормативно-правовою базою:

üКодекс Законів про працю України від 10.12.1971 р

üЗакон України "Про податок з доходів фізичних осіб" з останніми змінами та доповненнями, що набули чинності 01.01.2010 р.

üПостанова Кабінету Міністрів України "Про норми відшкодування витратна відрядження в межах України та за кордон" №663 від 23.04.1999 р.

üІнструкція "Про службові відрядження в межах України та за кордон" №59 від 13.03.1998 р.

üНаказ Міністерства фінансів України "Про затвердження Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон" №59 від 13 березня 1998 р.

üПостанова Кабінету Міністрів України "Розміри надбавок до норм добових витрат в іноземній валюті для окремих категорій працівників" №977 від 11 липня 2002 р.

üПорядок складання Звіту про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт №440 від 19.09.2003 р.

üДодаток до Постанови Кабінету Міністрів України №663 від 23 квітня 1999 р. (у редакції Постанови Кабінету Міністрів України №977 від 11 липня 2002 p.). Про норми відшкодування витрат на відрядження у межах України та за кордон для державних службовців і працівників підприємств, установ та організацій, що повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів.

üПостанова КМУ «Про вдосконалення порядку здійснення службових відряджень за кордон» від 11.12.1992 р. №698

üПостанова КМУ «Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних кошт» від 2 лютого 2011 р. N 98

Інструкція №59 є основним нормативним документом, що визначає порядок здійснення службових відряджень працівниками всіх субєктів господарювання (підприємств, установ і організацій) України.

Складається ця інструкція з трьох частин:

·Частина 1 - «Загальні положення»

·Частина 2 - розділ 1»Порядок відрядження в межах України»

·Частина 3 - розділ 2 «Порядок відрядження за кордон»[13].

Варто зазначити, що Інструкцію про службові відрядження в межах України та за кордон (наказ Мінфіну від 13.03.98 р №59) було затверджено в новій редакції (наказ Мінфіну від 17.03.2011 р. №362).

Положення Інструкції приведені у відповідність до:

пп. 140.1.7 ст. 140 розділу III та п. 170.9 ст. 170 розділу IV Податкового кодексу України;

постанови Кабінету Міністрів України від 02.02.2011 р. №98 «Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів».

Було уточнено терміни та окремі положення Інструкції щодо порядку відшкодування витрат при службових відрядженнях.

Зокрема:

. До Інструкції внесено доповнення про необхідність ознайомлювати відряджуваних осіб з кошторисом витрат або з довідкою-розрахунком щодо виданого авансу, а також з вимогами нормативно-правових актів зі звітування про використання коштів, виданих на відрядження.

Таких заходів необхідно вживати з метою ознайомлення відряджуваного працівника з інформацією про те, які витрати, повязані з перебуванням у службовому відрядженні, відшкодовуються; про підтвердні документи, на підставі яких це здійснюється, а також про наслідки порушення порядку та термінів звітування.

. До Інструкції включено узгоджене з МЗС України розяснення про те, що службові поїздки тривалістю менше доби працівників дипломатичних установ України, які перебувають за кордоном у довгостроковому відрядженні, повязані із супроводженням українських делегацій та посадових осіб, отриманням та відправкою багажів, курєрської та командирської пошти в аеропортах, морських та річкових портах, на вокзалах, не вважаються відрядженнями.

. В Інструкції надано розяснення про порядок проставляння відмітки уповноваженої службової особи Державної прикордонної служби України у закордонному паспорті або документі, що його замінює, у разі відрядження за кордон.

Податковим кодексом (пп. 140.1.7 ст. 140 розділу III) встановлено, що без відповідних підтвердних документів, наказу або відміток уповноваженої службової особи Державної прикордонної служби України у паспорті або документі, що його замінює, сума добових витрат не включається до складу витрат платника податку. Водночас Законом України «Про прикордонний контроль» (ст. 12) передбачено, що відмітки про перетин державного кордону не ставляться у паспортних документах громадян України, крім випадків їх особистого звернення з такою метою.

. Інструкцію доповнено переліком документів, які мають додаватися до звіту про використання коштів, наданих на відрядження, для підтвердження витрат на придбання та використання електронного квитка.

. З метою врегулювання питання відшкодування витрат на придбання авіаквитка, якщо авіаквиток є нероздільним та частково використаним і повертається авіакомпанії (у звязку зі скасуванням відрядження, зміною маршруту за згодою керівника підприємства або у разі інших непередбачених обставин), в Інструкції надано розяснення щодо підтвердних документів, які мають додаватися до авансового звіту для відшкодування витрат на придбання та використання такого авіаквитка.

. Змінено форму спеціального журналу, в якому підприємство, що відряджає працівника, реєструє особу, яка вибуває у відрядження.

Згідно з Податковим кодексом України (пп. 140.1.7 ст. 140 розділу ІІІ «Податок на прибуток підприємств») у разі відрядження у межах України та до держав, на територію яких вїзд громадян України не потребує наявності візи (дозволу на вїзд), сума добових витрат визначається за наказом про відрядження та відповідними первинними документами (п. 4 розділу ІІ та пп. «б» пп. 16.1 п. 16 розділу ІІІ Інструкції).

Первинні документи для визначення суми добових у разі відрядження у межах України та до держав, вїзд громадян України на територію яких не потребує наявності візи (дозволу на вїзд), - це документи, що підтверджують (засвідчують) вартість понесених у звязку із відрядженням витрат (на підставі яких відшкодовуватимуться витрати на відрядження).

Інструкція може бути застосована при направленні у відрядження працівників підприємств усіх форм власності (крім працівників підприємств, що повністю або частково утримуються (фінансуються) за бюджетні кошти, для яких положення цієї Інструкції обовязкові).

1.3 Економічна характеристика підприємства та його облікової політики щодо обліку розрахунків з підзвітними особами.

Сільскогосподарське товариство з обмеженою відповідальністю «Україна 2001» відділ №9 знаходиться у селі Воронівці Теофіпольского району Хмельницької області. До складу підприємства входять такі села як Воронівці та Немиренці. Центральна садиба господарства знаходиться в селі Воронівці, на відстані 20 км від райцентру смт Теофіполь, до обласного центру міста Хмальницький - 82 км.

Показниками, що характеризують розмір підприємства є наступні: вартість валової та товарної продукції, середньорічна вартість основних та оборотніх фондів, чисельність робітників, умовне поголівя худоби, загальна земельна площа, площа сільськогосподарських угідь. Інформація про розміри ТОВ «Україна 2001» відділ №9 наведені у таблиці 1.2

Таблиця 1.2. Розміри ТОВ «Україна 2001» відділ №9

Показники200820092010Сусіднє підприємство2010 в % до2009 р.Сусіднього підприємстваВалова продукція у співставних цінах, тис. грн.2018236323414492116,052,0Товарна продукція, тис. грн.176917801612376091,1243,0Середньорічна вартість основних фондів, тис. грн.1309125619023120145,361,0Середньорічна вартість оборотних фондів, тис. грн.6318389881050156,5894,0Умовне поголівя худоби, ум. гол.546624626751114,683,3Загальна земельна площа, га1697,71697,71701,03050100,1955,8Площа сільськогосподарських угідь, га1476,51469,41416,4285993,9350,1Чисельність середньорічних працівників, чоловік26026023232189,2372,3

Аналіз даних таблиці показує, що в 2010 році в порівнянні з 2009 роком і в порівнянні з сусіднім підприємством сталися наступні зміни: валова продукція зросла на 16%, а саме 323 тис. грн., а порівнюючи з сусіднім підприємством нижча на 18% (2151 тис грн.); товарна продукція зменшилась на 8,88%, тобто 157 тис. грн, і в порівнянні з сусіднім на 57% (157 тис. грн,); вартість основних фондів зросла на 45,3%, а саме на 593 тис. грн, а в порівнянні з сусіднім господарством знизилась на 39% (1218 тис. грн); вартість оборотних зросла на 56,58% (357 тис. грн), а впорівнянні з сусіднім зменшилась на 6% (62 тис. грн); умовне поголівя худоби зросло на 14,6%, а саме на 80 ум гол, а в порівнянні з сусіднім знизилась на 16, 7%; площа сільськогосподарських угідь зменшилась на 4,17%, тобто на 60,1 га, а в порівнянні з сусіднім - на 49,9%; чисельність працівників знизилась на 18,77%(28 чол), а в порівняні з сусіднім - на 27,7%(89 чоловік).

Частину виробленої продукції ТОВ «Україна 2001» відділ №9 реалізує на внутрішньому ринку України. Товарна продукція - частина валової продукції, яка реалізується на сторону. До її складу включають продукцію, реалізовану державним, кооперативним, заготівельним, торгівельним та іншим організаціям, на ринку, а також продукцію, реалізовану в рахунок оплати праці. Основою збільшення виробництва сільськогосподарської продукції та підвищення матеріального добробуту населення є раціональне використання трудових ресурсів. Забезпеченість господарства трудовими ресурсами розглянемо в таблиці 1.3

Таблиця 1.3. Забезпеченість ТОВ «Україна 2001» відділ №9 робочою силою, рівень її використання

Показники2008200920102010 у % до 2009р.Чисельність середньорічних працівників, чол.26026023289,23Затрата праці, тис. люд-год454,825447,468355,65678,2Відпрацьовано люд-год на одного працівника25024621987,6Коефіцієнт використання річного фонду роб. часу0,90,80,888,89Виробничі основні засоби - матеріально-речові цінності, які протягом тривалого часу беруть участь у процесі виробництва. Основні фонди - грошове вираження основних засобів. Склад основних фондів ТОВ «Україна 2001» відділ №9 розглянемо у таблиці 1.4

Таблиця 1.4. Забезпечення основними фондами та ефективність їх використання у ТОВ «Україна 2001» відділ №9

Показники2008200920102010 у % до 2009р.Основні виробничі фонди, тис грн.130912561902145,3Вартість валової продукції, тис грн201823632341116Фондозабезпеченість, грн886,56854,771342,84115,47Фондоозброєність праці, грн5034,64830,88198,3162,84Фондовіддача основних засобів, грн0,750,790,5573,33Фондомісткість продукції, грн1,331,261,8135,34

Оборотні засоби - грошові засоби авансовані в оборотні виробничі фонди та фонди обігу. Економічна роль оборотних засобів полягає в забезпеченні процесу відтворення. Вони існують тільки в одному виробничому циклі. Про наявність оборотних засобів ТОВ «Україна 2001» відділ №9 дізнаємося з таблиці 1.5

Таблиця 1.5 Забезпеченість і ефективність використання оборотних фондів ТОВ «Україна 2001» відділ №9

Показники2008200920102010 у % до 2009р.Оборотні фонди, тис грн631838988156,58Виручка від реалізації, тис грн17691780161291,12Припадає оборотніх фондів на 1 грн основних0,480,670,52108,33Коефіцієнт оборотності2,82,11,553,57Тривалість обороту, днів130174243189,92

Облікова політика ТОВ «Україна 2001» відділ №9 здійснюється на таких засадах:

Забезпечується дотримання єдиних методологічних принципів бухгалтерського обліку складання та надання користувачам у установленні строки фінансової звітності;

Облік на підприємстві здійснюється за змішаною формою обліку, в основу якої покладено журнально-ордерну форму обліку і доповнено елементами автоматизації, зокрема автоматизовано нарахування оплати праці та встановлено систему клієнт-банк;

Підставою для проведення будь-якого бухгалтерського запису є первинний або складений на основі первинних документів зведений документ, який підтверджує здійснення господарської операції

Підприємство використовує уніфіковані, типові галузеві форми первинних документів, які містять всі обовязкові реквізити.

Що стосується облікової політики підприємства щодо розрахунків з підзвітними особами, яка є частиною дебіторської заборгованості в наказі №1 про облікову політику вказується:

. Дебіторську заборгованість визнавати активом, якщо існує ймовірність отримання підприємством майбутніх економічних вигод і її можливо достовірно визначити. В балансі дебіторську заборгованість за товари, роботи, послуги, визнавати по чистій вартості, що дорівнює сумі дебіторської заборгованості за вирахуванням резерву сумнівних боргів.

. Величина сумнівних боргів визначається, виходячи з платоспроможності окремих дебіторів, питомої ваги безнадійних боргів у чистому доході від реалізації продукції, товарів, робіт, послуг на умовах наступної оплати або на основі класифікації дебіторської заборгованості.

. Визначена на основі класифікації дебіторської заборгованості величина сумнівних боргів на дату балансу становить залишок резерву сумнівних боргів на ту саму дату.

. Залишок резерву сумнівних боргів на дату балансу не може бути більшим, ніж сума дебіторської заборгованості на ту саму дату.

. Класифікація дебіторської заборгованості здійснюється групуванням дебіторської заборгованості за строками її непогашення із встановленням коефіцієнта сумнівності для кожної групи. Коефіцієнт сумнівності встановлюється підприємством, виходячи з фактичної суми безнадійної дебіторської заборгованості за попередні звітні періоди. Коефіцієнт сумнівності, як правило, зростає зі збільшенням строків непогашення дебіторської заборгованості. Величина резерву сумнівних боргів визначається як сума добутків поточної дебіторської заборгованості відповідної групи та коефіцієнта сумнівності відповідної групи.

6. Нарахування суми резерву сумнівних боргів за звітний період відображається у звіті про фінансові результати у складі інших операційних витрат.

. Виключення безнадійної дебіторської заборгованості з активів здійснюється з одночасним зменшенням величини резерву сумнівних боргів. У разі недостатності суми нарахованого резерву сумнівних боргів безнадійна дебіторська заборгованість списується з активів на інші операційні витрати. Сума відшкодування раніше списаної безнадійної дебіторської заборгованості включається до складу інших операційних доходів.

. Поточна дебіторська заборгованість, щодо якої створення резерву сумнівних боргів не передбачено, у разі визнання її безнадійною списується з балансу з відображенням у складі інших операційних витрат.

.Частина довгострокової дебіторської заборгованості, яка підлягає погашенню протягом дванадцяти місяців з дати балансу, відображається на ту саму дату в складі поточної дебіторської заборгованості.

. Довгострокова дебіторська заборгованість, на яку нараховуються проценти, відображається в балансі за їхньою теперішньою вартістю. Визначення теперішньої вартості залежить від виду заборгованості та умов її погашення.

2.Організація обліку розрахунків з підзвітними особами

Організація обліку розрахунків з підзвітними особами передбачає виконання таких завдань:

Øвизначення кола штатних посад, які мають право отримувати кошти під звіт;

Øвстановлення ліміту підзвітних сум до отримання щодо кожного структурного підрозділу установи;

Øорганізація розрахунку підзвітної суми;

Øвизначення механізму видачі грошей під звіт та порядку звітування за витраченими підзвітними коштами [25].

Установлення переліку посад, які мають право отримувати кошти під звіт, здійснюється на основі розгляду штатного розкладу з урахуванням мети витрачання та запланованих заходів на рік. До напрямів витрачання підзвітних коштів належать господарські видатки, видатки на відрядження та видатки на наукові експедиції. Заходи, що враховуються як потенційне першоджерело утворення зазначених видатків, включають конференції різного рівня (міжнародні та всеукраїнські), наукові експедиції за планами робіт науково-дослідних установ, стажування за кордоном, вивчення досвіду організації роботи установ аналогічного профілю за кордоном, участь у семінарах, нарадах тощо. Розглядаючи процедуру визначення переліку посад в контексті даних положень, варто звернути увагу на пріоритетність вищого рівня кваліфікаційних характеристик та можливість підвищення останньої в результаті участі умовної посадової особи у вищевказаних заходах. Відповідно до вказаного потенційними до включення у перелік посадами виступають:

üкерівник установи та його заступники (службові відрядження для участі у нарадах вищого рівня; вивчення досвіду управління та організації роботи установ аналітичного профілю тощо)

üголовний бухгалтер та його заступники (службові відрядження з метою участі в семінарських заняттях; надання звітності головними розпорядниками коштів тощо)

üпровідні спеціалісти установи за профілем (наукові відрядження для участі в конференціях, наукових експедиціях; стажування за кордоном)

üзаступники керівників структурних підрозділів з господарських питань, експедитори (для здійснення закупівель окремих матеріальних запасів; службові відрядження з доставки товарно-матеріальних цінностей в установу).

Визначення ліміту підзвітних сум до отримання в розрізі структурних підрозділів передбачає вивчення потреб в останніх з урахуванням запланованих заходів щодо кожного структурного підрозділу. Ліміт підзвітних сум встановлюється на певний період, як правило, на квартал. За основу розрахунку беруться умовно відомі суми за відрядженнями, кількість відряджень та осіб, обсяг необоротних матеріальних запасів, що будуть придбані через підзвітних осіб.

Організація розрахунку авансової суми передбачає організацію роботи бухгалтера, що здійснює дану операцію в частині:

§забезпечення інструктивними матеріалами, головним з яких є Наказ Міністерства фінансів України від 17.03.2011 р. №362 «Про затвердження Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон»;

§розробки робочої інструкції на основі вказаного нормативного документа;

§забезпечення інформацією щодо вартості квитків на транспорті за маршрутом до місця прибуття та найму житла;

§забезпечення інформацією про цінові межі на відповідну категорію матеріальних запасів, що плануються до придбання.

Механізм видачі грошей під звіт та звітування за результатом їх витрачання регулюється в цілому Положенням про ведення касових операцій у національній валюті в Україні. Відповідно до зазначеного документа видача готівки із каси установи під звіт здійснюється за умов повного звіту конкретної підзвітної особи за раніше отриманими нею підзвітними сумами. Видача підзвітних сум проводиться касиром на основі виписаного бухгалтерією видаткового ордера, який, в свою чергу, складається на підставі наказів про відрядження чи розпоряджень за результатами проведених видатків по звітним коштам. Відповідна особа подає до бухгалтерії авансовий звіт за витраченими сумами з доданням оригіналів усіх виправдовувальних документів (рахунків, проїзних квитків, квитанцій, тощо). Звіт подається разом із невикористаним залишком готівки у такі терміни:

oупродовж трьох днів після повернення з відрядження;

oупродовж наступного робочого дня після отримання готівкових коштів під звіт на господарські потреби.

За отриманими авансовими звітами та виправдовувальними документами бухгалтер після перевірки достовірності останніх та доцільності видатків здійснює розрахунок суми до відшкодування, яка заноситься в авансовий звіт. Авансовий звіт візується керівником, після чого здійснюється кінцевий розрахунок з підзвітною особою. Нагадаємо, що відповідно до ст. 127 Кодексу законів про працю в разі несвоєчасного повернення грошового авансу підзвітною особою керівник установи має право не пізніше одного місяця з дня закінчення терміну, встановленого для повернення сум невитрачених авансів, видати наказ (розпорядження) про утримання означеної суми із зарплати працівника за умов прийняття аргументації підстав та розміру утримань останнім.

Організація розрахунків з підзвітними особами охоплює також традиційні для організації технології облікового процесу напрями:

·організацію облікових номенклатур, основними з яких виступають видача готівкових коштів під звіт; повернення сум невитрачених авансів; утримання із заробітної плати суми невикористаного авансу;

·організацію вибору носіїв облікової інформації, коло яких окреслено вищевказаними нормативними документами;

·організацію руху носіїв облікової інформації в межах загальної схеми, зображеної в рис. 2.1.

Рис. 2.1. Загальна схема руху облікової інформації за напрямом «Облік розрахунків з підзвітними особами»

2.1 Документування операцій з обліку розрахунків з підзвітними особами

З метою документального оформлення відрядження здійснюють такі заходи:

üКанцелярія одержує лист-запрошення на відрядження (може бути за ініціативою підприємства);

üОсоба, яка буде їхати у відрядження, пише заяву на ім'я керівника підприємства;

üКерівник підприємства видає наказ про відрядження працівника, вказуючи його місце, термін і мету. Якщо відрядження здійснюють за ініціативою підприємства, то наказ про відрядження може бути виданий без відповідної заяви фізичної особи;

üПідприємство, що відряджає працівника, здійснює реєстрацію особи, яка вибуває у відрядження, у спеціальному журналі 3 Відомості 3.1(Додаток Б)

üПідприємство, що відряджає працівника, зобов'язане ознайомити його з кошторисом витрат (або з довідкою-розрахунком на виданий аванс, складеною за довільною формою), а також з вимогами нормативно-правових актів стосовно звітування про використання коштів, виданих на відрядження

üбухгалтерія розраховує необхідну суму грошей на відрядження, оформляє видатковий касовий ордер і видає грошовий аванс відрядженому (Додаток В);

üВідряджений їде у відрядження, виконує там завдання, заради якого здійснене відрядження,;

üВідряджений протягом трьох робочих днів після повернення з відрядження складає Звіт про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт, підписує його і здає в бухгалтерію разом документами, що підтверджують витрати на проїзд, наймання житла тощо (Додаток Г);

üБухгалтер перевіряє поданий звіт і додані документи, визначає суму витрат, яка підлягає затвердженню;

üКерівник підприємства затверджує звіт своїм підписом;

üНа суму, яку відрядженому потрібно виплатити, або повернути у зв'язку з тим, що був виданий зайвий аванс, бухгалтерія оформляє прибутковий або видатковий касовий ордер;

üВідряджений робить кінцевий розрахунок за відрядження - одержує або сплачує гроші до каси;

üЗа необхідності відряджений складає звіт про роботу, яку він виконав у відрядженні, і подає службовій особі підприємства.

üВитрати, понесені у зв'язку з відрядженням, що не підтверджені відповідними документами (крім добових витрат), працівникові не відшкодовуються

На господарські та інші потреби гроші під звіт видають переважно для купівлі матеріальних цінностей. Потрібно пам'ятати, що є обмеження оплати готівкою. Так, готівкою можна оплатити в одному магазині за один день до 10 тис. грн.

Підтвердженням оплати за готівку є фіскальний чек, що друкується у магазині реєстратором розрахункових операцій і видається покупцю. На куплені цінності, за потреби, магазин виписує також товарний чек або рахунок-фактуру. Куплені цінності підзвітна особа передає на склад за накладною. Рахунок-фактура і товарний чек не підтверджують факту покупки цінностей. До них потрібний ще документ про фактичну сплату грошей, яким може бути фіскальний чек[27].

Інколи доводиться робити закупки у фізичних осіб, які не мають реєстратора розрахункових операцій, а тому не можуть видати фіскального чека. У такому разі факт закупки підтверджують закупівельним актом, який складають у встановленому порядку.

Якщо гроші видають під звіт на господарські потреби, то документальне оформлення роблять так:

1)Керівник підприємства або інші службові особи визначають мету і необхідну суму видання грошей під звіт - покупка матеріальних цінностей, здійснення платежів тощо;

2)Бухгалтерія складає і оформляє видатковий касовий ордер для видання грошей з каси;

3)Працівник одержує в касі гроші під звіт, придбані цінності здає на склад за накладною, товарним або фіскальним чеком;

4)Після виконання доручення, але не пізніше наступного дня після одержання грошей, працівник складає Звіт про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт, підписує його і разом з документами, що підтверджують суму проведених витрат, подає в бухгалтерію(Додаток Д);

До авансового звіту додається документи, що підтверджують суму фактичних витрат, пов'язаних з відрядженням (Додаток Е).

Підчистки, помарки, необумовлені виправлення, перекручення дат авансовому звіті не допускаються. Звіт обов'язково підписується підзвітною особою[17].

Після складання звіту про використання коштів визначається різниця між сумою отриманого авансу та фактичними витратами. Якщо працівник здійснив перевитрату авансової суми, то кошти повинні бути відшкодовані йому з каси підприємства без його заяви. Винятки складають випадки, коли перевитрати були здійснені на цілі, не передбачені наказом. У такому випадку можливі наступні варіанти:

• суму перевитрат за авансовим звітом не відшкодовують і на авансовому звіті пишуть тільки суму, затверджену керівником;
• суму перевитрат відшкодовують за рішенням керівника з наступним приєднанням цієї суми до сукупного оподатковуваного доходу працівника.

Обов'язковим реквізитом звіту є резолюція керівника підприємства або уповноваженої ним особи про затвердження вказаної суми витрат і його підпис.

5)Бухгалтерія перевіряє звіт і подає на затвердження керівнику підприємства;

Якщо підзвітна особа не надала звіти та необхідні виправдовуючі документи у встановлені строки або не повернула в касу залишки невикористаних сум авансів, бухгалтерія має право утримати таку заборгованість із нарахованої заробітної плати в порядку, встановленому чинним законодавством. Це положення застосовується лише щодо сум авансів, виданих у національній грошовій одиниці України на господарські потреби або витрати на відрядження.

6)Після затвердження звіту бухгалтерія організовує остаточний розрахунок з підзвітною особою: визначає суми, які потрібно доплатити із каси чи повернути до каси, оформляє прибутковий чи видатковий касовий ордер і розраховується через касу з підзвітною особою.

Виданні під звіт гроші витрачаються суворо за цільовим призначенням. Передача підзвітних сум однією особою іншій забороняється[28].

2.2 Синтетичний та аналітичний облік розрахунків з підзвітними особами

Відповідно до Плану рахунків для відображення розрахунків з підзвітними особами визначено субрахунок 372 «Розрахунки з підзвітними особами» рахунку 37 «Розрахунки з різними дебіторами». Вибір рахунку для відображення розрахунків з підзвітними особами не випадковий, оскільки підзвітні особи, як правило, стосовно підприємства є дебіторами. І це не дивно, адже, як вже зясовано, розрахунки з конкретними підзвітними особами починаються з видачі їм коштів під звіт на відрядні витрати або на придбання активів, робіт або послуг для підприємства та виникнення у звязку з цим дебіторської заборгованості таких підзвітних осіб. Все сказане зовсім не означає, що з розрахунками з підзвітними особами не може утворитися кредитове сальдо. Таке можливо, але це можна розглядати лише як виняток з правил [11].

При значному обсязі операцій з підзвітними особами для обліку коштів, виданих під звіт з певною метою, у бухгалтерському обліку доцільно відкрити додаткові аналітичні рахунки третього або четвертого порядку, наприклад:

"Розрахунки з підзвітними особами у національній валюті за службовими відрядженнями";

"Розрахунки з підзвітними особами у національній валюті за сумами, виданими на господарські потреби";

"Розрахунки з підзвітними особами у національній валюті за сумами, виданими на придбання сільськогосподарської продукції, заготівлю вторинної сировини й металобрухту";

"Розрахунки з підзвітними особами в іноземній валюті (доларах США) за службовими відрядженнями";

"Розрахунки з підзвітними особами в іноземній валюті (російських рублях) за службовими відрядженнями".

Щодо Плану розрахунків:

«На субрахунку 372 «Розрахунки з підзвітними особами» ведеться облік розрахунків з підзвітними особами. Сальдо субрахунку може бути як дебетовим, так і кредитовим. Такі показники відображаються розгорнуто: дебетове сальдо - в складі оборотних активів, кредитове сальдо - в складі зобовязань балансу підприємства»

Іншу будь-яку додаткову інформацію План розрахунків не містить. Можна тільки додати загальну вимогу Плану рахунків до рахунку 37, що повною мірою стосується і субрахунку 372:

«Аналітичний облік ведеться за кожним дебітором, за видами заборгованості, термінами її виникнення і погашення».

Аналітичний облік розрахунків з кожною з підзвітних осіб ведеться в «Відомості 3.2 аналітичного обліку розрахунків з різними дебіторами (до рахунку 37)» Журналу №3. Як правило, для здійснення такого аналітичного обліку оформляється окрема «Відомість 3.2 аналітичного обліку розрахунків з різними дебіторами (до рахунку 37)» за субрахунком 372. (Додаток Є )

Щодо відображення за дебетом і кредитом субрахунку 372 окремих операцій з підзвітними особами. За дебетом субрахунку 372 відображаються суми, видані під звіт, а по кредиту - суми, списані з підзвіту підзвітних осіб на підставі наданого ними і затвердженого керівником підприємства Звіту, а також повернення підзвітними особами залишку невикористаних або зайво витрачених підзвітних коштів до каси або на поточний рахунок підприємства або утримання невикористаних або зайво витрачених підзвітних коштів із заробітної плати підзвітної особи (таблиця 2.1).

Таблиця 2.1. Бухгалтерські проводки за операціями з підзвітними особами

№Зміст операціїКореспонденція рахунківДтКтОперації з видачі коштів під звіт1Видача готівки з каси підприємства під звіт у національній валюті3723012Видача готівки з каси підприємства під звіт в іноземній валюті3723023Пер. коштів під звіт з поточного рахунку підприємства в нац. валюті на рахунок банківської платіжної картки313311Одержання підзвітною особою готівкової національної валюти з банківської платіжної картки372313Видача (перерахування) коштів під звіт з поточного рахунку підприємства в національній валюті на рахунок особистої банківської платіжної картки відрядженого працівника3723114Перерахування коштів з поточного рахунку підприємства в національній валюті під звіт на рахунок банківської платіжної картки в іноземній валюті: а) кошти в національній валюті перераховані банку для конвертації в іноземну валюту і зарахування іноземної валюти на рахунок банківської платіжної картки377311б) іноземна валюта перерахована банком на рахунок банківської платіжної картки3141377Одержання підзвітною особою готівкової іноземної валюти з банківської платіжної картки37231415Перерахування коштів під звіт з валютного рахунку підприємства в іноземній валюті на банківську платіжну картку в тій же іноземній валюті31423122Одержання підзвітною особою готівкової іноземної валюти з банківської платіжної картки3723142Видача (перерахування) коштів під звіт з валютного рахунку підприємства в іноземній валюті на особисту банківську платіжну картку в тій же іноземній валюті відрядженого працівника37231226Перерахування коштів під звіт з поточного валютного рахунку підприємства в рублях на рахунок банківської платіжної картки в евро : а) кошти в рублях, перераховані банку для конвертації в евро, пер. на рахунок банківської платіжної картки в евро3773123б) євро перераховані банком на рахунок банківської платіжної картки в євро3142377Одержання підзвітною особою готівкової іноземної валюти з банківської платіжної картки37231427Видані під звіт кошти підзвітній особі, що перебуває у відрядженні, шляхом поштового переказу (безготівкового) а) кошти призначені для поштового переказу підзвітній особі, яка перебуває у відрядженні, і дня оплати за поштовий переказ, перераховані поштовому відділенню зв'язку377311б) отримано повідомлення поштового відділення зв'язку про одержання підзвітною особою, яка перебуває у відрядженні, суми поштового переказу372371Не отримано повідомлення про одержання підзвітною особою, яка перебуває у відрядженні, суми поштового переказу, і сума поштового переказу повернута поштовим відділенням зв'язку на поточний рахунок підприємства3113778Видані під звіт кошти підзвітній особі, яка перебуває у відрядженні, шляхом поштового переказу (готівкою), через іншу підзвітну особу (далі - підзвітна особа № 2): а) кошти, призначені для поштового переказу підзвітній особі, яка перебуває у відрядженні, і для оплати за поштовий переказ поштового відділення зв'язку видані з каси підзвітній особі № 2372301б) підзвітні кошти, призначені для поштового переказу підзвітній особі, що перебуває у відрядженні, переведені поштовим переказом підзвітною особою №2377372в) підзвітною особою № 2, яка здійснила поштовий переказ, оплачені послуги пошти92372г) отримано повідомлення про одержання підзвітною особою, яка перебуває у відрядженні, суми поштового переказу. Аналогічною проводкою відображається повернення поштою суми нездійсненого поштового переказу підзвітній особі № 2, яка здійснила переказ3723779Видані під звіт кошти в іноземній валюті у вигляді дорожнього чека37233210Видано зар. плату від. працівникові, який перебуває у відрядженні, шляхом поштового переказу (безготівкового): а) кошти, призначені для поштового переказу підзвітній особі, яка перебуває у відрядженні, і для оплати за поштовий переказ, перераховані поштовому відділенню звязку377311б) отримано пов. про одержання підзвітною особою, яка пер. у від., суми поштового переказу (заробітної плати)661377Не отримано повідомлення про одержання підзвітною особою, яка перебуває у відрядженні, суми поштового переказу і сума поштового переказу повернута поштовим від діленням зв'язку на поточний рахунок підприємства31137711Видано заробітну плату відрядженому працівникові, який перебуває у відрядженні, шляхом поштового переказу (готівкового), через іншу підзвітну особу (далі - підзвітна особа № 2): а) кошти, призначені для поштового переказу підзвітній особі (його заробітна плата), яка перебуває у відрядженні, і для оплати за поштовий переказ поштового відділення зв'язку, видані з каси підзвітній особі № 2372301б) кошти, призначені для поштового переказу підзвітній особі (його заробітна плата), яка перебуває у відрядженні, переведені поштовим переказом підзвітною особою № 2377312в) підзвітною особою № 2, яка здійснила поштовий переказ, сплачені послуги пошти92372г) отримано повідомлення про одержання підзвітною особою, яка перебуває у відрядженні, суми поштового переказу (заробітної плати)661377Не отримано повідомлення про одержання підзвітною особою, що перебуває у відрядженні, поштового переказу, і сума поштового переказу повернута поштою підзвітній особі, яка здійснила переказ37237712Відображення доходу від операційної курсової різниці з одночасним збільшенням заборгованості підзвітної особи в результаті виникнення курсової різниці з операції оплати активів робіт або послуг відрядженим працівником в іноземній валюті за допомогою корпоративної платіжної картки, коли крос-курс, установлений НБУ, вище комерційного курсу банку, який здійснює перерахування валюти карткового рахунку у валюту платежу37271413Відображення збільшення заборгованості підзвітної особи результаті зміни курсу іноземної валюти, що видана йому під звіт і підлягає поверненню до каси підприємства372714Операції зі списання коштів з підзвіту14Підзвітною особою оплачені послуги готелів (мотелів тощо), у тому числі додаткові послуги з прання та прасування білизни, за телефонні переговори й ін.9237215Підзвітною особою оплачені квитки на проїзд пасажирським транспортом до місць призначення відрядження і назад, до місця розташування підприємства, яке його відрядило. А також витрати на проїзд громадським транспортом за місцем призначення відрядження тощо9237216З підзвітної особи списані добові витрати, в тому числі в сумі, яка перевищує норму добових, визначену ПКМУ 9237217Відрядженим працівником за час відрядження здійснена оплата за перевезення багажу, аеропортних зборів, за користування постільними речами в поїздах, за послуги камери схову, за послуги вантажників і носіїв, за кор. залом очікування, за послуги довідкового бюро, за послуги міжміського телефонного зв'язку, а також за телеграфні послуги та послуги Інтернет (електронна пошта), за паркування, стоянку й охорону автомобіля, ек. збору, збору за проїзд платними автодорогами, мостами, поромами і т.д., комісійних за послуги з обміну валюти тощо9237218Підзвітною особою відповідно до Завдання оплачені та отримані в юридичних або фізичних осіб і здані на склад підприємства необоротні активи для підприємства10, 11, 12, 1837219Підзвітною особою відповідно до Завдання оплачені й отримані в юридичних або фізичних осіб і здані на склад підприємства запаси для підприємства20, 21, 22, 2837220Підзвітною особою відповідно до Завдання оплачені юридичним або фізичним особам, але не отримані та не здані на склад підприємства необоротні активи та запаси для підприємства. Доставка оплачених підзвітною особою необоротних активів і запасів до складу підприємства здійснюється відповідно до умов договору постачальником (продавцем), юридичною або фізичною особою37137221Підзвітною особою відповідно до Завдання оплачені та прийняті за актом роботи і послуги для підприємства, у тому числі послуги з ремонту і буксування автомобіля, на якому відряджений працівник виїхав у відрядження23, 90, 91, 92, 93, 94, 37222Підзвітною особою відповідно до Завдання оплачені, але не прийняті за актом роботи і послуги для під. Прийняття за актом оплачених підзвітною особою робіт або послуг здійснюється відповідною комісією підприємства37137223Підзвітною особою відповідно до Завдання: а) оплачені з банківської платіжної картки і отримані в юридичних або фізичних осіб необоротні активи372313б) здані на склад підприємства необоротні активи для підприємства20, 21, 22, 37224Підзвітною особою відповідно до Завдання: а) оплачені з банківської платіжної картки та отримані в юридичних або фізичних осіб запаси372313б) здані на склад підприємства запаси для підприємства20, 21, 2837225Підзвітною особою відповідно до Завдання оплачені з банківської платіжної картки юридичним або фізичним особам, але не отримані та не здані на склад підприємства необоротні активи і запаси для підприємства. Доставка оплачених підзвітною особою необоротних активів і запасів до складу підприємства здійснюється відповідно до умов договору постачальником (продавцем) юридичною або фізичною особою372 371313 37226Підзвітною особою відповідно до Завдання: а) оплачені з банківської платіжної картки роботи та послуги372313б) прийняті за актом роботи та послуги для під., вартість яких за Звітом спис. з підзвіту цієї підзвітної особи23, 90, 91, 37227Підзвітною особою відповідно до Завдання оплачені з банківської платіжної картки, але не прийняті за актом роботи та послуги для підприємства. Прийняття за актом оплачених підзвітною особою послуг здійснюється відповідною комісією підприємства372 371313 37228Підзвітною особою відповідно до Завдання оплачені та отримані у юридичних осіб пально-мастильні матеріали й інші експлуатаційні рідини для автомобіля, на якому працівник виїхав у відрядження20337229Підзвітною особою оплачені й отримані в юридичних осіб запасні частини, необхідні для ремонту автомобіля, на якому працівник виїхав у відрядження20737230Сп. з підзвіту від. Прац. сума ПДВ, яка входить до вартості оплати проїзних документів та інших платіжних док.64137231Нараховано підзвітній особі штраф за несвоєчасне повернення до каси або на поточний рахунок підприємства невикористаних підзвітних коштів або зайво витрачених підзвітних коштів37764132Нарахований підзвітній особі податок з доходів фізичних осіб за неповернення в касу або на поточний рахунок підприємства до кінця місяця, в якому настав строк звітності за відрядженням, невикористаних підзвітних коштів або зайво витрачених підзвітних коштів37764133Відображення витрат з обміну валюти, у тому числі відображення зменшення заборгованості підзвітної особи в результаті виникнення курсової різниці з операції оплати активів робіт або послуг відрядженим працівником в іноземній валюті за допомогою корпоративної платіжної картки, коли крос-курс, установлений НБУ, нижче комерційного курсу банку, який здійснив перерахування валюти карткового рахунку у валюту платежу94537234Від. зменшення заборгованості підзвітної особи в результаті зміни курсу іноземної валюти, виданої йому під звіт945372

Ці проводки повинні повністю відображати всі операції з одержання коштів під звіт підзвітною особою та їхнє списання з неї на підставі такого затвердженого керівником Звіту. За кожною окремою підзвітною особою, за кожним окремим відрядженням або видачею коштів під звіт на придбання підзвітною особою активів, робіт або послуг для підприємства в Журналі № 3 «Відомості № 3.2 аналітичного обліку розрахунків з різними дебіторами», відкритої за субрахунком 372 «Розрахунки з підзвітними особами», робиться окремий запис (заповнюється окремий рядок). Навіть якщо кошти видавалися під звіт, але не були використані підзвітною особою за призначенням та повернуті нею до каси підприємства, все рівно по такій видачі та по такій підзвітній особі в «Відомості № 3.2 аналітичного обліку розрахунків з різними дебіторами», відкритої за субрахунком 372 «Розрахунки з підзвітними особами» робиться окремий запис (заповнюється окремий рядок)[13].

У Відомості 3.2 наводяться такі графи:

1)реєстраційний номер запису;

2)номер і дата документа;

)найменування дебіторів, рахунків (підзвітна особа, назва організації…)

)дата виникнення заборгованості;

)сальдо на початок місяця (дебет);

)сальдо на початок місяця (кредит);

7-13) у дебет рахунка 37 з кредита рахунків (10, 11, 14, 15, 16, 19, 20, 22, 23, 24, 25, 26, 28, 30, 31, 33, 36, 39, 50, 64, 68, 69, 70, 71, 73, 74, 75);

) разом за дебетом;

-21) з кредита рахунка 37 у дебет рахунків (10, 11, 12, 14, 15, 16, 20, 22, 23,

, 26, 28, 30, 31, 33, 34, 35, 48, 50, 51, 60, 61, 62, 64, 65, 66, 67, 68, 80, 84, 85, 91, 92, 93, 94, 99);

22) разом за кредитом;

) сальдо на кінець місяця (дебет);

24) сальдо на кінець місяця (кредит).

Підставою для заповнення журналу-ордера № 3 і відомості № 3.2 є:

- касові документи, що свідчать про видачу або повернення підзвітних сум;

авансові звіти з доданням документів, що підтверджують цільове використання виданих коштів;

наказ, розрахунково-платіжна відомість при утриманні з заробітної плати працівника не повернених своєчасно невикористаних коштів.

Підсумкові дані «Відомості № 3.2 аналітичного обліку розрахунків з різними дебіторами», відкритої за субрахунком 372 «Розрахунки з підзвітними особами» (зразок заповнення дивися нижче) у вигляді бухгалтерських проводок переносяться до Головної книги підприємства.

На основі Головної книги складається оборотна відомість.

Оборотна відомість служить для контролю за правильністю розноски операцій на рахунках обліку, виведення оборотів і сальдо на кінець періоду. Якщо збігаються суми дебетового і кредитового сальдо та оборотів, це свідчить про правильність ведення обліку лише з формального боку. Помилок логічного характеру (помилкова кореспонденція рахунків, записи не в ті регістри обліку) за допомогою оборотної відомості не можна виявити.

Оборотна відомість складається щомісячно з метою виявлення помилок, допущених при заповненні журналів. Отримання ідентичних сум дебетових і кредитових сальдо й оборотів за місяць свідчить про відсутність помилок в журналах і можливість складання балансу.

Отримані залишки (сальдо) на субрахунку 372 «Розрахунки з підзвітними особами» показуються розгорнуто (не згортаються), тобто з дебетового сальдо не віднімають кредитове і навпаки, ні у «Відомості № 3.2 аналітичного обліку розрахунків з різними дебіторами», відкритій за субрахунком 372 «Розрахунки з підзвітними особами», ні в Головній книзі. Залишки (сальдо) на початок і кінець облікового періоду (місяця, кварталу або року) за субрахунком 372 «Розрахунки з підзвітними особами» з Головної книги підприємства переносяться до Балансу підприємства. У висновку додамо, що сума нарахованого штрафу і ПДФО, утримані із заробітної плати підзвітної особи, яка несвоєчасно повернула невикористані підзвітні кошти до каси або на розрахунковий рахунок підприємства, відображається за дебетом рахунку 66 і кредитом субрахунку 641 на окремому субрахунку другого порядку, на якому підприємство відображає розрахунки за ПДФО. Якщо суму штрафу і ПДФО потрібно утримати з члена керівного органу, то таке утримання відображається за дебетом рахунку 67. [23].

3.Відображення операцій з обліку розрахунків з підзвітними особами в облікових регістрах та фінансовій звітності

Форма бухгалтерського обліку, система регістрів, порядок і спосіб реєстрації та узагальнення інформації в них, обирається підприємством самостійно з додержанням єдиних засад бухгалтерського обліку. Облікові регістри ( книги, відомості, журнали, тощо) призначені для хронологічного, систематичного або комбінованого накопичення, групування та узагальнення інформації про господарські операції, що містяться у прийнятих до обліку первинних документах, які складаються щомісяця, підписуються виконавцями та головним бухгалтером. Регістри бухгалтерського обліку побудовані за кореспонденцією рахунків бухгалтерського обліку, що встановлена Інструкцією «Інструкція про застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобов'язань і господарських операцій підприємств і організа-цій» № 291. При обліку розрахунків з підзвітними особами використовують Розділ І Журналу 3 і Відомість 3.2 аналітичного обліку розрахунків з різними дебіторами, здійснюють відповідні записи в Головній книзі, які пізніше використовують для відображення в фінансовій звітності та складання Балансу підприємства, користуючись при цьому Наказом Міністерства фінансів України «Про затвердження методичних рекомендацій по застосуванню регістрів бухгалтерського обліку» № 356 від 29.12.2000р.;

При журнально-ордерній формі обліку для обліку розрахунків з підзвітними особами призначений журнал № З, в якому суміщається аналітичний і синтетичний облік по субрахунку 372 "Розрахунки з підзвітними особами" і рахунку 37 "Рахунки з різними дебіторами" в єдиній системі записів[26].

Облік здійснюється в розрізі фізичних осіб, які одержали грошові кошти під звіт. По кожному окремому рядку відображається сума виданого авансу, сума витрат на основі затвердженого авансового звіту, повернена сума невикористаних підзвітних сум, відшкодування перевитрат, сума підзвітних коштів, по яких не подано авансового звіту і які не повернені в касу.

Для одержання необхідних синтетичних даних по рахунку 372 суми, відображені в авансових звітах і повернення невикористаних авансів відображаються в журналі 3 і відомості 3.2 аналітична відомість розрахунків з підзвітними особами до нього в кореспонденції з дебетуючими рахунками. В кінці місяця підсумки кредитових оборотів в цілому по субрахунку 372 і по дебету кореспондуючих рахунків переносяться в Головну книгу.

При відкритті журналу 3 і відомості 3.2. до нього (в перших рядках) по кожному підзвітному працівнику вказується сума перехідного залишку з минулого місяця і дата його, залишку, виникнення. В наступних рядках вказується суми виданих під звіт грошових коштів (як правило, по кредиту рахунку 30) і дати їх видачі.

В наступному, основному, розділі відомості 3.2. який представляє кредитову частину субрахунку 372 , які відображають суми повернення і утримання невикористаних підзвітних сум і здійснених платежів за рахунок підзвітних сум. В кожному конкретному випадку вказується дата, номер авансового звіту і сума. Сума платежів відображаються в цілому і по кореспондуючих рахунках. Записи повернення і утримання невикористаних підзвітних сум проводяться на основі документів по касі і розрахунково-платіжних відомостей. Записи по витрачених сумах здійснюються на основі затверджених авансових звітів з додатками до них документів.

Суми, які віднесені в дебет рахунків 23, 91, 92 підлягає групуванню по статтях аналітичного обліку в листках - розшифровках. По придбаним за рахунок підзвітних сум матеріальних цінностей вказується їхня облікова вартість.

Після закінчення місяця по кожній підзвітній особі визначають сальдо на кінець місяця, яке потім буде перенесено у відомість 3.2 наступного місяця, як вступне сальдо.

Після закінчення журналу 3 та відомості 3.2 до нього вказується дата завершення записів в ньому і дата переносу оборотів в Головну книгу. Все це завіряється підписами виконавців та підписом головного бухгалтера підприємства.

Для того, щоб повністю вивчити і зрозуміти облік розрахунків з підзвітними особами залишається розглянути відображення витрат в деяких формах фінансової звітності, а саме в Балансі і Звіті про фінансові результати.

Згідно Інструкції про застосування Плану рахунків сальдо субрахунку 372 "Розрахунки з підзвітними особами" може бути як дебетовим, так і кредитовим. В балансі підприємства дебетове сальдо відображається в складі активів, а кредитове - в складі зобов'язань. Дебетовий залишок (сальдо) за субрахунком 372 відображається в активі балансу в рядку 210 «Інша поточна дебіторська заборгованість», а кредитовий залишок (сальдо) за цим же субрахунком - в пасиві Балансу в рядку 610 «Інші поточні зобов'язання»(Додаток З).

Лише після складання оборотних відомостей можна заповнювати бухгалтерський баланс методом переносу залишків за рахунками на відповідні статті балансу. Метою складання балансу є надання користувачам повної, правдивої та неупередженої інформації про фінансовий стан підприємства на звітну дату.

Баланс служить для аналізу структури активів, змін окремих статей (зменшення чи збільшення за відповідний період зобов'язань підприємства (кредиторам, податковим органам, персоналу, банківським установам та ін.) і власного капіталу.

Згортання статей активів і зобов'язань у балансі не дозволяється, за винятком випадків, передбачених відповідними стандартами. Підсумок активів балансу повинен дорівнювати сумі зобов'язань і власного капіталу[18].

Узагальнити відображення операцій з обліку розрахунків з підзвітними особами в облікових регістрах та фінансовій звітності можна за допомогою рис. 3.1

Рис 3.1 Схема відображення операцій з обліку розрахунків з підзвітними особами в облікових регістрах та фінансовій звітності

Що стосується відображення відрядних витрат в Звіті про фінансові результати, то тут порядок відображення залежить від того, до якого виду витрат в обліку були віднесені відрядні витрати: до загальновиробничих витрат з наступним списанням на собівартість реалізації, до адміністративних витрат, витрати на збут чи до інших витрат, операційної діяльності. Виходячи з цього відповідні суми знайдуть відображення в рядках 040, 070, 080, 090 розділу І "Фінансові результати" . В розділі II "Елементи операційних витрат" відрядні витрати знайдуть відображення в рядку 270 "Інші операційні витрати" (Додаток Ж).

Висновки

Серед розрахункових операцій особливе місце займають розрахунки з підзвітними особами, які є на кожному підприємстві, незалежно від форми власності та галузі діяльності.

В даній роботі було розглянуто основні аспекти обліку розрахунків з підзвітними особами прикладі сільскогосподарського товариства з обмеженою відповідальністю «Україна 2001» відділ №9.

Підзвітною особою в бухгалтерській практиці називається працівник, що отримав готівкові кошти підприємства, так як він зобов'язаний прозвітуватись про цільове використання грошових коштів, або повернути їх в касу бюджетної установи.

На досліджуваному підприємстві ТОВ «Україна 2001» відділ №9 ведеться облік розрахунків з підзвітними особами за:

1)авансами виданими на господарські потреби виробництва;

2)службовими відрядженнями.

Оскільки, операції по розрахунках з підзвітними особами, відображаються і в податковому, і в фінансовому обліку, то на них необхідно звернути особливу увагу.

Щодо фінансового обліку, то тут усе просто, усі суми, які витрачені підзвітною особою і затверджені керівником включаються до витрат підприємства.

Для того, щоб віднести витрати, які понесла підзвітна особа, у податковому обліку до складу валових витрат необхідно, щоб виконувалися наступні умови :

üзгода керівника;

üдокументальне підтвердження витрат;

üзв'язок понесених витрат з основною діяльністю підприємства;

üне перевищення граничних норм добових витрат.

Суми, отримані підзвітною особою, називають авансовими сумами, а звіт працівника називають - авансовий звіт. Авансовим звітом буде вважатись документ, що підтверджує витрати працівника (так як до нього додаються підтверджуючі документи: чеки, білети, квитанції, закупівельні акти), обов'язковим реквізитом його є підпис керівника підприємства: "доцільність витрат підтверджую" і підпис, або "бухгалтерії оплатити" .Складає авансовий звіт підзвітна особа, вказує дату і підписується в ньому.

Службовим відрядженням вважається поїздка працівника за розпорядженням керівника органу державної влади, підприємства, установи та організації, що повністю або частково утримується (фінансується) за рахунок бюджетних коштів, на певний строк до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем його постійної роботи (за наявності документів, що підтверджують зв'язок службового відрядження з основною діяльністю підприємства)

В даній курсовій роботі на прикладі прикладі ТОВ «Україна 2001» відділ №9 я детально розглянула організацію документального, зведеного синтетичного та аналітичного обліку розрахунків з підзвітними особами.

Первинний облік ведеться на бланках типових форм. Документи заповнюються чітко, розбірливо і вчасно, згідно з документооборотом здаються в бухгалтерію господарства.

Синтетичний облік розрахунків з підзвітними особами ведеться на рахунку 37 "Розрахунки з різними дебіторами" субрахунку 372 "Розрахунки з підзвітними особами". Сальдо субрахунка може бути як дебетовим, так і кредитовим. Такі показники відображаються у балансі розгорнуто: дебетове сальдо - в складі оборотних активів, кредитове сальдо - в складі зобовязань підприємства.

Аналітичний облік витрат по розрахунках з підзвітними особами ведуть окремо по кожній авансовій видачі позиційним способом. За дебетом рахунка 37 субрахунку 372 відображають суми, видані під звіт, а також відшкодування перевитрат, тобто погашення кредиторської заборгованості. За кредитом субрахунку 372 відображають списання підзвітних сум.

Розрахунки з підзвітними особами обліковують у журналі № 3, він побудований за формою оборотної відомості, в якій зазначаються вступний і кінцевий залишки. Підприємство використовує одну з найпростіших форм бухгалтерського обліку, меморіально-ордерну форму. Основними реєстрами бухгалтерського обліку є журнали ордери в яких систематизація і групування документів ведеться в хронологічному порядку по кореспондуючих рахунках. Підсумкові дані в журналах ордерах на кожному синтетичному рахунку звіряють з даним інших облікових реєстрів, в яких відображені записи по відповідних кореспондуючих рахунках.

Останнім часом, щодо операцій по обліку розрахунків з підзвітними особами, відбулися певні зміни, підставою для них стали внесені зміни на початку цього року Міністерством фінансів України до Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон (Наказ Мінфіну від 17.03.2011 №362, зареєстрований в Мінюсті України 29.03.2011 за №410/19148). Даний нормативний документ вступив у дію з 01 квітня 2011р.

Основним нововведенням стало те, що скасовується посвідчення про відрядження, уточнено звязок відрядження з основною діяльністю підприємства, внесено доповнення про необхідність ознайомлювати відряджуваних осіб з кошторисом витрат, також змінена форма спеціального журналу, в якому підприємство, що відряджає працівника, здійснює реєстрацію особи, яка вибуває у відрядження. Отже висновком даного дослідження розрахунків з підзвітними особами на ТОВ «Україна 2001» відділ №9 є такий : розрахунки з підзвітними особами, серед інших розрахункових операцій на підприємстві, займають своє належне і важливе місце, і жодне підприємство не зможе нормально працювати без підзвітних сум. А облік даних розрахунків є важливою ділянкою, на яку бухгалтери підприємств повинні звертати увагу.

Список використаної літератури

1.Додаток до Постанови Кабінету Міністрів України №663 від 23 квітня 1999 р. (у редакції Постанови Кабінету Міністрів України №977 від 11 липня 2002 p.). Про норми відшкодування витрат на відрядження у межах України та за кордон для державних службовців і працівників підприємств, установ та організацій, що повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів.

2.Закон України "Про податок з доходів фізичних осіб" з останніми змінами та доповненнями, що набули чинності 01.01.2010 р

3.Інструкція "Про службові відрядження в межах України та за кордон" (наказ Мінфіну від 13.03.98 №59) затверджена в новій редакції (наказ Мінфіну від 17.03.2011 №362)

4.Наказ Міністерства фінансів України "Про затвердження Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон" №59 від 13 березня 1998 р.

5.Положення (стандарт) бухгалтерського обліку № 10 ''Дебіторська заборгованість" затверджений наказом Міністерства Фінансів України.

6.Порядок складання Звіту про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт №440 від 19.09.2003 р.

7.Постанова Кабінету Міністрів „ Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів « від 2 лютого 2011 р. № 98

8.Постанова Кабінету Міністрів України "Про норми відшкодування витрат на відрядження в межах України та за кордон" №663 від 23.04.1999 р.

9.Постанова Кабінету Міністрів України "Розміри надбавок до норм добових витрат в іноземній валюті для окремих категорій працівників" №977 від 11 липня 2002 р.

.Постанова КМУ «Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних кошт» від 2 лютого 2011 р. N 98

11.Бутинець Ф.Ф. Бухгалтерський фінансовий облік: Підручник для студентів вищих навчальних закладів спеціальності „Облік і аудит». - Житомир: ПП „Рута», 2009. - 912с.

12.Добровський В. М. Бухгалтерський фінансовий облік в Україні: навч. посіб. для студент. вищ. навч. закл. - Київ.: АСК., 2009. - 976 с.

13.Карєв В.П. Облік розрахунків з підзвітними особами: навч. посібник - К. : Інформ.-аналіт. агентство, 2008. - 544 с.

.Коблянська О. І. Фінансовий облік: навчальний посібник.- 2-ге вид. перероб. і доповн. - К.:Знання, 2007. - 472 с.

.Лишиленко О.В. Бухгалтерський фінансовий облік. Підручник. - Київ: Вид-во „Центр навчальної літератури», 2005 - 528 с.

.Свірко С. В. Організація бухгалтерського обліку в бюджетних установах: Навч. посібник. - К.: КНЕУ, 2003. - 380 с.

.Сук Л.К., Сук П.Л. Організація бухгалтерського обліку: Підручник. - К.: Каравела; Піча Ю.В., 2009. - 624 с.

.Ткаченко Н.М. Бухгалтерський фінансовий облік, оподаткування і звітність: Підручник. - 3-тє видання - Київ: Алерта, 2008 - 902с.

.Ворона В.І. В дорогу далеку… Відрядження за кордон - без проблем. // Дебет-Кредит (додаток до газети „Галицькі контракти»). - 2004 - №8.

.Корольова Г. Розрахунки з підзвітними особами. //Баланс. - 2000 -№21.

.Онищенко Т. Відрядження в межах України. // Податки та бухгалтерський облік. - 2003. - №42.

.Онищенко Т. Відрядження за кордон. // Податки та бухгалтерський облік. - 2003. - №47.

.Онищенко Т., Вороная Н., Свіріденко А. Службові відрядження.// Податки та бухгалтерський облік. - 2005. - №59.

.Пантелійчук Л. Витрати на відрядження: бухгалтерський облік, оподаткування, документальне оформлення.// Бухгалтерський облік і аудит. - 2002. - №11.

.Повіренна Т. Розрахунки з підзвітними особами.// Баланс-бюджет. - 2007.- №33

.Рудяк Ю. Підзвітні суми: звіт і облік//Податки та бухгалтерський облік. - 2002. - №57.

.Сук Л. Обліку розрахунків з підзвітними особами.// Бухгалтерія в сільському господарстві. - 2010. - № 21 - с 27-38

.Сук Л. Організація обліку розрахунків з підзвітними особами.// Бухгалтерія в сільському господарстві. - 2009 - №11 -с 33-40

.Церетелі Л. Розрахунки з підзвітними особами по витратах на відрядження за кордон.// Вісник податкової служби України. - 2002 - №44.

30.

Вступ підзвітний особа облік Удосконалення ринкових відносин і збільшення обсягів українського ринку, вихід українських субєктів господарювання на ринки і

Больше работ по теме: