Інформаційні системи кадрового діловодства на підприємстві паливно-енергетичного комплексу

 

Національний аерокосмічний університет ім. М.Є. Жуковського «ХАІ»

Гуманітарний факультет

Кафедра документознавства та української мови










КУРСОВА РОБОТА

З ДИСЦИПЛІНИ «ІНФОРМАЦІЙНІ РЕСУРСИ»

НА ТЕМУ «ІНФОРМАЦІЙНІ СИСТЕМИ КАДРОВОГО ДІЛОВОДСТВА НА ПІДПРИЄМСТВІ ПАЛИВНО-ЕНЕРГЕТИЧНОГО КОМПЛЕКСУ»











Харків - 2014 р.


ВСТУП


Будь-яка компанія - маленька чи велика, потребує своєчасного і якісного ведення кадрової документації. Всі поточні питання, пов'язані з автоматизацією системи кадрового документообігу на підприємстві, введення систем до кадрових відділів на підприємствах.

У сучасних умовах для підвищення ефективності управління необхідно вдосконалення роботи з документами, оскільки всяке управлінське рішення завжди базується на інформації, на службовому документі.

Документи - це основні інформаційні ресурси підприємства, робота з якими вимагає правильної організації.

Лат. documentum - зразок, свідоцтво, доказ, будь-який матеріальний об'єкт) - наділений в письмову форму акт, що засвідчує наявність фактів певного значення.

Документ виступає одночасно і як предмет праці управлінського працівника, і як його результат.

Найважливішою функцією документа є інформаційна. У документі фіксуються факти, події, явища практичної і розумової діяльності людини.

Також документ виконує виховну функцію. Він дисциплінує виконавця, вимагає підвищеного рівня освітньої підготовки, а добре оформлений документ виховує естетичний смак управлінських кадрів, підвищує престиж організації.

Рух документів в організації з моменту їх створення або одержання до завершення виконання або відправлення називається документообігом.

Документообіг - це безперервний процес руху документів, об'єктивно відображає діяльність підприємства і дозволяє оперативно керувати ним.

Дослідження інформаційних систем на підприємстві є дуже важливим завданням для сучасного документознавства. В цьому й полягає актуальність теми курсової роботи.

Ступінь наукової розробки теми. Інформаційні системи кадрового документообігу привертали увагу багатьох вчених. У працях Т.Ю. Базаров[1], Глинских А.Б. [2]. Р.Д. Гутгарц. [3], В.А. Невежин [4] та інших вчених розглянуті різні аспекти що до інформатизації систем кадрового документообігу.

Обєктом нашого дослідження є інформаційні системи кадрового діловодства.

Предмет дослідження - інформатизація кадрового документообігу на підприємстві паливно-енергетичного комплексу.

Мета роботи - проаналізувати інформаційну систему кадрового діловодства.

Ця мета обумовлює наступні завдання дослідження:

розглянути загальну організацію інформаційних систем кадрового документообігу;

виявити особливості інформатизації системи на підприємстві паливно-енергетичного комплексу;

проаналізувати автоматизовану систему кадрового документообігу.

Для досягнення поставленої мети в дослідженні застосовані наступні наукові методи: аналізу, синтезу, дедукції, порівняння, системний метод.

Метод аналізу використано під час розгляду інформатизованих систем на підприємстві. Метод синтезу застосовано для підбиття підсумків окремих розділів та дослідження в цілому. Метод дедукції дав можливість розглянути різні автоматизовані системи. Метод порівняння використано під час виявлення особливостей інформатизованих систем саме підприємств паливно-енергетичних комплексів. Системний метод застосовано для аналізу інформаційних систем кадрового документообігу на підприємстві.


РОЗДІЛ 1. ІНФОРМАЦІЙНІ СИСТЕМИ КАДРОВОГО ДОКУМЕНТООБІГУ НА ПІДПРИЄМСТВІ


.1 Інформаційні системи кадрового документообігу


За останнє десятиліття у зв'язку з розвитком ринкових відносин в Україні з'явився стійкий попит на автоматизацію роботи з документами. Величезний потенційний попит на програми та послуги в області автоматизації діловодства викликаний цілим рядом причин:

З документами працюють абсолютно всі організації та велика кількість приватних осіб;

Практично кожна організація стикається з проблемами в діловодстві, навіть якщо мова не йде про автоматизацію: документи губляться, не контролюються і т.д.;

Зросли запити користувачів на вдосконалені програми автоматизації діловодства, здатні інтегруватися з численними автоматизованими робочими місцями, інформаційними та прикладними системами;

За рахунок поліпшення ведення діловодства підприємства та організації отримують реальний шанс поліпшити якість свого управління, що є однією з найактуальніших завдань сучасної української економіки;

Секретарі та особи, відповідальні в організаціях за ведення діловодства, часто прагнуть підвищити свою кваліфікацію.

Цілий ряд національних особливостей у веденні діловодства, мові та культурі не дозволяють використовувати західні готові прикладні рішення. Однак з'являється все більша кількість українських виробників, що пропонують недорогі якісні рішення в цій галузі, зростає кваліфікація користувачів. Це дає надію на те, що перспективи розвитку галузі досить сприятливі.

Документи, що накопичилися за роки роботи підприємства, як в електронному, так і в паперовому вигляді, являють собою інформаційний запас. Їх вивчення дозволяє виявляти тенденції, проводити ретроспективний аналіз кадрової діяльності, оцінити значимість окремих управлінських рішень і формувати більш достовірні прогнози розвитку.

Після проведення оптимізації бізнес-процесів виникає необхідність застосування сучасних технологій для виконання процесу з найбільшою швидкістю, найменшими витратами і максимальною ефективністю. Для цього застосовують засоби автоматизації.

Програмні засоби, що використовують для автоматизації документообігу, досить умовно можна розділити на чотири категорії:

. Системи Workflow;

. Системи колективної роботи користувачів над документами;

. Системи, призначені для зберігання і пошуку документів;

. Системи електронної пошти.

Системи Workflow - це повна або часткова автоматизація бізнес-процесу, при якій документи, інформація або завдання передаються від одного учасника (бізнес-процесу) до іншого для виконання дій згідно набору керівних правил.

Системи колективної роботи вирішують всі необхідні завдання з організації спільної роботи користувачів над документами, чим значно скорочує терміни реалізації проектів.

Впровадження системи колективної роботи дозволяє, з одного боку, виключити ризики втрати важливих документів та їх версій при підготовці до виконання - оскільки всі версії документів зберігаються в архіві, а з іншого - забезпечити прозорість процесу підготовки документів і неформального їх узгодження, а також забезпечити можливість внесення змін і правок в електронні документи. Контроль виконання документів ведеться в режимі реального часу, що особливо цінно для керівника: з'являється можливість оцінки стану справ по проекту в будь-який момент часу. І, нарешті, суттєво зменшується кількість паперових документів за рахунок спільної роботи над їх електронними версіями.

Системи, призначені для зберігання великих обсягів інформації та забезпечити зручний доступ до неї, прийнято називати електронними архівами. В рамках галузі або корпорації мова йде навіть не про традиційну автоматизацію каталогів бібліотек, а про побудову інтегрованої системи глобального масштабу, що забезпечує ефективний доступ і збереження величезних обсягів документів в електронному вигляді. До того ж, технологія повинна включати як засоби створення та наповнення банку даних, так і засоби забезпечення його належного функціонування та розвитку.

В рамках системи електронного документообігу підприємства, електронний архів - це підсистема, що забезпечує наступні можливості:

зберігання документів у єдиній базі даних;

структурування інформації;

швидкий пошук потрібного документа;

підготовку документів до передачі в архів;

визначення необхідного часу зберігання для кожного документа у відповідності з діючими нормативами;

знищення документів із закінченим терміном зберігання;

формування необхідних аналітичних звітів за запитом користувача;

організація резервної копії архіву.

Системою, що забезпечує маршрутизацію документів є система електронної пошти, яка здійснює паралельне поширення документів. Електронна пошта є основною системою, що дозволяє здійснювати комунікації як між співробітниками підприємства, так і з зовнішніми кореспондентами.

Тенденцією розвитку систем автоматизації діловодства та документообігу є інтеграція всіх перерахованих систем. Основні функціональні можливості типової системи даного класу можна визначити наступним чином:

прийняття та обробка вхідної документації;

реєстрація внутрішніх і зовнішніх документів;

підготовка і надсилання вихідних документів;

оперативний контроль виконання документів;

організація процедур узгодження та візування документів;;

автоматичне заповнення реквізитів документів;

організація документообігу між окремими підрозділами підприємства (в тому числі територіально віддаленими);

ведення електронного архіву;

обмеження доступу до документів, розмежування прав доступу до документів у відповідності з посадовими інструкціями співробітників, забезпечення цілісності документів;

а) можливість підготовки стандартних звітів, сформованих за запитом користувача;

б) наявність додаткових сервісів, наприклад, автоматична розсилка повідомлень, можливість роботи з графічною інформацією (кресленнями, схемами та ін.).

Процес впровадження складається з декількох етапів. Основними етапами являють наступні:

обстеження організаційної структури підприємства, потоків робіт і формальний опис схеми руху документів;

складання номенклатури документів, формування довідників і класифікаторів, складання інструкцій;

адаптація системи на основу інформацію, отриману на етапі обстеження;

установка та налаштування програмного забезпечення і дослідна експлуатація;

кінцеве налаштування системи з урахуванням недоліків, виявлених під час дослідної експлуатації;

навчання персоналу організації.

Деякі з цих етапів можуть йти паралельно. Особливу увагу слід звернути на процес навчання персоналу, не слід економити на цьому кошти, так як у випадку непрофесійності персоналу навіть найдосконаліша система, яка ідеально підходить для вашої організації, буде малоефективна.

В залежності від перерахованих вище факторів впровадження системи може зайняти від одного-двох тижнів до півроку. Впровадження системи управління ресурсами підприємства може зайняти рік і більше.

Окремого розгляду заслуговує вартість систем. Основним правилом є наступне: системи одного класу коштують приблизно однаково.

Вартість системи залежить від кількох факторів: класу системи, функціональних і технологічних можливостей системи-представника певного класу, масштабу впроваджуваної системи. Вартість системи складається не тільки з вартості ліцензій програмного забезпечення - роботи, що проводяться на тому чи іншому етапі процесу впровадження, також вимагатимуть коштів, причому сума, витрачена на впровадження, може значно перевищувати сумарну вартість ліцензій необхідного програмного забезпечення. Наступним дуже важливим фактором, що впливає на кінцеву вартість системи, є величина витрат на експлуатацію, супровід і технічну підтримку системи.

Кількісно оцінити економічну ефективність від впровадження системи автоматизації досить складно, оскільки доводиться враховувати велику кількість факторів і обробляти значний обсяг інформації. Чим складніше і масштабніше система, тим складніше кількісно оцінити її економічну ефективність. При розгляді питань про необхідність впровадження систем електронного документообігу ми виділили основні вигоди, які отримує організація від впровадження системи. Якщо система обрана правильно і процес впровадження пройшов успішно, то за рахунок скорочення часу на виконання рутинних операцій по роботі з документами співробітники організації можуть більш ефективно використовувати робочий час і виконувати більший обсяг робіт. Складні системи дозволяють оптимізувати діяльність окремих підрозділів і всієї організації в цілому. Багато системи дозволяють отримувати аналітичну інформацію, яка використовується для прийняття багатьох важливих управлінських рішень.

Автоматизація документообігу необхідна в будь-якій організації, незалежно від масштабу і типу власності. Класифікація та існуючі продукти для автоматизації роботи з документами системи автоматизації діловодства та документообігу:

системи управління потоками робіт;

системи організації та управління архівами документів;

системи електронного управління документами.

Існують і інші, не менш важливі вигоди, які дасть система автоматизації. Ці вигоди не завжди виявляються в явному вигляді, але вони, безумовно, також впливають на ефективність діяльності організації в цілому - підвищується рівень професійної підготовки персоналу, зростають амбіції співробітників, прищеплюється культура використання сучасних інформаційних технологій.

Впровадження системи електронного документообігу дає значний економічний ефект, однак кількісна його оцінка є складним процесом, оскільки доводиться враховувати безліч чинників. Економічний ефект в значній мірі визначається правильністю вибору системи та проведення процесу впровадження.

Складання та оформлення документів має проводитися за певними правилами. Державними стандартами в області діловодства та документаційного забезпечення управління передбачені уніфіковані форми для ланки документів.

Автоматизація діловодства переводить на новий якісний рівень вирішення завдання організації роботи з документами:

) ще на стадії впровадження автоматизованої системи проводиться аналіз та оптимізація документообігу. Складаються чіткі схеми руху кожного типу документа, визначаються особи відповідальні за виконання кожного етапу роботи над документом;

) розмежування прав доступу забезпечує послідовну роботу над електронним документом декількох користувачів;

) поточний стан кожного документа можна контролювати;

)налагоджується обмін документами з територіально віддаленими користувачами, які отримують доступ до системи по каналах INTERNET .

В даний час велика частина українських підприємств вже завершила автоматизацію основних підрозділів та зараз впритул підійшла до необхідності впровадження нових технологій в службах персоналу. Це диктується не модою, а зростаючою конкуренцією, необхідністю швидкого прийняття рішень, потребою в оптимізації штатів. Сучасні системи автоматизації дозволяють значно полегшити працю кадровиків і впорядкувати всі облікові і розрахункові процеси, пов'язані з персоналом. Завдяки можливостям швидкого пошуку та доступу до необхідної інформації про співробітників забезпечуються наступні переваги в поточній роботі кадрових співробітників:

) економляться тимчасові витрати за рахунок позбавлення від паперової тяганини і прискорення документообігу;

) підвищується прозорість обліку, можливість контролю роботи співробітників кадрових служб;

) забезпечується доступність і швидкість пошуку документів;

) здійснюється автоматичний контроль правильності складання і заповнення кадрової документації;

) з'являється можливість ефективного перерозподілу обов'язків співробітників завдяки зниженню рутинної обробки паперових документів;

) знижується трудомісткість регламентованої звітності в державні органи;

) проводиться підготовка даних для автоматизованого розрахунку заробітної плати.

В результаті впровадження автоматизованої системи кадрового документообігу кадрова служба вирішує два завдання.

По-перше, кадровики отримують цінний інструмент автоматизації звичайних завдань, можливість формувати гнучкі звіти про працівників з різними умовами відбору і сортування.

По-друге, в результаті автоматизації звичайних процедур співробітники кадрової служби більше часу можуть присвятити завданням, націленим на підвищення ефективності роботи персоналу, що особливо важливо в сучасних умовах.

Отже, програмні засоби, ща використовують для автоматизації документообігу умовно розділяють на чотири категорії, а також процеси впровадження цих систем ділять на етапи. Деякі з цих етапів можуть йти паралельно. Багато систем дозволяють отримувати аналітичну інформацію, яка використовується для прийняття багатьох важливих управлінських рішень. Сучасні системи автоматизації дозволяють значно полегшити працю кадровиків та впорядкувати всі облікові та розрахункові процеси.


1.2 Інформатизація кадрового документообігу на підприємстві паливно-енергетичного комплексу


Український ринок інформаційних технологій пропонує широкий вибір програмних продуктів для вирішення актуальних проблем управління персоналом та оптимізації бізнес-процесів в компаніях різного рівня організаційного розвитку та різних напрямків діяльності.

Автоматизована система управління кадрами дозволяє вести облік працівників, видавати й реєструвати накази, стежити за наданням відпусток, отримувати різноманітну аналітичну інформацію і вирішувати багато інших завдань. Програми управління людськими ресурсами допомагають не тільки ефективно розподіляти трудові ресурси і управляти капіталом, але і є джерелом, з якого службовці можуть отримувати відомості як корпоративного, так і індивідуального характеру.

Системи обліку кадрів були розроблені на підставі програм розрахунку заробітної плати. Надалі функціонал цих програм значно розширився. Це було пов'язано з усвідомленням керівників підприємств необхідності якісних змін у роботі відділу кадрів. Оптимізація роботи персоналу, зростання професіоналізму фахівців по роботі з персоналом призводить до того, що діяльність з управління кадрами стає все більш технологічною, системної та якісної. Успіх будь-якої компанії залежить часто від того, наскільки ефективним буде робота відділу кадрів, завдання якого - знайти і втримати потрібних фахівців, а також правильно розподілити наявні трудові ресурси. Іноді при цьому доводиться вносити корективи в структуру компанії. Відповідно зростають і потреби в ефективних інструментах управління потоками інформації. У зв'язку з цим розробники автоматизованих систем повинні приділяти більше уваги розвитку програмних продуктів з управління людськими ресурсами, шукати шляхи об'єднання необхідних функцій в єдину інформаційну систему управління кадрами.

Програмний продукт з управління кадрами дозволяє:

) оперативно отримувати аналітичну інформацію и приймати,

) обґрунтовані управлінські рішення;

) налагодити ефективний облік всієї інформації, що відноситься до персоналу компанії, створюючи тим самим основу для аналізу і планування витрат на персонал;

) вести облік відповідно до законодавства та мінімізувати ризик фінансових санкцій з боку фіскальних органів.

На сьогоднішній день існує досить багато систем управління кадрами, представлених як комплексними програмами, які охоплюють весь діапазон завдань управління людськими ресурсами, так і вузькоспеціалізованими рішеннями. Вартість таких систем варіюється від декількох сотень гривень до сотень тисяч доларів.

Як і в будь-якому проекті, починати необхідно з визначення головної і проміжних цілей проекту. Саме від правильно розставлених на цьому етапі акцентів в чому залежатиме успіх проекту автоматизації, тобто вибирати продукт для автоматизації слід у відповідності з поставленими завданнями.

Багато хто намагається піти зворотним шляхом - спочатку вибрати інформаційну систему управління кадрами, а потім з її допомогою вирішити певні завдання. Такий крок свідомо невірний, бо всі існуючі на вітчизняному ринку програми мають різний функціонал і не можуть претендувати на звання «універсальної системи».

Важливо автоматизувати функції управління персоналом взагалі, а саме ті з них, які важливі на поточний момент і будуть затребувані найближчим часом. Надлишкові функції системи ускладнять роботу користувачів і віднімуть додаткові ресурси «комп'ютерного парку» компанії.

Зазвичай серед автоматизуються функцій - основні і найбільш трудомісткі бізнес-процеси, пов'язані з управлінням персоналом: прийом на роботу, переведення, звільнення, оформлення відпусток і т. Д. Також в автоматизації потребують такі процеси, як облік робочого часу та нарахування заробітної плати. Компаніям, бізнес-процеси яких орієнтовані на західні стандарти, необхідна автоматизація планування кар'єри, управління навчанням, підбору кандидатів, планування організаційної структури та штатного розкладу, самообслуговування. Такий функціональністю цікавляться в першу чергу швидко розвиваються компанії або підприємства з західним стилем менеджменту (в основному - представництва іноземних компаній).

Основні потреби більшості вітчизняних підприємств визначаються двома факторами: загальною ситуацією з автоматизацією і вимог законодавства. На сьогоднішній день автоматизація обліку кадрів на багатьох підприємствах - «кусочно-клаптева»: накази друкуються в «Word», кадровий облік ведеться в «Excel», зарплата вважається в «1С». При великій чисельності працівників трудовитрати на отримання статистичних даних, а також на перевірку інформації, одержуваної керівництвом з різних підрозділів, непомірно зростають. Тому першочергове завдання - налагодити облік основних бізнес-процесів (навести елементарний порядок в кадровому обліку).

Необхідно відзначити, що, незважаючи на зростаючий попит, автоматизація управління кадрами не є найбільш пріоритетним завданням автоматизації в більшості українських компаній. В першу чергу автоматизуються бухгалтерський, податковий, виробничий та оперативний облік. Тому бюджети проектів по автоматизації управління кадрами істотно менше бюджетів на автоматизацію, скажімо, бухгалтерського обліку, хоча по трудовитратах ці завдання цілком порівнянні. Досить часто з цієї причини на першому етапі автоматизації доводиться обмежуватися вирішенням найбільш важливих і складних завдань.

Програмні продукти розрізняють за функціональними характеристиками. Наприклад, можливість аналізу професійних навичок співробітника, планування навчань та тренінгів для його просування по кар'єрних сходах існує в західних кадрових системах, але рідко зустрічається у вітчизняних. Промислові системи управління персоналом розробляються не один рік і мають як закладені в системі функціональні можливості, так і обмеження. Розробка додаткової функціональності для відповідності бізнес-процесам компанії часто неможлива через обмежень в архітектурі системи і високої вартості даної розробки. Тому під час демонстрації системи управління кадрами не слід покладатися на слайди Microsoft Power Point, повністю довіряючи словами менеджера з продажу про успішний досвід фахівців з реалізації завдань будь-якої складності. Демонстрація можливостей робочої системи визначить її функціональні можливості, а практичні приклади підтвердять або спростують перспективи успішного використання програмного продукту для реалізації завдань відділу кадрів вашої компанії.

Пошук рішення для автоматизації управління кадрами - це не тільки вибір програмного пакета, хоча система управління персоналом в компанії і будується саме на основі функціональних можливостей програмного продукту. Тому необхідно переконатися, чи відповідає дана функціональність вимогам до системи. Слід уважно ставитися до заяв про те, що деякі вимоги до системи є недоцільними, оскільки вони часто ґрунтуються на тому, що на основі конкретного програмного продукту реалізувати їх неможливо.

Програмні продукти, існуючі на вітчизняному ринку, можна умовно розділити на наступні групи.

Модулі управління кадрами в складі комплексних інформаційних систем. Подібні модулі можуть працювати як у складі комплексу (наприклад, ERP-систем), так і автономно. Крім стандартних функцій кадрового обліку та розрахунку зарплати, ці системи підтримують всі елементи кадрового менеджменту: підбір, навчання, оцінку, мотивацію, управління проектами та інші. Крім того, ці інформаційні системи надають можливість формувати і контролювати бюджети кадрової діяльності, здійснювати кадрове планування, Internet-підтримку, зворотний зв'язок і багато іншого. Як приклад таких комплексних систем можна привести SAP, Oracle, BAAN, Scala, Navision (західні), Галактика, Парус, 1С, БОС, Бест-Про (російські). Кількість установок російських систем обчислюється сотнями і тисячами, західних - одиницями і десятками. У фінансовому сенсі становище зворотне: обсяги продажів російських виробників вимірюються, в кращому випадку, десятками мільйонів доларів, західних - десятками мільярдів.

Спеціалізовані програми обліку кадрів. Більшість систем управління кадрами призначені тільки для автоматизації кадрового діловодства. Таких програм багато, і всі вони дуже схожі, що пояснюється чіткою регламентацією правил і форм кадрового обліку. Більшість таких систем працює не автономно, а у зв'язці з системою розрахунку заробітної плати.

Безперечними лідерами на українському ринку є програми московської фірми «1С» («1С: Управління персоналом 8.0», «1С: Зарплата і кадри 7.7»). Вони адаптовані до законодавства України і мають хорошу підтримку з боку фірми-розробника (оновлення, консультації, розвиток функціоналу). Добре зарекомендувала себе система HRB компанії Robertson & Blums - багатофункціональна західна система. Вона також добре адаптована до законодавства України. Дані програмні продукти мають інструментарій для налаштування системи, враховуючи індивідуальні вимоги компанії-замовника в рамках вже закладеної в конфігурацію функціональності («1С» має вбудований об'єктно-орієнтована мова, «HRB» - спеціальна мова алгоритмів, який дозволяє адаптувати такі кадрові процедури, як прийом на роботу, переведення, звільнення у відповідності зі сформованими бізнес-процесами компанії).

Локальні спеціалізовані рішення. Безліч програм розроблено для автоматизації окремих процесів управління кадрами (підбір персоналу, різні види тестування). Такі системи не претендують на роль комплексних рішень, але цілком можуть бути застосовні для вирішення обмеженого кола завдань. Основною проблемою при підтримці таких рішень є абсолютна залежність підприємства-користувача від розробника системи.

Розподілені вузькоспеціалізовані інформаційні системи. Зазвичай розробниками і власниками таких систем є великі державні та урядові організації з розгалуженою структурою, які директивно зобов'язують нижчестоящі структури використовувати єдиний програмний продукт. Характерним прикладом подібної програми є Єдина державна кадрова система «Картка». У більшості випадків такі продукти мають строго заданий функціонал і не можуть використовуватися в інших організаціях.

При виборі програмного забезпечення слід виділити декілька ключових етапів, що визначають успішність проекту автоматизації в цілому. У першу чергу необхідно керуватися порівнянням початкових функціональних можливостей систем (типової конфігурації) з поставленими завданнями. На цьому етапі також необхідно оцінити гнучкість продукту, тобто. ступінь легкості його адаптації до специфічних вимоги майбутніх користувачів.

Другим найважливішим етапом є пристосування продукту до вимог національного законодавства. Підвищеним попитом користуються системи з оперативною підтримкою змін відповідно до вимог законодавства, випробувані в реальній роботі на українських підприємствах.

Наступним етапом є співвідношення ціни і корисного функціоналу порівнюваних систем. При цьому необхідно враховувати такі показники, як простота використання, швидкодія, необхідні технічні засоби, надійність та ін. Дуже важливо звернути увагу не тільки на ціну програмного продукту, а й на сукупну вартість програмного забезпечення, консультаційних послуг і після проектного супроводу системи. Іноді вартість впровадження може відчутно перевищувати вартість програми.

Інформаційні системи - це інтелектуальні продукти, тому успіх автоматизації часто залежить більшою мірою від команди фахівців з впровадження та підтримки інформаційного продукту.

Якість впровадження, терміни виконання проекту, рішення поставлених завдань і загальна задоволеність результатами проекту безпосередньо залежать від досвіду і знань консультантів компанії-постачальника.

При виборі компанії-впроваджувача слід врахувати кількість виконаних проектів пропонованого програмного забезпечення, звернути увагу на стабільність, досвід і репутацію цієї компанії на ринку і т. д.

Не варто забувати, що відомості про невдалі проектах швидко поширюються. І якщо ваша компанія орієнтована на довгострокові перспективи в бізнесі, то вибирати партнера в сфері автоматизації треба на підставі його успішного досвіду роботи на вітчизняному ринку.

Насамперед керівник підприємства повинен чітко усвідомлювати, що ефективність бізнесу підвищують не тільки комп'ютерні програми, але і правильні рішення і дії персоналу компанії. При цьому роль систем автоматизації полягає у своєчасному наданні максимально повної інформації для прийняття відповідних рішень.

Оптимальним шляхом впровадження проекту автоматизації зазвичай є максимальне залучення до робіт за проектом співробітників підприємства-замовника, що використовують поради та досвід фахівців компанії-впроваджувача. Автоматизація будь-якого процесу - серйозний проект, що вимагає постійної уваги і участі майбутніх користувачів. В силу слабкої формалізації процесів кадрового менеджменту управлінські модулі інформаційних систем управління кадрами не диктують жорстких моделей і схем. Автоматизація відділу кадрів - процес не тільки технічний, але і творчий. На жаль, у розробці інформаційних систем професійні кадровики приймають недостатня участь, а закладені в системи «книжкові» моделі управління кадрами не завжди придатні для реальних управлінських процесів. Професіоналізм і практичний досвід спеціалістів-кадровиків, чітке розуміння завдання і творчий підхід до справи будуть дуже доречні для розвитку корпоративної системи управління кадрами.

Дуже важливим чинником є супровід системи. Пакети управління кадрами менш схильні до змін, ніж модулі розрахунку зарплати, але, тим не менш, повинні також своєчасно і якісно супроводжуватися. Це питання має докладно обговорюватися при переговорах з потенційними підрядниками робіт з впровадження програми.

Варто відзначити, що останнім часом на вітчизняному ринку систем автоматизації кадрового обліку:

. Виріс попит на «західну» функціональність;

. Збільшився інтерес до Internet-технологій;

. Спостерігається інтеграція з корпоративними ERP-системами та із суміжними продуктами;

. Розвиваються партнерські мережі, а також методологічні бази проектів впровадження і консультування.

Найближчим часом прогнозується підвищення попиту на комплексні системи управління кадрами, реєстрації робочого часу та розрахунку зарплати, що відповідають законодавству України.

Таким чином, в першу чергу необхідно визначити: для чого потрібна автоматизація на підприємстві, які вимоги предявити до інформаційної системи підприємства паливно-енергетичного комплексу і яких результатів від неї очікувати. Використання нових технологій значно підвищує ефективність роботи кадрових служб за рахунок використання переваг інформаційних систем. Важливо не помилитися з визначенням як самого програмного забезпечення, так і компанії-постачальника. У разі невдалого вибору можуть не виправдатися попередні очікування, і, як наслідок, - «ручна робота», подорожчання проекту впровадження, використання системи зі шкодою для продуктивності (з урахуванням вже витрачених тимчасових і фінансових коштів на її придбання і впровадження), а в підсумку , можливо, повна відмова від програмного забезпечення.


РОЗДІЛ 2. КАДРОВИЙ ДОКУМЕНТООБІГ НА ПІДПРИЄМСТВІ


.1 Організація кадрового документообігу на підприємстві паливно-енергетичного комплексу


Головне призначення посадових інструкцій полягає в тому, щоб зробити трудовий процес максимально прозорим. Цей документ покликаний перераховувати обов'язки і сферу відповідальності працівника, область його компетенції, основні критерії, які застосовуються для оцінки ефективності праці, а також структурні елементи управління, пов'язані з діяльністю співробітника.

Щоб грамотно скласти посадову інструкцію, слід ретельно вникнути в особливості діяльності службовця, підготувати опис робочого місця або посади так такої. Уважний аналіз здійснюваних видів робіт дасть можливість чітко визначити необхідні вимоги до конкретної посади, а також перелік знань і навичок, якими повинен володіти кваліфікований співробітник.

Посадові інструкції працівників кадрових служб тісним чином пов'язані з основним положенням про кадрову службу. Подібні інструкції створюються для кожної конкретної посади і набирають чинності після затвердження керівником кадрової служби.

Можна навести наступний перелік основних елементів посадової інструкції: загальні положення, функції, посадові обов'язки, права, відповідальність та заохочення працівника. Варто відзначити, що посадові інструкції можуть сприятливо вплинути на психологічний клімат в організації, вирішити конфліктні ситуації, чітко розмежувати обов'язки між співробітниками і підвищити рівень відповідальності.

Посадова інструкція виконує свої функції протягом тривалого часу і, як правило, існує аж до появи нової посадової інструкції, покликаної замінити застарілу. цей організаційно-правовий документ є основою, на якій будується вся система регулювання діяльності працівника.

Структура кадрової служби підприємства визначається залежно від організаційної структури підприємства, установи, організації, видів його діяльності та штатної чисельності працівників.

На великих підприємствах, як правило, кадровою службою керує заступник директора з кадрів (персоналу) або, наприклад, заступник голови правління АТ по кадрам, якому підпорядковується безпосередньо відділ кадрів, адміністративно-господарська служба з підрозділами та ін.

Якщо на підприємстві його структурою передбачено, що кадровими питаннями відає відділ кадрів, очолюваний начальником відділу кадрів, то в цьому випадку цей начальник завжди підпорядкований безпосередньо керівнику підприємства, який через нього координує кадрову роботу на підприємстві.

Якщо на підприємстві чисельність працівників невелика і немає спеціальної кадрової служби, то зазвичай у штатному розкладі передбачається посаду інспектора з кадрів.

На деяких підприємствах, де введення посади інспектора з кадрів недоцільно, керівник підприємства наказом про призначення відповідального за ведення кадрової роботи одному з працівників (зазвичай секретарю або спеціаліста з діловодства, а нерідко і працівникам бухгалтерії) доручає ведення кадрового діловодства, трудових книжок, табельного обліку і оформлення документів для призначення пенсії.

Для правильної організації роботи з кадрами на будь-якому підприємстві спочатку повинні бути складені та затверджені в установленому порядку:

колективний договір;

правила внутрішнього трудового розпорядку;

штатний розклад;

посадові інструкції;

положення про відділи та служби підприємства та інші документи.

Документи, що оформляються кадровою службою підприємства, що належать до кадрового діловодства, поділяються на:

) розпорядчі документи з особового складу (по кадрах або персоналу);

) облікові документи по кадрах (персоналу).

До розпорядчих документів з особового складу відносяться накази (розпорядження) керівника підприємства про:

) прийняття, переведення і звільнення працівників;

) надання відпусток;

) заохочення і стягнення;

) внесення змін до трудової книжки (зміна прізвища, записів і т. д.).

Наказом Міністерства статистики України від 09.10.95 р № 253 "Про затвердження типових форм первинного обліку" затверджено такі типові форми наказів:

№ П-1 - Наказ (розпорядження) про прийом на роботу;

№ П-5 - Наказ (розпорядження) про переведення на іншу роботу;

№ П-6 - Наказ (розпорядження) про надання відпустки;

№ П-8 - Наказ (розпорядження) про припинення трудового договору (контракту).

Наказ про прийом на роботу (№ П-1) застосовується для обліку прийнятих на роботу працівників і оформляється у відділі кадрів на всіх працівників. Завізований начальником відділу кадрів або особою, відповідальною за прийняття на роботу, проект наказу в певних випадках є перепусткою в цех (відділ) для ознайомлення з умовами роботи. Згода працівника з умовами праці, відмітки про проходження інструктажу з техніки безпеки, протипожежного мінімуму та інші відмітки по необхідності проставляються на зворотному боці наказу. Підписаний керівником підприємства (організації) наказ оголошується працівнику під розписку, на підставі якого співробітник відділу кадрів заповнює особисту картку і робить відповідні записи у трудовій книжці, а бухгалтерія відкриває особовий рахунок або аналогічний йому документ.

Наказ про переведення на іншу роботу (№ П-5) застосовується при оформленні переведення працівника з одного цеху (відділу, дільниці) в інший і оформляється співробітником відділу кадрів у двох примірниках, один з яких зберігається у відділі кадрів, а другий передається до бухгалтерії підприємства . Наказ візує начальник цеху (відділу, дільниці) попереднього і нового місця роботи та підписує керівник підприємства (організації), після чого відділ кадрів робить відмітки в особистій картці, трудовій книжці та інших документах. На зворотному боці наказу робляться відмітки про нездані матеріальних та інших цінностях, які враховувалися (значилися) за працівником за попереднім місцем роботи.

Наказ про надання відпустки (№ П-6) застосовується для оформлення щорічної та інших видів відпусток, які надаються працівникові відповідно до чинного законодавства, колективним договором, контрактом, графіком відпусток. Даний наказ оформляється у двох примірниках і підписується начальником (майстром) цеху (відділу, дільниці) та керівником підприємства (організації), один примірник наказу залишається у відділі кадрів, а другий передається в бухгалтерію. На підставі наказу про надання відпустки працівник відділу кадрів робить відмітки в особистій картці працівника, а бухгалтерія робить розрахунок відпускних. При наданні відпустки без оплати поруч із зазначенням кількості днів відпустки робиться відмітка "без оплати".

Наказ про припинення трудового договору (контракту) (№ П-8) застосовується при звільненні працівника. Він оформляється співробітником відділу кадрів у двох примірниках і підписується начальником (майстром) цеху (відділу, дільниці) та керівником підприємства (організації). Один примірник наказу залишається у відділі кадрів, а другий передається в бухгалтерію. На підставі наказу про припинення трудового договору бухгалтерія здійснює розрахунок з працівником. Застосування вищевказаних форм наказів бажано і зручно, проте не обов'язково.

В основному на підприємствах в даний час накази оформляються на окремих аркушах (формату А4) і підшиваються в спеціальні папки, а в рукописному вигляді - у спеціальні книги наказів по кадрам (зазвичай такі накази мають індекс "к"), оформлені в установленому порядку, пронумеровані , прошнуровані, підписані керівником та завірені печаткою підприємства.

Накази по кадрах можуть видаватися як індивідуальні, так і групові, якщо на підприємстві протягом одного дня видається велика кількість наказів по кадрам. Принцип побудови параграфів у групових наказах наступний: спочатку розташовуються накази про прийом на роботу, потім про переклади, надання відпусток, звільнення та інше (наприклад, про зміну прізвища тощо).

Всі оригінали наказів по особовому складу накопичуються і зберігаються у відділі кадрів (службі управління персоналом) або в особи, уповноваженої наказом директора вести кадрове діловодство. Усі видані накази по особовому складу підприємства заносяться в книгу реєстрації наказів у хронологічному порядку. Зразок такої книги реєстрації наказів та порядок її ведення наведено у листі Мінпраці від 19.10.2005 р № 09-487.

Як накази, так і книга реєстрації наказів є документами постійного зберігання і по закінченні 75-річного терміну зберігання в архіві підприємства повинні бути передані до державного архіву. Такий же порядок дотримується і при ліквідації підприємства. Терміни зберігання документів вказані в Переліку типових документів, що створюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів, затвердженому наказом Головного архівного управління при КМУ від 20.07.98 р № 41.

До облікових документів по кадрам (персоналу) підприємства належать:

особова картка;

особову справу;

штатно-посадова книга;

алфавітна книга;

алфавітні картки;

книга обліку бланків трудових книжок;

книга обліку руху трудових книжок;

графік відпусток;

книга (журнал) обліку відпусток.

Особова картка за формою № П-2 ведеться на всіх працівників підприємства і заповнюється на підставі паспорта, військового квитка, трудової книжки, документа про закінчення навчального закладу (при цьому всі записи робляться без скорочень). На лицьовій стороні картки вказуються повне найменування підприємства, стать працівника, номер особистої картки, табельний номер, а в графі "алфавіт" - початкова буква прізвища працівника. Особові картки комплектуються відповідно до штатного розкладу по структурних підрозділах, а всередині структурного підрозділу - за прізвищами працівників в алфавітному порядку. Записи в особовій картці завіряються підписами працівника. Як випливає з листа Держкомстату від 24.06.2005 р № 14 / 1-2-25 / 58 форма № П-2 є обов'язковою як для юридичних осіб, так і для фізичних осіб-підприємців.

Особиста справа ведеться на керівників, фахівців і матеріально відповідальних осіб підприємства і складається з наступних частин:

опису документів;

заяви про прийом на роботу;

наказу про прийом на роботу (копії);

особового листка по обліку кадрів;

автобіографії;

копій документів про освіту;

копій свідоцтв про народження дітей;

копії трудового контракту і т. д.

У міру видання наказів вони накопичуються в особовій справі в хронологічному порядку. Особові справи працівників зберігаються як секретні документи підприємства. До них можуть мати доступ тільки певні посадові особи, коло яких обмежений і визначається розпорядженням директора підприємства.

Штатно-посадова книга ведеться на підставі штатного розпису підприємства для відстеження вакантних посад і, як правило, заповнюється олівцем.

Алфавітна книга ведеться на всіх працівників підприємства із зазначенням П.І.Б. працівників підприємства в алфавітному порядку, місця роботи і посади, а також номерів всіх наказів по кожному працівнику.

Алфавітні картки за формою № П-3, які оформлюються на кожного працівника на великих підприємствах з метою полегшення роботи відділу кадрів (служби по роботі з персоналом) з картотекою.

Книга обліку бланків трудових книжок (і вкладишів) за формою № П-9, в яку вносяться всі операції, пов'язані з отриманням та використанням бланків трудових книжок.

Книга обліку руху трудових книжок за формою № П-10, в якій реєструються всі трудові книжки і вкладиші до них, прийняті від працівників при працевлаштуванні, а також знову видані трудові книжки і вкладиші до них. Крім того, в цій книзі зазначаються дані про видачу трудових книжок працівникам при їх звільненні, причому при такій видачі працівники повинні поставити підпис і дату отримання трудової книжки.

Графік відпусток, який на підставі ст. 10 Закону України від 15.11.96 р № 504/96-ВР "Про відпустки" повинен складатися на початку року на кожному підприємстві для надання основних та додаткових відпусток.

Книга (журнал) обліку відпусток, який на підставі ст. 10 Закону України від 15.11.96 р № 504/96-ВР "Про відпустки" повинен вестися на кожному підприємстві, із зазначенням у ній номера наказу, на підставі якого працівник відправляється у відпустку, виду відпустки, а також дати початку і закінчення відпустки .

Крім того, у відділі кадрів (службі управління персоналом) для правильного оформлення трудових книжок працівників повинні бути:

друк відділу кадрів (для запевнення записів у трудових книжках);

штамп із зазначенням найменування підприємства (проставляється в третій графі розділу "Відомості про роботу" трудових книжок при прийомі на роботу);

штамп "Виданий вкладиш".

Табельний облік робочого часу ведеться за типовими формами № П-12, № П-13, № П-14, № П-15 і № П-16, затвердженим наказом Мінстату від 09.10.95 р № 253. Табель обліку робочого часу являє собою поіменний список працівників цеху (відділу), дільниці, підприємства і ведеться окремо за категоріями (керівний склад, службовці, робітники), а в межах категорій працюючих - у порядку табельних номерів або в алфавітному порядку. Для ведення обліку використання робочого часу кожному працюючому присвоюється табельний номер. У разі звільнення (або переведення) працівника в інший цех (відділ) його колишній табельний номер не може бути присвоєний іншому працівникові і повинен залишатися вільним не менше трьох років.

Табель складається за два - три дні до початку розрахункового періоду на підставі табеля за минулий місяць і документів з обліку особового складу, оформлених належним чином (наказів про прийом, переведення, звільнення). Облік явок на роботу і використання робочого часу здійснюється в табелі методом суцільної реєстрації, тобто позначки всіх прибулих, або шляхом реєстрації тільки неявок і запізнень.

Як випливає з листа Мінпраці від 01.06.2005 р № 36-211, табель обліку робочого часу ведеться як на постійних, так і на тимчасових працівників.

Табель обліку використання робочого часу та розрахунку заробітної плати (форми № П-12, № П-13) застосовується для обліку використання робочого часу всіх категорій працюючих, контролю за дотриманням працівниками встановленого режиму робочого часу, отримання даних про відпрацьований ними час, розрахунку заробітної плати , а також для складання статистичної звітності. Зазначений табель складається в одному примірнику уповноваженою на те особою і після відповідного оформлення передається в бухгалтерію.

Відмітки в табелі про причини неявок на роботу, фактично відпрацьований час, роботу в надурочний час або інші відхилення від нормальних умов роботи повинні бути зроблені тільки на підставі документів, оформлених належним чином (листка непрацездатності і т.д.). Облік використання робочого часу здійснюється в табелі методом суцільної реєстрації явок і неявок на роботу або шляхом реєстрації тільки відхилень (неявок, запізнень і т. д.).

Табель обліку використання робочого часу (форма № П-14) призначений для обліку використання робочого часу працівників з твердим місячним окладом або ставкою. Облік часу понаднормових робіт здійснюється на підставі списків осіб, які працювали понаднормово (форма № 15). Ці списки з відміткою майстра про кількість фактично відпрацьованого понаднормового часу використовуються для запису в табель. Облік часу простоїв здійснюється на підставі листків обліку простоїв (форма № 16), які з відміткою про час простоїв використовуються для запису в табель.

До обов'язків працівників кадрової служби чи працівників, яким доручено ведення кадрового діловодства, відноситься також і оформлення перших двох розділів на зворотному боці листків непрацездатності, в яких поряд з цілим рядом відомостей необхідно вказати і загальний трудовий стаж працівника.

З 1 січня 2001 року згідно ст. 7 Закону від 18.01.2001 р № 2240-III "Про загальнообов'язкове державне страхування у зв'язку з тимчасовою втратою працездатності та витратами, зумовленими народженням та похованням" допомога по тимчасовій непрацездатності працівників виплачується і обчислюється залежно від страхового стажу працівника, тобто періоду, протягом якого особа підлягала загальнообов'язковому державному соціальному страхуванню. Згідно з п. 2 ст. 7 зазначеного закону до його вступу в силу (тобто до 1 січня 2001 року) до страхового стажу зараховується загальний трудовий стаж працівника в порядку і на умовах, передбачених законодавством, що діяло раніше. Порядок обчислення стажу до 1 січня 2001 регулювався Правилами обчислення загального трудового стажу для призначення працівникам допомоги по тимчасовій непрацездатності, затверджених постановою КМУ від 19.10.98 р № 1658.

Отже, до організації кадрового документообігу на підприємстві паливно-енергетичного комплексу треба підходити дуже ретельно. Спочатку повинні бути складені та затверджені в установленому порядку: колективний договір, правила внутрішнього трудового розпорядку, штатний розклад, посадові інструкції, положення про відділ та служби підприємства та інші документи.


2.2 Система автоматизації роботи з кадрами на підприємстві паливно-енергетичного комплексу


Практичне використання системи «БОС-Кадровик» на підприємстві паливно-енергетичного комплексу.

Керівництво ефективно діючого паливно-енергетичного комплексу приділяє значну увагу кадровій політиці. Кадровий облік і планування є невід'ємною складовою частиною єдиного процесу управління підприємством. Система управління персоналом «БОС-Кадровик», розроблена компанією ЗАТ «БОС. Кадрові системи », здатна забезпечити керівників підприємства необхідною інформацією для прийняття обґрунтованих рішень в галузі управління персоналом.

За допомогою системи «БОС-Кадровик» співробітники підприємства одержують необхідну для виконання їх посадових обов'язків інформацію і кращі можливості для роботи:

Керівники підприємств можуть оперативно отримувати потрібні їм відомості щодо структури підприємства, штатного розпису, інформацію про співробітників і вакансії;

Начальники кадрових служб можуть зосередити свою увагу на контролі і плануванні трудових ресурсів для їх ефективного використання спільно з іншими ресурсами підприємства;

Співробітники фінансових та кадрових служб отримують зручний і надійний засіб для виконання своїх посадових обов'язків.

Система «БОС-Кадровик» дозволяє:

Планувати структуру організації, штатні розписи та кадрову політику;

Проводити розрахунок заробітної плати, оперативний облік руху кадрів;

Вести адміністративний документообіг з персоналу та обліку праці, атестації та визначенню потреб (навчання, підвищення кваліфікації) працівників;

Рекрутинг персоналу на вакантні посади;

Ведення архівів без обмеження строків давності та багато іншого.

Функціональні можливості системи «БОС-Кадровик»:

Створення нових, перепідпорядкування та ліквідація наявних підрозділів на підставі підготовлених і підписаних наказів;

Створення і ведення корпоративної структури підприємства або холдингу будь-якої складності. Вся історія по розформувати підприємствам і підрозділам зберігається в базі даних;

Підтримка множинних ієрархічних структур, що об'єднують персонал: організаційних, функціональних, проектних, бюджетних та ін .;

Підтримка роботи з окладами, вартовими ставками, тарифною сіткою і різними надбавками і доплатами;

Ведення і планування штатного розкладу структурних підрозділів підприємства. Ведення діючого та будь-якої кількості версій планованого штатного розкладу. Робота з планування штатного розкладу може бути розділена на ділянки. Збереження всієї історії змін штатного розкладу, наведено у додатку А;

Виконання групових операцій з позиціями штатного розкладу, їх атрибутами (у тому числі масове індексування, зміна окладів і / або часових тарифів), приклад наведено в додатку В;

Підготовка різних вихідних документів за штатним розкладом, а також регламентованої звітності для України;

Забезпечення всього спектру робіт інспектора управління з праці та заробітної плати: планування структури, облік праці, аналітика витрат на оплату праці, нарахування / утримання з персоналу з формуванням відповідних наказів, приклад штатного розкладу наведено в додатку Б;

Ведення повної інформації про персонал та здійснення операцій з ним, включаючи прийом і звільнення працівників на роботу, переміщення по службі, заміщення, суміщення, ведення особистих карток, трудових книжок, стажу, оформлення відпусток і лікарняних листів, відряджень, облік заохочень, стягнень, подарунків, страхових послуг, даних про військовозобов'язаних. Об'єм інформації повністю відповідає формі Т2 і навіть істотно перевершує її вимоги.

При необхідності зберігати дані про персонал, не передбачені базовою поставкою системи, існує механізм додаткових атрибутів, що дозволяє оголосити абсолютно будь атрибути, що характеризують працівника, посада, рядки штатного розкладу, родичів працівника, підрозділу, підприємства і багато інших об'єктів, що можна розглянути у додатку Г ;

З працівником, кандидатом, рядком штатного розкладу можуть бути пов'язані додаткові документи (інструкції, резюме, копії дипломів, сертифікатів і т.д.), представлено у додатку Д;

Автоматичне формування наказів, пов'язаних з основними діями по прийому, звільненню, переміщенню працівника (версія Microsoft® SQL Server ™), або автоматичне виконання дій з працівниками, кандидатами, рядками штатного розкладу при проведенні відповідних наказів (версія Oracle® Server). Реалізовані всі необхідні типові форми. При необхідності форми документа можуть бути легко змінені, відповідно з додатком Е;

Формування великого числа різноманітних довідок, аналітичний облік, статистичні форми;

Необмежене за часом зберігання інформації з персоналу, можливість в будь-який момент отримати інформацію по давно звільненому персоналу, розстановці персоналу на будь-яку дату в минулому та іншу архівну інформацію, приклад наведений у додатку.

Облік кандидатів на роботу та всіх необхідних персональних даних щодо них;

Ведення обліку заходів щодо атестації та перепідготовки кадрів;

Формування та планування кадрового резерву;

Облік робочого часу як сумарно за місяць, так і щодня. Автоматичне формування табелів на підставі планування графіків роботи, систем оплати праці працівників з наступним введенням відхилень;

Відпрацьований час за місяць по кожному працівнику і по кожному типу відпрацьованого часу підсумовується і використовується в якості вихідних даних для автоматичного нарахування заробітної плати;

Система поставляється з більш ніж 150 переднастроєних типовими видами оплати. Алгоритми розрахунку видів оплати доступні для налаштування, і при необхідності може:

Бути реалізований вид оплати будь-якої складності;

Розрахунок як погодинної, так і відрядної оплати праці (індивідуальні та бригадні наряди) з будь-якими методами розподілу сум;

Розрахунок авансу, відпусток і лікарняних, міжрозрахункових виплат. Нарахування та розрахунок різних доплат і утримань;

Розрахунок основних податків (єдиний соціальний податок і податок на доходи фізичних осіб) відповідно до законодавства;

Коректний з бухгалтерської точки зору перерахунок заробітної плати минулих періодів;

Можливість проводити розрахунок заробітної плати кілька разів на місяць (будь-яке число раз) з автоматичним формуванням платіжних та звітних документів (розрахунок податків, платіжні відомості, проводки) окремо по кожному такому розрахунком;

Налаштування шаблонів і автоматичне формування бухгалтерських проводок з автоматичним розбиттям сум у розрізі 6 стандартних і 7 довільних рівнів аналітики;

Велика кількість звітних документів, у тому числі уніфіковані форми.

Довідник «Заходи / Типи заходів» модуля «Управління кадровими процесами» дозволяє формувати в автоматизованій системі управління персоналом будь-які типи оцінки персоналу, навчання, адаптації, а так само заходи з підбору кадрів.

Для створення нового заходи з управління персоналом у системі «БОС-Кадровик» необхідно вказати набір наступних параметрів:

Параметри працівника, кандидата - тип групи фізичних осіб, які братимуть участь у заході;

Термін виконання в днях - дані з планування та обліку результативності за певний період часу;

Періодичність - кількість проведених заходів на місяць (наприклад: за оцінкою персоналу);

Тип неявки - можливі типи неявки працівників під час проведеного заходу;

Заявки - заявки на участь у заході від лінійного керівника;

Рекомендації - види рекомендацій за підсумками проведеного заходу;

Витрати - дані для обліку й аналізу витрат щодо заходу (в системі передбачена можливість роботи з будь-якими типами валют);

План проведення - план проведення заходу;

Журнал відвідуваності - дані по відвідуваності заходи співробітниками компанії;

Ресурси - перелік необхідних технічних ресурсів для проведення заходу («Бос-кадровик» дозволяє бронювати той чи інший вид ресурсу на певний період часу);

Контрагент - інформація по контрагенту, залученим до проведення заходу;

Місце проведення - інформація за місцем проведення заходу;

Наступний захід - тип подальшого рекомендованого заходи;

Ознайомлення - дані з обліку ознайомлення з результатами заходу (можливі значення: «згоден», «не згоден», з можливістю зазначення причини незгоди);

Розглянути функціональні можливості системи «БОС-Кадровик» можна на прикладі прийому фізичної особи. При прийомі на роботу фізичної особи в автоматизованій системі управління персоналом «БОС-Кадровик» первинна інформація про співробітника вноситься в модуль «Облік кадрів».

Для того щоб прийняти нового співробітника на роботу в системі «БОС-Кадровик» необхідно зробити наступні дії:

Внести нового працівника в загальний список фізичних осіб в модулі «Облік кадрів», так як на додатку Ж.

. Потім у списку «Загальний список фізичних осіб» вибрати пункт «Додати новий запис» і внести в «Особисту картку» працівника дані, необхідні для заповнення, наочно наведено у додатку З.

«Загальний список фізичних осіб» є єдиним для всіх підрозділів компанії і отже інформація по фізичній особі, доданому до цього списку, доступна для всіх відповідних фахівців цих підрозділів.

Далі необхідно зайти в модуль «Облік кадрів» того підрозділу, до якого приймається на роботу дана фізична особа, приклад наведений у додатку И, і у вікні «Прийом нового співробітника» заповнити три діалогових вікна:

Прийом на роботу;

Прийом на роботу - продовження;

Доплати і надбавки.

У вікні «Прийом на роботу» обов'язковою для заповнення є наступна інформація:

. Працівник. У цьому полі вказується прізвище людини (прийнятого на роботу) шляхом вибору його прізвища із загального списку фізичних осіб, як можна побачити у додатку І.

. Табельний номер. Унікальний код для кожного працюючого співробітника підприємства. Табельний номер вибирається для підстановки в поле зі списку вільних табельних номерів.

. Дата прийому. Необхідно вказати реальну дату прийому співробітника на роботу. За замовчуванням, в дане поле підставляється поточна дата.

. Статус. При заповненні цього поля використовується інформація, що міститься в довіднику «Статуси працівників». Обраний статус визначає, чи буде, прийом на роботу проводиться за штатним розписом або без зв'язку з ним. Крім того, за допомогою «Статусу» система контролює правильність проведення операції прийому на роботу і видає попередження в тому випадку, якщо працівника намагаються прийняти на роботу всередині системи зі статусом «Постійне місце роботи» вдруге.

. Причина (особливості) прийому. Значення вибирається зі списку формулювань причин і особливостей (пов'язаних з прийомом на роботу) з довідника «Причина (особливості) прийому / переміщення / звільнення». Інформація, внесена в дане поле, автоматично включається в текст пункту наказу про прийом на роботу.

У нижній частині вікна «Прийом на роботу» знаходиться таблиця для ініціалізації нового трудового стажу працівника. При прийомі співробітника на роботу система пропонує почати відлік стажу з моменту прийому. В результаті цієї операції з'являються записи у списку стажу з коментарем (автоініціалізація) при прийомі на роботу. За умовчанням в системі відзначаються не всі стажем. Користувач на свій розсуд може прибрати або додати ініціалізацію необхідного стажу роботи нового співробітника.

Таким чином, ми бачимо що ця програма дуже зручна у використанні і суттєво полегшує роботу кадрового відділу, та й підприємства в цілому. Ця система дозволяє: планування структур організації,штатних розкладів. Вести адміністративний документообіг з персоналу та обліку праці. Рекрутинг персоналу на вакантні посади та багато чого іншого.


ВИСНОВКИ


У результаті проведеного дослідження ми дійшли таких висновків:

Інформація - документовані або публічно оголошені відомості про події та явища, що відбуваються у суспільстві, державі та навколишньому середовищі.

Для організації діяльності митних органів України най затребуваною є офіційна інформація, що надходить у вигляді правових актів, документів нормативно-розпорядчого характеру з офіційних друкованих та електронних джерел. Обіг інформації у митній службі свідчить про наявність інформаційних відносин. Під інформаційними відносинами можна розуміти врегульовані інформаційно-правовою нормою інформаційні суспільні відносини, сторони якого виступають як носії взаємних прав і обов'язків, встановлених і гарантованих інформаційно-правовою нормою.

Розглянуті загальні організаційні моменти впровадження автоматизованих систем кадрового документообігу в підприємства. В даний час велика частина українських підприємств вже завершила автоматизацію основних підрозділів і тепер впритул підійшла до необхідності впровадження нових технологій в службах персоналу. Це диктується не модою, а зростаючою конкуренцією, необхідністю швидкого прийняття рішень і потребою в оптимізації штатів .

Проаналізовано автоматизовану систему кадрового документообігу. Сучасні системи автоматизації дозволяють значно полегшити працю кадровиків і впорядкувати всі облікові і розрахункові процеси, пов'язані з персоналом. Завдяки можливостям швидкого пошуку та доступу до необхідної інформації про співробітників забезпечуються наступні переваги в поточній роботі кадрових співробітників:

Суттєво економляться тимчасові витрати за рахунок позбавлення від паперової тяганини і прискорення документообігу;

Підвищується прозорість обліку, можливість контролю роботи співробітників кадрових служб;

Забезпечується доступність і швидкість пошуку документів;

Здійснюється автоматичний контроль правильності складання і заповнення кадрової документації;

З'являється можливість ефективного перерозподілу обов'язків співробітників завдяки зниженню рутинної обробки паперових документів;

Гарантується відповідність вашої кадрової документації мінливих вимог російського законодавства, оскільки фірма розробник відстежує зміни і випускає оновлення програм;

Знижується трудомісткість уявлення регламентованої звітності в державні органи.

Проводиться підготовка даних для автоматизованого розрахунку заробітної плати.

Були виявлені особливості інформатизації системи на підприємстві паливно-енергетичного комплексу. Збільшення кількості оброблюваних документів на підприємстві паливно-енергетичного комплексу, вимоги, що пред'являються до обробки документації, створили передумови для впровадження і використання в повсякденній роботі системи електронного документообігу, такий як система «БОС-Кадровик», що дозволяє оптимізувати процеси управління людським ресурсом в динамічно розвиваються середніх компаніях.

Система «БОС-Кадровик» допоможе службі управління персоналом впоратися з великим обсягом роботи, планувати структуру організації, штатні розписи та кадрову політику, проводити розрахунок заробітної плати, оперативний облік руху кадрів, вести адміністративний документообіг з персоналу та обліку праці, атестації та визначенню потреб (навчання, підвищення кваліфікації) працівників, набір персоналу на вакантні посади, вести архіви без обмеження строків давності та багато іншого.

Таким чином, можна з упевненістю констатувати величезну важливість правильної організації роботи з документами і процесів документаційного забезпечення управління всередині підприємства.

Важливість цього підтверджується підвищенням продуктивності праці співробітників і наведенням порядку в роботі, без якого немислимо подальший розвиток бізнесу і зростання підприємства


СПИСОК ВИКОРИСТАНИХ ДЖЕРЕЛ


1.Асєєв Г.В. Управління сучасним документообігом / Г. В. Асєєв // Теорія, структура, методи // Вісник Книжкової палати. ? 2004. ? № 4. ? C. 26 ? 29.

2.Базаров Т.Ю. Управление персоналом: Учебник - 4-е издание М.: Издательский центр «Академия», 2006 г.

.Беспянська Г.О. Раціоналізація документообігу на підприємстві / Г.О. Беспянська // Секретар-референт ? 2007 ? № 10. ? С. 21-25.

.Валентинова Т. М. Документообіг на підприємстві: основа основ / Т.М. Валентинова // Все про бухгалтерський облік. - М.: Мир, 2007р. ? С. 3-4.

.Глинских А.Б. Современные автоматизированные системы управления персона- лом // Компьютер-Информ. - 2001г.

.Гутгарц Р.Д. Документирование управленческой деятельности: Курс лекций. / М.: ИНФРА-М, 2001г .

.Захист інформації. Технічний захист інформації. Основні положення : ДСТУ 3396.0-96. - Введ. 01.01.1997. -К. : Держстандарт України, 1996. - 56 с.

.Лившиц С. Б. Кадровая служба / Назаров Н. С., Суров В. Ф. Л.: Лениздат, 1985г.

.Невежин В.А. Застольные речи Сталина: Документы и материалы. М.; СПб.: АИРО-XX, 2003. - 544 с.

.Скібіцька Л. І. Діловодство. Навч. посібник / Л.І. Скібіцька. - К.: Центр учбової літератури, 2006. - 224 с.

.Палеха Ю.І. Загальне документознавство / Ю.І. Палеха, Н.О. Леміш. - К.: Ліра, 2008. - 395 с.

.Палеха Ю.І. Управлінське документування. Навч. посібник: у 2 ч. Ч.1 3-тє вид., доп / Ю.І. Палеха. - К.: Європ. Університет, 2003. - 230 с.

.Положення про Єдину автоматизовану інформаційну системи ДМСУ № 1341 від 04.11.2010 р. - К. : ДМСУ, 1993. - 25 с.

.Про Концепціюнаціональної програми інформатизації : Закон України № 3421-IV від 09. 02. 2006р. // ВВР. - 2006. - № 22. - 17 с.

.Про зовнішньоекономічну діяльність : Закон України № 959-ХІІ в редакції від 25.04.2008 р. // ВВР. - 1991. - №29. - 377 с.

.Саакян А. К. Управление персоналом в организации / Зайцев Г. Г, Лашманова Н. В., Дягилева Н. В., СПб.: , 2002г.

.Ситник В. Ф. Основи інформаційних систем / В. Ф. Ситник, Т. А. Писаревська, Н. В. Єрьомина. К. : КНЕУ, 1997. - 420 c.

.Стародубов В.И. Управление персоналом организации: Учебник для вузов / П.И.Сидоров, И.А. Коноплева, Издательская группа «ГЭОТАР - Медиа», 2006 г.

."Трудовой Кодекс Российской Федерации" (ТК РФ) от 30.12.2001 N 197-ФЗ (принят ГД ФС РФ 21.12.2001) (действующая редакция).

.Управление персоналом: Учебник для вузов / Под ред. Т. Ю. Базарова, Б. Л. Еремина. М.: Банки и биржи, ЮНИТИ, 1998.

.Шумилова А.В. Организация делопроизводства и персональный менеджмент: Учебно-метод. Пособие /. - 2-е изд., перераб. и доп. - 2008 г.



ДОДАТОК А


Вікно - «Штатний розклад»



ДОДАТОК Б


Вікно - «Штатний розклад»



ДОДАТОК В


Вікно - «Тарифна сітка»



ДОДАТОК Г


Вікно - «Віковий склад працівників»



ДОДАТОК Д


Вікно - «Особиста картка»



ДОДАТОК Е

кадровий документообіг підприємство інформатизація

Вікно - «Особова картка»



ДОДАТОК Є


Вікно - «Розподіл чисельності працівників по статусах і категоріями»



ДОДАТОК Ж


Внесення нового працівника в загальний список фізичних осіб в модулі «Облік кадрів»



ДОДАТОК З


Внесення даних працівника в «Особисту картку»



ДОДАТОК І


Вікно - «Прийом на роботу»



ДОДАТОК Ї


Заповнення вікна - «Прийом на роботу»




Національний аерокосмічний університет ім. М.Є. Жуковського «ХАІ» Гуманітарний факультет Кафедра документознавства та української мови

Больше работ по теме:

КОНТАКТНЫЙ EMAIL: [email protected]

Скачать реферат © 2017 | Пользовательское соглашение

Скачать      Реферат

ПРОФЕССИОНАЛЬНАЯ ПОМОЩЬ СТУДЕНТАМ