Інформаційні системи і технології в обліку

 

МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ

МОЛОДІ ТА СПОРТУ УКРАЇНИ

Інститут перепідготовки та підвищення

кваліфікації кадрів

Кафедра Облік і аудит








Контрольна робота

«Інформаційні системи і технології в обліку»















Харків - 2012

Зміст


Введення

1.Створення нової бази даних та таблиць MS Access

2.Повязування таблиць. Створення схеми даних

.Створення запиту на вибірку в режимі конструктора

.Створення екранних форм для роботи з даними за допомогою майстра форм

.Створення звітів з допомогою майстра форм

Список літератури

Введення

Access об'єднує відомості з різних джерел в одній реляційній базі даних. Створювані форми, запити і звіти дозволяють швидко і ефективно оновлювати дані, отримувати відповіді на питання, здійснювати пошук потрібних даних, аналізувати дані, друкувати звіти, діаграми і поштові наклейки.

У базі даних зведення з кожного джерела зберігаються в окремій таблиці. При роботі з даними з декількох таблиць встановлюються зв'язки між таблицями. Для пошуку і відбору даних, що задовольняють певним умовам, створюється запит. Запити дозволяють також відновити або видалити одночасно декілька записів, виконати вбудовані або спеціальні обчислення. Для перегляду, введення або зміни даних прямо в таблиці застосовуються форми. Форма дозволяє відібрати дані з однієї або декількох таблиць і вивести їх на екран, використовуючи стандартний або створений користувачем макет. Для аналізу даних або друку їх певним чином використовується звіт. Наприклад, можна створити і надрукувати звіт, що групує дані і вичислює підсумки, або звіт для друку поштових наклейок.

1. Створення нової бази даних та таблиць MS Access


В Microsoft Access існують чотири режими роботи з таблицями: режим Таблиці; режим Конструктора; режим Зведеної таблиці; режим Зведеної діаграми.

Створення таблиці за допомогою Конструктора таблиць

Тепер ми познайомимося з режимом Конструктора. У режимі Конструктора таблиці створюються шляхом завдання імен полів, їх типів і властивостей. Щоб створити таблицю в режимі Конструктора, необхідно:

.Роботу с базою даних починаємо з створення таблиць. Для створення таблиці в режимі конструктора переходимо у головне вікно бази даних та вибраємо обєкт «Таблица» та двічі натиснути кнопку миші на елементі «Создание таблицы в режиме конструктора».

2.Наступним кроком є визначення структури таблиці. Обираємо стовпець «Имя поля» та вводимо імя поля, відповідно до погодження щодо імен обєктів Microsoft Access. В стовпці «Тип данных» вибираємо необхідний тип даних у списку. В стовпці «Описание» вводимо опис (коментарій), яке розташовується у цьому полі.

3.Визначаємо ключові поля таблиці. Для цього виділяємо поля, які мають бути ключем та нажимаємо піктограму з зображенням ключа на панелі інструментів.

4.Зберігаємо таблиці. Для збереження таблиці натискаємо кнопку «Сохранить» на панелі інструментів, а далі вводимо імя таблиці у відповідності з погодженням щодо імен обєктів Microsoft Access.

У відповідь на повідомлення Ключові поля не задані і питання Створити ключове поле зараз? Натискаємо кнопку Так, якщо ключове поле необхідне, або кнопку Ні, якщо такого не вимагається.

Після вказаних дій ми створили структуру таблиць для фрагменту реляційної бази даних за допомогою якої автоматизується облік основних засобів. Основні обєкти предметної області та їх характеристики: група ОЗ (код групи ОЗ, найменування групи, річна норма амортизації,); МВО - матеріально-відповідальна особа (табельний номер, ПІПБ); інвентарний обєкт ОЗ(інвентарний номер ОЗ, код групи ОЗ, код підрозділу, початкова вартість, начальний знос); амортизація ОЗ (інвентарний номер ОЗ, дата амортизації, сума амортизації); інвентарна карточка ОЗ (номер карточки ОЗ, інвентарний номер ОЗ, табельний номер, код підрозділу, дата відкриття карточки, дата закриття карточки).


Таблиця 1 Основні засоби1код групинайменування групирічна норма амортизації14група обчислювальної техніки та зв,язку523будівлі споруди передавальні пристрої10

Таблиця 2 Матеріально-відповідальна особа2табельний номерПІПБ12800Дзюба Н.М.22600Петров І.І.

Таблиця 3 Інвентарний об,єкт3інвентарний номер ОЗкод групи ОЗкод підрозділупочаткова вартістьначальний знос110641764НФ90042210647823М2392831

Таблиця 4 Амортизація ОЗ4інвентарнгий номер ОЗдата амортизаціїсума амортизації1106417625.05.200972032106478230.04.201031904

Таблиця 5 Інвентарна карточка ОЗ5номер карточки ОЗінвентарний номер ОЗтабельний номеркод підрозділудата відкриття карточкидата закриття карточки17910641762800НФ25.05.200925.05.201423110647822600М30.04.201030.04.2015

2. Повязування таблиць. Створення схеми даних


Для повязання таблиць необхідно їх проіндексувати за тими полями, по яким створюється звязок. Для цього в режимі конструктора таблиці присвоїти властивості «Індексоване поле» для потрібного поля таблиці значення «Так…». При цьому необхідно також вказати чи припускаються збіги значень для даного поля (чи можливі в таблиці декілька записів з однаковим значенням індексуємого поля). Для створення звязку необхідно, щоб хоч для одного з повязаних полів збіги не припускалися. Поля таблиць, які повязуються повинні бути согласованими по типу та розміру.

Для створення схеми даних виконуємо наступне. Зберігаємо та закриваємо всі створені таблиці. Залишаємо тільки головне вікно бази даних. При відкритому вікні бази даних обираємо пункти меню «Сервис» à «Схема данних». У діалоговому вікні, що відкриється, послідовно обраємо таблиці, які поміщуються до схеми даних і для кожної таблиці натискаємо кнопку «Добавить». Після додавання таблиць закриваємо діалогове вікно - кнопка «Закрыть». база дані таблиця вибірка


3. Створення запиту на вибірку в режимі конструктора


Під запитом в MS Access розуміють як команду на вибір, просмотр, зміну, створення, або видалення даних. Також запити використовуються для аналізу даних.

У вікні бази даних перейдемо до вкладки «Запити» та натиснемо кнопку «Створити». У діалоговому вікні «Новий запит» обираємо команду «Конструктор». У діалоговому вікні «Додавання таблиці» перейдемо до вкладки, яка містить обєкти, які включають потрібні дані. Для додавання обєктів в запит двічі натискаємо кнопку миші на імені кожного обєкта, а потім «Закрити». Якщо запит містить декілька таблиць або запитів, переконайтесь, що між собою їх зєднує лінія. Для Microsoft Access це свідчить про те, що дані повязані. Якщо звязку немає, то створіть його за допомогою діалогового вікна «Схема даних». Якщо таблиці або запити повязані, то тип зєднання можна змінити, маючи тим самим вплив на обрання записів у запиті.

Створюємо запит для відбору даних з БД обліку основних засобів за критерієм:

річна норма амортизації більше (або менше) певної суми;

перелік матеріально-відповідальних осіб та інвентарних номерів ОЗ


Запит 1сума амортизаціїдата амортизаціїначальний зноспочаткова вартістьінвентарний номер ОЗрічна норма амортизаціїнайменування групикод групи720325.05.20092900410641765група обчислювальної техніки та звязку43190430.04.20101239283106478210будівлі споруди передавальні пристрої3

Запит 2номер карточки ОЗінвентарний номер ОЗтабельний номеркод підрозділуПІПБ7910641762800НФДзюба Н.М.3110647822600МПетров І.І.

4. Створення екранних форм для роботи з даними за допомогою майстра форм


Форми створюються для вводу та редагування даних таблиць, перегляду результатів запитів, створення меню для користувачів, діаграм. У головному вікні бази даних обираємо обєкт «Форми» та двічі натискаємо кнопку миші на елементі «Создание формы с помощью мастера форм». Обираємо імя таблиці або запиту, які містять дані, на основі яких буде створена форма та натисніть кнопку ОК. Обираємо поля таблиці або запиту, які будуть відображені на формі, „Далее. При обиранні елементів «Автоформа: в стовпець», «Автоформа: стрічкова» або «Автоформа: таблична» форма створюється автоматично. Для задачі автоматизації обліку основних засобів створили форми для роботи з таблицями „Інвентарна карточка ОЗ, „Матеріально-відповідальна особа, „Інвентарний обєкт ОЗ, „Група ОЗ.


Таблица5 Інвентарна карточка ОЗномер карточки ОЗ5інвентарний номер ОЗтабельний номеркод підрозділудата відкриття карточкидата закриття карточки79110641762800НФ25.05.200925.05.201431210647822600М30.04.201030.04.2015

Таблица2 Матеріально-відповідальна особа2табельний номерПІПБ12800Дзюба Н.М.22600Петров І.І.

Таблица3 Інвентарний обєкт13інвентарний номер ОЗкод групи ОЗкод підрозділупочаткова вартістьначальний знос110641764НФ90042210647823М2392831

Таблица1 Основні засоби1код групинайменування групирічна норма амортизації14група обчислювальної техніки та звязку523будівлі споруди передавальні пристрої10

Слідуючи логіці задачі автоматизації обліку основних засобів створити форму на базі декількох або запитів.

Відкрили форму „Інвентарна карточка ОЗ в режимі „Конструктор визначити властивості форми.

5. Створення звітів з допомогою майстра


Звіти це традиційна форма представлення інформації для управляння. Звіти виводяться на екран монітора, принтер, або в файл та створюються на базі таблиць і запитів. Технологія створення звітів MS Access майже ідентична технології створення форм.


Таблица5 Інвентарна карточка ОЗ5номер Інвентарнийтабельнийкоддатадата17910641762800НФ25.05.2009 25.05.201423110647822600М30.04.201030.04.2015

Запит 2сумадатаначалопочатковийінвентарнийрічнанайменуваннякод720325.05.202900410641765група4720325.05.2029004106417610будівлі3720325.05.20123928310647825група4720325.05.201239283106478210будівлі33190430.04.202900410641765група43190430.04.2029004106417610будівлі33190430.04.20123928310647825група431904 30.04.201239283106478210будівлі3

Список використаних джерел


1.Дубнов П.Ю. Access 2003: Самовчитель. - М.: Изд-во ДМК Пресс, 2004. - 320с.

.Бекаревич Ю.М., Пушкина Н.В. Microsoft Access 2003. - Дюссельдорф, К., М., СПб.: БХВ-Петербург, 2001. - 480с.

.Баркер Скотт Ф. Професійне програмування в Access 2003. - М: Вильямс, 2002. - 992с.

.Вонг У. Office 2003 для "чайників". Москва, Санкт - Петербург, Киев, Диалектика, 2004. - 259-279

.Послед Б.Г. Access 2003. БД. - К: "ДиаСофт", 2000. - 512с.

.Access 2003 для Windows 95 - К.: Торгівельно-видавниче бюро BHV, 1997 - 480с

.Microsoft Access 2003. Шаг за шагом. - М.: ЭКОМ, 2002. - 352с.

.Гаевський А.Ю. Самовчитель роботи з Microsoft Office Access 2003.2001 р. - 480 c.

.Руденко В.Д. Практичний курс інформатики. За ред. Мадгізона В.М. - Фенікс. 1997-2004 р.

.Леонтьев В.Ю. Microsoft Office: Access 2003.2008 р. - 455 с.


МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ МОЛОДІ ТА СПОРТУ УКРАЇНИ Інститут перепідготовки та підвищення кваліфікації кадрів Кафедра Облік і аудит

Больше работ по теме:

КОНТАКТНЫЙ EMAIL: [email protected]

Скачать реферат © 2017 | Пользовательское соглашение

Скачать      Реферат

ПРОФЕССИОНАЛЬНАЯ ПОМОЩЬ СТУДЕНТАМ