Научная организация труда работников службы документационного обеспечения управления (на примере деятельности подразделения МВД – ОВО Василеостровского района г. Санкт-Петербурга)

 














Научная организация труда работников службы документационного обеспечения управления (на примере деятельности подразделения МВД - ОВО Василеостровского района г. Санкт-Петербурга)

Содержание


Введение

1. Теоретические основы научной организации труда службы ДОУ в органах внутренних дел РФ

1.1 Понятие и значение делопроизводства в органах внутренних дел

1.2 Документирование управленческой деятельности в органах внутренних дел

1.3 Понятие, задачи и принципы научной организации труда

1.4 Научная организация службы ДОУ в органах внутренних дел

2/ Анализ организации труда службы ДОУ в ОВО Василеостровского района г. Санкт-Петербурга

2.1 Нормативное обеспечение деятельности службы ДОУ в ОВО Василеостровского района СПб

2.2 Рационализация трудовых процессов и применение оргтехники в деятельности сотрудников службы ДОУ в ОВО Василеостровского района СПб

2.3 Условия труда и рабочее место сотрудников службы ДОУ в ОВО Василеостровского района СПб

2.4 Электронный стиль работы сотрудников службы ДОУ в ОВО Василеостровского района СПб

3. Методы совершенствования организации труда сотрудников службы ДОУ в ОВО Василеостровского района г. Санкт-Петербурга

3.1 Предложения по совершенствованию организации труда сотрудников службы ДОУ в ОВО Василеостровского района СПб

3.2 Эффективность внесенных предложений

Заключение

Список использованных источников

Приложения

Введение


Актуальность исследования. В настоящее время актуальность проблемы организационного совершенствования деятельности органов внутренних (ОВД) дел имеет особенное значение. В условиях возрастающего динамизма социально-экономических отношений стало аксиомой, что тот, кто владеет информацией, тот владеет ситуацией.

Управление немыслимо без оборота документов, так как документ является главным инструментом управления, основным средством реализации управленческих функций, важнейшим организационно-техническим инструментом подавляющего большинства управленческих операций.

В процессе управленческой деятельности органы и подразделения внутренних дел получают и сами создают различные документы, причем с усложнением процессов управления их количество постоянно возрастает. В системе государственного управления все структуры и должностные лица связаны между собой потоками информации, образуя единую коммуникационную сеть. Большая часть используемой в управлении информации нуждается в ее материализации или фиксации на определенных материальных носителях для удобства ее хранения, размножения, использования и придания ей соответствующей правовой формы.

Управление немыслимо без оборота документов, так как документ является главным орудием управления, основным средством реализации управленческих функций и важнейшим организационно-техническим инструментом подавляющего большинства управленческих операций. Поэтому совершенствование документационного обеспечения управления (ДОУ), упорядочение документопотоков в органах внутренних дел является одним из методов улучшения, удешевления и рационализации управления.

Сокращение значительных объемов документооборота и наведение порядка в документировании управления - сложный, трудоемкий и взаимосвязанный процесс. Совершенствование работы с документацией нельзя отделить от совершенствования методов и стиля работы управленческого аппарата. В настоящее время в органах внутренних дел особую актуальность приобретают научная организация работы с управленческими документами, рациональное документационное обеспечение управления, систематическое совершенствование этой деятельности.

К сожалению, сегодня делопроизводство в органах внутренних дел развивается не равномерно. Наибольший прогресс заметен в центральном аппарате МВД, наименьший на местах. Таким образом, изучение и анализ научной организации труда работников службы ДОУ подразделения МВД - ОВО Василеостровского района г. Санкт-Петербурга представляется актуальным.

Цель исследования - анализ научной организации труда работников службы ДОУ подразделения МВД - ОВО Василеостровского района г. Санкт-Петербурга и определение методов совершенствования системы делопроизводства.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

üИзучить понятие и значение делопроизводства в органах внутренних дел

üРассмотреть документирование управленческой деятельности в органах внутренних дел

üИзучить понятие, задачи и принципы научной организации труда

üРассмотреть научную организацию службы ДОУ в органах внутренних дел

üОпределить нормативное обеспечение деятельности службы ДОУ в ОВО Василеостровского района СПб

документационное обеспечение управление работник

üПроанализировать рационализацию трудовых процессов и применение оргтехники в деятельности сотрудников службы ДОУ в ОВО Василеостровского района СПб

üПроанализировать условия труда и рабочее место сотрудников службы ДОУ в ОВО Василеостровского района СПб

üПроанализировать электронный стиль работы сотрудников службы ДОУ в ОВО Василеостровского района СПб

üРазработать предложения по совершенствованию организации труда сотрудников службы ДОУ в ОВО Василеостровского района СПб

üРассмотреть эффективность внесенных предложений

Объект исследования - научная организация труда работников службы ДОУ подразделения МВД.

Предмет исследования - современное состояние и оптимизация документационного обеспечения управления ОВО Василеостровского района г. Санкт-Петербурга.

Методологическая основа исследования. В процессе исследования необходимо руководствоваться комплексной методологией. Методологической основой исследования послужили научные принципы объективности и системного подхода, принцип историзма.

Практический материал исследования. Основой для практической части исследования послужила система организации труда службы ДОУ ОВО Василеостровского района г. Санкт-Петербурга.

Теоретическая и практическая значимость исследования. Данное исследование позволяет углубить теоретические представления в области изучения проблем ДОУ в системе органов внутренних дел, которые могут быть использованы в управленческой практике при организации процесса документационного обеспечения управления и информационной безопасности. Результаты исследования могут использоваться в деятельности подразделений МВД при разработке программы научной организации труда сотрудников службы ДОУ.

1. Теоретические основы научной организации труда службы ДОУ в органах внутренних дел РФ


1.1 Понятие и значение делопроизводства в органах внутренних дел


Термин "документ" происходит от латинского слова "documentum" - доказательство, свидетельство. Этим словом обозначают любые письменные источники, соответствующим образом оформленные и поэтому имеющие юридическую силу.

В словаре русского языка С.И. Ожегова даются различные толкования понятия "документ":

) деловая бумага, подтверждающая какой-либо факт или право на что-либо (расходные документы, проездные документы);

) то, что официально удостоверяет личность предъявителя (паспорт, справка, удостоверение);

) письменное свидетельство о чем-нибудь (пр.: древнерусские грамоты являются историческими документами, договор свидетельствует о заключении соглашения в сфере услуг или производства и т.д.).

Термин "делопроизводство" в России возник во второй половине XVIII века. С этого времени его употребление фиксируют лингвистические словари. Термин был образован от сочетания слов "производство дела". Вначале он означал решение судебного или административного вопроса и понимался как деятельность, связанная с принятием решений, т.е. с производством дел. Именно это и было заложено в основу понятия "делопроизводство". Значение дела как собрания документов, относящихся к какому-либо вопросу, - более позднего происхождения по сравнению с первым значением.

Современную терминологию делопроизводства регламентирует ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", в котором "делопроизводство" определяется следующим образом: отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Наряду с термином "делопроизводство" в последние годы употребляется синонимичный ему термин "документационное обеспечение управления" (ДОУ).

Его возникновение обусловлено изменением организационно-технической базы делопроизводства в связи с внедрением в ДОУ компьютеров, современных информационных технологий создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и использования информации.

Делопроизводство базируется на документировании, под которым понимается регламентированный процесс записи информации на различных носителях с соблюдением определенных норм, установленных правовыми и нормативными актами РФ.

Результатом документирования является документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами. Реквизит - это отдельно взятый обязательный элемент любого документа (печать, подпись, дата, номер и т.д.). Совокупность таких элементов позволяет опознать документ, т.е. идентифицировать.

Формуляр документа - это совокупность реквизитов документа и схема их расположения на стандартном листе бумаге. Наличие формуляра, установленного государственным стандартом, обеспечивает единство документирования и документации как в рамках одного учреждения, так и в целом по стране. Формуляр, характерный для определенного вида документов, называют типовым формуляром.

В качестве носителя выступает материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации. Носитель - это всегда результат технических достижений эпохи. В древности в качестве материального носителя для создания документов использовались различные материалы: в Месопотамии - глиняные таблички, в Египте - папирус, в странах Малой Азии, в Европе и на Руси - пергамент - особым образом выделанная бычья или телячья кожа, получившая на Руси название "хартия" или "телятина". В Древнем Новгороде, как известно, применялись береста, доска.

В течение многих веков и до настоящего времени наиболее распространенным носителем документной информации во всем мире является бумага. Наряду с бумагой в наши дни широко используются и новые носители: магнитные ленты, диски.

Соблюдение определенных правил записи информации придает документам юридическую силу. Юридическая сила - это свойство официального документа, передаваемое ему действующим законодательством РФ, правомочностью организации издавшего его, определенным комплексом реквизитов и установленным порядком его оформления.

Обеспечение документирования - это лишь одна составляющая делопроизводства, вторая его составляющая - это организация работы с документами, которая предполагает весь спектр действий по созданию и обработке документов.

Организация работы с документами предполагает проектирование документооборота учреждения, т.е. движения документов с момента их создания или получения до определения их на архивное хранение или уничтожение, а также рациональное и оперативное использование их в текущей деятельности учреждения.

В обществе документы являются основными носителями различной (управленческой, научной, технической, статистической) социальнозначимой информации. Документы - носители первичной информации. В них информация фиксируется впервые, в то время как книги, газеты, журналы и др. содержат переработанную, вторичную информацию.

Возможность сохранения информации во времени позволяет различать документы как носители оперативной и ретроспективной информации.

Сейчас трудно найти какую-либо сферу человеческой деятельности, которая не захлебывается в потоке деловой переписки. Это, безусловно, касается и органов внутренних дел. Только милиция далеко не ограничивается просто пересылкой отчетов и указаний. Это часто секретные приказы и распоряжения, инструкции и разработки оперативно-специальных планов, уголовные дела и заявления граждан. Есть документы, от которых зависит не только четкое выполнение поставленных перед милицией задач, но и человеческие судьбы. Все должно быть строго учтено и быстро предоставлено заинтересованным службам даже по прошествии многих лет.

Делопроизводственная служба в структуре Министерства внутренних дел всегда была и остаётся ключевым звеном, она на протяжении двухсот лет продолжает функционировать и совершенствовать свою деятельность. От правильной организации делопроизводства зависит оперативность управления, надёжность, экономичность, организация управленческого труда, культура работы всех сотрудников, возможность использования документной информации в будущем.

Датой образования канцелярии МВД принято считать 20 января (7 января по старому стилю) 1804 года. Первым начальником канцелярии Министерства внутренних дел был назначен, ставший затем знаменитым государственным деятелем, Михаил Михайлович Сперанский. Разработанное им "Общее учреждение Министерства" определило окончательное единоначалие принципа организации и деятельности министерства. Установило единообразие его структуры, делопроизводства и отчётности, систему взаимоотношений структурных частей внутри министерства, а также с другими учреждениями. При министре был совещательный орган из начальников структурных частей министерства - совет министра, а для связи со всеми структурными частями - канцелярия министра.

Канцелярия МВД стала своеобразным штабом, в котором готовились проекты совершенствования деятельности и развития структуры, уточнения функций не только министерства внутренних дел, но и других министерств.

При рациональной организации делопроизводства руководители и сотрудники милиции освобождаются от несвойственных им операций по работе с документами, от этого повышается их производительность, сокращаются затраты, связанные с самой деятельностью аппарата управления, и в этом не последнюю роль играют вопросы установления правильного, чёткого документооборота - одной из составных частей делопроизводства.

Под документооборотом понимается движение документов в учреждении с момента их получения или создания до завершения исполнения и отправки Организация документооборота в каждом учреждении, в том числе в органах внутренних дел должна отвечать определенным требованиям:

üпрохождение документов должно быть оперативным, целенаправленным, регулируемым, оптимальным;

üследует исключить инстанции прохождения и действия с документами, не обусловленные деловой необходимостью,

üкаждое перемещение документа должно быть оправданным,

üнеобходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов,

üв порядке прохождения и в процессе обработки основных категорий документов необходимо добиваться максимального единообразия, для чего следует разрабатывать примерные схемы прохождения и обработки основных категорий и видов документов

Исходя из основных сфер деятельности службы документационного обеспечения органов и учреждений в системе ОВД, можно выделить ее основные функции:

.Кадровое обеспечение служб документационного обеспечения управления.

2.Организация и ведение делопроизводства в органах внутренних дел.

.Контроль исполнения поручений руководителей ОВД.

.Организация архивной работы в системе ОВД.

.Защита государственной тайны в учреждениях системы ОВД.

Рассмотрим более подробно каждую из перечисленных функций.

Функциональные задачи кадрового обеспечения служб документационного обеспечения управления ОВД представлены на рис.1.

Рис.1 Функциональные задачи кадрового обеспечения служб ДОУ


Функциональные задачи организации и ведения делопроизводства в ОВД представлены на рис.2


Рис.2 Функциональные задачи организации и ведения делопроизводства в ОВД


Функциональные задачи контроля исполнения поручений руководителей ОВД представлены на рис.3


Рис.3 Функциональные задачи контроля исполнения поручений руководителей ОВД


Функциональные задачи организации архивной работы в системе ОВД представлены на рис.4.


Рис.4 Функциональные задачи организации архивной работы в системе ОВД


Функциональные задачи защиты государственной тайны в учреждениях системы ОВД представлены на рис.5.

Рис.5 Функциональные задачи защиты государственной тайны в учреждениях системы ОВД


Таким образом, изучив понятие и значение делопроизводства в органах внутренних дел, можно сделать следующие выводы:

Термин "делопроизводство" вошел в научный оборот, практику административных органов России во второй половине XVIII века. Первоначально он обозначал деятельность, связанную с принятием решений, или "производством дел", при этом под делом понимался вопрос, который должен был решать административный или судебный орган власти и управления.

В современном понимании делопроизводство - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами. В некоторых нормативных актах, научных публикациях наряду с понятием "делопроизводство" употребляется термин "документационное обеспечение управления". По своей сути они являются синонимами и применяются для обозначения одних и тех же процессов.

Делопроизводственная служба в структуре Министерства внутренних дел всегда была и остаётся ключевым звеном, она на протяжении двухсот лет продолжает функционировать и совершенствовать свою деятельность. Деятельность ОВД Российской Федерации обеспечивается системой взаимосвязанной управленческой документации. Ее состав определяется компетенцией учреждения, порядком разрешения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с другими учреждениями.

Количество и качество информации, доставляемой на различные уровни управления, оказывают значительное влияние на функционирование системы управления. Причем основным носителем информации в сфере управления выступают документы.

От правильной организации делопроизводства зависит оперативность управления, надёжность, экономичность, организация управленческого труда, культура работы всех сотрудников, возможность использования документной информации в будущем.

При рациональной организации делопроизводства руководители и сотрудники милиции освобождаются от несвойственных им операций по работе с документами, от этого повышается их производительность, сокращаются затраты, связанные с самой деятельностью аппарата управления, и в этом не последнюю роль играют вопросы установления правильного, чёткого документооборота - одной из составных частей делопроизводства.


1.2 Документирование управленческой деятельности в органах внутренних дел


По характеру правовых предписаний нормы, регулирующие документационное обеспечение управления, могут быть подразделены: на материальные, регулирующие сущность управленческих отношений; процессуальные, регламентирующие порядок реализации, применения права; организационно-технические, которые опосредуют технику проводимых операций (делопроизводство, порядок хранения архивных документов).

Большинство правовых норм, регулирующих ДОУ, относятся к организационно-техническим, то есть нормам, определяющим организацию и технику (технологию) осуществления операций с документами (сбор, регистрация, обработка, хранение и передача данных), из которых складывается процесс документирования. Правовые нормы организационно-технического характера призваны обеспечить необходимое качество информации для принятия обоснованных управленческих решений по всем вопросам деятельности ОВД.

Основу правового регулирования службы документационного обеспечения системы ОВД составляет целый ряд законов, приказов, распоряжений и ГОСТов, примерный перечень, которых представлен в Приложении 1.

ГОСТ Р 6.30 - 2003 г. введен в действие 1 июля 2003 года взамен ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированная система организационно-распорядительной документации Требования к оформлению документов. Практически он повторяет прежний, за исключением раздела 5. Он несколько иначе трактует требования к оформлению управленческих документов. Разделом 2 устанавливается измененный состав реквизитов документа - теперь их 30 (а было 29 - один убрали, два добавили).

Исключен один реквизит - гриф ограничения доступа к документу, но добавлены два новых: основной государственный регистрационный номер (ОГРН, реквизит 05) и ИНН/КПП (реквизит 06). Из содержания раздела 3 выведены пункты, затрагивающие правовое регулирование подписания и датирования документов, хотя сами реквизиты "подпись документа" и "дата документа" сохранены. Изъят раздел 5 "Требования к учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба РФ или гербов субъектов РФ". Кроме того, исключены положения, регламентировавшие порядок изготовления гербовых бланков.

Новый ГОСТ уточняет порядок оформления отдельных реквизитов: порядок оформления отметки о приложении к распорядительному документу, определяет порядок использования оттиска печати при заверке подлинности документов и соответствия копии документа его подлиннику.

Требования нового стандарта являются рекомендуемыми и распространяются не на все документы, а лишь на отнесенные к организационно-распорядительной документации и находящейся в обиходе как государственных, так и негосударственных организаций, предприятий, учреждений.

Для целей данного исследования непосредственный интерес представляет Приказ МВД РФ от 4 декабря 2006 г. N 987 "О документационном обеспечении управления в системе Органов Внутренних дел РФ". В Приложении к Приказу МВД России от 4 декабря 2006 г. N 987 находится инструкция по документационному обеспечению управления в системе органов внутренних дел РФ.

Инструкция разработана в целях совершенствования документирования управления, технологий обработки документов, организации документооборота и формирования документальных фондов на единой методической основе в подразделениях центрального аппарата МВД России, подразделениях, непосредственно подчиненных МВД России, органах внутренних дел Российской Федерации, учреждениях и других организациях, осуществляющих задачи, возложенные на органы внутренних дел.

Документационное обеспечение управления - вид служебной деятельности органов внутренних дел, обеспечивающий документирование управленческой деятельности и организацию работы с документами.

Документирование управленческой деятельности включает в себя все процессы, относящиеся к записи и оформлению необходимой для осуществления управленческих действий информации на различных носителях по установленным правилам.

Организация, ведение и совершенствование документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в системе органов внутренних дел осуществляется Административным департаментом МВД России, управлениями (отделами, отделениями, группами) делопроизводства; делопроизводства и режима; документационного обеспечения и режима; режима, делопроизводства и кадров; режима и делопроизводства; обеспечения делопроизводства; документального обеспечения; документационного обеспечения; общими отделами, секретариатами и канцеляриями органов внутренних дел.

На подразделения делопроизводства и режима возлагается выполнение следующих основных задач:

.1 Прием, регистрация и распределение входящих (поступающих)

документов.

.2 Передача документов на рассмотрение руководителю органа

внутренних дел и непосредственно исполнителю, после получения

соответствующих указаний (резолюций).

.3 Контроль над прохождением и сроками рассмотрения

документов…. и т.д. "

В приказе так же определены ответственные, закреплены обязанности, определены основные виды документов, образующихся в деятельности органов внутренних дел, требования к подготовке и оформлению документов (см. Приложение 2).

Правила подготовки и образцы оформления нормативных правовых актов устанавливаются Приказом МВД России от 27 июня 2003 г. N 484.

Документирование управленческой деятельности производится путем записи по установленным формам необходимой для управления информации, то есть в создании документов.

Основанием для создания документов считается необходимость удостоверения наличия и содержания управленческих действий, передач информации, хранения и ее использования.

В управленческой деятельности используются, главным образом, текстовые документы на бумажной основе, т.е. рукописные, машинописные и типографские. Такие документы называют управленческими, а их совокупность управленческой документацией.

Фиксируется управленческая деятельность в основном организационно-распорядительными документами (ОРД).

Организационно-распорядительные документы - документы, в которых фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, предприятий. Организаций и должностных лиц.

Организационно-распорядительная документация подразделяется на основные группы документов:

üорганизационные (уставы, положения, правила, инструкции, определяющие статус предприятия, его структурных подразделений и порядок их работы);

üраспорядительные (приказы по основной деятельности, распоряжения, решения);

üинформационно-справочные (акты, письма, факсы, справки, телефонограммы, докладные и служебные записки и др.);

üдокументы по личному составу (приказы по л/с, трудовые договоры, трудовые книжки, личные карточки ф. № Т-2, лицевые счета по зарплате, личные дела).

üкоммерческие документы (коммерческие контракты (договоры));

üдокументы по обращениям граждан (предложения, заявления, жалобы и документы по их рассмотрению).

Учетные документы - это счета, накладные, кассовые, платежные документы, без заполнения предусмотренных законом реквизитов они не могут являться основанием для совершения операций.

Внутренний документ, выпускаемый в учреждении, может считаться обязательным для исполнения сотрудниками лишь в том случае, если он имеет юридическую силу.

Чтобы документ имел такую силу, необходимо следующее:

üположения, содержащиеся в документе, должны строго соответствовать требованиям законодательства;

üдокумент должен быть издан должностным лицом управления, отдела предприятия, обладающим необходимыми для этого полномочиями;

üреквизиты документа должны соответствовать принятым нормам.

Если эти условия не соблюдены, документ может быть признан судом недействительным. Состав реквизитов ОРД устанавливает ГОСТ Р 6.30-2003 (см. Приложение 3).

При оформлении организационно-распорядительных документов выполняются типовые управленческие действия, связанные с согласованием, подписанием, утверждением этих документов, с доведением их до сведения работников под расписку. При этом на документах проставляются стандартные надписи: подпись, гриф утверждения, визы согласования и ознакомления. Важно подчеркнуть, что правила оформления отдельных реквизитов, являются общими для разных видов организационно-распорядительных документов.

Каждый документ имеет индивидуальный набор реквизитов, отражающий его особенности и назначение в управленческом процессе. В то же время отдельные реквизиты являются абсолютно обязательными для каждого документа независимо от его вида и разновидности. Отсутствие таких реквизитов в документе лишает его юридической силы. К обязательным для всех ОРД реквизитам относятся: наименование организации, дата документа, регистрационный номер, текст, подпись.

В настоящее время руководство ОВД проводит работу по сокращению объема служебной переписки в органах внутренних дел. Отбор документов, необходимых и достаточных для работы учреждения, должен производиться на основе классификаторов участков и вопросов его конкретной деятельности.

При разработке документов рекомендуется придерживаться следующих этапов:

üуяснение цели документа;

üопределение, на кого рассчитан документ, способы его выражения,

üсоставление плана документа;

üподбора и изучения необходимых источников формирования документов;

üсогласование документа и принятие

Документы в органах внутренних дел как носители информации могут подвергаться процессам поиска, хранения, преобразования и передачи.

Назначение документа в органах внутренних дел в основном сводится к:

üфиксированию и сохранению информации или ее преобразованию и передаче;

üофициальному удостоверению событий, состояний, действий, имеющих значение для конкретного органа внутренних дел;

üобеспечению контроля и проверки исполнения подчиненных подразделений;

üосуществления связи служб и подразделений между собой с другими государственными органами, общественными организациями и гражданами.

Рассмотрим основные этапы документооборота.

1. Прием входящих документов. Входящие документы можно квалифицировать:

üпо направлениям деятельности: управленческие (внутриорганизационные-распорядительные, отчетные, общего характера, административные, уголовно-процессуальные, оперативно-розыскные);

üпо степени секретности (совсекретные, секретные, ДСП, несекретные);

üпо участию лиц, заинтересованных в принятии документов (односторонние, двухсторонние);

üпо характеру движения (входящие, исходящие и внутренние);

üпо сложности решаемых вопросов (простые и комплексные).

2. Первоначальная обработка поступающих документов. Выявление характера документов, откуда, полномочен ли орган внутренних дел принять этот документ и т.д.

3. Предварительное рассмотрение и распределение поступивших документов. Выявление компетентного адресата, уведомления нового адресата исполнения и др.

4. Регистрация документов. Документы, имея различную по содержанию информацию, фиксируются в различных книгах (секретное или не секретное производство). Например, книги: учета заявлений и сообщений о преступлениях и учета информации в дежурной части органов внутренних дел.

5. Рассмотрение документов руководителем. Уяснение цели и содержания документа, подбор исполнителей, ознакомление или изучение документов и т.п.

6. Исполнение документов. Руководитель распределяет документы по исполнителям и срокам исполнения. В ходе исполнения документов руководитель реализует функции контроля и проверяет исполнение.

Считается, что в аппарате управления существуют два основных направления рационализации документооборота.

1. Организационное:

а) сокращение потоков документов;

б) регулирование документооборота;

в) совершенствование документооборота;

г) нормирование документационных работ.

2. Техническое - механизация всех процессов, связанных с движением документов: применение оргтехники (множительной, печатающей и др.)

Таким образом, изучив документирование управленческой деятельности в органах внутренних дел, можно сделать следующие выводы:

Основу правового регулирования службы документационного обеспечения системы ОВД составляет целый ряд законов, приказов, распоряжений и ГОСТов.

ГОСТ Р 6.30 - 2003 г уточняет порядок оформления отдельных реквизитов: порядок оформления отметки о приложении к распорядительному документу, определяет порядок использования оттиска печати при заверке подлинности документов и соответствия копии документа его подлиннику. Требования ГОСТа распространяются не на все документы, а лишь на отнесенные к организационно-распорядительной документации и находящейся в обиходе как государственных, так и негосударственных организаций, предприятий, учреждений.

Непосредственный интерес представляет Приказ МВД РФ от 4 декабря 2006 г. N 987 "О документационном обеспечении управления в системе Органов Внутренних дел РФ". В Приложении к Приказу МВД России от 4 декабря 2006 г. N 987 находится инструкция по документационному обеспечению управления в системе органов внутренних дел РФ, которая достаточно четко регламентирует вопросы документирования управленческой деятельности в ОВД.

В приказе определены задачи служб делопроизводства, ответственные, закреплены обязанности, определены основные виды документов, образующихся в деятельности органов внутренних дел, требования к подготовке и оформлению документов.

В настоящее время руководство ОВД проводит работу по сокращению объема служебной переписки в органах внутренних дел. Отбор документов, необходимых и достаточных для работы учреждения, должен производиться на основе классификаторов участков и вопросов его конкретной деятельности.


1.3 Понятие, задачи и принципы научной организации труда


Успешное функционирование трудового коллектива зависит от систематического комплексного улучшения всех составных элементов организации его деятельности, среди которых одно из ведущих мест занимает организация живого труда. Для постоянного повышения уровня организации труда большое значение имеет использование достижений науки и передового опыта.

Рассмотрим основные определения понятия научная организация труда.

Научная организация труда (НОТ) или научное управление (en. Scientific management) - управление производственным процессом на основе системного анализа.

Организация Труда Научная (Нот) - система применения наемного труда работников, обеспечивающая стабильное развитие с максимальным использованием профессиональных возможностей работников. НОТ достигается благодаря оптимальному использованию работников в соответствии с их профессиональными навыками, взаимосвязи всех элементов процесса труда, улучшению условий труда и т.д.

Под научной организацией труда (НОТ) понимают процесс совершенствования организации труда на основе достижений науки и передового опыта. Термином "НОТ" характеризуют обычно улучшение организационных форм использования живого труда в рамках отдельно взятого трудового коллектива (например, предприятия). Начало применению новых методов организации труда рабочих было положено Ф. Тейлором в 1910-1915гг.

Конечно, и до Тейлора были достижения в области организации труда, поскольку с тех пор, как появились представления о труде, возникло и стремление к получению лучших результатов с наименьшей затратой средств. Но Тейлор был первым, кто объединил замыслы и попытки в области рационализации трудовых процессов в систему знаний, положив тем самым начало науке об организации труда и производства. В своих работах Тейлор разработал методы анализа трудовых процессов, нормирования труда и его оплаты, принципы организации труда и управления предприятием. Его опыты научного подхода к организации рутинного, тяжелого физического труда вызвали огромный интерес и положили начало поискам способов научной рационализации трудовых процессов путем тщательного изучения и проектирования приемов и методов труда с использованием хронометражных наблюдений, улучшения организации рабочих мест, установления обоснованных режимов труда и отдыха и других мер.

Выдающийся вклад в становление и развитие организации труда и производства на основе конвейерных линий в автомобиле - и тракторостроительном комплексах принадлежит американцу Генри Форду-старшему. Еще один американец - Гаррингтон Эмерсон, автор "двенадцати принципов производительности", создал теорию организационной системы, которая охватывала труд работников не только отдельного предприятия, но и совокупности предприятий.

Наряду с достижениями отмеченных выше зарубежных ученых и практиков в развитии научной организации труда, в этой области знаний и в практической их реализации достойно представлены наши отечественные исследователи и разработчики. А.А. Богданов, О.А. Ерманский, А.К. Гастев.

В конце 60-х годов и в 70-х годах НОТ стала явлением общепризнанным в СССР, а что касается практической деятельности, работа по научной организации труда стала масштабной и разносторонней.

Среди факторов "ускорения и перестройки" не нашлось места для организации труда. От работы по научной организации труда отказались профсоюзы, упразднив соответствующие подразделения в своей структуре вместе с их функциями, отменив награды за активную работу по внедрению НОТ и др. Попали под нож "перестройки и ускорения" научные исследования, проводимые НИИ труда, ВНМЦентром, центрами НОТ. Стали упраздняться подразделения по НОТ на предприятиях. Таким образом, активная работа по научной организации труда вместо того, чтобы выйти на новый уровень, начала свертываться.

В настоящее время работа по организации, нормированию и оплате труда законодательно отнесена к компетенции предприятий, что является фактом в целом положительным. Однако, все более становится очевидным, что ряд функций управления трудом на государственном уровне, таких, например, как координация научных исследований проблем организации труда, организация разработки межотраслевых норм и нормативов по труду, методическое руководство системой проектирования организации труда на стадии разработки проектов новых предприятий, организация подготовки специалистов по организации и нормированию труда, нужно восстанавливать в адекватной рыночным преобразованиям форме. В настоящее время НОТ развивается в рамках инженерной психологии и менеджмента.

Развитие науки о труде характеризуется поступательным развитием всей совокупности составляющих ее элементов. Научная организация труда неразрывно связана с такими его элементами, как гуманизация и интенсификация.

Гуманизация - это основа построения социальных отношений в современном обществе, и ее роль переоценить сегодня трудно. Являясь реальной насущной потребностью, она проникает во все направления деятельности государства, общества, гражданина.

Интенсификация труда обусловливает:

üизучение и классификацию функций аппарата управления, а также влияющих на эти функции факторов;

üразработку рациональных форм разделения труда и трудовых процессов; совершенствование управленческой структуры;

üуточнение и определение компетенции конкретного работника, его прав и обязанностей;

üопределение необходимой информации на каждом уровне управления, ее объема, способов получения и обработки;

üоптимизацию форм документов, процессов документообразования и документооборота.

Осуществление НОТ в народном хозяйстве предполагает совершенствование форм разделения и взаимодействия труда в коллективе; улучшение организации и обслуживания рабочих мест; проектирование и внедрение рациональных приёмов и методов труда, распространение передового опыта; совершенствование нормирования труда; улучшение практики материального и морального стимулирования труда; рационализацию условий труда; улучшение подготовки и повышение квалификации кадров; укрепление дисциплины труда и повышение творческой активности трудящихся.

Перечисленные направления НОТ являются общими для всех категорий трудящихся во всех отраслях и сферах народного хозяйства, хотя по отношению к каждой категории работников эти общие направления реализуются в специфической форме.

Задачи, решаемые при внедрении НОТ в народном хозяйстве, можно условно разделить на три основные группы:

üэкономические, направленные на достижение высокого уровня производительности труда за счёт улучшения использования рабочей силы и вещественных элементов производства;

üпсихофизиологические, состоящие в обеспечении наиболее благоприятных условий для нормального функционирования и воспроизводства рабочей силы;

üсоциальные, заключающиеся в обеспечении условий для всестороннего и гармоничного развития личности работников, повышении степени содержательности и привлекательности их труда.

Значение НОТ непосредственно вытекает из характера её задач. В плане экономическом НОТ - средство предотвращения возможных диспропорций между уровнем развития техники и технологии производства и уровнем организации живого труда. Внедрение НОТ обеспечивает экономию времени, представляет собой важный фактор роста производительности живого труда.

Значение НОТ состоит также и в том, что она позволяет в большой мере экономить и овеществленный труд в результате лучшего использования вещественных элементов производства. И, наконец, совершенствование организации труда даёт возможность экономить будущий труд в результате учёта требований НОТ на стадии проектирования предприятий, оборудования и технологических процессов. Эта экономия будущего труда выступает впоследствии как экономия живого труда работников, занятых обслуживанием оборудования, осуществлением технологических процессов, спроектированных и созданных с учётом требований НОТ.

Внедрение НОТ создаёт также условия для сохранения здоровья трудящихся, поддержания их работоспособности, увеличения периода их трудовой деятельности, роста культурно-технического уровня работников.

Как и в целом, в народном хозяйстве, деятельность компании в первую очередь должна основываться на максимально выверенной организации труда. Достижение наилучшего результата осуществляется путем предварительного досконального изучения способов и приемов работы, разложения приемов на отдельные элементы и выбора тех из них, которые наиболее соответствуют достижению поставленных перед компанией стратегических целей.

Основными задачами научной организации труда в деятельности компании являются:

üразработка и внедрение в рабочую деятельность компании наиболее эффективных форм разделения труда и его кооперация;

üмаксимальное использование достижений современной науки и техники;

üсовершенствование нормирования труда;

üкомплексное изучение затрат рабочего времени по выполнению определенных операций, стадий работы, а также подготовка и установление показателей, позволяющих определить объем работы, необходимую численность разных категорий персонала;

üизучение и внедрение наиболее гибких форм стимулирования труда;

üорганизация рабочих мест, создание соответствующих законодательству условий труда и его безопасности.

Проблему перехода управленческих процессов на научную основу организации труда важно решать комплексно, не разбивая на экспериментальное внедрение в отдельно взятом подразделении. На первом этапе (выборочная) организация работы может показать хорошие результаты в том или ином конкретном отделе, но в дальнейшем она будет наверняка нарушена и не только не даст нужных итоговых результатов при плохой работе других подразделений, но и, возможно, породит ряд неблагоприятных для компании процессов, таких как конфликт, внутрифирменное разобщение, полискоростная работа подразделений и т.д.

Исходя из вышеизложенного внедрение научной организации труда в деятельность компании только тогда даст положительные результаты, когда слияние науки и практики управления будет проводиться одновременно на всех уровнях. Организовывая работу того или иного структурного подразделения, следует особо обратить внимание на специфику его применения относительно задач компании, так как организация труда различных категорий работников неоднородна. Именно содержание отличает труд одного работника от труда другого.

В качестве одного из элементов научной организации труда можно рассматривать научно обоснованный учет кадров. Задача предотвращения текучести высококвалифицированного персонала, повышение всесторонней заинтересованности в исполняемой работе связаны с решением таких кадровых проблем, как осознание и четкое представление о том, где, когда и какой именно работник может быть использован с наибольшей эффективностью выполняемой им работы, с максимальным соответствием, поставленным перед компанией стратегическим целям, кто и когда должен быть зачислен в резерв для выдвижения на новую должность, когда и как перемещен по службе.

Анализ трудовых процессов является важнейшим элементом научной организации труда. Оценка верности распределения должностных и функциональных обязанностей позволяет проработать и определить нормативы труда.

Комплексный анализ состояния организации трудовых процессов позволяет выявить наиболее трудоемкие операции или операции, на выполнение которых затрачивается особенно много времени, скорректировать возникшие несоответствия, разработать регулирующие рекомендации, направленные на облегчение труда.

Оценка состояния организации труда и его анализ являются отправной точкой в планировании и подготовки всех последующих мероприятий в области научной организации труда компании.

Условия труда также являются неотъемлемой частью научной организации труда.

Условия труда находят свое отражение во всей совокупности производственной среды, оказывающей непосредственное влияние на здоровье и работоспособность человека, удовлетворенность проделанной работой и, как следствие, результативность итоговых показателей компании. Особое внимание необходимо обратить на организацию рабочего места, планировку, дизайн, мебель, оборудование - все эти элементы напрямую влияют не только на производительность труда как экономическую составляющую бизнес-процессов, но и на психологический климат в коллективе посредством улучшения (дестабилизации) настроения персонала, его здоровья.

Неблагоприятные условия труда, в свою очередь, становятся причиной переутомления, стрессовых состояний, вызывают развитие профессиональных заболеваний, что приводит к негативным последствиям для компании в целом, а именно: снижается качество и результативность, растут затраты - и в конечном итоге снижается рентабельность. Зависимость экономических потоков для компании заключается в том, что производительность труда прямо пропорциональна правильности организации рабочих мест.

Необходимо учитывать, что научная организация труда в компании характеризуется системностью. Обладая самостоятельными функциями, выполняя конкретные задачи, автономные структурные элементы компании взаимодействуют, строя свою работу на началах согласованности, в соответствии с закономерностями научной организации труда. Создание необходимых условий для высокопроизводительного творческого труда способен обеспечить только комплексный, системный подход в решении проблем научной организации труда.

В основу решения методических и практических вопросов проектирования и внедрения научной организации труда необходимо заложить следующие принципы:

üкомплексности;

üсистемности;

üспециализации;

üрегламентации.

Самостоятельное значение каждого из перечисленных принципов научной организации труда максимально полно проявляется только в совокупности со всеми остальными принципами. Наибольшая действенность вышеназванных принципов проявляется при их комплексном использовании. Каждое направление организации труда имеет свою специфику и целевую установку для практического осуществления.

Таким образом, изучив понятие, задачи и принципы научной организации труда можно сделать следующие выводы:

Научная организация труда (НОТ) - система применения наемного труда работников, обеспечивающая стабильное развитие с максимальным использованием профессиональных возможностей работников. НОТ достигается благодаря оптимальному использованию работников в соответствии с их профессиональными навыками, взаимосвязи всех элементов процесса труда, улучшению условий труда и т.д.

Задачи, решаемые при внедрении НОТ в народном хозяйстве, можно условно разделить на три основные группы: экономические, психофизиологические, социальные.

Основными задачами научной организации труда в деятельности компании являются: разработка и внедрение в рабочую деятельность компании наиболее эффективных форм разделения труда и его кооперация; максимальное использование достижений современной науки и техники; совершенствование нормирования труда; комплексное изучение затрат рабочего времени по выполнению определенных операций, стадий работы, а также подготовка и установление показателей, позволяющих определить объем работы, необходимую численность разных категорий персонала; изучение и внедрение наиболее гибких форм стимулирования труда; организация рабочих мест, создание соответствующих законодательству условий труда и его безопасности.

В основу решения методических и практических вопросов проектирования и внедрения научной организации труда необходимо заложить следующие принципы: комплексности; системности; специализации; регламентации.

Стратегически верные разработка и реализация комплекса мероприятий по внедрению в организацию труда компании научных основ позволят вывести базовые показатели использования трудового потенциала коллектива на принципиально новый уровень. Появится возможность осуществить интенсификацию труда не столько на количественной, сколько на качественной основе, и поставить новые, ранее недостижимые цели.


1.4 Научная организация службы ДОУ в органах внутренних дел


Повышение эффективности управленческого труда непосредственным образом связано с совершенствованием труда руководителя. Достижение наиболее значимых показателей эффективности управления (экономичность, оперативность, культура труда управленческого персонала, результативность деятельности аппарата управления) зависти от выполнения операций, в основе которых лежит работа с документной информацией, ибо деятельность руководителя имеет один предмет труда - информацию, носителем которой служит документ.

Основными структурными подразделениями в органах внутренних дел, выполняющими функцию управления - документационное обеспечение, являются управления делопроизводства и режима канцелярии главных управлений МВД, УВД. УВДТ и других учреждений.

Данные подразделения, независимо от построения и численности, - сложный и очень ответственный аппарат. Он является, пожалуй, одним из самых активных звеньев информационной системы Министерства внутренних дел России. Поскольку не только собирает, обрабатывает и передает другим службам отраслевую информацию, но и участвует в ее реализации.

В настоящее время секретарская работа вышла далеко за рамки обращения только со служебными документами как таковая. Она включена сегодня в нормотворческую и правоприменительную деятельность, в выполнение определенных специфических контрольных функций, обеспечивает защиту государственной тайны, участвует в исполнении принятых управленческих решений. При этом в связи с постоянным ростом социальной информации значительно увеличился объем делопроизводственной работы секретарской службы.

Особенность управленческого труда сотрудников организации состоит в том, что его результаты трудно поддаются прямому количественному измерению (особенно результаты труда руководителей и специалистов, помощников руководителей и т.д.). Прямому количественному измерению поддаются результаты труда лишь тех работников (работников служб ДОУ и ответственных лиц за делопроизводство в подразделениях), которые выполняют часто повторяющиеся однообразные операции (экспедиционная обработка документов, учет, регистрация документов, подшивка документов в дела, составление описи дел постоянного хранения, ведение информационно-справочных картотек, журналов, включая и автоматизированные "электронные картотеки", и т.п.), а также работников обслуживающего персонала хозяйственных служб. Внедрение принципов и методов научной организации труда именно в этих подразделениях даст показательные, ощутимые результаты.

Основными направлениями научной организации труда в органах внутренних дел являются: рациональное использование рабочего времени; рационализация трудовых операций и процессов; улучшение условий труда, и организации рабочих мест.

Рациональная организация использования рабочего времени сотрудников службы ДОУ в органах внутренних дел.

Закон экономии времени распространяет свое действие не только на труд в сфере материального производства, но и в непосредственной сфере, в том числе и на труд всех работников органов внутренних дел, независимо от их должностного положения и специфики выполняемых функций. Рациональная организация рабочего (служебного) времени является необходимым условием повышения производительности и эффективности общественного труда.

Работа в органах внутренних дел в сфере ДОУ протекает во времени. Поэтому каждая операция, осуществляемая в процессе обеспечения управленческой деятельности, требует определенных затрат рабочего времени. Цена потерь времени бывает весьма велика в некоторых сферах деятельности, в том числе и в органах внутренних дел, где своевременность принятия решений и их реализация, оперативность действий приобретает большое значение, поскольку упущенное время может повлечь весьма тяжкие, а порой необратимые последствия. Умение экономить время, рационально планировать его позволит выполнять управленческие функции своевременно и в более короткие сроки, что, безусловно, поможет повысить в целом эффективность управленческого труда в органах внутренних дел.

Экономия служебного времени заключается в устранении потерь времени и, во-вторых, в сокращении трудозатрат на выполнение тех или иных управленческих операций. Основным средством достижения экономии времени является рациональная его организация.

Потери времени могут возникать по целому ряду причин. Так, например, небрежность, невнимательность, недостаточные квалификация и опыт некоторых сотрудников службы ДОУ вызывают необходимость повторного выполнения тех или иных управленческих операций, на что расходуется дополнительное время, как этих сотрудников, так и руководителей.

Большие потери времени складываются в процессе выработки управленческих решений в тех случаях, когда руководители органов внутренних дел излишне централизуют принятие решений по второстепенным вопросам или когда они уклоняются от принятия решений, нечетко формулируют задачи подчиненным и т.п.

Значительные резервы экономии времени содержатся в упорядочении (разработке регламентов) документооборота, унификации документации, разумном сокращении служебной и внешней переписки и излишней отчетности и т.д.

К числу факторов, оказывающих влияние на экономию служебного времени сотрудников службы ДОУ органов внутренних дел, следует отнести в целом весь уровень рационализации рабочих операций, с осуществлением которых связан процесс подготовки, принятия и реализации управленческих решений; условия работы и организация рабочего места, а также психофизиологические явления, возникающие в процессе трудовой деятельности.

Основным содержанием рациональной организации служебного времени является правильное планирование различных видов работ и времени, необходимого для их выполнения.

Например, при большой численности службы ДОУ руководителю следует основное время уделять организации их работы и контролю за деятельностью подчиненного состава. И, наоборот, в органе внутренних дел, где численность личного состава службы ДОУ невелика, руководителю целесообразно выделить больше времени на личное участие в деятельности своей службы.

Рационализация трудовых процессов и операций в деятельности сотрудников службы ДОУ органов внутренних дел.

Рационализация трудовых процессов и операций работы является одним из основных элементов НОТ, обеспечивающим экономию времени и повышающим эффективность управленческого труда. Посредством рационализации методов работы сотрудники получают возможность более эффективно организовывать свой трудовой процесс по выполнению своих обязанностей, высвобождаются в возможных пределах от трудовых операций технического характера и тем самым получают более благоприятные условия для осуществления функций творческого характера

Рационализация работы сотрудников органов внутренних дел представляет собой два взаимосвязанных направления: организационное и техническое.

Организационное направление включает в себя комплекс мер, способствующих повышению эффективности труда сотрудников службы ДОУ органов внутренних дел за счет наилучшей организации осуществления различных управленческих операций. К ним относятся рационализация технологии работы с документами в целом, совершенствование организационно-технической подготовки, методики и стиля проведения совещаний, устранение избыточных перемещений и т.д.

Техническое направление заключается в использовании разнообразных технических средств, оргтехники и вычислительной техники, позволяющих сократить время на выполнение технических операций, облегчить управленческим работникам умственной и физический труд.

Использование средств механизации и автоматизации труда является одним из основных направлений, обеспечивающих значительное повышение эффективности труда работников в сфере управления. Средства механизации и автоматизации работ с документацией принято подразделять на две группы: средства оргтехники и средства вычислительной техники.

Основное содержание работы по механизации и автоматизации труда сотрудников службы ДОУ заключается в широком использовании современных технических средств сбора, передачи обработки, хранения, размножения, копирования и отображения информации.

К техническим средствам передачи информации, используемым в органах внутренних дел, относятся различные радиотелефонные и телевизионные установки, средства мобильной связи, средства дистанционного наблюдения и контроля, аппаратура звуковой и световой сигнализации и связи и т.п.

В органах внутренних дел для фиксации информации широко используются записывающие устройства и диктофоны, позволяющие записывать информацию на цифровые (магнитные) носители для последующего воспроизведения текста на бумаге.

Информация проходит техническую и логическую обработку. Для технической обработки используются средства первичной обработки и регистрации входящей и исходящей документации - ножницы, печати, штампы и т.п.; средства сортировки документации-папки, подставки, лотки с разделителями; средства подбора и систематизации документов - скрепки, бумагодержатели, средства брошюрования.

Логическая обработка информации осуществляется с помощью различной компьютерной и вычислительной техники, с применением автоматизированных систем.

Улучшение условий труда и организация рабочих мест сотрудников службы ДОУ органов внутренних дел.

Эффективность труда работников непосредственно зависит от той обстановки, в которой они трудятся, т.е. от оборудования и организации рабочих мест, устройства служебных помещений, соблюдение санитарно-гигиенических и эстетических требований к условиям труда. Вопросы оптимизации условий труда изучает научная дисциплина - эргономика. Эргономика использует данные технических наук, психологии, физиологии, гигиены, а также анатомии, антропологии и биофизики. Эта наука изучает функциональные возможности человека в процессе трудовой деятельности и имеет целью создание для него оптимальных условий труда, которые, делая труд высокопроизводительным, обеспечивают работнику необходимые удобства и сохраняют его силы, здоровье и работоспособность.

Помимо рационально организованного и оборудованного рабочего места на повышение эффективности труда работающих благоприятно оказываются тишина, нормальная температура (18-20° С) и влажность воздуха, хорошее освещение, цветовое оформление интерьеров. При отсутствии надлежащих условий сотрудники определенную часть своего служебного времени расходуют на приспособление к неблагоприятным условиям труда. Сотрудники в большей степени устают не столько от своей непосредственной работы, сколько от шума, неправильной рабочей позы, плохого освещения, недостаточной вентиляции и т.п.

Уменьшения шума в служебном помещении можно достичь, если ставить рядом столы тех сотрудников, которым по работе приходится разговаривать. Работников, постоянно использующих технику, издающую громкие звуки, целесообразно размещать в отдельных кабинетах.

Немаловажное значение для работоспособности имеет цветное оформление служебных помещений. Для окраски стен и оборудования рекомендуется применять наиболее благоприятные для человеческого зрения цвета средневолновой части спектра (зелено-голубой, зеленовато-желтый, бежевый и др.). Эти цвета не только наиболее благоприятны для человека, но и значительно улучшают освещенность помещений.

На производительность труда работника Службы ДОУ большое влияние оказывает организация рабочего места. Научная организация труда служащих невозможна без рациональной организации рабочих мест, предусматривающей максимальные удобства и наиболее благоприятные условия труда, обеспечивающие высокую его эффективность.

Большое значение для плодотворного труда работников управленческого аппарата имеет рациональное устройство рабочих помещений и создание благоприятных условий труда. Основные требования к рабочему помещению сводятся к тому, чтобы обеспечить:

üДостаточные размеры помещения;

üДостаточное количество воздуха и света и правильное сочетание их с окраской помещения;

üНормальное регулирование температуры и микроклимата;

üСпокойную бесшумную обстановку и т.д.

С учетом специфики труда работников службы ДОУ органов внутренних дел размещаться они должны по несколько человек в кабинете. Решать вопросы размещения сотрудников в кабинете следует с учетом выполняемых ими обязанностей и характера взаимосвязей структурных подразделений и сотрудников. Это позволяет работникам избежать излишних перемещений, сократить время на выполнение совместных управленческих операций и дает им возможность работать более эффективно при меньшей утомляемости.

Поэтому при проектировании административных помещений органов внутренних дел и размещении сотрудников необходимо, чтобы:

üСтруктурные подразделения, находящиеся в постоянном контакте, располагались на возможно более близком расстоянии друг от друга;

üУчитывались последовательность движения документации и взаимосвязь отдельных видов работ;

üРазмер площади, отводимой сотрудникам, и их количество в одном кабинете соответствовали характеру выполняемой ими работы и специфическим условиям труда

üСредства организационной и вычислительной техники (средства связи, компьютеры, сканеры, принтеры, картотеки, шкафы для документации и различных бланков и прочее оборудование) должны размешаться так, чтобы ими было удобно пользоваться.

При организации рабочего места необходимо учитывать не только общие требования, но и особенности деятельности отдельных категорий сотрудников органов внутренних дел

Основной задачей рациональной организации рабочего места является максимально возможная разгрузка работающего от излишних физических усилий и избыточных перемещений Правильная планировка рабочего места достигается путем определения наиболее и наименее удобных зон для выполнения трудовых операций. Нормальная рабочая зона определяется дугой, очерчиваемой длиной вытянутой правой или левой руки в горизонтальном и вертикальном направлении. При размещении предметов и орудий труда в пределах границ максимальной зоны досягаемости обеспечиваются минимальные перемещения и расход энергии в процессе трудовой деятельности.

Габариты мебели и их размещение должны соответствовать рабочей зоне. Поскольку большинство сотрудников службы ДОУ органов внутренних дел значительную часть служебного времени проводят, сидя за письменным столом, стол и стулья должны быть приспособлены для выполнения конкретного вида работы Недопустимо приспосабливать работающего к письменному столу и стулу. Внешний вид мебели и интерьер служебного помещения должны быть приятны и способствовать хорошему настроению сотрудников.

Решение вопросов, рассмотренных выше, тесно связано с другими проблемами совершенствования управления и повышения эффективности функционирования службы ДОУ органов внутренних дел. Так, например, дальнейшее улучшение работы по подбору, воспитанию и расстановке кадров, упорядочению системы профессиональной подготовки и воспитательной работы с ними, безусловно, связаны с решением проблем научной организации труда, так и совершенствования системы управления в органах внутренних дел в целом. Это объясняется тем, что в современных условиях, в период проведения реформ государственной службы в России, к кадрам предъявляются повышенные требования и, в первую очередь, к овладению ими в полной мере современными научными методами труда.

Повышение уровня общеобразовательной и специальной подготовки кадров становится, таким образом, одним из важных и постоянных факторов организации труда и управления на научных основах.

Огромные возможности научно организованного труда заложены в инициативе самих его сотрудников, желающих и умеющих использовать рекомендации науки управления и организационные резервы, способных действовать сознательно, творчески и рационально. Весьма большое значение для научной организации работы имеет укрепление трудовой дисциплины, предполагающей соблюдение сотрудниками определенных законов, норм, правил, распоряжений, касающихся всех сторон их деятельности.

Между тем увеличение масштабов и усложнение управленческой деятельности обуславливает необходимость разработки на научной основе единой комплексной программы по исследованию, разработке и внедрению научной организации труда в службах ДОУ органах внутренних дел на всех уровнях.

Поэтому, прежде всего, необходимо исследовать существующие методы труда, степень рационального использования служебного времени, условия работы и изучить другие вопросы, влияющие на организацию труда. Только после анализа полученных данных можно приступать к разработке соответствующих рекомендаций. Особенно эффективны принятые меры будут, в том случае, если их важность осознается в полной мере со стороны руководителей. Поскольку именно они должны преодолеть определенный "психологический барьер", вызываемый сомнением в необходимости и полезности таких рекомендаций и привить вкус у всех работников к организации труда на научных основах

Таким образом, рассмотрев вопросы научной организации службы ДОУ в органах внутренних дел, можно сделать следующие выводы:

В настоящее время секретарская работа вышла далеко за рамки обращения только со служебными документами как таковая. Она включена сегодня в нормотворческую и правоприменительную деятельность, в выполнение определенных специфических контрольных функций, обеспечивает защиту государственной тайны, участвует в исполнении принятых управленческих решений. При этом в связи с постоянным ростом социальной информации значительно увеличился объем делопроизводственной работы секретарской службы.

Основными направлениями научной организации труда в органах внутренних дел являются: рациональное использование рабочего времени; рационализация трудовых операций и процессов; улучшение условий труда, и организации рабочих мест.

Решая задачи повышения эффективности деятельности служб ДОУ в ОВД, необходимо сначала исследовать существующие методы труда, степень рационального использования служебного времени, условия работы и изучить другие вопросы, влияющие на организацию труда. Только после анализа полученных данных можно приступать к разработке соответствующих рекомендаций.

Из материалов Главы 1 исследования можно сделать следующие выводы:

Термин "делопроизводство" вошел в научный оборот, практику административных органов России во второй половине XVIII века. Первоначально он обозначал деятельность, связанную с принятием решений, или "производством дел", при этом под делом понимался вопрос, который должен был решать административный или судебный орган власти и управления.

В современном понимании делопроизводство - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами. В некоторых нормативных актах, научных публикациях наряду с понятием "делопроизводство" употребляется термин "документационное обеспечение управления". По своей сути они являются синонимами и применяются для обозначения одних и тех же процессов.

Делопроизводственная служба в структуре Министерства внутренних дел всегда была и остаётся ключевым звеном, она на протяжении двухсот лет продолжает функционировать и совершенствовать свою деятельность. Деятельность ОВД Российской Федерации обеспечивается системой взаимосвязанной управленческой документации. Ее состав определяется компетенцией учреждения, порядком разрешения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с другими учреждениями.

Количество и качество информации, доставляемой на различные уровни управления, оказывают значительное влияние на функционирование системы управления. Причем основным носителем информации в сфере управления выступают документы.

От правильной организации делопроизводства зависит оперативность управления, надёжность, экономичность, организация управленческого труда, культура работы всех сотрудников, возможность использования документной информации в будущем.

При рациональной организации делопроизводства руководители и сотрудники милиции освобождаются от несвойственных им операций по работе с документами, от этого повышается их производительность, сокращаются затраты, связанные с самой деятельностью аппарата управления, и в этом не последнюю роль играют вопросы установления правильного, чёткого документооборота - одной из составных частей делопроизводства.

Основу правового регулирования службы документационного обеспечения системы ОВД составляет целый ряд законов, приказов, распоряжений и ГОСТов.

ГОСТ Р 6.30 - 2003 г уточняет порядок оформления отдельных реквизитов: порядок оформления отметки о приложении к распорядительному документу, определяет порядок использования оттиска печати при заверке подлинности документов и соответствия копии документа его подлиннику. Требования ГОСТа распространяются не на все документы, а лишь на отнесенные к организационно-распорядительной документации и находящейся в обиходе как государственных, так и негосударственных организаций, предприятий, учреждений.

Непосредственный интерес представляет Приказ МВД РФ от 4 декабря 2006 г. N 987 "О документационном обеспечении управления в системе Органов Внутренних дел РФ". В Приложении к Приказу МВД России от 4 декабря 2006 г. N 987 находится инструкция по документационному обеспечению управления в системе органов внутренних дел РФ, которая достаточно четко регламентирует вопросы документирования управленческой деятельности в ОВД.

В приказе определены задачи служб делопроизводства, ответственные, закреплены обязанности, определены основные виды документов, образующихся в деятельности органов внутренних дел, требования к подготовке и оформлению документов.

В настоящее время руководство ОВД проводит работу по сокращению объема служебной переписки в органах внутренних дел. Отбор документов, необходимых и достаточных для работы учреждения, должен производиться на основе классификаторов участков и вопросов его конкретной деятельности.

Научная организация труда (НОТ) - система применения наемного труда работников, обеспечивающая стабильное развитие с максимальным использованием профессиональных возможностей работников. НОТ достигается благодаря оптимальному использованию работников в соответствии с их профессиональными навыками, взаимосвязи всех элементов процесса труда, улучшению условий труда и т.д.

Задачи, решаемые при внедрении НОТ в народном хозяйстве, можно условно разделить на три основные группы: экономические, психофизиологические, социальные.

Основными задачами научной организации труда в деятельности компании являются: разработка и внедрение в рабочую деятельность компании наиболее эффективных форм разделения труда и его кооперация; максимальное использование достижений современной науки и техники; совершенствование нормирования труда; комплексное изучение затрат рабочего времени по выполнению определенных операций, стадий работы, а также подготовка и установление показателей, позволяющих определить объем работы, необходимую численность разных категорий персонала; изучение и внедрение наиболее гибких форм стимулирования труда; организация рабочих мест, создание соответствующих законодательству условий труда и его безопасности.

В основу решения методических и практических вопросов проектирования и внедрения научной организации труда необходимо заложить следующие принципы: комплексности; системности; специализации; регламентации.

Стратегически верные разработка и реализация комплекса мероприятий по внедрению в организацию труда компании научных основ позволят вывести базовые показатели использования трудового потенциала коллектива на принципиально новый уровень. Появится возможность осуществить интенсификацию труда не столько на количественной, сколько на качественной основе, и поставить новые, ранее недостижимые цели.

В настоящее время секретарская работа вышла далеко за рамки обращения только со служебными документами как таковая. Она включена сегодня в нормотворческую и правоприменительную деятельность, в выполнение определенных специфических контрольных функций, обеспечивает защиту государственной тайны, участвует в исполнении принятых управленческих решений. При этом в связи с постоянным ростом социальной информации значительно увеличился объем делопроизводственной работы секретарской службы.

Основными направлениями научной организации труда в органах внутренних дел являются: рациональное использование рабочего времени; рационализация трудовых операций и процессов; улучшение условий труда, и организации рабочих мест.

Решая задачи повышения эффективности деятельности служб ДОУ в ОВД, необходимо сначала исследовать существующие методы труда, степень рационального использования служебного времени, условия работы и изучить другие вопросы, влияющие на организацию труда. Только после анализа полученных данных можно приступать к разработке соответствующих рекомендаций.

2/ Анализ организации труда службы ДОУ в ОВО Василеостровского района г. Санкт-Петербурга


2.1 Нормативное обеспечение деятельности службы ДОУ в ОВО Василеостровского района СПб


Отдел вневедомственной охраны (ОВО) при УВД по Василеостровскому району г. Санкт-Петербурга Адрес: 199034, г. Санкт-Петербург, В. О.17-я линия д.4-6

Предоставляемые услуги:

üОхрана предприятий, банков, офисов, магазинов, ломбардов, пунктов обмена валюты, квартир и других объектов:

üВооруженная охрана грузов, денежных средств;

üПроведение мероприятий по борьбе с хищениями;

üИнспектирование ведомственной охраны;

üПомощь в организации ведомственной охраны предприятий с рекомендациями по ее оснащенности;

üЦентрализованная охрана объектов милицией. При срабатывании сигнализации на объект направляется мобильный наряд милиции, экипированный оружием, спецсредствами и средствами связи;

üЭкстренный вызов группы задержания (кнопка "Тревожной" сигнализации (КТС)). Стационарные КТС, устанавливаемые на объектах охраны, либо дистанционные, носимые КТС:

üОхрана объектов с использованием радиоканала.

Отдел делопроизводства и режима (ОД и Р)

Отдел делопроизводства и режима - самостоятельное структурное подразделение ОВО при УВД по Василеостровскому району г. Санкт-Петербурга, подчиняющееся непосредственно начальнику ОВО. Отдел возглавляет инспектор - руководитель отдела делопроизводства и режима. Численность отдела - 6 человек. Общее количество входящих и исходящих документов за месяц составляет около 5000. Эти документы включают СС (сверхсекретные), секретные, ДСП (для служебного пользования) и несекретные.

Основные направления деятельности отдела:

üДокументационное обеспечение деятельности руководства ОВО при УВД по Василеостровскому району г. СПб. Прием, регистрация и подготовка к докладу начальнику ОВО, его заместителям поступающих документов, осуществление их передачи для исполнения в подразделения Главного, контроль порядка обращения с документами, их движением и своевременностью возврата в отдел делопроизводства и режима.

üОбеспечение режима секретности и конспирации при работе с документами в ОВО при УВД по Василеостровскому району г. СПб.

üРегистрация и учет писем (предложений, заявлений и жалоб), адресованных на имя начальника ОВО при УВД по Василеостровскому району г. СПб и его заместителей. Организация приема граждан, обращающихся в ОВО. Осуществление контроля деятельности по разрешению обращений граждан в подразделениях ОВО.

üУчет, организация размножения и рассылка нормативно-правовых актов МВД России и главного управления в подразделения ОВО при УВД по Василеостровскому району г. СПб.

üКонтроль своевременности исполнения подразделениями ОВО при УВД по Василеостровскому району г. СПб документов, по которым даны поручения начальником ОВО и его заместителями.

üОрганизационно-методическое руководство общим и секретным делопроизводством в подразделениях ОВО при УВД по Василеостровскому району г. СПб. Обобщение и анализ данных о состоянии делопроизводства, режима секретности и работе с письменными и устными обращениями граждан в ОВО.

Эффективная работа подразделений делопроизводства и режима, сотрудники которых проводят повседневную кропотливую и зачастую незаметную для постороннего взгляда работу по обеспечению служебной деятельности всех других служб, напрямую способствует выполнению возложенных на отделы вневедомственной охраны задач по защите прав и свобод человека и гражданина, обеспечению общественной безопасности, предупреждению, пресечению, раскрытию и расследованию преступлений.

Нормативно - методическую базу Отдела делопроизводства и режима ОВО при УВД по Василеостровскому району г. СПб составляют законы, нормативные правовые акты и методические документы, регламентирующие технологию создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности ОВО, а также деятельность ОД и Р ОВО при УВД по Василеостровскому району г. СПб: его структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты.

Нормативную базу обеспечения деятельности ОД и Р ОВО при УВД по Василеостровскому району г. СПб условно можно разделить на две категории:

üобщегосударственные нормативно-правовые акты, обеспечивающие деятельность ОД и Р ОВО при УВД по Василеостровскому району г. СПб (см. Приложение 1);

üлокальные нормативные акты ОВО при УВД по Василеостровскому району г. СПб.

К локальным нормативным актам обеспечивающим деятельность ОД и Р ОВО при УВД по Василеостровскому району г. СПб относятся:

üПоложение о ОВО при УВД по Василеостровскому району г. СПб;

üПоложение об отделе делопроизводства и режима ОВО при УВД по Василеостровскому району г. СПб;

üДолжностные инструкции работников ОВО при УВД по Василеостровскому району г. СПб;

üИнструкция по документационному обеспечению управления Утверждена Приказом начальника ОВО при УВД по Василеостровскому району г. СПб № 38 от 16.05.2006г. (согласована с Федеральным архивным агентством).

Все унифицированные формы документов, бланки и учетные регистрационные формы, используемые отделом делопроизводства и режима, определены Инструкцией.

Таким образом, изучив нормативное обеспечение деятельности службы ДОУ в ОВО Василеостровского района СПб можно сделать следующие выводы:

Отдел делопроизводства и режима - самостоятельное структурное подразделение ОВО при УВД по Василеостровскому району г. Санкт-Петербурга, подчиняющееся непосредственно начальнику ОВО. Отдел возглавляет инспектор - руководитель отдела делопроизводства и режима. Численность отдела - 6 человек.

Нормативную базу обеспечения деятельности ОД и Р ОВО при УВД по Василеостровскому району г. СПб условно можно разделить на две категории: общегосударственные нормативно-правовые акты, обеспечивающие деятельность ОД и Р ОВО при УВД по Василеостровскому району г. СПб; локальные нормативные акты ОВО при УВД по Василеостровскому району г. СПб.

К локальным нормативным актам обеспечивающим деятельность ОД и Р ОВО при УВД по Василеостровскому району г. СПб относятся: Положение о ОВО при УВД по Василеостровскому району г. СПб; Положение об отделе делопроизводства и режима ОВО при УВД по Василеостровскому району г. СПб; Должностные инструкции работников ОВО при УВД по Василеостровскому району г. СПб; Инструкция по документационному обеспечению управления Утверждена Приказом начальника ОВО при УВД по Василеостровскому району г. СПб № 38 от 16.05.2006г. (согласована с Федеральным архивным агентством).

2.2 Рационализация трудовых процессов и применение оргтехники в деятельности сотрудников службы ДОУ в ОВО Василеостровского района СПб


Главное правило документооборота - оперативное движение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени и труда Примерная схема организации работы с документами ДОУ в ОВО Василеостровского района СПб представлена на рис.6.


Рис 6. Примерная схема организации работы в ОВО Василеостровского района СПб


Изучив схему организации работы ДОУ в ОВО Василеостровского района СПб и непосредственно документов, можно сделать выводы:

üсуществует большое количество инстанций прохождения документов;

üотсутствуют регламентированные правил осуществления всех основных делопроизводственных процедур и "технологических шагов";

üзатрачивается значительное время на выполнение делопроизводственных процедур и "технологических шагов";

üсуществуют возвратные движения документов (в процессе подготовки, регистрации, согласования).

Рабочие места сотрудников оборудованы компьютерами (каждое место), соединенными локальной сетью, в отделе установлены два принтера (лазерный и струйный), сканер, копир, четыре телефонных аппарата (два из которых совмещены с факсами) налажен доступ в Интернет. Новое приобретение отдела (2008г) - уничтожитель документов. В то же время, компьютеры устаревших моделей - 2005г., принтеры не справляются с нагрузкой, количество принтеров недостаточно, производительность копира не отвечает объему документов отдела.

Сделанные выводы подтверждают данные опроса сотрудников ОД и Р ОВО при УВД по Василеостровскому району г. СПб. Опрос проводился с целью получения как можно большей информации для объективного анализа организации труда службы ДОУ в ОВО Василеостровского района г. Санкт-Петербурга. Для целей данного исследования анкета структурирована на отдельные блоки, обработка и анализ которых будут рассматриваться соответственно в параграфах 2.2, 2.3 и 2.4 Главы 2 исследования. Образец анкеты представлен в Приложении 4. в опросе принимали участие все сотрудники ОД и Р ОВО при УВД по Василеостровскому району г. СПб (6 человек). Опрос проводился анонимно.

Результаты опроса сотрудников ОД и Р ОВО при УВД по Василеостровскому району г. СПб представлены в таблице 1.

Таблица 1

Блок 1 Рационализация трудовых процессов и применение оргтехникиВопросБалл / критерийКол-во (чел.) %Существующие регламентированные правила осуществления всех основных делопроизводственных процедур и "технологических шагов"; 1--2--3233,343505116,7Оптимальность времени на выполнение делопроизводственных процедур и "технологических шагов"; 1--2--3466,74233,35--Оптимальность количества возвратных движений документов1--2116,733504233,35--Достаточность оргтехники и средств связи1--2--3116,74466,75116,6Соответствие оргтехники средств связи современным требованиям1-2233,333504116,75-Оптимальность местонахождения оргтехники и средств связи1-2116,73233,34233,35116,7

Существующие регламентированные правила основных делопроизводственных процедур и "технологических шагов" большинство сотрудников ОД и Р ОВО при УВД по Василеостровскому району г. СПб оценили выше среднего - 50%, ниже среднего 33,3%, и отличные - 16,7%. См. Рис.7.


Рис.7 Оценка существующих регламентированных правил основных делопроизводственных процедур и "технологических шагов"


Более половины опрошенных 66,7% считают, что на выполнение делопроизводственных процедур и "технологических шагов" затрачивается слишком много времени - см. рис.8.


Рис.8. Оценка оптимальности времени на выполнение делопроизводственных процедур и "технологических шагов"


Половина сотрудников считает, что количество возвратных движений документов соответствует оценке удовлетворительно, 33,3% - оценке хорошо, и только 16,7 % считают, что количество возвратных движений документов недопустимо большое - см. рис.9.


Рис.9 Оценка оптимальности количества возвратных движений документов


Количество оргтехники и средств связи считают более чем достаточным - 16,6% от числа опрошенных, достаточным - 66,7%, и неудовлетворительным - 16,7% - см. рис.10.


Рис.10 Оценка достаточности оргтехники и средств связи


Признают полностью соответствующими современным требованиям оргтехнику и средства связи 50% респондентов, вполне соответствующими - 16,7%, а 33,3% считают, что техника совсем не соответствует современным требованиям. См. рис.11.


Рис.11 Оценка соответствия оргтехники и средств связи современным требованиям


Местонахождение оргтехники и средств связи отличным признали 16,7% опрошенных сотрудников, достаточно удобным - 33,3%, удовлетворительным - 33,3%, а неудовлетворительным - 16,7% - см. рис.12.


Рис.12Оценка оптимальности местонахождения оргтехники и средств связи


Таким образом, изучив уровень рационализации трудовых процессов и применение оргтехники в деятельности сотрудников службы ДОУ в ОВО Василеостровского района СПб, и мнение самих сотрудников можно сделать следующие выводы:

Работа по рационализации трудовых процессов практически не ведется. Основные признаки застоя: существует большое количество инстанций прохождения документов; отсутствуют регламентированные правил осуществления всех основных делопроизводственных процедур и "технологических шагов"; затрачивается значительное время на выполнение делопроизводственных процедур и "технологических шагов"; существуют возвратные движения документов (в процессе подготовки, регистрации, согласования).

Количество и качество оргтехники не соответствует современным требованиям и задачам отдела. Компьютеры устаревших моделей - 2005г., принтеры не справляются с нагрузкой, количество принтеров недостаточно, производительность копира не отвечает объему документов отдела.


2.3 Условия труда и рабочее место сотрудников службы ДОУ в ОВО Василеостровского района СПб


Организация рабочего пространства имеет огромное влияние на качество и скорость работы, то есть на конечный результат сотрудника и на учреждения в целом. В настоящее время кабинет, в котором располагаются сотрудники ОД и Р ОВО при УВД по Василеостровскому району г. СПб выгляди следующим образом - см. рис.13


Рис.13 Схема расположения мебели в кабинете ОД и Р ОВО при УВД по Василеостровскому району г. СПб


К недостаткам такого расположения мебели можно отнести:

üОтсутствие свободного места в центре помещения, что значительно затрудняет перемещение по кабинету, в котором, по роду деятельности, происходит постоянное движение сотрудников различных служб и подразделений.

üКабинет не укомплектован достаточным количеством мебели для хранения документов (шкафы, стеллажи и т.д.)

К факторам, которые негативно сказываются на работоспособности и влияют на здоровье сотрудников ОД и Р ОВО при УВД по Василеостровскому району г. СПб можно так же отнести:

üнедостаточное содержание кислорода в воздухе,

üповышенная влажность,

üофисные шумы и ультразвуки,

üнеправильная освещенность.

К недостаткам организации рабочего мета можно отнести:

üмаленькие размеры столов,

üнеудобные стулья,

üневозможно разместить на расстоянии вытянутой руки те предметы, которые наиболее часто нужны в процессе работы.

Требования к организации режима труда и отдыха при работе с компьютерами в органах внутренних дел представлены в Приложении 6. Данные требования в ОВО при УВД по Василеостровскому району г. СПб соблюдаются.

Результаты опроса сотрудников ОД и Р ОВО при УВД по Василеостровскому району г. СПб представлены в таблице 2.


Таблица 2

Блок 2. Условия труда и рабочее место сотрудниковВопросБалл / критерийКол-во (чел.) %Распорядок рабочего времени12343505350Удобство расстановки мебели1116,72233,23116,74116,75116,7Организация рабочего места12116,73233,34216,75133,3Достаточность и качество канцелярских предложений1--23503233,34116,75--

Как показали данные опроса, сотрудники в равной степени оценивают распорядок рабочего времени двумя высшими оценками - хорошо и отлично. Оценки расстановки мебели значительно разошлись (см. рис.14). Это единственный вопрос, на который получен ответ "очень плохо" - 16,7%.


Рис.14 Оценка удобства расстановки мебели


Мнение сотрудников об организации рабочего места разделились примерно поровну - отлично и хорошо 50%, удовлетворительно и неудовлетворительно - 50% см. рис.15


Рис.15 Оценка организации рабочего места


Оценка достаточности и качества канцелярских принадлежностей сотрудниками (см. рис.16) совпадает с проведенными наблюдениями.


Рис.16 Оценка достаточности и качества канцелярских принадлежностей


Более 80% опрошенных оценивают количество и качество канцелярских принадлежностей ниже среднего: удовлетворительно - 33,3%, неудовлетворительно - 50%.

Сотрудники в ограниченном количестве обеспечены необходимыми принадлежностями: папками-скоросшивателями, степлерами и маркерами.

Таким образом, изучив условия труда и организацию рабочего места сотрудников службы ДОУ в ОВО Василеостровского района СПб, и мнение самих сотрудников можно сделать следующие выводы:

В целом условия труда и организация рабочего места сотрудников службы ДОУ в ОВО Василеостровского района СПб соответствуют нормативным требованиям. Но в то же время в наличие имеется ряд недостатков, исправив которые можно значительно улучшить условия труда и организацию рабочего места.

К недостаткам расположения мебели можно отнести: отсутствие свободного места в центре помещения, кабинет не укомплектован достаточным количеством мебели для хранения документов (шкафы, стеллажи и т.д.)

К негативными факторам так же относятся: недостаточное содержание кислорода в воздухе, повышенная влажность, офисные шумы и ультразвуки, неправильная освещенность.

К недостаткам организации рабочего места можно отнести: маленькие размеры столов, неудобные стулья, невозможность разместить на расстоянии вытянутой руки те предметы, которые наиболее часто нужны в процессе работы.


2.4 Электронный стиль работы сотрудников службы ДОУ в ОВО Василеостровского района СПб


Возрастающий поток документооборота и постоянное усложнение автоматизированных систем влечет за собой совершенствование программного и аппаратного обеспечения управления. Ранее эксплуатировавшаяся система учета корреспонденции "Секретариат", перестала удовлетворять предъявляемым требованиям. Установленное программное обеспечение позволяло хранить только учетные данные документов, не предусматривая хранения содержания (текста) документа и не было предназначено для организации электронного документооборота с соответствующей маршрутизацией движения документов в организации в зависимости от этапов их обработки. Результаты опроса сотрудников ОВО при УВД по Василеостровскому району г. СПб представлены в таблице 3.


Таблица 3

Блок 3. Организацию электронного документооборотаВопросБалл / критерийКол-во (чел.) %Соответствие программного обеспечения поставленным задачам1-2266,73433,34-5-Удобство работы с электронными системами1-2233,333504116,75--Необходимость совершенствования системы электронного документооборота1--2--3233,34233,35233,4

Несоответствие программного обеспечения поставленным задачам отметили все сотрудники ОД и Р ОВО при УВД по Василеостровскому району г. СПб, неудовлетворительно поставили 66,7% опрошенных, удовлетворительно - 33,3% см. рис.

Так же большинство сотрудников признали неудовлетворительным 33,3% и удовлетворительным 50% удобство работы с существующей электронной системой см. рис.17.


Рис.17 Оценка удобства работы с электронными системами


Необходимость совершенствование электронной системы документооборота отметили в разной степени все сотрудники - полностью признали необходимость такого мероприятия 33,3% сотрудников, хорошо поставили - 33,3% сотрудников, и удовлетворительно так же 33,3% см. рис.18


Рис.18 Оценка необходимости совершенствования систем документооборота


С учетом всего изложенного для более полного и качественного решения вопроса по организации учета входящей и исходящей корреспонденции, ее подготовки и контроля была создана и проходит опытную эксплуатацию автоматизированная система электронного документооборота (далее - Система).

Целями создания Системы являлись:

üвнедрение информационных технологий для рационализации и оптимизации процессов обработки документов в делопроизводстве (документационном обеспечении отдела);

üобеспечение контроля исполнения и движения документов на различных уровнях организационной структуры;

üсокращение времени поиска документов за счет предоставления сотрудникам средств атрибутивного и полнотекстового поиска в базе данных документов;

üсокращение временных затрат на согласование документов внутри ОВО Василеостровского района СПб России за счет обеспечения возможности использования унифицированных электронных шаблонов для наиболее употребляемых в Системе видов документов и эффективной организации процесса согласования электронных документов посредством использования функционала Системы и локальной вычислительной сети;

üсокращение затрат на подготовку установленной делопроизводственной отчетности за заданные периоды времени;

üснижение объема бумажного документооборота и соответствующих затрат за счет внедрения безбумажных технологий.

Результатом стало создание принципиально новой Системы, не являющейся автоматизацией бумажного документооборота, а представляющей собой систему документационного обеспечения управления, служащую тем же целям, что и система бумажного делопроизводства, но в основе, которой лежит работа с электронными документами.

Весь проект системы реализован на программной платформе EMC Documentum, обеспечивающей горизонтальный набор технологий управления содержанием. Платформа автоматизирует процессы рассмотрения, согласования и утверждения для любого элемента содержания в соответствии с предопределенными пользователем бизнес-правилами - эта возможность обеспечивается функционалом workflow и управления жизненными циклами.

Использование EMC Documentum позволило в полной мере реализовать заложенный в проекте Системы потенциал и получить в конечном итоге функциональный продукт, решающий задачи документационного обеспечения деятельности ОВО Василеостровского района СПб.

Кроме того, Система также имеет возможность интеграции с промышленными системами хранения и массового ввода, что позволят обеспечить ввод и хранение больших объемов документов.

В настоящее время Система проходит адаптацию в ОВО Василеостровского района СПб, сотрудники заканчивают обучение и судить об эффективности продукта пока рано. В то же время базовые блоки Системы уже внедрены в центральном аппарате МВД России и зарекомендовали себя с наилучшей стороны.

Таким образом, изучив электронный стиль работы сотрудников службы ДОУ в ОВО Василеостровского района СПб, и мнение самих сотрудников можно сделать следующие выводы:

Ранее эксплуатировавшаяся система учета корреспонденции перестала удовлетворять предъявляемым требованиям.

В настоящее время происходит внедрение принципиально новой Системы, не являющейся автоматизацией бумажного документооборота, а представляющей собой систему документационного обеспечения управления, служащую тем же целям, что и система бумажного делопроизводства, но в основе, которой лежит работа с электронными документами.

Из материалов Главы 2 исследования можно сделать следующие выводы:

Отдел делопроизводства и режима - самостоятельное структурное подразделение ОВО при УВД по Василеостровскому району г. Санкт-Петербурга, подчиняющееся непосредственно начальнику ОВО. Отдел возглавляет инспектор - руководитель отдела делопроизводства и режима. Численность отдела - 6 человек.

Нормативную базу обеспечения деятельности ОД и Р ОВО при УВД по Василеостровскому району г. СПб условно можно разделить на две категории: общегосударственные нормативно-правовые акты, обеспечивающие деятельность ОД и Р ОВО при УВД по Василеостровскому району г. СПб; локальные нормативные акты ОВО при УВД по Василеостровскому району г. СПб.

К локальным нормативным актам обеспечивающим деятельность ОД и Р ОВО при УВД по Василеостровскому району г. СПб относятся: Положение о ОВО при УВД по Василеостровскому району г. СПб; Положение об отделе делопроизводства и режима ОВО при УВД по Василеостровскому району г. СПб; Должностные инструкции работников ОВО при УВД по Василеостровскому району г. СПб; Инструкция по документационному обеспечению управления Утверждена Приказом начальника ОВО при УВД по Василеостровскому району г. СПб № 38 от 16.05.2006г. (согласована с Федеральным архивным агентством).

Работа по рационализации трудовых процессов практически не ведется. Основные признаки застоя: существует большое количество инстанций прохождения документов; отсутствуют регламентированные правил осуществления всех основных делопроизводственных процедур и "технологических шагов"; затрачивается значительное время на выполнение делопроизводственных процедур и "технологических шагов"; существуют возвратные движения документов (в процессе подготовки, регистрации, согласования).

Количество и качество оргтехники не соответствует современным требованиям и задачам отдела. Компьютеры устаревших моделей - 2005г., принтеры не справляются с нагрузкой, количество принтеров недостаточно, производительность копира не отвечает объему документов отдела.

В целом условия труда и организация рабочего места сотрудников службы ДОУ в ОВО Василеостровского района СПб соответствуют нормативным требованиям. Но в то же время в наличие имеется ряд недостатков, исправив которые можно значительно улучшить условия труда и организацию рабочего места.

К недостаткам расположения мебели можно отнести: отсутствие свободного места в центре помещения, кабинет не укомплектован достаточным количеством мебели для хранения документов (шкафы, стеллажи и т.д.)

К негативными факторам так же относятся: недостаточное содержание кислорода в воздухе, повышенная влажность, офисные шумы и ультразвуки, неправильная освещенность.

К недостаткам организации рабочего места можно отнести: маленькие размеры столов, неудобные стулья, невозможность разместить на расстоянии вытянутой руки те предметы, которые наиболее часто нужны в процессе работы.

Ранее эксплуатировавшаяся электронная система учета корреспонденции перестала удовлетворять предъявляемым требованиям. В настоящее время происходит внедрение принципиально новой Системы, не являющейся автоматизацией бумажного документооборота, а представляющей собой систему документационного обеспечения управления, служащую тем же целям, что и система бумажного делопроизводства, но в основе, которой лежит работа с электронными документами.

3. Методы совершенствования организации труда сотрудников службы ДОУ в ОВО Василеостровского района г. Санкт-Петербурга


3.1 Предложения по совершенствованию организации труда сотрудников службы ДОУ в ОВО Василеостровского района СПб


Как показал анализ организации труда службы ДОУ в ОВО Василеостровского района г. Санкт-Петербурга, проведенный в Главе 2 исследования, принципы научной организации труда не применяются в учреждении при рационализации трудовых процессов и использовании оргтехники, обеспечении условий труда и организации рабочего места сотрудников.

Следовательно, мероприятия, направленные на совершенствование организации труда сотрудников ОД и Р ОВО при УВД по Василеостровскому району г. СПб можно условно разделить на три группы:

üМероприятия, направленные на рационализацию трудовых процессов.

üМероприятия, направленные на совершенствование условий труда и применение оргтехники в деятельности сотрудников ОД и Р ОВО при УВД по Василеостровскому району г. СПб.

üМероприятия, направленные на улучшение условий труда и организацию рабочего места.

Мероприятия, направленные на рационализацию трудовых процессов

üчетко регламентировать маршруты движения документов;

üутвердить согласованные правила для всех принятых делопроизводственных процедур;

üсоздать благоприятные организационно-технические условия для производительной работы сотрудников службы делопроизводства.

В данном случае, значительную роль в рационализации трудовых процессов сыграет внедряемая система электронного документооборота

Мероприятия, направленные на совершенствование условий труда и применение оргтехники в деятельности сотрудников

üЗамена мебели (столы и стулья)

üПриобретение шкафов и стеллажей

üМодернизация освещения Освещение должно быть таким, чтобы на экран не падали отражения и блики. Помимо общего света в кабинете на столах должны быть специальные рабочие лампа.

üРасстановка мебели в кабинете ОД и Р ОВО при УВД по Василеостровскому району г. СПб, согласно предложенной схеме см. рис. 19.


Рис. 19 Предлагаемая схема расстановки мебели


üМодернизация (замена) компьютеров. Необходимо выбирать монитор, который можно наклонять, вращать, который имеет настройку контрастности и яркости изображения

üЗамена принтеров

üПриобретение копировального аппарата

Мероприятия, направленные на улучшение условий труда и организацию рабочего места

üПроведение разъяснительно-воспитательной работы не только среди сотрудников ОД и Р ОВО при УВД по Василеостровскому району г. СПб, но и среди всего коллектива на предмет правильного расположения на рабочем месте. Возможно применение наглядной агитации см. рис. 20.


Рис.20 Правильное расположение на рабочем месте


üВнедрение перерывов на обязательные физические разминки. Чтобы избежать неприятных последствий сидячего образа жизни и работы, необходимо ввести в практику комплекс упражнений, которые можно делать прямо на рабочем месте, не отходя от компьютера. Если в течение дня у сотрудников преобладает сидячая работа, то этот комплекс желательно делать дважды, до и после обеда.

üОрганизовать полноценное и своевременное обеспечение сотрудников ОД и Р ОВО при УВД по Василеостровскому району г. СПб качественными и в достаточном количестве канцелярскими принадлежностями.

Таким образом, мероприятия по усовершенствованию организации труда сотрудников ОД и Р ОВО при УВД по Василеостровскому району г. СПб в соответствии с принципами научной организации труда носят комплексный характер. Предложенные мероприятия можно условно разделить на три группы: мероприятия, направленные на рационализацию трудовых процессов; мероприятия, направленные на совершенствование условий труда и применение оргтехники в деятельности сотрудников ОД и Р ОВО при УВД по Василеостровскому району г. СПб; мероприятия, направленные на улучшение условий труда и организацию рабочего места.


3.2 Эффективность внесенных предложений


В последнее время все чаще люди стали обращать внимание на условия труда, которые, одним словом, можно охарактеризовать как экологические. Теперь сотрудников интересует уровень излучения монитора, качество питьевой воды, которая используется в офисе. Если раньше работа разделялась на наличие вредных условий труда и их отсутствие, то теперь вводится понятие микроклимата офиса.

Мероприятия, направленные на рационализацию трудовых процессов позволят значительно сэкономить время и ускорить движение документов, от чего во многом во многом зависит динамичность менеджмента. В современных же условиях время (его экономное использование) становится важным фактором в конкурентной борьбе.

Мероприятия, направленные на совершенствование условий труда и применение оргтехники в деятельности сотрудников позволят значительно повысить производительность и уровень удовлетворенности условиями труда. Например, применение жидкокристаллических мониторов значительно снижает утомляемость глаз и, к тому же, существенно экономит рабочее пространство.

Мероприятия, направленные на улучшение условий труда и организацию рабочего места позволят, особенно наглядная агитация и введение обязательных физических разминок позволит сократить рост количества профессиональных заболеваний. А наличие необходимых и качественных канцелярских принадлежностей будет способствовать повышению качества работы

В то же время, посчитав, во сколько обойдется отсутствие на рабочих местах заболевших работников (которых на время их болезни надо кем-то заменять), поиск новых работников (в случаях простого расставания с теми, кто работает не эффективно, в том числе и по причинам различных заболеваний), а также приплюсовав потери рабочего времени на бессмысленное хождение работников по коридорам из-за удаленности того же ксерокса, или распределения работников по помещениям без учета технологической зависимости их друг от друга, и т.д., можно сделать правильный экономический вывод о том, что этим вопросам надо уделять особое внимание.

Из материалов Главы 3 исследования можно сделать следующие выводы:

Мероприятия по усовершенствованию организации труда сотрудников ОД и Р ОВО при УВД по Василеостровскому району г. СПб в соответствии с принципами научной организации труда носят комплексный характер. Предложенные мероприятия можно условно разделить на три группы: мероприятия, направленные на рационализацию трудовых процессов; мероприятия, направленные на совершенствование условий труда и применение оргтехники в деятельности сотрудников ОД и Р ОВО при УВД по Василеостровскому району г. СПб; мероприятия, направленные на улучшение условий труда и организацию рабочего места.

Эффективность предложенных мероприятий проявится в повышении производительности труда, повышении конкурентоспособности, повышении уровня удовлетворенности сотрудников условиями труда, сокращении роста количества профессиональных заболеваний. Научная организация труда позволит сократить издержки на ремонт устаревшей оргтехники, на поиск и замену сотрудников, сократит потери то рабочего времени, а так же улучшит морально-психологический климат коллектива.

Заключение


По результатам проведенного исследования можно сделать следующие выводы:

Термин "делопроизводство" вошел в научный оборот, практику административных органов России во второй половине XVIII века. В современном понимании делопроизводство - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами. В некоторых нормативных актах, научных публикациях наряду с понятием "делопроизводство" употребляется термин "документационное обеспечение управления". По своей сути они являются синонимами и применяются для обозначения одних и тех же процессов.

Делопроизводственная служба в структуре Министерства внутренних дел всегда была и остаётся ключевым звеном, она на протяжении двухсот лет продолжает функционировать и совершенствовать свою деятельность.

От правильной организации делопроизводства зависит оперативность управления, надёжность, экономичность, организация управленческого труда, культура работы всех сотрудников, возможность использования документной информации в будущем.

При рациональной организации делопроизводства руководители и сотрудники милиции освобождаются от несвойственных им операций по работе с документами, от этого повышается их производительность, сокращаются затраты, связанные с самой деятельностью аппарата управления, и в этом не последнюю роль играют вопросы установления правильного, чёткого документооборота - одной из составных частей делопроизводства.

Основу правового регулирования службы документационного обеспечения системы ОВД составляет целый ряд законов, приказов, распоряжений и ГОСТов.

В настоящее время руководство ОВД проводит работу по сокращению объема служебной переписки в органах внутренних дел. Отбор документов, необходимых и достаточных для работы учреждения, должен производиться на основе классификаторов участков и вопросов его конкретной деятельности.

Научная организация труда (НОТ) - система применения наемного труда работников, обеспечивающая стабильное развитие с максимальным использованием профессиональных возможностей работников. НОТ достигается благодаря оптимальному использованию работников в соответствии с их профессиональными навыками, взаимосвязи всех элементов процесса труда, улучшению условий труда и т.д.

Задачи, решаемые при внедрении НОТ в народном хозяйстве, можно условно разделить на три основные группы: экономические, психофизиологические, социальные.

Основными задачами научной организации труда в деятельности компании являются: разработка и внедрение в рабочую деятельность компании наиболее эффективных форм разделения труда и его кооперация; максимальное использование достижений современной науки и техники; совершенствование нормирования труда; комплексное изучение затрат рабочего времени по выполнению определенных операций, стадий работы, а также подготовка и установление показателей, позволяющих определить объем работы, необходимую численность разных категорий персонала; изучение и внедрение наиболее гибких форм стимулирования труда; организация рабочих мест, создание соответствующих законодательству условий труда и его безопасности.

В основу решения методических и практических вопросов проектирования и внедрения научной организации труда необходимо заложить следующие принципы: комплексности; системности; специализации; регламентации.

Стратегически верные разработка и реализация комплекса мероприятий по внедрению в организацию труда компании научных основ позволят вывести базовые показатели использования трудового потенциала коллектива на принципиально новый уровень. Появится возможность осуществить интенсификацию труда не столько на количественной, сколько на качественной основе, и поставить новые, ранее недостижимые цели.

Основными направлениями научной организации труда в органах внутренних дел являются: рациональное использование рабочего времени; рационализация трудовых операций и процессов; улучшение условий труда, и организации рабочих мест.

Решая задачи повышения эффективности деятельности служб ДОУ в ОВД, необходимо сначала исследовать существующие методы труда, степень рационального использования служебного времени, условия работы и изучить другие вопросы, влияющие на организацию труда. Только после анализа полученных данных можно приступать к разработке соответствующих рекомендаций.

Отдел делопроизводства и режима - самостоятельное структурное подразделение ОВО при УВД по Василеостровскому району г. Санкт-Петербурга, подчиняющееся непосредственно начальнику ОВО. Отдел возглавляет инспектор - руководитель отдела делопроизводства и режима. Численность отдела - 6 человек.

Нормативную базу обеспечения деятельности ОД и Р ОВО при УВД по Василеостровскому району г. СПб условно можно разделить на две категории: общегосударственные нормативно-правовые акты, обеспечивающие деятельность ОД и Р ОВО при УВД по Василеостровскому району г. СПб; локальные нормативные акты ОВО при УВД по Василеостровскому району г. СПб.

К локальным нормативным актам обеспечивающим деятельность ОД и Р ОВО при УВД по Василеостровскому району г. СПб относятся: Положение о ОВО при УВД по Василеостровскому району г. СПб; Положение об отделе делопроизводства и режима ОВО при УВД по Василеостровскому району г. СПб; Должностные инструкции работников ОВО при УВД по Василеостровскому району г. СПб; Инструкция по документационному обеспечению управления Утверждена Приказом начальника ОВО при УВД по Василеостровскому району г. СПб № 38 от 16.05.2006г. (согласована с Федеральным архивным агентством).

Работа по рационализации трудовых процессов практически не ведется. Основные признаки застоя: существует большое количество инстанций прохождения документов; отсутствуют регламентированные правил осуществления всех основных делопроизводственных процедур и "технологических шагов"; затрачивается значительное время на выполнение делопроизводственных процедур и "технологических шагов"; существуют возвратные движения документов (в процессе подготовки, регистрации, согласования).

Количество и качество оргтехники не соответствует современным требованиям и задачам отдела. Компьютеры устаревших моделей - 2005г., принтеры не справляются с нагрузкой, количество принтеров недостаточно, производительность копира не отвечает объему документов отдела.

В целом условия труда и организация рабочего места сотрудников службы ДОУ в ОВО Василеостровского района СПб соответствуют нормативным требованиям. Но в то же время в наличие имеется ряд недостатков, исправив которые можно значительно улучшить условия труда и организацию рабочего места.

К недостаткам расположения мебели можно отнести: отсутствие свободного места в центре помещения, кабинет не укомплектован достаточным количеством мебели для хранения документов (шкафы, стеллажи и т.д.)

К негативными факторам так же относятся: недостаточное содержание кислорода в воздухе, повышенная влажность, офисные шумы и ультразвуки, неправильная освещенность. К недостаткам организации рабочего места можно отнести: маленькие размеры столов, неудобные стулья, невозможность разместить на расстоянии вытянутой руки те предметы, которые наиболее часто нужны в процессе работы.

Ранее эксплуатировавшаяся электронная система учета корреспонденции перестала удовлетворять предъявляемым требованиям. В настоящее время происходит внедрение принципиально новой Системы, не являющейся автоматизацией бумажного документооборота, а представляющей собой систему документационного обеспечения управления, служащую тем же целям, что и система бумажного делопроизводства, но в основе, которой лежит работа с электронными документами.

Мероприятия по усовершенствованию организации труда сотрудников ОД и Р ОВО при УВД по Василеостровскому району г. СПб в соответствии с принципами научной организации труда носят комплексный характер. Предложенные мероприятия можно условно разделить на три группы: мероприятия, направленные на рационализацию трудовых процессов; мероприятия, направленные на совершенствование условий труда и применение оргтехники в деятельности сотрудников ОД и Р ОВО при УВД по Василеостровскому району г. СПб; мероприятия, направленные на улучшение условий труда и организацию рабочего места.

Эффективность предложенных мероприятий проявится в повышении производительности труда, повышении конкурентоспособности, повышении уровня удовлетворенности сотрудников условиями труда, сокращении роста количества профессиональных заболеваний. Научная организация труда позволит сократить издержки на ремонт устаревшей оргтехники, на поиск и замену сотрудников, сократит потери то рабочего времени, а так же улучшит морально-психологический климат коллектива.

Список использованных источников


1.Приказ МВД России от 12.05.2006 г. № 340 "Об утверждении перечня документов, образующихся в деятельности подразделений министерства, органов внутренних дел, учреждений, предприятий и организаций системы МВД России, с указанием сроков хранения".

2.Приказ МВД России от 22.09.2006 г. № 750 "Об утверждении инструкции по работе с обращениями граждан в системе МВД России".

3.Приказ МВД РФ от 4 декабря 2006 г. N 987 "О документационном обеспечении управления в системе Органов Внутренних дел РФ"

.Приказ МВД РФ от 4 декабря 2006 г. N 987 "О документационном обеспечении управления в системе Органов Внутренних дел РФ"

5.Приказ МВД РФ от 4 декабря 2006 г. N 987 "О документационном обеспечении управления в системе Органов Внутренних дел РФ".

.ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", утвержденный постановлением Госстандарта РФ от 27.02.1998 № 28.

.ГОСТ Р 51511-2001 "Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования", утвержденный постановлением Госстандарта России от 25.12.2001 № 573-ст.

.ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", принятый и введенный в действие постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст.

.Административная деятельность ОВД: Учебник / Под. Ред.В.П. Сальникова. В 2 ч. Ч.1, 2 - М.: ЦОКР МВД России. 2005. - 206с.

10.А.И. Рофе "Организация и нормирование труда", М. издательство "МИК", 2003 г - 162с.

11.Андреева В.И. Делопроизводство: практическое пособие - М.: Интел-Синтез, 2003, - 196 с.

12.Анисимов В.М. Организация анализа и прогнозирования в органах внутренних дел: Учебно-практическое пособие по курсу Основы управления в ОВД. - Белгород, 2002. - 118с.

.Бавсун И.Г. Документационное обеспечение управления органами внутренних дел: учебно-практическое пособие / И.Г. Бавсун. - Омск: Омская акад. МВД России, 2006. - 189 с.

14.Бахтеев Ю.Д. Захаров В.Ф. Наумов И.Н. Документационное обеспечение управления предприятий и организаций и архивное хранение документов: учебное пособие // Пенза. Изд-во ПГУ 2005. - 118с.

.Бондырева Т.Н. Секретарское дело / Т.Н. Бондырева. - М.: Высш. шк., 1989. - 149 с.

.Вязгин В.А., Лучинкина Л.Я. Нормирование труда: процессный подход // Исследовано в России. - 2005. - 23 с.

17.Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления). Под ред. Т.В. Кузнецовой. - М., 2001, стр.223

18.Делопроизводство в системе органов внутренних дел: Учеб. пособие для вузов, обучающихся по специальности 02100 "Юриспруденция" / Волков В.М., И.В. Борисова, Т.Е. Митина, М.Н. Никитин; Гл. ред. Н.Д. Эриашвили. - М.: ЮНИТИ: Закон и право, 2004. - 226 с.

.Делопроизводство: учебник для вузов/ Т.А. Быкова, Л.А. Вялова, Г.Ю. Максимович, Л.В. Санкина; под ред. проф. Т.В. Кузнецовой. - М.: МЦФЭР, 2004. - 331 с.

.Как избежать ошибок в кадровом делопроизводстве. / Под ред.Н.Г. Пономаревой. - М. Юрист, 2005. - 192 с.

.Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: Учебное пособие.2-е изд.,-М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское с оглашение, 2002. - 135с

.Кулагин Н.И. Делопроизводство и документирование. Устная и письменная речь следователя: учеб. пособие / Н.И. Кулагин, А.Н. Петрова, А.К. Савельев. - Волгоград: ВА МВД России, 2005. - 176 с

.Курушин С.А. Делопроизводство в органах внутренних дел: учебное пособие / Курушин С.В., Тяпкин А. Я.; МВД России, Саратовский юридический ин-т. - Саратов: СЮИ МВД России, 2005 (Самара: СЮИ МВД России). - 219 с

24.Макарова С.В. Основные направления совершенствования деятельности подразделений делопроизводства и режима: Лекция / С.В. Макарова. - Домодедово: ВИПК МВД РФ, 2005. - 23 с.

.Макарова С.В. Организация работы по делопроизводству и режиму в органах внутренних дел: учеб. пособие / С.В. Макарова, Н.Б. Пеженкова. - Домодедово (Моск. обл.): Всерос. ин-т повышения квалификации сотрудников МВД России, 2005. - 156 с

.Митина Т.Е. Документационное обеспечение управления в органах внутренних дел: автореферат дис. кандидата юридических наук: 12.00.11/Акад. упр. МВД РФ. - Москва, 2006. - 160 с

.Панфилова Н.Ю., Медведева Ю.Н., Марков М.В. Альбом наглядных пособий по дисциплине "Организация, нормирование и оплата труда". - Екатеринбург: ГОУ ВПО УГТУ-УПИ, 2005. - 177 с.

.Повышение квалификации и профессиональная переподготовка начальников (их заместителей) управлений делопроизводства и режима МВД, УВД, ГУВД: блоч. - модул. учеб. пособие / [С.В. Макарова и др.]. - Домодедово (Моск. обл.): Всерос. ин-т повышения квалификации сотрудников МВД России, 2005. - 389 с.

29.Пшенко А.В. Делопроизводство: Документационное обеспечение работы офиса: Уч. пособие, - М.: Мастерство, 2002, - 189 с.

.Рогожин М.В. Организация делопроизводства на предприятии: Учебное пособие. - М. РДЛ, - 2003. - 286с.

31.Серебренников Г.Г. Организация производства. Учебное пособие. - Тамбов. Изд-во ТГТУ, 2004. - 227 с.

32.Спивак В.А. Делопроизводство. - СПб.: Питер, 2002. - 143 с.

.Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство: Практическое пособие по документационному обеспечению деятельности предприятия. - М.: Книга сервис, 2003. - 259 с.

34.Шарипов А.Р. Делопроизводство в органах внутренних дел: курс лекций для курсантов и слушателей очной и заочной форм обучения / А.Р. Шарипов. Ижевск, Ижев. фил. Нижегор. акад. МВД России. 2005. - 176 с.

Приложения


Приложение 1


Основа правового регулирования службы документационного обеспечения системы ОВД

.Конституция Российской Федерации. - М.: Юрайт-Издат, 2008.

2.Федеральный закон от 10.01.2002 г. № 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи".

.Федеральный закон от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (в ред. Федерального закона от 13.05.2008 г. № 68-ФЗ).

.Федеральный закон от 02.05.2006 г. № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".

.Федеральный закон от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации".

.Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 08.11.2005 г. № 536 "О типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти".

.Приказ МВД России от 12.05.2006 г. № 340 "Об утверждении перечня документов, образующихся в деятельности подразделений министерства, органов внутренних дел, учреждений, предприятий и организаций системы МВД России, с указанием сроков хранения".

.Приказ МВД России от 22.09.2006 г. № 750 "Об утверждении инструкции по работе с обращениями граждан в системе МВД России".

.. Приказ МВД РФ № 150 от 1 марта 1999 г. "Об организации делопроизводства и порядке работы с обращениями граждан в центральном аппарате и подчиненных подразделениям МВД России". (с изм. и доп. от 22 июля 2000 г.)

.Приказ МВД России от 28 декабря 2005г. № 1055 "Об организации научного обеспечения и распространения передового опыта в органах внутренних дел Российской Федерации и внутренних войсках МВД России".

.Приказ МВД России от 18 ноября 2005 г. № 840 "Об организации планирования в системе ОВД РФ".

.Приказ МВД России от 1 декабря 2005 г. № 985 " Об утверждении инструкции о порядке приема, регистрации и разрешения в органах внутренних дел РФ заявлений, сообщений и иной информации о происшествиях".

.Приказ МВД РФ от 27 июня 2003 г. № 484 "Об утверждении правил подготовки нормативных правовых актов в центральном аппарате МВД РФ" (в последней редакции.

.Приказ МВД РФ от 4 декабря 2006 г. N 987 "О документационном обеспечении управления в системе Органов Внутренних дел РФ".

.ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", утвержденный постановлением Госстандарта РФ от 27.02.1998 № 28.

.ГОСТ Р 51511-2001 "Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования", утвержденный постановлением Госстандарта России от 25.12.2001 № 573-ст.

.ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", принятый и введенный в действие постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст.

Приложение 2


Приложение

к Приказу МВД России

от 4 декабря 2006 г. N 987

ИНСТРУКЦИЯ ПО ДОКУМЕНТАЦИОННОМУ ОБЕСПЕЧЕНИЮ УПРАВЛЕНИЯ В СИСТЕМЕ ОРГАНОВ ВНУТРЕННИХ ДЕЛ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ. Общие положения

. Настоящая Инструкция разработана в целях совершенствования документирования управления, технологий обработки документов, организации документооборота и формирования документальных фондов на единой методической основе в подразделениях центрального аппарата МВД России, подразделениях, непосредственно подчиненных МВД России, органах внутренних дел Российской Федерации, учреждениях и других организациях, осуществляющих задачи, возложенные на органы внутренних дел.

. Инструкция разработана на основе законодательства Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, государственных стандартов Российской Федерации, а также нормативно-методических документов по делопроизводству и архивному делу и устанавливает единые правила работы со служебными документами.

. Документационное обеспечение управления - вид служебной деятельности органов внутренних дел, обеспечивающий документирование управленческой деятельности и организацию работы с документами.

. Документирование управленческой деятельности включает в себя все процессы, относящиеся к записи и оформлению необходимой для осуществления управленческих действий информации на различных носителях по установленным правилам.

. Организация, ведение и совершенствование документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в системе органов внутренних дел осуществляется Административным департаментом МВД России,

управлениями (отделами, отделениями, группами) делопроизводства; делопроизводства и режима; документационного обеспечения и режима; режима, делопроизводства и кадров; режима и делопроизводства; обеспечения делопроизводства; документального обеспечения; документационного обеспечения; общими отделами, секретариатами и канцеляриями органов внутренних дел.

. Подразделение делопроизводства и режима является самостоятельным структурным подразделением органа внутренних дел, подчиненным непосредственно руководителю органа внутренних дел.

. Положение о подразделении делопроизводства и режима органа внутренних дел, должностные инструкции его сотрудников, федеральных государственных гражданских служащих и работников разрабатываются на основе настоящей Инструкции, статусных документов органа внутренних дел и утверждаются руководителем органа внутренних дел.

. На подразделения делопроизводства и режима возлагается выполнение следующих основных задач:

.1 Прием, регистрация и распределение входящих (поступающих) документов.

.2 Передача документов на рассмотрение руководителю органа внутренних дел и непосредственно исполнителю, после получения соответствующих указаний (резолюций).

.3 Контроль за прохождением и сроками рассмотрения документов.

.4 Регистрация исходящих (отправляемых) документов, их экспедиционная обработка и отправка адресатам.

.5 Контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству органа внутренних дел.

.6 Организация справочно-информационной работы по вопросам делопроизводства.

.7 Копирование и оперативное размножение документов.

.8 Разработка и проектирование бланков документов.

.9 Разработка и ведение номенклатуры особой важности, совершенно секретных, секретных и несекретных дел, представление в установленном порядке проекта номенклатуры особой важности, совершенно секретных, секретных и несекретных дел на согласование в соответствующее подразделение специальных фондов.

.10. Оформление и формирование дел в соответствии с номенклатурой особой важности, совершенно секретных, секретных и несекретных дел, обеспечение их сохранности.

.11. Подготовка проектов описей дел постоянного и долговременного (10 лет и более) хранения, представление их на согласование в соответствующее подразделение специальных фондов для последующего утверждения их экспертно-проверочной комиссией органа внутренних дел и передачи в подразделение специальных фондов.

.12. Выдача сотрудникам нормативных правовых актов, документов и дел, контроль за их возвратом.

.13. Участие в сверке наличия документов, находящихся на исполнении у сотрудников, федеральных государственных гражданских служащих и работников органа внутренних дел.

.14. Проведение в установленном порядке экспертизы научной и практической ценности документов, дел, журналов, нормативных правовых актов и специальных изданий, представление проектов актов об уничтожении документов на рассмотрение соответствующим экспертным комиссиям.

.15. Своевременный отбор документов, дел, журналов, нормативных правовых актов и специальных изданий с истекшими сроками хранения, не подлежащих архивному хранению и не имеющих исторической и научной ценности, представление на рассмотрение соответствующими экспертными комиссиями проектов актов об уничтожении документальных материалов и организация их уничтожения в установленном порядке.

.16. Информирование руководителя органа внутренних дел об исполнении документов и поручений по ним, анализ и подготовка на его основе предложений по совершенствованию работы с документами.

.17. Определение порядка прохождения и обработки документов, внедрение новых технологических приемов работы с документами, сокращающих объем документооборота.

.18. Обеспечение готовности к спасению документов в случае пожара, стихийных бедствий и других чрезвычайных ситуаций.

.19. Координация деятельности структурных подразделений органа внутренних дел и подчиненных органов внутренних дел по вопросам документационного обеспечения управления.

.20. Контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в системе органа внутренних дел.

.21. Организация специального первоначального обучения и повышения квалификации сотрудников подразделений делопроизводства и режима структурных подразделений органа внутренних дел и подчиненных органов внутренних дел.

.22. Разработка организационно-распорядительных и информационно-методических документов по вопросам документационного обеспечения управления.

.23. Организация изучения сотрудниками органа внутренних дел в системе служебной подготовки нормативных правовых актов, организационно-распорядительных и информационно-методических документов по вопросам документационного обеспечения управления.

.24. Консультирование сотрудников органа внутренних дел по вопросам работы с документами.

.25. Участие в проведении служебных проверок по фактам утрат документов и разглашения сведений служебного характера.

.26. Техническое обеспечение работы с документами, выполнение машинописных работ.

.27. Организация работы по рассмотрению обращений граждан.

.28. Подготовка заявок на изготовление печатей и штампов, печатно-бланочной продукции, получение канцелярских товаров.

.29. Учет печатей, штампов и бланков документов, используемых в органе внутренних дел, а также хранилищ документов и ключей от них.

.30. Анализ состояния документооборота и принятие мер по упорядочению ведения служебной переписки.

. Ответственность за состояние документационного обеспечения управления, соблюдение установленных настоящей Инструкцией правил и приемов обработки документов, обеспечение своевременности и качества их исполнения, а также создание надлежащих условий работы сотрудников подразделений делопроизводства и режима возлагается на руководителей органов внутренних дел.

В подразделении делопроизводства и режима должны быть созданы необходимые условия для работы со всеми видами документов в соответствии с настоящей Инструкцией.

. Должностные лица органов внутренних дел при работе с документами обязаны:

.1. Знать и точно выполнять требования, установленные настоящей Инструкцией.

.2. Не допускать нарушений, которые могут привести к разглашению сведений служебного характера или утрате документов.

.3. Требовать от подчиненных своевременного исполнения полученных документов (поручений, указаний).

.4. Передавать документы другим сотрудникам только с разрешения руководителя соответствующего структурного подразделения.

.5. Передавать документы из одного структурного подразделения в другое только через подразделение делопроизводства и режима, под расписку в соответствующих журналах учета.

.6. Знакомить с документами посторонних лиц и сообщать сведения, содержащиеся в документах, посторонним лицам только с разрешения соответствующего руководителя органа внутренних дел.

.7. Немедленно сообщать руководителю соответствующего структурного подразделения и руководителю подразделения делопроизводства и режима об утрате или недостаче документов, ключей от помещений, хранилищ, в которых хранятся документы, личных печатей, а также о фактах обнаружения излишних или неучтенных документов.

.8. При увольнении со службы или работы, переводе к новому месту службы или работы, убытии в отпуск, на лечение, в командировку своевременно сдавать все документы в подразделение делопроизводства и режима.

. Сведения, содержащиеся в документах, могут использоваться только в служебных целях в порядке, установленном нормативными правовыми актами МВД России.

. Сотрудники несут персональную ответственность за соблюдение ими установленного порядка работы с документами и их сохранность, а также за разглашение содержащейся в них информации.

При обнаружении утраты документов сотрудник должен немедленно доложить об этом происшествии руководителю соответствующего структурного подразделения, который обязан принять исчерпывающие меры к поиску документов, и руководителю подразделения делопроизводства и режима.

. Передача документов и их копий работникам других организаций допускается только с письменного разрешения руководителя органа внутренних дел или его заместителей по запросу. О передаче документов делаются соответствующие отметки в учетных формах и на подлинниках документов (если передаются их копии) с указанием, каким должностным лицом разрешена передача документа.

. Передача документов и их копий представителям средств массовой информации осуществляется в соответствии с требованиями пункта 13 настоящей Инструкции через соответствующее подразделение органа внутренних дел, в функции которого входит взаимодействие со средствами массовой информации.

. Международный обмен информацией о преступлениях осуществляется по каналам Международной организации уголовной полиции Интерпол в установленном порядке с учетом положений настоящей Инструкции.

. Особенности делопроизводства по документам, содержащим сведения, составляющие государственную тайну, а также организация делопроизводства по шифртелеграммам, обращениям граждан устанавливаются иными нормативными правовыми актами МВД России.. Основные виды документов, образующихся в деятельности органов внутренних дел

. В деятельности органов внутренних дел образуются следующие основные виды документов: нормативные правовые акты МВД России, правовые акты ненормативного характера, акты, заключения, докладные записки, справки, обзоры, доклады, пояснительные записки, планы, телеграммы, телефонограммы, факсограммы.

<3> Приказы по личному составу, распоряжения, письма,

указания, межведомственные соглашения, протоколы.

Нормативный правовой акт <1> (федеральный закон, указ Президента Российской Федерации, постановление Правительства Российской Федерации, акт субъекта Российской Федерации, приказ, директива, положение, устав, инструкция, правила, наставление) - письменный официальный документ, принятый (изданный) в определенной форме должностным лицом в пределах его компетенции и направленный на установление, изменение или отмену правовых норм, рассчитанных на многократное применение и относительно неопределенный круг лиц.

Приказ - правовой акт, устанавливающий управленческие решения, как правило, нормативного характера по вопросам оперативно-служебной деятельности органов внутренних дел.

Положение, устав - нормативные правовые акты, устанавливающие основные системно связанные между собой правила деятельности органа внутренних дел и его структурных и подчиненных подразделений.

Инструкция, наставление - правовой акт, детализирующий и обеспечивающий выполнение нормативных правовых актов, используемых органами внутренних дел в соответствии с их компетенцией.

Правила - нормативный правовой акт, в котором формулируются основополагающие требования к той или иной деятельности или поведению.

Распоряжение - документ ненормативного характера по вопросам оперативно-служебной деятельности органов внутренних дел.

Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях и заседаниях коллегиальных органов.

Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий факты и события.

Докладная записка - документ, адресованный руководителю органа внутренних дел или вышестоящего органа внутренних дел, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями.

Справка - документ, содержащий описание или подтверждение тех или иных фактов и событий.

Доклад - документ, содержащий изложение определенных вопросов, выводов, предложений.

План - документ, устанавливающий точный перечень намечаемых к выполнению работ или мероприятий, их последовательность, объем, временные координаты, руководителей и конкретных исполнителей.

Письмо, телеграмма, телефонограмма, факсограмма - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста (пересылается почтой, передается телеграфом, передается по телефону и записывается получателем, передается факсимильной связью).. Требования к подготовке и оформлению документов

. При оформлении документов необходимо соблюдать: правила, обеспечивающие их юридическую силу; оперативное и качественное их исполнение и поиск; возможность обработки с помощью средств вычислительной техники; качество как исторических источников информации.

. Текст документа отражает его основное смысловое содержание - управленческое действие, решение.

. Составление проекта документа должно начинаться с изучения существа вопроса, подлежащего урегулированию, действующего по этому вопросу законодательства Российской Федерации, нормативных правовых актов и организационно-распорядительных документов МВД России, иных материалов справочного характера.

. При подготовке документов необходимо руководствоваться следующими основными требованиями:

.1 Документ не должен противоречить законодательным и иным нормативным правовым актам Российской Федерации и нормативным правовым актам МВД России.

.2 Документ должен быть написан служебно-деловым стилем.

.3 Изложение содержания документа должно быть логичным, кратким и точным, исключающим неоднозначное толкование.

.4 Применяемые термины должны соответствовать терминологии, используемой в законодательных и иных нормативных правовых актах Российской Федерации и нормативных правовых актах МВД России, и употребляться в одном и том же значении.

.5 Документ должен основываться на фактах и содержать конкретные и реальные предложения или указания.

.6. Документ не должен дублировать требования, содержащиеся в ранее изданных нормативных правовых актах.

.7 Документ должен быть оформлен в соответствии с существующими государственными стандартами и требованиями настоящей Инструкции, иметь установленный комплекс обязательных реквизитов с соблюдением порядка их расположения.

.8 В документе не должно быть помарок и исправлений.

. Документирование информации в органах внутренних дел Российской Федерации осуществляется, как правило, с использованием технических средств, в том числе средств вычислительной техники, а также на искусственных языках в виде файлов с использованием машинных носителей информации.

Отдельные документы внутреннего обращения допускается писать от руки (рапорт, заявление, объяснительная записка).

. Документы оформляются на бланках или стандартных листах бумаги форматов А4 (210 x 297 мм), А5 (148 x 210 мм), допускается использование бумаги форматов А3 (297 x 420 мм) и А6 (105 x 148 мм).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля, мм:

- левое;

- правое;

- верхнее;

- нижнее.

. Документы изготавливаются на белой бумаге или в исключительных случаях бумаге светлых тонов.

. При подготовке и оформлении документов в установленном порядке могут использоваться следующие реквизиты:

- Государственный герб Российской Федерации;

- герб субъекта Российской Федерации;

- геральдический знак - эмблема органов внутренних дел Российской Федерации и внутренних войск Министерства внутренних дел Российской Федерации.

Приложение 3


п.2 ГОСТ Р 6.30-2003 "Состав реквизитов документов"

При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

- Государственный герб Российской Федерации;

- герб субъекта Российской Федерации;

- эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

- код организации;

- основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

- идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

- код формы документа;

- наименование организации;

- справочные данные об организации;

- наименование вида документа;

- дата документа;

- регистрационный номер документа;

- ссылка на регистрационный номер и дату документа;

- место составления или издания документа;

- адресат;

- гриф утверждения документов;

- резолюция;

- заголовок к тексту;

- отметка о контроле;

- текст документа;

- отметка о наличии приложения;

- подпись;

- гриф согласования документа;

- визы согласования документа;

- оттиск печати;

- отметка о заверении копии;

- отметка об исполнителе;

- отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

- отметка о поступлении документа в организацию;

- идентификатор электронной копии документа".

Приложение 4


АНКЕТА

сотрудников ОД и Р ОВО при УВД по Василеостровскому району г. СПб

Просим Вас оценить по пятибалльной шкале организацию труда ОД и Р ОВО при УВД по Василеостровскому району г. СПб. Для этого необходимо обвести кружком или отметить иначе Ваше мнение. Один балл является минимальной оценкой и 5 - максимальной. Ваши оценки помогут нам выявить недостатки и разработать мероприятия по совершенствованию организации труда. Заранее благодарим за помощь!


Как Вы оцениваете:

Блок 1 Рационализация трудовых процессов и применение оргтехникиСуществующие регламентированные правила осуществления всех основных делопроизводственных процедур и "технологических шагов"; 1 2 3 4 5Оптимальность времени на выполнение делопроизводственных процедур и "технологических шагов"; 1 2 3 4 5Оптимальность количества возвратных движений документов1 2 3 4 5Достаточность оргтехники и средств связи1 2 3 4 5Соответствие оргтехники средств связи современным требованиям1 2 3 4 5Оптимальность местонахождения оргтехники и средств связи1 2 3 4 5Блок 2. Условия труда и рабочее место сотрудниковРаспорядок рабочего времени1 2 3 4 5Удобство расстановки мебели1 2 3 4 5Организацию рабочего места1 2 3 4 5Достаточность и качество канцелярских предложенийБлок 3. Организацию электронного документооборотаСоответствие программного обеспечения поставленным задачам1 2 3 4 5Удобство работы с электронными системами 1 2 3 4 5Необходимость совершенствования системы электронного документооборота1 2 3 4 5

Приложение 5


.3 Требования к организации режима труда и отдыха при работе с компьютерами

üРежимы труда и отдыха при работе с компьютерами регламентированы СанПиН 2.2.2.542-96.

üДля обеспечения оптимальной работоспособности и сохранения здоровья людей при работе с компьютером во время дежурной смены должны быть установлены регламентированные перерывы (в зависимости от ее продолжительности).

üПродолжительность непрерывной работы на компьютере без регламентированного перерыва не должна превышать 2 ч.

üПри работе на компьютере в ночную смену (с 22 до 06 ч) продолжительность регламентированных перерывов должна быть увеличена на 60 мин.

üПри 8-часовой дежурной смене и работе на компьютере регламентированные перерывы следует устанавливать через 2 ч от начала смены и через 1,5 - 2,0 ч после обеденного перерыва продолжительностью 15 мин каждый или продолжительностью 10 мин через каждый час работы.

üПри 12-часовой дежурной смене и работе на компьютере регламентированные перерывы должны быть установлены в первые 8 ч работы аналогично перерывам при 8-часовой смене, а в течение последующих 4 ч работы - каждый час продолжительностью 15 мин.

üПри 24-часовой дежурной смене и работе на компьютере регламентированные перерывы должны быть установлены в первые 8 ч работы аналогично перерывам при 8-часовой смене, в последующие 16 ч работы - каждый час продолжительностью 15 мин, плюс 60 мин (при работе в ночное время).

üПри возникновении у работающих на компьютере зрительного дискомфорта и других неблагоприятных субъективных ощущений (несмотря на соблюдение санитарно-гигиенических, эргономических требований, режимов труда и отдыха) следует применять индивидуальный подход в ограничении времени работы на компьютере, корректируя длительность перерывов для отдыха или сменяя деятельность на другую, не связанную с использованием компьютера.

üПерсонал ПЦО, использующий в своей работе компьютеры, должен проходить обязательные предварительные (при поступлении на работу) и периодические медицинские осмотры в порядке и в сроки, установленные Минздравмедпромом России и Госсанэпиднадзором России. (К непосредственной работе с компьютером допускаются лица, не имеющие медицинских противопоказаний.)

üЖенщины со времени установления беременности и в период кормления ребенка грудью к выполнению всех видов работ, связанных с использованием компьютеров, не допускаются.


Научная организация труда работников службы документационного обеспечения управления (на примере деятельност

Больше работ по теме:

КОНТАКТНЫЙ EMAIL: [email protected]

Скачать реферат © 2017 | Пользовательское соглашение

Скачать      Реферат

ПРОФЕССИОНАЛЬНАЯ ПОМОЩЬ СТУДЕНТАМ