Моделирование системы деятельности подписного отдела почтамта

 

НОВОСИБИРСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

ЭКОНОМИКИ И УПРАВЛЕНИЯ

КАФЕДРА ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ИНФОРМАТИКИ

КУРСОВАЯ РАБОТА ПО КУРСУ «МОДЕЛИРОВАНИЕ СИСТЕМ»

Тема: Моделирование системы деятельности подписного отдела почтамта

Выполнила: студентка группы 8095

ФИО: Онучина Кристина Викторовна

№ зачетной книжки: 081624

Проверила: Гайкова Любовь Вадимовна

Новосибирск 2013

Оглавление

ВВЕДЕНИЕ

ГЛАВА 1. ПОСТАНОВКА ЗАДАЧИ И ПОСТРОЕНИЕ СТРУКТУРНО - ФУНКЦИОНАЛЬНОЙ МОДЕЛИ

.1ЦЕЛИ И ЗАДАЧИ

.2ОПИСАНИЕ ПРЕДМЕТНОЙ ОБЛАСТИ

ГЛАВА 2. ПОСТРОЕНИЕ МОДЕЛИ IDEF0 - IDEF3

.1 ПОСТРОЕНИЕ КОНЦЕПТУАЛЬНОЙ МОДЕЛИ И ОПИСАНИЕ ПРОЦЕССОВ РАБОТЫ ПОДПИСНОГО ОТДЕЛА РАЙОННОГО ПОЧТАМТА

.2 ОПИСАНИЕ ПРОЦЕССОВ IDEF3

ГЛАВА 3. МОДЕЛИРОВАНИЕ СИСТЕМЫ

.1 СОЗДАНИЕ МОДЕЛИ ПРОЦЕССОВ В СИСТЕМЕ ANYLOGIC PROFESSIONAL

.2 ОПИСАНИЕ ЭЛЕМЕНТОВ

ГЛАВА 4. ЭКСПЕРИМЕНТ В СИСТЕМЕ ANYLOGIC PROFESSIONAL

.1 ЭКСПЕРИМЕНТ 1

.2 ЭКСПЕРИМЕНТ 2

.3 ЭКСПЕРИМЕНТ 3

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

Введение

Подписная компания в Российской Федерации регламентируется Федеральным законом о почтовой связи от 07.07.2003 N 126-ФЗ, от 22.08.2004 N 122-ФЗ, от 26.06.2007 N 118-ФЗ, принятым Государственной Думой 24 июня 1999 года и Правилами распространения периодических печатных изданий по подписке, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 1 ноября 2001г. N 759. Настоящий Федеральный закон направлен на обеспечение конституционных прав каждого гражданина свободно получать, передавать и распространять информацию, устанавливает систему правовых гарантий формирования и эффективного функционирования почтовой связи на территории Российской Федерации в целях реализации потребностей населения в услугах почтовой связи.

В соответствии с указанными Правилами под подпиской на периодические печатные издания понимается форма распространения периодических печатных изданий, включающая в себя ряд технологических операций, в том числе прием подписки на указанные издания и, если это предусмотрено в договоре подписки, их доставка.

В ходе работы необходимо решить следующий набор задач:

в рамках регламентных документов организации подписной компании, а так же данных о численности сотрудников подписного отдела районного почтамта и продолжительности их рабочего дня построить структурно-функциональную модель процесса организации подписки и составления сводного заказа на подписку с помощью программного пакета BPwin по методологии IDEFO. Методология IDEFO предписывает построение иерархической системы диаграмм - единичных описаний фрагментов системы. Сначала проводится описание системы в целом и ее взаимодействия с окружающим миром (контекстная диаграмма), после чего проводится функциональная декомпозиция - система разбивается на подсистемы и каждая подсистема описывается отдельно (диаграммы декомпозиции);

разработка процессной модели работы подписного отдела, описывающей взаимодействие информационных (материальных) потоков данных для организации подписной компании с помощью программного пакета BPwin по методологии IDEF3.

построить модель с помощью средства имитационного моделирования Any Logic, задать необходимые настройки и параметры и организовать имитационный эксперимент, изменяя основные параметры процесса;

организация имитационных экспериментов в программе Any Logic и проведения анализа влияния ключевых показателей на эффективность работы модели.

Глава 1. Постановка задачи и построение структурно - функциональной модели

1.1Цели и задачи

Целью курсовой работы является определение оптимальных параметров организации рабочих процессов в рамках подписной компании на периодические издания. В качестве объекта моделирования выбран подписной отдел районного почтамта.

Первым этапом построения модели является создание схемы модели на основе описания предметной области.

1.2Описание предметной области

Основной задачей подписного отдела является осуществление деятельности, связанной с оказанием услуг по приему и обработке подписки на периодические печатные издания, включенные в каталоги изданий газет, журналов и книг, принятых к распространению федеральной почтовой связью, на территории района. Договор подписки на периодическое печатное издание заключается подписчиком с распространителем, в нашем случае районным почтамтом. Условие доставки периодического печатного издания подписчику может быть включено в договор подписки. В данном договоре обязательно фиксируется цена подписки экземпляра периодического печатного издания, выпускаемого в течение указанного в договоре подписного периода, и цены услуг по оформлению и исполнению договора подписки, в том числе цены доставки периодического печатного издания подписчику, если доставка предусмотрена в договоре подписки. Распространитель периодических печатных изданий по договору подписки предоставляет подписчику следующую информацию:

наименование периодического печатного издания;

описание его основных потребительских свойств;

цена подписки;

условия подписки (система и территория распространения, объем издания, его место нахождения (юридический адрес);

сведения о регистрации периодического печатного издания;

место получения дополнительной информации (адрес, номер телефона и другое).

Согласно правилам подписки при оформлении распространитель обязан выдать подписчику документ, удостоверяющий факт приема подписки (подписной документ), содержащий:

реквизиты распространителя;

подписной период;

наименование периодического печатного издания;

его подписной индекс;

адрес получения;

фамилию подписчика и цену подписки.

В рамках основной задачи подписной отдел выполняет следующие функции:

организует работы по приему подписки в пределах района;

обрабатывает заказы о подписке, поступившие из почтовых отделений связи;

составляет сводные заказы по подписке, направляет их в вышестоящую организацию почтовой связи Управления Федеральной почтовой связи;

обрабатывает документы по аннулированию подписки и направляет их в соответствующие организации почтовой связи, издательств, редакций местных изданий;

производит расчеты с подписчиками;

составляет сортировочные таблицы для районного узла связи и по почтовым отделениям;

обеспечивает почтовые отделения и пункты подписки Каталогами и бланками подписной документации, рекламными материалами и различными нормативными документами;

информирует население об условиях и сроках приема, переадресовании, аннулировании подписки, сроках доставки изданий;

рассматривает заявления подписчиков о неполучении газет и журналов, принимает меры по обеспечению своевременной доставки изданий подписчикам;

осуществляет контроль за своевременным и полным поступлением тиражей периодических и печатных изданий.

Подписной отдел (далее - ПО) является самостоятельным подразделением. Подчиняется начальнику почтамта. Контролирует отделения почтовой связи (далее - ОПС), в рамках оказания услуг по подписке. Основными целями деятельности подписного отдела является снижение объемов ручного труда, связанных с составлением сводных заказов; сокращение брака и повышение качества выходной документации; повышение производительности и уровня автоматизации труда работников ПО.

Функции подписного отдела:

)Получение информации об изданиях, группах заказов, сроках оформления сводных заказов по запросу.

)При получении информации об издании подсчет подписной стоимости для разных вариантов подписки.

)Учет заказов на оформление подписки, поступающих от отделений почтовой связи (ОПС) и юридических лиц (ЮЛ).

)Подсчет итоговых сумм заказов по введенным карточкам ф. СП-1.

)Ведение базы данных доставочных карточек ф.СП-1.

)Подсчет подписной стоимости в карточках ф.СП-1.

)Формирование карточек заказов ф.СП-5 в адрес ОПС на основание доставочных карточек ф.СП-1. Печать карточек заказов ф.СП-5.

)Ведение картотеки карточки заказа ф.СП-5 по ОПС и изданиям.

)Подсчет количества комплектов по месяцам, подписной каталожной стоимости и услуг связи в карточкам ф. СП-5.

)Учет принятой подписки в карточках ф.СП-18 по каждому изданию на основании карточек заказов ф.СП-5.

)Ведение картотеки карточек учета подписки ф.СП-18. Возможность снятия с учета карточек ф.СП-5.

)Подсчет количества комплектов по месяцам, подписной каталожной стоимости и услуг связи в карточках ф.СП-18.

)Формирование сводных карточек заказов ф.СП-5 в адрес почтамта на основании записей в карточках учета подписки ф.СП-18.

)Подсчет количества комплектов по месяцам, подписной каталожной стоимости и услуг связи в сводных карточках заказа ф.СП-5.

)Ведение картотеки сводных карточек заказа ф.СП-5 по изданию.

)Формирование сводных заказов ф.СП-6 на оформление подписки в адрес почтамта по группам изданий в разрезе издательств. Печать сводных заказов ф.СП-6.

17)Подсчет подписной стоимости услуг связи сводного заказа ф.СП-6 и количества карточек заказа ф.СП-5, вошедших в заказ.

) Ведение картотеки заказов ф.СП-6. Возможность аннулирование сводного заказа.

Вся информация из подписного отдела поступает к операторам сводного заказа.

В подписной отдел почтамта поступают заказы на оформление подписки от ОПС и ЮЛ. От ОПС поступают заказы ф.СП-6 с приписанными к ним доставочными карточками ф.СП-1, оформленными, как в адрес своего ОПС, так и в адрес других ОПС. ЮЛ заполняют заказы ф.СП-16 в двух экземплярах и прикладывают к ним заполненные бланки ф.СП-1.

В подписном отделе заказы проверяются на предмет: правильности заполнения ф.СП-6, ф.СП-16, ф.СП-1; наличие издания в Каталоге; правильности определения стоимости подписки; соответствие суммы, указанной в заказе доставочным карточкам; возможность оформления подписки по сроку. Неверно оформленные документы возвращаются либо в ОПС, либо ЮЛ.

На основании правильно оформленного заказа ф.СП-16 ЮЛ выписывается счет для оплаты. Регистрация и дальнейшая обработка заказов осуществляется после оплаты счета.

Правильно оформленные и оплаченные (для ЮЛ) регистрируются в журнале. Бланки ф.СП-1 оформляются на ККМ. Абонементы ф.СП-1 и второй экземпляр заказа ф.СП-16, в качестве подтверждения, возвращаются ЮЛ.

Доставочные карточки ф.СП-1 отделяются от заказов, сортируются по ОПС и на их основе составляются карточки заказа ф.СП-5 в двух экземплярах на конкретное издание в адрес ОПС. Один экземпляр карточки заказа ф.СП-5 помещается в картотеку по ОПС, а второй, вместе с доставочными карточками ф.СП-1 направляется в ОПС. На конкретное издание в адрес определенного ОПС может быть составлено несколько карточек заказа ф.СП-5.

На каждое издание в течение подписного периода ведется карточка учета и контроля подписки ф.СП-18 с карточек заказа с ф.СП-5 по мере их накопления.

По учтенной подписке формируется сводные карточки заказа ф.СП-5 на каждое издание, которые приписываются к сводным заказам ф.СП-6. В УФПС отправляются первые экземпляры ф.СП-5 и ф.СП-6. Вторые экземпляры ф.СП-5 помещаются в картотеку по изданиям, а ф.СП-6 подшиваются в папку.

Глава 2. Построение модели IDEF0 - IDEF3

.1 Построение концептуальной модели и описание процессов работы подписного отдела районного почтамта

Построение модели решения поставленной задачи произведем на основе структурно-функционального подхода c использованием программной реализации средствами BPWin по методологии IDEFO. Методология IDEFO предписывает построение иерархической системы диаграмм - единичных описаний фрагментов системы. Сначала проводится описание системы в целом и ее взаимодействия с окружающим миром (контекстная диаграмма), после чего проводится функциональная декомпозиция - система разбивается на подсистемы и каждая подсистема описывается отдельно (диаграммы декомпозиции). Затем каждая подсистема разбивается на более мелкие и так далее до достижения нужной степени подробности. IDEFO модель предполагает наличие четко сформулированной цели, единственного субъекта моделирования и одной точки зрения.

В качестве ключевого объекта контекстной диаграммы выберем процесс составления сводного заказа. Основными входными параметрами модели являются заказы на подписку от отделений почтовой связи, заявки на подписку от юридических лиц, запросы на аннулирование подписки. Регламентирующими параметрами модели выступают постановления Российской федерации о правилах проведения подписной компании. Ресурсами для выполнения работ по подписной компании в нашей модели будут работники подписного отдела, операторы сводного заказа, начальник почтамта. Выходом модели является сводный заказ.

Декомпозицию контекстной диаграммы произведем на четыре подсистемы:

.Учет заказов на составление подписки от отделений почтовой связи и юридических лиц.(рис. 3)

.Проверка правильности заполнения и расчета стоимости подписки. (рис. 4)

.Сортировка поступивших карточек и форм от отделений почтовой связи. Выписка счетов на оплату юридическим лицам. Заполнение и регистрация регламентированных форм и карточек для составления сводного заказа.(рис. 5)

.Составление и утверждение сводного заказа, отправка сводного заказа в Федеральное управление почтовой связи.(рис. 6)

Описание смоделированных функциональных процессов в программном средстве BPwin для каждой подсистемы приведены ниже в качестве диаграмм декомпозиции.

Рис.1 Составление сводного заказа подписным отделом районного почтамта

Рис2. Заказ отдела почтовой связи

Рис3. Учёт заказов на оформление подписки

Рис4. Проверка правильности заполнения заказа

Рис5. Обработка заказов и составление отчётных форм

Рис6. Составление и утверждение сводного заказа

2.2 Описание процессов IDEF3

подписка имитационный модель процессный

Разработку модели, описывающей взаимодействие информационных и материальных потоков данных для осуществления процесса подписки на периодические издания, произведем в виде сценария, который содержит последовательность ситуаций или действий, имеющих место в работе подписного отдела. Используемое программное средство BPwin, тип модели - IDEF3.

Cоздадим модули, которые отвечают за вход- заказы от отделений почтовой связи и выход в нашей системе - отправка заказа в федеральную почтовую службу и - возврат неправильно составленных карточек заказа в отделения почтовой связи.

На следующем этапе создадим элементы рабочих процессов, которые будут происходить в рамках подписной компании и создадим связи между ними:

обработка заказов отделений почтовой связи, формы СП-1 и СП-6)

внесение в базу данных карточек учета СП-5 и СП-18.

После рабочего процесса проверка правильности заполнения и расчета стоимости карточек заказа расположим перекресток OR, осуществляющий выбор процесса в зависимости от результата проверки. При положительном результате начнется рабочий процесс регистрация правильных заказов, а при отрицательном возврат неправильно оформленных карточек заказа отделениям почтовой связи.

Через перекресток типа OR осуществим выбор рабочего процесса выписка счета юридическим лицам при заказе на подписку юридическим лицом или процесс сортировка карточек СП-1 по отделениям почтовой связи. Объединение рабочих процессов произведем через перекресток AND.

Полностью модель представлена на рис. 8

Рис7. Подписной отдел районного почтамта

Рис8. Подписной отдел районного почтамта

Глава 3. Моделирование системы

.1 Создание модели процессов в системе Anylogic Professional

Используя диаграмму процессов IDEF0 и IDEF3 из программы BPWin, создадим в среде моделирования Anylogic Professional модель, симулирующую процесс работы подписного отдела почтамта.

С помощью средств проектирования и встроенных инструментов Anylogic Professional 6.4 создадим имитационную модель (рис. 9). Для получения графика сотрудников, которые заняты и свободны мы добавим на модель график динамики занятости сотрудников (рис.10). Для того чтобы посмотреть наиболее слабые места в данной системе, также построим график очереди, который отображает количество заявок, находящиеся в ожидании, перед тем как отправить на утверждение в почтовую службу, и очередь перед определенной операцией.(рис.11). Ограничим предельно допустимую норму очереди равную 100. Полностью модель предоставлена на рис 12.

Рис. 9 Имитационная модель

Рис. 10 График динамики занятости сотрудников

Рис11 График очереди на каждом этапе проверки

Рис12. Модель работы подписного отдела почтамта

3.2 Описание элементов

Элемент source c названием «Тех_отдел». Производит подачу заявок.

Элемент queue c названием «Очередь». Очередь на поддержку клиентов . Очередь не может быть бесконечно большой, поэтому ограничиваем ее 100 позициями.

Элемент servise. Это самый распространенный элемент в нашей модели, он имитирует выполнение определенной операции.

Элемент Sink , в нашей модели их по одному на каждое решение, отображает, сколько обработано заявок.

Элемент resourcePool отображает сколько человек всего задействовано на производстве и сколько человек в данный момент времени свободно.

Элемент slider с названием «Сотрудники» позволяет изменять количество рабочих в реальном времени.

Глава 4. Эксперимент в системе Anylogic Professional

4.1 Эксперимент 1

Условия: В программной имитационной системе AnyLogic Professional произведем запуск процесса моделирования, и зафиксируем значения параметров, которые соответствуют настройкам процесса, т.е. количество сотрудников в отделе почтамта равное 7. Результаты, полученные в эксперименте (рис.13).

Рис13. Результаты эксперимента №1

Обработка результатов: Исходя из результатов эксперимента 1, можно сделать вывод, что количество сотрудников, которые работают в данный момент в отделе почтамта слишком мало. В результате этого наблюдаются очереди перед обработкой заказов, и на самом предприятии.Так же судя по графику слишком мало человек находится в отделе районного почтамта, вследствие чего все сотрудники заняты.

Вывод: Необходимо увеличить число сотрудников.

4.2 Эксперимент 2

Условия: В программной имитационной системе AnyLogic Professional произведем запуск процесса моделирования, изменив количество людей с 7 до 23. Результаты, полученные в эксперименте (рис.14)

Рис14. Результаты эксперимента №2

Обработка результатов: Исходя из результатов эксперимента 2, можно сделать вывод, что количество рабочих, которые работают в данный момент в отделе слишком велико. В результате этого на предприятии не наблюдается очередей, но так же судя по графику слишком много человек находится в данный момент времени без работы, что несет почтамту убытки в виде невысокой производительности и финансовых затрат на заработную плату сотрудникам.

Выводы: Необходимо оптимально сократить число сотрудников.

4.3 Эксперимент 3

Условия: В программной имитационной системе AnyLogic Professional произведем запуск процесса моделирования, изменив количество людей с 23 до 17. Результаты, полученные в эксперименте (рис.15).

Рис.15 Результаты эксперимента №3

Обработка результатов: Исходя из результатов эксперимента 3, можно сделать вывод, что количество сотрудников, которые работают в данный момент в отделе является самым оптимальным. В результате этого не наблюдаются очередей на всех этапах работы отдела. Судя по графику слишком мало человек находится без работы на данный момент времени на предприятии, что является оптимальным для почтамта.

Вывод: можно использовать иррациональнее рабочих с целью минимизации затрат на выплату заработной платы кадрам которые слишком много времени находятся без работы.

Заключение

В результате моделирования системы работы подписного отдела районного почтамта в среде моделирования Anylogic Professional 6.4 было экспериментально установлено оптимальное число сотрудников находящихся на предприятии равное 17 .

Значения, полученные в данной модели, имеют и практические выгоды. Уменьшились затраты предприятия на выплату заработной платы сотрудникам, так как известно оптимальное количество работников. Однако чтобы произвести более детальный анализ предприятия этого не достаточно. Для качественного усовершенствования данного предприятия необходимо провести реинжиниринг основных бизнес-процессов и реорганизовать систему производства.

Список литературы

1.Федеральный закон о почтовой связи от 07.07.2003 N 126-ФЗ, от 22.08.2004 N 122-ФЗ, от 26.06.2007 N 118-ФЗ, принятый Государственной Думой 24 июня 1999 года.

2.Правилами распространения периодических печатных изданий по подписке, утвержденные Постановлением Правительства Российской Федерации от 1 ноября 2001г. N 759

.Калянов Г.Н. Консалтинг при автоматизации предприятий: подходы, методы, средства - М., СИНТЕГ, 1997

.Марка Д.А., МакГоун К. Методология структурного анализа и проектирования (SADT). Пер. с англ. - М.: 1993.

1. Гейн К., Сарсон Т. Системный структурный анализ: средства и методы. - М.: «Эйтекс», 1992.
2. Емельянов А.А., Власова Е.А. Имитационное моделирование в экономических информационных системах. М.: МЭСИ, 1996.
3. Имитационные системы принятия решений. / Под ред. Прокопова В.С. - М.: наука, 1999.
4. Гультяев А.С. MatLab 5.2. Имитационное моделирование в среде Windows: Практическое пособие. - СПб.: КОРОНА Принт, 1999. - 228 с.

НОВОСИБИРСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ ЭКОНОМИКИ И УПРАВЛЕНИЯ КАФЕДРА ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ИНФОРМАТИКИ КУРСОВАЯ

Больше работ по теме: