Книга учета проверок

Книга учета проверок

книга регистрация нарушение проверка

Всем известно, что одна (а в некоторых случаях - несколько) книга учета проверок (далее - книга) должна находиться в каждой организации и предъявляться должностным лицам контролирующих органов при проведении ими проверок. Однако порой возникают вопросы о необходимом и достаточном количестве книг, о порядке и месте их регистрации, порядке хранения, предъявления при проведении проверок и об ответственности за нарушения, связанные с ведением книги.

Покупаем книгу: сколько нужно

Если организация располагается по одному адресу, не имеет обособленных подразделений (филиалов, представительств), иных объектов осуществления деятельности, расположенных вне ее места нахождения (торговых объектов, торговых мест на рынке, мест оказания услуг и др.), нужна одна книга. В ином случае на каждый такой объект необходимо зарегистрировать в налоговой инспекции по одному экземпляру книги. Исключение составляют транспортные средства, которые используются для перевозок пассажиров и грузов на основании специального разрешения (лицензии) (п. 2 Правил ведения книги учета проверок (далее - Правила), утвержденных Постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 18.03.2010 №383 (далее - Постановление №383)).

Книги приобретаются у юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, которые реализуют их на основании договоров, заключенных с республиканским унитарным предприятием «Информационно-издательский центр по налогам и сборам» (подп. 1.1 Постановления Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь от 27.04.2010 №31 «О мерах по реализации постановления Совета Министров Республики Беларусь от 18 марта 2010 г. №383 и о признании утратившими силу постановления и отдельных положений постановлений Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь» (далее - Постановление №31)). Форма книги утверждена Правительством Республики Беларусь (Постановление №383).

Что сделать до регистрации книги

До регистрации в налоговой инспекции книгу необходимо оформить в соответствии с законодательством: пронумеровать страницы, прошнуровать, скрепить подписью руководителя организации (или действующего на основании доверенности руководителя обособленного подразделения, если оно состоит на налоговом учете) и печатью организации (п. 3 Правил).

По аналогии с подшивкой дела в конце книги на чистом вклеенном листе оформляют лист-заверитель по следующей форме (п. 187 Инструкции по делопроизводству).

Книги регистрируются в инспекции МНС не позднее одного месяца со дня постановки организации (или ее обособленного подразделения) на налоговый учет (подп. 2.1 Постановления №383). Для случая, когда действующая организация открывает объект, не требующий постановки на налоговый учет, срок не установлен, однако рекомендуется зарегистрировать книгу в пределах того же месячного срока со дня открытия объекта.

Если торговый объект организации (не исполняющий ее налоговых обязательств) расположен в другом районе города или в другом городе, книга регистрируется в налоговой инспекции не по месту расположения торгового объекта, а по месту постановки организации на налоговый учет.

Однако если организация открыла обособленное подразделение (ст. 51 Гражданского кодекса Республики Беларусь) (например, филиал), которое исполняет ее налоговые обязательства, книгу от имени организации регистрирует филиал в инспекции МНС по месту постановки его на учет.

Регистрация книги в инспекции МНС - административная процедура, которая осуществляется на основании устного заявления руководителя или представителя организации (ч. 2 подп. 2.1 Постановления Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь от 31.12.2010 №99 «О некоторых вопросах осуществления налоговыми органами административных процедур, внесении изменений в постановление Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь от 13 февраля 2009 г. №11 и признании утратившими силу некоторых постановлений Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь и отдельных структурных элементов постановлений Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь»). Регистрация производится бесплатно в день представления книги (п. 28 Перечня административных процедур, осуществляемых налоговыми органами в отношении юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, утвержденного Постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 25.10.2007 №1399).

Руководителю некоммерческой организации следует иметь при себе удостоверение руководителя. Представителю организации нужен документ, удостоверяющий его личность, а также доверенность на получение зарегистрированной книги, выданная руководителем организации (иным уполномоченным лицом) и заверенная его подписью и печатью организации (подп. 1.5 Постановления №31).

Хранитель: кто в ответе за книгу учета проверок

За хранение книги отвечает руководитель организации или уполномоченное им лицо (несколько уполномоченных лиц - когда книги регистрируются на объекты осуществления деятельности, расположенные вне места нахождения организации) (п. 4 Правил). Если руководитель не назначает лиц, ответственных за хранение книги, приказ о том, что он отвечает за хранение книги, не издается. Приказ (распоряжение) о назначении лиц, ответственных за хранение книги, относится к категории приказов по основной деятельности.

В большинстве организаций в соответствии с законодательством для этих приказов устанавливается постоянный срок хранения, а в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных архивов, - 10 лет (подп. 16.1 Перечня типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь, индивидуальных предпринимателей по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения, утвержденного Постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 06.08.2001 №38 (далее - Перечень №38)). Наименование, дата и номер решения о назначении ответственным лицом за хранение книги (кроме случая, когда за хранение книги отвечает руководитель), а также его фамилия, имя, отчество и занимаемая должность указываются в книге, в специально предусмотренных для этого графах (форма книги учета проверок утверждена Постановлением №383). Если уполномоченное лицо меняется, издается новый приказ и в книге делается соответствующая запись.

Книга должна храниться по месту нахождения объекта осуществления деятельности (п. 6 Правил).

Место книги в документообороте организации

Книга включается в номенклатуру дел организации. Если ответственным за ее хранение назначен секретарь приемной руководителя, книга включается в номенклатуру дел руководителя, если главный бухгалтер (бухгалтер) - в номенклатуру дел бухгалтерии. Если организация планирует открывать новые торговые и иные объекты осуществления деятельности, которые располагаются вне места нахождения организации, в номенклатуре дел, утверждаемой в начале года, рекомендуется зарезервировать свободный индекс для книги (в разделе руководителя или подразделения, работник которого будет назначен ответственным за ее хранение).

Обложка книги оформляется аналогично обложке дела в соответствии с номенклатурой дел (п. 182 Инструкции по делопроизводству). На обложке указываются:

наименование вышестоящей организации (при наличии);

наименование организации;

наименование обособленного (структурного) подразделения или функция (направление деятельности) организации;

индекс дела по номенклатуре;

заголовок дела;

дата дела (год, в котором заведено дело);

срок хранения дела.

Книга относится к документам временного срока хранения. Ее не требуется приобретать и регистрировать ежегодно: она ведется до полного заполнения, поэтому в номенклатуре дел, которая утверждается ежегодно, в графе «Примечание» делается отметка «переходящее». По завершении книга передается в архив организации, где хранится пять лет после окончания ведения (п. 540-1 Перечня №38).

По окончании срока хранения книга включается в акт о выделении к уничтожению документов и дел. Книга уничтожается, если организацией подготовлены описи дел постоянного хранения и по личному составу за соответствующий хронологический период (п. 7 Положения о порядке сдачи юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями на хранение в архив книги учета проверок (ревизий), утвержденного Постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 08.08.2001 №39 (далее - Положение №39)). В случае ликвидации организации книги с не истекшим сроком хранения передаются по акту приема-передачи в архив местного исполкома одновременно с документами постоянного хранения и по личному составу (п. 13 Правил, п. 8 Положения №39).

К вам пришла проверка: предъявляем книгу

Лицо, ответственное за хранение книги, выдает ее проверяющим перед началом проверки для внесения необходимых сведений после предъявления проверяющим (руководителем проверки) служебного удостоверения и предписания на проведение проверки (п. 5 Правил, п. 3 ст. 71-1 Налогового кодекса Республики Беларусь; п. 33 Положения о порядке организации и проведения проверок (далее - Положение о проведении проверок), утвержденного Указом Президента Республики Беларусь от 16.10.2009 №510 (далее - Указ №510)). Сведения, внесенные в книгу проверяющим (руководителем проверки) до начала проверки, удостоверяются его подписью, как и исправления, сделанные им в книге. Руководитель организации (иной уполномоченный представитель) вправе не допускать к проведению проверки проверяющего, отказавшегося записать в книгу необходимые сведения (абз. 5 п. 7 Положения о проведении проверок; ч. 1 п. 14 Указа №510).

Не вносятся в книгу сведения о проведении проверок:

соблюдения требований технических нормативных правовых актов при строительстве (в том числе реконструкции, реставрации, капитальном ремонте и благоустройстве); утвержденной проектной документации при выполнении строительно-монтажных работ; соответствия используемых при строительстве материалов, изделий и конструкций проектным решениям и сертификатам для обеспечения эксплуатационной надежности и безопасности (сведения о проверке вносятся в журнал производства работ);

с использованием метода контрольной закупки товарно-материальных ценностей либо контрольного оформления заказов на выполнение работ (оказание услуг) - до начала проверки. Такие сведения заносятся в книгу после завершения контрольных мероприятий (закупки, оформления заказов) (ч. 1 п. 14 Указа №510);

в иных случаях, перечисленных в Указе №510 (п. 21 Указа №510, ч. 2 п. 89 Положения о проведении проверок).

Решение по этому вопросу принимается (в том числе по заявлению (жалобе) проверяемого субъекта) вышестоящим контролирующим (надзорным) органом (руководителем контролирующего (надзорного) органа, если вышестоящий контролирующий (надзорный) орган отсутствует). Жалоба подается в течение 10 дней со дня начала проверки (ч. 1 - 3 п. 22 Указа №510).

Если организация не согласна с решением по жалобе о признании проверки незаконной, действия (бездействия) должностных лиц контролирующего (надзорного) органа - невнесение записи о проведении проверки в книгу (ч. 3 п. 22 Указа №510) - можно обжаловать в суд в течение 10 дней со дня получения решения.

О наличии (непредставлении, отсутствии) книги и о произведенной в ней записи о проверке проверяющие обязаны указать в акте проверки (абз. 2 п. 14 Указа №510, абз. 7 п. 60, абз. 6. п. 89 Положения о проведении проверок).

Если у вас книги нет

Представители организаций, в которые пришла проверка, обязаны выдать проверяющим книгу (абз. 2 п. 8 Положения о проведении проверок). Если книга не предоставлена и об этом имеется отметка в акте проверки, в отношении организации может быть составлен протокол об административном правонарушении. Протокол оформляет должностное лицо контролирующего органа за воспрепятствование должностному лицу государственного органа в проведении проверки. За данное нарушение на организацию может быть наложен административный штраф от 10 до 50 базовых величин (ст. 23.2 Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях (далее - КоАП)). За неисполнение требования проверяющих о предъявлении книги учета проверок проверяемый субъект может быть привлечен к административной ответственности в виде штрафа в размере от 20 до 50 базовых величин (ст. 23.4 КоАП).

Наряду с этим предусмотрена административная ответственность должностных лиц контролирующего (надзорного) органа, правовых или технических инспекторов труда профессионального союза, должностных лиц профессионального союза, назначивших проведение проверки, за совершение деяний, повлекших признание проверки незаконной (ст. 23.79 КоАП). Этот факт устанавливается государственным органом или хозяйственным судом, в том числе на основании невнесения должностным лицом контролирующего (надзорного) органа записи о проведении проверки в книгу (ч. 1 - 3 п. 22 Указа №510).

Больше работ по теме: