Как я представляю себе профессию делопроизводителя

 

ОМГУ им. Достоевского

Учебная программа «Документационное обеспечение управления и архивоведение»

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

По предмету: Введение в специальность

На тему: Как я представляю себе профессию документоведа

Выполнил: Студент Виктория Андреевна

Проверил: Преподаватель Толочко Нина Борисовна

Омск 2012

Введение

Рейтинг «женских» профессий возглавляет должность секретаря-делопроизводителя. Все 100% претендентов в секретари - женщины. Исследовательский центр портала изучил 50 самых популярных профессий, основываясь на анализе резюме претендентов с опытом работы в той или иной сфере. По результатам, из всех профессий только должность секретаря-делопроизводителя на 100% оказалась «женской», то есть ее стремятся занять <#"justify">Есть такая профессия - делопроизводитель. Люди этой профессии как раз-то ничего и не производят: они только фиксируют для истории то, что делают остальные, но без них всё равно никуда. Делопроизводство - это деятельность по документированию и организации работы с документами. Традиционно в организациях документооборотом занимается общий отдел или канцелярия, аппарат или секретариат.

Делопроизводитель всегда в курсе всех событий, которые происходят на предприятии. Ни одна мышь не проскочит мимо канцелярии: не пройдет ни одна новость, ни одна кадровая перестановка, ни одно известие. Точно так же и не выйдет за пределы организации. Канцелярия работает даже тогда, когда предприятие ликвидируется: ведь должны же быть документы кем-то сданы в архив.

Педантичность в оформлении документов нередко обращается и против их составителей: достаточно вспомнить нацистскую Германию времен Второй мировой войны. У немцев всегда был абсолютный порядок в документах, что и позволило всем без исключения другим народам, чьи представители потерпели от режима, потребовать компенсаций. Это стало возможным только благодаря сохранившимся документам.

Документы - это история. В романах о разведчиках упоминается расхожая шутка: «Подумал - не говори. Сказал - не записывай. Записал? Не удивляйся!». Вспоминается и трепетное отношение к «переписке Бестужева» в фильме «Гардемарины, вперёд!», или переписка королевы в романе Александра Дюма «Три мушкетера», насколько бумажные документы в чужих руках способны повлиять на ход истории. Или слова Михаила Булгакова в романе «Мастер и Маргарита»: «Рукописи не горят!». Рукописи действительно не горят.

В среде делопроизводителей свой профессиональный юмор тоже присутствует. «Верьте людям на слово, заверенное подписью и печатью» сегодня актуально, как никогда. Ранее, во времена Киевской Руси, для скрепления договора достаточно было «купеческого слова», «слово купца» скрепляло условия сделки лучше, чем печать любого нотариуса.

Оттого и появился бумажный документооборот, чтобы можно было держать в руках материальные доказательства чужой нечестности… Сегодня все документы принимают электронный, цифровой вид: «электронная подпись», «электронный документооборот» и т.д., даже договора готовятся и заверяются в «электронном виде». Виной всему быстрота: пока вы подпишете документ лично, вы потратите дополнительное время, а время сегодня - бесценно. В этом причина возникновения и отличительное удобство электронных документов от бумажных.

В сети Интернет почти вся информация основывается на слухах и домыслах, а реальные документы в качестве доказательств мало кто может предоставить, да никто и не задается особо такой целью, вот и снижается доверие к Интернету как к источнику информации, а в библиотеки снова выстраиваются очереди, как во времена СССР. Серьезные, уважающие себя и своих читателей писатели и журналисты всегда пойдут в архив, чтобы подкрепить свои сообщения осязаемыми реальными бумажными документами.

А теперь рассмотрим профессию делопроизводителя более подробно.

Делопроизводитель - служащий ответственный за ведение документации организации, суда, фирмы, кооператива и т. д. Делопроизводитель часто работает в канцелярии и ведет делопроизводство в соответствии с требованиями налогового, судебного и т. д. законодательства. В небольших организациях делопроизводитель и секретарь часто одно лицо. В крупных организациях делопроизводителями работают люди получившие специальное образование.

Или коротко: делопроизводитель - специалист по работе с документацией. Делопроизводитель может работать в любой организации, имеющей документооборот.

В обязанности делопроизводителя входят:

прием и регистрация корреспонденции и направление ее в структурные подразделения;

ведение учета документов, оформление регистрационных карточек, создание банка данных;

осуществление контроля за исполнением, выдача справок по зарегистрированным документам;

отправление исполненной документации по адресатам;

систематизация и хранение документов текущего архива, подготовка и сдача в архив предприятия (организации) документационных материалов, законченным делопроизводством;

обеспечение сохранности проходящей служебной документации.

Таким образом, основная цель деятельности делопроизводителя - совокупность работ по документированию деятельности учреждений.

Основной предмет труда - знаковые системы (цифры, таблицы, документы). В своей работе делопроизводитель использует вещественные (орудийные) средства труда - ручные (карандаш, ручка), механические (сшиватели, штемпельное оборудование и т.д.), электрические (пишущие машинки, диктофоны), электронные (компьютер). Кроме этого, к основным относятся его невещественные (функциональные) средства - долговременная и оперативная память, хорошее распределение и переключение внимания, речь устная и деловая письменная, а также органы чувств - зрение, слух.

Работа делопроизводителя имеет четко определенный характер и осуществляется в соответствии с действующими должностными обязанностями;

законодательными и нормативными правовыми актами;

распоряжениями, приказами, постановлениями и другими руководящими документами вышестоящих органов;

основными положениями Единой государственной системы делопроизводства;

правилами внутреннего распорядка и нормами охраны туда.

Труд делопроизводителя имеет такую организацию, при которой он самостоятельно от начала и до конца выполняет свою работу и за нее отвечает.

Функционально делопроизводитель является исполнителем, но свою трудовую деятельность и нагрузку он самостоятельно планирует и распределяет.

Контакты у делопроизводителя немногочисленные - с коллегами по работе.

Ответственность у делопроизводителя повышенная моральная - за сохранность служебной документации.

Делопроизводитель работает в комфортных условиях - в помещении . Рабочая поза -сидя.

психологическую напряженность в работу делопроизводителя могут вносить следующие факторы:

необходимость длительной, кропотливой работы с документальным материалом;

повышенное содержание бумажной пыли в воздухе.

Возможны два варианта организации работы делопроизводителя:

в небольшом учреждении делопроизводитель в одиночку выполняет функциональные обязанности;

в крупном учреждении - обрабатывает документацию по ограниченному кругу вопросов и в случае необходимости взаимодействует с другими делопроизводителями.

Требования профессии к индивидуальным способностям специалиста

высокая работоспособность;

способность к распределению и переключению внимания в течение длительного времени;

хорошая долговременная и оперативная память;

выносливость зрительного анализатора.

Квалификационные требования

- Делопроизводитель должен иметь высшее образование, в некоторых случаях достаточно среднего специального образования, опыт работы необязателен.

Делопроизводитель должен знать основные правила ведения деловой переписки, составления различных деловых писем.

Делопроизводитель должен иметь хорошую память, быть грамотным человеком, обладать такими качествами как коммуникабельность, доброжелательность, стрессоустойчивость, организованность, ответственность.

Требования профессии к личностным способностям и качествам специалиста

личная организованность

усидчивость

исполнительность и обязательность

аккуратность

ответственность

самообладание

толерантность

хорошая оперативная память

общая культура и правильная речь

способность концентрировать и распределять внимание

хорошая зрительно-мониторная координация

часто - знание иностранного языка

Медицинские противопоказания

Работа делопроизводителя противопоказана людям с заболеваниями:

опорно-двигательного аппарата (нарушение координации движения кистей рук);

верхних дыхательных путей;

аллергическими;

зрительного анализатора.

Допрофессиональное образование

Необходимы знания по русскому языку и литературе, информатике в рамках школьной программы.

Пути получения профессии

Профессии делопроизводителя обучают в учреждениях начального и среднего специального профессионального образования на факультете «Делопроизводство и архивоведение».

Родственные профессии

Документовед, архивариус, архивист, секретарь.

Должностные обязанности

·Принимает и регистрирует корреспонденцию, направляет ее в структурные подразделения.

·В соответствии с резолюцией руководителей предприятия передает документы на исполнение, оформляет регистрационные карточки или создает банк данных.

·Ведет картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществляет контроль за их исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным документам.

·Отправляет исполненную документацию по адресатам.

·Ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива.

·Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск.

·Подготавливает и сдает в архив предприятия документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составляет описи дел, передаваемых на хранение в архив.

·Обеспечивает сохранность проходящей служебной документации.

Права

·Делопроизводитель имеет право давать подчиненным ему сотрудникам и службам поручения, задания по кругу вопросов, входящих в его функциональные обязанности.

·Делопроизводитель имеет право контролировать выполнение производственных заданий, своевременное выполнение отдельных поручений подчиненными ему службами и подразделениями.

·Делопроизводитель имеет право запрашивать и получать необходимые материалы и документы, относящиеся к вопросам своей деятельности и деятельности подчиненных ему служб и подразделений.

·Делопроизводитель имеет право взаимодействовать с другими предприятиями, организациями и учреждениями по производственным и другим вопросам, входящим в его функциональные обязанности.

·Делопроизводитель имеет право знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися деятельности Подразделения.

·Делопроизводитель имеет право предлагать на рассмотрение руководителя предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей Должностной инструкцией обязанностями.

·Делопроизводитель имеет право выносить на рассмотрения руководителя предложения о назначении, перемещении и освобождении от занимаемых должностей работников подчиненного подразделения, предложения о поощрении отличившихся работников, наложении взысканий на нарушителей производственной и трудовой дисциплины.

·Делопроизводитель имеет право докладывать руководителю обо всех выявленных нарушениях и недостатках в связи с выполняемой работой.

·Делопроизводитель имеет право общаться с представителями прессы, передавать служебную информацию в другие организации как сотрудник предприятия:

oтолько по разрешению непосредственного руководителя;

oв рамках выполняемых функций по должности;

oпо всем вопросам, относящимся к вашей сфере деятельности на предприятии.

Ответственность

·Делопроизводитель несет ответственность за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией - в пределах, определенных трудовым законодательством Российской Федерации.

·Делопроизводитель несет ответственность за нарушение правил и положений, регламентирующих деятельность предприятия.

·При переходе на другую работу или освобождении от должности Делопроизводитель ответственен за надлежащую и своевременную сдачу дел лицу, вступающему в настоящую должность, а в случае отсутствия такового, лицу его заменяющему или непосредственно своему руководителю.

·Делопроизводитель несет ответственность за правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, - в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

·Делопроизводитель несет ответственность за причинение материального ущерба - в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

·Делопроизводитель несет ответственность за соблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации.

·Делопроизводитель несет ответственность за выполнение правил внутреннего распорядка, правил ТБ и противопожарной безопасности.

Места работы

делопроизводитель профессия должностной обязанность

Работа в более или менее крупных организациях и учреждениях, ведущих прием посетителей и имеющих документооборот.

Профессия делопроизводителя, как правило, имеет средний уровень востребованности на рынке труда, уровень заработной платы - средний.

Заключение

Рассмотрев всю сущность работы делопроизводителя, я сделала некоторые выводы.

Должность делопроизводителя подходит людям, которые достаточно усидчивы и спокойны. Ведь такая работа не предусматривает какой-либо «беготни» по инстанциям и т.п. Все вопросы решаются на месте. Делопроизводитель так же должен отличаться организованностью свой работы, оперативной памятью и аккуратностью.

Труд делопроизводителя является необходимым элементом в сложном механизме управления в любом учреждении, хоть это районный архив, хоть небольшая строительная организация.

Для себя я узнала, то, что не всем работа делопроизводителя подойдет и по медицинским показаниям. Так как это работа с документами, то соответственно в воздухе содержится высокая концентрация бумажной пыли, что очень опасно для аллергиков.

Так как я не отношусь к такой группе людей, то могу занимать данную должность.

А также имидж организации складывается из разных деталей, и далеко не последнее место в этом наборе занимают профессиональные знания и поведение делопроизводителя.

Профессия делопроизводителя требует от человека, избравшего её, высокого уровня подготовленности и целого комплекса деловых и личностных качеств.

Специфика работы делопроизводителя заключается в том, что ему приходится выполнять работу не только с документами (составлять, редактировать, оформлять, систематизировать, готовить документы на архивное хранение) используя современную оргтехнику, средства связи, в том, числе и ПК, но и осуществлять многочисленные контакты с различными должностными лицами, посетителями; решать вопросы по телефону, активно участвовать в подготовке заседаний, совещаний; работу хозяйственного характера. Делопроизводитель должен иметь широкий кругозор и обладать развитым интеллектом, но еще важнее - психологическую компетентность и способность к сопереживанию, готовность к сотрудничеству, эмоциональную зрелость.

Очень важным фактором в работе делопроизводителя является хороший контакт с руководителем, умение выполнять работу в его стиле, оказывать максимальную помощь руководителю и экономить его время.

За последние годы профессия претерпела существенные изменения. С появлением информационных технологий упростились процедуры подготовки документов, их регистрации, поиска, хранения и пересылки адресату. В то же время возросла роль секретаря как организатора, диспетчера, консультанта.

От профессионального уровня делопроизводителя во многом зависит престиж и успешная деятельность организации

Список использованной литературы

1.Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). 4-е изд. испр. и допол. - М.: ООО "Журнал "Управление персоналом", 2003. - 408 с.

.Кудрявцев В.А. и др. "Организация работы с документами учебник - М. ИНФРА-М, 1998

.Самыкина И.В. "Практическое руководство для секретаря". - М. БИНОМ, 2001.

4.<http://di.as-volga.com/ITR/Deloproizvoditel>

.ru.wikipedia.org <http://ru.wikipedia.org/>

ОМГУ им. Достоевского Учебная программа «Документационное обеспечение управления и архивоведение» КО

Больше работ по теме: