Кадровая документация

 

Введение

В современных условиях достаточно четко прослеживается важность кадровой документации в деятельности любой организации. Любой процесс, любая деятельность на предприятии регламентирована соответствующими актами, положениями, инструкциями, правилами, которые выполняют свою специализированную роль. Следовательно, изучение кадровой документации, ее исследование и анализ необходим для грамотного ее применения и составления, а также создания наилучшей системы для эффективного функционирования организации.

В основе управленческой деятельности лежит работа с документами, делопроизводство, документооборот. Традиционная документоведческая интерпретация терминов "делопроизводство" и "документооборот" достаточна близка и сводится к формальным процессам создания и движения документов в организации. В более обыденной трактовке многие понимают под делопроизводством канцелярские функции по учету документов, а под документооборотом - бизнес-процессы, связанные с функциональной деятельностью организации.

Однако при более внимательном рассмотрении очевидно, что невозможно построить эффективную систему управления на основе двух систем управления документационной деятельности: формальной и функциональной. Они должны быть неразрывно связаны и едины в масштабе всего предприятия. Именно документ, основной элемент этих систем, является предметом изучения нашей курсовой работы.

Цель курсовой работы состоит в изучение различных взглядов и представлений на эту проблему, определить общие черты и различия трактовки изучаемого нами понятия, рассмотреть систему кадровой документации и какие современные технические разработки существуют для результативного функционирования этой системы.

В перовой главе нашей курсовой работы мы определим сущность понятия «Кадровая документация», рассмотрев интерпретацию этого понятия разных авторов, выявим общие черты и различия в этих определениях. Далее мы рассмотрим систему кадровой документации, определим ее элементы, основные признаки и значение в общей систему управления персоналом. Затем разберем современное техническое обеспечение, применяемое для информатизации и автоматизации процессов в области управления системы кадровой документации, увидим преимущества использования такого обеспечения.

Вторая глава будет посвящена формированию системы управления персоналом организации. Для этого мы спроектируем организационную структуру управления (ОСУ) предприятия по заданным элементам. Она изначальна является неэффективной, поэтому мы разработаем модифицированную ОСУ, в которой будут упразднены недостатки предыдущей. Следующим пунктом курсовой работы будет формирование службы системы управления персоналом. Здесь мы проанализируем распределение функций между структурными подразделениями этой службы. И, наконец, на основе изученного теоретического материала мы разработаем регламентирующую документацию, а именно Положение об отделе персонала и Должностную инструкцию старшего сотрудника по регулированию трудовых отношений.

1. Теоретические основы кадровой документации

.1 Определение сущности понятия «Кадровая документация»

Для освещения какого-либо вопроса сначала необходимо определить его терминологический состав. В каждой сфере человеческой деятельности употребляется тот или иной набор понятий и терминов специфичный только для конкретной области его применения. Отличие от общелитературного язык профессиональный требует однозначности толкования основных понятий, выраженных в терминах. Для документационного обеспечения управления это особенно важно: язык делового общения тесно связан с лексикой законодательных и нормативных актов, и неточное употребление того или иного термина может иметь нежелательные юридические последствия [9, с.50]. Именно поэтому в первом пункте нашей курсовой работы мы определим сущность понятия «Кадровая документация» для дальнейшего более содержательного раскрытия темы.

Чтобы максимально точно определить значение рассматриваемого нами термина мы рассмотрим его трактовку различных авторов в таблице №1, а затем проведем анализ этих понятий.

Таблица №1. «Определение сущности понятия «Кадровая документация»

№ОпределениеЛитература1231.Кадровая документация - это совокупность документов организационного, организационно - методического, организационно - распорядительного, нормативно - технического, технико-экономического характера, а также нормативно - справочные материалы, устанавливающие нормы, правила, требования, характеристики, методы, используемые при решении конкретных задач, связанных с персоналом организации.Самыгин, С. И. Управление персоналом / Под ред. С. И. Самыгина. - Ростов-н/Д: Феникс, 2007 - 512 с. - (Серия «Учебники, учебные пособия») (с.188)2.Кадровая документация - документы, обращающиеся в системе управления персоналом, основой которого является делопроизводство - полный цикл обработки и движения документов с момента их создания работникам кадровой службы (или получения ими) до завершения исполнения и передачи в другие подразделения.Кибанов, А. Я. Управление персоналом организации: Учебник / По ред. А. Я. Кибанова. - 2-е изд., доп. и перераб. - М.: ИНФРА-М, 2008. - 638 с. (с.156)3.Кадровая документация - ряд организационно - распорядительной, отчетно-статистической, информационно - справочной документации, а также документация по личному составу.Басаков, М. И. Документы по персоналу организации / Сост. М. И. Басаков. - Ростов-н/Д: Издательский центр «МарТ», 2007. - 272 с. (27с.)4.Кадровая документация - группа документов, создаваемая при оформлении, приеме, увольнении сотрудников, предоставлении отпуска, поощрения, регламентации обязанностей персонала, формирования штатного расписания и других документов, связанных с личным составом организации Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учебное пособие. - 3-е изд. - М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2007. - 287 с. (с.157)5.Кадровая документация - документы обязательные для организации трудовой деятельности персонала и юридического оформления кадровой структуры.Охотский, Е. В. Книга работника кадровой службы: Учебно-справочное пособие/ Под общ. ред. Е. В. Охотского, В. М. Анисимова. - М.: ОАО «Издательство «Экономика», 2008. - 494 с. (с.107)6.Кадровая документация - письменные документы, в которых фиксируются личные данные о персонале, количественный и качественный состав, задачи, функции, права, обязанности подразделений и отдельных работников, учет рабочего времени и другие документы, создаваемые и обрабатываемые кадровой службой.Кузнецова, Т. В. Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения): Учебник для вузов / Кузнецова Т. В., Санкина Л. В., Быкова Т. А. и др.; Под ред. Т. В. Кузнецовой. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2007. - 359 с. (с. 63)7.Кадровая документация - совокупность взаимосвязанных документов, используемых кадровой службой организации.Комышев, А. Л. Основы документационного обеспечения управления: Учебное пособие для экономистов, бухгалтеров, аудиторов и менеджеров / Комышев А. Л. - М.: Издательство «Дело и сервис», 2008. - 224 с. (с.23)8.Кадровая документация - нормативно установленная база документов, определяющая круг важнейших обязанностей персонала, требуемых для успешного выполнения работы, место данной должности в деятельности организации, связей ее с другими работниками (подразделениями), условия труда, а также связанных с общей организацией деятельности предприятия.Саакян, А. К. Управление персоналом организации / А. К. Саакян [и др.] - СПб: Питер, 2007. - 176 с. (с. 54)9.Кадровая документация - документы, регламентирующие задачи, функции, права, обязанности подразделений и отдельных сотрудников организации; содержат методы и правила выполнения обязанностей работников, а также нормы и нормативы, необходимые при решении задач организации и планирования труда. Сербинский, С. И. Управление персоналом. Учебное пособие / Под ред. Б. Ю. Сербинского и С. И. Самыгина. - М.: «Издательство Приор», 2009 - 432 с. (с. 287)10.Кадровая документация - различные виды актов, имеющих юридическое значение, связанные с деятельностью организации и отражающие сведения о персонале и регламентации его деятельности в ней. Андреева, В. И. Делопроизводство в кадровой службе: Практическое пособие с образцами документов ( на основе ГОСТов РФ) / В. И. Андреева. - М.: Бизнес - школа «Интел - синтез», 2007. - 208 с. (с. 33)11.Кадровая документация - совокупность различных видов документов, которые создаются и оформляются кадровой службой при приеме, увольнении, распределением и регулирование деятельности работников в организации. Рогожин, М. Ю. Документационное обеспечение управления: Практическое пособие / М. Ю. Рогожин. - М.: Издательство РДЛ, 2007. - 400 с. (с.142)12.Кадровая документация - нормативно установленный перечень документов, регулирующие работу персонала, рассматриваемого, в свою очередь, как совокупность взаимосвязанных групп работников (положение о подразделениях, модели рабочих мест, должностные инструкции, контракты и др.)Егоршин, А. П. Управление персоналом / А. П. Егоршин. - Н. Новгород: НИМБ, 2007. - 607 с. (с. 224)13.Кадровая документация - документы, обращающиеся в системе управления персоналом, обработка их и движение с момента создания или получения до завершения исполнения или передачи.Турчинов, А. К. Управление персоналом: Учебник / Общ. ред. А. К. Турчинова. - М.: Издательство РАГС, 2008. - 488 с. (с. 418)14.Кадровая документация - комплекс документации, обеспечивающий планирование (плановые расчеты по численности, оплате труда и т.п.), сбор статистических данных о персонале (сведения о численности, балансе рабочего времени, производительности труда), социальную гарантию (пенсии, пособия, льготы) и организацию деятельности персонала в целом на предприятии.Печникова, Т. В. Документационное обеспечение деятельности организации: Учебное пособие / Т. В. Печникова, А. В. Печникова. - М.: Ассоциация авторов и издателей «Тандем». Издательство ЭКСМО, 2009. - 208 с. (с. 103)15.Кадровая документация - система документов, создаваемых и обрабатываемых кадровой службой организации с целью установления и регламентации функций, задач, прав, обязанностей подразделений, отдельных сотрудников и организации в целом в области управления персоналом.Горин, П. К. Кадры предприятия: Учебник / Горин П. К. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2007. - 385 с. (с. 281)

Итак, рассмотренные нами определения позволяют сделать вывод, что «Кадровая документация» имеет весьма объемное по количеству охватываемых документов понятие. Каждый из авторов в разной степени раскрывают данный термин. Наиболее полным является определение из учебника «Управление персоналом» под редакцией С. И. Самыгина. В нем отражается весь спектр документации, относящейся к управлению персоналом, в которых описываются различные «нормы, правила, требования, характеристики, методы, используемые при решении конкретных задач», а также перечисляются все группы кадровых документов.

Рассматривая определения дальше, можно выделить трактовку «кадровой документации» автора учебника «Книга работника кадровой службы» Е. В. Охотского. Оно краткое, но вместе с тем лаконичное. Он пишет, что это «документы обязательные для организации трудовой деятельности», так как без их наличия невозможна деятельность любой организации, вместе с тем он акцентирует внимание именно на трудовую деятельность, которая именно на этих документах основывается и юридически оформляется.

Авторы других определений дают примерно одинаковую интерпретацию рассматриваемого нами понятия: многие перечисляют именно сами документы и их функции, обращая внимание на то, что они создаются и обрабатываются в кадровой службе (отделе) организации и влияют как на всю деятельность организации, так и на отдельного работника.

Таким образом, мы определили сущность понятия «кадровая документация», рассмотрев определения различных авторов, и установили, что совокупность кадровых документов образует целостную систему взаимосвязанных элементов, которая направлена на решение различных задач.

Именно эту систему мы рассмотрим в следующем пункте нашей курсовой работы.

1.2 Система кадровой документации

Любые отношения, в которые вступают люди в процессе трудовой деятельности, регламентируются. То, что в трудовых отношениях существенно для общества в целом, закреплено в законодательных актах. Многие детали отношений отражают специфику субъектов взаимоотношений и поэтому регламентируются в нормативных документах отраслевого, регионального уровня, уровня предприятия, подразделения предприятия, отдельного работника. [3, с.94]

В этой главе мы рассмотрим документы, начиная с уровня предприятия и заканчивая, документами, регламентирующие деятельность отдельного работника в нем. Все они представляют собой сложноорганизованную систему кадровой документации, в которой отдельные ее элементы (правила, положения, инструкции и т. д.) взаимосвязаны и выполняют свою специфическую функцию.

Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению. [9, с.54] Документы же составляющие систему кадровой документации, характеризуются единством целевого назначения и в комплексе обеспечивают документирование деятельности персонала, подразделений, их функций и задач, а также различные виды документов, связанные с обеспечением повышения качества работы и ее анализа.

Для более детального рассмотрения этих документов мы обратимся к таблице №2 «Назначение и содержание основных кадровых документов».

Таблица №2. «Назначение и содержание основных кадровых документов»

№Наименование документаНазначениеСодержание1.Трудовой договор (контракт)Регулирование социально - трудовых отношений в организации и заключение между сторонами социального партнерства.Определяются права, обязанности и ответственность сторон, обязательные и дополнительные условия, определение трудовых обязанностей, размер заработной платы, режим рабочего времени, установление испытательного срока, продолжительность отпусков, порядок расторжения договора и т. д.2.Должностная инструкцияОпределение функциональных связей сотрудника и его взаимоотношения с управленческим персоналом, конкретизация прав и обязанностей, объема знаний и умений работника, повысить своевременность и надежность выполнения заданий, исключение дублирование обязанностей.Обозначены наименование должности, порядок назначения на должность, перечисляются виды работ, определяются права, обязанности, функции, ответственность, поощрения, связи и критерии оценки результатов труда работника.3.Положение о кадровой службеРегламентация деятельности кадровой службы, четкое распределение обязанностей ее сотрудников и взаимодействие кадровой службы с другими подразделениями.Общие вопросы организации кадровой деятельности, основные цели и задачи, функции, права и обязанности службы и ее сотрудников; порядок взаимоотношений с другими структурными подразделениями.4.Положение о персоналеОпределяет порядок профессионально - трудовых отношений, закрепленных в учреждении.Отражаются вопросы организации деятельности учреждения, оплаты труда, порядок предоставления отпусков, командирования сотрудников, права и обязанности сотрудников и администрации.5.Положение о подразделенияхРегламентация назначения и места подразделения в структуре организации, его собственную структуру, основные функции и задачи управления, ответственность и формы поощрения сотрудников подразделения. Рассматривается рациональное распределение функций, установление конструктивных связей между структурными подразделениями, конкретизация прав подразделений, меры по повышению ответственности сотрудников подразделений.6.Правила внутреннего трудового распорядкаРегламентация порядка приема и увольнения сотрудников, основных прав, обязанностей и ответственности сторон трудового договора, режима рабочего времени, время отдыха, применения к работникам мер поощрения и взысканий.Обозначены права, обязанности работника и работодателя, описан режим рабочего времени и время отдыха, предоставление отпуска.7.Штатное расписаниеЗакрепление должностного и численного состава с указанием фонда заработной платы.Содержит перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы.8.Положение о премированииВводится в целях усиления материальной заинтересованности, достижения лучших конечных результатов деятельности, улучшения качества работы, создания условий для проявления творческой активности каждого работника.Состоит из общего положения и порядка премирования, в котором рассматривается источник выплат, показатели премирования, сроки и периодичность выплат, а также причины лишения премий.9.Положение о поощренииВыражение благодарности за успехи в работе, материально - техническая поддержка сотрудников.Определяется состав вознаграждения, причины поощрений и порядок их оформления.10.Положение об аттестации сотрудниковУстановление соответствия сотрудника занимаемой должности и его тарификации.Обозначены критерии аттестации и оценки, мероприятия по организации аттестации и порядок их проведений (сроки, графики), определяется состав аттестационной комиссии и регламент его работы.11.Положение об оплате трудаУстранение диспропорций в оплате труда отдельных категорий работников, закрепление кадров на предприятии, соблюдение интересов работников и работодателя в части роста трудовой отдачи и роста ее оплаты, равнонапряженность трудовых норм или дифференциация заработной платы в зависимости от напряженности труда работника.Указываются цели, которые ставятся в сфере организации оплаты труда на период действия положения и достижению которых должна способствовать организация заработной платой. Определяются нормативные документы, охарактеризованы системы, на базе которых определяется размер заработной платы.

Все документы, рассмотренные в таблице №2, входят в систему кадровой документации, то есть каждый из вышеупомянутых документов находятся во взаимной зависимости и образуют единое целое. Так, например, в трудовом договоре определяются обязанности работника на занимаемой должности и режим рабочего времени, которые, в свою очередь, конкретизируются в должностной инструкции и в правилах внутреннего трудового распорядка соответственно.

Еще одним свойством системы кадровой документации является наличие системно - формирующих факторов у элементов системы, предполагающих возможность ее создания. Для формирования системы необходимо создать упорядоченные связи. Такими связями в рассматриваемой нашей системе являются общий принцип их создания и направленность на решение конкретной задачи. В качестве примера можно привести общий принцип создания таких документов как Положение о премировании и Положение о поощрении, которые решают одну и ту же проблему, но также находятся в тесной взаимосвязи с другими документами системы.

Другой признак системы кадровой документации заключается в наличии у неё интегративных качеств, то есть особенностей, присущих системе в целом, но не свойственных ни одному из ее элементов в отдельности. Такой особенностью является обеспечение стабильной деятельности организации в целом, но если рассматривать каждый документ в отдельности, то он не выполняет такую функцию, он способствует успешному выполнению системой этой функции.

Таким образом, мы рассмотрели систему кадровой документации, кратко описали назначение и содержание ее основных элементов, выявили основные признаки системы и убедились в том, что она занимает одно из значительных мест в системе управления организацией.

Для эффективной и результативной деятельности этой системы необходимо современное техническое обеспечение, которое мы рассмотрим далее.

1.3 Современное техническое обеспечение кадровой документации

Современный уровень информатизации общества и автоматизации процессов предопределяет использование новейших технических, технологических, программных средств в различных экономических информационных системах, в том числе в системе кадровой документации.

Документационная деятельность любого предприятия включает одни и те же делопроизводственные операции и процессы. Документы поступают из вне или создаются внутри организации, они регистрируются и направляются для рассмотрения и принятия решений, а принятые решения - для исполнения. В тоже время специалисту, занятому в процессе документационного обеспечения персонала, нужно решить рад задач: обеспечить информационно-справочное обслуживание; учет и анализ кадрового обеспечения; учет, анализ и подбор сотрудников организации на имеющиеся вакантные места; подбор резерва на выдвижение; расчет дополнительной потребности организации в специалистах соответствующей квалификации; аттестация кадров; формирование плана централизованного повышения квалификации сотрудников; анализ состава и движения руководящих кадров; прогнозирование и расчет перспективного плана потребности в специалистах соответствующей квалификации; анализ профессиональной структуры кадров; анализ текучести кадров.

Все это без современного технического обеспечения превращается для него в рутинную, трудоемкую работу, при которой возникаю различные проблемы:

·невозможно найти нужный документ или даже узнать, был ли он вообще;

·документы движутся крайне медленно, приходится тратить значительные усилия на изготовление копий и контроль прохождения наиболее важных документов;

·документооборот, как правило, включает значительную часть избыточных документов и инстанций их рассмотрения, а принимаемые решения нередко дублируют друг друга, а иногда носят противоречивый характер;

·отсутствует точная информация о прошлой и текущей деятельности подразделений и исполнителей с документами, а также об истории подготовки и рассмотрения конкретных документов. [24, с.22]

То есть следствием неэффективной организации работы с документами является фактическая неуправляемость организации, которая выражается в том, что руководители не в состоянии ответить на многие ключевые вопросы, связанные с деятельностью организации:

какие решения принимались организацией;

какие документы и по каким проблемам находятся в работе;

какова предыстория и состояние решения конкретных вопросов;

чем занимались и занимаются конкретные исполнители и подразделения.

Решению этих проблем и повышению управляемости предприятия может способствовать организация автоматизированной системы управления кадрами (АСУ) или автоматизированного рабочего места специалиста кадровой службы (АРМ), выполненного на базе ПЭВМ. Такой подход позволяет реализовать новую информатизационную технологию процесса управления [12, с.64].

АСУ представляет собой форму организации управления персоналом, основанную на тесной взаимосвязи человека и вычислительной техники, а также на широком использовании выработанных в практике управления приемов и методов оптимизации и автоматизации принимаемых решений.

Под автоматизированным рабочим местом (АРМ) понимается совокупность методических, языковых и программных средств, обеспечивающий автоматизацию функций пользователя, позволяющих оперативно удовлетворить его информационные и вычислительные запросы [6, с.391].

Использование отдельных автономных компьютеров на рабочих местах делопроизводителей или даже компьютерной сети в кадровой службе вышеперечисленных проблем принципиально не решает, фактически это просто меняет способ ведения картотеки или журнала.

Если же существует сеть, объединяющая компьютеры, установленные на рабочих местах в различных подразделениях организации, то данные о работе с документами на рабочих местах могут автоматически собираться и накапливаться на сервере сети, формируя информационную базу для управления кадровой документацией. Более того, появляется возможность использовать сеть не только для пересылки данных о работе с документами, но и самих документов, то есть возможность перехода на электронный документооборот в полном смысле слова. Для организации такого сетевого управления документационной деятельностью необходимо специальное программное обеспечение - системы автоматизации делопроизводства и документооборота (САДД).

Чем большее число рабочих мест сотрудников связанных с обработкой документов, охватывается такой системой, тем эффективнее может осуществляться контроль. В идеале система должна распространяться на все рабочие места, в этом случае - при минимизации дополнительных трудозатрат - обеспечивается полный контроль над документационной деятельностью организации в реальном масштабе времени [24, с.23].

Важнейшим вопросом при принятии организацией решения о создании или приобретении САДД является вопрос их реальной эффективности. Ниже перечислены основные составляющие эффекта, получаемого при вводе в действие САДД в масштабе организации:

1.Во всех подразделениях и в организации в целом вводится единая и строго регламентированная технология делопроизводства. При этом уменьшается зависимость организации от персонала как носителя технологических знаний по работе с документами.

2.Организация становится управляемой. Появляется возможность ответить на любой вопрос по документам и исполнителям, осуществлять анализ и управление документационной деятельностью. Поскольку компьютерная сеть может охватывать не только центральный офис организации, но и ее территориально-удаленные подразделения, то управляемость может распространяться на всю территориально-распределенную структуру организации.

.Создаются условия для существенного ускорения прохождения документов по организации, особенно при реализации электронного документооборота. Для госаппарата это одна из важнейших характеристик эффективности функционирования его учреждений. В коммерческих структурах - это важное условие повышения конкурентоспособности организации, получения выигрыша за счет более быстрой реакции на изменение конъюнктуры.

.Минимизируется трудоемкость операций, связанных с обработкой кадровой документации. При этом нужно, конечно, иметь в виду, что необходимость ввода полной и точной информации о документе, скажем, при его первичной регистрации, может потребовать дополнительных усилий на некоторых рабочих местах, тогда как трудоемкость работы на других рабочих местах, использующих эту информацию, сокращается, как показывает опыт, в несколько раз. Но, самое главное, сокращение трудозатрат операторов само по себе не может являться целью использования САДД.

.Качественный выигрыш во времени и трудозатратах достигается при организации взаимоувязанного электронного документооборота внутри организаций и между ними, поскольку полностью отпадают проблемы, связанные с изготовлением и пересылкой бумажных документов, а затем в повторном вводе реквизитов и текстов полученных документов [24, с.24].

Подводя итог вышеизложенному материалу, мы можем сказать, что внедрение и практическое использование АРМ, АСУ и САДД оказывает положительное воздействие на организацию труда специалиста по кадрам. Положительный социально-экономический эффект выражается в росте производительности труда и снижении его рутинности.

Таким образом, нами было определено содержание понятия «кадровая документация», сказав, что каждый из авторов в разной степени раскрывают данный термин: некоторые определения являются наиболее полными, другие краткие и лаконичными, но все авторы акцентируют внимание на то, что кадровая документация занимает значительное место в организации деятельности персонала, закреплении их прав и обязанностей, регулировании трудовых отношений между работником и работодателем, а, образуя систему кадровой документации, обеспечивает функционирование всей организации в целом. А для более эффективной работы системы целесообразно использовать современное техническое обеспечение, путем внедрения АРМ, АСУ и САДД.

2. Формирование системы управления персоналом организации

.1 Разработка системы управления персоналом по заданным элементам

Приступая к разработке системы управления персоналом, мы дадим определение такому понятию как система. Итак, система - это множество элементов, находящихся в отношениях и связях друг с другом, образующих определенную целостность, единство. Бывают простые и сложноорганизованные системы. В сложноорганизованных системах ее элементы являются, в свою очередь, также системами, то есть подсистемами. В нашей курсовой работе мы рассмотрим сложноорганизованные системы, так как организационная структура организаций (система управления персоналом) представлена именно такими системами.

Организационное проектирование системы управления персоналом - процесс разработки проектов организации систем управления персоналом организаций. Проектирование системы управления персоналом нельзя отделить от проектирования системы управления организацией, так как первая включает не только функциональные подразделения, занимающиеся работой с персоналом, но и всех линейных руководителей - от директора до бригадира, а также руководителей функциональных подразделений, выполняющих функции научно- технического, производственного, экономического руководства, управления внешними хозяйственными связями и персоналом. Одним словом, система управления персоналом является «костяком» системы управления организацией. [7, c. 119]

Именно для этого мы сначала спроектируем организационную структуру предприятия в целом, а затем выделим все структурные подразделения, которые реализуют функцию управления персоналом.

Нам даны элементы, по которым мы должны сформировать организационную систему управления. В первоначальном виде (Приложение №1) она неэффективна, так как в ней присутствует множество элементов, выполняющих схожие функции; большое количество заместителей генерального директора и главного инженера предполагает следующие недостатки: отсутствуют тесные взаимосвязи и взаимодействия на горизонтальном уровне, недостаточно четкая ответственность, чрезмерно развитая система взаимодействия по вертикали. У многих заместителей в подчинении находится только один отдел, что является нерациональным способом управления, так как большого управленческого эффекта это не дает, зато повышает издержки, связанные с данной должностью. Не целесообразно также оставлять отделы узкой специализации в непосредственном подчинении главного инженера организации. Широкая линейная структура управления обуславливает чрезмерную полифункциональность руководителя (должен знать технология во всех тонкостях), высокую нагрузку (вынужден принимать огромный объем решений), высокую вероятность ошибки. Руководителю низшего и среднего звена свойственны: 1. Психологический дисбаланс прав и ответственности (ограниченность в правах, хотя несут полную ответственность за свою работу), что приводит нервно - психическим нагрузкам, ухудшению здоровья; 2. Ролевая непосредственность - нечеткость распределения прав, обязанностей, ответственности; психологическое давление с двух сторон: подчиненные и вышестоящее руководство, что обуславливает повышенную тревожность и невротизацию руководителя.

Таким образом, мы выяснили, что первоначально спроектированная система управления персоналом неэффективна и требует доработки и изменения. Модифицированная система управления персоналом представлена в Приложении №2. В ней были упразднены 3 из 7 должности заместителей главного инженера: зам. главного инженера по проектированию (подчиненный ему опытно - экспериментальных цех был передан в управление зам. главного инженера по НИР, так как выполняемые функции этого цеха сопряжены с деятельностью научно - технического центра); зам. главного инженера по товарам народного потребления и оборудованию (руководство за деятельностью отдела внешней комплектации целесообразно передать зам. генерального директора по коммерческим вопросам, так как задачи и проблемы решаемые этим отделом в большей степени качаются коммерческих вопросов, чем вопросов, связанных с технологической особенностью поставляемого оборудования); и последняя упраздненная должность заместителя главного инженера - это заместитель главного инженера по технической подготовки производства. Подчиненный ему отдел технического контроля был передан в управление зам. главного инженера по инженерно - техническому обеспечению.

Заместители генерального директора оставлены в прежнем количественном составе, но с некоторыми изменениями и дополнениями. Так к зам. генерального директора по производству добавлен в подчинение отдел главного технолога и отдел технического контроля, так как деятельность и вопросы, решаемые этими отделами во многом касаются производственного процесса. Во многом претерпела изменение должность зам. генерального директора по кадрам и подчиненные ему структурные подразделения: добавился отдел охраны труда и окружающей среды и введен новый отдел стимулирования персонала, был упразднена должность помощника генерального директора по бытовому обслуживанию, подчиненные отделы которые переданы в управление зам. генерального директора по кадрам.

Должность зам. генерального директора по капитальному строительству не было упразднена, хотя имеет в своем подчинении всего один отдел капитального строительства, так как большой объем выполняемых работ, высокая важность и специфичность деятельности этого подразделения требует внимательного и четкого контроля со стороны квалифицированного в этой области специалиста.

Выделим основные подсистемы системы управления персоналом и структурные подразделения, которые осуществляют функции подсистем:

1.Подсистема общего и линейного руководства.

В эту подсистему входят генеральный директор организации, его заместители, помощники, а также главный инженер и его заместители.

2.Подсистема планирования и маркетинга персонала.

Функции этой подсистемы выполняют сотрудники отдела кадров, отдела по подготовке кадров.

3.Подсистема управления учетом персонала.

Эта подсистема осуществляет организацию найма персонала, собеседование, оценка, отбор и прием персонала, а также осуществляет учет, перемещение, поощрение и увольнение. Сюда входят такие структурные подразделения как отдел кадров, отдел стимулирования персонала, сектор найма. азия географический демографический климатический

4.Подсистема управления трудовыми отношениями.

Такой подсистемой в нашей системе управления персоналом является сектор трудовых отношений, который осуществляет анализ и регулирование групповых и личностных взаимоотношений, управление конфликтами, стрессами, осуществляет взаимодействие с профсоюзами.

5.Подсистема обеспечения норм условий труда.

В обязанности этой подсистемы входит обеспечение выполнения требований техники безопасности, охрана окружающей среды. Эти обязанности выполняет отдел охраны труда и окружающей среды.

6.Подсистема развития персонала.

Функции этой подсистемы выполняет отдел подготовки кадров, а именно отдел подготовки кадров.

7.Подсистема управления мотивацией персонала.

Управление мотивацией трудового поведения, нормирование, тарификация, разработка системы оплаты труда, систем поощрения - вот основные функции, которые выполняет отдел организации труда и заработной платы. кадровый документация управление персонал

8.Подсистема управления социальным развитием персонала.

В нашем случае этой подсистемой является жилищно-коммунальный отдел и комбинат общественного питания.

9.Подсистема развития организационной структуры управления.

Вопросами анализа организационной структуры управления, проектирование новых структур, разработка штатных расписаний занимается отдел организационного развития.

10.Подсистема правового обеспечения.

В компетенцию этой подсистемы входит консультирование персонала, создание систем согласования распорядительных документов и т.д. Всеми этими вопросами занимается юридическая служба.

11.Подсистема информационного обеспечения.

Отдел информационного обеспечения занимается учетом, статистикой, ведением, обработкой информации о персонале.

Таким образом, мы разработали эффективную систему управления персоналом организации, выявив недостатки первоначальной системы, сказали, что плохо организованная система управления персоналом отражается на удовлетворенность руководящего состава выполняемой работой, взаимосвязи и взаимодействии на горизонтальном и вертикальном уровнях, ответственности должностных лиц, а также на эффективности функционирования предприятия в целом. Выделили основные подсистемы системы управления персоналом и структурные подразделения, которые осуществляют функции этих подсистем. Как видно все структурные подразделения системы управления персоналом соответствуют одиннадцати подсистемам, из этого следует, что все функции управления персоналом реализуются в нашей спроектированной системе, а значит, она должна функционировать эффективно.

2.2 Формирование службы управления персоналом

Служба управления персоналом является основным структурным подразделением, которое осуществляет:

1.Консультирование руководства по выявлению и решению проблем, связанных с персоналом;

2.Разработкой стратегии и философии предприятия;

.Контроль за обработкой жалоб;

.Координацию процедур, связанных с набором персонала;

.Доведение до персонала организации программ оплаты труда, вознаграждений, поощрений и т.д.;

.Решение проблем, связанных с вознаграждением;

.Соблюдение соответствия законодательства;

.Разъяснение основных направлений кадровой политики и её формирование;

.Разработку систематизации и хранения кадровой документации.

Всеми эти вопросами в организации занимается служба управления персоналом, структуру которого мы рассмотрим на схеме №1.

Распределение численности специалистов между подразделениями службы управления персоналом

На основе данных об общей численности персонала организации (1030 человек) и соотношения трудоемкости функций управления, выполняемых различными подразделениями нужно определить количественный состав работников, которые должны работать в отделах службы управления персоналом.

Доля численности, приходящаяся на службу управления персоналом по опыту зарубежных стран и России, составляет 1 - 1,5% от общей численности персонала в организации, то есть 1030*1% - 1030*1,5% = 10,3 - 15,45 = от 10 до 15 человек.

Таблица № 2.2. «Соотношение трудоемкости функций управления персоналом»

Отдел охраны труда и окружающей средыЮридическая службаОтдел кадровОтдел общего делопроизводстваОтдел военизированной охраны и пожарной безопасностиОтдел организации труда и заработной платыОтдел подготовки кадровЖилищно-коммунальный отделКомбинат питанияСектор трудовых отношенийОтдел стимулирования трудаТрудоемкость5%12%21%8%34%19%40%2%11%25%9%

В соответствии с таблицей № 2.2. расчетное распределение численности по подразделениям будет следующим:

1.Генеральный директор - 1 человек;

2.Заместитель генерального директора по кадрам - 1 человек;

.Отдел охраны труда и окружающей среды - 1 человек (10*5%-15*5%=0-1);

.Юридический отдел - 1 человек (10*12%-15*12%=1-1);

.Отдел кадров - 2-3 человека (10*21%-15*21%=2-3);

.Отдел общего делопроизводства - 1 человек (10*8%-15*8%=0-1);

.Отдел военизированной охраны и пожарной безопасности - 3-5 человек (10*34%-15*34%=3-5);

.Отдел организации труда и заработной платы - 1-2 человека (10*19%-15*19%=1-2);

.Отдел подготовки кадров - 4-6 человек (10*40%-15*40%=4-6);

.Жилищно-коммунальный отдел - 1 человек (10*2%-15*2%=0-1);

.Комбинат питания - 1 человек (10*11%-15*11%=0-1);

.Сектор трудовых отношений - 2-3 человека (10*25%-15*25%=2-3);

.Отдел стимулирования труда - 1 человек (10*9%-15*9%=0-1).

Как видно из расчетов, распределение численности персонала произведено нецелесообразно, поэтому нужно сделать корректирующие действия в сторону увеличения численности персонала в некоторых подразделениях, а именно в юридическом отделе (с 1 человека до 3), отделе охраны труда и окружающей среды (с 1 человека до 2-3), жилищно - коммунальном (с 1 до 3 человек).

2.3 Разработка регламентирующей документации

В этой главе на основе изученного материала мы разработаем регламентирующую документация, которая касается управления персоналом, а именно Положение об отделе персонала и Должностную инструкцию старшего сотрудника по регулированию трудовых отношений. Нами было рассмотрено ряд соответствующих документов и, проанализировав их, составили нижеследующую документацию.

Положение об отделе персонала и должностная инструкция были составлены на основе справочной системы «Гарант» и литературы использованной в написании первой главы.

Положение об отделе персонала состоит из шести разделов, в которых описаны основные положения (место этого отдела в организационной структуре предприятия, руководство, соподчиненность отдела и т. д.), основные задачи отдела, функции, структура, права и ответственность отдела.

Должностная инструкция старшего сотрудника по регулированию трудовых отношений также состоит из шести разделов, а именно из общей части, цели деятельности для данного работника, его функции, информация для их осуществления, а также права и ответственность.

Положение об отделе персонала

. Общие положения

.1. Отдел персонала является самостоятельным структурным подразделением.

.2. Отдел возглавляет начальник, который назначается и освобождается от должности приказом генерального директора предприятия.

.3. Отдел подчиняется административному директору предприятия.

.4. Структура и штаты отдела утверждаются административным директором по представлению начальника отдела.

.5. В своей деятельности отдел руководствуется действующим законодательством, приказами по предприятию, устными и письменными распоряжениями административного директора и настоящим положением.

. Основные задачи отдела

.1. Осуществлять эффективную кадровую политику, используя новейшие кадровые технологии.

.2. Создать и поддерживать резерв по каждой должности, профессии.

.3. Добиться, чтобы количество вакансий было минимальным или отсутствовало.

.4. Подобрать на предприятие лучших работников.

.5. С помощью мотивации труда добиваться максимальной отдачи от каждого работника.

.6. Участвовать в выработке финансовой, производственной, предпринимательской стратегии предприятия.

.7. Управление дисциплинарными отношениями с целью обеспечения активного, результативного поведения всех работников.

.8. Профориентация и социальная адаптация кадров.

.9. Подготовка и переподготовка кадров.

.10. Оформление трудовых правоотношений.

.11. Изучение и оценка кадров.

.12. Внутреннее перемещение кадров с целью обеспечения

максимальной отдачи от каждого работника и максимального качества работы и продукции.

.13. Повышение качества трудовой жизни.

.14. Управление конфликтами, изменениями, стрессами, изучение и управление межличностными, групповыми отношениями.

.15. С помощью подбора кадров обеспечение максимальной производительности труда, эффективности труда, эффективных направлений производственной деятельности.

.16. С помощью подбора кадров обеспечение расширяющихся рынков сбыта.

.17. Создание условий для развития творческих начал у всех работающих.

.18. Создание условий для обеспечения социально - экономических потребностей работников.

. Функции отдела

Для выполнения возложенных задач отдел персонала обеспечивает осуществление следующих функций:

.1. Осуществление подбора кадров.

.2. Оценка и осуществление перемещения и замены кадров.

.3. Обеспечение необходимого уровня квалификации кадров.

. Структура отдела

.1. Структура отдела определяется начальником отдела персонала, исходя из необходимости выполнения функций кадровой службы.

.2. Начальник отдела персонала самостоятельно определяет функции работников отдела персонала.

5. Права отдела

Отдел персонала имеет следующие права:

.1. Объявлять набор кадров в резерв объединения.

.2. Проводить собеседование со всеми работниками объединения.

.3. Получать от всех работников, всех руководителей всю запрашиваемую информацию.

.4. Осуществлять проверку исполнения обязанностей всех работающих.

.5. Постоянно повышать квалификацию, своих работников.

. Ответственность отдела

Отдел несет ответственность за:

.1. заполнение всех вакантных мест;

.2. качественный подбор кадров;

.3. эффективность кадровой политики;

.4. качество выполнения своих функций и достижения задач;

.5. Соблюдение законодательства о трудовых отношениях.

Заключение

Проведя исследование и анализ кадровой документации, мы разобрались во всех аспектах этого понятия, определив его сущность, путем рассмотрения определения различных авторов. Каждый из них в разной степени раскрывают данный термин, но его интерпретация примерна одинакова: многие перечисляют именно сами документы и их функции, обращая внимание на то, что они создаются и обрабатываются в кадровой службе (отделе) организации и влияют как на всю деятельность организации, так и на отдельного работника. Выяснили, что совокупность кадровых документов образует целостную систему взаимосвязанных элементов, которая направлена на решение различных задач. Именно эту систему мы проанализировали в следующем пункте нашей курсовой работы. Здесь мы рассмотрели документы, начиная с уровня предприятия и заканчивая, документами, регламентирующие деятельность отдельного работника в нем. Все они представляют собой сложноорганизованную систему кадровой документации, в которой отдельные ее элементы (правила, положения, инструкции и т. д.) взаимосвязаны и выполняют свою специфическую функцию. То есть под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению. Документы же составляющие систему кадровой документации, характеризуются единством целевого назначения и в комплексе обеспечивают документирование деятельности персонала, подразделений, их функций и задач, а также различные виды документов, связанные с обеспечением повышения качества работы и ее анализа.

Следовательно, мы рассмотрели систему кадровой документации, кратко описали назначение и содержание ее основных элементов, выявили основные признаки системы и убедились в том, что она занимает одно из значительных мест в системе управления организацией.

Далее мы рассмотрели современное техническое обеспечение кадровой документации. Сказали, что документационная деятельность любого предприятия включает одни и те же делопроизводственные операции и процессы, которые без современного технического обеспечения превращается в рутинную, трудоемкую работу, при которой возникаю различные проблемы. Решению этих проблем и повышению управляемости предприятия может способствовать организация автоматизированной системы управления кадрами (АСУ) или автоматизированного рабочего места специалиста кадровой службы (АРМ), выполненного на базе ПЭВМ. Такой подход позволяет реализовать новую информатизационную технологию процесса управления.

Значит, мы определили, что внедрение и практическое использование АРМ, АСУ и САДД оказывает положительное воздействие на организацию труда специалиста по кадрам. Положительный социально-экономический эффект выражается в росте производительности труда и снижении его рутинности.

Следующая глава курсовой работы была посвящена формированию системы управления персоналом организации. Для этого мы сначала спроектировали организационную структуру предприятия в целом, а затем выделили все структурные подразделения, которые реализуют функцию управления персоналом. Затем выяснили, что первоначально спроектированная система управления персоналом неэффективна и требует доработки и изменения. Модифицированная система управления персоналом представлена в Приложении №2. Таким образом, мы разработали эффективную систему управления персоналом организации, выявив недостатки первоначальной системы, сказали, что плохо организованная система управления персоналом отражается на удовлетворенность руководящего состава выполняемой работой, взаимосвязи и взаимодействии на горизонтальном и вертикальном уровнях, ответственности должностных лиц, а также на эффективности функционирования предприятия в целом.

В следующем пунктом курсовой работы мы рассмотрели формирование службы системы управления персоналом. Здесь проанализировали распределение функций между структурными подразделениями этой службы.

И, наконец, на основе изученного теоретического материала мы разработаем регламентирующую документацию, а именно Положение об отделе персонала и Должностную инструкцию старшего сотрудника по регулированию трудовых отношений.

Список литературы

1.Андреева, В. И. Делопроизводство в кадровой службе: Практическое пособие с образцами документов ( на основе ГОСТов РФ) / В. И. Андреева. - М.: Бизнес - школа «Интел - синтез», 2007. - 208 с.

2.Басаков, М. И. Документы по персоналу организации / Сост. М. И. Басаков. - Ростов-н/Д: Издательский центр «МарТ», 2006. - 272 с.

.Горин, П. К. Кадры предприятия: Учебник / Горин П. К. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2006. - 385 с.

.Егоршин, А. П. Управление персоналом / А. П. Егоршин. - Н. Новгород: НИМБ, 2007. - 607 с.

.Кибанов, А. Я. Управление персоналом и регламентация труда: Учебное пособие - 3-е изд., перераб. и доп. / А. Я. Кибанов, Г. А. Мамед - Заде, Т. А. Родкина. - М.: Издательство «Экзамен», 2003. - 480 с.

.Кибанов, А. Я. Управление персоналом организации. Практикум: Учебное пособие / Под ред. д.э.н. проф. А. Я. Кибанова. - М.: Инфра-М, 2009. - 296 с.

.Кибанов, А. Я. Управление персоналом организации: Учебник / По ред. А. Я. Кибанова. - 2-е изд., доп. и перераб. - М.: ИНФРА-М, 2006. - 638 с.

.Комышев, А. Л. Основы документационного обеспечения управления: Учебное пособие для экономистов, бухгалтеров, аудиторов и менеджеров / Комышев А. Л. - М.: Издательство «Дело и сервис», 2007. - 224 с.

.Кудряев, В. А. Организация работы с документами: Учебник / Под ред. проф. В. А. Кудряева. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: ИНФРА-М, 2008. - 592 с.

.Кузнецова, Т. В. Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения): Учебник для вузов / Кузнецова Т. В., Санкина Л. В., Быкова Т. А. и др.; Под ред. Т. В. Кузнецовой. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2007. - 359 с.

.Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учебное пособие. - 3-е изд. - М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2007. - 287 с.

.Маслов, Е. В. Управление персоналом: Учебное пособие / Е. В. Маслов. - М.: ИНФРА-М; Новосибирск: НГАЭ, 2008. - 312 с.

.Оганесян, И. А. Управление персоналом организации / И. А. Оганесян. - Мн.: Амалфея, 2007. - 256 с.

.Охотский, Е. В. Книга работника кадровой службы: Учебно-справочное пособие/ Под общ. ред. Е. В. Охотского, В. М. Анисимова. - М.: ОАО «Издательство «Экономика», 2008. - 494 с.

.Печникова, Т. В. Документационное обеспечение деятельности организации: Учебное пособие / Т. В. Печникова, А. В. Печникова. - М.: Ассоциация авторов и издателей «Тандем». Издательство ЭКСМО, 2009. - 208 с.

.Рогожин, М. Ю. Документационное обеспечение управления: Практическое пособие / М. Ю. Рогожин. - М.: Издательство РДЛ, 2007. - 400 с.

.Саакян, А. К. Управление персоналом организации / А. К. Саакян [и др.] - СПб: Питер, 2008. - 176 с.

.Самыгин, С. И. Основы управления персоналом / С. И. Самыгин [и др.] - Ростов - н/Д: Феникс, 2007. - 480 с. - (Серия «Учебники и учебные пособия»)

.Самыгин, С. И. Управление персоналом / Под ред. С. И. Самыгина. - Ростов-н/Д: Феникс, 2007 - 512 с. - (Серия «Учебники, учебные пособия»)

.Сербинский, С. И. Управление персоналом. Учебное пособие / Под ред. Б. Ю. Сербинского и С. И. Самыгина. - М.: «Издательство Приор», 2009 - 432 с.

.Спивак, В. А. Организационное поведение и управление персоналом / В. А. Спивак. - СПб: Питер, 2008 - 416 с.

.Турчинов, А. К. Управление персоналом: Учебник / Общ. ред. А. К. Турчинова. - М.: Издательство РАГС, 2007. - 488 с.

.Шкатулла, В. И. Настольная книга менеджера по кадрам / В. И. Шкатулла. - М.: Издательский дом НОРМА-ИНФРА-М, 2008. - 527 с.

.Баласанян, В. Э. Электронный документооборот - основа эффективного управления современным предприятием / В. Э. Баласанян // Управление персоналом. - 2007. - №2 - С. 22-24

Введение В современных условиях достаточно четко прослеживается важность кадровой документации в деятельности любой организации. Любой процесс, любая дея

Больше работ по теме: