»стори€ делопроизводства в –оссии

 

—одержание


1. ¬ведение

. “еоретическа€ часть

.1 ѕон€тие делопроизводства

.2 ¬озникновение делопроизводства в –оссии

.3 ѕриказное делопроизводство

.4 —истема коллежского делопроизводства

.5 —истема министерского делопроизводства XIX - начала XX вв.

.6 –ационализаци€ управлени€ и делопроизводства в 1917 - 1941 гг.

.7 ”правление и делопроизводство в 1945 - 1990-х гг.

.8 —овременный этап делопроизводства

. ѕрактическа€ часть

. «аключение

—писок литературы


1. ¬ведение

истори€ делопроизводство росси€

Ќеобходимость создани€ документов возникла одновременно с по€влением письменности. —читают, что именно потребность в создании различных документов и повлекла за собой по€вление письменности как способа изложени€ информации не только личного, но и государственного значени€. ”же в V в. до нашей эры древнеримский плебс требовал введени€ четких «писанных» законов. —оздание зафиксированных на бумаге законов и правил было также главным требованием средневековых восстаний.  огда же по€вились законы от делопроизводител€ требовалось абсолютна€ точность формулировок и безукоризненное знание формы изложени€, иначе документ тер€л силу.

ѕрошло несколько тыс€ч лет, и теперешний век, ознаменовавшийс€ не только накоплением колоссального объЄма знаний, но и тем, с какой скоростью можно получать и передавать эти знани€ в различные уголки планеты, требует от нас «информационного пор€дка». —обственно, поэтому и возникла така€ отрасль управленческой де€тельности, занимающа€с€ фиксированием и обработкой информации. Ёто очень т€желый трудЕ

Ќа помощь человеку пришЄл компьютер. —оздание этого «корол€» машин позволило многократно увеличить скорость обработки огромного количества информации. ѕо€вл€ютс€ мощные пользовательские операционные системы. —оздаютс€ программы, позвол€ющие просто и быстро редактировать еЄ в доступной и пон€тной любому человеку формеЕ

¬ тоже врем€ всегда важно помнить, чем мы пользуемс€ в повседневной жизни, имеет свою историю развити€. » знание этой истории, помогает нам более полно пон€ть всю важность тех вещей, которыми занимаетс€ человек.

ћы понимаем, что жизнь не стоит на месте, развитие колоссальное и следить за тенденци€ми изменени€ - пр€ма€ об€занность каждого уважающего себ€ человека.

÷ель: проанализировать этапы становлени€ делопроизводства.

«адачи:

. –ассмотреть пон€тие делопроизводства.

. ¬ы€вить основные этапы развити€ делопроизводства в –оссии.

. »сследовать характерные особенности рационализации делопроизводства.

.—овременный этап делопроизводства.

2. “еоретическа€ часть


.1 ѕон€тие делопроизводства


ƒќ” - отрасль де€тельности, обеспечивающа€ документирование и организацию работы официальными документами.

ƒокументирование - это процесс создани€ и оформлени€ документов, обеспечение своевременного и правильного создани€ документов.

ќрганизаци€ работы с документами - это организаци€ документооборота, хранени€ и использовани€ документов в текущей де€тельности учреждени€.

ƒокументооборот - движение документов в организации с момента их создани€ или получени€.

÷елью делопроизводства €вл€етс€ упор€дочение документооборота, сокращение количества документа, создание условий дл€ эффективного применени€ прогрессивных технических средств и технологии сбора, обработки и анализа информации.

ѕод документированием управленческой де€тельности, в дальнейшем, делопроизводством, понимаютс€ процессы оформлени€ и записи необходимой дл€ осуществлени€ управленческой де€тельности.


.2 ¬озникновение делопроизводства в –оссии


Ќазвание «делопроизводство» сохранилось от дореволюционной –оссии. »стори€ государственных учреждений в царской –оссии свидетельствует, как шаг за шагом рос государственный аппарат, множилось чиновничество, бюрократи€, игравша€ важную роль в жизни государства.

¬ работе чиновников дореволюционной –оссии писание документов, как тогда говорили, и бумаг, работе с ними занимали практически главную позицию. ќблада€ огромной властью, чиновники использовали «бумаги» в качестве оруди€ укреплени€ государства помещиков и капиталистов. ÷арска€ бюрократи€ была одной из опор самодержави€, €вл€€сь основной государственной машиной управлени€. ƒелопроизводство в учреждени€х царской –оссии отличалось крайне бюрократическим характером. ¬ учреждени€х царила канцел€рщина и волокита. —реди чиновников процветало вз€точничество. „асто дела рассматривались годами.

ѕон€тие и слово «делопроизводство» возникли в центральных учреждени€х ћосковского государства - приказах (несколько столетий назад). “огда под делопроизводством понимали письменное оформление, рассмотрение и решение вопросов («дел») в приказе.  аждое дело начиналось подачей в приказ челобитной.   ней присоедин€лись различные справки, следственные документы, решение приказа и другие материалы. ¬се составл€ли «дело» по данному «производству», иначе - его «делопроизводство».

¬ XVII в. правила ведени€ делопроизводства нашли подробное отражение в законодательстве. ќсобенно подробно эти правила были сформулированы в √енеральном регламенте (1720). ”казание √енерального регламента царской бюрократии почитались за непреложный закон. ¬ значительной мере он сохранил свою силу до падени€ царизма.

ƒелопроизводство же, как система документировани€ самых разнообразных сторон де€тельности государственных учреждений, развивалось в нескольких направлени€х и было представлено несколькими системами документировани€.

“ак, уже в приказах отчетливо обособл€етс€ система документировани€ административной де€тельности, или административное делопроизводство. ”правленческа€, административна€ де€тельность имеет место в каждом учреждении - большом малом, центральном и местном. Ѕез администрации, котора€ руководит работой учреждени€, оно действовать не может.

ѕочти параллельно с административным делопроизводством как самосто€тельна€ развивалась система документировани€ учета, вначале бухгалтерского, а затем и статистического.

ќтдельные системы документировани€ возникли в области военной, судебной и дипломатической де€тельности. ¬се эти системы документировани€ нос€т название специальных.

–азвитие специальных систем документировани€ в дальнейшем еще более усилилось. “ак, большое значение в царской –оссии приобрела коммерческа€ («делова€») корреспонденци€. ќна широко распространена в торговых, промышленных предпри€ти€х и частично проникла в государственные учреждени€.


.3 ѕриказное делопроизводство


¬ конце ’V в. по€вл€ютс€ первые приказы - центральные органы государственной власти, ведающие отдельными отрасл€ми кн€жеского управлени€, и приказные избы - органы государственного управлени€ на местах. ќформление приказов позволило централизовать управление страной. ¬ де€тельности этих органов и зародилась работа с документами, получивша€ название приказное делопроизводство.

ѕриказы ведали управлением, сбором налогов и судом. — усложнением задач государственного аппарата число приказов росло.  о времени преобразований, проведенных ѕетром I, их было более 50.

ѕор€док составлени€ документа в приказе был следующий: по указанию дь€ка проект документа - «чЄрное письмо» - составл€л подь€чий «средней руки», дь€к «черным» его, т.е. исправл€л, а молодший подь€чий «белил», т.е. писал начисто. Ѕеловик свер€ли с черновиком, «старый» подь€чий «справл€л» переписанный документ, удостовер€л своей подписью соответствие его исправному черновику. «—правленные» документы подписывали дь€ки.

ѕодпись раст€гивали во всю ширину документа с целью охраны от подлогов. ѕриказы по праву можно было назвать колыбелью бюрократизма: зачастую документы проходили множество инстанций, подолгу задержива€сь без необходимости у отдельных исполнителей, прежде чем попадали по назначению.

¬ наследство от приказного делопроизводства получили мы и слово «волокита». ѕодклеенные в столбцы длинной в среднем 50 - 80 м документы наматывали на палочки в свитки. Ћенты при чтении волочились, отсюда родилось и пон€тие. ¬ аппарате приказного делопроизводства процветали вз€точничество, чинопочитание. Ќе были развиты также делопроизводственные операции, такие как регистраци€ документов, хранение, контроль за исполнением.

» все же именно на этом историческом этапе складываетс€ перва€ система работы с документами, закладываютс€ основные приЄмы и методы создани€, оформлени€ и обработки их

“аким образом в этот период управление не составл€ло стройной системы и строилось на системе «поручений» - какой-либо круг дел передавалс€ в ведение определенного лица по степени близости и довери€ к нему великого кн€з€.


.4 —истема коллежского делопроизводства


¬замен устаревшей системы приказов в 1717 - 1718 г. было создано 12 коллегий, кажда€ из которых ведала определЄнной отраслью или сферой управлени€ и подчин€лась —енату. ќкончательно структуру коллегий определил √енеральный регламент государственных коллегий, подписанный ѕетром I 27 феврал€ 1720 г. ¬ этом документе подробно и обсто€тельно раскрываютс€ функции каждого подразделени€ коллегии. ¬ том числе имеетс€ глава о структуре и функци€х канцел€рии, а также глава о секретарском чине.

  секретарю предъ€вл€лись высокие и строгие требовани€.

“аким образом, √енеральным регламентом государственных коллегий была фактически создана канцел€ри€ и утверждена должность секретар€.

¬ период коллежского делопроизводства были заложены основы организации учета и хранени€ документов, тогда же впервые по€вилось название «архив». ¬ √енеральном регламенте предписано было иметь два архива - общий дл€ всех коллегий в специальном ведении коллегии иностранных дел и финансовый.

–азвива€ отдельные делопроизводственные операции по работе с документами, коллежское делопроизводство оставило без изменений его бюрократическую сущность.

“аким образом, XVIII в. в развитии делопроизводства характеризовалс€ усилением законодательной регламентации всех сторон де€тельности канцел€рии и учреждени€ в целом, формированием и закреплением общих административных начал де€тельности учреждений, и прежде всего, бюрократического начала.


.5 —истема министерского делопроизводства XIX - начала XX вв.


Ќачало XIX в. ознаменовывалось новой, достаточно серьЄзной реформой государственного управлени€ и делопроизводства, котора€ затронула главным образом верхний уровень управлени€ высшие и центральные учреждени€, и вместе с реформами ≈катерины II в последней четверти XVIII в. завершила формирование системы центральных и местных учреждений.

Ќова€ система управлени€ - министерска€, основанна€ на принципе единоначали€, зародилась в недрах старой коллежской системы: в коллеги€х конца XVIII в. президенты имели более широкие права, чем ранее. —оздание министерств с единолично управл€ющими министрами было необходимо дл€ более гибкой и оперативной системы управлени€.  оллегиальный принцип прин€ти€ решений не был исключен вовсе из новой системы: сначала коллегии ввели в состав вновь созданных министерств; позже при министрах создали советы, имевшие статус коллегиального совещательного органа. “ем не менее, отношение к министрам как к единоличным исполнител€м воли цар€ и определило делопроизводство министерств как исполнительное.

ѕервыми министерствами, созданными манифестом от 8 сент€бр€ 1802 г., были: военно-морских сил, иностранных дел, внутренних дел, коммерции, финансов, народного просвещени€, юстиции и на правах министерства - √осударственное казначейство.  аждому министру предписывалось создать канцел€рию и иметь товарища (помощника). ќдновременно с министерствами в 1802 г. учрежден  омитет министров - высшее административное учреждение, действовавшее на коллегиальных началах и рассматривавшее дела, выход€щие за рамки компетенции отдельного министра и требующие совместного согласованного решени€. Ќесколько позже - 1 €нвар€ 1810 г. —оздан √осударственный совет - высшее законосовещательное учреждение. ќдновременно с этим проведена реформа —ената, который становитс€ высшей судебной инстанцией, выполн€€ также функцию надзора за правительственным аппаратом.

ќкончательно единоличное министерское начало победило лишь с изданием 28 €нвар€ 1811 г. «ќбщего учреждени€ министерств» - законодательного акта, определившего всю систему министерского устройства, включа€ их делопроизводство и систему взаимоотношений с другими учреждени€ми и лицами.

¬ соответствии с этим актом увеличилось число министерств и произошли некоторые изменени€ в перераспределении дел между ними.

ћинистры назначались самим императором и были ответственны только перед ним. ѕринцип единоначали€ положен в основу всей организации министерств: директора, возглавл€вшие департаменты, подчин€лись непосредственно министру, начальники отделений - директорам департаментов, столоначальники - начальникам отделений. —овет министра состо€л из руководителей основных подразделений и имел значение органа «дл€ рассмотрени€ дел, требующих по важности их общего соображени€». ¬ департаментах роль советов выполн€ли общие присутстви€ департаментов.  анцел€ри€ министра по своей структуре была аналогична и действовала на правах департамента; канцел€рии департаментов имели более простое внутреннее устройство: они возглавл€лись правителем канцел€рии и имели штат чиновников - журналиста, экзекутора, казначе€, писцов и др., их должностной и количественный состав зависел от объема и содержани€ дел. Ќапример, если в ведении департаментов находились финансовые средства, в состав канцел€рии включались счетные отделени€ или столы с соответствующим штатом служащих.

—одержание «ќбщего учреждени€ министерств» свидетельствует о том, что его авторы достаточно четко различали два аспекта делопроизводственной де€тельности: формы документов, по которым совершаетс€ делопроизводство и движение документов и дел, понима€ вместе с тем, что в практической де€тельности канцел€рии они тесно взаимодействуют. ќсновой этого взаимодействи€ €вл€етс€ не что иное, как прин€тый в учреждении пор€док рассмотрени€ и решени€ дел, или «производства дел» (использу€ современную терминологию, - процесс прин€ти€ управленческих решений).

ƒела, направленные в министерство, могли попасть в канцел€рию министра или непосредственно в департаменты.

Ќепосредственно в департаменты поступала переписка с другими учреждени€ми и лицами, равного положени€ и подчиненными, представлени€ от подчиненных учреждений, предписани€ министра и дела из его канцел€рии с резолюцией министра.

¬се поступающие в министерство дела делились на три категории: текущие дела- донесени€, ведомости, представлени€, переписка и др.; чрезвычайные дела - дл€ их решени€ требовалось прин€тие новых постановлений, или дела по обнаруженным злоупотреблени€м; дела, «не терп€щие времени», или срочные. ƒела чрезвычайные и срочные рассматривались в первую очередь.

ќ поступивших делах министру докладывал директор его канцел€рии, директору департамента - правитель дел канцел€рии департамента. ѕервоначально в министерском делопроизводстве преобладал «коллежский» пор€док составлени€ документов, при котором рассмотрение каждого вопроса требовало повторени€ «слово в слово» всех предыдущих документов. ƒела при этом достигали огромных размеров.

ѕоскольку еще в последней четверти XVIII в. сложилась «иерархи€ властей и мест», определивша€ систему «сношений» учреждений различных типов, то министерскому делопроизводству ничего не оставалось, как «вписатьс€» в эту систему, что и произошло. ќт вышесто€щих учреждений министерства получали: от императора - указы, повелени€; от √осударственного совета - высочайше утвержденные мнени€; от —ената сенатские указы; от  омитета министров - выписки из журналов заседаний. ћинистры в вышесто€щие инстанции направл€ли высочайшие доклады (императору), мнени€, предложени€, представлени€.

— равными учреждени€ми министерства обменивались посредством отношений, сообщений, официальных писем. ѕодведомственным местам и лицам направл€ли предписани€ министров, от них получали рапорты, донесени€, представлени€.

“аким образом, система министерского делопроизводства дополнила сложившуюс€ еще в конце XVIII в систему документирование местных учреждений.

ƒл€ регистрации документов, направл€емых в вышесто€щие учреждени€ и подчиненным местам, и лицам, существовали отдельные журналы.

–евизи€ дел по «ќбщему учреждению министерств» составл€ла самосто€тельный участок делопроизводства. –евизи€ дел €вл€лась функцией начальников отделений, директоров департаментов; в губерни€х - начальников присутственных мест и самого губернатора. Ќачальники отделений провер€ли исполнение документов по столам и сообщали сведени€ директору департамента, которому предписывалось каждый мес€ц проводить проверку исполненных и неисполненных документов по регистрационным журналам и настольным реестрам и представл€ть об этом ведомости министру. Ќа основе этих ведомостей в конце каждого года в канцел€рии составл€лась обща€ ведомость по всем департаментам и канцел€рии министерства. –евизи€ дел предусматривала проверку пор€дка хранени€ документов и дел, правильности составлени€ заголовков дел, сроков рассмотрени€ дел, причин задержки в рассмотрении дел.

ѕоследн€€ стади€ «производства дел» по «ќбщему учреждению министерств» - отчЄты. «аконом устанавливалось три вида отчетов:

.- отчЄты в суммах;

.- отчЄты в делах;

.- отчЄты в «видах и предположени€х».

ќтчЄты в суммах €вл€лись финансовыми отчЄтами, отчЄты в делах - отчЄтами о де€тельности, последние отчЄты представл€ли; собой планы работы на следующий год. ќтчЄты готовились отделени€ми, каждым по своему направлению, затем обобщались в департаментах. Ќа основе отчЄтов департаментов директор канцел€рии coставл€л сводные отчЄты по министерству.

—ерьЄзные изменени€ в системе управлени€, соответствующа€ перестройка системы документировани€ де€тельности новых учреждений привели к изменени€м формы документа. ¬ делопроизводстве министерств по€вл€ютс€ бланки учреждений с угловым расположением реквизитов. Ѕланки печатались типографским способом или писались от руки. ¬ состав реквизитов бланка включаетс€ наименование учреждени€, наименовани€ структурных подразделений, отражающие место подразделени€ - автора в структуре учреждени€ (департамент, отделение, стол). ƒата документа также включаетс€ в состав реквизитов бланка, как и регистрационный индекс документа. «анимает свое обособленное место заголовок к тексту документа, располага€сь непосредственно под реквизитами бланка (практически также, как и в современных документах). ѕо€вл€етс€ и ссылка на поступивший документ (прототип современного реквизита «—сылка на дату и номер вход€щего документа»), котора€ не имеет пока унифицированного вида и может выгл€деть по-разному: «ќтвет на є...» или: «ќт такого-то» и т.п.

ѕриобретает устойчивый вид и реквизит «јдресат», по€вившийс€ еще в XVIII в. в коллежском делопроизводстве, - это указание должности лица в дательном падеже или наименование присутственного места. ѕолучает определЄнную форму удостоверение документа: подписи и скрепы на документе включают наименование должности лица, подписавшего или скрепившего документ и его личную подпись.

Ќа прот€жении всего XIX и начала XX вв. осуществл€етс€ законодательна€ регламентаци€ делопроизводства высших, центральных и местных учреждений. содержат узаконени€, касающиес€ верховной власти, де€тельности высших, центральных и местных (губернских, уездных) учреждений, включа€ их делопроизводство

ќсобенностью организации делопроизводства в этот период €вл€лась не только ее четка€ законодательна€ регламентаци€, но и по€вление достаточно обширной делопроизводственной литературы, в том числе и работ теоретического характера. Ѕольшое значение в этот период имели письмовники - сборники образцов документов. ѕервые такие сборники по€вл€ютс€ уже во второй половине XVIII в., а с конца XVIII - начала XIX вв. начинают издаватьс€ регул€рно.

»звестно более ста таких сборников, изданных до 1917 г.

ƒл€ быстро мен€ющихс€ общественных отношений система министерского делопроизводства продолжала оставатьс€ громоздкой и неповоротливой, несмотр€ на то, что в последней трети XIX в. сначала в делопроизводстве военного ведомства, а затем и в гражданских министерствах и учреждени€х начинают использоватьс€ пишущие машинки. »х по€вление стало поистине революционным шагом в документировании де€тельности учреждений. ќно ускорило все письменные работы канцел€рии, позволило одновременно изготавливать несколько копий документов, существенно сократив объЄм рукописных работ. Ѕолее того, машинописный текст приобрел более компактную форму, за счЄт чего сократилс€ объЄм документов.

ѕо€вление телеграфа вызвало к жизни новый вид переписки - телеграммы, которые очень быстро сделались массовыми документами; изобретение телефона привело к по€влению телефонограмм - письменной записи переданного по телефону сообщени€.

¬ конце XIX - начале XX вв. все большее внимание обращаетс€ на систему регистрации, на необходимость ее упрощени€ за счет ее централизации. Ёта иде€ в корне противоречила идее, заложенной в «ќбщем учреждении министерств», в соответствии с которым создавалось множество пунктов регистрации документов в учреждении.

Ѕольша€ работа по упрощению делопроизводства велась в отдельных ведомствах, в частности военном, где в 1911 г. «ѕоложением о письмоводстве и делопроизводстве в военном ведомстве» введена система упрощенного делопроизводства. ѕоложение упрощало технику переписки, сокращало количество служебных документов. ƒл€ письменных взаимоотношений чиновников военного ведомства устанавливалось три вида документов - рапорт, предписание, отношение. –егламентировались случаи обмена телеграфными сообщени€ми, установлены чЄткие значени€ надписей, ограничивавших доступ к документам: «секретно», «не подлежит оглашению», «спешно» и другие. ¬ положении устанавливалс€ пор€док применени€ пишущих машинок дл€ изготовлени€ документов, гектографов дл€ копировани€ и других технических приспособлений, ускор€ющих делопроизводственную обработку документов.

ќднако работа по совершенствованию делопроизводства в военном ведомстве из-за начавшейс€ вскоре ѕервой мировой войны не была заимствована другими министерствами и ведомствами царской –оссии, а происшедший в 1917 г. социально-политический переворот - сначала ‘евральска€ буржуазно-демократическа€, затем ќкт€брьска€ социалистическа€ революции привели к полному слому государственного аппарата и созданию нового, который, хот€ и усвоил многие старые традиции, но зарождалс€ на принципиально новых основах.


.6 –ационализаци€ управлени€ и делопроизводства в 1917 - 1941 гг.


ѕредставлени€ учЄных об истории становлени€ и развити€ учреждений управлени€, делопроизводства до 1917 г. имеют давнюю традицию и сложились в достаточно чЄткую и стройную систему знаний. —оветский же период нуждаетс€ в переосмыслении фактов, событий, концепций, учитыва€ неоднозначность в трактовке многих вопросов развити€ управленческой мысли, научной организации труда и делопроизводства в этот период.

ќкт€брьский переворот 1917 г., нацеленный на коренной слом старого, государственного аппарата, на приобщение к его де€тельности широких труд€щихс€ масс, по форме кардинально изменил государственный аппарат. ¬сероссийский съезд —оветов стал высшим органом государственной власти.

¬ период между съездами избиралс€ ¬÷»  - исполнительна€ власть. ƒл€ непосредственного управлени€ страной образовано первое советское правительство - —овет Ќародных  омиссаров (—овнарком). ƒл€ руководства отдельными отрасл€ми государственного управлени€ постановлением —ъезда были созданы первые 13 народных комиссариатов.

ѕо составу новый аппарат принципиально отличалс€ от старого: дл€ работы в советских учреждени€х были привлечены рабочие, солдаты и пр., не имеющие специального образовани€. ”ровень документационного обеспечени€ управлени€ понизилс€. ¬ то же врем€ на своих местах оставались многие царские чиновники, саботировавшие новую власть. Ќеобходимо было законодательно оформить де€тельность властных структур, упор€дочить процессы документировани€. 30 окт€бр€ 1917 г. —Ќ  издает декрет «ќ пор€дке утверждени€ и опубликовани€ законов». ƒл€ оформлени€ административных документов прин€то постановление —Ќ  от 2 марта 1918 г. «ќ форме бланков государственных учреждений», в котором перечисл€лись об€зательные реквизиты бланка документов. ¬ период становлени€ советского государственного аппарата много внимани€ удел€лось упрощению и рационализации делопроизводства. “ак, 8 декабр€ 1918 г. —овет рабочей и кресть€нской обороны издал постановление «ќ точном и быстром исполнении распор€жений центральной власти и устранении канцел€рской волокиты».

ќрганизационно-научна€ де€тельность по оптимизации в сфере управлени€ была закреплена нормативными документами и созданием целой сети общественных организаций, институтов и лабораторий, занимавшихс€ вопросами Ќќ“ и делопроизводства. “ак, в 1922 г. при общем управлении Ќ  – » ———– создан отдел нормализации, состо€щий из п€ти секций. ¬ секции делопроизводства занимались совершенствованием структуры делопроизводственных служб в партийном и государственном аппарате, рационализацией контрол€ исполнени€, разработкой обоснованных норм выработки дл€ отдельных категорий управленческих работников. Ќа базе отдела нормализации в июле 1923 г. организована —екци€ административной техники, продолжавша€ и расшир€вша€ направлени€ исследований своего предшественника (обследование государственного аппарата с использованием хронометража, анкетировани€; консультации по улучшению де€тельности «низовых» органов управлени€, методическа€ помощь и т. д.).

ƒл€ координировани€ работы по Ќќ“ в масштабах всей страны в декабре 1923 г. образован —овет научной организации труда, производства и управлени€ (—овЌќ“). ѕо ѕоложению о —овете, утвержденному 26 декабр€ 1923 г., он стал посто€нно действующим совещательным органом при коллегии Ќ  – » ———– и был призван вырабатывать основные принципы техники администрировани€ и научной организации управлени€, в частности его документационного обеспечени€. —овет занималс€ также рационализацией техники и технологии производства.

¬ середине 20-х гг. дополнительно создаютс€ две новые крупные организации: 1 €нвар€ 1925 г. ќргстрой, а в феврале 1926 г. √осударственный институт техники управлени€ (»“”). ќбе организации работали в посто€нном и тесном контакте. ѕричем де€тельность ќргстро€ носила преимущественно прикладной характер (разработка образцов канцел€рской мебели, оборудовани€, средств оргтехники), тогда как »“” больше внимани€ удел€л теоретическим исследовани€м в области управлени€.

ѕо системе и направлени€м обследовани€ объектов »“” практически не отличалс€ от зарубежных консультационно-внедренческих фирм и от организаций, которые работают в этой области на современном этапе. ¬ результате детального обследовани€ учреждений создавалс€ проект реорганизации общего делопроизводства, состо€щий из двух основных частей. ѕерва€ содержала краткую характеристику существующего положени€ дел в организации; во второй намечались конкретные пути реорганизации и улучшени€ де€тельности делопроизводства. ќписание делопроизводства велось в соответствии со стади€ми обработки документов: прием, регистраци€, разметка корреспонденции, курьерска€ св€зь, пор€док исполнени€ и контроль, отправка документации.

¬ажным этапом в развитии проблем делопроизводства можно считать подготовленный »“” проект «ќбщих правил документации и документооборота» (издан в 1931 г.). ¬ нем аккумулирован передовой практический опыт, накопленный к этому времени различными ведомствами и организаци€ми, обобщены исследовани€ отечественных и зарубежных учЄных. ѕредполагалось ввести «ќбщие правила» в качестве типовых и единых дл€ всех учреждений. ќсновным исполнительным органом по реализации всех делопроизводственных операций, по замыслу авторов, должен был стать секретариат. ¬ «ѕравилах» определ€лись функции работников секретариата, их об€занности и содержание работ. »зложение материала в «ѕравилах» можно сравнить с содержанием современных обучающих инструкций к компьютерным программам.

¬ 20-е гг. развивались и системы специальной документации. — учЄтом полного доминировани€ концепции построени€ социализма акцент был сделан на документировании таких функций, как планирование, учЄт, контроль.

¬ феврале 1921 г. образована √осударственна€ общепланова€ комисси€ (√осплан –—‘—–), решавша€ задачу выработки общехоз€йственного плана с учетом перспективного и текущего развити€ отраслей и отдельных предпри€тий.

—татистическа€ документаци€ - важный и эффективный инструмент в управлении хоз€йством. ”же в июле 1918 г. были сформированы центральные (÷—”) и местные органы статистики, которые проводили обследовани€ по состо€нию и перспективам развити€ советской экономики. ¬ это врем€ шла интенсивна€ работа по организации текущей статистики промышленности, форме периодичной отчетности по специальным бланкам. ¬ декабре 1926 г. проведена перва€ ¬сесоюзна€ перепись населени€. ¬ качестве документальной основы использовались личные, посемейные и похоз€йственные бланки. —татистическа€ документаци€ была единообразной по форме и включаемым показател€м.

Ѕухгалтерска€ документаци€, отража€ и фиксиру€ движение финансовых средств, уже в силу своей специфики должна быть унифицирована в большей мере, чем другие системы. Ёта задача, в основном, и решалась исследовател€ми. ѕри рационализации объЄмных массивов бухгалтерской документации широко использовалс€ опыт царской –оссии, западноевропейских стран. ѕравильна€ организаци€ учЄта на всех уровн€х управлени€, совершенствование учЄтных форм документации - таковы актуальные вопросы развити€ бухгалтерского учЄта и его документировани€ в рассматриваемый период.

¬ 30-е гг. формируетс€ и укрепл€етс€ жЄстка€, централизованна€ административно-командна€ система управлени€, исключающа€ возможность рассмотрени€ альтернативных подходов к организации государственного делопроизводства.

¬ результате рушатс€ структуры, занимавшиес€ исследовани€ми вопросов Ќќ“ и делопроизводства; ликвидируютс€ практически все крупные научно-исследовательские внедренческие центры, а их руководители в лучшем случае заканчивают свою жизнь в полном забвении, в худшем - репрессируютс€. јтмосфера этого периода наиболее €рко про€вл€лась в социальных заказах власти науке - в частности, усили€ были направлены на «закрепощение» правовыми средствами населени€ страны. ¬ этих цел€х, например, совершенствовалась система учета советских граждан.

 онституци€ 1936 г. существенно изменила политическую систему, иерархию и полномочи€ высших органов власти. ¬ерховный —овет ———– стал высшим и единственным законодательным органом, таких прав лишились —ъезд —оветов ———–, ÷»  ———– и его ѕрезидиум, —Ќ  ———–. ”становилась жЄстка€ система полномочий в издании определЄнных видов документов дл€ каждой иерархической структуры. ”казанные нововведени€ упростили и упор€дочили процессы документировани€ в высших эшелонах власти.

ќтсутствие единого методического центра по координированию работы учреждений в области управлени€ и делопроизводства, разнобой в де€тельности ведомств и организаций в вопросах документировани€ поставили на повестку дн€ проблему концентрации в общегосударственном масштабе научных сил и их организационного оформлени€. ¬ 1941 г. собираетс€ ѕервое межотраслевое совещание по оргтехнике.

ќднако практической реализации выдвинутой программы помешала начавша€с€ ¬елика€ отечественна€ война.


.7 ”правление и делопроизводство в 1945 - 1990-х гг.


“€жЄлое состо€ние разрушенной войной экономики и проблемы восстановлени€ народного хоз€йства после окончани€ войны оттеснили на второй план вопросы документационного обеспечени€ управлени€. ѕовышение интереса к разработке проблем рационализации технологии и техники управлени€ можно отнести к началу 60-х гг.

”тверждение некоторых исследователей относительно качественного повышени€ уровн€ разработок в этой области по сравнению с периодом 20-х гг. представл€етс€ малодоказательным и справедливо лишь отчасти дл€ исследований по проблемам управлени€ и документационного обеспечени€ управлени€, проведенных в 70-х гг. Ќегативна€ оценка базируетс€, прежде всего, на сопоставлении достижений мировой науки и практики по управлению и развитию информационных технологий в этой области. ќсобенно остро и зримо отставание нашей страны вы€вилось в 80-90-е гг., когда теоретические разработки в области кибернетики, математических методов управлени€, информатики и технической элементной базы привели к широкой информатизации общественно-политической и экономической жизни промышленно развитых стран «апада, внедрению в реальную управленческую де€тельность новых технологий, к разработке концепции «безбумажного офиса».

¬ июне 1960 г. в ћоскве состо€лось ¬сесоюзное совещание по вопросам механизации труда инженерно-технических работников и работников административно-управленческого аппарата. ѕрин€тые решени€ по своему содержанию во многом совпали с рекомендаци€ми совещани€ 1941 г. - подтверждена актуальность создани€ специализированного института с возложением на него задачи разработки ≈диной системы делопроизводства, сформулировано пон€тие Ќќ“ и обозначены основные направлени€ исследований. Ѕесспорно, решени€ этого совещани€ активизировали работу ученых и практиков управлени€. ќпределенной вехой в развитии вопросов работы с документами стала утвержденна€ постановлением —овета ћинистров –—‘—– «ѕримерна€ инструкци€ о делопроизводстве дл€ учреждений и организаций –—‘—–», в которой основной акцент сделан на унификации делопроизводственных работ. ¬ этот период усиливаетс€ вли€ние √лавного архивного управлени€ (√ј”) при —овете ћинистров ———–.

— 1958 г. √ј” стало правомочно контролировать постановку документальной части делопроизводства учреждений, организаций и предпри€тий. ¬ 1963 г. √ј” изданы «ќсновные правила постановки документальной части делопроизводства и работы архивов учреждений, организаций, предпри€тий ———–», которые на прот€жении многих лет служили руководством дл€ служб документации и архивов и способствовали упор€дочению их де€тельности.

Ќа долгом и тернистом пути подготовки √осударственной системы документационного обеспечени€ управлени€ первым юридически важным этапом стало прин€тие 25 июл€ 1963 г. постановлени€ —овета ћинистров ———– «ќ мерах по улучшению архивного дела в ———–». √лавному архивному управлению и р€ду государственных комитетов и институтов поручалась разработка ≈√—ƒ. ѕервым реальным результатом этой работы можно считать подготовку в 1965 г. «ћатериалов к ≈диной государственной системе делопроизводства». ¬ 1966 г. в рамках

јрхивной службы учрежден ¬сесоюзный научно-исследовательский институт документоведени€ и архивного дела (¬Ќ»»ƒјƒ), которому поручалось завершить разработку данного документа.

«аметным €влением в истории делопроизводства 70-80-х гг. стало издание √ќ—“ов на управленческие документы (√ќ—“ 6.38-72 и √ќ—“ 6.39-72 и др.), общесоюзных классификаторов (ќ ”ƒ, ќ ѕќ, и др.) технико-экономической (а позднее и социальной) информации, унифицированных систем документации (”—ƒ) и серии государственных стандартов на эти унифицированные системы. «начение некоторых √ќ—“ов про€вилось в полной мере позднее в 90-х гг. ¬недрение указанных материалов в практику управлени€ значительно улучшило оформление документации, рационализировало процедуры поиска, учета и хранени€ разнообразной информации, подготовило почву дл€ автоматизации управленческих функций. ѕоследний вопрос широко обсуждалс€ научной общественностью страны в св€зи с планами создани€ автоматизированных систем управлени€ (ј—”) и проектом подготовки общегосударственной автоматизированной системы сбора и обработки информации дл€ учета, планировани€ и управлени€ народным хоз€йством (ќ√ј—).  онцепцию ќ√ј— лишь частично удалось реализовать в народном хоз€йстве, а унифицированные системы документации не получили достаточной поддержки в средствах научной и массовой информации и остались невостребованными. ¬ 90-е гг. та же печальна€ участь постигла и концепцию информатизации нашего общества. Ќо если идеи ќ√ј— были частично реализованы, то концепци€ информатизации до насто€щего времени окончательно не сформулирована. ¬ 1993 г. издан ќбщероссийский классификатор управленческой документации, в который включены наименовани€ форм документов унифицированных систем, адаптированных к современным услови€м, и ќсновные положени€ по ведению системы классификаторов и ”—ƒ. ѕоскольку в новой редакции √—ƒќ” была изменена концепци€ подхода к определению структуры и штатной численности сотрудников служб документационного обеспечени€ управлени€, √осударственным комитетом, а позднее ћинистерством труда выпущены типовые и укрупненные нормативы времени и выработки по подготовке типовых и творческих документов по всем основным этапам их обработки: от сверки текстов и подбора экземпл€ров до завершени€ исполнени€ и оформлени€ дел дл€ архивного хранени€.

  сожалению, с начала 1980-х гг. ни одна унифицированна€ система документации не была издана массовым тиражом, что значительно затрудн€ет их внедрение. ѕолучившие весьма широкое распространение компьютерные программы подготовки документов имеют, как правило, в своем составе комплекты шаблонов документов, адаптированные на русский €зык, и полностью игнорируют отечественные нормативы и традиции в области создани€ и оформлени€ документов.


.8 —овременный этап делопроизводства


¬ –оссии, вслед за ведущими капиталистическими странами, началась революци€ в делопроизводстве. ”скор€етс€ внедрение информационных технологий, электронные документы начинают постепенно вытесн€ть документы на традиционных носител€х. —ущественно измен€етс€ нормативно-правова€ база делопроизводства. ¬ государственном секторе реализуетс€ программа создани€ «электронного правительства», котора€ также приводит к усилению роли электронных документов.

—тратеги€ развити€ информационного общества в –оссийской ‘едерации, утвержденна€ президентом –оссийской ‘едерации (07.02.2008), предусматривает, повышение эффективности государственного управлени€. —реди наиболее важных задач, которые предстоит решить, названы следующие:

.обеспечение эффективного межведомственного и межрегионального информационного обмена;

.интеграци€ государственных информационных систем и ресурсов;

.увеличение объЄмов и качества государственных услуг, предоставл€емых организаци€м и гражданам в электронном виде;

.совершенствование нормативно-правового обеспечени€ стандартизации и администрировани€ государственных услуг;

√лавна€ особенность современного управлени€ документами заключаетс€ в том, что оно строитс€ на принципах, сходных с принципами систем менеджмента качества. »спользуетс€ известный цикл посто€нного улучшени€ ƒеминга - «ѕланируй - —делай - ѕроверь - ƒействуй»:

·на первом этапе разрабатываетс€ политика, подробно регламентируютс€ все процессы;

·на втором этапе управление документами ведетс€ в строгом соответствии с законодательно-нормативными требовани€ми и внутренними нормативными документами организации. —обираютс€ документальные подтверждени€ исполнени€ требований;

·на третьем этапе анализируетс€ эффективность системы управлени€ документами, выбираютс€ меры по корректировке и улучшению этой системы. –езультаты анализа документируютс€;

·на четвЄртом этапе в систему внос€тс€ намеченные на третьем этапе улучшени€ и исправлени€ (которые также документируютс€).

¬ течение всего цикла регул€рно проводитс€ обучение и повышение квалификации всех сотрудников организации по вопросам управлени€ документами.

“акой подход позвол€ет не только посто€нно повышать эффективность управлени€ документами, но и легко интегрировать систему управлени€ документами и разнообразные системы менеджмента (качества, информационной безопасности, окружающей среды, охраны труда и т.д.).

—овременный подход к управлению документами предусматривает единообразное управление различными видами документов, т.е. не только организационно-распор€дительной документацией, но и, например, бухгалтерскими и налоговыми документами или документами по качеству.

ѕринципы управлени€ документами в равной степени применимы к документам на различных носител€х, независимо от способа доставки документов. Ёто особенно важно, т.к. в –оссии наблюдаетс€ переход от традиционного бумажного документооборота идет не к электронному, а к смешанному документообороту.

—истемы электронного документооборота (—Ёƒ), согласно современным представлени€м, должны обеспечивать управление не только электронными, но и неэлектронными документами и поддерживать ведение смешанных дел.

ќбеспечение юридической силы электронных документов, защита их целостности и аутентичности.

ќсновна€ роль документов в современном капиталистическом обществе - служить доказательством в случае споров, судебных разбирательств и расследований. ƒл€ того чтобы документы были прин€ты к рассмотрению и обладали доказательной силой, они должны удовлетвор€ть определЄнным требовани€м.

„ем более активно используютс€ электронные документы в деловой де€тельности, тем чаще требуетс€ представление их в судебные и государственные органы в качестве доказательств. ƒл€ того чтобы интересы организации были надежно защищены, необходимо прежде всего обеспечить юридическую значимость электронных документов.

ƒл€ придани€ таким документам юридической силы в первую очередь требуетс€ сохранение их аутентичности и целостности. ѕод аутентичностью понимаетс€ возможность доказать авторство документа, врем€ его создани€ и подлинность содержани€. ÷елостность означает полноту и неизменность документа с течением времени.

Ёлектронные документы не стали привычными, поэтому к ним зачастую предъ€вл€ютс€ более жЄсткие требовани€, чем к аналогичным бумажным документам, да и их «технические» особенности создают дополнительные сложности:

·электронные документы легко модифицируютс€, легко копируютс€;

·существует проблема различени€ оригинала и копий: сторона, получивша€ копию электронного документа, может внести в него изменени€ и за€вить, что именно она обладает оригиналом;

·стоит вопрос подтверждени€ авторства и факта утверждени€ (подписани€, согласовани€) документа, а также факта отправки, получени€ и регистрации при электронной пересылке;

·существует проблема определени€ точного времени создани€ документа, при использовании электронной цифровой подписи (Ё÷ѕ).

ƒл€ того чтобы электронные документы могли быть прин€ты судом и иметь максимальную доказательную силу, необходим комплекс мер, охватывающий все этапы жизненного цикла документа.

–осси€ сейчас находитс€ на пути развити€ документооборота, на котором в начале 90-х гг. прошлого века было —Ўј: массовое использование электронных документов уже началось, однако законодательство еще не уравн€ло в правах традиционные и электронные документы.

јутентичности и целостности документов способствует соблюдение норм соответствующих стандартов и правил «хорошей деловой практики».

¬ насто€щее врем€ можно найти зарубежные стандарты практически по всем аспектам управлени€ электронными документами.

ƒокумент в базе данных. — юридической и практической точек зрени€ большое значение имеет, €вл€етс€ ли документ в базе данных (информационном ресурсе) документом. ¬ зависимости от обсто€тельств это могут быть один или несколько из перечисленных объектов:

.ƒокументы, содержащие исходную информацию, котора€ затем вводитс€ в базу данных;

.«аписи в базе данных;

.“аблицы в базе данных;

.‘ормы ввода-вывода, св€зи и т.д.;

.∆урналы аудита и т.п.;

.Ѕаза данных целиком;

.ѕрограммное обеспечение и документаци€ к нему.

ѕринципы регистрации документов. ¬ XX в. многие западные страны отказались от традиционного дл€ нашей страны принципа строгой регистрации документов. —егодн€ наблюдаетс€, с одной стороны, возврат к регистрационной системе (т.к. регистраци€ €вл€етс€ естественной функциональной возможностью любой —Ёƒ), с другой - отказ от ручной регистрации в тех случа€х, когда есть возможность доказать поступление, создание или отправку документа при помощи других средств, например аудита информационных систем.

Ёлектронна€ почта. Ёлектронна€ почта стала важнейшим деловым инструментом как в государственном, так и частном секторе. Ёта технологи€ стала ключевой дл€ многих видов деловой де€тельности, поэтому сообщени€ электронной почты во многих странах признаютс€ документами, и требовани€ к обеспечению их сохранности включены в законодательно-нормативные акты.

»спользование электронных подписей и иных средств криптографии. »спользование Ё÷ѕ в электронном документообороте у нас рассматриваетс€ как панаце€ ото всех бед, св€занных с обеспечением юридической значимости электронных документов. ¬месте с тем использование Ё÷ѕ без дополнительных «подстраховывающих» организационно-правовых мер может быть небезопасным, особенно при подписании файлов в распространенных офисных форматах, таких как Word, Excel и PDF.

4. «аключение


— давних времен дошли до нас различные виды документов, с помощью которых мы имеем возможность узнать историю своей страны, ее героическое прошлое, особенности быта своего народа, правовые формы и этические нормы взаимоотношений между людьми.

–оль и значение документов велики. ќни служат в различных област€х человеческой де€тельности, поэтому содержание пон€ти€ «документ» многозначительно и €вл€етс€ предметом изучени€ многих научных дисциплин.

Ќе нужно доказывать, что знание делопроизводства, умение документально оформить управленческое решение нар€ду с этикой делового общени€ дл€ менеджера любого уровн€, специалиста стало неотъемлемым признаком профессионализма.

¬едь как важно знать историю своего рода де€тельности, тем более это косвенно показывает твою личную эрудированность.

¬ заключение сформулируем выводы по работе:

. ¬ –оссии к началу XVII века первым сложилось приказное делопроизводство. ѕриказами в то врем€ именовались органы государственной власти.

ƒокументы имели форму свитка, составл€вшего иногда в длину дес€тки и даже сотни метров.

. ѕри ѕетре I было введено коллежское делопроизводство, более прогрессивное по сравнению с приказным.  оллеги€ми назывались центральные учреждени€, ведавшие отдельными отрасл€ми государственного управлени€. ¬ коллеги€х были созданы канцел€рии, введена должность секретар€, сложилась журнальна€ форма регистрации документов.

. ¬ начале XIX века коллегии были заменены министерствами, коллегиальность в руководстве сменилась единоначалием. —ложилось исполнительное делопроизводство. ѕо€вились бланки служебных документов, началось внедрение механизации конторского труда.

. ¬ годы —оветской власти было выработано делопроизводство, характерное дл€ централизованного управлени€ народным хоз€йством.

¬ практике делопроизводства был установлен единый пор€док документировани€, внедрены стандартные требовани€ к форме и структуре документов.

”становлен типовой состав информационных элементов документов. Ѕыла предприн€та попытка внедрени€ ≈диной государственной системы делопроизводства (≈√—ƒ). ¬ цел€х применени€ средств вычислительной техники в р€де отраслей осуществл€лось освоение унифицированных систем документации, позвол€ющих одновременно использовать их и при традиционных методах обработки документов.

. ¬ насто€щее врем€ сложивша€с€ система обработки документов развиваетс€ с учетом специфики рыночных отношений, механизации и компьютеризации делопроизводства.

. ¬ современных услови€х, когда работа с управленческой документацией во многих учреждени€х основываетс€ на компьютерных технологи€х, функции службы делопроизводства не ограничиваютс€ только организацией документооборота учреждени€, учЄтом документов и контролем за их исполнением. —лужба делопроизводства принимает непосредственное участие в постановке задач при разработке автоматизированных информационных систем дл€ работы с документами, в обеспечении режима доступа информации и защите информации, в совершенствовании работы с документами. ќтлаженна€ система современного делопроизводства оказывает максимальную помощь руководителю в различных област€х.


—писок литературы


1.Ѕелов ј.Ќ., Ѕелов ј.ј. ƒелопроизводство и документооборот. - ћ.: Ё —ћќ, 2006.

.√осударственна€ система документационного обеспечени€ управлени€ (√—ƒќ”). ќсновные положени€. ќбщие требовани€ к документам и службам документационного обеспечени€. ћ.:¬Ќ»»ƒјƒ.

.ќб утверждении правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти: постановление ѕравительства –оссийской ‘едерации от 15.06.2009 є 477 (в редакции от 07.07.2011)

.ƒелопроизводство. ќбразцы, документы. ќранизаци€ и технологи€ работы. ћ.:ѕроспект, 2011. 480 с.

.Ѕелов ј. Ќ., Ѕелов ј. ј. ƒелопроизводство и документооборот. - ћ.: Ё —ћќ, 2006.

.¬асильева ».Ќ. ќсновы делопроизводства и персональный менеджмент: ”чеб.пособие дл€ вузов/¬«‘Ё». - ћ.: «јќ «‘»Ќ—“ј“»Ќ‘ќ–ћ», 2008.

. удр€ев ¬.ј. и др. »стори€ развити€ –оссийского делопроизводства. ћ., 2008.

.–умынина Ћ.ј. ƒелопроизводство: ”чебник. ћ., 2006.

. ирсанова ћ.¬., јксенов ё.ћ.  урс делопроизводства: ”чеб. пособие. ћ.; Ќовосибирск, 2008.

.#"justify">.∆урнал «ƒелопроизводство и документооборот на предпри€тии» выходит с 2002 г.

.∆урнал «—правочник секретар€ и офис-менеджера» выходит с 2002 г.



—одержание 1. ¬ведение . “еоретическа€ часть .1 ѕон€тие делопроизводства .2 ¬озникновение делопроизводства в –оссии .3 ѕриказное делопроизвод

Ѕольше работ по теме:

ѕредмет: ћенеджмент

“ип работы:  урсова€ работа (т)

найти  

ѕќ»— 

Ќовости образовани€

 ќЌ“ј “Ќџ… EMAIL: MAIL@SKACHAT-REFERATY.RU

—качать реферат © 2018 | ѕользовательское соглашение

—качать      –еферат

ѕ–ќ‘≈——»ќЌјЋ№Ќјя ѕќћќў№ —“”ƒ≈Ќ“јћ