»спользование средств организационной техники в работе менеджера

 

ћинистерство образовани€ и науки ”краины

ѕриднепровска€ академи€ строительства и архитектуры

 афедра менеджмента, маркетинга и управлени€ проектами










 онтрольна€ работа

по предмету: Ђќрганизаци€ труда менеджераї

¬ариант є 12

тема: »спользование средств организационной техники





¬ыполнила: студентка гр. 5/8-2

Ќастенко Ќ.¬.


ѕроверила: Ўапа Ќ.Ќ.





ƒнепропетровск

2009 г

—одержание


¬ведение

1. јвтоматизированные рабочие места. ќбщие пон€ти€

2. јвтоматизированные рабочие места экономистов

3. јвтоматизированные рабочие места административного и менеджерского персонала

4. Ёлектронные офисы

¬ывод

—писок использованной литературы

¬ведение


¬ данной контрольной работе мной будет рассмотрен вопрос о важности использовани€ средств организационной техники в работе менеджера. ƒанный вопрос относитс€ к предмету Ђќрганизаци€ труда менеджераї.

÷елью данной работы, € обозначу - изучение вопроса о использовании менеджером в ведении своей профессиональной де€тельности средств организационной техники, проще говор€ офисной организационной техники. ј также вы€вление и описание основных теоретических рекомендаций по организации работы и рабочего места менеджера на предпри€тии.

 ак правило, организацией труда персонала и руковод€щих работников занимаетс€ либо начальник отдела кадров, либо непосредственно сам руководитель предпри€ти€. ѕравильно организовать труд работников всех уровней организации в том числе, менеджерского состава - непроста€ задача. ќна требует знани€ основных методик рациональной компоновки производственных территорий и зданий, санитарно-технических требований к услови€м труда, последних исследований по затратам рабочего времени (хронометраж, фотографи€ рабочего места). ¬ы€вление условий дл€ наиболее продуктивной работы персонала разных уровней. — последующей организацией труда сотрудников, рабочих мест, и соответствующих условий труда. » затем, оценива€ всю проделанную организационную работу, можно будет смело оценить масштабы и объемы производства, определ€ть какие-либо производственные планы и задачи.

“о есть производственному процессу, об€зательно будет предшествовать организационный.

» от того насколько правильно и грамотно будет проведен процесс организации производства, настолько удачным будет реализован производственный процесс. ¬ данной работе будет рассматриватьс€ именно организаци€ труда, управленческого персонала, использование им средств организационной техники, без использовани€ которой его труд будет малопродуктивен и малоэффективен.

ј как построить работу менеджера с использованием средств офисной техники чтобы она была максимально эффективной, рассмотрим далее.

1.¬ насто€щее врем€ в вопросах механизации и автоматизации труда менеджера определились два основных направлени€. ѕервое осуществл€етс€ посредством внедрени€ Ё¬ћ, разработки экономико-математических методов и моделей, второе - применением средств оргтехники и разработанных на еЄ основе организационных проектов и систем комплексной механизации и автоматизации труда менеджера.

”сложнение задач управлени€ предпри€тием, все увеличивающийс€ поток информации, совершенствование технологических процессов требуют использовани€ современной вычислительной техники, а также математического и программного обеспечени€ средств и систем передачи и обработки информации.

ƒл€ взаимодействи€ с Ё¬ћ в услови€х автоматизированной системы управлени€ (ј—”) на предпри€ти€х должны быть созданы абонентские пункты, состо€щие из устройств сбора, регистрации, передачи, подготовки, ввода и вывода информации в Ё¬ћ вычислительного центра.

Ќеобходимость использовани€ Ё¬ћ в управлении предпри€тием обусловлено следующими причинами:

1.   Ѕольшой ассортимент продукции затрудн€ет определение покупательского спроса и его прогнозирование. “оварооборот а следовательно, и прибыль предпри€ти€ завис€т от степени удовлетворени€ фактического спроса. Ё¬ћ может обеспечить учет реализации товаров в ассортименте или по видам продукции, что позволит управл€ть товародвижением в соответствии с измен€ющимс€ спросом. Ёто относитс€ и задач управлени€ товарными запасами.

2.   Ёкономический анализ результатов работы предпри€ти€ св€зан с трудоемкими расчетами. ѕрименение Ё¬ћ позвол€ет не только автоматизировать эти расчеты, но и повысить их качество за счет применени€ экономико-математических методов.

3.   Ѕольшой объем пам€ти Ё¬ћ, высока€ скорость поиска и обработки данных позвол€ют не только освободить менеджера от технической, монотонной работы, но и повысить оперативность и обоснованность прин€ти€ управленческих решений.

ѕерспективным направлением в развитии организационных форм использовани€ вычислительной техники €вл€етс€ создание сетей вычислительных центров, объединенных между собой.

1. јвтоматизированные рабочие места. ќбщие пон€ти€


ƒл€ повышени€ эффективности личной работы менеджера и другого управленческого персонала различных предпри€тий предназначены - автоматизированные рабочие места (ј–ћ).

јвтоматизированные рабочие места (ј–ћ)- это проблемно-ориентированные программно-технические комплексы, включающие технические программные средства, информационное и методическое обеспечение дл€ решени€ задач пользовател€ непосредственно на его рабочем месте диалога с Ё¬ћ.

ѕринципиальной особенностью обработки информации с использованием ј–ћ €вл€етс€ привлечение самих потребителей информации (пользователей- специалистов экономического, инженерного профил€, а также руководителей различных уровней) непосредственно, т.е. без помощи программиста, к использованию вычислительной техники.

 ак показывает практика, основна€ часть личной работы менеджера определенного звена (до 80%) не требует обращени€ к общей информационной базе предпри€ти€ в целом. ѕоэтому в качестве технической основы ј–ћ целесообразно использовать персональную Ё¬ћ, работающую большую часть времени автономно и меньшую - по взаимосв€зи с другими Ё¬ћ.

Ёкономический эффект от внедрени€ ј–ћ состоит из 2-х составл€ющих:

1.   ѕовышение качества проектных и управленческих решений за счет использовани€ ј–ћ;

2.   » эффекта полученного в результате сокращени€ трудоемкости выполнени€ сотрудниками индивидуальной работы.

ќбычно внедрение системы ј–ћ в подразделени€х предпри€ти€ предотвращает рост числа его сотрудников; в р€де случаев использовани€ одного ј–ћ приводит к высвобождению 2-3-х сотрудников.

Ќа ј–ћ целесообразно решать задачи:

Ј ограниченные по своим информационным св€з€м на входе/выходе с другими задачами, т.е. локальные в информационном отношении;

Ј короткие, но многократно повтор€ющиес€ в течении рабочего дн€ (например, регистраци€ первичной информации в пам€ти персональной Ё¬ћ взамен традиционных бумажных журналов, обработка массовой однородной информации на складах и в цехах предпри€ти€).

— помощью ј–ћ можно проводить телесовещани€ и создавать электронную почту, предусматривающую безбумажный обмен служебной документацией между пользовател€ми. ќна €вл€етс€ удобной технической базой дл€ редактировани€ текстовой информации, подготовки служебных писем, статей.

јвтоматизированное оформление документов в табличной форме и работа с таблицами €вл€ютс€ характерными технологическими возможност€ми применени€ ј–ћ. »спользование графиков, диаграмм, схем обеспечивает сжатие информации и облегчает воспри€тие ее содержани€ в процессе прин€ти€ решений пользователем.

2. јвтоматизированные рабочие места экономистов


ќсновными задачами, которые решаютс€ в экономических подразделени€х, €вл€ютс€ такие задачи, как планирование, учет, контроль, анализ и регулирование произовдственно-хоз€йственной де€тельности.

ѕрежде всего следует отметить необходимость соблюдени€ принципа системного внедрени€ ј–ћ. Ётот подход в нашем случае про€вл€етс€ в том, что в отделе сбыта внедр€етс€ не отдельное автоматизированное рабочее место определенного функционального назначени€, а система взаимосв€занных автоматизированных рабочих мест во всех отделах предпри€ти€.

—овершенствование рабочих мест в служебных помещени€х предусматривает правильную их планировку, оснащение современной и удобной мебелью, средствами организационной техники, обеспечение руководителей и специалистов необходимыми средствами св€зи, оптимизацию делопроизводства и хоз€йственного обслуживани€.

ѕри планировке и распределении помещений между подразделени€ми аппарата управлени€ и менеджерского состава решающее значение должны иметь - функциональное назначение подразделений, их содержание и взаимосв€зь в процессе выполнени€ общих задач. ќт этого во многом зависит продолжительность прохождени€ информации и документов, рациональное использование помещений. –абочие места внутри отделов должны располагатьс€ последовательно, в соответствии с выполнением отдельных операций и с соблюдением установленных норм удельной площади на 1-го работника (3-4 м2, а иногда 5м2- в зависимости от характера работы и особенностей технического оснащени€).

 аждое рабочее место должно быть оснащено удобной мебелью и организационно-техническими средствами обработки информации (компьютер, сканер, принтер, ксерокс). ¬ комплект мебели в зависимости от содержани€ работы могут входить: письменный стол, вспомогательный стол-стеллаж или тумбочка, стул или кресло. ѕоследнее должно способствовать максимальному ослаблению мышечного напр€жени€. Ётому требованию, в частности отвечают вращающиес€ стуль€, стуль€ с подлокотниками, регулируемыми по высоте сиденьем и спинкой. ѕри определении наиболее благопри€тного сочетани€ элементов рабочего места следует исходить из зоны дос€гаемости рук человека, работающего за столом. —теллажи или шкафы в рабочих комнатах должны быть рассчитаны на удобное хранение и доступность дл€ работы справочных, нормативных и других материалов.

  организационной технике управлени€ относ€тс€ - ручки, карандаши, калькул€торы, диктофоны, конторские книги, стандартные бланки, различные графики, диспетчерские доски и т.п. ”добные, простые и практичные средства техники - немаловажное условие повышени€ качества работы в аппарате управлени€.

¬ насто€щее врем€ дл€ полной обработки информации на персональном компьютере требуютс€ специальные средства ее передачи- локальна€ компьютерна€ сеть предпри€ти€, электронна€ почта, »нтернет и т.п.

— целью оптимизации делопроизводства необходимо установить и строго соблюдать пор€док поступлени€ информации на рабочие места. Ћюбой документ должен быть составлен так, чтобы он точно отвечал своему назначению, имел четкую структуру и был удобен в обращении. ќформление документов предполагает об€зательное соблюдение р€да правил, обеспечивающих их юридическую полноценность и способствующих оперативности исполнени€.

ќдной из более действенных мер по экономии времени и средств на переписку €вл€етс€ внедрение типовых текстов дл€ регул€рной корреспонденции.  аждому руководителю и работнику аппарата управлени€ целесообразно иметь набор примерных текстов дл€ составлени€ справок, ответов на письма, жалобы и т.д.

ќчень важна также организаци€ хоз€йственного обслуживани€ рабочих мест служащих. –абочие места должны своевременно обеспечиваетс€ бумагой, бланками, канцел€рскими принадлежност€ми; технические средства следует провер€ть и ремонтировать, а помещени€ содержать в чистоте.

”лучшение условий труда работников менеджерского состава направлено на повышение их работоспособности и сохранени€ здоровь€. «десь немаловажным будет отметить такие показатели как- освещенность рабочих мест, соответствующа€ окраска стен и пола в помещени€х, относительна€ влажность и температура воздуха, борьба с шумом, установление правильного режима труда и отдыха.

—анитарно-гигиенические услови€ труда обеспечиваютс€ поддержанием чистоты, относительной влажности. –абочие комнаты должны быть оборудованы прот€жной, выт€жной вентил€цией или системой кондиционировани€ воздуха.  роме искусственного общего освещени€ помещений рабочие места хорошо обеспечить местными осветительными приборами.

ƒл€ борьбы с шумом примен€ютс€ звукопглащающие материалы, ограничители продолжительности телефонных разговоров. “елефон дл€ личных разговоров работников должен быть вынесен в коридор или отдельное помещение.

 ультура содержани€ рабочего места предусматривает соблюдение пор€дка на рабочем столе, в шкафах, на стеллажах, когда каждый документ и справочный материал находитс€ под рукой и его можно легко отыскать. Ёлементарными требовани€ми культуры €вл€етс€ соблюдение чистоты в помещени€х.

3. јвтоматизированные рабочие места административного и менеджерского персонала


ќтличительной особенностью ј–ћ административного и менеджерского персонала, €вл€етс€ их ориентаци€ на прин€тие управленческих решений. ѕо сравнению с ј–ћ экономистов (см. предыдущий раздел работы), предназначенных дл€ решени€ регламентированных и формализованных функциональных задач управлени€, ј–ћ руководителей должны помочь в прин€тии управленческих решений по чисто не регламентированным и трудно формализуемым задачам.

ћебель: стол однотумбовый, стол с приставкой, стол дл€ заседаний, шкаф конторский универсальный, сейф, кресло рабочее подьемно-поворотное, кресла полум€гкие рабочие.

—редства оргтехники: органайзер, справочник-алфавит, настольный календарь, картотека настольна€, лоток дл€ корреспонденции 2-х секционный, папки деловые дл€ бумаг, телефонный аппарат с функцией проведени€ совещаний, диктофон, персональный компьютер.

јвтоматизированное решение этих задач, как правило, не предполагает однозначного ответа на вопрос. ƒл€ прин€ти€ окончательного решени€ требуетс€ учитывать множество факторов, в том числе не имеющих количественной оценки и отн€щихс€ к социальной области.

ќсновными задачами которые решаютс€ на ј–ћ административного и менеджерского персонала, €вл€ютс€:

Ј получение справок об основных показател€х, характеризующих текущее состо€ние поризводственно-хоз€йственной де€тельности объекта управлени€;

Ј анализ производственной работы объекта управлени€ и вы€вление наступающих и ожидаемых отклонений от плана, которые относ€тс€ к компетенции данного руководител€;

Ј информационна€ поддержка процесса прин€ти€ управленческих решений, направленных на ликвидацию отклонений от плана (вы€вление причин и виновников отклонений, предложение решений в типовых ситуаци€х, моделирование работы объекта управлени€ в случае прин€ти€ конкретного решени€ и т.д.);

Ј сбор статистических данных дл€ прин€ти€ управленческих решений;

Ј прин€тие коллегиальных решений в процессе телесовещаний;

Ј контроль исполнительной дисциплины;

Ј контроль качества управленческих решений подчиненных линейных менеджеров

Ј составление плана работы руководител€ с последующим напоминанием сроков исполнени€.

ѕринцип системного подхода в создании ј–ћ менеджеров про€вл€етс€ в том, что информационные базы всех ј–ћ св€заны с ј—” (јвтоматизированной системой управлени€), а также между собой. ѕри этом менеджер может пользоватьс€ не только отфильтрованной обобщенной информацией, в случае необходимости - детализированной.

ѕоскольку традиционна€ технологи€ личной работы существенно отличаетс€ от технологии обработки информации на персональной Ё¬ћ, €зык диалога менеджера с Ё¬ћ должен быть предельно простым. ќбычно необходима видеограмма должна вызыватьс€ нажатием одной функциональной клавиши персонального компьютера. ¬ остальных случа€х менеджер или руководитель, как правило должен обращатьс€ к помощи секретар€ или помощника по информации, работающих на параллельном ј–ћ.

Ёффект от внедрени€ ј–ћ административно-управленческого персонала про€вл€етс€ в улучшении работ объекта управлени€ благодар€ научной обоснованности, комплексности и оперативности управленческих решений.

»так, подытожим, эту главу обозначив основные виды работ менеджера выполн€емые на рабочем месте:

Ј составление текстовой документации;

Ј обработка вход€щих и исход€щих документов;

Ј копирование и размножение документов;

Ј хранение, поиск и передача документов;

Ј вычислительные операции, анализ полученных данных;

Ј обеспечение оперативной св€зи и сигнальной информацией;

Ј обработка корреспонденции;

Ј проведение встреч;

Ј проведение совещаний;

Ј прин€тие управленческих решений.

—оциальные опросы показывают, что служащие и менеджеры выражают недовольство своей низкой производительностью, котора€ обусловленна€ высокой долей рутинной, однообразной работы отнимающей немалую часть рабочего времени. ƒействительно, около половины его уходит на вспомогательную де€тельность Ц ожидание деловых встреч, разговоры по телефону и т.п., около четверти Ц на работу с документами, и только ничтожна€ часть Ц меньше 10% - на анализ и планирование дальнейшей де€тельности. »сследовани€ показывают, что от 50 до 90% рабочего времени современный менеджер тратит на обмен информацией, происход€щий в процессе совещаний, собраний, встреч, бесед, переговоров, приЄма посетителей, составлени€ и чтени€ различных документов и т.п. » это - жизненна€ необходимость, поскольку информаци€ сегодн€ превратилась в важнейший ресурс социально-экономического, технического, технологического развити€ любой фирмы.

¬ св€зи с этим огромное внимание в вопросе повышени€ производительности труда и качественного быстрого обмена информацией отводитс€ техническому и программному обеспечению менеджера. “аким образом, решение задач менеджмента предусматривает широкое использование автоматизированных технологий, т.е. работу в электронном офисе.


4. Ёлектронные офисы


ѕод электронным офисом предусматривают программно-аппаратный комплекс, который ведет обработку документов и автоматизирует работу пользователей в системах управлени€. ¬ его состав вход€т следующие аппаратные средства:

Ј один или несколько персональных компьютеров (системный блок+монитор), возможно, объединенных в сеть, с соответствующим набором программного обеспечени€;

Ј средства копировани€ документов;

Ј сканеры дл€ ввода текстовой и графической информации непосредственно с первичных документов;

Ј проекционное оборудование дл€ проведени€ презентаций.

“акже менеджер активно должен в своей работе (по мере необходимости) использовать такие средства, как:

Ј диктофон;

Ј факс;

Ј телефон, телефонную станцию (мини-ј“—) с разделением на внутреннюю и внешнюю св€зь.

“акже рабочее место менеджера должно быть достаточно укомплектовано мебелью и расходными, канцел€рскими принадлежност€ми.

»з всех средств св€зи наиболее часто используетс€ телефон, с помощью которого можно подсоединитьс€ к глобальной электронной сети.  онечной целью пользовател€ Internet €вл€етс€ получение доступа к соответствующим серверам дл€ удовлетворени€ своих потребностей.

ќсобую роль в этом процессе играет электронна€ почта, котора€ предназначена дл€ обмена различного рода послани€ми между отдельными пользовател€ми Internet. Ёти послани€ могут содержать текст, звук, видеоизображени€, а также целые файлы с документами, компьютерными программами.

¬ажно при организации рабочего места руководител€ предусмотреть его гибкость, т.е. оперативность реагировани€ на изменение внешней или внутренней среды предпри€ти€. “ака€ гибкость подразумевает высокую скорость и качество обработки информации, доведени€ результатов анализа до подчиненных, организацию необходимого контрол€ за исполнением.

“акже хочу привести некоторые статистические данные полезного эффекта рационального и всестороннего использовани€ организационной техники на предпри€тии.

“аблица 1 - ѕолезный эффект дл€ предпри€ти€ при различных услови€х использовани€ организационной техники

ѕоказатель

Ёффект от неполного использовани€ организационной техники, %

Ёффект от неполного использовани€ организационной техники, %

ѕрибыль

+6-10

+15-23

–ентабельность

+5

+8

ќбъем выпуска продукции

+5-9

+10-18

ќборачиваемость оборотных средств

+4-8

+9-12

ѕроизводительность труда

+5-7

+10-15

“рудоемкость операций управлени€

-10-12

-20-30

Ўтрафы за невыполненную работу

-7-8

-10-12


–азвитие информационных технологий позволило руководству вводить в практику так называемый дистанционный менеджмент, основанный на принципе дистанционного управлени€ посредством создани€ крупных высокоэффективных систем обработки данных и св€занный с объединением верхнего уровн€ иерархии организации с непосредственными исполнител€ми с помощью коммуникационных каналов и разного рода экспертных систем, принимающих на себ€ те функции управлени€, которые в обычных оргструктурах реализуютс€ менеджерами среднего уровн€.

¬ывод

 

¬ данной работе € показала возможности использовани€ организационной техники на предпри€ти€х, в различных его отделах, как то экономический отдел, отдел управлени€, администрации предпри€ти€. “акже привела данные о средних затратах менеджера в процессе своей работы. ј также рекомендации по снижению трудоемкости при помощи средств организационной техники, при правильной организации рабочего места менеджера, а также внедрени€ таких новых технологий, как электронные офисы. „то нагл€дно показывает в первую очередь экономический и социальный эффект от рационального использовани€ средств организационной техники менеджером при осуществлении своей профессиональной де€тельности. “аким образом менеджер, стрем€щийс€ к эффективному управлению информационными и производственными процессами, должен максимально эффективно использовать все подручные технические средства офиса, дл€ максимизации полезного эффекта на работу предпри€ти€ в целом, посредством выполнени€ задач своего подразделени€.

—писок использованной литературы

1. Ѕл€хман Ћ.—., √аленко ¬.ѕ., ћинкин ј.¬. ¬ведение в менеджмент.-”чебное пособие. - —ѕб.: —ѕб”Ё‘, 1994г.

2. ћескон ћ.’., јльберт ћ., ’едоури ‘. ќсновы менеджмента: ѕер. с англ. - ћ.: ƒело, 1995.

3. ѕопов —.√. ќсновы менеджмента: учебное пособие.- ћ.:ќсь-89, 2006

4. —мирнов Ё.ј. ќсновы теории организации. - ћ.:ёЌ»“»,1998

5.—пивак ¬.ј. ќрганизационное поведение и управление персоналом.- —ѕб: ѕитер, 2000.- 416 с.

6.”правление персоналом организации: ”чебник / ѕод ред. ј.я.  ибанова. - ћ.: »Ќ‘–ј - ћ, 1997. - 512 с.

7.”правление персоналом: ”чебник дл€ вузов / ѕод ред. “.ё. Ѕазарова, Ѕ.Ћ. ≈ремина. - ћ.: Ѕанки и биржи, ёЌ»“», 1998. - 423 с.


ћинистерство образовани€ и науки ”краины ѕриднепровска€ академи€ строительства и архитектуры  афедра менеджмента, маркетинга и управлени€ проектами

Ѕольше работ по теме:

ѕредмет: ћенеджмент

“ип работы:  онтрольна€ работа

найти  

ѕќ»— 

Ќовости образовани€

 ќЌ“ј “Ќџ… EMAIL: MAIL@SKACHAT-REFERATY.RU

—качать реферат © 2020 | ѕользовательское соглашение

—качать      –еферат

ѕ–ќ‘≈——»ќЌјЋ№Ќјя ѕќћќў№ —“”ƒ≈Ќ“јћ