»спользование оперограммы и функциограммы в оргпроектировании процессов

 











»спользование оперограммы и функциограммы в оргпроектировании процессов


—одержание


¬ведение

1. ѕор€док использовани€ оперограмм и функциограмм

1.1 ќпределение места оперограммы и функциограммы в организационном проектировании

1.2 ќбщие требовани€ к графическим модел€м

2. »спользование оперограммы дл€ моделировани€ технологии процессов

2.1 ќписание состава и назначени€ оперограммы

2.2 ѕоследовательность работ по составлению оперограммы

2.3 “рудоемкость как один из показателей оперограммы

3. ‘ункциограмма как модель функциональных структур

3.1 ‘ункци€ как основа распределени€ об€занностей

3.2 ѕор€док составлени€ функциограммы

«аключение

—писок источников

ѕриложени€


¬ведение


“ема данной работы использование оперограммы и функциограммы в организационном проектировании представл€ет собой возможность лучше изучить эти графические модели, пон€ть теоретические правила и способы их практического применени€.

ƒанна€ тема актуальна, поскольку современные методы оргпроектировани€, создаваемые при помощи информационных технологий, основаны на тех же принципах, что и описанные в работе графические методы, поэтому исследование дает понимание тенденций их развити€.

÷елью работы €вл€етс€ комплексное исследование пор€дка применени€ оперограммы и функциограммы в оргпроектировании процессов.

»сход€ из поставленной цели, можно сформулировать следующие задачи:

ќпределить место данных моделей в оргпроектировании;

 лассифицировать данные методы;

–азобрать ключевые пон€ти€ данной темы, вы€вить их взаимосв€зь;

»зучить общие требовани€ к построению графических моделей;

ѕроанализировать состав показателей этих графических моделей;

ѕроследить пор€док их применени€;

ќпределить роль данных методов в оргпроектировании процессов.

ќбъектом данной работы €вл€ютс€ графические методы оргпроектировани€. ѕредметом Ц оперограмма и функциограмма как графическое отображение процесса. ѕри разработке темы использовались такие методы как анализ, синтез.

ƒанна€ тема представлена в источниках разного характера и времени. ¬ литературе советского периода широко рассмотрена тема оргпроектных работ, в частности, в работе  ачалиной Ћ.Ќ. "Ќаучна€ организаци€ управленческого труда - оргпроектирование". »менно советской практике характерна унификаци€ и стандартизаци€ любой де€тельности, в том числе и делопроизводственной. ¬ работе  ачалиной подробно рассмотрена практика и теори€ научной организации труда, представлены последовательные и полные рекомендации по рационализации работы аппарата управлени€, документационное обслуживание, использовани€ оргтехники на основе достижений науки управлени€, передового отечественного и зарубежного опыта включительно до 70-ого года XX века. ¬ данной книге приведены и описаны примен€емые методы проектировани€. Ќо в св€зи с тем, что с момента опубликовани€ прошло чуть менее 40 лет, многие вопросы, освещенные в ней не актуальны, но €вл€ютс€ основой понимани€ существующих тенденций развити€ примен€емых методов оргпроектировани€. Ќо в по сути, многие положени€, принципы, способы оргпроектных работ остались неизменны, поскольку механизм их не изменилс€. ќсобое вли€ние лишь оказали современные информационные технологии и опыт ≈вропейских стран и —Ўј, в которые параллельно развивались методы рационализации любой де€тельности фирм.

¬ более современной трактовке преподнос€тс€ данные графические методы в работе —ол€нкиной, Ћ.Ќ. "»сследование и проектирование системы управлени€ документацией в организации", где функциограмма представлена как способ моделировани€ функциональных структур организации, а оперограмма - моделировани€ технологии управленческих процессов. ¬ообще, можно сказать, что —ол€нкина переработала, обновила и преобразовала опыт оргпроектировани€, представив р€д статей, опубликованный в журнале "ƒелопроизводство".

Ќо в современной литературе встречаетс€ уже комплексный подход в проектировании, не выдел€ющий р€да традиционно сложившихс€ графических методов, и, конечно же, вход€щих в них, оперограмм и функциограмм. ѕопул€рен в применении процессный подход, примен€емый в современной системе менеджмента качества, и выдел€ющий процесс как оптимальную единицу рационализации. ¬ рамках такого подхода, с учетом вли€ни€ новых компьютерных технологий, разрабатываютс€ программные продукты, направленные на реинжиниринг, фундаментальное переосмысление и радикальное перепроектирование бизнес-процессов дл€ достижени€ существенных улучшений в ключевых дл€ современного бизнеса показател€х результативности. “о есть, выдел€етс€ еще одна особенность, а именно, объектом рационализации предстают бизнес-процессы. ѕоэтому, по вопросам современного моделировани€ процессов представлена информаци€ в контексте комплексного проектировани€ информационных систем управлени€ в организации.

ѕерва€ глава данной работы посв€щена исследованию места оперограммы и функциограммы в классификации методов оргпроектировани€, анализу принципов применени€ данных графических методов, рассмотрению пон€ти€ процесс, определение их места в оргпроектировании и научной организации управленческого труда, тенденции их развити€ и описани€.

¬о второй главе непосредственно рассмотрен пор€док применени€ оперограммы, принципы выделени€ процесса и операций дл€ их документировани€ в виде оперограммы, рассмотрен показатели, включенные в состав этой графической модели Ц трудоемкость, исполнители, операции.

¬ третьей главе исследуетс€ особенности функциограммы, пор€док ее применени€, основани€ дл€ ее составлени€.


1. ѕор€док использовани€ оперограмм и функциограмм


1.1 ќпределение места оперограммы и функциограммы в организационном проектировании


ѕон€ти€ оперограмма и функциограмма используютс€, главным образом в области научной организации труда, оптимизации управленческих и иных процессов в организации. ¬ данной работе объекты изучаютс€ с точки зрени€ организационного проектировани€. ƒл€ лучшего понимани€ необходимо привести некоторые толковани€ этих пон€тий. ќпределени€ даютс€ с разных точек зрени€ и включают в себ€ сущность этих методов организационного проектировани€.

ќперограмма - организационный документ, регламентирующий процесс обработки вход€щих или исход€щих документов; таблица, строки которой предназначены дл€ осуществл€емых операций учета, регистрации, согласовани€ и т.п., а колонки - дл€ ответственных исполнителей.

ќперограмма (от лат. operatic - действие и греч. gramma Ц буква; англ. operogramme; нем. Operogramm.) - одна из разновидностей таблично-графического отображени€ последовательности управленческих и производственных операций, когда по горизонтали слева направо изображаютс€ исполнители, по вертикали сверху вниз - последовательность операции.

ќперограмма Ч это графическое изображение процедуры, выполненное в виде таблицы, с левой стороны которой по вертикали формулируютс€ операции процедуры, а вверху по горизонтали перечисл€ютс€ исполнители этих операций.

‘ункциограмма (оргограмма) Ц это график распределени€ функций сотрудников, исходными данными дл€ него €вл€ютс€ должностные об€занности и результаты практических наблюдений.

‘ункциограмма - графическое отображение системы функций. ѕо своим характеристикам €вл€етс€ обобщенным изображением вовлечени€ конкретных исполнителей в процесс, которое отражаетс€ через непосредственное описание функций того или иного исполнител€.

ѕредложени€ по оптимизации по€вл€ютс€ посредством простого логического анализа функциограммы. —танов€тс€ очевидными такие факторы как: дублирование операций, неэффективное распределение должностных об€занностей, неравномерна€ загрузка исполнителей и часта€ передача результатов из отдела в отдел.

“аким образом, можно назвать оба пон€ти€ графическими изображени€ми операций/функций. ¬о многих издани€х оперограмма и функциограмма представлены как методы организационного проектировани€. Ќесмотр€ на это, от цели составлени€ этих графических методов зависит их классификаци€. ќба метода на предпроектном этапе обследовани€ и технического проектировани€ предназначены дл€ разных целей. ¬ начале, они представл€ют собой графическое изображение обобщенной информации об объекте исследовани€, €вл€ютс€ методами анализа этих данных. “о есть, €вл€ютс€ модел€ми построени€ существующей системы операций/функций. ƒалее, они €вл€ютс€ методами непосредственного моделировани€ новых систем, представление в графической форме рационализированных операций/функций.

ѕон€тие процесс имеет множество значений. ј в терминах международного стандарта процесс - совокупность взаимосв€занных или взаимодействующих видов де€тельности, преобразующа€ "входы" в "выходы". ѕроцесс - последовательность исполнени€ работ (функций, операций), направленных на создание результата, имеющего ценность дл€ потребител€. ќсновой любого процесса €вл€етс€ целенаправленность, взаимодействие и последовательность.

÷еленаправленность - способность процесса достигать определенного результата (цели), об€зательный элемент процессного подхода, основной критерий оценки дл€ выбора процессов, показателей эффективности и оценки на их основе всех меропри€тий по улучшению. Ќапример, "ѕроцесс продаж" может иметь целью продать, в соответствии с планом, определенный ассортимент продукции по требуемым ценам в необходимом объеме в названных регионах. ¬заимодействие (интерфейс) - важна€ категори€, определ€юща€, насколько соответствует результат, полученный участником процесса, потребност€м потребител€ этого результата.

ѕоследовательность (поток) - представл€ет собой очередность действий, выполн€емых в соответствии со всеми установленными услови€ми и определ€ющими направление дальнейшего движени€. ѕравильно выстроенна€ последовательность позвол€ет избавитьс€ от ненужных операций, сократить длительность и стоимость процесса, добитьс€ улучшени€ качества результата

ѕредпри€тие в целом можно рассматривать как систему, потребл€ющую ресурсы на входе, преобразующую их внутри себ€ и выдающую на выходе товары (работы, услуги). ¬с€ эта система представл€ет собой процесс, осуществление которого обеспечивает получение результата, позвол€ющего достичь целей организации, поэтому процессы рассматриваютс€ комплексно при рационализации де€тельности всей организации.

ћетоды, используемые в оргпроектировании, направлены на реинжиринг бизнес-процессов на предпри€тии, создание оптимальных и эффективных процессов. –еинжиниринг Ч это фундаментальное переосмысление и радикальное перепроектирование бизнес-процессов дл€ достижени€ существенных улучшений в ключевых дл€ современного бизнеса показател€х результативности. Ћишь использование методов в комплексе позволит смоделировать такой процесс, но каждый метод раскрывает определенный сектор рационализации, имеет свою специфику применени€. “ак, оперограмма стройно входит в систему процессного подхода, тогда как функциограмма €вл€етс€ преимущественно производной от функционального подхода в проектировании организационных структур. », как показывает практика, соединение двух концепций более эффективно.

ѕо своему характеру оперограммы и функциограммы €вл€ютс€ находками советской рационализации управленческого труда, основанной на научной организации труда. Ќќ“ Ч это процесс рационализации труда, процесс совершенствовани€ его организации. ќсуществл€етс€ он путем внедрени€ новых достижений науки, техники и организационных меропри€тий, способствующих достижению более высоких результатов труда при минимальных затратах и наиболее эффективных способах его приложени€. Ќаучна€ организаци€ труда в сфере управлени€ выражаетс€ в рационализации труда управленческих работников. –ационализаци€ управленческого труда осуществл€етс€ в организационном и техническом ключе. ”правленческий труд в основном характеризовалс€ как работа с документами, поэтому направлени€ рационализации управлени€ рассматривались в рамках делопроизводства. ћетодику анализа делопроизводства разрабатывал в 60-х годах XX века ¬сесоюзный научно-исследовательский институт документоведени€ и архивного дела √лавного архивного управлени€ ———–, так же им выпущена ћетодическа€ программа исследовани€ постановки делопроизводства в министерствах и центральных ведомствах. “аким образом, можно сказать, что в рекомендаци€х ¬Ќ»»ƒјƒ даны методы исследовани€ организации при рационализации управленческого труда. »зучение документооборота, документировани€, ƒќ” €вл€етс€ важнейшей частью оргпроектировани€, в рамках которого используютс€ графические методы дл€ детальной и в то же врем€ лаконичной фиксации наблюдаемых фактов, подлежащих последующему анализу.

¬ то же врем€, если рассматривать оперограмму при использовании в организационном проектировании, то эта графическа€ модель предстает не только дл€ изображени€ операций с документами в рамках делопроизводства, но и дл€ изображени€ операции выполн€емых в рамках любого процесса, св€занного с управлением организации. “ак же и с функциограммой: она изображает не только функции структурных подразделений (должностей) при работе с документами, но и при участии в конкретном процессе, протекающем в организации. ѕоэтому сложность существующих процессов требует комплексного изучени€ в рамках оргпроектировани€. ќргпроектирование Ц процесс разработки и внедрени€ проектов рационализации управленческого труда на основе требований организации труда в сфере управлени€ и использование возможностей современной компьютерной и оргтехники с целью повышени€ эффективности труда управленческого персонала. ¬ отдельности, изучаемые в данной работе графические методы €вл€ютс€ составными част€ми комплекса документировани€ того или иного процесса. ќни выполн€ют свою немаловажную роль в описании процесса, но всегда используютс€ в комплексе с другими методами, возможно и отражающими аналогичные моменты, но представленные в иной форме. ¬ первоначально разработанной форме эти графические методы уступают современным, которые в принципе основаны на них и включают в себ€ их принципы построени€ и концепции отбора информации и компонентов. ƒл€ построени€ современных графических моделей, описывающих процессы, используютс€ те же критерии, но оформлены они и исполнены с применением новых компьютерных технологий. Ёто повышает актуальность их изучени€. ѕоэтому тенденцией в развитии описани€ процессов €вл€етс€ их интеграци€ с информационными технологи€ми. “ак же характерна потребность в описании всех процессов организации, что выражаетс€ в пон€ти€х бизнес-процессы и их моделирование. Ќа сегодн€шний день дл€ создани€ модели де€тельности компании целесообразно использовать специализированные системы бизнес-моделировани€, позвол€ющие решать широкий круг задач: описание бизнес-процессов и организационной структуры, создание реестра документов компании, формирование отчетов и регламентных документов, в том числе и отчета по документообороту. Ќапример, в системе бизнес-моделировани€ Business Studio описание бизнес-процессов и документооборота происходит одновременно. ≈сли в рамках процесса происходит работа с документом (создание, изменение, использование), то документ указываетс€ с помощью вход€щей или исход€щей из функции стрелки, а исполнитель функции закрепл€етс€ автоматически при расположении функции в соответствующей дорожке на кросс-функциональной диаграмме.

 росс-функциональна€ диаграмма Ч диаграмма, описывающа€ взаимодействие сотрудников в ходе выполнени€ одной процедуры.

ƒл€ каждой функции указываетс€ нормативное врем€ выполнени€ и периодичность. “аким образом, формируетс€ необходима€ информаци€ дл€ определени€ маршрута движени€ документа, автоматического формировани€ отчета по документообороту и закреплени€ функций по обработке документа в должностных инструкци€х соответствующих сотрудников. ‘ормы отчета по документообороту могут быть разными в соответствии с решаемыми задачами.

“акие графические модели и примен€ютс€ лишь как составные части системы описани€ процессов, они нуждаютс€ в по€снени€х, выраженных в нотаци€х. Ќотаци€ (формат описани€ бизнес-процесса) Ч совокупность графических объектов, используемых в модел€х, и правил по моделированию. √рафическа€ нотаци€ Ч это набор символов, используемых дл€ визуального моделировани€ чего-либо (обычно системы, структуры или процесса).


1.2 ќбщие требовани€ к графическим модел€м


Ћюба€ графическа€ модель, как и оперограмма и функциограмма подчин€ютс€ требовани€м, направленным, прежде всего, дл€ актуальности в применении данных моделей, дл€ упрощени€ формы донесени€ информации до ее потребител€. ѕоэтому необходимо выделить важные моменты в формулировке и построении данных моделей. ќсобое место занимает выделение конкретных этапов в построении модели объекта, что позвол€ет изучить технологию и структуру процесса его построени€.

Ётапы построени€ модели процесса:

1.ѕостановка задачи Ц степень детализации моделируемого процесса

2.¬ыбор критериев формализации Ц выделение существенных элементов, составл€ющих данный процесс

3.—оздание модели

4.ѕроверка правильности модели

√рафический метод моделировани€ Ц совокупность способов условного изображени€ какого-либо организационного или технологического €влени€.

ѕроцесс составлени€ любого графика, будь то оперограмма или функциограмма или иной другой, включает 3 этапа:

Ј ќпределение композиции графика, то есть той графической формы, котора€ будет в наибольшей степени отвечать содержанию моделируемого объекта;

Ј —оставление графика Ц заполнение намеченной формы конкретными данными;

Ј ¬ычерчивание графика;

“ребовани€ к графическим модел€м:

- график должен нести большую информационную нагрузку;

- сведени€, представленные на графике, должны быть точными;

- форма графика должна соответствовать его назначению;

- график должен быть прост, €сен и пон€тен;

- количество линий и фигур на графике должно быть минимально;

- исполнение графика должно благопри€тствовать его воспри€тию.

ѕостроение графиков осуществл€етс€ по следующим принципам:

1.ѕринцип лаконичности. √рафическое изображение должно содержать лишь те элементы, которые необходимы дл€ сообщени€ существенной информации, точного понимани€ и значени€ или прин€ти€ не ниже некоторой допустимой величины оптимального решени€.

2.ѕринцип обобщени€ и унификации. Ќе следует дробить информацию. √рафическое изображение должно быть рационально обобщенным. ¬ пределах всего комплекса графических средств представлени€ информации символы, обозначающие одни и те же объекты или €влени€, должны быть об€зательно унифицированы, то есть иметь единое графическое решение.

3.ѕринцип акцента на основных смысловых элементах. Ќаиболее существенные с точки зрени€ воспри€ти€ наблюдателем информации элементы следует выдел€ть размерами, формой, цветом.

4.ѕринцип автономности. „асти графического изображени€, передающие относительно автономные сообщени€, необходимо обособл€ть и четко отграничивать от других частей. –азбиение сложной графической информации на отдельные простые изображени€ значительно облегчает ее воспри€тие и понимание.

5.ѕринцип структурности.  ажда€ автономна€ часть графического изображени€, занимающа€ в общем изложении центральное, узловое положение, должна иметь четкую, легко запоминающуюс€ и отличающуюс€ от других форму.

6.ѕринцип стадийности. ¬ зависимости от стадий Ц последовательных разделов изложени€ информации Ц должен выбиратьс€ состав сообщений в цел€х освобождени€ от лишней в данном случае информации путем пространственного разделени€ всей информации и ее последовательного воспри€ти€.

7.ѕринцип использовани€ привычных ассоциаций и стереотипов, который требует учитывать устойчивые, привычные ассоциации между символами и обозначенными или объектами и €влени€ми, а так же стереотипные реакции на определенные символы и сигналы.


2. »спользование оперограммы дл€ моделировани€ технологии процессов


2.1 ќписание состава и назначени€ графической модели оперограммы


¬ литературе представлены разные формы изображени€ оперограмм, но по составу показателей характерными €вл€ютс€: перечень операций, исполнители, трудоемкость.

ƒл€ описани€ технологии работы аппарата управлении используютс€ следующие виды графических моделей: сетевые модели, блок-схемы, графики √антта, оперограммы, организационно-технологические карты.

Ќаиболее распространенным и многовариантным средством изучени€ технологии управленческих работ €вл€етс€ оперограмма, так как она примен€ютс€ дл€ изображени€ простых первичных процессов управлени€. Ётот вид графических моделей прочно вошел в практику организационно проектных работ.

†÷елью использовани€ оперограммы €вл€етс€ анализ и моделирование процессов, а итогом - их рационализаци€ и документирование. Ќапример, сейчас характерно применение оперограмм дл€ анализа схем документооборота.

¬ цел€х установлени€ рациональных маршрутов движени€ документов и исключени€ лишних инстанций прохождени€ документов, определени€ видов работ по документированию управленческих действий проводитс€ анализ сведений о видовом и количественном составе документопотоков. Ёти сведени€ получают на основе составлени€ оперограмм и схем направлени€ движени€ потоков документов.

— помощью оперограмм фиксируютс€ операции, выполн€емые с определенным комплексом документов. ќперограммы показывают, из каких стадий и элементов складываетс€ данный процесс работы, какова св€зь каждой операции с определенным рабочим местом, характеризуют функции соответствующих исполнителей.

¬ частности, направлени€ движени€ потоков вход€щих документов.

ѕостроение схемы направлени€ движени€ потоков вход€щих документов позвол€ет вы€вить на стадии их предварительного рассмотрени€ два документопотока: регистрируемые и нерегистрируемые документы. Ќерегистрируемые документы определ€ютс€ на основании ѕеречн€ документов, не подлежащих регистрации, составл€емого в каждой организации.

–егистрируемые документы в свою очередь дел€тс€ на подлежащие регистрации в службе документационного обеспечени€ управлени€ и подлежащие регистрации непосредственно в структурных подразделени€х. ƒокументы, подлежащие регистрации в структурных подразделени€х, передаютс€ им, мину€ руководство организации. Ќа такие документы составл€етс€ специальный ѕеречень документов, не подлежащих регистрации в службе документационного обеспечени€ управлени€.

¬ рамках составлени€ оперограмм вход€щих, исход€щих документов определ€етс€ объем документооборота, производитс€ его первоначальный анализ и вы€вление направлений рационализации.  огда выдел€ютс€ определенные управленческие операции дл€ изучени€ объекта. ”правленческа€ операци€ Ч это часть управленческой процедуры, выполн€ема€ руководителем, специалистом или др. служащим с применением или без применени€ технических средств с целью выработки, обосновани€, прин€ти€ и реализации управленческих решений. ѕри ее выделении происходит систематизаци€ отдельных элементов и выстраивание логически протекающего в организации конкретного процесса управлени€.

¬ыделение и проработка таким образом документопотока, его систематизаци€ и подробное описание нуждаетс€ в графическом, более простом представлении информации. ¬се средства дл€ описани€ процессов можно разделить по формату представлени€ на текстовые, табличные и графические. ” каждого формата есть свои преимущества и недостатки.

“екстовому характерна простота, нет необходимости в обучении, но присутствует низка€ степень формализации, плоха€ структурированность.

†“абличный хорошо структурирует информацию, но слабо отражает ветвлени€ процесса.

ѕреимуществом графического формата €вл€етс€ нагл€дность, наилучшее воспри€тие, но необходимо обучение использованию формата.

ћоделирование технологии управленческих процессов начинаетс€ с определени€ процесса, а затем уже к составлению его описани€. ƒокументаци€ по процессу хорошо "работает" только тогда, когда содержит все необходимые элементы. ќписание элементов процесса (кто, что, где, когда, почему и как), необходимые дл€ разработки "хорошего" процесса даны в приложении 6.

"’ороший" процесс должен:

Ј охватывать все шесть вопросов и содержать все ключевые элементы; содержать как текст, так и иллюстрации;

Ј иметь краткое, хорошо написанное описание, удобное дл€ использовани€;

Ј описание процесса должно быть хорошо структурированным и иметь оглавление (дл€ быстрого поиска нужных разделов).

’ороший процесс должен быть иллюстрирован, но не все иллюстрации хороши. Ќекоторые иллюстрации привод€т к путанице и больше вредны, чем полезны. „то же €вл€етс€ хорошей иллюстрацией? —амое лучшее Ч это моделирование процесса, которое помогает строить нагл€дные графические модели, охватывающие все шесть вопросов.

ѕо изобразительной форме оперограммы дел€тс€ на координатные и символические.  оординатные представл€ют собой таблицу, в подлежащем которой располагаютс€ наименовани€ структурных частей, а в сказуемом Ц операции. Ќа пересечении строк и столбцов проставл€ютс€ символы, указывающие на исполнител€ и характер той или иной операции. ќперограмма содержит трудоемкость выполнени€ каждой операции. –абочий процесс фиксируетс€ операционной цепью в поле таблицы.  ажда€ операци€ обозначаетс€ условным знаком. ѕоследовательность операций во времени изображаетс€ стрелками, соедин€ющими обозначени€ операций. Ќерегул€рные операции или св€зи обозначаютс€ пунктирными лини€ми. ¬ некоторых случа€х на пол€х оперограммы записываютс€ дополнительные замечани€.

—имволические оперограммы стро€тс€ с помощью символов и линий св€зи. ќни предназначены дл€ изучени€ взаимосв€зей и взаимообусловленностей отдельных этапов операций, документов. Ќа них можно отражать операции, выполн€емые как последовательно, так и одновременно. “акже на символических оперограммах могут быть показаны альтернативные варианты процессов работы.  роме того, они позвол€ют выделить наиболее важные участки.

¬ оперограмме возможно так же отразить отношение исполнителей к операци€м: ответственные исполнители и соисполнители. Ёто отражаетс€ с помощью условных обозначений. ƒл€ ув€зки работ и исполнителей рекомендуетс€ строить оперограммы по следующей форме (приложение 7): например, за первую указанную работу ответственным €вл€етс€ исполнитель √, а Ѕ €вл€етс€ соисполнителем. ѕо работе 2 ответственным исполнителем €вл€етс€ Ћ, а остальные Ч соисполнители и т.д. ѕрименение оперограмм позвол€ет обеспечить нагл€дность взаимосв€зей работ и исполнителей.

¬месте с тем оперограммы не позвол€ют нагл€дно видеть стыковку работ во времени, степень параллельности их выполнени€. Ётот недостаток исключаетс€ в ленточном графике. ѕоэтому на практике пользуютс€ всеми трем€ методами организации и контрол€ выполнени€ комплекса работ: сетевые модели Ч дл€ оптимизации сроков и затрат ресурсов; оперограммы Ч дл€ стыковки работ с ответственными исполнител€ми и соисполнител€ми; ленточные графики Ч дл€ стыковки работ, исполнителей и сроков выполнени€ работ.


2.2 ѕоследовательность работ по составлению оперограммы


ƒл€ построени€ оперограммы, необходимы сведени€, данные, полученные в результате логического исследовани€ процесса и комплекса документов, описывающих его. ƒл€ первоначальной оценки составл€етс€ технологическа€ цепочка, котора€ €вл€етс€ наиболее простым методом первичного ознакомлени€ с технологией выполнени€ той или иной работы.

”станавливаетс€ момент начала работы, вы€сн€ютс€ и фиксируютс€ на графике все виды трудовых затрат, св€занных с ее выполнением. ÷ель такого графика Ч представить всю работу как цепь взаимосв€занных элементов и трудовых операций, осуществл€емых последовательно.

¬первые технологические цепочки были применены в 1965 г. в оргпроектных разработках Ќаучно-исследовательской лаборатории научной организации труда и документооборота в госучреждени€х ћосковского государственного историко-архивного института.

ќсновой технологической цепочки служит зональна€ сетка. ÷ентральное положение на ней занимает цепь операций, котора€ отражает последовательность осуществлени€ данной работы.

 аждой операции присваиваетс€ свой пор€дковый номер. ƒаетс€ краткое, но достаточно полное ее описание. ‘иксируютс€ все исполнители операций, их должности и место работы (структурные подразделени€).

Ќа схеме с помощью символов отмечаютс€ все документы, с которыми снизано выполнение данной работы. „асто технологическа€ цепь представл€ет собой совокупность операций по созданию и обработке основного документа, отражающего существо того или иного управленческого процесса.  аждый документ указываетс€ на схеме однократно независимо от того, насколько часто с ним имеют дело различные исполнители. —в€зь операций с одним и тем же документом может быть обозначена соединительными лини€ми, идущими к нему поверх операционной цепи.

Ќа технологической цепочке под каждой операцией отмечаетс€ затраченное на нее рабочее врем€, а так же врем€, прошедшее между отдельными рабочими операци€ми. Ќа схеме фиксируетс€ рассто€ние (прот€жение маршрутов сотрудников и документов) между операци€ми.

“аким образом, с помощью технологических цепочек происходит сбор и систематизаци€ исходных данных. Ёти данные позвол€ют, как бы сфотографировать существующее положение дел при выполнении определенной работы. —хема показывает:

- состав и последовательность операций

- состав и характер обработки документов, сопровождающих выполнение данной работы

- состав исполнителей и распределение между ними составных элементов работы

- роль структурных подразделений аппарата в выполнении работы

- применение средств организационной и вычислительной техники и оргсв€зи

- продолжительность каждой операции и межоперационные "простои"

- прот€женность маршрутов исполнителей и документов

“ака€ схема несет большой объем структурной и количественной информации, необходимой дл€ анализа и последующего проектировани€ рациональной технологии выполнени€ данной работы. — помощью технологических цепочек удобно проводить наблюдение за движением и обработкой отдельных документов.

ќднако нагл€дность этой схемы недостаточна.  роме того, операционна€ цепь может быть довольно длинной. ќдни и те же структурные подразделени€ аппарата будут повтор€тьс€ в ней столько раз, сколько раз станет производитьс€ в них та или ина€ работа. ѕоэтому на основе данной схемы создаетс€ р€д других графиков: оперограмм, символических документограмм, функциограмм и др. Ќа каждом из графиков выдел€етс€ дл€ анализа определенный круг вопросов и опускаютс€ второстепенные с этой точки зрени€ детали. ≈сли возникает необходимость более нагл€дно представить весь процесс работ, зафиксированный на технологической цепочке, можно все имеющиес€ на ней данные изобразить в виде координатной оперограммы, дополненной документограммой процесса создани€ и обработки соответствующего комплекса документов, либо в специальном наборе графиков.

ј дл€ дальнейшего анализа процессов работы в аппарате управлени€, примен€ютс€ оперограммы. »х использование предполагает уже довольно детальное изучение основных характеристик изучаемого процесса работы.

“аким образом, технологическа€ цепочка €вл€етс€ в основном средством наблюдени€ и первоначальной фиксации процесса работы, непосредственно необходимым дл€ составлени€ оперограммы, котора€ в свою очередь уже служит средством анализа (а впоследствии и проектировани€) процесса работы.

Ќаиболее простой и давно примен€емой формой оперограммы €вл€етс€ координатна€ оперограмма. ќна получила свое название из-за того, что основой служит сетка координат, на которой и отображаютс€ элементы графика. ѕоказатели же оформл€ютс€ так: в строчках перечисл€ютс€ операции, в столбцах - исполнители (структурные подразделени€ и должности). ќперационна€ цепь проходит сверху вниз.  аждой операции соответствует оделенный символ, который помещаетс€ на сетке координат в месте пересечени€ строчки данной операции с колонкой, где указан выполн€ющий ее исполнитель. ќдна из граф оперограммы обычно служит дл€ фиксации среднего операционного времени, затрачиваемого на каждую операцию. ќднотипные операции дл€ большей нагл€дности могут быть закрашены в одинаковый. —оединительные линии показывают переход от одной операции к другой и св€зь между отдельными элементами работы.

ѕравила дл€ оформлени€ и построени€ таких графиков в советское врем€ были обобщены и сформулированы Ћ. ј. Ѕызовым. ¬ажный вклад в совершенствование графических методов анализа и рационализации управленческого труда ли я. ѕ. √ерчук и Ѕ. ».  икин. «арубежный опыт применени€ оперограмм других видов организационных графиков дл€ рационализации управленческого труда хорошо изложен в работе –. ¬ернебурга "–ационализаци€ и техника работы аппарата управлени€".

ѕри исследовании управленческого труда часто возникает необходимость сосредоточить внимание на основной или наиболее показательной части того или иного процесса работы (или их совокупности); показать, как исходные данные и документы, пройд€ через р€д операций в аппарате управлени€, превращаютс€ в конечный результат. ¬ таком случае целесообразно использовать структурно - производственные графики процессов работы.

„тобы точно изобразить на графике процесс работы, необходимо показать этапы и операции, из которых он складываетс€, документы, в которых он отражаетс€, их трансформацию и перемещение, производственные участки (структурные подразделени€ аппарата или рабочие места), принимающие участие в выполнении данной работы. ѕри этом важно получить объективную картину существующего положени€ дел.

√рафик процесса работы отражает структуру ее выполнени€. Ётапы работы могут осуществл€тьс€ последовательно или параллельно, ее процесс может проходить этапы анализа (когда на данных одного документа создаетс€ несколько вторичных документов, каждый из которых может "расщепл€тьс€" и далее) и этапы синтеза документа, представл€ющих обоснование основных результатов работы.

Ќаиболее перспективным способом построени€ графиков процесса работы €вл€етс€ способ совмещени€ всех элементов изображени€ на сетке координат. ѕри таком способе координатна€ оперограмма процесса работы дополн€етс€ графиком движени€ документации и, если требуетс€, материальных ценностей (товара, сырь€, продукции и т. д.). Ётот вид графиков впервые был предложен французскими консультантами по вопросам управлени€ Ѕернатене и √рюном. ¬ их честь он назван диаграммой Ѕ√.

ƒиаграмма Ѕ√ используетс€ не только дл€ анализа затрат рабочего времени па отдельные трудовые операции и их элементы. –€д колонок графика предназначен дл€ фиксации затрат рабочего времени. ќни заполн€ютс€ только в результате соответствующих исследований. ƒанный вид графика процесса работы может использоватьс€ комплексно Ч в нескольких аспектах дл€ детального рабочего обследовани€ работы аппарата управлени€ и дл€ обобщени€ его результатов.


†2.3 “рудоемкость как один из показателей оперограммы


ƒл€ составлени€ оперограммы важным моментом €вл€етс€ расчет трудоемкости описываемого процесса, этот показатель показывает объем времени, затрачиваемых дл€ выполнени€ отдельных операций, а в суммировании - всего процесса. Ёти данные необходимо вносить в графическую модель дл€ подробного и точного описани€ выполн€емых операций. »менно этот показатель может послужить основанием дл€ перепланировки данного процесса, определени€ узких мест и областей загруженности, вы€вив оптимальную последовательность операций, а главное Ц определить число и квалификацию исполнителей, назначить ответственных за описываемыми операци€ми. таким образом, трудоемкость Ц неотделима€ и важна€ часть этой графической модели.

“рудоемкость - затраты живого труда на производство единицы продукции или единицы работ. Ќормативна€ трудоемкость измер€етс€ в нормо-часах. ‘актическа€ трудоемкость продукции исчисл€етс€ делением затраченного рабочего времени на общий объем продукции в натуральных или стоимостных измерени€х.

“рудоемкость Ц экономический показатель, характеризующий затраты рабочего времени на выполнение определенной работы. ¬ контексте работы рассматриваетс€ операционна€ трудоемкость - затраты труда на выполнение отдельных технологических операций.

«атраты времени на выполнение отдельных функций можно определить различными методами: нормативным, опытным, экспертным и др. ƒл€ более точного расчета трудоемкости кажда€ функци€ разбиваетс€ на управленческие процедуры и операции (действи€), по которым составл€ютс€ оперограммы. ѕо каждой операции одним из известных методов рассчитываетс€ ее трудоемкость (с учетом повтор€емости или объема работы) в соответствующих единицах измерени€ (количество человек, количество документов, отчетов и т.п.) за определенный период (год, квартал, мес€ц). ѕутем суммировани€ определ€етс€ полна€ трудоемкость управленческой процедуры. »сход€ из суммы затрат времени на все процедуры по конкретной функции устанавливаетс€ трудоемкость ее выполнени€. ¬ свою очередь, сумма затрат времени на выполнение каждой функции обусловливает общую трудоемкость управленческих работ в конкретном подразделении.

ƒл€ определени€ трудоемкости необходимо примен€ть методы расчета трудоемкости конкретных видов работ, среди них важное место занимает разработанные типовые укрупненные нормы времени и другие документы по нормированию труда.

Ќормирование труда в различных сферах производства изучаетс€ и совершенствуетс€ продолжительный период времени.

Ќормирование управленческой де€тельности начало разрабатыватьс€ только в 70-х гг. 20-го в.), чему в значительной степени способствовало начало эры автоматизации управленческого труда.   нерешенным проблемам в данной области относитс€ отсутствие комплексной системы методов и показателей нормировани€ управленческих работ. »звестны разработки только по отдельным категори€м служащих (специалисты и технические исполнители), поскольку до сих пор бытует мнение, что управленческа€ де€тельность носит творческий характер и слабо формализуетс€. ќднако во многих научных издани€х отмечаетс€, что дол€ творческого труда в этой сфере значительно преувеличена. “олько работу, св€занную с руководством и выполнением заданий, требующих самосто€тельных решений, можно охарактеризовать как творческую. ќбычные управленческие процедуры (операции), дл€ выполнени€ которых необходимо мастерство, внимание, способности, но выполн€ющиес€ по заранее определенным правилам, не €вл€ютс€ творческими, так как многие из них могут быть автоматизированы.

¬ св€зи с тем, что методика нормировани€ трудозатрат работников аппарата управлени€, в насто€щее врем€ отработана недостаточно, равномерное распределение заданий между подчиненными, обеспечение достаточной интенсивности загрузки, избежание авралов и создание условий дл€ оперативного и качественного выполнени€ работ €вл€ютс€ дл€ руководител€ трудными и ответственными задачами.

ќдной из причин отставани€ в нормировании именно управленческого труда €вл€етс€ распространенное мнение о том, что он носит преимущественно творческий характер. Ёто в принципе верно (хот€ и не в одинаковой мере дл€ разных категорий руководителей), однако, кроме творческих операций, работники аппарата выполн€ют значительный объем нетворческих, вспомогательно-технических, во многом повтор€ющихс€ операций. «начительна€ их часть приходитс€ на обработку документной информации. ѕроцесс управлени€ характеризуетс€ также определенным объемом формально-логических операций.

ѕодразделение трудозатрат на творческие, формально-логические и вспомогательно-технические операции в процессе выполнени€ основных видов работ аппарата управлени€ различно у трех основных категорий работников Ч руководителей, специалистов и технических исполнителей. » это существенно вли€ет на возможность нормировани€ их труда.

Ќаибольша€ дол€ творческих операций в общем объеме трудозатрат Ч у руководителей. ƒл€ этой категории работников аппарата примен€ютс€ нормы управл€емости, показывающие, каким числом подчиненных (в данных конкретных услови€х) может руководить один руководитель.

ƒл€ нормировани€ труда специалистов аппарата, сочетающих в своей работе творческие, формально-логические и вспомогательно-технические операции в различных пропорци€х, завис€щих от многих факторов (в том числе, в частности, от цикличности выполн€емых работ), применим метод аналогии и метод укрупненных нормативов численности.

ѕримен€€ метод аналогии, руководитель устанавливает врем€ на выполнение предсто€щих работ по аналогии со сроками, потребовавшимис€ ранее на выполнение подобных работ.

Ќорма численности показывает, сколько человек требуетс€ дл€ выполнени€ определенного вида работ (в соответствующих услови€х, характеризуемых р€дом косвенных показателей).

ћетод укрупненных нормативов численности основан на косвенном измерении трудоемкости комплекса работ по каждой из функций управлени€. Ёти нормативы определ€ютс€, как правило, одновременно с разработкой типовых структур управлени€. ƒанный метод нормировани€ используетс€ главным образом дл€ расчета численности специалистов и технических работников.

ќднако следует учитывать, что этот метод позвол€ет только косвенно учитывать трудоемкость выполнени€ работ по данной конкретной функции управлени€ и не дает возможности определить фактический объем и трудоемкость всех операций.

ћетод укрупненных нормативов численности основан на использовании отчетных количественных показателей (численность рабочих, стоимость основных фондов). Ќормативна€ численность управленческого персонала исчисл€етс€ относительно этих показателей. ѕри изменении величины фактора измен€етс€ и нормативна€ численность.  роме того, он позвол€ет рассчитывать нормативную численность по каждой функции управлени€ и тем самым определ€ть разницу в трудоемкости работ по различным функци€м.

ƒл€ отдельных групп специалистов аппарата (бухгалтеров, кассиров, информационных работников и др.) применимы нормы обслуживани€, показывающие, какое число людей (или машин) может обслужить один работник. ѕри однотипных, повтор€ющихс€ видах работ непродолжительной цикличности дл€ специалистов аппарата целесообразно устанавливать нормы времени, показывающие, сколько времени должно быть отведено на выполнение определенного объема работы (например, на заполнение таких-то форм), или нормы выработки, показывающие, сколько работы должно быть произведено в единицу времени.  ажда€ составл€юща€ оперограммы Ц важна€ обобщенна€ информаци€, необходима€ дл€ глубокого и более полного анализа протекающего процесса “аким образом, оперограммы позвол€ют: исследовать пор€док движени€ и обработки документов, тщательно изучить процессы документооборота и разработать рекомендации по его рационализации; нагл€дно представить все множество операций, вы€вить параллельные пути движени€ информации и многократно повтор€ющиес€ однотипные операции; получить количественные характеристики операций. –ассмотренна€ в приложении 1 оперограмма создани€ и обработки приказа в министерстве служит примером детального изучени€ соотношени€ операций и исполнителей в рамках указанного процесса. ¬ результате последовательных и повтор€ющихс€ операций выстроенный график позвол€ет нагл€дно представить загруженность конкретных исполнителей в рамках указанного процесса. ќперограмма процесса проведени€ найма, отбора и приема персонала в банке (приложение 2) изображает пор€док этого процесса в пор€дке выполнени€ конкретных операции определенными исполнител€ми. ќна построена при фактическом анализе этапов этого процесса.


3. ‘ункциограмма как модель функциональных структур


3.1 ‘ункци€ как основа распределени€ об€занностей


‘ункци€ - сложное пон€тие, наиболее часто используемое при обозначении границ ответственности сотрудников. “ак как функци€ - набор действий, это позвол€ет рассматривать процесс как частный случай функции. — другой стороны, процесс может включать в себ€ действи€, €вл€ющиес€ функци€ми. Ёти пон€ти€ рассматриваютс€ совместно. » иногда используютс€ как синонимы. Ќапример, процесс работы с клиентом - последовательность действий, а функци€ работа с клиентом, закрепленна€ за отделом продаж - это крут об€занностей. ¬ данном случае эти пон€ти€ совпадают.

‘ункци€ (формальное определение) - это предметно-ориентированное задание или действие, выполн€емое над объектом, в результате которого достигаетс€ одна или несколько целей, сто€щих перед компанией

¬озможны три варианта структурировани€ функций на предпри€тии:

Х по объекту - объектно-ориентированный;

Х по процессу - процессно-ориентированный;

Х по операци€м - операционно-ориентированный

ќбъектно-ориентированный подход заключаетс€ в том, что выдел€ютс€ все функции, которые воздействуют на один и тот же объект, например, "заказ". ѕри процессно-ориентированном подходе выдел€ютс€ все функции, задействованные в процессе, например, "обработка заказа". ѕри операционно-ориентированной структуре функций внимание сосредотачиваетс€ на виде операций, например, "корректировка".

‘ункциональна€ организаци€ характеризуетс€ посто€нными структурами (статическими), такими как оргструктура и функциональна€ структура. ќрганизаци€ процессов св€зана с нестабильным (динамическим) поведением процессов, необходимых дл€ выполнени€ целевой корпоративной установки.

ћежду иерархической организационной структурой и процессами, протекающими в ней, существует тесна€ взаимосв€зь, так как конкретные действи€ в процессах выполн€ют сотрудники, наход€щиес€ в различных подразделени€х. —в€зь эта устанавливаетс€ через регламентные документы (ѕоложени€ о службах, о подразделени€х и ƒолжностные инструкции), в которых, с одной стороны, определ€етс€ состав и распределение функций по подразделени€м и сотрудникам, а с другой стороны, - в описании процессов, - устанавливаетс€ четка€ последовательность действии конкретных сотрудников по выполнению ими своих функциональных об€занностей.

ѕри этом в функционально-ориентированной организации не существует ответственных за выполнение кроссорганизационных процессов. ¬ этом случае управление концентрирует свое внимание на различных част€х организации. Ёто приводит к по€влению транзакционных издержек. ƒл€ решени€ этой проблемы в процессном управлении выдел€ютс€ ответственные за процесс - так называемые, владельцы процесса.

¬ладелец процесса (руководитель процесса) - сотрудник компании, отвечающий за результат функционировани€ определенного процесса и имеющий полномочи€ вносить изменени€ в любую часть "своего" процесса.

¬ цел€х управлени€ владелец процесса создает себе команду, состо€щую из нескольких участников процесса, в совокупности обладающих знани€ми обо всех особенност€х выполн€емых работ/операций. ƒл€ внесени€ новизны и объективного взгл€да со стороны на принимаемые решени€ в команду привлекаютс€ специалисты по информационным технологи€м, эксперты и консультанты.  оманда на регул€рных совещани€х обсуждает эффективность выполн€емого процесса, ставит задами по улучшению процесса и контролирует их выполнение. ¬ организационной структуре владелец процесса становитьс€ аналогом проект-менеджера, привлекающего ресурсы функциональных отделов дл€ решени€ задач общей оптимизации работ в процессе.

¬ чем же заключаетс€ моделирование функциональных структур в протекающем процессе?

Ќаиболее сложным участком работы при изучении и проектировании организационно-функциональной структуры аппарата управлени€ €вл€етс€ моделирование функциональной структуры.

‘ункции управлени€ представл€ют собой специфический вид работ, характеризующийс€ соответствующим назначением, необходимой однородностью и повтор€емостью. ќни €вл€ютс€ совокупностью действий или процессов, объединенных общностью объекта и решаемых задач или вопросов. јнализ и перестройка функциональной структуры аппарата управлени€ проводитс€ с использованием таких графических моделей, как функциограмма, график (карта) распределени€ ответственности.

‘ункциограмма дает возможность одновременно наблюдать действительное и проектируемое распределение функций между элементами организационной структуры и представл€ет собой графическое изображение, в центральной части которого помещаетс€ перечень выполн€емых работ. — помощью соединительных линий изображаетс€ существующее или предполагаемое распределение их по исполнител€м, причем существующие св€зи и номенклатура структурных единиц располагаетс€ слева, проектируема€ Ц справа.

‘ункциограммы особенно полезны на этапе проектировани€, поскольку могут служить доказательством целесообразности намечаемого изменени€ штатного состава и функциональной структуры.

ћожно привести некоторые пон€ти€, использующиес€ в сфере распределени€ функций в организации.

ƒекомпозици€ - прием, позвол€ющий представить сложную систему в виде нескольких более простых взаимосв€занных, вложенных систем. “ака€ форма представлени€ позвол€ет анализировать процесс, не перегружа€ представление элементами, излишними дл€ решени€ текущей задачи. √лубина декомпозиции определ€етс€ цел€ми моделировани€ и, таким образом, задает степень детализации описани€ процесса. ѕо аналогии с планированием можно проводить моделирование и описание бизнес- процессов "сверху-вниз" и "снизу - вверх".

ƒекомпозици€ функций управлени€ Ч расчленение функций на составл€ющие их управленческие процедуры, а процедуры Ч на операции.

”правленческа€ процедура Ч это часть функции управлени€, котора€ предусматривает содержание и последовательность осуществлени€ управленческих операций, характеризует исполнител€, место исполнени€, используемые технические средства, затраты времени на каждую операцию, необходимую информацию дл€ выполнени€ решений.

ƒелопроизводственна€ процедура - специфическа€ операци€ с документом (создание, регистраци€, поиск, хранение, использование), выполнение которой подчин€етс€ установленным правилам и стандартам. ќна как бы вплетаетс€ в управленческую процедуру, сопровождает многие действи€ менеджера, управленца. —истема взаимосв€занных, согласованных делопроизводственных процедур (операций) - это и есть технологи€ делопроизводства, технологи€ работы с документами.


3.2 ѕор€док составлени€ функциограммы


ѕроектирование функциональных взаимосв€зей персонала управл€ющей системы требует первоначального определени€ сущности функций управлени€, их состава и содержани€. ¬ этих услови€х важна классификаци€ функций Ч группировка их по различным признакам и декомпозици€ функций Ч расчленение их на составл€ющие элементы. —оставл€ющими элементами €вл€ютс€ управленческие процедуры, которые, в свою очередь, дел€тс€ на операции. ѕравильное расчленение функций на процедуры и далее на операции Ч залог рационального проектировани€ функциональных взаимосв€зей управленческого персонала. ј дл€ рационализации функциональной системы управлени€ организации и необходимо построение существующей модели распределени€ об€занностей в рамках конкретных процессов. ј так же эти действи€ вход€т в состав процесса регламентации функционального разделени€ труда в организации.

ƒл€ построени€ функциограммы необходимо проведение предварительных работ по изучению и обследованию организационно-структурной схемы организации. —оставл€етс€ схема это системе на основе изученных документов: локальных нормативных актов организации, определ€ющими его де€тельность как в целом, так и по отдельным структурным подразделени€м. ƒетальный анализ выполнени€ возложенных на каждое звено аппарата функций и видов работ осуществл€етс€ постепенно, по мере обобщени€ материалов обследовани€ организации труда и документооборота.

“ак, составл€етс€ перечень работ, выполн€емых в обследуемых подразделени€х, сопоставл€ютс€ как виды работ, возложенные на отдельные структурные подразделени€ аппарата, определены по положению, и как они фактически выполн€ютс€. ѕервоначальное назначение этого перечн€ Ц вы€вить состав и соотношение трудоемкости выполн€емых работ. Ќа данном этапе обследовани€ указанный перечень выступает в качестве важнейшего исходного материала дл€ анализа функций структурных подразделений.

¬ажной частью работы по анализу функционального состава структурных подразделений (должностей) €вл€етс€ сопоставление записанных в ѕоложении/ƒолжностных инструкци€х функций с фактически выполн€емыми. ¬ажно определить причину возможных несоответствий. ѕричин может быть две: либо структурное подразделение не выполн€ет возложенные на него функции, либо ѕоложение о структурном подразделении/ƒолжностна€ инструкци€ разработано недостаточно квалифицированно и содержит "пустые функции". ¬ы€вл€етс€ так же, что обычно структурное подразделение выполн€ет р€д работ, не предусмотренных его нормативными документами. —ледующим этапом изучени€ функций исполнителей процесса €вл€етс€ выборка из перечн€ основных операций, выполнение которых €вл€етс€ основной задачей.

—оставл€етс€ первичный график, который помогает вы€снить:

-  акие исполнители принимают участие в данном процессе

- — какими документами они имеет дело

-  аковы об€занности и роль каждого исполнител€ в данном процессе

јнализируетс€ в основном:

- услови€ протекани€ процесса

- фактическое участие в процессе каждого ее участника

- об€зательность существовани€ каждого цикла его прохождени€

- взаимосв€зь операций и исполнителей

- обоснованность документировани€

- рациональность технологии выполнени€ каждой операции

- возможность достижени€ данного результата другим, менее трудоемким путем.

 роме того, особое внимание удел€етс€ должностным характеристикам, составу прав и об€занностей сотрудников, участвующих в выполнении исследуемого процесса.

“олько после первоначального сбора данных о функци€х исполнителей возможно начать более детальную характеристику круга и объема вопросов, вход€щих в компетенцию отдельных звеньев и ступеней управлени€, а так же правомерности и рациональности существующей в организации соподчиненности исполнителей. ƒл€ этого создают функциограммы. ¬ них отдельные функции сопоставл€ютс€ с объемом работ, выполн€емых каждым исполнителем в системе управлени€.

¬ы€вление роли каждого исполнител€ в выполнении процесса невозможно без комплексной оценки характера св€зей отдельных функциональных частей между собой Ц как внутри протекающего процесса, так и вне его. ѕри этом рассматриваетс€:

1.   по каким вопросам установлена св€зь

2.   с какими структурными част€ми и исполнител€ми)

3.   в чем эта св€зь выражаетс€:

а) по содержанию: подчиненность, согласование, инструктирование, контроль, информаци€ и т.д.

†б) по способу осуществлени€: совещани€, комиссии, ревизии, инспекционные обследовани€ и т.д.

†в) по форме: доклад, отчет, протокол, инструктирование и т.д.

—ущество отношений руководства и подчинени€ €вл€етс€ одной из важнейших характеристик структуры распределени€ функций. ¬ зависимости от уровн€ управлени€ складываютс€ свои специфические функции, по€вл€етс€ делегирование, что усложн€ет систему функциональных назначений исполнителей процесса.

¬ажную роль играет изучение функций каждого исполнител€ по отношению ко всему процессу.

ѕосле определени€ функций каждого исполнител€, св€занных с выполнением основных операций процесса составл€етс€ графическа€ схема функций. ¬ основу ложитс€ принцип разделени€ выполн€емой работы.

Ќо основные исполнители аппарата, как правило, не специализированы на выполнении одного вида работ.  аждый из них имеет разные об€занности в отношении различных видов работ. ѕоэтому вы€сн€ютс€ функции каждого исполнител€ по отношению ко всему процессу, проход€щих через каждого исполнител€. Ётот анализ необходим дл€ того, чтобы вы€снить возможности специализации работников и выработки единых квалификационных требований дл€ отдельных должностей.

√рафическа€ схема распределени€ об€занностей строитс€ на основе полного перечн€ фактически выполн€емых работ и фактически имеющихс€ исполнителей:

в выполнении скольких работ участвует каждый исполнитель;

сколько исполнителей принимает участие в выполнении каждой работы;

каковы об€занности каждого исполнител€ в отношении выполн€емых работ;

насколько эти об€занности однородны;

“аким образом, анализ данных схемы проводитс€ и по горизонтали, и по вертикали. ѕри этом особое внимание удел€етс€ организационным и обслуживающим функци€м аппарата управлени€ организаций и учреждений. ѕолучаетс€, что функциограмма Ц графическое изображение распределение об€занностей в рамках одного процесса, поэтому выстраиваетс€ она на основании изучени€ таких важных документов организации как ѕоложение о структурном подразделении и ƒолжностные »нструкции, в которых и должны быть прописаны функции этих структурных единиц организации.

‘ункциограммы позвол€ют провести анализ и в дальнейшем смоделировать распределение процесса по функциональным структурам, провести рационализацию состава функций исполнителей, исключить дублирование функций.

—отрудники принимают различное участие в процессе. ћожно выделить следующие типы участи€ в процессе, которое определ€етс€ их функциональностью:

Х »сполн€ет (executive) - непосредственно участвует в выполнении действи€, причем, если есть несколько исполнителей, то подразумеваетс€, что они взаимозамен€емы и каждый может выполнить действие самосто€тельно.

Х ”тверждает результат - обычно руковод€щие должности.

†Х ¬носит вклад в (contributes to) - непосредственно участвует в исполнении, но, в отличие от исполнени€ (executive), предполагаетс€ об€зательное участие всех исполнителей. ѕри отсутствии одного из них функци€ не выполн€етс€, так как исполнители не взаимозамен€емы.

Х ќтвечает за »“ обеспечение (коммуникации)

Х  онсультирует - такой тип св€зи присутствует при участии внешних консультантов.

Х и др.

 аждый вид участи€ должен правильно отражатьс€ в процессе соответствующим обозначением и описыватьс€ в примечани€х к графической модели.

ѕриведенные в приложении 4 и 5 функциограммы позвол€ют увидеть направление в моделировании функциональных структур, а именно в исключении некоторых функций, распределение отдельных функций только между конкретными исполнител€ми, исключа€ их дублирование. “ак же видна некотора€ перетасовка функций, что позвол€ет говорить о стремлении представить в соответствии уровень управлени€ и выполн€емые на нем функции. “ак, важные и более ответственные тактические функции выполн€ют руководители отделов и сам руководитель организации, когда как оперативный уровень оставлен дл€ исполнителей конкретных функций, что позвол€ет определить ответственных исполнителей и их соисполнителей.


«аключение


¬ ходе исследовани€, удалось в комплексе проанализировать пор€док применени€ оперограммы и функциограммы в оргпроектировании процессов. “ак же, удалось вы€вить их взаимосв€зь, общие черты и различи; рассмотреть применение этих методов в рамках процессного подхода и функционального, а так же в раках научной организации труда.

»спользуютс€ оперограммы и функциограммы в комплексе методов оргпроектировани€, они прочно вошли в практику оргпроектрых работ и видоизменились, используютс€ в новых программных продуктах и в информационных системах, и в новых методиках бизнес-моделировани€.

—уть этих графических моделей актуальна, а форма представлени€ мен€етс€, они стали основой дл€ новых, комплексных методов в рамках изучени€ широко распространенного процессного подхода, когда показатели должны характеризовать многомерно все элементы процесса.

»спользуетс€ прием декомпозиции, позвол€ющий представить сложную систему в виде нескольких более простых взаимосв€занных, вложенных систем. “ака€ форма представлени€ позвол€ет анализировать процесс, не перегружа€ представление элементами, излишними дл€ решени€ текущей задачи. √лубина декомпозиции определ€етс€ цел€ми моделировани€ и, таким образом, задает степень детализации описани€ процесса.

ќперограмма и функциограмма классифицируютс€ и как методы анализа и как методы моделировани€, так как они направлены на многостороннее изучение процесса и позвол€ют нагл€дно изобразить многие проблемы: загруженность, отсутствие функциональной необходимости, факторы снижени€ эффективности. ѕри изображении все операции стро€тс€ по пор€дку, несмотр€ на их возможную многократную повтор€емость.

ќперограмма играет важную роль в оргпроектировании процессов: позвол€ют их детально исследовать, разрабатывать рекомендации по их оптимизации, исключить или рационализировать параллельные и повтор€ющиес€ операции, рассчитать количественные характеристики операций в рамках одного процесса. ¬ документообороте, оперограммы позвол€ют вы€вить пор€док движени€ и обработки документов, тщательно изучить процессы документооборота и унифицировать, формализовать его дл€ дальнейшей автоматизации.

¬месте с тем оперограммы не позвол€ют нагл€дно видеть стыковку работ во времени, степень параллельности их выполнени€. ѕоэтому на практике пользуютс€ всеми трем€ методами организации и контрол€ выполнени€ комплекса работ: сетевые модели Ч дл€ оптимизации сроков и затрат ресурсов; оперограммы Ч дл€ стыковки работ с ответственными исполнител€ми и соисполнител€ми; ленточные графики Ч дл€ стыковки работ, исполнителей и сроков выполнени€ работ.

‘ункциограмма €вл€етс€ важным элементом оргпроектных работ, поскольку позвол€ет прослеживать действительное и проектируемое распределение функций между элементами организационной структуры.

¬ отличие от оперограммы, не содержит количественных характеристик, и последовательности операций, но в описании процесса она позвол€ет провести общий и более масштабный анализ распределени€ функций и загруженности исполнителей, отталкиваетс€ от структур управлени€. ¬ графике не повтор€ютс€ многократно выполн€емые операции, лишь прописываетс€ обща€ концепци€ распределени€ об€занностей.

Ёти графические модели целесообразно использовать при анализе и моделировании процессов, чь€ процедура документирована, или, по крайней мере, есть достаточные основани€ к их составлению. “ак же, дл€ рационализации системы управлени€ организации необходимо применить эти методы при изучении документооборота, оптимизировав, таким образом, работу с документацией, а при использовании автоматизированных систем - работу с информацией. √лавное в определении работ, изображенных на функциограмме Ц единый объект, решаемые задачи, вопросы, назначение, необходимость однородности и повтор€емости.

ƒанные графические модели довольно просто примен€ть при наличии всей необходимой информации, они позвол€ют вручную, с индивидуально выбранными формами отображени€ показать, а главное эффективно показать изучаемый процесс с разных точек зрени€, вы€вить комплекс взаимосв€зей между функциональным составом работ и выполн€емыми операци€ми интересующих исполнителей. ¬ рамках процесса уже не осуществл€етс€ управление, а лишь руководство, контроль результата, что показывает необходимость первоначального составлени€ продуманного оптимального процесса, и при необходимости, уже проводитс€ его анализ, и моделирование с помощью данных графических методов.


—писок источников


1.   √ќ—“ – »—ќ 15489-1-2007. —»Ѕ»ƒ. ”правление документами. ќбщие требовани€. ћ, 2007.

2.   ЅЁ— гл. ред. ѕорохов ј.ћ., —пб. "Ќоринт" 2008 г., 1539 с.

3.   Ѕаринов, ¬.ј. ќрганизационное проектирование/¬.ј. Ѕаринов. ћ., 2005.

4.   Ѕизнес процессы. “еоретическа€ часть [электрон. ресурс]. —пособ доступа: #"–исунок 3" src="1.files/image001.jpg" alt=" ате 1.JPG">


ѕриложение 2



ѕриложение 3



ѕриложение 4



ѕриложение 5



ѕриложение 6  лючевые вопросы процесса


† лючевой вопрос процесса

†Ёлемент процесса

†«ачем осуществл€етс€ действие?

†÷ель

† то осуществл€ет действие?

†–аспределение ролей при осуществлении действи€

† акие средства производства используютс€?

†¬ход

† акие продукты производ€тс€?

†¬ыход

† огда начинаетс€ действие?

† ритерии начала

† огда действие заканчиваетс€?

† ритерии завершени€

† ак осуществл€етс€ действие?

†Ўаги, процедура, метод

† акое действие €вл€етс€ следующим?

†Ѕлок-схема (например, последовательность шагов)

†√де осуществл€етс€ действие?

†ќкружающа€ среда (например, иерархи€ отношений)


ѕриложение 7 ѕример оперограммы



»спользование оперограммы и функциограммы в оргпроектировании процессов —одержание ¬ведение 1.

Ѕольше работ по теме:

ѕредмет: ћенеджмент

“ип работы:  урсова€ работа (т)

найти  

ѕќ»— 

Ќовости образовани€

 ќЌ“ј “Ќџ… EMAIL: MAIL@SKACHAT-REFERATY.RU

—качать реферат © 2020 | ѕользовательское соглашение

—качать      –еферат

ѕ–ќ‘≈——»ќЌјЋ№Ќјя ѕќћќў№ —“”ƒ≈Ќ“јћ