»нструкци€ как разновидность организационно-правовой документации

 

1. »нструкци€ в системе организационно-правовой документации. ƒолжностные инструкции.

1.1. –егламентирующа€ функци€ инструкций.

ѕо мнению ¬. ‘. янковой, организационна€ функци€ лежит в основе всей управленческой де€тельности, €вл€€сь первичной по отношению к другим функци€м управлени€ [29, 10].

¬. ¬. √алахов и ».  .  орнеев отмечают, что организационна€ функци€ включает в себ€ реализацию следующих видов де€тельности:

? создание, реорганизаци€, ликвидаци€ учреждени€;

? установление структуры управлени€;

? определение должностной структуры и штатной численности управленческого и производственного персонала;

? регламентаци€ де€тельности структурных подразделений и работников;

? формирование коллегиальных и совещательных органов управлени€;

? лицензирование де€тельности в необходимых случа€х;

? установление режима работы и системы охраны;

? организаци€ труда работников и оценка труда работников и некоторые другие виды работ [16, 24].

¬ процессе организационной де€тельности учреждени€ формируетс€ система организационно-правовых документов Ц документов, которые содержат положени€, определ€ющие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание де€тельности организации, ее подразделений и работников, их права, об€занности, ответственность и другие аспекты.

  организационно-правовым документам относ€тс€:

? учредительный договор;

? устав;

? положение об организации;

? положени€ о структурных подразделени€х;

? положени€ о коллегиальных и совещательных органах учреждени€;

? регламенты работы коллегиальных и совещательных органов;

? регламенты работы аппарата управлени€ (руководства);

? штатное расписание;

? инструкции по отдельным видам де€тельности;

? должностные инструкции;

? правила.

Ёти документы содержат положени€, основанные на нормах административного права и об€зательные дл€ исполнени€, и составл€ют правовую основу де€тельности организации [16, 24].

“аким образом, назначение организационно-правовых документов Ц регламентаци€ де€тельности организации во всех ее аспектах.

≈сли мы объединим различные определени€ организационно-правовых документов, то получим следующее: организационно-правовые документы ? это комплекс взаимоув€занных документов, регламентирующих структуру, задачи, функции организации, предпри€ти€, учреждени€, организацию его работы, права, об€занности и ответственность руководства и специалистов предпри€ти€.

ќднако некоторые исследователи из состава организационно-правовых выдел€ют в самосто€тельную группу организационные документы. “ак, ќ. ¬. ¬асютинска€ определ€ет организационные документы как большую группу документов, позвол€ющих организовать, упор€дочить, согласовать какую-либо де€тельность [15, 100].

¬ данной работе мы рассмотрим подробно два основных типа инструкции как разновидности организационно-правовой документации.

1.1.1. ѕон€тие Ђинструкци€ї. ќсновные требовани€ к оформлению.

ѕо определению —. ё.  абашова, инструкци€ - письменный документ, в котором излагаетс€ пор€док осуществлени€ какой-либо де€тельности или пор€док применени€ положений законодательных и иных нормативных актов [20, 65]. »нструкци€ Ц документ посто€нного или длительного действи€ (действует до замены новой). »нструкции, отмечает —. ё.  абашов, могут примен€тьс€ как:

1) самосто€тельные правовые акты, которые подписываютс€ руководителем организации;

2) как акты, утверждаемые органом исполнительной власти [20, 65].

“. ¬  узнецова определ€ет инструкцию как правовой акт, издаваемый или утверждаемый в цел€х установлени€ правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные социальные стороны де€тельности учреждений, организаций, предпри€тий (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан [17, 155]. “акже инструкции издаютс€ дл€ разъ€снени€ и определени€ пор€дка применени€ законодательных актов и распор€дительных документов.

“екст любой инструкции состоит из разделов (глав), имеющих заголовки и раздел€емых на пункты и подпункты, которые нумеруютс€ арабскими цифрами. —ами разделы нумеруютс€ римскими цифрами.

“екст должен начинатьс€ с раздела Ђќбщие положени€ї, который, по мнению —. ё.  абашова, представл€ет собой констатирующую часть инструкции, где указаны:

1) основани€ разработки данной инструкции;

2) ее основное назначени€;

3) сфера распространени€ инструкции;

4) ответственность за нарушение установленных инструкцией правил и технологий [20, 66].

“. ¬.  узнецова включает также в раздел Ђќбщие положени€ї дату ввода инструкции в действие, указание на отмену ранее действовавшей инструкции [17, 155].

ѕо стилю изложени€ инструкци€ носит распор€дительный характер: используютс€ слова Ђдолженї, Ђнеобходимої, Ђследуетї, Ђзапрещаетс€ї, Ђне допускаетс€ї [21, 104]. “екст излагаетс€ от третьего лица единственного или множественного числа.

«аголовок инструкции, подчеркивает “. ¬.  узнецова, должен четко очерчивать круг вопросов, объектов и лиц, на которых распростран€ютс€ ее требовани€ [17, 155].   примеру, Ђ»нструкци€ по документационному обеспечению управлени€ (делопроизводству) в администрации президента –оссийской ‘едерацииї. «аголовок к тексту инструкции отвечает на вопрос Ђќ чем?ї; заголовок к должностной инструкции ? на вопрос Ђкого?ї.

»нструкци€ оформл€етс€ в соответствии с √ќ—“ – 6.30 Ц 2003 [1] на общем бланке организации, подписываетс€ руководителем структурного подразделени€, разработавшим ее, и утверждаетс€ руководителем организации. ¬ процессе подготовки инструкции визируютс€ руководител€ми всех заинтересованных подразделений, юрисконсультом, заместителем руководител€, курирующим то направление де€тельности, которого касаетс€ содержание данной инструкции.

»нструкци€ может утверждатьс€ непосредственно руководителем организации. ¬ этом случае гриф утверждени€ состоит из слова ”“¬≈–∆ƒјё, наименовани€ должности лица, утверждающего документ (в данном случае Ц руководител€ организации), его подписи, инициалов и фамилии, даты утверждени€. ¬ случае если инструкци€ утверждаетс€ распор€дительным документом руководител€, гриф утверждени€ включает: слово ”“¬≈–∆ƒ≈Ќј, наименовани€ утверждающего документа (приказ, распор€жение) в творительном падеже, его даты и номера.

 ќб€зательными реквизитами инструкции €вл€ютс€:

1) наименование организации;

2) наименование вида документа;

3) дата и номер документа (при непосредственном утверждении руководителем);

4) место составлени€;

5) заголовок к тексту;

6) визы согласовани€ документа;

7) подпись;

8) гриф утверждени€ [17, 155].

9) ≈сли издаетс€ распор€дительный документ об утверждении, то на бланке

1.2.1. ƒолжностна€ инструкци€: определение, выполн€емые функции.

¬начале рассмотрим, какие определени€ должностной инструкции существуют в насто€щее врем€.

“ак, в Ѕольшом юридическом словаре под редакцией ј. я. —ухарева находим следующее определение: Ђ раткое изложение основных задач, требующихс€ навыков и полномочий различных должностей в организацииї [26, 211].

—хожее определение даетс€ и в —овременном экономическом словаре под редакцией Ѕ. ј. –айзберга: Ђ»нструкци€, указывающа€ круг поручений, об€занностей, работ, которые должно выполнить лицо, занимающее данную должность на предпри€тии, фирмеї [25, 148].

 ѕо мнению —. ё.  абашова, должностна€ инструкци€ ? нормативный документ, регламентирующий де€тельность работника [20, 64]. ј ≈. ѕивень называет должностную инструкцию основным документом, определ€ющим функциональные об€занности, права, ответственность и взаимодействие сотрудников [22]. ¬. ¬. √алахов и ».  .  орнеев понимают под должностной инструкцией правовой акт, издаваемый в цел€х регламентации организационно-правового положени€ работника, его об€занностей, прав, ответственности и обеспечивающий услови€ дл€ его эффективной работы [16, 36].

 ак видно из данных дефиниций, основной акцент делаетс€ на определение круга трудовых об€занностей, которые возлагаютс€ на определенную должностную единицу (не на какого-либо конкретного сотрудника). ѕо мнению ¬. ‘. янковой, должность ? первичный элемент структуры управлени€, поэтому должностна€ инструкци€ разрабатываетс€ на каждую должность, предусмотренную штатным расписанием, или рабочее место, если в подразделении имеетс€ несколько работников, занимающих одинаковые должности, но выполн€ющих различную работу [30, 21]. ¬ этом случае в заголовке к должностной инструкции необходимо отразить общее назначение де€тельности каждого работника (к примеру, Ђƒолжностна€ инструкци€ старшего бухгалтера по расчетам заработной платыї).

 ј —. –оссол дает следующее определение: Ђƒолжность Ц первична€ структурна€ единица штатного расписани€ организации, определ€юща€ содержание, объем полномочий и место в иерархической структуре лица, ее замещающегої [23, 65].

“аким образом, должностные инструкции выполн€ют:

1) организационные;

2) регламентирующие;

3) регулирующие функции.

ѕо мнению ¬. ‘. янковой, применение должностных инструкций позвол€ет:

1) обеспечить четкое разграничение об€занностей между работниками;

2) исключить дублирование и параллелизм в выполнении отдельных работ;

3) организовать взаимодействие сотрудников при выполнении сложных работ [30, 22].

“акже должностные инструкции помогают оценивать де€тельность работников и примен€ть к ним меры административного воздействи€.  роме того, они позвол€ют реализовать основной принцип рациональной организации труда ? принцип разделени€ и кооперации труда [30, 22].

—. –оссол также отмечает, что правильно составленна€ должностна€ инструкци€ дает возможность:

1) получить четкое представление о трудовой функции работника;

2) грамотно распредел€ть трудовую нагрузку на персонал, избега€ ее дублировани€;

3) определ€ть необходимую квалификацию персонала;

4) эффективно проводить аттестацию рабочих мест;

5) эффективно проводить аттестацию персонала, определ€€ соответствие лица занимаемой должности;

6) снижать судебные риски при привлечении сотрудника к дисциплинарной ответственности за невыполнение возложенных на него трудовых об€занностей [23, 69].

1.2.2. ѕравила оформлени€ должностных инструкций и их структура.

ƒолжностна€ инструкци€ должна быть оформлена на общем бланке организации. ≈е об€зательными реквизитами €вл€ютс€:

1) наименование организации;

2) наименование вида документа;

3) гриф утверждени€;

4) дата и номер документа;

5) место составлени€;

6) заголовок к тексту (указываетс€ название должности и при необходимости ее функциональное назначение);

7) текст;

8) подпись;

9) визы согласовани€, включа€ ознакомительную визу работника [30, 24].

ƒолжностные инструкции подписывает руководитель структурного подразделени€ и утверждаетс€ руководителем организации или его заместителем, курирующим данное подразделение. ¬изируютс€ должностные инструкции руководител€ми заинтересованных подразделений, руководителем кадровой службы, юристом, а также другими должностными лицами, от действий которых может зависеть ее выполнение.

ƒатой должностной инструкции €вл€етс€ дата ее утверждени€. ѕосле утверждени€ работник проставл€ет на последней странице первого экземпл€ра (подлинника)  должностной инструкции ознакомительную визу: Ђ— инструкцией ознакомлен, подпись, датаї [30, 25].

“ипова€ должностна€ инструкци€, как правило, включает в себ€ следующие разделы:

1) Ђќбщие положени€ї;

2) Ђƒолжностные об€занностиї;

3) Ђѕраваї;

4) Ђќтветственностьї;

5) Ђ¬заимоотношени€ї.

ѕо мнению ¬. ¬. √алахова и ».  .  орнеева, в разделе Ђќбщие положени€ї содержатс€:

1) наименование должности, обозначение структурного подразделени€;

2) подчиненность;

3) пор€док назначени€ на должность и освобождени€ от должности;

4) перечень документов, которыми руководствуетс€ работник, занимающий данную должность;

5) услови€ замещени€ сотрудника на данной должности в случае его отсутстви€;

6) квалификационные требовани€ (уровень образовани€, стаж работы);

7) требовани€ к специальным знани€м и навыкам [16, 37].

ќтметим, что другие исследователи (¬. ‘. янкова€, ≈. ѕивень) выдел€ют в самосто€тельные разделы Ђ валификационные требовани€ї и ЂЌеобходимые знани€ї.

 –аздел Ђƒолжностные об€занностиї содержит:

1) содержание де€тельности работника (группа решаемых вопросов, направлени€ работы, состав объектов де€тельности);

2) виды работ, выполн€емых работником (определ€ютс€ не только по содержанию, но и по организационно-правовому характеру: Ђруководитї, Ђготовитї, утверждаетї, Ђрассматриваетї, Ђисполн€етї, Ђобеспечиваетї);

3) сами об€занности разбиваютс€ на группы:

? по разработке, подготовке, участию в составлении документов по конкретным вопросам, наход€щимс€ в компетенции работника;

? по своевременному и качественному сбору, обработке, анализу и использованию информации;

? по использованию работником организационных, методических, инструкторских и других форм работы (выезды на места, проведение консультаций);

? по соблюдению сроков выполнени€ конкретных действий [16, 37].

¬ разделе Ђѕраваї устанавливаютс€ полномочи€ работника, обеспечивающие реализацию возложенных на него об€занностей:

1) право принимать решени€, давать указани€, самосто€тельно подписывать документы в пределах компетенции;

2) право обращатьс€ с предложени€ми к вышесто€щему руководству;

3) право представительствовать от имени подразделени€ или организации в других организаци€х (и пределы представительства);

4) право участвовать в совещани€х, на которых рассматриваютс€ вопросы, относ€щиес€ к де€тельности работника;

5) право требовать необходимую дл€ выполнени€ возложенных функций информацию;

6) право требовать определенных действий от других работников [16, 37].

¬ разделе Ђќтветственностьї устанавливаютс€ критерии оценки работы и мера персональной ответственности работника.  ритери€ми оценки, отмечают ¬. ¬. √алахов и ».  .  орнеев, €вл€ютс€ объективные показатели, характеризующие качество и своевременность выполнени€ работы [16, 37]. ќтветственность работника определ€етс€ в соответствии с действующим законодательством и может быть дисциплинарной, административной или уголовной.

¬ разделе Ђ¬заимоотношени€ї указываетс€:

1) от кого, в какие сроки и какую информацию получает работник;

2) кому, какую информацию и в какие сроки предоставл€ет;

3) с кем согласовывает проекты подготавливаемых документов;

4) с кем осуществл€ет совместную подготовку документов (и др. вопросы информационных взаимосв€зей) [16, 38].

ћ. —ытинска€ предлагает представить в инструкции все виды трудовых отношений, в которых участвует работник:

? отношени€ с работодателем;

? с заместителем работодател€;

? с руководителем, которому подчинен функционально;

? с руководителем структурного подразделени€;

? с руководителем группы внутри отдела;

? с другим работником, с которым св€зан производственным процессом;

? с клиентом данной организации [27, 38].

1.2.3. –азработка должностных инструкций.

ƒл€ составлени€ качественной должностной инструкции необходимо внимательно и глубоко проанализировать виды работ, выполн€емых работником, занимающим определенную должность, т. е. составить описание должности или рабочего места. Ёто позволит сформулировать требовани€, предъ€вл€емые к знани€м, опыту и т. п. кандидата на замещение соответствующей должности.

ѕри разработке должностных инструкций необходимо обеспечить единый подход к их построению, формулировке содержани€ разделов, последовательности их изложени€.

»нструкци€ должна быть гибкой и динамичной, иметь четкую структуру, содержать пон€тные формулировки.  ак отмечает ¬. ‘. янкова€, при регламентированных изменени€х в де€тельности подразделени€ необходимо вносить изменени€ в должностные инструкции работников [30, 21]. ѕри незначительных изменени€х или частичном перераспределении об€занностей между работниками изменени€ в должностные инструкции внос€тс€ приказом (распор€жением) руководител€ организации (или заместителем руководител€, если он утверждал инструкцию). Ќеобходимость в переработке должностных инструкций и их новом утверждении возникает в случае серьезных изменений в де€тельности подразделений, а также в случае накоплени€ большого числа изменений частного характера. ¬ св€зи с этим одна из задач руководител€ подразделени€ Ц отслеживание изменений в де€тельности организаций и их подразделений, регламентированных нормативно-правовыми актами, в цел€х их отражени€ в должностных инструкци€х работников [30, 21].

—оставление должностной инструкции состоит из нескольких этапов:

1) подготовительный (оцениваетс€ необходимость введени€ новых должностных единиц, определ€етс€ общий круг должностных об€занностей и место должности в организационной структуре, предусматриваетс€ определенный комплекс полномочий и ответственность работника);

2) разработка проекта (документ наполн€етс€ реальным содержанием, фиксируютс€ об€занности, определ€ютс€ права);

3) согласование проекта;

4) утверждение должностной инструкции;

5) ознакомление с должностной инструкцией персонала, занимающего соответствующие должности [24, 68].

Ќаиболее трудоемкими €вл€ютс€ первый и второй этапы работы. ќстальные, по сути, представл€ют собой организационные действи€, необходимые дл€ эффективного использовани€ данного документа.

ѕри разработке должностных инструкций значительную помощь могут оказать квалификационные справочники, в частности  валификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих [5]. —правочники содержат квалификационные характеристики, которые предназначены дл€ обосновани€ рационального разделени€ и рациональной организации труда, правильного подбора, расстановки и использовани€ кадров, обеспечени€ единства при определении должностных об€занностей работников и предъ€вл€емых к ним квалификационных требований, а также дл€ обосновани€ принимаемых решений о соответствии занимаемым должност€м (при проведении аттестации руководителей и специалистов) [23, 68].

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. »нструкци€ по виду де€тельности.

2.1. ќпределение и структура инструкции по виду де€тельности.

ѕо определению ё. ћ. ƒемина, инструкци€ по виду де€тельности Ц локальный нормативный акт, устанавливающий единый пор€док осуществлени€ компанией какого-либо вида де€тельности и применени€ в процессе его осуществлени€ положений законодательных, нормативных правовых актов, других локальных нормативных актов компании [19, 101].

»нструкци€ по виду де€тельности составл€етс€ на основе типовых текстов инструкций (по соответствующим направлени€м де€тельности), а в отсутствие таковых Ц на основе законодательных, нормативных правовых актов и нормативно-методических документов, регламентирующих осуществление соответствующего вида де€тельности, и с учетом особенностей организационно-правовых условий его осуществлени€ компанией.

»нструкци€ имеет следующую структуру:

? общие положени€;

? типова€ технологи€ осуществлени€ де€тельности;

? особенности осуществлени€ де€тельности (по этапам и/или в зависимости от реальных условий ее осуществлени€);

? ответственность сотрудников за нарушение инструкции [19, 101].

ѕроект инструкции по виду де€тельности подписывают его ответственный руководитель и руководитель (начальник) соответствующего структурного подразделени€ либо заместитель руководител€ организации по соответствующему направлению де€тельности, а утверждает руководитель организации.

2.2.1. »нструкци€ по ведению делопроизводства в организации: назначение и правила оформлени€.

 ¬ качестве одного из видов инструкции по виду де€тельности рассмотрим инструкцию по ведению делопроизводства.

ѕо определению ¬. ». јндреевой, инструкци€ по ведению делопроизводства в организации Ц основной локальный нормативный акт в сфере делопроизводства, закрепл€ющий принципиальные положени€ и технологические решени€ по документационному обеспечению управлени€ [12, 28].

ј. ё. „уковенков отмечает, что инструкци€ должна служить инструментом совершенствовани€ работы с документами в организации, содержать свод правил, соблюдение которых обеспечивает качество подготовки документов, повышает оперативность их рассмотрени€ [28, 17].

ѕо мнению ј. ё. „уковенкова, разработка инструкции по ведению делопроизводства €вл€етс€ частью мер по совершенствованию делопроизводства в организации по следующим направлени€м:

? создание нормативно-методической базы делопроизводства (инструкций, положений, рекомендаций);

? рационализаци€ организационной структуры, определение оптимальной численности работников службы делопроизводства, а также определение системы взаимосв€зей указанной службы с другими структурными подразделени€ми;

? упор€дочение состава и форм документации, технологии ее подготовки и оформлени€;

? установление рационального пор€дка прохождени€ и обработки документов;

? разработка, развитие и объединение на единой основе автоматизированных технологий, охватывающих все стадии создани€ и прохождени€ документации;

? создание механизма дальнейшего развити€ системы делопроизводства, повышени€ квалификации работников и ведени€ методической работы по вопросам документационного обеспечени€ управлени€ [28, 17].

ѕо мнению ¬. ». јндреевой, в инструкции отражаютс€ особенности структуры, штатного состава и направлений де€тельности организации [12, 28].  роме того, в инструкции по ведению делопроизводства должен быть отражен вопрос о форме работы с документами в организации (централизованной, децентрализованной, смешанной).

  ак правило, в инструкци€х по ведению делопроизводства описываетс€ пор€док работы с организационно-распор€дительными документами без рассмотрени€ других систем документации. ќднако, отмечает ¬. ». јндреева, с практической точки зрени€ целесообразней показать в инструкции весь комплекс работ с управленческой документацией, включающий обработку документов из специальных групп (кадровых, бухгалтерских и т. д.) [12, 29].

 оличество и наименовани€ разделов инструкции по ведению делопроизводства, их последовательность, состав приложений определ€ютс€ разработчиками. ќсновой дл€ установлени€ структуры инструкции могут служить √осударственна€ система документационного обеспечени€ управлени€ (√—ƒќ”) [3], “ипова€ инструкци€ по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти [10]. ѕри этом важно, чтобы положени€  инструкции по ведению делопроизводства отражали все стадии работы с документами: от их создани€ (получени€) до сдачи в архив или уничтожени€.

¬ инструкции по ведению делопроизводства, отмечает ј. ё. „уковенков, нормативные предписани€ оформл€ютс€ в виде пунктов, которые нумеруютс€ арабскими цифрами с точкой и не имеют заголовков [28, 21]. ѕункты могут подраздел€тьс€ на подпункты с буквенной или цифровой нумерацией. “аблицы, схемы и другие материалы иллюстративного характера, как правило, оформл€ютс€ в виде приложений, а соответствующие пункты инструкции должны иметь ссылки на эти приложени€.

—остав и содержание инструкции по ведению делопроизводства, отмечает ј. ё. „уковенков, завис€т от целого р€да факторов: пор€дка прохождени€ документов, наличи€ обособленных участков работы, примен€емых технических средств и т. п. [28, 21]. “ак, в инструкцию могут включатьс€ разделы: Ђѕередача информации по каналам факсимильной и телексной св€зиї, Ђ«вукозапись меропри€тийї и др. ≈сли организаци€ активно сотрудничает с зарубежными партнерами, включаетс€ раздел Ђќформление документов, направл€емых за рубежї.  ак правило, инструкции по ведению делопроизводства содержат от 5 до 15 разделов.

 2.2.2. —труктура инструкции по виду де€тельности в работе ј. ё. „уковенкова.

ѕо мнению ј. ё. „уковенкова, к числу об€зательных разделов инструкции можно отнести следующие:

1) общие положени€;

2) подготовка и оформление документов;

3) организаци€ документооборота и исполнени€ документов;

4) контроль исполнени€ документов;

5) формирование дел и хранение документов [28, 21].

¬ Ђќбщих положени€хї указываетс€:

? в соответствии с какими нормативно-методическими документами разработана инструкци€ и на какие системы документации распростран€етс€;

? кто отвечает за состо€ние делопроизводства в организации и его совершенствование, а также осуществл€ет организационно-методическое руководство и контролирует работу с документами;

? пор€док ввода инструкции в действие и внесени€ в нее изменений и дополнений.

¬ разделе Ђѕодготовка и оформление документовї определ€ютс€ требовани€ к бланкам организации и к оформлению отдельных реквизитов документов, а также к  подготовке и оформлению отдельных видов документов.

¬ разделе Ђ‘ормирование дел и хранение документовї необходимо учесть требовани€ ќсновных правил работы архивов организаций, об€зательно отразив специфику организации работы с документами в конкретной организации.

÷елесообразно включать в инструкцию и раздел Ђќтветственность в области управлени€ документамиї. —огласно √ќ—“ – 15489-1 Ц 2007 Ђ”правление документами. ќбщие требовани€ї, ответственность и полномочи€ в области управлени€ документами должны быть четко определены, чтобы было €сно, кто несет ответственность за работу с конкретными документами [2]. Ёта ответственность должна быть распределена между всеми сотрудниками, в том числе и теми, дл€ которых работа с документами входит в их должностные об€занности (руководством организации, руководител€ми структурных подразделений, работниками кадровой службы, работниками отдела делопроизводства и т. д.), и отражена в должностных инструкци€х и соответствующих предписани€х.

2.2.3. —труктура инструкции по виду де€тельности, предложенна€ ¬. ». јндреевой.

¬. ». јндреева выдел€ет следующие разделы инструкции по ведению делопроизводства:

1) общие положени€;

2) состав документов организации;

3) подготовка документов, организаци€ документооборота;

4) информационно-поискова€ система организации;

5) контроль исполнени€ документов;

6) организаци€ документов в делопроизводстве;

7) передача документов на архивное хранение [12, 29].

 ак видно, структура инструкции, предложенна€ ¬. ». јндреевой, во многом совпадает со структурой, представленной в работе ј. ё. „уковенкова. –ассмотрим подробно различи€.

¬. ». јндреева включает в инструкцию раздел Ђ—остав документов организацииї, в котором называютс€ системы, виды и разновидности документов, используемые в данной организации дл€ документировани€ управленческих функций.

¬. ». јндреева отмечает, что основной задачей оптимизации документировани€ управленческой де€тельности €вл€етс€ упор€дочение состава и содержани€ документов, создаваемых по конкретным управленческим функци€м и ситуаци€м [12, 30]. Ќаиболее целесообразным подходом к решению этой задачи ¬. ». јндреева считает разработку “абел€ форм документов, в котором должны быть представлены все создаваемые в организации документы, структурированные по управленческим функци€м. “ребовани€ к составлению и оформлению служебных документов, включенных в “абель, излагаютс€ в разделе инструкции Ђѕодготовка документов, организаци€ документооборотаї. ¬ этом разделе рассматриваютс€ состав реквизитов документов и правила их написани€, виды бланков документов, особенности подготовки отдельных групп документов, пор€док придани€ документам юридической силы. ќтметим, что ј. ё. „уковенков также вносит требовани€ к бланкам и реквизитам в раздел Ђѕодготовка и оформление документовї.

ќб€зательным дополнением к разделу Ђѕодготовка документов, организаци€ документооборотаї, по мнению ¬. ». јндреевой, должны стать јльбом форм документов и —борник типовых и трафаретных текстов [13, 28].

“акже ¬. ». јндреева предлагает выделить в самосто€тельный раздел инструкции требовани€ к €зыку и стилю служебных документов.

¬ разделе Ђќрганизаци€ документооборотаї отражаетс€ движение потоков вход€щих, исход€щих и внутренних документов.

ƒл€ вход€щих документов, отмечает ¬. ». јндреева, необходимо подробно описать этап их предварительного рассмотрени€ и показать, как данные документы подраздел€ютс€:

? на регистрируемые в службе делопроизводства и регистрируемые в структурных подразделени€х;

? передаваемые на рассмотрение руководителю организации и направл€емые непосредственно в структурные подразделени€;

? контролируемые в ходе исполнени€ и неконтролируемые [14, 23].

ƒл€ исход€щих и внутренних документов устанавливаютс€ основные этапы движени€ проектов документов, полномочи€ работников организации по их согласованию и подписанию, пор€док доведени€ документов до исполнителей, правила отправки документов в зависимости от способов передачи по каналам св€зи (почта, электронна€ почта, факс, телеграф и т. д.).

¬ этом же разделе должно быть определено, кто и как ведет учет объем документооборота в организации, как используютс€ получаемые данные дл€ совершенствовани€ работы с документами и определени€ оптимальной штатной численности работников делопроизводственной службы [14, 24].

ѕриложением к разделу Ђќрганизаци€ документооборотаї должен стать √рафик документооборота организации.

¬ разделе инструкции Ђ»нформационно-поискова€ система организацииї, отмечает ¬. ». јндреева, должны быть показаны регистрационные формы (книги, журналы, карточки, автоматизированный учет документов), пор€док индексации документов, особенности регистрации и поиска вход€щих, исход€щих и внутренних документов [14, 25].

¬ разделе Ђ онтроль исполнени€ документовї:

 ? характеризуетс€ система постановки документов на контроль и ведени€ контрол€;

? указываетс€ пор€док сн€ти€ документов с контрол€;

? устанавливаютс€ показатели, определ€ющие состо€ние исполнительской дисциплины;

? перечисл€ютс€ меры воздействи€ на нарушителей сроков исполнени€ документов [14, 25].

ќсобое внимание, по мнению ¬. ». јндреевой, должно быть уделено предупредительному контролю, направленному на исключение ситуаций, привод€щих к срыву сроков исполнени€ документов.

¬ разделе Ђќрганизаци€ документов в делопроизводствеї раскрываютс€ вопросы систематизации документов в соответствии с разработанной в организации номенклатурой дел, пор€док формировани€ документов в дела, признаки заведени€ дел, правила формулировани€ заголовков дел и их индексации. «десь же, отмечает ¬. ». јндреева, должен быть показан пор€док оперативного хранени€ документов:

? оформление обложек дел;

? использование дел в справочных цел€х;

? услови€ изъ€ти€ при необходимости отдельных документов и дел [14, 25].

–аздел Ђѕередача документов на архивное хранениеї посв€щен вопросам проведени€ экспертизы ценности документов, организации де€тельности экспертной комиссии, оформлени€ результатов ее работы. ¬ разделе, по мнению ¬. ». јндреевой, должен быть приведен пор€док:

? составлени€ описей дел;

? отбора документов на уничтожение;

? передачи документов длительных и посто€нного сроков хранени€ в архив организации;

? отбора и передачи документов в упор€доченном состо€нии в государственные и муниципальные архивы на основании соответствующего договора [14, 25].

Ќазванные разделы ¬. ». јндреева предлагает дополнить следующими: Ђѕор€док размножени€ служебных документовї, Ђ—овершенствование системы делопроизводстваї, Ђ онтроль состо€ни€ делопроизводстваї. ¬ качестве самосто€тельных разделов, отмечает ¬. ». јндреева, желательно выделить пор€док работы с бухгалтерской, кадровой и другими видами документации [14, 25].

2.2.4. ѕриложени€ к инструкции по ведению делопроизводства.

ѕомимо названных выше документов (“абель, јльбом форм документов, —борник типовых и трафаретных текстов) к инструкци€м целесообразно прилагать:

? образцы бланков официальных документов организации;

? регистрационные формы;

? разработанные в организации классификаторы и перечни (классификатор структурных подразделений, исполнителей, перечень причин неисполнени€ документов и т. п.);

? формы документов аналитического характера (справка о состо€нии исполнительской дисциплины, сведени€ об объеме документооборота и т. п.);

? формы номенклатур дел, описей документов и дел, листа-заверител€ дела [14, 26].

2.2.5.  –азработка инструкции по ведению делопроизводства.

–абота над инструкцией по ведению делопроизводства состоит из трех основных этапов:

1) подготовительный (определ€етс€ круг разработчиков, формулируютс€ цели, определ€ютс€ сроки и пор€док работы, проводитс€ сбор необходимых исходных данных);

2) создание проекта инструкции, его редактирование, согласование и утверждение;

3) работа по ознакомлению сотрудников с положени€ми инструкции, внесение в инструкцию необходимых изменений [28, 19].

ѕомимо этого, об€занностью специалистов в области делопроизводства €вл€етс€ посто€нный контроль за соблюдением в организации требований инструкции, методическа€ работа по разъ€снению ее положений.

ѕодготовке проекта инструкции должны предшествовать:

? изучение действующего законодательства по вопросам де€тельности организации, информатизации, делопроизводства и архивного дела (в частности, √—ƒќ” [3], “ипова€ инструкци€ по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти [10], √ќ—“ – 6.30 Ц 2003 [1], √ќ—“ – 15489-1 Ц 2007 [2], ќсновные правила работы архивов организаций [6]);

?  анализ состо€ни€ документационного обеспечени€ управлени€ в организации;

? вы€вление и систематизаци€ положений всех организационно-распор€дительных документов организации, касающихс€ делопроизводства;

? анализ ранее действовавших в организации инструкций по делопроизводству;

? изучение инструкций по делопроизводству, примен€емых в других организаци€х [28, 20].

ѕри составлении инструкции необходимо учитывать специфику организации (особенности структуры, форму собственности, пор€док прин€ти€ решений). Ќапример, инструкци€ по ведению делопроизводства в акционерном обществе разрабатываетс€ с учетом требований ѕоложени€ о пор€дке и сроках хранени€ документов акционерных обществ.

»нструкцию разрабатывает, как правило, служба делопроизводства или специалист, ответственный за делопроизводство. ќднако бывают случаи, когда разработкой занимаетс€ юридическа€ служба или подразделение, зан€тое созданием автоматизированной системы делопроизводства. ¬ любой ситуации специалисты по делопроизводству должны принимать активное участие в подготовке важнейшего дл€ их работы нормативного акта. ѕри этом совсем не об€зательно, чтобы инструкци€ разрабатывалась именно сотрудниками данной организации. ƒл€ этой работы организаци€ может привлечь по договору специализированные научные центры [28, 18]. »нструкци€ по делопроизводству утверждаетс€ распор€дительным документом, издаваемым руководителем организации.

2.3. »нструкци€ по конфиденциальному делопроизводству.

¬. ». јндреева отмечает, что особенности работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию, лучше изложить в отдельной инструкции, поскольку знакомитьс€ с такой информацией и работать в соответствии с ее требовани€ми должны лишь сотрудники, имеющие к ней доступ.

¬ инструкции должны быть указаны:

? виды конфиденциальной информации;

? виды и разновидности конфиденциальных документов;

? правила работы с этими документами;

? доступ к конфиденциальной информации;

? режим коммерческой тайны, ее охрана и т. д. [14, 26].

2.4. »нструкци€ по кадровому делопроизводству.

ƒанна€ инструкци€ не €вл€етс€ об€зательным документом.  ак отмечалось выше, в инструкции по делопроизводству можно выделить разделы, определ€ющие пор€док работы с различными группами документации (в том числе кадровой). ќднако многие специалисты дл€ удобства рекомендуют все же вынести вопросы работы с кадровой документацией в отдельный документ.

»нструкци€ по кадровому делопроизводству решает широкий круг практических задач. “ак, в инструкции по кадровому делопроизводству утверждаютс€ шаблоны всех документов по личному составу, очередность их оформлени€ и пор€док прохождени€ внутри организации. ј главное, утверждаетс€ перечень документов, необходимых дл€ выполнени€ того или иного действи€ работника кадровой службы [24, 34].

 роме того, при разработке данной инструкции также учитываетс€ специфика организации, котора€ определ€етс€ не только сферой де€тельности, организационной структурой, численностью сотрудников, но и особенност€ми кадрового делопроизводства. ≈сли особенности оформлени€ кадровых документов будут закреплены в локальном акте, новые сотрудники, пришедшие на работу в кадровую службу, смогут быстро разобратьс€ в нюансах работы организации.

»нструкци€ по кадровому делопроизводству разрабатываетс€ на основе следующих нормативно-правовых актов:

1) ѕор€док применени€ унифицированных форм первичной учетной документации [8];

2) ”казани€ по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты [11];

3) ѕравила ведени€ и хранени€ трудовых книжек, изготовлени€ бланков трудовой книжки и обеспечени€ ими работодател€ [9];

4) √ќ—“ – 6.30 Ц 2003 [1];

5) »нструкци€ по заполнению трудовых книжек [4];

6) “ипова€ инструкци€ по делопроизводству в федеральных исполнительной власти [10];

7) ѕеречень типовых управленческих документов, образующихс€ в де€тельности организаций, с указанием сроков их хранени€ [5];

8) ќсновные правила работы архивов организаций [7].

»нструкци€ определ€ет пор€док документального оформлени€ основных кадровых процедур: приема, перевода, увольнени€, отпуска, ведени€ табел€ учета рабочего времени и т. д. Ћогично составл€ть инструкцию из одноименных тематических разделов.  аждый раздел будет содержать перечень и пор€док оформлени€ документов, необходимых дл€ выполнени€ тех или иных кадровых действий [24, 35].

¬озможен и другой принцип делени€ инструкции по кадровому делопроизводству на тематические разделы: не по кадровым процедурам, а по видам документов [24, 36].   примеру, один раздел можно посв€тить пор€дку оформлени€ приказов, другой Ц трудовых книжек и т. д.  роме того, в инструкцию можно включать разделы, посв€щенные пор€дку составлени€ номенклатуры дел кадровой службы, формированию и ведению личных дел, а также пор€дку подготовки документов дл€ сдачи в архив.

¬ приложени€ к инструкции по кадровому делопроизводству включаетс€ необходимый справочно-иллюстративный материал: образцы оформлени€ всех видов документов, формы регистрационных журналов. Ќеобходимо также нагл€дно показать требовани€ к оформлению реквизитов и составлению текстов кадровых документов [24, 37]. ќбразцы документов размещаютс€ в пор€дке расположени€ тематических разделов. ¬ тексте инструкции необходимо делать ссылки на приложени€, поскольку это значительно упрощает работу.

 


1. »нструкци€ в системе организационно-правовой документации. ƒолжностные инструкции. 1.1. –егламентирующа€ функци€ инструкций. ѕо мнению ¬. ‘. янковой, орга

Ѕольше работ по теме:

ѕредмет: ƒелопроизводство

“ип работы:  урсова€ работа (т)

найти  

ѕќ»— 

Ќовости образовани€

 ќЌ“ј “Ќџ… EMAIL: MAIL@SKACHAT-REFERATY.RU

—качать реферат © 2018 | ѕользовательское соглашение

—качать      –еферат

ѕ–ќ‘≈——»ќЌјЋ№Ќјя ѕќћќў№ —“”ƒ≈Ќ“јћ