Информационная система подбора персонала малого предприятия "Интерстаф"

Введение

персонал информационный автоматизация

В настоящее время существует огромное количество программных продуктов, которые применяются во многих сферах бизнеса. Это специализированные профессиональные информационные системы, повышающие качество работы с клиентами и эффективность работы компании, автоматизирующие многие рутинные операции.

Кадровый бизнес, развиваясь, догоняет другие отрасли, которых автоматизация коснулась раньше в силу большей развитости и финансовой обеспеченности. Однако существует различие в автоматизации производственного предприятия или торговой компании и кадрового агентства. Основа этих различий лежит в том, что рекрутмент сам по себе является бизнесом информационным. Следовательно, любые новшества в информационных технологиях явным образом отражаются на рекрутменте. Примерами такого влияния могут служить появление так называемых работных сайтов при развитии интернета, выделение во многих западных агентствах отдельной услуги databasesearch и др. Не стоит говорить, что процесс сбора информации и обмена данными сегодня не рассматривается без использования электронных ресурсов в принципе.

Рекрутмент с радостью использует новые информационные сервисы, которые может предложить сфера информационных технологий. Но основной вопрос автоматизации компании в кадровых агентствах решается сложно и требует больших моральных затрат и менеджерской воли.

Как в любом другом бизнесе автоматизация начинается с формализации бизнес-процессов. В рекрутменте бытует мнение, что этот бизнес - шаманство. До тех пор, пока руководители и владельцы кадрового агентства так думают, начинать проект по автоматизации преждевременно. Все дело в том, что «шаманство» не подвержено разумному анализу и формализации. Вводными данными для проекта автоматизации всегда являются формализованные бизнес-процессы компании.

Таким образом, можно выделить следующие пять основных вопросов, в той или иной степени актуальных для процесса подбора персонала:

·Необходимость ведения базы клиентов, истории взаимодействия с ними, планирования будущих мероприятий по взаимодействию и контроль качества работы с клиентом;

·Эффективное введение в должность нового сотрудника или процесс замены сотрудника на нового;

·Большое количество рутинной работы по обработке резюме, структурированию и поиску по базе резюме, необходимость ведения истории работы с каждым кандидатом;

·Необходимость планирования загруженности консультантов и объективной оценки их работы;

·Необходимость объективного видения картины работы агентства в целом;

·Неудобство бумажного документооборота (потеря важных документов, потеря времени на поиск нужного документа и т.п.);

Существующие проблемы можно классифицировать следующим образом:

·Технические проблемы, связанные с применением бумажных носителей в качестве основных, ограниченное применение возможностей ПК в процессе подбора персонала;

·Организационные проблемы, связанные устаревшими и не оптимизированными методами обработки информации о кандидатах, применяемыми на данный момент;

·Социальные проблемы, связанные с рутинным характером действий, связанных с обработкой анкет и поиском персонала.

1.Постановка задачи и определение основных принципов подбора персонала

В данном разделе описаны результаты анализа предметной области, выявленные проблемы. Произведен анализ информационных систем, предлагающих решение выявленных проблем. На основе анализа сформулированы критерии, которым должна отвечать информационная систем. Осуществлена постановка задачи выпускной квалификационной работы.

1.1Цели и задачи подбора персонала

В современном мире в связи с большим количеством различных предприятий, их расширением, существуют проблемы подбора и управления персоналом. Большинству компаний на своем жизненном пути рано или поздно приходится встречаться проблемой переоснащения штата работников.

Проблемы возникают тогда, когда проводится массовый набор линейного персонала, сопровождаемый обработкой большого объема информации и большим количеством встреч и интервью. В этом случае, экономя ресурсы внутренних сотрудников, можно передать всю «черновую» работу рекрутерам.

Другой ситуацией, когда наличие агентства в цепочке поиска и подбора персонала представляется необходимым, это организация подбора персонала в других регионах или странах. Сетевые рекрутинговые агентства, имеющие свои представительства или партнеров в интересующем регионе, несомненно, лучше знают местный рынок труда и могут провести отбор более квалифицированно. Одновременно снимаются издержки на организацию поездок сотрудников в командировки с целью поиска персонала.

Еще одним аргументом для привлечения к работе сотрудников рекрутингового агентства может быть подбор персонала в новых для компании сферах бизнеса. В этой ситуации, менеджер по персоналу или руководитель подразделения, вряд ли сможет квалифицированно оценить потенциал кандидата и его профессиональную успешность. Хотя бы потому, что нет «меры сравнения» внутри компании.

Типичной ситуацией, стимулирующей компании прибегать к услугам кадрового агентства, является ситуация цейтнота. Если, как выражаются менеджеры, «заказ горит», передача работ в агентство представляется единственно возможным выходом. Однако, вынужден вас огорчить - рекрутеры не волшебники. И вынуть кандидата как фокусник вынимает кролика из шляпы им не под силу. Надежда в этой ситуации только на то, что в базе агентства окажется подходящий кандидат, рассматривающий предложения работы.

Ситуацией требующей безусловного привлечения сторонних экспертов и консультантов, является поиск кандидата на должность руководителя (топ менеджера) компании. И дело не только в том, что внутренний рекрутер не в состоянии грамотно оценить его потенциал, а скорее в том, что его мнение не является авторитетом для руководства компании. А выбирать (отбирать) кандидатуру будущего начальника, для подчиненного представляется не совсем этичным. Традиционно для решения таких задач руководство компании обращается к услугам консультантов executivesearch - высшего эшелона кадрового бизнеса.

И, наконец, серьезным основанием для привлечения кадрового агентства может стать слабость внутреннего отдела персонала. Ведь если в нем работает полтора человека, то нелепо ожидать, что помимо выполнения текущих задач они с должной эффективностью смогут выполнить работу, за которую в агентстве отвечает целая команда.

С точки зрения отраслевой принадлежности, кадровое агентство относится кнематериальному производству, так как занимается предоставлением услуг по трудоустройству населения, что не является материальным производством.

Тип и характер производства определить нельзя, потому что оказание услуг не имеет четкого технологического процесса, но можно предположить, что из всех имеющихся вариантов наиболее подходящим является дискретное производство, так его можно прервать в любой момент времени, и это не повлечет за собой никаких существенных изменений, кроме потери прибыли.

Технологический процесс: четко не существует, так как предприятие не производит материальную продукцию, но можно проследить цепочку процесса подбора персонала:

1)соискатель заполняет анкету по трудоустройству, к которой прилагается фотография;

2)данная анкета отправляется в отдел обработки данных, где подыскиваются вакансии, соответствующие данным анкеты соискателя

)из отдела обработки данных анкета отправляется работодателю;

)если работодатель дает положительный ответ, то агентство связывается с соискателем и отправляет его в юридический отдел для составления договора;

)после составления договора соискателю предоставляются данные работодателя;

)проводится собеседование между соискателем и работодателем.

Если проводятся психологические тренинги, то предполагаемый технологический процесс будет следующим:

)формируются группы из желающих попасть на психологический тренинг;

2)записавшиеся оплачивают в кассу сумму за тренинг;

3)проводится тренинг с квалифицированным психологом

1.2 Типовая организационная структура предприятия «Интерстаф» занимающегося процессом подбора персонала

Рекрутинговые компании, как правило, небольшие. Численность сотрудников колеблется в пределах от 4 до 60 человек [1]. Впрочем, сам по себе размер не является показателем качества. Есть примеры малочисленных агентств национального значения и многоофисных - местного.

Многие вопросы замыкаются на директоре предприятия и решаются непосредственно с ним. Некоторые авторы находят в этом свои преимущества, например, оперативность, личные и деловые связи в отрасли [2]. Другие небезосновательно одобряют укрупнение и структуризацию агентств, а также их специализацию, когда какая-либо профессиональная группа превышает 25-30% от общего числа выполняемых заказов [3].

Организационная структура большинства предприятий - иерархическая: двух-, реже, - трехуровневая. Персонал агентства, так или иначе, группируется по трем направлениям: фирмы, соискатели, развитие технологий. Пример организационной структуры предприятия «Интерстаф» приведен на рисунке 1.1.

Рис. 1.1 Организационная структура

При подобной организационной структуре специалистом 1-го уровня является директор; специалистами 2-го уровня - главный бухгалтер, главный бухгалтер, зам.директора по связям с общественностью, зам. директора по правовым вопросам; исполнителями -секретарь, юрист, психолог, консультант, кассир, бухгалтер.

1.3 Определение границ предметной области

Функциональная модель подбора персонала представлена на рис. 1.2.

Рис. 1.2 Функциональная модель работы кадрового агентства

Данная модель отражает общую схему процесса подбора персонала. Рассмотрим ее более подробно.

Информационные потоки. Информация делится на входящую, исходящую, и внутреннюю.

Входная информация делится на первичную, осведомляющую и директивную. В нашем случае первичной информацией будут являться данные о соискателях работы, перечень вакансий от партнёров.

Осведомляющая: информация о конкурентах, имеющихся на рынке труда, расценки на их услуги. Осведомляющей будет являться информация о балансе счёта в банке. Директивная: это информация о законах, приказах. Нашей деятельности касаются: приказ «Об утверждении штатного расписания», «О совмещении двух должностей», «О принятии на работу»; налоговый кодекс, гражданский кодекс, КЗоТ.

Внутренняя информация. Нормативно - справочная: справочник работника кадровой службы, справочник новой профессии (newprof). Также к внутренней информации относятся: договор с соискателем, резюме, анкета соискателя.

Выходная информация. Отчётно-статистическая: сколько соискателей пришло, сколько устроено (самими нами), сколько анкет отправлено в архив. Информация о бухучёте: прибыль, затраты за текущий месяц, бухгалтерский баланс.

Исходя из проблем, сформированных во введении, наибольший интерес с точки зрения автоматизации и оптимизации представляет работа консультантов и отдела обработки данных в контексте обработки резюме и заявок на предоставление вакансий.

1.4 Объект автоматизации

Рассмотрим более детально объект автоматизации - деятельность консультанта и отдела обработки данных.

Задачей консультанта является подбор персонала, исходя из их пожеланий клиента, а так же состояния рынка труда.

На рис. 1.3. приводится модель оказания рекрутинговых услуг на основе 2 этапов.

Рис. 1.3 Модель оказания рекрутинговых услуг

После переговоров с клиентами происходит работа согласно 1 этапу: исследование кадрового рынка, поиск персонала, оценка персонала, подготовка резюме кандидатов и отчета о проделанной работе, представление кандидатов. В случае эффективно проделанной работы - следование ко второму этапу (трудоустройство кандидата), в противном случае - возвращение к выполнению работ 1 этапа.

В функции отдела обработки данных входит обработка входящей и подготовка исходящей информации:

·Формирование и ведение журнала приема-увольнения кандидатов;

·Ведение личных карточек кандидатов;

·Ведение архива договоров;

·Подготовка отчетной документации.

Задачей данной выпускной квалификационной работы является анализ бизнес-процессов объекта автоматизации, выработка предложений по их оптимизации, моделирование и проектирование информационной системы для автоматизации процесса подбора персонала, которая обеспечит решение выявленных проблем с учетом предложений по оптимизации и уже имеющегося опыта в данной предметной области.

1.5 Анализ существующих решений

В связи со сложившейся экономической ситуацией существенно выросла потребность в квалифицированном подборе персонала. Заказчики требуют поиска высококвалифицированного персонала за короткие сроки и с достаточной степенью качества поиска.

Простой оптимизации применяемых методов в данном случае недостаточно. Оптимизация работы консультантов позволит добиться ускорения процессов поиска информации, но никак не повышения качества поиска, так как при этом не исключается человеческого фактора и невозможно в сжатые сроки качественно оценить квалификацию кандидата.

Современный уровень информационных технологий позволяет просто и эффективно решить существующие проблемы путем применения специализированных информационных систем.

Вопрос об использовании автоматизированных информационных систем для процесса подбора персонала существует уже достаточно долго и особенно актуален в свете сегодняшней экономической ситуации. В условиях современного общества, в котором лидирующие позиции любой организации, в том числе кадрового агентства, определяются в первую очередь его возможностями по доступу, хранению и качественной обработке информации, огромную важность приобретает грамотное использование передовых достижений в сфере информационных технологий.

1.6 Критерии оценки информационных систем

Наиболее актуальным и эффективным средством решения существующих проблем являются информационные системы, которые максимально используют возможности современных технологий обработки и хранения данных.

В частности, для решения выявленных проблем информационная система должна обладать следующим рядом свойств:

·Наличие полного набора электронных версий документов, использующихся для рекрутинговой деятельности. Замена бумажных носителей их электронными эквивалентами в информационной системе подбора персонала решит проблему утери важных документов и позволит снизить риск появления ошибок при обработке документации;

·Наличие БД. Хранение информации о контрагентах: кандидатах и заказчиках, служебной информации и прочих документов в единой БД ускорит поиск информации и сделает его наиболее эффективным;

·Наличие подсистемы отчетности. Получение отчетных форм, соответствующих ГОСТам, снизит нагрузку на отдел обработки данных;

Дешевых, и тем более свободно распространяемых, автоматизированных систем подобного типа на российском рынке еще не существует. Большинство представленных на рынке систем ориентировано на широкий круг задач, что естественным образом сказывается на снижении функциональности для консультантов. Наличие широкого спектра функциональных возможностей является излишним для конкретной решаемой задачи.

1.7 Анализ существующих ИС подбора персонала

.7.1 Автоматизированная система подбора персонала Рекрутер

От открытия вакантной должности до ее заполнения Рекрутер проводит по всем этапам конкурсного отбора и реально помогает выбирать лучших специалистов. Автоматизированная система подбора персонала состоит из следующих разделов: конкурсный отбор, деловая переписка, договоры и платежи, вакансии, кандидаты на работу, web-сайт. (Рис.1.4)

Конкурсный отборДеловая перепискаДоговоры и платежиВакансии, заказчикиКандидаты на работуWeb-сайтРис.1.4 Структура автоматизированной системы подбора персонала Рекрутер

Конкурсный отбор

Рекрутер визуально отображает алгоритм конкурсного отбора в виде блок-схемы с указанием количества кандидатов, находящихся на каждом из его этапов. Результаты оценивания качеств кандидатов перечисляются в оценочных листах. На основании оценочных листов Рекрутер подсчитывает рейтинги кандидатов и переводит их с этапа на этап. Все этапы отбора автоматически отображаются в планировщике вашего рабочего дня. Используя данную функцию Рекрутера, можно получить возможность полностью контролировать процесс заполнения вакансии, а также математически обосновывать объективность конкурсного отбора.( Рис.1.5)

Рис.1.5 Автоматизированная система подбора персонала Рекрутер: собеседование

Деловая переписка

Рекрутер помогает составлять письма кандидатам и отправлять их по электронной почте. Поэтому данная функция Рекрутера сэкономит массу времени, а также сократит количество рутинных операций, связанных с ведением деловой переписки.(Рис.1.6)

Рис.1.6 Автоматизированная система подбора персонала Рекрутер: деловая переписка

Договоры и платежи

Учет затрат при заполнении вакансий.

Как известно, финансовые затраты на подбор персонала являются важной статьей расходов компании. Для того, чтобы помочь проводить стоимостной анализ процесса подбора персонала, Рекрутер ведет учет заключенных договоров и осуществленных платежей (Рис.1.7).

Рис.1.7 Автоматизированная система подбора персонала Рекрутер: договоры и платежи

Вакансии

Вакансии и связанные с ними объекты.

Данный функциональный модуль ведет учет сведений об объектах, непосредственно связанных с подбором персонала, а именно о вакансиях, заказчиках, подрядчиках и экспертах.

Интеграция с Web-сайтом

Рекрутер создает на Web-сайте компании раздел "Вакансии". Посетив его, кандидаты на работу могут ознакомиться с подробным описанием имеющихся у вас вакантных должностей, а также заполнить анкету. Заполненные анкеты попадают в банк данных Рекрутера. Учитывая то, что в последнее время популярность Интернета как средства поиска работы резко возросла, внедрив Рекрутер, предприятие выиграет дважды. Во-первых, не будете тратиться время на ввод поступающих через Интернет кандидатов, так как они сами будут заполнять анкету на Web-сайте. А, во-вторых,посетители Web-сайта обязательно оценят современный уровень технологий, используемых при подборе персонала.

Кандидаты

Рекрутер - это прежде всего универсальная компьютерная база данных, предназначенная для регистрации и хранения сведений о кандидатах на работу. Пользователь может поместить в нее детализированную анкету с полной информацией о кандидате или просто зарегистрировать резюме, полученное по электронной почте, факсу или со сканера, а также приложить фотографию кандидата и все необходимые документы (например: копию диплома, рекомендательные письма и т.п.), написать свои комментарии или дополнительные сведения. Каждому новому кандидату автоматически присваивается идентификационный номер и одновременно проверяется, не обращался ли он к вам ранее. По всем полям анкеты выполняется поиск. Для анализа информации и эффектного представления руководству результатов работы предусмотрены всевозможные отчеты.(Рис.1.8)

Рис.1.8 Автоматизированная система подбора персонала Рекрутер: кандидаты

.7.2 Автоматизированная система подбора персонала Резюмакс

Максимальная эффективность подбора персонала благодаря автоматизации взаимодействия кандидатов, рекрутеров и работодателей.

Резюмакс - корпоративная система подбора персонала, предназначенная для отделов персонала компаний, кадровых агентств и индивидуальных рекрутеров. Важными особенностями системы Резюмакс являются: автоматизация коллективной работы <#"justify">Таблица.1.9 Структура автоматизированной системы подбора персонала Резюмакс